Tài liệu nội sinh nguồn tin vô giá trong các trường đại học

Hội thảo thƣ viện toàn quốc “Nền tảng CNTT – TT hoạt động thông tin Thƣ viện phục vụ đổi giáo dục ĐH-CĐ thời kỳ hội nhập” TÀI LIỆU NỘI SINH – NGUỒN TIN VÔ GIÁ TRONG CÁC TRƢỜNG ĐẠI HỌC TS HUỲNH MẪN ĐẠT Trƣờng ĐH Văn hóa Tp Hồ Chí Minh Tel: 0888 969 678, mandat77@yahoo.com Tóm tắt: Bài viết trình bày có hệ thống khái niệm tài liệu nội sinh, đƣa quy trình số hóa nguồn tài liệu nội sinh, lựa chọn công nghệ đƣa giải pháp nhằm giúp trƣờng đại học làm tốt công tác số hóa nguồn tài liệu nội sinh Tài liệu nội sinh tài liệu đƣợc hình thành trình hoạt động khoa học kỹ thuật, sản xuất, quản lý, nghiên cứu, học tập quan, tổ chức, xí nghiệp, viện nghiên cứu, trƣờng đại học… Tài liệu nội sinh phản ánh đầy đủ, có hệ thống thành tựu, tiềm lực nhƣ hƣớng phát triển đơn vị thƣờng đƣợc lƣu giữ thƣ viện trung tâm thông tin đơn vị Đặc điểm nguồn tài liệu nội sinh: Theo tính chất q trình tạo nguồn tài liệu nội sinh chia thành nhóm: - Nguồn tin phản ánh kết hoạt động đào tạo: Luận án, luận văn, kết luận khoa học, tƣ liệu điền dã, tƣ liệu điều tra, hồ sơ thí nghiệm, chƣơng trình đào tạo, giáo trình, đề cƣơng giảng… - Nguồn tin phản ánh kết NCKH: Các báo cáo kết nghiên cứu khoa học, tƣ liệu trung gian đƣợc tạo nên từ việc triển khai chƣơng trình, đề tài NCKH, đề án, dự án sản xuất thử, báo cáo khoa học, kỷ yếu hội nghị, hội thảo… - Nguồn tin phản ánh tiềm lực đào tạo NCKH: Bao gồm tài liệu cấu, quy mơ, trình độ đào tạo, nguồn nhân lực khoa học, sở vật chất kỹ thuật để triển khai hoạt động đào tạo, NCKH, thông tin phản ánh định hƣớng phát triển nhà trƣờng  Lợi ích quan: Đƣa số tốt chất lƣợng hiệu suất quan, tăng cƣờng hình ảnh uy tín, tăng cƣờng khả tiếp cận kết nghiên cứu, nội dung với chất lƣợng cao cơng cụ quảng bá để thu hút nhân sự, sinh viên nguồn đầu tƣ  Lợi ích nhà nghiên cứu: Mở rộng việc phát tán cung cấp công bố mình, gia tăng tác động cơng bố (các nghiên cứu đƣợc tự tiếp cận dễ dàng đƣợc trích dẫn), đƣa cách đo lƣờng để nhà nghiên cứu xác định tỉ lệ truy cập nghiên cứu cụ thể, giúp quản lý lƣu giữ nội dung liên quan đến nghiên cứu cá nhân, cho phép tạo danh mục xuất phẩm theo yêu cầu cá nhân  Lợi ích cộng đồng quốc tế: Hỗ trợ hợp tác nghiên cứu thông qua việc tạo điều kiện trao đổi tự cho nguồn thông tin học thuật, giúp cộng đồng hiểu 86 Hội thảo thƣ viện toàn quốc “Nền tảng CNTT – TT hoạt động thông tin Thƣ viện phục vụ đổi giáo dục ĐH-CĐ thời kỳ hội nhập” nổ lực hoạt động nghiên cứu, lợi ích cán thƣ viện, ln phù hợp thời đại số với nhiều thay đổi tiến triển, hội để thể vai trò quan trọng bối cảnh thay đổi việc truyền tải thông tin học thuật Tài liệu nội sinh bao gồm tài liệu xuất lẫn tài liệu chƣa xuất Cụ thể nhƣ sau: Nhóm tài liệu xuất bản: báo đƣợc đăng báo, tạp chí; sách; tài liệu hội nghị hội thảo Nhóm tài liệu chƣa xuất bản: tài liệu trƣớc in; cơng trình chƣa cơng bố phần nội dung đƣợc cơng bố cơng trình chƣa hoàn tất, luận văn, luận án, báo cáo khoa học Nhóm tài liệu hỗ trợ học tập giảng dạy: đề cƣơng, giáo án, giảng, ngân hàng đề thi, băng hình phục vụ khóa học Nhƣ vậy, nguồn nội sinh tốt mang đến nhiều lợi ích cho thành viên liên quan; thƣ viện cần tuyên truyền lợi ích để ngƣời sử dụng ủng hộ để phát triển nguồn thông tin nội sinh Quy trình số hóa nguồn tài liệu nội sinh chia thành bƣớc cụ thể sau: Lựa chọn tài liệu đầu vào: Đây công đoạn quy trình số hóa tài liệu, bao gồm việc cân nhắc, lựa chọn xác định đối tƣợng tài liệu đƣợc đƣa vào số hóa Các thƣ viện cần xây dựng sách thu thập tài liệu nội sinh từ ban đầu quan trọng nhằm đảm bảo tổ chức sử dụng đƣợc nguồn tài liệu học thuật cách đắn, nhƣ đảm bảo đƣợc phát triển ổn định nguồn tài liệu Chính sách phải đƣợc nêu lên nội dung sau: xác định loại tài liệu cần thu thập; đối tƣợng nộp đối tƣợng sử dụng nguồn nội sinh; mức độ phổ biến mức độ cho phép sử dụng nguồn nội sinh, sách bảo quản nguồn nội sinh, sách cập nhật nguồn nội sinh Về quyền tài liệu: trƣờng hợp thƣ viện cung cấp truy cập mở cho nguồn nội sinh tác giả phận tiếp nhận tài liệu cần làm rõ vấn đề pháp lý liên quan đến quyền để bảo đảm thƣ viện không vi phạm luật quyền Nội dung tài liệu: sở xác định nhóm ngƣời dùng tin (Cán lãnh đạo, giảng viên, cán nghiên cứu, sinh viên, đối tƣợng khác,…), mục tiêu, chức nhiệm vụ thƣ viện mà thƣ viện lựa chọn tài liệu nội sinh có nội dung phù hợp, tài liệu có tần suất sử dụng cao Điều kiện bảo quản tại: tùy tình hình cụ thể thƣ viện tình trạng điều kiện bảo quản kết hợp với nội dung tài liệu nội sinh mà định lựa chọn tài liệu để tiến hành số hóa Ƣu tiên số hóa tài liệu nội sinh mà nhu cầu sử dụng ngƣời dùng cao Lựa chọn công nghệ: Lựa chọn công nghệ để tiến hành số hóa tài liệu nội sinh đóng vai trị quan trọng cơng cụ đắc lực giúp trƣờng đại học thực cơng việc quy trình tạo lập vận hành sƣu tập số, công nghệ để tiến hành số hóa cần đáp ứng yêu cầu sau: 87 Hội thảo thƣ viện toàn quốc “Nền tảng CNTT – TT hoạt động thông tin Thƣ viện phục vụ đổi giáo dục ĐH-CĐ thời kỳ hội nhập” - Là công cụ, môi trƣờng để đảm bảo tài liệu số hóa sau đƣợc tạo lập dễ dàng, thuận tiện cho ngƣời dùng tiếp cận; - Có đủ độ tin cậy cho ngƣời quản trị kỹ thuật viên trình tạo lập, bảo quản cung cấp liệu trình hoạt động sƣu tập; - Đáp ứng đầy đủ yêu cầu chuẩn nghiệp vụ thông tin – thƣ viện; - Dễ dàng trao đổi liệu với chuẩn khác, có cơng cụ lƣu an tồn liệu với chuẩn khác, có cơng cụ lƣu an toàn liệu Để sƣu tập số phát huy đƣợc hết tác dụng, thƣ viện thực tạo lập sƣu tập số cần phải có sở hạ tầng sau: - Hệ thống mạng intranet đƣợc kết nối internet với đƣờng truyền đủ đáp ứng cho số ngƣời dùng tối thiểu thƣ viện; - Hệ thống máy chủ đủ mạnh để đáp ứng việc lƣu trữ, bảo quản, cung cấp liệu quản lý ngƣời dùng phần mềm hệ thống có quyền; - Trang web đăng tải cổng truy cập ngƣời dùng vào sƣu tập Số hoá nguồn tài liệu: Đây cơng đoạn địi hỏi đầu tƣ nhiều cơng sức, kinh phí nhƣng lại khâu dễ dàng thực Việc nộp tài liệu vào nguồn nội sinh thực theo cách: trực tuyến thông qua cán thƣ viện (nộp giấy) Trong trƣờng hợp thƣ viện áp dụng công nghệ chuẩn bị sẳn giao diện nộp tài liệu nội sinhh website, tác giả tự nộp trực tuyến Trƣờng hợp thu thập đƣợc tác giả cung cấp tài liệu giấy, Việt nam có thiết bị số hóa tài liệu công nghệ KIRTAS APT 1200, công nghệ với thiết bị BookScan APT 1200 giúp thƣ viện số hóa nguồn tài liệu với số lƣợng lớn, giá hợp lý đảm bảo chất lƣợng, thiết bị nhận dạng quang học OCR Đặc biệt cơng nghệ KIRTAS APT 1200 có phần mềm biên tập BookScan Editor cho phép tự động biên tập, tạo siêu liệu theo yêu cầu; BookScan APT 1200 không làm hƣ hỏng tài liệu gốc tháo gáy tài liệu tài liệu có độ dày trang thực Scan Biên mục tài liệu số hóa (Tạo siêu liệu liên kết): Mô tả liệu (theo chuẩn siêu liệu MARC, Dublin Core, MODS, METS, ISO 2709 chuẩn Dublin Core tƣơng đối phổ biến có khả tùy biến cho tiêu chuẩn khác với 15 trƣờng biên mục); Có nhiều chuẩn biên mục mang tính chất siêu liệu thơng dụng nhƣ: MARC 21/ UNIMARC, Dublin Core Metadata, XML… Các liệu thƣờng đƣợc gắn vào phần đầu cho tài liệu điện tử đặt website thích hợp cho máy tìm kiếm, lọc thơng tin để tổ chức thành kho liệu mà không cần dùng đến hệ quản trị sở liệu truyền thống Dublin Core Metadata chuẩn dùng mô tả nội dung biểu ghi liệu Nó đơn giản MARC Format có 15 trƣờng: nhan đề, tác giả, chủ đề, mô tả, nhà xuất bản, tác giả phụ, ngày tháng, loại tài liệu, mô tả vật lý, định danh, nguồn gốc, ngôn ngữ, liên kết, bao quát, quyền (trong MARC có đến 200 trƣờng, phức tạp) 88 Hội thảo thƣ viện toàn quốc “Nền tảng CNTT – TT hoạt động thông tin Thƣ viện phục vụ đổi giáo dục ĐH-CĐ thời kỳ hội nhập” Siêu liệu (metadata) dùng để mô tả tài nguyên thông tin đƣợc chia sẻ internet Một ghi siêu liệu bao gồm tập hợp thuộc tính tập phần tử cần thiết để mô tả tài nguyên theo yêu cầu Tạo siêu liệu theo dạng (siêu liệu mô tả: mô tả thông tin tài liệu, siêu liệu cấu trúc: mô tả liên kết đối tƣợng thông tin liên quan tài liệu nhƣ mục lục, chƣơng, phần, trang sách, hình ảnh minh họa, phụ lục giúp ngƣời dùng dễ dàng di chuyển đến thành phần tài liệu, siêu liệu quản trị: gồm tạo kích cỡ tập tin, định dạng tài liệu (PDF), đặc tính sử dụng tình trạng tài liệu) - Siêu liệu kỹ thuật: Thông tin máy vận hành q trình chụp hình ảnh thơng tin đƣợc tạo tự động hệ thống thƣ viện - Siêu liệu cấu trúc: Thông tin cấu trúc sách/trình tự xếp địi hỏi nhập liệu tay - Siêu liệu mô tả: Thông tin sách thông tin dƣới biểu ghi MARC tƣơng thích hồn tồn tiêu chuẩn biên mục liệu điện tử Dublin Core Dữ liệu biểu ghi MARC đƣợc nhập với khả đọc số ISBN mã số mã vạch (Barcode) giao diện ngƣời dùng dành cho nhập liệu mô tả nội dung (Vd., tên nhan đề, tác giả, ngày quyền, bảng nội dung,…) phần mềm biên mục nhằm nhập liệu nhanh dễ dàng sử dụng Vận hành, bảo quản cung cấp liệu: Trƣớc vận hành thật công đoạn: quét (scan) – tài liệu sách, biên mục tài liệu, tải tài liệu lên mạng, thƣ viện thực giai đoạn thử nghiệm cách cho scan khoảng 10 đơn vị tài liệu với đủ loại hình: sách, tạp chí, thảo, tài liệu hành chính, tranh ảnh,… cho lƣu trữ nhƣ vận hành thử website để kiểm tra chất lƣợng, bao gồm kích cỡ hình ảnh, vấn đề xử lý chung, dạng tập tin, chiều sâu bit, vùng sáng, vùng tối, giá trị âm thanh, độ sáng, độ tƣơng phản, độ phân giải, nhiễu, định hƣớng, tiếng động, điều chỉnh kênh màu, văn bản, điều chỉnh hình ảnh, đƣờng truyền hay hình ảnh, sống động, chất lƣợng truy cập, hình thức ngắn gọn, rõ ràng văn bản… Trong trình quét tài liệu, tạo sản phẩm số biên mục tài liệu số nên đƣợc lƣu, cất giữ bảo quản dạng: nhớ lớn máy chủ, CD-ROM, ổ cứng di động Cung cấp, tải liệu lên mạng khâu cuối tiến trình số hóa, bao gồm việc đƣa sƣu tập lên mạng thƣ viện để phục vụ trực tuyến thiết kế giao diện với ngƣời dùng: tạo cơng cụ sử dụng, sách khai thác ngƣời dùng, ý kiến đóng góp, đánh giá ngƣời sử dụng, xây dựng ứng dụng tùy biến, sách phát triển nguồn tài liệu… Tất kết cần đƣợc thông qua trƣớc hội đồng số hóa để hồn chỉnh lần cuối trƣớc cơng bố kết sƣu tập ngƣời dùng tin Tuy nhiên, dễ dàng nhận thấy, việc quản lý cung cấp thông tin tài liệu lƣu trữ điện tử chứa đựng rủi ro nhƣ: Cơ sở liệu bị xóa, thơng tin bị chỉnh sửa…Chính cần thiết kế hệ thống lƣu giữ tránh tình trạng xâm nhập trái phép, thực chế độ quản lý tài liệu điện tử nhƣ phận tổng thể hồ 89 Hội thảo thƣ viện toàn quốc “Nền tảng CNTT – TT hoạt động thông tin Thƣ viện phục vụ đổi giáo dục ĐH-CĐ thời kỳ hội nhập” sơ tài liệu, thơng tin quan cần có khn khổ chiến lƣợc tài liệu lƣu trữ điện tử Theo khái niệm chuyên gia, hệ thống lƣu giữ tài liệu điện tử quy trình khép kín giúp tài liệu đƣợc an tồn đƣợc quản lý để tài liệu với thơng tin, hồn cảnh cấu trúc đƣợc giữ lại (Tính xác thực, độ tin cậy, tính an toàn, mối quan hệ với đối tƣợng liệu có liên quan, tính hữu dụng khả tiếp cận) Tổ chức tiêu chuẩn quốc tế (ISO) thức ban hành tiêu chuẩn quốc tế công tác văn thƣ ISO 15489, tiêu chuẩn đƣa chuẩn mực để quan, tổ chức sử dụng nhằm đánh giá thực tiễn hệ thống lƣu trữ tài liệu điện tử Để công tác bảo quản, khai thác sử dụng tài liệu điện tử tốn kém, cơng việc cần phải làm hồ sơ, tài liệu hình thành xử lý công việc cá nhân phải đƣợc phân loại quản lý thống hệ thống sở liệu Tuyệt đối không tự ý xóa thay đổi thơng tin tài liệu, hàng năm tiến hành đánh giá, xử lý chất lƣợng chống xâm nhập tác nhân gây hại Các hồ sơ, tài liệu điện tử đến hạn nộp lƣu đƣợc chuyên giao đầy đủ cho quan phụ trách lƣu trữ phân loại, lập mã số điện tử bảo quản hệ thống lƣu trữ điện tử; Nhƣ giảm công đoạn tốn số hóa từ tài liệu giấy sang tài liệu điện tử Để cơng việc số hóa tài liệu nội sinh thành công nội dung quan trọng nhiệm vụ nhân viên thƣ viện- ngƣời quản lý phục vụ nguồn nội sinh trƣờng đại học Nhân viên thƣ viện ngƣời soạn thảo sách quy định việc thu thập, quản lý sử dụng cho nguồn nội sinh thuyết phục đối tƣợng liên quan chấp thuận thực thi sách Nhân viên thƣ viện thiết lập mối quan hệ hợp tác với tác giả nguồn nội sinh để khuyến khích hỗ trợ họ việc nộp nhƣ việc sử dụng Nhân viên thƣ viện cần phải thành thạo kỹ thuật, thao tác sử dụng công nghệ, nhƣ tự xử lý đƣa hƣớng giải cho cố xảy 90 Hội thảo thƣ viện toàn quốc “Nền tảng CNTT – TT hoạt động thông tin Thƣ viện phục vụ đổi giáo dục ĐH-CĐ thời kỳ hội nhập” TÀI LIỆU THAM KHẢO Bùi Loan Thùy (2013) Khả chia sẻ nguồn tài nguyên điện tử vấn đề quyền thƣ viện trƣờng đại học, Kỷ yếu hội thảo “ chia sẻ nguồn lực thông tin điện tử hệ thống thƣ viện cao đẳng, đại học Việt Nam” Nguyễn Hữu Viêm (2004) Sách điện tử: thách thức phát triển Tạp chí Thơng tin tƣ liệu, số 4/2004; tr.: 20-22 Huỳnh Mẫn Đạt (2016) “OCLC- cầu nối thƣ viện Việt Nam giới”, Văn hóa nguồn lực, số 5(2016):tr89-93 Phạm Thúc Trƣơng Lƣơng (2006) Vấn đề quyền tác giả kỷ ngun số: góc nhìn từ thƣ viện Kỷ yếu hội thảo “tăng cƣờng công tác tiêu chuẩn hóa hoạt động thơng tin tƣ liệu Sharples, M., Corlett, D., Westmancott, O (2000) The Design and Implementation of a Mobile Learning Resource, UK: University of Birmingham, Edgbaston Хуинь Ман Дат (2010), Корпоративная деятельность вузовских библиотек во Вьетнаме/ Хуинь Ман Дат, Вестник МГУКИ, № 2, С 143 – 146 Từ khóa: Thƣ viện trƣờng đại học, số hóa tài liệu, tài liệu nội sinh The article presents the system of endogenous material conceptions, bringing out the digitization process of endogenous resources, selecting technology and offering solutions to help the universities fulfill their tasks of digitizing endogenous resources Keywords: University Library, digitized documents, internal documents 91 ... thông tin học thuật Tài liệu nội sinh bao gồm tài liệu xuất lẫn tài liệu chƣa xuất Cụ thể nhƣ sau: Nhóm tài liệu xuất bản: báo đƣợc đăng báo, tạp chí; sách; tài liệu hội nghị hội thảo Nhóm tài liệu. .. hóa từ tài liệu giấy sang tài liệu điện tử Để cơng việc số hóa tài liệu nội sinh thành công nội dung quan trọng nhiệm vụ nhân viên thƣ viện- ngƣời quản lý phục vụ nguồn nội sinh trƣờng đại học Nhân... sinh, sách bảo quản nguồn nội sinh, sách cập nhật nguồn nội sinh Về quyền tài liệu: trƣờng hợp thƣ viện cung cấp truy cập mở cho nguồn nội sinh tác giả phận tiếp nhận tài liệu cần làm rõ vấn