Để trở thành một điều hành Tour chuyên nghiệp

Kinh nghiệm để trở thành một điều hành Du lịch chuyên nghiệp và chặt chẽ với tất cả những chia sẻ qua quá trình làm việc tại trung tâm hội thảo, sự kiện lớn nhất của BenThanh Tourist ngắn gọn, súc tích, dễ hiểu...

KẾ HOẠCH KINH DOANH – CTY CP DL SEN VÀNG PHỤ LỤC ĐIỀU HÀNH TOUR CHUYÊN NGHIỆP CHỨC NĂNG ĐIỀU HÀNH - Phụ trách số hãng hay thị trường phân công - Nắm rõ đặc điểm hãng du lịch, nhu cầu, thị hiếu khách, tình hình kinh doanh hãng (các biến động tăng giảm giá nguồn khách doanh thu …) đề kế hoạch gia tăng chào bán sản phẩm cho hãng - Thực sách, biện pháp chào bán tour phòng tiếp thị đề - Gia tăng doanh số, số khách, lãi hãng phụ trách - Năm rỏ đầy đủ thơng tin dịch vụ, giá , cách tính giá tour - Cặp nhật thường xuyên thông tin thay đổi giá dịch vu, phí tham quan tuyến điểm lưu vào file để cung cấp kịp thời việc tính giá tour - Chịu trách nhiệm tỷ lệ lãi giá tour theo qui định - Chịu trách nhiệm xây dựng chương trình tour giá tour triển khai tour phận tiếp thi đưa theo yêu cầu Hãng phụ trách - Đảm bảo chất lượng hiệu tour theo yêu cầu - Hợp tác trao đổi với Bộ phận tiếp thị việc cung ứng, sản phẩm tour dịch vụ tốt cho khách, giải cố, than phiền khách hàng hãng - Triển khai dịch vụ tour: Người soạn: Nguyễn Tường Luân –Mobile: 0989 370702 KẾ HOẠCH KINH DOANH – CTY CP DL SEN VÀNG - Bổ sung hoàn chỉnh đầy đủ chi tiết chương trình tour để triển khai - Nhập chương trình tour chi tiết vào máy (theo qui định cấu trúc liệu, thời gian, số lượng chương trình nhập … ) - Phối hợp chặt chẽ với đối tác Hà Nội & Đà Nẳng - Triển khai dịch vụ cho phận Đặt phòng, Đặt ăn, Đội Xe , Phòng vé máy bay, ( dịch vụ book phải có xác nhận kết cuối ) - Lên dự trù chi phí tour , có phê duyệt Trưởng phịng BGĐ TT( số tiền vượt 50 triệu 3000USD) - Bàn giao tour cho HDV , theo dõi chặt chẽ việc thực hiên tour , - Đảm bảo việc thực tour xuyên suốt - Hàng tuần làm báo cáo tour thực tuần cho Trưởng Bộ phận giám đốc - Kiểm tra chất lượng dịch vụ cung ứng ( qua kết hợp thu thập thông tin phản ảnh HDV để làm việc với nơi cung cấp dịch vụ kịp thời chấn chỉnh) - Thu thập lại ý kiến khách hàng để đánh giá mức độ thành công tour - Đề xuất yêu cầu mức chi hoa hồng ( có) người giới thiệu khách cho Trưởng Bộ phận giám đốc - Thực Nhật ký bán tour báo cáo bán tour cho giám đốc Người soạn: Nguyễn Tường Luân –Mobile: 0989 370702 KẾ HOẠCH KINH DOANH – CTY CP DL SEN VÀNG TÍNH GIÁ - Sử dụng tính cho công ty, chọn mẫu nhất, học tập đó, người khơng nên sử dụng tính riêng, khó cho người khác muốn tham gia cơng việc tính giá chung hay kiểm tra kết tính giá Thời gian đầu khó khăn, lâu dài thấy hiệu nó, người viết không o ép hay bắt buộc mẫu nào, người đưa tính đưa ưu khuyết điểm nó, ưu việt chọn Đưa tính cuối vào sample form để training cho người mới( có) - Giá đưa vào tính phải giá THẬT, tốt tham khảo lại lần cảm thấy giá chưa thật tốt thơng qua hình thức deal giá với suppliers - Bản tính phải có giá trị sử dụng – bắt buộc Deadline cho khách hàng hay hãng trước deadline suppliers ngày Đây hình thức thúc hối khách hàng dự trù thời gian deal deadline khách hàng - Cập nhật thay đổi tỷ giá, khuyết điểm hầu hết Operator, với quotation có giá trị lớn, tỷ giá mang giá trị quan trọng với GIÁ - Ghi rõ tour code tính giá nhằm làm cho công tác kiểm tra quản lý quotation Người soạn: Nguyễn Tường Luân –Mobile: 0989 370702 KẾ HOẠCH KINH DOANH – CTY CP DL SEN VÀNG QUY TRÌNH ĐIỀU HÀNH: a Hợp tác với supplier: i Vé máy bay ii Khách sạn iii Xe iv Guide v Nhà hang vi Special venue for event/meeting vii Welcome and farewell Thứ tự phía bỏ bớt khơng có định khơng thay đổi, nguyên tắc chung có có Nghĩa là: Nếu khơng có phía khơng cần phải làm tour định không làm được, không xếp theo thứ tự khác b Quản lý booking, lưu trữ, quản lý tour - Lưu trữ file phải nơi chỗ - có phương thức lưu trữ - Đặt code theo phương pháp – có phương pháp - Theo dõi booking, deadline, cancellation khoa học, mở file quản lý excel viết tay - Follow up tất booking từ khách hàng, hỏi thăm tiến độ thực khách hàng - Dựa vào phần mềm có sẳn để làm booking - Đọc thật kỹ yêu cầu khách hàng, tránh đưa định thiếu sót khơng đáng có - Làm task list cho cá nhân mình, quản lý cách chặt chẽ cơng việc Người soạn: Nguyễn Tường Ln –Mobile: 0989 370702 KẾ HOẠCH KINH DOANH – CTY CP DL SEN VÀNG c Hợp tác với kế toán - Ứng tiền thông báo trả tiền phải kèm theo tính giá, booking confirm - Thơng báo trước việc thực tour trước ngày - Quyết tốn phải đầy đủ giấy tờ, hóa đơn chứng từ, khơng có phải giải trình hợp lý - Lên dự trù chi phí chi tiết, bảng chi phí thật tế d Hợp tác với phận điều hành khác ( đặt ăn,xe,guide) - Vấn đề đặt tương lai gần, tách phận điều hành thành mảng chuyên biệt, nhằm tăng cường khả tìm kiếm suppliers tốt cho công ty Rất CẦN THIẾT - ĐHT lúc có nhiều thời gian tính giá, viết chương trình, điều hành Tour có kết cao e Hợp tác với hãng: i Chương trình - Tốt nhất, ưu việt nhất, mang tính chất khả thi mang đến khách hàng GIẢI TRÍ - Tốt nên có timing list - Description rõ rang ii Chốt giá menu - Giá deal cuối gọi chốt giá, giá bao gồm làm nên contract agreement, gởi cho khách hàng, yêu cầu confirm Có giá trị cuối định lời lỗ - Các dịch vụ phải chốt giá Người soạn: Nguyễn Tường Luân –Mobile: 0989 370702 KẾ HOẠCH KINH DOANH – CTY CP DL SEN VÀNG - Menu chốt giá phải in ra, gởi kèm cho khách hàng, không thay đổi menu dù lý - Bảo đảm giá trị chất lượng Tour giá chốt iii Final invoice - Sau chốt giá lên invoice, gởi kèm cho khách thấy hiểu nên làm - Nếu có thay đổi revise invoice gởi cho khách hàng, yeu cầu confirm thay đổi đó, khơng có xác nhận khách hàng khơng có giá trị - So sánh thật kỹ giá trị invoice giá trị giá chốt, không nên lẫn lộn iv Deadline đặt cọc - Deadline cho khách hàng trước deadline mà ta nhận từ suppliers ngày tối thiểu - Khi khách muốn dời deadline vượt deadline suppliers deal ngày extend deadline với suppliers, đưa deadline cho khách hàng ban đầu - Yêu cầu đặt cọc giống deadline thời gian, phải lấy cọc từ khách hàng trước ngày - Lấy cọc phải có giá trị từ 30% trở lên cho tất tour v Final contract with price signed - Invoice hay contract cuối phải khách hàng ký gởi email hay fax - Giá trị tour vào - Khơng có chữ ký khơng có giá trị, phải có ngày tháng chữ ký f Làm việc với guide Người soạn: Nguyễn Tường Luân –Mobile: 0989 370702 KẾ HOẠCH KINH DOANH – CTY CP DL SEN VÀNG - Công đoạn quan trọng cung cấp thông tin tour đầy đủ cho guide, guide người định 50% THÀNH CÔNG tour Thông tin đầy đủ, rõ ràng tốt - Giao giấy tờ, chương trình, menu, feedback cho guide kèm theo ký nhận guide - Giao tiền ứng cho guide, có biên nhận nhận tiền - Guide toán phải rõ ràng, kiểm tra thật kỹ hóa đơn - Thường xuyên liên lac với guide để nắm bắt tình hình tour - Thơng qua guide, liên lạc với khách hàng, quan tâm đến comment khách hàng, nhằm chỉnh sửa, thay đổi có MẪU VĂN BẢN CHUẨN Người soạn: Nguyễn Tường Luân –Mobile: 0989 370702 KẾ HOẠCH KINH DOANH – CTY CP DL SEN VÀNG i Invoice: Proforma invoice, final tax invoice ii Voucher: iii Receipt: liên iv Hợp đồng xe: extra giờ, km… v Hợp đồng tour có chương trình, giá, điều khoản tốn, trách nhiệm trước pháp luật vi Văn vói đối tác supplier Các văn nêu bàn bạc để đưa mẫu thống nhất, sử dụng chung cho văn phòng VẤN ĐỀ KHÁC Người soạn: Nguyễn Tường Luân –Mobile: 0989 370702 KẾ HOẠCH KINH DOANH – CTY CP DL SEN VÀNG a Bảo hiểm - Du lịch gắn liền với bảo hiểm - Check lại khách hàng mua bảo hiểm chưa - Quan hệ với công ty bảo hiểm du lịch - Thanh tốn b Ai trở thành điều hành tour? - Bất kỳ người có đủ lực hành vi - u thích cơng việc điều hành ngành du lịch - Chịu khó học tập kinh nghiệm từ người trước - Có khả nói viết tiếng ANH - Có khả giao tiếp với tất người, giao tiếp tốt lợi - Biết mỉm cười tình - Khơng biết sợ khó, khơng câu nệ thời gian - NOTHING is IMPOSSIBLE c Có khó để trở thành điều hành? - KHƠNG - Chịu khó theo suốt tour - Đi đón sân bay - Nói chuyện với khách hàng - Nghiên cứu địa điểm, địa danh, điểm nóng nước thơng qua mạng lưới internet hỏi điều hành có kinh nghiệm - Nghiên cứu đường đi, phương pháp lại - Giá suppliers - Tính giá cho chương trình thực hiện, so sánh giá cả, nghiên cứu cách mà điều hành làm Người soạn: Nguyễn Tường Luân –Mobile: 0989 370702 KẾ HOẠCH KINH DOANH – CTY CP DL SEN VÀNG - HỎI nhớ thật kỹ người khác truyền đạt cho - Tham gia khảo sát, ghi chép cẩn thận mốc thời gian, điểm qua, lập nên báo cáo cho khu vực - Nắm rõ văn hóa, sống người dân, ẩm thực thông qua sách báo, mạng lưới truyền thơng - Bạn thích làm hay không mà d Dành cho điều hành Newbie - Đọc thật kỹ từ xuống - Trả lời email cho khách hàng nhận email - Tập tính giá thục - HỌC cách nói chuyện qua điện thoại - HỌC phương pháp deal giá với suppliers - HỌC cách mỉm cười với người - HỌC phương pháp trả lời email - HỌC cách hợp tác với tất phận - HỌC chương trình tour e Phong cách điều hành - Ln ln mỉm cười với khách – the most important - Nhanh nhẹn trường hợp - Kiểm tra kỹ tất booking - Lưu trữ theo cấu trúc liệu mà công ty đưa - Tạo mối quan hệ tốt với suppliers đặc biệt với hệ thống sales khách sạn - Nói vui vẻ, qua điện thoại - Vui đùa lúc quan trọng Người soạn: Nguyễn Tường Luân –Mobile: 0989 370702 10 KẾ HOẠCH KINH DOANH – CTY CP DL SEN VÀNG f Commission - Đưa định đắn cho loại khách hàng - Mang tính chất định kinh tế TIỀN BẠC - Khéo léo đề cập với khách hàng khó tính - Phần lớn CON NGƯỜI cần tiền g Chăm sóc khách hàng - Thường xuyên liên lạc với khách hàng suốt đường tour - Có quà cho khách – giá trị tinh thần - Vui vẻ với tất khách hàng - Gọi điện cho khách thường xuyên đường tour - Xem khách hàng tình nhân Người soạn: Nguyễn Tường Luân –Mobile: 0989 370702 11