106 thủ thuật với MS office (phần 8)

106 thủ thuật với MS Office (phần 8) Định nghĩa số bảng tính Sử dụng công cụ Name Excel bạn định nghĩa trước số tệp tin bảng tính bạn Lấy ví dụ, bạn định nghĩa trước mức thuế bạn thường xuyên sử dụng Bạn thử cách sau đây: Tìm đến Insert | Name | Define nhập tên TaxRate Trong mục “Refers to” bạn nhập vào giá trị - giả sử chọn 0.07, sau nhắp chuột vào OK Bây bạn nhập công thức theo kiểu =A1*TaxRate Excel tự động thay số cho bạn Bằng cách bạn tiết kiệm thời gian việc xử lý bảng tính nhiều cách định nghĩa số thường sử dụng bảng tính Giả sử có thay đổi số bạn định nghĩa bạn không nhiều thời gian để chỉnh sửa công thức Bạn việc quay vào thay đổi mục “Refers to” xong Biểu đồ tự cập nhật Trong phiên Excel cũ để tạo biểu đồ có khả tự động cập nhật giá trị tham chiếu thay đổi khó Nhưng kể từ phiên Excel 2003 vấn đề giải Trước tiên bạn biến liệu tham chiếu vẽ biểu đồ thành danh sách cách vào Data | List | Create List lựa chọn vùng liệu bạn Giờ sử dụng danh sách để vẽ biểu đồ tiện lợi Mỗi có giá trị bổ sung vào danh sách vùng liệu tham chiếu biểu đồ tự động cập nhật thêm giá trị Công thức hay sai? Khi nhập công thức vào bảng tính bạn thường phải xem xét lại tính xác chúng nhằm đạt kết tính toán mong đợi Excel có công cụ giúp bạn đánh giá lại công thức vừa nhập hay sai, xem xét quy trình tính toán công thức mà Excel theo Lấy ví dụ bạn nhập vào công thức =7+5*3 nhận kết 22 thay 36 Để nhận kết 36 bạn phải nhập =(7+5)*3 Nếu bạn thấy chưa chắn vê quy trình tính toán công thức bạn lựa chọn ô chứa công thức vào Tools | Formula Auditing | Evaluate Formula, Excel cho bạn biết Dấu cột hay hàng? Đôi trình xử lý bảng tính bạn muốn ẩn vài dòng hay vài cột không cần thiết để tránh rối mắt Để thực việc trước bạn lựa chọn hàng cột bạn muốn ẩn vào Format | Row | Hide hay Format | Column | Hide Để trở lại hàng hay cột bị giấu bạn vào Format | Row | Undide hay Format | Column | Unhide Bằng cách bạn giấu Sheet Bảo vệ bảng tính Excel cung cấp cho bạn nhiều cách bảo vệ bảng tính khác nhau, bạn bảo vệ bảng tính, bảo vệ sheet hay bảo vệ ô đó… Để ngăn chặn người khác mở sửa đổi bảng tính máy bạn, bảo vệ mật “Password to open” Hãy vào Tool | Options | Security Bạn nhập mật vào trường “Password to open” hay mật vào trường “Password to modify” nhắp chuột vào OK Bảng tính bạn bảo vệ, mật mở hay sửa đổi bảng tính bạn Bên cạnh tính Tool | Protection cung cấp cho bạn nhiều lựa chọn bảo vệ khác Trước tiên tính Bảo vệ Sheet Bạn vào Tool | Protection | Protect Sheet Bạn nhập mật vào mục “Password to unprotect sheet” – mật để gỡ bỏ hình thức bảo vệ bảng tính bảo vệ Trong vùng “Allow all user of this worksheet to”, bạn lựa chọn cho phép người sử dụng thực thao tác Sheet bảo vệ Nếu bạn không lựa chọn không thay đổi Sheet trừ người có mật loại bỏ tính Protect Sheet Tính thứ Allow User to Edit Range Đây tính giúp bạn bảo vệ vùng định bảng tính, bạn cấp quyền hay có mật phép sửa đổi vùng bảo vệ Tính sử dụng quyền user hệ điều hành Windows bạn Nếu nhiều người sử dụng chung máy bạn cho phép người phép sửa đổi mà không cần đặt mật Tính Tool | Protection | Protect Workbook giúp bạn bảo vệ toàn tệp tin bảng tính bạn, từ khung cửa sổ đến cấu trúc bảng tính bạn Tính Tool | Protection | Protect and Share workbook giúp bạn theo dõi thay đổi bảng tính bạn Khi có thực thay đổi bảng tính, Excel dùng Track Changes để ghi lại thông báo cho bạn biết Theo VNMedia