Hoàn thiện kế toỏn hàng hoá và tiêu thụ hàng hoá tại công ty TNHH TM & DL Trung Dũng.

Luận văn tốt nghiệp Viện ĐH Mở Hà Nội CHƯƠNG 3 HOẢN THIỆN KẾ TOÁN HÀNG HOÁ VÀ TIÊU THỤ HÀNG HOÁ TẠI CÔNG TY TNHH TM & DL TRUNG DŨNG 3.1. Đánh giá thực trạng về kế toán hàng hoá và tiêu thụ hàng hoá tại công ty TNHH TM & DL Trung Dũng 3.1.1. Những ưu điểm Sau hơn bảy năm tồn tại và phát triển công ty Trung Dũng không ngừng lớn mạnh về mọi mặt. Việc tổ chức công tác kế toán nói chung và kế toán hàng hoá và tiêu thụ hàng hoá nói riêng trong thời gian qua đã đạt được những thành tựu nhất định và thể hiện rõ những ưu điểm như sau: - Về bộ máy kế toán: Bộ máy kế toán của công ty được sắp xếp và điều chỉnh theo xu hướng tinh giảm gọn nhẹ hơn. Chức năng và nhiệm vụ của các bộ phận trong bộ máy kế toán được phân công và phân định rõ ràng cụ thể độc lập nhau nhưng lại nằm trong một thể thống nhất và chịu sự chỉ đạo trực tiếp của kế toán trưởng và giám đốc. Đội ngũ cán bộ kế toán của công ty tuy tuổi đời còn trẻ song laị rất năng động, nghiệp vụ chuyên môn vững vàng về công tác kế toán hàng hoá và tiêu thụ hàng hoá nói riêng và các phần hành kế toán nói chung. Công ty luôn tạo điêù kiện cho cán bộ bồi dưỡng, nâng cao nghiệp vụ để đáp ứng nhu cầu ngày càng cao của công tác kế toán. - Phương pháp hạch toán, hệ thống tài khoản, chứng từ, sổ kế toán: + Các chứng từ được sử dụng trong quá trình hạch toán ban đầu đều phù hợp với yêu cầu nghiệp vụ kinh tế phát sinh và cơ sở pháp lý của nghiệp vụ. + Các chứng từ đều được sử dụng đúng mẫu của bộ tài chính ban hành, những thông tin kinh tế về nội dung của các nghiệp vụ kinh tế phát sinh đều được ghi đầy đủ, chính xác vào chứng từ. Đoàn Thị Thu Huyền Lớp K13 - KT1 1 Luận văn tốt nghiệp Viện ĐH Mở Hà Nội + Các chứng từ đều được kiểm tra, giám sát chặt chẽ, hoàn chỉnh và xử lý kịp thời. + Công ty có kế hoạch lưu chuyển chứng từ tương đối tốt, các chứng từ được phân loại, hệ thống hoá theo các nghiệp vụ, trình tự thời gian trước khi đi vào lưu trữ. + Công ty đã áp dụng đầy đủ chế độ tài chính, kế toán của Bộ tài chính ban hành. Để phù hợp với tình hình và đặc điểm của công ty, kế toán đã mở các tài khoản cấp 2 nhằm phản ánh một cách chi tiết, cụ thể hơn tình hình biến động của các loại tài sản của công ty và giúp cho kế toán thuận tiện hơn cho việc ghi chép một cách đơn giản, rõ ràng và mang tính thuyết phục, giảm nhẹ được phần nào khối lượng công việc kế toán, tránh đựơc phần nào khối lượng công việc kế toán, tránh được sự chồng chéo trong công việc ghi chép kế toán. + Công ty đã sử dụng cả hai loại sổ là: Sổ tổng hợp và sổ chi tiết để phản ảnh các nghiệp vụ kinh tế phát sinh. + Công ty sử dụng hình thức ghi sổ là “Chứng từ ghi sổ”. Tuy nhiên hình thức này cũng được kế toán công ty thay đổi, cải tiến cho phù hợp với đặc điểm kinh doanh của công ty. - Hạch toán hàng hoá: + Trình tự nhập xuất hàng hoá của công ty được thực hiện tương đối chặt chẽ và nghiêm túc, các chứng từ được thiết lập đầy đủ, thuận lợi cho việc ghi chép và theo dõi. + Giá vốn của hàng xuất kho được tính theo phương pháp giá bình quân. Đây là phương pháp đơn giản, dễ tính, phù hợp với công ty vì nó làm cho công việc hạch toán ở cuối tháng trở nên gọn nhẹ. + Công ty sử dụng phương pháp thẻ song song để hạch toán chi tiết hàng hoá giúp cho việc ghi chép được dễ dàng, đơn giản và dễ kiểm tra. + Công ty áp dụng phương pháp kê khai thường xuyên để hạch toán hàng tồn kho là hợp lý, vì công ty Trung Dũng là công ty kinh doanh nhiều chủng loại Đoàn Thị Thu Huyền Lớp K13 - KT1 2 Luận văn tốt nghiệp Viện ĐH Mở Hà Nội hàng hoá khác nhau, các nghiệp vụ kinh tế phát sinh liên quan nhiều đến hàng hoá, do đó không thể định kỳ mới kiểm tra hạch toán được. 3.1.2. Những tồn tại, nguyên nhân Bên cạnh những ưu điểm nổi trội đã thể hiện trong công tác hạch toán kế toán nói chung và trong công tác kế toán hàng hoá và tiêu thụ hàng hoá nói riêng, thì nó cũng còn những biểu hiện những mặt hạn chế. - Về hệ thống sổ sách: + Hiện nay công ty chỉ hạch toán các khoản chi phí phát sinh trong quá trình tiêu thụ và chi phí liên quan đến hoạt động quản lý chung của doanh nghiệp vào TK 642, kế toán không mở sổ chi tiết cho TK 6421 “Chi phí bán hàng” và TK 6422 “Chi phí quản lý doanh nghiệp”, do vậy không theo dõi được chi tiết từng khoản mục chi phí, nên công ty sẽ khó đề ra các biện pháp quản lý chi phí có hiệu quả. + Công ty áp dụng hình thức kế toán chứng từ ghi sổ, nhưng kế toán chủ yếu hạch toán tắt, cụ thể tại công ty không sử dụng đầy đủ trình tự theo hình thức chứng từ ghi sổ. Nghiệp vụ kinh tế phát sinh được phản ánh vào chứng từ ghi sổ và các sổ chi tiết, nhưng không lên sổ đăng ký chứng từ ghi sổ. Việc này có thể dẫn đến tình trạng không quản lý được chứng từ ghi sổ và không kiểm tra được số liệu kế toán giữa chứng từ ghi sổ và bảng cân đối tài khoản. - Về phương pháp tính giá: + Công ty đang sử dụng phương pháp giá đơn vị bình quân cả kỳ dự trữ để tính giá hàng xuất kho. Đây là phương pháp đơn giản dễ tính, tuy nhiên độ chính xác không cao. Hơn nữa công việc dồn vào cuối kỳ do đó ảnh hưởng đến công tác tính toán nói chung. - Về việc lập dự phòng phải thu khó đòi: + Do đặc điểm kinh doanh của công ty, khi bán hàng khách hàng chỉ phải đặt tiền trứơc, khi nhận hàng xong mới phải thanh toán nốt phần còn lại, do đó số tiền phải thu là khá lớn. Tuy nhiên, kế toán công ty không tiến hành trích các Đoàn Thị Thu Huyền Lớp K13 - KT1 3 Luận văn tốt nghiệp Viện ĐH Mở Hà Nội khoản dự phòng phải thu khó đòi, điều này ảnh hưởng không nhỏ tới việc hoàn vốn và xác định kết quả tiêu thụ. 3.2. Hoàn thiện kế toán hàng hoá và tiêu thụ hàng hoá tại công ty TNHH TM & DL Trung Dũng 3.2.1. Kiến nghị về chứng từ kế toán - Đôí với nghiệp vụ kế toán hàng hoá + Ngoài những chứng từ đang sử dụng như phiếu nhập kho, biên bản giao nhận hàng và xác nhận nợ, công ty nên sử dụng biên bản kiểm nghiệm vật tư, sản phẩm, hàng hoá. Điều này giúp xác định số lượng, qui cách, chất lượng hàng hoá trước khi nhập kho, từ đó làm căn cứ để qui trách nhiệm trong thanh toán và bảo quản. Biên bản này áp dụng cho số lượng hàng hoá nhập kho với số lượng lớn hay trong quá trình nhập kho nếu phát hiện có sự khác biệt lớn về số lượng và chất lượng giữa hoá đơn và thực nhập. Ví dụ: Ngày 10/07/2007 hoá đơn GTGT số 57049 của Công ty gang thép Thái Nguyên: Thép D12 3.230 Kg đơn giá chưa bao gồm thuế 10.395 đồng/Kg, Thép D16 22.030 Kg, đơn giá 10.395 đồng/Kg, thuế suất 5%, chưa thanh toán cho Công ty gang thép Thái Nguyên. Khi nghiệp vụ mua hàng phát sinh, hàng được vận chuyển về chờ nhập kho, căn cứ vào hoá đơn GTGT tiến hành lập biên bản kiểm nghiệm. Mẫu biên bản kiểm nghiệm như sau: Đoàn Thị Thu Huyền Lớp K13 - KT1 4 Luận văn tốt nghiệp Viện ĐH Mở Hà Nội Công ty TNHH TM & DL Trung Dũng Địa chỉ: 425 Minh Khai - Hai Bà Trưng - Hà Nội Mẫu số 03 - VT Theo QĐ số: 48/2006/QĐ-BTC ngày 14 tháng 9 năm 2006 của Bộ Trưởng BTC BIÊN BẢN KIỂM NGHIỆM Vật tư, công cụ, sản phẩm Ngày 10 tháng 07 năm 2008 Số … - Căn cứ hoá đơn GTGT số 57049 ngày 10 tháng 07 năm 2008 của Công ty gang thép Thái Nguyên. Ban kiểm nghiệm gồm: + Bà: Nguyễn Thị Tuyết Trưởng Ban + Ông: Trương Văn Lương Uỷ viên + Ông Vũ Việt Anh Ủy viên - Đã kiểm tra các loại: TT Tên hàng hoá Mã số Phương thức kiểm nghiệm Đơn vị tính Số lượng theo chứng từ Kết quả kiểm nghiệm Ghi chú Số lượng đúng quy cách phẩm chất Số lượng không đúng quy cách phẩm chất A B C D E 1 2 3 F 01 Thép D12 Cân Kg 3230 3230 02 Thép D16 Cân Kg 22.030 22.030 Ý kiến ban kiểm nghiệm: Hàng hoá mua về đã đúng số lượng chất lượng. Đại diện kỹ thuật Thủ kho Trưởng ban (Ký, họ tên) (Ký, họ tên) (Ký, họ tên) 3.2.2. Kiến nghị về tài khoản Đoàn Thị Thu Huyền Lớp K13 - KT1 5 Luận văn tốt nghiệp Viện ĐH Mở Hà Nội - Đối với việc hạch toán chi phí bán hàng và chi phí QLDN Việc hạch toán chi phí là rất cần thiết và đòi hỏi phải được quản lý thật rõ ràng vì nếu không sẽ bị lãng phí, làm tăng chi phí chung cho toàn doanh nghiệp. Một trong những yêu cầu rất cần thiết là phải hạch toán chính xác những khoản chi nào thuộc khoản chi phí nào. Tại công ty, việc hạch toán chi phí QLDN và chi phí bán hàng chung vào TK 642 “Chi phí QLKD” chứ không chi tiết thành TK 6421- Chi phí bán hàng, và TK 6422-Chi phi QLDN, đây là một vấn đề đang tồn tại và cần giải quyết, do vậy theo em công ty cần tách riêng chi phí bán hàng và chi phí quản lý doanh nghiệp. Chi phí bán hàng phải được tập hợp vào TK 6421 “Chi phí bán hàng” còn chi phí chung của doanh nghiệp phát sinh trong kỳ thì hạch toán vào TK 6422 “Chi phí QLDN”. 3.2.3. Kiến nghị về sổ kế toán - Lập sổ đăng ký chứng từ ghi sổ Về trình tự ghi sổ kế toán thì kế toán công ty TNHH Trung Dũng sử dụng hình thức ghi sổ “Chứng từ ghi sổ”. Nhưng trong thực tế kế toán công ty lại không sử dụng sổ đăng ký chứng từ ghi sổ, đây là một thiếu sót cần khắc phục ngay, vì: Sổ đăng ký chứng từ ghi sổ là một sổ kế toán tổng hợp được ghi theo thời gian, phản ánh toàn bộ chứng từ ghi sổ đã lập trong tháng. Nó có tác dụng: + Quản lý chặt chẽ chứng từ ghi sổ, kiểm tra đối chiếu số liệu với sổ cái. + Mọi chứng từ ghi sổ sau khi đã lập xong đều phải đăng ký vào sổ này để lấy số hiệu và ngày tháng. + Số hiệu của các chứng từ ghi sổ được đánh liên tục từ đầu tháng đến cuối tháng, ngày tháng trên chứng từ ghi sổ được tính theo ngày ghi vào “Sổ đăng ký chứng từ ghi sổ”. Đoàn Thị Thu Huyền Lớp K13 - KT1 6 Luận văn tốt nghiệp Viện ĐH Mở Hà Nội + Tổng số tiền trên sổ đăng ký chứng từ ghi sổ bằng tổng số phát sinh bên nợ hoặc bên có của các khoản trong sổ cái (hay bảng cân đối tài khoản). Điều này giúp cho việc kiểm tra đối chiếu số liệu được chính xác và nhanh. Từ những tác dụng nêu trên, công ty nên đưa sổ đăng ký chứng từ ghi sổ vào để sử dụng cho phù hợp với hình thức kế toán sử dụng. Nếu thiếu sổ đăng ký chứng từ ghi sổ thì không thể coi đó là hình thức chứng từ ghi sổ. Mẫu sổ đăng ký chứng từ ghi sổ như sau: Công ty TNHH TM & DL Trung Dũng Địa chỉ: 425 Minh Khai - Hai Bà Trưng - Hà Nội Mẫu số S02b - DNN Theo QĐ số: 48/2006/QĐ-BTC ngày 14 tháng 9 năm 2006 của Bộ Trưởng BTC SỔ ĐĂNG KÝ CHỨNG TỪ GHI SỔ N ăm …. Chứng từ ghi sổ Số tiền Chứng từ ghi sổ Số tiền Số hiệu Ngày, tháng Số hiệu Ngày, tháng A B 1 A B 1 - Cộng tháng - Cộng luỹ kế từ đầu tháng - Cộng tháng - Cộng luỹ kế từ đầu tháng - Sổ này có …trang đánh số từ trang số 01 đến trang… - Ngày mở sổ Ngày … tháng … năm Người ghi sổ Kế toán trưởng Giám đốc (Ký, họ tên) (Ký, họ tên) (Ký, họ tên, đóng dấu) 3.2.4. Các kiến nghị khác, phương pháp tính giá - Phương pháp tính giá Hiện nay công ty sử dụng giá đơn vị bình quân cả kỳ dự trữ để tính hàng xuất kho. Việc sử dụng phương pháp này tuy đơn giản nhưng công việc tính toán, ghi chép sổ sách dồn vào cuối tháng. Do đó việc cung cấp thông tin kinh tế Đoàn Thị Thu Huyền Lớp K13 - KT1 7 Luận văn tốt nghiệp Viện ĐH Mở Hà Nội chậm, khó đáp ứng về thông tin cho nhà quản lý. Với đặc điểm kinh doanh của mình, số lượng hàng hoá nhập xuất trong kỳ tương đối nhiều do đó công ty nên sử dụng thêm giá hạch toán để hỗ trợ. Giá hạch toán hay chính là giá kế hoạch hoặc một loại giá sử dụng ổn định trong kỳ, giá hạch toán là giá gần đúng với gía thực tế và thông thường là giá tròn trịa giúp cho việc tính toán nhanh và dễ dàng. Khi áp dụng phương pháp này toàn bộ hàng nhập kho trong kỳ sẽ được ghi đồng thơì theo cả giá thực tế và giá hạch toán. Đối với gía xuất kho trong kỳ, kế toán sẽ ghi theo giá hạch toán. Cuối kỳ kế toán sẽ tiến hành điều chỉnh từ giá hạch toán sang giá thực tế theo công thức sau: Giá TT của hàng xuất trong kỳ (hoặc tồn cuối kỳ) = Giá HT của hàng xuất trong kỳ (hoặc tồn cuối kỳ) x Hệ số giá Trong đó: Hệ số giá = Giá TT hàng tồn đầu kỳ và nhập trong kỳ Giá HT hàng tồn đầu kỳ và nhập trong kỳ - Lập dự phòng phải thu khó đòi Công ty tính toán khoản nợ có khả năng khó đòi, tính toán lập dự phòng để đảm bảo sự phù hợp giữa doanh thu và chi phí trong kỳ. Doanh nghiệp phải dự kiến mức tổn thất có thể xảy ra hoặc nợ quá hạn của các khoản nợ và tiến hành lập dự phòng cho từng khoản nợ phải thu khó đòi. Khoản nợ phải thu phải có chứng từ gốc, có đối chiếu xác nhận nợ bao gồm: hợp đồng kinh tế, khế ước vay nợ, bản thanh lý hợp đồng… Mức trích lập dự phòng đối với nợ phải thu quá hạn thanh toán như sau: + 30% giá trị đối với khoản nợ phải thu quá hạn từ 3 tháng đến dưới 1 năm. + 50% giá trị đối với khoản nợ phải thu quá hạn từ 1 năm đến dưới 2 năm. + 70% giá trị đối với khoản nợ phải thu quá hạn từ 2 năm đến dưới 3 năm. Các khoản dự phòng phải thu khó đòi được theo dõi ở TK 159 “Các khoản dự phòng” chi tiết TK 1592 “Dự phòng phải thu khó đòi” theo dõi chi tiết Đoàn Thị Thu Huyền Lớp K13 - KT1 8 Luận văn tốt nghiệp Viện ĐH Mở Hà Nội cho từng đối tượng, từng khoản phải thu khó đòi mà doanh nghiệp đã lập dự phòng. Cách hạch toán dự phòng phải thu khó đòi: - Căn cứ các khoản nợ phải thu được xác định là không chắc chắn thu được, kế toán ghi : Nợ TK 6422 - Chi phí quản lý doanh nghiệp Có TK 1592 - Dự phòng phải thu khó đòi Nếu số dự phòng nợ phải thu khó đòi cần trích lập cho năm kế hoạch bằng số dư của dự phòng năm trước thì không phải lập nữa. Nếu số lập dự phòng ph ải thu khó đòi cho năm kế hoạch lớn hơn số dư trên TK 1592 thì số chênh lệch giảm phải được hoàn nhập Nợ TK 1592 - Dự phòng phải thu khó đòi Có TK 6422 - Dự phòng phải thu khó đòi Đoàn Thị Thu Huyền Lớp K13 - KT1 9 Luận văn tốt nghiệp Viện ĐH Mở Hà Nội KẾT LUẬN Có thể nói công tác hạch toán kế toán là hết sức quan trọng đối với tất cả các loại hình doanh nghiệp trong nền kinh tế thị trường hiện nay. Trong đó công tác kế toán hàng hóa và tiêu thụ hàng hóa là bộ phận không thể thiếu được trong toàn bộ công tác kế toán, nó cung cấp số liệu kịp thời cho việc phân tích tình hình hoạt động tiêu thụ hàng hoá, phản ánh một cách chính xác đầy đủ kết quả cuối cùng của quá trình tiêu thụ, cung cấp thông tin cần thiết cho Ban giám đốc để hoạch định những chiến lược kinh doanh mới. Với đề tài “Kế toán hàng hoá và tiêu thụ hàng hoá tại công ty trách nhiệm hữu hạn thương mại và du lịch Trung Dũng” trong bài khoá luận tốt nghiệp của mình, em đã hiểu rõ hơn những kiến thức được học tập nghiên cứu trên ghế nhà trường về tổ chức công tác kế toán, cách thức hạch toán ghi chép sổ sách kế toán và hiểu hơn những vấn đề này được vận dụng trong thực tế như thế nào cho phù hợp và linh hoạt. Qua đó em cũng nhận thấy được những ưu điểm, những tồn tại về kế toán hàng hoá tại công ty TNHH TM & DL Trung Dũng, từ đó mạnh dạn đề xuất những ý kiến của mình nhằm hoàn thiện công tác kế toán hàng hóa và tiêu thụ hàng hoá tại công ty để công ty có thể tham khảo. Với đề tài này em đã hoàn thành bài khoá luận của mình dưới sự hướng dẫn tận tình của thầy giáo PGS. TS Nguyễn Ngọc Quang và sự chỉ bảo cũng như tạo điều kiện viết khoá luận của Ban giám đốc và các anh chị trong phòng kế toán công ty. Một lần nữa em xin chân thành cảm ơn mọi người! Đoàn Thị Thu Huyền Lớp K13 - KT1 10