Tài liệu các bạn đang cầm trong tay tổng hợp một số kỹ năng giao tiếp cơ bản thường được sử dụng trong công việc hằng ngày gồm: [1] Kỹ năng thuyết trình, [2] kỹ năng hội họp và [3] kỹ n[r]
(1)ĐẠI HỌC AN GIANG
KHOA KINH TẾ - QUẢN TRỊ KINH DOANH -☯☯☯☯ -
TÀI LIỆU GIẢNG DẠY
Năm 2010 Biên soạn
(2)Kỹ truyền thông
ThS Nguyễn Thị Ngọc Lan
MỤC LỤC
LỜI NÓI ĐẦU
CHƯƠNG TỔNG QUAN VỀ TRUYỀN THÔNG
1.1 Truyền thơng gì?
1.2 Mơ hình q trình truyền thơng (A communication model)
1.3 Các kỹ truyền thông
1.3.1 Kỹ nói
1.3.2 Kỹ viết
1.3.3 Kỹ ứng xử
1.3.4 Kỹ nghe
1.4 Các nguyên tắc truyền thông
CHƯƠNG KỸ NĂNG THUYẾT TRÌNH
2.1 Kỹ thuyết trình gì?
2.2 Khắc phục thiếu tự tin thuyết trình 10
2.3 Các bước thuyết trình 11
2.3.1 Bước 1: Xác định mục tiêu 11
2.3.2 Bước 2: Xác định ý ý phụ 12
2.3.3 Bước 3: Tìm cấu trúc/bố cục hợp lý (structuring your presentation) 13
2.3.4 Bước 4: Chuẩn bị phương tiện hỗ trợ trực quan (Presentation Material) 15
2.3.5 Bước 5: Diễn tập thuyết trình 18
CHƯƠNG KỸ NĂNG HỘI HỌP 24
3.1 Những họp doanh nghiệp 24
3.2 Tại phải họp? 24
3.3 Vì họp không hiệu quả? 25
3.4 Các thành viên họp vai trò họ 26
3.4.1 Chủ tọa 27
3.4.2 Người tham dự 28
3.4.3 Người tổ chức 29
3.4.4 Người ghi biên - thư ký 35
3.5 Các kỹ thuật hỗ trợ cho họp 37
3.5.1 Kỹ thuật phát ý tưởng - Brain storming 37
3.5.2 Kỹ thuật dùng bảng so sánh - Force fields analysis 38
CHƯƠNG KỸ NĂNG GIAO TIẾP NƠI CÔNG SỞ 40
4.1 Những rào cản giao tiếp 40
4.1.1 Tiếng ồn 40
4.1.2 Ngôn ngữ 40
4.1.3 Môi trường 40
4.1.4 Tình cảm, cảm xúc 40
4.1.5 Các mối quan hệ quyền hạn 41
4.1.6 Văn hóa tổ chức 41
4.2 Các kênh giao tiếp 42
4.2.1 Giao tiếp với cấp 42
4.2.2 Giao tiếp với đồng nghiệp 44
4.2.3 Giao tiếp với cấp 46
(3)Kỹ truyền thông
ThS Nguyễn Thị Ngọc Lan
MỤC LỤC HÌNH, PHỤ LỤC
Hình 1.1 Mơ hình q trình truyền thơng
Hình 2.1 Cấu trúc thuyết trình 13
Hình 4.1 Qui trình quản l ý 46
(4)Kỹ truyền thông
ThS Nguyễn Thị Ngọc Lan
LỜI NÓI ĐẦU
Con người tổng hịa mối quan hệ xã hội Khơng sống, làm việc độc lập Để diễn đạt điều muốn, để trao đổi hàng hóa, người phải truyền thơng với Hay nói khác đi, tất người phải giao tiếp với người khác, gia đình, làng xóm, quan, cộng đồng Khơng khẳng định người giao tiếp hoàn hảo Từ sinh đến trưởng thành, người học cách giao tiếp hiệu thông qua vấp ngã thân, điều hay từ người khác
Một người lao động gia nhập vào tổ chức phải làm việc tập thể Sẽ khó khăn khơng hịa nhập với người tổ chức, không đồng nghiệp u mến, khơng cấp tín cẩn hay không cấp tôn trọng Bạn cảm thấy bối rối diễn đạt ý kiến trước đám đơng, khơng có khả tổ chức hay điều khiển họp hướng vào mục tiêu chung Vậy cần làm để cải thiện điều này?
Tài liệu bạn cầm tay tổng hợp số kỹ giao tiếp thường sử dụng công việc ngày gồm: [1] Kỹ thuyết trình, [2] kỹ hội họp [3] kỹ giao tiếp nơi công sở Nội dung tài liệu ngắn gọn cung cấp kiến thức kỹ kết hợp với ví dụ, tình minh họa giúp người đọc dễ hiểu, dễ thực hành
Hy vọng độc giả hiểu nguyên tắc ứng dụng cơng việc cách thành cơng Để tài liệu ngày hồn thiện, mong nhận nhiều góp ý từ phía độc giả Xin chân thành cảm ơn
(5)Kỹ truyền thông
ThS Nguyễn Thị Ngọc Lan
CHƯƠNG TỔNG QUAN VỀ TRUYỀN THƠNG
1.1 Truyền thơng gì?
Truyền thơng (communication) hiểu q trình truyền thơng tin từ người gửi đến người nhận thông tin Ở dạng đơn giản, thông tin truyền từ người gửi tới người nhận Ở dạng phức tạp hơn, thông tin trao đổi liên kết người gửi người nhận
Có hai cách truyền thông truyền thông lời truyền thông không lời
- Truyền thông lời (Verbal) hay truyền thông ngôn ngữ Ngôn ngữ phương tiện biểu đạt ý nghĩ người.Để truyền đạt thông điệp, phải sử dụng lời nói trực tiếp gián tiếp (bằng chữ viết) Để nói, viết rõ ràng, dễ hiểu chiếm cảm tình người khác điều mà cần học hỏi
- Truyền thông không lời (Non verbal) hay cịn gọi truyền thơng phi ngơn ngữ Người nhận thơng tin hiểu người gởi thơng tin muốn thơng qua diễn đạt thể (body language) bao gồm thể ánh mắt, cử chỉ, nét mặt, đôi tay, tư thế, dáng điệu, Ví dụ: lắc đầu khơng đồng ý, cau mày thể khó chịu, trừng mắt nhìn người khác chứng tỏ ngạc nhiên hay giận dữ, quay lưng lại người khác nói chứng tỏ không quan tâm thiếu tôn trọng,
1.2 Mơ hình q trình truyền thơng (A communication model)
Dưới biểu đồ mô hình q trình truyền thơng
Hình 1.1 Mơ hình q trình truyền thơng1
Mơ hình rõ người truyền thông tin gởi thông tin (deliver) đến người nhận thơng tin (receiver) lời (Verbal message) không lời (non-verbal message) Người nhận thông tin thể số cách để chứng tỏ nhận hiểu thơng điệp Giữa họ có không gian chia sẻ (Shared space) Nếu giao tiếp thành công, người nhận hiểu thông tin người truyền cách xác hành động phản hồi
1.3 Các kỹ truyền thông
Để thực công việc ngày, phải sử dụng số kỹ truyền thông Những kỹ bao gồm: [1] nói, [2] viết, [3] ứng xử [4] nghe
1
(6)Kỹ truyền thông
ThS Nguyễn Thị Ngọc Lan 56 hay sẫm Tốt hết trình diễn bạn nên sử dụng màu sẫm, in ấn bạn nên chuyển sang màu sáng
- Nếu diễn giả trình bày slide có q nhiều chữ, bạn cảm thấy nào?
Adobe Buys Macromedia in $3.4BN Stock Deal
April 18, 2005 Business Week
• Adobe systems Inc said it will acquire Macromedia Inc in an all-stock transaction valued at $3.4BN
• Acquisition will help Adobe expand into new markets, especially to provide content to mobile phones and other handheld devices • “J we believe the combined offerings will be even more compelling
to our customers given the challenges they're going to face in trying to communicate information in this very complex environment.“ said Bruce Chizen, chief executive officer of Adobe
• "It's a lot easier to combine two companies that are healthy and doing really well with lots of growth than it is to try to acquire and integrate a company that is broken."
Bạn có đọc thứ?
Bạn cần hạn chế trình bày slide theo kiểu liệt kê ký tự từ xuống hay viết câu vào slide hay slide đầy chữ Làm đễ slide dễ đọc hơn? Dưới số cách:
• Nếu được, nên mơ hình hóa sử dụng triệt để khơng gian slide trình diễn • Chia nhỏ nội dung slide phức tạp
• Dùng từ then chốt
• Trình bày thơng điệp cho súc tích, rõ ràng
Khả thu hútkhán giả qua trình bày powerpoint cịn tùy thuộc vào sức sáng tạo bạn
Điều cuối bạn nên nhớ đừng đầu tư nhiều vào thiết kế powerpoint mà quên nội dung thuyết trình Việc truyền tải thơng điệp cách sử dụng công cụ trực quan việc nên làm nhiên thân công cụ trực quan không định hồn tồn hiệu thuyết trình Khán giả khơng đánh giá cao buổi thuyết trình bạn thiết kế slide công phu cách diễn đạt bạn
TÓM LẠI
Bạn nên sử dụng phần mềm powerpoint để tăng hiệu thuyết trình Dưới việc bạn nên làm việc cần tránh thiết kế slide:
TRÁNH NÊN Nhiều chữ Sử dụng đồ họa Nhiều số Sử dụng đồ thị Tất cả=0 Giản lược=Tinh túy Cở chữ nhỏ Dùng cỡ chữ lớn Kiểu chữ có chân Kiểu chữ không chân Màu chữ &
không phù hợp
(7)Kỹ truyền thông
ThS Nguyễn Thị Ngọc Lan 57
TÀI LIỆU THAM KHẢO
- Biên dịch: Phạm Văn Nga – Trần Trung Can Kỹ thuyết trình Nhà xuất tổng hợp - Business Edge Năm 2006 Giao tiếp quản lý Nhà xuất trẻ
- Business Edge Năm 2007 Hội họp thuyết trình Nhà xuất trẻ - Donald R Clark Presentations.
- Học viện hành quốc gia Phương pháp giảng dạy đại cho người lớn DSE-NAPA-Khoa phương pháp sư phạm hành
- Jeremy Comfort Effective presentations Oxford University Press - Kellie Fowler. Running Effective Meetings