Kiểm soát nội bộ trong quản lý nhân sự tại công ty tnhh sản xuất và thương mại thiết bị công nghiệp việt nhật

HỌC VIỆN NÔNG NGHIỆP VIỆT NAM MAI DANH NGỌC KIỂM SỐT NỘI BỘ TRONG QUẢN LÝ NHÂN SỰ TẠI CƠNG TY TNHH SẢN XUẤT VÀ THƯƠNG MẠI THIẾT BỊ CÔNG NGHIỆP VIỆT NHẬT Chuyên ngành: Quản trị kinh doanh Mã số: 60 34 01 02 Người hướng dẫn khoa học: PGS.TS Bùi Bằng Đồn NHÀ XUẤT BẢN ĐẠI HỌC NƠNG NGHIỆP - 2016 LỜI CAM ĐOAN Tôi xin cam đoan cơng trình nghiên cứu riêng tơi, kết nghiên cứu trình bày luận văn trung thực, khách quan chưa dùng để bảo vệ lấy học vị Tôi xin cam đoan giúp đỡ cho việc thực luận văn cám ơn, thông tin trích dẫn luận văn rõ nguồn gốc Hà Nội, ngày… tháng… năm 2016 Tác giả luận văn Mai Danh Ngọc i LỜI CẢM ƠN Trong suốt thời gian học tập hệ sau đại học Khoa Kế Toán Quản trị kinh doanh, Học viện Nông nghiệp Việt Nam thực tập Công ty TNHH Sản xuất Thương mại thiết bị công nghiệp Việt Nhật, nhận hướng dẫn, bảo tận tình thầy giáo, giúp đỡ, động viên bạn bè, đồng nghiệp gia đình Nhân dịp hồn thành luận văn, cho phép tơi bày tỏ lịng kính trọng biết ơn sâu sắc tới thầy giáo PGS.TS Bùi Bằng Đoàn tận tình hướng dẫn, dành nhiều cơng sức, thời gian tạo điều kiện cho tơi suốt q trình học tập thực đề tài Tôi xin bày tỏ lòng biết ơn chân thành tới Ban Giám đốc, Ban Quản lý đào tạo, mơn Kế tốn quản trị Kiểm toán, Khoa Kế toán Quản trị kinh doanh - Học viện Nông nghiệp Việt Nam tận tình giúp đỡ tơi q trình học tập, thực đề tài hồn thành luận văn Tơi xin chân thành cảm ơn tập thể lãnh đạo, cán viên chức Công ty TNHH Sản xuất Thương mại thiết bị công nghiệp Việt Nhật giúp đỡ tạo điều kiện cho tơi suốt q trình thực đề tài Cuối cùng, xin chân thành cảm ơn gia đình, người thân, bạn bè tạo điều kiện thuận lợi giúp đỡ mặt, động viên khuyến khích tơi hồn thành luận văn Hà Nội, ngày… tháng… năm 2016 Tác giả luận văn Mai Danh Ngọc ii MỤC LỤC Lời cam đoan i Lời cảm ơn ii Mục lục iii Danh mục viết tắt v Danh mục bảng vi Danh mục hình sơ đồ vii Trích yếu luận văn viii Thesis Abstract xi Phần Mở đầu 1.1 Tính cấp thiết đề tài 1.2 Mục tiêu nghiên cứu 1.2.1 Mục tiêu chung 1.2.2 Mục tiêu cụ thể 1.3 Đối tượng phạm vi nghiên cứu 1.3.1 Đối tượng nghiên cứu 1.3.2 Phạm vi nghiên cứu 1.4 Câu hỏi nghiên cứu Phần Cơ sở lý luận thực tiễn 2.1 Cơ sở lý luận 2.1.1 Lý luận chung hệ thống kiểm soát nội 2.1.2 Kiểm soát nội quản lý nhân 15 2.1.3 Các yếu tố ảnh hưởng đến kiểm soát nội quản lý nhân 25 2.2 Cơ sở thực tiễn 26 2.2.1 Bài học kinh nghiệm kiểm soát nội doanh nghiệp 26 2.2.3 Một số cơng trình nghiên cứu có liên quan 29 Phần Đặc điểm địa bàn phƣơng pháp nghiên cứu 30 3.1 Khái quát công ty tnhh SX & TM thiết bị công nghiệp Việt Nhật 30 3.1.1 Quá trình hình thành phát triển 30 3.1.2 Cơ cấu tổ chức máy quản lý 32 3.1.3 Tình hình tài kết sản xuất kinh doanh công ty 34 iii 3.1.4 Cơ cấu lao động công ty 37 3.2 Phương pháp nghiên cứu 40 3.2.1 Phương pháp thu thập số liệu 40 3.2.2 Phương pháp xử lý số liệu 40 3.2.3 Phương pháp phân tích số liệu 41 Phần Kết nghiên cứu 42 4.1 Đặc điểm quản lý nhân công ty tnhh SX & TM thiết bị công nghiệp Việt Nhật 42 4.2 Thực trạng kiểm sốt nội quản lý nhân cơng ty 45 4.2.1 Quy định quy trình tuyển dụng nhân 45 4.2.2 Các quy định quy trình sử dụng lao động 53 4.2.3 Quy định hoạt động đãi ngộ nhân 69 4.2.4 Các rủi ro xảy quản lý nhân công ty 73 4.3 Đánh giá hệ thống kiểm soát nội quản lý nhân công ty 74 4.3.1 Quy trình tuyển dụng nhân 75 4.3.2 Quy trình sử dụng lao động 75 4.3.3 Quy trình hoạt động đãi ngộ nhân 77 4.4 Giải pháp hoàn thiện hệ thống kiểm soát nội quản lý nhân công ty 77 4.4.1 Hoàn thiện cấu tổ chức 77 4.4.2 Hoàn thiện quy trình đánh giá rủi ro 78 4.4.3 Hoàn thiện hệ thống giám sát kiểm soát 79 4.4.4 Bổ sung nâng cao chất lượng nhân viên kiểm soát 80 Phần Kết luận 81 5.1 Kết luận 81 5.2 Kiến nghị 82 Tài liệu tham khảo 83 iv DANH MỤC VIẾT TẮT Chữ viết tắt Nghĩa tiếng Việt CBCNV Cán công nhân viên DN Doanh nghiệp CNV Công nhân viên BCTC Báo cáo tài SXKD Sản xuất kinh doanh PGĐ Phó giám đốc KSNB Kiểm soát nội VSA Chuẩn mực kiểm toán Việt Nam COSO Committee of Sponsoring Organizations v DANH MỤC BẢNG Bảng 2.1 Các bước quy trình tuyển dụng nhân 17 Bảng 2.2 Các bước quy trình chấm cơng 19 Bảng 2.3 Các bước đánh giá công việc 20 Bảng 2.4 Các bước điều chỉnh nhân 21 Bảng 2.5 Các bước đào tạo nhân 22 Bảng 2.6 Các bước tính lương 24 Bảng 3.1: Tình hình tài sản – nguồn vốn công ty 34 Bảng 3.2: Kết kinh doanh công ty 35 Bảng 3.3: Cơ cấu lao động công ty 37 Bảng 3.4: Độ tuổi người lao động công ty năm 2015 38 Bảng 3.5: Cơ cấu lao động công ty năm 2015 theo giới tính 39 Bảng 4.1 Nhân công ty TNHH SX & TM thiết bị công nghiệp Việt Nhật 42 Bảng 4.2 Trình độ chun mơn lao động cơng ty năm 2015 43 Bảng 4.3 Tình hình tuyển dụng lao động cơng ty, 2015 44 Bảng 4.4 Quy trình tuyển dụng nhân viên công ty 46 Bảng 4.5 Quy trình chấm công 55 Bảng 4.6 Hạn chế quy trình chấm công 56 Bảng 4.7 Bảng đánh giá nhân viên cuối năm công ty 58 Bảng 4.8 Tiêu chuẩn đánh giá nhân viên công ty 60 Bảng 4.9 Hạn chế quy trình đánh giá 63 Bảng 4.10 Ý kiến cán công nhân viên việc xếp nhân 64 Bảng 4.11 Hạn chế quy trình điều chỉnh nhân 66 Bảng 4.12 Tình hình đào tạo nhân cho cơng ty 68 Bảng 4.13 Hạn chế quy trình hoạt động đào tạo nhân 69 Bảng 4.14 Tổng hợp hạn chế quy trình tính lương 72 Bảng 4.15 Khả xảy rủi ro 79 vi DANH MỤC HÌNH VÀ SƠ ĐỒ Sơ đồ 2.1 Các yếu tố cấu thành môi trường kiểm soát Sơ đồ 3.1: Bộ máy quản lý Công ty TNHH Sản xuất Thương mại thiết bị công nghiệp Việt Nhật 32 Hình 3.1 Cơ cấu lao động theo độ tuổi công ty năm 2015 38 Hình 3.2 Cơ cấu lao động theo giới tính công ty năm 2015 39 vii TRÍCH YẾU LUẬN VĂN THẠC SỸ Tên tác giả: Mai Danh Ngọc Tên luận văn: :“Kiểm sốt nội quản lý nhân cơng ty TNHH sản xuất thương mại thiết bị công nghiệp Việt Nhật” Chuyên ngành: Quản trị kinh doanh Mã số: 60.34.01.02 Ngƣời hƣớng dẫn khoa học: PGS TS Bùi Bằng Đoàn Cơ sở đào tạo: Học viện Nông nghiệp Việt Nam Mục tiêu đối tƣợng nghiên cứu 6.1 Mục tiêu nghiên cứu Trên sở đánh giá thực trạng yếu tố ảnh hưởng đến hệ thống kiểm soát nội quản lý nhân Công ty TNHH Sản xuất Thương mại thiết bị cơng nghiệp Việt Nhật, từ đưa số giải pháp nhằm hoàn thiện hệ thống kiểm soát nội quản lý nhân Công ty thời gian tới.Với số mục tiêu cụ thể sau: - Góp phần hệ thống hố sở lý luận thực tiễn hệ thống kiểm soát nội kiểm soát nội quản lý nhân doanh nghiệp - Nghiên cứu, đánh giá thực trạng hệ thống kiểm soát nội quản lý nhân Công ty TNHH Sản xuất Thương mại thiết bị công nghiệp Việt Nhật - Đề xuất số giải pháp nhằm hoàn thiện hệ thống kiểm soát nội trong quản lý nhân Công ty, đáp ứng yêu cầu quản lý, nâng cao hiệu sản xuất kinh doanh điều kiện cạnh tranh 6.2 Đối tượng phạm vi nghiên cứu - Đối tượng nghiên cứu: Những vấn đề chung hệ thống kiểm soát nội quản lý nhân doanh nghiệp - Phạm vi nghiên cứu Phạm vi không gian: nghiên cứu thực trạng hệ thống kiểm soát nội quản lý nhân Công ty TNHH sản xuất thương mại thiết bị công nghiệp Việt Nhật Phạm vi thời gian: Đề tài sử dụng số liệu cho nghiên cứu từ năm 2013 – 2015; số liệu sơ cấp tiến hành điều tra năm 2015, 2016; Thời gian nghiên cứu thực từ tháng 8/2015 đến tháng 6/2016 viii Các phƣơng pháp nghiên cứu sử dụng 7.1 Phương pháp thu thập số liệu gồm có: Phương pháp thu thập số liệu thứ cấp Phương pháp thập số liệu sơ cấp 7.2 Phương pháp xử lý số liệu: Thu thập, tập hợp, xếp, phân loại số liệu thành dạng bảng, sơ đồ, phân tổ tài liệu tổng hợp thống kê Số liệu xử lý máy vi tính với hỗ trợ chương trình Excel 7.3 Phương pháp phân tích số liệu gồm có: Phương pháp thống kê mơ tả, phương pháp so sánh, phương pháp lưu đồ kiểm soát, phương pháp mơ tả kiểm sốt nội bộ, phương pháp đối chiếu phương pháp chuyên gia Ý nghĩa khoa học thực tiễn Luận văn hệ thống hóa số lý luận hệ thống kiểm soát nội kiểm soát nội quản lý nhân doanh nghiệp Luận văn đưa nội dung phân tích đánh giá thực trạng nhân tố ảnh hưởng đến đến hệ thống kiểm soát nội quản lý nhân Công ty TNHH Sản xuất Thương mại thiết bị cơng nghiệp Việt Nhật Từ số giải pháp nhằm hoàn thiện hệ thống kiểm soát nội trong quản lý nhân Công ty, đáp ứng yêu cầu quản lý, nâng cao hiệu sản xuất kinh doanh điều kiện cạnh tranh Luận văn đƣa đƣợc kết nhƣ sau: Đặc điểm, thực trạng, đánh giá, định hướng giải pháp hoàn hoàn thiện hệ thống kiểm soát nội quản lý nhân công ty TNHH sản xuất thương mại thiết bị công nghiệp Việt Nhật 10 Kết luận Hệ thống kiểm soát nội vững mạnh cần thiết tất doanh nghiệp Về bản, hệ thống kiểm soát nội hoạt động hiệu cần yếu tố: Mơi trường kiểm sốt, đánh giá rủi ro, hệ thống thông tin, hoạt động kiểm soát giám sát.Kiểm soát nội quản lý nhân tiến hành kiểm soát nội tất hoạt động quản lý nhân sự, bao gồm: tuyển dụng nhân sự, sử dụng nhân sự, đãi ngộ nhân Hoạt động kiểm soát nội quản lý nhân công ty TNHH Sản xuất Thương mại thiết bị công nghiệp Việt Nhật năm qua thể rõ vai trị q trình tuyển dụng, sử dụng đãi ngộ nhân Cơng ty có nội quy, quy chế cụ thể, đầy đủ trình quản lý nhân Những nội quy, quy chế thể văn phổ biến đến toàn cán ix Mục đích việc điều chỉnh lương cơng ty kích thích tinh thần lao động CBCNV để họ n tâm lao động, gắn bó cơng ty đảm bảo phù hợp với mức lương thị trường, quy định Nhà nước mức lương Việc điều chỉnh lương CBCNV công ty phịng hành nhân đảm nhận, đến thời gian cuối năm lúc mà cơng ty thường có sách tăng lương cho CBCNV, phịng hành nhân dựa vào phiếu đánh giá nhân trưởng phịng, quản đốc, chủ nhiệm cơng trình để làm lập danh sách CBCNV thuộc diện tăng lương Sau đó, phịng hành nhân báo cáo lên Giám đốc xét duyệt Sau Giám đốc xét duyệt, phịng hành nhân tiến hành lập hợp đồng lao động với mức lương điều chỉnh, đồng thời yêu cầu CBCNV ký lưu hợp đồng lao động Với cách thức điều chỉnh lương trên, công ty TNHH sản xuất thương mại thiết bị công nghiệp Việt Nhật tồn hạn chế: Một số đối tượng đến thời kỳ tăng lương không bị vi phạm kỷ luật cơng ty khơng tăng lương Nguyên nhân nhân viên phòng hành nhân bỏ xót số đối tượng thuộc diện tăng lương theo quy định Điều gây ảnh hưởng không nhỏ tới tâm lý làm việc nhân viên đó, đồng thời gây thời gian xin ý kiến Giám đốc làm lại hợp đồng cho đối tượng b Quy trình tính lương Hiện nay, cơng ty trả lương cho cán cơng nhân viên theo hình thức lương thỏa thuận theo hợp đồng lao động Lương cán công nhân viên bao gồm mức lương bản, khoản phụ cấp lương làm thêm Cụ thể: - Lương ngày công = Lương / 26 ngày - Lương làm thêm = ( Lương ngày công / * số làm thêm ) * % mức lương làm thêm % mức lương làm thêm tùy thuộc vào điều kiện cụ thể: + Ngày thường 150% + Ngày nghỉ chủ nhật 200% + Ngày nghỉ lễ, tết 300% - Phụ cấp lương bao gồm khoản phụ cấp ăn ca, phụ cấp trách nhiệm, phụ cấp chức vụ, phụ cấp điện thoại, phụ cấp công trình Phụ cấp ăn ca 600.000 đồng/tháng Nhân viên làm ngày phụ cấp ăn ca ngày 70 - Tổng lương = ( Lương ngày công + Phụ cấp )* số ngày công + Lương làm thêm + Thưởng ( có ) Bên cạnh lương khồn phụ cấp lương, cơng ty thực công tác khen thưởng cơng cụ để khuyến khích người lao động làm việc hăng say Hiện tại, công ty áp dụng hình thức khen thưởng như: - Tiền thưởng tết: Hàng năm công ty thực xét thưởng cho tồn người lao động cơng ty vào thời điểm trước Tết Âm Căn vào tình hình sản xuất kinh doanh công ty kết làm việc công nhân viên công ty, ban lãnh đạo côn ty định số tiền thưởng tết Thông thường người lao động hồn thành cơng việc giao thưởng tháng lương nhân viên thức nửa tháng lương nhân viên thời gian thử việc - Thưởng dịp: + Quốc khánh 2/9: Mỗi nhân viên 200.000 đồng + Ngày quốc tế phụ nữ 8/3: Mỗi nhân viên nữ 100.000 đồng + Ngày phụ nữ Việt Nam 20/10: Mỗi nhân viên nữ 100.000 đồng + Ngày lễ 30/4, 1/5: Mỗi nhân viên thưởng 200.000 đồng Ngồi cơng ty cịn có sách thưởng khác như: - Thưởng sáng kiến cải tiến kỹ thuật tiết kiệm điện năng, nguyên nhiên vật liệu, nâng cao suất lao động; sáng kiến đẩy mạnh hoạt động sản xuất kinh doanh Công ty, tổ chức sản xuất hợp lý đạt hiệu cao - Thưởng tay nghề giỏi công nhân làm tốt suất lao động cao - Thưởng cho trường hợp phát vụ tiêu cực, gây lãng phí thất thốt; giải tốt trường hợp hoả hoạn, tai nạn, vụ gây rối làm trật tự an ninh Công ty - Thưởng cho trường hợp có thành tích xuất sắc, đặc biệt xuất sắc phong trào Công ty xã hội phát động Trong q trình tính lương cho cán cơng nhân viên cịn xảy số sai sót khơng đáng có như: - Nhân viên nhân tiền lương nhập sai số ngày công cán công nhân viên bất cẩn q trình nhập số liệu vào máy tính 71 - Một số nhân viên nghỉ việc tính lương, mặt khác số nhân viên thuộc diện tăng lương lại không nhận theo mức lương Nguyên nhân quản lý yếu tổ trưởng không nắm bắt người nghỉ làm, thuộc diện không tăng lương - Một số nhân viên có bậc lương cao song mức lương nhận chưa tương xứng với bậc lương Nguyên bất cẩn, yếu nhân viên nhân tiền lương, tính lương sai cho đối tượng Bảng 4.14 Tổng hợp hạn chế quy trình tính lƣơng Hạn chế Nhập sai công Nguyên nhân Lấy số liệu chấm công từ mềm Ngƣời chịu trách nhiệm NV nhân Khơng kịp thời so với Trình độ quản lý nhân yếu NV nhân tiền với tình hình nhân Cấu kết với cơng nhân, tổ trưởng để lương Cơng nhân kỳ tính lương tư lợi cá nhân Tổ trưởng Khơng xác bậc Cẩu thả lương công nhân NV nhân tiền lương Nguồn: Khảo sát thực tế tác giả (2015) c Quy trình tốn lương Hiện nay, cơng ty tiến hành trả lương cho cán công nhân viên vào ngày mùng hàng tháng Việc toán lương thực hình thức tốn qua thẻ ngân hàng trực tiếp (công nhân xây dựng) Đối với nhân viên mới, sau thử việc tuần, công ty tiến hành làm thẻ ngân hàng cho nhân viên đó, trước ngày lĩnh lương người nhận thẻ ngân hàng Cuối tháng, sau tổng hợp tồn lương cán cơng nhân viên, nhân viên nhân tiền lương gửi bảng lương lên cho Giám đốc xét duyệt Sau giám đốc xét duyệt xong, gửi bảng lương sang phòng kế tốn, nhân viên phịng kế tốn gửi bảng lương đến ngân hàng, ngân hàng tiến hành chuyển tiền vào tài khoản cán công nhân viên vào ngày mùng hàng tháng Đến ngày mùng 5, lương chuyển vào tài khoản cán công nhân viên, nhân viên nhân tiền lương in phiếu báo lương gửi cho trưởng phận, trưởng phận có trách nhiệm gửi phiếu báo lương cho thành viên quản lý 72 Cán công nhân viên vào phiếu báo lương nhận, qua nắm bắt số tiền lương tháng, số ngày nghỉ (nếu có), khoản phụ cấp, thưởng (nếu có) Nếu có thơng tin chưa xác cán cơng nhân viên khiếu nại lên trưởng phận để trưởng phận phản ánh lại với nhân viên nhân tiền lương Lương bị thiếu chi trả vào tháng sau Đối với nhân công xây dựng, chủ quản cơng trình có trách nhiệm lên phịng kế tốn để nhận lương tồn cơng nhân mà quản lý Chủ quản cơng trình trả lương trực tiếp cho thành viên, đồng thời yêu cầu thành viên ký xác nhận nhận lương 4.2.4 Các rủi ro xảy quản lý nhân cơng ty Mặc dù có quy định, quy chế cụ thể trình quản lý nhân sự, cơng ty cịn tồn đọng rủi ro trình tuyển dụng nhân sự, trình sử dụng nhân trình đãi ngộ nhân Trong trình tiếp nhận hồ sơ thi tuyển, số hồ sơ chưa đạt đủ điều kiện nhân viên tuyển dụng đồng ý tiếp nhận hồ sơ Các hồ sơ chủ yếu em CBCNV công ty, người quen biết với nhân viên tuyển dụng, nên ưu cho qua vòng tiếp nhận hồ sơ Công tác đánh giá nhân viên thử việc chưa thực tốt, hiệu Qua trình điều tra năm 2014, có nhân viên làm phận phân xưởng nhận làm thức sau thử việc sau thời gian làm việc tự động xin nghỉ việc khơng chịu áp lực công việc, lực chuyên môn chưa phù hợp với vị trí cơng việc giao Được biết, đối tượng cháu quản đốc phân xưởng, nên ưu quản đốc, trình thử việc giao cơng việc nhẹ nhàng Nhưng đến làm thức lại bị điều động làm cơng việc mang tính chuyên môn cao nên không đáp ứng công việc Nguyên nhân, việc đánh giá nhân viên thử việc hoàn toàn phụ thuộc vào định trưởng phận (quản đốc, chủ nhiệm cơng trình), đồng thời cơng ty chưa có phận kiểm sốt nội riêng để kiểm tra, kiểm sốt cơng tác đánh giá nhân viên thử việc; việc kiểm tra, kiểm sốt lại quy trình tuyển dụng nhân diễn với quy định ban đầu công ty hay không Đồng thời, công ty chưa lường trước rủi ro xảy q trình tuyển dụng nhân sự, nên chưa có biện pháp để phịng tránh để rủi ro khỏi xảy 73 Cơng tác tính lương CBCBV cịn nhiều sai sót, chủ yếu sai phận nhân viên sản xuất nhân viên cơng trình Hai phận việc chấm cơng theo hình thức chấm cơng tay, việc chấm cơng hồn tồn phụ thuộc vào quản đốc (chủ nhiệm cơng trình) nên dẫn đến nhiều nhầm lẫn, sai sót q trình chấm công Nhân viên xin nghỉ, làm muộn chưa phản ánh cách kịp thời, tạo thiện cảm với quản đốc (chủ nhiệm cơng trình) nên làm muộn bỏ qua Dẫn đến tình trạng cơng nhân làm muộn có quan hệ tốt với quản đốc (chủ nhiệm cơng trình) lương, thưởng ngang bằng, đơi cịn cao công nhân tuân thủ quy định làm việc cơng ty; gây tình trạng bất mãn công nhân với quản đốc, công nhân với công nhân Nguyên nhân, việc chấm công hai phận phụ thuộc hoàn toàn vào quản lý phận, đồng thời cơng ty chưa có nhân viên độc lập để kiểm sốt, theo dõi q trình chấm cơng quản đốc (chủ nhiệm cơng trình) Mặt khác, việc quản đốc (chủ nhiệm cơng trình) vừa quản lý cơng nhân, vừa đánh giá lực, tinh thần làm việc công nhân lúc quản đốc (chủ nhiệm cơng trình) đảm nhiệm q nhiều cương vị Cơng ty cần phải có thay đổi cấu tổ chức phận để trình đánh giá, quản lý nhân diễn hợp lý, với quy định công ty đề Công tác đào tạo nhân gặp nhiều hạn chế, chương trình mở để đào tạo nhân chưa thực hữu ích, nhân viên đào tạo xong không áp dụng vào thực tế, cách thức xử lý công việc theo phương hướng cũ, khơng đổi quy trình làm việc, khơng tăng suất lao động Mặt khác, số nhân sau cử đào tạo chuyên sâu phải làm công việc cũ, chưa thăng tiến lên vị trí cao Dẫn đến tình trạng, đào tạo xong, nhân xin nghỉ việc chuyển sang công ty khác làm Gây tốn tiền bạc công ty, mát nhân tài Nguyên nhân, công tác kiểm tra trình độ nhân viên, kiểm tra nhu cầu cần thiết phải cho đào tạo chưa thực tốt nên dẫn đến tình trạng đào tạo thừa, đào tạo không lực, nguyện vọng nhân viên 4.3 ĐÁNH GIÁ HỆ THỐNG KIỂM SOÁT NỘI BỘ TRONG QUẢN LÝ NHÂN SỰ TẠI CÔNG TY Hiện nay, Cơng ty chưa có phận kiểm sốt nội để kiểm tra, giám sát, đánh giá tuân thủ nhân viên việc chấp hành quy định 74 Công ty quản lý nhân Chỉ xảy sai sót quy trình quản lý nhân sự, Ban giám đốc Trưởng phận có liên quan tiến hành tìm hiểu nguyên nhân đưa giải pháp nhằm khắc phục hậu rủi ro xảy Do vậy, nói hệ thống kiểm soát nội quản lý nhân Công ty TNHH Sản xuất Thương mại thiết bị công nghiệp Việt Nhật tồn tại, Ban giám đốc trọng thực chưa đạt hiệu cao Các rủi ro xảy quy trình quản lý nhân cơng ty 4.3.1 Quy trình tuyển dụng nhân Hiện nay, cơng ty áp dụng tiêu chuẩn theo ISO 9001: 2008 vào trình tuyển dụng nhân Tuy nhiên, cơng ty cịn tồn số bất cập như: Việc ưu tiên tuyển dụng em CBCNV công ty, điều tạo kẽ hở để việc số đối tượng em CBCNV lực yếu tuyển vào thử việc cơng ty Trong q trình thử việc số đối tượng lại không đáp ứng u cầu cơng việc, gây khó khăn q trình quản lý, điều chỉnh nhân sự, đồng thời gây lãng phí thời gian, tốn quỹ lương cho cơng ty trả cho đối tượng Quá trình kiểm tra, rà sốt hồ sơ thi tuyển cịn lỏng lẻo, nhiều kẽ hở, thường có hai nhân viên phịng hành nhân đảm nhận trình xét duyệt hồ sơ đầu vào, tạo điều kiện cho vài cá nhân cấu kết với nhân viên xét duyệt hồ sơ ưu tiên cho số hồ sơ chưa đủ điều kiện chấp nhận Đối với công nhân sản xuất (công nhân xây dựng), công ty chưa xây dựng kiểm tra trình độ, kinh nghiệm vận hành loại máy móc cơng nghiệp Cách thức kiểm tra chủ yếu dựa vào đánh giá chủ quan quản đốc (chủ nhiệm cơng trình) số ứng viên không tạo thiện cảm với quản đốc (chủ nhiệm cơng trình) tay nghề có không nhận vào thử việc 4.3.2 Quy trình sử dụng lao động Hiện cơng ty áp dụng hình thức chấm cơng máy cho CBCNV thuộc khối văn phòng, điều giảm thiểu sai phạm q trình chấm cơng, tiết kiệm thời gian cho nhân viên chấm công Tuy nhiên, phận cơng nhân sản xuất cơng nhân cơng trình phải chấm cơng theo hình thức thủ cơng; vừa tốn thời gian cho quản đốc, chủ nhiệm công trình; đồng thời 75 q trình chấm cơng tồn đọng sai sót chấm sai ngày cơng, qn chấm công, công nhân ký hộ chữ ký Đặc biệt, công nhân sản xuất thường xuyên phải tăng ca để đạt theo tiến độ sản xuất công ty, tình trạng qn chấm cơng làm thêm giờ, hay chấm thiếu công làm thêm cho công nhân xảy tương đối nhiều; mâu thuẫn cá nhân mà cố tình khơng chấm cơng cho cơng nhân; gây ảnh hưởng xấu tới q trình tính lương tốn lương cho cơng nhân sau Quy trình đánh giá nhân công ty chưa thực hiệu với lực làm việc công nhân viên Mặc dù công ty xây dựng quy chuẩn để đánh giá khả làm việc cá nhân phận, chưa thực cụ thể cho phận riêng biệt Việc đánh giá nhân chưa thực khách quan, thân nhân viên tự đánh giá chủ yếu phụ thuộc vào ý kiến chủ quan trưởng phận (quản đốc, chủ nhiệm cơng trình) việc đánh giá bị ảnh hưởng, chi phối yếu tố tình cảm Đặc biệt cơng nhân sản xuất cơng nhân xây dựng có số lượng lớn, việc quản lý, theo dõi hoạt động cơng nhân cịn gặp nhiều bất cập, khó khăn; việc đánh giá lực làm việc đối tượng cịn chung chung, mang tính chủ quan cao quản đốc hay chủ nhiệm cơng trình Công ty chưa xây dựng quy định cụ thể cho việc điều chuyển nhân sự, việc điều chuyển nhân xảy có nhân viên vị trí cao nghỉ việc tiến hành bổ nhiệm từ người vị trí kế cận lên Đối với công nhân, việc điều chuyển xảy nhân viên vi phạm nội quy, quy định công ty; nhiên công lại chưa có mức phạt cụ thể, mức độ bị điều chuyển hay thơi việc Hoạt động đào tạo nhân công ty trọng, lớp đào tạo nhân mở năm nhằm nâng cao trình độ chun mơn cho CBCNV Tuy nhiên, việc đào tạo nhân công ty trọng cho phận văn phịng; đối tượng cơng nhân việc đào tạo xảy công ty tiến hành thay đổi trang thiết bị, máy móc Đây điểm mà cơng ty cần phải thay đổi công nhân đối tượng trực tiếp tạo sản phẩm cho công ty, công ty phải có tư thay đổi phương thức sản xuất cho giảm thiểu chi phí, tăng suất lao động Có tận dụng, khai thác triệt để sức lao động công nhân máy móc Mặt khác, q trình đào tạo cho nhân viên văn phòng nhiều chưa thực hiệu quả, nhiều khóa đào tạo 76 xong nhân viên khơng áp dụng vào thực tế cơng việc lạc hậu chương trình đào tạo nặng hình thức, sách chưa sát với thực tế; vài đối tượng cử đào tạo không lại rời bỏ công ty Gây tốn tiền của, thất thoát nguồn lực, ảnh hưởng tới q trình hoạt động liên tục cơng ty 4.3.3 Quy trình hoạt động đãi ngộ nhân Hiện nay, cơng ty có sách nâng lương định kỳ cho tồn cán cơng nhân viên Tuy nhiên, cơng ty lại chưa xây dựng sách thưởng hợp lý trình làm việc cán công nhân viên Do vậy, công ty cần phải có sách thưởng cho cá nhân làm việc xuất sắc để kích thích tinh thần làm việc hăng say, sáng tạo công nhân viên Mặt khác, cơng ty chưa có quy định cụ thể việc cơng nhân viên vi phạm mức độ bị kéo dài thời gian tăng lương thêm tháng hay tháng Việc định mức độ phạt hoàn toàn phụ thuộc vào Giám đốc, điều gây gánh nặng cho Giám đốc đồng thời làm cho CBCNV vi phạm kỷ luật khơng biết mức độ nặng hay nhẹ, gây tâm lý hoang mang, lo sợ cho CBCNV, ảnh hưởng tới suất làm việc đối tượng vi phạm Cơng ty dùng hai hình thức trả lương qua thẻ ngân hàng nhân viên văn phịng cơng nhân sản xuất; cơng nhân xây dựng việc trả lương hình thức trực tiếp Việc áp dụng hai hình thức trả lương hợp lý, cơng nhân xây dựng thường có xu ứng phần lương trước ngày nhận lương thức; chủ nhiệm cơng trình trực tiếp quản lý trả lương cho công nhân tạo điều kiện cho việc tốn lương diễn linh hoạt, đồng thời kích thích tinh thần làm việc, tăng mức độ tình cảm chủ nhiệm cơng trình cơng nhân xây dựng 4.4 GIẢI PHÁP HỒN THIỆN HỆ THỐNG KIỂM SỐT NỘI BỘ TRONG QUẢN LÝ NHÂN SỰ TẠI CÔNG TY 4.4.1 Hồn thiện cấu tổ chức Để cơng ty TNHH sản xuất thương mại thiết bị công nghiệp Việt Nhật hoạt động hiệu quả, quản trị tốt rủi ro xảy việc tái cấu trúc, xếp lại phòng, ban, đơn vị, phận cá nhân quan trọng, phát huy khả trí tuệ tập thể cá nhân, tránh chồng chéo nhiệm vụ công việc, đảm bảo cho tập thể cá nhân hoạt 77 động chức năng, nhiệm vụ, thúc đẩy doanh nghiệp phát triển lành mạnh, tránh lãng phí nguồn lực hạn chế rủi ro xảy trình hoạt động Lãnh đạo cơng ty cần coi nhiệm vụ quan trọng, cấp bách cần phải tâm nỗ lực thực hiện, triển khai giải pháp đồng bộ, cụ thể: - Tiến hành thành lập phận kiểm sốt nội cho cơng ty, lựa chọn cán công ty tuyển dụng nhân viên có kiến thức kiểm sốt, có phẩm chất đạo đức tốt để đảm nhiệm vai trò kiểm sốt nội cơng ty - Rà sốt lại mơ hình tổ chức, chức nhiệm vụ phịng, ban, phận cơng ty, phát bất cập chức nhiệm vụ, tính hiệu hoạt động - Xây dựng đề án tái cấu trúc lại công ty, tinh giảm , gọn nhẹ mà hiệu - Định kỳ đánh giá kết hoạt động, kịp thời điều chỉnh, rút kinh nghiệm, đảm bảo cho máy hoạt động hiệu quả, phát huy tối đa nguồn lực tập thể cá nhân q trình hoạt động 4.4.2 Hồn thiện quy trình đánh giá rủi ro Kiểm sốt nội coi có hiệu lực yếu tố đánh giá quản lý rủi ro thiết lập hoạt động có hiệu quả.Thơng qua đánh giá rủi ro, cơng ty phát rủi ro thực sự, rủi ro gây thiệt hại nghiêm trọng tới hoạt động sản xuất kinh doanh, sở tiến hành phân tích đưa biện pháp ngăn ngừa xử lý Vì vậy, Cơng ty cần trọng đến việc đánh giá quản lý rủi ro cách giao cho phận chun trách để đánh giá, nhiệm vụ phận kiểm soát nội Ban giám đốc Công ty nên xây dựng quy định tiêu chuẩn để đánh giá rủi ro xảy hoạt động sản xuất kinh doanh, hoạt động quy trình quản lý nhân phận để lấy làm sở tham chiếu cho hoạt động kiểm soát Hiện Công ty xác định, nhận dạng rủi ro, nhiên nên xây dựng thành danh mục rủi ro cáctiêu chuẩn đánh giá bao gồm công việc cụ thể sau: Xây dựng tiêu chuẩn khả xảy rủi ro: Khả xảy rủi ro biểu dạng mức độ % xác suất xảy rủi ro bảng sau: 78 Bảng 4.15 Khả xảy rủi ro Khả xuất Biểu Rất thường xuyên Trên 80% khả xảy Thường xuyên 60%-80% khả xảy Khá thường xuyên 40%-60% khả xảy Có thể xảy 20%-40% khả xảy Hiếm xảy Dưới 20% khả xảy 4.4.3 Hoàn thiện hệ thống giám sát kiểm soát Các nguyên tắc máy kiểm soát nội là: Độc lập với hoạt động nghiệp vụ kiểm soát, với hoạt động điều hành hàng ngày cơng ty, độc lập đánh giá trình bày ý kiến báo cáo mình; Đảm bảo tính khách quan, trung thực thực nhiệm vụ; Đảm bảo tính chun trách Do đó, để đảm bảo tính khách quan, phận kiểm sốt nội phải tách khỏi máy quản lý điều hành cơng ty, Phịng kiểm sốt nội trực tiếp chịu đạo Ban giám đốc Như vậy, phận kiểm soát nội phận tách khỏi máy điều hành Giám đốc Chính độc lập giúp cho kiểm sốt viên có nhìn khách quan khơng chịu tác động đạo lãnh đạo phịng giao dịch, khả phát sai sót bất hợp lý nâng cao Với hoạt động phận kiểm soát nội giảm cơng việc duyệt tốn, kiểm tra phịng tài chính, phịng hành nhân phịng nghiệp vụ khác, góp phần tiết kiệm chi phí, nâng cao hiệu hoạt động kiểm tra, kiểm soát Việc kiểm tra tiến hành chun nghiệp cán có trình độ chun mơn góp phần củng cố, hồn thiện quy chế kiểm sốt, giảm thiểu sai sót nghiệp vụ hành vi gian lận, vi phạm pháp luật công ty Cần xây dựng ban hành điều lệ kiểm soát nội dành riêng cho công ty với yêu cầu bản: mục tiêu, phương pháp tiến hành kiểm soát nội bộ, xác định rõ nhiệm vụ kiểm soát nội nguyên tắc tiến hành kiểm toán nhằm tạo điều kiện cho cơng tác kiểm sốt nội thực cách thống có hiệu tồn cơng ty 79 Xây dựng sách, quy chế, quy trình, kế hoạch kiểm sốt nội cụ thể theo sát với chuẩn mực, đặc biệt chế tài, cần quan tâm đến chế động lực: lương, phụ cấp chế độ đãi ngộ khác thoả đáng để bù đắp áp lực cơng việc kiểm sốt viên nội Trong quy trình kiểm sốt nội cần xây dựng chương trình kiểm sốt nội chuẩn áp dụng cho nội dung kiểm sốt Chương trình bao gồm: bước thực kiểm soát hệ thống phương pháp kiểm sốt áp dụng cho loại hình nghiệp vụ cần kiểm soát Về bước thực kiểm sốt xây dựng mơ hình gồm bước sau: Bước 1: Xác định rủi ro Bước 2: Lập kế hoạch kiểm soát Bước 3: Thực kiểm soát Bước 4: Kết thúc kiểm soát: Lập báo cáo kiểm soát, theo dõi khắc phục Bước 5: Lưu hồ sơ kiểm soát nội 4.4.4 Bổ sung nâng cao chất lƣợng nhân viên kiểm soát Mặc dù quy mô hoạt động sản xuất kinh doanh công ty ngày phát triển nên khối lượng cơng việc phịng kiểm sốt nội ngày lớn Do đó, nhu cầu tuyển thêm nhân viên nhu cầu thiết thực Số lượng nhân viên tăng lên giảm tải bớt khối lượng công việc cho nhân viên thời, hạn chế sai sót xảy khối lượng công việc lớn Tuy nhiên, hiệu hoạt động phận kiểm tra nội phòng ban, phận cơng ty chưa có, có trình độ cịn thấp cán chưa đào tạo chuyên sâu, hầu hết luân chuyển từ phòng ban khác sang luân chuyển tương đối liên tục, khơng đảm bảo tính khách quan hoạt động kiểm sốt Ban lãnh đạo có trách nhiệm đảm bảo nhân trang thiết bị máy kiểm soát nội bộ, số lượng chất lượng để đáp ứng tính chất quy mơ cơng việc Thơng qua biện pháp thích hợp, cần đảm bảo người làm cơng tác kiểm sốt nội ln có trình độ chun mơn nghiệp vụ phù hợp với bước phát triển quy trình hoạt động sản xuất kinh doanh 80 PHẦN KẾT LUẬN 5.1 KẾT LUẬN Hệ thống kiểm soát nội vững mạnh cần thiết tất doanh nghiệp Về bản, hệ thống kiểm soát nội bao gồm yếu tố: Mơi trường kiểm sốt, đánh giá rủi ro, hệ thống thơng tin, hoạt động kiểm sốt giám sát Để hệ thống kiểm soát nội hoạt động hiệu khơng thể thiếu yếu tố Kiểm soát nội quản lý nhân tiến hành kiểm soát nội tất hoạt động quản lý nhân sự, bao gồm: tuyển dụng nhân sự, sử dụng nhân sự, đãi ngộ nhân Hoạt động kiểm soát nội quản lý nhân công ty TNHH Sản xuất Thương mại thiết bị công nghiệp Việt Nhật năm qua thể rõ vai trị trình tuyển dụng, sử dụng đãi ngộ nhân Cơng ty có nội quy, quy chế cụ thể, đầy đủ trình quản lý nhân Những nội quy, quy chế thể văn phổ biến đến tồn cán cơng nhân viên cơng ty Trong q trình làm việc, CBCNV ln chấp hành theo nội quy, quy chế công ty Tuy nhiên, cơng ty cịn tồn đọng hạn chế định trình quản lý nhân Q trình kiểm tra, rà sốt hồ sơ thi tuyển cịn lỏng lẻo, nhiều kẽ hở Cơng ty chưa trọng việc thành lập phận kiểm soát nội riêng biệt; việc dự đoán, đánh giá rủi ro trình quản lý nhân biện pháp khắc phục rủi ro xảy cịn hạn chế, yếu Để hồn thiện hệ thống kiểm soát nội quản lý nhân công ty TNHH sản xuất thương mại thiết bị công nghiệp Việt Nhật cần thực số giải pháp đồng sau: hoàn thiện phát triển mơi trường kiểm sốt; hồn thiện quy trình đánh giá rủi ro quản lý nhân sự; hoàn thiện thủ tục, chế hệ thống giám sát, kiểm soát quản lý nhân sự; bổ sung nâng cao chất lượng kiểm soát viên 81 5.2 KIẾN NGHỊ Nhà nước nên có sách hợp lý chế tiền lương, sách bảo hiểm để tạo điều kiện cho doanh nghiệp chủ động việc chi trả lương thưởng Xây dựng mức lương thưởng hợp lý với chi phí doanh nghiệp, vừa kích thích tinh thần lao động hăng say, tận tụy với công việc nhân viên Chính quyền địa phương nên có sách bảo vệ trật tự an ninh, tổ chức hội chợ việc làm, tạo môi trường kinh doanh lành mạnh tạo điều kiện cho doanh nghiệp thu hút nhiều lao động có trình độ cao, đồng thời mở rộng quy mô sản xuất, kinh doanh 82 TÀI LIỆU THAM KHẢO Brian E Becker – Markv A Huselid – Dịch giả Nhân Văn (2002), Sổ tay người quản lý – Quản lý nhân Nhà xuất Thanh Niên DOMI (2012), Tư vấn quản lý rủi ro doanh nghiệp http://www.domi.org.vn/tin-tuc-su-kien/tin-tu-van/tu-van-quan-ly-rui-ro-trongdoanh-nghiep.2793.html Truy cập 10h, ngày 8.10.2016 Đinh Ngụy Ngân Trang (2007), “Hoàn thiện hệ thống kiểm sốt nội cơng ty Nuplex Resins Việt Nam” Luận văn thạc sĩ, Trường Đại học Kinh tế TP.Hồ Chí Minh Hệ thống kiếm sốt nội theo COSO https ://havenwu.wordpress.com/2012/10/25/he-thong-kiem-soat-noi-bo-theocoso/ Truy cập 13h, ngày 12.03.2016 Nguyễn Minh Đạo (1997): Cơ sở khoa học quản lý Nhà xuất Chính trị quốc gia Nguyễn Thị Hoài Lê cộng (2015), Bài giảng gốc Nguyên lý quản trị rủi ro Nhà xuất Tài Nguyễn Thị Minh An (2013), Bài giảng mơn Quản trị nhân lực Học viện Cơng nghệ Bưu viễn thông Phạm Thị Mỹ Dung Bùi Bằng Đồn (2001), Giáo trình phân tích kinh doanh Nhà xuất Nơng nghiệp SAVICO (2015), “Tuyển dụng » Chính sách nhân sự”, http://tintuc.kiemtoannoibo.com.vn/index.php?language=vi&nv=news&op=Ki em-toan-noi-bo/He-thong-kiem-soat-noi-bo-hieu-qua-chia-khoa-thanh-congcho-Doanh-nghiep-501 (accessed 03 15, 2016) 10 Trần Kim Dung (2015), Giáo trình Quản trị Nguồn nhân lực Nhà xuất Giáo dục 11 Trần Thị Giang Tân cộng (2012), Kiểm soát nội Nhà xuất Phương đông 12 Trần Thị Thanh Tâm (2011), “Hệ thống kiểm sốt nội chu trình nhân tiền lương Công ty TNHH POONGSHIVINA” Luận văn thạc sĩ Quản trị kinh doanh, Trường Đại học Nông nghiệp Hà Nội 83 13 Viện FMIT (2014), “Kiểm soát nội phương tiện sống doanh nghiệp”, http ://fmit.vn/tin-tuc/kiem-soat-noi-bo-la-phuong-tien-song-con-cua-doanhnghiep/72/ Truy cập 12h, ngày 12.03.2016 14 VSA (2012), Chuẩn mực kiểm toán số 400, http://ketoankiengiang.com/index.php/vi/he-thong/Chuan-Muc-KiemToan/VSA-400-Danh-gia-rui-ro-va-kiem-soat-noi-bo-139/#.WCFEefmLSUl Truy cập 9h, ngày 8.11.2016 15 VSA (2015), Chuẩn mực kiểm toán số 315, http ://vnaahp.vn/chuan-muc-kiemtoan-so-315/ Truy cập 8h, ngày 15.06.2016 16 Vũ Thái Hưng (2014), “Hồn thiện hệ thống kiểm sốt nội quản lý nhân tổng công ty mạng lưới Viettel” Luận văn thạc sĩ Quản trị kinh doanh, Học viện Nông Nghiệp Việt Nam 84 ... thống kiểm soát nội kiểm soát nội quản lý nhân doanh nghiệp - Nghiên cứu, đánh giá thực trạng hệ thống kiểm soát nội quản lý nhân Công ty TNHH Sản xuất Thương mại thiết bị công nghiệp Việt Nhật. .. đến hệ thống kiểm soát nội quản lý nhân Công ty TNHH Sản xuất Thương mại thiết bị công nghiệp Việt Nhật, từ đưa số giải pháp nhằm hồn thiện hệ thống kiểm sốt nội quản lý nhân Công ty thời gian... sốt nội q trình hoạt động quản lý nhân doanh nghiệp, chọn đề tài:? ?Kiểm soát nội quản lý nhân Công ty TNHH Sản xuất Thương mại thiết bị cơng nghiệp Việt Nhật? ?? để nghiên cứu tìm mặt hạn chế Công ty