Đang tải... (xem toàn văn)
TÀI LIỆU TRẮC NGHIỆM, BÀI GIẢNG PPT CÁC MÔN CHUYÊN NGÀNH Y DƯỢC HAY NHẤT CÓ TẠI “TÀI LIỆU NGÀNH Y DƯỢC HAY NHẤT” ;https://123doc.net/users/home/user_home.php?use_id=7046916. TÀI LIỆU LUẬN VĂN – BÁO CÁO – TIỂU LUẬN (NGÀNH KINH TẾ ĐẦU TƯ). DÀNH CHO SINH VIÊN CÁC TRƯỜNG ĐẠI HỌC CHUYÊN NGÀNH KINH TẾ VÀ CÁC NGÀNH KHÁC, GIÚP SINH VIÊN HỆ THỐNG, ÔN TẬP VÀ HỌC TỐT KHI HỌC TÀI LIỆU LUẬN VĂN – BÁO CÁO – TIỂU LUẬN (NGÀNH KINH TẾ ĐẦU TƯ)
CHƯƠNG 1: CƠ SỞ LÝ LUẬN 1.1 Lý luận dự án quản lý dự án đầu tư 1.1.1 Khái niệm dự án quản lý dự án đầu tư 1.1.1.1 Khái niệm dự án 1.1.1.1.1 Khái niệm Có nhiều cách định nghĩa dự án Tuỳ theo mục đích mà nhấn mạnh khía cạnh Trên phương diện phát triển, có hai cách hiểu dự án: cách hiểu “tĩnh” cách hiểu “động” Theo cách hiểu thứ “tĩnh” dự án hình tượng tình (một trạng thái) mà ta muốn đạt tới Theo cách hiểu thứ hai “động” định nghĩa dự án sau: Theo nghĩa chung nhất, dự án lĩnh vực hoạt động đặc thù, nhiệm vụ cụ thể cần phải thực với phương pháp riêng, nguồn lực riêng theo kế hoạch tiến độ nhằm tạo thực thể Như theo định nghĩa thì: - Dự án không ý định phác thảo mà có tính cụ thể mục tiêu xác định - Dự án nghiên cứu trừu tượng mà phải cấu trúc nên thực thể Trên phương diện quản lý, định nghĩa dự án sau: Dự án nỗ lực có thời hạn nhằm tạo sản phẩm dịch vụ Định nghĩa nhấn mạnh hai đặc tính: - Nỗ lực tạm thời (hay có thời hạn) Nghĩa là, dự án đầu tư có điểm bắt đầu điểm kết thúc xác định Dự án kết thúc mục tiêu dự án đạt xác định rõ ràng mục tiêu dự án đạt dự án bị loại bỏ - Sản phẩm dịch vụ Sản phẩm dịch vụ sản phẩm dịch vụ khác biệt so với sản phẩm tương tự có dự án khác Dù định nghĩa khác rút số đặc trưng khái niệm dự án sau: - Dự án có mục đích, mục tiêu rõ ràng Mỗi dự án thể một nhóm nhiệm vụ cần thực với kết xác định nhằm thoả mãn nhu cầu Dự án hệ thống phức tạp nên cần chia thành nhiều phận khác để thực quản lý phải đảm bảo mục tiêu thời gian, chi phí việc hoàn thành với chất lượng cao - Dự án có chu kỳ phát triển riêng thời gian tồn hữu hạn Nghĩa là, giống thực thể sống, dự án trải qua giai đoạn: hình thành, phát triển, có thời điểm bắt đầu kết thúc - Dự án liên quan đến nhiều bên có tương tác phức tạp phận quản lý chức với quản lý dự án… Dự án có tham gia nhiều bên hữu quan chủ đầu tư, người hưởng thụ dự án, nhà tư vấn, nhà thầu, quan quản lý nhà nước Tuỳ theo tính chất yêu cầu chủ đầu tư mà tham gia thành phần khác Giữa phận quản lý chức nhóm quản lý dự án thường xuyên có quan hệ lẫn phối hợp thực nhiệm vụ mức độ tham gia phận không giống Vì mục tiêu dự án, nhà quản lý dự án cần trì thường xuyên mối quan hệ với phận quản lý khác - Sản phẩm dự án mang tính chất đơn chiếc, độc đáo (mới lạ) Khác với trình sản xuất liên tục gián đoạn, kết dự án sản phẩm sản xuất hàng loạt, mà có tính khác biệt cao Sản phẩm dịch vụ dự án đem lại Lao động đòi hỏi kỹ chuyên môn cao, nhiệm vụ không lặp lại - Môi trường hoạt động “va chạm” Quan hệ dự án quan hệ chia nguồn lực khan tổ chức Dự án “cạnh tranh” lẫn với phận chức khác tiền vốn, nhân lực, thiết bị Một số trường hợp, thành viên quản lý dự án thường có hai thủ trưởng thời gian nên gặp khó khăn khơng biết thực định cấp hai lệnh mâu thuẫn - Tính bất định độ rủi ro cao Hầu hết dự án đòi hỏi lượng tiền vốn, vật tư lao động lớn để thực khoảng thời gian định Mặt khác, thời gian đầu tư vận hành kéo dài nên dự án đầu tư phát triển thường có độ rủi ro cao 1.1.1.1.2 Chu kỳ dự án đầu tư Chu kỳ hoạt động đầu tư giai đoạn mà dự án phải trải qua dự án ý đồ đến dự án hoàn thành chấm dứt hoạt động Ta minh hoạ chu kỳ dự án theo sơ đồ sau đây: Ý đồ Ý đồ dự dự án án đầu đầu tư tư Chuẩn bị đầu tư Thực đầu tư Sản xuất kinh doan Ý đồ Ý đồ dự dự án án Hình 1.1: Chu kì dự án đầu tư Chu kỳ dự án đầu tư thể thông qua ba giai đoạn: Giai đoạn tiền đầu tư (Chuẩn bị đầu tư), giai đoạn đầu tư (Thực đầu tư) giai đoạn vận hành kết đầu tư (Sản xuất kinh doanh) Mỗi giai đoạn lại chia làm nhiều bước Chúng ta sơ đồ hố sau: Tiền đầu tư Nghiê n cứu phát hội đầu tư Nghiên cứu tiền khả thi sơ lựa chọn dự án Nghiên cứu khả thi ( Lập dự án BCNC KT ) Đánh Đàm giá phán và kí kết định (thẩm hợp định đồng dự án) Đầu tư Thiết Thi kế công xây lập lắp dự cơng tốn trình thi cơng xây lắp cơng trình Chạy thử nghiệm thu sử dụng Vận hành kết đầu tư Sử Sử Công dụng dụng suất chưa giảm công dần hết suất công lý suất mức độ cao Bảng 1.1 Các bước công việc dự án Các bước công việc, nội dung nghiên cứu giai đoạn tiến hành không biệt lập mà đan xen gối đầu cho nhau, bổ sung cho nhằm nâng cao dần mức độ xác kết nghiên cứu tạo thuận lợi cho việc tiến hành nghiên cứu bước Trên sở chu kỳ dự án đầu tư đưa số nhận xét sau đây: - Trong giai đoạn đây, giai đoạn chuẩn bị đầu tư (tiền đầu tư) tạo tiền đề định thành công hay thất bại giai đoạn sau, đặc biệt giai đoạn vận hành kết đầu tư Do đó, giai đoạn chuẩn bị đầu tư, vấn đề chất lượng, vấn đề xác kết nghiên cứu, tính tốn dự đốn quan trọng Trong trình soạn thảo dự án phải dành đủ thời gian chi phí theo địi hỏi nghiên cưú Tổng chi phí cho giai đoạn chuẩn bị đầu tư chiếm từ 0,5 đến 15% vốn đầu tư dự án Làm tốt công tác chuẩn bị đầu tư tạo tiền đề cho việc sử dụng tốt 85 đến 99,5% vốn đầu tư dự án giai đoạn thực đầu tư (đúng tiến độ, phá làm lại, tránh chi phí khơng cần thiết khác ) Điều tạo sở cho trình hoạt động dự án thuận lợi, nhanh chóng thu hồi vốn đầu tư có lãi (đối với dự án sản xuất kinh doanh), nhanh chóng phát huy hết lực phục vụ dự kiến - Trong giai đoạn thứ 2, vấn đề thời gian quan trọng Ở giai đoạn 85 đến 99,5% vốn đầu tư dự án chi nằm khê đọng suốt năm thực đầu tư Đây năm vốn không sinh lời Thời gian thực đầu tư kéo dài, vốn ứ đọng nhiều, tổn thất lớn Đến lượt mình, thời gian thực đầu tư lại phụ thuộc nhiều vào chất lượng công tác chuẩn bị đầu tư, vào việc quản lý trình thực đầu tư, quản lý việc thực hoạt động khác có liên quan trực tiếp đến kết trình thực đầu tư xem xét dự án đầu tư - Giai đoạn 3: vận hành kết giai đoạn thực đầu tư (giai đoạn sản xuất kinh doanh dịch vụ) nhằm đạt mục tiêu dự án Nếu kết giai đoạn thực đầu tư tạo đảm bảo tính đồng bộ, giá thành thấp, chất lượng tốt, tiến độ, địa điểm thích hợp, với quy mơ tối ưu hiệu hoạt động kết mục tiêu dự án phụ thuộc trực tiếp vào trình tổ chức quản lý hoạt động kết đầu tư Làm tốt công việc giai đoạn chuẩn bị đầu tư thực đầu tư tạo thuận lợi cho trình tổ chức quản lý phát huy tác dụng kết đầu tư - Thời gian hoạt động dự án xác định thời gian vận hành kết đầu tư - Thời gian hoạt động dự án bị phụ thuộc nhân tố tác động đến chu kỳ sống sản phẩm dự án tạo ra, hiệu trình vận hành dự án - Nội dung chủ yếu giai đoạn tiền đầu tư việc xây dựng dự án đầu tư 1.1.1.2 Khái niệm tác dụng quản lý dự án 1.1.1.2.1 Khái niệm Phương pháp quản lý dự án lần đầu áp dụng lĩnh vực quân Mỹ vào năm 1950, đến nhanh chóng ứng dụng rộng rãi vào lĩnh vực kinh tế, quốc phịng xã hội Có hai lực lượng thúc đẩy phát triển mạnh mẽ phương pháp quản lý dự án là: - Nhu cầu ngày tăng hàng hoá dịch vụ sản xuất phức tạp, kỹ nghệ tinh vi, khách hàng ngày khó tính; - Kiến thức người (hiểu biết tự nhiên, xã hội, kinh tế, kỹ thuật) ngày tăng Quản lý dự án trình lập kế hoạch, điều phối thời gian, nguồn lực giám sát trình phát triển dự án nhằm đảm bảo cho dự án hoàn thành thời hạn, phạm vi ngân sách duyệt đạt yêu cầu định kỹ thuật chất lượng sản phẩm dịch vụ, phương pháp điều kiện tốt cho phép Quản lý dự án bao gồm giai đoạn chủ yếu Đó việc lập kế hoạch, điều phối thực mà nội dung chủ yếu quản lý tiến độ thời gian, chi phí thực thực giám sát công việc dự án nhằm đạt mục tiêu xác định - Lập kế hoạch Đây giai đoạn xây dựng mục tiêu, xác định công việc cần hoàn thành, nguồn lực cần thiết để thực dự án trình phát triển kế hoạch hành động theo trình tự logic mà biểu diễn dạng sơ đồ hệ thống - Điều phối thực dự án Đây trình phân phối nguồn lực bao gồm: tiền vốn, lao động, thiết bị đặc biệt quan trọng điều phối quản lý tiến độ thời gian Giai đoạn chi tiết hoá thời hạn thực cho cơng việc tồn dự án (khi bắt đầu, kết thúc) - Giám sát trình theo dõi, kiểm tra tiến trình dự án, phân tích tình hình hồn thành, giải vấn để liên quan thực báo cáo trạng Các giai đoạn trình quản lý dự án hình thành chu trình động từ việc lập kế hoạch đến điều phối thực giám sát, sau phản hồi cho việc tái lập kế hoạch dự án trình bày hình 1.2 Lậpkế kếhoạch hoạch Lập Mục tiêu dự án thể lập ởmục chỗ cơng việc phải hồn - Thiết Thiết lập mục thành theo yêu cầu bảotiêu đảm chất lượng, phạm vi chi phí duyệt, tiêu thời gian giữ cho- phạm vi dự án khơng thay đổi Về mặt tốn học, bốn Điều tra nguồn Điều tra nguồn vấn đề liên quan với lực theo công thức sau: lực C= f (dựng P, T, S kế ) - Xây Xây dựng kế Trong : hoạch hoạch C : Chi phí P : Hồn thành cơng sát việc ( kết ) Giám Điềuphối phốithực thực Giám sát Điều T : Yếu tố thời gian S : Phạm vi dự án Đolường lườngkết kếtquả Điều phối phối tiến tiến độ độ - -Đo - - Điều Sosánh sánhvới với mục thờigian gian - -So thời Phương trình cho mục thấy, chi phí hàm yếu tố: hồn thành cơng tiêu - Phân Phân phối phối nguồn việc,tiêu thời gian phạm vi dự án Nói chung- chi phí dự ánnguồn tăng lên chất Báo cáo lực - Báo lực.kéo dài thêm phạm vi dự án lượng hồn cáo thiện cơng việc tốt hơn, thời gian Giải vấn Phối hợp hợp các nỗ nỗ Giải vấn - - Phối được- mở rộng đề lực thiện công việc mục đề Ba yếu tố bản: Thời gian, chi phí lực hồn Khuyến khích với - - lại Khuyến tiêu quản lý dự án chúng có quan khích hệ chặt chẽ động viên cán vàchi phí để viên cán Không đơn hoàn thành kết quảđộng mà thời gian nhân viên nhân viên đạt kết yếu tố khơng phần quan trọng Hình 1.3 trình bày mối quan hệ mục tiêu quản lý dự án Tuy mối quan hệ mục tiêu cóHình thể khác giữatrình dự án, Chu quản lý thời kì dự án dự án, nói chung đạt kết tốt mục tiêu phải “hi sinh” hai mục tiêu Do vậy, trình quản lý dự án nhà quản lý hi vọng đạt kết hợp tốt mục tiêu quản lý dự án Kết Kết mong muốn Chi phí Chi phí cho phép Thời gian cho Thời gian Hình 1.3 Mối quan hệ thời gian, chi phí 1.1.1.2.2 Tác dụng quản lý dự án Mặc dù phương pháp quản lý dự án địi hỏi nỗ lực, tính tập thể yêu cầu hợp tác tác dụng lớn Phương pháp quản lý dự án có tác dụng chủ yếu sau đây: - Liên kết tất hoạt động, công việc dự án - Tạo điều kiện thuận lợi cho việc liên hệ thường xuyên, gắn bó nhóm quản lý dự án với khách hàng nhà cung cấp đầu vào cho dự án - Tăng cường hợp tác thành viên rõ trách nhiệm thành viên tham gia dự án - Tạo điều kiện phát sớm khó khăn vướng mắc nảy sinh điều chỉnh kịp thời trước thay đổi điều kiện khơng dự đốn Tạo điều kiện cho việc đàm phán trực tiếp bên liên quan để giải bất đồng - Tạo sản phẩm dịch vụ có chất lượng cao 1.1.2 Nội dung quản lý dự án 1.1.2.1 Quản lý vĩ mô vi mô dự án 1.1.2.1.1 Quản lý vĩ mô hoạt động dự án Quản lý vĩ mô hay quản lý nhà nước dự án bao gồm tổng thể biện pháp vĩ mô tác động đến yếu tố trình hình thành, hoạt động kết thúc dự án Trong trình triển khai thực dự án, nhà nước mà đại diện quan quản lý nhà nước kinh tế theo dõi chặt chẽ, định hướng chi phối hoạt động dự án nhằm đảm bảo cho dự án đóng góp tích cực vào việc phát triển kinh tế – xã hội Những cơng cụ quản lý vĩ mơ nhà nước để quản lý dự án bao gồm sách, kế hoạch, quy hoạch sách tài tiền tệ, tỷ giá, lãi suất, sách đầu tư, sách thuế, hệ thống luật pháp, quy định chế độ kế toán, thống kê, bảo hiểm, tiền lương 1.1.2.1.2 Quản lý vi mô hoạt động dự án Quản lý dự án tầm vi mơ q trình quản lý hoạt động cụ thể dự án Nó bao gồm nhiều khâu cơng việc lập kế hoạch, điều phối, kiểm soát hoạt động dự án Quản lý dự án bao gồm hàng loạt vấn đề như: Quản lý thời gian, chi phí, nguồn vốn đầu tư, rủi ro, quản lý hoạt động mua bán Quá trình quản lý thực suốt giai đoạn từ chuẩn bị đầu tư, thực đầu tư đến giai đoạn vận hành kết dự án.Trong giai đoạn, đối tượng quản lý cụ thể có khác phải gắn với mục tiêu hoạt động quản lý dự án là: thời gian, chi phí kết hồn thành 1.1.2.2 Lĩnh vực quản lý dự án Theo đối tượng quản lý, quản lý dự án gồm lĩnh vực cần xem xét, nghiên cứu là: 1.1.2.2.1 Quản lý phạm vi Quản lý phạm vi việc xác định, giám sát việc thực mục đích, mục tiêu dự án, xác định công việc thuộc dự án cần phải thực hiện, cơng việc ngồi phạm vi dự án 1.1.2.2.2 Quản lý thời gian Quản lý thời gian việc lập kế hoạch, phân phối giám sát tiến độ thời gian nhằm đảm bảo thời hạn hồn thành dự án Nó rõ cơng việc kéo dài bao lâu, bắt đầu, kết thúc toàn dự án hồn thành 1.1.2.2.3 Quản lý chi phí Quản lý chi phí dự án q trình dự tốn kinh phí, giám sát thực chi phí theo tiến độ cho cơng việc tồn dự án; việc tổ chức, phân tích số liệu báo cáo thơng tin chi phí 1.1.2.2.4 Quản lý chất lượng Quản lý chất lượng dự án trình triển khai giám sát tiêu chuẩn chất lượng cho việc thực dự án, đảm bảo chất lượng sản phẩm dự án phải đáp ứng mong muốn chủ đầu tư 1.1.2.2.5 Quản lý nhân lực Quản lý nhân lực việc hướng dẫn, phối hợp nỗ lực thành viên tham gia dự án vào việc hồn thành mục tiêu dự án Nó cho thấy việc sử dụng lực lượng lao động dự án hiệu đến mức nào? 1.1.2.2.6 Quản lý thông tin Quản lý thơng tin đảm bảo q trình thơng tin thơng suốt cách nhanh xác thành viên dự án với cấp quản lý khác Thông qua quản lý thông tin trả lời câu hỏi: Ai cần thông tin dự án, mức độ chi tiết nhà quản lý dự án cần báo cáo cho họ cách nào? 1.1.2.2.7 Quản lý rủi ro Quản lý rủi ro xác định yếu tố rủi ro dự án, lượng hoá mức độ rủi ro có kế hoạch đối phó quản lý loại rủi ro 1.1.2.2.8 Quản lý hợp đồng hoạt động mua bán Quản lý hợp đồng hoạt động mua bán dự án trình lựa chọn, thương lượng, quản lý hợp đồng điều hành việc mua bán nguyên vật liệu, trang thiết bị, dịch vụ, cần thiết cho dự án Quá trình quản lý giải vấn đề: cách dự án nhận hàng hoá dịch vụ cần thiết tổ chức bên cung cấp cho dự án, tiến độ cung, chất lượng cung nào? 1.1.2.2.9 Lập kế hoạch tổng quan Lập kế hoạch tổng quan cho dự án trình tổ chức dự án theo trình tự logic, xác định công việc cần làm, nguồn lực thực thời gian làm cơng việc nhằm hồn thành tốt mục tiêu xác định dự án Kế hoạch dự án việc chi tiết hoá mục tiêu dự án thành công việc cụ thể hoạch định chương trình để thực cơng việc nhằm đảm bảo lĩnh vực quản lý khác dự án kết hợp cách xác đầy đủ Kế hoạch dự án bao gồm nhiều loại kế hoạch như: kế hoạch tổng thể dự án, kế hoạch tiến độ, kế hoạch ngân sách, kế hoạch phân phối nguồn lực 1.1.2.3 Quản lý theo chu kỳ dự án Dự án thực thể thống nhất, thời gian thực dài có độ bất định định nên tổ chức, đơn vị thường chia dự án thành số giai đoạn để quản lý thực Mỗi giai đoạn đánh dấu việc thực nhiều công việc Tổng hợp giai đoạn gọi chu kỳ dự án Chu kỳ dự án xác định điểm bắt đầu, điểm kết thúc thời hạn thực dự án Chu kỳ dự án xác định công việc thực pha tham gia thực Nó cơng việc cịn lại giai đoạn cuối thuộc không thuộc phạm vi dự án Thơng qua chu kỳ dự án nhận thấy số đặc điểm: Thứ nhất, mức chi phí yêu cầu nhân lực thường thấp bắt đầu dự án, tăng cao vào thời kỳ phát triển, giảm nhanh chóng dự án bước vào giai đoạn kết thúc Thứ hai, xác suất hoàn thành dự án thành cơng thấp rủi ro cao bắt đầu thực dự án Xác suất thành công cao dự án bước qua pha sau Thứ ba, khả ảnh hưởng chủ đầu tư tới đặc tính cuối sản phẩm dự án tới chi phí cao vào thời kỳ bắt đầu giảm mạnh dự án tiếp tục pha sau 1.1.3 Mơ hình tổ chức dự án Tổ chức nhân tố động Các mô hình tổ chức ln thay đổi phù hợp với thay đổi môi trường cạnh tranh, công nghệ u cầu quản lý Những năm gần mơ hình tổ chức quản lý doanh nghiệp nói chung quản lý dự án nói riêng có thay đổi tích cực theo hướng phát triển nhiều mơ hình tổ chức mới, động hiệu Có nhiều mơ hình tổ chức quản lý dự án Tuỳ thuộc mục đích nghiên cứu mà phân loại mơ hình tổ chức dự án cho phù hợp 1.1.3.1 Căn vào trách nhiệm quyền hạn quản lý điều hành dự án 1.1.3.1.1 Mơ hình chủ đầu tư trực tiếp quản lý dự án Quản lý dự án theo mô hình chủ đầu tư (chủ dự án) trực tiếp quản lý hình thức tổ chức quản lý dự án khơng địi hỏi cán chun trách quản lý dự án phải trực tiếp tham gia điều hành dự án mà chủ đầu tư trực tiếp quản lý điều hành.Các nhà quản lý dự án chuyên nghiệp không chịu trách nhiệm trực tiếp việc thực kết cuối dự án mà đóng vai trò cố vấn, tư vấn cho chủ đầu tư Mơ hình chủ đầu tư trực tiếp quản lý dự án thường áp dụng cho dự án quy mô nhỏ, đơn giản kỹ thuật gần với chuyên môn chủ dự án, đồng thời chủ đầu tư có đủ lực chun mơn kỹ kinh nghiệm quản lý dự án Chủ đầu tư lập sử dụng máy có lực chuyên mơn mà khơng cần lập ban quản lý dự án Chủđầu đầutư tư––Chủ Chủdự dự Chủ án án Chuyêngia gia Chuyên quảnlýlýdự dựán án quản (Cốvấn) vấn) (Cố Tổchức chức Tổ thựchiện thực dựán ánI I dự Tổchức chức Tổ thựchiện thực dựán ánIIII dự Tổchức chức Tổ thựchiện thực dựán ánIIIIII dự Tổchức chức Tổ thựchiện thực dựán ánnn dự Hình 1.4 Mơ hình chủ đầu tư trực tiếp quản lý dự án 1.1.3.1.2 Mơ hình chủ nhiệm điều hành dự án Mơ hình tổ chức “Chủ nhiệm điều hành dự án” mơ hình tổ chức chủ đầu tư giao cho ban quản lý điều hành dự án chuyên ngành làm chủ nhiệm điều hành thuê tổ chức có lực chuyên môn để điều hành dự án họ đại diện toàn quyền hoạt động thực dự án Chủ nhiệm điều hành dự án pháp nhân độc lập, có lực, người quản lý, điều hành chịu trách nhiệm kết tồn q trình thực dự án Mọi định chủ đầu tư dự án mà liên quan đến đơn vị thực triển khai thông qua chủ nhiệm điều hành dự án Hình thức áp dụng cho dự án quy mơ lớn, tính chất phức tạp 10 Cuộc họp làm việc nhóm làm việc Được thực sau kết thúc buổi làm việc nhằm tổng kết kết làm việc, trao đổi chuyên môn, thắc mắc, tồn đọng khuyến nghị để tăng cường chất lượng hiệu buổi làm việc sau Việc giám sát đánh giá kết thực dự án có biên làm việc ngày, biên nghiệm thu phần việc Việc đánh giá tổng kết kết phần cơng việc có ý nghĩa quan trọng việc áp dụng công cụ vào thực tế, đưa định hướng phát triển cơng tác tư vấn Chính vỡ sau bước thực phía người sử dụng cuối có trách nhiệm báo cáo tổng kết cơng việc đưa kết thực hiện, kiến nghị áp dụng phương hướng phát triển 2.3 Đánh giá chung công tác chuẩn bị, thực quản lý dự án đầu tư EVN.IT 2.3.1 Những kết đạt Nhìn chung, cơng tác chuẩn bị, thực quản lý dự án EVN.IT thời gian qua diễn theo quy trình chuẩn bị, thực quản lý dự án đề ra, đảm bảo chất lượng tiến độ công việc giai đoạn dự án (Chi tiết cụ thể phân tích phần trên.) 2.3.2 Một số hạn chế 2.3.2.1 Về chất lượng nội dung Báo cáo nghiên cứu khả thi Qua việc tìm hiểu, nghiên cứu Báo cáo nghiên cứu khả thi “Mua sắm phần mềm thiết kế nhà máy phục vụ nâng cao công tác tư vấn cho khối tư vấn Tổng công ty“ EVN.IT lập, tác giả có số ý kiến sau: 2.3.2.1.1 Về mục tiêu dự án: - Chưa xác định rõ phương hướng phát triển lực tư vấn TCT thời gian tới (như xác định khả tư vấn đảm đương công tác thiết kế nhiệt điện mức nào, vào thời điểm ), qua đánh giá trạng tư vấn (cả người trang bị) để xác định cần thiết phải mua phần mềm tiến độ mua nhằm đáp ứng phương hướng phát triển dự kiến, đồng thời sở xác định hiệu dự án, cam kết trách nhiệm đơn vị đưa nhu cầu mua sắm; - Chưa xác định việc mua sắm đáp ứng cho cơng trình thời gian tới Có cần th tư vấn nước ngồi khơng? 2.3.2.1.2 Về quy mô dự án: 60 - Chưa mô tả rõ sản phẩm mua giúp cho tư vấn đảm đương việc thiết kế nhà máy điện từ giai đoạn đến giai đoạn 2.3.2.1.3 Về yêu cầu nội dung phần mềm: - Không nên viết sở mơ tả chức phần mềm có sẵn, nên - trình bày rõ quy trình thiết kế nhà máy nhiệt điện (từ giai đoạn lập BCNCKT, thiết kế kỹ thuật, vẽ thi cơng ) từ xác định tốn cần tính tốn, vẽ cần lập, liệt kê cần bóc tách, tài liệu cần hoàn thành cho giai đoạn ; sở quy trình thiết kế tương đối chi tiết, xác định cơng đoạn cần tự động hố thiết kế dự án Đây sở để xác định đáp ứng phần mềm với yêu cầu dự án - Các nội dung liên quan đến công nghệ thông tin yêu cầu bắt buộc cần mơ tả 2.3.2.1.4 Về kinh phí dự án: - Kinh phí đào tạo: Nên yêu cầu đào tạo sản phẩm lắp đặt Viện Năng lượng, có tác dụng: Kiểm tra sản phẩm mua sắm; tiết kiệm tiền thuê phòng trang bị đào tạo 2.3.2.1.5 Về phân tích hiệu đầu tư - Trong BCNCKT chủ yếu nêu tác dụng sản phẩm, chưa khẳng định hiệu tài hay kinh tế dự án Cụ thể : Khơng xây dựng dịng tiền dự án khơng thể tính tốn tiêu hiệu tài hay hiệu kinh tế (NPV, IRR, thời gian hoàn vốn dự án ) dự án mang lại Do thiếu tính thuyết phục cần có BCNCKT 2.3.2.2 Về cơng tác lập dự toán Do dự án đấu thầu theo hình thức định thầu (qua phân tích, so sánh trình bày BCNCKT giải pháp tự động hoá thiết kế nhà máy nhiệt điện có thị trường giới, đến kết luận nên sử dụng giải pháp PDS hãng INTERGRAPH thông qua nhà thầu Cty TNHH Cơng nghệ Đồ hoạ) việc lập dự tốn cho dự án có nét riêng biệt so với dự án đấu thầu theo hình thức cạnh tranh khác Tuy nhiên, theo ý kiến cá nhân tác giả cơng tác lập dự tốn cho dự án vào chào giá Công ty TNHH Cơng nghệ Đồ hoạ mà khơng có phân tích kỹ giá sản phẩm tương tự thị trường hạn chế Sự thiếu sót dẫn tới việc lập dự tốn khơng xác, lãng phí vốn đầu tư Bên cạnh việc lựa chọn sản phẩm đáp ứng đầy đủ tiêu chuẩn kỹ thuật đề việc định thầu dẫn tới bất lợi cho chủ đầu tư (ở 61 EVN) thường phải chấp nhận giá nhà thầu chào, mà có lựa chọn đồng thời việc thương thảo giảm giá gặp khó khăn 2.3.2.3 Về mơ hình tổ chức quản lý triển khai dự án: Cũng theo ý kiến cá nhân tác giả Việc xây dựng máy thực dự án nêu cồng kềnh, phức tạp, không cần thiết phải có tham gia Phó Tổng giám đốc vào Ban đạo dự án Theo tác giả nên coi chủ trương trang bị tự động hố cơng tác tư vấn u cầu đơn vị tư vấn, cụ thể Viện Năng lượng có nhu cầu mở rộng lĩnh vực hoạt động tư vấn thiếu vốn nên TCT xem xét chấp nhận cung cấp vốn cho đơn vị mua sắm Và sản phẩm phần mềm trang bị cho Viện Năng lượng nên đề nghị sử dụng máy Viện Năng lượng để mua sắm, tăng cường tập trung trách nhiệm cho Viện Năng lượng, sau sản phẩm không phát huy hiệu hoàn toàn Viện Năng lượng chịu hoàn toàn trách nhiệm (Viện Năng lượng tự đặt nhu cầu, tự nội dung phần mềm, tự thương thảo mua sắm tổ chức đào tạo dự kiến sử dụng tương lai) Viện Năng lượng xây dựng tổ công tác thực việc mua sắm, tổ chức xây dựng phận tiếp nhận, tham gia đào tạo sử dụng sản phẩm sau hoàn toàn theo biên chế Viện Năng lượng Các Ban chức TCT tham gia vai trò thông thường việc thẩm định theo phân cấp EVN.IT có ý kiến phù hợp với sách trang bị công nghệ tin học EVN 62 CHƯƠNG PHƯƠNG HƯỚNG VÀ KIẾN NGHỊ MỘT SỐ GIẢI PHÁP NHẰM HỒN THIỆN QUY TRÌNH CHUẨN BỊ, THỰC HIỆN VÀ QUẢN LÝ DỰ ÁN ĐẦU TƯ TẠI TRUNG TÂM CÔNG NGHỆ THÔNG TIN TỔNG CÔNG TY ĐIỆN LỰC VIỆT NAM 3.1 Phương hướng hồn thiện cơng tác chuẩn bị, thực quản lý dự án đầu tư EVN.IT Các dự án công nghệ thông tin EVN.IT thực quản lý thuộc nhiều nguồn vốn khác nhau, như: Vốn đầu tư phát triển EVN, vốn Ngân hàng Thế giới (WB), vốn Cơ quan phát triển thương mại Hoa Kỳ (TDA), vốn Tổ chức hợp tác phát triển Thuỵ Điển (SIDA) Do vậy, việc chuẩn bị, thực quản lý dự án sử dụng nguồn vốn phải tuân theo quy định tổ chức tài trợ vốn Từ thành lập nay, EVN.IT thực quản lý dự án đầu tư theo quy định tổ chức tài trợ vốn cho dự án Do trình độ thời gian có hạn tác giả xin không đề cập tới dự án sử dụng nguồn vốn nước ngoài, mà xin đề cập tới dự án sử dụng nguồn vốn nước (mà cụ thể nguồn vốn đầu tư phát triển TCT) Các dự án sử dụng vốn đầu tư phát triển EVN thực quản lý theo quy định hành pháp luật Việt Nam (Ví dụ như: Quy chế Quản lý đầu tư xây dựng ban hành kèm theo nghị định 52/1999/NĐ-CP, số 12/2000/NĐ-CP số 07/2003/NĐ-CP; Quy chế đấu thầu ban hành kèm theo nghị định 88/1999/NĐ-CP số 66/2003/NĐ-CP ) Bởi vậy, công tác chuẩn bị, thực quản lý dự án sử dụng vốn đầu tư phát triển EVN phải bám sát vào hướng dẫn quy định văn pháp luật kể Về phía Tổng cơng ty Điện lực Việt Nam: Cần có phân cấp triệt đơn vị thành viên trực tiếp chủ động thực đầu tư Như đảm bảo cho dự án hoàn thành đạt chất lượng, tiến độ tăng cường tính chịu trách nhiệm cho đơn vị Về phía EVN.IT: - Phải xây dựng quy trình chuẩn bị, thực quản lý dự án đầu tư có phối hợp nhịp nhàng, phân công công tác rõ ràng, tránh chồng chéo đặc biệt gắn chặt với quy định hành Nhà nước - Bên cạnh việc có quy trình phối hợp thực tốt, hiệu cao EVN.IT cần trọng vào việc xây dựng đội ngũ cán giỏi, nhiệt tình công việc Do đặc thù công nghệ thông tin lĩnh vực đội ngũ cán cơng nhân viên EVN.IT cịn 63 trẻ thiếu kinh nghiệm Do việc triển khai dự án công nghệ thông tin lớn gặp nhiều khó khăn thời gian tới Vì vậy, EVN.IT cần có sách thu hút, đào tạo bồi dưỡng nhân tài Đó bước chuẩn bị tích cực để thời gian tới EVN.IT đủ sức trở thành đơn vị hạch toán độc lập, có khả tự chủ tài chính, bước phát triển trở thành đơn vị mạnh ngành công nghệ thông tin nước nhà 3.2 Kiến nghị số giải pháp nhằm hồn thiện quy trình thực quản lý dự án đầu tư Trung tâm Công nghệ thông tin- Tổng công ty Điện lực Việt Nam 3.2.1 Xét góc độ quản lý vĩ mơ - Về phía Nhà nước: Cần hồn thiện hệ thống sách, văn pháp luật quản lý hoạt động đầu tư xây dựng, hoạt động đấu thầu Việc sớm hồn thiện sách, quy định tạo điều kiện cho chủ thể kinh tế thực công việc tốt hơn, hiệu - Về phía EVN: Từng bước cải cách thủ tục hành cơng tác quản lý theo hướng gọn nhẹ; đồng thời có phân cơng, phân cấp triệt để dự án tương đối đặc thù cho đơn vị thành viên Việc giúp cho dự án thực với chất lượng cao hơn, hoàn thành tiến độ tăng tính chịu trách nhiệm đơn vị phân cấp 3.2.2 Xét góc độ quản lý vi mơ 3.2.2.1 Xây dựng quy trình chuẩn bị, thực quản lý dự án gắn chặt với quy định Nhà nước Để khắc phục hạn chế việc thiếu phối hợp nhịp nhàng, chặt cxẽ phịng, phận chức cơng tác chuẩn bị, thực quản lý dự án phân tích áp dụng Quy trình thực quản lý dự án EVN.IT; đồng thời để đáp ứng yêu cầu chất lượng công tác chuẩn bị, thực quản lý dự án, nhằm bước nâng cao hiệu kinh doanh, đảm bảo chấp hành đầy đủ nghiêm chỉnh quy định pháp luật ( ví dụ như: Quy chế Quản lý đầu tư xây dựng, Quy chế đấu thầu ), tác giả mạnh dạn đưa “Quy trình chuẩn bị, thực quản lý dự án đầu tư theo Quy chế Quản lý đầu tư xây dựng” Tuy nhiên, để đưa Quy trình chuẩn bị, thực quản lý dự án đầu tư bao trùm tồn nội dung công việc theo quy định Quy chế Quản lý đầu tư xây dựng, tác giả xin đặt giả định: - Trung tâm Công nghệ thông tin Tổng công ty giao làm Chủ đầu tư dự án 64 - Hình thức quản lý dự án: Tự thực Khi giả định thay đổi, vào trường hợp mà giảm bớt số nội dung công việc quy trình Dưới sơ đồ minh hoạ cho Quy trình thực quản lý dự án theo Quy chế Quản lý đầu tư xây dựng Lập đề án xin chủ trương Trách nhiệm Giai đoạn Quy trỡnh N Nội dung Phối hợp Phũng QLDA - Soạn thảo nội dung: 1, 2, 6, quy định lập BCTKT Phũng CNPM (hoặc/và HTM, TVH) - Soạn thảo nội dung : 3, 4, quy định lập BCTKT Trỡnh duyệt Y Phũng QLDA Phũng CNPM (hoặc/và HTM, TVH) Khảo sát sơ Phũng CNPM (hoặc/và HTM, TVH) Lập dự án đầu tư Y Phũng QLDA Phũng CNPM (hoặc/và HTM, TVH) N Trỡnh duyệt CHUẨN BỊ ĐẦU TƯ Phũng QLDA Khảo sát, Thiết kế, Lập Dự toán Phũng QLDA N Phũng CNPM (hoặc/và HTM, TVH) Phũng QLDA Trỡnh duyệt Phũng CNPM (hoặc /và HTM, TVH) -Thực theo chức năng, nhiệm vụ Phũng QLDA - Cung cấp thơng tin VB PL, chế sách - Tổ chức lập dự án đầu tư nội dung: 1, 2, 8,10, 11, 12, 13, 14 (BCKT) 1, 2, 3, 6, (BC đầu tư) - Tham mưu việc phân công thực dự án Phũng CNPM (hoặc /và HTM, TVH) -Tham gia lập dự án đầu tư nội dung: 3, 4, 5, 6, 7, ( BCKT) 4, ( Báo cáo đầu tư) Phũng QLDA - Thực thủ tục đầu tư trỡnh phờ duyệt Phũng CNPM (hoặc /và HTM, TVH) - Bảo vệ BCKT Báo cáo đầu tư Phũng CNPM (hoặc /và HTM, TVH) - Thực theo chức nhiệm vụ - Lập Thiết kế kỹ thuật - Thi công Phũng Quản lý dự ỏn - Lập dự toán - Lập kế hoạch nhu cầu vốn cho giai đoạn Phũng CNPM (hoặc /và HTM, TVH) - Bảo vệ Thiết kế kỹ thuật - Thi công dự toán Phũng Quản lý dự ỏn - Thực cỏc thủ tục trỡnh duyệt - Tham gia bảo vệ Phũng QLDA - Thực thủ tục để lựa chọn nhà cung cấp - Thiết kế, soạn thảo hồ sơ mời thầu, tổ chức đấu thầu - Soạn thảo, ký kết, theo dừi lý hợp đồng Phũng CNPM (hoặc /và HTM, TVH) - Xác định nhu cầu thiết bị, công nghệ cần mua sắm - Soạn thảo yêu cầu đặc tính kỹ thuật HSMT - Giám sát thi công; nghiệm thu thiết bị, công nghệ Phũng Tài chớnh kế toỏn - Tạm ứng toán vốn dự , án th ực hi ện , ki ể m so ỏt th ủ tụ c th eo dừ i, bỏ o cỏ o tiế n độ th ực hi ện dự án , đầ u m ối ph ĐẦU TƯối hợ p gi ữa cá c ph ận liê n qu an đế n dự án Phũng QLDA Phũng CNPM (hoặc/và HTM, TVH) Phũng QLDA - Soạn thảo văn trỡnh duyệt, xin chủ trương Phũng QLDA Phũng CNPM (hoặc/và HTM, TVH) Phũng TCKT Y Lắp đặt, Lập trỡnh Vận hành, Triển khai, hướng dẫn sử dụng Phũng CNPM (hoặc HTM, TVH) Phũng CNPM (hoặc /và HTM, TVH) - Thực theo chức năng, nhiệm vụ Nghiệm thu, Bàn giao Phũng CNPM (hoặc /và HTM, TVH) - Thực theo chức năng, nhiệm vụ ứ n g v ố n , t h a n h t o Á N : T m D Ự K Ế T O Á N Phũng CNPM (hoặc/và HTM, TVH) THỰC HIỆN Mua sắm thiết bị công nghệ Bảo hành Phũng CNPM (hoặc /và HTM, TVH) - Thực theo chức , nhiệm vụ Phũng CNPM (hoặc/và HTM, TVH) Phũng CNPM (hoặc/và HTM, TVH) Phũng CNPM (hoặc /và HTM, TVH) - Thực theo chức , nhiệm vụ Quyết toán N Trỡnh duyệt Y Kết thúc 65 KẾT THÚC ĐẦU TƯ Phũng TCKT Phũng CNPM (hoặc/và HTM, TVH) Phũng QLDA Phũng Tài chớnh kế toỏn - Quản lý sử dụng nguồn vốn đầu tư - Thực quy định quản lý tài - Lập tốn Phũng CNPM (hoặc /và HTM, TVH) - Cung cấp thông tin hồ sơ phục vụ toán Phũng Quản lý dự ỏn - Cung cấp thông tin hồ sơ phục vụ toán 3.2.2.1.1 Lập đề án xin chủ trương Để ban giám đốc đề xuất Tổng công ty đồng ý giao nhiệm vụ thực dự án cho Trung tâm số trường hợp Trung tâm cần lập đề án xin chủ trương Tổng Công ty Đề án xây dựng dựa hướng dẫn lập Báo cáo nghiên cứu tiền khả thi phân cơng thực sau: Phịng Quản lý dự án - Đầu mối lập đề án trực tiếp soạn thảo nội dung 1, 2, 6, quy định điều 23, Nghị định 52/1999/NĐ-CP Chính phủ Quy chế Quản lý Đầu tư xây dựng - Soạn thảo văn trình duyệt xin chủ trương Phịng Cơng nghệ phần mềm (hoặc/ Hệ thống Mạng, Tổ vận hành) - Tham gia lập đề án trực tiếp soạn thảo nội dung 3, 4, quy định điều 23 Nghị định 52/1999/NĐ-CP Chính phủ Quy chế Quản lý đầu tư Xây dựng 3.2.2.1.2 Lập dự án đầu tư Phòng Quản lý dự án - Cung cấp thông tin văn quy phạm pháp luật, chế sách đầu tư xây dựng - Tổ chức lập dự án đầu tư Trong trường hợp thuê tư vấn lập dự án đầu tư : Thực thủ tục quy định Quy chế Đấu thầu để lựa chọn tư vấn Thiết kế, soạn thảo hồ sơ mời thầu, tổ chức đấu thầu định tư vấn Soạn thảo, tổ chức ký kết, theo dừi thực lý hợp đồng ký kết với tư vấn Đầu mối phối hợp cung cấp thông tin cho tư vấn thẩm định dự án đầu tư nội dung: 1, 2, 8, 10, 11, 12, 13, 14 quy định điều 24, Nghị định 52/1999/NĐ-CP Chính Phủ Quy chế Quản lý đầu tư Xây dựng (nếu Báo cáo nghiên cứu khả thi) 66 1, 2, 3, 6, quy định mục III, Thông tư 11/2000/TT-BKH Bộ Kế hoạch Đầu tư (nếu Báo cáo đầu tư) Trong trường hợp tự lập dự án đầu tư: Trực tiếp soạn thảo nội dung : 1, 2, 8, 10, 11, 12, 13, 14 quy định điều 24, Nghị định 52/1999/NĐ-CP Chớnh Phủ Quy chế Quản lý đầu tư Xây dựng (nếu Báo cáo nghiên cứu khả thi) 1, 2, 3, 6, quy định mục III, Thông tư 11/2000/TT-BKH Bộ Kế hoạch Đầu tư (nếu Báo cáo đầu tư) - Thực thủ tục đầu tư: Soạn thảo văn trỡnh duyệt dự ỏn đầu tư, Gửi hồ sơ dự án văn trỡnh đến cấp có thẩm quyền phê duyệt - Tham mưu cho Ban Giám đốc việc phân công thực dự án theo đỳng vai trũ đươc phê duyệt Quyết định đầu tư Phịng Cơng nghệ phần mềm (hoặc / HTM, TVH) - Tham gia lập dự án đầu tư Trong trường hợp thuê tư vấn lập dự án đầu tư : Soạn thảo nội dung kỹ thuật hồ sơ mời thầu tư vấn Đầu mối phối hợp cung cấp thông tin cho tư vấn thẩm định dự án đầu tư nội dung: 3, 4, 5, 6, 7, quy định điều 24, Nghị định 52/1999/NĐ-CP Chớnh Phủ Quy chế Quản lý đầu tư Xây dựng (nếu Báo cáo nghiên cứu khả thi) 4, quy định mục III, Thông tư 11/2000/TT-BKH Bộ Kế hoạch Đầu tư (nếu Báo cáo đầu tư) Trong trường hợp tự lập dự án đầu tư: Trực tiếp soạn thảo nội dung : 3, 4, 5, 6, 7, quy định điều 24, Nghị định 52/1999/NĐ-CP Chớnh Phủ Quy chế Quản lý đầu tư Xây dựng (nếu Báo cáo nghiên cứu khả thi) 4, quy định mục III, Thông tư 11/2000/TT-BKH Bộ Kế hoạch Đầu tư (nếu Báo cáo đầu tư) - Bảo vệ Báo cáo nghiên cứu khả thi Báo cáo đầu tư (nếu có) 3.2.2.1.3 Thực việc khảo sát, thiết kế, phân tích lập tổng dự toán Phũng CNPM (hoặc /và HTM, TVH) - Tiến hành công việc khảo sát, phân tích theo hướng dẫn Quy trỡnh liờn quan - Lập Thiết kế kỹ thuật - Thi công - Bảo vệ Thiết kế kỹ thuật - Thi công dự toán Phũng Quản lý dự ỏn - Lập dự toán 67 - Thực cỏc thủ tục trỡnh duyệt Thiết kế kỹ thuật - Thi cụng dự toỏn - Tham gia bảo vệ Thiết kế kỹ thuật - Thi cơng dự tốn - Xây dựng kế hoạch chi tiết nhu cầu vốn cho giai đoạn để làm tạm ứng vốn 3.2.2.1.4 Mua sắm thiết bị công nghệ Phũng Quản lý dự ỏn - Thực thủ tục quy định Quy chế Đấu thầu để lựa chọn nhà cung cấp - Thiết kế, soạn thảo hồ sơ mời thầu, tổ chức đấu thầu định nhà cung cấp - Soạn thảo, tổ chức ký kết hợp đồng, theo dừi thực lý hợp đồng ký kết với nhà cung cấp Phũng CNPM (hoặc /và HTM, TVH) - Xác định nhu cầu thiết bị, công nghệ cần mua sắm - Soạn thảo nội dung yêu cầu đặc tính kỹ thuật thiết bị, cơng nghệ cần mua sắm hồ sơ mời thầu - Giỏm sỏt quản lý quỏ trỡnh thi cụng xõy lắp; nghiệm thu thiết bị, cụng nghệ Phũng Tài chớnh kế toỏn - Tạm ứng toán vốn 3.2.2.1.5 Quyết toán vốn đầu tư Phũng Tài chớnh kế toỏn - Quản lý sử dụng cỏc nguồn vốn đầu tư từ chuẩn bị đầu tư, thực đầu tư đưa dự án vào khai thác sử dụng - Thực đầy đủ nội dung quy định quản lý tài - Lập tốn - Thực cỏc thủ tục trỡnh phờ duyệt toỏn Phũng CNPM (hoặc /và HTM, TVH) - Cung cấp thơng tin hồ sơ phục vụ tốn Phũng Quản lý dự ỏn - Cung cấp thông tin hồ sơ phục vụ toán 68 Như vậy, với quy trình tương đối tổng qt áp dụng cho loại dự án; có nêu rõ nhiệm vụ phịng, phận chức chế phối hợp hoạt động phịng, phận giai đoạn cụ thể Có thể nói với quy trình giúp cho việc chuẩn bị, thực quản lý dự án EVN.IT tương lai mang lại chất lượng hiệu cao Tránh tải hầu hết công việc tất giai đoạn dồn lên vai phòng Quản lý dự án 3.2.2.2 Bổ sung cấu tổ chức quản lý dự ỏn Trong thực tế từ trước tới nay, tiến hành dự án, EVN.IT thường thành lập Tổ công tác, đại đa số cú tham gia cỏc phũng chức như: Phũng Quản lý dự ỏn, Phũng Tổng hợp, Phũng Tài chớnh kế toỏn Tuy nhiờn cỏc phũng tham gia vào dự ỏn thường thực chức nhiệm vụ thường xuyên nhiều vai trũ thụ động Trong đú cú nhiều cụng việc dự ỏn thuộc lĩnh vực chuyờn mụn cỏc phũng chức như: làm thủ tục đầu tư, lập kế hoạch, thực thu chi dự án… thỡ lại quản trị dự án (Tổ trưởng, Tổ phó tổ cơng tác) đảm nhiệm Thực tế làm cho quản trị dự án rơi vào tỡnh trạng quỏ tải nhiều gặp khú khăn dẫn đến làm chậm thủ tục tiến độ dự án Do đó, để khắc phục nhằm tăng cường vai trũ cỏc phũng chức Trung tâm tham gia vào dự án, tác giả xin đề nghị đưa vào biên chế Dự án hai chức danh là: Thư ký dự ỏn Kế toỏn dự ỏn với cỏc nhiệm vụ sau: Thư ký dự ỏn: Là chuyờn viờn phũng Quản lý dự ỏn, tham gia vào dự ỏn với nhiệm vụ bao gồm: - Đầu mối thực trỏch nhiệm phũng Quản lý dự ỏn Dự ỏn - Tham mưu cho Quản trị dự án việc tuân thủ thủ tục đầu tư, lập kế hoạch, phối hợp tổ chức thực dự án - Lập Nhật ký dự ỏn cung cấp, bỏo cỏo cỏc thụng tin liờn quan đến dự án Tổ chức Hội thảo dự án - Các công việc khác theo phân công Quản trị dự án Kế toỏn dự ỏn: Là chuyờn viờn phũng Tài kế tốn, tham gia vào dự án với nhiệm vụ bao gồm: - Đầu mối thực cỏc trỏch nhiệm phũng Tài chớnh kế toỏn dự ỏn - Tham mưu cho Quản trị dự án việc tuân thủ quy định quản lý tài chớnh, lập kế hoạch tạm ứng vốn toán vốn - Thực nghiệp vụ thu chi dự án - Các công việc khác theo phân công Quản trị dự án Tỡnh hỡnh thực cụng việc cỏc chuyờn viờn Quản trị dự án đánh giá làm cho lónh đạo Phũng chức đánh giá, xếp loại mức độ hoàn thành nhiệm vụ theo kỳ đánh giá 69 3.2.2.2 Xây dựng thủ tục dự án Có thủ tục dự án thức chỗ cho dự án quan trọng Nếu thủ tục không làm tài liệu khơng tn theo chúng họ khơng biết thủ tục Do cần phải phát triển áp đặt thủ tục tốt, bao qt nhiều chủ đề Ít có lí để viết thủ tục : - Chúng cải thiện trao đổi Mọi người tham khảo tới tài liệu để thu thông tin quan trọng cải thiện hiệu họ - Chúng làm tăng suất Bằng việc truy nhập vào thủ tục viết rõ ra, thành viên Tổ cơng tác tham khảo tới thủ tục thích hợp để biết thơng tin phí thời gian tìm hay làm gián đoạn người khác Tất nhiên ta tránh việc phát triển thủ tục cho hành động riêng lẻ dự án Các thủ tục cho hành động phản tác dụng dẫn tới việc kiểm soát đáng kiềm chế tính sáng tạo tổ Các thủ tục nên bao quát chủ điểm chất, chủ đề Người Quản lý dự án phải xác định chủ đề chất mức độ chi tiết Mỗi thủ tục nên trả lời câu hỏi liên quan tới ai, gì, nào, đâu, nào, cho chủ đề đặc biệt Bên cạnh đó, thủ tục nên có mục sau : - Mục đích - Phạm vi - Nội dung - Chấp thuận ( Chữ ký người QLDA) - Phụ lục 3.2.2.4 Xây dựng Hồ sơ lịch sử dự án Hồ sơ lịch sử dự án cung cấp cho thành viên Tổ nhiều thông tin hữu dụng Đây tệp có chứa thơng tin dự án từ lập dự toán trách nhiệm Đặc biệt, hay nhiều tệp trì cho chủ đề chính, bao gồm: - Thư từ với cấp quản lý khách hàng - Các nháp tài liệu có ý nghĩa - Các biểu mẫu - Các ghi nhớ - Các biên họp - Các thủ tục - Các báo cáo - Các trách nhiệm - Cập nhật lịch biểu - Các cấu trúc phân việc 70 Các hồ sơ lịch sử dự án trì tốt đưa nhiều ưu điểm: - Thứ nhất, chúng tạo điều kiện tốt cho việc theo dõi dấu vết Bất kì thành viên Tổ cần phải nắm nguyên nhân vấn đề họ xét lại tệp để biết thông tin Điều giúp cho họ xác định nguyên nhân sửa chữa vấn đề - Thứ hai, hồ sơ lịch sử dự án tạo điều kiện thuận tiện cho việc kiểm toán Thỉnh thoảng quản lý cấp cao tiến hành kiểm tốn u cầu thơng tin đặc biệt Các Hồ sơ lịch sử dự án phục vụ kho chứa tuyệt vời thông tin để đáp ứng cho việc - Thứ ba, Hồ sơ lịch sử dự án bảo vệ cho người QLDA Nếu điều khơng ý muốn họ tạo giấy tờ làm việc có liên quan từ tệp để hỗ trợ cho việc bảo vệ họ - Thứ tư, báo cáo làm dễ dàng từ hồ sơ lịch sử dự án Các thành viên truy nhập trực tiếp vào tệp trích thơng tin cần thiết để xây dựng báo cáo - Thứ năm, hồ sơ lịch sử dự án có khả làm ngắn lại đường cong học tập thành viên Thay để tài liệu bị giấu kín ngăn tủ người, giấy tờ làm việc nên cất giữ vị trí trung tâm người truy cập tới Mọi người không phí thời gian định vị tài liệu - Cuối cùng, hồ sơ lịch sử dự án làm cải thiện trao đổi Mọi người tham khảo tới tệp để làm sáng tỏ điều mơ hồ hay để tìm câu trả lời cho câu hỏi Vấn đề hành chính: Để thu lợi ích việc có hồ sơ lịch sử dự án, cần đề cập tới vấn đề hành quan trọng Thứ xác định thiết lập trì tệp Người Quản lý dự án phải bổ nhiệm trơng coi tệp Trách nhiệm người nên bao gồm việc thiết lập tệp, bổ sung hay loại bỏ tài liệu quy định người có quyền truy nhập Việc xây dựng tệp dễ dàng Người trông coi đơn giản dùng tủ cỡ lớn chất vào với cặp tài liệu Mỗi cặp tài liệu có nhãn mơ tả cho nội dung Thứ hai lựa vị trí trung tâm cho tệp Hãy chắn để tệp cho thành viên tổ dễ dàng truy nhập Cách tiếp cận khác dùng chung tệp dạng điện tử Một nguồn phục vụ tệp với danh mục định trước chứa tất hồ sơ lịch sử dự án Các thành viên tổ ban cho quyền truy nhập đọc Phần khác trang chủ mạng LAN Trung tâm, với móc nối tới tài liệu tham chiếu 3.2.2.5 Xây dựng Báo cáo 71 Báo cáo đóng vai trò chủ chốt việc theo dõi điều phối cuối kiểm soát tiến độ dự án Thường báo cáo dùng để hiển thị thông tin tiến độ so với lịch biểu, ngân sách chất lượng Các báo cáo có nhiều dạng Chúng dạng bảng hay đồ hoạ Chúng xuất dạng in giấy hay dạng điện tử Bản báo cáo cất giữ dạng vật lý điện tử (hay 2) Chỗ thích hợp để cất giữ báo cáo bao gồm tài liệu dự án hồ sơ lịch sử dự án Việc cất giữ tìm kiếm quan trọng để phân tích nguồn gốc vấn đề, rút học kinh nghiệm, hoàn thành số liệu thống kê cung cấp dấu vết kiểm toán 3.2.2.6 Xây dựng Thư viện dự án Thư viện dự án chỗ cất giữ tài liệu dự án để bảo vệ làm cho thành truy nhập cho người Thư viện dự án nên chứa tất tài liệu có liên quan tới dự án, bao gồm: - Các công bố Trung tâm ( sách thủ tục ) - Sách - Bản tin - Hồ sơ lịch sử dự án - Tài liệu dự án - Chính sách thủ tục dự án - Tài liệu kỹ thuật Thư viện dự án phục vụ kho thông tin trung tâm Mọi người phải biết chỗ để tìm thơng tin thay tìm chúng Nó phục vụ trung tâm huấn luyện tuyệt vời cho nhân viên tới đọc, giảm bớt đường cong học tập họ 3.2.2.7 Xây dựng sổ tay dự án Sổ tay dự án tài liệu sưu tập thông tin hữu dụng mà thành viên tham khảo họ có câu hỏi Sổ tay dự án cung cấp nhiều ưu điểm Nó cải tiến trao đổi Nếu nhân viên có sổ tay tham khảo cần họ tìm thông tin họ cần Nếu họ cần phải biết tiếp xúc với để xin phê duyệt chẳng hạn, họ tham khảo sổ tay Họ khơng phải thời gian q giá để tìm thơng tin hay thu thơng tin khơng từ Cuốn sổ tay làm giảm xuất hoạt động không sản xuất Rất thường người dành thời gian vào hoạt động mà lại khơng đóng góp cho suất lớn Hoạt động phí hồi thơng thường tìm thơng tin mà đáng có sẵn Sổ tay dự án giúp khử bỏ hoạt động phí hồi việc làm cho thơng tin thành sẵn có Sổ tay làm giảm phạm vi tác động việc ngắt quãng với nhân viên nên có suất Ai cần số điện thoại hay tên khơng phải 72 ngắt qng cá nhân có suất, thường xảy nhân viên làm gián đoạn thành viên tổ dự án dạn dày Sổ tay dự án cung cấp việc chuẩn hố việc chứa thơng tin chung sẵn có cho người Tất người tham khảo tới thủ tục dùng biểu mẫu thay thực thủ tục khác Cùng với việc chuẩn hố việc kiểm sốt trao đổi người QLDA tốt Cuốn sổ tay cho phép đảm bảo thành viên có thơng tin để thực cách hiệu lực hiệu Cuối cùng, sổ tay dự án công cụ tuyệt hảo để huấn luyện nhân viên việc cung cấp thông tin cần thiết để giúp họ trở thành quen thuộc với dự án Để hữu dụng, sổ tay dự án nên chứa thông tin nhiều chủ điểm, bao gồm: - Tài nguyên sẵn có - Các sơ đồ - Lập kế hoạch dự phòng - Giải với cấp khách hàng - Việc ước lượng - Các biểu mẫu - Các họp (định kì bất thường ) - Lịch biểu mạng - Sơ đồ tổ chức - Danh sách số điện thoại - Các phát biểu thủ tục sách - Cơng bố dự án - Các báo cáo - Các chức hỗ trợ dịch vụ - Phát biểu công việc - Các trách nhiệm thành viên tổ - Cấu trúc phân việc - Luồng công việc Tổ chức sổ tay quan trọng nội dung Nó khơng nên việc xếp tài liệu mà khơng có trình tự logic Nếu sổ tay tệp linh tinh lớn, người gạt sang bên tìm thơng tin khác Sổ tay nên có mục giới thiệu; với bảng mục lục trình bày thông tin cách dùng sổ tay Bảng mục lục chứa tài liệu tham khảo nên tổ chức theo chủ đề Cuốn sổ tay nên có mục chứa thông tin phụ, phụ lục, bảng từ mục Xác định nội dung kết cấu logic khía cạnh quan trọng việc xây dựng sổ tay dự án Bên cạnh đó, ta phải đề cập tới số xem xét hành quan trọng Người quản lý dự án nên xác định lập kế hoạch tổ chức sổ tay Việc xây dựng sổ tay dự án khơng dễ, đòi hỏi làm việc cần mẫn, thời gian tiền bạc; cần người có kĩ tổ chức, biết nghiên cứu viết tốt 73 Người QLDA cần xác định cập nhật sổ tay dự án Cuốn sổ tay làm mà không cập nhật khơng, cuối bạn có sổ tay vô dụng Cách tốt lựa khơng làm việc nhiệm vụ găng Cuốn sổ tay nên cập nhật sở đặn (hàng tháng hàng quý) Mọi người tổ dự án nên có sổ tay để làm tăng tính sẵn có thơng tin Nếu điều khơng thể bạn đưa cho trưởng nhóm hay người làm việc hoạt động đường găng Cách thức giúp làm giảm nhẹ chi phí hành đảm bảo người dùng truy nhập vào thơng tin Nhiều người quản lý dự án rùng nghĩ tới việc xây dựng sổ tay dự án, cảm thấy địi hỏi q nhiều cơng sức thời gian họ phải Vâng, thời gian công sức dành cho việc xây dựng sổ tay sau tiết kiệm nhiều thời gian cơng sức Các nhân viên khơng phí hồi thời gian q báu việc tìm thông tin Bằng việc tham khảo tới sổ tay này, họ không làm gián đoạn nhân viên có suất cao để hỏi thơng tin dễ dàng trả lời 74 ... án án Chuyêngia gia Chuyên quảnlýl? ?dự d? ?án án quản (Cốvấn) vấn) (Cố Tổchức chức Tổ thựchiện thực dự? ?n ánI I dự Tổchức chức Tổ thựchiện thực dự? ?n ánIIII dự Tổchức chức Tổ thựchiện thực dự? ?n ánIIIIII... (Chủnhiệm nhiệmđiều điềuhành hànhdự dự (Chủ án) án) Tổchức chứcthực thực Tổ hiệndự dự? ?n ánI I Khảo Khảo sát sát Thiết Thiết kế kế Tổchức chứcthực thực Tổ hiệndự dự? ?n ánII II Xây Xây lắp lắp Hình... hành dự án Hình thức áp dụng cho dự án quy mơ lớn, tính chất phức tạp 10 Ch? ?đầu đầutư tư Chủ Ch? ?dự d? ?án án Chủ Chủnhiệm nhiệmđiều điềuhành hànhdự dự? ?n án Chủ Tổchức chức Tổ thựchiện hiệndự dự thực