THỰC TRẠNG CÔNG TÁC KẾ TOÁN NGUYÊN VẬT LIỆU TẠI XƯỞNG IN NHÀ XUẤT BẢN VĂN HOÁ DÂN TỘC

Báo cáo thực tập tốt nghiệp THỰC TRẠNG CÔNG TÁC KẾ TOÁN NGUYÊN VẬT LIỆU TẠI XƯỞNG IN NHÀ XUẤT BẢN VĂN HOÁ DÂN TỘC I ĐẶC ĐIỂM CHUNG CỦA DOANH NGHIỆP : Xưởng in nhà xuất văn hoá dân tộc doanh nghiệp nhỏ trình sản xuất kinh doanh ln đảm bảo chặt chẽ từ khâu quản lý đến khâu sản xuất sản phẩm hàng hố Xưởng in khơng ngừng tìm cách hồn thiện máy công tac quản lý, phục vụ sản xuất phù hợp yêu cầu giai đoạn, đổi công tác nhằm đảm bảo sản xuất gắn liền với nhiệm vụ giao, với hợp đồng in ấn từ bên ngồi Từ mặt q trình sản xuất kinh doanh đến giai đoạn cuối thành phẩm ban quản lý đạo cách sát từ khâu chế đến nhà sách Bộ máy kế toán Xưởng in tổ chức theo kiểu trực tuyến, hoạt động theo phương thức trực tiếp, phụ trách phịng kế tốn trực tiếp điều hành nhân viên kế tốn phần hành mà khơng phải thơng qua khâu trung gian Hình thức kế tốn sử dụng Xưởng in Nhật ký – chứng từ bao gồm loại nhật ký chứng từ sau : Nhật ký chứng từ số 1, số 2, số 5, số 7, số 8, số 10 Các bảng kê số 1, số 2, số 4, số Sổ chi tiết : số “Thanh toán với người bán” Số “Giá vốn hàng bán” Sổ kế toán tổng hợp : Sổ cái, Bảng cân đối số phát sinh Trần Thị Bích Ngọc – C10A1 Báo cáo thực tập tốt nghiệp Xưởng in hạch toán hàng tồn kho theo phương pháp kê khai thường xuyên Xưởng in thuộc đối tượng chịu thuế GTGT theo phương pháp khấu trừ thuế, tình hình khấu hao tái sản cố định theo phương pháp bình qn Niên độ kế tốn Xưởng in 1/1 đến 31/12 hàng năm đơn vị tiền tệ sử dụng VND Trần Thị Bích Ngọc – C10A1 Báo cáo thực tập tốt nghiệp Sơ đồ trình tự hạch tốn theo hình thức nhật ký chung Chứng từ kế toán Sổ quỹ 1 Bảng phân bổ chi phí Bảng kê Sổ chi tiết 3 Nhật ký – Chứng từ Sổ Báo cáo kế toán Trần Thị Bích Ngọc – C10A1 Báo cáo thực tập tốt nghiệp Ghi : 1: ghi sổ loại từ chứng từ gốc hàng ngày : kết chuyển nội số liệu từ mạng phân bổ, sổ chi tiết vào bảng kê liên quan : kết chuyển nội số liệu từ bảng kê, sổ chi tiết vào nhật ký – chứng từ liên quan : ghi sổ từ nhật ký – chứng từ : lập báo cáo kế tốn tài Mỗi doanh nghiệp theo ngành nghề khác nhau, kinh doanh mặt hàng khác nên yêu cầu sản xuất chủng loại, số lượng vật liệu khác Do vật liệu doanh nghiệp có đặc điểm riêng biệt Là Xưởng in công nghiệp nên vật liệu Xưởng in chiếm tỷ trọng lớn, gần 40% tổng số vốn lưu động gần 70% chi phí sản xuất để tạo sản phẩm in Xưởng in hàng năm Hàng tháng, Xưởng in sử dụng hàng trăm loại vật liệu khác với sản lượng lớn nên thay đổi nhỏ làm chi phí giá thành sản phẩm in thay đổi Với đặc điểm trên, việc quản lý vật liệu cần thiết Xưởng in, cần tổ chức quản lý chặt chẽ hạch tốn chi tiết chi phí vật liệu khâu thu mua, vận chuyển, bảo quản dự trữ vật liệu Hoạt động chế thị trường, Xưởng in tự mua vật liệu thường mua theo phương thức trực tiếp Việc vận chuyển thường bên bán vận chuyển đến tận Xưởng in Xưởng in thuê Do vật liệu ngành in tương đối dễ mua thị trường nên việc thu mua vật liệu Xưởng in khơng gặp nhiều khó khăn, vật liệu Xưởng in thường dùng đến đâu mua đến đó, Xưởng in dự trữ lượng định kỳ với Trần Thị Bích Ngọc – C10A1 Báo cáo thực tập tốt nghiệp vật liệu có nhu cầu sử dụng thường xuyên kẽm, mực in, khâu sách, ghim đóng sách, keo sơ dừa II THỰC TẾ CƠNG TÁC KẾ TỐN NGUN LIỆU VẬT LIỆU Cách phân loại nguyên liệu, vật liệu doanh nghiệp : Với đặc thù sản xuất ngành in, khối lượng vật liệu lớn, chủng loại phong phú đa dạng, loại vật liệu có nội dung kinh tế, tính chức lý hố riêng giấy, mực, phim, kẽm, keo Do để tiến hành quản lý hạch tốn xác cơng việc dễ dàng, khơng tốn nhiều cơng sức phân loại phải khoa hoc Xưởng in ý thức, vào vai trị cơng dụng vật liệu sử dụng, Xưởng in phân loại vật liệu thành loại : - Loại : nguyên vật liệu ( TK 1521 ) đối tượng lao động chủ yếu Xưởng in, sở vật chất hình thành nên sản phẩm giấy, mực, phim, kẽm Trong loại lại có khác giấy couché giấy conqueror, giấy Duplex Trong giấy couché lại có loại 230 g/ m2, loại 150 g/m2, loại 80 g/m2 - Loại : vật liệu phụ ( TK 1522) đối tượng không cấu thành nên thực tế sản phẩm làm cho sản phẩm bền đẹp số lượng lẫn hình thức có tác dụng phụ trợ : bột ẩm, cồn, kem giặt, thuốc phim - Loại : nhiên liệu ( TK 1523) loại vật liệu có tác dụng cung cấp nhiệt lượng trình sản xuất, Xưởng in nhiên liệu có xăng, dầu hoả, dầu nhớt - Loại : phụ tùng thay ( TK 1524) gồm loại phụ tùng cần dự trữ để sửa chữa, thay phận máy móc, thiết bị sản xuất : Trần Thị Bích Ngọc – C10A1 Báo cáo thực tập tốt nghiệp vòng bi, mỏ vồ, giấy, bánh tốc độ Ngoài việc phân loại nguyên vật liệu trên, để phục vụ cho việc mở sổ kế tốn chi tiết nhằm để kiểm tra giám sát tình Kế toán chi tiết Nguyên vật liệu * Thủ tục nhập kho nguyên vật liệu : vật liệu Xưởng in giao cho phận vật tư thu mua Khi mua vật liệu đến Xưởng in, cán thu mua đem hoá đơn GTGT hoá đơn bán hàng lên phận kế hoạch Bộ phận kế hoạch có nhân viên quản lý phiếu nhập xuất Khi nhận hoá đơn này, nhân viên viết phiếu nhập kho gồm liên viết lần giấy than : - Một liên lưu lại - Một liên giao cho người thu mua kèm hố đơn bán hàng (GTGT) mang lên phịng kế tốn làm thủ tục toán - Một liên giao cho cán thu mua đưa xuống kho giao cho thủ kho để làm nhận hàng ghi vào thẻ Ví dụ : Ngày 2/3/2002 Xưởng in mua cửa hàng Toàn Thắng 123BT 150kg mực đen vào hoá đơn số 060277 đem lên, nhân viên quản lý chứng từ nhập xuất viết phiếu nhập kho B03 Xưởng in Trần Thị Bích Ngọc – C10A1 Báo cáo thực tập tốt nghiệp Bảng số Hoá đơn GTGT Liên ( giao cho khách hàng ) Mẫu số : 01 GTGT - 311 Ngày tháng năm 2005 CH 199 – B NO : 0620277 Đơn vị : Cửa hàng Toàn Thắng Số TK : Địa : 123 BT Mã số : 01.00107437 Điện thoại : Họ tên người mua hàng : Anh Thắng Đơn vị : Địa : Phương Mai Hình thức tốn T T A Tên hàng hoá, dịch vụ ĐVT B Mực đen TQ Mực xanh TQ Mực đỏ TQ Mực vàng TQ Đơn giá Thành tiền kg 150 5.400.000 kg 105 4.410.000 Kg 105 4.620.000 kg 105 4.410.000 Cộng tiền hàng 18.840.000 Thuế xuất GTGT 10% 1.884.000 Tổng cộng tiền hàng toán 20.724.000 Cộng tiền chữ : Hai mươi triệu bảy trăm hai bốn nghìn đồng Người mua hàng Kế tốn trưởng Thủ trưởng Trần Thị Bích Ngọc – C10A1 C Số lượng 36.000 42.000 44.000 42.000 Báo cáo thực tập tốt nghiệp Trần Thị Bích Ngọc – C10A1 39 Báo cáo thực tập tốt nghiệp Trích Bảng số Phiếu nhập kho Ngày 2/3/2005 Nợ : Có : Mẫu số : 01 – VT Ban hành theo QĐ : 1141TC/QĐ/CDKT Ngày 01/11/1995 Bộ Tài Chính Số BO3XN Họ tên người giao hàng : Cửa hàng Tồn Thắng 123BT Theo hố đơn số : 060277 ngày 2/3/2005 Nhập lại kho : Vinh Tên, nhãn hiệu qui cách phẩm chất vật tư STT Mã số ĐVT ( sản phẩm, hàng hoá ) A B C D Mực đen TQ Kg Mực xanh TQ Kg Mực đỏ TQ Kg Mực vàng TQ Kg Sản lượng Theo chứng Thực từ nhập 150 105 105 105 150 105 105 105 Đơn giá Thành tiền 36.000 42.000 44.000 42.000 5.400.000 4.410.000 4.620.000 4.410.000 18.840.000 20.724 Cộng Cộng tiền chữ : Hai mươi triệu bảy trăm hai bốn nghìn đồng Phụ trách cung tiêu Người giao (hoặc phân có nhu hàng Trần Thị Bích Ngọc – C10A1 Thủ kho Kế tốn trưởng Thủ trưởng 40 Báo cáo thực tập tốt nghiệp cầu nhập) ( Ký, họ tên) ( Ký, họ tên) Trần Thị Bích Ngọc – C10A1 ( Ký, họ tên) ( Ký, họ tên) ( Ký, họ tên) 41 Báo cáo thực tập tốt nghiệp * Thủ tục xuất kho nguyên vật liệu : Khi có nhu cầu sd vật liệu ( trừ giấy), phân xưởng phải lập giấy xin lĩnh vật tư lên Giám đốc duyệt Nếu Giám đốc đồng ý, quản đốc đem phiếu lĩnh xuống phận kế hoạch để viết phiếu xuất Phiếu lập làm liên : - Một liên nhân viên quản lý chứng từ nhập xuất lueu lại - Một liên giao cho quản đốc đem xuống kho để lĩnh vật tư - Một liên đưa cho phòng tài vụ ( kế toán vật liệu) vào máy Đối với vật liệu giấy, thơng qua hợp đồng in Xưởng in với khách hàng, phận kế hoạc tính số lượng giấy cần xuất Trường hợp khổ giấy cần in khơng có kho mà có khổ to, phận kế hoạc giao cho kỹ sư cơng nghệ tính số giấy khổ to cần xuất để xén vừa đủ với số lưoưng giấy khổ nhỏ sử dụng Sau tính xong giao số liệu cho nhân viên quản lý phiếu nhập xuất vật liệu ghi phiếu xén Phiếu xén lập làm liên : - Một liên lưu lại - Một liên giao cho thủ kho để làm xuất giấy khổ to xuống để xén - Một liên giữ lại để đội giấy xén xong nhập kho gửi ln phiếu nhập kho cho kế tốn vật liệu Sau xén xong, quản đốc lại đem số giấy xén vào kho nhập vào kho Nhân viên quản lý nhập xuất vật liệu lại viết phiếu nhập kho vật liệu lập làm liên : - Một liên giao cho thủ kho - Một liên lưu lại - Một liên giao cho kế toán vật liệu (kèm phiếu xén giấy Khi xén xong tổ xén xẽ đem lên nhập kho báo cho phòng kế hoạch, nhân viên quản lý phiếu xén nhập, xuất vào phiếu nhập Trường hợp sau giấy xén ( giấy Trần Thị Bích Ngọc – C10A1 42 Báo cáo thực tập tốt nghiệp cần cho nhu cầu in có sẵn kho) việc xuâts kho tương tự vật liệu khác VD : Ngày 2/3 phận kế hoạch nhận phiếu lĩnh vật tư phân xưởng in màu có đồng ý Giám đốc Trích Bảng số Phiếu lĩnh vật tư Số 09 Đơn vị đề nghị : phận in màu Tên vật tư Số lượng Mực đen 15 kg Lý lĩnh : Thủ trưởng đơn vị Trần Thị Bích Ngọc – C10A1 Ngày : Người đề nghị 43 Báo cáo thực tập tốt nghiệp Trích Bảng số Phiếu xuất kho Ngày 2/3/2005 Nợ : Có : Số : 10 Họ tên người nhận hàng : Bộ phận in màu Lý xuất kho : Xuất kho : Vinh TT Tên, nhãn hiệu, quy cách,phẩm chất vật tư (sản phẩm hàng hoá ) Mực đen TQ Trần Thị Bích Ngọc – C10A1 Mã số ĐVT Kg Số lượng Yêu Thực cầu xuất 15 15 Đơn giá Thành tiền 36.000 540.000 44 Báo cáo thực tập tốt nghiệp Tại Xưởng in, phiếu xuất kho không ghi phần tiền mà ghi số lượng Do nay, Xưởng in cơng tác kế tốn máy tính hỗ trợ nhiều Từ phiếu xuất này, kế toán cần gõ số lượng vật liệu ( theo phương pháp nhập trước – xuất trước cài đặt nhớ máy) Riêng với giấy, số loại giấy ( hầu hết giấy cuộn) mua thiết phải qua giai đoạn gia công (tời, cắt, xén) thành tờ có khổ thích hợp với hợp đồng in đưa vào in với giấy ngồi việc phản ánh việc nhập từ bên ngồi, kế tốn cịn phải theo dõi việc xuất giấy gia công nhận giấy gia cơng để xuất cho phận có nhu cầu Về sản lượng giấy hao hụt số lượng giấy xuất dùng phịng kế hoạch tính tốn kế tốn vật liệu có nhiệm vụ theo dõi giá trị thực tế lô giấy xuất gia công lô giấy gia công nhập kho Hiện Xưởng in, để tính giá trị thực tế lô giấy gia công nhập giá trị hao hụt, kế toán sử dụng phương pháp cụ thể sau : - Trường hợp xuất loại giấy khổ to xén loại giấy khổ nhỏ Trong trường hợp giá trị số giấy xuất giá trị số giấy nhập về, điều có nghĩa hao hụt cúa số giấy xuất gia công gộp vào đơn giá tờ sau gia công Giá trị tờ giấy (khổ to)đem gia công Đơn giá tờ giấy nhập = Số tờ giấy gia công nhập - Trường hợp xuất loại giấy khổ to xén nhiều loại giấy khổ nhỏ : ( nguyên tắc giá trị cúa số giấy xuất tổng giá trị khổ nhỏ nhập về) Số kg giấy = Số tờ x Định lượng ( g/m2) x Khổ dọc x Khổ ngang Trần Thị Bích Ngọc – C10A1 45 Báo cáo thực tập tốt nghiệp Giá trị giấy cuộn gia công * Đơn giá thực tế kg xuất gia công = Số Kg giấy xuất gia công * Giá trị giấy gia công Số kg giấy = nhập loại gia công Giá trị giấy xuất * Giá trị hao hụt = Đơn giá thực tế kg x - gia công giấy xuất gia công Giá trị giấy gia công nhập loại Sau tính giá trị hao hụt, giá trị phân bổ cho giá trị loại giấy gia công nhập Giá trị lô giấy loại nhập Giá trị giấy gia = công nhập loại Giá trị hao hụt + phân bổ Để phù hợp phản ảnh kịp thời tình hình nhập xuất giấy, kế toán vật liệu mở “ Bảng xuất – nhập – tồn theo mã giấy tính thành tiền” Phần giấy đem gia công nhập vè từ gia công theo dõi bảng nhập –xuất- tồn theo mã giấy tính thành tiền kế tốn khơng hạch tốn hay định khoản Kế toán hạch toán số giấy thực nhập thực xuát để sử dụng tháng Do tháng xuất gia cơng nhập từ gia cơng nhiêu Trần Thị Bích Ngọc – C10A1 46 Báo cáo thực tập tốt nghiệp Kế toán tổng hợp nguyên vật liệu Hạch tốn tổng hợp vật liệu cơng cụ quan trọng có hiệu cơng tác quản lý hoạt động sản xuất kinh doanh Nó đảm bảo cung cấp thông tin kinh tế sản xuất kinh doanh, tài sản có tình hình biến động loại tài sản trng doanh nghiệp, để tiến hành hoạt động kiểm tra, kiểm sốt hoạt động nhằm đảm bảo cho hoạt động có hiệu thiết thực Hiện Xưởng in, cơng tác kế tốn vật liệu thực theo phương pháp kê khai thường xuyên Theo phương pháp kế toán tổng hợp sử dụng tài khoản : TK 152, TK 331, TK 141, TK 621, TK 133 * Hạch toán tổng hợp ngun vật liệu : - Trình tự kế tốn : + Xưởng in khơng có trường hợp hàng mà hoá đơn chưa tháng ngược lại + Vật liệu Xưởng in xuất dùng theo nhu cầu phân xưởng xuất sử dụng hết nhiêu lĩnh tiếp, khơng có trường hợp thừa nhập lại kho + Tại Xưởng in chưa hưởng chiết khấu thường tốn muộn + Việc tốn tiền hàng thông qua TK 141 TK 331, khơng có trường hợp trả tiền mặt trực tiếp mua hàng Từ đặc điểm trên, vật liệu mua có trường hợp tốn sau : Trần Thị Bích Ngọc – C10A1 47 Báo cáo thực tập tốt nghiệp + Trường hợp mua vật liệu nợ tiền hàng ( thường áp dụng với vật liệu mua bạn hàng quen) Kế toán ghi : Nợ TK 1521 Nợ TK 133 Có TK 331 + Trường hợp Xưởng in ứng trước phần tiền hàng ghi ( hợc trả tiền mua vật liệu nợ) Nợ TK 331 Có TK 111,112 - Hình thức kế tốn áp dụng cho kế toán tổng hợp nhập vật liệu Để hạch toán tổng hợp nhập vật liệu, Xưởng in sử dụng hệ thống sổ kế tốn theo hình thức Nhật ký – chứng từ Bảng liệt kê mở riêng : vật liệu kẽm , phim, vật liệu phụ, công cụ – dụng cụ lập vào bảng giấy mở riêng bảng Để phản ánh tình hình tổng hợp vật liệu, kế tốn vào bảng liệt kê chứng từ nhập vật tư ( giấy), cịn để phản ánh tình hình tổng hợp xuất vật liệu, kế toán vào bảng liệt kê xuất chứng từ vật tư (giấy) - Bảng liệt kê chứng từ nhập vật tư : mở để theo dõi, phản ánh phiếu nhập vật tư diễn tháng, quý hay năm - Cơ sở số liệu phương pháp ghi : Căn vào hoá đơn, phiếu nhập kho phòng kế hoạch gửi lên, kế toán tổng hợp chứng từ bảng “Liệt kê chứng từ nhập vật tư” Bảng gồm nội dung : Ngày, số, chứng từ, kho, mã vật tư, đơn vị tính, số lượng, đơn giá, số tiền, TK Nợ, TK Có Trần Thị Bích Ngọc – C10A1 48 Báo cáo thực tập tốt nghiệp - Về phương pháp ghi phần TK Nợ, TK Có, kế tốn vào chứng từ định khoản bình thường theo phần trình tự kế tốn nội dung khác ghi tương ứng phiếu nhập kho Trần Thị Bích Ngọc – C10A1 49 Báo cáo thực tập tốt nghiệp Trích Bảng số Bảng liệt kê chứng từ nhập vật tư Từ ngày 01/3/2002 đến 31/3/2005 Số Mã vật Ngày chứng Kho Tên vật tư tư từ 2/3/05 B03 V M003 Mực đen TQ ĐVT Số Đơn giá lượng Số tiền Tài khoản Nợ có Cửa hàng Toàn Thắng – 331A7 Cửa hàng Toàn Thắng – 331A7 Cửa hàng Toàn Thắng – 331A7 Cửa hàng Toàn Thắng – 331A7 Cửa hàng Toàn Thắng – 331A7 Kg 150 36.000 5.400.000 1521 2/3/05 B03 V M005 Mực xanh TQ Kg 105 42.000 4.410.000 1521 2/3/05 B03 V M004 Mực vàng TQ Kg 105 42.000 4.410.000 1521 2/3/05 B03 V M006 Mực đỏ TQ Kg 105 44.000 4.620.000 1521 2/3/05 B03 V V90 Đồng 0 1.884.000 133 … … 2/3/05 B03 2/3/05 B03 V V VB27 V911 Thuế GTGT khấu trừ … … Bột ẩm Thuế GTGT khấu trừ Kg Đồng 500 2850 1.290.000 125.000 1552 133 Trần Thị Bích Ngọc – C10A1 Hồn, Nguyễn - 14103 Hoàn, Nguyễn - 14103 ... sát tình Kế tốn chi tiết Nguyên vật liệu * Thủ tục nhập kho nguyên vật liệu : vật liệu Xưởng in giao cho phận vật tư thu mua Khi mua vật liệu đến Xưởng in, cán thu mua đem hoá đơn GTGT hoá đơn... mực in, khâu sách, ghim đóng sách, keo sơ dừa II THỰC TẾ CƠNG TÁC KẾ TOÁN NGUYÊN LIỆU VẬT LIỆU Cách phân loại nguyên liệu, vật liệu doanh nghiệp : Với đặc thù sản xuất ngành in, khối lượng vật liệu. .. Hạch toán tổng hợp nguyên vật liệu : - Trình tự kế tốn : + Xưởng in khơng có trường hợp hàng mà hoá đơn chưa tháng ngược lại + Vật liệu Xưởng in xuất dùng theo nhu cầu phân xưởng xuất sử dụng hết