NVL của công ty chủ yếu là do thu mua từ nguồn bên ngoài. Công ty thường mua bằng tiền mặt, tiền tạm ứng và mua trả chậm, việc mua bán qua ngân hàng chỉ áp dụng đối với nguồn hàng ở xa, và số tiền lớn.
Trường hợp mua NVL bằng tiền mặt. Căn cứ ghi nhận là Phiếu chi.
Nghiệp vụ này thường xuyên diễn ra. Căn cứ vào chứng từ gốc như: Hóa đơn GTGT, Hóa đơn thu mua hàng nông – lâm – thủy sản, để ghi định khoản trực tiếp vàp Phiếu nhập kho.
Ghi Nợ TK 152: Giá trị NVL thực tế nhập kho. Nợ TK 133: Thuế GTGT của NVL nhập kho (nếu có)
Có TK 111: Số tiền thanh toán.
Từ phiếu chi số 16, hóa đơn ngày 11/12/2008 kế toán tiến hành vào sổ chi tiết nguyên vật liệu, ghi Nợ TK 152- K1BSA: 62 944 000đ đồng thời ghi vào Sổ Quỹ, ghi Có TK 111: 62 944 000đ. Cuối ngày kế toán vào Chứng từ ghi sổ số 01: Ghi Nợ TK 152, Ghi có TK 111.
Trường hợp mua NVL thanh toán bằng tiền gửi Ngân hàng: Căn cứ vào
Giấy báo Nợ của ngân hàng. Kế toán ghi: Nợ TK 152: Giá trị NVL thực tế nhập kho. Nợ TK 133: Thuế GTGT (nếu có)
Có TK 112: Tiền gửi ngân hàng
- Trường hợp mua NVL thanh toán bằng tiền tạm ứng: Lúc này kế toán sử dụng TK 141 để theo dõi cho từng đối tượng. Với trường hợp này, khi có nhu cầu tạm ứng, người xin tạm ứng cần giải trình lên phòng kế toán trước 2 ngày. Được kế toán trưởng duyệt, kế toán định khoản: Nợ TK 152, Có TK 141.
Người được tạm ứng đi mua NVL, sau khi làm thủ tục nhập kho với thủ kho trình chứng từ lên phòng TC – KT để kế toán tổng hợp tiến hành hoàn tạm ứng và định khoản: Nợ TK 141, Có TK 152.
Trường hợp mua NVL chưa thanh toán. Đây là trường hợp phát sinh nhiều nhất.
Căn cứ vào chứng từ gốc trên phiếu nhập kho đã ghi: Nợ TK 152: Giá trị thực tế NVL nhập kho. Nợ TK 133 (nếu có)
Có TK 331: Phải trả người bán
Với nghiệp vụ mua Than hoạt tính của công ty Trường Phát, chưa trả tiền, căn cứ vào hóa đơn số 0033749 và phiếu nhập kho số 34, Bảng đề xuất duyệt giá vật tư phát sinh cùng ngày 10/12/2008. Đến cuối tháng, trên cở sỏ tập hợp đầy đủ chứng từ gốc, kế toán hàng tồn kho vào Chứng từ ghi sổ số 01, Ghi Nợ TK 152, ghi có TK 331: 77.760.000đ được ghi trên một dòng. Từ chứng từ ghi sổ, sổ kế toán chi tiết nguyên vật liệu TK 152- K1THT, Thẻ kho, kế toán hàng tồn kho vào sổ Cái TK 152 – Nguyên liệu, vật liệu: Ghi trên một dòng với mỗi nghiệp vụ. Kế toán tổng hợp
tiến hành vào Bảng tổng hợp tình hình thanh toán với người bán (biểu mẫu 2-24) Sau đó vào Sổ cái Phải trả người bán (biểu mẫu 2-25)
Trường hợp NVL xuất dùng không hết nhập lại kho: Nợ TK 152
Có TK 621, 241, 641,642
Với nghiệp vụ nhập lại kho Bột sắn ẩm sử dụng không hết cho sản xuất nha, ngày 31/12/2008, căn cứ chứng từ gốc và sổ chi tiết về nguyên vật liệu TK 152-K1