Bài giảng Bài 5: Theo dõi dự án, lập lịch và kỹ thuật điều khiển dự án phần mềm - ThS. Thạc Bình Cường giải thích mối quan hệ giữa sản phẩm và công việc; cung cấp phương pháo lập lịch biểu, kỹ năng thực hiện được phân tích đánh giá rủi ro của dự án và kỹ năng quản lý rủi ro hiệu quả; góp ý kiến cho sự bắt đầu một dự án có hiệu quả, lập kế hoạch, thực hiện, điều khiển và kết thúc dự án thành công.
BÀI THEO DÕI DỰ ÁN, LẬP LỊCH VÀ KỸ THUẬT ĐIỀU KHIỂN DỰ ÁN PHẦN MỀM ThS Thạc Bình Cường TÌNH HUỐNG Cơng ty RMO định xây dựng hệ thống bán hàng qua hình thức phổ biến: Qua điện thoại, qua thư điện tử qua Website Sau công bố dự án, ban quản lý dự án phải lập kế hoạch tiến độ kinh phí Việc thực điều khiển dự án theo kế hoạch kỹ phẩm chất định dự án theo lộ trình Việc điều khiển dự án nghệ thuật phức tạp địi hỏi người quản lý tố chất khơng đơn chuyên môn mà coi người thuyền trưởng Lập kế hoach dựa vào bảng công việc (WBS) trình quan trọng trình quản lý dự án Các kỹ thuật ước lượng trình bày giúp nhà quản lý có dự án hiệu thành công Việc lập kế hoạch tiêu chí lập kế hoạch? MỤC TIÊU Giải thích mối quan hệ sản phẩm công việc Cung cấp phương pháo lập lịch biểu, kỹ thực phân tích đánh giá rủi ro dự án kỹ quản lý rủi ro hiệu Thảo luận để tổ chức phát triển phương pháp luận quản lý dự án IT đáp ứng yêu cầu họ Xem lại trường hợp tổ chức áp dụng nhóm q trình phần mềm để quản trị dự án IT Góp ý kiến cho bắt đầu dự án có hiệu quả, lập kế hoạch, thực hiện, điều khiển kết thúc dự án thành công NỘI DUNG Lập kế hoạch thực dự án Các chủ điểm LẬP KẾ HOẠCH THỰC HIỆN DỰ ÁN • Bảng cơng việc; • Ước lượng; • Kiểm sốt rủi ro; • Lập tiến độ thực hiện; • Phương pháp lập lịch biểu; • Phân bố lực lượng, tài ngun; • Tính chi phí 1.1 BẢNG CƠNG VIỆC • Định nghĩa, vai trị, tính chất bảng cơng việc; • Cấu trúc chi tiết bảng cơng việc; • Xây dựng bảng cơng việc; • Q trình quản lý phạm vi dự án 1.1.1 ĐỊNH NGHĨA, VAI TRỊ, TÍNH CHẤT CỦA BẢNG CƠNG VIỆC • Định nghĩa: Bảng cơng việc (WBS - Work Breakdown Structure) danh sách chi tiết cần làm để hồn thành dự án Nếu WBS tốt xác định xác bước để hoàn thành dự án Tham gia xây dựng WBS: Người quản lí dự án, khách hàng, thành viên tổ, người tài trợ dự án • Vai trị: WBS sở để: Ước lượng chi phí, từ WBS có tranh chung kinh phí dự án; Xác định trách nhiệm cá nhân; Xây dựng lịch trình thực dự án 1.1.1 ĐỊNH NGHĨA, VAI TRỊ, TÍNH CHẤT CỦA BẢNG CƠNG VIỆC (tiếp theo) • Tính chất: Có chiều hướng xuống (Ví dụ chuẩn bị dàn cho văn); Sản phẩm: Đầu vào, Đầu ra, Động tác xử lý Công việc: Mô tả trình hoạt động, xử lý; Được phân thành nhiều mức; WBS viết "cái gì", khơng viết "như nào"; Trình tự công việc không quan trọng 1.1.1 ĐỊNH NGHĨA, VAI TRỊ, TÍNH CHẤT CỦA BẢNG CƠNG VIỆC (tiếp theo) • Nguồn thơng tin để xây dựng WBS: Tài liệu: Có liên quan tới dự án: phác thảo dự án, báo cáo nghiên cứu tiền khả thi, báo cáo nghiên cứu khả thi Không liên quan tới dự án cho thơng tin phụ trợ Ví dụ: Sơ đồ tổ chức quan, thủ tục hành chính, quy tắc làm việc, Con người: Những người có mối quan hệ trực tiếp gián tiếp với dự án 1.1.2 CẤU TRÚC CHI TIẾT CỦA BẢNG CƠNG VIỆC • WBS bao gồm thành phần chính: Danh sách sản phẩm: DSSP (V), PBS (E) (Product Breakdown Structure); Danh sách công việc: DSCV (V), TBS (E) (Task Breakdown Structure) Danh sách sản phẩm (DSSP): SẢN PHẨM Sản phẩm A Sản phẩm B Sản phẩm B.1 Sản phẩm C Sản phẩm B.2 • Mơ tả theo trình tự từ xuống • Mức độ phân cấp tuỳ theo độ phức tạp sản phẩm • Sản phẩm tồn sản phẩm mô tả danh từ 10 1.6 PHÂN BỔ LỰC LƯỢNG, TÀI NGUYÊN • Có loại tài nguyên: lao động, trang thiết bị, vật tư • Ưu tiên cho cơng việc đường găng công việc phức tạp cơng việc có độ thư giãn • Nguồn dự án: Con người; Thiết bị; Văn phịng phẩm; Tài • Đồ hình tài ngun: Trục nằm ngang: Trục thời gian (ngày, tuần, tháng, v.v ); Trục thẳng đứng: Thời gian tích luỹ (giờ) (Cummulative Time); Đường ngang: Thời gian tích luỹ mà nhân viên làm việc thời khoảng trục X 54 1.6 PHÂN BỔ LỰC LƯỢNG, TÀI NGUN (tiếp theo) Đồ hình tài ngun khơng phẳng Thời gian tích luỹ (giờ) 16 15 14 13 12 11 10 1 10 11 12 13 14 15 16 Trục thời gian Ý nghĩa đồ hình: • Chỗ dâng cao: Nhân viên làm việc nhiều • Chỗ thấp xuống: Nhân viên làm việc • Đồ hình khơng phẳng → Phân phối lao động khơng • Đồ hình có số chỗ dâng cao → Phần mềm phụ thuộc vào vài nhân viên giỏi • Trường hợp đồ hình khơng phẳng, cần có cách quản lý: Tại chỗ dâng cao: Thêm người vào làm, tập trung nỗ lực điều hành Tại chỗ thấp/trũng: Cho nhân viên học, khuyến khích nghỉ phép, bố trí giúp cho người khác làm cơng việc căng thẳng 55 1.7 TÍNH CHI PHÍ Bao gồm: • Trả cơng lao động (phần lớn); • Huấn luyện, hướng dẫn anh em; • Máy móc, trang thiết bị làm việc; • Đi lại, trao đổi; • Tiện nghi làm việc: Nhà, bàn ghế; • Văn phịng phẩm; • Thời gian; • Thơng tin 56 1.7 TÍNH CHI PHÍ (tiếp theo) Các kiểu tính chi phí: • Chi phí ước tính: Được tính trước dự án bắt đầu; Khoản tiền dự kiến cho cơng việc • Chi phí ngân sách: Là phân bổ tiền vào hạng mục; Tổng số tiền chi phí dự kiến • Chi phí thực tế: Phát sinh thực tế thực dự án; Biết tình trạng chi tiêu cho cơng việc • Chi phí ước lượng hồn tất: Tính tốn tiền tiêu tiền cịn phải tiếp tục tiêu, thời điểm chừng dự án; Ước tính số tiền hồn thành 100% cơng việc, theo tốc độ thực chi 57 1.7 TÍNH CHI PHÍ (tiếp theo) Ví dụ: Số hiệu công việc Mô tả công việc (1) (2) Ước tính Ngân sách duyệt % hồn thành (today) Được phép chi (today) Thực chi (today) Lạm chi/ chi dư Tổng (3) (4) (5) (6) (7) (8) (9) (7) - (6) (4) + (8) (4) x (5) 2.1.1 CV A 4,650 4,650 100% 4,650 5,000 350 5,000 2.1.2 CV B 3,950 3,950 75% 2,962 4,000 1,038 4,988 2.1.4 CV C 1,137 1,137 60% 682 1,200 518 1,655 CV F 5,804 5,804 60% 3,482 3,000 -482 5,322 15,541 15,541 11,776 13,200 1,424 16,965 … 2.2.2 Tổng • Dự phịng: Để đảm bảo an tồn cho kinh phí, thơng thường từ 5% - 7% tổng kinh phí dự kiến • Kết luận: Sau xác định mục đích, cách tốt để thực mục tiêu tạo cấu trúc phân việc, xây dựng ước lượng, xây dựng lịch biểu, cấp phát tài nguyên, tính chi phí, quản lý rủi ro 58 CÁC CHỦ ĐIỂM CHÍNH • Các mốc chính; • Các mốc phụ; • Các đánh giá tình trạng dự án theo định kỳ 59 2.1 CÁC MỐC CHÍNH Các mốc kiểm tra: Các thành viên rà sốt mốc chính: • Khách hàng; • Người dùng; • Người kiến trúc; • Người phát triển; • Bảo trì; • Các người khác 60 2.1 CÁC MỐC CHÍNH (tiếp theo) Các mốc mục tiêu vịng đời: • Xuất cuối giai đoạn lặp • Bao gồm: Lập kế hoạch; Ước lượng chi phí lập lịch biểu; Lợi ích mong đợi; Các vấn đề nảy sinh; Các phát biểu; Quan điểm tác nghiệp • Các tài liệu thiết kế kiến trúc nháp • Các mơ kiến trúc mẫu • Mục đích: Trách nhiệm tiến hành giai đoạn làm chi tiết/kỹ lưỡng 61 2.1 CÁC MỐC CHÍNH (tiếp theo) Mốc kiến trúc vịng đời: • Mục đích: Mơ kiến trúc thực Authorization to Proceed với giai đoạn kiến trúc • Mục tiêu: Lập kế hoạch chi tiết giai đoạn xây dựng, vấn đề quan trọng liên quan đến yêu cầu quan điểm thao tác, kiến trúc sở, kế hoạch phát triển phần mềm, tiêu chuẩn đánh giá mốc thao tác khả ban đầu • Tính sẵn sàng mốc kiến trúc: Các trường hợp sử dụng xác định viễn cảnh chuẩn bị cho đánh giá kiển trúc Kiến trúc ổn định vạch mô Các hồ sơ rủi ro nắm rõ Hiểu biết chung rủi ro kế hoạch làm chi tiết Các kế hoạch phát triển cho giai đoạn cịn lại xác định • Nội dung: Trình bày xem xét trạng thái dự án phần mềm Tập điều khiển cấu hình liệu cơng nghệ tạo tác công nghệ Mô khả thực thi 62 2.1 CÁC MỐC CHÍNH (tiếp theo) Các mẫu tạo tác mốc kiến trúc (T5) 63 2.1 CÁC MỐC CHÍNH (tiếp theo) Lịch trình mốc kiến trúc (T6) 64 2.1 CÁC MỐC CHÍNH (tiếp theo) Cột mốc khả thực ban đầu: • Mục đích: Đánh giá tính sẵn sàng để bắt đầu chuyển dich cho khách hàng người dùng Cho phép bắt đầu kiểm thử chấp nhận • Các mục cột mốc: Giới thiệu cài đặt công bố, mô tả phiên phần mềm tài liệu vận hành hướng dẫn người dùng, hỗ trợ người dùng, môi trường kiểm thử phần mềm kiểm thử Mốc phát hành sản phẩm: • Mục đích: Đánh giá hồn chỉnh phần mềm khả chuyển giao • Các nội dung cột mốc: Các kết kiểm thử chấp nhận; Vấn đề mở; Vấn đề cài đặt; Vấn đề hỗ trợ 65 2.2 CÁC MỐC PHỤ • Mặt chủ yếu: Tính sẵn sàng lặp đánh giá lặp Lặp khởi đầu tập trung: Thiết kế phân tích, phát hiện, thực nghiệm đánh giá rủi ro Lặp sau tập trung: Tính trọn vẹn, tin cậy, sử dụng quản lý thay đổi • Các cột mốc nhỏ khác: Xem lại tính sẵn sàng kiểm thử, kết kiểm thử, vấn đề đặc biệt 66 2.3 CÁC ĐÁNH GIÁ VỀ TRẠNG THÁI CỦA DỰ ÁN THEO ĐỊNH KỲ • Đánh giá cốt yếu việc tập trung quản lý mạnh yếu cuả dự án • Đánh giá trạng thái chung tổ chức định kỳ hàng tháng hàng quý • Preparations ideally should include no more than one day’s effort by the software project manager (Use day-to-day material to prepare the presentation) • Đánh giá sử dụng so sánh dự án với phổ biến thực tiễn tổ chức • Xem xét đánh giá trạng thái (T9): 67 TÓM LƯỢC CUỐI BÀI • Hai khâu quan trọng thiết thực QLDA Lập kế hoạch điều khiển dự án Sự thành công dự án định người Việc theo dõi dự án để tìm lỗi kịp thời dự án quỹ đạo • Các kỹ thuật ước lượng giúp cho dự án có tính định lượng Lập kế hoạch mạng lại kết cho phát triển dự án dựa tảng cho trước • Theo dõi chỉnh sửa dự án giúp cho dự án theo tiến độ, hướng 68 ... trình phần mềm để quản trị dự án IT Góp ý kiến cho bắt đầu dự án có hiệu quả, lập kế hoạch, thực hiện, điều khiển kết thúc dự án thành công NỘI DUNG Lập kế hoạch thực dự án Các chủ điểm LẬP KẾ... nhiệm Walter Schmidt Giám đốc điều hành Bảo trợ dự án, giám sát dự án Mike Zwack Giám đốc CNTT Giám sát dự án, cử nhân viên Kim Nguyen Quản trị dự án Lập kế hoạch thực dự án Jeff Johnson Giám đốc... VI DỰ ÁN (tiếp theo) Biểu đồ kết WBS: Dự án nâng cấp CNTT Quản trị dự án Cập nhật tài sản Kiểm kê tài sản Cập nhật CSDL Nhà A Nhà B Mua phần cứng phần mềm Cài đặt phần cứng phần mềm Máy chủ Phần