PHÂN CÔNG CÔNG VIỆC TẠI CÔNG TY BIBICA

TRƯỜNG ĐẠI HỌC NỘI VỤ HÀ NỘI KHOA QUẢN TRỊ VĂN PHỊNG TÊN ĐỀ TÀI: PHÂN CƠNG CƠNG VIỆC TẠI CÔNG TY BIBICA BÀI TIỂU LUẬN KẾT THÚC HỌC PHẦN Học phần: Quản trị học Giảng viên giảng dạy: ThS Hồ Đức Hiệp Mã phách:………………………………… Hồ Chí Minh - 2019 SVTH: Đỗ Phan Duy MSSV: 1705QLND004 MỤC LỤC MỤC LỤC A PHẦN MỞ ĐẦU 1 Lý chọn đề tài Mục đích nhiệm vụ nghiên cứu Đối tượng nghiên cứu Phương pháp nghiên cứu Kết cấu đề tài B NỘI DUNG CHÍNH Chương CƠ SỞ LÝ LUẬN VỀ CÔNG TÁC PHÂN CÔNG CÔNG VIỆC TRONG QUẢN TRỊ HỌC .3 1.1 Quản trị học 1.2 Phân cơng cơng việc 1.3 Tại phải phân công công việc 1.4 Tác dụng Phân cơng cơng việc 1.4.1 Tác dụng tích cực 1.4.1.1 Đối với nhà quản lý 1.4.1.2 Đối với nhân viên 1.4.1.3 Đối với tổ chức 1.4.2 Tác dụng tiêu cực 1.5 Cơ sở nguyên tắc Phân công công việc Chương CÔNG TÁC PHÂN CÔNG CÔNG VIỆC TẠI CÔNG TY BIBICA C PHẦN KẾT LUẬN .26 DANH MỤC TÀI LIỆU THAM KHẢO .27 GVHD: Hồ Đức Hiệp SVTH: Đỗ Phan Duy MSSV: 1705QLND004 A PHẦN MỞ ĐẦU Lý chọn đề tài Hiện tổ chức, doanh nghiệp Việt Nam, vấn đề quản trị ngày coi trọng đặc biệt công tác phân công công việc tổ chức Theo xu hướng đó, chương trình đào tạo, khóa học quản trị mở ngày nhiều với hình thức thời gian đào tạo khác Ở trường Đại học, Cao đẳng chuyên ngành Quản trị xây dựng ngày chi tiết, có tính thực tiễn cao nhận quan tâm lớn từ sinh viên để trở thành nhà quản lý giỏi Trong thực tiễn, hoạt động quản lý tổ chức, doanh nghiệp nước ta gặp nhiều khó khăn nguyên nhân gây khó khăn xuất phát từ người lãnh đạo tổ chức Một nhà lãnh đạo giỏi không dừng lại việc giỏi chuyên môn công việc mà phải nắm rõ áp dụng thành thạo kỹ quản lý mà đặc biệt kỹ phân công công việc Kỹ phân công công việc kỹ cần thiết nhà lãnh đạo, kỹ ảnh hưởng trực tiếp đến thành công hay thất bại người cương vị điều hành tổ chức Phân công công việc vừa nghệ thuật, vừa môn khoa học giúp nhà lãnh đạo phát huy tối đa tiềm nhân viên hồn thiện thân Chính vậy, em lựa chọn đề tài”PHÂN CÔNG CÔNG VIỆC TẠI CƠNG TY BIBICA ” để tìm hiểu sâu cơng tác phân cơng cơng việc đồng thời tìm giải pháp để nâng cao hiệu công tác hoạt động quản lý tổ chức Mục đích nhiệm vụ nghiên cứu - Mục đích: Nghiên cứu cơng tác Phân cơng cơng việc giúp nhà quản lý nhận thức lợi ích mà công tác đem lại trở ngại phát sinh cơng tác triển khai Nghiên cứu khó khăn quy trình thực cơng tác để từ đưa giải pháp nhằm hồn cơng tác Phân cơng cơng việc nhà quản lý tổ chức - Nhiệm vụ: * Hệ thống hóa vấn đề liên quan đến Phân cơng cơng việc tổ chức * Tìm ngun nhân dẫn đến khó khăn thực cơng tác thực GVHD: Hồ Đức Hiệp SVTH: Đỗ Phan Duy MSSV: 1705QLND004 tiễn tổ chức, doanh nghiệp * Đề xuất giải pháp để hoàn thiện giúp công tác Phân công công việc đạt hiệu cao việc quản lý tổ chức Đối tượng nghiên cứu Công tác Phân công công việc tổ chức, doanh nghiệp nước ta Phương pháp nghiên cứu - Phương pháp phân tích tài liệu - Phương pháp thống kê - Phương pháp so sánh, tổng hợp - Phương pháp quan sát - Phương pháp ghi chép Kết cấu đề tài Ngoài phần Mở đầu, phần Kết luận, Tài liệu tham khảo, phần nội dung đề tài gồm có chương: Chương 1: Cơ sở lý luận công tác Phân công công việc quản trị học Chương 2: Công tác phân công công việc công ty BIBICA Chương 3: Đánh giá công tác phân công công việc số giải pháp nâng cao cơng tác phân tích cơng việc bánh kẹo BIBICA B NỘI DUNG CHÍNH Chương GVHD: Hồ Đức Hiệp SVTH: Đỗ Phan Duy MSSV: 1705QLND004 CƠ SỞ LÝ LUẬN VỀ CÔNG TÁC PHÂN CÔNG CÔNG VIỆC TRONG QUẢN TRỊ HỌC 1.1 Quản trị học - Quản trị hoạt động cần thiết tổ chức Đó q trình thực tác động chủ thể quản lý lên đối tượng quản lý để phối hợp hoạt động cá nhân tập thể nhằm đạt mục tiêu đề tổ chức - Quản trị học khoa học nghiên cứu phân tích cơng việc quản trị tổ chức thành nguyên tắc, lý thuyết áp dụng cho tình quản trị - Khoa học quản trị giúp cho nhà quản trị : • Tìm phương pháp khoa học nhằm giải vấn đề quản trị • Nhận quan niệm nhằm phân tích, đánh giá nhận diện rõ nét chất vấn đề • Tìm kỹ thuật để đối phó với vấn đề công việc 1.2 Phân công công việc Khi nhắc đến thành cơng tổ chức, người thường nghĩ đến nhà lãnh đạo tổ chức Tuy nhiên, nhà lãnh đạo người định tầm nhìn chiến lược, phương hướng phát triển tổ chức; để triển khai tầm nhìn, định hướng theo mục tiêu đề lại phụ thuộc lớn vào công sức cố gắng làm việc đội ngũ nhân viên tổ chức Do nhà lãnh đạo phải nắm rõ sử dụng hiệu kỹ phân công công việc để thực công tác cho hợp lý Tổ chức phát triển cấu phức tạp phạm vi hoạt động rộng, khó xác định rõ ràng trách nhiệm nhiệm vụ phòng ban nhân viên tổ chức gây nên tượng chồng chéo nhiệm vụ chức công việc Điều ảnh hưởng lớn đến trình hoạt động tổ chức, để gỡ nút thắt này, phân công công việc giúp nhà quản lý tổ chức cơng việc hiệu quả, đảm bảo lợi ích toàn nhân viên tỏng tổ chức Vậy phân cơng cơng việc hoạt động bố trí, xếp nhiệm vụ cho phận, đơn vị, cá nhân tổ chức để thực cơng việc Đồng thời cung cấp phương tiện, nguồn lực cần thiết nhằm tạo điều kiện thuận lợi cho người phân cơng hồn thành cơng việc GVHD: Hồ Đức Hiệp SVTH: Đỗ Phan Duy MSSV: 1705QLND004 Phân công cơng việc giải thích tiến trình xếp cơng việc tương đồng thành nhóm, để giao phó cho khâu nhân có khả thi hành Đồng thời phân quyền cho khâu nhân tùy theo tính chất cơng việc giao phó 1.3 Tại phải phân cơng cơng việc Có quan niệm cho kỹ Phân công công việc hay Ủy thác công việc kỹ mềm, nhiên nhà quản trị thành công lại cho chúng kỹ cứng mà nhà quản lý muốn thành công phải giỏi thành thạo Tại lại nói vậy? Bởi vì, hầu hết ngun nhân dẫn đến tình trạng nhà quản lý khơng hồn thành mục tiêu cơng việc giữ nguyên nhân sau: - Các nhà quản lý không nắm vững công tác tổ chức công việc Từ làm phát sinh nhiều việc khơng cần thiết gây lãng phí thời gian nguồn lực tổ chức - Bố trí cơng việc theo nhìn nhận chủ quan cảm tính Điều khiến nhà quản lý dễ phân công nhiệm vụ sai người, sai đối tượng Do nhà quản lý cần thành thạo kỹ đánh giá người để hiểu rõ lực nhân viên trước giao phó cơng việc - Việc đánh giá kết công việc nhân viên chưa khoa học Cần phải xây dựng bảng đánh giá với mức độ hồn thành cơng việc rõ ràng để tránh việc nhân viên lại đánh giá theo tiêu riêng gây khó khăn cho cơng tác quản lý - Chưa nắm rõ phương pháp mặt quản trị công cụ hỗ trợ để điều chỉnh thái độ nhân viên trình phân cơng cơng việc q trình làm việc nhân viên Dễ dẫn đến nhân viên không hài lịng, khơng phục tùng cơng việc giao nhân viên phát huy lực tối đa thân - Chưa biết cách phát triển, trao cho nhân viên hội thể thân với công việc thông qua việc ủy thác, trao quyền Từ đó, nhà quản lý dễ bị “ sa lầy ” nhiều công việc cần phải làm, nguồn nhân lực nhà quản lý chưa phát huy lực tối đa thân Điều coi lãng GVHD: Hồ Đức Hiệp SVTH: Đỗ Phan Duy MSSV: 1705QLND004 phí nguồn lực tổ chức Qua điều thấy được, kỹ phân cơng cơng việc quan trọng cần thiết nhà quản lý nói riêng tồn tổ chức nói chung Để tổ chức phát triển, cơng việc hồn thiện với u cầu cao nhà quản lý cần phải nâng cao mức độ thành thạo kỹ Phân công công việc 1.4 Tác dụng Phân công công việc 1.4.1 Tác dụng tích cực 1.4.1.1 Đối với nhà quản lý - Giúp phát triển kỹ chuyên môn quản lý, đánh giá người, phân tích đánh giá cơng việc, dự đoán dự báo rủi rõ hội thách thức trình làm việc - Việc phân cơng địi hỏi nhà quản lý phải hợp tác, làm việc với người xung quanh mình, nên giúp nhà quản lý phát triển mạnh kỹ quan hệ xã hội - Giúp nâng cao giá trị thân, chứng minh lực điều hành nhà quản lý tổ chức - Tạo điều kiện thuận lợi cho việc kiểm tra, giám sát đánh giá kết thực công việc nhân viên - Giúp tiết kiệm thời gian Nhiều nhà quản lý chí khơng cịn thời gian để tập trung vào kế hoạch quan trọng dài hạn hoạch định chiến lược, kiểm soát tổng thể, đào tạo nhân viên … phải giải công việc hàng ngày Do vậy, nhà quản lý giao nhiều việc, có nhiều thời gian tập trung vào công việc quan trọng để phát triển tổ chức - Giúp nhà quản lý giảm bớt căng thẳng làm việc - Giúp nhà quản lý chuẩn bị nguồn nhân lực kế thừa - Tăng ảnh hưởng uy tín nhà quản lý nhân viên 1.4.1.2 Đối với nhân viên - Có hội nhận thách thức chinh phục giúp trưởng thành tiến - Có hội phát triển chuyên môn, phát triển kỹ xử lý GVHD: Hồ Đức Hiệp SVTH: Đỗ Phan Duy MSSV: 1705QLND004 tình huống, giải vấn đề, quản lý thời gian … sáng tạo nhân viên - Khi công việc giao đạt hiệu tạo nên hài lòng, tự tin cho thân người nhân viên hoàn thành cơng việc Từ tinh thần làm việc tốt - Giúp nâng cao giá trị thân nhân viên tổ chức - Trách nhiệm nhân viên xác định rõ ràng nâng lên công việc phân công rõ ràng, từ nhân viên trở nên có trách nhiệm với cơng việc - Việc đánh giá lực rõ ràng, minh bạch đồng nghĩa việc bồi dưỡng khen thưởng cho nhân viên tốt Từ nhân viên cảm thấy thỏa mãn, gắn bó với tổ chức dễ đồng tình 1.4.1.3 Đối với tổ chức - Tận dụng tối đa nguồn nhân lực tổ chức, tránh lãng phí nguồn nhân lực nguồn lực có giá trị tổ chức - Tăng suất lao động hiệu công việc, đồng nghĩa với việc tiết kiệm thời gian cho tổ chức tạo điều kiện tối ưu cho tổ chức phát triển - Thúc đẩy tinh thần việc nhóm nhân viên tổ chức - Đào tạo tập thể có lực phù hợp với công việc - Giữ chân nguồn nhân lực nhờ sách thảo đáng, tránh việc xáo trộn nhân 1.4.2 Tác dụng tiêu cực Ngược lại công tác phân công công việc không trọng thực hiện, nhà quản lý thực công tác sai nguyên tắc, áp dụng điều không phù hợp với tổ chức để lại nhiều hậu đáng tiếc, ảnh hưởng trực tiếp đến phát triển tồn tổ chức : - Chất lượng công việc giảm sút, không đảm bảo chất lượng mục tiêu, yêu cầu công việc giao - Thời gian thực công việc khơng đảm bảo, gây trì trệ cho phận có liên quan với tổ chức, nhẹ gây hao phí nguồn lực, nặng khiên tổ chức bị tan rã - Đồng thời, tinh thần làm việc toàn nhân viên tổ chức bị sa sút ảnh hưởng … 1.5 Cơ sở nguyên tắc Phân công công việc GVHD: Hồ Đức Hiệp SVTH: Đỗ Phan Duy MSSV: 1705QLND004 * Cơ sở phân công công việc Để thiết kế, phân cơng cơng việc hiệu tổ chức nhà quản lý cần dựa sở sau : - Căn vào chức nhiệm vụ chung ( mục tiêu chung ) - Căn vào chức nhiệm vụ cụ thể ( mục tiêu phận ) - Căn vào công việc vị trí - Căn vào đặc điểm, lực cá nhân Ngoài ra, để phân công công việc hiệu nhà quản lý cần phải đáp ứng yêu cầu: - Xuất phát từ yêu cầu công việc để xếp, bố trí nhân - Tập hợp cơng việc tương tự vào nhóm - Quy định rõ ràng, xác nhiệm vụ phận - Cung cấp điều kiện vật chất, kĩ thuật để thực thi công việc - Trao quyền tương xứng cho chủ thể phụ trách phận * Nguyên tắc phân công công việc Trên thực tế nay, người ta đưa tiêu chí có tính ngun tắc nhằm kiểm sốt chất lượng hoạt động phân cơng cơng việc tổ chức Các nguyên tắ thể khía cạnh chủ yếu sau: - Chun mơn hóa cơng việc - Phù hợp với lực khả người nguồn lực vật chất, kỹ thuật có - Hiệu quả, tiết kiệm chi phí trì hoạt động - Cơng việc có tính phong phú, hấp dẫn - Phát huy tính độc lập, tự chủ, sáng tạo người lao động Chương CÔNG TÁC PHÂN CÔNG CÔNG VIỆC TẠI CƠNG TY BIBICA 2.1 Sự đời q trình phát triên cơng ty bánh kẹo BIBICA CƠNG TY CỔ PHẦN BIBICA 443 Lý Thường Kiệt, Phường 8, Quận Tân Bình, Tp.HCM Tel : 028.3971 7920 - 028.3971 7921 - Fax: 028 3971 7922 Hotline: 0937.60.50.60 - 0932.60.50.60 GVHD: Hồ Đức Hiệp SVTH: Đỗ Phan Duy MSSV: 1705QLND004 Email: banhang@bibica.com.vn - Website: www.bibica.com.vn Giấy chứng nhận đăng ký doanh nghiệp số 059167 Sở KHĐT tỉnh Đồng Nai cấp ngày 16/01/1999.Đã đăng ký thay đổi lần thứ ngày 05/11/2015 phòng Đăng ký kinh doanh - Sở KHĐT Tp.HCM Ngày 16/01/1999, Công ty Cổ Phần Bánh Kẹo Biên Hòa với thương hiệu Bibica thành lập từ việc cổ phần hóa ba phân xưởng: bánh, kẹo mạch nha Cơng ty Đường Biên Hồ Trụ sở cơng ty đặt Khu cơng nghiệp Biên Hịa 1, Đồng Nai Ngành nghề Cơng ty sản xuất kinh doanh sản phẩm: Bánh, kẹo, mạch nha Vốn điều lệ Công ty vào thời điểm ban đầu 25 tỉ đồng Cũng năm 1999, Công ty đầu tư dây chuyền sản xuất thùng carton khay nhựa để phục vụ sản xuất, đồng thời dây chuyền sản xuất kẹo mềm đầu tư mở rộng nâng công suất lên đến 11 tấn/ngày Bắt đầu từ năm 2000 Công ty phát triển hệ thống phân phối theo mơ hình Các chi nhánh Hà Nội, Đà Nẵng, Thành phố Hồ Chí Minh, Cần Thơ thành lập để kịp thời đáp ứng nhu cầu tiêu thụ sản phẩm khách hàng nước Năm 2000 Công ty đầu tư dây chuyền sản xuất bánh snack nguồn gốc Indonesia với công suất tấn/ngày Tháng năm 2001, Đại Hội Cổ Đơng trí tăng vốn điều lệ từ 25 tỉ đồng lên 35 tỷ đồng từ nguồn vốn tích lũy sau năm hoạt động với pháp nhân Công Ty Cổ Phần Tháng năm 2001, Công ty kêu gọi thêm vốn cổ đông, nâng vốn điều lệ lên 56 tỉ đồng Tháng năm 2001, Công ty đầu tư dây chuyền sản xuất bánh trung thu cookies nhân công suất tấn/ngày với tổng mức đầu tư tỉ đồng Ngày 16/11/2001, Công ty Ủy Ban Chứng Khoán Nhà nước cấp phép niêm yết thị trường chứng khốn thức giao dịch trung tâm giao dịch chứng khốn thành phố Hồ Chí Minh từ đầu tháng 12/2001 Cuối năm 2001, Công ty lắp đặt dây chuyền sản xuất bánh Bông Lan kem Hura cao cấp nguồn gốc Châu Âu, công suất 1,500 tấn/năm, với tổng mức đầu tư lên đến 19,7 tỷ đồng GVHD: Hồ Đức Hiệp SVTH: Đỗ Phan Duy MSSV: 1705QLND004 - Phịng kỹ thuật - phát triển: có chức theo dõi việc thực q trình cơng nghệ, đảm bảo sản phẩm, nghiên cứu chế sản phẩm phát triển sản phẩm có tiềm - Phịng kiểm tra chất lượng: có nhiệm vụ kiểm tra giám sát quy trình cơng nghệ, xác định mục tiêu dùng nguyên vật liệu, đảm bảo chất lượng sản phẩm chịu trách nhiệm trước tổng giám đốc công ty - Khối văn phòng: lập định mức thời gian cho loại sản phẩm, tính lương trả cho công nhân viên, thưởng, tuyển dụng lao động, phụ trách bảo hiểm, an tồn lao động, vệ sinh cơng nghiệp tiếp khách - Phòng kế hoạch thị trường: lập kế hoạch sản xuất kinh doanh, thu thập xử lý thông tin để xác định dự báo cung cầu bánh kẹo biến động thị trường nguyên vật liệu, thực kế hoạch ký hợp đồng, tổ chức hoạt động Marketing từ trình sản xuất đến q trình tiêu thụ, thăm dị thị trường, quảng cáo, lập kế hoạch xúc tiến để đẩy mạnh tiến độ tiêu thụ sản phẩm Lập dự ánphát triển cho năm - Phòng tài vụ: có chức huy động vốn phục vụ sản xuất, tính giá thành lỗ lãi, thực định tài cơng ty - Phịng bảo vệ - nhà ăn: có chức kiểm tra bảo vệ sở vật chất kỹ thuật công ty, nhà ăn có nhiệm vụ nấu ăn trưa cho tồn cơng ty - Ngồi cơng ty cịn có hệ thống cửa hàng có chức giới thiệu bán sản phẩm công ty Hệ thống nhà kho có chức dự trữ bảo quản nguyên vật liệu, trang thiết bị phục vụ cho sản xuất dự trữ bảo quản sản phẩm làm • Hoạt động cấu tổ chức công ty: - Công ty sử dụng mơ hình cấu " trực tuyến chức năng" để tổ chức cấu công ty, với chế độ thủ trưởng ta mô tả sơ đồ Ban lãnh đạo mà đại diện công ty tổng giám đốc bổ trợ phó tổng giám đốc chun mơn phịng ban định kinh doanh nên công việc hiệu mệnh lệnh từ tổng giám đốc thực nhanh hiệu GVHD: Hồ Đức Hiệp 14 SVTH: Đỗ Phan Duy MSSV: 1705QLND004 - Lãnh đạo phòng ban có chức làm nhiệm vụ tham mưu, giúp việc, theo dõi, đề xuất, kiểm tra, tư vấn cho tổng giám đốc khơng có quyền định cho phận, đơn vị sản xuất 2.3 Thực trạng cơng tác phân tích cơng việc cơng ty bánh kẹo BIBICA 2.3.1 Cách thức thực phân tích cơng việc công ty cổ phần bánh kẹo BIBICA Phân tích cơng việc hoạt động quan trọng, giúp cho người quản lý xác định kỳ vọng cách cụ thể người lao động, làm cho họ hiểu kỳ vọng nhờ người lao động hiểu nhiệm vụ, nghĩa vụ trách nhiệm công việc Với mục tiêu xây dựng môi trường làm việc: “Càng ngày phát triển, ngày chun nghiệp”, sách nhân BIBICA ln đặt lên đầu tiêu chí cho có hấp dẫn lớn nhằm thu hút nhân tài cho vị trí cơng việc.Với sách chun nghiệp hiệu quả, BIBICA tin lợi ích nhân viên lợi ích cho doanh nghiệp Cơng tác phân tích cơng việc BIBICA thực theo cách thức sau: Bước 1: Rà soát lại cấu tổ chức chức nhiệm vụ phận Tại công ty bánh kẹo BIBICA, đứng đầu Hội đồng quản trị bao gồm chủ tịch hội đồng, phó chủ tịch, sau cổ đông công ty Hàng năm, Công ty bánh kẹo BIBICA tổ chức việc rà soát cấu tổ chức chức nhiệm vụ phận Tiến hành thu thập thông tin, phân tích hợp lý cho phận để đảm bảo chức nhiệm vụ phận không trùng lặp, chồng chéo, hợp lý để thực chiến lược kinh doanh BIBICA đưa Việc rà soát nhân lực ban tổ chức nhân thực theo bước: - Kiểm tra cấu tổ chức phòng, ban - Lập danh sách chức danh thiếu thừa - Đưa ý kiến để khắc phục - Trình bày lên Tổng giám đốc xin phê duyệt Bước 2: lập danh sách cơng việc cần phân tích GVHD: Hồ Đức Hiệp 15 SVTH: Đỗ Phan Duy MSSV: 1705QLND004 Tổng giám đốc bổ trợ phó tổng giám đốc chuyên môn trực tiếp đạo phận quản trị nhân lực chi nhánh phối hợp với phịng ban khác cơng ty thực cơng tác phân tích cơng việc Nhưng cán nhân lực dừng lại việc xác định danh sách hệ thống cơng việc phịng số chức danh vị trí quản lý mà chưa xác định danh sách hệ thống công việc cho chức danh nhân viên Bước 3: lựa chọn đối tượng tham gia phân tích cơng việc Người chịu trách nhiệm thực phân tích cơng việc chun viên nhân giao cho trưởng phịng, ban khơng phải nhân viên ban tổ chức nhân Dưới đạo tổng giám đốc Ban nhân có cơng văn đề nghị trưởng phịng, ban khác cơng ty thực cơng tác phân tích cơng việc cho tất cơng việc phịng, ban Trong có hướng dẫn, cơng việc cần nêu rõ cho người lao động cần phải thực nhiệm vụ, trách nhiệm có quyền hạn Bước 4: thu thập thông tin công việc Các trưởng phịng, ban khác chủ yếu kiến thức chun mơn, nghiệp vụ, hiểu biết công việc, kinh nghiệm thân lĩnh vực phòng, ban mình; phần kết hợp với thơng qua hàng ngày làm việc với người lao động, trao đổi, thảo luận với họ để bổ sung thông tin nhiệm vụ, trách nhiệm cần thực hiện, thực chúng nào, phạm vi quyền hạn … từ trưởng phịng, ban trực tiếp có văn phân tích cơng việc, cụ thể mô tả công việc tiêu chuẩn công việc Bước 5: xây dựng MTCV TCCV Sau thu thập nắm rõ thông tin, Trưởng phòng, ban tiến hành tổng kết lại vào mẫu phân tích cơng việc ban tổ chức nhân gửi tới, bao gồm: mô tả công việc tiêu chuẩn công việc gửi cho ban tổ chức nhân ban tổ chức nhân thu thập, tập hợp toàn thực tổng hợp lại Các thông tin đưa vào văn phải đảm bảo độ xác, đầy đủ Trưởng phòng, ban phải chịu trách nhiệm trực tiếp thơng tin mà cung cấp văn Bên cạnh đó, văn chuyển tới nhân viên đọc đề xuất ý kiến đóng góp bổ sung Việc giúp cho việc phân tích cơng việc trở nên hồn GVHD: Hồ Đức Hiệp 16 SVTH: Đỗ Phan Duy MSSV: 1705QLND004 thiện hơn, đầy đủ công nhân viên Tuy nhiên, thực tế, công việc thực phịng, ban, cịn lại khơng có Cơng ty dừng lại việc xây dựng MTCV TCCV vị trí quản lý Ví dụ sau mơ tả cơng việc tiêu chuẩn cần có trưởng phịng Kế hoạch- thị trường mà cơng ty đưa ra: Chức danh: trưởng phòng kế hoạch- thị trường -Trách nhiệm: +Quản lý hoạt động phòng lĩnh vực nhiệm giao +Giúp việc tham mưu choTổng giám đốc tình hình kinh doanh cơng ty +Kiểm tra đôn đốc xử lý công việc marketing, bán hàng, thị trường,… -Quyền hạn: + Được phân công công việc cho nhân viên cấp thực nhệm vụ phòng + Được từ chối công việc vượt quyền hạn khả phịng khơng sách ban -Báo cáo: + Thường xuyên báo cáo với tổng giám đốc phó tổng giám đốc việc hồn thành việc tồn tại, hay vướng mắc cần giải -Yêu cầu lực: + Trình độ: tốt nghiệp đại học ngành quản trị kinh doanh +kinh nghiệm: có kinh nghiệm quản lý năm trở lên + kỹ năng:  tiếng anh giao tiếp tốt  quản lý, làm việc độc lập tốt  có tầm nhìn quản trị tốt  giao tiếp tốt, nắm bắt thị trường, nắm bắt tâm lý khách hàng  liên kế, phối hợpt với trưởng phòng, ban khác để đưa chiến lược kinh doanh cho công ty + Phẩm chất: GVHD: Hồ Đức Hiệp 17 SVTH: Đỗ Phan Duy  chịu áp lực công việc  động, sang tạo, nhiệt tình MSSV: 1705QLND004 Nhận xét: Qua MTCV TCCV vị trí trưởng phịng kế hoạch – thị trường mà cơng ty đưa ra, thấy cơng ty có đầu tư cho việc thực cơng tác phân tích cơng việc để đưa MTCV TCCV dder giúp cán nhân viên thực tốt công việc Bước 6: hồn chỉnh phê duyệt Văn phân tích cơng viêc trưởng phịng, ban bàn giao cho ban tổ chức nhân ban nhân đưa trình tổng giám đốc cơng ty duyệt Sau thông qua, mô tả công việc tiêu chuẩn công việc gửi tới phòng, ban lưu lại tổ chức nhân Mỗi vị trí cơng việc cơng ty có mô tả công việc, yêu cầu công việc người thực tiêu chuẩn thực công việc riêng Mỗi lại chia thành loại cán quản lý, nhân viên, công nhân Trong mô tả công ty tập trung số nội dung sau: • Phần xác định công việc bao gồm chức danh công việc, người quản lý trực tiếp • Phần tóm tắt nhiệm vụ trách nhiệm thuộc cơng việc • Các yêu cầu công việc người thực trình độ, kỹ năng, kinh nghiệm cần có để thực cơng việc Nhận xét: Cơng tác phân tích cơng viêc giao cho phịng, ban thực theo ý kiến đạo tổng giám đốc thông qua ban tổ chức nhân với mục đích phân cơng nhiệm vụ, trách nhiệm, quyền hạn cho người lao động Tuy nhiên, trưởng phòng, ban khơng có kiến thức chun mơn hoạt động quản lý nhân sự, cơng ty chưa có hoạt động đào tạo, ban tổ chức nhân khơng có hướng dẫn trưởng phong, ban phân tích cơng việc nên nên việc phân tích cơng việc cịn nhiều hạn chế Công ty lấy ý kiến người lao động trước trình tổng giám đốc phê duyệt phân công công việc, nhiệm vụ chủ yếu mang tính chất hình thức GVHD: Hồ Đức Hiệp 18 SVTH: Đỗ Phan Duy MSSV: 1705QLND004 Tóm lại, việc thực hện cơng tác phân tích cơng việc BIBICA cịn nhiều thiếu sót, chủ yếu mang tính hình thức, chưa quy cịn nhiều bất cập xảy 2.3.2Ảnh hưởng vai trị phân tích cơng việc đến số hoạt động quản lý khác:  Tuyển dụng nhân lực: Ví dụ sau thơng báo tuyển dụng vị trí nhân viên tư vấn BIBICA Nhận xét: Quá ta thấy hoạt động tuyển dụng nhân công ty, thông báo tuyển dụng ứng dụng thông tin mô tả công việc tiêu chuẩn GVHD: Hồ Đức Hiệp 19 SVTH: Đỗ Phan Duy MSSV: 1705QLND004 công việc phân tích cơng việc để xác định rõ chất công việc cần tuyển dụng người lao động đưa thông tin để xác định tiêu thức, tiêu chuẩn sàng lọc ứng viên, đảm bảo tuyển dụng người Tại công ty BIBICA hàng năm , giám đốc, trưởng phận xác định cầu tuyển dụng công ty vào: - Việc phát triển kinh doanh công ty - Khả đáp ứng số lượng công việc trình độ tay nghề nhâ viên có - Khi công nhân viên nghỉ việc cân bổ sung Trong MTCV TCCV thơng tin đầu vào cho cán tuyển dụng đăng quảng cáo vị trí mà cơng ty cần tuyển nhân viên yêu cầu chọn ứng viên Như công tác phân tích cơng việc tạo cơng ty mang lại hiệu cho hoạt động tuyển dụng công ty  Đào tạo phát triển nguồn nhân lực Bản phân tích cơng việc gửi tới phịng, ban; phòng, ban phổ biến văn tới người lao động mình, nên người lao động nắm được, hiểu rõ người khác làm nhiệm vụ gì, làm nào, giới hạn quyền hạn Như thực công việc người lao động giảm thiểu trường hợp chồng chéo, đùn đẩy trách nhiệm thực cơng việc vượt q quyền hạn Nhưng có phần phân cơng, bố trí khơng rõ ràng hợp lý ví dụ cịn thiếu cơng nhân điều tiết nguyên vật liệu làm cho công nhân phải tự lấy nguyên vật liệu làm thời gian lãng phí máy móc thiết bị Mặt khác việc giáo dục ý thức trách nhiệm cới công nhân thực nội dung sách cịn xuất tình trạng nói chuyện riêng không tập trung vào công việc  Đánh giá thực công việc, trả công lao động Tuy quan tâm công tác trả lương công ty không tránh điểm yếu + Cơng ty có máy quản lý tương đối cồng kềnh cần phải có biện pháp tinh giảm tiết kiệm quỹ lương GVHD: Hồ Đức Hiệp 20 SVTH: Đỗ Phan Duy MSSV: 1705QLND004 + BIBICA áp dụng hình thức trả lương cho cơng nhân theo sản phẩm, điều góp phần khuyến khích người lao động nâng cao tay nghề, làm việc có tinh thần trách nhiệm vấn đề nghiệm thu sản phẩm cần tiến hành kiểm tra chặt chẽ để người lao động không chạy theo số lượng mà bỏ quên chất lượng + Việc đánh giá thực cơng việc chưa quan tâm mức chưa thể hết vai trị Do việc đánh giá kết lao động chưa xác trả lương không công Và điều làm giảm tác dụng khuyến khích người lao động làm việc 2.4 Các nhân tố ảnh hưởng công tác phân tích cơng việc BIBICA  Cơ cấu tổ chức: Cơng ty sử dụng mơ hình cấu " trực tuyến chức năng" để tổ chức cấu công ty, mơ hình tổ chức phản ánh cấu quyền hạn mối quan hệ tổ chức, thể quán hệ thống báo cáo Đó sở để phân công lao dộng tổ chức, phân chia chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn đến phịng ban, cơng việc Cơng việc kết q trình phân cơng lao động, phân tích cơng việc hiệu phải dựa phân công lao động hợp lí Nếu cấu tổ chức khơng rành rọt dễ dẫn đến chồng chéo chức năng, quyền hạn, gây khó khăn ảnh hưởng tới hiệu cơng tác phân tích cơng việc  Quan điểm lãnh đạo: Nhân tố tác động lớn đến hiệu hoạt động phân tích công việc, tất hoạt động quản lý nói chung hoạt động quản lý nói riêng chịu chi phối triết lý quản lý lãnh đạo cấp cao Triết lý quản lý coi kim nam cho hoạt động doanh nghiệp Chính vậy, cơng tác phân tích công việc chịu chi phối triết lý quản lý Trên thực tế, người lãnh đạo hiểu rõ tầm quan trọng phân tích cơng việc quan tâm mức tới chắn phân tích cơng việc tiến hành thống nhất, mang lại hiệu cao Tuy nhiên, Hải Hà, cơng tác phân tích cơng việc chưa đánh giá cao Lãnh đạo có nhận thức tầm quan trọng công tác chưa hiểu sâu sắc hiểu hết tác dụng phân tích cơng việc hoạt động quản lý nhân công ty Tổng giám đốc giao nhiệm vụ cho phịng Tổ chức Nhân sự, nhiên ban tổ chức nhân giao cho Trưởng phòng, ban lấy ý kiến độc GVHD: Hồ Đức Hiệp 21 SVTH: Đỗ Phan Duy MSSV: 1705QLND004 lập tương tác trực tiếp phịng ban với cán nhân Người chịu trách nhiệm thực phân tích cơng việc ban tổ chức nhân giao cho Trưởng phịng, ban khơng phải nhân viên ban tổ chức nhân chun gia phân tích cơng việc th bên ngồi cơng ty Hệ thống văn phân tích cơng việc chưa thực hồn chỉnh, cịn sơ sài Cách thức làm việc đem lại thông tin cơng việc xác, hợp lý hiệu mang lại chưa cao Bên cạnh đó, BIBICA chưa có đào tạo đầy đủ cho Trưởng phòng, ban cơng tác phân tích cơng việc  Cán nhân sự: Có thể nói rằng, phân tích cơng việc thành công thiếu cán nhân có lực, chun mơn phân tích cơng việc Bởi cán nhân người lập kế hoạch phân tích cơng việc, xây dựng chương trình phân tích cơng việc, đồng thời kết hợp phịng ban khác cơng ty cụ thể hóa phổ biến nội dung văn kết phân tích cơng việc, đưa văn vào sử dụng theo dõi, kiểm tra nó.Cán nhân BIBICA đào tạo đầy đủ, kỹ phân tích cơng việc, điều thúc đẩy cơng tác phân tích thực bản, khoa học Tuy nhiên, cán nhân chưa thực chủ động tâm huyết việc trao đổi ý kiến, làm việc với phịng ban Điều làm giảm tính hiệu cơng việc GVHD: Hồ Đức Hiệp 22 SVTH: Đỗ Phan Duy MSSV: 1705QLND004 Phần 3: Đánh giá công tác phân công công việc số giải pháp nâng cao công tác phân tích cơng việc bánh kẹo BIBICA 3.1 Đánh giá cơng tác phân tích cơng việc cơng ty bánh kẹo BIBICA 3.1.1 Ưu điểm nguyên nhân: - Ban giám đốc quan tâm đến công tác phân tích cơng việc cơng ty - Tổng giám đốc phó giám đốc có quyền lực cao nhất, quản lý phòng nhân phối hợp với phòng ban khác đảm bảo phân công rõ ràng giúp cho trình quản lý thống dễ dàng thực mang lại hiệu cao - Công ty thiết kế danh sách công việc cho số vị tri quan trọng, điều giúp cho cá nhân, cán quản lý phòng ban hình dung cơng việc mà phịng đảm nhận, hiểu cơng việc làm - Giữa phịng nhân phịng ban khác có mối quan hệ biện chứng với Q trình phân cơng cơng việc thự tuần tự, từ phịng nhân có cơng văn hướng dẫn đề nghị phịng ban khác thực cơng tác phân tích cơng việc giúp cho q trình làm việc phịng ban khơng bị chồng chéo lên - Quy trình phân tích cơng việc thực khoa học hơn, điều giúp cho cán bộ, nhân viên công tynhaanj diện công việc công việc đẽ dàng việc thu thập phân tích thơng tin thu thập Nguyên nhân: Ban quản lý công ty nhận thức tầm quan trọng công tác phân tích cơng việc quản trị nhân lực, từ xây dựng GVHD: Hồ Đức Hiệp 23 ... công tác Phân công công việc quản trị học Chương 2: Công tác phân công công việc công ty BIBICA Chương 3: Đánh giá công tác phân công công việc số giải pháp nâng cao cơng tác phân tích cơng việc. .. SỞ LÝ LUẬN VỀ CÔNG TÁC PHÂN CÔNG CÔNG VIỆC TRONG QUẢN TRỊ HỌC .3 1.1 Quản trị học 1.2 Phân cơng cơng việc 1.3 Tại phải phân công công việc 1.4 Tác dụng Phân cơng cơng việc 1.4.1 Tác... với tổ chức 1.4.2 Tác dụng tiêu cực 1.5 Cơ sở nguyên tắc Phân công công việc Chương CÔNG TÁC PHÂN CÔNG CÔNG VIỆC TẠI CÔNG TY BIBICA C PHẦN KẾT LUẬN .26 DANH MỤC TÀI LIỆU