Một số giải pháp nâng cao hiệu quả công tác văn thư xã ô long vĩ

TRƯỜNG ĐẠI HỌC AN GIANG KHOA KINH TẾ- QUẢN TRỊ KINH DOANH -  - CHUYÊN ĐỀ TỐT NGHIỆP ĐẠI HỌC CHUYÊN NGÀNH: KẾ TOÁN DOANH NGHIỆP ĐỀ TÀI: MỘT SỐ GIẢI PHÁP NÂNG CAO HIỆU QUẢ CÔNG TÁC VĂN THƯ XÃ Ô LONG VĨ  Người thực hiện: Cao Thị Thùy Trang Lớp: kế toán (khóa 2) MSSV: DKT069189 Giảng viên hướng dẫn: Nguyễn Vũ Thùy Chi An Giang, năm 2009 Một số giải pháp nâng cao hiệu cơng tác Văn thư xã Ơ Long Vĩ Chƣơng I MỞ ĐẦU 1.1 Cơ sở hình thành Trong tình hình nay, đất nƣớc ta trình đổi nhầm xây dựng nƣớc việt nam xã hội chủ nghĩa “dân giàu, nƣớc mạnh, xã hội công ằng, dân chủ, văn minh” trình thực CNH- HĐH đất nƣớ, đặc biệt trình hội nhập kinh tế thới giới, công nghệ thông tin phát triển, cơng tác văn thƣ có vai trị quan trọng việc nhận tức tình khoa học, có tính sáng tạo sấp xếp loại văn bản, nhầm để góp phần cao hiệu qảun lý hành nhà nƣớc đáp ứng phát triển kinh tế đất nƣớc Công tác văn thƣ cơng tác có ý nghĩa tất mặt nên hành nhà nƣớc lĩnh vực cơng tác quan trọng, có tác động lớn đ6ói với quan nhà nƣớc, tổ chức trị- kinh tế- xã hội hay đơn vị vũ trang xí nghiệp gọi chung quan Trong hoạt động quản lý nhà nƣớc khơng thể thiếu văn thƣ ln bảo quản nhiều hồ sơ, tài liệu có giá trị, có ý nghĩa lịch sử, khoa học thực tiển, nguồn tƣ liệu quý báo có giá trị văn hố, giáo dục, trị truyền thống dân tộc Do việc làm cơng văn giấy tờ quản lý công tác thiếu đƣợc hoạt động quan nhƣ : nghị định số 142/CP ngày 29/09/1963 phủ có nêu “ cơng văn giấy tờ giữ gìn hồ sơ, tài liệu lƣu trữ Đây công tác thiếu việc quản lý nhà nƣớc” Để cao hiệu lực, hiệu lĩnh vực hoạt động hành quan cán văn thƣ phải trao dồi kiến thức, học hỏi kinh nghiệm, cao trình độ chun mơn nghiệp vụ nhầm để đáp ứng yêu cầu công tác văn thƣ, đƣa công tác vào nề nếp khoa học, có hiệu cao góp phần tích cực vào cải tiến lề lối làm việc quan ngày thiết thực hơn, hạn chế cỏn tồn kéo dài, để đƣa hành địa phƣơng nói riêng nhà nƣớc nói chung ngày văn minh tiến Qua thời gian học tập nghiên cứu lý thuyết trƣịng đựoc trang bị cho ngƣời cơng chức kiến thức vững vàng công tác phục vụ chun mơn sau Vì thân định chọn đề tài “ Một số giải pháp cao hiệu hoạt động công tác quản lý văn thƣ xã Ô Long Vĩ Huyện Châu Phú Tỉnh An Giang ” Nhầm trao đổi thông tin quan với quan khác Đƣa số giải pháp cao hiệu hoạt động công tác văn thƣ, đồng thới đảm bảo bí mặt quan nhà nƣớc Tìm mặt hạn chế tồn tác nhầm đảm bảo cho công tác ngày đạt đƣợc hiệu tối đa 1.2 Mục tiêu ngiên cứu - Mô tả thực trạng hoạt động phận văn thƣ xã Ô Long Vĩ GVHD: Nguyễn Vũ Thuỳ Chi SVTH: Cao Thị Thuỳ Trang Một số giải pháp nâng cao hiệu công tác Văn thư xã Ơ Long Vĩ - Phân tích đánh giá hoạt động văn thƣ xã Ô Long Vĩ - Đánh giá hoạt động văn thƣ xã Ô Long Vĩ Kết thực khó khăn công tác văn thƣ - Đề xuất số giải pháp cao hiệu hoạt động phận văn thƣ xã Ô Long Vĩ 1.3 Phƣơng pháp nghiên cứu - Phƣơng pháp thu thập số liệu: - Số liệu thứ cấp: Số liệu lƣu trữ loại văn giai đoạn 20062008 - Số liệu sơ cấp: Phƣơng pháp thu thập số liệu từ quan sát, so sánh số liệu nắm thông tin, phƣơng pháp tham khảo ý kiến phận chuyên môn, tham khảo tài liệu có liên quan đến đề tài: vấn đề đặt nhằm làm sáng tỏa nội dung phạm vi nghiên cứu - Phƣơng pháp xử lý số liệu: + Phân tích thống kê mô tả 1.4 Phạm vi nghiên cứu - Công tác văn thƣ xã qua 03 năm 2006 – 2008 - Thời gian nghiên cứu từ ngày 30/9/2008 – 30/11/2008 - Địa điểm nghiên cứu: Văn phòng Ủy ban nhân xã Ơ Long Vĩ 1.5 Ý nghĩa Cơng tác vă thƣ đảm bảo cho việc cung cấp cách kịp thời, đầy đủ xác thơng tin cần thiết, phục vụ nhiệm vụ quản lý nhà nƣớc cảu quan Làm tốt công tác văn thƣ phƣơng tiện bảo vệ bí mặt đảng nhà nƣớc, giữ gìn lƣu trữ hồ sơ, tài liệu phục vụ cơng tác Cơng tác văn thƣ góp phần làm giảm công văn giấy tờ rờm rà tiết kiệm đựơc công tiền Đảm bảo cho việc giải công việc quan đựơc nhanh chóng xác, có năn suất chất lƣợng, đƣờng lối sách, nguyên tắc chế độ, đồng thời đảm bảo quản lý chặt chẽ kiểm tra có hiệu cơng vịêc Góp phần giữ lại giấy tờ, chứng hoạt động quan, cá nhân, tập thể phục vụ cho hoạt động kiểm tra, tra, đánh giá hoạt động quan Ngăn chặn việc lạm dụng văn nhà nƣớc, dấu quan vào mục đích phạm pháp GVHD: Nguyễn Vũ Thuỳ Chi SVTH: Cao Thị Thuỳ Trang Một số giải pháp nâng cao hiệu cơng tác Văn thư xã Ơ Long Vĩ CHƢƠNG II NHỮNG VẤN ĐỀ CHUNG VỀ CÔNG TÁC VĂN THƢ CỦA XÃ Ô LONG VĨ Khái niệm sử dụng nghiên cứu công tác quản lý văn thƣ 1.1 Khái niệm văn thƣ Tất văn văn đến quan, tổ chức, trừ trƣờng hợp pháp luật có quy định khác, điều phải đƣợc quản lý tập trung, thống văn thƣ quan, tổ chức đƣợc gọi văn thƣ 1.2 Văn Tất loại văn bản, bao gòm văn quy phạm pháp luật, văn hnàh văn chuyên ngành ( kể văn bản, văn lƣu chuyển nôpị văn mặt ) quan, tổ chức phát hành gọi chung văn 1.3 Văn đến Tất loại văn bản, bao gòm ăn quy phạm pháp luật, văn hành văn chuyên ngành ( kể Fax, văn đƣợc chuyển qua mạng văn mặt ) đơn, thƣ gửi đến quan, tổ chức đƣợc gọi văn đến 1.4 Đăng ký văn Đăng ký văn bàn việc ghi chép cập nhật thông tin cần thiết văn nhƣ số, ký hiệu, ngày tháng, năm, ban hành, tên loại trích yếu nội dung, nơi nhận vv…, vào sổ đăng ký văn sở liệu quản lý văn máy vi tính để quản lý tra tìm văn Quan điểm đảng nhà nƣớc công tác quản lý văn thƣ Trong cơng tác quản lý nhà nƣớc có đem lại hiệu quả, chất lƣợng cao hay khơng cịn phải phụ thuộc vào yếu tố công tác văn thƣ Vì nhhững năn qua Đảng Nhà nƣớc nhận thức sâu sắc cơng tác văn thƣ có vị trí quan trọng sụ nghiệp xây dựng bảo vệ tổ quốc Việt Nam xã hội chủ nghĩa đảng có nhiều văn để hƣớng dẫn, đạo quản lý quan Đảng, nhà nƣớc tổ chức xã hội nhằm cao hiệu lực, hiệu quản lý nhà nƣớc địa phƣơng việc qảun lý công văn giấy tờ 3.Cơ sở pháp lý công tác quản lý văn thƣ Để làm tốt chủ chƣơng Đảng cơng tác văn thƣ, quan hành nhà nƣớc ban hành nhiều nghị định, thông tƣ, công văn, định…nhằm tạo thành thể thức thống áp dụng phạm vi nƣớc Vì cán công chức cần phải vào sở pháp lý nhà nƣớc, góp phần nâng cao chế độ quản lý công tác nghiệp vụ văn thƣ Các sở pháp lý đƣợc qui định văn quy phạm pháp luật dƣới đây: - Tại Điều 2,3,25,27 Nghị định 142/NĐ-CP ngày 28 tháng năm 1963 ban hành điều lệ chung công tác văn thƣ - Nghị định 110/2004/NĐ-CP ngày 08 tháng năm 2004 phủ văn thƣ GVHD: Nguyễn Vũ Thuỳ Chi SVTH: Cao Thị Thuỳ Trang Một số giải pháp nâng cao hiệu công tác Văn thư xã Ô Long Vĩ - Nghị định 58/2001/NĐ-CP ngày 24 tháng năm 2001 Chính phủ việc quản lý sử dụng dấu - Thông tƣ 55/2005/TTLT-BNV-VPCP ngày 06 tháng năm 2005 nội vụ văn phịng Chính phủ, hƣớng dẫn thể thức kỹ thuật trình bày văn quy phạm pháp luật - Công văn 425/VTLT-NN-NVTW ngày 18 tháng năm 2005 Cục văn thƣ lƣu trữ nhà nƣớc hƣớng dẫn văn đi, văn đến - Thông tƣ 21/2005/BNV ngày 01 tháng 01 năm 2005 Bộ nội vụ việc hƣớng dẫn, chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn tổ chức văn thƣ lƣu trữ, Bộ, quan ngang Ủy ban nhân dân Vai trị ý nghĩa cơng tác quản lý văn thƣ 4.1 Vai trị cơng tác văn thƣ: Cơng tác văn thƣ tồn công việc xây dựng văn hoạt động quản lý quan việc tổ chức quản lý tồn q trình quản lý văn phục vụ cho yêu cầu quản lý Mục đích công tác đảm bảo thông tin để phục vụ cho việc quản lý Những tài liệu, văn kiện đƣợc soạn thảo, quản lý sử dụng theo nguyên tắc công tác văn thƣ phƣơng tiện thiết yếu bảo đảm cho hoạt động quan có hiệu 4.2 Ý nghĩa công tác văn thƣ: Ý nghĩa kinh tế: Tài liệu văn thƣ phản ánh tình hình kinh tế chung , tình hình phát triển ngành Ngồi cịn sử dụng làm tài liệu tổng kết quy luật vận động vá phát triển vật, tƣọng tự nhiên , xã hội tƣ Tài liệu văn thƣ có ý nghĩa đặc biệt nghiên cứu lịch sử, đƣợc bảo quản lƣu trữ tốt cung cấp thông tin khứ có giá trị, phục vụ cho việc quy hoạch, kế hoạch phát triển kinh tế đƣợc phát triển kinh tế đựoc hoàn chỉnh, xác định đảm bảo sở khoa học để sáng tạo Ý nghĩa văn hoá: Tài liệu văn thƣ phản ánh thành lao động sáng tạo vật chất tinh thần, phản ánh nhận thức xã hội tự nhiên dân tộc qua thời lỳ lịch sử, phản ánh truyền thống đậm đà sắc dân tộc nhâ dân Việt Nam Ngồi cịn thể vai trị quan trọng đối việc nghiên cứu dân hoá dân tộc, kế thừa tinh hoa văn hố mà ơng cha ta đa trải qua q trình xây dựng văn hố dân tộc Ý nghĩa lịch sử: Tài liệu văn thƣ chứng chân thực lịch sử thay đƣợc, tài liệu chứa đựng thơng tin chân thực thời kỳ lịch sử sản sinh chúng Tài liệu văn thƣ tài liệu đặc biệt quan trọng để nghiên cứu lịch sử dân tộc, lịch sử kinh tế, lịch sử văn hoá, lịch sử ngành, địa phƣơng, quan …., việc sử dụng có hiệu nguồn liệu mở cho khoa học lịch sử khả trình làm sáng tỏ nhiều vấn đề lịch sử dân tộc Những yêu cầu công tác văn thƣ - Nhanh chóng GVHD: Nguyễn Vũ Thuỳ Chi SVTH: Cao Thị Thuỳ Trang Một số giải pháp nâng cao hiệu cơng tác Văn thư xã Ơ Long Vĩ - Chính xác - Bí mật - Hiện đại 5.1 Nội dung công tác văn thƣ Nội dung công tác văn thƣ đƣợc ghi Nghị định 110/2004 ngày 08/04/2004 Chính phủ cơng tác văn thƣ Nhƣ qua nội dung này, cán bộ, công chức, viên chức quan, tổ chức thực thi cơng việc có liên quan đến giấy tờ thực nghiệp vụ công tác văn thƣ Tại quan, tổ chức lập phận văn thƣ chuyên trách (phòng văn thƣ, tổ văn thƣ) Bộ phận văn thƣ chuyên trách gọi văn thƣ quan Văn thƣ quan phận thực công tác đăng ký văn tác nghiệp số việc nội dung công tác văn thƣ Nội đung cơng tác văn thƣ gồm có năm khâu nghiệp vụ nhƣ sau: 5.1.1 Xây dựng ban hành văn - Thảo văn - Duyệt văn bản, sửa chữa, bổ sung thảo duyệt - Đánh máy, nhân văn theo số lƣợng đƣợc duyệt - Kiểm tra pháp chế văn trƣớc ký ban hành - Ký văn 5.1.2 Quản lý văn tài liệu khác 5.1.2.1 Quản lý giải văn đến * Khái niệm Tất văn bản, giấy tờ (kể cá nhân) gửi đến quan, tổ chức gọi văn đến Văn đến bao gồm: - Văn từ quan gửi đến trực tiếp - Văn nhận đƣợc từ đƣờng bƣu điện - Văn bản, giấy tờ cá nhân mang từ hội nghị Nhƣ vậy, nội dung thể loại tác giả văn đến đa dạng phức tạp tuỳ theo quan, tổ chức Mỗi loại quan, tổ chức có khác số lƣợng, thể loại văn bản, hình thức văn đến, nhƣ Văn phịng Chính phủ khác UBND cấp tỉnh, khác với UBND cấp huyện, khác với trƣờng đại học GVHD: Nguyễn Vũ Thuỳ Chi SVTH: Cao Thị Thuỳ Trang Một số giải pháp nâng cao hiệu công tác Văn thư xã Ơ Long Vĩ * Quy trình Nhận văn Phân loại Bóc bì Đăng ký văn đến Trình VB đến Sao VB đến Giải quyết, theo dõi Chuyển giao (Nguồn: Tự vẽ ) - Thủ tục tiếp nhận công văn bao gồm bƣớc sau: Bƣớc 1: Nhận văn đến Khi văn đến kiểm tra bao thƣ có địa khơng, cịn ngun vẹn hay bị bóc trƣớc Nếu khơng địa trả nơi gởi, bị bóc trƣớc lập biên trƣớc nhân viên bƣu điện ngƣời liên lạc Bƣớc 2: Sơ phân loại công văn - Phân loại sơ bộ: Thƣờng có nhóm: + Loại có dấu mức độ khẩn, mật: Trong loại khẩn bóc bì ngay; Cịn loại mật báo cáo với lãnh đạo Văn phịng hay thủ trƣởng quan, đƣợc phép bóc bì bóc phong bì lám thủ tục đăng ký vào sổ văn đến Nếu không đƣợc giao nhiệm vụ bóc ngƣời có trách nhiệm bóc phong bì gửi xuống văn thƣ đăng ký vào sổ đăng ký văn đến mật + Loại sai thể thức: Nhƣ văn gửi nhầm địa chỉ, gửi vƣợt cấp, trình bày sai thể thức Loại không đăng ký gửi lại nơi gửi văn bản, tác giả văn báo cáo lãnh đạo văn phòng thủ trƣởng quan, tổ chức + Loại thông thƣờng: Sau nhận tiến hành bóc bì, lấy văn ra, đối chiếu số, ký hiệu văn văn với số, ký hiệu ghi ngồi bì Đối với văn có ngày tháng ghi văn ngày tháng nhận văn cách xa, đơn từ khiếu nại, tố cáo cần giữ lại phong bì + Loại tƣ liệu: Các tờ quảng cáo, giấy thơng báo mang tính chất dịch vụ thƣơng mại không đăng ký mà lƣu lại thời gian ngắn phận văn thƣ quan loại bỏ Bƣớc 3: Bóc bì cơng văn - Những cơng văn có dấu khẩn “hỏa tóc” cần phải bóc trƣớc Khi bóc cần tránh làm rách cơng văn làm địa nơi gởi, dấu bƣu điện Thơng thƣờng dùng kéo để cắt phong bì, trƣớc cắt phong bì phải cơng văn phía dồn phía lấy kéo cắt mép bìa phía GVHD: Nguyễn Vũ Thuỳ Chi SVTH: Cao Thị Thuỳ Trang Một số giải pháp nâng cao hiệu cơng tác Văn thư xã Ơ Long Vĩ khơng có cơng văn Khi lấy cơng văn khỏi bì cần rà sốt lại bao bì xem lại lấy hết văn chƣa hay cịn sót lại khơng - Đối chiếu số, ký hiệu ghi ngồi phong bì cơng văn xem có khớp với cơng văn khơng, có sai lệch báo cáo với ngƣời phụ trách phòng văn phòng biết hỏi lại nơi gửi - Trƣờng hợp nhận văn quan trọng yêu cầu nơi gởi văn có kèm theo phiếu gởi sau nhận đủ tài liệu văn thƣ phải ký xác nhận, đóng dấu vào phiếu gởi trả lại phiếu cho quan gửi công văn - Đối với đơn từ khiếu nại, tố cáo, thƣ nặc danh công văn cẩn kiểm tra, xác minh điểm cần giữ lại phong bì, đính kèm với cơng văn để lƣu hồ sơ giải văn Bƣớc 4: Đăng ký văn đến Mục đích việc đăng ký văn đến để quản lý văn chặt chẽ, giúp theo dõi tiến độ xử lý, giải văn đến, giúp tra tìm đƣợc nhanh chóng Khi đăng ký phải ghi đầy đù thông tin cần thiết văn vào phƣơng tiện đăng ký Trƣớc đăng ký phải đóng dấu đến lên văn Dấu đến đƣợc đóng góc trái dƣới phần trình bày yếu tố “số ký hiệu văn bán”, trƣờng hợp cơng văn trao đổi dƣới yếu tố “trích yếu vãn bản” Trong dấu đến có yếu tố: Tên quan nhận văn bản; số đên; ngày đến; chuyển; lƣu hồ sơ Dấu đến có kích thƣớc 3cm x 5cm dƣợc trình bày nllƣ sau: TÊN CƠ NHẬN VĂN BẢN Số đến: …………………… Ngày đến: ………………… Chuyển: …………………… Lƣu hồ sơ số: …………… Đ Ế N (Nguồn: Tự vẽ ) Lƣu ý: Đối với văn đến thƣ điện tử phải in giấy khơng làm thủ đăng ký Các fax khơng đóng dấu đến trực tiếp, mà phải chụp lại, sau đóng dấu đến lên photocopy * Nếu quan, tổ chức dùng sổ đăng ký văn dùng loại sổ sau: - Sổ đăng ký văn đến Bao gồm loại sổ đăng ký văn quy phạm pháp luật, sổ đăng ký văn mật, sổ đăng ký văn thông thƣờng - Sổ đăng ký đơn, thƣ - Sổ chuyển giao văn Bƣớc 5: Trình văn đến GVHD: Nguyễn Vũ Thuỳ Chi SVTH: Cao Thị Thuỳ Trang Một số giải pháp nâng cao hiệu cơng tác Văn thư xã Ơ Long Vĩ Tất văn đến, sau đăng ký, tuỳ theo chế độ văn thƣ quan, tổ chức, cán phụ trách công tác văn thƣ phải trình cho chánh văn phịng (hoặc trƣởng phịng hành chính) xem xét, nghiên cứu để định hƣớng giải Lãnh đạo văn phòng, phịng hành ghi ý kiến chuyển văn đến cá nhân, đơn vị giải Văn thƣ quan vào ý kiến chuyển văn mà chuyển giao văn đến cá nhân, đơn vị thời gian sớm Đối với quan, tổ chức nhỏ, trình xin ý kiến chuyển văn đến trực tiếp thủ trƣởng quan thủ trƣởng quan, tổ chức cho ý kiến chuyển văn Bƣớc 6: Chuyển giao văn đến Văn thƣ quan có trách nhiệm chuyển giao văn đến đối tƣợng xử lý theo ý kiến lãnh đạo văn phòng thủ trƣởng quan Ngƣời nhận văn phải ký nhận đầy đủ vào sổ nhận tài liệu Đối với quan lớn có nhiều đơn vị đóng khơng chỗ đơn vị có sổ giao nhận riêng Việc chuyển giao văn có dấu mật phải ý chuyển chuyển bì có ghi dấu hiệu mật trình ngƣời nhận xử lý Nếu quan có số lƣợng văn mật nhiều làm sổ chuyển giao văn mật riêng Trƣờng hợp số lƣợng văn mật ít, sử dụng chung sổ chuyển giao văn thƣờng, nhƣng phải thêm cột ghi mức độ mật Bƣớc 7: Tổ chức giải theo dõi việc giải đến Thủ trƣởng quan, tổ chức có trách nhiệm đạo giải kịp thời văn đến Căn nội dung văn đến, thủ trƣởng quan giao cho đơn vị, cá nhân giải Đơn vị, cá nhân có trách nhiệm nghiên cứu giải văn đến theo thời hạn đƣợc pháp luật quy định theo quy định quan, tổ chức Thủ trƣởng quan, tổ chức giao cho lãnh đạo văn phịng, phịng hành theo dõi, đơn đốc việc giải văn đến Lãnh đạo đơn vị phịng hành phịng xun thơng báo văn đến tiến độ giải văn đến họp giao ban quan, tổ chức Qua nhắc nhở, đơn đốc đơn vị, cá nhân đƣợc giao nhiệm vụ giải vấn đề liên quan đến nội dung văn đến xử lý thông tin phản hồi để báo cáo lãnh đạo quan có biện pháp giải điều chỉnh kịp thời Đối với cán văn thƣ chuyên trách phải theo dõi tiến độ giải văn có dấu khẩn thƣờng xuyên báo cáo với lãnh đạo văn phịng, phịng hành để xử lý vấn đề nảy sinh đột xuất Bƣớc 8: Sao văn đến Trong hoạt động quan, tổ chức, thƣờng xuyên phải thực văn đến Trong số văn đến có văn quy phạm pháp luật đƣợc gửi đến để áp dụng rộng rãi, có văn để biết, văn nhiều phận áp dụng, thực hiện, phận văn thƣ phải làm thủ lục văn đến để gửi cho đối tƣợng cần đƣợc biết Theo quy định pháp luật nay, đƣợc trình bày theo thể thức quy định Có ba hình thức sau đây: - Sao y chính: Sao y đầy đủ, xác nội dung văn từ GVHD: Nguyễn Vũ Thuỳ Chi SVTH: Cao Thị Thuỳ Trang Một số giải pháp nâng cao hiệu công tác Văn thư xã Ô Long Vĩ - Sao lục: Bản lục đầy đủ, xác nội dụng văn bản, đƣợc thực từ y - Trích Bản trích sao phần nội dung văn từ Các cách photocopy có dấu đến khơng trình bày thể thức có giá trị thơng tin tham khảo, khơng có giá trị pháp lý Những văn đến đƣợc văn thƣ, văn đến thức làm gốc để lƣu giữ lại văn thƣ quan Ngồi việc văn đƣợc thực văn khơng phải phổ biến sách, pháp luật rộng rãi, nhƣng văn để giải cơng việc phải thực thể thức theo quy định, nhƣng văn thƣ quan không lƣu văn nguồn để 5.1.2.2 Quản lý văn đi: * Khái niệm: Tất loại văn quan soạn thảo ban hành để thực quản lý, điều hành công việc thực chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn đƣợc gửi đến đối tƣợng có liên quan gọi văn Văn văn quy phạm dƣới luật, văn hành thông thƣờng loại giấy tờ khác quan ban hành *Quy trình Kiểm tra văn Vào sổ Sắp xếp lƣu Gửi công văn (Nguồn: Tự vẽ ) Thủ tục quản lý gửi công văn bao gồm bƣớc sau: Bƣớc 1: Mọi công văn trƣớc vào sổ gởi phải kiểm tra lại thành phần thể thức đứng quy định pháp luật chƣa - Xem công văn có ý kiến thủ trƣởng quan, đơn vị thông qua phận pháp chế chƣa - Cơng văn sau soạn thảo xong có ý kiến duyệt thông qua lần cuối ngƣời có trách nhiệm ký chƣa Nếu chƣa có ý kiến ngƣời chịu trách nhiệm ký trả lại cho cán chuyên môn làm tiếp - Kiểm tra lại thể thức công văn, đặc biệt tác giả, số, ký hiệu, ngày, tháng trích yếu, nơi nhận…Nếu thấy sai xót u cầu cán chun mơn sửa lại cán văn thƣ sửa lại chổ mà văn thƣ chép sửa Bƣớc 2: Vào sổ công văn GVHD: Nguyễn Vũ Thuỳ Chi SVTH: Cao Thị Thuỳ Trang Một số giải pháp nâng cao hiệu cơng tác Văn thư xã Ơ Long Vĩ *Mẫu vào sổ công văn đến đơn vị: TT TÊN NGÀY, THÁNG NỘI DUNG NGƢỜI KÝ Hầu hết việc giải công văn đến chƣa theo dõi đơn vị hay quan đƣợc chuyển giao chƣa chặt chẽ 4.4 Quản lý sử dụng dấu quan Bảng 2.12: Tổng hợp VB đóng dấu sau quy cách 2006 Biến VB đóng dấu VB đóng dấu sai Tổng cộng Số lƣợng 2007 11/2008 Số lƣợng Số lƣợng % % % 314 87,5 405 92,3 349 92,6 45 12.5 34 7,7 28 7,4 359 100 439 100 377 100 - Con dấu đồng chí cán văn phịng Ủy ban nhân dân quản lý, sử dụng đồng chí trực tiếp đóng dấu, có học tủ riêng để bảo quản dấu, học tủ có khóa cẩn thận, chìa khóa cán văn phòng giữ bảo quản theo quy định Việc đóng dấu văn phịng Ủy ban nhân dân khơng có trƣờng hợp đóng dấu khống - Công tác quản lý dấu chƣa đƣợc chặc chẽ, lẽ có 01 đồng chí cán văn thƣ đƣợc sử dụng, nhƣng cán văn thƣ đôi lúc công việc bận nên nhờ ngƣời khác đóng dấu dùm, số văn đóng dấu sai qui cách Cũng khó quản lý cán quản lý dấu công tác mà không bàn giao lại dấu cho cán khác đống dấu thay 4.4 Lập hồ sơ hành giao hồ sơ, tài liệu hành vào lƣu trữ quan - Tất tài liệu quan qua năm cán Kiêm cơng tác văn thƣ có lập thành hồ sơ quản lý năm riêng theo loại nhƣ công văn đến, công văn đi, định xử phạt, định luân chuyển bổ nhiệm cán Đồng thời xắp sếp theo thứ tự riêng biệt thuận tiền cho việc tìm kiếm văn qua năm - Việc lập hồ sơ lƣu nhiều hạn chế đa phần văn văn đến loại cho vào sơ mi quản lý chung bao gồm kế hoạch, công văn, báo cáo không tách riêng loại văn với nội dung riêng GVHD: Nguyễn Vũ Thuỳ Chi 30 SVTH: Cao Thị Thuỳ Trang Một số giải pháp nâng cao hiệu cơng tác Văn thư xã Ơ Long Vĩ 4.5 Biện pháp khắc phục trình thực nghiệp vụ công tác Văn thƣ xã: Cần phải thực nguyên tắc thẩm quyền ngƣời soạn thảo văn để đánh giá chất lƣợng tính chất, chất lƣợng văn Tổ chức xử lý văn kịp thời, loại giấy tờ phải ghi đầy đủ nội dung có sổ lƣu riêng loại Cần có sách đào tạo cán Chuyên trách phục vụ cho công tác Văn thƣ nhằm phục vụ công tác lâu dài, đáp ứng đƣợc nhiệm vụ đơn vị thời gian tới Cấp ủy Đảng cần quan tâm chế độ bồi dƣỡng cho cán kiêm nhiệm công tác Văn thƣ, để cán thực công việc cách nhanh chóng, đạt hiệu cơng việc cao Đƣa tập huấn nghiệp vụ công tác Văn thƣ cho cán đƣợc phân công kiêm nhiệm hoạt động văn thƣ + Phân phối xếp công việc cách hợp lý khoa học, cần đánh giá giải công việc nên làm trƣớc việc làm sau + Xây dựng lịch hoạt động giải quyết, xử lý, phân loại theo dõi công việc đề giao cho ngành đơn vị trực thuộc + Sắp xếp ngăn nắp, phân loại theo loại văn đến có trình tự cán văn thƣ không cảnh giác trƣờng hợp lợi dụng mối quen biết cơng tác đóng dấu cơng việc cá nhân Quản lý chặt chẽ cách thức đóng dấu với qui cách Khơng nhờ ngƣời khác đóng dấu dùm cho dù bận cơng việc Lãnh đạo cần phải quan tâm điều hành, hƣớng dẫn nghiệp vụ chuyên môn công tác văn thƣ, kiểm tra thƣờng xuyên bƣớc lập hồ sơ, quản lý nộp hồ sơ vào lƣu trữ Để đƣa kinh nghiệp biện pháp khắc phục thời gian tới, phân công trách nhiệm cụ thể đồng chí văn thƣ để có ý thức công tác Tăng cƣờng thiết bị cho vị trí làm việc đƣợc rộng rãi Tập trung lãnh đạo tổ chức xây dựng kế hoạch mua sắm thiết bị, đầu tƣ sở vật chất giai đoạn hội nhập kinh tế GVHD: Nguyễn Vũ Thuỳ Chi 31 SVTH: Cao Thị Thuỳ Trang Một số giải pháp nâng cao hiệu cơng tác Văn thư xã Ơ Long Vĩ CHƢƠNG V PHƢƠNG HƢỚNG VÀ GIẢI PHÁP 5.1 Phƣơng hƣớng - Trích từ Nghị thực kế hoạch Nhà nƣớc nhiệm kỳ 2005 2010 Ủy ban nhân dân xã Ơ Long Vĩ - Xây dựng cơng tác văn thƣ theo phƣơng châm “giữ gìn tất công văn, tài liệu cấm không đƣợc hủy bỏ cơng văn tài liệu khơng có lệnh rõ rệt cho phép hủy”, “chủ động xử lý thơng tin yểm trợ hành văn phịng đại” nhằm nâng cao sức tổng hợp, góp phần nâng cao suất lao động, tạo hiệu thiết thực, đảm bảo sống phát triển quan - Tập trung nâng cao chất lƣợng tổng hợp trƣớc hết chất lƣợng trị thân ngƣời làm cơng tác văn phịng, văn thƣ; uán triệt sâu sắc đƣờng lối quan điểm Đảng, nâng cao giác ngộ trị, giác ngộ giai cấp nhận thức đắn nhiệm vụ đƣợc giao; xây dựng lĩnh trị vững vàng, kiên định mục tiêu độc lập dân tộc gắn liền với xây dựng chủ nghĩa xã hội - Nắm chắt 02 nhiệm vụ chiến lƣợc giai đoạn cách mạng nay: phải đẩy mạnh cơng nghiệp hóa – đại hóa, chống đói nghèo lạc hậu, mặt khác nắm vững mục tiêu bảo vệ tổ quốc giai đoạn cách mạng Việt Nam, giữ vững ổn định trị tạo điều kiện thuận lợi cho phát triển kinh tế xã hội - Tăng cƣờng lãnh đạo Đảng văn thƣ, làm cho đội ngũ vừa đội ngũ trung thành Đảng, Nhà nƣớc nhân dân vừa đội ngũ xung kích tình hình - Tổ chức kiện tồn đội ngũ cán văn phịng, văn thƣ đủ mạnh, có tỷ lệ phù hợp theo địa phƣơng công tác, tiếp tục củng cố nâng cao chất lƣợng để đáp ứng ngang tầm với nhiệm vụ xây dựng đất nƣớc ngày vào chiều sâu - Thƣờng xuyên phổ biến giáo dục pháp luật cho cán phải thiết thực có hiệu để đƣa pháp luật trở thành ăn tinh thần sống hàng ngày Làm tốt công tác tƣ tƣởng nội bộ, tạo đồn kết thống ý chí lẫn hành động cho cán công chức, tạo môi trƣờng thuận lợi không ngừng cải tiến lề lối làm việc, nghiệp vụ chuyên môn, nhằm nâng cao hiệu hoạt động, phát huy vai trò trách nhiệm cá nhân góp phần xây dựng đơn vị vững mạnh Cán làm việc phải ngƣời có phẩm chất đạo đức tốt, có lập trƣờng trị vững vàng; nhạy bén trị; có lực chun mơn lƣu trữ học cơng bố học Ngồi cần phải đƣợc trang bị kiến thức định lịch sử, văn học, ngoại ngữ, tin học… 5.2 Giải pháp GVHD: Nguyễn Vũ Thuỳ Chi 32 SVTH: Cao Thị Thuỳ Trang Một số giải pháp nâng cao hiệu công tác Văn thư xã Ô Long Vĩ - Năng cao nhận thức cán văn thƣ, cán lãnh đạo, thƣờng xuyên quan tâm, kiểm tra, đôn đốc công tác văn thƣ để cán cơng chức làm tốt cơng tác văn thƣ có nhận thức ý nghĩa tầm quan trọng công tác lƣƣ trữ - Thƣờng xuyên giáo dục cán công chức học tập theo đƣờng lối chủ nghĩa Mác Lênin, tƣ tƣởng Hồ Chí Minh; phải thấm nhuần sâu sắc quan điểm Đảng, sách pháp luật Nhà nƣớc cơng tác văn phịng, văn thƣ; nâng cao tinh thần tự giác, tích cực học tập, rèn luyện khả tham gia lĩnh vực công tác đƣợc giao - sấp xếp tổ chức bố trí cán bộ, cơng chức làm cơng tác văn thƣ ổn định, đào tạo chuyên sâu, có lực, kinh nghiệm, xây dựng mối quan hệ đồng quan cấp, ngành để có nhận thức đắn công tác văn thƣ trách nhiệm chung - Về sở vật chất: nhà nƣớc cần có kế hoạch sửa chữa mua sắm thay đổi trang thiết bị củ, hết hạn sử dụng Nhất đầu tƣ kinh phí cho việc biên soạn xuất ấn phẩm lƣu trữ có giá trị - Cán văn thƣ phải đƣợc đào tạo chun mơn nghiệp vụ, xếp, bố trí ổn định công tác, nhằm nâng cao lực kinh nghiệp trình thực nhiệm vụ Đồng thời cán làm công tác văn thƣ phải có tính tự giác cao, có tính tổ chức kỷ luật để hoàn thành nhiệm vụ cách tốt - Có nhận thức vai trị, vị trí công tác văn thƣ quan Trên sở thủ trƣởng cần quan tâm đạo sâu sát cơng tác nầy; văn phịng Ủy ban nhân dân thực tốt chức trách công tác văn thƣ - Cần đổi quy chế công tác văn thƣ phù hợp với tình hình phát triển xã hội Thủ trƣởng quan, đơn vị phải nắm vững quy định nhà nƣớc ban hành điều lệ công tác văn thƣ - Cán văn thƣ phải nắm vắng nguyên tắc, chế độ quy định nhà nƣớc thực công tác văn thƣ quan - Thực nguyên tắc, chế độ văn thƣ – lƣu trữ hạn chế lạm dụng giấy tờ, vi phạm qui định Nhà nƣớc Vì khơng để ngƣời khơng có trách nhiệm quan xử lý văn thƣ lƣu trữ quan, không đƣợc cho ngƣời khác dùng dấu đóng văn bản, giấy tờ khơng có giá trị pháp lý theo qui đinh - Thủ trƣởng quan, đơn vị phải thƣờng xuyên có biện pháp kiểm tra, giám sát theo dõi thực định kỳ bất thƣờng để kịp thời phát yếu kém, tồn Từ tìm ngun nhân dẫn đến yếu để có phƣơng hƣớng sát hợp thực có hiệu công tác văn thƣ Phải quan tâm chế độ khen thƣởng cho cán hoạt động tốt, có nhiều thành tích tiêu biểu, mặt khác có hình thức xử lý nghiêm trƣờng hợp vi phạm - Về cải cách thể chế hành Ủy ban nhân xã Ơ Long Vĩ ý cải cách thủ tục hành chính, loại bỏ khâu bất hợp lý phiền hà, kịp thời ngăn chặn cán cửa quyền, tham những, hối lộ…vi phạm pháp luật GVHD: Nguyễn Vũ Thuỳ Chi 33 SVTH: Cao Thị Thuỳ Trang Một số giải pháp nâng cao hiệu công tác Văn thư xã Ô Long Vĩ - Về tổ chức máy, chấn chỉnh cấu tổ chức, biên chế, quy chế hoạt động máy hành xã Bộ máy phải tinh gọn đảm bảo điều hành tập trung thống nhất, thơng suốt có hiệu lực từ xuống - Về đội ngũ cán công chức xã, qui định rõ nghĩa vụ, trách nhiệm, thẩm quyền, quyền lợi kỷ thuật cơng chức hành Ủy ban nhân xã xây dựng đội ngũ cán cơng chức hành nhà nƣớc vừa có trình độ chun mơn kỷ nghề nghiệp, có tinh thần trách nhiệm, tận tụy với cơng việc có đạo đức trị, liêm khiết lúc thƣà hành cơng vụ GVHD: Nguyễn Vũ Thuỳ Chi 34 SVTH: Cao Thị Thuỳ Trang Một số giải pháp nâng cao hiệu cơng tác Văn thư xã Ơ Long Vĩ CHƢƠNG VI KẾT LUẬN VÀ KIẾN NGHỊ Kết luận: Công tác văn thƣ công việc quan trọng qúa trình quản lý Nhà nƣớc Cơng tác văn thƣ cần thiết cho đơn vị, quan, xí nghiệp Nhƣng phải ln có tính sáng tạo có hệ thống khoa học để vận dụng, sử dụng tốt văn lĩnh vực công tác văn thƣ Thƣờng xuyên thực tốt chủ trƣơng, đƣờng lối, sách Đảng, pháp luật Nhà nƣớc Thực tốt công tác văn thƣ đáp ứng nhƣ cầu cần thiết kịp thời trƣớc mắt vấn đề cần đƣợc giải lâu dài việc tra cứu hồ sơ Thực tốt công tác nầy giải đƣợc vấn đề tồn đọng, ách tắc quan, tăng suất làm việc, tiết kiệm đƣợc thời gian, đảm bảo cung cấp đầy đủ, xác thơng tin cần thiết phục vụ cho cơng tác quản lý Đảm bảo giữ gìn bí mật Đảng Nhà nƣớc, ngăn chặn việc lạm dụng văn Nhà nƣớc, dấu quan vào mục đích phi pháp Cơng tác văn thƣ công cụ đắc lực thiếu quan quản lý nhà nƣớc, văn giúp cho quan quản lý Nhà nƣớc tiến hành giải công việc đƣợc nhanh chóng, xác có suất chất lƣợng, đƣờng lối, sách đảm bảo bí mật Đảng Nhà nƣớc, góp phần tiết kiệm đƣợc tiền của, công sức nhà nƣớc nhân dân Làm tốt công tác nầy phân biệt đƣợc loại văn giúp cho việc thu thập bảo quản sử dụng đạt hiệu cao Đồng thời giúp cho lãnh đạo cán chuyên môn thực tốt công tác hàng ngày phục vụ việc xây dựng chƣơng trình, kế hoạch, sơ kết, tổng kết…của quan Đây công việc quan trọng, đòi hỏi cán văn thƣ tất cán phải hiểu hết đƣợc tầm quan trọng nó, phải học tập công tác chuyên môn, để sau dù phụ trách công việc nào, soạn thảo ban hành văn thực qui định Thực tế chứng tỏ rằng, công tác đƣợc quan tâm thích đáng, đầu tƣ hợp lý vai trị tính chất xã hội ngày đƣợc tăng lên tác dụng xã hội ngày lớn Đó số quan trọng để nói lên trình độ phát triển ngành văn thƣ Trên số vấn đề công tác văn thƣ mà thân đƣợc đúc kết từ trình thực tập xã Đào Hữu Cảnh công tác văn thƣ thời gian qua Kiến nghị Qua trình thực tập đơn vị xã Ơ Long Vĩ, VỚI vai trò cán văn thƣ phụ trách xã Bản thân xin kiến nghị số vấn đề nhƣ sau: Nêu quy định tiêu chuẩn, phẩm chất đạo đức, trình độ, chun mơn tinh thần trách nhiệm nhiệm vụ đƣợc giao, có ý thức tổ chức kỹ luật, chế độ trách nhiệm khen thƣởng xử lý Mặc dù đƣa GVHD: Nguyễn Vũ Thuỳ Chi 35 SVTH: Cao Thị Thuỳ Trang Một số giải pháp nâng cao hiệu công tác Văn thư xã Ô Long Vĩ đào tạo chuyên môn nhiều cán nhƣng hàng năm phải tổ chức tập huấn ngắn ngày, nhầm để ôn lại chuyên môn nghiệp vụ hay bổ sung kiến thức Cán văn thƣ đơn vị phải bố trí lâu dài khơng nên luân chuyển thƣờng xuyên Cần quan tâm tổ chức tốt công tác văn thƣ để tạo điều kiện cho công tác văn thƣ thực tốt khâu nghiệp vụ, chuyên môn - Lãnh đạo quan cần quan tâm, trọng công tác văn thƣ nhằm nâng cao hiệu hoạt động công tác nầy đáp ứng đƣợc với trình phát triển giai đoạn - Cần có kế hoạch đào tạo cán làm công tác văn thƣ với chuyên môn nghiệp vụ, lý luận trị phải có A tin học để đảm bảo cơng tác tốt - Xây dựng biên chế phù hợp cán văn thƣ, đồng thời phải có sách hợp lý với cơng việc nhằm kích thích tinh thần, tồn tâm, tồn ý cán góp phần hoàn thành tốt nhiệm vụ đƣợc giao - Cần xây dựng phòng văn thƣ riêng, trang bị đầy đủ thiết bị kỹ thuật đảm bảo cho việc quản lý văn thuận lợi thực cơng tác văn thƣ - Hàng năm có kế hoạch kiểm tra định kỳ công tác văn thƣ nhƣ: ban hành văn bản, lƣu công văn đến cơng văn đi, cơng tác lập hồ sơ…phải có chế độ khen thƣởng cá nhân, đơn vị thực tốt cơng tác văn thƣ có biện pháp xử lý nghiêm cá nhân, đơn vị vi phạm công tác nầy - Cần xây dựng qui chế hoạt động công tác văn thƣ quan, đơn vị nhằm hƣớng dẫn cụ thể cho tất quan, đơn vị có trách nhiệm thực đƣợc thông suốt , cán trực tiếp thực công tác văn thƣ - Trong điều kiện cần phải bố trí cán văn thƣ chun trách có phẩm chất trị tốt, có trình độ chun mơn cơng tác văn thƣ có đức tính cần thiết mà nghiệp vụ chun mơn địi hỏi nhƣ: kín đáo, kiên trì, chịu khó, tỉ mỉ, thận trọng, nguyên tắc, ngăn nắp sức học hỏi kinh nghiệm để không ngừng nâng cao chất lƣợng công tác - Nếu cán văn thƣ đƣợc đào tạo có tinh thần trách nhiệm cao hồn thành tốt công tác văn thƣ Cán văn thƣ đƣợc đào tạo thao tác nghiệp vụ phải xử lý qui định Nhà nƣớc nhƣ: phân loại, bóc bì, đóng dấu đến, dấu đi, vào sổ, trình cơng văn chuyển giao cơng văn…Nhƣ cơng tác nầy vào nề nếp, khoa học, đạt suất, chất lƣợng hiệu cao Bảng 2.4: Mẫu vào sổ công văn GVHD: Nguyễn Vũ Thuỳ Chi 36 SVTH: Cao Thị Thuỳ Trang Một số giải pháp nâng cao hiệu cơng tác Văn thư xã Ơ Long Vĩ Số, ký Ngày, hiệu tháng TT TT TÊN Tên loại Ngƣời trích ký yếu nội dung GVHD: Nguyễn Vũ Thuỳ Chi Nơi nhận NGÀY, THÁNG 37 Số Đơn vị, lƣợng ngƣời nhận ghi NỘI DUNG NGƢỜI KÝ SVTH: Cao Thị Thuỳ Trang Một số giải pháp nâng cao hiệu công tác Văn thư xã Ô Long Vĩ SỔ ĐĂNG KÝ VĂN BẢN ĐẾN NĂM ……… GVHD: Nguyễn Vũ Thuỳ Chi 38 SVTH: Cao Thị Thuỳ Trang Một số giải pháp nâng cao hiệu cơng tác Văn thư xã Ơ Long Vĩ *Trang nội dung: Số CV Nội dung Nơi gửi A.Dũng GVHD: Nguyễn Vũ Thuỳ Chi A.Trung 39 A.Hiệp A.Hào Ghi SVTH: Cao Thị Thuỳ Trang Một số giải pháp nâng cao hiệu công tác Văn thư xã Ơ Long Vĩ * T bìa: UBND XÃ Ơ LONG VĨ SỔ ĐĂNG KÝ VĂN BẢN ĐẾN NĂM ……… Từ số: ……………….đến …………….…… Từ ngày: … ……… đến…………………… GVHD: Nguyễn Vũ Thuỳ Chi 40 SVTH: Cao Thị Thuỳ Trang Một số giải pháp nâng cao hiệu công tác Văn thư xã Ô Long Vĩ * Nội dung bên sổ gồm 09 cột: Sổ đến Ngày đến Nơi gửi Số ký hiệu công văn GVHD: Nguyễn Vũ Thuỳ Chi Ngày tháng cơng văn Trích yếu nội dung CV Nơi nhận Ký nhận Ghi 41 SVTH: Cao Thị Thuỳ Trang Một số giải pháp nâng cao hiệu công tác Văn thư xã Ô Long Vĩ MẪU SỐ CHUYỂN GIAO VĂN BẢN ĐẾN NĂM ………… Từ ngày: …………………đến ngày……………… Từ số:…………………….đến số…… ………… QUYỂN SỐ:……… GVHD: Nguyễn Vũ Thuỳ Chi 42 SVTH: Cao Thị Thuỳ Trang Một số giải pháp nâng cao hiệu công tác Văn thư xã Ô Long Vĩ *Sổ chuyển giao văn quan: *Trang bìa: SỔ CHUYỂN GIAO VĂN BẢN ĐẾN NĂM ………… * Trang nội dung: GVHD: Nguyễn Vũ Thuỳ Chi 43 SVTH: Cao Thị Thuỳ Trang Một số giải pháp nâng cao hiệu cơng tác Văn thư xã Ơ Long Vĩ STT Số văn hồ sơ Ngày ký GVHD: Nguyễn Vũ Thuỳ Chi Tên văn 44 Nội dung Ngƣ i ký Ký nhận SVTH: Cao Thị Thuỳ Trang ... pháp nâng cao hiệu công tác Văn thư xã Ô Long Vĩ GVHD: Nguyễn Vũ Thuỳ Chi 17 SVTH: Cao Thị Thuỳ Trang Một số giải pháp nâng cao hiệu cơng tác Văn thư xã Ơ Long Vĩ B B BẢN ĐỒ HÀNH CHÍNH XÃ Ô LONG. .. Trang Một số giải pháp nâng cao hiệu cơng tác Văn thư xã Ơ Long Vĩ HÚ THÍC GVHD: Nguyễn Vũ Thuỳ Chi 19 SVTH: Cao Thị Thuỳ Trang Một số giải pháp nâng cao hiệu cơng tác Văn thư xã Ơ Long Vĩ Về... Trang Một số giải pháp nâng cao hiệu cơng tác Văn thư xã Ơ Long Vĩ - Phân tích đánh giá hoạt động văn thƣ xã Ô Long Vĩ - Đánh giá hoạt động văn thƣ xã Ô Long Vĩ Kết thực khó khăn cơng tác văn thƣ