kỹ năng viết báo cáo trong kinh doanh và giao tiếp kinh doanh đa văn hóa

Trên cơ sở ñó, viết báo cáo trình lãnh ñạo cấp trên, trong ñó nêu rõ những ñánh giá về thực trạng và tính khả thi của từng dự án, xếp loại các dự án và ñề xuất hệ thống các giải pháp nân

TRƯỜNG ðẠI HỌC KINH TẾ TP HỒ CHÍ MINH

KHOA THƯƠNG MẠI

MÔN GIAO TIẾP KINH DOANH

CHUYÊN ðỀ

GVHD: PGS.TS HÀ NAM KHÁNH GIAO

HÀ THANH BÌNH PHAN VĂN CƯƠNG BÙI TRANG ðÀI NGUYỄN TRỌNG HIẾU NGUYỄN THỊ NGỌC MỸ DƯƠNG THỊ THÙY NGÂN NGUYỄN THỊ TUYẾT NHUNG TRẦN THỊ HOÀNG OANH LỚP: CAO HỌC K20

MỤC LỤC

CHƯƠNG VI KỸ NĂNG VIẾT BÁO CÁO TRONG KINH DOANH 1

6.1 Sự cần thiết của báo cáo viết và kỹ thuật nghiên cứu trong kinh doanh 1

6.1.1 Báo cáo viết và sự cần thiết của kỹ năng viết báo cáo trong kinh doanh 1

6.1.2 Kỹ thuật nghiên cứu 2

6.2 Các loại báo cáo viết trong kinh doanh 9

6.2.1 Phân loại và ñặc ñiểm báo cáo 9

6.2.2 Kỹ thuật trình bày những báo cáo chính thức 14

6.3 Một số ứng dụng của báo cáo viết chính thức 14

6.3.1 ðề xuất 15

6.3.2 Kế hoạch kinh doanh 18

6.3.3 Các báo cáo ñặc biệt 19

CHƯƠNG VIII GIAO TIẾP KINH DOANH ðA VĂN HÓA 21

8.1 Khái quát về văn hóa 21

8.1.1 Khái niệm về văn hóa 21

8.1.2 Các yếu tố cấu thành văn hóa 21

8.2 Vai trò của văn hóa trong giao tiếp kinh doanh 22

8.2.1 Văn hóa trong ứng xử nội bộ doanh nghiệp 22

8.2.2 Văn hóa trong ñàm phán kinh doanh của doanh nghiệp 23

8.3 Những ñặc ñiểm văn hoá cần lưu ý khi giao tiếp giữa các quốc gia khác nhau 24

8.3.1 Việt Nam 24

8.3.2 Mỹ 26

8.3.3 Nhật Bản 27

8.3.4 Nga 28

8.3.5 Trung Quốc 28

8.3.6 Anh 29

8.3.7 Pháp 29

CHƯƠNG VI

KỸ NĂNG VIẾT BÁO CÁO TRONG KINH DOANH

6.1 Sự cần thiết của báo cáo viết và kỹ thuật nghiên cứu trong kinh doanh

6.1.1 Báo cáo viết và sự cần thiết của kỹ năng viết báo cáo trong kinh doanh

Báo cáo là bản thuật lại những sự việc ñã làm (Từ ñiển từ và ngữ Việt Nam, trang 92) Trong cuộc sống, học tập, làm việc và kinh doanh,… báo cáo ñược viết trong nhiều tình huống khác nhau và có những yêu cầu cũng khác nhau Nhà quản trị thường xuyên bận rộn viết báo cáo và ñây là công việc không thể thiếu trong cuộc ñời làm việc của họ

Các báo cáo viết có cùng chung chức năng là ñưa thông tin ñến người ñọc và giúp người ñọc ñưa ra quyết ñịnh Trong từng trường hợp cụ thể sẽ có những loại báo cáo khác nhau Báo cáo có thể ñược lưu lại và làm tài liệu tham khảo hay cơ sở cho những hoạt ñộng tiếp theo của ñơn vị, là cơ sở cho việc ra quyết ñịnh của nhà quản trị Một báo cáo viết tốt không những gây ñược ấn tượng tốt ñối với cấp trên mà còn là nguồn ñộng viên tinh thần ñối với những người cộng sự Nói tóm lại, kỹ năng viết báo cáo là hết sức cần thiết trong kinh doanh, nó giúp cho người viết phát huy hết khả năng của mình, ñồng thời cũng giúp cho công việc chung của tổ chức ñược phát triển tốt hơn

Về cơ bản, có thể phân báo cáo thành ba loại chính:

+ Báo cáo tính khả thi

+ Báo cáo tiến ñộ

+ Báo cáo ñề xuất

Báo cáo tính khả thi:

ðơn vị thực hiện nhiều công việc/ dự án Là lãnh ñạo cấp trung, lãnh ñạo các bộ phận chức năng/ giám sát viên, bạn ñược lãnh ñạo cấp trên phân công ñánh giá tính khả thi của các dự án Bạn tiến hành ñiều tra thực tế, phân tích, nhận xét và dựa vào các tiêu chí ñã lựa chọn tiến hành ñánh giá tính khả thi cùng ưu, nhược ñiểm của từng

dự án, công việc Trên cơ sở ñó, viết báo cáo trình lãnh ñạo cấp trên, trong ñó nêu rõ những ñánh giá về thực trạng và tính khả thi của từng dự án, xếp loại các dự án và ñề xuất hệ thống các giải pháp nâng cao tính khả thi

Báo cáo tiến ñộ:

Báo cáo tình hình phân bổ nguồn lực gồm tài lực, vật lực, nhân lực ñể thực hiện dự

án theo ñịnh kỳ tuần/ tháng/ quý/ năm Trên cơ sở ñó, ñề xuất các giải pháp ñể thực hiện công việc trong giai ñoạn tiếp theo

Báo cáo ñề xuất:

ðề xuất ñược viết ñể ñáp ứng những yêu cầu nhất ñịnh Một nhóm yêu cầu có thể

sẽ có nhiều ñề xuất ñược viết ra Chính vì vậy, phải cố gắng viết thật tốt ñể thuyết phục người có yêu cầu lựa chọn, chấp nhận, tài trợ và thực hiện ñề xuất Mục ñích chính của ñề xuất là thuyết phục người ñọc chấp nhận ý tưởng của bạn, ñồng ý ký hợp ñồng và tài trợ những ñiều kiện cần thiết ñể bạn thực hiện ý tưởng của mình Chính vì vậy, viết ñề xuất khó hơn viết các loại báo cáo khác

6.1.2 Kỹ thuật nghiên cứu

Kỹ thuật hay phương pháp nghiên cứu là một hệ thống quy trình ñược sử dụng ñể tiến hành nghiên cứu kinh doanh Những người hoạt ñộng trong bất kỳ lĩnh vực kinh doanh nào cũng nên biết lập kế hoạch và tiến hành nghiên cứu kinh doanh như thế nào

Có 5 bước nghiên cứu là:

+ Lập kế hoạch nghiên cứu

+ Thu thập thông tin

+ Phân tích thông tin

+ ðưa ra giải pháp

+ Viết báo cáo

6.1.2.1 Lập kế hoạch nghiên cứu

Bao gồm nêu ra các vấn ñề, lập ra các giới hạn, nhận dạng và phân tích khán giả, quyết ñịnh các quy trình ñược thực hiện tiếp theo

Nêu vấn ñề:

Vấn ñề ñưa ra phải rõ ràng, chính xác, cho biết cần nghiên cứu ñiều gì Trước hết,

ñể hoàn thành báo cáo về vấn ñề, các giám ñốc hoặc những người chủ chốt khác phải thảo luận nên nghiên cứu ñiều gì hoặc thống nhất tiến hành ñiều tra sơ bộ Kiểm tra tài liệu, trao ñổi với nhân viên, ñọc các báo cáo tương tự nhau, trao ñổi với người bán hoặc ñưa ra những thắc mắc là các hoạt ñộng giúp cho người nghiên cứu biết rõ ñiều

gì cần ñược làm Dưới ñây là các ví dụ về vấn ñề nêu ra cho việc nghiên cứu:

+ Quyết ñịnh cách ñể nâng cao tinh thần nhân viên

+ Thiết kế một quy trình mới ñể xử lý các ñơn ñặt hàng trực tuyến

+ Thành phố nào tốt nhất ñể ñặt trung tâm phân phối khu vực Tây Nam

Xác ñịnh các giới hạn nghiên cứu:

Phạm vi, thời gian biểu, ngân sách ảnh hưởng ñến các giới hạn bài nghiên cứu Phạm vi nghiên cứu:

Các nhân tố sẽ ñược nghiên cứu quyết ñịnh phạm vi nghiên cứu Nên giới hạn lượng thông tin bằng cách tập trung vào các yếu tố quan trọng nhất

Ví dụ: Xác ñịnh giải pháp nâng cao tinh thần nhân viên

Các yếu tố ảnh hưởng:

1 Lương

2 Phụ cấp

3 Phân công công việc

4 Thời gian làm việc

5 Cách ñánh giá

6 Chương trình công nhận các ñóng góp của nhân viên

Có thể nghiên cứu nhiều yếu tố khác nhau liên quan ñến việc nâng cao tinh thần nhân viên và xem xét chúng sau ñó Tuy nhiên, một phạm vi rõ ràng và hợp lý phải ñược xác ñịnh cho mỗi dự án nghiên cứu

Thời gian biểu:

Người phân công dự án và người tiến hành nghiên cứu phải thống nhất với nhau về ngày hoàn thành Thời gian biểu ñược lập ra dựa theo thời hạn cuối cùng của bài báo cáo Thời gian biểu nên thể hiện các bước lớn trong việc nghiên cứu, quy trình viết báo cáo và khi nào ñược hoàn thành

Một vài nhiệm vụ có thể ñược làm cùng một lúc Ví dụ, bạn có thể chuẩn bị thư tín trong khi văn bản khảo sát ñược in Thời gian biểu phải ñầy ñủ chi tiết ñể những người tham gia dự án biết chính xác làm việc gì và khi nào

Ngân sách:

Tất cả các nghiên cứu ñều tốn chi phí Thậm chí, những nghiên cứu ñược tiến hành trong nội bộ tổ chức cũng phải tốn chi phí ngoài những chi phí vận hành cơ bản

Một tổ chức lớn có thể sử dụng hệ thống trách nhiệm ñể sắp ñặt một bộ phận ñược

sự giúp ñỡ bởi bộ phận khác Ví dụ, khi tiến hành khảo sát cho bộ phận nhân sự, bộ phận ñồ họa chịu trách nhiệm về việc in các bản câu hỏi và báo cáo cuối cùng Những chi phi khác có thể có như thời hạn, nhân sự,… Tất cả các chi phí phải ñược ước tính

và ngân sách ñược chấp thuận trước khi bắt ñầu

Xác ñịnh ñộc giả:

ðộc giả là người quyết ñịnh thành công cho bản báo cáo, do ñó, nội dung của bài báo cáo phải ñược xây dựng xoay quanh ñộc giả, lấy ñộc giả làm trung tâm, muốn vậy phải phân tích ñộc giả Càng hiểu rõ ñộc giả thì khả năng thành công của bài báo cáo càng cao

ðể phân tích ñộc giả, bạn có thể dựa vào những câu hỏi xoay quanh những nội dung sau: ñộc giả là ai? Chuyên môn nghiệp vụ và mục ñích của họ khi ñọc bản báo cáo Khi bài báo cáo có ñộc giả chủ yếu và thứ yếu, cả hai ñều ñược nhấn mạnh Ví

dụ, nếu bạn là giám ñốc tài chính viết một bài báo cáo cho ñồng nghiệp trong cùng lĩnh vực là ñộc giả chủ yếu, bạn có thể sử dụng ngôn ngữ chuyên ngành tài chính bởi

vì nó ñược ñược hiểu bởi các giám ñốc tài chính khác Nếu là nhân viên của bộ phận tổng hợp, bộ phận sản xuất, nhân viên bình thường, hoặc các cổ ñông là ñộc giả thứ yếu, bạn phải ñịnh nghĩa các thuật ngữ trong lần ñầu tiên mà bạn sử dụng nó hoặc gồm một danh sách các thuật ngữ và ñịnh nghĩa ở phụ lục

Quyết ñịnh quy trình nghiên cứu:

Nghiên cứu toàn diện sẽ có kết quả nếu dự án ñược hoạch ñịnh và hoàn thành theo từng bước Các bước ñược thực hiện trong việc hoàn thành dự án ñược gọi là quy trình nghiên cứu

Quyết ñịnh quy trình cho từng bước trong nghiên cứu nghĩa là quyết ñịnh thực hiện bước ñó như thế nào Mặc dù quy trình lựa chọn sẽ thay ñổi từ dự án này ñến dự

án khác, những ví dụ dưới ñây là những thứ mà bạn cần:

+ Có cần ñầu tư thời gian và tiền bạc cho việc thu thập thông tin không? + Có nên dùng thông tin sẵn có liên quan ñến chủ ñề?

+ Nên thăm dò nhân viên?

+ Nên tìm kiếm thông tin ngoài công ty không?

+ Cần sử dụng máy tính ñể xử lý thông tin không?

+ Báo cáo sẽ ñược in trong nội bộ hay bên ngoài?

Khi tiến hành nghiên cứu, có thể tham vấn ý kiến của một vài chuyên gia Ví dụ, nếu bạn sử dụng quy trình thống kê ñể phân tích dữ liệu khảo sát, bạn có thể tham vấn

sự trợ giúp của một chuyên gia thống kê Chuyên gia có thể trợ giúp với sự lựa chọn mẫu và sự giúp ñỡ ñó bảo ñảm rằng khảo sát của bạn là khả thi và ñáng tin cậy Khả thi có nghĩa là khảo sát ñịnh ño lường về ñiều gì, ñáng tin cậy có nghĩa là khảo sát ñể tạo ra một kết quả nhất ñịnh

6.1.2.2 Thu thập thông tin

Các nguồn thông tin cho việc nghiên cứu ñược phân thành: nguồn thông tin sơ cấp

và nguồn thông tin thứ cấp Nguồn thông tin thứ cấp là các thông tin ñược xuất bản về các ñề tài Nguồn thông tin sơ cấp bao gồm các thông tin cá nhân và công ty, khảo sát, các cuộc thử nghiệm

Nếu nghiên cứu ñòi hỏi thu thập thông tin từ cả hai nguồn sơ cấp và thứ cấp, thì thu thập thông tin từ nguồn thứ cấp trước Việc nghiên cứu các thông tin thứ cấp trước

có thể gợi ý thông tin sơ cấp mà bạn cần thu thập và thu thập như thế nào

Nguồn thông tin thứ cấp:

Các nguồn thông tin thứ cấp là những thông tin ñược thu thập cho các mục ñích khác nhau, không phải riêng mục ñích cụ thể của người nghiên cứu Các nguồn thông tin thứ cấp có thể lấy từ bên trong hay bên ngoài doanh nghiệp

Khi thu thập thông tin thứ cấp, phải chắc chắn các nguồn ñược ñánh giá một cách cẩn thận Không phải tất cả các thông tin từ Internet ñều chính xác Khi kiểm tra một nguồn, phải xem xét các mục:

+ Tính hợp thời: thông tin có ñang lưu hành không?

+ Sự phù hợp: thông tin có liên quan tới ñề tài cụ thể ñang nghiên cứu không?

+ Sự tiếp cận: nên ñưa ra ý kiến bằng một bài viết nhỏ hay phải thực hiện một nghiên cứu và viết báo cáo? Những ý kiến ñưa ra ñược hỗ trợ bởi những thực tế nghiên cứu không? Công việc nghiên cứu có ñầy ñủ và cẩn thận không? Việc nghiên cứu có ñược tiến hành bởi phương pháp luận thích hợp không? Việc nghiên cứu có khách quan không?

+ Sự xuất bản: nhà xuất bản cĩ uy tín khơng? Việc xuất bản cĩ được kiểm sốt khơng? Ai là người kiểm sốt? Trình độ của họ như thế nào?

+ Tác giả: tác là người cĩ uy tín trong lĩnh vực nghiên cứu phải khơng? Bởi vì khơng một ai cĩ thể kiểm sốt những gì mà họ gửi lên website nếu nguồn thơng tin thứ cấp của bạn là từ một website, bạn phải xem xét những vấn đề sau:

+ Thể loại/mục đích: website này là một trang web cá nhân hoặc trang quảng cáo, thơng tin và tin tức?

+ Người bảo trợ: người sở hữu một trang web là một nhĩm, tổ chức, tập đồn, tổ chức chính phủ phải khơng?

+ Tầm nhìn: hoặc là tác giả hoặc người tài trợ mang sự thiên vị để đăng tải điều gì lên website?

+ Tác giả/ thơng tin liên lạc: ai viết hoặc thu thập tài liệu?

+ Sự hồn chỉnh: trang web liên kết với các trang khác khơng? Liên kết trong hay ngồi?

+ Sự đĩng gĩp: Thơng tin cĩ ở tại web gốc khơng? Nếu khơng, tác giả cĩ trích nguồn khơng?

+ Tính hợp thời: thơng tin cập nhật như thế nào? Trang web lần cuối được cập nhật là khi nào?

Các tài liệu tham khảo cĩ thể được sử dụng để tiến hành nghiên cứu: sổ tay hướng dẫn, niên giám, tài liệu xuất bản hàng năm, bách khoa tồn thư, từ điển, sách, tạp chí, xuất bản định kỳ,…

Giá trị đặc biệt đối với doanh nhân ngày nay là sử dụng máy tính để tìm kiếm thơng tin được xuất bản Hầu hết những thủ thư cĩ thể hỗ trợ trong việc tìm kiếm nhanh chĩng những thơng tin mới nhất cho đề tài Ngồi ra, họ cĩ thể hướng dẫn bạn các cơ sở dữ liệu mà cĩ giá trị xuất bản định kỳ trong các bài viết hồn chỉnh

Nguồn trên máy tính cĩ thể được chia làm hai loại: nguồn đĩng và nguồn mở Nguồn đĩng địi hỏi người sử dụng phải trả tiền cho dữ liệu, được cung cấp trực tuyến hoặc CD Nhiều tạp chí xuất bản định kỳ, báo, tạp chí chuyên ngành đưa ra sự mơ tả cho những phiên bản trực tuyến Ngồi ra, các tổ chức chuyên nghiệp cĩ thể tạo ra

những cơ sở dữ liệu hoặc các nguồn khác có giá trị với các thành viên, hoặc miễn phí hoặc trả lệ phí vừa phải Các tổ chức chuyên nghiệp có thể tài trợ những nhóm thông tấn viên, hoặc phòng chat nơi mà các thành viên ñặt câu hỏi Mặc dù, diễn ñàn trực tuyến có thể cung cấp các nguồn thông tin nổi tiếng, nhưng chúng hiếm khi ñược xem

là ñáng tin cậy

Nguồn mở có thể ñược truy cập miễn phí Bởi vì bất kỳ ai xuất bản ra ñiều gì ñều ñăng tải nó lên mạng, tìm kiếm dữ liệu tốt liên quan ñến ñề tài của bạn là một thách thức trừ khi bạn có chiến lược tìm kiếm Bắt ñầu bằng việc sử dụng các sách tra cứu

ñể tìm các mã số sách, các mã số này sẽ chỉ cho bạn ñến các trang web có thông tin cho ñề tài nghiên cứu của bạn

Khi xác ñịnh ñược một ñề tài thích hợp, sử dụng phương tiện tìm kiếm ñể hoàn thành việc tìm kiếm chuyên sâu Phương tiện tìm kiếm, yêu cầu sử dụng các từ khóa thích hợp trong lĩnh vực nghiên cứu Mặc dù, tất cả các phương tiện tìm kiếm thực hiện những nhiệm vụ giống nhau, nó không chỉ ở việc cho ra kết quả giống nhau Nếu bạn không tìm ñược kết quả mong muốn từ phương tiện tìm kiếm, thử lại bằng phương tiện khác

Người sử dụng chỉ dùng câu hỏi một lần và các phương tiện sẽ tìm kiếm ñồng thời nhiều dữ liệu Xác ñịnh ñề tài nghiên cứu rõ ràng sẽ giúp bạn lựa chọn từ khóa trong quá trình tìm kiếm Các trang web tìm kiếm sẽ ñưa ra ñề xuất sử dụng lệnh hiệu quả như thế nào

Nguồn thông tin sơ cấp:

Thông tin sơ cấp có thể có từ cuộc kiểm tra các hồ sơ gốc của công ty, một cuộc khảo sát kiến thức các cá nhân, thảo luận nhóm, sự theo dõi hoạt ñộng, thử nghiệm, như ñược mô tả trong phần chú thích về giao tiếp Hồ sơ và dữ liệu gốc là các thông tin quá khứ rõ ràng và hữu ích cho bạn Nguồn dữ liệu sơ cấp khác như khảo sát, thảo luận nhóm và thử nghiệm có thể không rõ ràng

+ Thư ñiện tử

Khi thiết kế bảng câu hỏi, cần tuân theo các nguyên tắc giao tiếp kinh doanh sau:

+ Phát triển bảng câu hỏi từ các vấn ñề ñược nghiên cứu

+ Phối hợp câu hỏi hợp lý

+ Câu hỏi rõ ràng

+ Chỉ hỏi những dữ liệu liên quan ñến nhân khẩu học

+ Tránh câu hỏi dẫn ñạo (gợi ý)

+ ðưa ra những câu trả lời có chọn lựa khác

+ Tránh nhảy câu hỏi

+ Chọn loại câu hỏi thích hợp

Lưu ý: Cần thiết kế câu hỏi một cách thu hút cùng với thông ñiệp giải thích mục ñích khảo sát ñể khuyến khích người nhận trả lời ðể tiết kiệm thời gian và tiền bạc, người nghiên cứu thường tiến hành khảo sát mẫu

Thảo luận nhóm

Khi bạn tìm ý kiến hoặc sự phản hồi về chất lượng hơn số lượng, thảo luận nhóm

là phương pháp phù hợp Nhóm này ñược sử dụng ñể nghiên cứu thị trường, bao gồm

từ 6 - 12 người tham gia và một người ñiều khiển Mục tiêu nghiên cứu ñược xác ñịnh

rõ ràng, câu hỏi ñược chuẩn bị tốt

Dưới sự hướng dẫn của người ñiều khiển, nhóm thảo luận một loạt vấn ñề Người ñiều khiển có nhiệm vụ ghi chép Sau buổi thảo luận, người ñiều khiển sẽ tổng kết những ñiểm tích cực phát sinh trong buổi thảo luận, nghe lại băng ghi âm thảo luận và thông tin ghi từ buổi thảo luận sẽ ñược người ñiều khiển sử dụng cho bài báo cáo Quan sát

Kỹ thuật này gồm một hoặc nhiều người quan sát xem và ghi lại các sự kiện về một hoạt ñộng Dù chịu chi phí nhân sự cao, kỹ thuật này vẫn là cách ñể ñạt thông tin chính xác

Kỹ thuật quan sát ñòi hỏi phải kiểm soát cẩn thận Tất cả những người quan sát cần phải tìm kiếm cùng một việc và ghi nhận lại quan sát của họ cùng một cách ñể có thể

so sánh những thông tin với nhau Sự kiểm tra thích hợp ñòi hỏi rằng người quan sát

và các chủ ñề không ñược tương tác lẫn nhau

Thử nghiệm

Các cuộc thử nghiệm trong kinh doanh ñược vận dụng ñể so sánh hai cách làm ñể xác ñịnh cách nào tốt hơn Trong một cuộc thử nghiệm, bạn có thể dễ dàng so sánh cách cũ với cách mới, kiểm tra thị trường sản phẩm mới Các cuộc thử nghiệm rất tốn kém Tuy nhiên, cuộc thử nghiệm ñược kiểm soát và thiết kế cẩn thận cung cấp cho doanh nhân nhiều thông tin có giá trị

6.1.2.3 Phân tích thông tin

Khi ñã lập kế hoạch ñể nghiên cứu và thu thập thông tin, bạn ñã sẵn sàng ñể phân tích thông tin Phân tích nghĩa là xem xét từng phần của những việc một cách riêng lẻ hay trong mối quan hệ với tổng thể Những phần khác nhau của thông tin ñược so sách và ñối chiếu ñể cố gắng ñưa ra những ý tưởng mới tốt hơn Những sự kiện và những con số riêng lẻ ñược hiểu bởi sự giải thích của chúng có ý nghĩa gì - tầm quan trọng như thế nào Không nên có bất cứ một sự thiên vị cá nhân nào thâm nhập vào bài phân tích Dùng lý trí một cách khách quan và không xúc cảm

6.1.2.5 Viết báo cáo

Bước cuối cùng của việc nghiên cứu là viết báo cáo ðây là bước quan trọng nhất bởi vì bạn muốn trình bày kết quả nghiên cứu một cách hiệu quả Quy trình viết báo cáo liên quan ñến các thông ñiệp khác Bạn sẽ lập kế hoạch, biên soạn, hoàn thành bài báo cáo trước khi nộp nó

6.2 Các loại báo cáo viết trong kinh doanh

6.2.1 Phân loại và ñặc ñiểm báo cáo

+ Báo cáo không theo hình thức thường ngắn gọn Chúng có thể bao gồm thân bài và tiêu ñề hoặc chỉ có thân bài, thường ñược ñịnh dạng như một lá thư nội bộ Loại báo cáo này hiếm khi chứa biểu ñồ giải thích và ít khi trình bày dữ liệu từ nguồn thứ cấp Những báo cáo không theo hình thức thường ñược viết theo văn phong của ñại từ nhân xưng thứ nhất

+ Báo cáo hình thức bao gồm tất cả hoặc một số phần sau ñây: chủ ñề, lời tác giả, bảng tóm tắt, mục lục, danh sách minh họa,… Phần thân bài sẽ ñược trình bày trên nhiều trang và có nhiều cấp bậc tiêu ñề Nội dung ñược trích dẫn từ nguồn dữ liệu

sơ cấp hoặc thứ cấp Những công cụ hỗ trợ thị giác giúp người ñọc hiểu ñược thông tin ñược trình bày trên bài ñọc Báo cáo hình thức thường sử dụng văn phong của ngôi nhân xưng thứ ba

6.2.1.1 Báo cáo viết không theo hình thức

Thường ñược sử dụng trong kinh doanh hơn là báo cáo hình thức, bao gồm 3 loại phổ biến nhất:

Báo cáo tiến ñộ

ðược dùng ñể thông tin cho người ñọc về tình trạng cụ thể của dự án Một báo cáo tiến ñộ trong một tổ chức giúp các nhà quản trị trong việc theo dõi và ra các quyết ñịnh về dự án

Báo cáo ñịnh kỳ

Cung cấp cho nhà quản lý những thông tin thống kê vào những thời gian ñã ñược sắp xếp theo ñiều lệ Báo cáo ñịnh kỳ này không theo môt ñịnh dạng chung nào cả

Báo cáo kỹ thuật

Báo cáo kỹ thuật truyền ñạt những thông tin chuyên môn hoặc thông tin khoa học Không có hình thức chuẩn hoặc kế hoạch có tổ chức cho những báo cáo kỹ thuật Tuy nhiên, những tổ chức thường cụ thể hóa những ñịnh dạng riêng ñể sử dụng cho những bài báo cáo nội bộ

6.2.1.2 Báo cáo hình thức

ðược chuẩn bị cho những nhà quản lý cấp cao và những người bên ngoài tổ chức Một báo cáo hình thức bao gồm 3 phần: phần mở ñầu, phần chính và phần bổ sung Một báo cáo hình thức có thể chứa tất cả hoặc một vài phần sau:

Phần mở ñầu:

Bài báo cáo cho những người ñọc bên ngoài tổ chức nên chứa một lá thư, trong khi bài báo cáo nội bộ thì sử dụng memo Thư hoặc memo chuyển ý nên chính xác và có thể chủ quan Nó cũng có thể dẫn dắt người ñọc ñến các phần của bài báo cáo với sự quan tâm ñặc biệt hoặc ñề xuất công dụng ñặc biệt khác của thông tin Nói chung, bất

cứ một bản tin nào có giá trị trong việc thảo luận ñều ñược trình bày trong thư chuyển

ý Thông ñiệp kết thúc bằng một câu diễn tả sự ñánh giá cao về cơ hội ñể tham gia vào

dự án

Bảng mục lục

Bao gồm tất cả các phần chính theo sau nó và số trang mà mỗi phần bắt ñầu Mục ñích là giúp người ñọc tìm ñược thông tin cụ thể trong bài báo cáo Bảng mục lục thường không ñược sử dụng cho những báo cáo ít hơn 5 trang và thường ñược chuẩn

bị sau khi bài báo cáo ñã hoàn tất

Danh sách minh họa

Phương tiện trợ giúp ñược xác ñịnh trong một danh sách những công cụ minh họa Danh sách này có thể cùng một trang chung với mục lục, hoặc có thể bắt ñầu bằng trang mới ngay sau mục lục nếu bài báo cáo có nhiều hơn 4 công cụ minh họa

Giới thiệu

Phần giới thiệu cung cấp nền tảng ñầy ñủ liên quan ñến việc nghiên cứu ñể người ñọc có thể hiểu phạm vi và sự nối tiếp của bài báo cáo

Kiến thức nền

Phần giới thiệu mở ñầu bằng kiến thức nền, một sự mô tả tổng quát về những vấn

ñề ñã nghiên cứu, và những vấn ñề liên quan Kiến thức nền dẫn ñến những trình bày

về các vấn ñề

Thủ tục

Là những phương pháp mô tả các bước tiến hành việc nghiên cứu Mục ñích là cho phép người ñọc xác ñịnh tất cả khía cạnh của vấn ñề có ñược ñiều tra một cách ñầy ñủ hay không

Những khám phá

Khám phá có ñược trong suốt tiến trình nghiên cứu Phần này nên ñược trình bày bằng những sự kiện thực tế và thái ñộ khách quan, không có những ý kiến hoặc diễn giải mang tính cá nhân Những phương tiện hỗ trợ ñược sử dụng ñể trợ giúp cho người viết trong việc truyền ñạt những phát hiện của nghiên cứu

Phân tích

Nêu lên sự diễn giải của người viết về ñánh giá số lượng và chất lượng những phát hiện Thông tin trong phần phân tích giúp cho người ñọc trong việc xác ñịnh những mối quan hệ nào là quan trọng Trong báo cáo ngắn gọn, người viết có thể mô tả và thảo luận những phát hiện này trong một phần

Kết luận

Kết luận là phát biểu lý do sau khi ñã tiến hành một cuộc ñiều tra kỹ lưỡng Không

có dữ liệu mới nào ñược trình bày trong phần này Một bài nghiên cứu có thể có một hoặc nhiều kết luận

Góp ý

Là ñề xuất của người viết ñến người ñọc như là ñưa ra biện pháp giải quyết các vấn ñề ñược nghiên cứu Những ñề xuất này nên ñược phát triển một cách logic từ những phát hiện, phân tích và kết luận Một nghiên cứu có thể có một hoặc nhiều ñề xuất

Phần bổ sung

Phần cuối cùng của báo cáo chứa những tài liệu liên quan gián tiếp ñến chủ ñề chính của bài Phần này có thể gồm một hoặc nhiều phần nhỏ, như là giải thích từ vựng khó, phụ lục,…

Tài liệu tham khảo

Là một danh sách tất cả tài liệu tham khảo sử dụng như nguồn thông tin trong nghiên cứu, bao gồm những tài liệu không xuất hiện trong chú thích hoặc trích dẫn

6.2.2 Kỹ thuật trình bày những báo cáo chính thức

Kỹ thuật trình bày báo cáo sẽ gây ấn tượng ñầu tiên cho người ñọc, làm tăng thời gian cho người ñọc ñạt ñược sự tin tưởng vào khả năng tin cậy của người viết báo cáo

6.2.2.1 Trang bìa

Bảo vệ nội dung cho bài báo cáo, thường ñược in bằng bìa cứng nhẹ Hình thức phải cuốn hút người ñọc Những mục thường ñược in trên trang bìa là tiêu ñề, tên tác giả và ngày nộp báo cáo Trang bìa thường ñược sử dụng cho những bài báo cáo dài

6.2.2.6 Số trang

Những báo cáo chỉ có 1 hoặc 2 trang không cần phải ñiều chỉnh số trang Những trang trong báo cáo dài nên ñược ñánh số một cách liên tục Những trang giới thiệu nên ñược ñánh dấu bằng chữ số la mã, chữ thường Trang tiêu ñề xem như là trang i, cho dù không có số trang ñược trình bày

6.3 Một số ứng dụng của báo cáo viết chính thức