[r]
(1)CHƯƠNG VI:TỔ CHỨC
Mụcđích chương:
1 Trình bày nhân tố củacơ cấu tổ chức
2 Nhữngcách thứcchun mơn hố phận tổ chứcvà nguyên tắccơ
bản củasựphốihợphoạtđộngcác bộphận
3 Quyền hành quyềnlựccủatổ chứcvà nhân tố ảnh hưởng đến tập trung phân quyền quyếtđịnh
4 Sự khácnhau giữaquyền hành trựctuyến quyền hành chứcnăng Thiếtkếtổ chức: cấu giớivàcơ cấu hữu
6 Những nhân tố ảnh hưởng đến việcthiếtkếtổ chứcvà loạihình cấu tổ chức
I. CƠ CẤU TỔ CHỨC
Cơ cấu tổ chứclà mộthệthống thức cácmốiquan hệvừa độclập vừa phụ thuộc trong tổchức, thểhiện nhiệm vụ rõ ràng làm, làm liên kếtvớicácnhiệm vụ kháctrong tổ chứcnhư thếnào nhằmtạora mộtsự hợp tácnhịp nhàngđểứng mụctiêu tổ chức
1 Những nhân tố của cơ cấu tổ chức
Đểđạtđượcmụctiêu củatổ chức,cơ cấu tổ chứcbao gồm bốn nhân tố bản:chun mơn hố, tiêu chuẩn hố,hợp tác, quyền hành
a Chun mơn hố: Là tiến trình xácđịnh nhiệmvụ cụ thểvà phân chia chúng cho cá nhân hoặcđộiđãđượcđào tạo đểthựchiện nhiệm vụ
b Tiêu chuẩn hố:Liên quan đến cácthủ tục ổn định vàđồng nhấtmà nhân viên phải làm q trình thựchiện cơng việccủahọ
c Phốihợp:Bao gồm thủ tụcchính thứcvà khơng thứchợp nhấtnhững hoạt động củanhững cánhân,cácđộivà phận khácnhau tổ chức
d Quyền hành:Vềcơ quyền raquyếtđịnh vàhành động.Những tổ chứckhác phân bổ quyền hành khác
2. Sơ đồ tổ chức
Sơ đồ tổ chứclà mộtbiểu đồ chỉra cácmốiquan hệgiữacác chứcnăng,cácbộ phận,các vịtrícá nhân mộttổ chức
Sơ đồ tổ chứccung cấp thơng tin vềbốn khía cạnh quan trọng củacơ cấu tổ chức: Các nhiệm vụ
2 Sự phân chiacác bộphận 3 Cấp bậcquản trị
4 Quyền hành trựctuyến
PDF Create! Trial
(2)II. CHUN MƠN HỐ TRONG TỔ CHỨC
Chun mơn hố tổ chứcchỉrahaitrong bốn nhân tố củacơ cấu tổ chức: chun mơn hố tiêu chuẩn hố.Chun mơn hố liên quan đến việcchia nhỏ cơng việcthành các nhiệm vụ phân cơng chúng cho nhóm chun mơn hố tổ chức Nó bao gồm việcphân chiacáctiêu chuẩn cho việcthựchiện cácnhiệm vụ
1 Chun mơn hố theo chứcnăng
Chun mơn hố theo chứcnăng nhóm gộp cácnhóm hoặccácbộ phận theonhững lĩnh vựcchứcnăng riêng biệtnhư sản xuất,marketing,và tài chính.Chun mơn hố theo chức năng nhóm cácnhân viên theo lĩnh vựcchun mơn nghềnghiệp nguồn lựcđểhọ cùng nỗ lựcđểthựchiện cácnhiệm vụ
Biểu VI-1: Thuận lợivà khó khăn chun mơn hố theo chứcnăng Những thuận lợi Những khó khăn § Thúcđẩy chun mơn hố kỹ
§ Giảm thiểu cácnguồn lựcvàgiatăng hợp tac lĩnh vựcchức
§ Thúcđẩy pháttriển nghềnghiệp vàđào tạo
§ Cho phép nhà quản trịvà cấp dướichiasẽ kinh nghiệm nghềnghiệp
§ Thúcđẩy giảiquyếtvấn đềkỹ thuậtchấtlượng cao
§ Ra quyếtđịnh tập trung
§ Nhấn mạnh vào nhiệm vụ thường xuyên § Hạn chếsự liên kếtgiữacácbộ phận tổ chức § Tạo rasự xung độtgiữacácbộ phận
§ Có thểtạo rathủ tụcliên kếtkhó khăn
§ Tập trung vào phận chứcnăng mà khơng vấn đềvà mụctiêu củatổ chức
§ Phát triển cácnhà quản trịchuyên gia lĩnh vựcriêng biệt
2 Chun mơn hố bộ phậntheo địa lý
Chun mơn hố phận theo địa lýnhóm gộp tấtcả cácchứcnăng mộtkhu vực địa lýdướisự giám sátcủa mộtnhà quản trị, không phảilà phân chia phận chứcnăng giữacácnhà quản trịkhácnhau hoặcnhóm gộp tấtcảcácnhiệm vụ vào mộtvăn phịng trung tâm
Biểu VI-2: Thuận lợivà khó khăn chun mơn hố phận theo địa lý Những thuận lợi Bấtlợi
§ Các thiếtbịsản xuấtsản phẩm đượcđặtở mộtvị tríđịalý, tiếtkiệm thờigian chi phí
§ Có hộiđểđào tạo cácnhà quản trịtổng quát § Nắm bắtđượcnhững vấn đề củakhách hàng
§ Phương thứcnày phù hợp vớicáctổ chứchạn chế phát triển cáctuyến sản phẩm mở rộng theo khu vựcđịalý
§ Tấtcảcácchứcnăng - kếtốn,muasắm, sản xuất,dịch vụ khách hàng lànhân đơi mỗikhu vựcđịalý
§ Có thểgây rasự xung độtgiữamụctiêu củavịtríđịalý mụctiêu củacơng ty § Cần quy tắcvàquy định chung để
hợp tácvàđảm bảo đồng nhấtvềchất lượng củacácvịtrí
3. Chuyên mơn hố bộ phận theo sản phẩm.
Chun mơn hố theo sản phẩm phân chia tổ chứcthành cácđơn vị,mà mỗiđơn vịcó khả năng thựchiện thiếtkế,sản xuất,và marketing sản phẩm dịch vụ nó
PDF Create! Trial
(3)Biểu VI-3: Thuận lợivà khó khăn chun mơn hố phận theo sảnphẩm Những thuận lợi Bấtlợi
§ Phù hợp vớinhững thay đổinhanh chóng đối vớimộtsản phẩm
§ Cho phép thấy cụ thể tuyến sản phẩm
§ Khuyến khích quan tâm đếnnhu cầu củakhách hàng
§ Xácđịnh trách nhiệm mộtcách rõ ràng § Phát triển nhà quản trịtổng qt
§ Khơng thểsử dụng cáckỹ nguồn lựcmộtcách hiệu
§ Không tạo hợp tác tuyến sản phẩm khácnhau
§ Phát triển sách phân chia nguồn lực
§ Giớihạn việcgiảiquyếtvấn đềmộttuyến sản phẩm đơn
§ Khó điều động nguồn nhân lựcthuộccác
tuyến sản phẩm
4 Chuyên môn hố bộ phận theo khách hàng
Chun mơn hố theo khách hàng liên quan đến việcnhóm gộp cácbộ phận theo loại khách hàng đượcphụcvụ
Biểu VI-4: Thuận lợivàbấtlợicủa chun mơn hố phận theo khách hàng
Thuận lợi Bấtlợi
§ Cho phép tập trung vào khách hàng
§ Nhận diện đượcnhững khách hàng chủ yếu § Thích hợp đểhiểu đượcnhững nhu cầu
khách hàng
§ Phát triển nhà quản trịủng hộ khách hàng
§ Khơng khuyến khích việcliên kếtcáckhách hàng § Phát triển sách phân phối
nguồn lực
§ Nhân viên cảm thấy áp lựctừ khách hàng đểnhận đượcnhững quyền lợicủahọ
§ Chỉgiảiquyếtvấn đềcho loạikhách hàng riêng biệt
5. Lựa chọn cơ cấu cho tổ chức
Khơng mộtloạichun hố phận tốtnhấtcho mọihoàn cảnh.Cácnhà quản trị phảilựachọn cấu tổ chứcsao cho phù hợp vớinhu cầu củatổchứccủamình Sau đặcđiểm có thểtham khảo:
Biểu VI-5:Đặcđiểm tổ chứcvà chun mơn hố phận
Đặcđiểm tổ chức Cách chun mơn hố phận
Quy mơ nhỏ àChứcnăng
Tồn cầu àVịtríđịalý
Phụ thuộcvào nhu cầu củakhách hàng àKhách hàng
Cốtđểsử dụng cácnguồn lựchạn chế àKhách hàng
Khách hàng tiềm làđadạng àSản phẩm
Khách hàng tiềm làổn định àChứcnăng khách hàng
Đểsử dụng chuyên môn hố thiếtbị àSản phẩm
Cần chun mơn hố kỹ àChứcnăng
Chi phí vận chuyển nguyên vât liệu cao Địa lý khách hàng
PDF Create! Trial
(4)III. SỰ PHỐIHỢP TRONG TỔ CHỨC
Chun mơn hố phận tổ chứcthựchiệnphân công công việctrong tổ chứcvà cho phép chun mơn hố tiêu chuẩn hốcáchoạtđộng.Vì vậy,đểđạtđượccác mụctiêu tổ chứcthì người,cáckếhoạch nhiệm vụ phảiphốihợp vớinhau.Nếukhơng thực hiệntốtđiều này, nỗ lựccủatổchứcsẽbịtrở ngại,lãng phí có thểthấtbại.Vì thế,sự phốihợp mộttrong nhân tố củathiếtkếtổ chức
Trong phần giớithiệu banguyên tắccăn củasự phốihợp:nguyên tắc thống nhấtmệnh lệnh,nguyên tắcchuỗimệnhlệnh, nguyên tắc tầm hạn kiểm sốt.Đây lànhững ngun tắccó quan hệtrựctiếp đến hoạch định quyền hành quản lý
1 Nguyên tắcthống nhấtmệnh lệnh: Nguyên tắcthống nhấtmệnh lệnh cho cấp dưới chỉcó mộtcấp nhất.
2. Nguyên tắcchuỗimệnh lệnh:Nguyên tắcnày xácđịnh mộtchuỗimệnh lệnh rõ ràngđitừ cấp cao nhấtđến cấp thấp nhấttrong tổ chức.Những nhiệm vụ quyền hành đã đượcphân công mộtcách rõ ràng khơng có trùng lặp cắtđứt.
3 Ngun tắctầm hạn quảntrị:Nguyên tắctầm hạn quản trịgiớihạn số lượng nhân viên có mốiquan hệ báo cáo trựctiếp vớimộtnhà quản trị,bởivì mộtnhà quản trịkhông thểgiám sát mộtcách hiệu mộtsố lượng lớn cấp dưới.
Hình VI-1: Tầm hạn quản trịvà cấp quản trị a Tầm hạn quản trịvà cấp quản trị
Nóichung cấu quản trịcàng nhiều tầng thườngđiliền vớihệ thống trựctuyến dài quản lý quan liêu Mặtkhác,cácnhà quản trịtrong tổchứccó nhiềucấpbậcquản lý thường có nhân viên thuộccấp đểchỉđạo vàdường không bịquátảihay phụ trách quánhiều
Ngượclại, nhà quản trịtrong tổchứccó tầm kiểm sốtrộng có quyền raquyếtđịnh lớn theo phương diện giám sáttrựctiếp
b Những nhân tố ảnh hưởng đến tầm hạn quảntrị
Khiđitìm nhân tố ảnh hưởng đến việclựachọn mộttầm hạn quản trịhiệu quả, nhà nghiên cứu xácđịnh đượcrằng,ngồi yếu tố tính chấtphứctạp củacơng việc,tài
năng củanhà quản trị , thờigian mà nhà quản trịdành cho mỗithuộccấptrựctiếp nhiều hay ítsẽảnh hưởng đến tầm hạn quản trịlà rộng hay hẹp
1.Năng lựccủa nhà quản trịvà nhân viên
2 Những nhiệm vụ giống hoặckhông giống đượcgiám sát. Tầm hạn kiểm soátrộng Tầm hạn kiểm soát hẹp
PDF Create! Trial
(5)3.Những vấn đềmớibấtngờ xảyra phận nhà quản trị. 4 Phạm virõ ràng cáctiêu chuẩn quy tắc
IV. SỰPHỐIHỢPVÀ CHUN MƠN HỐ CÁC BỘPHẬNTRONG TỔCHỨC
1 Quyềnhành
a. Cơ cấu quyền hành tổ chức:Quyền hành quyền đưaracácquyếtđịnh vàhành động Quyền hành đượcsử dụng khiban giám đốcgiao cho cấp dướinhiệm vụ gắn liền vớitrách nhiệm
đểgiatăng lựcthựchiện công việccủahọ Quyền hành chấtkeo gắn kếtcơ cấu tổ chức b Vùng không quan tâm:
Chester Barnardđã đềxuấtlý thuyếtchấp nhận quyền hành.Barnard cho hầu hết quyếtđịnh hoặcmệnh lệnh đượcđưara mà nằm trong “vùng khơng quan tâm” thuộc cấp,thì có nghĩa thuộccấp sẽchấp nhận hoặctuân thủ chúng mà khơng có mộtvấn đề chống đốinào Nếu mộtquyếtđịnh hoặcmộtchỉthịđưaramànằm ngồi vùng này, thuộccấp đặtvấn đềlà tuân thủ hoặcchống đốiquyếtđịnh
c Quyền hành quyền lực khácnhau thếnào?
Quyền hành gắn liền vớimộtchứcvụ hợp pháp tổ chức,gắn liền vớicơng việc Trong khiđó, quyền lựcliên quan đến khảnăng củamộtcá nhânảnh hưởng đến cácquyếtđịnh Quyền hành mộtphần củakháiniệm lớn hơn:quyền lực.Đó quyền thống điđơivớivị trí cá nhân tổ chứcvà làphương tiện màquađó mộtcá nhân có thểảnh hưởng đến tiến trình quyếtđịnh.Mơ hình hình nón (Hình VI-3) thừanhận haisự thật:(1)Vịtrícàng cao chuyển dịch tổ chức(sự giatăng quyền hành), tiến sátđến trung tâm quyền lực;và (2) khơng nhấtthiếtcó quyền hạn (quyền hành)đểtạo raquyền lựcbởivì mộtngườicó thểtrượt
ngang hướng vào đến trung tâm quyền lựcmà không cần dichuyển lên cao
Quyền lực
Hình VI-2: Quyền hành quyền lực1
1Stephen P.Robbinsand David A.Decenzo,“Fundamentalsofmanagement,essentialconceptsand applications”
-4thed, Pearson Prentice Hall, 2004, p
N nhân lực
Kếtoán Marketing
Tài Sản xuất
Cấp bậc quyền hành
Nghiên cứu & phát triển
Chứcnăng
Trung tâm quyền lực
PDF Create! Trial
(6)Đốivớicấutrúc nhóm rõ ràng việcbố trínhân viên mộtcách đơn giảnvào nhóm
chưađủ.Nhân viên phảiđượcđào tạo đểlàm việctrong nhóm, nhận đượcsự đào tạo đa kỹ phảiđượcthưởng.Nếukhơng có kế hoạch trảlương dựatrên nhóm mộtcách riêng biệtvà thích hợp nhiều lợiích củacấu trúcnhóm có thểbịmất
6 Tạisao có sự dịch chuyển sang tổ chứckhông ranh giới
Mộttrong cách thứcthiếtkếtổ chứccuốicùng tổ chứckhông ranh giới.Tổ chức không ranh giớikhông đượcxácđịnh hoặcgiớihạn bởiphạm vihoặcloạihình theo cấu trúc truyền thống.Nó làm mờ điranh giớixung quanh mộttổ chứcbằng cách giatăng tương tác
lẫn vớimơitrường.Thỉnh thoảng đượcgọilà tổ chứcmạng,tổ chứchọctập,khơng rào cản,tổ chứcmođun tổchứcảo Cấu trúckhơng ranh giớiđitắtquatất cảcáckhíacạnh tổ chức,các chuyên gia chứcnăng đượcđặtvào phận đểthựchiện cáccơng việcphân biệt Những nhân tố góp phần làm giatăng việcthiếtkếcấutrúc phi ranh giớitrong tổ chứchiện nay?Toàn cầu hốthịtrường cạnh tranh đóng mộtvaitrị quan trọng.Nhu cầu củamộttổ chứcđốiphó thích nghi vớimơitrường phứctạp biến động đượcđáp ứng tốt nhấtbởicác tổ chứcphiranh giới.Những thay đổivềcông nghệcũng đóng góp vào chuyển dịch Những tiến vềsứcmạnh máy tính,cácphần mềm “thơng minh”và truyền thơng cho phép tổchứcthương mạiđiện tử phiranh giớitồn tại.Mỗimộtnhân tố hỗ trợ mạng lưới thông tin tạo điều kiện cho nơilàm việcảo
PDF Create! Trial
(7)Template: Normal.dot
Title: TO CHUC
Subject:
Author: Khoa Quan tri Kinh doanh Keywords:
Comments:
Creation Date: 8/11/04 1:26 PM Change Number: 22
Last Saved On: 9/8/05 2:29 PM Last Saved By: Khoa QTKD Total Editing Time: 340 Minutes Last Printed On: 9/8/05 2:31 PM As of Last Complete Printing
Number of Pages: 11
Number of Words: 3,148 (approx.) Number of Characters: 17,944 (approx.)
PDF Create! Trial