106 thủ thuật với MS Office

Trong cửa sổ Protect Document bạn sẽ thấy 3 lựa chọn Track changes (chống mọi thay đổi với Track changes, người khác vẫn có thể đọc và sửa văn bản của bạn nhưng mọi thay đổi đó sẽ được[r]

(1)

Microsoft cố gắng nhằm hoàn thiện bổ sung thêm nhiều tính tiện dụng cho phần mềm Microsoft Office Nhưng phần lớn “sức mạnh tiềm ẩn” MS Office - lựa chọn ẩn, tính chưa biết đến hay shortcuts - gần đến hay không sử dụng

Thông qua viết mong muốn giới thiệu đến bạn thủ thuật đơn giản hiệu cho Word, Excel, Outlook, PowerPoint Có thể nói thủ thuật giúp bạn sử dụng hiệu phần mềm văn phòng này, khai thác khả tiềm tàng tuỳ biến theo phong cách riêng

Tuy nhiên xin ý bạn hầu hết thủ thuật sau vận hành tốt phiên Microsoft Office XP 2003

Thủ thuật chung

Phóng to hay thu nhỏ

Nếu bạn sở hữu mouse (con chuột máy tính) có cuộn (scroll button) bạn hồn tồn phóng to hay thu nhỏ văn cửa sổ MS Office nhanh chóng cách giữ phím Ctrl xoay cuộn – xoay lên phía trước phóng to phía sau thu nhỏ lại

Định dạng nhanh chóng

Một “viên ngọc ẩn” MS Office Format Painter – có hình dáng chổi sơn cơng cụ chuẩn (Standard toolbar) Nếu chưa có bạn vào Tool | Commands, tìm đến mục Format kéo biểu tượng công cụ thả vào công cụ chuẩn Khi bạn nhắp chuột vào biểu tượng chổi sơn, công cụ copy lại định dạng văn nơi trỏ chuột xuất Nếu bạn lựa chọn đoạn (paragraph) hay ô (cell) nhắp chuột vào biểu tượng cơng cụ định dạng đoạn hay chép lại Sau bạn cần kéo chuột lựa chọn đoạn văn bạn muốn “dán” định dạng giống đoạn nguồn xong

Bằng cách nhắp đúp chuột lên biểu tượng Format Painter, bạn áp dụng định dạng chép liên tục bạn ấn phím Esc

Thêm nhiều lựa chọn hơn

Nếu bạn giữ nguyên phím Shift sau chọn File ứng dụng Word cửa sổ soạn e-mail Outlook, bạn thấy thay đổi menu File Với Word Outlook bạn thấy có thêm lựa chọn Save All Close All cịn Excel bạn thấy có Close All

Xuống dịng khơng tạo mục

(2)

Riêng Excel để xuống dòng ô bạn ấn Alt-Enter Các Smart Tags

Smart Tags - bắt đầu xuất phiên Microsoft Office XP – biểu tượng ứng dụng cơng nghệ XML nên xuất liệu phù hợp với tính Smart Tags Để kích hoạt Smart Tags bạn vào Tools | AutoCorrect

Options chuyển sang mục Smart Tags lựa chọn loại tags mà bạn muốn kích hoạt Lấy ví dụ Paste Options Smart Tags:

Paste options: Sau bạn dán (paste) liệu ứng dụng Office bạn chọn Smart Tag (xuất bên cạnh đoạn liệu vừa dán có hình giống clipboard) với lựa chọn định dạng phong phú - Match Destination Formatting (chuyển định dạng liệu vừa dán giống với định dạng văn bản) Keep Source Formatting (giữ nguyên định dạng đoạn liệu vừa dán)

Truy cập nhanh đến văn thường sử dụng

Cách nhanh thông dụng để truy cập đến tệp tin văn thường sử dụng Microsoft Word vào File tìm đến văn cần mở Điểm bất lợi cách số lượng tệp tin lưu danh sách tương đối hạn chế, cho dù người sử dụng vào Tools | Options | General để chỉnh thông số “Recent used file list” lên số lớn

Nhưng MS Word lại có tính ẩn khác hữu dụng việc nhanh chóng tìm đến văn thường sử dụng Bạn sử dụng cách sau

Bạn vào View | Toolbars | Customize bạn nhắp chuột phải vào đâu cơng cụ toolbars chọn Customize Khi cửa sổ Customize mở bạn chuyển sang tab Commands

Trong cửa sổ Customize | Commands, bên mục Categories bạn kéo xuống chọn Built-in Menus danh sách bên tay phải

(commands) chọn Work Nhắp giữ nguyên chuột trái kéo Works thả vào công cụ thuận tiện với bạn Vậy bạn tạo cơng cụ riêng cho với tên Work Để đổi tên menu

bạn mở cửa sổ Customize nhắp chuột phải vào tên menu Work, ô Name bạn gõ tên vào

Bây bạn sử dụng menu để lưu tên đường dẫn đến tệp tin văn bạn thường sử dụng cách sau Bạn mở văn thường sử dụng sau chọn Work | Add to work menu Thế tên văn có sẵn sàng cho bạn truy cập đến lúc

Để gỡ bỏ tên văn danh sách menu Work bạn ấn giữ Ctrl-Alt-Minus (phím Ctrl-Alt-Minus phím dấu trừ (-) cạnh phím số 0) Lúc trỏ biến thành dấu trừ, bạn click vào menu Work tìm đến tên văn cần bỏ nhắp chuột trái lần vào

Mở văn sử dụng lần cuối cùng

(3)

Bạn tìm đến tệp tin Winword.exe – thơng thường tệp tin có đường dẫn sau C:\Program Files\Microsoft Office nằm thư mục Office 10 phiên XP Office 11 với phiên 2003 Tìm bạn nhắp chuột phải vào tệp tin chọn Send to | Desktop (create shortcut)

Hoặc bạn nhắp chuột phải lên desktop chọn New | Shortcut tìm đến tệp tin Winword.exe theo đường dẫn

Sau bạn desktop nhắp chuột phải vào shortcut vừa tạo chọn Properties Trong cửa sổ Properties bạn chuyển đến mục Target gõ vào “/mFile1” vào cuối đường dẫn trường này, click OK

Sử dụng lệnh Paste Special

Khi bạn copy văn web từ tệp tin Word khác dán trực tiếp vào Word ứng dụng giữ nguyên định dạng gốc - từ font chữ, màu sắc, bảng biểu… gây phiền phức nhiều việc chỉnh sửa lại văn Để tránh điều bạn sử dụng lệnh Paste Special Cách sử dụng sau:

Sau copy văn từ nguồn, bạn chuyển vào Word chọn Edit | Paste Special Trong cửa sổ Paste Special bạn chọn Unformatted Text Unformatted Unicode Text

Sắp xếp lại đoạn nhanh chóng

Bạn muốn xếp lại vị trí đoạn văn mình? Để tránh thời gian kéo thả hay copy-paste bạn sử dụng cách sau

Lựa chọn đoạn văn mà bạn muốn thay đổi vị trí lên xuống, ấn giữ phím Shift-Alt dùng phím mũi tên lên xuống để điều chỉnh lại vị trí đoạn văn

Xố thơng tin cá nhân

Các tệp tin văn MS Word có chứa thơng tin ẩn tiết lộ thơng tin bạn Microsoft cho cơng cụ xố bỏ thông tin ẩn Remove Hidden Data trang web Tuy nhiên cơng cụ khó sử dụng Vậy để xố bỏ thơng tin ẩn bạn làm theo cách sau

Trước phổ biến tệp tin văn bản, bạn dùng ứng dụng WordPad (Start | All Programs |

Accessories) mở văn trước lưu lại văn dạng Rich Text Format (.rtf) Cuối bạn việc đổi phần mở rộng tệp tin văn trở lại dạng Word Lấy ví dụ bạn lưu tệp tin thành “test.rtf”, để đổi lại sang dạng Word bạn dùng lệnh rename chuyển lại thành “test.doc”

Vẽ đường thẳng

Bạn hồn tồn dễ dàng kẻ đường thẳng ngang văn cách đơn giản như sau

- Bạn gõ liên tiếp dấu gạch ngang (-) ấn Enter bạn có đường kẻ đơn. - Bạn gõ liên tiếp dấu gạch (_) ấn Enter bạn có đường kẻ đậm - Bạn gõ liên tiếp dấu (=) ấn Enter bạn có đường kẻ đơi Máy tính có sẵn Word

(4)

Trong MS Word vào View | Toolbars | Customize bạn nhắp chuột phải lên công cụ (toolbar) chọn Customize Trong cửa sổ Customize - bạn có hội làm quen với cửa sổ phần trước viết - bạn chọn Tools bên khung Categories bên tay trái chọn biểu tượng Tool Calculate khung Commands bên tay phải Bạn nhắp giữ chuột trái lên biểu tượng Tools Calculate kéo thả lên cơng cụ mà bạn thích Bây bạn dàng thực phép tính Word cách gõ vào phép tính lựa chọn tồn phép tính, nhắp chuột vào Tools Calculate ấn Ctrl-V để dán kết vào

Tuần hoá Smart Tags Spelling, Track changes

Bạn bị dòng gạch chân loằng ngoằng màu xanh màu đỏ làm phiền chưa? Bạn chưa biết từ đâu xuất hiện? Nó tính kiểm tra lỗi tả kiểm tra lỗi ngữ pháp MS Word Tính có hiệu văn tiếng Anh văn tiếng Việt thật điều vô phiền phức Để loại bỏ phiền phức bạn vào Tools | Options chuyển sang mục Spelling & Gammar Trong mục bạn bỏ dấu kiểm trước Check spelling as you type Check grammar as you type, sau Ok xong

Smart Tags nói tính tương đối hiệu phiên Word Tuy nhiên nhiều lúc người sử dụng thấy khó chịu tag ngày, số điện thoại, copy-paste… liên tục Nếu bạn không ưa Smart Tags vào Tools | AutoCorrect Options chuyển sang mục Smart Tags cửa sổ AutoCorrect Options bỏ dấu kiểm loại Smart Tag bạn khơng muốn

Cịn tính Word có dịng kẻ màu đỏ loằng ngoằng gây khó chịu nhiều Track changes Tính thực có hiệu bạn để người khác sửa văn bạn Những thay đổi Track changes ghi nhận liệt kê văn Để bỏ bạn vào View bỏ đánh dấu trước Markup xong

Status Bar có cho bạn?

Bạn để ý đến trạng thái (Status bar) Word chưa? Nó có nhiều điều thú vị Nhưng Word bạn chưa có Status bar bạn vào Tools | Options chuyển sang mục View Trong mục bạn để ý đến phần Show đánh dấu kiểm vào Status bar xong Thanh trạng thái tên gọi cho bạn thấy thông tin văn bạn, thứ tự trang thời bạn, phần, dòng, toạ độ trỏ chuột … Nhắp đúp chuột lên Số thứ tự trang bạn gọi menu Go to

Bên cạnh đó, trạng thấy bạn cịn thấy có REC – TRK – EXT – OVR Nhắp đúp chuột lên mục bạn bật tính lên Nhắp đúp chuột lên REC bạn bật tính ghi macro – hay cịn gọi thao tác tự động, TRK giúp bạn theo dõi ghi nhận thay đổi mà bạn sửa lên văn gốc, EXT cho phép bạn lựa chọn văn mà cần dùng phím mũi tên lên xuống sang phải sang trái OVR bật tính ghi đè – tức kí tự bạn gõ vào thay cho kí tự liền kề thay xuất bên cạnh

Tuỳ biến AutoText

(5)

Track changes - So sánh văn bản

Bạn có văn giống hệt bạn muốn so sánh xem chúng giống khác điểm nào? Thay phải ngồi so sánh dịng một, thủ thuật sau giúp bạn thực cơng việc cách nhanh chóng.

Nếu bạn biết sử dụng tính Track changes Word thật tiện dụng Tính sẽ giúp bạn theo dõi ghi lại rõ ràng thay đổi văn bạn Để bật tính Track changes bạn vào Tool | Track Changes sử dụng phím tắt Ctrl-Shift-E.

Cịn bạn khơng bật Track changes từ trước làm để tìm thay đổi khác biệt văn Vẫn có cách, Trach changes giúp bạn giải việc Trong Word 2000, bạn vào Tools | Track changes | Compare documents Khi hộp thoại bật bạn lựa chọn văn bạn cần đem so sánh với văn thời bạn Word giúp bạn bổ sung thay đổi vào văn bạn

Trong Word XP 2003 có khác chút, bạn vào Tools | Compare and Merge

Documents Trong hộp thoại bật bạn đánh dấu vào Legal blackline (ngay cạnh trường File name) để kích hoạt tính so sánh văn bản; không Word giúp bạn hợp văn Q trình cịn lại giống với Word 2000

Split – So sánh nhiều phần văn bản

Văn bạn dài hàng chục hàng trăm trang mà bạn lại muốn so sánh nhiều phần văn với - chẳng hạn phần mở đầu với phần kết luận? Split giúp bạn giải khó khăn

Bạn vào Windows | Split Ngay trỏ biến thành đường kẻ ngang cho phép bạn định khoảng cách chia đơi hình Word Hãy đặt cho thật dễ nhìn nhắp chuột trái lần Word bị chia làm cửa sổ riêng biệt bạn duyệt văn dễ dàng Để bỏ tính bạn lại vào Windows chọn Remove Split

Bảo vệ văn bạn

Có nhiều cách để bảo vệ văn bạn – ngăn chặn người khác mở văn bạn ngăn chặn người khác sửa đổi văn bạn

Có cách sau để bảo vệ văn bạn.

Bạn vào Tools | Options chuyển sang mục Security - Bạn nhập mật vào mục Password to open để đặt mật ngăn chặn người khác mở văn bạn Nhập mật vào mục

Password to modify để ngăn chặn người khác sửa đổi văn bạn

Bạn vào Tools | Protect Document để có thêm tính bảo mật văn Trong cửa sổ Protect Document bạn thấy lựa chọn Track changes (chống thay đổi với Track changes, người khác đọc sửa văn bạn thay đổi ghi lại menu Tools | Track Changes bị vô hiệu hoá), Comment (chỉ cho phép người khác đọc văn bạn bổ sung thêm nhận xét gọi ý – comment – vào không thay đổi văn bản) Form (ngăn chặn thay đổi văn cho phép thay đổi phần văn không bảo vệ form trường)

Đặt đường dẫn mặc định để lưu mở văn bản

(6)

bản người sử dụng Tuy nhiên, Word cho phép người sử dụng thay đổi mặc định Bạn vào Tools | Options chuyển sang mục File locations Trong cửa sổ bạn nhắp chuột vào mục cần thay đổi Ví dụ thay đổi đường dẫn mở lưu văn mặc định bạn nhắp chuột vào mục Documents sau nhắp chuột vào Modify chỏ đến thư mục riêng bạn Nhắp ok xong

Đặt font chữ mặc định

Bạn quen sử dụng loại font chữ định muốn lần mở Word sẵn sàng font chữ cho bạn Rất đơn giản, bạn thử thủ thuật sau

Bạn mở văn được, vào Format | Font Trong cửa sổ Font bạn chọn lựa kiểu font chữ bạn quen dùng nhắp chuột vào Default góc cuối bên tay trái cửa sổ font, Word hỏi bạn có muốn đặt font chữ mặc định không, chọn Yes xong

Tính tốn bảng

Word khơng phải ứng dụng bảng tính chuyên nghiệp Excel Word có khả năng thực tính tốn bảng.

Để tính tốn bảng Word bạn vào Table | Formula lựa chọn hàm tính tốn Tuy nhiên, số lượng hàm tính tốn Word hạn chế, nhiều làm bạn thất vọng

Ví dụ để tính tốn hàng

1

=SUM(LEF)

Trong =SUM(LEF) bạn nhập vào mà Word đưa gợi ý cho bạn bạn vào Table | Formula (hình minh hoạ)

Ví dụ để tính tốn cột

1 =SUM(ABOVE)

Bạn nhập cơng thức tính tốn đơn giản kiểu Excel, ví dụ =A1*B2 Mặc dù tên hàng cột Word không bạn yên tâm định dạng giống hệt Excel

Để cập nhật kết tính tốn có thay đổi bạn lựa chọn chứa kết ấn phím F9 Hoặc để cập nhật kết tính tốn phạm vi tồn bảng, bạn lựa chọn bảng ấn phím F9

Tạo bảng nhanh chóng

Khả tự động định dạng Word giúp bạn nhiều động đến chuột hay menu mà cần bàn phím đủ Tạo bảng nhanh chóng thủ thuật

Để tạo bảng nhanh chóng bạn cần kí tự dấu cộng (+) kí tự dấu gạch ngang (-) Bạn cần nhập kí tự theo kiểu định dạng sau ấn Enter, Word tự động tạo bảng cho bạn

(7)

Khoảng cách hai dấu cộng (+) định đến độ rộng cột tạo Tắt tính tự động định dạng số trên-chỉ số

Nhiều bạn gặp rắc rối với tính tự động định dạng số (superscript) số (subscript) Word, bạn thường xuyên sử dụng tiếng nước với kiểu kí tự “1st, 2nd, 3rd,…” Bạn khơng thích tính tắt cách vào Tools |

AutoCorrect Options chuyển sang mục AutoFormat As You Type bỏ đánh dấu trước mục Ordinals (1st) ok

Tạo mẫu văn có ảnh xem trước

Template - mẫu văn - chức vơ hữu ích Word Chức cho phép bạn tạo văn định dạng theo kiểu mẫu định sử dụng lại nhiều lần

Lấy ví dụ bạn tạo kiểu giấy mời riêng bạn lưu lại thành mẫu văn Word Lần sử dụng sau bạn cần mở template điền thông tin cần thiết

Để tạo mẫu văn riêng mình, trước tiên bạn tạo văn thông thường định dạng theo mẫu văn cần thiết bạn Khi lưu văn File | Save, bạn chọn

Document Template (*.dot) mục Save as type cửa sổ lưu văn Để mẫu văn bạn có hình ảnh xem trước trước lưu thành định dạng template bạn vào File | Properties đánh dấu vào Save Preview Picture

Để sử dụng template bạn vừa tạo ra, vào File | New chờ bảng nhiệm vụ (Task pane) bên tay phải bạn chọn General Templates mục New from template nhớ đánh dấu vào mục Document lựa chọn template bạn tạo – hình ảnh xem trước mẫu văn khung Preview

Giấu tên văn Recently Used Files

Thông thường Word lưu lại tên đường dẫn văn sử dụng gần danh sách Recently used file Để truy cập đến danh sách bạn cần vào menu File thấy danh sách tệp tin văn liệt kê theo thứ tự 1,2,3,4 Mặc định số tệp tin văn lưu danh sách Bạn chỉnh số lên giấu không cho tên văn cách sau

Bạn vào Tools | Options chuyển sang mục General Trong mục bạn để ý đến dòng Recently used file list Để tăng số văn danh sách Recently used files bạn cần thay đổi số ô bên cạnh Cịn để khơng cho danh sách bạn bỏ đánh dấu chọn mục này, nhắp OK

Phím tắt thơng dụng Excel

Phím tắt ứng dụng MS Office tính hữu ích nhất, giúp cho người sử dụng thao tác nhanh Xin liệt kê số phím tắt thông dụng Excel

F2

(8)

tiền tệ với số sau dấu phẩyAlt-EnterXuống dịng Kiểm sốt hướng di chuyển trỏ ấn Enter

Theo mặc định, trỏ thường xuống di chuyển xuống ô bên bạn gõ phím Enter Nhưng bạn khơng thích bạn hồn tồn thay đổi hướng di chuyển chỏ, điều khiển trỏ di chuyển sang bên phải bên trái, lên hay xuống theo ý thích bạn bạn gõ phím Enter Hãy thử thủ thuật sau

Bạn vào Tools | Options chuyển sang mục Edit Trong mục này, bạn ý đến dòng “Move selection after Enter”, đánh dấu lựa chọn lựa chọn trước dòng danh sách liệt kê bên cạnh bạn chọn hướng di chuyển cho trỏ chuột

Sao chép liệu cơng thức nhanh chóng

Thơng thường cần chép liệu hay công thức sang loại ô không liền kề nhau, bạn thường phải công copy paste sang ô Nhưng biết thủ thuật sau bạn hồn tồn thực cơng việc cách nhanh chóng hiệu

Trước tiên bạn chép liệu từ ô nguồn – ô chứa thông tin cần chép ra, dùng phím tắt Ctrl-C cho nhanh Sau bạn giữ nguyên phím Ctrl nhắp chuột trái vào ô mà bạn muốn chép liệu sang Lựa chọn xong bạn ấn ổ hợp phím Ctrl-V liệu tự động dán vào nơi cần thiết cho bạn

Ứng dụng thủ thuật để copy-paste liệu cho loạt ô liền kề không gần ỗ liệu nguồn Trước tiên bạn dùng Ctrl-C để chép liệu từ nguồn, sau giữ ngun phím Ctrl dùng chuột trái lựa chọn loạt ô mà bạn muốn chép liệu sang sau thả Ctrl ấn Enter xong

Một trang - Một biểu đồ

Thông thường biểu đồ kèm với liệu có liên quan đến Nhưng bạn lại muốn in biểu đồ trang riêng biệt hồn tồn, tách rời khỏi liệu Rất đơn giản, bạn lựa chọn biểu đồ vào File | Print, biểu đồ in trang riêng.

Biểu đồ có màu đen-trắng

Một tính tiện lợi khác bạn in biểu đồ Excel lệnh xem trước (Preview) Cho dù bạn có máy in màu bạn in biểu đồ với màu đen trắng cách vào File | Print sau chọn nút Preview Trong cửa sổ Preview bạn chọn nút Setup chọn sang mục Chart, đánh dấu lựa chọn vào trước Black and white Bây phần xem trước Preview biểu đồ bạn hiển thị màu đen-trắng giúp cho bạn điều chỉnh độ sáng tối tương phản thanh, dòng hay cột biều đồ dễ dàng

Tên tệp tin in Footers

Bắt đầu từ phiên Excel 2002, Microsoft bổ sung thêm khả chèn đường dẫn tệp tin bảng tính vào Header hay Footer Đường dẫn tự động cập nhật bạn di chuyển tệp tin Để chèn đường dẫn tệp tin bảng tính vào Header hay Footer bạn theo cách sau đây:

(9)

chuột vào biểu tượng hình thư mục cơng cụ phía Khi vị trí bạn chọn xuất đoạn mã &[Path]&[File] Như thành công

Xác nhận thông tin

Nếu phải đối mặt với bảng tính có nhiều loại liệu khác dễ nhầm lẫn xử lý nhập liệu Để tránh tình trạng nhầm lẫn bạn sử dụng tính Xác nhận thơng tin Excel

Ví dụ bạn có cột mức thuế chắn mức thuế khơng vượt 100% bạn quy định Excel nhận giá trị nhỏ 100 Như có lỡ tay khơng sợ nhầm lẫn, Excel nhắc bạn phải nhớ không vượt 100 Hoặc bạn đặt giá trị nằm khoảng … Bạn đặt Data Validation cho ơ, loạt ô, hàng cột…

Để sử dụng tính Excel trước tiên bạn lựa chọn ô – hàng - cột muốn ứng dụng xác nhận thơng tin sau vào Data | Validation Bạn đưa quy định nhập liệu nhắp OK

Nếu bạn có gửi bảng tính cho người khác sử dụng bạn nên đặt thêm thích cho – hàng - cột có ứng dụng Data Validation để họ nhập thơng tin cách sau

Trong cửa sổ Data | Validation bạn chuyển sang mục Input Message đặt tên thích rõ ràng vào Như trỏ chuột chuyển đến có tính Data Validation hướng dẫn cụ thể cho người sử dụng

Tương tự bạn hồn tồn tuỳ biến cảnh báo nhập sai liệu cách chuyển sang mục Error Alert nhập tên nội dung cảnh báo vào

Tuỳ biến danh sách

Nếu bạn thường xuyên phải nhập loại liệu giống bảng tính khác – ví dụ danh sách tên nhân viên cơng ty – bạn sử dụng tính Tuỳ biến danh sách (Custom Lists) để tăng tốc đơn giản hố cơng việc Bạn vào Tools | Options chuyển sang mục Custom Lists Trong cửa sổ bạn chọn New List bên tay trái, cịn bên tay phải bạn nhập giá trị danh sách vào đó, đối tượng danh sách dòng, cuối bạn chọn nút Add Hoặc bạn có danh sách bạn chọn Import list from cell lựa chọn ô chứa liệu bạn muốn nhập danh sách

Bây bạn cần gõ đối tượng có danh sách bạn di chuyển trỏ đến góc bên tay phải ô đến trỏ chuyển thành dấu cộng kéo đến ô bạn muốn danh sách Excel giúp bạn điền nối giá trị lại

Định nghĩa số bảng tính

Sử dụng cơng cụ Name Excel bạn định nghĩa trước số tệp tin bảng tính bạn Lấy ví dụ, bạn định nghĩa trước mức thuế bạn thường xuyên sử dụng Bạn thử cách sau đây:

Tìm đến Insert | Name | Define nhập tên TaxRate Trong mục “Refers to” bạn nhập vào giá trị - giả sử chọn 0.07, sau nhắp chuột vào OK Bây bạn nhập cơng thức theo kiểu =A1*TaxRate Excel tự động thay số cho bạn

(10)

cách định nghĩa số thường sử dụng bảng tính

Giả sử có thay đổi số bạn định nghĩa bạn không nhiều thời gian để chỉnh sửa công thức Bạn việc quay vào thay đổi mục “Refers to” xong

Biểu đồ tự cập nhật

Trong phiên Excel cũ để tạo biểu đồ có khả tự động cập nhật giá trị tham chiếu thay đổi khó Nhưng kể từ phiên Excel 2003 vấn đề giải

Trước tiên bạn biến liệu tham chiếu vẽ biểu đồ thành danh sách cách vào Data | List | Create List lựa chọn vùng liệu bạn

Giờ sử dụng danh sách để vẽ biểu đồ tiện lợi Mỗi có giá trị bổ sung vào danh sách vùng liệu tham chiếu biểu đồ tự động cập nhật thêm giá trị Công thức hay sai?

Khi nhập công thức vào bảng tính bạn thường phải xem xét lại tính xác chúng nhằm đạt kết tính tốn mong đợi Excel có cơng cụ giúp bạn đánh giá lại công thức vừa nhập hay sai, xem xét quy trình tính tốn cơng thức mà Excel theo Lấy ví dụ bạn nhập vào công thức =7+5*3 nhận kết 22 thay 36 Để nhận kết 36 bạn phải nhập =(7+5)*3

Nếu bạn thấy chưa chắn vê quy trình tính tốn cơng thức bạn lựa chọn chứa cơng thức vào Tools | Formula Auditing | Evaluate Formula, Excel cho bạn biết Dấu cột hay hàng?

Bằng cách bạn giấu Sheet Bảo vệ bảng tính

Excel cung cấp cho bạn nhiều cách bảo vệ bảng tính khác nhau, bạn bảo vệ bảng tính, bảo vệ sheet hay bảo vệ đó…

Để ngăn chặn người khác khơng thể mở sửa đổi bảng tính máy bạn, bảo vệ mật “Password to open” Hãy vào Tool | Options | Security Bạn nhập mật vào trường “Password to open” hay mật vào trường “Password to modify” nhắp chuột vào OK Bảng tính bạn bảo vệ, khơng có mật khơng thể mở hay sửa đổi bảng tính bạn

Bên cạnh tính Tool | Protection cịn cung cấp cho bạn nhiều lựa chọn bảo vệ khác

(11)

khẩu vào mục “Password to unprotect sheet” – mật để gỡ bỏ hình thức bảo vệ bảng tính bảo vệ Trong vùng “Allow all user of this worksheet to”, bạn lựa chọn cho phép người sử dụng thực thao tác Sheet bảo vệ Nếu bạn không lựa chọn khơng thay đổi Sheet trừ người có mật loại bỏ tính Protect Sheet

Tính thứ Allow User to Edit Range Đây tính giúp bạn bảo vệ vùng định bảng tính, bạn cấp quyền hay có mật phép sửa đổi vùng bảo vệ Tính sử dụng quyền user hệ điều hành Windows bạn Nếu nhiều người sử dụng chung máy bạn cho phép người phép sửa đổi mà khơng cần đặt mật

Tính Tool | Protection | Protect Workbook giúp bạn bảo vệ toàn tệp tin bảng tính bạn, từ khung cửa sổ đến cấu trúc bảng tính bạn