Giải pháp xây dựng thư viện số trường đại học hà nội

GIẢI PHÁP XÂY DỰNG THƯ VIỆN SỐ TRƯỜNG ĐẠI HỌC HÀ NỘI ThS Lê Thị Thành Huế* Tóm tắt: Bài viết tổng quan trình xây dựng thư viện số Thư viện Trường Đại học Hà Nội với giải pháp cụ thể lộ trình triển khai; chiến lược phát triển nguồn lực thông tin; giải pháp cho vấn đề quyền; quyền truy cập tài nguyên số quản trị tài nguyên số Các giải pháp áp dụng Thư viện Trường Đại học Hà Nội kinh nghiệm chia sẻ có ý nghĩa tham khảo thư viện đại học Việt Nam tiến trình xây dựng thư viện số Từ khóa: Thư viện số; Trường Đại học Hà Nội; Nguồn tin điện tử Mở đầu Trong năm gần đây, chiến lược phát triển thư viện số Việt Nam đường thực hóa Sự phát triển mạnh mẽ công nghệ số hoạt động thơng tin thư viện có ảnh hưởng tích cực tới thư viện đại học việc triển khai xây dựng thư viện số Bên cạnh đó, nhu cầu sử dụng thơng tin điện tử với sản phẩm dịch vụ thông tin điện tử đa tiện ích trở thành nhu cầu cấp thiết đòi hỏi Thư viện Trường Đại học Hà Nội (TVĐHHN) phải có chiến lược phát triển phù hợp, chuẩn bị nguồn lực thông tin điện tử, điều kiện hạ tầng công nghệ, nguồn nhân lực,…từng bước tiến hành xây dựng sản phẩm dịch vụ thông tin đáp ứng nhu cầu tin điện tử, phục vụ hoạt động nghiên cứu đào tạo Trường Trên sở vấn đề lí luận thư viện số, thực tiễn nhu cầu tin điện tử Trường bối cảnh ngành thông tin thư viện đứng trước nhiều thách thức lớn, để tiến hành xây dựng thư viện số, TVĐHHN xác định rõ công việc cần triển khai sau: * Củng cố hệ thống hóa nguồn tài ngun thơng tin có; Xây dựng tổ chức nguồn lực thông tin điện tử; Tổ chức sản phẩm, dịch vụ thông tin điện tử ; Tạo lập cổng thông tin điện tử; Xây dựng sách tạo lập, truy cập tài nguyên số; Thực thi nghiêm túc luật sở hữu trí tuệ quyền tác giả; Nâng cấp cải tạo hạ tầng công nghệ thông tin Trường; Ứng dụng công nghệ mới, đại phù hợp với thực tiễn TVĐHHN; Thư viện, Trường Đại học Hà Nội - Cải tiến đổi nội dung đào tạo kiến thức thông tin; Thay đổi vai trị cán thơng tin thư viện kỉ nguyên số Theo đó, Thư viện số Trường Đại học Hà Nội xây dựng giải nhiệm vụ: - Xây dựng, bảo quản hệ thống hóa nguồn tài nguyên số Trường - Cung cấp sản phẩm dịch vụ thông tin điện tử hỗ trợ nâng cao lực chất lượng đào tạo - Hỗ trợ kiểm soát đạo văn thực thi luật quyền nghiên cứu đào tạo Trên sở xác định rõ tầm quan trọng việc xây dựng Thư viện số, TVĐHHN thức khởi động Thư viện số với cơng trình nghiên cứu khoa học “Nghiên cứu xây dựng Thư viện số Trường Đại học Hà Nội” “Xây dựng phần mềm quản trị CSDL toàn văn” Các nghiên cứu Thư viện rõ tiềm lực xây dựng Thư viện số Trường, đưa giải pháp xây dựng hệ thống quản trị tài nguyên số, sơ sở khoa học thực tiễn giúp Đại học Hà Nội bước dần sang chặng đường - chặng đường xây dựng Thư viện số Trường Đại học Hà Nội Xác định lộ trình triển khai Trên sở mơ hình thư viện số xác định, TVĐHHN xác định lộ trình triển khai cho phù hợp với điều kiện, khả thực tiễn thư viện Nhà trường đảm bảo tính thực tiễn, tính khoa học toàn diện nhằm phát triển Thư viện số Trường Đại học Hà Nội cách có hệ thống bền vững với 10 bước triển khai: Bước 1: Nghiên cứu phân tích mơ hình Bước 2: Củng cố xây dựng nguồn lực Bước 3: Xác định công nghệ quản trị tài nguyên số Bước 4: Xây dựng nguồn lực thông tin điện tử Bước 5: Xây dựng sách quản lí quyền truy cập tài nguyên số Bước 6: Xây dựng CSDL toàn văn người dùng Bước 7: Tổ chức dịch vụ thông tin điện tử Bước 8: Xây dựng cổng thông tin Thư viện số Trường Đại học Hà Nội Bước 9: Đào tạo nguồn nhân lực thư viện số biên soạn tài liệu tham khảo Bước 10: Xác định tiêu chí lộ trình đánh giá chất lượng hoạt động Phát triển nguồn lực thông tin điện tử Đối với quan thơng tin thư viện, xây dựng sách tạo lập phát triển nguồn lực thông tin có ý nghĩa đặc biệt quan trọng đảm bảo chất lượng nguồn tin Để tạo lập phát triển nguồn lực thông tin điện tử, TVĐHHN triển khai hành động cụ thể: Số hóa tài liệu Việc chuyển đổi tài liệu truyền thống sang dạng tài liệu điện tử nhiều cơng sức, địi hỏi đầu tư tài lớn Số hóa sưu tập tài liệu truyền thống sang dạng số kéo theo nhiều vấn đề liên quan như: vấn đề tài chính, vấn đề quyền, vấn đề nhân lực thực hiện, công nghệ thực hiện, thời gian triển khai,…Vì vậy, có quan điểm cho rằng, muốn xây dựng nguồn lực thông tin điện tử phải số hóa tồn tài liệu có thư viện Đây quan niệm khơng thực tế không cần thiết Mặc dù thư viện số có thuận lợi hẳn là: Dễ dàng truy cập từ xa, nâng cao lực tìm kiếm phục vụ với dịch vụ có giá trị gia tăng cho người sử dụng Tuy nhiên, trước bắt tay vào việc số hóa sưu tập, cần phải cân nhắc lựa chọn thật kĩ lưỡng cho tài liệu số hóa đưa vào phục vụ tài liệu thực cần thiết Lựa chọn tài liệu số hóa: Vấn đề then chốt lựa chọn tài liệu số hóa xác định độ ưu tiên tài liệu chuyển đổi Tài liệu thư viện chia làm ba loại: sưu tập đặc biệt, tài liệu quí hiếm; tài liệu sử dụng cao, thường xuyên yêu cầu cho giảng dạy nghiên cứu; tài liệu có mức độ sử dụng thấp bao gồm tài liệu tham khảo dùng thường xuyên Diện tài liệu ưu tiên số hóa Trường Đại học Hà Nội giai đoạn nay: Tài liệu nội sinh; Tài liệu luyện tiếng; Giáo trình, tài liệu tham khảo môn học Thu thập nguồn tin điện tử nội sinh Việc thu thập nguồn tin nội sinh TVĐHHN tiến hành qui hình thức nộp lưu chiểu Trên sở văn Trường Đại học Hà Nội qui định việc thu nhận tài liệu nội sinh, TVĐHHN đơn vị giao nhiệm vụ thu nhận, quản lí tổ chức khai thác loại nguồn tin Theo đó, hàng năm, cơng trình nghiên cứu, kỷ yếu hội thảo, luận văn, luận án, khóa luận, thuộc diện tài liệu nội sinh nộp thư viện bao gồm cứng mềm theo qui định Do đó, việc thu thập nguồn tin điện tử nội sinh TVĐHHN thuận lợi đầy đủ Thu thập nguồn thông tin điện tử ngoại sinh Đứng trước tiến không ngừng ngành xuất bản, đặc biệt xuất điện tử, bùng nổ thông tin sản phẩm thông tin điện tử, giá thành tài liệu điện tử cao kinh phí bổ sung dành cho thư viện thường mức thấp, vấn đề bổ sung tài liệu điện tử ln tốn khó quan thơng tin thư viện Do đó, để bổ sung vốn tài liệu điện tử cách hiệu quả, TVĐHHN tiến hành xây dựng kế hoạch bổ sung nguồn tài liệu điện tử Trong xác định rõ diện bổ sung, phương thức bổ sung qui trình tiến hành bổ sung để đảm bảo cho việc bổ sung khoa học, đối tượng, tiết kiệm kinh phí Về diện bổ sung: Sách điện tử, tạp chí điện tử, tài liệu nghiên cứu khoa học tài liệu nghe nhìn loại hình đưa vào diện bổ sung thư viện; Trong xét mức độ ưu tiên trước hết vào tài liệu phục vụ mục đích học tập, nghiên cứu giảng dạy chuyên ngành Trường Đại học Hà Nội đào tạo, bao gồm: Ngôn ngữ, Công nghệ thông tin, Quốc tế học, Quản trị kinh doanh, kinh tế, tài chính, kế tốn, ngân hàng, Du lịch Về phương thức bổ sung: TVĐHHN tiến hành bổ sung theo phương thức: Bổ sung độc lập bao gồm bổ sung có trả phí (sở hữu vĩnh viễn sở hữu quyền truy cập) bổ sung miễn phí (trao đổi, biếu tặng, miễn phí Internet, liên kết); Liên kết bổ sung thông qua hoạt động Consortium Qui trình bổ sung: Trên sở qui trình bổ sung tài liệu nói chung, qui trình bổ sung nguồn tài liệu điện tử Trường thiết lập sau: Thu thập danh mục, đề xuất Cán bộ, giảng viên Lựa chọn danh mục, đề xuất Tổng hợp danh mục đề nghị bổ sung Tiếp nhận tài liệu biếu tặng Phê duyệt Lựa chọn, phân loại tài liệu Tiến hành bổ sung Trao đổi tài liệu Đánh giá hiệu sử dụng Tài liệu lý Thanh lọc, phân loại tài liệu lọc Ban Giám hiệu Sơ đồ Qui trình bổ sung tài liệu điện tử ngoại sinh Giải pháp quyền tác giả Giải pháp cho nhóm tài liệu theo diện quyền: - Nhóm tài liệu khơng có quyền: Theo qui định, văn quy phạm pháp luật, văn hành chính, văn thuộc lĩnh vực tư pháp dịch thức văn Những tài liệu mang tính chất phổ biến luật pháp, sách, đường lối trị Đảng Nhà nước, tài liệu quan hành pháp, lập pháp,…là tài liệu không thuộc diện quyền Đối với diện này, TVĐHHN tiến hành lựa chọn số hóa sang điện tử, tiến hành biên mục vào CSDL phục vụ trực tuyến không gian mạng với dịch vụ Thư viện số Đồng thời, cán bộ, giảng viên sinh viên Trường sử dụng điện tử giấy loại tài liệu thuộc nhóm giảng dạy, học tập - Nhóm tài liệu có quyền thuộc Trường: Bao gồm: luận văn, luận án, khóa luận, giảng, phát biểu, giáo trình, tài liệu tham khảo, cơng trình sản phẩm cơng trình nghiên cứu khoa học, kỷ yếu hội thảo, nội san ngoại ngữ, phần mềm, CSDL, chương trình máy tính tạo lập cán giảng viên Trường từ hoạt động Nhà trường Đối với nhóm tài liệu này, Nhà trường có quyền tổ chức phổ biến khai thác theo sách Trường,được bảo hộ quyền tác giả tài liệu - Nhóm tài liệu có quyền khơng thuộc Trường: Nhóm tài liệu mua, biếu, tặng, tạo nên từ tổ chức, cá nhân hoạt động Trường Tuy nhiên, điều khoản thỏa thuận việc mua, biếu, tặng tài liệu bao gồm thỏa thuận quyền tài sản quyền phép liên quan Mức độ quyền quy định tùy theo hợp đồng văn kí kết thỏa thuận Đối với nhóm tài liệu này, TVĐHHN tiến hành thực thi luật quyền theo điều khoản thỏa thuận Các tài liệu khơng có điều khoản cho phép chép phân phối, sử dụng với mục đích phi thương mại với biện pháp thực thi quyền theo luật - Các biện pháp chung: Ngoài việc thực thi qui định sở hữu trí tuệ quyền tác giả, TVĐHHN tích cực thu thập, nghiên cứu, phổ biến văn luật quyền tác giả, áp dụng biện pháp công nghệ,…trong việc quản lí thực thi quyền tác giả tới đông đảo cán bộ, giảng viên sinh viên toàn Trường Xác lập quyền truy cập tài nguyên số Trường Để tổ chức phục vụ, TVĐHHN tiến hành phân chia đối tượng xác định rõ sách truy cập tài nguyên số, đó: Đối tượng truy cập: Đối tượng truy cập tài nguyên số TVĐHHN xác định chủ yếu cán bộ, giảng viên sinh viên thuộc Trường Ngoài có đối tượng liên kết đào tạo đối tượng ngồi Trường; Chính sách truy cập tài nguyên có phân biệt đối tượng: Chia làm đối tượng: Đối tượng cấp tài khoản truy cập miễn phí, đối tượng cấp tài khoản truy cập có tính phí tài liệu có quyền thuộc Trường, đối tượng không cấp tài khoản xem thông tin thư mục tài liệu Tổ chức phục vụ truy cập tài nguyên: Phục vụ thư viện Trường, phòng đọc, tủ sách thành viên qua mạng Internet người sử dụng cấp quyền truy cập Phí dịch vụ, phí truy cập tài nguyên: Mức phí Nhà trường quy định cho đối tượng, cho tài liệu có quyền thuộc Trường Miễn phí tài liệu khơng có quyền, có quyền khơng thuộc Trường; Qui trình truy cập tài nguyên: Xác định qui trình từ việc xác lập tài khoản tới sử dụng sản phẩm dịch vụ Thư viện số Trường Đại học Hà Nội Giải pháp công nghệ quản trị tài nguyênsố Trên sở yêu cầu công nghệ quản trị tài ngun mơ hình thư viện số, tiềm lực Trường công nghệ; sở khảo sát thị trường công nghệ quản trị tài nguyên số, TVĐHHN lựa chọn sử dụng hệ thống Elib nhóm nghiên cứu Thư viện Khoa CNTT Trường thực nhằm phát huy mạnh tiềm lực cơng nghệ, tiết kiệm kinh phí phát huy tính chủ động việc bảo trì, tùy chỉnh phát triển hệ thống phù hợp với yêu cầu phát triển thư viện số Trường Hệ thống chức phần mềm Thư viện số - Elib Hệ thống chức phân hệ quản trị: Bao gồm chức như: Quản lí tài nguyên ; Xử lí tài nguyên; Thống kê, báo cáo; Xử lí yêu cầu tài liệu; Quản lí định dạng văn bản; Quản trị người dùng Hệ thống chức phân hệ người dùng tin: Bao gồm chức như: Tìm kiếm; Xem lướt tài nguyên; Yêu cầu tài liệu; Quản lí tài khoản cá nhân; Liên hệ, hỗ trợ trực tuyến Quản trị tài nguyên Tìm ki ếm Xem l ướt tà i nguyên Quản trị Thống kê, báo cáo Xử lí yêu cầu tin Yêu cầ u tà i l i ệu Người dùng Truy cậ p n vă n Quả n trị định dạng Quả n l í tài khoả n Quản trị người dùng Thơng ti n l i ên hệ Sơ đồ Tổng quan hệ thống chức Elib Sau năm học triển khai, TVĐHHN hoàn thành hệ thống Thư viện số Trường với gần 8000 tài liệu điện tử đưa vào hệ thống tiếp tục bổ sung, xử lí Tài liệu thuộc nhiều chun ngành, loại hình thức đưa phục vụ cổng thông tin Thư viện số Trường Đại học Hà Nội: http://elib.hanu.vn Một số hình ảnh kết thực Thư viện số Trường Đại học Hà Nội Hình Trang thơng tin dành cho người sử dụng Hình Trang quản lý tài liệu dành cho cán thư viện Hình Trang quản lý người dùng dành cho cán thư viện Bên cạnh mặt đạt được, để hoạt động thư viện số phát huy hiệu quả, TVĐHHN tiến hànhchuẩn hóa hoạt động, kiện tồn máy, nâng cấp trang thiết bị, công nghệ,xây dựng hệ thống đảm bảo chất lượng, bước đưa TVĐHHN phát triển theo hướng đại, bền vững TÀI LIỆU THAM KHẢO Tài liệu tiếng Việt Đại học Hà Nội (2013), Qui định việc quản lí khai thác nguồn tài liệu nội sinh, Trường Đại học Hà Nội, Hà Nội Lê Thị Thành Huế (2014), “Nghiên cứu xây dựng Thư viện số Trường Đại học Hà Nội”, Trường Đại học Hà Nội, Hà Nội Nguyễn Minh Hiệp (2004), "Thế giới Thư viện số", Bản tin Thư viện-Công nghệ thơng tin 4 Nguyễn Thị Bích Ngọc (2012), "Vấn đề quyền Thư viện: Thực tiễn Anh Việt Nam", Tạp chí Thư viện Việt Nam 37 Quốc hội nước cộng hòa xã hội chủ nghĩa Việt Nam (2010), Luật sở hữu trí tuệ năm 2005 sửa đổi, bổ sung năm 2009, chủ biên, Chính trị Quốc gia, Hà Nội 6 Trịnh Bảo Ngọc (2012), "Xây dựng phần mềm thư viện điện tử quản lí sở liệu tồn văn", Trường Đại học Hà Nội, Hà Nội Tài liệu tiếng nước Gobinda G.Chowdhury (2001), "Digital libraries and referenceservices: present and future", Journal of Documentation, 58(3) Ian H Witten, David Bainbridge David M Nichols (2010), How to build a digital library, Second Edition, Morgan Kaufmann, Boston Leonardo Candela cộng (2011), "The Digital Library Reference Model", DL org Project Deliverable Marcos Andrộ Gonỗalves v cỏc cng (2007), "“What is a good digital library?”– A quality model for digital libraries", Information Processing & Management 43(5), tr 1416-1437 Raitt, D (1999), “Some European developments in digital libraries”, in Chen, C-C (Ed.), MicroUse Tefko Saracevic (2000), "Digital library evaluation: Toward evolution of concepts", Library trends 49(2), tr 350-369  ... liệu nội sinh, Trường Đại học Hà Nội, Hà Nội Lê Thị Thành Huế (2014), “Nghiên cứu xây dựng Thư viện số Trường Đại học Hà Nội? ??, Trường Đại học Hà Nội, Hà Nội Nguyễn Minh Hiệp (2004), "Thế giới Thư. .. tầm quan trọng việc xây dựng Thư viện số, TVĐHHN thức khởi động Thư viện số với cơng trình nghiên cứu khoa học “Nghiên cứu xây dựng Thư viện số Trường Đại học Hà Nội? ?? ? ?Xây dựng phần mềm quản trị... toàn văn” Các nghiên cứu Thư viện rõ tiềm lực xây dựng Thư viện số Trường, đưa giải pháp xây dựng hệ thống quản trị tài nguyên số, sơ sở khoa học thực tiễn giúp Đại học Hà Nội bước dần sang chặng