Xây dựng và phát triển hệ thống thông tin

Chương 4 Xây dựng và phát triển HTTT 4.1. Quy trình phát triển hệ thống 4.2. Các phương pháp xây dựng HTTT 4.3. Quản lý xây dựng và phát triển HTTT 4.4. Thách thức trong xây dựng & phát triển HTTT Mục đích của Chương 4Mục đích của Chương 4 ■ Quy trình xây dựng HTTT có những đặc điểm gì? ■ Có thể phát triển hệ thống theo những phương pháp à?nào? ■ Quản lý xây dựng và khai thác HTTT theo những phương pháp nào? ■ Làm thế nào để hạn chế rủi ro trong quá trình xây dựng và phát triển hệ thống thông tin? 2 22 © 2008, TS. PhạmThị Thanh Hồng MISMIS 4.1 Quy trình phát triển hệ thống Điều tra phân tích Thiết kế Triển khai Vận hành & duy trì Xác định vấn đề và cách thức mà HTTT có thể hỗ trợ Các chương trình và thủ tục HTTT được sử ể ỗ 4 44 © 2008, TS. PhạmThị Thanh Hồng MISMIS dụng để hỗ trợ quá trình kinh doanh 4.1.1 Điều tra, phân tích ■ Mục đích ■ Môi trường, hoàn cảnh, ràng buộc và hạn chế của hệ thống? ■ Người dùng cầngìở hệ thống?■ Người dùng cần gì ở hệ thống? ■ Giải pháp sơ bộ để đáp ứng yêu cầu đặt ra? ■ Nội dung: ■ Khảo sát, đánh giá hiện trạng và tìm hiểu nhu cầu. ■ Xác lập và khởi đầu dự án Lậ kế h htiể kh i d á 5 55 © 2008, TS. PhạmThị Thanh Hồng MISMIS ■ Lập kế hoạch triển khai dự án ■ Nguồn điều tra ■ Người dùng hệ thống: nhân viên, nhà quản lý, khách hàng, đối tác ■ Sổ sách tài liệu a. Khảo sát, đánh giá hiện trạng, và tìm hiểu nhu cầu ■ Sổ sách tài liệu ■ Sổ sách, tài liệu, dữ liệu trên máy tính ■ Phát hiện các dữ liệu trùng lặp, không nhất quán ■ Chương trình máy tính: xác định các chi tiết về cấu trúc dữ liệu và quá trình xử lý dữ liệu ■ Phương pháp điều tra ■ Nghiên cứu tài liệu viết ■ Quan sát 6 66 © 2008, TS. PhạmThị Thanh Hồng MISMIS ■ Quan sát ■ Phỏng vấn ■ Phiếu điều tra ■ Quy trình điều tra: kế hoạch, lãnh đạo, điều phối, thừa hành ■Đánh giá hiện trạng ■ Nghiên cứu tài liệu viết ■ Phương pháp khảo sát bằng mắt trên các tài liệu viết ■ Tài liệu: hóa đơn phiếu thanh toán sổ sách tệp máy tính biên Các phương pháp điều tra ■ Tài liệu: hóa đơn, phiếu thanh toán, sổ sách, tệp máy tính, biên bản, nghị quyết, … ■ Quan sát ■ Theo dõi tại hiện trường, nơi làm việc một cách thụ động ■Đòi hỏi nhiều thời gian ■ N gười bị quan sát có thể cảm thấy khó chịu do đó bất hợp tác, thay 7 77 © 2008, TS. PhạmThị Thanh Hồng MISMIS ■ Người bị quan sát có thể cảm thấy khó chịu do đó bất hợp tác, thay đổi hành động khác với thông lệ ■ Nên kết hợp với phỏng vấn ngay tại nơi làm việc Các phương pháp điềutra ■ Phỏng vấn ■ Câu hỏi mở: khả năng trả lời lớn, người hỏi chưa hình dung hết được, áp dụng khi người hỏi muốn thăm dò, gợi mở vấn đề, ời ả lờihảióhiể biế ộngười trả lời phải có hiểu biết rộng ■ Câu hỏi đóng: câu trả lời được xác định trước ■ Trật tự câu hỏi phỏng vấn ■ Thu hẹp dần ■ Mở rộng dần ■ Thắtrồimở 8 88 © 2008, TS. PhạmThị Thanh Hồng MISMIS ■ Thắt rồi mở ■ Lưu ý: không nên thể hiện sự áp đặt, cần biết lắng nghe, thể hiện tôn trọng, tin cậy, thiện cảm ■ Phiếu điều tra ■ Liệt kê các câu hỏi và người được điều tra ghi câu trả lời của mình vào đó Các phương pháp điềutra ■ Ít có tác dụng dẫn dắt tư duy vì người trả lời có thể trả lời tùy tiện không theo thứ tự câu hỏi, thậm chí không trả lời ■Ưu điểm: ít tốn kém 9 99 © 2008, TS. PhạmThị Thanh Hồng MISMIS Kết quả chính của giai đoạn khảo sát ■ Báo cáo sau giai đoạn khảo sát bao gồm ■ Phát biểu vấn đề ■ Thông tin rõ ràng về các vấn đề được đề cập và không được đề cập ■ Xem xét công việc: từ góc độ tổ chức và việc quản lý ■ Xem xét các kế hoạch phát triển sản phẩm và dịch vụ ■ Xu thế chung và dự báo ■ Các dự án nghiên cứu và phát triển ■ Ngân sách dành cho HTTT ■ Xem xét kỹ thuật: có máy tính chưa? Lưu trữ dữ liệu thích hợp chưa? Thựctrạng nhân lực? 10 1010 © 2008, TS. PhạmThị Thanh Hồng MISMIS Thực trạng nhân lực? ■ Xem xét về thao tác ■ Những vấn đề khác cần lưu ý: mức độ ủng hộ của nhà quản lý cấp cao, xác định những giới hạn của vấn đề,… b. Xác lập và khởi đầu dự án ■ Xác định phạm vi và các hạn chế của dự án ■ Xác định mục tiêu và các ưu tiên cho dự án ề ấ■ Đề xuất các giải pháp sơ bộ ■ Lập kế hoạch triển khai dự án 16 1616 © 2008, TS. PhạmThị Thanh Hồng MISMIS Xác định phạm vi ■ Cơ quan lớn, cỡ quốc gia hoặc quốc tế ■ Cơ quan trung bình, thường là một đơn vị nhưng có nhiều chi nhánhchi nhánh ■ Xí nghiệp, đơn vị vừa và nhỏ; người quản lý nắm tường tận về đơn vị mình 17 1717 © 2008, TS. PhạmThị Thanh Hồng MISMIS Các mục tiêu và ưu tiên cho dự án ■ Lợi ích nghiệp vụ: tăng khả năng xử lý, đáp ứng yêu cầu nghiệp vụ một cách an toàn, tin cậy ■ Lợi ích kinh tế:giảmbiênchế cán bộ giảm chi phí■ Lợi ích kinh tế: giảm biên chế cán bộ, giảm chi phí ■ Lợi ích sử dụng: nhanh chóng, thuận tiện ■ Hạn chế điểm yếu của hệ thống cũ 18 1818 © 2008, TS. PhạmThị Thanh Hồng MISMIS Các hạn chế của dự án ■ Nhân lực: số lượng, trình độ ■ Thiết bị, kỹ thuật ■ Tài chính 19 1919 © 2008, TS. PhạmThị Thanh Hồng MISMIS c. Lập kế hoạch triển khai dự án ■ Hợp đồng triển khai dự án ■ Dự trù thiết bị và kinh phí ổ■ Tổ chức các nhóm làm việc ■Điều hành dự án ■ Tiến trình thực hiện dự án 20 2020 © 2008, TS. PhạmThị Thanh Hồng MISMIS Hợp đồng triển khai dự án ■ Những vấn đề được đặt ra và các nhu cầu về thông tin liên quan ■ Phạmvivàhạnchế■ Phạm vi và hạn chế ■ Mục tiêu và ưu tiên ■ Giải pháp và tính khả thi ■ Dự trù thiết bị và kinh phí ■ Phân côn g trách nhiệm và nhân sự 21 2121 © 2008, TS. PhạmThị Thanh Hồng MISMIS g ệ ự ■ Phương pháp và tiến trình triển khai ■ Phương thức thanh toán ■ Phương pháp thanh lý hợp đồng Dự trù thiết bị và kinh phí ■ Khối lượng dữ liệu cần lưu trữ ■ Các dạng làm việc (từ xa, trực tiếp,…) ố ố■ Số lượng người dùng tối đa ■ Khối lượng thông tin cần thu thập ■ Khối lượng thông tin kết xuất 22 2222 © 2008, TS. PhạmThị Thanh Hồng MISMIS 4.1.2 Thiết kế HTTT ■ Phân tích chức năng của HTTT ■ Nhiệm vụ thiết kế 23 2323 © 2008, TS. PhạmThị Thanh Hồng MISMIS a. Phân tích chức năng của HTTT ■ Mục đích: ■ Thông tin cần thiết cho tổ chức và người sử dụng nó ■ Các hoạt động nguồn cung cấpvàcácsảnphẩmcủa HTTT■ Các hoạt động, nguồn cung cấp, và các sản phẩm của HTTT ■ Khả năng HTTT cần có để đáp ứng được yêu cầu của người dùng ■ Phương pháp lược đồ dòng dữ liệu (DFD) ■ Lược đồ dòng dữ liệu được xây dựng nhằm diễn tả quá trình xử lý thông tin của một hệ thống với yêu cầu: chỉ rõ thông tin được chuyển giao giữa các chức năng đó và qua đó thấy được trình tự ủ hú 24 2424 © 2008, TS. PhạmThị Thanh Hồng MISMIS của chúng ■ Các yếu tố biểu diễn: chức năng, dòng dữ liệu, kho dữ liệu, đối tác, tác nhân trong b. Nhiệm vụ thiết kế ■ Thiết kế giao diện với người sử dụng ■ Thiết kế dữ liệu ế ế■ Thiết kế quá trình ■Đặc tả hệ thống ■ phần cứng và thiết bị ■ phần mềm ■ con người 25 2525 © 2008, TS. PhạmThị Thanh Hồng MISMIS ■ giao diện ■ Tiêu chuẩn thiết kế ■ Giai đoạn 3: Triển khai ■ Đưa quá trình mới vào vận hành ■ Kế hoạch triển khai 4.1.3 Quy trình phát triển hệ thống ■Đào tạo người sử dụng ■ Chuyển đổi sang hệ thống mới Song song Hệ thống cũ Hệ thống mới Thí điểm Hệ thống mới Hệ thống cũ 26 2626 © 2008, TS. PhạmThị Thanh Hồng MISMIS Thay thế Hệ thống cũ Hệ thống mới Giai đoạn Hệ thống mới Hệ thống cũ 4.1.4 Vận hành & bảo dưỡng hệ thống ■ Mức độ sử dụng hệ thống ■ Số lượng các giao dịch được sử dụng bởi hệ thống trên tổng số các giao dịch mà doanh nghiệp phải thực hiện ■ Phương pháp điều tra: bảng câu hỏi, các tham số điều khiển, hoặc bỏ phiếu ■ Sự hài lòng của người sử dụng ■ Mục đích: phát hiện các thiếu sót còn tồn tại để tránh cho dự án sau này và có thể điều chỉnh hệ thống ngay khi có thể Nộid kiể ttíhhíháủ thô ti hấtl ủ dị h 27 2727 © 2008, TS. PhạmThị Thanh Hồng MISMIS ■ Nội dung kiểm tra: tính chính xác của thông tin, chất lượng của dịch vụ, ý kiến riêng của người sử dụng ■ Phương pháp điều tra: phỏng vấn và bảng câu hỏi 4.1.4 Vận hành & bảo dưỡng hệ thống ■ Chi phí và lợi ích ■ Mục đích: giúp cho các phân tích viên dự tính chính xác hơn cho các dự án sau này ■ Nội dung: xem xét và tính toán chi phí ban đầu phát triển hệ thống ■ Phát hiện sớm nhất các lỗi của hệ thống và tìm cách sửa chữa nó và hoàn thiện toàn bộ hệ thống ■ Bảo dưỡng khi xẩy ra sự cố đòi hỏi những thay đổi không định trước 28 2828 © 2008, TS. PhạmThị Thanh Hồng MISMIS 4.2. Các phương pháp xây dựng HTTT ; Phương pháp SDLC; Phương pháp SDLC ; Phương pháp mẫu thử ; Một số phương pháp khác 4.2.1. Phương pháp SDLC (Thác nước) Lập KH Phân tíchPhân tích Thiết kế Phát triển Kiểm tra Thực hiện 30 3030 © 2008, TS. PhạmThị Thanh Hồng MISMIS Bảo dưỡng 4.2.1. Phương pháp SDLC ■Ưu điểm ■ Có cấu trúc cao ■ Xác định rõ ràng các yêu cầu đốivớihệ thống■ Xác định rõ ràng các yêu cầu đối với hệ thống ■ Có những thời điểm quan trọng được xác định rõ ràng ■ Nhược điểm ■ Có thể bỏ qua những yêu cầu mới nảy sinh trong quá trình thực hiện dự án ■ Tốn thời gian (và tiền bạc) 31 3131 © 2008, TS. PhạmThị Thanh Hồng MISMIS ■ Tốn thời gian (và tiền bạc) ■ Cần phải có sự cam kết tham gia của mọi đối tượng từ trên xuống dưới 4.2.2. Phương pháp mẫu thử ■ Khái niệm: Phương pháp mẫu thử (xây dựng hệ thống thử nghiệm) là quá trình xây dựng một hệ thống thử nghiệm một cách nhanh chóng nhằm mô tả và đánh giá hệ thống ể ểđể từ đó người sử dụng có thể nhanh chóng xác định các nhu cầu cần thêm và chỉnh sửa ■ Các bước thực hiện ■ B1: Xác định nhu cầu của người sử dụng ■ B2: Phát triển hệ thống thử nghiệm ban đầu 32 3232 © 2008, TS. PhạmThị Thanh Hồng MISMIS ■ B3: Sử dụng hệ thống ■ B4: Chỉnh sửa hệ thống ■ B3 và B4 thường xuyên được lặp cho tới khi có được hệ thống phù hợp 4.2.2. Phương pháp mẫu thử ■Ưu điểm ■ Có thể xây dựng được hệ thống một cách nhanh chóng đặc biệt là khi mức độ chắc chắn về các yêu cầu và phải pháp phát triển hệ ố ấthống thấp ■ Có giá trị khi thiết kế giao diện người sử dụng cho một HTTT ■ Khắc phục được một số vấn đề nảy sinh với phương pháp chu kỳ hệ thống. Nó khuyến khích được sự tham gia của người sử dụng vào quá trình phát triển hệ thống. Nhờ vậy, loại bỏ được sự lãng phí và những sai sót thiết kế thường xảy ra khi các yêu cầu chưa đượcxácđịnh một cách chính xác ngay tạithời điểm ban đầu 33 3333 © 2008, TS. PhạmThị Thanh Hồng MISMIS được xác định một cách chính xác ngay tại thời điểm ban đầu 4.2.2. Phương pháp mẫu thử ■ Nhược điểm ■ Khó áp dụng cho các hệ thống cần tính toán nhiều và có nhiều thủ tục phức tạp ■ Khó xác định cách thức xây dựng một hệ thống lớn hoặc các phần của hệ thống ngoại trừ khi đã có một bước phân tích rõ ràng được thực hiện trước đó ■ Hệ thống thử nghiệm có thể được chấp nhận ngay và vì vậy sẽ gây ra những bất cập trong tương lai 34 3434 © 2008, TS. PhạmThị Thanh Hồng MISMIS 4.3. Quản lý xây dựng HTTT ồ; Sử dụng nguồn nội lực ; Thuê phát triển phần mềm ; Mua phần mềm dựng sẵn ; Người dùng tự phát triển HTTT ; Thuê ứng dụng phần mềm 4.3.1. Sử dụng nguồn nội lực ■ DN tiến hành xây dựng và khai thác HTTT nhờ vào phòng CNTT trong DN ■ Ưu điểm■ Ưu điểm ■Đảm bảo được việc thực hiện mang tính chất chiến lược các HTTT trong DN và chủ động hoàn thành được đúng thời hạn cho các dự án hoặc nhiệm vụ cụ thể mang tính chiến lược trong DN ■ Nhược điểm ■ Phải đầu tư quá lớn vào cơ sở hạ tầng trang thiết bị, con người, kh ả khô 37 3737 © 2008, TS. PhạmThị Thanh Hồng MISMIS khoảng không,… ■ Tình huống áp dụng ■ Tiết kiệm được chi phí nhờ làm lấy ■ Có cơ sở hạ tầng nhân lực đủ mạnh 4.3.1. Sử dụng nguồn nội lực ■ Có cơ sở hạ tầng nhân lực đủ mạnh ■ Không có các nhà cung cấp phù hợp trên thị trường 38 3838 © 2008, TS. PhạmThị Thanh Hồng MISMIS 4.3.2. Thuê ngoài ■ Tổ chức thực hiện việc thiết kế và quản lý HTTT dựa vào một tổ chức khác ■Ưu điểm ■ Kinh tế ■ Chất lượng dịch vụ cao ■ Có thể dự đoán được ■ Linh hoạt ■ Có thể sử dụng nguồn lực tài chính và nhân công cho những mục đích khác 39 3939 © 2008, TS. PhạmThị Thanh Hồng MISMIS ■ Nhược điểm ■ Mất khả năng kiểm soát ■ Bất ổn về an toàn thông tin ■ Phụ thuộc ■ Tình huống áp dụng ■Đối với những chức năng phổ biến cho nhiều doanh nghiệp ■ DN không có đủ nguồnlực để xây dựng và thiếtkế HTTT 4.3.3. Mua phần mềm dựng sẵn ■ DN không có đủ nguồn lực để xây dựng và thiết kế HTTT ■ Khi các ứng dụng trên máy tính được phát triển định hướng người sử dụng 40 4040 © 2008, TS. PhạmThị Thanh Hồng MISMIS 4.3.3. Mua phần mềm dựng sẵn ■Ưu điểm ■ Các gói phần mềm thường được kiểm tra trước khi đưa vào thị trường Æ giúp DN giảmbớtthờigianthiếtkế tổ chứctệpdữ liệuxử lýÆ giúp DN giảm bớt thời gian thiết kế, tổ chức tệp dữ liệu, xử lý các mối quan hệ, các giao dịch, và xây dựng các báo cáo ■ Ít đòi hỏi các hệ thống hỗ trợ các gói phần mềm ■ Giảm điểm nút của tổ chức trong quá trình phát triển hệ thống ■ Nhược điểm ■ Có thể không đáp ứng được yêu cầu về kỹ thuật và tính tinh tế cho nhiều dạng công việc khác nhau ■ Đôi khi, các gói phần mềm khó tích hợp được với các phần mềm 41 4141 © 2008, TS. PhạmThị Thanh Hồng MISMIS ,gp ợp ợ p đã được sử dụng trước trong DN Î chi phí chuyển đổi tăng ■ Có thể không đáp ứng được hoàn toàn những yêu cầu của tổ chức 4.3.4. Người dùng tự phát triển HTTT (Selfsourcing) ■ Người sử dụng tự phát triển HTTT cần cho công việc của mình mà không cần hoặc cần rất ít hỗ trợ từ phía các chuyên gia CNTT ■ Cơ sở để phát triển xu hướng ■ Sự ra đời và phát triển của 4G – ví dụ: Microsoft Excel 44 4444 © 2008, TS. PhạmThị Thanh Hồng MISMIS Ưu điểm ■ Xác định chính xác và rõ yêu cầu phát triển hệ thống ■ Tăng mức độ tham gia của người sử dụng vào xây dựng và phát triển hệ ố 4.3.4. Người dùng tự phát triển HTTT (Selfsourcing) thống ■ Tăng khả năng chấp nhận chương trình ứng dụng từ phía người sử dụng Nhược điểm ■ Các chương trình được xây dựng thiếu chuyên nghiệp sẽ dẫn tới khả năng có lỗi (bugs, logic errors, …) ■ Khó phổ biến 45 4545 © 2008, TS. PhạmThị Thanh Hồng MISMIS ■ Người sử dụng ít có kiến thức về quy trình xây dựng và phát triển hệ thống ■ Có thể không có tài liệu hướng dẫn về hệ thống 4.3.5. Thuê ứng dụng ■ Thuê sử dụng các chương trình phần mềm từ phía một nhà cung cấp thứ ba (ASP – nhà cung cấp ứng dụng hệ thống) ■ Internet đã tạo ra các ASP và giúp cho các ASP hoạt động trở nên hiệu quả hơn 46 4646 © 2008, TS. PhạmThị Thanh Hồng MISMIS 4 4 Thách thức trong xây dựng và4.4. Thách thức trong xây dựng và phát triển HTTT Nguyên nhân thất bại Giai đoạn Nguyên nhân thường gặp Điềutra  Việcxâydựng hệ thống không nhận được nhiềuhỗ trợ  Hệ thống đòi hỏi chi phí quá lớn Thiếtkế  Khó xác đ ịnh các yêu cầuị y  Không khả thi về mặtkỹ thuật  Quá khó đốivới nhân viên kỹ thuật được giao nhiệmvụ Triểnkhai  Hệ thống đòi hỏi quá nhiều thay đổi trong các hệ thống công việchiệntại  Ngườisử dụng tiềmnăng không thích hệ thống hoặctừ chối không sử dụng hệ thống  Có quá ít nỗ lực được thực hiện tại giai đoạn này 53 5353 © 2008, TS. PhạmThị Thanh Hồng MISMIS  Có quá ít nỗ lực được thực hiện tại giai đoạn này Vậnhành  Ngườisử dụng không nỗ lựckiểm soát hệ thống  Hệ thống không có khả năng thay đổi theo yêu cầucủa công việc  Hệ thống không đượckiểm soát đầy đủ Yếu tố quyết định sự thành công hay thất bại của HTTT ■ Vai trò của người sử dụng trong quá trình thực hiện ■ Mức độ hỗ trợ của nhà quản lý ■ Mức độ rủirovàđộ phứctạpcủaviệcthựchiệndự án■ Mức độ rủi ro và độ phức tạp của việc thực hiện dự án ■ Kích cỡ của dự án: dự án càng lớn thì độ rủi ro càng cao ■ Kết cấu của dự án: dự án càng rõ ràng về mặt cấu trúc thì độ rủi ro càng thấp ■ Kinh nghiệm về công nghệ của đội thực hiện dự án ■ Chất lượng quản lý của quá trình thực hiện ■ Chi phí vượt quá mức dự tính ■ Thời gian vượt quá nhiều so với hy vọng ■ Hạnchế về mặtkỹ thuật trong quá trình thựchiệnxẩy ra nhiềuhơn 55 5555 © 2008, TS. PhạmThị Thanh Hồng MISMIS ■ Hạn chế về mặt kỹ thuật trong quá trình thực hiện xẩy ra nhiều hơn mức dự kiến ■ Thất bại trong việc đạt được các lợi ích mong muốn ■ Nguyên nhân ■ Sự thiếu hiểu biết và lạc quan ■ Tháng làm việc hoang tưởng [...]...Vai trò của người sử dụng Người sử dụng tham gia ở mức độ cao Người sử dụng tham gia ở mức độ thấp Lập KH ậ Phân tích Người sử dụng tham gia ở mức độ cao Thiết kế Phát triển Kiểm tra Thực hiện Bảo dưỡng MIS © 2008, TS Phạm Thị Thanh Hồng 56 56 . Chương 4 Xây dựng và phát triển HTTT 4.1. Quy trình phát triển hệ thống 4.2. Các phương pháp xây dựng HTTT 4.3. Quản lý xây dựng và phát triển HTTT 4.4 chính xác và rõ yêu cầu phát triển hệ thống ■ Tăng mức độ tham gia của người sử dụng vào xây dựng và phát triển hệ ố 4.3.4. Người dùng tự phát triển HTTT