BIÊN BẢN KIỂM NGHIỆM

BIÊN BẢN KIỂM NGHIỆM BỘT SẮN ẨM  Ngày 11 tháng 12 năm 2008  Nơi nhập: Kho Di Trạch .  Khách hàng cung ứng:Xã viên  Số xe:………………… STT Chỉ tiêu kiểm tra Đơn vị tính Kết quả 1 Tổng lượng hàng mua Kg 29.436 2 Cảm quan:(Bột lẫn vàng) 3 Độ ẩm % 48,8 4 Độ trắng % 75 5 PH % 3,9 6 Tỉ lệ thu hồi % 70.2 7 Tỉ lệ bã % 3.6 8 Lượng phải trừ… % % 9 Số lượng được thanh toán Kg 29.436 Tổng giá trị: 62.944.000đ Ghi chú:………………………………………………………………………… Phòng Kế hoạch - Thị trường Thủ kho Tổ KCS (Kí, ghi rõ họ tên) (Kí, ghi rõ họ tên) (Kí, ghi rõ họ tên) Sau khi có đủ chứng từ cần thiết. Công ty tiến hành nhập kho NVL. Sau đó tại phòng KT – TC kế toán hàng tồn kho sẽ viết Phiếu nhập kho (tại trụ sở chính). (Biểu mẫu 2-4: Phiếu nhập kho ngày 11/12/2008). Biểu mẫu 2-4: Phiếu nhập kho ngày 11/12/2008 Đơn vị: CTCP Thực Phẩm Minh Dương Bộ phận:: Hoài Đức-Hà Nội Mẫu số 01-VT (theo QĐ số 15/2006/QĐ – BTC ngày 20/03/2006 của Bộ trưởng BTC) PHIẾU NHẬP KHO Ngày 11 tháng 12 năm 2008 Số: 35 Nợ TK 152 Có TK 111 - Họ tên người giao hàng: Xâ viên Địa chỉ: Liên Hiệp - Lí do nhập: Phục vụ sản xuất 1 SV: Danh Thị Dung - Nhập tại kho: Kho Di Trạch Số TT Tên, nhãn hiệu, quy cách….của NVL, sản phẩm hàng hóa Mã số Đơn vị tính Số lượng Đơn giá Thành tiền Yêu cầu Thực nhập 01 Bột sắn ẩm Kg 29 436 2.138,3 62.944.000 Cộng 29 436 62.944.000 Cộng tiền bằng chữ: Sáu mươi hai triệu chín trăm bốn mươi bốn ngàn đồng chẵn. Số chứng từ gốc kèm theo: Nhập ngày 11 tháng 12 năm 2008 Người lập phiếu Người giao hàng Thủ kho Kế toán trưởng (Kí, ghi rõ họ tên) (Kí, ghi rõ họ tên) (Kí, ghi rõ họ tên) (Kí, ghi rõ họ tên) Tại các nhà máy, chủ yếu nghiệp vụ nhập xuất kho, tại đây NVL thường được chuyển đến từ trụ sở chính phân phối xuống, sau khi đã kiểm nghiệm, đầy đủ chứng từ kế toán tại các nhà máy viết Phiếu nhập kho. Phiếu nhập kho được lập thành 3 liên: Một liên do kế toán hàng tồn kho (kế toán các nhà máy) vào sổ chi tiết NVL, rồi chuyển cho thủ kho ghi thẻ kho, sau đó chuyển lên phòng TC – KT để kế toán tổng hợp (kế toán HTK) ghi sổ và lưu. Một liên giao cho phòng KH – TT theo dõi. Một liên giao cho nhà cung cấp để sau này thanh toán. Phiếu nhập kho có thể được viết cho nhiều vật liệu cùng loại, cùng một lần giao nhận, nhận cùng một kho hoặc có thể lập riêng cho từng thứ vật liệu cần thiết. Phiếu nhập kho ghi đầy đủ tên hàng, đơn vi tính, số lượng thực nhập kho. Khi đủ các điều kiện tiêu chuẩn quy định của công ty về giá và về phẩm chất thì cuối ngay kế toán sẽ tổng hợp tất cả số đã được mua trong ngày đối với từng 2 SV: Danh Thị Dung danh điểm NVL. Sau đó kế toán kho tính đơn giá trung bình của tất cả các NVL thực nhập trong ngày đối với từng danh điểm NVL. Trong CTCP Thực Phẩm Minh Dương các sổ kế toán chi tiết tại phòng kế toán nhà máy được ghi chép gần như Thẻ kho và chủ yếu NVL được theo dõi về mặt số lượng, riêng đối với một số NVL hàng nông – lâm – thủy sản như bột sắn ẩm, bột sắn khô được theo dõi về mặt giá trị. Sau khi thanh toán, kế toán tổng hợp vào phiếu chi, và cán bộ thu mua Nguyễn Thị Minh tiến hành thanh toán số tiền tới từng hộ xã viên. Biểu mẫu 2-5: Phiếu chi ngày 11/12/2008 Đơn vị: CTCP Thực Phẩm Minh Dương Bộ phận:: Hoài Đức-Hà Nội Mẫu số 02-TT (theo QĐ số 15/2006/QĐ – BTC ngày 20/03/2006 của Bộ trưởng BTC PHIẾU CHI Ngày 11 tháng 12 năm 2008 Quyển số: 45 Số:16 Nợ TK 152 Có TK 111 Họ tên người nhận tiền: Nguyễn Thị Minh. Địa chỉ: Bộ phận thu mua Lí do chi: Trả tiền mua bột sắn ẩm 3 SV: Danh Thị Dung Số tiền: 62.944.000 Viết bằng chữ: Sáu mươi hai triệu chín trăm bốn mươi bốn ngàn đồng chẵn. Kèm theo: 02 chứng từ gốc (Phiếu Nhập kho và Hóa đơn) Đã nhận đủ số tiền (Viết bằng chữ): Sáu mươi hai triệu chín trăm bốn mươi bốn ngàn đồng chẵn. Ngày 11 tháng 12 năm 2008 Thủ trưởng đơn vị KT trưởng Kiểm soát Người lập phiếu Người nhận (kí, họ tên, đóng dấu) (Kí , họ tên) (Kí, họ tên) (Kí, họ tên) (Kí, họ tên) Xét trường hợp đối với những NVL thu mua mà chịu thuế GTGT, thường đối với các NVL không phải là hàng nông – lâm – thủy sản ví dụ như là than hoạt tính, than đốt 5, enzim SC…. Khi có quyết định mua một số NVL khác phòng vật tư khảo sát được giá của NVL đó rồi nếu giá đó hợp lí công ty tiến hành kí hợp đồng mua NVL. Sau khi kí hợp đồng, công ty được người bán giao cho công ty hóa đơn. Dựa vào hóa đơn kế toán viết phiếu nhập kho và các chứng từ, sổ sách liên quan đó. Biểu mẫu 2-6: Đề xuất duyệt giá nhập vật tư ngày 10/12/2008 CTCP THỰC PHẨM MINH DƯƠNG Phòng: Kế hoạch - Thị trường ĐỀ XUẤT DUYỆT GIÁ NHẬP VẬT TƯ STT Tên khách hàng Tên vật tư, quy cách,phẩm chất… Đơn vị tính Số lượng hợp đồng Đơn xin duyệt giá chưa có Thuế GTGT 01 Công ty than hoạt tính Trường Phát Than hoạt tính TL3 kg 3200 24.300 4 SV: Danh Thị Dung • Điều kiện giao hàng: Giao tại công ty, chi phí bốc dỡ công ty chịu • Thời gian áp dụng: Ngày 10/12/2008 • Thanh toán: Trả chậm. Ngày 10/12/2008. Tổng giám đốc Phòng TC-KT Phòng KH-TT Người đề xuất (ki, họ tên, đóng dấu) (Kí, họ tên) (Kí, họ tên) (Kí, họ tên) Sau khi thanh toán tới nhà cung cấp, công ty nhận được hóa đơn GTGT. Hóa đơn GTGT: do nhà cung cấp lập, giao cho công ty. Hóa đơn GTGT có 3 liên, trong đó công ty nhận được liên 2 – Giao cho khách hàng (liên màu đỏ) ghi rõ họ tên địa chỉ nhà cung cấp, địa chỉ người mua, hình thức thanh toán, mã số thuế, tên hàng hóa dịch vụ, đơn vị tính, số lượng, đơn giá, thành tiền, thuế suất, tiền thuế GTGT, tổng số tiền bằng số và bằng chữ. Hóa đơn GTGT phải có đầy đủ chữ ký của 2 bên, có dấu giáp lai của công ty. Hóa đơn GTGT được coi là chứng từ gốc, là căn cứ để ghi sổ kế toán (phải trả người bán, ghi sổ quỹ …) Biểu mẫu 2-7: Hóa đơn GTGT ngày 10/12/2008 Đơn vị: CTCP Thực Phẩm Minh Dương Bộ phận:: Hoài Đức-Hà Nội Mẫu số 01 GTKT-3LL RK/2008B HÓA ĐƠN GIÁ TRỊ GIA TĂNG Liên 2: giao khách hàng 0033749 Ngày 10 tháng 12 năm 2008 Đơn vị bán hàng: Công ty than hoạt tính Trường Phát Địa chỉ : Hòa Yên-Thị Xương- Bắc Giang. Số TK : Điện thoại Mã số Thuế: 2400347659 5 SV: Danh Thị Dung Họ tên người mua hàng: Nguyễn Thị Hạnh. Tên đơn vị: Công ty CPTP Minh Dương. Địa chỉ: Di Trạch-Hoài Đức- Hà Nội. Số TK: Hình thức thanh toán: Trả chậm. Mã số Thuế: 0500141619 Số TT Tên hàng hóa, dịch vụ …. Đơn vi tính Số lượng Đơn giá Thành tiền A B C 1 2 3=1x2 01 Than hoạt tính TL3 Kg 3200 24.300 77.760.000 Cộng tiền hàng 77.760.000 Thuế GTGT (Thuế suất 10%). Tiền thuế GTGT: 7.776.000 Tổng số tiền thanh toán 85.536.000 Tổng tiền bằng chữ: Tám mươi lăm triệu lăm trăm ba mươi sáu ngàn đồng chẵn. Người mua hàng Người bán hàng Thủ trưởng đơn vị (Kí, ghi rõ họ tên) (Kí, ghi rõ họ tên) (Kí, ghi rõ họ tên) Hàng về, bộ phận kho tiến hành nhập kho sau khi đã kiểm tra loại vật tư với số lượng và giá trị đúng theo hóa đơn GTGT. Công tác hoàn tất, thủ kho viết phiếu nhập kho. Quy trình tương tự với trường hợp thu mua bột sắn ẩm trên, khác là ghi nhận với giá đúng của vật tư mua từ nhà cung cấp, vì thông thường với những loại vật tư này, chỉ làm việc mua bán với một số ít nhà cung cấp. Biểu mẫu 2-8: Phiếu nhập kho ngày 10/12/2008 Đơn vị: CTCP Thực Phẩm Minh Dương Bộ phận:: Hoài Đức-Hà Nội Mẫu số 01-VT (theo QĐ số 15/2006/QĐ – BTC ngày 20/03/2006 của Bộ trưởng BTC) PHIẾU NHẬP KHO Ngày 10 tháng 12 năm 2008 Số: 34 Nợ TK 152 Có TK 111 - Họ tên người giao hàng: Nguyễn Văn Trọng - Địa chỉ: Công ty CP Trường Phát 6 SV: Danh Thị Dung - Lí do nhập: Phục vụ sản xuất - Nhập tại kho: Kho Di Trạch Số TT Tên, nhãn hiệu, quy cách….của NVL, sản phẩm hàng hóa Mã số Đơn vị tính Số lượng Đơn giá Thành tiền Yêu cầu Thực nhập 01 Than hoạt tính TL3 Kg 3200 24.300 77.760.000 Cộng 3200 77.760.000 Cộng tiền bằng chữ: Bảy mươi bảy triệu bảy trăm sáu mươi nghìn đồng chẵn. Nhập ngày 10 tháng 12 năm 2008. Thủ trưởng đơn vị KT trưởng Phụ trách cung tiêu Thủ kho (Kí, họ tên) (Kí, họ tên) (Kí, họ tên) (Kí, họ tên) Thủ tục nhập kho hoàn tất, chứng từ được lưu làm cơ sở để tiến hành hạch toán chi tiết và hạch toán tổng hợp tại phòng kế toán. 2.2.1.2. Đối với nguyên vật liệu xuất kho Chứng từ sử dụng chủ yếu trong nghiệp vụ xuất kho gồm có:  Phiếu đề nghị xuất vật tư  Phiếu xuất kho  Phiếu xuất kho kiêm vận chuyển nội bộ Do quá trình sản xuất phụ thuộc vào nhiều yếu tố như: lượng sản phẩm tiêu thụ, loại sản phẩm tiêu thụ, thời vụ…….Do vậy quá trình sản xuất, việc cung cấp NVL của các ngày không giống nhau. Để biết được số lượng xuất dùng là bao nhiêu thì phải chờ đến cuối ngày. Xét ví dụ đối với trường hợp xuất kho cho sản xuất là mặt hàng nông – lâm – thủy sản: Bột sắn ẩm phát sinh từ ngày 17/12/2008: Căn cứ vào kế hoạch sản xuất, kinh doanh các bộ phận sử dụng vật tư viết “Phiếu đề nghị xuất vật tư” (biểu mẫu 2-9). Phiếu này được ghi theo nghiệp vụ xuất phát sinh tại cùng thời điểm. 7 SV: Danh Thị Dung Căn cứ vào “Phiếu đề nghị xuất vật tư” cùng các chứng từ ghi nhận của thủ kho, kế toán nhà máy sẽ viết “Phiếu xuất kho” (biểu mẫu 2-10) theo đúng lượng thực tế xuất. Phiếu đề nghị xuất vật tư phải được ban giám đốc công ty xét duyệt nếu thấy NVL xin cấp dùng là hợp lý và tuân theo định mức tiêu hao NVL đã lên kế hoạch. Sau đó Phiếu đề nghị xuất vật tư được gửi lên phòng TC – KT làm căn cứ để viết Phiếu xuất kho Biểu mẫu 2-9: Giấy đề nghị xuất vật tư ngày 17/12/2008 Đơn vị: Công ty CPTP Minh Dương. Mẫu số: BM-MD-KHTT-20 Địa chỉ: Hoài Đức – Hà Nội LSĐ:00 GIẤY ĐỀ NGHỊ XUẤT VẬT TƯ Ngày 17 tháng 12 năm 2008 Số: 98/12 Căn cứ yêu cầu: Đề nghị xuất cho: Nhà máy nha Để dùng vào việc: Phục vụ sản xuất nha. STT Tên vật tư ĐVT Số lượng Ghi chú 01 Bột sắn ẩm Kg 16.250 Xuất trong ngày 8 SV: Danh Thị Dung Ngày 17 tháng 12 năm 2008 Lãnh đạo duyệt Trưởng bộ phận Người đề nghị (kí, họ tên ) (Kí, họ tên) (Kí, họ tên) Phiếu xuất kho được lập thành 3 liên: • Liên 1: Kế toán nhà máy giữ làm căn cứ để ghi bảng tổng hợp chi tiết Nhập – Xuất – Tồn • Liên 2: Giao cho thủ kho giữ để ghi vào Thẻ kho, Sổ kho, chuyển lên cho phòng KH – TT theo dõi. • Liên 3: Cuổi ngày chuyển lên phòng TC – KT giữ và kế toán Hàng tồn kho lấy làm căn cứ để ghi sổ kế toán chi tiết NVL và các sổ liên quan và kế toán tổng hợp vào sổ tổng hợp. Khi các chữ kí đã đầy đủ trong giấy đề nghị xuất kho, Căn cứ vào đó kế toán kho viết phiếu xuất kho được thể hiện ở biểu mẫu 2-10: Biểu mẫu 2-10: Phiếu xuất kho ngày 17/12/2008 Đơn vị: CTCP Thực Phẩm Minh Dương Bộ phận:: Hoài Đức-Hà Nội Mẫu số 02-VT (theo QĐ số 15/2006/QĐ – BTC ngày 20/03/2006 của Bộ trưởng BTC) PHIẾU XUẤT KHO Ngày 17 tháng 12 năm 2008 Số: 65 Nợ TK 621 Có TK 152 - Họ tên người nhận: Anh Thắng Địa chỉ: Nhà máy Nha - Lí do xuất: Phục vụ sản xuất - Xuất tại kho: Di Trạch Số Tên, nhãn hiệu, quy Mã Đơn vị Số lượng Đơn Thành tiền 9 SV: Danh Thị Dung TT cách….của NVL, sản phẩm hàng hóa số tính giáYêu cầu Thực xuất 01 Bột sắn ẩm Kg 16.250 16.290 Cộng tiền 16.290 Cộng tiền bằng chữ: Lưu ý: Kiểm tra hàng trước khi ra khỏi kho Ngày 17 tháng 12 năm 2008 Thủ trưởng đơn vị Kế toán trưởng Phụ trách cung tiêu Người nhận Thủ kho (Kí, họ tên, đóng dấu) (Kí, họ tên) (Kí, họ tên) (Kí, họ tên) (Kí, họ tên) Do công ty áp dụng tính giá xuất kho theo phương pháp bình quân cả kì dự trữ cho nên khi viết phiếu xuất kho kế toán chỉ ghi nhận về số lượng, đến cuối tháng khi tính được đơn giá bình quân thì sẽ ghi vào sổ chi tiết xuất vật tư và bảng tổng hợp Nhâp – Xuất – Tồn. Xét ví dụ với các vật tư thông thường, thủ tục thông qua như sau: Biểu mẫu 2-11: Giấy đề nghị xuất vật tư ngày 21/12/2008 Đơn vị: CTCP Thực Phẩm Minh Dương Bộ phận:: Hoài Đức-Hà Nội Mẫu số :BM-MD-KHTT-20 GIẤY ĐỀ NGHỊ XUẤT VẬT TƯ Ngày 21 tháng 12 năm 2008 Số 176/12 Căn cứ yêu cầu : Đề nghị xuất cho: Nhà máy đường Để dùng vào việc: Phục vụ sản xuất đường Gluco STT Tên vật tư ĐVT Số lượng Ghi chú 01 Enzime SC Kg 42 Xuất ngày 23/12 02 Than hoạt tính TL3 Kg 600 Xuất ngày 23/12 10 SV: Danh Thị Dung [...]... thúc kiểm kê, ban kiểm kê lập Biên bản kiểm kê NVL Con số trên Biên bản sẽ được đối chiếu với giá trị trên sổ sách và tính ra chênh lệch , phân thành chênh lệch trong định mức và ngoài định mức Từ đó tính ra giá trị NVL thừa thiếu để định khoản Từ đó ứng với mỗi đặc điểm tính chất của NVL kế toán có biện pháp quản lý thích hợp Biểu mẫu 2-23: Biên bản kiểm kê nguyên vật liệu BIÊN BẢN KIỂM KÊ NGUYÊN VẬT... việc kiểm kê đánh giá lại NVL được tiến hành vào cuối tháng với sự tham gia của:  Giám đốc ( Phó giám đốc nhà máy)  Kiểm soát viên  Kế toán nhà máy  Thủ kho  Nhân viên KCS Mỗi kho sẽ tiến hành lập một Biên bản kiểm kê Việc kiểm kê cho ra kết quả là cơ sở để quản lý tốt NVL, tránh tình trạng mất mát NVL, hao hụt quá mức, phát hiện NVL hư hỏng và đưa ra cách bảo quản tốt hơn Sau khi kết thúc kiểm. .. Dương - Bảng kê mua hàng nông – lâm – thủy sản của người trực tiếp sản xuất Hóa đơn mua hàng nông – lâm – thủy sản Hóa đơn GTGT Phiếu chi, giấy báo Nợ, Có Sổ chi tiết tình hình thanh toán với người bán Bảng tổng hợp tình hình thanh toán với người bán Chừng từ ghi sổ Sổ cái TK 152, 153, 331 Phiếu nhập kho Thẻ kho Phiếu xuất kho Sổ chi tiết NVL - CCDC Bảng tổng hợp nhập – xuất – tồn NVL - CCDC Bảng cân... liệu lên phòng KT – TC Đồng thời, hàng tuần kế toán hàng tồn kho phải xuống kho kiểm tra việc ghi chép sổ kho của thủ kho đối chiếu kiểm tra đóng dấu xác nhận số lượng tồn kho cuối kì của từng NVL và nhận chứng từ nhập, xuất kho, thẻ kho Khi nhận được chứng từ nhập, xuất kho và thẻ kho do thủ kho giao, kế toán hàng tồn kho kiểm tra tính hợp lí, hợp pháp của chứng tù đó sau đó tiến hành phân loại theo... tên) Kế toán trưởng (Kí, ghi rõ họ tên) Giám đốc (Kí, ghi rõ họ tên, đóng dấu) 2.3.4 Kế toán kiểm kê đánh giá lại nguyên vật liệu Hàng tuần việc giữa phòng kế toán và kho của từng nhà máy luôn có sự gắn kết qua sự kiểm tra giám sát của kế toán tổng hợp và kế toán trưởng trên cả mặt số lượng và giá trị Do vậy kiểm kê nhằm đưa ra con số xác thực nhất tình hình NVL đã sử dụng và tồn kho Từ đó, kế toán... sữa dừa cho CTCP Hương Bình theo PXB04 Ngày 26/12 xuất kho bột sắn ẩm theo PXNB28 số lượng là 25.000kg Ngày 26/12 xuất kho Enzim SC theo PXNB28 số lượng là 14kg …… Ngày 31/12 Kiểm kê thiếu Bột sắn ẩm: 112 kg, theo BBKK12 Ngày 31/12 kiểm kê thiếu Sắt lát khô 16kg theo BBKK12 Tổng Số hiệu Nợ Có Số tiền 621 152 33 813 153 621 152 6 198 667 621 152 162 449 400 632 152 5.253.597 632 152 4 212 400 632 152 105... hết (126kg) kiểm kê thừa 5,5kg đối với Bột sắn khô … Xuất bột sắn ẩm cho sản xuất nha 16 290kg … Xuất Enzim SC cho sản xuất đường Glucô (42kg) Xuất than hoạt tính cho sản xuất nha (600kg) t … Xuất bán bột sắn ẩm cho CTCP Hương Bình Xuất bán sắt lát khô cho CTCP Hương Bình Xuất bán Bột sữa dừa cho CTCP Hương Bình xuất kho bột sắn ẩm số lượng là 25.000kg xuất kho Enzim SC số lượng là 14kg … Kiểm kê thiếu... hàng, dùng để vận chuyển hàng Liên 3: Lưu kho và được copy làm 2 bản Chuyển cho thủ kho làm căn cứ ghi Thẻ kho, sau đó chuyển lên phòng TC – KT theo dõi, ghi sổ Cuối tháng khi tính được giá NVL xuất bán bình quân, kế toán tổng hợp mới vào giá của NVL xuất, cuối kỳ xác định lợi nhuận Tính đơn giá của một số NVL vào cuối tháng như sau: Dựa vào bảng tổng hợp Nhập-Xuất –Tồn kho NVL kế toán tính đơn giá (phần... 970 300 Ngày 31 tháng 12 năm 2008 Giám đốc (kí ,họ tên, đóng dấu Theo các số liệu từ sổ chi tiết TK 152 và các sổ liên quan đến NVL kế toán hàng tồn kho lập bảng tổng hợp nhập – xuất – tồn kho từng loại NVL 19 SV: Danh Thị Dung Biểu mẫu 2-17: Bảng tổng hợp Nhập – xuất – tồn kho nguyên vật liệu, thành phẩm Đơn vị: Cty CPTP Minh Dương Địa chỉ: Hoài Đức- Hà Nội ST T Tên hàng 1 Bột sắn ẩm 2 Sắt lát khô... sử dụng một tờ thẻ kho, Sổ kho được sắp xếp theo từng loại, nhóm NVL theo kí mã hiệu riêng để tiện cho việc sử dụng ghi chép, kiểm tra đối chiếu và tổng hợp Cuối tháng tính ra số tồn kho cuối kỳ trên Thẻ kho của từng loại NVL Và định kỳ thủ kho mang Thẻ kho lên phòng TC – KT để kiểm tra và đối chiếu với số liệu tổng hợp của kế toán hàng tồn kho trên sổ chi tiết nguyên liệu, vật liệu Ví dụ dưới đây Sổ . BIÊN BẢN KIỂM NGHIỆM BỘT SẮN ẨM  Ngày 11 tháng 12 năm 2008  Nơi nhập: Kho Di Trạch .  Khách hàng cung ứng:Xã viên  Số xe:………………… STT Chỉ tiêu kiểm. đây NVL thường được chuyển đến từ trụ sở chính phân phối xuống, sau khi đã kiểm nghiệm, đầy đủ chứng từ kế toán tại các nhà máy viết Phiếu nhập kho. Phiếu