ĐẶC ĐIỂM CHUNG CỦA CÔNG TY TNHH THƯƠNG MẠI ĐIỆN TỬ HOÀNG SƠN

C IM CHUNG CA CễNG TY TNHH THNG MI IN T HONG SN 1.Quá trình hình thành và phát triển của Công ty TNHH Thơng mại - điện tử Hoàng Sơn : Công ty TNHH Thơng mại - điện tử Hoàng Sơn thành lập theo quyết định số 0102013837 ngày 6 tháng 12 năm 2000 của sở kế hoạch đầu t TP Hà nội. Tên gọi của Công ty lúc bắt đầu thành lập là Công ty TNHH Thơng mại - điện tử Hoàng Sơn. Vốn điều lệ 5,000,000 đồng. Địa chỉ số 609 696 Trơng Định -Hoàng Mai Hà Nội . ĐT ( 04 ) 6640196 Công ty TNHH Thơng mại - điện tử Hoàng Sơn là loại hình doanh nghiệp TNHH , thuộc sở hữu t nhân, hoạt động hạch toán kinh tế độc lập. Có thể khái quát các giai đoạn phát triển của Công ty nh sau: - Từ năm 2000 đến năm 2002 : Kinh doanh các linh kiện điện tử các mặt hàng đồ điện - điện tử phục vụ cho nhu cầu của ngời tiêu dùng - Từ năm 2000 đến nay: Kinh doanh ,sửa chữa ,lắp đặt các linh kiện điện tử , các mặt hàng đồ điện - điện tử phục vụ cho nhu cầu của ngời tiêu dùng.và làm đại lý phân phối chính thức cho các hãng điện tử nh : SONY, LG , SAMSUNG,PANASONIC 2. Đặc điểm tổ chức hoạt động kinh doanh của Công ty: Nhiệm vụ chính của Công ty khi tiến hành hoạt động kinh doanh bao gồm hai lĩnh vực cụ thể: Kinh doanh các linh kiện điện tử , các mặt hàng đồ điện - điện tử phục vụ sản xuất kinh doanh ,sinh hoạt : Cung cấp các linh kiện điện tử , các mặt hàng đồ điện , điện tử cho nhu cầu của ngời tiêu dùng và làm đại lý phân phối chính thức cho các hãng điện tử nh : SONY, LG , SAMSUNG, PANASONIC Hoạt động kinh doanh dịch vụ sửa chữa , lắp đặt các loại đồ điện , điện tử phục vụ cho nhu cầu của ngời tiêu dùng . 3. Đặc điểm tổ chức bộ máy quản lý hoạt động kinh doanh tại Công ty TNHH Thơng mại - điện tử Hoàng Sơn : Công ty TNHH Thơng mại - điện tử Hoàng Sơn hoạt động theo luật doanh nghiệp Nhà nớc, chịu sự quản lý của sở kế hoạch và đầu t TP Hà nội. Công ty có 4 phòng ban với các chức năng và nhiệm vụ khác nhau : * Ban Giám đốc: Đứng đầu Công ty là Giám đốc, chịu trách nhiệm quản lý và điều hành Công ty. Giúp việc cho Giám đốc có một Phó Giám đốc. Các phòng ban thuộc Công ty: Phòng Tổ chức Hành chính: Quản lý vấn đề nhân sự của Công ty, theo dõi thực hiện nội quy của cán bộ, công nhân viên trong Công ty. Phòng Kế toán Tài vụ: - Tham mu cho Ban Giám đốc đề xuất về các chính sách tài chính, ngân hàng và kế toán, vốn và nguồn vốn nhằm hỗ trợ kinh doanh có hiệu quả hơn. - Tham mu cho Ban Giám đốc lên kế hoạch về tài chính vốn và nguồn vốn, kết quả doanh thu từng quý và năm hoạt động sản xuất kinh doanh của Công ty. - Thực hiện và chấp hành tốt các quy định, Nghị định, văn bản của Bộ Tài chính, Ngân hàng Trung ơng và của Thành phố về các chế độ kế toán tài chính và ngân hàng Thực hiện và chấp hành tốt về chế độ kế toán, nộp các loại thuế hiện hành đúng kỳ hạn, đúng theo biểu thuế của Nhà nớc quy định, góp phần làm tròn nghĩa vụ nộp ngân sách Nhà nớc. Phòng kinh doanh dịch vụ sửa chữa, lắp đặt các loại đồ điện- điện tử - Chuyên sửa chữa thay thế các loại đồ điện điện tử phục vụ cho nhu cầu của ngời tiêu dùng Phòng kinh doanh các linh kiện điện tử , các mặt hàng đồ điện- điện tử : - Chịu trách nhiệm kinh doanh các linh kiện điện tử , các mặt hàng đồ điện , điện tử cho nhu cầu của ngời tiêu dùng và làm đại lý phân phối chính thức cho các hãng điện tử nh : SONY, LG , SAMSUNG,PANASONIC . Phòng ytế: Phòng bảo vệ: 4. Đặc điểm tổ chức bộ máy kế toán và bộ sổ kế toán tại Công ty TNHH Thơng mại - điện tử Hoàng Sơn: 4.1 Tổ chức bộ máy kế toán tại Công ty TNHH Thơng mại - điện tử Hoàng Sơn: Kế toán là công cụ quan trọng để điều hành, quản lý các hoạt động, tính toán kinh tế và kiểm tra việc bảo vệ, sử dụng tài sản, vật t, tiền vốn nhằm đảm bảo quyền chủ động trong sản xuất kinh doanh và chủ động tài chính của Công ty. Phòng kế toán tài vụ của Công ty có chức năng và nhiệm vụ nh tham mu cho Ban Giám đốc lên kế hoạch về tài chính vốn và nguồn vốn, kết quả doanh thu từng quý và năm hoạt động sản xuất kinh doanh của Công ty, đồng thời thực hiện và chấp hành tốt về chế độ kế toán, thực hiện các báo cáo theo quy định của Trung ơng và thành phố, của các ngành về các hoạt động tài chính của Công ty. Để đảm bảo thực hiện chức năng và nhiệm vụ của mình, phòng kế toán tài vụ của Công ty có 06 nhân viên và mỗi nhân viên chịu trách nhiệm về một phần việc của mình, gồm: - Một Kế toán trởng kiêm Trởng phòng - Một kế toán tiền lơng kiêm TSCĐ, vật t, hàng hoá - Một kế toán thanh toán kiêm giao dịch Ngân hàng - Một kế toán tổng hợp chi phí và tính giá thành - Kế toán vốn bằng tiền và thanh toán công nợ - Thủ quỹ *Kế toán trởng (Trởng phòng): - Giúp Giám đốc Công ty chỉ đạo, tổ chức thực hiện công tác kế toán thống kê của Công ty, tổ chức điều hành chung bộ máy kế toán, phân công công việc cụ thể cho từng phần hành kế toán. - Tổ chức thực hiện và kiểm tra thực hiện các chế độ, thể lệ kế toán, các chính sách, chế độ kinh tế tài chính trong Công ty cũng nh chế độ chứng từ kế toán, hệ thống tài khoản kế toán, chế độ sổ kế toán, chính sách thuế, chế độ trích lập và sử dụng các khoản dự phòng cũng nh chế dộ trích lập và sử dụng các quỹ của Công ty. - Có nhiệm vụ lập báo cáo tài chính theo yêu cầu quản lý và theo quy định của Trung ơng và Thành phố cũng nh của các ngành chức năng. * Kế toán tiền lơng kiêm kế toán vật t, hàng hoá, tài sản cố định: - Về tiền lơng, BHXH, BHYT: Tổ chức hạch toán, cung cấp thông tin về tình hình sử dụng lao động tại Công ty, về chi phí tiền lơng và các khoản trích nộp BHYT, BHXH. Cuối kỳ có nhiệm vụ làm báo cáo thực hiện quỹ lơng và các khoản nộp bảo hiểm trích theo lơng. - Về tài sản cố định: Xác định giá trị của tài sản, tham gia kiểm kê tài sản và theo dõi vào sổ sách tình hình tài sản phát sinh trong Công ty trong tháng, quý và năm, đồng thời lập các báo cáo kế toán nội bộ về tăng giảm tài sản cố định. - Về vật t, hàng hoá: Chịu trách nhiệm theo dõi tình hình hiện có và biến động từng loại vật t, hàng hoá. đồng thời chấp hành đầy đủ quy định về thủ tục nhập, xuất, bảo quản vật t, hàng hoá. Cuối tháng lập bảng kê tổng hợp xuất, nhập, tồn vật t, hàng hoá. * Kế toán thanh toán kiêm giao dịch ngân hàng: Chịu trách nhiệm về mở tài khoản, ghi séc, uỷ nhiệm chi, thanh toán tiền ngân hàng ., hớng dẫn thủ tục thanh toán, kiểm tra chứng từ, kiểm tra việc mở sổ, ghi sổ xuất nhập vật t hàng hoá của Công ty. Cuối kỳ lập báo cáo thu, chi, tồn quỹ tiền mặt và đối chiếu với ngân hàng, lập báo cáo kiểm kê quỹ. * Kế toán tập hợp chi phí và tính giá thành: Thu thập, lập và kiểm tra chứng từ kế toán, tham gia giúp lãnh đạo xét duyệt chi phí cho các hoạt động kinh doanh của Công ty. * Kế toán vốn bằng tiền và thanh toán công nợ: Theo dõi tình hình công nợ, tạm ứng của khách hàng, các thủ tục kê khai nộp thuế, tổ chức đối chiếu công nợ, thu hồi các khoản nợ của khách hàng, cân đối nhu cầu vốn, tránh tình trạng thiếu vốn trong kinh doanh. * Thủ quỹ: Chịu trách nhiệm quản lý và nhập xuất quỹ tiền mặt, có nhiệm vụ thu chi tiền mặt khi có sự chỉ đạo của cấp trên. Hàng ngày phải kiểm kê số tiền mặt thực tế, đối chiếu với số liệu trong sổ sách. 4.2 Tổ chức vận dụng hệ thống chứng từ kế toán và luân chuyển chứng từ tại Công ty TNHH Thơng mại - điện tử Hoàng Sơn: Một trong những đặc trng của hạch toán kế toán là ghi nhận thông tin phải có căn cứ chứng từ. Chứng từ kế toán là bằng chứng xác minh nội dung nghiệp vụ kinh tế, tài chính đã phát sinh. Phơng pháp chứng từ kế toán là một công việc chủ yếu của tổ chức công tác kế toán ở các đơn vị. Công ty TNHH Thơng mại - điện tử Hoàng Sơn đã sử dụng các loại chứng từ kế toán theo quy định hiện hành nh các loại phiếu nhập kho, phiếu xuất kho, thẻ kho, phiếu thu, phiếu chi, hoá đơn xuất nhập khẩu và hoá đơn bán hàng. Cách ghi chép và luân chuyển chứng từ hợp lý, thuận lợi cho việc ghi sổ kế toán, tổng hợp số liệu, đồng thời đáp ứng đợc yêu cầu của công tác quản lý. Các chứng từ kế toán đợc sử dụng tại Công ty TNHH Thơng mại - điện tử Hoàng Sơn nh sau: a) Các chứng từ về tiền tệ gồm: - Phiếu thu: là căn cứ để thủ quỹ thu tiền, ghi sổ chi tiết và sổ tổng hợp tài khoản 111- Tiền mặt. - Phiếu chi: là căn cứ để thủ quỹ chi tiền, ghi sổ chi tiết và sổ tổng hợp tài khoản 111-Tiền mặt - Biên bản kiểm kê quỹ: xác nhận số tiền tồn quỹ thực tế tại thời điểm kiểm kê. b) Các chứng từ về tài sản cố định gồm: - Biên bản kiểm kê tài sản cố định - Biên bản đánh giá lại tài sản cố định - Biên bản thanh lý tài sản cố định - Biên bản bàn giao tài sản cố định - Hoá đơn VAT - Bảng tính và phân bổ khấu hao tài sản cố định c) Các chứng từ về lao động tiền lơng gồm: - Bảng thanh toán tiền lơng: là căn cứ để thanh toán tiền lơng và phụ cấp cho ngời lao động và đồng thời là căn cứ để thống kê tiền lơng và lao động trong Công ty. - Bảng theo dõi chấm công: Theo dõi thời gian làm việc, nghỉ việc, nghỉ BHXH, BHYT, làm căn cứ để tính lơng và đóng BHXH, BHYT theo quy định hiện hành của Nhà nớc cho cán bộ công nhân viên d) Các chứng từ về bán hàng gồm: - Hoá đơn bán hàng, hoá đơn GTGT - Bảng kê bán hàng - Sổ chi tiết bán hàng e) Các chứng từ về vật t, hàng hoá gồm: - Thẻ kho: làm căn cứ vào phiếu nhập kho, phiếu xuất kho. Thủ kho có nhiệm vụ ghi số lợng và thẻ kho. Mỗi loại vật t đợc mở một thẻ kho riêng. - Phiếu nhập kho: Là căn cứ để thủ kho nhập vật t, hàng hóa, và là căn cứ để kế toán ghi sổ chi tiết, sổ tổng hợp tài khoản 152, 153, 155, 156. - Phiếu xuất kho: là căn cứ để thủ kho xuất kho vật t, hàng hoá, ghi thẻ kho và là căn cứ để kế toán ghi sổ chi tiết, sổ tổng hợp tài khoản 152, 153, 155, 156. * Quy trình kế toán trong Công ty đợc tổ chức theo các bớc sau: - Kiểm tra tính hợp lệ của chứng từ kế toán: kiểm tra, xác minh chứng từ xem có trung thực, có hợp lệ, có đúng chế độ thể lệ kế toán hay không để dùng làm chứng từ kế toán. - Cập nhật chứng từ: các kế toán viên có nhiệm vụ ghi chép nội dung thuộc phần công việc mình đợc giao nh số vật t, hàng hoá nhập, xuất, tồn, số tiền thu, chi, các khoản phải trả cán bộ công nhân viên, các khoản BHYT, BHXH trích nộp theo lơng tổng hợp số liệu và định khoản kế toán. - Luân chuyển chứng từ: Các chứng từ sẽ đợc luân chuyển về các bộ phận đợc quy định tuỳ theo tính chất và nội dung của từng loại để các bộ phận đó vào sổ kế toán chi tiết và sổ tổng hợp đồng thời vào máy, nhằm đáp ứng yêu cầu về các thông tin kịp thời, đầy đủ và chính xác. - Lu trữ chứng từ: Bộ phận kế toán tài vụ chịu trách nhiệm về quản lý và bảo quản hồ sơ tài liệu phòng mình và các chứng từ kế toán một cách khoa học, có hệ thống và đầy đủ theo đúng quy định, dễ tìm khi cần sử dụng. . IM CHUNG CA CễNG TY TNHH THNG MI IN T HONG SN 1.Quá trình hình thành và phát triển của Công ty TNHH Thơng mại - điện tử Hoàng Sơn : Công ty TNHH Thơng mại. 4. Đặc điểm tổ chức bộ máy kế toán và bộ sổ kế toán tại Công ty TNHH Thơng mại - điện tử Hoàng Sơn: 4.1 Tổ chức bộ máy kế toán tại Công ty TNHH Thơng mại