Áp dụng quản trị tinh gọn tại phòng tài chính kế hoạch thuộc ủy ban nhân dân thành phố bắc ninh

ĐẠI HỌC QUỐC GIA HÀ NỘI TRƢỜNG ĐẠI HỌC KINH TẾ - DIÊM QUỐC CƢỜNG ÁP DỤNG QUẢN TRỊ TINH GỌN TẠI PHỊNG TÀI CHÍNH – KẾ HOẠCH THUỘC ỦY BAN NHÂN DÂN THÀNH PHỐ BẮC NINH LUẬN VĂN THẠC SĨ QUẢN TRỊ CÔNG NGHỆ VÀ PHÁT TRIỂN DOANH NGHIỆP Hà Nội – 2017 ĐẠI HỌC QUỐC GIA HÀ NỘI TRƢỜNG ĐẠI HỌC KINH TẾ - DIÊM QUỐC CƢỜNG ÁP DỤNG QUẢN TRỊ TINH GỌN TẠI PHỊNG TÀI CHÍNH – KẾ HOẠCH THUỘC ỦY BAN NHÂN DÂN THÀNH PHỐ BẮC NINH Chuyên ngành: Quản trị công nghệ Phát triển doanh nghiệp Mã số: Chuyên ngành thí điểm LUẬN VĂN THẠC SĨ QUẢN TRỊ CÔNG NGHỆ VÀ PHÁT TRIỂN DOANH NGHIỆP NGƢỜI HƢỚNG DẪN KHOA HỌC: TS NGUYỄN ĐĂNG MINH Hà Nội – 2017 LỜI CAM ĐOAN Tôi xin cam đoan số liệu kết nghiên cứu luận văn trung thực chƣa đƣợc sử dụng để bảo vệ học vị Mọi giúp đỡ cho việc thực luận văn đƣợc cảm ơn thơng tin trích dẫn luận văn đƣợc rõ nguồn gốc rõ ràng đƣợc phép công bố LỜI CẢM ƠN Trong trình thực đề tài “Áp dụng quản trị tinh gọn phịng Tài - Kế hoạch thành phố Bắc Ninh”, nhận đƣợc nhiều giúp đỡ, tạo điều kiện tập thể thầy, cô Trƣờng Đại học Kinh tế - Đại học Quốc gia Hà Nội tơi xin bày tỏ lịng cảm ơn chân thành giúp đỡ Tơi xin bày tỏ lòng biết ơn sâu sắc tới TS Nguyễn Đăng Minh thầy giáo trực tiếp hƣớng dẫn bảo cho tơi hồn thành luận án Tơi xin chân thành cảm ơn bạn bè, đồng nghiệp Tôi cơng tác phịng Tài - Kế hoạch thành phố Bắc Ninh gia đình động viên, khích lệ, tạo điều kiện giúp đỡ suốt q trình thực hồn thành luận án Mặc dù cố gắng nhƣng tác giả không tránh khỏi thiếu sót, tơi xin tiếp thu tất đóng góp, phê bình, góp ý nhà khoa học, quý thầy cô, đọc giả bạn bè đồng nghiệp, để tơi hồn thành tốt luận Một lần xin trân thành cám ơn! MỤC LỤC DANH MỤC CÁC TỪ VIẾT TẮT i DANH MỤC BẢNG BIỂU ii DANH MỤC HÌNH VẼ iii PHẦN MỞ ĐẦU CHƢƠNG 1: TỔNG QUAN VỀ QUẢN TRỊ TINH GỌN VÀ CỞ SỞ LÝ LUẬN ÁP DỤNG QUẢN TRỊ TINH GỌN 1.1 Tổng quan tình hình nghiên cứu quản trị tinh gọn áp dụng quản trị tinh gọn 1.1.1 Tình hình nghiên cứu quản trị tinh gọn giới 1.1.2 Các nghiên cứu quản trị tinh gọn nƣớc 1.2 Cơ sở lý luận Quản trị tinh gọn .9 1.2.1 Khái Niệm 1.2.2 Các phƣơng pháp quản trị tinh gọn 10 1.3 Các nhân tố tác động đến hiệu triển khai áp dụng quản trị tinh gọn .16 1.4 Lợi ích việc áp dụng quản trị tinh gọn 16 Kết luận chƣơng .18 CHƢƠNG : PHƢƠNG PHÁP NGHIÊN CỨU .18 2.1 Phƣơng pháp nghiên cứu Error! Bookmark not defined 2.1.1 Phƣơng pháp nghiên cứu định tính: Error! Bookmark not defined 2.2 Quy trình thực nghiên cứu Error! Bookmark not defined 2.3 Địa điểm thời gian thực nghiên cứu Error! Bookmark not defined 2.4 Công cụ đƣợc sử dụng để nghiên cứu Error! Bookmark not defined 2.4.1 Thu thập số liệu thứ cấp Error! Bookmark not defined 2.4.2 Quan sát thực tế Error! Bookmark not defined 2.4.3 Bảng hỏi Error! Bookmark not defined 2.4.4 Phỏng vấn chuyên sâu Error! Bookmark not defined 2.5 Mô tả phƣơng pháp điều tra Error! Bookmark not defined 2.5.1 Thực quan sát Error! Bookmark not defined 2.5.2 Điều tra bảng hỏi Error! Bookmark not defined 2.5.3 Phỏng vấn Error! Bookmark not defined CHƢƠNG 3: THỰC TRẠNG, NGUYÊN NHÂN HOẠT ĐỘNG QUẢN TRỊ TẠI PHÕNG TÀI CHÍNH - KẾ HOẠCH THÀNH PHỐ BẮC NINHError! Bookmark not defined DƢỚI GÓC ĐỘ QUẢN TRỊ TINH GỌN Error! Bookmark not defined 3.1 Tổng quan Phịng Tài - Kế hoạch Error! Bookmark not defined 3.1.1 Tổng quan chung Error! Bookmark not defined 3.1.2 Chức nhiệm vụ phịng Tài - Kế hoạch Error! Bookmark not defined 3.1.3 Nhân lực Error! Bookmark not defined 3.1.4 Kết hoạt động Error! Bookmark not defined 3.1.5 Cơ cấu tổ chức: Error! Bookmark not defined 3.2 Thực trạng loại lãng phí phịng Tài - Kế hoạch Error! Bookmark not defined 3.2.1 Lãng phí hữu hình Error! Bookmark not defined 3.2.2 Lãng phí vơ hình Error! Bookmark not defined 3.3 Đánh giá chung lãng phí Phịng Tài - Kế hoạch thành phố Bắc Ninh Error! Bookmark not defined 3.3.1 Nguyên nhân lãng phí hữu hình Error! Bookmark not defined 3.3.2 Ngun nhân lãng phí vơ hình Error! Bookmark not defined CHƢƠNG : GIẢI PHÁP ÁP DỤNG QUẢN TRỊ TINH GỌN TRONG HOẠT ĐỘNG CỦA PHÕNG TÀI CHÍNH - KẾ HOẠCH THÀNH PHỐ BẮC NINH Error! Bookmark not defined 4.1 Đề xuất số giải pháp áp dụng quản trị tinh gọn nhằm giảm loại bỏ loại lãng phí Tài - Kế hoạch thành phố Bắc NinhError! Bookmark not defined 4.2 Những yêu cầu cấp thiết để áp dụng quản trị tinh gọn.Error! Bookmark not defined 4.2.1 Đơn vị cần hoạch định chiến lƣợc dài hạn cho việc áp dụng QTTG Error! Bookmark not defined 4.2.2 Cần có cam kết lâu dài từ ban lãnh đạo việc áp dụng QTTG Error! Bookmark not defined 4.2.3 Mời chuyên gia hỗ trợ: Error! Bookmark not defined 4.2.4 Tạo điều kiện thúc đẩy tham gia ngƣời lao động: Error! Bookmark not defined 4.2.5 Hoạt động đào tạo cần đƣợc trọng: Error! Bookmark not defined 4.2.6 Chính sách khuyến khích, khen thƣởng: Error! Bookmark not defined 4.3 Đề xuất giai đoạn triển khai áp dụng quản trị tinh gọn phịng Tài - Kế hoạch thành phố Bắc Ninh Error! Bookmark not defined KẾT LUẬN Error! Bookmark not defined TÀI LIỆU THAM KHẢO 63 PHỤ LỤC DANH MỤC CÁC TỪ VIẾT TẮT STT Ký hiệu Nguyên nghĩa CNTT Công nghệ thông tin CQ ISO NĐ-CP Nghị định phủ QTTG Quản trị tinh gọn TCKH Tài - kế hoạch UBND Ủy ban nhân dân Cơ quan International Organization for Standardization (Tổ chức quốc tế tiêu chuẩn hoá) i DANH MỤC BẢNG BIỂU STT Bảng Nội dung Bảng 1.1 Các loại lãng phí nguyên nhân 16 Bảng 3.1 Phân biệt Kaizen đổi 39 Bảng 4.1 Đề xuất phƣơng pháp quản trị tinh gọn để giảm bỏ chi phí lãng phí ii Trang 53 DANH MỤC HÌNH VẼ STT Bảng Hình 2.1 Hình 3.1 Nội dung Quy trình nghiên cứu Sơ đồ tổ chức máy quản lý phòng Tài - Kế hoạch Trang 20 38 Phịng làm việc, vật dụng, hồ sơ khơng thƣờng Hình 3.2 xun xếp, không phân loại bàn làm việc, 43 phịng Hình 4.1 Mơ hình quản trị tổng quát theo tƣ quản trị tinh gọn đơn vị Việt Nam iii 61 Đối tƣợng phạm vi nghiên cứu a) Đối tƣợng nghiên cứu Công tác quản trị phịng Tài - Kế hoạch thành phố Bắc Ninh b) Phạm vi nghiên cứu * Nội dung: - Các hoạt động quản trị phòng Tài - Kế hoạch thành phố Bắc Ninh - Phạm vi nghiên cứu không gian: nghiên cứu, khảo sát đƣợc tiến hành phịng Tài - kế hoạch thành phố Bắc Ninh; - Phạm vi nghiên cứu thời gian: từ năm 2010 đến năm 2015 Những đóng góp luận văn Đƣa nhìn tổng quát quản trị tinh gọn cách thức áp dụng vào phịng Tài - Kế hoạch Kết việc áp dụng quản tinh gọn "Made in Vietnam" vào thực tế (những thay đổi tích cực điều chƣa làm đƣợc) Kết cấu luận văn Phần mở đầu Chƣơng – Tổng quan tình hình nghiên cứu sở lý luận quản trị tinh gọn Chƣơng – Phƣơng pháp nghiên cứu Chƣơng – Thực trạng nguyên nhân hoạt động quản trị phịng Tài - Kế hoạch dƣới góc độ quản trị tinh gọn Chƣơng – Giải pháp áp dụng Quản trị tinh gọn phòng Tài - Kế hoạch thuộc UBND thành phố Bắc Ninh Kết luận CHƢƠNG 1: TỔNG QUAN VỀ TÌNH HÌNH NGHIÊN CỨU VÀ CỞ SỞ LÝ LUẬN VỀ QUẢN TRỊ TINH GỌN 1.1 Tổng quan tình hình nghiên cứu quản trị tinh gọn áp dụng quản trị tinh gọn 1.1.1 Tình hình nghiên cứu quản trị tinh gọn giới Từ lý luận phân công lao động Adam Smith, lý thuyết giúp nhà sản xuất nâng cao hiệu lao động hơn, tiết kiệm thời gian sản xuất cách thay phân công việc lớn cho ngƣời làm, công việc lớn đƣợc chia nhỏ thành công việc phụ cho nhiều ngƣời khác thực Tiếp ngƣời đóng góp lớn lịch sử hình thành thuyết quản trị tinh gọn Frederick Taylor – kỹ sƣ khí ngƣời Mỹ đƣợc coi cha đẻ „„ quản lý khoa theo khoa học‟‟ Ông cho để nâng cao suất công nghiệp, cần nghiên cứu cẩn thận q trình làm việc để khai thác xác chuỗi thao tác làm theo cách tốt Từ cuối năm 1970, quản trị tinh gọn trở thành phƣơng pháp đƣợc nhiều nhà quản trị Mỹ lựa chọn để nâng cao hiệu kinh doanh Đến năm 2000, James Womack cho đời sách sâu mơ tả hình thức thực hành quản trị tinh gọn The Machine that Change the World (Cỗ máy làm thay đổi giới) tạo sóng với khái niệm „sản xuất tinh gọn‟ (Lean manufacturing) Ông so sánh hệ thống so sánh với sản xuất ô tô Nhật Bản với khác giới tính hiệu minh chứng thành công phƣơng pháp sản xuất Tất tƣ xây dựng tảng hình thành để tạo thành tƣ duy, phƣơng thức quản trị – quản trị tinh gọn, giúp rút ngắn thời gian sản xuất, nâng cao tính hiệu hệ thống cách loại bỏ lãng phí cơng đoạn chu trình sản xuất để đạt đƣợc chất lƣợng tốt với chi phí thấp nhất, nâng cao đƣợc mức an toàn tinh thần ngƣời lao động (Like, 2004) Xuất phát từ việc nghiên cứu bí để thực phƣơng pháp sản xuất tinh gọn thành công, triết lý tƣ quản trị đời, Thomas L Jakson (1996) doanh nghiệp muốn xây dựng đƣợc hệ thống sản xuất tinh gọn cần phải có hệ thống quản trị tinh gọn trƣớc, ba lý sau : - Để triển khai đƣợc hệ thống sản xuất tinh gọn, doanh nghiệp cần chiến lƣợc phát triển dài hạn đủ cam kết để chuyển sang phƣơng pháp sản xuất - Quá trình chuyển đổi từ mơ hình sản xuất cũ sang mơ hình sản xuất cần thay đổi quy chế quy trình vận hành, cấu tổ chức nhƣ ngƣời, máy móc thiết bị - Quyết định chuyển đổi từ mơ hình sản xuất cũ sang sản xuất tinh gọn cần nhiệt tâm ngƣời lãnh đạo có quyền định cao tổ chức Cũng từ đây, nội dung tạo lên nguyên lý quản trị tinh gọn bắt đƣợc đƣợc nghiên cứu, phát triển áp dụng rộng rãi giới Thực hành quản trị tinh gọn hiệu giúp nâng cao lực hoạt động cho hệ thống bên bên tổ chức, tạo tiền để để nâng cao khả cạnh tranh thông qua sử dụng nguyên tắc tinh gọn, trình đƣợc hoạch định công cụ hỗ trợ (Imai, 1986, 1997; Womack cộng sự, 1990; Nishiguchi, 1994; Fujimoto, 1999; Emiliani công sự, 2003) Tuy nhiên, việc áp dụng cần đảm bảo tính linh hoạt phù hợp, dựa theo bối cảnh đặc điểm doanh nghiệp, địa phƣơng khác 1.1.2 Các nghiên cứu quản trị tinh gọn nước Sau nghiên cứu khảo sát tình hình nghiên cứu quản trị tinh gọn thơng qua cơng trình nghiên cứu đƣợc thực hiện, tác giả liệt kê số tác giả nội dung điển hình nhƣ sau: Vận dụng kế toán quản trị theo hƣớng tinh gọn Công ty TNHH QMI INDUSTRIAL Việt Nam tác giả Lê Hƣơng Trà, 201 Tác giả nêu đƣợc tổng quan quản trị tinh gọn Sau đó, lập luận dựa lý thuyết quản trị tinh gọn, tác giả áp dụng cách có chọn lọc công cụ quản trị tinh gọn vào chuyên ngành kế toán theo phƣơng pháp truyền thống theo phƣơng pháp tinh gọn Việc áp dụng linh hoạt quản trị tinh gọn mang lại nhiều lợi ích, tăng xuất lao động, tăng doanh thu cho từ tăng thu nhập cho ngƣời lao động Trong năm 2012-2013, Tiến sĩ Nguyễn Đăng Minh – Giảng viên Trƣờng Đại học Kinh tế- Đại học Quốc Gia Hà Nội nhóm nghiên cứu thực đề tài „Thực trạng áp dụng 5S Doanh nghiệp sản xuất nhỏ vừa địa bàn thành phố Hà Nội‟ Nội dung đề tài phản ánh thực trạng áp dụng 5S doanh nghiệp MSME thuộc cụm khu công nghiệp vừa nhỏ Từ Liêm khu công nghiệp Sài Đồng Kết nghiên cứu cho thấy 5S đƣợc doanh nghiệp quan tâm thấy rõ đƣợc tầm quan trọng việc giảm thiểu lãng phí khơng đáng có nhằm nâng cao hiệu sản xuất Nhóm tác giả đƣa đƣợc giải pháp để thực trì 5S doanh nghiệp cần phải thay đổi sách, tâm cao ngƣời lãnh đạo tƣ vấn chuyên gia Tuy nhiên, số lƣợng MSME đƣợc tiếp cận với 5S hạn chế Năm 2014, Tiến sĩ Nguyễn Đăng Minh thực đề tài nghiên cứu „Xây dựng mơ hình quản trị tinh gọn nhằm nâng cao hiệu doanh nghiệp Việt Nam‟ Đề tài nghiên cứu lý thuyết quản trị tinh gọn, tình hình cụ thể doanh nhiệp Việt Nam áp dụng phƣơng pháp quản trị tinh gọn phù hợp với đặc điểm doanh nghiệp Việt Nam, nhằm nâng cao hiệu hoạt động cho doanh nghiệp, giúp doanh nghiệp phát triển, đóng góp vào phát triển chung doanh nghiệp nƣớc 1.2 Cơ sở lý luận Quản trị tinh gọn 1.2.1 Khái Niệm Quản trị tinh gọn tƣ quản trị tạo lợi nhuận giá trị gia tăng cho doanh nghiệp cách dùng trí tuệ ngƣời cắt giảm tối đa chi phí lãng phí Lợi nhuận (Giá trị gia tăng) = Doanh thu – Chi phí Chi phí = Chi phí thực + Chi phí lãng phí Chi phí lãng phí = Chi phí lãng phí hữu hình + Chi phí lãng phí vơ hình (TS Nguyễn Đăng Minh cộng sự, 2013) Cách thức hiệu giúp tăng lợi nhuận/giá trị gia tăng cho doanh nghiệp cắt giảm chi phí tăng doanh thu Việc gia tăng doanh thu thông qua việc tăng giá bán tăng sản lƣợng thƣờng có giới hạn phụ thuộc vào tâm lý ngƣời tiêu dùng nhƣ quan hệ cung cầu thị trƣờng Cắt giảm chi phí đƣơng nhiên doanh nghiệp khơng thể cắt giảm chi phí cần thiết để trì sản xuất kinh doanh, đảm bảo chất lƣợng sản phẩm nhƣ chi phí ngun vật liệu, lƣơng cơng nhân Vì giải pháp giúp doanh nghiệp tăng lợi nhuận cách bền vững khơng ngừng cắt giảm chi phí lãng phí Chi phí lãng phí tồn dƣới hai hình thức chi phí vơ hình chi phí lãng phí hữu hình Lãng phí vơ hình lãng phí tƣ làm việc lãng phí phƣơng pháp làm việc Lãng phí hữu hình lãng phí qn tắt đèn, tắt van nƣớc, hàng hoá hỏng, phế phẩm… 1.2.2 Các phương pháp quản trị tinh gọn 1.2.2.1 Phương pháp 5S 5S từ viết tắt từ tiếng Nhật: Seiri, Seiton, Seiketsu Shitsuke Đối với nƣớc châu Âu châu Mỹ, 5S đƣợc dịch thành Sorting, Straitening, Shining, Standardizing Sustaining Khi du nhập vào Việt Nam, 5S mang ý nghĩa Sàng lọc, Sắp xếp, Sạch sẽ, chuẩn hóa, tâm Mục đích 5S *Tạo nên trì mơi trƣờng làm việc thuận tiện, nhanh chóng, xác hiệu vị trí làm việc từ khu vực văn phịng, nơi sản xuất, kho hàng, nguyên vật liệu hay vị trí xung quanh nhƣ sân bãi, chỗ để xe , * Đòi hỏi cam kết, nhận thức tham gia tất ngƣời từ Lãnh đạo ngƣời cơng nhân hoạt động 5S dành cho tất ngƣời không loại trừ Lợi ích áp dụng 5S *Tạo môi trƣờng làm việc thuận tiện, thoải mái cho vị trí * Giảm thiểu/loại bỏ lãng phí cơng đoạn cơng việc q trình nhƣ rút ngắn thời gian vận chuyển, thời gian tìm kiếm, loại bỏ lỗi chủ quan ngƣời *Giảm thiểu chi phí hoạt động từ nâng cao ƣu cạnh tranh *Với mơi trƣờng làm việc thơng thống khoa học, 5S giúp nâng cao an tồn sản xuất phịng ngừa rủi ro cách chủ động *Ý thức làm việc lợi ích tập thể đƣợc nhận thức rõ nâng cao, tăng cƣờng tính đồn kết, gắn bó lãnh đạo nhân viên, nhân viên với nhân viên *Khuyến khích sáng tạo cải tiến CBCNV thông qua 5S *Tạo dựng, củng cố nâng cao hình ảnh chuyên nghiệp mắt khách hàng Các bƣớc thực 5S *Seiri - Sorting - Sàng lọc: giữ lại cần thiết, xác định nhân tố “tạo giá trị” - có ích, loại bỏ yếu tố gây lãng phí khơng có giá trị để tạo nhiều khơng gian cho sản xuất cải thiện quy trình sản xuất Việc đánh giá triển khai Seri- Sàng lọc bao gồm: + Lập kế hoạch tiến hành tổng vệ sinh định kỳ + Xây dựng tiêu chí phân loại đồ vật cần thiết, không cần thiết công việc + Xác định phân loại đồ vật cần thiết khơng cần thiết theo tiêu chí + Loại bỏ đồ vật không cần thiết khỏi nơi làm việc + Xác định nguyên nhân khắc phục để giảm thiểu việc lƣu trữ đồ vật không cần thiết nơi làm việc *Seiton - Straightening - Sắp xếp: Sắp xếp hoạt động bố trí vật dụng làm việc, bán thành phẩm, nguyên vật liệu, hàng hóa … vị trí hợp lý cho dễ nhận biết, dễ lấy, dễ trả lại nhằm mục đích loại bỏ đƣợc thời gian tìm kiếm, giảm thiểu tồn kho, giảm phí, giảm mức tối thiểu số thao tác mà công nhân thực cho công việc Nguyên tắc chung Sắp xếp vật dụng cần thiết có vị trí quy định riêng kèm theo dấu hiệu nhận biết rõ ràng cần đƣợc tuân thủ cách triệt để Các bƣớc tiến hành + Đánh giá quãng đƣờng lấy dụng cụ, vật tƣ Đành giá tần suất sử dụng dụng cụ, vật tƣ + Đánh giá thời gian vận chuyển dụng cụ, vật tƣ, xe kéo, xe nâng + Đảm bảo hiểu chi tiết đầy đủ công việc yếu tố quan trọng sếp để làm từ đầu + Sắp sếp dụng cụ, vật tƣ vị trí phù hợp với thứ tự công việc tiêu chuẩn + Có chỗ tất thứ cần thiết + Mọi thứ vị trí quy định, có địa cụ thể *Áp dụng quản lý trực quan *Kẻ vẽ đƣờng viền bao quanh + Sắp sếp dụng cụ, vật tƣ cho dễ thấy, dễ lấy, dễ tìm, đễ trả lại vị trí ban đầu + Đảm bảo an tồn q trình làm việc *Seiso – Shining - Sạch sẽ: dọn dẹp hàng ngày, giữ nơi làm việc sẽ, gọn gàng, trật tự Hoạt động Seiso–Sạch bao gồm: + Xác định vị trí lập danh sách vị trí gây bụi bẩn khu vực lại để cơng nhân nhận biết + Đánh dấu chúng với băng màu cam ghi theo số thứ tự tƣơng ứng bảng danh sách + Tìm kiếm nguyên nhân gây bụi bẩn + Loại bỏ nguyên nhân nguồn gốc gây bẩn để chúng khơng cịn ảnh hƣởng đến khu vực làm việc + Tìm phát bụi bẩn vị trí thiết bị, dụng cụ, máy móc khó quan sát + Duy trì thƣờng xuyên vệ sinh làm hàng ngày hai lần tuần theo phân công trách nhiệm ngƣời giám sát + Để loại bỏ vệ sinh thiết bị máy móc, khu làm việc cách triệt để đòi hỏi cam kết, nhận thức tham gia tất ngƣời Lập quy định tiêu chuẩn nêu rõ phạm vị trách nhiệm cá nhân, cách thức tần suất triển khai vị trí + Để tăng ý thức mức độ bụi bẩn, nên sơn nơi làm việc số thiết bị dụng cụ máy móc màu sáng, đồng thời tăng độ chiếu sáng nơi làm việc để công nhân dễ dàng quan sát vệ sinh, lâu chùi kiểm tra *Seiketsu - Standardizing – Chuẩn hóa: tiêu chuẩn hóa máy móc trang thiết bị, đào tạo đội ngũ nhân viên Khi áp dụng Việt Nam SEIKETSU đƣợc hiểu SĂN SĨC, nghĩa là: + Tiêu chuẩn hóa hoạt động “sàng lọc”, “sắp xếp”, “sạch sẽ”, đảm bảo ba hoạt động đƣợc trì thƣờng xuyên + Thiết lập, áp dụng quy tắc kiểm soát, quản lý trực quan Thiết lập, áp dụng tiêu chuẩn mã mầu khu vực + Đánh giá định kỳ 5S theo kế hoạch + Xác định chuẩn mực đánh giá, cán đánh giá 5S phải đủ lực, lƣu trữ hồ sơ đánh giá + Đƣa khắc phục kịp thời cho phát sinh chƣa hợp lý sau đánh giá o Xây dựng chế khuyến khích thực 5S *Shitsuke - Sustaining - Tâm thế: Tâm đƣợc thể ý thức tự giác ngƣời lao động hoạt động 5S Các thành viên nhận thức rõ tầm quan trọng 5S, tự giác chủ động kết hợp nhuần nhuyễn chuẩn mực 5S với công việc để đem lại suất công việc cá nhân suất chung cao Các bƣớc tiến hành Shitsuke + Theo dõi mức độ tuân thủ 5S tổ chức + Tuyên truyền, quảng bá 5S, học kinh nghiệm áp dụng 5S tổ chức + Giáo dục, đào tạo lại thực hành tốt 5S Ngƣời Mỹ thêm vào 2S nhằm tạo trì mơi trƣờng làm việc “tinh gọn” *Safe: an toàn lao động cần đƣợc trì hoạt động *Support/Maintenance: giảm bớt yếu tố phụ, chƣa đƣợc lên kế hoạch cụ thể, tốn Tâm ( tâm thế) hoạt động quan trọng nhất, chi phối đạo 5S lại Tâm từ việc thay đổi tƣ nhận thức 4S, tƣ cắt bỏ lãng phí thơng qua việc áp dụng 4S cần thiết, hữu ích cho đơn vị ngồi tâm rèn luyện cịn tạo thói quen, nề nếp tác phong cho ngƣời lao động thực S4, mục tiêu S5 đào tạo ngƣời tuân theo thói quen làm việc tốt, giám sát nghiêm ngặt nội quy nơi làm việc hƣớng tới cải thiện việc thực 5S đơn vị, từ nâng cao hiệu 5S đƣợc xem tảng việc áp dụng tinh gọn hệ thống sản xuất đơn vị hoạt động tạo tảng thực kaizen quản lý trực quan 1.2.2.2 Phương pháp cải tiến liên tục – Kaizen Kaizen có nghĩa cải tiến liên tục Thực Kaizen nghĩa thực cải tiến không ngừng để nâng cao hiệu công việc, học tập Kaizen bao gồm cải tiến nhỏ xuất phát từ công việc đƣợc thực hàng ngày nhằm tạo giá trị gia tăng cho doanh nghiệp, Kaizen chủ yếu dựa vào trí tuệ, sáng kiến cá nhân tập thể doanh nghiệp, khơng sử dụng nhiều nguồn lực tài nhƣ phát minh hoạt động nghiên cứu phát triển “Triết lý Kaizen cội nguồn thành công doanh nghiệp Nhật Bản” (Đỗ Tiến Long, 2010) Mục tiêu hoạt động Kaizen giúp doanh nghiệp loại bỏ loại lãng phí tồn hoạt động sản xuất, kinh doanh Với ba tiêu chí chính: tham gia tất ngƣời, phận nào, vào thời điểm nào, Kaizen giúp phát huy nguồn lực sẵn có doanh nghiệp Đặc biệt nguồn nhân lực Dựa trí tuệ tập thể tinh thần sáng tạo ngƣời lao động để cải tiến trạng công việc lên mức tốt hơn, làm việc thuận lợi hơn, suất công việc cao hơn, ý nghĩa Kaizen tạo giá trị gia tăng nhỏ giúp nâng cao kết cơng việc Từ giúp tăng suất chất lƣợng sản phẩm, dịch vụ, đồng thời phát triển văn hoá sáng tạo hợp tác doanh nghiệp Các công cụ thực Kaizen: - Hệ thống đề xuất ý tƣởng cải tiến Kaizen (KSS) hệ thống baogồm quy trình, quy định, sách doanh nghiệp để khuyến khích nhân viên tham gia đề xuất ý tƣởng cải tiến - Nhóm quản lý chất lƣợng (QCC- Quality Control Circle) hoạt động nhóm nhỏ bao gồm nhân viên quản lý tình nguyện viên tham gia vào trách nhiệm quản lý chất lƣợng sản phẩm, đào tạo phát triển hoạt động Kaizen doanh nghiệp - Bảy công cụ thống kê tiến (SPC – Statistical Process Control) phƣơng pháp thu thập phân tích liệu làm để định cải tiến, bao gồm: phƣơng pháp phân tầng liệu, phiếu kiểm tra, biểu đồ nhân quả, biểu đồ Pareto, biểu đồ phân bố, biểu đồ phân tán, biểu đồ kiểm soát - PDCA: Plan – Do – Check – Act (lập kế hoạch – thực – kiểm tra – khắc phục) - SDCA: Standard – Do – Check – Act (tiêu chuẩn hoá – thực – kiểm tra – khắc phục) Phân biệt Kaizen với đổi (Innovation) Bảng 1.1 Phân biệt Kaizen đổi Nội dung Tính hiệu Nhịp độ Kaizen Dài hạn nhƣng không gây ấn tƣợng Các bƣớc nhỏ Đổi Ngắn hạn nhƣng gây ấn Cáctƣợng bƣớc lớn Khung thời gian Thay đổi Liêndần tụcvàvànhất gia tăng Dần quán Cách tiếp cận Nỗ lực tập thể Liên quan Tất ngƣời nhân đƣợc lựa Một vài ngƣời Cách thức tiến hành Duy trì cải tiến Đột pháchọn xây dựng hành Bí trìtruyền cải tiến BíDuy Yêu cầu thực tế Định hƣớng Đánh giá Cách Đột ngột dễ quãng thay đổi Ý tƣởng nỗ lực cá pháthuật xây Đột Đột phá kỹ Đầu tƣ chút nhƣng cần nỗ dựng Đầu tƣ lớn nhƣng nỗ lực lớn để trì Con ngƣời lực để trì Cơng nghệ Q trình nỗ lực Kết lợi nhuận (Nguồn: lớn để trìNguyễn Đăng Minh, 2015, trang 61) 1.2.2.3 Công cụ quản lý trực quan (Mieruka) Quản lý trực quan hoạt động sử dụng công cụ quản lý trực quan thơng qua hình ảnh, bảng biểu, sơ đồ hiển thị thông số sản xuất, bảng kiểm sốt, dẫn hình ảnh, lỗi thƣờng gặp… nhằm giúp nhà quản lý nhân viên cập nhật thơng tin tình hình hoạt động đơn vị cách thuận tiện nhanh chóng Từ đó, có điều chỉnh phù hợp, kịp thời tình hình sản xuất chung Bốn nguyên tắc hoạt động quản lý trực quan bao gồm: *Dễ hiểu *Dễ nhìn *Dễ tƣơng tác *Dễ thay đổi Khi thực quản lý công cụ trực quan giúp cho phận Phịng Tài - Kế hoạch giảm thời gian tìm kiếm, loại bỏ tình trạng chán nản cơng việc, tăng tính an tồn, nâng cao trao đổi thơng tin làm tăng hài lịng cơng việc Quản lý trực quan kết hợp với 5S trở thành công cụ mạnh dễ áp dụng cho đơn vị nhằm cải thiện mặt giảm lãng phí cải thiện hình ảnh quan/đơn vị 1.3 Các nhân tố tác động đến hiệu triển khai áp dụng quản trị tinh gọn Từ mơ hình áp dụng Quản trị tinh gọn thành công nhiều quốc gia giới, nhiều học khác nhƣ lý thuyết triển khai Quản trị tinh gọn đƣợc đƣa Các đặc điểm sau triển khai áp dụng để đảm bảo thành công cao Bất dự án quan trọng đặc biệt liên quan đến việc thay đổi quy trình sản xuất cần đến đồng tình, ủng hộ ban lãnh đạo cấp cao Việc áp dụng Quản trị tinh gọn Việt Nam ban đầu thƣờng gặp khó khăn, trục trặc nên điều cần thiết để triển khai thành cơng đồng lịng, tồn tâm tổ chức từ xuống 1.4 Lợi ích việc áp dụng quản trị tinh gọn Quản trị tinh gọn phƣơng pháp quản trị đại, bao gồm hệ thống phƣơng pháp hƣớng đến liên tục loại bỏ tất lãng phí trình hoạt động, sản xuất Những lợi ích mà quản trị tinh gọn mang lại giảm chi phí sản xuất, tăng sản lƣợng rút ngắn thời gian sản xuất, gia tăng hiệu kinh doanh (Nguyễn Đăng Minh, 2013) Việc áp dụng quản trị tinh gọn đƣợc áp dụng cho phịng, ban cơng ty đơn vị Quản trị tinh gọn giúp phân loại hiệu vật dụng, trang thiết bị,vị trí làm việc nhân viên cho tiết kiệm mức khơng gian, thời gian lấy thiết bị, tìm tài liệu trì trật tự ngăn nắp mơi trƣờng làm việc, nhờ lãng phí bị loại bỏ, nhƣ hỗ trợ cho hoạt động thơng suốt tồn doanh nghiệp Doanh nghiệp/tổ chức hình thành quỹ tái đầu tƣ phúc lợi xã hội từ chi phí lãng phí đƣợc cắt giảm Quỹ sử dụng để: thƣởng cho nhân viên thực tốt hoạt động quản trị tinh gọn (A1), tăng phúc lợi xã hội (A2), đầu tƣ công nghệ nhằm tăng chất lƣợng sản phẩm giảm giá thành (A3), lƣu lại làm tài sản doanh nghiệp/tổ chức (A4),… Chúng ta thấy rõ qua công thức sau: A= A1 + A2 +A3 + A4 + … + An (Nguồn: Nguyễn Đăng Minh cộng sự, 2014) Quản trị tinh gọn mang lại kết Thay tập trung vào cải tiến lớn, cần đầu tƣ vốn, quản trị tinh gọn tập trung đầu tƣ sáng tạo liên tục giải số lƣợng lớn vấn đề nhỏ Quản trị tinh gọn tạo động lực thúc đẩy cá nhân có ý tƣởng cải tiến tạo tinh thần làm việc tập thể, đồn kết, xây dựng văn hố cho tổ chức/đơn vị Từ lợi ích trên, thấy quản trị tinh gọn phƣơng pháp hữu ích đem lại hiệu to lớn lâu dài cho tất doanh nghiệp/tổ chức áp dụng thành cơng Kết luận chƣơng Chƣơng cung cấp tranh tổng quan Quản trị tinh gọn, bao gồm trình hình thành, khái niệm, mục tiêu, công cụ phƣơng pháp Quản trị tinh gọn Phân tích sở lý luận cho thấy, Quản trị tinh gọn ứng dụng thành công số lĩnh vực giới, đƣợc phát triển thành mơ hình hồn chỉnh Trên giới, tồn nhiều tƣ Quản trị tinh gọn, nhiên điều kiện văn hóa, xuất phát điểm mà tƣ áp dụng vào Việt Nam cịn nhiều hạn chế Do TS Nguyễn Đăng Minh đề xuất tƣ Quản trị tinh gọn “Made in Viet Nam” làm tƣ tƣởng xuyên suốt luận văn để nghiên cứu áp dụng Trong tƣ Quản trị tinh gọn “Made in Viet Nam”, yếu tố tâm yếu tố định việc triển khai áp dụng thành công Quản trị tinh gọn đơn vị Kết phân tích chƣơng sở lý luận cho phép xây dựng mơ hình giải pháp áp dụng Quản trị tinh gọn chƣơng luận văn TÀI LIỆU THAM KHẢO Tài liệu tiếng Việt Nguyễn Đăng Minh, 2015 Quản trị tinh gọn Việt Nam – Đường tới thành công Hà Nội: Nxb Đại học Quốc gia Hà Nội Nguyễn Đăng Minh Đỗ Thị Cúc, 2014 Ứng dụng 5S hệ thống doanh nghiệp/tổ chức vừa nhỏ Việt Nam: Thực trạng Giải pháp Hà Nội: Nxb Đại học Quốc gia Hà Nội Nguyễn Thị Đức Nguyên Bùi Nguyên Hùng, 2010 Áp dụng lean manufacturing Việt Nam thơng qua số tình Tạp chí Phát triển & Hội nhập, Số 8, tr 41- 48 Nguyễn Hồng Sơn Nguyễn Đăng Minh, 2014 Quản trị tinh gọn ĐƠN VỊ VVN Việt Nam, Thực trạng giải pháp Hà Nội: NXB Đại học Quốc gia Hà Nội, Tr 17-19-224-225 Đoàn Ngọc Thắng, 2015 Áp dụng quản trị tinh gọn Ban giải tỏa đền bù số dự án đầu tư xây dựng số Đà Nẵng Luận văn thạc sĩ Đại học kinh tế Tài liệu tiếng Anh James, W., Daniel J&Daniel R., 1990 The Machine that changed the World Rawson Associates, New York Hoang Van Hai and Nguyen Dang Minh, 2012 Current issues of environmental management in Vietnam: The case of VEDAN Vietnam Journal of Japan Society for Information and Management Nguyen Dang Minh, 2009 Empirical Manufacturing Line Designs in Japanese Automobile Plants Publishedin International Journal of Simulation Modeling Nguyen Dang Minh, 2009 Manufacturing Line Designs in Automobile Industrial Plants: Line Upsizing with Capacity and Cost Analysis Journal of Japan Society for Information and Management 10 Nguyen Dang Minh, 2009 Contribution of Total Productive Maintenance to the Environmental Conservation Journal of Japan Society for Information and Management 11 Thomas L J., 1996 Implementing a Lean Management Sytem Productivity Press ... HỌC KINH TẾ - DIÊM QUỐC CƢỜNG ÁP DỤNG QUẢN TRỊ TINH GỌN TẠI PHỊNG TÀI CHÍNH – KẾ HOẠCH THUỘC ỦY BAN NHÂN DÂN THÀNH PHỐ BẮC NINH Chuyên ngành: Quản trị công nghệ Phát triển doanh nghiệp... CHƢƠNG : GIẢI PHÁP ÁP DỤNG QUẢN TRỊ TINH GỌN TRONG HOẠT ĐỘNG CỦA PHÕNG TÀI CHÍNH - KẾ HOẠCH THÀNH PHỐ BẮC NINH Error! Bookmark not defined 4.1 Đề xuất số giải pháp áp dụng quản trị tinh gọn nhằm giảm... quản trị tinh gọn Chƣơng – Phƣơng pháp nghiên cứu Chƣơng – Thực trạng nguyên nhân hoạt động quản trị phịng Tài - Kế hoạch dƣới góc độ quản trị tinh gọn Chƣơng – Giải pháp áp dụng Quản trị tinh gọn