Huong dan Su dung PowerPoint

Để tạo một bài trình diễn chuyên nghiệp, PowerPoint cung cấp những bản thiết kế mẫu (Design template) để áp dụng vào các bản trình diễn, bản thiết kế thành một đối t[r]

(1)

HƯỚNG DẪN SỬ DỤNG

MICROSOFT POWERPOINT 2003

BIÊN SOẠN: NGUYỄN XUÂN BẰNG

(2)

 NỘI DUNG TRÌNH BÀY

In ấn

5

Giới thiệu Microsoft PowerPoint 2003

1

Xây dựng trình diễn

2

Định dạng trình diễn

3

Hiệu ứng trình diễn

4

Một số thủ thuật Microsoft PowerPoint 2003

(3)

PHẦN I:

GIỚI THIỆU MICROSOFT POWERPOINT 2003



1 Giới thiệu chung Microsoft PowerPoint 2003 2 Khởi động chương trình

(4)

PHẦN I: GIỚI THIỆU MS POWERPOINT 2003 1 Giới thiệu chung:

PowerPoint 2003 chương trình ứng dụng để tạo trình diễn (Presentation) nhiều phiên (Slide), chứa nội dung chữ, biểu đồ, hình ảnh…Chương trình thuộc Office 2003 hãng Microsoft

PowerPoint 2003 có thể:

- Tạo nhanh trình diễn

- Trợ giúp xây dựng trình diễn theo ý tưởng bước - Dễ dàng thay đổi kiểu thể để đạt hiệu cao

- Có số lượng mẫu tham khảo phong phú

(5)

2 Khởi động Microsoft PowerPoint 2003:

Chọn Start  Programs  Microsoft Office  Microsoft Office PowerPoint 2003 biểu tượng hình

(6)

3 Giao diện Microsoft PowerPoint 2003:

(7)

PHẦN I: GIỚI THIỆU MS POWERPOINT 2003

3 Giao diện Microsoft PowerPoint 2003: (chi tiết)

Slide pane:

(8)

3 Giao diện Microsoft PowerPoint 2003: (chi tiết) (tt)

Outline Slides Tabs

Tab Outline cho phép hiển thị đường bao tiêu đề văn slide trình diễn Các Slides soạn thảo phạm vi đường bao Nếu muốn chỉnh sửa văn slide vùng đường viền, công cụ Outlining dùng để thực cơng việc

(9)

3 Giao diện Microsoft PowerPoint 2003: (chi tiết) (tt)

Task Pane: tác vụ, giúp cho việc soạn thảo nhanh chóng Hiển thị Task Pane: Menu  View  Task Pane (Ctrl + F1)

(10)

3 Giao diện Microsoft PowerPoint 2003: (chi tiết) (tt) View Icons

Normal View / Slide Sorter View / Slide Show View (Shift + F5)

Hoặc menu View

Normal View (xem thông thường): Tất Slide hiển thị

Slide Shorter View (sắp xếp Slide): hiển thị Slide trình diễn nhỏ, thêm, xóa Slide xem trước hình ảnh áp dụng cho Slide

Slide Show View (trình diễn Slide): Xem Slide tồn hình hiệu ứng trình diễn

(11)



1 Tạo lập trình diễn 2 Các thao tác Slide 3 Tạo kết nối với tập tin

(12)

PHẦN 2: XÂY DỰNG BÀI TRÌNH DIỄN

I TẠO LẬP BÀI TRÌNH DIỄN (PRESENTATION):

Presentation: tập tin tập hợp Slide có hình trình diễn tạo tờ rơi, tờ quảng cáo, hình trình chiếu báo cáo, tham luận…

PowerPoint cho phép tạo tài liệu theo cách:

1 Không dùng Mẫu (Sử dụng Blank Slides):

- Từ công cụ Standard, chọn New từ menu File  New: Màn hình xuất khung cửa sổ trắng để người sử dụng bắt đầu soạn thảo (Ctrl + N)

(13)

I TẠO LẬP BÀI TRÌNH DIỄN (PRESENTATION): (tt) 2 Dùng Mẫu (Design Template):

Để tạo trình diễn chuyên nghiệp, PowerPoint cung cấp thiết kế mẫu (Design template) để áp dụng vào trình diễn, thiết kế thành đối tượng hoàn chỉnh

(14)

3 Lưu trình diễn:

Từ menu File  Save (hoặc phím F12) để lưu tập tin (Tập tin PowerPoint có phần mở rộng *.ppt)

Lưu với định dạng khác:

Trong Hộp thoại Save As, chọn Save as type là:

• Web Page (*.htm) : lưu tập tin thành trang web.

• Design Template (*.pot) : lưu tập tin thành trang mẫu, áp dụng cho tập tin soạn thảo sau

• PowerPoint Show (*.pps) : tạo tập tin trình diễn, xem máy tính (khơng cần cài đặt PowerPoint)

(15)

II CÁC THAO TÁC TRÊN SLIDE:

1 Chèn Header and Footer (Đầu trang Chân trang):

Từ menu chọn View  Header and Footer

- Chọn Date and time  chọn

Update automatically (thêm ngày tại); chọn Fixed: nhập ngày tháng năm tùy ý

VD: 12/12/2005

- Chọn Slide number: thêm số trang

Tab Slide

Apply to All: áp dụng cho slide | Apply: áp dụng cho slide hành

(16)

2 Chèn Notes (chú thích) vào Slide:

Từ menu View

chọn Notes Pane: thêm thích vào Slide để

trình bày rõ Hoặc thêm trực tiếp vào

(17)

3 Sắp xếp Slide:

Tab Slides (phía bên trái hình soạn thảo): thay đổi vị trí Slide cách chọn Slide cần thay đổi, giữ chuột kéo xuống vị trí cần phải đổi chỗ

(18)

4 Chèn slide mới:

- Từ menu Insert, kích vào New Slide

- Hoặc kích vào biểu tượng New Slide công cụ

Formatting.

- Thêm bản sao Slide

(19)

5 Sao chép dán Slide:

Có thể chép dán slide phần Normal View với tab Outline Slides chế độ xem Slide Sorter.

Tab Slides Tab Outline Slide Sorter View

Chọn Slide cần chép (Ctrl + C)  di chuyển dán vào nơi thích hợp (Ctrl + V)

(20)

6 Xóa Slide: Trong phần Normal View với tab Outline

Slides Slide Sorter View.

Tab Slides Tab Outline Slide Sorter View

- Chọn Slide cần xóa, nhấn Delete Ctrl + X

- Vào menu Edit Delete slide

(21)

7 Chèn các ký tự đặc biệt:

Từ menu Insert  Symbol

(Chú ý: vào textbox chọn Insert Symbol, không nút lệnh

Symbol bị ẩn.)

(22)

8 Đánh số tự động (Bullets and Numbering): II CÁC THAO TÁC TRÊN SLIDE:

Từ menu Format  Bullets and Numbering chọn vào biểu tượng hình

Click chọn

(23)

9 Chèn giải vào vị trí chọn:

- Chọn ký tự đối tượng muốn thêm giải - Từ menu Insert  chọn Comment

(24)

10 Chèn File khác vào File hành:

- Chọn vị trí cần chèn File - Từ menu Insert  chọn

Slides from Files, xuất khung thoại Slide Finder

chứa lệnh hỗ trợ cho việc truy tìm tập tin cần chèn vào trang hành Bằng cách nhấn vào nút

Browse chọn File tương ứng

(25)

11 Chèn hình ảnh vào Slide hành:

Từ menu Insert  Picture  Clip Art From File

C

li

p

A

rt

Insert Picture From File

Chọn Organize clips để thêm hình…

(26)

12 Chèn Album ảnh vào Slide:

Từ menu Insert  Picture  New Photo Album II CÁC THAO TÁC TRÊN SLIDE:

- Nhấn vào nút File/Disk

(27)

13 Chèn âm thanh:

- Từ menu Insert  chọn

Movies and Sounds

- Chọn Sound from File - Chọn đường dẫn tới File âm

(28)

14 Chèn Video clip:

- Từ menu Insert  chọn

Movies and Sounds

- Chọn Movie from File

(29)

15 Chèn hình vẽ vào Slide:

Vào menu View  Toolbars Drawing (nếu chưa hiển thị) a Vẽ đường (Line) b Vẽ mũi tên đầu c Vẽ hình chữ nhật d Vẽ hình bầu dục (oval) e Tạo textbox (hộp

chứ văn bản)

f Tạo hộp văn dọc

Chọn biểu tượng Autoshape để vẽ đối tượng

Phím Shift + hình chữ nhật = hình vng | Shift + hình bầu dục = hình trịn

(30)

15 Chèn hình vẽ vào Slide (tt): tô màu đối tượng

Vẽ hình  chuột phải  chọn Format AutoShape.

(31)

15 Chèn hình vẽ vào Slide (tt): nhóm đối tượng

Vẽ đối tượng  chọm mũi tên (màu trắng) công cụ

Drawing  Click chuột phải  Grouping  Group.

Group: nhóm đối tượng Ungroup: rã nhóm đối tượng

(32)

15 Chèn hình vẽ vào Slide (tt): xếp đối tượng

Trong đó:

Bring to Front:: xếp trước

Send to Back: xếp sau

Bring Fordward: xếp trước đối tượng

(33)

15 Chèn hình vẽ vào Slide (tt): thao tác khác

Tạo bóng đổ

abcabc Thêm chữ

(34)

16 Tạo chữ nghệ thuật:

- Chọn Insert  Picture 

WordArt, chọn kiểu trình bày danh mục nhấn phím OK

- Xố dịng chữ Your Text Here, thay nội dung muốn trình bày thay đổi font chữ, cỡ chữ…

(35)

17 Tạo bảng biểu:

Từ menu Insert  Table

Table

Number of columns: số cột

(36)

17 Tạo bảng biểu (tt): thao tác với Table

Trộn ô: bôi đen ô cần trộn  Click chuột phải  Merge Cells.

Insert rows: chèn hàng

Delete rows: xóa hàng

(37)

18 Tạo biểu đồ:

Từ menu Insert  Chart

(38)

18 Tạo biểu đồ (tt): thay đổi kiểu biểu đồ thêm chi tiết cho biểu đồ

- Click đúp chuột vào biểu đồ

• Thay đổi kiểu biểu đồ: Từ menu Chart  Chart Type

chọn dạng biểu đồ khác

• Thêm chi tiết cho biểu đồ: Từ menu Chart  Chart Options:

 Titles: đặt tên biểu đồ  Axes: trục tọa độ

 Legend: ghi chú

 Data Labels: hiển thị giá trị biểu đồ

(39)

19 Sơ đồ tổ chức:

Từ menu Insert  Picture

(40)

19 Sơ đồ tổ chức (tt):

• Chọn kiểu sơ đồ tổ chức:

- Click vào ô đứng đầu nhánh - Click đường viền quanh

- Click nút Layout click chọn kiểu • Chức Autoformat:

(41)

III TẠO KẾT NỐI VỚI TẬP TIN: 1 Kết nối với tập tin trang Web:

-Chọn Slide cần liên kết, chọn ký tự đối tượng muốn thể

hiện phần kết nối

-Từ menu Insert chọn Hyperlink (chèn liên kết)

công cụ Standard xuất hiện: - Chọn Existing File or Web Page 

(42)

2 Kết nối Slides trình diễn hành: III TẠO KẾT NỐI VỚI TẬP TIN:

-Chọn ký tự đối tượng muốn thể phần kết nối -Từ menu Insert chọn Hyperlink (Chèn liên kết)

công cụ Standard

-Trong phần Link To (liên

kết đến) chọn Place in this Document (Tạo đối tượng kết nối với Slide trình diễn hành.)

-Chọn Slide cần liên kết

(43)



1 Tìm hiểu menu Format 2 Thiết kế theo mẫu

3 Thay đổi màu Slide 4 Grid and Guides

(44)

PHẦN 3: ĐỊNH DẠNG BÀI TRÌNH DIỄN

1 Định dạng font chữ:

- Từ menu Format  Font

I MENU FORMAT: Chứa lệnh hỗ trợ cho việc định dạng gán thuộc tính trình bày cần thiết vào đối tượng chọn văn hành

- Chọn font chữ, cỡ chữ

(Font Size), hiệu ứng, màu sắc…

(45)

2 Thay đổi khoảng cách hàng: I MENU FORMAT:

- Chọn đoạn văn muốn thay đổi toàn văn

- Từ menu Format chọn Line Spacing.

- Line Spacing: thay đổi khoảng cách bên đoạn văn - Before paragraph: thay đổi khoảng cách phần đoạn văn

- After paragraph: thay đổi khoảng cách phần đoạn văn

(46)

3 Canh lề văn bản: (Alignment) I MENU FORMAT:

- Chọn nội dung cần canh lề - Menu Format  Alignment

 Align Left: canh trái  Center: canh giữa

(47)

4 Chuyển chữ hoa & thường: (Change Case) I MENU FORMAT:

(48)

1 Slide Design:

II DÙNG ĐỊNH DẠNG THIẾT KẾ THEO MẪU:

- Là mẫu (templates) thiết kế sẵn

- Chọn mẫu phía bên phải hình, mẫu xuất hình soạn thảo

- Nhập nội dung vào phần soạn thảo

- Từ menu Format  chọn

(49)

2 Slide Design – Color Schemes

- Color Schemes thêm đổi màu trình diễn bao gồm màu slide, màu tiêu đề thân văn bản, màu ô màu liên kết -Khi chọn mẫu thiết kế có sẵn Design Template ln có màu phối hợp sẵn áp dụng cho trình chiếu Mỗi mẫu thiết kế phối hợp lại màu thấy cần thiết - Từ menu Format  Slide Design, chọn

(50)

3 Slide Layout:

- Slide Layout cách bố trí đối tượng, chứa thiết kế mẫu gồm tiêu đề, nội dung bảng thiết kế bảng tính, hình ảnh, bảng biểu,…

- Chọn mẫu thiết kế sẵn khung cửa sổ Slide Layout nằm bên phải cửa sổ soạn thảo

(51)

III THAY ĐỔI MÀU NỀN SLIDE:

- Có thể thay đổi màu phần thiết kế tất thiết kế, trang ghi Ngoài việc thay đổi thêm hoa văn, độ bóng, hình ảnh…

- Từ menu Format chọn Background

- Chọn màu thích hợp

(52)

IV GRID AND GUIDES:

- Tạo khung lưới, giúp thay đổi kích thước hình cách xác, co giãn hình, thay đổi giá trị khung lưới cài đối tượng hình

- Để hiển thị Grid and Guides chọn View  Grid and Guides.

Snap objects to grid: gắn đối tượng vào lưới

(53)



1 Một số hiệu ứng trình diễn 2 Trình diễn Slide

(54)

PHẦN 4: HIỆU ỨNG TRÌNH DIỄN

I MỘT SỐ HIỆU ỨNG KHI TRÌNH DIỄN: 1 Sử dụng Slide Transition:

- Tạo hiệu ứng chuyển sang Slide khác

(55)

I MỘT SỐ HIỆU ỨNG KHI TRÌNH DIỄN: 1 Sử dụng Slide Transition (tt):

Chọn hay nhiều Slide lúc

-Từ menu Slide Show  chọn Slide Transition.

-Trong danh sách Apply to Selected

Slides (bên phải cửa sổ soạn thảo), chọn hiệu ứng thích hợp

Muốn chọn nhiều Slide lúc

(56)

I MỘT SỐ HIỆU ỨNG KHI TRÌNH DIỄN: 1 Sử dụng Slide Transition (tt):

No transition: không chọn hiệu ứng

Speed: chọn tốc độ trình diễn

Sound: thêm âm

On mouse click: Nhấp chuột để chuyển sang hiệu ứng khác

(57)

I MỘT SỐ HIỆU ỨNG KHI TRÌNH DIỄN: 2 Tạo hiệu ứng cho đối tượng Slide:

- Chọn hay nhiều đối tượng lúc

- Từ menu Slide Show  Custom Animation

- Trong hộp thoại Custom Animation (Tùy chỉnh tính sinh động)

(58)

I MỘT SỐ HIỆU ỨNG KHI TRÌNH DIỄN:

2 Tạo hiệu ứng cho đối tượng Slide (tt):

 Hiệu ứng lúc xuất (Entrance)

 Hiệu ứng biến (Exit)

 Hiệu ứng nhấn mạnh lúc xuất hiện

(59)

 Khi chọn hiệu ứng cho đối tượng xuất hiệu ứng ô danh sách  Muốn thay đổi hiệu ứng thì:

• Click chọn hay nhiều hiệu ứng

• Nút Change: thay đổi hiệu ứng khác • Ơ Start: thay đổi kiểu lệnh

• Ơ Speed: thay đổi tốc độ

• Nút Remove (hoặc phím DEL): xóa hiệu ứng • Nút Re-Order: thay đổi trình tự hiệu ứng

(60)

a EFFECT OPTIONS: (tùy chọn hiệu ứng)

Muốn thiết kế hay thay đổi chi tiết khác hiệu ứng áp dụng thì: click chuột phải, chọn:

Sound: thêm âm cho hiệu ứng

(61)

2 Tạo hiệu ứng cho đối tượng Slide (tt): b TIMING:

Start: kích hoạt hiệu ứng

Delay: thời gian chờ trước thực hiệu ứng

Speed: cho biết thời gian trình diễn xong hiệu ứng

Repeat: số lần lặp lại hiệu ứng * None: không lặp lại

* 2, 3, 4, 5, 10: số lần lặp lại

(62)

2 Tạo hiệu ứng cho đối tượng Slide (tt): c TEXT ANIMATION: (hiệu ứng chữ)

Group Text: ấn định kiểu nhóm (group) ký tự

Automatically After: thời gian tự động

(63)

II TRÌNH DIỄN SLIDE: 1 Trình diễn Slide:

-Từ menu Slide Show  chọn View Show

(hoặc F5) để xem trình diễn

(64)

II TRÌNH DIỄN SLIDE:

2 Trình diễn Slide liên tục:

1

2

3

-Từ menu Slide Show  Slide Transition, chọn

Automatically after, nhập thời gian trình diễn tự động  Chọn Apply to All Slides

(65)

II TRÌNH DIỄN SLIDE:

3 Sử dụng Pen Color: để nhấn mạnh trình diễn

Lưu ý:

Sử dụng Pen Color khi: - Đang chế độ trình diễn - Click chuột phải 

(66)

II TRÌNH DIỄN SLIDE: 3 Sử dụng Pen Color: (tt)

Chọn màu viết:

Click chuột phải 

Pointer Options 

(67)

Xóa phần đánh dấu:

Click chuột phải 

Pointer Option

Eraser (xóa phần) Erase All Ink on Slide

(68)

Chú ý:

Khi nhấn Esc để phần

trình diễn  Xuất hộp thoại, chọn Keep: lưu lại phần đánh dấu, Discard: không lưu

(69)



1 Thiết lập trang in 2 Xem trước in 3 In Slide

(70)

PHẦN 5: IN ẤN

I PAGE SETUP (thiết lập trang in): Từ menu chọn File  Page Setup

- Trong mục Slides Sized for (Kích thước trang giấy), nhấp mũi tên bên phải để chọn kích cỡ giấy in

- Trong mục Orientation

(Hướng in): mục Slides

(trang), chọn Portrait (in dọc) & Landscape (in ngang)

- Mục Notes, handouts & outline (in thích), chọn Portrait (in dọc) &

(71)

II PRINT PREVIEW (xem trước in): Từ menu File  Print Preview

- Print: in với tham số chọn

- Chọn Options để thêm yêu cầu Header and Footer (đầu trang chân trang),

Color/Grayscale (màu trang in), Frame slides

(khung viền)…

(72)

III PRINT (in Slides):

Từ menu File  Print (hoặc Ctrl + P)

-Trong Print range (phạm vi in):

All (in tất cả), Current slide (in slide tại), Slides (in slide theo ý muốn

VD: 1, 3-5: in slide 1, slide từ đến 5)

(73)

III PRINT (in Slide): (tt)

-Trong mục Print What chọn:

+ Outline: In tất ký tự khung in chủ đề theo chiều ngang dọc

+ Notes pages: In ghi nội dung slide

+ Handouts: chọn nhiều thành phần trước in, chọn in từ 1-9 slide trang giấy

Frame slides: in Slide có khung

(74)

III PRINT (in Slide): (tt) Tuỳ chọn trước in

1

2

3

(75)



(76)

THỦ THUẬT

POWERPOINT

3 Tạo CD trình chiếu độc lập 2 Xuất PowerPoint sang Word 1 Sử dụng phím tắt (Shortcut keys)

(77)

THỦ THUẬT

1 Sử dụng phím tắt (Shortcut keys): Một số phím tắt

Stt Tổ hợp phím Chức năng

1 Ctrl + N Tạo tập tin Ctrl + S (hoặc F12) Lưu tập tin

3 Ctrl + W Đóng tập tin Ctrl + O Mở tập tin

5 F5 Trình diễn slide

6 Shift + F5 Trình diễn slide Ctrl + M Chèn slide

8 Ctrl + B Chữ in đậm

(78)

1 Sử dụng phím tắt (Shortcut keys): (tt)

Stt Tổ hợp phím Chức năng

9 Ctrl + I Chữ in nghiêng 10 Ctrl + U Chữ gạch 11 Ctrl + J Canh

12 Ctrl + L Canh trái 13 Ctrl + R Canh phải

14 B

W

Tắt hình trình diễn tạm thời (B: màu đen) & W (màu trắng) 15 + Enter Quay slide

16 <Số> + Enter Nhảy đến slide <Số>

(79)

THỦ THUẬT

2 Xuất PowerPoint sang Word:

Từ menu File  Send To  Microsoft Office Word chọn tuỳ chọn sau:

(80)

3 Tạo CD trình chiếu độc lập:

Từ menu File  Package for CD

Ghi đĩa CD Ghi thư mục

Thêm tập tin

Tuỳ chọn

(81)