Nghiên cứu một số giải pháp nhằm nâng cao hiệu quả công tác thu thập bổ sung tài liệu lưu trữ thành phố đà nẵng

Tại Trung tâm Lưu trữ thành phố Đà Nẵng, trong những năm qua đã tiến hành thu thập, bổ sung hồ sơ, tài liệu vào Kho lưu trữ và cũng đã đạt được một số kết quả nhất định, tuy nhiên trong

TRƯỜNG ĐẠI HỌC KHOA HỌC XÃ HỘI VÀ NHÂN VĂN

-

NGUYỄN THỊ THANH LINH

NGHIÊN CỨU MỘT SỐ GIẢI PHÁP NHẰM NÂNG CAO HIỆU QUẢ CÔNG TÁC THU THẬP, BỔ SUNG TÀI LIỆU LƯU TRỮ TẠI TRUNG TÂM LƯU TRỮ THÀNH PHỐ ĐÀ NẴNG

LUẬN VĂN THẠC SĨ CHUYÊN NGÀNH LƯU TRỮ HỌC VÀ QUẢN TRỊ VĂN PHÒNG

HÀ NỘI - 2013

-

NGUYỄN THỊ THANH LINH

NGHIÊN CỨU MỘT SỐ GIẢI PHÁP NHẰM NÂNG CAO HIỆU QUẢ CÔNG TÁC THU THẬP, BỔ SUNG TÀI LIỆU LƯU TRỮ TẠI TRUNG TÂM LƯU TRỮ THÀNH PHỐ ĐÀ NẴNG

LUẬN VĂN THẠC SĨ CHUYÊN NGÀNH LƯU TRỮ HỌC VÀ QUẢN TRỊ VĂN PHÒNG

Mã số: 60 32 24

Người hướng dẫn khoa học

PGS TS VŨ THỊ PHỤNG

Hà Nội - 2013

ĐỀ MỤC NỘI DUNG TRANG

PHẦN MỞ ĐẦU

7 Các tài liệu tham khảo chính làm cơ sở khoa học cho đề tài 10

PHẦN NỘI DUNG

Chương 1 CƠ SỞ LÝ LUẬN VỀ THU THẬP, BỔ SUNG TÀI LIỆU LƯU TRỮ

Ở VIỆT NAM HIỆN NAY

14

1.1.1 Khái niệm “thu thập, bổ sung tài liệu lưu trữ” 14 1.1.2 Nội dung công tác thu thập, bổ sung tài liệu vào lưu trữ 16 1.1.3 Nguyên tắc thu thập và bổ sung tài liệu vào các lưu trữ 16

1 1.5 Tầm quan trọng của công tác thu thập, bổ sung tài liệu lưu trữ 18

1.2.1 Hệ thống các văn bản pháp luật về công tác lưu trữ nói chung và thu thập, bổ

sung tài liệu lưu trữ nói riêng

19

1.2.2 Các quy định của pháp luật về công tác thu thập, bổ sung tài liệu vào lưu trữ 21

1.2.3 Yêu cầu mới về công tác thu thập, bổ sung tài liệu lưu trữ trong giai đoạn hiện

nay

26

VÀO TRUNG TÂM LƯU TRỮ THÀNH PHỐ ĐÀ NẴNG

2.1 Khái quát về chức năng, nhiệm vụ và tổ chức bộ máy của

Trung tâm Lưu trữ thành phố Đà Nẵng

2.1.3 Tổ chức và biên chế của Trung tâm Lưu trữ thành phố Đà Nẵng 33

2.2 Thực trạng công tác thu thập, bổ sung tài liệu lưu trữ tại Trung

tâm Lưu trữ thành phố Đà Nẵng

37

2.2.1 Khái quát hệ thống văn bản quản lý, chỉ đạo và hướng dẫn nghiệp

vụ về công tác lưu trữ của UBND Thành phố Đà Nẵng

2.2.4 Tình trạng cơ sở vật chất tại Trung tâm Lưu trữ và các cơ quan, đơn

vị trực thuộc trên địa bàn thành phố Đà Nẵng

LƯU TRỮ THÀNH PHỐ ĐÀ NẴNG

3.1.1 Nâng cao nhận thức lãnh đạo các cơ quan, đơn vị, cá nhân 60

3.1.2 Hoàn thiện tổ chức bộ máy, nhân sự làm công tác văn thư, lưu trữ từ thành phố

đến quận, huyện, phường, xã

61

3.1.3 Cụ thể hóa và hoàn thiện hệ thống văn bản pháp lý 63

3.1.4 Nâng cao chất lượng đội ngũ cán bộ công chức làm công tác lưu trữ 64

3.1.5 Giải pháp tăng cường cơ sở vật chất cho các lưu trữ hiện hành trên địa bàn

thành phố

64

3.2.1 Văn phòng UBND thành phố và các đơn vị có liên quan khẩn trương xây dựng

Kho lưu trữ chuyên dụng của Thành phố

PHẦN MỞ ĐẦU

1 Tính cấp thiết của đề tài

Luật Lưu trữ ra đời ngày 11 tháng 11 năm 2011, là một bước ngoặt đánh dấu

sự phát triển vượt bậc của ngành Lưu trữ Việt Nam Luật Lưu trữ đã góp phần nâng cao hơn nữa vai trò của ngành Lưu trữ trong đời sống xã hội Tuy nhiên, đây lại là một thách thức không nhỏ đối với các nhà quản lý về công tác lưu trữ Vấn đề đặt

ra là làm thế nào để củng cố và xây dựng một nền Lưu trữ hiện đại, đi vào quy củ,

nề nếp khi mà nền lưu trữ Việt Nam đang còn thiếu và yếu về mọi mặt như hiện nay

Công tác thu thập, bổ sung hồ sơ, tài liệu có vai trò quan trọng, có quan hệ đến hầu hết các nghiệp vụ của công tác lưu trữ Trên một bình diện rộng hơn, nếu thành phần Phông lưu trữ Quốc gia không ngừng được bổ sung những tài liệu có giá trị thì khả năng sử dụng tài liệu lưu trữ sẽ được mở rộng; chúng sẽ có ý nghĩa không chỉ cho hoạt động quản lý trước mắt mà còn tạo nên một cơ sở dữ liệu tốt để nghiên cứu lịch sử trong tương lai Vì vậy, giải quyết tốt nhiệm vụ thu thập, bổ sung hồ sơ, tài liệu vào các kho lưu trữ sẽ góp phần đưa tài liệu lưu trữ vào quản lý

có hệ thống, làm phong phú thêm thành phần Phông Lưu trữ Quốc gia Việt Nam Điều đó giúp cho việc tổ chức khai thác và sử dụng tài liệu có khả năng đáp ứng được các nhu cầu đòi hỏi đang ngày càng phong phú, đa dạng của xã hội

Như vậy, thu thập, bổ sung hồ sơ, tài liệu là một nhiệm vụ tất yếu mà các phòng, kho lưu trữ phải thực hiện thường xuyên Trong thời kỳ hiện đại, nhiệm vụ ngày này cũng có ý nghĩa cấp thiết, vì nhu cầu sử dụng tài liệu lưu trữ đang ngày càng tăng lên nhanh chóng

Hơn nữa, Đảng và Nhà nước xem mục đích cuối cùng công tác lưu trữ là đưa tài liệu lưu trữ phục vụ tốt nhất cho mọi yêu cầu nghiên cứu, sử dụng của xã hội Vì vậy, trong những năm gần đây, Đảng và Nhà nước rất quan tâm chỉ đạo các cơ quan lưu trữ đẩy mạnh công tác thu thập, bổ sung hồ sơ, tài liệu để ngày càng hoàn thiện

Phông Lưu trữ Quốc gia Theo đó, hàng loạt các văn bản mang giá trị pháp lý cao, quy định khá cụ thể về công tác thu thập, bổ sung như: Luật Lưu trữ số 01/2011/QH13 ngày 11 tháng 11 năm 2011; Chỉ thị 05/2007/CT-TTg ngày 02 tháng

3 năm 2007 Về việc tăng cường bảo vệ và phát huy giá trị tài liệu lưu trữ; Thông tư

số 04/2006/TT-BNV ngày 11 tháng 4 năm 2006 hướng dẫn xác định các cơ quan,

tổ chức thuộc nguồn nộp lưu tài liệu vào lưu trữ lịch sử các cấp và lưu trữ quận, huyện; Thông tư số 09/2011/TT-BNV ngày 03/6/2011 của Bộ Nội vụ Quy định về thời hạn bảo quản hồ sơ, tài liệu hình thành phổ biến trong hoạt động của các cơ quan, tổ chức, toàn bộ tài liệu thuộc các nhóm trên đều phải thu về lưu trữ cơ quan theo quy định (1 năm sau khi công việc kết thúc); Công văn Số 316/LTNN-NVĐP của Cục Văn thư và Lưu trữ Nhà nước, ban hành ngày 24 tháng 6 năm 1999, V/v ban hành Danh mục mẫu thành phần tài liệu nộp lưu vào Trung tâm Lưu trữ tỉnh; Thông tư số 14/2011/TT-BNV ngày 08 tháng 11 năm 2011 của Bộ Nội vụ Quy định quản lý hồ sơ, tài liệu hình thành trong hoạt động của HĐND và UBND xã, phường, thị trấn; Thông tư số 09/2007/TT-BNV ngày 26 tháng 11 năm 2007 của

Bộ Nội vụ hướng dẫn về việc xây dựng kho lưu trữ chuyên dụng…

Tuy nhiên hiện nay, công tác thu thập tài liệu ở các lưu trữ lịch sử cấp tỉnh, thành phố trực thuộc Trung ương vẫn là một mặt yếu của công tác lưu trữ

Tại Trung tâm Lưu trữ thành phố Đà Nẵng, trong những năm qua đã tiến hành thu thập, bổ sung hồ sơ, tài liệu vào Kho lưu trữ và cũng đã đạt được một số kết quả nhất định, tuy nhiên trong thực tế vẫn còn những tồn tại và hạn chế rất lớn

đó là, tình trạng tài liệu ở các lưu trữ cơ quan chưa được tiến hành thu thập về Kho lưu trữ lịch sử Tài liệu tại các cơ quan thuộc nguồn nộp lưu còn đang trong tình trạng tích đống, bó gói hoặc nếu được lập hồ sơ thì cũng không đảm bảo chất lượng Hồ sơ, tài liệu chưa được xác định giá trị; việc xác định thành phần tài liệu nộp lưu còn nhiều vướng mắc, các văn bản chỉ đạo về công tác thu thập còn nhiều bất cập, kho tàng chưa đảm bảo;…Vì thế, hiện nay tài liệu vẫn còn nằm lại ở các

kho lưu trữ cơ quan mặc dù đã đến hạn nộp lưu theo quy định Vấn đề trên đã dẫn đến những hậu quả nghiêm trọng, làm hư hỏng, mất mát, thất lạc tài liệu, ảnh hưởng đến hiệu quả của công tác tổ chức khai thác và sử dụng tài liệu Vì vậy, công tác lưu trữ đang đứng trước những khó khăn và thử thách lớn cho những người làm công tác quản lý tại Trung tâm Lưu trữ thành phố Đà Nẵng

Trong rất nhiều những khó khăn nêu trên, một trong những vấn đề tồn tại lớn nhất của Trung tâm Lưu trữ Thành phố Đà Nẵng là công tác thu thập, bổ sung hồ

sơ, tài liệu Một câu hỏi đặt ra là, làm thế nào để công tác thu thập được tiến hành một cách đồng bộ, khoa học, có hệ thống, đồng thời hồ sơ, tài liệu được thu về kho phải đảm bảo chất lượng? Làm thế nào để giải quyết bài toán về diện tích kho tàng đảm bảo chứa đựng an toàn toàn bộ tài liệu được thu thập về, tránh được tình trạng quá tải ở hầu hết các lưu trữ lịch sử lẫn cơ quan trên địa bàn thành phố như hiện nay?

Đứng trước tình hình thực tiễn nói trên, việc tìm hiểu, nghiên cứu và đưa ra các giải pháp về công tác thu thập, bổ sung hồ sơ, tài liệu vào Trung tâm Lưu trữ tại Thành phố Đà Nẵng là hết sức cấp bách và cần thiết Đi tìm lời giải cho bài toán

này, tác giả xin mạnh dạn chọn đề tài “Một số giải pháp nhằm nâng cao hiệu quả

công tác thu thập, bổ sung hồ sơ, tài liệu lưu trữ tại Trung tâm Lưu trữ Thành phố Đà Nẵng”, nhằm tìm hiểu thực trạng thu thập, bổ sung hồ sơ, tài liệu của

Trung tâm Lưu trữ thành phố Đà Nẵng và đưa ra các giải pháp để nâng cao công tác này trong thực tiễn, góp phần nâng cao chất lượng hồ sơ, tài liệu, phục vụ cho công tác khai thác và sử dụng tài liệu lưu trữ

2 Mục tiêu của đề tài

Thực hiện đề tài này, tác giả mong muốn giải quyết hai mục tiêu chủ yếu sau:

- Một là, khảo sát, đánh giá thực trạng công tác thu thập, bổ sung hồ sơ, tài liệu lưu trữ tại Trung tâm Lưu trữ thành phố Đà Nẵng; tìm hiểu những ưu điểm và hạn chế đồng thời chỉ ra các nguyên nhân dẫn đến tình trạng tài liệu chưa được thu

thập đầy đủ để bảo quản tập trung, thống nhất tại Trung tâm Lưu thành phố

- Hai là, đề xuất các giải pháp khả thi nhằm nâng cao hiệu quả công tác thu thaaph, bổ sung tài liệu tại thành phố Đà Nẵng, góp phần tối ưu hóa Phông lưu trữ Quốc gia Việt Nam

3 Đối tượng và phạm vi nghiên cứu đề tài

a) Đối tượng nghiên cứu

Đối tượng nghiên cứu của đề tài là các tài liệu lý luận, các hoạt động liên quan đế vấn đề nghiên cứu, cụ thể là:

- Các văn bản hướng dẫn, chỉ đạo về công tác lưu trữ nói chung và công tác thu thập, bổ sung hồ sơ, tài liệu lưu trữ nói riêng;

- Thực tiễn công tác thu thập, bổ sung hồ sơ, tài liệu lưu trữ tại Trung tâm Lưu trữ thành phố Đà Nẵng;

- Tình hình tổ chức, thực hiện công tác thu thập, bổ sung hồ sơ, tài liệu tại các cơ quan, tổ chức thuộc nguồn nộp lưu vào Trung tâm Lưu trữ thành phố Đà Nẵng

b) Phạm vi nghiên cứu

Về mặt không gian

- Trung tâm Lưu trữ thành phố Đà Nẵng;

- Các cơ quan chuyên môn sở, ban, ngành thuộc nguồn nộp lưu vào Trung tâm Lưu trữ thành phố Đà Nẵng theo quy định của Nhà nước

Về mặt thời gian

- Hiện nay Trung tâm Lưu trữ thành phố Đà Nẵng đang quản lý 19 Phông lưu trữ của các cơ quan thuộc Ủy ban nhân dân (UBND) tỉnh Quảng Nam Đà Nẵng trước đây Đến năm 1997 tỉnh Quảng Nam Đà Nẵng được chia tách thành tỉnh Quảng Nam và thành phố Đà Nẵng Và Trung tâm Lưu trữ chính thức đi vào hoạt động từ năm 1998 Vì vậy, phạm vi nghiên cứu của đề tài về công tác thu thập, bổ sung tại Trung tâm bắt đầu từ năm 1998 đến nay

Về loại hình tài liệu:

- Đề tài tập trung vào nghiên cứu công tác thu thập, bổ sung hồ sơ, tài liệu đối với tài liệu hành chính Và tài liệu khoa học kỹ thuật; khoa học - công nghệ thuộc các cơ quan chuyên môn thuộc nguồn nộp lưu của Trung tâm Lưu trữ

- Tài liệu phim, ảnh, tài liệu ghi âm, ghi hình, tài liệu điện tử không thuộc phạm vi nghiên cứu của đề tài

4 Mục đích và nhiệm vụ của đề tài

Đề tài nhằm thực hiện những nhiệm vụ sau:

Thứ nhất, nghiên cứu các tài liệu lý luận bàn về công tác lưu trữ, từ đó xây dựng cơ sở lý thuyết của vấn đề thu thập, bổ sung hồ sơ, tài liệu lưu trữ theo quy định của Nhà nước, cụ thể:

- Xác định thẩm quyền thu thập, bổ sung hồ sơ, tài liệu lưu trữ;

- Xác định thành phần và nội dung tài liệu có giá trị cần lưu trữ ở các lưu trữ

cơ quan và chuyển giao vào lưu trữ lịch sử sau thời gian ở lưu trữ cơ quan theo phạm vi và quyền hạn của nhà nước quy định;

Thứ hai, khảo sát, điều tra, nhằm tìm hiểu tình hình tổ chức thực hiện công tác thu thập, bổ sung hồ sơ, tài liệu tại Trung tâm Lưu trữ thành phố Đà Nẵng, cụ thể:

- Tìm hiểu chức năng, nhiệm vụ và quyền hạn, cơ cấu tổ chức của Trung tâm Lưu trữ thành phố Đà Nẵng;

- Xác định những cơ quan, đơn vị, cá nhân thuộc nguồn thu thập và bổ sung vào Trung tâm Lưu trữ Thành phố;

- Khảo sát thực trạng công tác thu thập, bổ sung hồ sơ, tài liệu tại Trung tâm

Lưu trữ thành phố Đà Nẵng;

Thứ ba, đề xuất các giải pháp nhằm nâng cao hiệu quả công tác thu thâp,

bổ sung tài liệu vào Trung tâm Lưu trữ thành phố Đà Nẵng, cụ thể:

- Giải pháp tổng thể:

+ Nâng cao nhận thức về công tác thu thập, bổ sung;

+ Củng cố tổ chức bộ máy;

+ Nâng cao trình độ nhân sự làm công tác lưu trữ;

+ Hoàn thiện cơ sở vật chất và văn bản pháp lý về công tác thu thập, bổ sung

- Giải pháp trọng tâm và trước mắt:

+ Xây dựng kho lưu trữ chuyên dụng, đảm bảo cơ sở vật chất bảo quản tài liệu lưu trữ;

+ Củng cố lưu trữ cơ quan, làm tiền đề cho công tác thu thập, bổ sung hồ sơ, tài liệu vào lưu trữ lịch sử đạt hiệu quả cao

5 Phương pháp nghiên cứu

Trên cơ sở phương pháp luận của lưu trữ học, đó là nguyên tắc tính đảng, nguyên tắc lịch sử, nguyên tắc toàn diện tổng hợp…, người viết sử dụng các phương pháp nghiên cứu khoa học cụ thể như: Phương pháp điều tra, khảo sát, thống kê, phân tích, tổng hợp, so sánh

- Phương pháp điều tra, khảo sát thực tế: phương pháp này dùng để nghiên

cứu cơ sở thực tiễn Tác giả tiến hành khảo sát về tổ chức quản lý công tác lưu trữ tại Trung tâm Lưu trữ thành phố Đà Nẵng, trong đó tập trung chủ yếu vào các cơ quan thuộc sự quản lý của Trung tâm về công tác lưu trữ, đồng thời là nguồn nộp lưu vào Trung tâm đó là các Sở, ban, ngành Ngoài ra, tác giả còn tiếp xúc, trao đổi trực tiếp với một số cán bộ lãnh đạo Trung tâm và cán bộ trực tiếp làm công tác văn thư - lưu trữ tại các Sở, ban, ngành trên địa bàn Thành phố

- Phương pháp thống kê: Qua kết quả điều tra, khảo sát thực tế, trên cơ sở

các tài liệu thu thập được như: quy chế, kế hoạch, báo cáo, công văn, đề án của UBND, Trung tâm và các Sở, ban, ngành về công tác lưu trữ, tác giả tiến hành thống kê kết quả các mặt hoạt động về công tác văn thư, lưu trữ nói chung và công tác thu thập nói riêng Từ đó, tác giả nắm bắt được tình hình hoạt động về công tác

lưu trữ của các cơ quan, đơn vị trên địa bàn thành phố Đà Nẵng một cách chính xác

- Phương pháp phân tích, tổng hợp: Qua kết quả điều tra và thống kê, tác

giả tiến hành phân tích, tổng hợp các thông tin cũng như số liệu về công tác này Trên cơ sở đó đưa ra những nhận định, đánh giá một cách chính xác thực trạng vấn

đề thu thập, bổ sung hồ sơ, tài liệu tại Trung tâm Lưu trữ thành phố Đà Nẵng, và đưa ra những giải pháp phù hợp, mang tính khả thi và hiệu quả khi áp dụng vào thực tế

- Phương pháp so sánh: Căn cứ trên số liệu được phân tích, tổng hợp tác giả

tiến hành so sánh kết quả triển khai thực hiện giữa các cơ quan, giữa thực tế tổ chức quản lý công tác lưu trữ tại Trung tâm Lưu trữ thành phố Đà Nẵng với các quy định của Nhà nước

Trong quá trình thực hiện đề tài, các phương pháp trên được kết hợp đan xem và vận dụng một cách linh hoạt

6 Lịch sử nghiên cứu đề tài

Tại Việt Nam, về lý luận chung, công tác thu thập, bổ sung hồ sơ, tài liệu

đã được đề cập đến trong các cuốn giáo trình chuyên ngành lưu trữ như:

“Lý luận và thực tiễn công tác lưu trữ”, Nhà xuất bản Đại học và Giáo dục chuyên nghiệp, năm 1990; “Phương pháp lựa chọn và loại hủy tài liệu ở các cơ quan” của Dương Văn Khảm; “Lý luận và thực tiễn về tổ chức mạng lưới các kho lưu trữ ở Việt Nam” (do PGS Vương Đình Quyền chủ biên); “Nghiệp vụ lưu trữ cơ bản” (dùng trong các trường trung học chuyên nghiệp - PGS.TS Vũ Thị Phụng chủ

biên);

Các công trình nghiên cứu luận văn thạc sĩ: “Bổ sung tài liệu vào các

Trung tâm Lưu trữ tỉnh - thực trạng và giải pháp”, (Trần Quang Hồng - Luận văn thạc sỹ, năm 2002); “Thu thập, bổ sung hồ sơ, tài liệu vào lưu trữ Bộ Giao thông vận tải - thực trạng và giải pháp” (Nguyễn Kim Dung, Luận văn thạc sỹ, năm

2006); “Thu thập, bổ sung hồ sơ, tài liệu vào lưu trữ Bộ Tài chính - thực trạng và giải pháp” (Luận văn ThS Nguyễn Hữu Danh, 2009); Ở nước Cộng hoà Dân chủ Nhân dân Lào: “Thu thập, bổ sung hồ sơ, tài liệu vào lưu trữ Bộ Quốc Phòng Lào - Thực trạng và giải pháp”/Sone, Thavy Chantha Thoum Ma;…

Trên tạp chí “Lưu trữ Việt Nam” và các trang web của một số Chi cục Lưu trữ tỉnh (Trung tâm Lưu trữ tỉnh trước đây): Trong những năm gần đây đã xuất

hiện rất nhiều bài đề cập đến vấn đề này Có thể thấy đây là vấn đề được rất nhiều

người quan tâm, có thể liệt kê cụ thể như sau: Đào Xuân Chúc “Vấn đề thu thập và

tổ chức khoa học tài liệu kèm theo phim điện ảnh” - Tạp chí Lưu trữ Việt Nam số 1/2002, tr12-15; Vũ Dương Hoan “Công tác sưu tầm, thu thập tài liệu lưu trữ bổ sung cho Phông lưu trữ Quốc gia cần được đầu tư thích đáng”-Tạp chí Lưu trữ Việt Nam số 1/2002, tr7-9; Đặng Thị Đào “Quá trình thu thập, bổ sung phục vụ khai thác sử dụng tài liệu nghe nhìn của Trung tâm LTQG I, III” - Tạp chí Lưu trữ Việt Nam số 4/2002, tr127-129; Ngô Thiếu Hiệu “Thực tiễn công tác thu thập, chỉnh lý, đánh giá tài liệu lưu trữ ở Trung tâm LTQG I”- Tạp chí Lưu trữ Việt Nam

số 4/2002, tr116-120; Phạm Thị Thu Hiền “Tăng cường công tác thu thập, quản lý tài liệu phông lưu trữ cá nhân tại kho Lưu trữ TW Đảng” - Tạp chí Lưu trữ Việt Nam số 5/2002, tr166-169; Nguyễn Trọng Biên “Một số cơ sở lý luận lưu trữ học

về vấn đề thu thập tài liệu đưa vào lưu trữ ở các trường đại học” - Tạp chí Lưu trữ Việt Nam số 5/2003, tr139-143; Vũ Thị Phụng “Thu thập tài liệu của các đơn vị sản xuất kinh doanh vào lưu trữ thực trạng và giải pháp”- Tạp chí Văn thư Lưu trữ Việt Nam số 5/2004, tr127-130; Nguyễn Thị Trà “Một số kinh nghiệm về công tác sưu tầm, thu thập, bổ sung hồ sơ, tài liệu lưu trữ” - Tạp chí Văn thư Lưu trữ Việt Nam số 3/2005, tr83-86; Dương Anh Lệ “Kinh nghiệm thu thập và giải quyết tài liệu tồn đọng ở lưu trữ tỉnh Tiền Giang” - Tạp chí Văn thư Lưu trữ Việt Nam số

3/2010, tr25-28

Các bài viết nêu trên đã nêu lên một số thực trạng cũng như kinh nghiệm về

công tác thu thập, bổ sung hồ sơ, tài liệu ở một số cơ quan, tổ chức cụ thể Tuy nhiên, các bài viết chỉ mới dừng lại ở việc góp ý giải quyết các vấn đề trước mắt, hiện đang tồn tại ở các cơ quan, tổ chức mà chưa đi sâu nghiên cứu một cách đầy

đủ các mặt hoạt động của công tác thu thập, bổ sung Vì vậy, các bài viết cũng chưa đưa ra các giải pháp một cách tổng thể, toàn diện về công tác này

Ngoài ra, công tác thu thập, bổ sung cũng được các sinh viên đề cập trong

khóa luận tốt nghiệp ngành Lưu trữ học và Quản trị văn phòng: “Vấn đề bổ sung tài liệu vào Lưu trữ tỉnh Hà Tây” (Trịnh Ngọc Hùng - khóa luận tốt nghiệp năm 1998);

“Tìm hiểu về công tác thu thập, bổ sung hồ sơ, tài liệu ở phòng Lưu trữ Bộ Giáo dục và Đào tạo” (Bùi Thị Thu Hà, Khóa luận tốt nghiệp, năm 2004)…Tuy nhiên

trong phạm vi khóa luận, các bài viết về vấn đề này chưa sâu, còn mang tính khảo sát, học hỏi nghiệp vụ và đưa ra một số giải pháp chưa chi tiết, cụ thể

Mặc dù đã có nhiều đề tài và bài viết về vấn đề thu thập, bổ sung hồ sơ, tài liệu, nhưng cùng với sự phát triển của công cuộc cải cách hành chính Nhà nước, công tác lưu trữ cũng có sự thay đổi để đáp ứng yêu cầu của xã hội Nhất là khi sự quản lý của Nhà nước về công tác lưu trữ có sự thay đổi lớn, hệ thống các Trung tâm Lưu trữ cấp tỉnh, thành phố trực thuộc TW từ sự quản lý của Văn phòng UBND cấp tỉnh, thành phố nay chuyển thành Chi cục Văn thư - Lưu trữ dưới sự quản lý của Sở Nội vụ Trong sự quản lý còn nhiều mới mẻ, chắc chắn các văn bản hướng dẫn, chỉ đạo về công tác lưu trữ sẽ còn gặp nhiều vướng mắc và bất cập, việc thực thi sẽ còn gặp nhiều khó khăn, trở ngại

Qua việc tìm hiểu lịch sử nghiên cứu, có thể thấy vấn đề đi sâu nghiên cứu các giải pháp nhằm nâng cao hiệu quả về công tác thu thập, bổ sung hồ sơ, tài liệu lưu trữ tại Trung tâm Lưu trữ thành phố Đà Nẵng đến nay chưa được tác giả nào nghiên cứu

7 Các tài liệu tham khảo chính làm cơ sở khoa học cho đề tài

Các giáo trình về lý luận và thực tiễn công tác lưu trữ, các đề tài nghiên cứu khoa học, các bài viết trao đổi kinh nghiệm từ các tạp chí chuyên ngành, các bài viết nghiên cứu của các nhà khoa học, các khoá luận tốt nghiệp…được nêu trong Lịch sử nghiên cứu là nguồn tài liệu tham khảo quan trọng trong quá trình thực hiện đề tài này Ngoài ra, tác giả còn tham khảo nhiều nguồn tài liệu khác như:

- Các văn bản cơ quan về công tác lưu trữ nói chung và công tác thu thập,

bổ sung hồ sơ, tài liệu nói riêng:

+ Luật Lưu trữ số 01/2011/QH13 ngày 11/11/2011 về Luật Lưu trữ;

+ Nghị định số 01/2013/NĐ-CP ngày 03 tháng 01 năm 2013 Quy định chi

tiết thi hành một số điều của Luật Lưu trữ;

+ Pháp lệnh Lưu trữ Quốc gia số 34/2001/PL - UBTVQH10;

+ Nghị định 111/2004/NĐ-CP ngày 08/4/2004 của Chính phủ quy định chi tiết thi hành một số điều của Pháp lệnh Lưu trữ Quốc gia;

+ Chỉ thị 05/2007/CT-TTg ngày 02 tháng 3 năm 2007 Về việc tăng cường

bảo vệ và phát huy giá trị tài liệu lưu trữ;

+ Thông tư số 04/2006/TT-BNV ngày 11 tháng 4 năm 2006 hướng dẫn xác định các cơ quan, tổ chức thuộc nguồn nộp lưu tài liệu vào lưu trữ lịch sử các cấp

và lưu trữ quận, huyện;

+ Thông tư số 09/2011/TT-BNV ngày 03/6/2011 của Bộ Nội vụ Quy định về thời hạn bảo quản hồ sơ, tài liệu hình thành phổ biến trong hoạt động của các cơ quan, tổ chức, toàn bộ tài liệu thuộc các nhóm trên đều phải thu về lưu trữ cơ quan theo quy định (1 năm sau khi công việc kết thúc);

+ Thông tư số 02/2010/TT-BNV ngày 28 tháng 4 năm 2010 của Bộ Nội vụ Hướng dẫn chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn và tổ chức của tổ chức văn thư, lưu trữ

Bộ, cơ quan ngang Bộ, cơ quan thuộc Chính phủ và Uỷ ban nhân dân các cấp;

+ Thông tư số 09/2007/TT-BNV ngày 26 tháng 11 năm 2007 của Bộ Nội vụ hướng dẫn về việc xây dựng kho lưu trữ chuyên dụng;

+ Thông tư số 14/2011/TT-BNV ngày 08 tháng 11 năm 2011 của Bộ Nội vụ Quy định quản lý hồ sơ, tài liệu hình thành trong hoạt động của HĐND và UBND

xã, phường, thị trấn;

+ Công văn Số 316/LTNN-NVĐP của Cục Văn thư và Lưu trữ Nhà nước,

ban hành ngày 24 tháng 6 năm 1999, V/v ban hành Danh mục mẫu thành phần tài liệu nộp lưu vào Trung tâm Lưu trữ tỉnh;

- Các báo cáo kết quả nghiên cứu của một số đề tài khoa học, nhiều bài viết khác đăng trên các báo và tạp chí chuyên ngành;

- Website của Bộ Nội vụ, Cục văn thư lưu trữ Nhà nước và các Chi cục Văn thư-Lưu trữ (Trung tâm Lưu trữ) trong cả nước;

- Tài liệu điều tra, khảo sát qua thực tế quan sát, thu thập tài liệu, phỏng vấn tại Trung tâm và các cơ quan thuộc nguồn nộp lưu vào Trung tâm Lưu trữ thành phố

- Về mặt thực tiễn:

Đề tài giúp lãnh đạo Trung tâm nhận thức được những ưu, nhược điểm, những nguyên nhân tồn tại của công tác thu thập, bổ sung tại cơ quan mình, đồng

thời đề xuất các giải pháp để lãnh đạo Trung tâm có thể tổng kết, áp dụng vào thực tiễn nhằm nâng cao hiệu quả công tác này vào Trung tâm Lưu trữ thành phố Đà Nẵng

Ngoài ra luận văn này có thể làm tài liệu tham khảo giúp cho việc học tập, nghiên cứu của học viên, sinh viên chuyên ngành Văn thư - Lưu trữ và những người trực tiếp làm công tác lưu trữ

9 Bố cục của luận văn

Ngoài phần Mở đầu, Kết luận và danh mục Tài liệu tham khảo, nội dung

chính của luận văn chia thành ba chương:

Chương 1 Cơ sở lý luận về thu thập, bổ sung hồ sơ, tài liệu lưu trữ ở Việt Nam hiện nay

Đây là chương mang tính dẫn luận, là cơ sở cho phần nội dung chính ở chương 2 và 3 Qua đó, tác giả có căn cứ để đánh giá thực trạng, nhận thấy tính cấp thiết cần phải hoàn thiện công tác này nếu muốn ngành phát triển và hoạt động có hiệu quả, đáp ứng nhu cầu thực tiễn quản lý tài liệu, tránh tình trạng thất thoát, mất mát những tài liệu có giá trị, đáp ứng được nhu cầu khai thác, sử dụng tài liệu trong tương lai

Chương 2 Thực trạng công tác thu thập, bổ sung hồ sơ, tài liệu tại Trung tâm Lưu trữ thành phố Đà Nẵng

Trong chương này, tác giả trình bày kết quả khảo sát hiện trạng tại Trung tâm Lưu trữ thành phố Đà Nẵng từ chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn, cơ cấu tổ chức đến thực trạng công tác tổ chức triển khai thực hiện việc quản lý tài liệu lưu trữ trên địa bàn Thành phố Từ đây, chúng ta có thể nhìn nhận và đánh giá một cách khách quan

về thực trạng công tác thu thập, bổ sung hồ sơ, tài liệu lưu trữ vào Trung tâm Đây cũng là cơ sở để tác giả hoàn thiện những giải pháp ở chương 3

Chương 3 Một số giải pháp nhằm nâng cao hiệu quả công tác thu thập,

bổ sung hồ sơ, tài liệu vào Trung tâm Lưu trữ thành phố Đà Nẵng

Đây là chương trọng tâm của luận văn, được tổng kết từ cơ sở lý luận ở Chương 1 và tình hình thực tiễn từ Chương 2 Trong chương này, tác giả phân tích, đánh giá và đưa ra những nhận xét chung, những nguyên nhân khách quan và chủ quan xuất phát từ thực tiễn thu thập, bổ sung hồ sơ, tài liệu Từ đó, tác giả mạnh dạn đề xuất các giải pháp nhằm hoàn thiện công tác thu thập, bổ sung hồ sơ, tài liệu tại Trung tâm Lưu trữ thành phố Đà Nẵng

Để hoàn thành luận văn này, tác giả gặp nhiều khó khăn trong việc điều tra, khảo sát tại một số sở, ban, ngành thuộc nguồn nộp lưu vào Trung tâm Lưu trữ thành phố Đà Nẵng Tuy nhiên, nhờ sự giúp đỡ nhiệt tình của một số lãnh đạo Văn phòng và cán bộ phụ trách công tác văn thư lưu trữ của các cơ quan như: Sở Khoa học & Công nghệ TP Đà Nẵng, Sở Công thương, Sở Lao động Thương Binh Xã hội, Sở Nội vụ, Ban Thi đua khen thưởng, UBND quận Thanh Khê, Sơn Trà, Hải châu, huyện Hòa Vang…, tác giả đã có những thông tin, tài liệu quý đáng tin cậy

để hoàn thành nhiệm vụ của đề tài Do trình độ và kinh nghiệm bản thân còn nhiều hạn chế, nên mặc dù đã rất cố gắng nhưng chắc chắn luận văn còn có nhiều thiếu sót Với tinh thần học hỏi, tác giả rất mong nhận được ý kiến đóng góp của các nhà nghiên cứu, đồng nghiệp, bạn bè và những ai quan tâm đến vấn đề này với hy vọng công trình nghiên cứu được hoàn thiện hơn

Luận văn được hoàn thành với sự hướng dẫn, giúp đỡ nhiệt tình và đầy tâm huyết của PGS TS Vũ Thị Phụng cùng tập thể các thầy cô giáo Khoa Lưu trữ học

& Quản trị văn phòng trong suốt quá trình tác giả học tập tại trường Nhân đây, xin được gửi lời tri ân đến quý thầy cô, lời cảm ơn sâu sắc đến các cơ quan và cá nhân

đã giúp đỡ tôi hoàn thành luận văn này./

Hà Nội, ngày tháng năm 2013

Tác giả Nguyễn Thị Thanh Linh

PHẦN NỘI DUNG Chương 1 CƠ SỞ LÝ LUẬN VÀ PHÁP LÝ VỀ THU THẬP, BỔ SUNG TÀI LIỆU VÀO LƯU TRỮ LỊCH SỬ Ở VIỆT NAM HIỆN NAY

1.1 Cơ sở lý luận

1.1.1 Khái niệm “thu thập, bổ sung hồ sơ, tài liệu lưu trữ”

Xã hội càng phát triển thì nhu cầu về khai thác, sử dụng tài liệu ngày càng cao Đáp ứng nhu cầu đó, các vật liệu chế tác, các phương tiện truyền tin và lưu trữ tin ngày càng hiện đại, có độ bền cao Điều đó khẳng định vai trò của tài liệu lưu trữ trong đời sống xã hội ngày một thay đổi nhất định và quan điểm về tài liệu lưu trữ cùng có sự biến đổi phù hợp với sự phát triển của xã hội con người Trong quá

trình nghiên cứu chuyên đề này, tác giả sử dụng thuật ngữ “tài liệu lưu trữ” và

“thu thập tài liệu” theo Luật Lưu trữ số 01/2011/QH13 ngày 11 tháng 11 năm

2011, cụ thể:

- Tài liệu: là vật mang tin được hình thành trong quá trình hoạt động của cơ

quan, tổ chức, cá nhân Tài liệu bao gồm văn bản, dự án, bản vẽ thiết kế, bản đồ, công trình nghiên cứu, sổ sách, biểu thống kê; âm bản, dương bản phim, ảnh, vi phim; băng, đĩa ghi âm, ghi hình; tài liệu điện tử; bản thảo tác phẩm văn học, nghệ thuật; sổ công tác, nhật ký, hồi ký, bút tích, tài liệu viết tay; tranh vẽ hoặc in; ấn phẩm và các vật mang tin khác [2, Điều 2]

- Tài liệu lưu trữ: “là tài liệu có giá trị phục vụ hoạt động thực tiễn, nghiên

cứu khoa học, lịch sử được lựa chọn để lưu trữ Tài liệu lưu trữ bao gồm bản gốc, bản chính; trong trường hợp không còn bản gốc, bản chính thì được thay thế bằng bản sao hợp pháp” [3, Điều 2]

Như vậy, khái niệm tài liệu lưu trữ được hiểu rất rộng Nó bao hàm các loại văn bản, giấy tờ được lập ra hoặc nhận được trong quá trình tiến hành các công việc hợp pháp của một người hoặc một tổ chức và được bảo quản, được duy trì bởi

người hoặc tổ chức đó với mục đích làm chứng cứ hoặc để tham khảo trong tương lai

Khái niệm “thu thập, bổ sung” tài liệu lưu trữ

Tại khoản 12 Điều 2 Luật Lưu trữ số 01/2011/QH13 ngày 11 tháng 11 năm

2011, thu thập tài liệu được giải thích như sau: Thu thập tài liệu là quá trình xác

định nguồn tài liệu, lựa chọn, giao nhận tài liệu có giá trị để chuyển vào Lưu trữ cơ

Bổ sung tài liệu là quá trình thực hiện các biện pháp liên quan đến việc xác

định những tài liệu cần bổ sung hàng năm và những tài liệu còn thiếu để tiến hành tìm kiếm và bổ sung nhằm hoàn thiện phông lưu trữ cơ quan và Phông Lưu trữ Quốc gia Việt Nam theo những quy định cơ quan của Nhà nước

Như vậy, bổ sung tài liệu cũng được thực hiện theo hai giai đoạn sau:

Giai đoạn 1: Dựa vào nguồn và thành phần tài liệu thuộc diện phải nộp lưu vào Phông lưu trữ cơ quan hoặc Phông lưu trữ quốc gia qua quá trình thu thập để xem xét về mức độ hoàn thiện của phông lưu trữ Trên cơ sở đó, cán bộ lưu trữ có thể đề xuất các biện pháp bổ sung thêm nguồn và thành phần tài liệu cần nộp lưu

Giai đoạn 2: Sau khi xem xét mức độ hoàn chỉnh của phông cũng như của các hồ sơ thuộc phông, cán bộ lưu trữ cần tiến hành tìm kiếm, sưu tầm những tài liệu còn thiếu

1.1.2 Nội dung công tác thu thập, bổ sung hồ sơ, tài liệu vào lưu trữ

Công tác thu thập và bổ sung tài liệu vào lưu trữ bao gồm các nội dung sau:

- Xác định những cơ quan, đơn vị, cá nhân thuộc nguồn thu thập và bổ sung vào lưu trữ cơ quan và lưu trữ quốc gia;

- Xác định thành phần và nội dung tài liệu có giá trị cần lưu trữ ở các lưu trữ

cơ quan và chuyển giao vào lưu trữ lịch sử sau thời gian ở lưu trữ cơ quan;

- Phân định các nguồn tài liệu cần nộp lưu vào các kho lưu trữ quốc gia từ trung ương đến địa phương theo quy định của pháp luật cho phù hợp;

- Tổ chức thu thập tài liệu vào lưu trữ cơ quan và lưu trữ quốc gia theo quy định;

- Sưu tầm, tìm kiếm những tài liệu quý, hiếm hoặc còn thiếu để bổ sung, hoàn chỉnh Phông Lưu trữ Quốc gia Việt Nam và Phông Lưu trữ cơ quan

1.1.3 Nguyên tắc thu thập và bổ sung tài liệu vào các lưu trữ

1.1.3.1 Nguyên tắc thu thập và bổ sung tài liệu theo thời đại lịch sử

Nguyên tắc này yêu cầu khi thu thập, bổ sung hồ sơ, tài liệu của thời đại lịch

sử nào phải để riêng theo thời đại lịch sử ấy Nguyên tắc này giúp chúng ta xác định được nguồn thu thập, bổ sung hồ sơ, tài liệu vào các kho lưu trữ trung ương và địa phương, đồng thời xác định đúng địa chỉ nộp lưu sau khi thu thập, sưu tầm được tài liệu từ các cơ quan trong, ngoài nước và từ nhân dân

1.3.2 Nguyên tắc thu thập, bổ sung hồ sơ, tài liệu theo phông lưu trữ

Phông lưu trữ là khối tài liệu hoàn chỉnh hoặc tương đối hoàn chỉnh phản ánh quá trình hoạt động của một quốc gia, một cơ quan, một cá nhân Vì vậy, một trong những yếu tố quy định chất lượng phông lưu trữ là mức độ hoàn chỉnh của tài liệu trong phông Việc thu thập, bổ sung hồ sơ, tài liệu theo phông lưu trữ nhằm mục đích hoàn thiện phông lưu trữ đó Thu thập, bổ sung hồ sơ, tài liệu theo phông tạo điều kiện thuận lợi cho việc tổ chức bảo quản và sử dụng tài liệu lưu trữ trong phông Tài liệu của một phông mà bị phân tán ở nhiều nơi sẽ khó khăn cho việc phân loại, thống kê, xác định giá trị tài liệu…phá vỡ mối liên hệ mật thiết của các

sự kiện, các vấn đề được phản ánh trong tài liệu của phông Vì vậy, tài liệu của một phông nhất thiết không được phân tán ở các kho lưu trữ khác nhau Thực hiện nguyên tắc này, cán bộ lưu trữ khi phát hiện thấy tài liệu còn lẫn lộn giữa các phông thì phải đưa về đúng phông của nó Mặt khác, phải thường xuyên thu thập để hoàn chỉnh các phông lưu trữ theo thời gian đồng thời sưu tầm, bổ sung hoàn chỉnh các phông lưu trữ mà tài liệu còn phân tán do chiến tranh, thiên tai

1.3.3 Nguyên tắc thu thập, bổ sung hồ sơ, tài liệu theo khối phông

Ngoài hai nguyên tắc thu thập, bổ sung hồ sơ, tài liệu trên, người ta còn chú ý nguyên tắc thu thập, bổ sung hồ sơ, tài liệu theo khối phông lưu trữ Khối phông lưu trữ bao gồm những phông lưu trữ độc lập hoàn chỉnh có quan hệ với nhau về nội dung tài liệu và có những đặc điểm giống nhau Vì vậy, việc thu thập, bổ sung hồ sơ, tài liệu theo khối phông sẽ có lợi cho việc bảo quản và tổ chức sử dụng

Ba nguyên tắc trên có mối quan hệ mật thiết với nhau và nó chỉ áp dụng đối với việc thu thập, bổ sung hồ sơ, tài liệu hành chính, không áp dụng đối với loại hình tài liệu khác như: tài liệu khoa học kỹ thuật, tài liệu chuyên môn đặc thù, tài liệu nghe nhìn, tài liệu điện tử…

1.1.4 Yêu cầu của thu thập, bổ sung hồ sơ, tài liệu

Để đảm bảo công tác thu thập, bổ sung hồ sơ, tài liệu đem lại kết quả, trong quá trình thực hiện cần đáp ứng các yêu cầu sau:

Thứ nhất, tài liệu được thu thập phải đầy đủ về mặt số lượng, đảm bảo về mặt chất lượng Việc thu thập, bổ sung hồ sơ, tài liệu trong các lưu trữ là nhằm tập

trung một cách đầy đủ nhất các tài liệu có giá trị được hình thành trong các cơ quan, tổ chức, nhằm tạo nguồn thông tin phong phú, đa dạng và phản ánh đầy đủ các mặt hoạt động khác nhau của đời sống xã hội Vì vậy, việc thu thập, bổ sung đầy đủ tài liệu vào các lưu trữ sẽ tạo nên một nguồn sử liệu quan trọng để nghiên cứu lịch sử dân tộc

Thứ hai, tài liệu được thu thập, bổ sung phải được tiến hành đúng thời gian quy định của Nhà nước Nhằm đảm bảo tài liệu được bảo quản, tránh tình trạng tài

liệu bị mất mát, hư hỏng dẫn đến việc tổ chức khai thác, sử dụng tài liệu không đem lại hiệu quả

Thứ ba, tài liệu được thu thập phải đúng đối tượng Việc xác định đúng

thành phần tài liệu và Danh mục các cơ quan thuộc nguồn nộp lưu vào lưu trữ lịch

sử giữ một vai trò quan trọng Bởi mỗi cơ quan, tổ chức có chức năng, nhiệm vụ và quyền hạn khác nhau, vì vậy cần xác định đúng thành phần tài liệu cần thu thập để đảm bảo tiêu chuẩn mức độ hoàn chỉnh phông Đồng thời, để đảm bảo nguyên tắc thu thập, bổ sung hồ sơ, tài liệu theo khối phông, việc xác định Danh mục nguồn

nộp lưu phải đúng đối tượng cơ quan để tài liệu phát huy hết giá trị của nó

1.1.5 Tầm quan trọng của công tác thu thập, bổ sung hồ sơ, tài liệu lưu trữ

Công tác thu thập, bổ sung hồ sơ, tài liệu có vai trò ngày càng quan trọng trong công tác lưu trữ Bởi vì, công tác thu thập có liên quan hầu hết các khâu nghiệp vụ lưu trữ và được thực hiện một cách thường xuyên Công tác thu thập, bổ sung hồ sơ, tài liệu nếu tiến hành tốt sẽ làm cho thành phần Phông lưu trữ Quốc gia

nói chung và từng Phông lưu trữ, từng sưu tập cụ thể được hoàn chỉnh

Những đóng góp của tài liệu lưu trữ ngày càng được khẳng định một cách mạnh mẽ trong mọi lĩnh vực Tài liệu lưu trữ cung cấp những thông tin hết sức có giá trị trong trong công tác quản lý, hoạch định chính sách, nghiên cứu khoa học… Chính vì vậy, công tác này ngày càng được quan tâm, đặc biệt với sự phát triển của

xã hội, nhu cầu khai thác, sử dụng ngày càng phong phú và đa dạng, đòi hỏi công tác

thu thập ngày một hoàn thiện, phục vụ đắc lực cho nhu cầu của xã hội

Công tác thu thập, bổ sung hồ sơ, tài liệu vào các lưu trữ nhằm bảo quản tập trung, thống nhất khối tài liệu hình thành từ các cơ quan, đơn vị và hoàn chỉnh dần các phông lưu trữ Nếu công tác thu thập không được thực hiện tốt sẽ dẫn đến sự mất mát, thất lạc tài liệu; đồng thời công tác lưu trữ cũng không thể hoàn thành

nhiệm vụ của mình, không có đầy đủ các tài liệu cần thiết để phục vụ nhu cầu của người khai thác, sử dụng Vì vậy, trong những năm qua Đảng và Nhà nước đã không ngừng nâng cao nhận thức của công dân về vai trò của tài liệu lưu trữ Đồng thời để đáp ứng được nhu cầu thực tiễn quản lý về công tác này, hàng loạt các văn bản đã ra đời khẳng định vai trò, vị trí, tầm quan trọng của công tác lưu trữ nói

chung và công tác thu thập, bổ sung hồ sơ, tài liệu nói riêng

1.2 Cơ sở pháp lý

Như đã trình bày ở trên, công tác thu thập, bổ sung giữ một vị trí quan trọng trong công tác lưu trữ Vì vậy, Đảng và Nhà nước đã ban hành một hệ thống văn bản pháp luật làm cơ sở pháp lý quan trọng cho các lưu trữ cơ quan và lưu trữ lịch

sử trong việc thực hiện nhiệm vụ của mình

1.2.1 Hệ thống các văn bản pháp luật về công tác lưu trữ nói chung và thu thập, bổ sung hồ sơ, tài liệu lưu trữ nói riêng

Về số lượng: :

- Luật lưu trữ: 01 văn bản;

- Pháp lệnh lưu trữ Quốc gia: 01 văn bản;

- Văn bản chung về công tác văn thư lưu trữ: 60 văn bản;

- Văn bản quản lý công tác lưu trữ: 84 văn bản;

- Ngoài ra còn có các văn bản quy định khá chặt chẽ về quản lý công tác tổ chức - cán bộ; Văn bản quản lý công tác văn thư lưu trữ các Bộ, ngành và địa phương; Văn bản chung về chế độ, chính sách…

Về loại hình tài liệu:

Văn bản hướng dẫn, chỉ đạo về công tác lưu trữ được ban hành dưới nhiều hình thức như: Luật, Pháp lệnh, Nghị định, Chỉ thị, Thông tư, Quyết định, công văn…Đối với công tác thu thập, bổ sung hồ sơ, tài liệu lưu trữ gồm có các văn bản như:

+ Thông tư số 04/2006/TT-BNV ngày 11 tháng 4 năm 2006 hướng dẫn xác định các cơ quan, tổ chức thuộc nguồn nộp lưu tài liệu vào lưu trữ lịch sử các cấp

và lưu trữ quận, huyện;

+ Thông tư số 09/2011/TT-BNV ngày 03/6/2011 của Bộ Nội vụ Quy định về thời hạn bảo quản hồ sơ, tài liệu hình thành phổ biến trong hoạt động của các cơ quan, tổ chức, toàn bộ tài liệu thuộc các nhóm trên đều phải thu về lưu trữ cơ quan theo quy định (1 năm sau khi công việc kết thúc);

+ Thông tư số 02/2010/TT-BNV ngày 28 tháng 4 năm 2010 của Bộ Nội vụ Hướng dẫn chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn và tổ chức của tổ chức văn thư, lưu trữ

Bộ, cơ quan ngang Bộ, cơ quan thuộc Chính phủ và Uỷ ban nhân dân các cấp;

+ Thông tư số 14/2011/TT-BNV ngày 08 tháng 11 năm 2011 của Bộ Nội vụ Quy định quản lý hồ sơ, tài liệu hình thành trong hoạt động của HĐND và UBND

xã, phường, thị trấn;

+ Công văn Số 316/LTNN-NVĐP của Cục Văn thư và Lưu trữ Nhà nước,

ban hành ngày 24 tháng 6 năm 1999, V/v ban hành Danh mục mẫu thành phần tài liệu nộp lưu vào Trung tâm Lưu trữ tỉnh ;

+ Công văn số 319/VTLTNN-NVTW ngày 01/6/2004 của Cục Văn thư và Lưu trữ nhà nước về việc hướng dẫn thực hiện giao nộp tài liệu lưu trữ vào lưu trữ lịch sử các cấp;…

Việc ban hành hệ thống văn bản tương đối đầy đủ về số lượng (con số lên đến gần 1000 văn bản) và thể hiện dưới nhiều hình thức văn bản cũng như đầy đủ

về mặt nội dung sẽ là cơ sở pháp lý quan trọng, các lưu trữ cơ quan, lưu trữ lịch sử làm tốt công tác lưu trữ nói chung và công tác thu thập, bổ sung hồ sơ, tài liệu nói riêng, đưa nền lưu trữ đi vào hoạt động có nề nếp, hiệu quả, chính quy và chuyên nghiệp

1.2.2 Các quy định của pháp luật về công tác thu thập, bổ sung hồ sơ, tài liệu vào lưu trữ

1.2.2.1 Đối với lưu trữ cơ quan

Thứ nhất, về thẩm quyền thu thập, bổ sung hồ sơ, tài liệu vào lưu trữ cơ quan

- Tại Điều 2, Khoản 4 Luật Lưu trữ nêu rõ: “Lưu trữ cơ quan” là tổ chức

thực hiện hoạt động lưu trữ đối với tài liệu lưu trữ của cơ quan, tổ chức

- Lưu trữ cơ quan là nơi lưu giữ, bảo quản và tổ chức khai thác, sử dụng tài liệu lưu trữ thuộc phông lưu trữ cơ quan Vì vậy, thành phần tài liệu của lưu trữ cơ quan phải phản ánh đúng và đầy đủ chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn và cơ cấu tổ chức và những hoạt động cơ bản của cơ quan, đơn vị hình thành phông Đối với các lưu trữ cơ quan thì nguồn thu thập, bổ sung chủ yếu là các loại tài liệu sản sinh trong quá trình hoạt động của bản thân cơ quan và của các đơn vị trực thuộc Đây là nguồn thu quan trọng và thường xuyên nhất của các lưu trữ cơ quan Cụ thể, lưu trữ

cơ quan thu thập tài liệu từ các nguồn sau:

+ Văn thư cơ quan: Văn thư cơ quan là nơi tập trung quản lý toàn bộ đầu mối văn bản đi, đến của cơ quan Hồ sơ công văn lưu (đi và đến) được lập ở văn thư cơ quan, sau một thời gian sẽ nộp vào lưu trữ

+ Các phòng, ban, đơn vị thuộc cơ quan: Đây là nơi hình thành nên các hồ sơ công việc thuộc chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn giải quyết của các phòng, ban, đơn vị trong quá trình hoạt động Các hồ sơ này sẽ nộp vào lưu trữ cơ quan sau một năm kể từ khi công việc được giải quyết xong Tài liệu hình thành trong các phòng, ban, đơn vị là do quá trình lập hồ sơ công việc của các cán bộ chuyên môn

Thứ hai, về phạm vi thu thập tài liệu vào lưu trữ cơ quan

- Luật quy định rõ trong việc lập và nộp lưu trữ hồ sơ, tài liệu vào lưu trữ cơ quan như sau: “người được giao giải quyết, theo dõi công việc của cơ quan, tổ chức

có trách nhiệm lập hồ sơ về công việc được giao và nộp lưu hồ sơ tài liệu vào lưu trữ cơ quan” [Điều 9]

- Ngoài ra lưu trữ cơ quan có thể bổ sung tài liệu từ các nguồn sau:

+ Các cán bộ, công chức, viêc chức đã có thời gian làm việc tại cơ quan, đã

về hưu hoặc chuyển công tác

+ Các cơ quan cấp trên, cấp dưới và ngang cấp thường xuyên gửi các văn bản, giấy tờ trao đổi công việc với cơ quan

Thứ ba, về thời hạn nộp lưu hồ sơ, tài liệu vào Lưu trữ cơ quan

- Luật Lưu trữ quy định như rõ như sau:

+ Thời hạn nộp lưu hồ sơ, tài liệu vào Lưu trữ cơ quan được quy định như sau: Trong thời hạn 01 năm, kể từ ngày công việc kết thúc; Trong thời hạn 03 tháng, kể từ ngày công trình được quyết toán đối với hồ sơ, tài liệu xây dựng cơ bản [1, Điều 11]

+ Trường hợp đơn vị, cá nhân có nhu cầu giữ lại hồ sơ, tài liệu đã đến hạn nộp lưu quy định tại khoản 1 Điều này để phục vụ công việc thì phải được người đứng đầu cơ quan, tổ chức đồng ý và phải lập Danh mục hồ sơ, tài liệu giữ lại gửi cho Lưu trữ cơ quan Thời gian giữ lại hồ sơ, tài liệu của đơn vị, cá nhân không quá

02 năm, kể từ ngày đến hạn nộp lưu [2, Điều 11]

Thứ tư, về thành phần tài liệu thu thập

- Thành phần tài liệu của các đơn vị tổ chức, cá nhân cần phải thu thập, bổ sung vào lưu trữ cơ quan là những tài liệu có giá trị thực tiễn và giá trị lịch sử, phục

vụ nghiên cứu lâu dài Nhiệm vụ của cán bộ, công chức trong cơ quan, đơn vị là căn cứ vào chức năng, nhiệm vụ được nhà nước giao hàng năm, thu thập tài liệu đầy đủ, lập hồ sơ chính xác và giao nộp tài liệu có giá trị vào lưu trữ cơ quan theo đúng quy định

Thứ năm, về trách nhiệm giao nộp tài liệu vào lưu trữ lịch sử

Luật Lưu trữ quy định rõ: “Giao nộp tài liệu lưu trữ có giá trị bảo quản vĩnh viễn thuộc Danh mục tài liệu nộp lưu vào Lưu trữ lịch sử; tổ chức huỷ tài liệu hết

giá trị theo quyết định của người đứng đầu cơ quan, tổ chức” [3,Điều 10]

1.2.2.2 Đối với lưu trữ lịch sử

Thứ nhất, về thẩm quyền thu thập, bổ sung hồ sơ, tài liệu vào lưu trữ lịch sử

Luật Lưu trữ nêu rõ: “Lưu trữ lịch sử” là cơ quan thực hiện hoạt động lưu trữ đối với tài liệu lưu trữ có giá trị bảo quản vĩnh viễn được tiếp nhận từ Lưu trữ cơ quan và từ các nguồn khác [5, Điều 2]

Như vậy, Lưu trữ lịch sử là cơ quan lưu trữ có nhiệm vụ thu thập, bảo quản lâu dài và phục vụ việc khai thác, sử dụng tài liệu lưu trữ được tiếp nhận từ lưu trữ

cơ quan và các nguồn tài liệu khác

Thứ hai, về phạm vi thu thập, bổ sung hồ sơ, tài liệu vào lưu trữ lịch sử

- Lưu trữ lịch sử tỉnh, thành phố thu thập tài liệu từ những nguồn sau:

+ Từ các lưu trữ cơ quan thuộc danh mục nguồn nộp lưu vào lưu trữ lịch sử

do nhà nước quy định tại Thông tư số 04/2006/TT-BNV ngày 11 tháng 4 năm 2006 hướng dẫn xác định các cơ quan, tổ chức thuộc nguồn nộp lưu tài liệu vào lưu trữ lịch sử các cấp và lưu trữ quận, huyện Đây là nguồn thu thập thường xuyên và quan trọng nhất đối với các lưu trữ lịch sử

+ Lưu trữ tỉnh, thành phố trực thuộc Trung ương; lưu trữ huyện, quận, thị xã, thành phố thuộc tỉnh có thẩm quyền thu thập tài liệu lưu trữ hình thành trong quá trình hoạt động của các cơ quan, tổ chức sau:

Các cơ quan nhà nước cùng cấp ở địa phương;

+ Các cơ quan, tổ chức cùng cấp của Việt Nam cộng hòa và của các tổ chức khác ở địa phương trước ngày 30/4/1975;

+ Các doanh nghiệp nhà nước do Chủ tịch Uỷ ban Nhân dân cấp tỉnh quyết định thành lập và các tổ chức kinh tế khác theo quy định của pháp luật;

+ Các tổ chức khác theo quy định của pháp luật;

+ Các cá nhân, gia đình, dòng họ tự nguyện tặng, cho, ký gửi hoặc bán tài liệu lưu trữ

+ Ngoài các nguồn thu theo quy định của nhà nước các lưu trữ lịch sử còn được bổ sung tài liệu từ những nguồn sau:

+ Từ các lưu trữ nước ngoài có quan hệ lịch sử với Việt Nam thông qua trao đổi, mua bán hoặc biếu tặng

+ Từ các ngành khác như: bảo tàng, thư viện, lịch sử có mối quan hệ với ngành lưu trữ

+ Từ các cá nhân, gia đình, dòng họ trong và ngoài nước cần lưu trữ được những tài liệu có ý nghĩa lịch sử của quốc gia

- Thứ ba, về thời hạn giao nộp tài liệu vào lưu trữ lịch sử

+ Luật lưu trữ quy định rõ: “Trong thời hạn 10 năm, kể từ năm công việc kết thúc, cơ quan, tổ chức thuộc Danh mục cơ quan, tổ chức thuộc nguồn nộp lưu tài liệu có trách nhiệm nộp lưu tài liệu có giá trị bảo quản vĩnh viễn vào Lưu trữ lịch

sử [1, Điều 21]

Thứ tư, về thành phần tài liệu giao nộp vào lưu trữ lịch sử tỉnh, thành phố

- Lưu trữ lịch sử của Nhà nước thu thập tài liệu thuộc Phông lưu trữ Nhà nước Việt Nam theo quy định tại Luật lưu trữ, cụ thể:

+ Lưu trữ lịch sử ở cấp Tỉnh thu thập, tiếp nhận tài liệu lưu trữ hình thành trong quá trình hoạt động của các cơ quan, tổ chức ở cấp Tỉnh, cấp Huyện và đơn

vị hành chính - kinh tế đặc biệt không thuộc các cơ quan, tổ chức như đã nêu trên

+ Lưu trữ lịch sử sưu tầm tài liệu lưu trữ của cá nhân trên cơ sở thỏa thuận [2, Điều 20]

- Đồng thời việc ban hành Danh mục thành phần tài liệu nộp lưu vào lưu trữ lịch sử tỉnh, thành phố được hướng dẫn tại công văn Số 316/LTNN-NVĐP của Cục Văn thư và Lưu trữ Nhà nước, ban hành ngày 24 tháng 6 năm 1999, V/v ban hành Danh mục mẫu thành phần tài liệu nộp lưu vào Trung tâm Lưu trữ tỉnh;

Thứ năm, trách nhiệm của lưu trữ lịch sử

Nghị định 111/2004/NĐ-CP quy định rõ, lưu trữ lịch sử có trách nhiệm:

- Lập kế hoạch thu thập, bổ sung hồ sơ, tài liệu;

- Phối hợp với lưu trữ cơ quan lựa chọn tài liệu cần thu thập;

- Hướng dẫn lưu trữ cơ quan chuẩn bị tài liệu giao nộp;

- Chuẩn bị kho tàng và các phương tiện để tiếp nhận tài liệu;

- Tổ chức tiếp nhận tài liệu và lập “Biên bản giao nhận tài liệu” Công tác

thu thập, bổ sung hồ sơ, tài liệu vào lưu trữ đóng vai trò quyết định thành phần và chất lượng tài liệu trong Phông Lưu trữ Quốc gia Việt Nam

Để công tác thu thập, bổ sung hồ sơ, tài liệu được tiến hành một cách khoa học cần xây dựng tiêu chuẩn xác định các cơ quan, tổ chức thuộc nguồn nộp lưu tài liệu vào các lưu trữ lịch sử Tiêu chuẩn các cơ quan, tổ chức thuộc nguồn nộp lưu tài liệu vào lưu trữ lịch sử các cấp do Bộ trưởng Bộ Nội vụ quy định

Danh mục các cơ quan, tổ chức thuộc nguồn nộp lưu tài liệu vào Trung tâm Lưu trữ Quốc gia do Cục trưởng Cục Văn thư và Lưu trữ nhà nước phê duyệt

Danh mục các cơ quan, tổ chức thuộc nguồn nộp lưu vào lưu trữ tỉnh, lưu trữ huyện do Chủ tịch Uỷ ban nhân dân cùng cấp phê duyệt

Việc thực hiện các nghiệp vụ thu thập, bổ sung hồ sơ, tài liệu vào các lưu trữ theo sự hướng dẫn của Cục Văn thư và Lưu trữ nhà nước Cụ thể:

- Trình cơ quan có thẩm quyền và lưu trữ cùng cấp ban hành Danh mục cơ quan, tổ chức thuộc nguồn nộp lưu tài liệu và phê duyệt Danh mục tài liệu nộp lưu vào Lưu trữ lịch sử;

- Hướng dẫn các cơ quan, tổ chức thuộc nguồn nộp lưu tài liệu chuẩn bị tài liệu nộp lưu;

- Thu thập, chỉnh lý, xác định giá trị, thống kê, bảo quản và tổ chức sử dụng tài liệu lưu trữ

- Thu thập, tiếp nhận tài liệu vào Lưu trữ lịch sử

Cơ quan, tổ chức thuộc Danh mục cơ quan, tổ chức thuộc nguồn nộp lưu tài liệu có trách nhiệm sau đây:

- Chỉnh lý tài liệu trước khi giao nộp và lập Mục lục hồ sơ, tài liệu nộp lưu;

- Lập Danh mục tài liệu có đóng dấu chỉ các mức độ mật (nếu có);

- Giao nộp tài liệu và công cụ tra cứu vào Lưu trữ lịch sử

- Lưu trữ lịch sử có trách nhiệm tổ chức tiếp nhận hồ sơ, tài liệu và lập biên bản giao nhận hồ sơ, tài liệu

- Mục lục hồ sơ, tài liệu nộp lưu và Biên bản giao nhận hồ sơ, tài liệu được lập thành 03 bản; cơ quan, tổ chức giao nộp hồ sơ, tài liệu giữ 01 bản, Lưu trữ lịch

sử giữ 02 bản và được lưu trữ vĩnh viễn tại cơ quan, tổ chức, Lưu trữ lịch sử

1.2.3 Yêu cầu mới về công tác thu thập, bổ sung hồ sơ, tài liệu lưu trữ trong giai đoạn hiện nay

Luật Lưu trữ số 01/2011/QH13 được Quốc Hội thảo luận và chính thức thông qua ngày 11 tháng 11 năm 2011 và bắt đầu có hiệu lực từ ngày 01 tháng 7 năm 2012, mở ra các quy định mới về hoạt động lưu trữ , cụ thể:

Trước đây, Chỉ thị số 05/2007/CT-TTg ngày 02 tháng 3 năm 2007 của Thủ tướng Chính phủ về “tăng cường bảo vệ và phát huy giá trị tài liệu lưu trữ”, tại khoản 1, điểm b Chỉ thị của Thủ tướng Chính phủ quy định: “Đến năm 2010, các tỉnh, thành phố trực thuộc Trung ương phải có kho lưu trữ chuyên dụng; tiến tới các quận, huyện, thị xã, thành phố thuộc tỉnh cũng phải có kho chuyên dụng”

Tại Điều 19, Luật Lưu trữ quy định “Lưu trữ lịch sử được tổ chức ở Trung ương và cấp tỉnh”, Điều 20 “Lưu trữ lịch sử cấp tỉnh thu thập, tiếp nhận tài liệu lưu trữ hình thành trong quá trình hoạt động của các cơ quan, tổ chức ở cấp tỉnh, cấp huyện và đơn vị hành chính - kinh tế đặc biệt…” như vậy sẽ không có lưu trữ lịch

sử cấp huyện và tài liệu có giá trị bảo quản vĩnh viễn của các cơ quan cấp huyện sẽ được giao nộp vào Lưu trữ lịch sử cấp tỉnh

Những điểm mới của Luật Lưu trữ là ở việc làm rõ hệ thống Lưu trữ lịch sử

và thẩm quyền thu thập tài liệu của lưu trữ lịch sử, nhất là ở địa phương

Điều 38, Luật Lưu trữ quy định: “Ủy ban nhân dân các cấp trong phạm vi nhiệm vụ, quyền hạn của mình thực hiện quản lý nhà nước về lưu trữ ở địa phương” Như vậy muốn thu tài liệu từ huyện về tỉnh, vấn đề đầu tiên là phải có sự thống nhất về chủ trương từ cấp tỉnh đến cấp huyện để giao nộp tài liệu có giá trị bảo quản vĩnh viễn từ Lưu trữ huyện về Lưu trữ tỉnh

Mục đích của chủ trương không tổ chức lưu trữ lịch sử ở cấp huyện là để tập trung nguồn lực cho việc hiện đại hóa, phát triển sự nghiệp lưu trữ

Việc tổ chức lưu trữ lịch sử tại Trung ương và cấp tỉnh là hoàn toàn phù hợp với thực tế quản lý lưu trữ quốc gia đồng thời cũng nhằm đáp ứng yêu cầu tinh gọn

bộ máy, giảm cấp trung gian, góp phần thực hiện cải cách hành chính

Ngày 01 tháng 7 năm 2012 Luật Lưu trữ chính thức có hiệu lực và đi vào cuộc sống, đánh dấu bước phát triển quan trọng của ngành Lưu trữ Việt Nam, lần đầu tiên công tác lưu trữ một lĩnh vực hoạt động không thể thiếu của bất kỳ cơ quan, tổ chức nào, đã được thể chế bằng Luật

Tiểu kết chương 1

Trong chương một, tác giả đã hệ thống và khái quát những vấn đề chung về

cơ sở lý luận và cơ sở pháp lý về công tác thu thập, bổ sung hồ sơ, tài liệu vào lưu trữ Qua đó có thể khẳng định, công tác thu thập, bổ sung hồ sơ, tài liệu giữ một vai trò quan trọng trong công tác lưu trữ Hệ thống văn bản pháp lý đó đã góp phần quan trọng trong việc củng cố và phát triển ngành lưu trữ Tuy nhiên, bên cạnh những thành tựu và kết quả đạt được, hiện nay công tác thu thập, bổ sung hồ sơ, tài liệu vào lưu trữ còn bộc lộ nhiều tồn tại và hạn chế cần phải hoàn thiện, củng cố Đây sẽ là nội dung sẽ được tác giả phân tích cụ thể ở chương 2

Chương 2 THỰC TRẠNG CÔNG TÁC THU THẬP, BỔ SUNG TÀI LIỆU VÀO TRUNG TÂM LƯU TRỮ THÀNH PHỐ ĐÀ NẴNG

Để xác định thực trạng của tình hình tổ chức thực hiện công tác thu thập, bổ sung hồ sơ, tài liệu vào Trung tâm lưu trữ thành phố Đà Nẵng, tác giả đã sử dụng phương pháp nghiên cứu điều tra, thống kê, quan sát, qua các hình thức: khảo sát tài liệu, quan sát các kho, quan sát tình trạng tài liệu, phỏng vấn nhân viên tại các

cơ quan, đơn vị thuộc nguồn nộp lưu vào Lưu trữ lịch sử trên địa bàn thành phố,

kết quả đạt được như sau:

2.1 Khái quát về chức năng, nhiệm vụ và tổ chức bộ máy của Trung tâm Lưu trữ thành phố Đà Nẵng

2.1.1 Sơ lược về lịch sử hình thành và phát triển của Trung tâm Lưu trữ thành phố Đà Nẵng

Thành phố Đà Nẵng có vị trí chiến lược quan trọng, nằm ở vị trí trung điểm của cả nước, phía Bắc giáp tỉnh Thừa Thiên Huế, phía Nam và Tây giáp tỉnh Quảng Nam, phía Đông giáp biển Đông, cách Hà Nội 764 km về phía Bắc và cách thành phố Hồ Chí Minh 964 km về phía Nam, Đà Nẵng là đầu mối giao thông lớn nhất của khu vực miền Trung về đường sắt, đường thủy, đường bộ (quốc lộ 1A, 14B), đường hàng không quốc tế Cảng Tiên Sa (Đà Nẵng) là cửa ngõ ra biển quan trọng của Tây Nguyên, Lào, Campuchia, Thái Lan, Myanma và là điểm đầu, cuối của Tuyến Hành lang kinh tế Đông - Tây (EWEC) và các quốc gia ASEAN

Nghị quyết kỳ họp thứ 10, Quốc hội khóa IX ngày 6 tháng 11 năm 1996 đã phê chuẩn Đà Nẵng chính thức trở thành thành phố trực thuộc Trung ương vào ngày 01 tháng 01 năm 1997 Với các lợi thế về vị thế địa lý, con người, nguồn lực tài nguyên… và sự vận dụng linh hoạt các đường lối phát triển của Đảng và Nhà nước, Đà Nẵng đã phát triển và hình thành được những nét đặc thù lớn đáp ứng mục tiêu “Xây dựng và phát triển Đà Nẵng trong thời kỳ công nghiệp hóa - hiện đại

hóa đất nước” theo tinh thần Nghị quyết số 33-NQ/TW của Bộ Chính trị (Khóa IX)

Nhằm cơ bản hệ thống hóa các chỉ tiêu kinh tế - xã hội, các dữ liệu cơ bản về quá trình xây dựng và phát triển thành phố Đà Nẵng phục vụ nhân dân, du khách, nhà đầu tư, doanh nghiệp, các nhà khoa học, quản lý… UBND thành phố Đà Nẵng xây dựng Hệ thống cơ sở dữ liệu kinh tế - xã hội phục vụ cho nhu cầu khai thác, sử dụng thông tin dưới nhiều hình thức Đặc biệt khi công nghệ thông tin phát triển, rất cần các dữ liệu phục vụ cho cổng thông tin điện tử thành phố, đến nay cơ bản bố cục hệ thống dữ liệu đã đi vào hoạt động mạnh, phục vụ tốt cho mọi nhu cầu khai thác, sử dụng thông tin tư liệu cho người dân Đến nay Đà Nẵng đã bắt đầu chuyển mình và có những bước phát triển vượt bậc, góp vào thành công chung đó không thể không kể đến vai trò của công tác Văn thư - Lưu trữ trong suốt chặng đường hình thành và phát triển của Trung tâm Lưu trữ thành phố Đà Nẵng

Từ sau giải phóng thành phố vẫn chưa có hệ thống lưu trữ tập trung, cách thức lưu trữ hồ sơ tại mỗi cơ quan, đơn vị mỗi khác, công tác lưu trữ còn sơ sài, đội ngũ cán bộ thiếu về số lượng và yếu về trình độ chuyên môn nên chưa đáp ứng yêu cầu của công tác lưu trữ Để đưa công tác Văn thư-lưu trữ đi vào nề nếp ổn định, UBND thành phố Đà Nẵng đã quyết định thành lập Trung tâm Lưu trữ thành phố

Đà Nẵng theo quyết định số: 3128/1998/QĐ-UB ngày 06 tháng 6 năm 1998 Trung tâm Lưu trữ thành phố Đà Nẵng trực thuộc văn phòng UBND thành phố Đà Nẵng, có nhiệm vụ và quyền hạn theo điểm A, phần II của Thông tư số 40/1998/TT-TCCP ngày

24 tháng 01 năm 1998 của Ban Tổ chức cán bộ Chính phủ

Sau một thời gian hoạt động, Trung tâm đã hoàn thành tốt nhiệm vụ của mình, đảm bảo công tác lưu trữ được thông suốt Sau khi Thông tư số 21/2005/TT-BNV ngày 01 tháng 02 năm 2005 của Bộ Nội Vụ hướng dẫn chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn và tổ chức của tổ chức văn thư, Lưu trữ Bộ, cơ quan ngang Bộ, cơ quan thuộc Chính Phủ và UBND ra đời, xét thấy nhiệm vụ của Trung tâm chưa đầy đủ

nên UBND thành phố Đà Nẵng đã quyết định thành lập lại Trung tâm Lưu trữ thành phố Đà Nẵng theo số: 9357/QĐ-UBND ban hành ngày 30 tháng 12 năm

2006, Trung tâm đã hoạt động theo đúng chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn của mình cho đến 2010

Ngày 24 tháng 9 năm 2010, Chủ tịch UBND thành phố đã có quyết định phê duyệt đề án thành lập Chi cục Văn thư - Lưu trữ trực thuộc Sở Nội vụ thành phố

2.1.2 Vị trí, chức năng, nhiệm vụ và quyền hạn của Trung tâm Lưu trữ thành phố Đà Nẵng

Theo đề án, Chi cục Văn thư - Lưu trữ trực thuộc Sở Nội vụ sẽ được thành lập trên cơ sở hợp nhất Trung tâm Lưu trữ trực thuộc Văn phòng UBND thành phố

và Phòng Quản lý Văn thư - Lưu trữ trực thuộc Sở Nội vụ Việc thực hiện chức năng, nhiệm vụ của Chi cục được thực hiện theo quy định tại Thông tư số 02/2010/TT-BNV Tuy nhiên, sẽ được chia thành 02 giai đoạn cho phù hợp với điều kiện thực tế của thành phố là chưa có kho lưu trữ chuyên dụng Theo đó giai đoạn 1, Trung tâm Lưu trữ có chức năng giúp Giám đốc Sở Nội vụ thực hiện các nhiệm vụ quản lý nhà nước về văn thư, lưu trữ; thực hiện một số nhiệm vụ của lưu trữ lịch sử và thực hiện một số dịch vụ công về lưu trữ Sau khi thành phố xây dựng xong kho lưu trữ chuyên dụng, Trung tâm sẽ thực hiện đầy đủ các chức năng, nhiệm vụ Chi cục Văn thư và Lưu trữ thành phố Đà Nẵng theo quy định của Nhà nước

Như vậy, về vị trí, chức năng, nhiệm vụ và quyền hạn của Trung tâm Lưu trữ thành phố Đà Nẵng sẽ thực thi theo 2 giai đoạn, cụ thể:

2.1.2.1 Chức năng, nhiệm vụ và quyền hạn của Trung tâm Lưu trữ thành phố Đà Nẵng (Giai đoạn 1)

Trong giai đoạn 1 của đề án, Trung tâm vẫn hoạt động theo Quyết định số 9357/QĐ-UBND ban ngày 30 tháng 12 năm 2006 của UBND Thành phố Có chức

năng và nhiệm vụ quản lý nhà nước về văn thư, lưu trữ; thực hiện một số nhiệm vụ

của lưu trữ lịch sử và thực hiện một số dịch vụ công về lưu trữ, cụ thể:

a) Chức năng

Trung tâm Lưu trữ thành phố Đà Nẵng là đơn vị sự nghiệp, có chức năng lưu trữ lịch sử, chịu sự quản lí, chỉ đạo của Chánh Văn phòng UBND thành phố Đà Nẵng, có tư cách pháp nhân, được sử dụng con dấu theo quy định và được mở tài khoản để giao dịch

b) Nhiệm vụ và quyền hạn

- Xây dựng kế hoạch dài hạn, ngắn hạn và hàng năm về tài liệu lưu trữ trình cấp có thẩm quyền phê duyệt, tổ chức thực hiện thu thập, chỉnh lí, xác định giá trị, bảo quản và khai thác sử dụng tài liệu lưu trữ của thành phố;

- Thực hiện thống kê và báo cáo về tài liệu lưu trữ;

- Thực hiện một số dịch vụ công về công tác lưu trữ theo quy định của Pháp luật;

- Quản lí tài chính, tài sản, viên chức của trung tâm theo quy định;

- Thực hiện các nhiệm vụ khác do chánh Văn phòng UBND thành phố giao

2.1.2.2 Vị trí và chức năng, nhiệm vụ và quyền hạn của Chi cục Văn thư - Lưu trữ thành phố Đà Nẵng (giai đoạn 2)

Theo đề án, giai đoạn 2 sẽ có hiệu lực khi thành phố xây dựng xong Kho lưu trữ chuyên dụng Lúc này Trung tâm Lưu trữ thành phố Đà Nẵng sẽ lập thành Chi Cục Văn thư – Lưu trữ thành phố Đà Nẵng

Tại Khoản 1, Khoản 2 và Khoản 3 Điều 6 Thông tư số 02/2010/TT-BNV ban hành ngày 28 tháng 4 năm 2010 của Bộ Nội vụ về việc hướng dẫn chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn và tổ chức của tổ chức văn thư, lưu trữ Bộ, cơ quan ngang Bộ,

cơ quan thuộc Chính phủ và UBND các cấp, quy định rõ như sau:

1 Vị trí và chức năng

Chi cục Văn thư - Lưu trữ là tổ chức trực thuộc Sở Nội vụ có chức năng giúp Giám đốc Sở Nội vụ tham mưu cho Ủy ban nhân dân tỉnh, thành phố trực thuộc Trung ương (sau đây gọi chung là tỉnh) quản lý nhà nước về văn thư, lưu trữ của tỉnh và trực tiếp quản lý tài liệu lưu trữ lịch sử của tỉnh theo quy định của pháp luật

Chi cục Văn thư - Lưu trữ chịu sự chỉ đạo, quản lý về tổ chức, biên chế và hoạt động của Sở Nội vụ, đồng thời chịu sự hướng dẫn về chuyên môn, nghiệp vụ của Cục Văn thư và Lưu trữ Nhà nước trực thuộc Bộ Nội vụ

Chi cục Văn thư - Lưu trữ là tổ chức có tư cách pháp nhân, con dấu, có tài khoản riêng, có trụ sở, kinh phí hoạt động do Ngân sách nhà nước cấp theo quy định pháp luật

2 Giúp Giám đốc Sở Nội vụ thực hiện các nhiệm vụ sau:

a) Trình cấp có thẩm quyền ban hành quy hoạch, kế hoạch dài hạn, hàng năm, các chương trình, đề án, dự án và tổ chức thực hiện chế độ, quy định về văn thư, lưu trữ;

b) Hướng dẫn, kiểm tra việc thực hiện các chế độ, quy định về văn thư, lưu trữ; c) Thẩm định, trình cấp có thẩm quyền phê duyệt “Danh mục nguồn và thành phần tài liệu thuộc diện nộp vào Lưu trữ lịch sử của tỉnh”;

d) Thẩm định, trình cấp có thẩm quyền phê duyệt “Danh mục tài liệu hết giá trị” của Lưu trữ lịch sử của tỉnh;

đ) Thẩm định, trình cấp có thẩm quyền phê duyệt “Danh mục tài liệu hết giá trị” bảo quản tại cơ quan, tổ chức thuộc nguồn nộp lưu vào Lưu trữ lịch sử của tỉnh;

e) Nghiên cứu, ứng dụng khoa học và công nghệ vào công tác văn thư, lưu trữ; g) Tổ chức tập huấn, bồi dưỡng nghiệp vụ văn thư, lưu trữ;

h) Phối hợp với Thanh tra Sở Nội vụ giải quyết khiếu nại, tố cáo và xử lý vi phạm pháp luật về văn thư, lưu trữ;

i) Thực hiện báo cáo, thống kê về văn thư, lưu trữ;

k) Sơ kết, tổng kết công tác văn thư, lưu trữ;

l) Thực hiện công tác thi đua, khen thưởng về văn thư, lưu trữ

3 Giúp Giám đốc Sở Nội vụ thực hiện nhiệm vụ của Lưu trữ lịch sử của tỉnh: a) Hướng dẫn các cơ quan, tổ chức thuộc nguồn nộp lưu chuẩn bị hồ sơ, tài liệu đến hạn nộp lưu;

b) Thu thập hồ sơ, tài liệu đến hạn nộp lưu vào Lưu trữ lịch sử của tỉnh; c) Phân loại, chỉnh lý, xác định giá trị, thống kê, sắp xếp hồ sơ, tài liệu; d) Bảo vệ, bảo quản, thống kê tài liệu lưu trữ;

đ) Tu bổ, phục chế và bảo hiểm tài liệu lưu trữ;

e) Xây dựng công cụ tra cứu và tổ chức phục vụ khai thác, sử dụng tài liệu lưu trữ;

g) Thực hiện một số dịch vụ công về lưu trữ;

h) Quản lý tài chính, tài sản và thực hiện các nhiệm vụ khác do Giám đốc Sở Nội vụ quy định

2.1.3 Tổ chức và biên chế của Trung tâm Lưu trữ thành phố Đà Nẵng

2.1.3.1 Tổ chức và biên chế của Trung tâm Lưu trữ thành phố Đà Nẵng (giai đoạn 1)

Để hoàn thành tốt các chức năng, nhiệm vụ của mình, hiện tại Trung tâm Lưu trữ thành phố Đà Nẵng đã sắp xếp, tổ chức bộ máy và biên chế như sau:

Cấp thành phố

- Trung tâm có 01 Giám đốc, 02 Phó Giám đốc và các viên chức nghiệp vụ: + Giám đốc Trung tâm do chủ tịch UBND thành phố bổ nhiệm, miễn nhiệm; chịu trách nhiệm trước Chánh Văn phòng UBND thành phố và trước pháp luật về toàn bộ hoạt động của trung tâm;

+ Phó giám đốc Trung tâm do chủ tịch UBND thành phố bổ nhiệm, miễn nhiệm theo đề nghị của Giám đốc trung tâm, có nhiệm vụ giúp giám đốc trung tâm thực hiện một số lĩnh vực công tác do Giám đốc trung tâm phân công, chịu trách

nhiệm trước Giám đốc trung tâm và trước pháp luật về lĩnh vực công tác được phân công;

- Trung tâm có các phòng chuyên môn, nghiệp vụ:

- Trung tâm Lưu trữ thành phố Đà Nẵng ngày càng ổn định về tổ chức Hiện nay, Trung tâm đều có các cán bộ trình độ trung học chuyên nghiệp trở lên

Đối với các Sở, ban, ngành : Bố trí công chức làm công tác văn thư, lưu trữ

thuộc Văn phòng cơ quan

Một số sở, ngành, địa phương có khối lượng tài liệu lớn đã bố trí công chức chuyên trách thực hiện công tác lưu trữ như: Văn phòng UBND thành phố, Sở Lao động – Thương binh và Xã hội, Sở Khoa học và Công nghệ, Đài phát thanh – Truyền hình thành phố Đà Nẵng, Văn phòng UBND quận Sơn Trà, Hòa Vang…Còn lại hầu hết các sở, ban, ngành, UBND các quận, huyện đều bố trí công chức văn thư kiêm nhiệm làm công tác lưu trữ

Cấp quận, huyện: Hầu hết các quận, huyện đều có bộ phận văn thư, lưu trữ

thuộc Văn phòng UBND quận, huyện; tại các phòng chuyên môn khác thực hiện việc bố trí công chức kiêm nhiệm thực hiện công tác văn thư, lưu trữ Chức năng quản lý nhà nước về văn thư, lưu trữ trên địa bàn quận, huyện do Phòng Nội vụ quận, huyện thực hiện Hầu hết các phòng Nội vụ đã bố trí 01 chuyên viên chuyên trách thực hiện công tác quản lý nhà nước về văn thư, lưu trữ và phân công 01 phó trưởng phòng phụ trách mảng công tác này

Số lượng, trình độ công chức, viên chức, người lao động chuyên trách và kiêm nhiệm làm công tác lưu trữ cụ thể như sau:

Bảng kê số lượng người làm công tác lưu trữ (cả chuyên trách và kiêm nhiệm)

Trung cấp Cao đẳng Đại học Trên Đại học Khối Cơ

quan

Tổng

số

Sơ cấp Đúng chuyên ngành

Không đúng

CN

Đúng chuyên ngành

Không đúng

CN

Đúng chuyên ngành

Không đúng

CN

Đúng chuyên ngành

Không đúng

CN Trung

[phụ lục 1 – Báo cáo số 65/BC-UBND]

2.1.3.2 Tổ chức và biên chế của Trung tâm Lưu trữ thành phố Đà Nẵng (giai đoạn 2)

Để chuẩn bị cho giai đoạn 2 của đề án thành lập Chi cục Văn thư - Lưu trữ thành phố Đà Nẵng, khi chức năng quản lý Nhà nước về công tác văn thư, lưu trữ thuộc sở Nội vụ thì Sở đã tiến hành tổ chức và biên chế như sau: