Quản trị nhân sự doanh nghiệp

Quản trị nhân sự doanh nghiệp

Nơi gửi gắm niềm tin và giải pháp Quản trị nguồn nhân lực là một đề tài vô cùng rộng vì vai trò của con người trong doanh nghiệp là giá trị cốt lõi cho sự phồn thịnh của bất kỳ một doanh nghiệp nào. Việc tuyển dụng nhân sự đã khó nhưng giữ được nhân sự lại càng khó khăn hơn. Bước 1, chúng ta cùng tìm hiểu về phương pháp làm thế nào để tuyển dụng nhân sự một cách tốt nhất, chuyên nghiệp nhất và hiệu quả cao nhất. 1. Nghệ thuật phỏng vấn ứng viên Phỏng vấn là một nghệ thuật. Phỏng vấn là một trong những kỹ năng quan trọng giúp nhà tuyển dụng chọn được ứng viên phù hợp giữa hàng trăm ứng viên “thường thường bậc trung” khác. Để buổi phỏng vấn thành công và đạt được kết quả mong muốn, người phỏng vấn cần lên kế hoạch rõ ràng và nhất quán trước và trong suốt cuộc phỏng vấn. Vì vậy, trước khi tiến hành phỏng vấn, hãy chắc rằng bạn đã chuẩn bị sẵn các câu hỏi phù hợp để tìm hiểu những thông tin cần thiết về ứng viên: Trước Buổi Phỏng Vấn Xác định rõ mục tiêu tuyển dụng: Bạn cần xác định rõ bạn muốn ứng viên đáp ứng những yêu cầu, mong đợi và những phẩm chất gì qua những câu hỏi sau: Ứng viên cần đảm trách những nhiệm vụ gì, có những kiến thức và kỹ năng nào? Ứng viên cần đạt được những thành tích cụ thể nào ở vị trí này? Xóa tan sự ngượng ngập ban đầu Hãy để cho buổi phỏng vấn của bạn diễn ra thật tự nhiên. Là người phỏng vấn, bạn nên giúp ứng viên đỡ căng thẳng, lo lắng trước khi buổi phỏng vấn thực sự bắt đầu. Bạn có thể hỏi ứng viên: Bạn tìm công ty của chúng tôi có khó không? Bạn muốn dùng chút café hay nước lọc trước khi chúng ta bắt đầu không? Trong Cuộc Phỏng Vấn Đặt câu hỏi để xác định đúng khả năng thật sự của ứng viên Bạn không nên chỉ đặt câu hỏi phỏng vấn dựa vào bảng mô tả công việc và kinh nghiệm làm việc của ứng viên. Với những câu hỏi sau đây, bạn sẽ có thông tin chính xác hơn để biết được ứng viên có đủ kỹ năng và phẩm chất phù hợp với công việc hay không. Các câu hỏi dạng truyền thống: 1 Nhân sự - Giá trị cốt lõi của doanh nghiệp Nơi gửi gắm niềm tin và giải pháp Ứng viên thường đoán trước họ sẽ được hỏi những câu này, vì vậy họ sẽ chuẩn bị sẵn câu trả lời trước buổi phỏng vấn. Tuy nhiên, bằng cách hỏi các câu hỏi sau đây, bạn sẽ có được những thông tin cơ bản về ứng viên. Ví dụ: Hãy cho tôi biết về anh/chị. Điểm mạnh của anh/chị là gì? Tại sao anh/chị muốn làm việc cho công ty chúng tôi? Câu hỏi tình huống: Đây là dạng câu hỏi giúp bạn đánh giá khả năng xử lý tình huống của ứng viên. Hãy hỏi ứng viên cách họ xử lý một tình huống cụ thể trong công việc như thế nào. Ví dụ: Bạn sẽ làm gì khi gặp một khách hàng đang vô cùng tức giận? Bạn sẽ làm gì để giảm căng thẳng trong công việc? Câu hỏi về hành vi trong quá khứ: Dạng câu hỏi này yêu cầu ứng viên cho biết kinh nghiệm làm việc trước đây của họ. Cách giải quyết vấn đề của ứng viên trong quá khứ là cơ sở đáng tin cậy giúp nhà tuyển dụng dự đoán được cách họ xử lý công việc trong tương lai như thế nào. Ví dụ: Hãy cho tôi một ví dụ về cách anh/chị giải quyết thành công một sự cố trong công việc trước đây cùng với đội nhóm của mình? Anh/chị đã từng xử lý thành công một vấn đề nan giải trong công việc trước đây như thế nào? Tìm nhân viên biết “chung vai sát cánh”. Bạn cần tìm ứng viên có thể làm việc tốt với đội nhóm và phù hợp với văn hóa công ty. Điều này có ý nghĩa vô cùng quan trọng! Các câu hỏi sau đây sẽ giúp bạn biết được ứng viên có phải là một thành viên phù hợp không: Anh/chị sẽ làm gì để hoàn thành dự án A trong một hạn định rất ngắn với một đội ngũ có 3 thành viên? Theo anh/chị, đâu là tiêu chí quan trọng nhất khi làm việc theo nhóm? Nên có nhiều người tham gia buổi phỏng vấn Nếu điều kiện cho phép, bạn nên mời một số người liên quan tham gia buổi phỏng vấn để có đánh giá khách quan và thấu đáo hơn về ứng viên. Ngoài cấp quản lý trực tiếp và đại diện phòng nhân sự ra, bạn nên mời thêm một nhân viên khác làm việc chung bộ phận với ứng viên sau này. Tuyển dụng bằng thể nghiệm thực tế Công việc không như mong đợi là nguyên nhân hàng đầu khiến nhân viên nghỉ việc. Nhằm giảm thiểu tỉ lệ này, các nhà tuyển dụng một lần nữa “làm sống lại” phương pháp tuyển dụng thông qua thể nghiệm thực tế (Realistic Job Preview). Cũ mà vẫn hiệu quả Một ví dụ tiêu biểu cho hình thức thể nghiệm thực tế công việc là tuyển dụng của Khách sạn Hilton Baltimore BWI Airport. Trong một phòng trên tầng 11, Tishuana Hodge, chuyên viên nhân sự, đang quan sát một ứng viên tiềm năng chật vật dọn giường theo trình tự chính xác mà cô đã làm mẫu trước đó vài phút. Cách thức mà ứng viên thực hiện công việc sẽ quyết định liệu họ có được nhận hay không. Phương pháp tuyển dụng này thực ra không hề mới. Nó đã được áp dụng từ thập niên 1950 và hiện đang hưng thịnh trở lại. Các chuyên gia nhân sự sử dụng hình thức này với những ứng viên thiếu 2 Nhân sự - Giá trị cốt lõi của doanh nghiệp Nơi gửi gắm niềm tin và giải pháp hoặc chưa hề có kinh nghiệm. Tác dụng của nó là giúp ứng viên thấy rõ tất cả các khía cạnh tích cực cũng như thách thức của công việc như phải làm ca đêm, trực ngày lễ hay tăng ca. Trải nghiệm công việc thực tế cũng giúp ứng viên thấy được khoảng cách giữa kỳ vọng và thực tế để đi đến quyết định chọn hoặc từ bỏ công việc mà không cần phải trải qua quá trình thử việc. Nhờ đó, nhà tuyển dụng giảm thiểu được tỉ lệ nghỉ việc và tăng mức độ hài lòng của nhân viên với công việc. Một hình thức khác là các mô tả công việc bằng video thay cho bản mô tả công việc được đánh máy thông thường. Video sẽ mô tả sinh động những nhiệm vụ của vị trí cần tuyển, những lợi ích, đồng thời cả những mặt kém hấp dẫn của công việc đều được thể hiện. Bằng cách này, lượng người nộp đơn ứng tuyển sẽ ít đi, nhưng đảm bảo được lượng người cam kết gắn bó với công việc. 6 nguyên tắc khi tổ chức thể nghiệm thực tế công việc • Nguyên tắc 1: Hãy ứng dụng phương pháp thể nghiệm thực tế linh hoạt theo nhiều định dạng khác nhau (chẳng hạn như video, tham quan văn phòng hay giao nhiệm vụ thực tế) trong các vòng khác nhau của cả quá trình tuyển dụng. • Nguyên tắc 2: Luôn thành thật, cho ứng viên biết tất cả các vấn đề liên quan đến công việc, ngay cả những khía cạnh không mấy dễ chịu: áp lực cao, quy trình qua nhiều bước phức tạp, hoặc hệ thống phần mềm chưa được xây dựng hoàn chỉnh, v.v… • Nguyên tắc 3: Nên đảm bảo sao cho tất cả các buổi thể nghiệm thực tế đều được thực hiện như nhau và công bằng đối với mọi ứng viên. Nên sử dụng băng thu âm, các đoạn video và văn bản giấy – thay vì nhân viên tuyển dụng - khi chuyển giao thông tin nhằm đảm bảo mọi ứng viên đều nhận được một thông điệp như nhau. • Nguyên tắc 4: Trong trường hợp yêu cầu công việc ở công ty bạn quá khác với những công ty thông thường, có thể cân nhắc việc cho ứng viên ký vào thỏa thuận đồng ý trước khi tham gia thể nghiệm công việc. Chẳng hạn, những công việc đặc thù như trực tổng đài hay thám tử… • Nguyên tắc 5: Khi cắt cử người tham gia hướng dẫn, giám sát và đánh giá ứng viên, hãy đảm bảo họ nắm được tiêu chí của đợt tuyển dụng và có những kỹ năng cần thiết để chọn lựa ứng viên phù hợp. • Nguyên tắc 6: Thiết kế chương trình thể nghiệm là khâu quan trọng nhất, bạn hãy đảm bảo tạo ra được một chương trình thể nghiệm sát thực tế và thật hiệu quả về mặt thời gian cho cả ứng viên lẫn nhân viên tuyển dụng của bạn. Tuy gia tăng được hiệu quả tuyển dụng, thể nghiệm thực tế công việc lại là một phương pháp đòi hỏi nhiều chi phí cũng như thời gian để chuẩn bị. Nó cũng không phát huy nhiều hiệu quả đối với những ứng viên đã thông thạo các quy trình làm việc hoặc ở cấp lãnh đạo. Mặc dù vậy, triển vọng phát triển của phương pháp này rất lớn, đặc biệt đối với những ứng viên chưa có nhiều kinh nghiệm, hoặc những công việc đòi hỏi mức độ thực hành hoặc tương tác cao, giúp đáp ứng được nhu cầu tuyển dụng của những ngành đang phát triển như tin học, công nghệ hóa sinh, dịch vụ nhà hàng khách sạn… đồng thời có sự hỗ trợ mạnh mẽ của các tiến bộ về kỹ thuật, truyền thông và mạng xã hội. 5 Bí Quyết Tuyển Người Tài 3 Nhân sự - Giá trị cốt lõi của doanh nghiệp Nơi gửi gắm niềm tin và giải pháp Bạn thường dùng phương pháp nào để tuyển chọn ứng viên giỏi cho mình? Theo các chuyên gia tuyển dụng nhân sự, một số bí quyết đơn giản sau có thể giúp bạn “săn” được người phù hợp với ít công sức nhất. Bạn hãy tìm những ứng viên nào có thể đáp ứng các yêu cầu sau: 1. Ăn mặc chuyên nghiệp Ứng viên cần ăn mặc chuyên nghiệp khi đi phỏng vấn vì ấn tượng đầu tiên có vai trò rất quan trọng đối với nhà tuyển dụng. Tuy nhiên, điều đó không có nghĩa là bạn cứng nhắc đòi hỏi ứng viên phải trịnh trọng trong bộ complê và chiếc cà vạt truyền thống. Một ứng viên biết chọn trang phục phù hợp với văn hóa công ty là người đang nghiêm túc tìm kiếm cơ hội làm việc với công ty đó. 2. Chuẩn bị chu đáo Bất kỳ ứng viên nào đi phỏng vấn cũng cần chuẩn bị kỹ về công ty tuyển dụng. Vì vậy, hãy hỏi ứng viên càng nhiều càng tốt những gì họ biết về hoạt động và thành tích của công ty. Hãy hỏi ứng viên vì sao họ chọn công ty bạn? Nếu ứng viên mơ hồ về điều này, rõ ràng họ không có ý định gắn bó nghiêm túc với công ty bạn. 3. Có khả năng trình bày rõ ràng Một ứng viên giỏi sẽ biết cách trình bày ý kiến của mình một cách rõ ràng. Ngoài ra, họ còn có khả năng diễn đạt mạch lạc và súc tích quan điểm bản thân. Vì vậy, khi bạn cảm thấy ứng viên trả lời còn mơ hồ, chưa thống nhất, hãy “ép” ứng viên nói thêm để kiểm tra xem ứng viên có khả năng trình bày mạch lạc rõ ràng hay không. 4. Có phong thái tự tin: Tự tin khác với kiêu ngạo. Một ứng viên thật sự giỏi luôn nhún nhường, khiêm tốn, nhưng họ biết rõ sở trường của mình và tự tin về điều này. Họ cũng biết chấp nhận những khuyết điểm và tìm cách khắc phục những hạn chế của bản thân. 5. Có phong cách thể hiện chuyên nghiệp Hãy chọn ứng viên có thể làm việc chuyên nghiệp và dễ hòa đồng với mọi người xung quanh. Những ứng viên này sẽ dễ dàng thích nghi với môi trường làm việc mới. Ngoài ra, 5 câu hỏi dưới đây sẽ giúp bạn “nhìn thấu” được khả năng thực sự của ứng viên: 1. “Đồng nghiệp thường đánh giá anh/chị là người thế nào?” 2. “Anh/chị không thích làm công việc nào? Anh/chị làm thế nào để hoàn thành tốt những công việc này?” 3. “Anh/chị đã bao giờ phạm phải sai lầm nào ảnh hưởng nghiêm trọng đến sự thành công của dự án hay đe dọa mối quan hệ tốt đẹp của công ty với khách hàng? Anh/chị đã khắc phục sai lầm đó như thế nào?” 4. “Điều gì làm anh/chị phấn chấn trong công việc?” 5. “Anh/chị có thể kể lại tình huống công việc vui nhất đã có từ trước đến nay?” Chủ động và linh hoạt: chìa khóa phỏng vấn thành công Một số nhà tuyển dụng trẻ do thiếu sự chuẩn bị chu đáo nên khi phỏng vấn đã hỏi “lan man”, thậm chí còn tỏ ra lúng túng trước ứng viên. Kết quả là họ không tuyển được người mình cần. Vì vậy, phỏng vấn tuyển dụng cần được chuẩn bị kỹ như một buổi họp quan trọng: có sự chuẩn bị kỹ 4 Nhân sự - Giá trị cốt lõi của doanh nghiệp Nơi gửi gắm niềm tin và giải pháp lưỡng, phát huy khiếu nói chuyện gợi mở, ghi chú các điểm quan trọng, điều phối diễn biến… Chuẩn bị sẵn câu hỏi chính cần hỏi ứng viên Nhiều nhà tuyển dụng không thích hỏi ứng viên theo một “kịch bản” soạn sẵn vì họ cảm thấy gò bó quá. Tâm lý chung của các nhà tuyển dụng này là “Mình là người phỏng vấn thì muốn hỏi gì mà chẳng được.” Trên thực tế, nếu chuẩn bị trước câu hỏi cho ứng viên, bạn sẽ tiết kiệm được nhiều thời gian khi phỏng vấn. Nếu không, bạn có thể sẽ nghĩ mãi mà không ra được câu hỏi nào phù hợp! Vì vậy, trước khi phỏng vấn, bạn cần nghiên cứu kỹ bản mô tả công việc (job description), yêu cầu công việc (job requirements), hồ sơ của ứng viên, mục tiêu tuyển dụng…để soạn ra một số câu hỏi chính cần hỏi ứng viên. Sử dụng câu hỏi gợi mở Muốn hiểu cặn kẽ ứng viên, bạn không nên đặt các câu hỏi dạng “Có – Không” như “Bạn đã bao giờ mâu thuẫn với đồng nghiệp chưa?” Thay vào đó, bạn nên hỏi những câu gợi mở như “Bạn thấy rào cản nào lớn nhất khi làm việc tập thể?” Vì đôi lúc ứng viên sẽ gặp khó khăn trong việc tìm ra ngôn từ diễn đạt, bạn nên tiếp lời, gợi ý để khuyến khích họ nói tiếp, qua đó ứng viên có thể thể hiện được hết khả năng của mình. Tạo và duy trì quan hệ tốt với ứng viên Ngay từ đầu buổi phỏng vấn, bạn nên tạo không khí thoải mái cho ứng viên để họ thấy mình được chào đón nồng nhiệt. Trong quá trình phỏng vấn, bạn nên lắng nghe chăm chú để thể hiện sự quan tâm chân thành đến ứng viên. Đặc biệt, bạn cần nói chuyện một cách nhẹ nhàng, lịch sự, tránh thái độ ban ơn, kẻ cả. Dù ứng viên trả lời đúng hay sai, bạn cũng không nên biểu lộ sự hài lòng hay khó chịu ra mặt. Ghi chép cẩn thận thông tin của ứng viên Bạn cần ghi lại các dữ liệu, thông tin mà ứng viên trình bày và các đánh giá sơ khởi của bạn về ứng viên trong sổ tay. Việc này sẽ giúp bạn sàng lọc ứng viên hiệu quả hơn và thể hiện bạn là nhà tuyển dụng chuyên nghiệp. Đối với các ứng viên nói “thao thao bất tuyệt”, bạn có thể lịch sự yêu cầu nói chậm lại hoặc yêu cầu họ giải thích ý rõ hơn, và đó là thời gian để bạn ghi chú. Luôn kiểm soát nội dung của buổi phỏng vấn Bạn nên khuyến khích ứng viên đặt câu hỏi về doanh nghiệp và công việc. Tuy nhiên, bạn cần chủ động xử lý tình huống để đạt được mục đích của cuộc phỏng vấn. Tránh để ứng viên nói dông dài về những vấn đề không liên quan. Chị Phương Thanh, giám đốc Marketing của một công ty truyền thông Việt Nam, nhớ mãi kinh nghiệm lần đầu tiên làm nhà tuyển dụng của mình. Lần đó, chị phỏng vấn môt ứng viên rất “hay chuyện”. Người này cứ thao thao bất tuyệt về những sở thích riêng tư của mình, còn chị không biết làm cách nào để ngắt lời. Hậu quả là cuộc phỏng vấn kéo dài đến hơn một tiếng đồng hồ trong khi chị không thu được thêm thông tin giá trị nào. Muốn một cuộc phỏng vấn tuyển dụng hiệu quả thì cả hai phía - nhà tuyển dụng và người tìm việc – phải “diễn” tròn vai của mình. Với vị thế là nhà tuyển dụng, bạn nên chủ động và linh hoạt điều phối tiến trình phỏng vấn để tạo bầu không khí thoải mái, giúp ứng viên thể hiện được hết năng lực của mình. Như thế, bạn vừa “tô điểm” được hình ảnh của mình trong mắt ứng viên vừa có nhiều cơ hội để tuyển đúng người tài. 5 Nhân sự - Giá trị cốt lõi của doanh nghiệp Nơi gửi gắm niềm tin và giải pháp Năm sai sót thường gặp trong phỏng vấn tuyển dụng Trong quy trình tuyển dụng của các tổ chức, phỏng vấn tuyển dụng được xem là khâu quan trọng nhất để đánh giá ứng viên có thật sự phù hợp với vị trí cần tuyển hay không. Một cuộc phỏng vấn được xem là thành công khi cả hai bên (nhà tuyển dụng và ứng viên) đều thu nhận được những thông tin mình cần ở cuối cuộc phỏng vấn. Đối với nhà tuyển dụng (NTD), đó là sự hiểu biết về công việc; sự nhiệt tình; điểm mạnh, điểm yếu … của ứng viên. Còn với ứng viên, đó là lương bổng, điều kiện làm việc, cơ hội thăng tiến … tại tổ chức. Muốn đạt được điều này, hai bên đều phải diễn tròn vai của mình. Tuy nhiên, để phỏng vấn thất bại thì chỉ cần một bên mắc sai sót là đủ! Sai sót của ứng viên đã được bàn nhiều. Thế còn sai sót của nhà tuyển dụng (NTD)? Dưới đây là năm sai sót NTD thường mắc phải và giải pháp hạn chế chúng. Không đọc hồ sơ ứng viên trước buổi phỏng vấn Đọc hồ sơ của ứng viên trước khi phỏng vấn là một trong những việc quan trọng nhất mà NTD phải làm. Tuy nhiên, đáng tiếc là một số NTD lại lơ là việc này. Chị Phương Trang, nhân viên kinh doanh của một công ty thương mại điện tử, nhớ mãi lần mình đi phỏng vấn ở công ty X. Lần đó, chị cảm thấy phật ý khi NTD hỏi chị “Bạn đã làm nhân viên kinh doanh bao giờ chưa?” mặc dù chị đã ghi rõ trong hồ sơ là mình đã có hai năm kinh nghiệm làm nghề này! Những câu hỏi như thế sẽ dễ khiến ứng viên có nhận xét bạn không xem trọng buổi phỏng vấn này và thiếu tôn trọng họ nên mới không chịu đầu tư thời gian để chuẩn bị. Vì thế, dù bận rộn đến đâu, bạn cũng nên dành tối thiểu 5 phút để đọc hồ sơ trước khi gặp ứng viên. Nói quá nhiều Thay vì tạo điều kiện để ứng viên trình bày, bạn lại dành phần lớn thời gian để “thao thao bất tuyệt” về bản thân và những thành tích mình đã đạt được. Hậu quả là cuối buổi phỏng vấn, bạn vẫn không biết gì hơn về ứng viên so với lúc đầu, trong khi anh ấy hay cô ấy lại biết rất rõ về bạn! Anh Quang Huy, Giám đốc kinh doanh của một công ty bất động sản nước ngoài, đã mắc phải sai lầm như thế trong lần đầu tiên phỏng vấn ứng viên. Cũng may là lần đó ứng viên đã “nhắc khéo” nên anh mới kịp dừng lại. Các NTD, hãy biết tự kiềm chế mình! Bạn cần lắng nghe ứng viên thì mới xác định được họ có đúng là người doanh nghiệp đang cần hay không chứ! Hù dọa, khiêu khích ứng viên Khá nhiều NTD thường hù dọa hay khiêu khích ứng viên bằng những câu dạng như: “Công ty chúng tôi đòi hỏi cao lắm. Nếu anh/chị không đạt chỉ tiêu doanh số hai tháng liên tiếp là sẽ bị cho thôi việc ngay” hay “Anh/chị muốn làm công việc này chẳng qua là vì tiền phải không?”. Đây có thể xem là một dạng phỏng vấn căng thẳng (stress interview). Loại phỏng vấn này được sử dụng nhằm đánh giá mức độ nhạy cảm tâm lý, cách thức phản ứng và giải quyết vấn đề của ứng viên khi bị căng thẳng trong công việc. Tuy nhiên, nếu thực hiện không khéo, hình thức phỏng vấn này có thể xúc phạm ứng viên và gây ra những sự tức giận không kiểm soát được. Do đó, chỉ khi NTD có nhiều kinh nghiệm và trong những trường hợp thật cần thiết theo yêu cầu của công việc mới nên thực hiện hình thức phỏng vấn này. Tìm kiếm ứng viên giống mình Chúng ta thường giao tiếp tốt hơn với những người suy nghĩ và hành động giống chúng ta. Tuy nhiên, liệu hiệu quả làm việc của tập thể có chắc sẽ cao hơn nếu bạn chỉ tuyển dụng những ứng viên giống bạn? Theo Thạc sĩ Nguyễn Hữu Lam, giảng viên trường Đại học Kinh tế TP.HCM, điều 6 Nhân sự - Giá trị cốt lõi của doanh nghiệp Nơi gửi gắm niềm tin và giải pháp này chưa hẳn đúng. Nếu các thành viên trong tập thể quá giống nhau về tính cách, ý kiến, quan điểm … họ dễ đưa ra những cách thức giải quyết vấn đề tương đồng nhau nên sẽ không có ai đóng vai trò người phản biện. Như vậy thì rất khó đánh giá một cách khách quan giải pháp của tập thể đã thật sự đúng đắn và hợp lý chưa.Vì thế, khi phỏng vấn bạn nên đánh giá ứng viên dựa vào năng lực của họ và yêu cầu của công việc hơn là những mong muốn thiên về cảm tính của mình. Muốn làm tốt việc này, ở bước chuẩn bị tuyển dụng, bạn cần xác định rõ những yêu cầu đối với ứng viên như thời gian làm việc, kinh nghiệm, bằng cấp, tính cách và phong cách làm việc … Ra quyết định tuyển dụng một cách vội vàng Ấn tượng ban đầu về một con người khá quan trọng, nhưng không phải lúc nào cũng chính xác. Do đó, đối với mọi ứng viên, bạn đều nên tìm hiểu thật kỹ càng rồi hãy ra quyết định tuyển dụng. Hãy đặt những câu hỏi buộc ứng viên phải động não mới trả lời được, thay vì những câu hỏi “Có- Không” đơn thuần. Chẳng hạn, bạn có thể hỏi: “Khi phát hiện sếp của anh (chị) vô tình nói sai giá một món hàng quan trọng trong lúc đang giới thiệu sản phẩm của công ty với một vị khách “sộp”, anh (chị) sẽ xử lý như thế nào?” Đối với dạng câu hỏi mở này, ứng viên sẽ phải động não và vận dụng mọi kiến thức, kinh nghiệm của mình thì mới có thể đưa ra câu trả lời hay được. Nhờ vậy, bạn sẽ tránh được việc bỏ phí những nhân tài có vẻ bề ngoài không gây nhiều ấn tượng. Anh Minh Tâm, Giám đốc kinh doanh của một công ty phân phối hàng điện tử, đã từng từ chối tuyển dụng một ứng viên vì thấy người này có vẻ bề ngoài trầm tính quá, không lanh lẹ, hoạt bát như các nhân viên kinh doanh thông thường. Về sau, anh hối tiếc vì người này qua làm việc cho một đối thủ cạnh tranh và trở thành một trong những nhân viên ưu tú nhất ở đây. Các bước chuẩn bị để phỏng vấn thành công Bạn đã chuẩn bị sẵn sàng danh sách các câu hỏi phỏng vấn để tìm hiểu và đánh giá ứng viên. Bạn nghĩ mọi việc sẽ diễn ra như mong muốn. Thế nhưng, bạn có biết buổi phỏng vấn sẽ thành công hay không còn tùy thuộc vào một số yếu tố khác ngoài câu hỏi phỏng vấn? Sau đây là một số bí quyết nho nhỏ giúp bạn tuyển được người tài: Trước khi phỏng vấn: • Xóa đi sự ngượng ngập lúc ban đầu. Vì ứng viên thường sẽ hồi hộp khi bắt đầu buổi phỏng vấn, bạn nên tạo không khí thoải mái để họ tự tin trình bày. Sau khi ứng viên đã an tọa trong phòng phỏng vấn, hãy hỏi những câu hỏi tương đối dễ để ứng viên cảm thấy tự nhiên và xóa đi không khí ngượng ngập lúc đầu. • Đừng đánh giá ứng viên bằng ấn tượng ban đầu. Một số ứng viên không tạo được ấn tượng tốt ngay phút đầu tiên, nhưng họ thật sự là những nhân viên xuất sắc. Vì thế, đừng vội vàng đánh giá ứng viên qua bề ngoài của họ, hãy để chính kinh nghiệm và kỹ năng của ứng viên nói lên giá trị thật sự của họ. Trong khi phỏng vấn • Giới thiệu sơ lược về công việc. Bạn cần cho cho ứng viên biết về nhiệm vụ chính của họ sếp trực tiếp, phòng ban công tác, các khó khăn và thử thách mà ứng viên có thể gặp phải trong quá trình làm việc, đặc biệt là các tiêu chuẩn để đánh giá thành tích làm việc tại công ty. 7 Nhân sự - Giá trị cốt lõi của doanh nghiệp Nơi gửi gắm niềm tin và giải pháp • Đừng ngại “biến tấu”. Bạn đã chuẩn bị danh sách các câu hỏi phỏng vấn, nhưng đừng quá lệ thuộc vào bảng câu hỏi cứng nhắc này. Hãy dựa vào những thông tin ứng viên trình bày để đặt những câu hỏi liên quan giúp bạn tìm hiểu sâu hơn về kinh nghiệm làm việc của ứng viên. • Luôn luôn lắng nghe…. Đừng nói quá nhiều trong khi phỏng vấn, hãy để ứng viên trình bày càng nhiều càng tốt để bạn xác định khả năng thực sự của họ. Thông thường, người phỏng vấn dành 80% thời gian để nghe ứng viên trình bày và chỉ 20% thời gian để hỏi ứng viên, trả lời câu hỏi của ứng viên và giới thiệu về công ty. • Ghi chú các thông tin cần thiết. Bạn cần chuẩn bị giấy bút để ghi lại những thông tin quan trọng của ứng viên như thành tích nổi bật, các kỹ năng đặc biệt so với những ứng viên khác. Điều đó sẽ giúp bạn đánh giá ứng viên công bằng và chính xác hơn. • Khuyến khích ứng viên đặt câu hỏi. Đây là lúc bạn phát hiện được nhiều điều thú vị về ứng viên đây! Những câu hỏi này sẽ giúp bạn hiểu được vì sao ứng viên lựa chọn công ty bạn, vì lương bổng hấp dẫn, chế độ nghỉ phép hay vì mong muốn được phát triển sự nghiệp trong một môi trường năng động, thử thách hơn… Nếu ứng viên không đặt bất kỳ câu hỏi nào (đặc biệt là những ứng viên cấp cao), có thể họ không mấy hứng thú với cơ hội làm việc với công ty bạn. • Tránh những câu hỏi “tế nhị”. Bạn chỉ nên đặt những câu hỏi liên quan trực tiếp đến vị trí tuyển dụng và tuyệt đối tránh những câu hỏi có ý phân biệt chủng tộc, tôn giáo, vùng miền địa lý… • Tìm hiểu sâu về kinh nghiệm làm việc của ứng viên. Những câu hỏi theo dạng “Hãy cho tôi biết…” hoặc yêu cầu ứng viên giải quyết những tình huống cụ thể trong công việc sẽ giúp bạn hiểu rõ về khả năng làm việc thật sự của ứng viên. Sau khi phỏng vấn • Thông tin đầy đủ cho ứng viên: Nhiều ứng viên than phiền rằng họ phải “nhấp nhổm” chờ đợi phản hồi của nhà tuyển dụng sau buổi phỏng vấn, hoặc cứ bị nhà tuyển dụng hứa sẽ mời đến vòng phỏng vấn tiếp theo nhưng vòng phỏng vấn đó chẳng thấy đâu. Nếu bạn quyết định “chấm” ứng viên, bạn cần thông báo ngay cho họ biết lịch phỏng vấn vòng tiếp theo. Điều đó sẽ rất có lợi cho bạn vì nếu không ứng viên giỏi đó có thể sẽ được công ty khác “rước mất” Trong trường hợp ứng viên không phù hợp, bạn nên kết thúc buổi phỏng vấn nhanh gọn, bằng cách khéo léo và chân thành nói rằng bạn đánh giá cao thế mạnh của họ (và thế mạnh này phù hợp với một công việc khác phù hợp hơn với ứng viên). Đừng hứa với ứng viên bạn sẽ gọi cho họ nếu bạn không có ý định đó. • Tạo ấn tượng tốt về công ty: Cuộc chiến giành nhân tài ngày càng quyết liệt. Trong đó, hình ảnh chuyên nghiệp về công ty là yếu tố tối quan trọng giúp bạn thu hút ứng viên giỏi cho công ty mình. Có nhiều cách giúp bạn tạo ấn tượng tốt với ứng viên về hình ảnh chuyên nghiệp của công ty, chẳng hạn không bao giờ đến phòng phỏng vấn muộn. Nhiều công ty đánh mất ứng viên giỏi chỉ vì tạo ấn tượng không tốt với ứng viên về tính không chuyên nghiệp của công ty họ. Hãy là một “đại sứ” cho công ty thông qua các buổi phỏng vấn chuyên nghiệp và công bằng. Không những điều đó sẽ giúp bạn tuyển được nhân tài mà còn “để lại tiếng tăm” để tiếp tục thu hút các ứng viên giỏi cho công ty về sau. Bốn phương pháp phỏng vấn hiệu quả Phỏng vấn là một nghệ thuật. Nếu phỏng vấn tốt, bạn sẽ tuyển được người tài cho công ty. Nhưng nếu phỏng vấn không hiệu quả, bạn sẽ đánh mất những ứng viên thực sự có năng lực và lầm tưởng 8 Nhân sự - Giá trị cốt lõi của doanh nghiệp Nơi gửi gắm niềm tin và giải pháp một người bình thường là nhân viên xuất sắc. Bốn phương pháp phỏng vấn dưới đây sẽ giúp bạn khám phá được các ưu, nhược điểm và tính cách thật sự của ứng viên. 1. Phỏng vấn thân thiện Phương pháp này thường được sử dụng ở vòng phỏng vấn đầu tiên; nhằm khuyến khích các ứng viên thể hiện kỹ năng và sở trường của mình. Người phỏng vấn cần phá tan mọi căng thẳng và ngượng ngập ngay từ những phút đầu. Bạn nên mời ứng viên dùng nước trước khi bắt đầu phỏng vấn. Sử dụng bàn tròn là lý tưởng nhất đối với phương pháp phỏng vấn này; nếu không, bạn nên ngồi cùng phía với ứng viên. Để tạo không khí thoải mái, không nên đặt những câu hỏi quá hóc búa. Thái độ cởi mở của bạn sẽ làm cho ứng viên cảm thấy tự tin và thể hiện tốt hơn. 2. Phỏng vấn gây áp lực Phương pháp này được sử dụng rất hiệu quả để đánh giá khả năng giải quyết tình huống, cách ứng xử trong những cuộc đối thoại căng thẳng và khả năng làm việc dưới áp lực cao. Bạn nên chuẩn bị các câu hỏi thật hóc búa và gai góc để kiểm tra độ nhạy bén của ứng viên. Đừng quên nhìn thẳng vào ứng viên và hạn chế biểu lộ cảm xúc của bạn trong khi lắng nghe câu trả lời của họ. 3. Phỏng vấn bởi nhân viên công ty Nhiều ứng viên được đánh giá là hoàn toàn phù hợp khi được cấp quản lý phỏng vấn. Nhưng bạn sẽ khám phá ra nhiều điều thú vị về tính cách của họ nếu có thể sắp xếp để ứng viên gặp gỡ nhân viên trong công ty – là đồng nghiệp tương lai của ứng viên. Nên thu xếp để các nhân viên này tiếp xúc với ứng viên và xây dựng một cuộc chuyện trò thân thiện. Qua đó ứng viên sẽ bộc lộ những suy nghĩ và tính cách thực sự của họ. 4. Phỏng vấn theo ê kíp Đây là phương pháp phỏng vấn theo ê kíp gồm một số thành viên với cách đặt câu hỏi khác nhau. Mỗi thành viên sẽ chuẩn bị trước các câu hỏi phỏng vấn. Vì thế, ứng viên sẽ phải đối phó với nhiều dạng câu hỏi và phong cách phỏng vấn khác nhau. Trong trường hợp ứng viên không phù hợp, trưởng ê kíp phỏng vấn sẽ cắt ngắn cuộc phỏng vấn để tiết kiệm thời gian. Thông thường các thành viên trong ê kíp phỏng vấn không tương đồng ý kiến đánh giá ứng viên; vì thế, họ cần thảo luận, phân tích điểm mạnh và điểm yếu của từng ứng viên để đưa ra quyết định chọn lựa ứng viên phù hợp nhất. Sau đó, người đứng đầu ê kíp phỏng vấn sẽ lần lượt phỏng vấn các ứng viên xuất sắc để quyết định chọn ra ứng viên phù hợp nhất. 5 bí quyết sàng lọc ứng viên qua điện thoại Sàng lọc ứng viên qua điện thoại là một trong những phương pháp tuyển dụng hiệu quả và tiết kiệm nhất. Nếu biết cách phát huy tối đa hiệu quả của phương pháp này, bạn sẽ dễ dàng tuyển được người tài cho công ty. Xác định động lực tìm việc của ứng viên Trước khi gọi điện cho ứng viên, bạn cần tìm hiểu động lực tìm việc của họ. Vì sao ứng viên tìm kiếm một cơ hội nghề nghệp khác? Họ muốn thăng tiến trong sự nghiệp? Họ muốn tìm kiếm cơ hội phát triển trong lĩnh vực khác 9 Nhân sự - Giá trị cốt lõi của doanh nghiệp Nơi gửi gắm niềm tin và giải pháp năng động hơn? “Mục tiêu nghề nghiệp” trong hồ sơ ứng viên có thể giúp bạn tìm hiểu thông tin này. Ngoài ra, bạn cần hiểu rõ vị trí đăng tuyển thuộc “phân khúc” nào để tìm được ứng viên phù hợp nhất. Bạn có thể phân chia ứng viên theo những “phân khúc” nhất định như: địa điểm làm việc, mức lương mong muốn, cấp bậc… Mỗi “phân khúc” có những tính chất khác nhau, vì vậy bạn cần nghĩ ra cách tiếp cận thích hợp để thu hút nhân tài ở mỗi phân khúc này. Làm nổi bật sự hấp dẫn của công việc Nhiều ứng viên thụ động trong việc tìm kiếm cơ hội việc làm mới. Đặc biệt khi họ không biết bạn là ai, họ sẽ không muốn dành thời gian lắng nghe bạn, chứ đừng nói đến việc họ sẵn sàng thảo luận với bạn. Vì vậy, bạn cần có khả năng khơi gợi sự tò mò khám phá ở ứng viên về những cơ hội hấp dẫn của vị trí cần tuyển. Nếu ứng viên quan tâm, bạn sẽ mời ứng viên tham gia một buổi phỏng vấn trực tiếp, qua đó bạn sẽ thuyết phục nhân tài này nhận lời làm việc với công ty bạn. Nếu ứng viên không quan tâm, bạn vẫn có thể gợi ý để họ giới thiệu ứng viên khác phù hợp hơn. Bạn cần biết cách đặt câu hỏi để thu hút ứng viên, chẳng hạn “Bạn có ý định tìm một công việc khác tốt hơn công việc hiện nay không?” Bạn cần “hé mở” cho ứng viên thấy những điều hấp dẫn trong công việc mới này. Chẳng hạn, vị trí mới có gói lương bổng hậu hĩnh hơn so với các vị trí tương đương trên thị trường lao động hiện nay. Điều quan trọng là bạn biết cách giới thiệu vị trí cần tuyển thật sinh động và hấp dẫn. Nhiều ứng viên không có ý định tìm việc mới, vì vậy họ chỉ tiếp tục trò chuyện với bạn nếu cảm thấy yêu thích cơ hội mới mà bạn mang đến cho họ. Lấy nhiều thông tin trong thời gian ít nhất có thể Khi liên lạc với ứng viên, đặc biệt là những ứng viên không biết trước bạn sẽ gọi điện cho họ, bạn cần lấy thông tin về ứng viên càng nhiều càng tốt ngay từ cuộc gọi đầu tiên. Điều đó sẽ giúp bạn quyết định liệu ứng viên có phù hợp với vị trí cần tuyển hay không. Nếu không bạn sẽ mất thời gian trò chuyện với những ứng viên không đủ khả năng cần thiết. Thông thường những ứng viên không có chủ ý tìm việc mới thường không muốn nói chuyện dông dài với những nhà tuyển dụng bất chợt gọi điện cho họ. Vì thế, bạn nên nhấn mạnh những yếu tố thu hút và hấp dẫn về công việc mới ngay từ những phút đầu tiên để ứng viên biết rằng đây là cơ hội tuyệt vời cần nắm bắt ngay lập tức. Hiểu rõ giá trị đích thực của ứng viên Bạn cần xác định ứng viên có những kinh nghiệm và kỹ năng nào đáp ứng được yêu cầu của vị trí cần tuyển. Vì vậy, nếu bạn không biết liệu các yêu cầu của vị trí cần tuyển có phù hợp với mục tiêu nghề nghiệp của ứng viên hay không, bạn đừng gọi điện cho ứng viên vì sẽ phí thời gian mà thôi. Ngoài ra, chỉ những nhà tuyển dụng nào hiểu rõ yêu cầu công việc liên quan như thế nào tới ứng viên, họ mới tự tin trong việc chuyển tải cơ hội đó đến với ứng viên. Mở rộng mối quan hệ Bạn nên chủ động tạo mối quan hệ tốt với các ứng viên giỏi để mở rộng mạng lưới liên hệ với các ứng viên khác. Có thể bạn sẽ thấy hơi “lạ” một chút khi phải kiên nhẫn gợi ý để ứng viên giới thiệu người khác phù hợp hơn với vị trí tuyển dụng khi ứng viên này từ chối cơ hội làm việc với công ty bạn ngay từ lần tiếp xúc đầu tiên qua điện thoại. Nhưng đây là một cách giúp bạn mở rộng lượng ứng viên tiềm năng và “điền vào chỗ trống” khi một nhân viên ra đi. Các ứng viên giỏi thường không có ý định giới thiệu người khác, trừ phi họ hiểu rằng sự đam mê và mối quan tâm thật sự của họ không phù hợp với vị trí bạn cần tuyển. 10 Nhân sự - Giá trị cốt lõi của doanh nghiệp . động quản lý nhân sự mang lại: những công ty đẩy mạnh hoạt động nhân sự cốt lõi và tạo sự khác biệt trong việc tạo ra những cam kết mang lại lợi ích cho nhân. giá trị của doanh nghiệp để thu hút nhân tài về “đầu quân”. Giá trị của thương hiệu trong tuyển dụng nhân sự Một thương hiệu mạnh trong tuyển dụng nhân sự