Đang tải... (xem toàn văn)
1.Giáo dục cho cán bộ công chức làm công tác văn thư và công tác xử lý giải quyết văn bản giúp thủ trường cơ quan có nhận thức tốt về tầm quan trọng của văn bản và quản lý văn bản trong [r]
(1)Lời Mở đầu
Trong công đổi đất nước, ngành, lĩnh vực hoạt động có đóng góp định ln có cải tiến để vươn tới hồn thiện
Hồ vào xu năm gần nghiệp vụ cơng tác Văn thư có bước phát triển phong phú đa dạng đáp ứng yêu cầu cải cách hành
Cơng tác Văn thư hoạt động bảo đảm thông tin văn phục vụ cho lãnh đạo, đạo, kiểm tra quản lí điều hành cơng việc quan Đảng, quan Nhà nước, tổ chức kinh tế, tổ chức trị xã hội, đơn vị lực lượng vũ trang nhân dân đảm bảo cung cấp kịp thời, xác
Đồng thời cơng tác Văn thư xác định mặt hoạt động máy quản lý nói chung chiếm phần lớn nội dung hoạt động văn phòng ảnh hưởng trực tiếp tới hoạt động quản lý quan, mắt xích quan trọng guồng máy hoạt động lãnh đạo, đạo,quản lý điều hành Hiệu hoạt động quản lý quan, tổ chức cao hay thấp phụ thuộc vào phần công tác có làm tốt hay khơng Vì cơng tác vừa mang tính trị vừa có tính nghiệp vụ, kĩ thuật liên quan nhiều cán bộ, công chức Làm tốt công tác Văn thư góp phần giải cơng việc quan nhanh chóng, xác, xuất, chất lượng, chế độ, giữ bí mật Đảng Nhà nước, hạn chế bệnh quan liêu giấy tờ việc lợi dụng văn Nhà nước để làm việc trái pháp luật góp phần lớn lao vào việc thúc đẩy phát triển kinh tế bảo vệ đất nước Quốc gia Nắm bắt tầm quan trọng đó, Đảng Nhà nước ta nhiều năm qua khơng ngừng cải cách Hành quốc gia có cơng tác Văn thư tập trung đổi sáng tạo
Vì vậy, để làm tốt cơng tác Văn thư địi hỏi phải nắm vững kiến thức lý luận phương pháp tiến hành chuyên môn nghiệp vụ soạn thảo văn bản, quản lý văn bản, lập hồ sơ hành…
Công ty Xây dựng Cấp thoát nước Quảng Nam Doanh nghiệp Nhà nước hạng đổi tên từ Công ty Xây dựng Kinh doanh nhà Quảng Nam; thành lập theo Quyết định số 568/QĐ-UB ngày 06/05/1997 Uỷ ban Nhân dân Tỉnh Quảng Nam Trong năm qua, với phát triển kinh tế thị trường, Công ty đạt thành tựu định sản xuất kinh doanh, lĩnh vực sản xuất cung cấp nước sinh hoạt cho nhân dân địa bàn tỉnh Bên cạnh thành tựu đạt được, Công ty xác định công tác tổ chức máy nhân công tác văn thư lưu trữ yếu tố góp phần tạo nên thành cơng kinh doanh Song, q trình thực hiện, cơng tác văn thư lưu trữ quan không tránh khỏi thiếu sót định Là nhân viên thuộc Phịng Nhân - Tổng
hợp Cơng ty chọn đề tài “Quản lý Nhà Nước văn công tác
(2)điểm tồn để công tác văn thư lưu trữ Công ty thời gian đến hiệu hơn, xứng với vai trị Do vậy, đề tài cần thiết để nghiên cứu
Vấn đề công tác văn thư lưu trữ nhiều hội nghị cấp cao, nhiều họp Chính phủ bàn đến, đề giải pháp thực hiện, đặc biệt, khơng đề tài nhà khoa học kết luận nhiệm vụ thực văn thư lưu trữ hầu hết tầm vĩ mô, áp dụng chung cho nước, tỉnh, cịn Cơng ty cơng tác văn thư lưu trữ lâu thường báo cáo tổng kết năm, chưa tác phẩm khoa học gắn lý luận với thực tiễn Do tơi chọn đề tài “Quản lý Nhà nước văn công tác văn thư lưu trữ Công ty Xây dựng & Cấp thoát nước Quảng Nam” nghiên cứu
Vấn đề “Quản lý Nhà nước văn công tác văn thư lưu trữ Công ty Xây dựng & Cấp thoát nước Quảng Nam” nghiên cứu nhằm mục đích:
- Về lý luận: Bản thân khái quát lý luận học từ văn pháp quy Nhà nước chuyên đề giáo trình làm sở nghiên cứu đề tài Ở phần này, thân sử dụng phương pháp vật biện chứng, thuyết minh đề tài bảo đảm tính khoa học, logic chặt chẽ
- Về thực trạng: nghiên cứu tình hình vấn đề “Quản lý Nhà nước văn công tác văn thư lưu trữ Cơng ty Xây dựng & Cấp nước Quảng Nam” diễn Công ty thông qua khảo sát, phân tích, chứng minh, đánh giá ưu khuyết điểm năm qua Ở phần này, thân sử dụng phương pháp khảo sát, điều tra, thống kê, đánh giá thực trạng theo quan điểm khách quan, lịch sử, cụ thể để chứng minh, lý giải đề tài
Từ lý luận thực trạng thân rút phương hướng, giải pháp khả thi đề xuất tham mưu giúp cho lãnh đạo Công ty xem xét vận dụng
Vấn đề rộng lớn, trình độ, lực kinh nghiệm thân có hạn nên tơi nghiên cứu nội dung Quản lý văn cơng tác văn thư lưu trữ Ngồi phần mở đầu, kết luận chung kèm theo nguồn tư liệu tham khảo, nội dung đề tài gồm ba phần:
Phần I: Một số vấn đề chung văn Quản lý văn
Phần II: Thực trạng văn Quản lý văn Cơng ty Xây dựng & Cấp nước Quảng Nam
Phần III: Một số giải pháp để nâng cao chất lượng văn quản lý văn đến Cơng ty Xây dựng & Cấp nước Quảng Nam
(3)- -Phần I:
Một số vấn đề chung văn quản lý văn bản I Khái niệm phân loại văn bản:
1.Khái niệm văn :
Như ta biết hoạt động giao tiếp ngôn ngữ thực qua q trình phát nhận ngơn dạng âm (là lời nói) ghi lại dạng chữ viết Ngôn ghi lại dạng chữ viết văn
Văn phương tiện ghi lại truyền đạt thông tin ngôn ngữ (hoặc ký hiệu) định Trong trình hoạt động giao tiếp, văn sản sinh chi phối nhân tố giao tiếp: chủ thể đối tượng giao tiếp (ai viết văn bản, đối tượng lĩnh hội văn bản); nội dung giao tiếp (giao tiếp vấn đề gì, vật, tượng nào?); hồn cảnh giao tiếp (giao tiếp diễn bối cảnh lịch sử, mơi trường văn hố- xã hội, truyền thống nào?); mục đích giao tiếp (giao tiếp nhằm thu lại kết gì? làm nẩy sinh hiệu pháp lý nào?) cách thức giao tiếp (nhờ phương tiện nào, trực tiếp hay gián tiếp, qua kênh thông tin nào, dùng loại văn nào, có ngơn ngữ diễn đạt thích hợp hay không?)
Là sản phẩm phương tiện hoạt động giao tiếp, văn ngày đóng vai trị khơng thể tách rời với hoạt động xã hội người Đặc biệt, hoạt động quản lý Nhà nước, văn phương tiện thông tin bản, yếu tố quan trọng, thiết để kiến tạo thể chế hành Nhà nước
Tóm lại văn quản lý hành Nhà nước hiểu định thông tin quản lý thành văn (được văn hoá) quan quản lý Nhà nước ban hành theo thẩm quyền, trình tự, thủ tục hình thức định nhằm điều chỉnh quan hệ quản lý hành Nhà nước quan Nhà nước với qsuan Nhà nước với tổ chức công dân
Với khái niệm cho thấy văn quản lý hành Nhà nước cấu thành yếu tố sau :
Chủ thể ban hành: quan quản lý Nhà nước có thẩm quyền cần phân biệt văn quản lý Nhà nước với văn tổ chức trị, trị - xã hội tổ chức khác hệ thống trị (Đảng, Mặt trận Tổ quốc, Cơng đồn, Đồn Thanh niên )
Nội dung truyền đạt: định quản lý thông tin quản lý phục vụ cho công tác quản lý hành Nhà nước
(4)trên báo cáo, tờ trình ); theo chiều ngang gồm văn trao đổi quan ngang cấp, ngang quyền
Đối tượng áp dụng: Cơ quan Nhà nước, tổ chức, cơng dân có quyền nhận định thơng tin quản lý hành Nhà nước có bổn phận thực định văn đưa Văn mang tính cơng quyền, ban hành theo quy định Nhà nước tác động đến mặt đời sống xã hội sở pháp lý quan trọng cho hoạt động cụ thể quan, tổ chức công dân
Các thành tố khái niệm văn quản lý Nhà nước cấu kết đặc trưng : Luôn ban hành theo thẩm quyền, trình tự, thủ tục hình thức định, Nhà nước đảm bảo thi hành biện pháp thuyết phục, tổ chức, hành chính, kinh tế, cưỡng chế
2 Phân loại văn thẩm quyền ban hành văn quản lý Nhà nước:
Văn phân loại theo tiêu chí khác tuỳ theo mục đích nhiều nội dung phân loại : phân loại theo tác giả, phân loại theo tên loại, phân loại theo nội dung, phân loại theo mục đích biên soạn, phân loại theo hiệu lực pháp lý
Ở để làm rõ thêm khái niệm văn quản lý Nhà nước nhằm phục vụ cho nội dung viết sâu vào cách phân loại theo hiệu lực pháp lý loại hình quản lý chuyên môn
Theo hiệu lực pháp lý loại hình quản lý chun mơn văn quản lý Nhà nước bao gồm loại sau :
a.Văn quy phạm pháp luật :
Tại điều 1, Luật ban hành văn quy phạm pháp luật quy định : "Văn quy phạm pháp luật văn quan Nhà nước có thẩm quyền ban hành theo thủ tục, trình tự luật định, có quy tắc xử chung, Nhà nước đảm bảo thực nhằm điều chỉnh quan hệ xã hội theo định hướng xã hội chủ nghĩa" Và theo Nghị định số : 101/CP ngày 23/9/1997 Chính phủ "quy định chi tiết số điều luật ban hành văn quy phạm pháp luật " văn quy phạm pháp luật phải có đầy đủ yếu tố sau :
Văn phải quan Nhà nước có thẩm quyền ban hành với hình
thức quy định điều chương I chương II Luật ban hành văn quy phạm pháp luật
Văn quan Nhà nước có thẩm quyền ban hành phải tuân
theo thủ tục, trình tự luật định quy định chương III, IV, V, VI, VII luật Ban hành văn quy phạm pháp luật
Văn có chứa quy tắc xử chung, áp dụng nhiều lần, đối tượng, nhóm đối tượng có hiệu lực phạm vi nước địa phương
Văn Nhà nước đảm bảo thi hành biện pháp :
(5)trường hợp cần thiết dùng biện pháp cưỡng chế bắt buộc thi hành quy định chế tài người có hành vi vi phạm
Thẩm quyền ban hành văn quy phạm pháp luật:
Quốc hội : Ban hành Hiến pháp, Luật, Nghị Quốc hội
UBTV Quốc hội : Ban hành Pháp lệnh, Nghị UBTV Quốc
hội
Chủ tịch nước : Ban hành Lệnh, Quyết định Chủ tịch nước
Chính phủ : Ban hành Nghị định, Nghị Chính phủ
Thủ tướng Chính phủ : Ban hành Quyết định, Chỉ thị Thủ tướng
Chính phủ
Bộ trưởng, Thủ trưởng quan ngang bộ, Thủ trưởng quan trực
thuộc Chính phủ ban hành : Quyết định, Thông tư, Chỉ thị quan
Hội đồng nhân dân cấp ban hành : Nghị Hội đồng nhân
dân cấp
UBND cấp ban hành : Quyết định, Chỉ thị UBND
Toà án nhân dân tối cao ban hành : Nghị Hội đồng Thẩm
phán Toà án nhân dân tối cao
Viện Kiểm sát nhân dân tối cao ban hành : Quyết định, Chỉ thị, Thông tri Viện Kiểm sát nhân dân tối cao
Văn Liên tịch : văn quy phạm pháp luật liên tịch bộ, quan ngang bộ, quan thuộc Chính phủ ban hành để hướng dẫn thi hành luật
Văn quy phạm pháp luật liên tịch Toà án nhân dân tối cao với Viện kiểm sát nhân dân tối cao, Viện Kiểm sát nhân dân tối cao với Bộ; quan ngang bộ, quan thuộc Chính phủ
Văn quy phạm pháp luật liên tịch quan Nhà nước có thẩm
quyền với tổ chức trị - xã hội
Văn quy phạm pháp luật phụ : hình thức văn thực tiễn xây dựng pháp luật đặt Nhà nước thừa nhận, có nội dung chứa ssquy phạm pháp luật, không cần tồn độc lập, hiệu lực pháp lý phụ thuộc vào văn quy phạm pháp luật ban hành chúng : Điều lệ, Nội quy, quy định, quy chế
Văn cá biệt (hay văn áp dụng pháp luật) loại văn quan Nhà nước có thẩm quyền, vào văn quy phạm pháp luật để ban hành, liệt kê loạt văn cá biệt : Quyết định nâng lương, định khen thưởng, định điều động, định bổ nhiệm, định xử phạt vi phạm hành chính, án, kháng nghị văn cá biệt
b Văn hành thơng thường :
(6)cịn dùng văn hành thơng thường bao gồm : Cơng văn, thơng báo, thơng cáo, chương trình, kế hoạch công tác, đề án, phương án, giấy uỷ nhiệm, giấy giới thiệu, giấy nghỉ phép, giấy mời, phiếu gởi, giấy đề nghị v v
c.Văn chuyên môn :
Văn chuyên môn loại văn mang tính chất đặc thù thuộc nghiệp vụ chuyên môn lĩnh vực : thống kê, kế hoạch, tài chính, ngân hàng, vật tư, y tế
d Văn khoa học kỹ thuật:
Văn khoa học kỹ thuật loại văn ban hành lĩnh vực : kiến trúc, xây dựng, cơng nghệ, khí, trắc địa, đồ, khí tượng Hình thức văn thường dạng : vẽ thiết kế, đồ án, băng ghi âm, ghi hình, phim ảnh
Trên định nghĩa phân loại văn quản lý Nhà nước, để làm rõ vai trò, ý nghĩa tầm quan trọng văn quản lý Nhà nước
II Chức văn quản lý Nhà nước:
Tuỳ theo tính chất, nguồn gốc hình thành mục đích sử dụng văn vào đời sồng xã hội mà văn quản lý Nhà nước có chức chung chức cụ thể khác
1 Chức thông tin:
Truyền đạt thông tin chức chung cho tất loại văn bản, kể văn quản lý Nhà nước Thông tin sở xuất phát hành động, thông tin diễn tả quy cách hành động cuối thông tin ghi lại kết hoạt động
Trên thực tế cho thấy, giá trị văn quản lý Nhà nước phụ thuộc vào giá trị thông tin mà chúng chuyển tải để giúp máy Nhà nước hoạt động hướng, chức hiệu Muốn chức thông tin đảm bảo cần quan tâm đến khả tiếp nhận thơng tin qua văn có thuận lợi hay khơng thơng tin sử dụng thực tế quản lý Nhà nước
Mỗi dạng văn thông tin thường bao gồm ba loại với nét đặc thù riêng : thơng tin khứ, thông tin hành, thông tin dự báo
2 Chức quản lý:
Chức quản lý văn thể cơng cụ, phương tiện để tổ chức có hiệu công việc Các thông tin văn quản lý Nhà nước sở quan trọng giúp nhà lãnh đạo quản lý tổ chức công việc mình, kiểm tra cấp theo yêu cầu quản lý lãnh đạo
(7)quản lý Nhà nước để tạo nên ổn định công việc, thiết lập định mức cần thiết cho loại công việc, tránh cách làm tuỳ tiện, thiếu khoa học
Muốn văn quản lý Nhà nước có chức quản lý phải đảm bảo khả thực thi quan nhận văn Như có nghĩa chức quản lý văn phải gắn liền với tính thiết thực chúng hoạt động máy quản lý Những văn không khả để thực hiện, thiếu tính khả thi, khơng giúp cho quan bị quản lý giải nhiệm vụ cụ thể quan thói quen tơn trọng văn văn quản lý Nhà nước chức quản lý
Từ chức quản lý văn quản lý Nhà nước bao gồm hai loại:
Những văn sở tạo nên tính ổn định máy lãnh đạo
quản lý; xác định chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn vị trí quan máy quản lý Nhà nước, xác lập mối quan hệ điều kiện hoạt động chúng
Những văn giúp cho quan lãnh đạo quản lý Nhà nước tổ chức
các hoạt động cụ thể theo quyền hạn
3 Chức pháp lý:
Thực chức thông tin quản lý, văn sử dụng để ghi lại truyền đạt quy phạm pháp luật định hành chính, chứng pháp lý để giải nhiệm vụ cụ thể quản lý hành Nhà nước
Chức pháp lý văn quản lý Nhà nước thể hai phương diện sau :
Chúng chứa đựng quy phạm pháp luật quan hệ pháp luật
được hình thành hoạt động quan quản lý Nhà nước
Là pháp lý để giải nhiệm vụ cụ thể điều hành
công việc quan, tổ chức giải cơng việc có liên quan đến tổ chức, cơng dân
Có thể thấy, văn sản phẩm hoạt động áp dụng pháp luật, sở pháp lý vững cắc để Nhà nước giải có hiệu nhiệm vụ quản lý phức tạp Chức gắn liền với chức nhiệm vụ Nhà nước giai đoạn phát triển cụ thể
4 Các chức khác:
(8)Ngồi văn quản lý Nhà nước cịn có chức thống kê, chức kinh tế
Chức thống kê : đặc trưng loaị văn quản lý Nhà nước sử dụng mục đích thống kê q trình diễn biến công việc quan, thống kê cán bộ, tiền lương, phương tiện quản lý văn giúp cho nhà quản lý lãnh đeạo phân tích diễn abiến hoạt động quan, ảnh hưởng nhân tố khác quy trình quản lý, kiểm tra kết qsủa cơng việc qua khối lượng hồn thành Thực tế cho thấy : nhờ số liệu thông kê thu qua văn quản lý Nhà nước mà cán lãnh đạo, quản lý theo dõi cách có hệ thống hoạt động diễn biến đơn vị đơn vị khác có liên quan
III Vai trò văn hoạt động quản lý Nhà nước:
Từ định nghĩa chức văn quản lý Nhà nước nêu thấy văn quản lý Nhà nước đóng vai trị quan trọng hoạt động quản lý Nhà nước thể cụ thể sau :
1 Bảo đảm thông tin hoạt động quản lý quan Nhà nước:
Trong hoạt động quản lý quan Nhà nước nhu cầu thông tin ngày nhiều, đa dạng biến đổi u cầu khơng thể thiếu Vai trị phục vụ thông tin văn quản lý Nhà nước đảm bảo cho phận, đơn vị quan Nhà nước cung cấp đầy đủ thông tin cần thiết, để tạo điều kiện cho quan hoạt động có hiệu
Các loại thông tin mà văn quản lý Nhà nước phục vụ cho hoạt động quan Nhà nước :
Thông tin chủ trương đường lối Đảng sách pháp luật
của Nhà nước
Thông tin nhiệm vụ, mục tiêu hoạt động cụ thể quan,
đơn vị
Thông tin phương thức hoạt động, quản lý cộng tác quan Nhà nước với quan Nhà nước với nhân dân
Thông tin tình hình thực tế khách thể quản lý, biến động quan
Thông tin kết đạt trình quản lý
2 Vai trò truyền đạt định quản lý:
(9)3 Vai trò kiểm tra, theo dõi hoạt động máy lãnh đạo quản lý:
Kiểm tra chức lãnh đạo quản lý Trong phương tiện cơng tác kiểm tra, văn quản lý Nhà nước vai trò quan trọng Bởi sở pháp lý để quan Nhà nước hoạt động, tổ chức công dân tn thủ pháp luật Vì sở pháp lý để quan Nhà nước kiểm tra việc tuân thủ pháp luật, việc thực nhiệm vụ, nghĩa vụ quan Nhà nước, tổ chức xã hội công dân
4 Văn đóng vai trị việc xây dựng hệ thống pháp luật:
Hệ thống văn quản lý Nhà nước mặt phản ánh phân công quyền hành quản lý hành Nhà nước, mặt khác cụ thể hố chủ trương, đường lối Đảng sách pháp luật Nhà nước Đó cơng cụ tất yếu việc xây dựng hệ thống pháp luật nói chung pháp luật hành nói riêng
Vai trò văn quản lý Nhà nước việc xây dựng hệ thống pháp luật thể : góp phần đắc lực vào việc xây dựng định hình chế độ pháp lý cần thiết cho việc xem xét hành vi trình thực nhiệm vụ quản lý quan Đó sở quan trọng để giải tranh chấp bất đồng quan, đơn vị cá nhân, giải quan hệ pháp lý hoạt động quan Nhà nước
Trên nghiên cứu khái miệm, phân loại, chức năg vai trò ý nghĩa văn quản lý Nhà nước hoạt động quan Nhà nước
(10)Phần II:
Thực trạng Quản lý văn
tại Công ty Xây dựng & Cấp thoát nước Quảng Nam
I. Khái qt chung Cơng ty Xây dựng & Cấp nước Quảng Nam:
Cơng ty Xây dựng Cấp nước Quảng Nam Doanh nghiệp Nhà nước hạng đổi tên từ Công ty Xây dựng Kinh doanh nhà Quảng Nam; thành lập theo Quyết định số 658/QĐ-UB ngày 06/05/1997 Uỷ ban Nhân dân tỉnh Quảng Nam quản lý UBND tỉnh mà trực tiếp Sở Xây dựng Quảng Nam Trụ sở Công ty đặt Lô – đường Phan Bội Châu – thành phố Tam Kỳ - tỉnh Quảng Nam, ngồi Cơng ty cịn có 11 đơn vị trực thuộc có trụ sở huyện địa bàn tỉnh, bao gồm 07 đơn vị cấp nước, 02 Ban quản lý Dự án đầu tư & Xây dựng, 01 Xí nghiệp quản lý Chợ 01 khách sạn
Qua trình sản xuất kinh doanh từ thành lập đến năm 2005, Công ty UBND Tỉnh Sở Kế hoạch Đầu tư Tỉnh Quảng Nam bổ sung hoạt động kinh doanh theo hướng đa ngành nghề, ngành nghề mang tính chiến lược đầu tư tỉnh xác định là: Cung cấp nước cho nhân dân tỉnh Khu công nghiệp, Nhà máy, Bệnh viện, Trường học Khu kinh tế mở Chu Lai, chủ động xúc tiến nguồn vốn ODA để đầu tư nâng cấp, mở rộng hoàn chỉnh hệ thống cấp nước xử lý nước thải, đặc biệt đáp ứng kịp thời nhu cầu sử dụng nước cho huyện Trung du, miền núi chưa có nước
Cơ cấu tổ chức hoạt động Công ty Xây dựng & Cấp thoát nước Quảng Nam:
(11)Sơ đồ tổ chức Công ty Xây dựng Cấp nước Quảng Nam
GIáM đốC
PHó GIáM Đốc 1 PHó giám đốc 2
PHßNG KÕ HOạCH
Kỹ THUậT PHòNG NHÂN Sự- TổNG HợP CHíNH - QUảN TRịPHòNG HàNH
PHòNG TàI CHíNH
- Kế TOáN PHòNG QUảN Lý CấPTHOáT NƯớC Ban quản lý cácdự án đầu t
CÔNG TY XÂY DựNG QUảNG Đà CÔNG TY DU LịCH THƯƠNG MạI HộI AN XN QUảN Lý KHAI THáC CHợ ĐIệN NGọC BQL Mở RộNG Dự áN CấP THOáT NƯớc tam kỳ XN cấp thoát nớc núi thành CÔNG
(12)Chc nng, nhiệm vụ phịng, ban nghiệp vụ Cơng ty đơn vị trực thuộc quy định Điều lệ tổ chức hoạt động Quy chế làm việc Công ty, cụ thể sau:
1 Các phịng, ban Cơng ty:
- Phịng Kế hoạch – Kỹ thuật Cơng ty: phịng chun mơn nghiệp vụ có
chức tham mưu, giúp việc cho Giám đốc Công ty lĩnh vực: Quy hoạch, kế hoạch kinh doanh; thi công xây lắp, an tồn lao động, có nhiệm vụ xây dựng kế hoạch dài hạn kế hoạch năm trình Giám đốc Công ty phê duyệt Tham mưu để Giám đốc Công ty định giao kế hoạch sản lượng năm đơn vị trực thuộc Công ty Tổng hợp báo cáo tình hình thực kế hoạch sản xuất - kinh doanh Công ty theo định kỳ theo u cầu Giám đốc Cơng ty
- Phịng Quản lý Cấp nước: phịng chun mơn nghiệp vụ có chức
năng tham mưu, giúp việc cho Giám đốc Cơng ty lĩnh vực: Cấp nước; mơi trường nước, có nhiệm vụ xây dựng quy hoạch, kế hoạch phát triển cấp nước – mơi trường dài hạn năm phạm vi quản lý Cơng ty trình Giám đốc Cơng ty phê duyệt
- Phịng Tài – Kế tốn: phịng chun mơn nghiệp vụ có chức
năng tham mưu, giúp việc cho Giám đốc Công ty lĩnh vực: Tài chính, tín dụng, thuế, phí, lệ phí nguồn thu Công ty; đầu tư tài chính; đầu tư dự án; kế tốn, kiểm tốn, giá hoạt động dịch vụ tài theo quy định pháp luật Tổ chức hạch toán kinh tế hoạt động sản xuất kinh doanh Công ty theo Luật Kế toán, Lụât thống kê quy định pháp luật Tổng hợp kết kinh doanh, lập báo cáo kế tốn thống kê, phân tích hoạt động sản xuất -kinh doanh để phục vụ cho việc kiểm tra thực kế hoạch Công ty
- Phòng Nhân - Tổng hợp: phòng chuyên mơn nghiệp vụ có chức
(13)Phịng Hành - Quản trị: phịng chun mơn có chức giúp việc cho Giám đốc Công ty lĩnh vực: bảo đảm thông tin, phục vụ công tác đạo, điều hành Giám đốc Công ty bảo đảm điều kiện vật chất, kỹ thuật cho hoạt động Giám đốc Công ty phịng chun mơn, nghiệp vụ Cơng ty Thực việc sử dụng dấu quản lý, sử dụng dấu theo quy định Công ty pháp luật hành; thực quy định quản lý công tác văn thư, lưu trữ theo quy định; thực việc lưu trữ gởi văn Giám đốc duyệt ký đến nơi nhận cách kịp thời, xác; hướng dẫn, kiểm tra việc thực trang phục, đồng phục nơi công sở theo quy định Cơng ty nhằm tạo mơi trường văn hố, lịch doanh nghiệp; quản lý toàn sở vật chất Công ty;
Ban quản lý Dự án Đầu tư Xây dựng: đơn vị thuộc Cơng ty Xây dựng Cấp nước Quảng Nam thành lập theo Quyết định số: 3425/QĐ-UB ngày 15/8/2003 UBND tỉnh Quảng Nam
Chức Ban Quản lý dự án Đầu tư Xây dựng quản lý dự án đầu tư Cơng ty Xây dựng Cấp nước Quảng Nam làm chủ đầu tư; thực thủ tục giải tỏa, đền bù, giao nhận đất, xin cấp giấy phép xây dựng (nếu có), chuẩn bị mặt xây dựng công việc khác phục vụ cho việc xây dựng cơng trình; kiểm tra hồ sơ dự án đầu tư, hồ sơ thiết kế, dự tốn cơng trình trình chủ đầu tư thẩm định, phê duyệt tham mưu cho Giám đốc Cơng ty trình cấp thẩm quyền phê duyệt theo quy định
2 Các đơn vị trực thuộc Công ty:
Các đơn vị trực thuộc Công ty đơn vị Công ty Xây dựng Cấp thoát nước Quảng Nam thành lập, đăng ký kinh doanh Sở Kế hoạch đầu tư hoạt động theo quy chế Công ty ban hành
Hiện Công ty Xây dựng Cấp nước Quảng Nam có đơn vị trực thuộc sau:
- Cơng ty Cấp nước Tam Kỳ; - Công ty Du lịch - Thương mại Hội An; - Công ty Xây dựng Quảng Đà;
- Xí nghiệp Xây dựng & Cấp nước Hội An; - Xí nghiệp Xây dựng & Cấp nước Điện Bàn; - Xí nghiệp Xây dựng & Cấp nước Thăng Bình; - Xí nghiệp Cấp nước Núi Thành;
- Xí nghiệp Cấp nước Duy Xun; - Xí nghiệp Cấp nước Khâm Đức;
- Xí nghiệp quản lý & khai thác Chợ Điện Ngọc
Các Cơng ty, Xí nghiệp trực thuộc Cơng ty có tư cách pháp nhân không đầy đủ đơn vị hoạt động sản xuất kinh doanh, hạch toán trực thuộc, sử dụng dấu theo quy định pháp luật mở tài khoản ngân hàng
(14)Ngành nghề sản xuất kinh doanh Cơng ty, Xí nghiệp trực thuộc sở ngành nghề kinh doanh Công ty Xây dựng & Cấp nước Quảng Nam Giám đốc Cơng ty định
Với cấu tổ chức, chức nhiệm vụ trên, Công ty Xây dựng & Cấp nước Quảng Nam chọn hình thức văn thư hỗn hợp, số khâu nghiệp vụ văn thư nhận, gởi, nhân bản, đăng ký văn làm tập trung phận văn thư, phần việc lại tiến hành phòng ban
II Tình hình tiếp nhận xử lý, ban hành quản lý văn Công ty Xây dựng & Cấp thoát nước Quảng Nam:
1.Văn đến quản lý văn đến :
Hàng năm, Công ty Xây dựng & Cấp thoát nước Quảng Nam tiếp
nhận xử lý hàng nghìn văn đến gồm văn Chính phủ, Bộ ngành trung ương, UBND tỉnh văn Sở, ngành địa bàn tỉnh bao gồm Luật, Pháp lệnh Nghị định, Nghị Chính phủ, định Thủ tướng Chính phủ, Thơng tư quản lý Nhà nước Bộ Xây dựng, Bộ Tài chính, Bộ Lao động - Thương binh Xã hội , thông tư Liên việc hướng dẫn thi hành chế độ, sách triển khai dự án liên quan đến lĩnh vực kinh doanh Doanh nghiệp
Tình hình tiếp nhận văn BHXH tỉnh Quảng Nam từ năm 2005 đến năm 2007 thể :
Năm Tổng số Chínhphủ
Bộ, Liên
Bộ
UBND tỉnh
Các Sở, Ban, Ngành liên
quan
Các đơn vị trực
thuộc
Ghi chú
2005 533 50 67 120 81 215
2006 692 78 96 135 104 279
2007 839 95 116 122 150 356
Việc tiếp nhận văn phận văn thư trực tiếp làm có sổ theo dõi văn bản, vào số cơng văn đến trình Giám đốc Công ty xử lý Trên sở nội dung văn mà Giám đốc đạo nhân gửi cho đơn vị trực thuộc (ghi góc văn ghi giấy cứng kèm theo văn bản) Bộ phận văn thư tiếp nhận, thực nhân gởi theo đạo Giám đốc
Đối với Luật, Pháp lệnh, Nghị định Chính phủ, Thơng tư, Thơng tư liên tịch tức văn quy phạm pháp luật nhân gởi cho tất phòng chức đơn vị trực thuộc Công ty Và gốc lưu văn thư
(15)Ngoài ra, Cơng ty cịn có văn Tờ trình, Báo cáo, đơn vị trực thuộc gửi phận văn thư nhận, ghi vào sổ theo dõi chuyển cho Giám đốc Công ty chuyển cho phòng, ban dơn vị gửi văn gửi đến phịng chức
2.Văn việc xử lý, quản lý văn :
Công ty Xây dựng & Cấp thoát nước Quảng Nam hàng năm ban hành hàng ngàn văn văn gửi Chính phủ, Các Bộ ngành trung ương, UBND tỉnh, Sở, Ban, Ngành địa bàn tỉnh , văn quan hệ đến công tác đơn vị; văn đạo đơn vị trực thuộc,
Công ty giao việc soạn thảo ban hành văn thuộc phịng chức phịng soạn thảo, trình Giám đốc Phó Giám đốc phụ trách mãn cơng việc liên quan ký, sau đến phịng Hành – Quản trị đóng dấu nhân lấy lưu giao lại cho phòng chức gửi phận văn thư gửi
III.Đánh giá ưu khuyết điểm, nguyên nhân: 1.Về tình hình tiếp nhận xử lý văn :
Việc quản lý văn đến Công ty Xây dựng & Cấp thoát nước Quảng Nam năm qua thực theo quy trình nêu có ưu khuyết điểm sau :
Về ưu điểm :
Trách nhiệm Thủ trưởng quan việc quản lý xử lý văn
bản đến đề cao Mọi văn phải qua xử lý Giám đốc mặt Giám đốc nắm tất nguồn thông tin, diễn biến q trình tổ chức thực cơng việc ngày Công ty, mặt khác Giám đốc đạo kịp thời sát thực tế sát với yêu cầu văn phòng chức đơn vị trực thuộc
Cán văn thư người giúp việc cho Thủ trưởng quan Trưởng
phó phịng Hành – Quản trị quản lý giải văn có sổ theo dõi việc nhận gởi văn đầy đủ để văn thuộc loại bảo đảm Bưu điện thuận lợi cho việc tra cứu, tìm kiếm văn có u cầu
Cán công chức quan tuỳ theo chức nhiệm vụ
giao có trách nhiệm giúp thủ trưởng quan giải vấn đề cụ thể, xác với chức nhiệm vụ văn đạo xử lý Giám đốc
Về nhược điểm tồn :
Văn tập trung cho Thủ trưởng quan xử lý không uỷ quyền
cho Phó Giám đốc xử lý cụ thể loại văn có lúc Giám đốc cơng tác vắng việc xử lý văn bị chậm
Trưởng phịng Hành – Quản trị chưa thực trách nhiệm
(16) Trình độ cán văn thư cịn yếu trình độ nghiệp vụ việc quản lý, theo dõi xử lý văn Ở giao khoán cho cán văn thực trực tiếp vào sổ tiếp nhận trình Giám đốc nhân bản, gởi phận theo dõi thực văn địi hỏi cán văn thư phải có trình độ Khơng trình độ nghiệp vụ xử lý lưu trữ, quản lý văn mà địi hỏi phải có trình độ am hiểu nội dung văn để giúp thủ trưởng theo dõi phòng chuyên xử lý văn pháp luật quy định, kịp thời, xác khơng để tồn đọng
Nói chung trách nhiệm quản lý xử lý văn phòng Hành –
Quản trị Cơng ty cịn nhiều thiếu sót cần phải quan tâm khắc phục
2 Về soạn thảo, ban hành văn bản:
Quy trình soạn thảo văn quản lý văn có ưu khuyết điểm sau :
Về ưu:
Giao cho phòng chức soạn thảo ban hành văn nên nội
dung văn xác với công việc quản lý văn ban hành kịp thời để đạo quản lý giải công việc pháp luật quy định
Bộ phận văn thư phòng Hành – Quản trị giảm bớt khối
lượng công việc tương đối lớn để thực nhiệm vụ khác Việc tìm kiếm, việc theo dõi thực văn phòng chức thực dễ dàng, thuận tiện
Về khuyết điểm tồn :
Việc quản lý ban hành văn Cơng ty Xây dựng & Cấp nước Quảng Nam tồn nhiều nhược điểm sau :
Các phòng chức soạn thảo văn trình Giám đốc ký văn thư
đóng dấu nhân bản, gởi không kiểm tra thể thức văn Về nội dung phịng chun mơn nắm kỹ nên mặt nội dung văn tốt, thể thức văn khơng phải tất phịng chun mơn nắm rõ, dễ xảy sai sót thể thức văn có sai sót thực tế
Chức nhiệm vụ Trưởng phịng Hành – Quản trị
chưa thực quy định việc ban hành văn đi, hầu hết văn phịng chun mơn khác soạn thảo ban hành khơng Trưởng phịng Hành – Quản trị kiểm tra lại việc theo dõi quản lý thực văn giúp cho Giám đốc không thực tốt
Đội ngũ cán văn thư giao trọng trách lớn trình độ
cịn yếu khơng đáp ứng yêu cầu nhiệm vụ cán văn thư chưa nắm thể thức văn bản, công tác quản lý dấu, đóng dấu quản lý cịn yếu
Văn Cơng ty Xây dựng & Cấp nước Quảng Nam thể biểu sau :
(17)2005 559 50 123 50 30 11 232 60
2006 668 70 135 54 25 14 208 158
2007 1051 106 131 62 50 19 466 214
3.Nguyên nhân ưu khuyết điểm
Thực trạng vấn đề văn quản lý văn Công ty Xây dựng & Cấp nước Quảng Nam năm qua có ưu khuyết điểm nêu có nguyên nhân sau :
b/Nguyên nhân ưu khuyết điểm công tác quản lý văn
ở Công ty Xây dựng & Cấp thoát nước Quảng Nam năm qua : Nguyên nhân ưu điểm :
Những ưu điểm công tác quản lý văn nêu trên, trước hết nhờ đạo trực tiếp UBND tỉnh Quảng Nam Sở Xây dựng Quảng Nam UBND tỉnh Quảng Nam ln có văn quy định quản lý ban hành văn bản, công tác văn thư lưu trữ nhờ mà cơng tác quản lý văn Công ty ngày vào nề nếp, khắc phục sai sót để quản lý ngày tốt
Tiếp đến quan tâm đạo xử lý văn Giám đốc Công ty trách nhiệm xử lý văn theo dõi việc thực văn Giám đốc việc đạo xử lý thực văn nhanh chóng, sát nội dung việc theo dõi kiểm tra thực văn đầy đủ kịp thời
Cán văn thư có trình độ cịn yếu nhiệt tình có trách nhiệm việc quản lý, phát hành văn nên xảy sai sót
Nguyên nhân khuyết điểm tồn :
Về khách quan: Công ty Xây dựng & Cấp thoát nước Quảng Nam Doanh nghiệp Nhà nước thực chức sản xuất cung cấp nước sạch, chịu quản lý trực tiếp từ Sở Xây dựng Quảng Nam, bên cạnh đó, Cơng ty quản lý 10 đơn vị trực thuộc thực dự án đầu tư sử dụng nguồn vốn nước nên khối lượng văn gửi nhiều đa dạng; khơng thể tránh khỏi sai sót q trình quản lý
Về mặt chủ quan chưa đặt vị trí tầm quan trọng cơng tác quản lý ban hành văn quản lý Nhà nước với u cầu Vì quản lý phịng Hành – Quản trị đầu tư vào công tác quản lý ban hành văn Chưa thể trách nhiệm mức người tham mưu cho Giám đốc việc xử lý quản lý ban hành văn Chưa có quy chế hoạt động văn thư cho quan việc lưu trữ, thống kê văn tuỳ tiện, dẫn đến việc tra cứu truy tìm chưa phục vụ tốt
Độ ngũ làm công tác văn thư chưa kinh qua lớp đào tạo, bồi dưỡng công tác văn thư, trình độ nhận thức pháp luật sách Nhà nước cịn hạn chế
(18)IV Một số học công tác quản lý văn BHXH tỉnh Quảng Nam :
1 Là phải có nhận thức đắn tầm quan trọng văn quản lý Nhà nước công tác quản lý văn Trên sở nhận thức đắn mà xác định trách nhiệm cho cá nhân công chức công tác văn thư
2 Là phân định rõ chế độ trách nhiệm việc xử lý quản lý văn Trước hết trách nhiệm Thủ trưởng quan cán công chức
3 Là phải xây dựng quy chế hoạt động công tác văn thư quan Có quy chế tăng cường chế độ trách nhiệm, chống việc làm tùy tiện, thiếu khoa học
(19)Phần III :
Một số giải pháp để nâng cao chất lượng văn quản lý văn ở Công ty Xây dựng & Cấp thoát nước Quảng Nam
I Một số giải pháp:
Từ số vấn đề Lý luận văn quản lý văn nói chung, văn quản lý Nhà nước nói riêng thực trạng tình hình văn công tác quản lý văn Công ty Xây dựng & Cấp thoát nước Quảng Nam năm qua, ưu, khuyết điểm, nguyên nhân học ta nêu lên số biện pháp để nâng cao chất lượng quản lý văn Cơng ty Xây dựng & Cấp nước Quảng Nam sau:
1.Giáo dục cho cán công chức làm công tác văn thư công tác xử lý giải văn giúp thủ trường quan có nhận thức tốt tầm quan trọng văn quản lý văn trình thực chức nhiệm vụ Công ty Xây dựng & Cấp nước Quảng Nam
Cơng ty Xây dựng & Cấp thoát nước Quảng Nam doanh nghiệp Nhà nước quản lý UBND tỉnh, trực tiêp Sở Xây dựng Quảng Nam, đặc biệt, Cơng ty thực cổ phần hóa doanh nghiệp Nhà nước nên số lượng chủng loại văn quản lý Nhà nước ban hành nhiều đa dạng địi hỏi cán làm cơng tác văn thư lưu trữ phải nắm bắt kịp thời để thực sách pháp luật
2 Phải quy định chế độ trách nhiệm tăng cường chế độ trách nhiệm cán công chức làm công tác văn thư xử lý giải văn Đó là:
Trách nhiệm Thủ trưởng quan việc quản lý giải văn đi, đến quan;
Trách nhiệm Trưởng phịng Hành – Quản trị giúp việc cho
Thủ trưởng quan quản lý giải văn đến quan
Trách nhiệm cán văn thư việc giúp Thủ trưởng quan, Trưởng phịng Hành – Quản trị làm công tác quản lý giải văn
Trách nhiệm phịng chun mơn, cơng chức phịng
tuỳ theo chức năng, nhiệm vụ giao có trách nhiệm giúp Thủ trưởng quan giải văn xác kịp thời pháp luật Nhà nước
(20)II Xây dựng quy chế hoạt động văn thư cho quan:
Để việc giải quyết, ban hành quản lý văn tốt cần phải có quy chế hoạt động văn thư Quy chế hoạt động văn thư quan cần tập trung vào vấn đề sau:
Đề nguyên tắc chung tổ chức hoạt động văn thư quan, quy định cụ thể trách nhiệm Thực đạo hoạt động văn thư, xác định rõ mối quan hệ phận văn thư chuyên trách với phịng chun mơn Cơng ty Xây dựng & Cấp nước Quảng Nam thực hình thức văn thư hỗn hợp, số khâu nhận, giữ, nhân bản, đăng ký văn bản, soạn thảo văn tiến hành phịng chun mơn nên phải có quy định cụ thể mối quan hệ
Quy định cụ thể nội dung công việc tác nghiệp văn thư: soạn thảo, quản lý văn bản, quản lý sử dụng dấu, lập nộp hồ sơ
Việc xây dựng quy chế hoạt động công tác văn thư đưa công tác vào nề nếp, khoa học, tránh việc làm tuỳ tiện cơng tác xử lý ban hành quản lý văn tốt
Nâng cao trình độ cho cán văn thư cán công tác chuyên môn xử lý giải văn :
Cán làm công tác văn thư chuyên trách cán công chức chuyên môn phịng chun mơn giúp Thủ trưởng xử lý văn phải đào tạo, bồi dưỡng trang bị kiến thức, am hiểu quy định Nhà nước văn ban hành để đưa công tác văn thư vào nề nếp như: Luật sửa đổi bổ sung luật ban hành văn quy phạm pháp luật, Pháp lệnh lưu trữ quốc gia, Nghị định Chính phủ quản lý sử dụng dấu
Ở Công ty Xây dựng & Cấp nước Quảng Nam nay, khơng cơng chức làm công tác văn thư chuyên trách làm công tác quản lý văn mà phận công tác chun mơn, phịng Nhân -Tổng hợp có trách nhiệm giúp thủ trưởng quan giải văn quản lý văn thuộc lĩnh vực chun mơn Vì cần trang bị kiến thức công tác văn thư xử lý văn Đây biện pháp cần thiết nên thực sớm hầu hết cán văn thư quan chưa trang bị kiến thức chuyên môn cần thiết
(21)Kết luận chung
Quản lý văn hành Nhà nước công tác văn thư lưu trữ yếu tố quan trọng hoạt động quản lý quan Nhà nước nhu cầu thông tin ngày nhiều, đa dạng biến đổi yêu cầu khơng thể thiếu Vai trị phục vụ, trao đổi thông tin văn quản lý Nhà nước nhằm đảm bảo cho phận, đơn vị quan Nhà nước cung cấp đầy đủ thông tin cần thiết, để tạo điều kiện cho quan hoạt động có hiệu
Trong bối cảnh tồn cầu hóa hội nhập kinh tế quốc tế, vai trò Quản lý Nhà nước văn công tác văn thư lưu trữ Công ty Xây dựng & Cấp thoát nước Quảng Nam ngày tăng lên có ý nghĩa lớn q tình trao đổi truyền đạt thơng tin nhằm thực tốt nhiệm vụ trị, sản xuất kinh doanh đơn vị Chính Cơng ty Xây dựng & Cấp thoát nước Quảng Nam trọng đến công tác văn thư lưu trữ
(22)Mục lục
Tiêu đề Tran
g
Phần mở đầu 1
Phần I: Một số vấn đề chung văn quản lý văn bản 3
I Khái niệm phân loại văn 3
1 Khái niệm văn 4
2 Phân loại văn thẩm quyền ban hành văn QLNN 4
II: Chức văn Quản lý Nhà nước 6
1 Chức thông tin 6
2 Chức Quản lý 7
3 Chức pháp lý 7
4 Các chức khác 8
III: Vai trò văn hoạt động quản ly Nhà nước 8
1 Bảo đảm thông tin hoạt động quản lý quan Nhà Nước 8
2 Vai trò truyền đạt định Quản lý 9
3 Vai trò kiểm tra, theo dõi hoạt động máy lãnh đạo quản lý 9
4 Văn đóng vai trị việc xây dựng hệ thống pháp luật 9
Phần II: Thực trạng quản lý văn Cơng ty Xây dựng & Cấp thốt nước Quảng Nam 10
I Khái Quát chung quan Cơng ty Xây dựng & Cấp nước Quảng Nam 10
II Tình hình tiếp nhận xử lý, ban hành quản lý văn Cơng ty Xây dựng & Cấp nước Quảng Nam 14 Văn đến quản lý văn đến 14
2 Văn việc xử lý, quản lý văn 15
III Đánh giá ưu khuyết điểm, nguyên nhân 15
1 Về tình hình tiếp nhận xử lý văn 15
2 Về soạn thảo, ban hành văn 16
3 Nguyên nhân ưu, khuyết điểm 17
IV Một số học công tác Quản lý văn Công ty Xây dựng & Cấp thoát nước Quảng Nam 18
Phần III: số giải pháp để nâng cao chất lượng văn quản lý văn Công ty Xây dựng & Cấp thoát nước Quảng Nam 19
I Một số giải pháp 19
II Xây dựng quy chế hoạt động văn thư cho quan 20