Những vấn đề chung về hoạt động kinh doanh và tổ chức công tác kế toán tại Công Ty Cổ Phần Đầu Tư Xây Dựng & Dịch Vụ Thương Mại Hà Nội.

Phần 1: NHỮNG VẤN ĐỀ CHUNG VỀ HOẠT ĐỘNG KINH DOANH VÀ TỔ CHỨC CÔNG TÁC KẾ TOÁN TẠI CÔNG TY CỔ PHẦN ĐẦU TƯ XÂY DỰNG & DỊCH VỤ THƯƠNG MẠI HÀ NỘI. I. Những Vấn Đề Chung Về Hoạt Động Kinh Doanh Tại Công Ty CP ĐTXD& Và Dịch Vụ Thương Mại Hà Nội. 1. Lịch sử hình thành và phát triển của Công Ty Cổ Phần Đầu Tư Xây Dựng & Dịch Vụ Thương Mại Hà Nội Căn cứ vào luật doanh nghiệp số 13/1999/QH10 ngày 12 tháng 6 năm 1999 và các văn bản hướng dẫn thi hành luật doanh nghiệp và căn cứ vào giấy phép kinh doanh số 0103007923 ngày 24 tháng 5 năm 2005 của sở kế hoạch và đầu tư thành phố Hà Nội Công Ty Cổ Phần Đầu Tư Xây Dựng & Dịch Vụ Thương Mại Hà Nội được thành lập với tên giao dịch là HANOI INVESTMENT CONTRUCTION & TRANDING SERVICES JOINT STOCK COMPANY viết tắt là HAINCO,JSC Địa chỉ trụ sở chính là số 14 ngõ 242 đường Lạc Long Quân, Phường Bưởi, Quận Tây Hồ, Thành Phố Hà Nội điện thoại 7533162 với loại hình của công ty là công ty cổ phần. 2. Đặc điểm ngành nghề kinh doanh của công ty. Ngành nghề kinh doanh của công ty đăng ký trên giấy chứng nhận đăng ký kinh doanh trên nhiều lĩnh vực và nhiều ngành nghề: - Xây dựng các công trình dân dụng, công trình nhà nước, tư nhân… - Xây dựng các công trình công nghiệp và các công trình kỹ thuật hạ tâng đô thị và nông thôn; - Kinh doanh nhà ở, kinh doanh khách sạn dịch vụ du lịch; -Cung cấp dịch vụ vận chuyển hàng hoá; - Cải tạo và sửa chữa các công trình đã xuống cấp, nâng cấp cơ sở hạ tầng; - Cải tạo và sửa chữa các công trình giao thông, công cộng; - Cải tạo và dọn vệ sinh môi trường; - Cung cấp và gia công vật liệu xây dựng, vật liệu nội thất, trang trí; - Mua và bán các mặt hàng điện tử, điện lạnh, đồ điện gia dụng; - Dịch vụ vận chuyển các loại, vận chuyển du lịch, … - Đại lý mua bán xăng dầu, đại lý mua, bán, ký gửi hàng hoá. Doanh nghiệp chỉ kinh doanh khi có đủ điều kiện theo quy định của pháp luật. Trong thời gian đầu mới thành lập thì hoạt động chủ yếu của công ty là hoạt động xây dựng và lắp đặt các thiết bị điện lạnh. Công ty đã thi công nhiều công trình xây dựng như công trình xây dựng xưởng dệt tại khu công nghiệp Phố Nối, Hưng Yên. Công trình nhà máy STALEY Việt Nam. 3. Tổ chức bộ máy quản lý Quy trình công nghệ sản xuất sản phẩm và các chính sách quản lý tài chính kinh tế đang được áp dụng tại Công Ty Cổ Phần Đầu Tư Xây Dựng & Dịch Vụ Thương Mại Hà Nội 3.1. Cơ cấu tổ chức bộ máy quản lý của Công Ty Cổ Phần Đầu Tư Xây Dựng & Dịch Vụ Thương Mại Hà Nội. Công ty CP đầu tư XD & dịch vụ thương mại Hà Nội là một đơn vị hạch toán kinh tế độc lập riêng rẽ không phụ thuộc vào đơn vị khác. Căn cứ vào đặc điểm cũng như quy mô hoạt động sản xuất kinh doanh, công ty đã tổ chức bộ máy quản lý theo kiểu chức năng. Đứng đầu là giám đốc, giúp việc cho giám đốc là phó giám đốc, dưới là các phòng ban chức năng. Các bộ phận chức năng được uỷ quyền chỉ đạo ra quyết định giải quyết những vấn đề chuyên môn do mình phụ trách. Nhờ đó mà nâng cao chất lượng, hiệu quả quản lý. Ta có mô hình bộ máy quản lý của công ty CP đầu tư XD & dịch vụ thương mại Hà Nội như sau: ĐỘI THI CÔNG XÂY LẮP SỐ 1 ĐỘI THI CÔNG XÂY LẮP SỐ 2 ĐỘI THI CÔNG XÂY LẮP SỐ 3 ĐỘI THI CÔNG CƠ GIỚI PHÒNG KẾ TOÁN PHÒNG HÀNH CHÍNH QUẢN TRỊI PHÒNG DỰ ÁN PHÒNG KẾ HOẠCH KỸ THUẬT PHÒNG KINH DOANH BAN KỂIM SOÁT HỘI ĐỒNG QUẢN TRỊ BAN GIÁM ĐỐC BAN KIÊM SOÁT HỘI ĐỒNG QUẢN TRỊ BAN GIÁM ĐỐC Sơ đồ 1: Tổ chức bộ máy quản lý tại Công Ty Cổ Phần Đầu Tư Xây Dựng & Dịch Vụ Thương Mại Hà Nội. 3.2. Các chính sách tài chính của Công Ty Cổ Phần Đầu Tư Xây Dựng & Dịch Vụ Thương Mại Hà Nội. Đối với công trình xây lắp Công Ty Cổ Phần Đầu Tư Xây Dựng & Dịch Vụ Thương Mại Hà Nội thực hiện theo phương thức khoán gọn với nội quy tài chính như sau: Trích nộp chi phí quản lý công ty bằng 5% giá trị công trình trước thuế, hoặc 5% giá trị các đợt tiền về đã trừ thuế (theo giá trị các đợt tiền về) tuỳ từng trường hợp theo sự chỉ đạo của ban lãnh đạo Công ty. Phần còn lại 95% giá trị quyết toán công trình trước thuế hoặc 95% giá trị các đợt tiền về trước thuế các chủ nhiệm công trình phải tự lo chi phí để công trình hoàn thành đúng tiến độ, đảm bảo chất lượng, kỹ thuật, mỹ thuật theo thiết kế được duyệt. • Phần tạm ứng và thanh toán cho công trình: Đối với các thành viên có cổ phần trong công ty: Công ty sẽ chỉ ứng vốn cho các công trình khi chủ nhiệm là thành viên của công ty và có cổ phần góp vốn vào công ty. Về mức tạm ứng được tính như sau: Phần bảo lãnh thực hiện hợp đồng ( nếu có); Không quá 70% theo từng giai đoạn, hạng mục thi công (sau khi đã có biên bản nghiệm thu khối lượng hạng mục công trình). Phần thi công tiếp theo chủ nhiệm công trình sẽ được tạm ứng tiếp nhưng không vượt quá một trong hai điều kiện sau: 70% toàn bộ giá trị xây lắp của phần còn lại; 80% giá trị cổ phần mà thành viên đó góp vốn vào công ty. Khi công trình hoàn thành tất cả các thủ tục công hoàn công nghiệm thu, bàn giao, công ty sẽ làm thanh quyết toán với chủ nhiệm công trình. Đối với các cộng tác viên: + Cộng tác viên không có cổ phần trong công ty nhưng có công trình đưa về công ty thì công ty sẽ xem xét cho ứng vốn để bảo lãnh thực hiện công trình; + Các khoản chi phí khác các cộng tác viên phải tự lo vốn để thực hiện công trình. Thủ tục để được tạm ứng là chủ nhiệm công trình hoặc các cộng tác viên phải làm giấy đề nghị tạm ứng và đưa lên ban quản lý của công ty để dựa theo tiến độ, hạng mục, kế hoạch thi công công trình theo từng giai đoạn mà giám đốc đồng ý duyệt tạm ứng. 4. Tình hình kinh tế tài chính của Công Ty Cổ Phần Đầu Tư Xây Dựng & Dịch Vụ Thương Mại Hà Nội. Vốn điều lệ của công ty là 3.000.000.000 đồng (Ba tỷ đồng). Với đặc điểm kinh doanh trên nhiều lĩnh vực của công ty tình hình hoạt động chung của Công Ty Cổ Phần Đầu Tư Xây Dựng & Dịch Vụ Thương Mại Hà Nội. Một số chỉ tiêu phản ánh tình hình tài chính, lao động của công ty: Chỉ Tiêu Năm 2005 Năm 2006 Lợi nhuận trước thuế 20480314 11734998 Lợi nhuận sau Thuế 14754846 8449199 Lương TB của nhân viên 1450000 2200000 Bảng số 1: Tình hình tài chính, lao động của Công ty năm 2005 và 2006. Căn cứ vào một số chỉ tiêu nêu trên thì hoạt động của công ty trong hai năm là động có hiệu quả theo báo cáo kết quả kinh doanh của doanh nghiệp thì tổng lợi nhuận sau thuế của công ty tăng lên với năm 2005 thì lợi nhuận sau thuế từ các hoạt động của công ty là xấp sỉ 10 triệu còn trong năm 2006 vừa qua thi chỉ tiêu này đã tăng lên tới xấp xỉ 15 triệu tóm lại tổng thu từ các hoạt động là có lãi. Theo số liệu trên bảng cân đối kế toán thì tổng tài sản và tổng nguồn vốn năm 2006 đã tăng lên so với năm 2005 với mức tăng là gần 500 triệu đồng tương đương với tốc độ tăng là xấp xỉ 12 %. Như vậy mức tăng lợi nhuận của công ty cả năm 2006 chỉ tăng lên có 12% so với 8 tháng hoạt động năm 2005. Điều đó chứng tỏ mức sinh lợi nhuận của hoạt động năm 2006 là không cao hơn so với năm 2005. Lao động của công ty được tuyển chọn theo đúng tiêu chuẩn đối tượng tuyển dụng là nam nữ tuổi từ 18 đến 30 (tuỳ theo thời điểm, nếu có nhu cầu tuyển dụng cao hơn đối với lao động có trình độ chuyên môn, kỹ thuật) có đủ sức khoẻ để làm việc lâu dài, không có tiền án, tiền sử, không nghiện hút và không mắc bệnh xã hội, có đầy đủ các bằng cấp theo yêu cầu của ngành nghề cần tuyển dụng, ưu tiên con em nhà cán bộ công nhân viên địa phương. Lương của công nhân thuê ngoài làm theo hợp đồng thỉ trả lương theo thoả thuận còn lương của nhân viên trong công ty năm 2006 nhìn chung đã tăng lên rất nhiều so với năm 2006. Cụ thể là mức lương trung bình của công nhân viên trong công ty đã tăng từ 1,5 triệu lên 2,2 triệu như vậy công ty đã chú ý mức chi trả lương cho nhân viên thoả đáng nhằm thu hút nguồn nhân lực và giải quyết công việc được hiệu quả hơn đó cũng là chính sách phát triển của công ty trong thời gian tới Tóm lại tình hình tài chính, lao động của Công Ty Cổ Phần Đầu Tư Xây Dựng & Dịch Vụ Thương Mại Hà Nội nhìn chung là ổn định qua 2 năm hoạt động điều đó phản ánh hiệu quả làm việc của Công Ty Cổ Phần Đầu Tư Xây Dựng & Dịch Vụ Thương Mại Hà Nội. II. Tổ Chức Công Tác Kế Toán Tại Công Ty Cổ Phần Đầu Tư Xây Dựng & Dịch Vụ Thương Mại Hà Nội. 1. Tổ chức bộ máy kế toán. Tổ chức bộ máy kế toán là tổ chức con người trong lao động kế toán và các mối liên hệ giữa các nhân viên kế toán với nhau. Dưới đây là phương thức tổ chức bộ máy kế toán và mô hình bộ máy kế toán của Công Ty Cổ Phần Đầu Tư Xây Dựng & Dịch Vụ Thương Mại Hà Nội . Về phương thức tổ chức bộ máy kế toán: Như chúng ta đã biết việc tổ chức hạch toán kế toán trong một đơn vị là do bộ phận kế toán đảm nhiệm. Vì vậy cần thiết phải tổ chức hợp lý bộ máy kế toán trên cơ sở định hình được khôi lượng công tác kế toán cũng như chất lượng cần phải đạt tới vể hệ thống thông tin kế toán. Phương thức tổ chức bộ máy kế toán là cách thức phân công công việc giữa các kế toán để đảm bảo thực hành đầy đủ các phần hành kế toán và thực hiện đầy đủ các chức năng thông tin và kiểm tra hoạt động của đơn vị. Các nhân viên kế toán trong một bộ máy kế toán phải có mối liên hệ chặt chẽ, mật thiết vơi nhau có quy định rõ chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn để từ đó tạo thành mối liên hệ có tính vị trí lệ thuộc, chế ước lẫn nhau. Ở Công Ty Cổ Phần Đầu Tư Xây Dựng & Dịch Vụ Thương Mại Hà Nội bộ máy kế toán được thực hiện theo kiểu trực tuyến, tức là bộ máy kế toán được thực hiện theo phương thức trực tiếp (Kế toán trưởng trực tiếp điều hành các nhân viên kế toán các phần hành không thông qua một khâu trung gian nào). Nhờ cách thức tổ chức công tác như thế mà mối liên hệ giữa các phần hành kế toán trở nên tập trung và đơn giản. Về mô hình bộ máy kế Công Ty Cổ Phần Đầu Tư Xây Dựng & Dịch Vụ Thương Mại Hà Nội tổ chức theo mô hinh kế toán tập trung. Công tác kế toán được giao cho phòng kế toán. Các tổ đội thi công chỉ có nhiệm vụ thu nhận hoá đơn ban đầu để về quyết toán với phòng kế toán và phòng kế toán tập hợp phản ánh trên sổ kế toán của công ty và tổng hợp đưa ra các thông tin kế toán cũng như các báo cáo tài chính hàng kỳ theo quy định và yêu cầu của Giám đốc. Công tác kế toán tại văn phòng của công ty gồm 4 người 1 kế toán trưởng và 2 kế toán viên, 1 thủ quỹ. Ngoài ra ở các đội có nhân viên kinh tế có nhiệm vụ thu các hoá đơn chứng từ và chuyển về kế toán ở công ty ghi sổ và theo dõi Trong đó kế toán trưởng : Tổ chức công tác kế toán và có trách nhiệm quản lý tài chính của công ty, chịu trách nhiệm cá nhân trong lĩnh vực công tác được giao cũng như chịu trách nhiệm trước giám đốc trên các giấy tờ văn bản do cá nhân thẩm định. Có quyền từ chối duyệt chi chuyển tiền rút tiền khi các thủ tục không hợp pháp. Tham mưu cho giám đốc trong việc xây dựng các quy chế tài chính về thu, chi, ứng vốn công trình và phương án sản xuất . Thủ quỹ: Thủ quỹ có nhiệm vụ quản tiền mặt đảm nhiệm công tác thu chi tiền mặt theo đúng nội quy, quy định của công ty cũng như cấp trên, xuất tiền khi có sự đồng ý của kế toán trưởng theo sự chỉ đạo của Giám đốc và kế toán. Kế toán viên: Các kế toán viên lần lượt được đảm nhiệm một số phần hành kế toán theo sự phân công của kế toán trưởng. Có trách nhiệm cung cấp những thông tin về phần hành mình đảm nhiệm theo sự yêu cầu của kế toán trưởng, hoặc người quản lý cấp trên. - Cụ thể đối vơi phần hành tiền lương kế toán cần phải theo dõi lương cần phải theo dõi bảng chấm công phản ánh đúng thái độ làm việc của từng nhân viên để trả công cho nhân viên thoả đáng với thái độ làm việc của từng người, kế toán theo dõi tình hình thanh toán với nhân viên trong công ty và theo dõi các khoản trích bảo hiểm xã hội, bảo hiểm y tế cho từng người theo đúng chế độ quy định. - Đối với phần hành TSCĐ thì kế toán phải theo dõi các chứng từ gốc có liên quan đến việc hình thành từng TSCĐ và theo dõi việc trích khấu hao và phân bổ khấu hao theo đúng kỳ. Công ty sử dụng phương pháp khấu hao cho TSCĐ là phương pháp đường thẳng. Hàng tháng kế toán lập bản phân bổ khấu hao cho vào chi phí hoạt động của công ty. - Đối với phần hành Chi phí giá thành thì kế toán cần phải tập hợp chi phí và tính giá thành. Để tập hợp chi phí thì kế toán cần phải thu nhận các chứng từ theo từng công trinh do các nhân viên kinh tế cung cấp từ đó vào theo dõi chi tiết và lên các bảng phân bổ và các sổ tổng hợp như các nhật ký chứng từ có liên quan để tập hợp tính giá thành cho công trình. Kế toán cần phải theo dõi các chi phí để có thể cung cấp các thông tin một cách tổng hợp nhất và nhanh chóng chính xác. - Theo dõi các khoản tạm ứng kế toán cần phải theo dõi chi tiết các khoản tạm ứng cho từng công trình và cần theo dõi chi tiết các khoản thanh toán tạm ứng. Kế toán cần phải theo dõi các chứng từ hoá đơn hợp ly mới làm thủ tục và tính toán mức được ứng đối với từng công trình cho đúng với quy định tài chính của công ty. - Để theo dõi tình hình thanh toán kế toán phải theo dõi chi tiết đối với từng người bán, từng chủ công trình để có lịch thanh toán phù hợp. Ngoài ra ở phần hành này kế toán cần phải theo dõi tổng hợp để theo dõi tình hình thanh toán tổng hợp của công ty đưa ra được các thông tin về khả năng thanh toán cũng như tình hình tài chính của công ty. Kế toán phần thanh toán luôn nắm bắt được số dư tiền mặt tại quỹ cũng như tiền gửi ngân hàng của công ty. - Đối với phần hành thanh toán với nhà nước kế toán cần phải lập các tờ khai thuế cho cơ quan thuế dựa vào các chứng từ hợp lệ và phải nộp theo đúng hạn nộp do cơ quan thuế quy định. Từ đó theo dõi thanh toán các khoản với thuế và ngân sách nhà nước theo đúng quy định để tránh các khoản phạt do nộp thiếu nộp muộn với cơ quan thuế và ngân sách nhà nước. Nhân viên kinh tế: Trực tiếp thu nhận các hoá đơn của đội về các chi phí dịch vụ mà đội đã chi ra cho công trình để chuyển hoá đơn lên công ty ghi sổ hạch toán. Dưới đây là Sơ đồ tổ chức bộ máy kế toán tại Công Ty Cổ Phần Đầu Tư Xây Dựng & Dịch Vụ Thương Mại Hà Nội KẾ TOÁN VIÊN tiền lương, Tạm ứng, Giá thành, TSCĐ) KẾ TOÁN VIÊN ( Thanh toán, phải thu phải trả,Thuế) THỦ QUỸ KẾ TOÁN TRƯỞNG Sơ đồ 2: Tổ chức bộ máy kế toán tại công ty 2. Vận dụng chế độ kế toán hiện hành của công ty. - Tổ chức hệ thống chứng từ kế toán đơn vị đang áp dụng theo hệ thống chứng từ được quy định theo Thông tư 89/2002-BTC theo chế độ có sự phù hợp với mục đích sử dụng của công ty về nội dung bảng biểu. Ví dụ như ở phần hành TSCĐ công ty sử dụng: Biên Bản giao nhận TSCĐ, Mẫu 01- TSCĐ/BB, Biên bản thanh lý TSCĐ mẫu số 03-TSCĐ/BB, Bảng tính và phân bổ khấu hao TSCĐ. Ở phần hành hạch toán vật tư thì sử dụng như: Các hoá đơn mua hàng, hoá đơn GTGT, Bảng kê mua hàng hoá lẻ không hoá đơn GTGT - Về hệ thống tài khoản công ty sử dụng hệ thống tài khoản theo quết định số 11141/1995QĐ-BTC và các văn bản bổ sung của Bộ tài chính. Về chế độ sổ sách: Đơn vị áp dụng hình thức kế toán Nhật ký chứng từ Sơ đồ trình tự ghi sổ theo hình thức nhật ký chứng từ.