Khác với báo cáo sơ kết có mục đích tiếp tục hoàn thành công việc một cách tốt nhất, trong báo cáo tổng kết, mục đích là để đánh giá lại quá trình thực hiện một công việc, s[r]
(1)Chuyên đề 15
KỸ NĂNG VIẾT BÁO CÁO
1 Ý NGHĨA CỦA HOẠT ĐỘNG VIẾT BÁO CÁO
Báo cáo loại văn dùng để trình bày việc kết hoạt động quan, tổ chức thời gian định, qua quan, tổ chức đánh giá tình hình thực tế việc quản lý, lãnh đạo định hướng chủ trương phù hợp
Báo cáo quản lý nhà nước loại văn dùng để phản ánh tình hình thực tế, trình bày kết hoạt động công việc hoạt động quan nhà nước, giúp cho việc đánh giá tình hình quản lý, lãnh đạo đề xuất biện pháp, chủ trương quản lý Vì thế, báo cáo mang đặc điểm sau:
- Về chủ thể ban hành: Các quan, tổ chức, doanh nghiệp có quyền nghĩa vụ ban hành báo cáo nhằm phục vụ mục đích, u cầu cơng việc cụ thể Khác với văn quy phạm pháp luật, báo cáo khơng mang tính xử chung, khơng chứa đựng quy định mang tính bắt buộc thực biện pháp chế tài Báo cáo loại văn dùng để mô tả phát triển, diễn biến công việc, vấn đề nhu cầu hoạt động quản lý lãnh đạo đặt Việc viết báo cáo tổ chức nhà nước hay tư nhân để tổng kết, đánh giá kết công việc, báo cáo việc, vấn đề gửi cho quan, tổ chức việc làm cần thiết cho trình tổ chức quản lý nhà nước
- Về lý viết báo cáo: Báo cáo viết định kỳ viết theo yêu cầu công việc quan quản lý (vì lý đột xuất, bất thường) Các quan cấp tiếp nhận báo cáo dùng phương tiện để kiểm tra, kiểm soát hoạt động quan, đơn vị trực thuộc để tổng kết công tác theo thời kỳ hay phạm vi định
- Về nội dung báo cáo: Trong báo cáo thường mang nội dung khác tính chất việc buộc phải báo cáo theo yêu cầu công việc mà đối tượng dự định báo cáo định Nội dung báo cáo phong phú Nội dung báo cáo trình bày, giải thích kết hoạt động, ưu điểm, khuyết điểm, nguyên nhân học kinh nghiệm để phát huy để ngăn ngừa cho thời gian tới Nội dung báo cáo trình bày việc đột xuất xảy báo cáo kết hoạt động quan, tổ chức lĩnh vực hoạt động khoảng thời gian xác định (5 năm, 10 năm, )
(2)hoạt động viết báo cáo có ý nghĩa cho người nhận báo báo người gửi báo cáo
1.1 Báo cáo phương tiện truyền dẫn thông tin, để quan cấp định quản lý
Trong trình thực hoạt động quản lý nhằm đạt mục tiêu, việc định đóng vai trò quan trọng Tuy nhiên, định quản lý quan, tổ chức, doanh nghiệp phải dựa định Báo cáo loại văn hành thơng thường có khả mang lại thông tin thiết thực cho việc định chủ thể quản lý Chính lẽ đó, hoạt động viết báo cáo cấp gửi lên cấp giúp quan, tổ chức cấp nắm tình hình hoạt động quan, tổ chức cấp trước định, nhằm hướng hoạt động quản lý đến mục tiêu định Mặt khác, thông qua báo cáo, quan quản lý cấp kiểm chứng tính khả thi, phù hợp hay bất cập sách họ ban hành để sửa đổi kịp thời Các báo cáo sơ kết, tổng kết công tác, báo cáo chuyên đề tư liệu quan trọng giúp cho quan chuyên ngành, nhà khoa học nghiên cứu tổng kết vấn đề thực tiễn xã hội, tự nhiên để tham mưu cho quan quản lý nhà nước hoạch định sách, xây dựng văn quy phạm pháp luật phục vụ yêu cầu quản lý kinh tế, xã hội cách xác 1.2 Báo cáo phương tiện giải trình quan cấp với quan cấp
Với tính chất loại văn mô tả việc, nội dung báo cáo phải cung cấp đầy đủ thơng tin cần thiết, trình bày, giải thích kết hoạt động, ưu điểm, khuyết điểm, nguyên nhân học kinh nghiệm để phát huy để ngăn ngừa thời gian tới Qua báo cáo, quan cấp nhận định kết công việc cấp dưới, khó khăn vướng mắc mà cấp gặp phải để giúp đỡ tháo gỡ nhằm thực tốt nhiệm vụ, tạo nên gắn bó chặt chẽ thực công tác cấp cấp Về nguyên tắc, nội dung báo cáo phải trung thực phân tích nguyên nhân, rút học kinh nghiệm, đề cập phương hướng, nhiệm vụ đơn vị mình, người viết báo cáo tạo tư vấn hiệu cho cấp tham khảo đưa định Ở góc độ khác, thông qua hoạt động viết báo cáo, cấp viết báo cáo (cấp dưới) phân tích, đánh giá nguyên nhân khó khăn, kiểm chứng sách cấp ban hành, có sách họ ban hành để sửa đổi, bổ sung nhằm đáp ứng yêu cầu quản lý công việc
2 CÁC LOẠI BÁO CÁO VÀ YÊU CẦU CỦA BÁO CÁO 2.1 Các loại báo cáo
Báo cáo loại văn hành thông thường phong phú Dựa tiêu chí khác chia báo cáo thành loại khác
(3)+ Báo cáo chung: báo cáo nhiều vấn đề, nhiều mặt công tác thực phạm vi, nhiệm vụ, quyền hạn quan Mỗi vấn đề, mặt công tác liệt kê, mô tả mối quan hệ với vấn đề, mặt cơng tác khác, tạo nên tồn tranh hoạt động quan Báo cáo cho phép đánh giá toàn diện lực, hiệu hoạt động quan
+ Báo cáo chuyên đề: báo cáo chuyên sâu vào nhiệm vụ công tác, vấn đề quan trọng Các vấn đề, nhiệm vụ khác không đề cập có thể yếu tố ảnh hưởng đến vấn đề cần báo cáo Báo cáo chuyên đề sâu đánh giá vấn đề cụ thể hoạt động quan Mục đích báo cáo chuyên đề tổng hợp, phân tích, nhận xét đề xuất giải pháp cho vấn đề nêu báo cáo
- Căn vào tính ổn định q trình ban hành báo cáo chia thành: báo cáo thường kỳ báo báo đột xuất
+ Báo cáo thường kỳ hay gọi báo cáo theo định kỳ: báo cáo ban hành sau kỳ quy định Kỳ hạn quy định viết nộp báo cáo hàng tuần, hàng tháng, hàng quý, hàng năm hay nhiệm kỳ Đây loại báo cáo dùng để phản ánh tồn q trình hoạt động quan thời hạn báo cáo Thông thường loại báo cáo sở quan trọng để quan có thẩm quyền kiểm tra, đánh giá hoạt động cấp dưới, phát khó khăn, yếu tổ chức, nhân sự, chế hoạt động, thể chế, sách, từ đưa chủ trương, biện pháp phù hợp để quản lý
+ Báo cáo đột xuất: báo cáo ban hành thực tế xảy hay có nguy xảy biến động bất thường tự nhiên, tình hình kinh tế, trị, xã hội, an ninh, quốc phòng, ngoại giao Cơ quan nhà nước báo cáo theo yêu cầu cấp có thẩm quyền xét thấy vấn đề phức tạp vượt khả giải mình, cần có hỗ trợ cấp hay cần phải phản ánh tình hình với quan có thẩm quyền để quan có biện pháp giải kịp thời Loại báo cáo dùng để thông tin nhanh vấn đề cụ thể làm sở cho định quản lý nhanh nhạy, phù hợp với tình bất thường quản lý Yêu cầu tính xác kịp thời thơng tin loại văn đặc biệt coi trọng
- Căn theo mức độ hồn thành cơng việc chia thành: báo cáo sơ kết báo cáo tổng kết;
(4)Các báo cáo sơ kết công tác: Nội dung báo cáo trình bày kết hoạt động quan, tổ chức khoảng thời gian định tồn kế hoạch cơng tác Để phục vụ quản lý công việc quan, tổ chức kế hoạch năm, chia báo cáo sơ kết công tác thành loại:
Báo cáo sơ kết công tác tháng quan, tổ chức: Nội dung báo cáo cơng tác sơ kết tháng trình bày kết hoạt động quan, tổ chức thời gian tháng Căn vào tiêu kế hoạch hàng tháng phê duyệt quan, tổ chức cấp để thống kê, xem xét, đánh giá kết thực hiện, đưa kế hoạch cần thực tháng Thời gian báo cáo sơ kết thực kế hoạch công tác tháng tiến hành vào ngày cuối tháng
Báo cáo sơ kết công tác quý: nội dung báo cáo sơ kết cơng tác q trình bày kết hoạt động quan, tổ chức thời gian tháng Một năm kế hoạch công tác chia thành quý theo thứ tự thời gian Quý I: Từ tháng đến hết tháng 3; Quý II: Từ tháng đến hết tháng 6; Quý III: Từ tháng đến hết tháng 9; Quý IV: Từ tháng 10 đến hết tháng 12 Do đó, năm báo cáo sơ kết cơng tác q đề có báo cáo Thời gian báo cáo sơ kết công tác quý thực vào ngày cuối quý
Báo cáo sơ kết công tác tháng đầu năm: Nội dung báo cáo công tác sơ kết tháng đầu năm trình bày kết hoạt động quan, tổ chức tháng đầu năm, vạch ưu điểm, hạn chế cần khắc phục nhiệm vụ phải làm tháng lại năm
+ Báo cáo tổng kết: loại văn ban hành sau hoàn thành hoàn thành cách công việc định Khác với báo cáo sơ kết có mục đích tiếp tục hồn thành cơng việc cách tốt nhất, báo cáo tổng kết, mục đích để đánh giá lại trình thực công việc, so sánh kết đạt với mục tiêu, nhiệm vụ đề ra, rút kinh nghiệm cho hoạt động quản lý loại tương tự sau từ việc lập kế hoạch hoạt động đến tổ chức thực hoạt động thực tế
Báo cáo tổng kết thường gắn vào thời gian định, thường năm, năm, 10 năm, 15 năm,
(5)2.2 Yêu cầu báo cáo
Trên thực tế tồn nhiều loại báo cáo điểm chung loại báo cáo thể hình thức mơ tả thực tế mục đích nhằm cung cấp thơng tin phục vụ cho hoạt động quản lý nhà nước Tuy khơng có giá trị pháp lý rõ rệt thông tin biên lập thời gian địa điểm xảy việc vụ việc cụ thể báo cáo kênh thông tin quan trọng ảnh hưởng đến giá trị định quản lý Đáng lưu ý báo cáo cung cấp thông tin cho định quản lý báo cáo tự phản ánh quan ban hành báo cáo Do đó, để đạt mục tiêu đề báo cáo phải đáp ứng yêu cầu sau đây:
2.2.1 Về nội dung
- Bố cục báo cáo phải đầy đủ, rõ ràng;
- Thơng tin xác, đầy đủ khơng thêm hay bớt thông tin; - Báo cáo phải trung thực, khách quan, xác;
Với tính chất mơ tả nhằm mục đích cung cấp thơng tin cho quan có thẩm quyền định, báo cáo cần phải với thực tế Điều có nghĩa, thực tế viết ấy, khơng thêm thắt, suy diễn Người viết báo cáo không che giấu khuyết điểm hay đề cao thành tích mà đưa vào chi tiết, số liệu không thực tế
- Báo cáo cần phải có trọng tâm cụ thể;
Báo cáo sở để quan cấp người có thẩm quyền tổng kết, đánh giá tình hình ban hành định quản lý, vậy, khơng viết chung chung, tràn lan hay vụn vặt mà phải cụ thể có trọng tâm, xuất phát từ mục đích, u cầu báo cáo yêu cầu đối tượng cần nhận báo cáo
- Nhận định ưu điểm hạn chế diễn thực tế;
- Xác định nguyên nhân thành công nguyên nhân hạn chế vấn đề cần báo cáo;
- Chỉ học kinh nghiệm xác đáng, không chung chung;
- Xây dựng phương hướng, nhiệm vụ cho thời gian tới cách mạch lạc có cứ, phù hợp với điều kiện thời gian nguồn lực thực tế, có tính khả thi cao
2.2.2 Về hình thức
- Sử dụng mẫu báo cáo theo quy định quan, đơn vị (nếu có) tự xây dựng mẫu báo báo phù hợp với mục đích, nội dung vấn đề cần báo cáo;
(6)- Sử dụng cách hành văn đơn giản đơn giản, dễ hiểu, phù hợp với văn phong hành thơng dụng
2.2.3 Về tiến độ, thời gian
Báo cáo phải đảm bảo kịp thời Mục đích báo cáo phục vụ cho công tác quản lý nhà nước, tổ chức doanh nghiệp, thế, chậm trễ báo cáo ảnh hưởng đến việc ban hành định quản lý quan công quyền chậm trễ báo cáo doanh nghiệp ảnh hưởng đến hội kinh doanh doanh nghiệp Do đó, báo cáo cần thiết phải ban hành cách nhanh chóng, kịp thời
3 CÁC YẾU TỐ ẢNH HƯỞNG ĐẾN CHẤT LƯỢNG CỦA BÁO CÁO
Tiêu chí chung để đánh giá báo cáo có chất lượng phải hai phương diện nội dung hình thức Về nội dung báo cáo phải làm cho người đọc dễ hiểu, hiểu tính chất cơng việc, đánh giá thành tích hạn chế việc thực công việc nguyên nhân Phương hướng nhiệm vụ trình bày rõ ràng, mạch lạc, có sức thuyết phục nhận định vừa khoa học vừa thực tế, dự báo tính khả thi Về hình thức báo cáo phải phù hợp với nội dung báo cáo Vì thế, báo cáo có chất lượng phần nhiều chịu định người trực tiếp thực viết báo cáo Tuy nhiên, người viết báo cáo ra, chất lượng báo cáo bị chi phối nguồn thông tin quan điểm đạo người lãnh đạo
3.1 Quan điểm đạo lãnh đạo
Như nêu, phần lớn trường hợp báo cáo tự phản ánh tình hình hoạt động quan, tổ chức, qua cấp có thẩm quyền đánh giá lực hoạt động quan báo cáo trình thực chức năng, nhiệm vụ Các báo cáo thường cho nhận định định quan quản lý cấp Do đó, nhiều trường hợp, lãnh đạo quan viết báo cáo thường đạo nội dung cần nhấn mạnh, chí che giấu khuyết điểm lối viết chung chung, khó nhận định để bảo vệ lợi ích ngành, địa phương mình, quan, tổ chức, doanh nghiệp khơng phục vụ lợi ích chung quản lý Trong trường hợp đề cao lợi ích cục thơng tin báo cáo độ tin cậy cho định quản lý Cơ quan định cần phải so sánh, đối chiếu, sử dụng nhiều nguồn thơng tin khác cho định
3.2 Người viết báo cáo
Mặc dù báo cáo loại văn phi cá tính nhận định tình hình, người viết thường khó hoàn toàn khỏi quan điểm, cách nhận định cá nhân Với việc người bi quan người lạc quan, người thiên lý trí hay thiên tình cảm đánh giá khác nhau, theo người mơ tả việc, dự đốn tình hình theo cách đánh giá
(7)Quá trình hoạt động quan hay công việc cần báo cáo thường gồm nhiều kiện nối tiếp Trong trường hợp kiện diễn theo chiều tương đối ổn định dễ gây nên đánh giá người viết theo chiều hướng Điều giải thích rằng, kiện diễn theo chiều hướng tốt dần dễ tạo tâm lý lạc quan, người báo cáo khơng thấy hết coi nhẹ khó khăn cần khắc phục Ngược lại, kiện diễn theo hướng xấu dần, thường tạo tâm lý bi quan cho người viết báo cáo, người báo cáo nhìn thấy vấn đề với khó khăn nhiều hơn, khả giải đẩy lên độ phức tạp lớn Trong trường hợp báo cáo có nhiều kiện phải phản ánh nhiều tạo áp lực tâm lý nhận định sai lệch định viết báo cáo
4 CÁC BƯỚC VIẾT BÁO CÁO
4.1 Các bước để viết báo cáo
Báo cáo khơng có mẫu trình bày hay bố cục định Nếu báo cáo viết theo mẫu quy định quan, tổ chức cụ thể người soạn thảo cần thu thập liệu điền vào mẫu quy định Nếu báo cáo khơng có mẫu người viết báo cáo cần tiến hành theo bước sau:
a Bước 1: Chuẩn bị viết báo cáo;
+ Xác định mục đích báo cáo theo yêu cầu cấp tính chất cơng việc thực định;
+ Thực thu thập liệu cần báo cáo Các liệu thu thập từ nguồn từ việc khảo sát thực tế hoạt động phòng bán; từ số liệu qua báo cáo phịng, ban; từ ý kiến nhận định phản hồi cán nhân viên quan, người có liên quan, báo chí;
+ Đối chiếu phân tích thơng tin thu nhận để có thơng tin xác đưa vào báo cáo;
+ Sắp xếp, tổng hợp liệu theo trật tự định để đưa vào báo cáo;
+ Dự kiến đánh giá tình hình, rút kinh nghiệm, đề xuất ý kiến lên cấp b Bước 2: Xây dựng đề cương báo cáo
Yêu cầu: Dựa sở thông tin thu thập mục đích việc báo cáo, người viết cần lựa chọn thông tin vấn đề gần để đưa vào phần nội dung Các thông tin sử dụng khơng trích ngun văn mà cần tóm tắt ý để vấn đề nêu cách cô đọng mang đầy đủ ý nghĩa nội dung cần nêu
Đề cương báo cáo (tổng kết, sơ kết) có cấu trúc sau: