NGHỊ ĐỊNH Về công tác văn thư

VnDoc - Tải tài liệu, văn pháp luật, biểu mẫu miễn phí CHÍNH PHỦ -Số: 30/2020/NĐ-CP CỘNG HÒA XÃ HỘI CHỦ NGHĨA VIỆT NAM Độc lập - Tự - Hạnh phúc -Hà Nội, ngày 05 tháng năm 2020 NGHỊ ĐỊNH Về công tác văn thư Căn Luật Tổ chức Chính phủ ngày 19 tháng năm 2015; Theo đề nghị Bộ trưởng Bộ Nội vụ; Chính phủ ban hành Nghị định công tác văn thư Chương I QUY ĐỊNH CHUNG Điều Phạm vi điều chỉnh Nghị định quy định công tác văn thư quản lý nhà nước công tác văn thư Công tác văn thư quy định Nghị định bao gồm: Soạn thảo, ký ban hành văn bản; quản lý văn bản; lập hồ sơ nộp lưu hồ sơ, tài liệu vào Lưu trữ quan; quản lý sử dụng dấu, thiết bị lưu khóa bí mật cơng tác văn thư Điều Đối tượng áp dụng Nghị định áp dụng quan, tổ chức nhà nước doanh nghiệp nhà nước (sau gọi chung quan, tổ chức) Tổ chức trị, tổ chức trị - xã hội, tổ chức xã hội, tổ chức xã hội - nghề nghiệp quy định Nghị định quy định Đảng, pháp luật có liên quan để áp dụng cho phù hợp Điều Giải thích từ ngữ Trong Nghị định này, từ ngữ hiểu sau: “Văn bản” thông tin thành văn truyền đạt ngơn ngữ ký hiệu, hình thành hoạt động quan, tổ chức trình bày thể thức, kỹ thuật theo quy định “Văn chuyên ngành” văn hình thành q trình thực hoạt động chun mơn, nghiệp vụ ngành, lĩnh vực người đứng đầu quan quản lý ngành, lĩnh vực quy định “Văn hành chính” văn hình thành q trình đạo, điều hành, giải cơng việc quan, tổ chức “Văn điện tử” văn dạng thông điệp liệu tạo lập số hóa từ văn giấy trình bày thể thức, kỹ thuật, định dạng theo quy định “Văn đi” tất loại văn quan, tổ chức ban hành “Văn đến” tất loại văn quan, tổ chức nhận từ quan, tổ chức, cá nhân khác gửi đến “Bản thảo văn bản” viết đánh máy tạo lập phương tiện điện tử hình thành trình soạn thảo văn quan, tổ chức VnDoc - Tải tài liệu, văn pháp luật, biểu mẫu miễn phí “Bản gốc văn bản” hoàn chỉnh nội dung, thể thức văn bản, người có thẩm quyền trực tiếp ký văn giấy ký số văn điện tử “Bản văn giấy” hoàn chỉnh nội dung, thể thức văn bản, tạo từ có chữ ký trực tiếp người có thẩm quyền 10 “Bản y” đầy đủ, xác nội dung gốc văn bản, trình bày theo thể thức kỹ thuật quy định 11 “Bản lục” đầy đủ, xác nội dung y, trình bày theo thể thức kỹ thuật quy định 12 “Bản trích sao” xác phần nội dung gốc phần nội dung văn cần trích sao, trình bày theo thể thức kỹ thuật quy định 13 “Danh mục hồ sơ” bảng kê có hệ thống hồ sơ dự kiến lập năm quan, tổ chức 14 “Hồ sơ” tập hợp văn bản, tài liệu có liên quan với vấn đề, việc, đối tượng cụ thể có đặc điểm chung, hình thành trình theo dõi, giải công việc thuộc phạm vi, chức năng, nhiệm vụ quan, tổ chức, cá nhân 15 “Lập hồ sơ” việc tập hợp, xếp văn bản, tài liệu hình thành trình theo dõi, giải công việc quan, tổ chức, cá nhân theo nguyên tắc phương pháp định 16 “Hệ thống quản lý tài liệu điện tử” Hệ thống thơng tin xây dựng với chức để thực việc tin học hóa cơng tác soạn thảo, ban hành văn bản; quản lý văn bản; lập hồ sơ nộp lưu hồ sơ, tài liệu vào Lưu trữ quan môi trường mạng (sau gọi chung Hệ thống) 17 “Văn thư quan” phận thực số nhiệm vụ công tác văn thư quan, tổ chức Điều Nguyên tắc, yêu cầu quản lý công tác văn thư Nguyên tắc Công tác văn thư thực thống theo quy định pháp luật Yêu cầu a) Văn quan, tổ chức phải soạn chảo ban hành thẩm quyền, trình tự, thủ tục, hình thức, thể thức kỹ thuật trình bày theo quy định pháp luật: Đối với văn quy phạm pháp luật thực theo quy định Luật Ban hành văn quy phạm pháp luật; văn chuyên ngành người đứng đầu quan quản lý ngành, lĩnh vực Nghị định để quy định cho phù hợp; văn hành thực theo quy định Chương II Nghị định b) Tất văn đi, văn đến quan, tổ chức phải quản lý tập trung Văn thư quan để làm thủ tục tiếp nhận, đăng ký, trừ loại văn đăng ký riêng theo quy định pháp luật c) Văn đi, văn đến thuộc ngày phải đăng ký, phát hành chuyển giao ngày, chậm ngày làm việc Văn Bản đến có mức độ khẩn: “Hỏa tốc”, “Thượng khẩn” “Khẩn” (sau gọi chung văn khẩn) phải đăng ký, trình chuyển giao sau nhận d) Văn phải theo dõi, cập nhật trạng thái gửi, nhận, xử lý VnDoc - Tải tài liệu, văn pháp luật, biểu mẫu miễn phí đ) Người giao giải quyết, theo dõi công việc quan, tổ chức có trách nhiệm lập hồ sơ công việc giao nộp lưu hồ sơ, tài liệu vào Lưu trữ quan e) Con dấu, thiết bị lưu khóa bí mật quan, tổ chức phải quản lý, sử dụng theo quy định pháp luật g) Hệ thống phải đáp ứng quy định phụ lục VI Nghị định quy định pháp luật có liên quan Điều Giá trị pháp lý văn điện tử Văn điện tử ký số người có thẩm quyền ký số quan, tổ chức theo quy định pháp luật có giá trị pháp lý gốc văn giấy Chữ ký số văn điện tử phải đáp ứng đầy đủ quy định pháp luật Điều Trách nhiệm quan, tổ chức, cá nhân công tác văn thư Người đứng đầu quan, tổ chức, phạm vi quyền hạn giao có trách nhiệm đạo thực quy định công tác văn thư; đạo việc nghiên cứu, ứng dụng khoa học công nghệ vào công tác văn thư Cá nhân trình theo dõi, giải cơng việc có liên quan đến cơng tác văn thư phải thực quy định Nghị định quy định pháp luật có liên quan Văn thư quan có nhiệm vụ a) Đăng ký, thực thủ tục phát hành, chuyển phát theo dõi việc chuyển phát văn b) Tiếp nhận, đăng ký văn đến; trình, chuyển giao văn đến c) Sắp xếp, bảo quản phục vụ việc tra cứu, sử dụng lưu văn d) Quản lý Sổ đăng ký văn đ) Quản lý, sử dụng dấu, thiết bị lưu khóa bí mật quan, tổ chức; loại dấu khác theo quy định Chương II SOẠN THẢO, KÝ BAN HÀNH VĂN BẢN HÀNH CHÍNH Mục THỂ THỨC, KỸ THUẬT TRÌNH BÀY VĂN BẢN HÀNH CHÍNH Điều Các loại văn hành Văn hành gồm loại văn sau: Nghị (cá biệt), định (cá biệt), thị, quy chế, quy định, thơng cáo, thơng báo, hướng dẫn, chương trình, kế hoạch, phương án, đề án, dự án, báo cáo, biên bản, tờ trình, hợp đồng, cơng văn, cơng điện, ghi nhớ, thỏa thuận, giấy uỷ quyền, giấy mời, giấy giới thiệu, giấy nghỉ phép, phiếu gửi, phiếu chuyển, phiếu báo, thư công Điều Thể thức văn Thể thức văn tập hợp thành phần cấu thành văn bản, bao gồm thành phần áp dụng tất loại văn thành phần bổ sung trường hợp cụ thể số loại văn định VnDoc - Tải tài liệu, văn pháp luật, biểu mẫu miễn phí Thể thức văn hành bao gồm thành phần a) Quốc hiệu Tiêu ngữ b) Tên quan, tổ chức ban hành văn c) Số, ký hiệu văn d) Địa danh thời gian ban hành văn đ) Tên loại trích yếu nội dung văn e) Nội dung văn g) Chức vụ, họ tên chữ ký người có thẩm quyền h) Dấu, chữ ký số quan, tổ chức i) Nhi nhận Ngoài thành phần quy định khoản Điều này, văn bổ sung thành phần khác a) Phụ lục b) Dấu độ mật, mức độ khẩn, dẫn phạm vi lưu hành c) Ký hiệu người soạn thảo văn số lượng phát hành d) Địa quan, tổ chức; thư điện tử; trang thông tin điện tử; số điện thoại; số Fax Thể thức văn hành thực theo quy định Phụ lục I Nghị định Điều Kỹ thuật trình bày văn Kỹ thuật trình bày văn bao gồm: Khổ giấy, kiểu trình bày, định lề trang, phơng chữ, cỡ chữ, kiểu chữ, vị trí trình bày thành phần thể thức, số trang văn Kỹ thuật trình bày văn hành thực theo quy định Phụ lục I Nghị định Viết hoa văn hành thực theo quy định Phụ lục II Nghị định Chữ viết tắt tên loại văn hành thực theo quy định Phụ lục III Nghị định Mục SOẠN THẢO VÀ KÝ BAN HANH VĂN BẢN HÀNH CHÍNH Điều 10 Soạn thảo văn Căn chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn mục đích, nội dung văn cần soạn thảo, người đứng đầu quan, tổ chức người có thẩm quyền giao cho đơn vị cá nhân chủ trì soạn thảo văn Đơn vị cá nhân giao chủ trì soạn thảo văn thực công việc: Xác định tên loại, nội dung độ mật, mức độ khẩn văn cần soạn thảo; thu thập, xử lý thông tin có liên quan; soạn thảo văn hình thức, thể thức kỹ thuật trình bày Đối với văn điện tử, cá nhân giao nhiệm vụ soạn thảo văn việc thực nội dung nêu phải chuyển thảo văn bản, tài liệu kèm theo (nếu có) vào Hệ thống cập nhật thông tin cần thiết Trường hợp cần sửa đổi, bổ sung thảo văn bản, người có thẩm quyền cho ý kiến vào thảo văn Hệ thống, chuyển lại thảo văn đến lãnh đạo đơn VnDoc - Tải tài liệu, văn pháp luật, biểu mẫu miễn phí vị chủ trì soạn thảo văn để chuyển cho cá nhân giao nhiệm vụ soạn thảo văn Cá nhân giao nhiệm vụ soạn thảo văn chịu trách nhiệm trước người đứng đầu đơn vị trước pháp luật thảo văn phạm vi chức trách, nhiệm vụ giao Điều 11 Duyệt thảo văn Bản thảo văn phải người có thẩm quyền ký văn duyệt Trường hợp thảo văn phê duyệt cần sửa chữa, bổ sung phải trình người có thẩm quyền ký xem xét, định Điều 12 Kiểm tra văn trước ký ban hành Người đứng đầu đơn vị soạn thảo văn phải kiểm tra chịu trách nhiệm trước người đứng đầu quan, tổ chức trước pháp luật nội dung văn Người giao trách nhiệm kiểm tra thể thức, kỹ thuật trình bày văn phải kiểm tra chịu trách nhiệm trước người đứng đầu quan, tổ chức trước pháp luật thể thức, kỹ thuật trình bày văn Điều 13 Ký ban hành văn Cơ quan, tổ chức làm việc theo chế độ thủ trưởng Người đứng đầu quan, tổ chức có thẩm quyền ký tất văn quan, tổ chức ban hành; giao cấp phó ký thay văn thuộc lĩnh vực phân công phụ trách số văn thuộc thẩm quyền người đứng đầu Trường hợp cấp phó giao phụ trách, điều hành thực ký cấp phó ký thay cấp trưởng Cơ quan, tổ chức làm việc theo chế độ tập thể Người đứng đầu quan, tổ chức thay mặt tập thể lãnh đạo ký văn quan, tổ chức Cấp phó người đứng đầu quan, tổ chức thay mặt tập thể, ký thay người đứng đầu quan, tổ chức văn theo ủy quyền người đứng đầu văn thuộc lĩnh vực phân công phụ trách Trong trường hợp đặc biệt, người đứng đầu quan, tổ chức ủy quyền cho người đứng đầu quan, tổ chức, đơn vị thuộc cấu tổ chức ký thừa ủy quyền số văn mà phải ký Việc giao ký thừa ủy quyền phải thực văn bản, giới hạn thời gian nội dung ủy quyền Người ký thừa ủy quyền khổng ủy quyền lại cho người khác ký Văn ký thừa ủy quyền thực theo thể thức đóng dấu ký số quan, tổ chức ủy quyền Người đứng đầu quan, tổ chức giao người đứng đầu đơn vị thuộc quan, tổ chức ký thừa lệnh số loại văn Người ký thừa lệnh giao lại cho cấp phó ký thay Việc giao ký thừa lệnh phải quy định cụ thể quy chế làm việc quy chế công tác văn thư quan, tổ chức Người ký văn phải chịu trách nhiệm trước pháp luật văn ký ban hành Người đứng đầu quan, tổ chức phải chịu trách nhiệm trước pháp luật toàn văn quan, tổ chức ban hành Đối với văn giấy, ký văn dùng bút có mực màu xanh, khơng dùng loại mực dễ phai Đối với văn điện tử, người có thẩm quyền thực ký số Vị trí, hình ảnh chữ ký số theo quy định Phụ lục I Nghị định VnDoc - Tải tài liệu, văn pháp luật, biểu mẫu miễn phí Chương III QUẢN LÝ VĂN BẢN Mục QUẢN LÝ VĂN BẢN ĐI Điều 14 Trình tự quản lý văn Cấp số, thời gian ban hành văn Đăng ký văn Nhân bản, đóng dấu quan, tổ chức, dấu độ mật, mức độ khẩn, (đối với văn giấy); ký số quan, tổ chức (đối với văn điện tử) Phát hành theo dõi việc chuyển phát văn Lưu văn Điều 15 Cấp số, thời gian ban hành văn Số thời gian ban hành văn lấy theo thứ tự trình tự thời gian ban hành văn quan, tổ chức năm (bắt đầu liên tiếp từ số 01 vào ngày 01 tháng 01 kết thúc vào ngày 31 tháng 12 hàng năm), số ký hiệu văn quan, tổ chức năm, thống văn giấy văn điện tử a) Việc cấp số văn quy phạm pháp luật: Mỗi loại văn quy phạm pháp luật cấp hệ thống số riêng b) Việc cấp số văn chuyên ngành người đứng đầu quan quản lý ngành, lĩnh vực quy định c) Việc cấp số văn hành người đứng đầu quan, tổ chức quy định Đối với văn giấy, việc cấp số, thời gian ban hành thực sau có chữ ký người có thẩm quyền, chậm ngày làm việc Văn mật cấp hệ thống số riêng Đối với văn điện tử, việc cấp số, thời gian ban hành thực chức Hệ thống Điều 16 Đăng ký văn Việc đăng ký văn bảo đảm đầy đủ, xác thơng tin cần thiết văn Đăng ký văn Văn đăng ký sổ Hệ thống a) Đăng ký văn sổ Văn thư quan đăng ký văn vào sổ đăng ký văn Mẫu sổ đăng ký văn theo quy định Phụ lục IV Nghị định b) Đăng ký văn Hệ thống Văn đăng ký Hệ thống phải in giấy đầy đủ trường thông tin theo mẫu sổ đăng ký văn đi, đóng sổ để quản lý Văn mật đăng ký theo quy định pháp luật bảo vệ bí mật nhà nước VnDoc - Tải tài liệu, văn pháp luật, biểu mẫu miễn phí Điều 17 Nhân bản, đóng dấu, ký số quan, tổ chức dấu độ mật, mức độ khẩn Nhân bản, đóng dấu quan, tổ chức dấu độ mật, mức độ khẩn văn giấy a) Văn nhân theo số lượng xác định phần nơi nhận văn b) Việc đóng dấu quan, tổ chức dấu độ mật, mức độ khẩn, thực theo quy định Phụ lục I Nghị định Ký số quan, tổ chức văn điện tử Ký số quan, tổ chức thực theo quy định Phụ lục I Nghị định Điều 18 Phát hành theo dõi việc chuyển phát văn Văn phải hoàn thành thủ tục Văn thư quan phát hành ngày văn ký, chậm ngày làm việc Văn khẩn phải phát hành gửi sau ký văn Việc phát hành văn mật phải bảo đảm bí mật nội dung văn theo quy định pháp luật bảo vệ bí mật nhà nước, số lượng, thời gian nơi nhận Văn phát hành có sai sót nội dung phải sửa đổi, thay văn có hình thức tương đương Văn phát hành có sai sót thể thức, kỹ thuật trình bày, thủ tục ban hành phải đính cơng văn quan, tổ chức ban hành văn Thu hồi văn a) Đối với văn giấy, trường hợp nhận văn thơng báo thu hồi, bên nhận có trách nhiệm gửi lại văn nhận b) Đối với văn điện tử, trường hợp nhận văn thông báo thu hồi, bên nhận hủy bỏ văn điện tử bị thu hồi Hệ thống, đồng thời thông báo qua Hệ thống để bên gửi biết Phát hành văn giấy từ văn ký sổ người có thẩm quyền: Văn thư quan thực in văn ký số người có thẩm quyền giấy, đóng dấu quan, tổ chức để tạo văn giấy phát hành văn Trường hợp cần phát hành văn điện tử từ văn giấy: Văn thư quan thực theo quy định điểm c khoản Điều 25 Nghị định Điều 19 Lưu văn Lưu văn giấy a) Bản gốc văn lưu Văn thư quan phải đóng dấu sau phát hành, xếp theo thứ tự đăng ký b) Bản văn lưu hồ sơ cơng việc Lưu văn điện tử a) Bản gốc văn điện tử phải lưu Hệ thống quan, tổ chức ban hành văn b) Cơ quan, tổ chức có Hệ thống đáp ứng theo quy định Phụ lục VI Nghị định quy định pháp luật có liên quan sử dụng lưu gốc văn điện tử Hệ VnDoc - Tải tài liệu, văn pháp luật, biểu mẫu miễn phí thống thay cho văn giấy c) Cơ quan, tổ chức có Hệ thống chưa đáp ứng theo quy định Phụ lục VI Nghị định quy định pháp luật có liên quan Văn thư quan tạo văn giấy theo quy định khoản Điều 18 Nghị định để lưu Văn thư quan hồ sơ công việc Mục QUẢN LÝ VĂN BẢN ĐẾN Điều 20 Trình tự quản lý văn đến Tiếp nhận văn đến Đăng ký văn đến Trình, chuyển giao văn đến Giải theo dõi, đôn đốc việc giải văn đến Điều 21 Tiếp nhận văn đến Đối với văn giấy a) Văn thư quan kiểm tra số lượng, tình trạng bì, dấu niêm phong (nếu có), nơi gửi; đối chiếu số, ký hiệu ghi ngồi bì với số, ký hiệu văn bì Trường hợp phát có sai sót dấu hiệu bất thường, Văn thư quan báo người có trách nhiệm giải thơng báo cho nơi gửi văn b) Tất văn giấy đến (bao gồm văn có dấu độ mật) gửi quan, tổ chức thuộc diện đăng ký Văn thư quan phải bóc bì, đóng dấu “ĐẾN” Đối với văn gửi đích danh cá nhân tổ chức đoàn thể quan, tổ chức Văn thư quan chuyển cho nơi nhận (khơng bóc bì) Những bì văn gửi đích danh cá nhân, văn liên quan đến cơng việc chung quan, tổ chức cá nhân nhận văn có trách nhiệm chuyển lại cho Văn thư quan để đăng ký c) Mẫu dấu “ĐẾN” thực theo quy định Phụ lục IV Nghị định Đối với văn điện tử a) Văn thư quan phải kiểm tra tính xác thực toàn vẹn văn điện tử thực tiếp nhận Hệ thống b) Trường hợp văn điện tử không đáp ứng quy định điểm a khoản gửi sai nơi nhận quan, tổ chức nhận văn phải trả lại cho quan, tổ chức gửi văn Hệ thống Trường hợp phát có sai sót dấu hiệu bất thường Văn thư quan báo người có trách nhiệm giải thơng báo cho nơi gửi văn c) Cơ quan, tổ chức nhận văn có trách nhiệm thơng báo ngày cho quan, tổ chức gửi việc nhận văn chức Hệ thống Điều 22 Đăng ký văn đến Việc đăng ký văn đến phải bảo đảm đầy đủ, rõ ràng, xác thơng tin cần thiết theo mẫu sổ đăng ký văn đến theo thông tin đầu vào liệu quản lý văn đến Những văn đến không đăng ký Văn thư quan đơn vị, cá nhân khơng có trách nhiệm giải quyết, trừ loại văn đến đăng ký riêng theo quy định pháp luật Số đến văn lấy liên thứ tự trình tự thời gian tiếp nhận văn VnDoc - Tải tài liệu, văn pháp luật, biểu mẫu miễn phí năm, thống văn giấy văn điện tử Đăng ký văn Văn đăng ký sổ Hệ thống a) Đăng ký văn đến sổ Văn thư quan đăng ký văn vào sổ đăng ký văn đến Mẫu sổ đăng ký văn đến theo quy định Phụ lục IV Nghị định b) Đăng ký văn đến Hệ thống Văn thư quan tiếp nhận văn đăng ký vào Hệ thống Trường hợp cần thiết, Văn thư quan thực số hóa văn đến theo quy định Phụ lục I Nghị định Văn thư quan cập nhật vào Hệ thống trường thông tin đầu vào liệu quản lý văn đến theo quy định Phụ lục VI Nghị định Văn đến đăng ký vào Hệ thống phải in giấy đầy đủ trường thông tin theo mẫu Sổ đăng ký văn đến, ký nhận đóng sổ để quản lý Văn mật đăng ký theo quy định pháp luật bảo vệ bí mật nhà nước Điều 23 Trình, chuyển giao văn đến Văn phải Văn thư quan trình ngày, chậm ngày làm việc đến người có thẩm quyền đạo giải chuyển giao cho đơn vị cá nhân giao xử lý Trường hợp xác định rõ đơn vị cá nhân giao xử lý, Văn thư quan chuyển văn đến đơn vị, cá nhân xử lý theo quy chế công tác văn thư quan, tổ chức Văn đến có dấu mức độ khẩn phải trình chuyển giao sau nhận Việc chuyển giao văn phải bảo đảm xác giữ bí mật nội dung văn Căn nội dung văn đến; quy chế làm việc quan, tổ chức; chức năng, nhiệm vụ kế hoạch công tác giao cho đơn vị, cá nhân, người có thẩm quyền ghi ý kiến đạo giải Đối với văn liên quan đến nhiều đơn vị cá nhân xác định rõ đơn vị cá nhân chủ trì, phối hợp thời hạn giải Trình, chuyển giao văn giấy: Ý kiến đạo giải ghi vào mục “Chuyển” dấu “ĐẾN” Phiếu giải văn đến theo mẫu Phụ lục IV Nghị định Sau có ý kiến đạo giải người có thẩm quyền, văn đến chuyển lại cho Văn thư quan để đăng ký bổ sung thông tin, chuyển cho đơn vị cá nhân giao giải Khi chuyển giao văn giấy đến cho đơn vị, cá nhân phải ký nhận văn Trình, chuyển giao văn điện tử Hệ thống: Văn thư quan trình văn điện tử đến người có thẩm quyền đạo giải Hệ thống Người có thẩm quyền ghi ý kiến đạo giải văn đến Hệ thống cập nhật vào Hệ thống thông tin: Đơn vị người nhận; ý kiến đạo, trạng thái xử lý văn bản; thời hạn giải quyết; chuyển văn cho đơn vị cá nhân giao giải Trường hợp văn điện tử gửi kèm văn giấy Văn thư quan thực trình văn điện tử Hệ thống chuyển văn giấy đến đơn vị cá nhân người có thẩm quyền giao chủ trì giải Điều 24 Giải theo dõi, đôn đốc việc giải văn đến Người đứng đầu quan, tổ chức có trách nhiệm đạo giải kịp thời văn đến giao người có trách nhiệm theo dõi, đơn đốc việc giải văn đến VnDoc - Tải tài liệu, văn pháp luật, biểu mẫu miễn phí Khi nhận văn đến, đơn vị cá nhân có trách nhiệm nghiên cứu, giải văn đến theo thời hạn quy định quy chế làm việc quan, tổ chức Những văn đến có dấu mức độ khẩn phải giải Mục SAO VĂN BẢN Điều 25 Các hình thức Sao y gồm: Sao y từ văn giấy sang văn giấy, y từ văn điện tử sang văn giấy, y từ văn giấy sang văn điện tử a) Sao y từ văn giấy sang văn giấy thực việc chụp từ gốc văn giấy sang giấy b) Sao y từ văn điện tử sang văn giấy thực việc in từ gốc văn điện tử giấy c) Sao y từ văn giấy sang văn điện tử thực việc số hóa văn giấy ký số quan, tổ chức Sao lục a) Sao lục gồm: Sao lục từ văn giấy sang văn giấy, lục từ văn giấy sang văn điện tử, lục từ văn điện tử sang văn giấy b) Sao lục thực việc in, chụp từ y Trích a) Trích gồm: Trích từ văn giấy sang văn giấy, trích từ văn giấy sang văn điện tử, trích từ văn điện tử sang văn điện tử, trích từ văn điện tử sang văn giấy b) Bản trích thực việc tạo lập lại đầy đủ thể thức, phần nội dung văn cần trích Thể thức kỹ thuật trình bày y, lục, trích thực theo quy định Phụ lục I Nghị định Điều 26 Giá trị pháp lý Bản y, lục trích thực theo quy định Nghị định có giá trị pháp lý Điều 27 Thẩm quyền văn Người đứng đầu quan, tổ chức định việc văn quan, tổ chức ban hành, văn quan, tổ chức khác gửi đến quy định thẩm quyền ký văn Việc sao, chụp tài liệu, vật chứa bí mật nhà nước thực theo quy định pháp luật bảo vệ bí mật nhà nước Chương IV LẬP HỒ SƠ VÀ NỘP LƯU HỒ SƠ, TAI LIỆU VÀO LƯU TRỮ CƠ QUAN Điều 28 Lập Danh mục hồ sơ Danh mục hồ sơ người đứng đầu quan, tổ chức phê duyệt, ban hành vào Phụ lục V LẬP HỒ SƠ VÀ GIAO NỘP HỒ SƠ, TÀI LIỆU VÀO LƯU TRỮ CƠ QUAN (kèm theo Nghị định số 30/2020/NĐ-CP ngày 05 tháng năm 2020 Chính phủ) -I XÂY DỰNG DANH MỤC HỒ SƠ Danh mục hồ sơ gồm thành phần: Các đề mục, số ký hiệu hồ sơ, tiêu đề hồ sơ, thời hạn bảo quản hồ sơ, người lập hồ sơ Đề mục Danh mục hồ sơ xây dựng theo cấu tổ chức (tên đơn vị quan, tổ chức) theo lĩnh vực hoạt động (tên lĩnh vực hoạt động chủ yếu quan, tổ chức) Trong đề mục lớn chia thành đề mục nhỏ tương ứng với tên đơn vị (theo cấu tổ chức) chia thành mặt hoạt động (theo lĩnh vực hoạt động) Trong đề mục nhỏ, trật tự hồ sơ xếp theo nguyên tắc từ chung đến riêng, từ tổng hợp đến cụ thể Các đề mục lớn đánh số liên tục chữ số La Mã Các đề mục nhỏ (nếu có) đề mục lớn đánh số riêng chữ số Ả Rập Chữ viết tắt đề mục lớn Danh mục hồ sơ quan, tổ chức quy định cần ngắn gọn, dễ hiểu Số, ký hiệu hồ sơ bao gồm: số thứ tự (được đánh chữ số Ả Rập) ký hiệu (bằng chữ viết tắt) đề mục lớn Việc đánh số hồ sơ áp dụng hai cách sau: số hồ sơ đánh liên tục toàn Danh mục, số 01 số hồ sơ đánh liên tục phạm vi đề mục lớn, số 01 Tiêu đề hồ sơ: cần viết ngắn gọn, rõ ràng phải khái quát nội dung văn bản, tài liệu hình thành trình theo dõi, giải công việc Thời hạn bảo quản hồ sơ xác định theo quy định hành: Vĩnh viễn thời hạn số năm cụ thể II MẪU DANH MỤC HỒ SƠ TÊN CQ, TC CHỦ QUẢN TÊN CƠ QUAN, TỔ CHỨC CỘNG HÒA XÃ HỘI CHỦ NGHĨA VIỆT NAM Độc lập - Tự - Hạnh phúc - DANH MỤC HỒ SƠ Năm (Kèm theo Quyết định số … ngày … tháng … năm .của .) Số ký hiệu hồ sơ Tên đề mục tiêu đề hồ sơ (1) (2) Thời hạn bảo Người lập hồ quản sơ (3) (4) 20 năm Họ tên I TÊN ĐỀ MỤC LỚN Tên đề mục nhỏ 01.TCCB Tiêu đệ hồ sơ Danh mục hồ sơ có hồ sơ, bao gồm: hồ sơ bảo quản vĩnh viễn; ……………… hồ sơ bảo quản có thời hạn Ghi (5) III MẪU MỤC LỤC HỒ SƠ, TÀI LIỆU NỘP LƯU TÊN CQ, TC CHỦ QUẢN TÊN ĐƠN VỊ1 CỘNG HÒA XÃ HỘI CHỦ NGHĨA VIỆT NAM Độc lập - Tự - Hạnh phúc - MỤC LỤC HỒ SƠ, TÀI LIỆU NỘP LƯU ………… 2………………… Năm Số TT Số, ký hiệu hồ sơ Tiêu đề hồ sơ Thời gian tài liệu Thời hạn bảo quản Số tờ3/ Số trang4 Ghi (1) (2) (3) (4) (5) (6) (7) Mục lục gồm: hồ sơ (đơn vị bảo quản) Viết chữ: .hồ sơ (đơn vị bảo quản) ngày .tháng năm Người lập (Ký ghi rõ họ tên, chức vụ) -1 Tên đơn vị nộp lưu hồ sơ, tài liệu Thời hạn bảo quản: Bảo quản vĩnh -viễn bảo quản có thời hạn Mục lục hồ sơ, tài liệu bảo quản vĩnh viễn Mục lục hồ sơ, tài liệu bảo quản có thời hạn lập riêng thành 02 Mục lục khác Đối với Mục lục hồ sơ, tài liệu bảo quản vĩnh viễn bỏ cột thời hạn bảo quản Áp dụng văn giấy Áp dụng văn điện tử IV MẪU MỤC LỤC VĂN BẢN, TÀI LIỆU TRONG HỒ SƠ5 MỤC LỤC VĂN BẢN, TÀI LIỆU Số, ký hiệu hồ sơ: Năm Số, ký Tên loại Ngày tháng Tác giả văn hiệu văn trích yếu nội Tờ số/ Trang số Ghi năm văn bản dung văn STT (1) (2) (3) (4) Áp dụng cho hồ sơ có thời hạn vĩnh viễn (5) (6) (7) V MẪU BIÊN BẢN GIAO NHẬN HỒ SƠ, TÀI LIỆU TÊN CQ, TC CHỦ QUẢN TÊN CƠ QUAN, TỔ CHỨC CỘNG HÒA XÃ HỘI CHỦ NGHĨA VIỆT NAM Độc lập - Tự - Hạnh phúc …, ngày …tháng … năm… BIÊN BẢN Giao nhận hồ sơ, tài liệu Căn Nghị định số 30/2020/NĐ-CP ngày 05 tháng năm 2020 Chính phủ công tác văn thư; Căn .(Danh mục hồ sơ năm , Kế hoạch thu thập tài liệu ), Chúng gồm: BÊN GIAO: (tên cá nhân, đơn vị giao nộp hồ sơ, tài liệu) Ông (bà): Chức vụ công tác: BÊN NHẬN: (Lưu trữ quan) Ông (bà): Chức vụ công tác: Thống lập biên giao nhận tài liệu với nội dung sau: Tên khối tài liệu giao nộp: Thời gian hồ sơ, tài liệu: Số lượng tài liệu: a) Đối với hồ sơ, tài liệu giấy - Tổng số hộp (cặp): - Tổng số hồ sơ (đơn vị bảo quản): Quy mét giá: mét b) Đối với hồ sơ, tài liệu điện tử - Tổng số hồ sơ: - Tổng số tệp tin hồ sơ: Tình trạng tài liệu giao nộp: Mục lục hồ sơ, tài liệu nộp lưu kèm theo Biên lập thành hai bản; bên giao giữ bản, bên nhận giữ bản./ ĐẠI DIỆN BÊN GIAO (Ký ghi rõ họ tên) ĐẠI DIỆN BÊN NHẬN (Ký ghi rõ họ tên) Phụ lục VI HỆ THỐNG QUẢN LÝ TÀI LIỆU ĐIỆN TỬ (kèm theo Nghị định số 30/2020/NĐ-CP ngày 05 tháng năm 2020 Chính phủ) Phần I QUY ĐỊNH ĐỐI VỚI HỆ THỐNG QUẢN LÝ TÀI LIỆU ĐIỆN TỬ I NGUYÊN TẮC XÂY DỰNG HỆ THỐNG Bảo đảm quản lý văn hồ sơ điện tử quan, tổ chức quy định Bảo đảm an toàn, an ninh thông tin mạng theo quy định pháp luật hành Bảo đảm phân quyền cho cá nhân truy cập vào Hệ thống Bảo đảm tính xác thực, độ tin cậy tài liệu, liệu lưu hành Hệ thống Cho phép kiểm chứng, xác minh, thực yêu cầu nghiệp vụ khác quan, tổ chức, cá nhân có trách nhiệm yêu cầu II YÊU CẦU CHUNG KHI THIẾT KẾ HỆ THỐNG Đáp ứng đầy đủ quy trình kỹ thuật quản lý văn điện tử, lập quản lý hồ sơ điện tử liệu đặc tả1 Có khả tích hợp, liên thông, chia sẻ thông tin, liệu với hệ thống khác Có khả hệ thống hóa văn bản, hồ sơ, thống kê số lượt truy cập văn bản, hồ sơ, hệ thống Bảo đảm tính xác thực, tin cậy, toàn vẹn khả truy cập, sử dụng văn bản, tài liệu Bảo đảm lưu trữ hồ sơ theo thời hạn bảo quản Bảo đảm phù hợp với Khung kiến trúc Chính phủ điện tử Việt Nam Bảo đảm dễ tiếp cận sử dụng Cho phép ký số, kiểm tra, xác thực chữ ký số theo quy định pháp luật III YÊU CẦU CHỨC NĂNG CỦA HỆ THỐNG Đối với việc tạo lập theo dõi văn a) Cho phép tạo lập văn chuyển đổi định dạng văn b) Cho phép đính kèm văn c) Cho phép tạo mã định danh văn d) Hiển thị mức độ khẩn văn đ) Cho phép tự động cấp số cho văn số đến cho văn đến theo thứ tự trình tự thời gian năm e) Cho phép bên nhận tự động thông báo cho bên gửi nhận văn g) Cho phép tự động cập nhật trường thông tin số 1.1, 1.2, 2, 4, 6, 10, 13.1 Mục I Phần II Phụ lục này; trường thông tin số 1.1, 1.2, 2, 10, 12, 13 Mục II Phần II phụ lục này; trường thông tin số 1.1, 1.2, 9, 10 Mục III Phần II Phụ lục Dữ liệu đặc tả văn bản, hồ sơ thông tin mô tả nội dung, định dạng, ngữ cảnh, cấu trúc, yếu tố cấu thành văn bản, hồ sơ; mối liên hệ văn bản, hồ sơ với văn bản, hồ sơ khác; thông tin chữ ký số văn bản; lịch sử hình thành, sử dụng đặc tính khác nhằm phục vụ trình quản lý, tìm kiếm khả sử dụng hồ sơ, tài liệu h) Thơng báo cho Văn thư quan có trùng lặp mã định danh văn ba trường thông tin số, ký hiệu tên quan, tổ chức ban hành văn i) Thông báo có văn k)Thơng báo tình trạng nhận văn quan, tổ chức nhận văn l) Cho phép thống kê, theo dõi, đôn đốc việc giải văn đến m) Cho phép người có thẩm quyền phân phối văn đến, theo dõi, đôn đốc đơn vị, cá nhân giải văn thời hạn n) Cho phép người có thẩm quyền truy cập, chỉnh sửa, chuyển lại dự thảo văn bản, tài liệu o) Cho phép quan,tổ chức gửi văn biết tình trạng xử lý văn quan, tổ chức nhận văn Đối với việc kết nối, liên thông a) Bảo đảm kết nối, liên thông Hệ thống quản lý tài liệu điện tử Hệ thống quản lý tài liệu lưu trữ điện tử Lưu trữ lịch sử quan, tổ chức thuộc nguồn nộp lưu b) Có khả hoạt động thiết bị di động thông minh điều kiện bảo đảm an tồn thơng tin c) Có khả kết nối, liên thong tích hợp với hệ thống chuyên dụng khác sử dụng quan, tổ chức Đối với an ninh thông tin a) Bảo đảm cấp độ an ninh thông tin theo quy định pháp luật b) Bảo đảm phân quyền truy cập hồ sơ, văn c) Cảnh báo thay đổi quyền truy cập hồ sơ, văn Hệ thống có xác nhận người có thẩm quyền Đối với việc lập quản lý hồ sơ a) Bảo đảm tạo lập Danh mục hồ sơ Hệ thống b) Bảo đảm tạo mã cho hồ sơ tự động đánh số thứ tự văn bản, tài liệu hồ sơ c) Liên kết toàn văn bản, tài liệu liệu đặc tả có mã hồ sơ Hệ thống để tạo thành hồ sơ d) Bảo đảm liên kết trường thông tin Danh mục hồ sơ hồ sơ với toàn văn bản, tài liệu, liệu đặc tả hồ sơ đ) Bảo đảm liên kết thống kê toàn hồ sơ lập tài khoản cụ thể e) Cho phép gán văn bản, tài liệu cho nhiều hồ sơ tạo nhiều tài khoản khác mà khơng cần nhân g) Cho phép kết xuất tồn văn bản, tài liệu, liệu đặc tả hồ sơ sang định dạng (.pdf), (.xml) bảo đảm trình tự thời gian hình thành văn bản, tài liệu, liệu đặc tả hồ sơ Đối với việc bảo quản lưu trữ văn bản, hồ sơ a) Lưu văn thông tin trình giải văn gồm: Ý kiến đạo, phân phối văn đến người có thẩm quyền; dự thảo văn cá nhân phân cơng soạn thảo; ý kiến góp ý cá nhân, đơn vị có liên quan; ý kiến đạo lãnh đạo; ý kiến phê duyệt, chịu trách nhiệm nội dung lãnh đạo đơn vị chủ trì soạn thảo; ý kiến phê duyệt chịu trách nhiệm thể thức, kỹ thuật trình bày văn người có thẩm quyền; lịch sử truy cập xem văn bản; tác động khác vào văn b) Cho phép tự động thông báo hồ sơ đến hạn nộp lưu vào Lưu trữ quan trước 30 ngày kể từ ngày Lưu trữ quan thông báo Danh mục hồ sơ nộp lưu cho đơn vị giao nộp tài liệu c) Bảo đảm thực nộp lưu hồ sơ vào Lưu trữ quan, Lưu trữ lịch sử d) Bảo đảm tồn vẹn, tin cậy, khơng thay đổi văn bản, hồ sơ đ) Bảo đảm khả truy cập sử dụng hồ sơ, văn theo thời hạn bảo quản e) Bảo đảm khả di chuyển hồ sơ, tài liệu, liệu đặc tả thay đổi định dạng văn có thay đổi cơng nghệ g) Có khả lưu định kỳ, đột xuất phục hồi liệu gặp cố Đối với thống kê, tìm kiếm sử dụng văn bản, hồ sơ a) Cho phép thống kê số lượng hồ sơ, văn bản, tài liệu; số lượt truy cập vào hồ sơ, văn bản, tài liệu b) Cho phép thống kê số lượt truy cập vào Hệ thống theo yêu cầu người quản lý, quản trị c) Cấp quyền, kiểm soát quyền truy cập vào hồ sơ lưu trữ điện tử liệu đặc tả hồ sơ lưu trữ d) Cho phép tìm kiếm văn bản, hồ sơ tất trường thông tin đầu vào văn bản, hồ sơ nội dung văn bản, tài liệu đ) Cho phép lựa chọn hiển thị trường thông tin văn bản, hồ sơ kết tìm kiếm e) Cho phép lưu sử dụng lại yêu cầu tìm kiếm g) Cho phép hiển thị thứ tự kết tìm kiếm h) Cho phép kết xuất kết tìm kiếm định dạng tệp văn phổ biến: (.doc), (.docx), (.pdf) i) Cho phép tải in văn bản, tài liệu, liệu đặc tả k) Cho phép đánh dấu vào văn bản, tài liệu, liệu đặc tả in từ Hệ thống l) Lưu lịch sử truy cập sử dụng văn bản, tài llệu Đối với việc quản lý liệu đặc tả a) Lưu yếu tố liệu đặc tả liên quan đến văn bản, hồ sơ cụ thể theo thời hạn bảo quản b) Hiển thị toàn liệu đặc tả văn bản, hồ sơ có yêu cầu người sử dụng cấp quyền c) Cho phép nhập liệu đặc tả bổ sung cho văn bản, hồ sơ d) Lưu liệu đặc tả q trình kiểm sốt an ninh văn bản, hồ sơ, hệ thống đ) Lưu cố định liên kết văn bản, hồ sơ với tất yếu tố liệu đặc tả liên quan Đối với việc thu hồi văn a) Đóng băng văn liệu đặc tả văn có lệnh thu hồi văn quan, tổ chức b) Hủy văn đến liệu đặc tả văn đến có lệnh thu hồi văn từ quan, tổ chức phát hành văn c) Lưu liệu đặc tả trình thu hồi văn IV YÊU CẦU VỀ QUẢN TRỊ HỆ THỐNG Hệ thống cho phép người giao quản trị Hệ thống thực nhiệm vụ sau: a) Tạo lập nhóm tài liệu, hồ sơ theo cấp độ thông tin khác b) Phân quyền cho người sử dụng theo quy định quan, tổ chức c) Truy cập vào hồ sơ liệu đặc tả hồ sơ theo quy định quan, tổ chức d) Thay đổi quyền truy cập hồ sơ, văn có thay đổi quy định quan, tổ chức đ) Thay đổi quyền truy cập tài khoản cá nhân có thay đổi vị trí cơng tác cá nhân e) Phục hồi thơng tin, liệu đặc tả trường hợp lỗi hệ thống thơng báo kết phục hồi g) Khóa đóng băng tập hợp (văn bản, hồ sơ, nhóm tài liệu) để ngăn chặn khả di chuyển, xóa sửa đổi có yêu cầu người có thẩm Cảnh báo xung đột xảy hệ thống Thiết lập kết nối liên thông V THÔNG TIN ĐẦU RA CỦA HỆ THỐNG Sổ đăng ký văn đến Báo cáo tình hình giải văn đến Sổ đăng ký văn Báo cáo tình hình giải văn Mục lục văn hồ sơ Mục lục hồ sơ Phần II CHUẨN THÔNG TIN ĐẦU VÀO CỦA HỆ THỐNG I THÔNG TIN ĐẦU VÀO CỦA DỮ LIỆU QUẢN LÝ VĂN BẢN ĐI STT Trường thông tin Tên (viết tắt tiếng Anh) Kiểu liệu Độ dài Mã hồ sơ FileCode Mã định danh quan, tổ chức lập danh mục hồ sơ2 Organld String 13 1.2 Năm hình thành hồ sơ FileCatalog Number 1.3 Số ký hiệu hồ sơ FileNotation String 20 1.1 Số thứ tự văn hồ sơ DocOrdinal Number 3 Tên loại văn TypeName String 100 Số văn CodeNumber String 11 Ký hiệu văn CodeNotation String 30 Ngày, tháng, năm văn IssuedDate Date 10 Tên quan, tổ chức ban hành văn OrganName String 200 Trích yếu nội dung Subject String 500 Ngôn ngữ Language String 30 10 Số trang văn PageAmount Number 11 Ghi Description String 500 12 Chức vụ, họ tên người ký Signerlnfo 12.1 Chức vụ người ký văn Position String 100 FullName String 50 Organld String 13 OrganName String 200 Priority Number IssuedAmount Number DueDate Date 10 12.2 Họ tên người ký văn 13 13.1 Nơi nhận Mã định danh quan, tổ chức nhận văn 13.2 Tên quan, tổ chức nhận văn 14 Mức độ khẩn, độ mật 15 Số lượng phát hành 16 Hạn trả lời văn To -2 Mã định danh quan, tổ chức lập danh mục hồ sơ mặc định Hệ thống II THÔNG TIN ĐẦU VÀO CỦA DỮ LIỆU QUẢN LÝ VĂN BẢN ĐẾN STT Trường thông tin Tên (viết tắt tiếng Anh) Kiểu liệu Độ dài Mã hồ sơ FileCode Mã định danh quan, tổ chức lập danh mục hồ sơ3 Organld String 13 1.2 Năm hình thành hồ sơ FileCatalog Number 1.3 Số ký hiệu hồ sơ FileNotation String 20 1.1 Số thứ tự văn hồ sơ DocOrdinal Number 3 Tên loại văn TypeName String 100 Số văn CodeNumber String 11 Ký hiệu văn CodeNotation String 30 Ngày, tháng, năm văn IssuedDate Date 10 Tên quan, tổ chức ban hành văn OrganName String 200 Trích yếu nội dung Subject String 500 Ngôn ngữ Language String 30 10 Số trang văn PageAmount Number 11 Ghi Description String 500 12 Ngày, tháng, năm đến ArrivalDate Date 10 13 Số đến ArrivalNumber Number 10 14 Chức vụ, họ tên người ký Signerlníb 14.1 Chức vụ người ký văn Position String 100 FullName String 50 14.2 Họ tên người ký văn 15 Mức độ khẩn, độ mật Priority Number 16 Đơn vị người nhận ToPlaces String 1000 17 Ý kiến phân phối, đạo, trạng thái xử lý văn TraceHeaderList LongText 18 Thời hạn giải DueDate Date 10 thống Mã định danh quan, tổ chức lập danh mục hồ sơ mặc định hệ III THÔNG TIN ĐẦU VÀO CỦA DỮ LIỆU QUẢN LÝ HỒ SƠ STT Trường thông tin Tên (viết tắt tiếng Anh) Kiểu liệu Độ dài Mã hồ sơ FileCode 1.1 Mã định danh quan, tổ chức lập danh mục hồ sơ Organld String 13 1.2 Năm hình thành hồ sơ FileCatalog Number 1.3 Số ký hiệu hồ sơ FileNotation String 20 Title String 500 Maintenance String 30 Tiêu đề hồ sơ Thời hạn bảo quản Chế độ sử dụng Rights String 30 Người lập hồ sơ Creator String 30 Ngôn ngữ Language String 50 Thời gian bắt đầu StartDate Date 10 Thời gian kết thúc EndDate Date 10 Tổng số văn hồ sơ DocTotal Number 10 Tổng số trang hồ sơ PageTotal Number 11 Ghi Description String 500 -4 Mã định danh quan, tổ chức lập danh mục hồ sơ mặc định Hệ thống