MỘT SỐ GIẢI PHÁP NHẰM HOÀN THIỆN TỔ CHỨC KẾ TOÁN TIÊU THỤ HÀNG HOÁ NHẬP KHẨU TẠI CÔNG TY TNHH ĐỈNH CAO

MỘT SỐ GIẢI PHÁP NHẰM HOÀN THIỆN TỔ CHỨC KẾ TOÁN TIÊU THỤ HÀNG HOÁ NHẬP KHẨU TẠI CÔNG TY TNHH ĐỈNH CAO

I - ĐÁNH GIÁ KHÁI QUÁT THỰC TRẠNG CÔNG TÁC KẾ TOÁN TIÊU THỤHÀNG HÓA NHẬP KHẨU TẠI CÔNG TY

Mặc dù mới thành lập và phát triển trong 3 năm, Công ty Đỉnh Cao đã không ngừng lớn mạnh cả về quy mô lẫn chất lượng KD, nhất là trong hoạt động KD NK Hiện nay, Công ty đã có không ít khó khăn vì gặp phải sự cạnh tranh với các đơn vị KD khác Nhận thức được vấn đề đó, Công ty tổ chức nghiên cứu kỹ nhu cầu thị trường, tạo sự liên kết chặt chẽ với các bạn hàng truyền thống cả trong và ngoài nước, mặt khác luôn tìm kiếm những đối tác và khách hàng mới Thị trường nước ngoài và nội địa ngày càng được mở rộng, bước đầu Công ty đã khắc phục được khó khăn và vượt qua được những thử thách ban đầu trong cơ chế thị trường, từng bước hoàn thiện và tự khẳng định mình trên thị trường.

Nhìn chung, Công ty đã xây dựng được một mô hình quản lý khá khoa học, phù hợp công việc Tổ chức bộ máy của Công ty gọn nhẹ, các phòng ban được phân công phân nhiệm vụ rõ ràng, không có sự chồng chéo Để đảm bảo tính độc lập tương đối của các phòng ban và tạo ra sự phối hợp nhịp nhàng giữa các phòng ban để thực hiện kế hoạch KD của Công ty Chẳng hạn, để thực hiện việc NK một loại hàng nào đó, thì Phòng KD đã nghiên cứu nhu cầu trên thị trường về loại hàng đó, sau đó thông báo cho Phòng KT và chịu trách nhiệm hoàn tất các thủ tục pháp lý để nhập hàng, đồng thời chuyển các chứng từ có liên quan tới Phòng KT Còn Phòng KT có trách nhiệm huy động và tạo nguồn vốn kịp thời cho hoạt động NK, đồng thời theo dõi, giám sát chặt chẽ thông qua việc ghi chép, phản ánh trên sổ sách kế toán căn cứ vào những chứng từ đã nhận được trong một thương vụ KD nhất định Bên cạnh những ưu điểm trong công tác tổ chức KD và quản lý, công tác kế toán của Công ty cũng có những thành công nhất định.

II - SỰ CẦN THIẾT PHẢI HOÀN THIỆN TỔ CHỨC KẾ TOÁN TIÊU THỤ HÀNGHÓA

Sự đổi mới cơ chế quản lý ở nước ta đã đòi hỏi kế toán, một công cụ quan trọng của hệ thống công cụ quản lý kinh tế nói chung và quản lý doanh nghiệp nói riêng cũng phải đổi mới cho phù hợp Cho đến thời điểm này, công cuộc đổi mới kế toán coi như đã làm xong bước mở đầu, xây dựng và vận hành một hệ thống chế độ kế toán mới về cơ bản phù hợp với cơ chế quản lý mới Tuy nhiên trước những yêu cần của một nền kinh tế thị trường, hệ thống kế toán này vẫn còn nhiều tồn tại, các nguyên tắc và chuẩn mực kế toán chưa ban hành Hơn thế nữa, đổi mới là một quá trình vận dụng và hoàn thiện, do đó đã có bước mở đầu tất yếu phải có bước tiếp theo, thậm chí nhiều bước tiếp theo.

Với sự vận động không ngừng của nền kinh tế, những chính sách quản lý ngoại thương ở nước ta cũng đã có những chuyển biến khá toàn diện và mang lại những hiệu quả tích cực, những chính sách thuế mới, thay thế dần các biện pháp hành chính mệnh lệnh bằng các công cụ kinh tế

Với mục tiêu thúc đẩy sự nghiệp CNH-HĐH đất nước, hoà nhập thị trường quốc tế, đưa nước ta vào hàng các nước có nền ngoại thương tương đối phát triển, đòi hỏi phải có bước đổi mới và hoàn thiện tiếp theo về cơ chế quản lý NK Mặt khác, không phải lúc nào các điều kiện và môi trường KD XNK cũng là thuận lợi, là tạo cơ hội cho doanh nghiệp phát triển Với các sự chuyển biến của nền kinh tế thế giới cũng như trong khu vực, việc gia nhập các tổ chức, ký kết các hiệp định thương mại tuy là mở ra nhiều cơ hội cho các doanh nghiệp XNK Việt Nam phát triển nhưng đồng thời cũng làm cho tính chất cạnh tranh ngày càng quyết liệt, tệ nạn gian lận thương mại ngày càng nhiều và tinh vi, chính sách thuế vẫn là vấn đề còn nhiều tồn tại, thủ tục hành chính còn nhiều phức tạp, chồng chéo, tỷ giá hối đoái không ổn định, hoạt động tài chính ngân hàng nhiều lúc chưa thực sự hiệu quả Vượt qua tất cả các khó khăn trên để tồn tại và phát triển, các doanh nghiệp phải có bộ máy quản lý năng động, đặc biệt bộ máy kế toán hoạt động hiệu quả,

đầy kinh nghiệm và ngày càng được hoàn thiện hơn Kế toán luôn được xem là một công cụ của quản lý kinh tế nhất là trong các doanh nghiệp Từ những yêu cầu của đổi mới nền kinh tế nói chung, đổi mới công cụ kế toán nói riêng đã tác động, đòi hỏi công tác kế toán tiêu thụ hàng hóa NK cũng phải ngày càng hoàn thiện hơn, thích nghi với những biến động mới, phản ánh ngày càng chính xác và trung thực, đồng thời nâng cao hiệu quả KD NK hàng hóa nói riêng và hiệu quả KD toàn doanh nghiệp nói chung.

1- Những nguyên tắc hoàn thiện kế toán tiêu thụ hàng hóa NK

Việc hoàn thiện kế toán tiêu thụ hàng hóa NK tại Công ty TNHH Đỉnh Cao -APEXCO không thể tiến hành một cách tuỳ tiện mà phải tuân theo một số nguyên tắc nhất định:

Nguyên tắc 1: Việc tổ chức kế toán tiêu thụ hàng hóa NK phải đảm bảo

nguyên tắc thống nhất, tập trung và có tính độc lập tương đối trong thu thập, xử lý tài liệu kế toán nhằm đảm bảo tính chính xác và kịp thời trên cơ sở thống nhất về chuyên môn, nghiệp vụ, về phương thức hạch toán và về việc sử dụng chứng từ, sổ sách, biểu mẫu Cùng một lúc hạch toán kế toán phải thực hiện ba chức năng quan trọng là phản ảnh, giám sát và đôn đốc quá trình KD NK

Nguyên tắc 2: Hoàn thiện công tác kế toán phải xuất phát từ đặc trưng của

hoạt động KD NK Mục tiêu chiến lược của hoạt động KD NK là tối đa hoá lợi nhuận Để đạt được mục tiêu đó phải không ngừng nâng cao chất lượng các thông tin kế toán Từ đó lấy mục tiêu của hoạt động KD NK làm động lực cho việc hoàn thiện công tác kế toán, không ngừng nâng cao chất lượng các thông tin kế toán.

Nguyên tắe 3: Phải căn cứ vào đặc điểm hoạt động KD NK, đặc điểm tổ chức

quản lý, trình độ quản lý, trình độ kế toán của doanh nghiệp, những quy định về ghi chép, luân chuyển chứng từ của đơn vị để hoàn thiện Hoạt động NK cũng giống như các hoạt động kinh tế khác, nói chung rất đa dạng vì ở mỗi đơn vị việc

tổ chức hạch toán là khác nhau nhưng có một điểm chung là đều dựa vào những quy định của Nhà nước ban hành để hạch toán và hoàn thiện phải trên cơ sở tôn trọng những chính sách về kinh tế tài chính của Nhà nước đưa ra

Nguyên tắc 4: Phải đảm bảo theo nguyên tắc phục vụ theo yêu cầu của KD vì

hoàn thiện là phục vụ cho việc nâng cao hiệu quả KD hàng NK Nguyên tắc này yêu cầu khi hoàn thiện công tác kế toán phải bám sát vào hoạt động KD của doanh nghiệp Các thông tin kế toán phải nhạy bén, xác thực, phải phù hợp với cơ chế thị trường, với KD NK hàng hoá.

Nguyên tắc 5: Tổ chức kế toán tiêu thụ hàng hóa NK phải đảm bảo nguyên

tắc đơn giản, gọn nhẹ, rõ ràng nhưng vẫn phải cung cấp những thông tin kế toán tài chính một cách chính xác, kịp thời Công tác tổ chức kế toán phải đảm bảo tính khoa học, hợp lý, áp dụng những phương pháp và công cụ hạch toán hiện đại nhằm nâng cao năng suất lao động trong công tác kế toán, đồng thời đảm bảo sự kết hợp giữa kế toán chi tiết và kế toán tổng hợp Công việc hạch toán các nghiệp vụ kinh tế phát sinh phải thực hiện ngay từ đầu và tổng hợp lại sau cuối mỗi kỳ.

Nguyên tắc 6: Trong quá trình NK, giá của hàng NK được tính theo thời giá

quốc tế và thanh toán với nhau bằng ngoại tệ, vì vậy kế toán tiêu thụ hàng hóa NK phải đảm bảo tính chính xác,hiệu quả tránh những tổn thất do tỷ giá thay đổi.

Nguyên tắc 7: Trong thời đại ngày nay, khi mà khoa học công nghệ đã trở

thành lực lượng sản xuất trực tiếp thì hoàn thiện công tác kế toán nói chung và kế toán tiêu thụ hàng hóa NK nói riêng phải hướng tới hiện đại hóa công tác kế toán, làm giảm khối lượng công việc ghi chép, nâng cao được năng suất và hiệu quả của công tác kế toán.

2- Những điều kiện hoàn thiện kế toán tiêu thụ hàng hóa nhập khẩu

Bên cạnh những nguyên tắc trên, để hoàn thiện công tác kế toán NK thì bản thân bộ phận kế toán tại công ty phải đạt được những điều kiện sau:

- Trước hết phải xác định lại và phân biệt rõ các loại hình KD, các mặt hàng KD của Công ty.

- Kế toán cần phải phân định rõ từng hoạt động và xây dựng quy trình hạch toán riêng.

- Công ty phải có đội ngũ cán bộ, nhân viên kế toán hiểu biết nghiệp vụ kế toán ngoại thương, các chế định tài chính, am hiểu về nghiệp vụ KD NK, có khả năng hiểu biết tốt các hợp đồng ngoại thương.

- Công ty phải luôn tổ chức bồi dưỡng, đào tạo cho các cán bộ và nhân viên kế toán, bảo đảm các nhân viên kế toán không chỉ thành thạo về chuyên môn nghiệp vụ kế toán NK mà còn phải đáp ứng được một số yêu cầu khác chẳng hạn do đặc thù của hoạt động KD NK, mọi giao dịch đàm phán ký kết hợp đồng đều thực hiện với người nước ngoài vì vậy các hợp đồng, chứng từ liên quan đến hàng NK đều được thực hiện bằng tiếng nước ngoài

- Ngày nay, cuộc cách mạng khoa học kỹ thuật đã đem lại nhiều thành tựu và sự phát triển như vũ bão của công nghệ thông tin thì việc áp dụng những thành tựu này vào quản lý kinh tế nói chung và công tác kế toán nói riêng nhằm đạt được hiệu quả cao trong KD là một tất yếu Một vấn đề quan trọng khác là việc hoàn thiện công tác kế toán nói chung và công tác kế toán NK hàng hóa nói riêng phải được thực hiện từ cấp nhà nước cho đến từng đơn vị NK Trên giác độ vĩ mô, đó là việc ban hành các quy định chế độ hạch toán các nghiệp vụ phát sinh đồng thời nhanh chóng tiếp thu các ý kiến bổ sung, sửa đổi nhằm hoàn thiện chế độ kế toán Dưới giác độ vi mô, đó là việc chấp hành tuân thủ các điều kiện cụ thể của doanh nghiệp, đồng thời đề xuất kiến nghị các bất cập phát sinh khi áp dụng để nhà nước có biện pháp điều chỉnh.

III - GIẢI PHÁP HOÀN THIỆN TỔ CHỨC KẾ TOÁN TIÊU THỤ HÀNG HÓANHẬP KHẨU

Sự đổi mới cơ chế quản lý kinh tế của nước ta đã tác động đến mọi thành phần kinh tế của đất nước Đối với công ty TNHH Đỉnh Cao, là một tế bào dù nhỏ trong tổng thể nền kinh tế, nhưng sự phát triển, sự hoàn thiện của mỗi tế bào khi hợp lại lại đem đến những tiềm lực to lớn cho đất nước, tạo ra cho nền kinh tế đất nước những bước phát triển hơn, những bước hoàn thiện hơn để tiến tới hoàn thành công cuộc HĐH-CNH Thực tế đã chứng minh, từ khi đổi mới cơ chế quản lý kinh tế, Công ty TNHH Đỉnh Cao đã có những đối mới và tiến bộ đáng kể Nhưng nền kinh tế luôn vận động không ngừng, điều này đòi hỏi hoạt động của công ty cũng phải ngày càng hoàn thiện hơn, điều này không chỉ có ích cho bản thân công ty mà còn đem lại lợi ích kinh tế xã hội cho đất nước.

Qua thời gian thực tập tại công ty, nghiên cứu và tìm hiểu về công ty, em cũng mạnh dạn xin đưa ra vài kiến giải pháp nhằm đưa hoạt động tiêu thụ hàng hóa NK của công ty ngày càng hoàn thiện hơn, đem lại hiệu quả kinh tế cho doanh nghiệp, cho đất nước.

Để bộ máy kế toán của công ty ngày càng hoàn thiện hơn, bên cạnh những ưu diểm mà công ty đã đạt được cần tăng cường phát huy thì với những nhược điểm còn tồn tại cần phải được khắc phục, hoàn thiện hơn, có như vậy công ty mới ngày càng phát triển, được bạn hàng tin tưởng gắn bó làm ăn lâu dài và cũng là sự tạo đà phát triển cho đất nước.

1 - Ý kiến hoàn thiện sử dụng tài khoản hạch toán ngoại tệ của Công ty

- Sử dụng tài khoản 007: Trong quá trình hạch toán ngoại tệ, để phản ánh các

nghiệp vụ liên quan đến tăng, giảm ngoại tệ thì tại Công ty chỉ hạch toán trên hai tài khoản trong bảng là TK 1112 và TK 1122 (chi tiết theo từng loại ngoại tệ và theo từng ngân hàng Công ty mở tài khoản), như vậy rất khó khăn khi kiểm tra, đối chiếu, theo dõi số ngoại tệ thực tế tồn bao nhiêu và phát sinh trong kỳ bao nhiêu Do đó, để thuận tiện cho công tác kế toán xử lý phần chênh lệch giữa tỷ giá được

chọn với tỷ giá thực tế thì công ty nên sử dụng thêm một tài khoản ngoài bảng đó là tài khoản 007 - Ngoại tệ các loại Tài khoản này cần được chi tiết cho tiền mặt tại quỹ, tiền gửi ngân hàng và cho từng loại ngoại tệ Cụ thể là:

 Căn cứ vào sổ phụ ngân hàng hoặc giấy báo Nợ do ngân hàng gửi đến về ngoại tệ hay phiếu thu ngoại tệ tại quỹ, kế toán ghi vào bên Nợ TK 007 (chi tiết theo từng loại ngoại tệ) số ngoại tệ tăng lên.

 Căn cứ vào sổ phụ ngân hàng hoặc giấy báo Có của ngân hàng hoặc phiếu chi tiền mặt ngoại tệ thì kế toán ghi đơn vào bên Có TK 007 (cũng chi tiết theo từng loại ngoại tệ) số ngoại tệ giảm đi.

Cuối kỳ, kế toán công ty có thể căn cứ vào số phát sinh tăng hoặc giảm trên các tài khoản 007 để tính ra số lượng ngoại tệ tồn cuối kỳ, sau đó nhân số dư này với tỷ giá thực tế cuối kỳ và đối chiếu với số dư trên tài khoản 1112 và tài khoản 1122 nếu thấy chênh lệch sẽ ghi tăng hoặc giảm tài khoản đó Số chênh lệch này cũng chính là số kế toán cần ghi Có, Nợ TK 413 - Xử lý chênh lệch tỷ giá.

2- Ý kiến nhằm hoàn thiện kế toán nghiệp vụ nhập khẩu trực tiếp

-Sử dụng tài khoản 151: Khi Công ty NK hàng hoá, thời gian tiêu thụ hàng hoá

từ kho của nhà cung cấp nước ngoài tới kho của công ty thường mất một khoảng thời gian dài Vì vậy, đối với hàng hoá đã thuộc quyền sở hữu của công ty nhưng hàng vẫn chưa về nhập kho thì phải hạch toán số hàng hoá đó vào tài khoản 151 (Hàng mua đang đi đường)

Mặt khác, trong trường hợp bán hàng giao thẳng tại cảng hoặc vận chuyển thẳng đến kho của khách hàng mua nên chăng số hàng đó kế toán định khoản vào TK 151 khi bán kết chuyển thẳng luôn vào TK 632, và theo dõi những lô hàng đó trên NK - CT số 6 - Hàng mua đang đi đường Thực hiện hạch toán như vậy sẽ đúng theo chế độ kế toán hơn, bởi hàng chưa về nhập kho nhưng ta vẫn lập phiếu nhập và phiếu xuất kho hàng KD giao thẳng cho những mặt hàng này, làm kế toán mất

thời gian theo dõi hàng nào thực sự nhập kho, hàng nào không thực sự nhập kho để vào chứng từ, sổ chi tiết thích hợp Trong khi đó khi theo dõi hàng về cảng giao thẳng cho bên mua trên tài khoản 151 khi thực hiện trên kế toán máy thì việc tăng thêm sổ sách theo dõi là không đáng kể, mặt khác ta lại có thể theo dõi,phân tích tại bất kỳ thời điểm nào tình hình nhập, xuất, tồn hàng hóa KD của công ty từ đó có những điều chỉnh kịp thời tránh tình trạng ứ đọng hàng hoá.

Kế toán phải hạch toán như sau:

 Khi đã nhận bộ chứng từ thanh toán do NH hay người bán chuyển tới, ghi:

Sau khi vào sổ chi tiết TK 151 đến cuối tháng máy tính sẽ vào sổ tổng NK-CT số 6, có mẫu như sau:

- Sử dụng tài khoản 1562: Thực tế tại Công ty cho thấy TK 642 (Chi phí quản lý

doanh nghiệp) tuy đã được mở chi tiết cho từng mục đích chi song nội dung nghiệp vụ hạch toán vào đây là không đúng quy định của Bộ Tài chính

Theo quy định hiện hành:

 Tất cả các chi phí có liên quan đến việc thu mua hàng hóa (trừ số tiền đã ghi trên hóa đơn thương mại, thuế NK, thuế GTGT) thì các chi phí này phải được hạch toán vào tài khoản 1562 - chi phí mua hàng và cuối kỳ sẽ được phân bổ vào giá vốn hàng hóa theo trị giá hàng hóa bán ra

Như vậy, cách hạch toán như Công ty hiện nay không phù hợp với nguyên tắc giá phí mà chế độ kế toán Việt nam thừa nhận bởi vì:

Vì vậy, những chi phí phát sinh trong quá trình NK thì kế toán Công ty nên hạch toán như sau :

 Những chi phí phát sinh trong quá trình NK bao gồm: chi phí bốc dỡ, vận chuyển, phí thủ tục Hải quan, phí giám định hàng hóa, phí ngân hàng để ký quỹ mở L/C, phí thanh toán ngân hàng, chi phí ăn ở đi lại của cán bộ đi nhận hàng, vì các chi phí này là chi phí phát sinh trước khi hàng về nhập kho, phục vụ cho việc NK hàng hóa và tiếp nhận chúng nên kế toán cần ghi như sau:

Nợ TK 1562

Nợ TK 133 (1331) <nếu có> Có TK 111, 112

Trị giá thực Trị giá thanh Chi phí phát sinh Thuế tế của hàng = toán với người + trực tiếp trong quá + nhập nhập khẩu bán nước ngoài trình nhập khẩu khẩu

Cuối kỳ kế toán sẽ tiến hành phân bổ chi phí thu mua cho hàng tiêu thụ trong kỳ theo tiêu thức phân bổ sau:

+

+

Tiêu thức phân bổ Công ty nên chọn: theo trị giá mua của hàng NK vì đây là tiêu thức được sử dụng khá phổ biến ở các công ty khác cùng ngành Trị giá hàng tồn cuối kỳ được lấy từ số dư cuối kỳ trên các tài TK 151, TK156.

Sau đó, để phản ánh số chi phí thu mua phân bổ cho hàng tiêu thụ trong kỳ, kế toán ghi:

Nợ TK 632 - Giá vốn hàng bán Có TK 1562 - Chi phí thu mua

Như vậy, việc sử dụng TK 1562 (Chi phí thu mua) không những chỉ giúp kế toán công ty đơn giản hơn trong việc theo dõi những chi phí phát sinh trong quá trình NK hàng hóa mà còn giúp công ty có thể kiểm tra chính xác hơn hai tài khoản chi phí khác là TK 641 (Chi phí bán hàng) và TK 642 (Chi phí quản lý doanh nghiệp) để trên cơ sở đó tiến hành quản lý riêng các chi phí liên quan đến bán hàng, chi phí liên quan đến quản lý, chi phí liên quan đến việc thu mua hàng NK Quản lý chặt chẽ các khoản chi phí theo đúng mục đích chi sẽ góp phần làm cho công tác phân tích chi phí của Công ty trở nên đơn giản hơn, tất cả đều nhằm mục đích tiết kiệm và giảm tối đa ba loại chi phí này ở Công ty TNHH Đỉnh Cao.

3 - Ý kiến nhằm hoàn thiện về sử dụng tài khoản theo dõi công nợ