Bài giảng hệ thống thông tin kế toán

BỘ THÔNG TIN VÀ TRUYỀN THÔNG HỌC VIỆN CÔNG NGHỆ BƯU CHÍNH VIỄN THƠNG - - NGUYỄN THỊ VÂN ANH PT IT NGUYỄN THỊ VIỆT LÊ BÀI GIẢNG HỆ THỐNG THƠNG TIN KẾ TỐN Tháng 11/2017 LỜI GIỚI THIỆU PT IT Học phần hệ thống thông tin kế toán học phần quan trọng chương trình đào tạo sinh viên chun ngành kế tốn Nội dung mơn học tìm hiểu cơng việc kế tốn theo quy trình, từ việc thu thập, xử lý liệu cung cấp thông tin hữu ích cho người sử dụng, nội dung việc tìm hiểu, đánh giá thiết lập hệ thống kiểm sốt nội cho hệ thống thơng tin kế tốn, phân tích, thiết kế hệ thống thơng tin kế tốn đặc biệt điều kiện tin học hóa Đặc điểm môn học khối lượng kiến thức nhiều, bao gồm lĩnh vực kế tốn tài chính, kế tốn quản trị, kiểm sốt nội bộ, cơng nghệ thơng tin… Các vấn đề, tình (bài tập) liên quan đến mơn học thơng thường có nhiều phương án giải sở hợp lý Với mục đích cung cấp kiến thức hệ thống hệ thống thống tin kế toán phục vụ cho việc giảng dạy, học tập, Học viện Cơng nghệ Bưu viễn thơng tổ chức biên soạn, hiệu chỉnh giảng “Hệ thống thơng tin kế tốn” sở tiếp cận, kế thừa cách có chọn lọc nguồn tài liệu nước Nội dung giảng gồm chương sau: Chương Tổng quan hệ thống thơng tin kế tốn Chương Các cơng cụ mơ tả hệ thống thơng tin kế tốn Chương Hệ thống thơng tin chu trình chi phí Chương Hệ thống thơng tin chu trình doanh thu Chương Hệ thống thơng tin chu trình chuyển đổi Chương Hệ thống thơng tin chu trình tài Chương Kiểm sốt hệ thống thơng tin kế tốn Các chương xếp với kết cấu hợp lý, nội dung có mối quan hệ mật thiết với góp phần giúp cho người học dễ dàng định hình mục tiêu vấn đề áp dụng vào thực tế Bài giảng TS Nguyễn Thị Vân Anh TS Nguyễn Thị Việt Lê hiệu chỉnh sở giảng “Hệ thống thống tin kế toán” TS Vũ Trọng Phong, đồng thời dựa kinh nghiệm nhiều năm giảng dạy môn học “Hệ thống thống tin kế tốn” Học viện Cơng nghệ Bưu viễn thơng Trong q trình biên soạn, hiệu chỉnh giảng khơng tránh khỏi thiếu sót, mong góp ý thầy cô, bạn đồng nghiệp, để giảng hoàn thiện tốt Xin chân thành cảm ơn! Nhóm tác giả MỤC LỤC BẢNG DANH MỤC CHỮ VIẾT TẮT BẢNG DANH MỤC HÌNH VẼ DANH MỤC BẢNG CHƯƠNG 1: TỔNG QUAN VỀ HỆ THỐNG THÔNG TIN KẾ TOÁN 1.1 Khái qt chung hệ thống thơng tin kế tốn 1.2 Hệ thống thơng tin kế tốn truyền thống hệ thống thơng tin kế tốn đại 24 1.3 Ngun tắc tổ chức hệ thống thơng tin kế tốn 26 CHƯƠNG 2: CÁC CÔNG CỤ MÔ TẢ HỆ THỐNG THÔNG TIN KẾ TỐN 29 2.1 Vai trị quan trọng cơng cụ mơ tả hệ thống thơng tin kế tốn 29 2.2 Lưu đồ chứng từ lưu đồ hệ thống 29 2.3 Sơ đồ dòng liệu 34 2.4 Các công cụ khác mô tả hệ thống thơng tin kế tốn 39 IT CHƯƠNG 3: HỆ THỐNG THÔNG TIN CHU TRÌNH CHI PHÍ 53 3.1 Khái qt chung chu trình chi phí 53 3.2 Nguyên tắc tổ chức hệ thống thông tin chu trình chi phí 54 PT 3.3 Nội dung tổ chức hệ thống thông tin chu trình chi phí 55 CHƯƠNG 4: HỆ THỐNG THƠNG TIN CHU TRÌNH DOANH THU 68 4.1 Khái quát chung chu trình doanh thu 68 4.2 Nguyên tắc tổ chức hệ thống thơng tin chu trình doanh thu 71 4.3 Nội dung tổ chức hệ thống thông tin kế tốn chu trình doanh thu 71 CHƯƠNG 5: HỆ THỐNG THƠNG TIN CHU TRÌNH CHUYỂN ĐỔI 84 5.1 Hệ thống Chi phí 84 5.2 Hệ thống lương 87 5.3 Hệ thống hàng tồn kho 90 CHƯƠNG 6: HỆ THỐNG THƠNG TIN CHU TRÌNH TÀI CHÍNH 97 6.1 Hệ thống nghiệp vụ vốn 97 6.2 Hệ thống thông tin kế toán tài sản cố định 99 CHƯƠNG 7: KIỂM SOÁT HỆ THỐNG THƠNG TIN KẾ TỐN 105 7.1 Khái niệm hệ thống kiểm soát nội 105 7.2 Kiểm sốt hệ thống thơng tin kế tốn 117 7.3 Sự an toàn trung thực liệu nội hệ thống thơng tin kế tốn 124 BẢNG DANH MỤC CHỮ VIẾT TẮT : Báo cáo tài CNTT : Cơng nghệ thơng tin COBIT : Control Objectives for Information and related Technology (Chuẩn quốc tế quản lý hệ thống thông tin) COSO : Committee Of Sponsoring Organization (Ủy ban thuộc Hội đồng quốc gia Hoa kỳ chống gian lận lập báo cáo tài chính) CPSX : Chi phí sản xuất CSDL : Cơ sở liệu ĐĐH : Đơn đặt hàng DFD : Data Flow Diagram ( Sơ đồ dòng liệu) HĐBH : Hoá đơn bán hàng HĐQT : Hội đồng quản trị HTK : Hàng tồn kho HTKSNB : Hệ thống kiểm sốt nội HTTT : Hệ thống thơng tin HTTTKT : Hệ thống thơng tin kế tốn KTV : Kiểm toán viên NCC : Nhà cung cấp NVL : Nguyên vật liệu PGH : Phiếu giao hàng PNK : Phiếu nhập kho PTKH : Phải thu khách hàng PXK : Phiếu xuất kho TSCĐ : Tài sản cố định PT IT BCTC BẢNG DANH MỤC HÌNH VẼ Trang Các cấp quản lý thông tin cung cấp 11 Hình 1.2 Hệ thống thơng tin quản lý doanh nghiệp 13 Hình 1.3 Ví dụ MIS 13 Hình 1.4 Mối quan hệ dạng hệ thống thông tin 14 Hình 1.5 Quy trình xử lý hệ thống thơng tin kế tốn 18 Hình 1.6 Quy trình xử lý nghiệp vụ theo truyền thống 25 Hình 1.7 Quy trình xử lý nghiệp vụ máy 25 Hình 2.1 Lưu đồ chứng từ doanh nghiệp 31 Hình 2.2 Các biểu tượng sử dụng lưu đồ hệ thống 32 Hình 2.3 Quy trình ghi nhận phiếu toán khách hàng cập nhận tài khoản phải thu khách hàng 33 Hình 2.4 Ví dụ lưu đồ chương trình 33 Hình 2.5 Mối quan hệ lưu đồ hệ thống lưu đồ chương trình 34 Hình 2.6 Sơ đồ luân chuyển liệu hệ thống xử lý bán hàng 35 Hình 2.7 Sơ đồ chi tiết luân chuyển liệu hệ thống xử lý bán hàng 36 Hình 2.8 Sơ đồ dịng liệu (DFD) hệ thống ứng dụng lập lệnh bán hàng – Mức 38 Hình 2.9 Sơ đồ dịng liệu (DFD) hệ thống ứng dụng lập lệnh bán hàng – Mức 38 Hình 2.10 Sơ đồ xử lý hệ thống đơn hàng hệ thống xử lý theo lô 39 Hình 2.11 Chương trình máy tính xử lý 40 Hình 2.12 Sơ đồ xử lý hệ thống đơn hàng hệ thống xử lý trực tuyến thời gian thực 41 Hình 2.13 Sơ đồ xử lý hệ thống giao hàng hệ thống xử lý theo lô 42 Hình 2.14 Sơ đồ xử lý hệ thống giao hàng hệ thống xử lý theo lô (tiếp theo) 43 Hình 2.15 Sơ đồ xử lý hệ thống giao hàng hệ thống xử lý trực tuyến thời gian thực 44 PT IT Hình 1.1 Sơ đồ xử lý hệ thống lập hóa đơn hệ thống xử lý trực tuyến thời gia thực 44 Hình 3.1 Sơ đồ dịng liệu tổng qt chu trình chi phí 53 Hình 3.2 Sơ đồ dịng liệu cấp chu trình chi phí 54 Hình 3.3 Sơ đồ dịng liệu xử lý đặt hàng 55 Hình 3.4 Sơ đồ hệ thống xử lý nghiệp vụ lập đơn đặt hàng xử lý máy tính 56 Hình 3.5 Sơ đồ dòng liệu cấp xử lý nhận hàng 57 Hình 3.6 Sơ đồ hệ thống xử lý nghiệp vụ nhận hàng xử lý máy tính 58 Hình 3.7 đồ liệu xử lý chấp nhận hố đơn theo dõi cơng nợ phải trả 59 Hình 3.8 Lưu đồ xử lý chấp nhận hố đơn theo dõi cơng nợ (thủ cơng) 60 Hình 3.9 Sơ đồ hệ thống ghi nghiệp vụ phải trả người bán 61 Hình 3.10 Lưu đồ xử lý tốn tiền máy 62 Hình 3.11 Sơ đồ hệ thống ghi nghiệp vụ chi tiền toán người bán 63 Hình 4.1 Sơ đồ dịng liệu tổng qt chu trình doanh thu 69 Hình 4.2 Sơ đồ dịng liệu cấp chu trình doanh thu 71 Hình 4.3 Sơ đồ dòng liệu cấp xử lý đặt hàng 72 Hình 4.4 Lưu đồ xử lý đơn đặt hàng thủ cơng (Phịng Kinh doanh) 73 Hình 4.5 Sơ đồ liệu xử lý xuất kho, cung cấp hàng hố 74 Hình 4.6 Quy trình xuất kho thủ cơng kho hàng 75 Hình 4.7 Sơ đồ liệu cấp xử lý hoá đơn, theo dõi cơng nợ 76 Hình 4.8 Sơ đồ liệu xử lý thu tiền 77 Hình 4.9 Lưu đồ hoạt động thu tiền phương thức xử lý máy 78 Hình 5.1 Sơ đồ dòng liệu khái quát hệ thống chi phí 85 Hình 5.2 Sơ đồ dịng liệu tổng quát chi trình tiền lương 87 Hình 5.3 Sơ đồ liệu cấp “Tính lương lập bảng lương” 88 Hình 5.4 Lưu đồ chứng từ nghiệp vụ lương 89 PT IT Hình 2.16 Mối quan hệ chu trình chi phí, doanh thu chuyển đổi 91 Hình 5.6 Sơ đồ liệu tổng quát hệ thống hàng tồn kho 92 Hình 6.1 Sơ đồ dịng liệu cấp q trình phát hành cổ phiếu 98 Hình 6.2 Sơ đồ tổng quát hệ thống tài sản cố định 100 Hình 7.1 Quá trình kiểm sốt nội 107 Hình 7.2 Các thành phần hệ thống kiểm soát nội theo COSO 108 Hình 7.3 Phân loại rủi ro 112 Hình 7.4 Hoạt động xử lý CNTT theo COBIT 117 Hình 7.5 Phân loại hoạt động kiểm sốt 118 Hình 7.6 Sơ đồ tổ chức quản lý phòng CNTT 119 Hình 7.7 Mối quan hệ kiểm sốt chung kiểm sốt ứng dụng mơi trường máy tính 121 PT IT Hình 5.5 DANH MỤC BẢNG Trang Tính chất thông tin theo cấp định 16 Bảng 2.1 Hệ thống ký hiệu lưu đồ chứng từ 30 Bảng 2.2 Các ký hiệu sơ đồ dòng liệu 35 Bảng 2.3 Bảng tổng hợp định 45 Bảng 3.1 Kiểm soát hoạt động kinh doanh mua hàng 58 Bảng 4.1 Hoạt động kiểm soát chu trình doanh thu 79 Bảng 5.1 Hoạt động kiểm sốt hệ thống chi phí 86 Bảng 6.1 Kiểm soát nghiệp vụ vay vốn chủ sở hữu 98 Bảng 6.2 Hoạt động kiểm soát nghiệp vụ tài sản cố định 101 Bảng 7.1 Bảng đánh giá rủi ro Bảng 7.2 Phân biệt hệ thống thủ cơng hệ thống xử lý máy tính 111 125 PT IT Bảng 1.1 CHƯƠNG 1: TỔNG QUAN VỀ HỆ THỐNG THƠNG TIN KẾ TỐN Mục tiêu chương - Phân biệt thuật ngữ hệ thống, hệ thống thông tin (HTTT), hệ thống thông tin kế tốn, nắm cơng nghệ thơng tin (CNTT) ảnh hưởng đến hệ thống thông tin kế tốn - Nhận thức việc ứng dụng cơng nghệ thơng tin cho phép kế tốn viên quản trị việc đào tạo thiết kế hệ thống quản trị 1.1 Khái quát chung hệ thống thông tin kế toán 1.1.1 Hệ thống yếu tố cấu thành PT IT Khái niệm hệ thống cung cấp thuật ngữ để hiểu rõ làm doanh nghiệp cung cấp giá trị cho khách hàng làm để doanh nghiệp hoạt động có hiệu Hệ thống tập thành phần điều hành nhằm đạt mục đích Khái niệm hệ thống quen thuộc với đời sống xã hội: hệ thống giao thông, hệ thống truyền thông,… giảng tập trung vào hệ thống có sử dụng CNTT để thực hoạt động doanh nghiệp tổ chức Theo quan điểm tiếp cận hệ thống thì: Hệ thống tập hợp phần tử có quan hệ hữu với nhau, tác động chi phối lẫn theo quy luật định để trở thành chỉnh thể Hệ thống khái niệm thường sử dụng đời sống hệ thống giao thông, hệ thống trường đại học, hệ thống truyền thông Điều kiện để trở thành hệ thống: - Tập hợp yếu tố - Mối quan liên hệ yếu tố Khi đề cập đến hệ thống có tham gia người, cần phân biệt hệ thống tổ chức Tổ chức tập hợp người nhằm thực mục tiêu đặt ra, hệ thống khái niệm tổng thể, rộng mà người thành phần quan trọng hệ thống bên cạnh thành phần khác cơng nghệ, máy móc, thiết bị, hệ thống sổ sách, giấy tờ 1.1.2 Hệ thống Hệ thống thân hệ thống thành phần hệ thống khác Những hệ thống mà xem xét thực chất hệ thống nằm hệ thống khác đồng thời chứa hệ thống khác thực phần nhiệm vụ khác công việc Việc hiểu hệ thống đặc biệt thường địi hỏi phải có số kiến thức hệ thống lớn mà phục vụ 1.1.3 Các yếu tố hệ thống Những yếu tố hệ thống bao gồm - Mục đích: lý mà hệ thống tồn tiêu chí sử dụng đánh giá mức độ thành công hệ thống? - Phạm vi: Phạm vi hệ thống nhằm xác định nằm hệ thống nằm ngồi hệ thống - Môi trường: bao gồm tất yếu tố nằm hệ thống - Đầu vào: đối tượng thơng tin từ mơi trường bên ngồi hệ thống đưa vào hệ thống - Đầu ra: đối tượng thông tin đưa từ hệ thống mơi trường bên ngồi 1.1.2 Hệ thống thơng tin quản lý 1.1.2.1 Bản chất Hệ thống thông tin hệ thống người thiết lập nên bao gồm tập hợp thành phần có quan hệ với nhằm thu thập, lưu trữ, xử lý cung cấp thông tin cho người sử dụng; PT IT Hệ thống thông tin quản lý hệ thống thơng tin bao gồm thành phần có quan hệ với thiết lập tổ chức nhằm hỗ trợ cho hoạt động chức tổ chức, hỗ trợ trình định, tổ chức, thực kiểm sốt q trình hoạt động tổ chức Các nhà quản lý thực việc điều hành hoạt động doanh nghiệp thông qua trình định, diễn theo bước sau: - Sử dụng, đánh giá thông tin cung cấp để nhận dạng vấn đề cần giải quyết; - Đưa phương thức giải quyết; - Thu thập liệu, thông tin cần thiết để đánh giá phương án; - Lựa chọn phương án khả thi định Trong trình này, bước thực thơng tin có vai trị quan trọng ảnh hưởng đến kết chất lượng bước Thông tin sử dụng để nhận dạng, đánh giá vấn đề đề định cần thiết Do đó, hệ thống thơng tin quản lý phải có nhiệm vụ cung cấp thơng tin hữu ích cho nhà quản trị Thơng tin hữu ích thơng tin phù hợp với đối tượng sử dụng nội dung vấn đề cần giải quyết, thông tin phải đủ tin cậy, đầy đủ, trình bày hình thức mà người sử dụng hiểu Đồng thời thơng tin phải cung cấp kịp thời để đáp ứng nhu cầu định Những hoạt động chủ yếu xảy trình xử lý liệu hệ thống thơng tin nhóm thành nhóm sau: - Nhập liệu - Xử lý thông tin - Xuất liệu - Lưu trữ thông tin - Thông tin phản hồi Lưu ý, hệ thống thông tin không thiết phải cần đến máy tính Hệ thống thơng tin thủ cơng sử dụng giấy bút Hệ thống thơng tin vi tính dựa vào công nghệ 10 Tài liệu liên quan đến thay đổi hệ thống phải tập hợp lưu trữ hợp lý để tiện cho việc tham khảo cần thiết Các tài liệu cần thiết hệ thống: - Các báo cáo mơ tả lưu đồ trình bày hệ thống chương trình - Tài liệu hưởng dẫn sử dụng hệ thống - Các thủ tục kiểm soát mà nhân viên vận hành người sử dụng cần phải tuân thủ  Kiểm soát vận hành hệ thống Hệ thống sử dụng cho mục đích doanh nghiệp quy định Ví dụ, doanh nghiệp muốn kiểm sốt hệ thống máy in khơng dùng in ấn tài liệu không trực tuyến in phận kiểm soát liệu phân phối thông tin phận chuyển đến nơi yêu cầu Quyền truy cập để vận hành hệ thống giao cho nhân viên có trách nhiệm - Các sai sót trình xử lý phát kịp thời  Kiểm soát phần mềm Phần mềm hoạt động hiệu xác - Ngăn chặn xâm nhập bất hợp lệ IT - Mọi thay đổi hợp lệ đến phần mềm xét duyệt ghi vào tài liệu phát triển phần mềm PT  Kiểm soát nhập liệu liệu nhập - Việc nhập liệu tuân thủ quy định chức trách mức độ xác, kịp thời; - Dữ liệu nhập vào hệ thống có thực an tồn Hình 7.7 Mối quan hệ kiểm soát chung kiểm soát ứng dụng mơi trường máy tính 121 IT c Kiểm soát ứng dụng Là hoạt động kiểm soát thiết kế thực để ngăn ngừa, phát sửa chữa sai sót, gian lận trình xử lý nghiệp vụ chương trình xử lý Nó kiểm sốt cấp hoạt động (activity level) Kiểm sốt ứng dụng sách thủ tục thực ảnh hưởng đến hệ thống hay phần hành ứng dụng cụ thể Ví dụ việc đối chiếu mã số thẻ ứng dụng cho khách hàng toán với danh sách mã số thẻ bị khoá trước chấp nhận thẻ thủ tục kiểm soát ứng dụng hệ thống thu tiền, nhằm đảm bảo khơng chấp nhận thẻ tín dụng giả hay thẻ bị đánh cắp - Kiểm soát ứng dụng thực phân chia trách nhiệm thủ tục kiểm soát + Phân chia trách nhiệm tuân thủ theo nguyên tắc: (i) người ghi chép số sách không kiêm nhiệm việc giữ tài sản, (ii) người ghi số chi tiết phải khác với người ghi sổ tổng hợp Phân chia trách nhiệm tuân theo nguyên tắc không để người xử lý tồn chu trình nghiệp vụ + Các thủ tục kiểm soát thực (i) việc lập, xét duyệt, lưu chuyển, lưu trữ chứng từ, báo cáo kế toán, ghi chép, bảo quản, kiểm tra sổ, thẻ; (ii) tiền, hàng tồn kho, tài sản cố định Trong hệ thống thơng tin kế tốn máy tính: Kiểm soát ứng dụng ảnh hưởng đến ứng dụng cụ thể nhập đơn đặt hàng, tốn cơng nợ Có ba dạng kiểm sốt ứng dụng nhằm ngăn chặn phát sai sót, phạm quy PT Kiểm soát đầu vào: Đảm bảo liệu nhập hợp lệ bao gồm: Tính có thực hay tính hợp lệ nhằm phát liệu sai nhập vào hệ thống ngăn chặn hệ thống ghi liệu thực vào sở liệu Kiểm sốt có thực liệu cung cấp khả sửa sai nhập lại liệu Ví dụ ngày chứng từ ghi ngày 31 tháng ngày khơng có thực Một khách hàng chưa khai báo danh sách khách hàng khách hàng giả mạo Kiểm soát thấy thực theo cách sau: Kiểm soát ngăn chặn cách liệu cần nhập không nhập thủ cơng mà tính sẵn liên tục séc, hoá đơn Hoặc liệu lấy vào nghiệp vụ có trước sẵn lên vùng nhập liệu Ví dụ hố đơn lập dựa đơn đặt hàng nội dung đơn đặt hàng tự động chuyển vào trường liệu hình nhập hố đơn Kiểm sốt phát hiện: Dữ liệu nhập kiểm tra tính có thực cách tìm tồn khai báo trước theo quy định hay chưa Thông thường phát thực kiểm soát sửa sai thông báo lỗi yêu cầu nhập lại liệu cho khai báo trực tuyến Tính đầy đủ Kiểm tra tính đầy đủ kiểm sốt nghiệp vụ phải nhập tất thông tin yêu cầu Ví dụ chứng từ nhập phải có số chứng từ, ngày chứng từ, tài khoản ghi nợ, tài khoản ghi có, số tiền Các thơng tin khác yêu cầu hay không phụ thuộc vào kiểu nghiệp vụ mức độ kiểm soát áp dụng Kiểm soát thường thực hai mức: 122 Kiểm tra tính đầy đủ thuộc tính trường liệu Khi tạo lập liệu, lập trình viên khai báo cho hệ quản trị sở liệu thực kiểm soát giá trị trường bắt buộc phải có hệ quản trị sở liệu thực kiểm soát cách tự động Kiểm tra tính đầy đủ quy định bảng kiểm soát Theo cách này, sau liệu nhập xong thi hành lệnh lưu, thủ tục kiểm tra đầy đủ thực theo logic phép toán AND vùng quy định bảng kiểm sốt Khi lệnh thơng báo lỗi hướng dẫn sửa lỗi thủ tục kiểm tra tính đầy đủ cho xuất Tính tồn vẹn liệu Kiểm tra toàn vẹn liệu để ngăn chặn liệu có khả gây sai lệch hệ thống Ví dụ hệ thống ngăn chặn nhập chứng từ có bút tốn định khoản vào tài khoản chi tiết chưa khai báo tài khoản cấp I Kiểu liệu Đảm bảo liệu phải thỏa mãn kiểu quy định Ví dụ số tiền phải nhập liệu kiểu số, ngày chứng từ phải nhập theo định dạng quy định Giới hạn liệu ngăn chặn liệu nhập sai quy định, ví dụ số làm việc tuần không vượt 48h; số hiệu khách hàng không vượt ký tự; số lượng hàng xuất không vượt tồn kho Trong ví dụ số lượng hàng xuất nhập vào 32 đơn vị, vượt số tồn kho Khi lệnh nhập thơng báo lỗi xuất IT Kiểm tra dấu liệu kiểu số Trong số ứng dụng, kế toán nhập số tiền, số lượng dạng số âm số liệu định khoản ngược lại Ứng dụng có kiểm tra dấu liệu kiểu số PT Kiểm tra tổng số Kiểm tra số tổng tổng số chi tiết tiền, số lượng… Trong số ứng dụng, khoản làm trịn số tổng đơi cần thực phần chênh lệch số tổng tổng số chi tiết cần phải xử lý Kiểm tra số tổng kiểm soát Trong hệ thống xử lý theo lơ, kiểm sốt viên nhập tổng số (tiền, số lượng…) để ứng dụng kiểm tra đối chiếu với tổng chứng từ lô nghiệp vụ Kiểm soát thực nhằm phát ngăn chặn chênh lệch số chi tiết lô nghiệp vụ xử lý Kiểm soát tổng mẫu tin kiểm soát thực sở liệu Kiểm soát viên đối chiếu tổng số mẫu tin xử lý, tổng số mẫu tin bị loại bỏ để đảm bảo mẫu tin đầu vào khơng bị bỏ sót hay bị xử lý nhiều lần Kiểm tra tổng Hash Nhằm đảm bảo mẫu tin xử lý chắn mẫu tin cần xử lý Kiểm soát xử lý: Kiểm soát Kiểm soát hệ thống xử lý theo lô, tập tin nghiệp vụ trước xử lý thêm vào, xoá bỏ, cập nhật… vào tập tin thường hai tập tin xếp theo trật tự khố xếp Kiểm sốt q trình Các nghiệp vụ kế toán lưu trữ sở liệu dạng mẫu tin Các mẫu tin có quan hệ trường Kiểm sốt q trình thực nhằm đảm bảo trường quan hệ thiết lập cách đầy đủ xác thực 123 Định danh hữu hình Thiết bị lưu trữ liệu cần xác định rõ ràng việc dán nhãn ghi nội dung lưu trữ, ngày tháng lưu trữ, người thực lưu trữ… Thủ tục nhằm ngăn chặn sai sót, nhầm lẫn xử lý liệu Kiểm soát chương trình Chương trình thi hành thông qua thử nghiệm thường thi hành mãi Tuy nhiên, liệu nhập nhiều vào hệ thống, vài chương trình trở nên chậm chạp, chí cho kết sai bị lỗi tràn vùng đệm mảng tạm, hộp combo…Vài nguyên nhân bắt gặp virus máy tính người lập trình sơ suất cố ý tạo đoạn lệnh chạy sai lệch thời điểm Vì thế, kiểm sốt chương trình cần thực thực tế, người ta thường kiểm sốt chương trình sau khóa số kế toán Kiểm soát đầu ra: Kiểm soát kết Ngồi kết yếu báo cáo tài chính, báo cáo kế tốn, hệ thống thơng tin kế tốn cịn đưa sổ, thẻ, bảng…Các thơng tin đầu cần kiểm soát viên xem xét, đối chiếu, tính tốn lại để đảm bảo chi tiết xử lý tổng hợp lên sổ, báo cáo theo yêu cầu IT Phân phối thơng tin Các báo cáo tài thường cơng bố, số thông tin khác lại cần phải kiểm sốt phân phối cho người có quyền trách nhiệm đọc 7.3 Sự an toàn trung thực liệu nội hệ thống thơng tin kế tốn PT 7.3.1 Cơng nghệ thơng tin an toàn liệu Đối với hoạt động kế tốn, doanh nghiệp ứng dụng cơng nghệ thơng tin theo mức độ chính: - Xử lý bán thủ cơng: Doanh nghiệp làm kế tốn thủ cơng với trợ giúp hệ thống xử lý bảng tính Excel Như vậy, hầu hết chứng từ gốc chứng từ giấy, doanh nghiệp sử dung Excel để hỗ trợ trình nhập liệu xử lý liệu, lập báo cáo… - Tự động hố cơng tác kế tốn: Doanh nghiệp sử dụng phần mềm kế toán Tuy nhiên phận, phịng ban khác khơng có sử khai thác chia sẻ liệu hệ thống máy tính kế tốn Một số chứng từ kế tốn lập phần mềm kế tốn in, số chứng từ bên từ phòng ban khác lập ký duyệt thủ công - Ứng dụng tin học cho tất phận, phịng ban doanh nghiệp Trong mơ hình doanh nghiệp tổ chức hệ thống máy tính theo mơ hình mạng kết nối Internet Phần lớn q trình xử lý liệu nằm quy trình khép kín có liên quan chặt chẽ phận với phần mềm kế tốn khai thác, truy cập, chia sẻ số liệu cung cấp thông tin qua hệ thống Đặc điểm q trình xử lý liệu mơi trường máy tính: - Kiêm nhiệm nhiều chức - Khó lưu lại dấu vết: Trong điều kiện thủ công, trình xử lý hay ghi chép để lại dấu vết thuận lơi cho việc kiểm tra, soát xét Trong môi trường tin học, liệu chuyển thành dạng liệu có máy tính đọc được, 124 việc xử lý nghiệp vụ tự động với tốc độ nhanh nên dấu vết xử lý nghiệp vụ tồn thời gian ngắn Rủi ro việc nhập liệu xử lý sai dẫn đến tồn tập tin liên quan bị sai - Khối lượng liệu ghi nhận nhiều, sử dụng nhiều lần thông tin cung cấp nhiều, đa dạng - Phụ thuộc vào khả hoạt động phàn mềm, phần cứng - Địi hỏi nhân viên có trình độ cao Hệ thống thông tin thủ công hệ thống xử lý máy tính có điểm khác biệt sau đây: Bảng 7.2 Phân biệt hệ thống thủ công hệ thống xử lý máy tính Hệ thống thủ cơng Dấu vết kiểm tốn tồn lâu dài Hệ thống xử lý máy tính Dấu vết kiểm tốn tồn thời gian định Thơng tin, liệu dễ dàng đọc Thông tin, liệu đa số phải đọc máy mắt Rủi ro, gian lận, phá hủy thấp Các sai sót khó phát q trình IT Các sai sót dễ phát trình Rủi ro, gian lận, phá hủy cao Có thể làm giảm trách nhiệm kế tốn viên Các thay đổi đơn giản dễ dàng Ngược lại Tính quán thấp Ngược lại Báo cáo lập lâu hơn, thơng tin quản trị Ngược lại PT Trách nhiệm cáo cho kế toán viên Các nguyên nhân gây an tồn hệ thống thơng tin xử lý máy tính: Nguồn nội bộ: - Độc lập: Cá nhân nhân viên lợi dụng kẽ hở hệ thống để thâm nhập thay đổi số liệu, che dấu vi phạm Động khiến cá nhân thực điều thường muốn tăng thêm thu nhập, hoàn cảnh túng quẫn bất ngờ, yêu cầu đột xuất tài chính, phẩm chất đạo đức kém…Nhân viên thực hành vi đánh cắp tài sản (tiền, hàng hoá, sản phẩm, tài sản cố định…) truy cập bất hợp pháp vào phần mềm liệu kế toán để thực hành vi che dấu cho sai phạm Người ta biết số trường hợp thông tin bị sửa đổi, xoá bỏ… Được thực nhân viên bất mãn doanh nghiệp nhằm mục đích phá hoại hệ thống để thoả mãn tự cá nhân Nguyên nhân thường phát sớm hệ thống có kiểm sốt nội tốt - Thơng đồng: Nhiều người doanh nghiệp thông đồng để che dấu hành vi phạm tội Có hai mức độ thơng đồng (i) người quản lý cấp cao ép buộc cấp làm sai lệch thông tin để che đậy hành vi phạm tội Các cấp bên tuân thủ 125 PT IT đạo thay phải tố giác vi phạm cấp nhằm đảm bảo chức vụ họ Trong số trường hợp, cấp quản lý cấp hưởng lợi ích vật chất từ người quản lý cấp cao cho hành vi thông đồng họ (ii) Nhiều nhân viên phần hành khác thực hoạt động đánh cắp tài sản, chia phần thực thay đổi số liệu kế toán để che đậy hành vi phạm tội Trong nguồn độc lập thường phát sớm thơng đồng khó phát số trường hợp bị phát thường tự tố cáo lẫn biện pháp nghiệp vụ quan điều tra khơng phải hệ thống kiểm sốt nội Nguồn bên ngoài: - Độc lập: Cá nhân tội phạm, tổ chức đối thủ cạnh tranh lợi dụng kẽ hở hệ thống để thâm nhập thay đổi số liệu, gian lận, đánh cắp tài sản, thơng tin Nguồn độc lập từ bên ngồi thường thấy vụ đánh cắp mã số thẻ tín dụng để truy cập trái phép vào tài khoản khách hàng ngân hàng tin tặc thực - Thơng đồng: (i) cá nhân/tổ chức bên ngồi thông đồng với nhân viên doanh nghiệp gây an tồn cho liệu Ví dụ khách hàng thơng đồng với nhân viên tốn cơng nợ, thủ quỹ… Để hưởng khoản chiết khấu toán tránh khoản phạt toán chậm (ii) gián điệp đối thủ cạnh tranh tuyển dụng vào doanh nghiệp để thực hành vi phạm tội đánh cắp thông tin giá thành, giá bán, danh sách khách hàng… Các hình thức an tồn: Phá huỷ: Dữ liệu hệ thống thơng tin kế tốn máy tính lưu trữ dạng tập tin thiết bị lưu trữ dạng tập tin thiết bị lưu trữ có dung lượng cực kỹ lớn mà kích thước lại nhỏ Vì thế, chúng có nguy an tồn cao liệu hệ thống thơng tin kế tốn thủ cơng theo hình thức sau: - Luận lý: Các tập tin lưu trữ liệu kế tốn có rủi ro bị xố, chép đè…, vơ tình hay cố ý - Vật lý: Do thiết bị lưu trữ bị hỏng bất ngờ tác nhân không mong đợi va chạm mạnh, rớt, trầy xước… Các rủi ro điện áp thay đổi đột ngột, từ trường mạnh, khí hậu nóng… làm hư hỏng phá huỷ tập tin thiết bị lưu trữ - Đánh cắp: Do nguyên nhân khác nguồn Thông thường liệu, thông tin bị đánh cắp để bán để phi tang vật chứng cho hành vi tham ô, biển thủ Một số trường hợp gặp việc liệu bị đánh cắp mà mục tiêu kẻ trộm cắp thiết bị máy tính, đó, máy tính xách tay thiết bị có rủi ro cắp, cướp giật cao - Gian lận: Sửa số liệu nhằm che dấu đánh cắp báo cáo sau để hưởng khen thưởng Ví dụ số liệu ngày cơng, chi phí, doanh thu…v v Nhằm ngăn chặn rủi ro gây an toàn liệu, người ta dùng kỹ thuật sau:  Hệ thống đa quản gia: Hệ thống dùng tối thiếu hai máy phục vụ mạng Hai máy lắp đặt hai không gian khác biệt có khả thay cho tức thời nhằm làm cho hệ thống hoạt động bình thường rủi ro máy tính bị hỏng 126 IT  Hệ thống mật khẩu, nhận dạng: Các hệ thống nhận dạng người dùng hợp lý phổ biến hệ thống mật Tuy nhiên, mật thường dễ bị đánh cắp, bị bẻ bị suy thoái dễ dàng thói quen người dùng thường đặt mật thông tin liên quan đến cá nhân người quen biết ngày sinh, số điện thoại, tên người thân… Vì thế, hệ thống bảo mật cao, người ta dùng hệ thống nhận dạng người dùng qua vân tay qua hình ảnh đồng tử mắt người dùng  Hệ thống mã hoá: Các liệu thơng tin truyền có nguy bị lấy trộm, sửa đổi truyền trả lại Vì trước truyền đường truyền, thủ tục mã hố liệu thường áp dụng Có nhiều tiêu chuẩn mã hố có nhiều giải thuật mã hố liệu hiệu Bạn đọc tham khảo tài liệu truyền liệu  Hệ thống tự động phát xâm nhập bất hợp lệ: Trong hệ thống nhận dạng người dùng hợp lệ mật khẩu, có xâm nhập bất hợp lệ cách thử password, hệ thống báo động tự tắt nhằm đảm bảo an toàn cho hệ thống  Hệ thống lưu trữ có theo vết thâm nhập hệ thống thay đổi hệ thống: Tương tự camera quan sát, hệ thống chương trình giám sát thường xuyên thường trú hệ thống để ghi lại hoạt động hệ thống Hệ thống lưu trữ theo vết thâm nhập hệ thống thay đổi hệ thống giúp phát sai phạm xảy đến cho hệ thống PT 7.3.2 Sai sót gian lận mơi trường máy tính việc đảm bảo an tồn liệu thơng tin kế tốn 7.3.2.1.Phân loại sai sót gian lận mơi trường máy tính - Sai sót gian lận theo quy trình xử lý + Sai sót gian lận nhập liệu: Gồm sai sót đối tượng hạch tốn (tài khoản, mã khách hàng…), sai sót số tiền/ nhân sai số, đảo số…), nhập trùng hay bỏ sót nghiệp vụ, khác với mơt trường thủ cơng, sai sót gian lận khơng phát sớm máy tính tự động xử ký mà khơng xét đến tính hợp lý nghiệp vụ Tính chất tự động cập nhập nhiều tập tinh máy tính thay dựa ghi chép song song mơi trường thủ cơng) nghun nhân dẫn đến khó phát + Sai sót gian lận xử lý nghiệp vụ: Lỗi số học thường không xảy mơi trường máy tính lỗi chương trình làm sai lệch kết xử lý Các sai sót thường mang tính hàng loại nghiệp vụ tương tự Các sai sót thường không phát sớm báo cacos in Những sai sót gian lận cố ý thực VD: Sai sót cài đặt cơng thức, tham số + Sai sót gian lận thơng tin đầu ra: 127 Việc thiết kế biểu mẫu báo cáo xem hay in chương trình gặp ohair trường hợp số lớn, số lượng khoản mục tăng lên bất thường, báo cao bị thiếu sót sai lệch +Sai sót gian lận dự trữ bảo mật thơng tin - Phân loại sai sót gian lận góc độ kỹ thuật: Trong mơi trường nào, gian lận gồm thành phần: ăn cắp tài sản, chuyển đổi tài sản ăn cắp thành tiền che dấu việc ăn cắp ghi chép giả mạo Trong môi trường xử lý máy, ngồi gian lận thường xảy mơi trường xử lý tay, người ta sử dụng máy tính kỹ thuật đặc thù để thực gian lận Các kiểm gian lận thường gặp: + Cố tình nhập sai liệu, phá huỷ máy tính chứa liệu chương trình quan +Ăn cắp thông tin thông qua việc truy cập bất hợp pháp vào máy tính mạng máy tính + Sử dụng máy tính cơng cụ để tạo hệ thống số sách song song khác cho mục đích gian lận tài IT + Sử dụng máy tính để lừa dối, ví dụ tạo trung tâm liệu giả 7.3.2.2 Đảm bảo an toàn hệ thống thơng tin kế tốn PT Để nhằm đánh giá an toàn trung thực liệu, trách nhiệm kiểm toán viên kiểm soát viên nội xem xét đánh giá sách, thủ tục doanh nghiệp với thủ tục kiểm soát nội hệ thống Bộ phận kiểm soát nội cần thường xuyên lập báo cáo hệ thống xây dựng trình tự kiểm toán Các phương pháp xem xét đánh giá - Phóng vấn - Kiểm tra xuyên suốt - Thử nghiệm kiểm soát Một mục tiêu thử nghiệm kiểm soát nhằm đánh giá mức độ tuân thủ nhân viên việc thực sách thủ tục kiểm soát hành Các phương pháp kiểm toán viên thường sử dụng thử nghiệm kiểm sốt hệ thống thơng tin kế tốn vi tính là: Dùng số liệu kiểm tốn: Kiểm toán viên tạo tập tin nghiệp vụ mô định phương thức nghiệp vụ xử lý hệ thống thông tin Dữ liệu nghiệp vụ mô nhập vào cho hệ thống xử lý kế tốn viên xem xét thơng tin thơng tin kết xuất Dùng chương trình mơ song song Kiểm tốn viên viết chương trình mơ thực chức chương trình xử lý hệ thống thơng tin cần thử nghiệm kiểm sốt Sau báo cáo, sổ sách 128 chương trình mơ đối chiếu với báo cáo, sổ sách chương trình hệ thống thử nghiệm kết xuất Dùng số liệu kiểm tra tích hợp Kiểm tốn viên nhập nghiệp vụ giả đối tượng kế toán giả vào hệ thống thử nghiệm soát xét báo cáo sổ sách chương trình hệ thống thử nghiệm kết xuất Phương pháp yêu cầu kiểm toán viên phải loại bỏ khỏi hệ thống đối tượng kế toán giả nghiệp vụ giả sau thực thử nghiệm kiểm soát Chương trình kiểm tốn kết nhúng Kiểm tốn viên dùng chương trình kế tốn nhằm giám sát thường xun hoạt động hệ thống thử nghiệm đánh mức độ kiểm soát hệ thống Phần mềm kiểm toán tiêu chuẩn Trong thử nghiệm bản, kiểm toán viên thường thử nghiệm bản, kiểm toán viên thường thực tổng thể Tuy nhiên liệu kế tốn hệ thống thơng tin lưu trữ tập tin xử lý toàn số liệu cách nhanh chóng phần mềm tốn tiêu chuẩn nên kiểm tra toán viên thường dùng phần mềm để tiến hành thử nghiệm IT Các phương pháp mà kiểm soát viên nội sử dụng để xem xét đánh giá an toàn trung thực liệu nhằm đảm bảo an toàn cho hệ thống thơng tin kế tốn hệ thống thông tin kinh tế doanh nghiệp PT CÂU HỎI ƠN TẬP Trình bày mục tiêu kiểm soát nội bộ? Đặc điểm phận hệ thống kiểm sốt nội bộ? Trình bày nội dung công tác kiểm tra ứng dụng hệ thống? Phân tích nguyên nhân gây an tồn liệu hệ thống thơng tin kế tốn? BÀI TẬP TÌNH HUỐNG Bài tập có lời giải Bài Công ty Kim Lan công ty chuyên bán loại gỗ dùng cho gia đình cho xây dựng, cơng ty có thủ tục bán hàng sau: a Khách hàng mô tả với nhân viên bán hàng kích cỡ số lượng gỗ cần mua b Nhân viên bán hàng ghi chép lại mô tả mặt hàng vào phiếu bán hàng, tính tổng tiền thu tiền khách hàng c Thủ kho lấy gỗ từ kho chuyển lên xe khách hàng Nếu khối lượng hàng lớn khách hàng yêu cầu, công ty vận chuyển hộ số hàng 129 Yêu cầu: Nêu giải thích số vấn đề cần phải quan tâm việc thiết kế sử dụng chứng từ bán hàng để tạo thuận lợi cho công ty Kim Lan kiểm soát hàng tồn kho thu tiền từ bán hàng? Lời giải tập 1: Vấn đề Giải thích Phiếu bán hàng phải có ghi mã số hàng hố Vì có nhiều mặt hàng có quy cách, màu sắc, thay ghi chép mơ tả hàng hoá chất liệu giống Phiếu bán hàng phải them liên liên Vừa lập phiếu vừa thu tiền có khả nhân dung để nhân viên khác thu tiền viên thu tiền lấy số tiền lập phiếu khác để che dấu hành vi phạm tội Phiếu bán hàng phải đánh số trước Nếu khơng đánh số trước, phiếu bán hàng có kiểm soát liên lưu sổ phiếu bán hàng thể bị đánh cắp để lấy hàng cách hợp lệ IT Phiếu bán hàng phải thêm liên để sau Nếu khơng dẫn đến việc giao hàng thu tiền chuyển phiếu sang kho làm cho khách chưa toán tiền xuất hàng PT Phiếu bán hàng chuyển sang kho có liên, Trường hợp hàng giao cho khách, phiếu cho cho nhân viên kho đóng hàng, cho nhân người giao hàng ngồi mục đích đối chiếu với viên giao hàng phiếu khách hàng cịn dùng để xuất trình cho quan chức Phiếu bán hàng cần có thêm phần xác nhận Vì phiếu bán hàng vừa thu tiền vừa phiếu nhận đủ hàng khách hàng giao hàng Bài Cơng ty Nghĩa phát có ba nhân viên văn phòng Họ thực chức sau: Ghi sổ tổng hợp Ghi sổ chi tiết tài khoản phải thu khách hàng Ghi sổ chi tiết tài khoản phải trả người bán Lập séc tốn cho người bán để trình ký Ghi nhật ký chi tiền Ghi nhận hàng bán bị trả lại giảm giá hàng bán Đối chiếu sổ phụ ngân hàng Nhận nộp tiền công nợ khách hàng thu vào ngân hàng Yêu cầu: a Liệt kê cặp chức không thực nhân viên b Bạn cách xếp công việc phù hợp giả sử thời gian để thực công việc đối chiếu ngân hàng, ghi nhạn hàng bán bị trả lại giảm giá hàng bán không đáng kể, chức khác tốn thời gian Các nhân viên đảm nhận công việc lực họ tương đương 130 Lời giải tập 2: a cặp chức không thực vởi nhân viên (1,2) theo nguyên tắc tách biệt kế toán chi tiết kế toán tổng hợp (1,3) theo nguyên tắc tách biệt kế toán chi tiết kế toán tổng hợp (2,8) theo nguyên tắc tách biệt ghi chép giữ tài sản (1,5) theo nguyên tắc tách biệt kế toán chi tiết kế toán tổng hợp b Cách xếp công việc phù hợp (1,4,7); (2,3,6); (5,8) PT IT Bài tập tự giải Bài 1: Ngày làm Huy vị trí nhân viên bán vé thu tiền rạp chiếu phim Khách hàng đến rạp, họ đến phòng vé Huy, Huy thu tiền vé vào cửa đưa cho khách hàng vé xem phim Sau để chấp nhận vào rạp, khách hàng cần phải đưa vé mua cho người quản lý rạp đứng chỗ vào Người quản lý xé vé làm đôi, giữ lại nửa nửa lại giao cho khách Trong lúc chờ phòng bán vé, Huy nảy sinh ý nghĩ ăn cắp tiền từ việc bán vé Anh ta lý luận rằng, lấy tiền từ việc bán vé khơng phát trung bình ngày có 300 khách hàng, Huy tin tưởng người quản lý khó kiểm sốt số khách hàng xác cho đợt Hơn nữa, Huy biết đơi người quản lý cịn trị chuyện lâu với khách hàng quen Yêu cầu: a Bạn có nghĩ Huy lấy tiền bán vé khơng? Tại b Đề rủi ro phát sinh thủ tục kiểm soát trường hợp này? Bài 2: Trong tình sau, cho biết điểm yếu KSNB loại gian lận sai sót xảy ra, sau cho biết thủ tục kiểm tốn điều chỉnh yếu này: 1) Một chi nhánh bán hàng cty bao gồm cửa hàng trưởng nhân viên Chi nhánh mở tài khoản giao dịch ngân hàng địa phương Các khoản tiền thu chi nhánh nộp vào Các séc rút tiền tài khoản phải có chữ kí cửa hàng trưởng giám đốc tài Sổ phụ gửi cho cửa hàng trưởng, ông đối chiếu với sổ sách lưu sổ phụ Định kì, cửa hàng trưởng lập bảng kê khai khoản chi kì nộp cơng ty 2) Nhân viên phụ trách theo dõi nợ phải trả hàng tháng lập séc trả tiền cho cty dịch vụ A chuyển séc (chưa kí) chứng từ gốc sang cho KTT kí Khi nhận lại séc kí ghi nợ tk phải trả nộp séc vào tk cá nhân Vài ngày sau lại dùng hố đơn tốn ghi nghiệp vụ mua hàng lần lại chuyển chứng từ séc chưa kí cho KTT Séc đuợc kí xong gửi cho cty A 3) Một thành viên công ty làm phận nhận hàng chủ sở sản xuất nhỏ Hàng tháng anh gửi tới phịng kế tốn phiếu nhập giả tạo Vài 131 ngày sau, gửi đến cty hoá đơn sở sx làm chủ Nhân viên kế toán toán sau đối chiếu hoá đơn với phiếu nhập lập séc tốn cho lơ hàng ko có thật PT IT Bài 3: Hồng Nam cơng ty nhỏ sản xuất đồ gia dụng Cơng ty có 25 nhân viên làm việc nhà máy số người làm việc văn phịng gồm có ơng Nam chủ doanh nghiệp, kế toán viên A làm kt tiền, thư kí B, người theo dõi cơng nợ C cô T ghi sổ viên Cô T làm việc cho công ty 12 năm đc ơng Nam tín nhiệm làm việc có hiệu tin cậy, ơng chủ dn định thuê thêm người làm việc bán thời gian để giúp đỡ T phải làm việc tải thời gian Một số thông tin sau liên quan đến nghiệp vụ trả tiền công ty: Tất khoản dùng cho văn phịng T đặt hàng Cơng ty có số lượng nhỏ nhà cung cấp Nếu nhận hóa đơn bán hàng chuyển tới mà T ko nhớ đặt hàng thông báo lại cho ông Nam để kiểm tra lại Các séc toán cho khoản nợ tới hạn cô T viết tay Tất séc cần hai chữ kí ơng Nam Tất hóa đơn sau đánh dấu trả tiền ngày trả số séc ghi lại Sau hóa đơn đưa vào hồ sơ theo thứ tự abc Nghiệp vụ trả tiền ghi vào nhật kí quỹ chuẩn T lưu vào máy tính nhật ký đánh dấu vào sổ Cô T đưa séc chuẩn bị cho ông Nam ký chuyển lại cho cơ, sau kẹp tờ séc với giấy báo nợ nhà cung cấp chuyển cho cô thư ký để gửi qua bưu điện Cuối tháng cô T làm bảng liệt kê khoản nợ phải trả làm bảng đối chiếu với ngân hàng cho ông Nam Yêu cầu: Hãy xác định điểm mạnh hạn chế kiểm soát nội công ty tia sáng đối vs nghiệp vụ trả tiền hạn chế đưa kiến nghị cải tiến hệ thống kiểm soát nội Bài Tám Xoan doanh nghiệp sản xuất có quy mơ trung bình, Ơng Tám giám đốc cơng ty có giải thích cách ơng thực việc phân công phân nhiệm công ty để tránh khơng cho phép người kiểm sốt phương diện nghiệp vụ sau: Cô Lan đảm trách việc mua hàng, nhận hàng giữ hàng Anh Tiến có trách nhiệm ghi chép sổ sách nợ phải thu thu tiền khách hàng Cô Ngọc có trách nhiệm theo dõi sổ sách nhân viên, chấm cơng, lập bảng lương phát lương Ơng Tám hỏi ý kiến anh chị cấu tổ chức cơng ty Anh chi trình bày ý kiến đưa giải pháp cải tiến cần thiết Bài Trong thủ tục kiểm soát sau đây, phân biệt thủ tục kiểm soát thủ tục (1) thủ tục kiểm soát ngăn ngừa, (2) thủ tục kiểm soát phát (3) thủ tục kiểm soát sửa sai 132 a Mở hồ sơ theo dõi chi tiết cho hóa đơn bán hàng tài khoản phải thu cho b c d e f g h khách hàng Phục hồi hư hỏng liệu Phân công phân nhiệm cách đầy đủ nhân viên phụ trách phần hành kế toán Kiểm kê hàng tồn kho xử lý chênh lệch sổ kế toán số thực tế kiểm kê Kiểm tra cẩn thận trình làm việc chứng cấp ứng viên nộp hồ sơ xin việc vào công ty Đối chiếu sổ phụ ngân hàng Chứng từ lập làm nhiều liên lưu nhiều phận khác Vận hành consolo log (consolo log ghi nhận tất hoạt động hệ điều hành máy tính vận hành, ví dụ yêu cầu phản hồi thự trình xử lý nghiệp vụ nhân viên vận hành sử dụng Consolo log để thấy nguyên nhân trục trặc làm hệ thống ngừng hoạt động, từ có biện pháp xử lý phù hợp) IT Bài Thủ tục kiểm soát hữu hiệu việc ngăn ngừa phát gian lận hay sai sót sau: PT a Nhân viên bán hàng thu 500,000 đồng từ tiền bán hàng cho khách hàng bỏ túi để tiêu xài b Lúc nửa đêm, thủ kho lấy hàng kho chuyển nhà Khi hàng kho trở nên thiếu hụt cách rõ ràng, nhân viên đổ lỗi cho phận nhận hàng không giao đủ hàng kho c Một nhân viên phận nhân lập nhân viên “ma”, séc toán lương nhận từ thủ quỹ, nhân viên lấy tờ séc đến ngân hàng để rút tiền d Một bút toán điều chỉnh có giá trị lớn, bút tồn có liên quan đến tiền, tài khoản phải thu hàng tồn kho e Nhân viên kế toán phải trả lập trình lên hóa đơn mua hàng từ nhà cung cấp giả mạo, thực mẹ nhân viên này, sau viết séc tốn gửi địa mẹ f Một số nhân viên khai khống số làm việc ghi vào thẻ thời gian để nhận thêm tiền làm việc ngồi Bài Hãy cho biết tình sau liên quan đến phận hệ thống kiểm sốt nội doanh nghiệp: Mơi trường kiểm sốt, quy trình đánh giá rủi ro, hệ thống thơng tin truyền thơng, hoạt động kiểm sốt giám sát kiểm sốt Đánh dấu vào thích hợp Một tình liên quan đến nhiều phận 133 PT Kế toán kho kiêm nhiệm thủ kho Các nhân viên thờ với hiệu hoạt động cơng ty chế độ khen thưởng bình qn Thiếu sơ đồ hạch tốn thống nên nhiều nghiệp vụ tương tự lại hạch tốn khác Khơng có chương trình đánh giá định kỳ hoạt động nên tồn yếu kéo dài Giám đốc thường tự định tuyển dụng nhân viên quy định công ty trường hợp tuyển dụng phải qua Phịng nhân Cơng ty khơng có mục tiêu chiến lược dài hạn trung hạn Các nghiệp vụ mua hàng không phân công người xét duyệt rõ ràng Các kiến nghị kiểm toán nội khơng trọng Trưởng phịng kế toán trực thuộc Giám đốc kinh doanh (phụ trách tiêu thụ) 10 Tình trạng thiếu hụt nhân viên kéo dài sách định biên lao động lỗi thời IT Môi trường Đánh giá Các hoạt Thông tin Giám sát kiểm sốt rủi ro động kiểm truyền sốt thơng 134 TÀI LIỆU THAM KHẢO PT IT Bagranoff, N et al., 2010, Core Concepts of Accounting Information System, NXB Wiley Chế độ kế toán Việt Nam chuẩn mực kế toán Việt Nam Hàn Viết Thuận, 2008, Giáo trình Hệ thống thơng tin quản lý - Nhà xuất đại học Kinh tế quốc dân Peter Rob, Carlos Coronel, 1995, Database Systems CTI Thái Phúc Huy nhóm tác giả Bộ mơn Hệ thống thơng tin kế tốn, hệ thống thơng tin kế tốn Tập 1,2,3- 2012- Đại học kinh tế TP Hồ Chí Minh, Nhà xuất Phương Đông Thiều Thị Tâm, Nguyễn Thế Hưng, Phạm Quang Huy, 2007, Hệ Thống Thông Tin Kế Tốn - Tóm Tắt Lý Thuyết, 100 Bài Tập Tự Giải, Trắc Nghiệm NXB Thống kê Trần Thành Tài, 2002, Phân tích thiết kế hệ thống thơng tin quản lý Nhà xuất trẻ Vũ Trọng Phong, 2010, Bài giảng Hệ thống thơng tin kế tốn, Học viện Cơng nghệ Bưu Viễn thơng https://www.coso.org 135 ... VỀ HỆ THỐNG THƠNG TIN KẾ TỐN 1.1 Khái quát chung hệ thống thông tin kế toán 1.2 Hệ thống thơng tin kế tốn truyền thống hệ thống thơng tin kế tốn đại 24 1.3 Nguyên tắc tổ chức hệ thống. .. nghiệp PT Hệ thống thông tin phục vụ quản lý (MIS) IT Hệ thống thông tin hỗ trợ điều hành (ESS) Hệ thống chuyên gia (KWS & OAS) Hệ thống thông tin hỗ trợ định (DSS) Hệ thống thông tin xử lý giao... thực kế hoạch sản xuất kinh doanh doanh nghiệp 1.1.3.2 Các thành phần hệ thống thơng tin kế tốn IT Hệ thống thơng tin kế tốn hệ thống nhiều hệ thống khác hệ thống thơng tin quản lý Do đó, hệ thống