THỰC TRẠNG KẾ TOÁN TIÊU THỤ HÀNG HÓA VÀ XÁC ĐỊNH KẾT QUẢ TIÊU THỤ TẠI CÔNG TY CỔ PHẦN TIN HỌC BÁCH KHOA

1 Chuyên đề tốt nghiệp THỰC TRẠNG KẾ TOÁN TIÊU THỤ HÀNG HÓA VÀ XÁC ĐỊNH KẾT QUẢ TIÊU THỤ TẠI CÔNG TY CỔ PHẦN TIN HỌC BÁCH KHOA Trong chiến lược phát triển tiêu thụ hàng hóa, mở rộng thị phần vấn đề quản lý công tác tiêu thụ hàng hóa ngày càng trở nên quan trọng. Vì vậy, Công ty luôn xác định kế toán tiêu thụ hàng hóa và xác định kết quả cần thực hiện đầy đủ các nhiệm vụ để cung cấp thông tin cho người quản lý có thể ra các quyết định hữu hiệu. Để đáp ứng được yêu cầu của công tác kế toán tiêu thụ hàng hóa và xác định kết quả tiêu thụ, đòi hỏi phải có sự phối hợp hoạt động một cách nhịp nhàng của các phòng ban trong Công ty. Riêng đối với bộ phận kế toán, việc quản lý hàng hóa về số lượng và chất lượng đòi hỏi bộ phận này phải theo dõi được tình hình công nợ với từng khách hàng trong từng lần giao dịch, từ đó cung cấp thông tin về tình hình tiêu thụ một cách nhanh chóng, chính xác cho ban lãnh đạo Công ty. Thực tế, phòng tài chính – kế toán của Công ty đã thực hiện nhiệm vụ này như sau: 2.1. Kế toán các nghiệp vụ tiêu thụ hàng hoá tại Công ty Cổ phần tin học Bách Khoa 2.1.1. TK sử dụng Để thuận tiện cho việc theo dõi và hạch toán các nghiệp vụ liên quan đến tiêu thụ hàng hoá trên hệ thống máy vi tính toàn Công ty, tại Công ty Cổ phần tin học Bách Khoa đã xây dựng hệ thống TK như sau: ► TK 156: Hàng hóa TK 15611: Thiết bị điện lạnh TK 15612: Thiết bị công nghệ thông tin TK 15613 : Thiết bị thang máy SV: Vũ Thị Thu Hường Lớp: Kế toán 48C 1 2 Chuyên đề tốt nghiệp ► TK 632: Giá vốn hàng bán TK 6321: Giá vốn Thiết bị điện lạnh TK 6322: Giá vốn thiết bị công nghệ thông tin TK 6323: Giá vốn thiết bị thang máy ► TK 511: Doanh thu bán hàng TK 5111: Doanh thu Thiết bị điện lạnh TK 5112: Doanh thu thiết bị công nghệ thông tin TK 5113: Doanh thu thiết bị thang máy ► TK 333: Thuế và các khoản phải nộp Nhà nước TK 3331: Thuế GTGT TK 33311: Thuế GTGT đầu ra 2.1.2. Các chứng từ sử dụng và quá trình luân chuyển chứng từ Công ty Cổ phần tin học Bách Khoa thường xuyên sử dụng các chứng từ sau: - Hoá đơn GTGT - Phiếu thu tiền mặt - Phiếu xuất kho Hệ thống sổ sách sử dụng cho các nghiệp vụ liên quan đến tiêu thụ hàng hoá tại Công ty Cổ phần tin học Bách Khoa gồm: - Các sổ chi tiết: + Sổ chi tiết TK 1561 + Sổ chi tiết TK 5111 + Sổ chi tiết TK 6321 - Các sổ cái: + Sổ cái TK 1561 + Sổ cái TK 5111 + Sổ cái TK 6321 SV: Vũ Thị Thu Hường Lớp: Kế toán 48C 2 3 Chuyên đề tốt nghiệp - Nhật ký chứng từ: + Nhật ký chứng từ số 8 + Nhật ký chứng từ số 10 + Các Nhật ký chứng từ khác có liên quan. - bảng kê + Bảng kê 1,11,5  Khái quát quy trình luân chuyển chứng từ. Sơ đồ 2.1 : quy trình luân chuyển chứng từ trong nghiệp vụ bán hàng tại Công ty cổ phần tin học Bách Khoa Hóa đơn bán hàng và phiếu xuất kho sau khi thủ kho ghi vào thẻ kho sẽ được thủ kho chuyển cho kế toán làm căn cứ nhập vào máy theo mẫu chứng từ có sẵn trong chương trình kế toán máy ASIA 2.1.3. Hạch toán doanh thu bán hàng Ở Công ty, sau khi các chứng từ kế toán được cập nhật, số liệu kế toán sẽ được tự động hạch toán và phản ánh trên các sổ sách kế toán. Có thể hình dung trình tự ghi sổ kế toán doanh thu bán hàng như sau: SV: Vũ Thị Thu Hường Lớp: Kế toán 48C Kế toánThủ khoKTT, GĐ KT hóa đơn Phòng KD Khách hàng Nghiệp vụ BH Lưu trữ Chứng từ Hạch toán nghiệp vụ BH Xuất kho, ghi thẻ kho Ký hóa đơn GTGT Lập hóa đơn GTGT Lập phiếu xuất kho Đề nghị xuất hàng trên cơ sở HĐKT 3 4 Chuyên đề tốt nghiệp Sơ đồ 2.2: Trình tự ghi sổ kế toán doanh thu bán hàng Ghi hàng ngày Ghi cuối tháng Đối chiếu, kiểm tra Hiện tại, Công ty đang áp dụng tính thuế theo phương pháp khấu trừ, doanh thu tiêu thụ hàng hóa là toàn bộ tiền hàng. Giá bán của hàng hóa tiêu thụ là giá thỏa thuận giữa phòng kinh doanh của Công ty và với khách hàng thể hiện trong hợp đồng kinh tế, dựa trên giá vốn thực tế của hàng bán, dựa trên tình hình SV: Vũ Thị Thu Hường Lớp: Kế toán 48C Các chứng từ bán hàng và các chứng từ liên quan Máy tính Sổ chi tiết TK 5111,6321 Bảng kê số 5,8,11Nhật ký chứng từ số 1,2,3 Bảng tổng hợp doanh thu Nhật ký chứng từ số 8 Sổ cái các TK 5111,632,641,642,9111 BÁO CÁO TÀI CHÍNH 4 5 Chuyên đề tốt nghiệp giá cả biến động của hàng hóa đó và các mặt hàng cùng loại trên thị trường. Kế toán ghi nhận doanh thu bán hàng và cung cấp các thông tin cần thiết về doanh thu tiêu thụ hàng hóa cho các nhà quản trị và ban giám đốc Công ty. Căn cứ vào hợp đồng kinh tế được ký kết hoặc nhu cầu của khách hàng mua lẻ, nhân viên phòng kỹ thuật hoặc nhân viên phòng kinh doanh viết phiếu yêu cầu xuất kho để yêu cầu số hàng cần cung cấp cho hợp đồng, cho khách hàng. Sau khi đã có đủ lượng hàng cần thiết. Căn cứ vào phiếu yêu cầu xuất kho, kế toán lập hóa đơn GTGT, ghi đầy đủ 3 chỉ tiêu: Giá bán chưa thuế, tiền thuế GTGT và tổng tiền thanh toán. Hóa đơn có thể lập bằng tay hoặc bằng máy, viết 1 lần và in sang các liên có nội dung giống nhau. Không được lập cách quyển, cách số thứ tự hóa đơn; ghi đầy đủ các chỉ tiêu in sẵn trên hóa đơn; những dòng không dùng đến phải gạch chéo từ trái sang phải( nếu lập bằng tay). Hóa đơn GTGT được lập làm 3 liên: Liên 1: Màu tím, lưu tại quyển hóa đơn Liên 2: Màu đỏ, giao cho khách hàng Liên 3: Màu xanh, giao cho phòng tài chính- kế toán để ghi sổ và bảo quản lưu trữ. Sau khi hóa đơn được lập xong, hóa đơn được chuyển cho giám đốc hoặc kế toán trưởng ký tên, đóng dấu, hoặc lấy chữ ký của người bán( nếu được ủy quyền của giám đốc) và đóng dấu vào góc trên bên trái hóa đơn. Ví dụ : Ngày 08/10/2009, Công ty xuất bán cho Công ty TNHH phát triển công nghệ và Đầu Tư với chủng loại và số lượng như sau: - 5 Điều Hoà Toshiba 10SKPX1 với đơn giá 7.100.000/ chiếc chưa có thuế GTGT 10%. - 20 Máy ảnh Canon LBP5050 với đơn giá 8.990.000/ chiếc chưa có thuế GTGT 10%. Khi đó, Phòng kinh doanh sẽ lập Phiếu xuất kho, sau đây là mẫu phiếu yêu cầu xuất kho. SV: Vũ Thị Thu Hường Lớp: Kế toán 48C 5 6 Chuyên đề tốt nghiệp Biểu 2.1 : Phiếu yêu cầu xuất kho PHIẾU YÊU CẦU XUẤT KHO Người yêu cầu: Bùi Minh Khôi Đơn vị: Phòng kỹ thuật Tên khách hàng: Công ty TNHH phát triển công nghệ và Đầu Tư Địa chỉ: phòng 305, B7, Tập thể Kim Liên, Đống Đa, Hà Nội Lý do xuất: dự án bảo hành xuất demo bán Xuất tại kho: Công ty cổ phần tin học Bách Khoa TT Tên hàng Mã số Số lượng Ghi chú Đề nghị Thực xuất 1 Điều Hoà Toshiba 10SKPX1 10SKPX 1 5 2 Canon LBP5050 LBP5050 20 Trưởng nhóm ngày 8 tháng 10 năm 2009 ( ký, ghi rõ họ tên) người yêu cầu ( ký, ghi rõ họ tên ) (nguồn : Công ty cổ phần tin học Bách Khoa) Phiếu xuất kho sẽ được gửi sang phòng kế toán để lập Hoá đơn GTGT. Kế toán phụ trách phần hành bán hàng chỉ cần nhập số liệu, máy tính sẽ tự động in hoá đơn. Việc nhập số liệu này cũng sẽ là căn cứ để máy tính chuyển thông tin vào các sổ sách cần thiết. Hóa đơn GTGT sẽ được lập như sau: Biểu 2.2 - Mẫu hoá đơn GTGT SV: Vũ Thị Thu Hường Lớp: Kế toán 48C 6 7 Chuyên đề tốt nghiệp HÓA ĐƠN Mẫu số: 01GTKT – 3LL GIÁ TRỊ GIA TĂNG BK/2009N Liên 1:Lưu tại quyển gốc 80532 Ngày 08 tháng 10 năm 2009 Đơn vị bán hàng : Công ty cổ phần tin học Bách Khoa Địa chỉ : 17C2 - ngõ 178 - Thái Hà – Hai Bà Trưng – Hà Nội Hình thức thanh toán: TM/CK MST: 0100979131 Họ và tên người mua: Hoàng Thị Hồng Tên đơn vị : Công ty TNHH phát triển công nghệ và Đầu Tư Địa chỉ : phòng 305 - B7 - Tập thể Kim Liên - Đống Đa – Hà Nội STT Tên hàng hóa, dịch vụ Đvt Số lượng Đơn giá Thành tiền A B C 1 2 3 = 1 x 2 1 Điều Hoà Toshiba 10SKPX1 cái 5 7.100.000 35.500.000 2 Canon LBP5050 cái 20 8.990.000 179.800.000 Cộng thành tiền: 215.300.000 Thuế suất GTGT: 10% Tiền thuế GTGT: 21.530.000 Tổng cộng tiền thanh toán: 236.830.000 Số tiền viết bằng chữ: hai trăm ba mươi sáu triệu tám trăm ba mươi nghìn Người mua hàng người bán hàng thủ trưởng đơn vị (ký, ghi rõ họ tên) (ký, ghi rõ họ tên) (ký,đóng dấu, ghi rõ họ tên) (nguồn : Công ty cổ phần tin học Bách Khoa) Khi lấy mua hàng tại Công ty Cổ phần tin học Bách Khoa, Công ty TNHH phát triển công nghệ và Đầu Tư là một khách hàng và theo dõi trên TK 131- Phải thu khách hàng. Nghiệp vụ tại ví dụ trên được hạch toán doanh thu như sau: SV: Vũ Thị Thu Hường Lớp: Kế toán 48C 7 8 Chuyên đề tốt nghiệp Nợ TK 131- Công ty TNHH phát triển công nghệ và Đầu Tư:236.830.000 Có TK 5111-Doanh thu bán Điều Hoà Toshiba 10SKPX1: 35.500.000 Có TK 5112-Doanh thu bán Canon LBP5050: 179.800.000 Có TK 3331- Thuế GTGT đầu ra :21.530.000 Khi cập nhật số liệu vào máy tính, thì máy sẽ tự động chuyển thông tin vào các sổ chi tiết theo ngày vào máy. Cuối tháng, máy sẽ tổng hợp số liệu trên các sổ chi tiết và chuyển sang các sổ tổng hợp Theo như ví dụ trên, khi nghiệp vụ bán hàng cho Công ty TNHH phát triển công nghệ và Đầu Tư được cập nhật vào máy thì máy sẽ chuyển số liệu đến sổ chi tiết TK 131 (Biểu 2.3), sổ chi tiết mở cho các khách hàng chủ yếu, thường xuyên và đây là cơ sở để ghi một lần vào một dòng của bảng kê số 11(biểu 2.9) . Sổ chi tiết TK 5111 (Biểu 2.4), sổ chi tiết TK 5112 (Biểu 2.5) là cơ sở để ghi lên sổ tổng hợp doanh thu bán hàng( Biểu 2.6). Tiếp theo từ bảng tổng hợp doanh thu và bảng kê số 11 là cơ sở để ghi vào Nhật ký chứng từ số 8(Biểu 2.7). Nhật ký chứng từ số 10 (Biểu2.8) phản ánh thuế giá trị gia tăng đầu ra. Bảng kê số 1( biểu 2.9) phản ánh tiền mặt thu vể. Cuối tháng, từ số liệu tổng hợp từ nhật ký chứng từ số 8, phần mềm kế toán sẽ tổng hợp lên sổ cái TK 511(biểu 2.11) Biểu 2.3 SỔ CHI TIẾT THANH TOÁN VỚI NGƯỜI MUA Tài khoản: 131 SV: Vũ Thị Thu Hường Lớp: Kế toán 48C 8 9 Chuyên đề tốt nghiệp Đối tượng: Công ty TNHH phát triển công nghệ và Đầu Tư Loại tiền : VNĐ Ngày tháng ghi sổ Chứng từ Diễn giải TK đối ứng Thời hạn được chiết Số phát sinh Số dư SH NT Nợ Có Nợ Có 1 2 3 4 5 6 7 8 9 10 I. Số dư đầu kỳ 13.450.000 II. Số phát sinh trong kỳ 8/10 Điều Hoà Toshiba 10SKPX1 511 3331 78.100.000 7.810.000 . . . . Tổng cộng 98.546.000 III. Số dư cuối kỳ 111.996.000 Ngày 31 tháng 10 năm 2009 Người ghi sổ Kế toán trưởng (ký, ghi rõ họ tên) (ký, ghi rõ họ tên) SV: Vũ Thị Thu Hường Lớp: Kế toán 48C 9 10 Chuyên đề tốt nghiệp Biểu 2.4 Sổ chi tiết bán hàng. SỔ CHI TIẾT TK 5111 Đối tượng: Điều Hoà Toshiba 10SKPX1 Tháng 10 năm 2009 Chứng từ Diễn giải SL cái Doanh thu Người mua chưa trả tiền Tổng cộngThanh toán ngay SH NT Tiền mặt TGNH … 8/10 Xuất cho chị Hồng 5 35.500.000 35.500.000 . . Cộng 45 117.150.000 156.200.000 78.100.000 351.450.000 Ngày 31 tháng 10 năm 2009 Kế toán ghi sổ kế toán trưởng (Ký, họ tên ) ( ký, đóng dấu) Biểu 2.5 SỔ CHI TIẾT TK 5112 Đối tượng: Canon LBP5050 Tháng 10 năm 2009 Chứng từ Diễn giải SL cái Doanh thu Người mua chưa trả tiền Tổng cộngThanh toán ngay SH NT Tiền mặt TGNH …. …. … … … 8/10 Xuất cho chị Hồng 20 179.800.000 179.800.000 . . . Cộng 30 179.800.000 89.900.000 269.700.000 Ngày 31 tháng 10 năm 2009 Kế toán ghi sổ kế toán trưởng 10 SV: Vũ Thị Thu Hường Lớp: Kế toán 48C 10 [...]... 31 tháng 10 năm 2009 kế toán trưởng ( ký, đóng dấu) Lớp: Kế toán 48C 32 Chuyên đề tốt nghiệp 32 2.2 Kế toán kết quả tiêu thụ hàng hoá tại Công ty Cổ phần tin học Bách Khoa 2.2.1 Kế toán chi phí bán hàng và chi phí quản lý doanh nghiệp  Kế toán chi phí bán hàng Công ty cổ phần tin học Bách Khoa là một doanh nghiệp thương mại, hoạt động bán hàng hóa là nguồn thu chính của Công ty nên các chi phí liên... Hường Lớp: Kế toán 48C 22 Chuyên đề tốt nghiệp 22 ( nguồn: Công ty cổ phần tin học Bách Khoa)  Kế toán chi tiết hàng hóa xuất bán Do Công ty áp dụng phương pháp thẻ song song để hạch toán chi tiết hàng tồn kho nên mỗi khi có nghiệp vụ xuất bán hàng hóa, cả thủ kho lẫn kế toán đều thực hiện ghi sổ Tại kho, thủ kho căn cứ vào phiếu xuất kho để ghi số lượng hàng hóa xuất bán vào thẻ kho của hàng hóa liên... năm 2007 KẾ TOÁN GHI SỔ (Ký, họ tên) SV: Vũ Thị Thu Hường KẾ TOÁN TỔNG HỢP (Ký, họ tên) KẾ TOÁN TRƯỞNG (Ký, họ tên) Lớp: Kế toán 48C 31 Chuyên đề tốt nghiệp 31  Kế toán tổng hợp hàng xuất kho và xác định giá vốn hàng bán Căn cứ vào phiếu xuất kho mà kế toán bán hàng đã nhập dữ liệu vào máy tính, máy tính tự động chuyển số liệu vào sổ cái TK 632 kế toán sẽ thực hiện bút toán tổng cộng và kết chuyển... bảo hành sau bán hàng  Liên 2: Lưu và là căn cử để thủ kho vào thẻ kho  Ví dụ : phiếu xuất kho kiêm bảo hành( xem biểu 2.12) của hợp đồng kinh tế ngày 8/10/2009 giữa Công ty cổ phần tin học Bách Khoa và Công ty TNHH phát triển công nghệ và Đầu Tư ngày 5/10/2009 SV: Vũ Thị Thu Hường Lớp: Kế toán 48C 21 Chuyên đề tốt nghiệp 21 Biểu 2.12 CÔNG TY CỔ PHẦN TIN HỌC BÁCH KHOA Trụ sở: 17C2-ngõ 178 Thái Hà –Đống... thương mại Do đó, Công ty không kế toán các khoản chiết khấu thương mại 2.1.5 Kế toán giá vốn hàng bán  Phương pháp tính giá vốn hàng bán Hiện nay Công ty đang áp dụng phương pháp giá bình quân gia quyền để xác định giá vốn hàng bán Giá trị hàng hóa tồn đầu kỳ và nhập trong kỳ của từng mặt hàng là giá trị thực tế của hàng hóa gồm giá mua thực tế trên hóa đơn mua hàng và các chi phí mua thực tế phát sinh... Thủ kho kế toán trưởng giám đốc ( ký, họ tên) ( ký, họ tên) ( ký, họ tên,) ( nguồn : Công ty cổ phần tin học Bách Khoa Tại phòng kế toán, khi nhận được phiếu xuất kho từ thủ kho chuyển đến, kế toán bán hàng xác nhận trên thẻ kho về số lượng hàng xuất, ghi cột đơn giá, thành tiền trên phiếu xuất kho,ngày, mã hàng để phần mềm kế toán ghi sổ chi tiết giá vốn hàng bán( biểu 2.15) Cuối tháng, căn cứ vào sổ... Vì vậy, tại Công ty không phát sinh các khoản, giảm giá hàng bán hay hàng bán bị trả lại Do đó kế toán không hạch toán các khoản giảm trừ doanh thu Chiết khấu thương mại áp dụng trong trường hợp người mua mua hàng với số lượng lớn Tỷ lệ hay số tiền chiết khấu phải được ghi rõ trong hợp đồng kinh tế mua bán hàng hóa Tuy nhiên, để đơn giản hóa công tác kế toán, kế toán xác định doanh thu tiêu thụ chính... khách hàng, từ chính sách giá của Công ty, hiện nay Công ty không phát sinh các khoản giảm giá hàng bán, hay hàng bán bị trả lại Trước khi hàng đến tay khách hàng luôn có bộ phận kỹ thuật đảm nhiệm việc kiểm tra chất lượng hàng hóa, đảm bảo cung cấp hàng hóa với chất lượng tốt nhất Khách hàng mua hàng trong Công ty sẽ được bảo hành trong thời gian lâu dài tương ứng với giá trị hàng hóa khách hàng mua... Kế toán ghi sổ Ký, họ tên Ngày 31 tháng 10 năm 2009 kế toán trưởng ký, đóng dấu 2.1.4 Kế toán giảm trừ doanh thu Các khoản giảm trừ doanh thu trong tiêu thụ hàng hóa bao gồm: chiết khấu thương mại, giảm giá hàng bán, hàng bán bị trả lại, thuế tiêu thụ đặc biệt, thuế giá trị gia tăng theo phương pháp trực tiếp Công ty tính thuế GTGT theo phương pháp khấu trừ và các mặt hàng kinh doanh của Công ty. .. mua hàng như chi phí vận chuyển, bốc dỡ hàng hóa Việc tính giá mua của lô hàng xuất bán tại Công ty được thực hiện theo từng lô hàng, đối với khoản chi phí thu mua của lô hàng nào sẽ được hạch toán luôn vào giá trị thu mua của lô hàng đấy Khi xuất bán một lô hàng nào đấy thì trong giá vốn hàng bán đã bao gồm cả giá mua và chi phí thu mua Theo đó ta có công thức sau: SV: Vũ Thị Thu Hường Lớp: Kế toán . nghiệp THỰC TRẠNG KẾ TOÁN TIÊU THỤ HÀNG HÓA VÀ XÁC ĐỊNH KẾT QUẢ TIÊU THỤ TẠI CÔNG TY CỔ PHẦN TIN HỌC BÁCH KHOA Trong chiến lược phát triển tiêu thụ hàng hóa, . thị phần vấn đề quản lý công tác tiêu thụ hàng hóa ngày càng trở nên quan trọng. Vì vậy, Công ty luôn xác định kế toán tiêu thụ hàng hóa và xác định kết quả