BẢO QUẢN TÀI LIỆU SỐ Nguyễn Thị Lan Hương * Nguyễn Thị Ngọc Lan** Tóm tắt: Cùng với phát triển công nghệ đại việc bảo quản tài liệu số giải pháp bảo quản tối ưu tài liệu dạng số; cần thiết việc bảo quản tài liệu số; nguyên tắc bảo quản tài liệu số Từ khóa: Bảo quản tài liệu số; Thư viện số Khái niệm bảo quản không dành cho tài liệu giấy Trong kỷ nguyên thông tin bảo quản tài liệu số (Digital preservation) việc cần thiết Bảo quản tài liệu số (bao gồm tài liệu dạng phim ảnh (born digital) tài liệu dạng số hóa(reformatted digital content), nhằm mục đích trì khả truy cập vào nội dung số tương lai Công tác bảo quản tài liệu số cần xây dựng đồng thời với việc xây dựng kho tài liệu số Công tác bảo quản tài liệu số dựa nguyên tắc công tác bảo quản truyền thống: lựa chọn, lưu trữ, đảm bảo tuổi thọ tài liệu, chất lượng, toàn vẹn, quản lý truy cập Ngồi việc bảo quản tài liệu số cịn phải đảm bảo khả truy cập thông tin liên tục, phù hợp với công nghệ tiên tiến… Cùng với phát triển Internet công nghệ đại, bảo quản tài liệu số nhiệm vụ mà cán thủ thư phải đối mặt năm tới Bảo quản tài liệu số, giải pháp bảo quản tối ưu tài liệu dạng số, phụ thuộc nhiều vào thay đổi cơng nghệ, phần mềm nhanh chóng bị lỗi thời, hình thức phương tiện lưu trữ tài liệu số liên tục thay đổi theo thời gian Công nghệ số liên quan đến chuyển đổi khái niệm định dạng, không đơn giản tạo trung thực sách, tài liệu, ảnh, đồ… lên phương tiện lưu trữ khác Sức mạnh việc nâng cao chất lượng số, khả tạo mục có cấu trúc, thuật tốn nén truyền liệu làm thay đổi quan niệm bảo quản giới số Bảo quản tài liệu số phụ thuộc vào tuổi thọ phương tiện lưu trữ hệ thống truy cập, cán thư viện cần xác định vấn đề liên quan đến tuổi thọ phương tiện lưu giữ Ngày phương tiện lưu * Phịng Hành – Tổ chức, Trung tâm Thông tin – Thư viện, Đại học Quốc gia Hà Nội Phịng Quản trị Cơng nghệ thơng tin, Trung tâm Thông tin – Thư viện, Đại học Quốc gia Hà Nội ** trữ có tuổi thọ cao việc truy xuất liệu lưu giữ phương tiện nhanh Những chuyển đổi đặt cho chúng ta, cán thư viện, phải chuyển đổi khái niệm bảo quản lưu trữ phù hợp với tài liệu số Sự chuyển đổi tính vẹn tồn Trong bảo quản truyền thống, khái niệm tính tồn vẹn vật lý đa phần liên quan tới tài liệu cổ, chứng lịch sử cần bảo tồn thường diễn trực tiếp phịng bảo quản Bảo quản tính tồn vẹn mặt học thuật dựa mối quan tâm chứng tích Cốt lõi tính tồn vẹn cịn thể khía cạnh trung thực nội dung thơng tin tài liệu trì thơng qua việc ghi lại nguồn gốc - sở hữu - xử lý Trong công tác bảo quản truyền thống, khái niệm chất lượng tính tồn vẹn tài liệu bổ trợ lẫn Đối với tài liệu số, việc trì tính tồn vẹn tài liệu liên quan đến phương tiện lưu trữ Các tài liệu số gắn biểu ghi thư mục mơ tả dạng thơng tin hỗ trợ tìm kiếm, đánh mục (index), thông tin thư mục bảo quản với tài liệu Bảo trì tính tồn vẹn mặt học thuật để đảm bảo tệp tin không bị thay đổi cách vơ tính hay hữu ý Có thể nói cơng nghệ số làm biến đổi nguyên tắc bảo quản truyền thống từ đảm bảo tính tồn vẹn vật lý tài liệu Trong khía cạnh an tồn điện tử tính tồn vẹn liệu (Data Integrity) định nghĩa liệu thông tin không bị thay đổi, mát lưu trữ hay truyền tải Nói cách khác tính tồn vẹn tính khơng bị hiệu chỉnh liệu Một số yếu tố kiểm sốt tính tồn vẹn tài liệu số: - Xác thực bước truy cập ghi lại sửa đổi liên tiếp tài liệu đó; Có thể tạo trì mục cấu trúc liên kết thư mục; Sử dung công cụ xây dựng tiêu chuẩn trao đổi siêu liệu phù hợp với nhiều công nghệ, nhiều hệ thống, nhiều quốc gia; Cán thư viện cần phải cập nhật thường xuyên phát triển nhanh chóng c giao thức mạng, băng thơng kỹ thuật an tồn liệu, hệ thống lưu trữ 2 Sự chuyển đổi nguyên tắc truy cập Với việc bảo quản tài liệu số, yếu tố truy cập sử dụng điều quan trọng Các tài liệu số biên mục, tổ chức thành sưu tập quản trị hệ quản trị sở Cơ chế truy cập phần tách rời khỏi việc bảo quản tài liệu số Kiểm soát yêu cầu truy cập bảo quản tài liệu số, đặc biệt khả chuyển đổi dạng tài liệu số sang hệ công nghệ tương lai, việc thực thơng qua phần cứng phần mềm quản trị Trong bối cảnh nay, kho tài liệu số động lực để nhà thiết kế hệ thống phần mềm công nghệ phần cứng xây dựng phát triển công cụ truy cập giúp cho việc truy cập ngày dễ dàng, kiểu “cắm chạy" (plug-and-play) Ngoài ra, cán thư viện yêu cầu nhà cung cấp nhà sản xuất để họ cung cấp thiết bị “tương thích ngược” với hệ thống sử dụng Khả giúp cho hệ thống tài liệu số chuyển đổi giống phần xử lý văn cho phép truy cập tài liệu tạo phiên trước Mặc dù khơng mong muốn, tuổi thọ hệ thống công nghệ địi hỏi phải vứt bỏ hệ thống trước vấn đề cần kiểm soát Thật khó bắt nhà cung cấp hỗ trợ bảo trì hệ thống cũ ngược với khả cung cấp hệ thống họ Sự chuyển đổi quan hệ bảo quản truy cập Trước quan lưu trữ thực nhiệm vụ sưu tập, nhưviệc thu thập sưu tập tài liệu viết tay bảo quản tồ nhà khơ giữ cẩn thận đủ để hoàn thành nhiệm vụ công tác bảo quản đơn vị Trong hồn cảnh đó, bảo quản truy cập hồn toàn tách biệt với Việc sử dụng tài liệu có nguy trộm, hư hỏng bị chép nội dung Cách an toàn để giữ sách lưu trữ lâu dài khố lại chụp để sử dụng Hiện chiến lược bảo quản đại thừa nhận bảo quản truy cập khái niệm bổ trợ lẫn Tiến hành bảo quản tài liệu nhằm để sử dụng Theo quan điểm này, việc tạo tài liệu mà khơng tạo khả tìm lãng phí tiền Việc lưu trữ tài liệu số làm cho cán thư viện coi bảo quản truy cập hai danh từ thay cho nhau, bảo quản truy cập Bảo quản giúp cho truy c ập thực Việc đánh đồng bảo quản với truy cập hàm ý bảo quản xác định khả sẵn sàng tài liệu Khi bảo quản truy cập chẳng khác ý nghĩa, khơng chuyển trọng tâm từ bảo quản sang truy cập, coi nhẹ bảo quản chất "vật" bảo quản Ngoài giới số, khả truy cập coi đối tượng cần bảo quản Một cách diễn đạt xác đơn giản "bảo quản truy cập" Khi chuyển đổi theo hướng vậy, loạt vấn đề hoàn toàn lên Bảo quản truy cập gì? Đó phiên có chất lượng giá trị cao, bảo vệ tốt, đảm bảo tính tồn vẹn đầy đủ tài liệu gốc Nội dung toàn vẹn đối tượng tài liệu số điều quan trọng khả hệ thống chuyển tải thể thơng tin trở thành kết cuối hành động bảo quản Gắn liền với bảo quản tài liệu số làviệc lựa chọn,làm chủ cơng nghệ "áp dụng” cơng nghệ vào cơng việc quản lý thông tin Lựa chọn máy scan: Hiện nay, thị trường có nhiều loại máy scan sử dụng q trình số hóa tài liệu từ công nghệ đơn giản đến đại Các thiết bị số hóa (Scanner) đại đa chức giúp đơn giản cho hầu hết yêu cầu công tác số hóa Đối với máy scan đại sử dụng scan tài liệu đóng gáy dày, báo, tạp chí, tài liệu khổ lớn, có chức lật giở tự động ngồi ra, cịn có phần mềm kèm hỗ trợ đắc lực q trình xử lý hình ảnh, chuyển dạng, quản lí Lựa chọn phần mềm quản lí tài liệu số để nâng cao khả truy cập: - Phần mềm mã nguồn mở Greenstone, Dspace - Phần mềm quyền thương mại chuyên nghiệp nhà cung c ấp nước Các hệ thống phần mềm quản trị tài liệu số đáp ứng việc quản lý tài liệu số với nhiều định dạng khác (PDF, Doc, AV, JPEG…) Hệ thống có tập hợp phân hệ quản trị (A Set of Administrative Mudules) cho cán thư viện quản lý quy trình nhập đối tượng số vào kho số, biên mục làm giàu siêu liệu cấp độ, phân chia thành sưu tập, tạo lập sách cụ thể tới sưu tập người dùng Ngoài phần hoạt động kiến trúc tiêu chuẩn OAIS (Open ArchiveInformation System) với quy trình xây dựng quản lý gói thơng tin: Nhập liệu (SIP), lưu trữ (AIP), chuyển giao (DIP)… quan trọng hệ thống phải cho phép lựa chọn cấu hình, mở rộng thiết bị lưu trữ di trú ứng dụng Ngồi thư viện cần phải có hệ thống lưu sẵn sàng để chuyển đổi liệu có giá trị, liệu mục phần mềm 4 Vai trị quản lý thư viện q trình chuyển đổi công tác bảo quản tài liệu số Công tác bảo quản tài liệu số phải trở thành mục tiêu chung mà nhà quản lý cán thư viện đưa Đó trách nhiệm chung người thực vai trò khác Người làm công tác bảo quản tài liệu số cần kiểm sốt vai trị tác động cơng nghệ xác định xu hướng phát triển công nghệ số Các nhà quản lý, người có trách nhiệm chọn lựa hệ thống chuyển dạng tài liệu khả truy cập chúng lâu dài, đòi hỏi cam kết cụ thể quán đơn vị công tác bảo quản, tích hợp tồn diện cơng nghệ số vào quy trình q trình quản lý thơng tin, đạo chặt chẽ việc xây dựng định nghĩa tiêu chuẩn phù hợp công tác bảo quản tài liệu số Các tài liệu bảo quản gồm dạng định dạng khác Những người làm công tác bảo quản cần biết thu thập, tổ chức bảo quản tài liệu có giá trị nghiên cứu Cán thư viện kiểm sốt tuổi thọ tài liệu số thông qua việc lựa chọn, xử lý kỹ thuật lưu trữ trên phương tiện lưu trữ kiểm nghiệm Kết luận Xây dựng hệ thống bảo quản, khai thác sử dụng tài liệu số với việc bảo quản tài liệu giấy trở thành mối quan tâm nhiều quốc gia Trong báo cáo c Hội đồng Thư viện Thông tin Hoa Kỳ Bảo quản tài liệu số phương pháp khác nhằm giữ cho tài liệu dạng số tồn đến mai sau Sự phát triển mạnh mẽ khoa học công nghệ với xu hội nhập đòi hỏi thách thức cho ngành Thơng tin - Thư viện nói chung cho thư viện đại học nói riêng cần phải có đổi hoạt động, bắt kịp tiến thời đại phục vụ đắc lực cho nghiệp CNH, HĐH đất nước Bảo quản tài liệu số kết hợp sách, chiến lược hành động nhằm đảm bảo nội dung tài liệu số bảo quản dài lâu, cho dù có thay đổi công nghệ tuổi thọ phương tiện lưu trữ TÀI LIỆU THAM KHẢO http://www.ala.org/alcts/resources/preserv/defdigpres0408 http://www.lib.ueh.edu.vn/?ArticleId=39d5254e-bfdc-469a-8301-c4a0c943c422 http://www.ted.com.vn/index.php?option=com_content&view=category&layout =blog&id=112&Itemid=601 ... tập quản trị hệ quản trị sở Cơ chế truy cập phần tách rời khỏi việc bảo quản tài liệu số Kiểm soát yêu cầu truy cập bảo quản tài liệu số, đặc biệt khả chuyển đổi dạng tài liệu số sang hệ cơng... chuyển đổi liệu có giá trị, liệu mục phần mềm 4 Vai trị quản lý thư viện q trình chuyển đổi công tác bảo quản tài liệu số Công tác bảo quản tài liệu số phải trở thành mục tiêu chung mà nhà quản lý... thống bảo quản, khai thác sử dụng tài liệu số với việc bảo quản tài liệu giấy trở thành mối quan tâm nhiều quốc gia Trong báo cáo c Hội đồng Thư viện Thông tin Hoa Kỳ Bảo quản tài liệu số phương