ĐẶC ĐIỂM TỔ CHỨC HẠCH TOÁN KẾ TOÁN TẠI CÔNG TY TNHH VĂN MINH

ĐẶC ĐIỂM TỔ CHỨC HẠCH TOÁN KẾ TOÁN TẠI CÔNG TY TNHH VĂN MINH 1. Chính sách kế toán chung : Công ty TNHH Văn Minh là một doanh nghiệp do tư nhân lập nên, hoạt động kinh doanh thương mại, chỉ chịu trách nhiệm vô hạn. Công ty từ khi thành lập đến nay có số nhân viên trung bình khoảng 30 đến 40 người nên theo quy định của Luật Doanh Nghiệp và Chế độ Kế Toán nước ta thì công ty là một doanh nghiệp vừa và nhỏ, phải hạch toán kế toán theo Chế độ Kế Toán doanh nghiệp vừa và nhỏ. Cũng như hầu hết các công ty ở Việt Nam, niên độ kế toán của công ty áp dụng bắt đầu từ ngày 01/01/N đến 31/12/N. Tính thuế GTGT theo phương pháp khấu trừ thuế. Hình thức kế toán áp dụng: Nhật ký chung. Quản lý hàng tồn kho theo phương pháp: “kê khai thường xuyên”. Tính giá trị hàng xuất kho theo phương pháp: "Giá bình quân liên hoàn sau mỗi lần nhập". Các chế độ kế toán công ty áp dụng bao gồm: + Chế độ kế toán doanh nghiệp vừa và nhỏ áp dụng thống nhất trong cả nước từ ngày 01/01/1997 theo quyết định số 1177 TC/QĐ-CĐKT ngày 23/12/1996. + Quyết định số 144/2001/QĐ-BTC quy định sửa đổi bổ sung chế độ kế toán doanh nghiệp vừa và nhỏ thay thế một phần Quyết Định số 1177 của BTC ban hành ngày 21/12/2001. + Quyết định số 149/2001/QĐ-BTC ngày 31/12/2001 Quyết định số 165/2001/QĐ-BTC ngày 31/12/2002, Quyết định số 234/2003/QD-BTC ngày 30/12/2003 của BTC đã ban hành và công bố 16 Chuẩn mực Kế Toán Việt Nam mới. + Các thông tư hướng dẫn Kế Toán thưc hiện các chuẩn mực KT:Thông tư số 89/2002/TT-BTC ngày 09/10/2002, Thông tư số 105/2003/TT-BTC ngày 04/11/2003. 2. Tổ chức bộ máy kế toán: Phòng kế toán có vai trò đặc biệt quan trọng trong công tác quản lý hoạt động kinh doanh của công ty. Để phù hợp với đặc điểm ngành kinh doanh, yêu cầu quản lý, quy mô kinh doanh tương đối lớn, bố trí các kho kinh doanh trên địa bàn rộng, quy mô các kho không đều nhau nên mô hình tổ chức kế toán được áp dụng là mô hình vừa tập trung vừa phân tán. Các kho Gia Lâm, Thanh Trì, Phùng Hưng là ba kho sẽ tổ chức kế toán tập trung tại phòng kế toán ở trụ sở chính của công ty. Kho Sài Gòn do ở xa và quy mô tương đối lớn nên tổ chức hạch toán kế toán riêng. Tại kho Sài Gòn, với tư cách là một chi nhánh của công ty, thực hiện công tác kế toán tương đối đầy đủ và được hình thành một bộ máy kế toán riêng cũng tương tự như trong phòng kế toán tại trụ sở công ty nhưng quy mô nhỏ hơn. Phòng kế toán cũng bao gồm một kế toán trưởng và bốn kế toán viên. Bộ phận kế toán trong miền Nam có trách nhiệm tập hợp chứng từ, mở sổ ghi chép các nghiệp vụ kinh tế phát sinh và lập báo cáo về tình hình tài chính của chi nhánh để gửi phòng kế toán của công ty tại trụ sở chính. Các kho Gia Lâm, Thanh Trì, Phùng Hưng bố trí nhân viên làm nhiệm vụ hạch toán ban đầu và thực hiện báo sổ. Sau đó toàn bộ công tác kế toán sẽ được phân bổ tập trung ở phòng Kế toán (nằm tại trụ sở chính là kho Phùng Hưng). Tại đây các cán bộ Kế toán có trách nhiệm nhận, kiểm tra, xử lý chứng từ, định khoản kế toán, ghi sổ tổng hợp, sổ chi tiết, lập bảng cân đối phát sinh và các báo cáo kế toán. Mô hình quản lý của công ty là trực tuyến. Ban giám đốc sẽ trực tiếp quản lý các phòng thông qua các trưởng phòng do vậy phòng kế toán phải có một trưởng phòng và các kế toán viên. Ban giám đốc có thể trực tiếp liên lạc với Kế toán trưởng ở trụ sở hoặc ở chi nhánh để có được ngay các thông tin cần thiết và chính xác. Hiện nay phòng kế toán của công ty và các phòng khác đã trang bị máy vi tính và nối mạng toàn bộ. Công tác kế toán tổng hợp và kế toán phân tích đã được thực hiện trên máy vi tính. Chương trình kế toán máy do tác giả Bùi Lăng Cận lập trình và cung cấp bởi công ty Phần mềm Thăng Long. Phòng kế toán của công ty hiện nay có 06 người đều là những người có trình độ Đại học và có tâm huyết gắn bó với nghề Kế Toán trong đó có 01 kế toán trưởng, 04 kế toán viên và 01 thủ quỹ. Trong phòng kế toán các nhân viên kế toán được bố trí sao cho phù hợp và thuận tiện nhằm đạt hiệu quả công việc cao nhất. Do đặc điểm của doanh nghiệp là kinh doanh thương mại nên phát sinh nhiều nghiệp vụ mua hàng, bán hàng, thanh toán công nợ, tiền hàng với các nhà cung cấp và người mua hàng . vì vậy bộ phận kế toán được chia ra thành năm bộ phận tương ứng với sự phát sinh nhiều nghiệp vụ trên. Đó là các bộ phận: kế toán vốn bằng tiền, kế toán mua hàng, kế toán tiêu thụ hàng hoá, kế toán công nợ, kế toán thuế. Còn các nghiệp vụ về tài sản cố định, tiền lương thưởng của công nhân viên . ít xảy ra và đơn giản nên sẽ được bố trí kiêm vào công việc của các kế toán viên. SƠ ĐỒ 2: Thủ quỹ KT vốn bằng tiền KT mua hàng KT tiêu thụKT thuếKT công nợ KẾ TOÁN TRƯỞNG KTchi nhánhSài Gòn SƠ ĐỒ TỔ CHỨC BỘ MÁY KẾ TOÁN CỦA CÔNG TY TNHH VĂN MINH: Chức năng và nhiệm vụ của lãnh đạo và các nhân viên trong phòng kế toán được phân công khá rõ ràng như sau: Kế toán trưởng là người được đào tạo Đại học về chuyên ngành kế toán- tài chính, đã công tác trong công ty 12 năm và đã được bồi dưỡng chương trình kế toán trưởng. Kế toán trưởng có nhiệm vụ điều hành tổ chức công tác trong phòng kế toán, hướng dẫn hạch toán kế toán, kiểm tra việc tính toán ghi chép tình hình hoạt động kế toán tài chính theo Pháp luật và chịu trách nhiệm trước ban giám đốc và Nhà Nước về công tác hạch toán kế toán tại công ty. Khi ban giám đốc hay các đối tượng khác như nhà đầu tư, khách hàng, Nhà nước . cần đến các thông tin tài chính thì phải cung cấp thông tin kịp thời, đầy đủ do vậy kế toán trưởng cần trực tiếp kiểm tra quá trình thu thập, xử lý và cung cấp thông tin cho các đối tượng khác nhau. Kế toán trưởng đồng thời làm công tác kế toán công nợ tức là theo dõi các khoản phải thu, phải trả nội bộ đối với khách hàng và nhà cung cấp. Kế toán mua hàng có nhiệm vụ tình hình hiện có của hàng tồn kho, lập kế hoạch mua hàng, theo dõi giá cả, tìm nhà cung cấp phù hợp, không để số lượng hàng tồn kho quá lớn, hàng hoá tồn kho quá lâu. Kế toán vốn bằng tiền là người chịu trách nhiệm về các chứng từ có liên quan đến vốn bằng tiền, phản ánh đầy đủ các thông tin vào ra như theo dõi quỹ tiền mặt, các khoản tiền vay, tiền gửi của công ty tại ngân hàng . kiêm theo dõi việc tạm ứng và thanh toán tạm ứng, kiêm theo dõi việc thanh toán tiền lương cho công nhân viên. Kế toán thuế có trách nhiệm theo dõi các khoản là thuế GTGT đầu ra, đầu vào, thuế nhập khẩu, thuế thu nhập doanh nghiệp . và nộp các khoản thuế đúng hạn. Kế toán tiêu thụ có trách nhiệm theo dõi việc nhập khẩu hàng hoá và bán hàng hoá, xử lý các chứng từ bán hàng, thu tiền và vào phần mềm KTM, theo dõi doanh thu giá vốn. Đồng thời theo dõi các chi phí bán hàng, quản lý phát sinh đẻ xử lý các chứng từ tập hợp chi phí: chi phí quản lý, chi phí bán hàng, chi phí tài chính rồi vào phần mềm KTM và tính kết quả kinh doanh của doanh nghiệp. Thủ quỹ là người quản lý, theo dõi két tiền mặt của công ty, là người cuối cùng kiểm tra thủ tục nhập quỹ, vào sổ và hàng ngày phải báo cáo trực tiếp với kế toán trưởng. 3. Tổ chức hạch toán kế toán : a. Hệ thống chứng từ kế toán : Chứng từ là phương pháp thông tin và kiểm tra chứng minh cho các nghiệp vụ kinh tế phát sinh và hoàn thành theo thời gian và đặc điểm cụ thể. Chứng từ là căn cứ để kế toán ghi sổ kế toán vì vậy hệ thống chứng từ có vai trò đặc biệt quan trọng trong công tác kế toán. Công ty Văn Minh đã có một hệ thống chứng từ tương đối đầy đủ, phù hợp với đặc điểm của công ty và tuân thủ theo pháp luật. Hệ thống chứng từ kế toán gốc bao gồm các nhóm chứng từ như: chứng từ hàng tồn kho (Phiếu nhập kho, Phiếu xuất kho, Biên bản kiểm nghiệm, Thẻ kho, Biên bản kiểm kê vật tư hàng hóa), chứng từ tiền mặt (Phiếu thu, Phiếu chi , Giấy đề nghị tạm ứng, Bảng kiểm kê quỹ), chứng từ ngân hàng (Giấy báo nợ tiền gửi ngân hàng, Giấy báo Có tiền gửi ngân hàng, Bảng kê nộp tiền, Uỷ nhiệm thu, Uỷ nhiệm chi, Sổ quỹ tiền mặt, Sổ tiền gửi ngân hàng), chứng từ bán hàng (Hoá đơn giá trị gia tăng, Hoá đơn bán hàng, Hoá đơn dịch vụ, Hoá đơn bán lẻ), chứng từ thuế (Hoá đơn GTGT, Giấy nộp tiền vào ngân sách nhà nước, Giấy thông báo thuế, thu chênh lệch giá, Phiếu thu, Phiếu chi Tiền mặt), chứng từ tài sản cố định (Biên bản giao nhận tài sản cố định, Thẻ tài sản cố định, Bảng tính tài sản cố định). Tương ứng với các chứng từ gốc thực tế trên phần mềm kế toán máy cũng có các chứng từ có đầy đủ các thông tin chức năng như thế. Khi có các nghiệp vụ kinh tế phát sinh kế toán lựa chọn các chứng từ cần thiết, lập chứng từ theo đúng quy định về sự đầy đủ các yếu tố cần thiết và các yếu tố bổ sung về thời gian của chứng từ, số liên, chữ ký trong các liên. Sau đó kế toán thực hiện kiểm tra việc lập chứng từ có đúng đắn và chính xác về nội dung nghiệp vụ kinh tế phát sinh, tính toán số liệu, định khoản có đúng không. Nếu sai thì kế toán thực hiện huỷ chứng từ. Nếu chứng từ sai khi chưa luân chuyển thì huỷ ngay, nếu sai sau khi chưa luân chuyển mới phát hiện ra thì phải lập biên bản huỷ chứng từ đó có chữ ký của các bên cần thiết. Cuối kỳ kế toán lập bảng tổng hợp các chứng từ huỷ nộp cho cơ quan cho cơ quan thuế kiểm tra. Chứng từ kế toán sau khi kiểm tra nếu đã đúng đắn và chính xác thì kế toán tiến hành vào phần mềm kế toán máy để ghi sổ kế toán (máy tính tự xử lý). Trong quá trình này kế toán vẫn phải kiểm tra sự phối hợp giữa nội dung các chứng từ gốc và chứng từ trên máy để đảm bảo quá trình ghi sổ (tổng hợp và chi tiết) được đúng đắn. Trong quá trình mua bán hàng chứng từ có thể luân chuyển từ phòng kinh doanh, phòng xuất nhập khẩu, các kho tới phòng kế toán. Các chứng từ kế toán trên được lưu trữ ở các ngăn tủ trong phòng kế toán. Riêng các chứng từ nhập khẩu hàng hoá (các bộ hồ sơ nhập khẩu) được lưu trữ trong phòng xuất nhập khẩu. Thời gian lưu trữ có thể là 5 năm, 10 năm, 20 năm tuỳ theo loại chứng từ. b. Hệ thống tài khoản kế toán : Hệ thống tài khoản là một bộ phận của hạch toán kế toán dùng để phân loại và tóm tắt những sự thay đổi tăng, giảm và số dư của từng loại tài sản, công nợ, nguồn vốn CSH, doanh thu, chi phí. Công ty áp dụng hệ thống tài khoản trong doanh nghiệp vừa và nhỏ theo quyết định số 144/2001/QD – BTC ban hành ngày 21/12/2001 của Bộ Tài Chính. Công ty đang sử dụng cả hệ thống tài khoản ghi kép và ghi đơn. Các tài khoản loại 1, 2, 3, 4 dùng để lập Bảng cân đối kế toán, các tài khoản loại 5, 6, 7, 8, 9 dùng để lập Báo cáo kết quả kinh doanh. Công ty không sử dụng các tài khoản ngoài bảng. Hệ thống tài khoản kế toán Công ty TNHH Văn Minh được trình bày ở phụ lục trang 55. Do đặc điểm kinh doanh của công ty có những đặc thù riêng nên hệ thống tài khoản được chi tiết và đánh số có khác so với chế độ như sau: Do hoạt động kinh doanh của công ty phát sinh ở cả trong nước và nước ngoài nên công ty có sẵn cả tiền VNĐ và ngoại tệ gửi ở các ngân hàng để giao dịch. Tài khoản 112 được chi tiết ra thành 2 tiểu khoản là TK1121-Tiền VNĐ gửi ngân hàng và TK1122- Tiền ngoại tệ gửi ngân hàng. Do tiền VNĐ được gửi và ký quỹ ở nhiều ngân hàng khác nhau nên TK 1121 tiếp tục được chi tiết ra thành 13 tiểu khoản theo tiền gửi và tiền ký quỹ ở từng ngân hàng. Ví dụ như: TK 1121.1 - Tiền VNĐ gửi Ngân Hàng Công Thương, TK 1121.2 - Tiền VNĐ gửi Ngân Hàng Ngoại Thương, TK 1121.7 - Tiền VNĐ ký quỹ BL NH Nông Nghiệp HN, TK 1121.8 - Tiền VNĐ ký quỹ L/C NH Ngoại Thương VN. Do công ty có các loại ngoại tệ khác nhau gửi và ký quỹ ở các ngân hàng khác nhau nên TK 1122 tiếp tục được chi tiết ra thành 17 tiểu khoản theo từng loại ngoại tệ gửi và ký quỹ ở từng ngân hàng. Ví dụ như: TK 1122.1 - Tiền USD gửi Ngân Hàng Ngoại Thương, TK 1122.2 - Tiền GBP gửi Ngân Hàng Ngoại Thương, TK 1122.16 - Tiền Yên Nhật gửi Ngân Hàng Nông Nghiệp Hà Nội, TK 1122.17 - Tiền USD ký quỹ L/C Ngân Hàng Nông Nghiệp Hà Nội. Do trong doanh nghiệp có phát sinh 4 loại nghiệp vụ được khấu trừ thuế GTGT đầu vào là mua hàng trong nước, trả phí dịch vụ, mua TSCĐ, mua hàng nhập khẩu nên để thuận tiện, rạch ròi cho việc hạch toán kế toán chi tiết tài khoản 133 thành 4 tiểu khoản như sau: TK 1131 - Thuế Giá Trị Gia Tăng được khấu trừ của hàng mua vào TK 1132 - Thuế Giá Trị Gia Tăng được khấu trừ cộng phí TK 1133 - Thuế Giá Trị Gia Tăng được khấu trừ tài sản cố định TK 1134 - Thuế Giá Trị Gia Tăng được khấu trừ hàng nhập kho Điều này Khác chế độ hạch toán ở chỗ: TK 113 chi tiết thành: TK 1131 - Thuế Giá Trị Gía Tăng được khấu trừ của hàng hoá dịch vụ. TK 1132 - Thuế Giá Trị Gia Tăng được khấu trừ tài sản cố định. Các tài khoản chi phí bán hàng (TK 641), chi phí quản lý (TK 642) được chi tiết thành các tiểu khoản để phản ánh các khoản chi phí thực tế hay phát sinh tại công ty, phù hợp đặc điểm kinh doanh của công ty khác so với chế độ. Tài khoản 641 được chi tiết ra thành 9 tiểu khoản phản ánh các chi phí bán hàng phát sinh thường xuyên trong hoạt động bán hàng như: Chi phí trích bảo hiểm xã hội, Chi phí trích bảo hiểm xã hội, Chi phí điện thoại, điện, nước, Chi phí giao nhận hàng (phí hải quan), Chi phí công tác . . . Tài khoản 642 được chi tiết ra thành 8 tiểu khoản phản ánh các chi phí quản lý phát sinh thường xuyên như: Chi phí nhân viên quản lý, Chi phí vật liệu quản lý, Chi phí đồ dùng văn phòng, Chi phí khấu hao tài sản cố định, Chi phí bằng tiền khác. . . Doanh nghiệp không sử dụng các tài khoản như: TK121, TK 128, TK 129, TK 229, TK 222 do ở doanh nghiệp không phát sinh các hoạt động đầu tư tài chính hay góp vốn liên doanh. Doanh nghiệp không trích lập các khoản dự phòng phải thu khó đòi, dự phòng giảm giá hàng tồn kho nên kế toán không sử dụng TK 139 và TK 159. Các TK như TK 635, TK 515 cũng không được sử dụng do kế toán phản ánh chênh lệch tỷ giá ngoại tệ luôn vào TK 413 và sau cuối kỳ kết chuyển sang TK 811, TK 711. c. Hình thức sổ kế toán : Dựa trên đặc điểm quy mô của công ty vừa, số lượng các nghiệp vụ kinh tế phát sinh nhiều, yêu cầu quản lý cao, trình độ nhân viên kế toán cao và sử dụng kế toán máy nên công ty sử dụng hình thức nhật ký chung để ghi sổ kế toán. Các loại sổ trong kế toán đều đúng theo quy định của luật kế toán theo luật số 03/2003/QH 11 Ngày 11/6/2002 của Quốc Hội nứoc Cộng Hoà Xã Hội Chủ Nghĩa Việt Nam và Quyết Định số 14/2001/QĐ - BTC Ngày 21/2/2001 về việc bổ sung chế độ kế toán doanh nghiệp vừa và nhỏ ban hành theo Quyết Định số 1177 TC/QĐ/CDKT Ngày 23/12/1996. Các loại sổ sử dụng trong công ty là Sổ NK chung, Sổ cái các tài khoản sử dụng, Các sổ, thẻ kế toán chi tiết theo các tài khoản sử dụng. Nguyên tắc ghi sổ theo hình thức nhật ký chung là tất cả các nghiệp vụ kinh tế phát sinh được phản ánh theo trình tự thời gian vào nhật ký chung rồi từ số liệu ở nhật ký chung vào sổ cái. Trình tự ghi sổ theo hình thức nhật ký chung : + Hàng ngày căn cứ vào các chứng từ phản ánh các NVKT phát sinh vào sổ nhật ký chung. Sau đó từ nhật ký chung chuyển số liệu để ghi vào sổ cái tài khoản phù hợp. Đồng thời phản ánh các nghiệp vụ trên vào sổ (thẻ) kế toán chi tiết. + Cuối tháng, cuối quý, cuối năm cộng số liệu trên sổ cái, lập bảng cân đối số phát sinh. + Sau khi đã kiểm tra, đối chiếu, khớp đúng số liệu trên sổ cái và bảng tổng hợp chi tiết lập bảng cân đối số phát sinh. Từ đó lập báo cáo tài chính. SƠ ĐỒ 3: SƠ ĐỒ TRÌNH TỰ GHI SỔ KẾ TOÁN THEO HÌNH THỨC NHẬT KÝ CHUNG TẠI CÔNG TY TNHH VĂN MINH. [...]...Chứng từ gốc Số (thẻ) kế toán chi tiết Sổ nhật ký chung Sổ cái Bảng cân đối số phát sinh Báo cáo tài chính Ghi hàng ngày : Ghi cuối tháng và định kỳ : Đối chiếu, kiểm tra : Bảng tổng hợp chi tiết Thực chất mô hình phần mềm kế toán tại công ty như sau: SƠ ĐỒ 4: SƠ ĐỒ TRÌNH TỰ GHI SỔ KẾ TOÁN THEO HÌNH THỨC NHẬT KÝ CHUNG TẠI CÔNG TY TNHH VĂN MINH TRÊN PHẦN MỀM KTM CHỨNG TỪ GỐC KẾ TOÁN KIỂM TRA VÀ PHÂN... chính một cách chính xác Bộ phận kế toán của công ty luôn luôn thực hiện đúng quy định của Bộ Tài Chính về việc lập các báo cáo tài chính theo Quyết định số 167 /2000/QĐ-BTC ngày 25/10/2000 và sửa đổi, bổ sung theo Thông tư số 89/2002/TT-BTC ngày 09/110/2002 của BTC Các báo cáo tài chính kế toán sử dụng trong công ty (phụ lục trang 57) là Bảng cân đối kế toán, Báo cáo kết quả hoạt động kinh doanh, Báo... KIỂM TRA VÀ PHÂN LOẠI CHỨNG TỪ NHẬP CHỨNG TỪ VÀO MÁY ĐƯA THÔNG TIN ĐẦU RA MÁY XỬ LÝ VÀ ĐƯA RA SẢN PHẨM Sổ cái, sổ tổng hợp Sổ chi tiết Báo cáo kế toán Bảng tổng hợp chi tiết d Một số báo cáo tài chính chủ yếu : Báo cáo tài chính là hệ thống báo cáo tổng hợp được xử lý bởi công nghệ kế toán , cung cấp thông tin tài chính cho các đối tượng sử dụng để đưa ra các quyết định kinh tế Chính vì vậy các báo... toán sử dụng trong công ty (phụ lục trang 57) là Bảng cân đối kế toán, Báo cáo kết quả hoạt động kinh doanh, Báo cáo lưu chuyển tiền tệ, Bảng thuyết minh báo cáo tài chính và các báo cáo có liên quan khác là Bảng cân đối tài khoản, Quyết toán thuế GTGT, Quyết toán thuế TNDN III . ĐẶC ĐIỂM TỔ CHỨC HẠCH TOÁN KẾ TOÁN TẠI CÔNG TY TNHH VĂN MINH 1. Chính sách kế toán chung : Công ty TNHH Văn Minh là một doanh nghiệp. cáo kế toán Thực chất mô hình phần mềm kế toán tại công ty như sau: SƠ ĐỒ 4: SƠ ĐỒ TRÌNH TỰ GHI SỔ KẾ TOÁN THEO HÌNH THỨC NHẬT KÝ CHUNG TẠI CÔNG TY TNHH VĂN