BÀI TIỂU LUẬNCÔNG TÁC TỔ CHỨC VÀ HOẠT ĐỘNG VĂN PHÒNG CỦACÔNG TY THƯƠNG MẠI VÀ SẢN XUẤT VẬT TƯ THIẾT BỊGTVT

BỘ GIÁO DỤC VÀ ĐÀO TẠO TRƯỜNG ĐẠI HỌC NHA TRANG KHOA KINH TẾ  BÀI TIỂU LUẬN CÔNG TÁC TỔ CHỨC VÀ HOẠT ĐỘNG VĂN PHỊNG CỦA CƠNG TY THƯƠNG MẠI VÀ SẢN XUẤT VẬT TƯ THIẾT BỊ GTVT Mơn học : Quản trị điều hành văn phịng GVHD : Lê Hồng Lam Họ tên : Lưu Quốc Bảo MSSV : 59130116 Lớp : 59 QTKD – Nha Trang, ngày 26 tháng 12 năm 2020 MỤC LỤC A LỜI MỞ ĐẦU B NỘI DUNG .1 I Giới thiệu doanh nghiệp 1 Lịch sử hình thành Cơ cấu tổ chức II Nghiệp vụ hành văn phịng cơng ty Tổ chức văn phòng 2 Chức nhiệm vụ văn phòng 3 Cơ cấu tổ chức phịng Hành - Tổng hợp công ty a Tổ chức máy .5 b Chức danh, nhiệm vụ CBCNV văn phòng: .5 III Tình hình hoạt động văn phịng cơng ty Nhận xét đánh giá chung hoạt động văn phịng cơng ty C LỜI KẾT A LỜI MỞ ĐẦU Trong năm gần đây, đất nước ta có nhiều đổi lĩnh vực như: kinh tế, văn hóa, trị, xã hội, đặc biệt kinh tế - lĩnh vực đóng vai trị quan trọng q trình hội nhập với giới khu vực Việt Nam Trong bối cạnh tranh ngày gay gắt nay, dù kinh doanh lĩnh vực, nghành nghề doanh nghiệp phải tự vươn lên để khẳng định vị mình: xây dựng uy tín thương hiệu, củng cố đại hóa cấu bên tăng cường hiệu đầu tư, sản xuất kinh doanh bên Để làm điều đó, khơng thể bỏ qua hỗ trợ đắc lực quan trọng công tác văn phịng Hiện nay, cơng tác văn phịng nhiệm vụ then chốt nhiều quan, đơn vị để bảo quản, cung cấp đầy đủ, kịp thời thơng tin có chất lượng cho q trình quản lý Thắng lợi cạnh tranh phát triển tổ chức tuỳ thuộc vào nguồn lực thơng tin trị, kinh tế, văn hố - xã hội, cơng nghệ - kỹ thuật tiên tiến Vì việc củng cố, hồn thiện tổ chức hoạt động văn phịng để trợ giúp đắc lực công tác thông tin cho quản lý trở thành nhu cầu thiết xã hội Trước yêu cầu chung đó, việc nghiên cứu hoạt động văn phòng cần phải đạt hiểu biết mức độ sâu sắc Nhận vấn đề nên công ty thương mại sản xuất vật tư thiết bị GTVT trọng vào cơng tác tổ chức hoạt động văn phịng doanh nghiệp Do kiến thức cịn hạn hẹp, tiểu luận khơng thể tránh khỏi thiếu sót Em mong thầy đọc qua góp ý thêm để em hoàn thiện B NỘI DUNG I Giới thiệu doanh nghiệp Lịch sử hình thành  Cơng ty Thương mại sản xuất vật tư thiết bị GTVT đơn vị thành viên Tổng Công ty công nghiệp ôtô Việt Nam - Tiền thân "Công ty vật tư" trực thuộc Cục khí - Bộ giao thơng vận tải, thành lập ngày 27/10/1976;  Năm 1980 đổi tên thành "Cơng ty vật tư thiết bị khí GTVT" thành lập lại doanh nghiệp nhà nước theo định số 602/QĐ.TCCB-LĐ ngày 5/04/1993 Bộ giao thông vận tải;  Ngày 01/09/1988 đổi tên thành "Công ty Thương mại sản xuất vật tư thiết bị GTVT" (TMT) theo định số 2195/1998 QĐ - BGTVT Bộ giao thông vận tải;  Tháng 04/2006 Bộ giao thông Vận tải phê duyệt phương án Cổ phần hóa theo định số 870/QĐ - BGTVT ngày 14/4/2006 sở Kế hoạch Đầu tư TP Hà Nội cấp giấy chứng nhận đăng ký kinh doanh số 0103014956 ngày 14/12/2006 Công ty Thương mại sản xuất vật tư thiết bị GTVT – trực thuộc Liên hiên hiệp xí nghiệp khí GTVT với quy mơ ban đầu sơ khai với tổng số vốn kinh doanh 190 triệu đồng Và thành lập vào ngày 19/3/1993 có trụ sở đặt Km Đường Nguyễn Trãi, phường Thanh Xuân Bắc, Quận Đống Đa – Thành phố Hà Nội Cơ cấu tổ chức II.Nghiệp vụ hành văn phịng cơng ty Tổ chức văn phòng        Bộ máy văn phịng cơng ty bao gồm phòng ban sau: Ban giám đốc điều hành hoạt động cơng ty Phịng tài kế tốn Phịng KCS Phịng khoa học cơng nghệ Phịng tổ chức nhân Trung tâm bán hàng Chức nhiệm vụ văn phòng Chức tổng hợp: Là chức phân tích tổng hợp thơng tin từ nguồn thông tin đầu vào, thông tin đầu thông tin nội nhằm giúp cho thủ trưởng đơn vị đưa định quản lý kịp thời xác Trong thơng tin tổng hợp thơng qua phận tham mưu trực tiếp tiến trình cho lãnh đạo Chức tham mưu : chức nghiên cứu, đề xuất, tham mưu cho lãnh đạo đề định đạo, điều hành cơng việc có hiệu Trong quan thủ trưởng người đạo tất cơng việc đơn vị cần phải nắm bắt hiểu rõ tất hoạt động đơn vị Bên cạnh đó, hoạt động quan diễn phạm vi không gian lớn tất ngành tham gia Vì địi hỏi phải có phận tham mưu thủ trưởng điều hành quết định quản lý Chức hậu cần: chức tổ chức, xếp bảo đảm điều kiện, vật chất, phương tiện cho quan văn phịng phẩm, xe cộ, bố trí nơi làm việc quan, tổ chức họp, hội nghị, tiếp khách, chuẩn bị chuyến cơng tác cho thủ trưởng, kinh phí, y tế mơi trường…có thể nói chức hậu cần quan trọng trình hoạt động quan đơn vị Nếu không đảm bảo yếu tố đó, tiến độ cơng việc bị trì trệ, ngắt quãng làm việc thực mục tiêu quan khơng đảm bảo  Tóm lại chức quan trọng chúng nhằm trì phát triển hoạt động quan nói chung nhiệm vụ văn phịng nói riêng Trong chức tổng hợp quan trọng hoạt động quan cần đến nhu cầu tối thiểu thông tin văn phịng tổng hợp trình quan trọng dể người lãnh đạo định Để thực chức mình, văn phịng phải thực hàng loạt nhiệm vụ tương ứng với chức  Nhiệm vụ văn phịng: Là cơng việc cụ thể thực chức văn phòng Để thực chức tổng hợp, văn phòng phải thực nhiệm vụ tiếp nhận khai thác thông tin liệu đầu vào, phân tích đánh giá xử lý thông tin để thủ trưởng định quản lý Tổ chức công tác văn thư soạn thảo ban hành quản lý văn quan văn bên gửi đến, giúp thủ trưởng theo dõi giải văn theo sách, pháp luật nhà nước, tổ chức công tác hồ sơ, tài liệu quan đơn vị giúp thủ trưởng kiểm tra mặt pháp chế văn quan soạn thảo ban hành Với nhiệm vụ văn phịng phải thiết lập trạm thu thơng tin đầu vào qua kênh thu thức phi thức Quản lý đầu cách chặt chẽ, thông tin xử lý sử dụng để tham mưu cho cấp định quản lý, điều hành Để thực chức tham mưu : Văn phòng phải xây dựng chương trình cơng tác hàng năm, tháng, tháng, hàng tháng xếp lịch làm việc hàng tuần quan đơn vị Hoạt động quan có tốt hay khơng chương trình hoạt động văn phòng lập Văn phòng phải tham gia điều phối hoạt động toàn quan Thường xuyên theo dõi đôn đốc đơn vị thực chương trình theo kế hoạch đề giải vấn đề đột xuất, khó khăn trở ngại việc thực chương trình, kế hoạch cơng tác, đảm bảo chế độ thông tin báo cáo lên cấp kịp thời Để thực chức hậu cần : văn phòng phải đảm bảo nhiệm vụ cung cấp dịch vụ Văn phịng, bố trí phương tiện lại cho cán lãnh đạo công ty , cho CBCNV Quản lý tài sản có trụ sở quan nhà cửa, xe cộ, thiết bị phòng ban Tổ chức giao tiếp đối nội, đối ngoại quan , giữ vị trí cầu nối liên hệ với quan cấp trên, cấp ngang, cấp dối với nhân dân Văn phòng tổ chức hội nghị tiếp khách chuẩn bị cho chuyến cơng tác xa cho lãnh đạo, văn phịng cịn phải quản lý cơng tác thi đua khen thưởng quan Cơ cấu tổ chức phòng Hành - Tổng hợp cơng ty a Tổ chức máy Cơng ty xếp CBCNV phịng Hành – Tổng hợp gồm 19 người, đó: Trưởng phòng : 01 người Văn thư : 04 người Tổ xe : 05 người Bảo vệ : 03 người Tạp vụ : 01 người Nhà ăn : 05 người b Chức danh, nhiệm vụ CBCNV văn phịng:  Trưởng phịng hành tổng hợp: Phụ trách chung, chịu trách nhiệm trước lãnh đạo việc điều hành quản lý phân công giao nhiệm vụ hàng ngày cho phận văn phịng Tổng hợp tình hình chung cơng ty để báo cáo lãnh đạo, tham gia họp mà công ty tổ chức để ghi chép biên hội nghị, thông báo mời họp, hội nghị định họp chịu trách nhiệm tổ chức hội nghị, sơ tổng kết, tổ chức triển lãm Xây dựng kế hoạch trung dài hạn, văn chế độ sách, chế độ quản lý hoạt động sản xuất kinh doanh thuộc lĩnh vực chun mơn mà phụ trách sở chủ trương sách nhà nước ngành Xây dựng lịch làm việc cho lãnh đạo Tham mưu cho lãnh đạo công ty xây dựng chế quản lý sản xuất kinh doanh theo nghiệp vụ lĩnh vực giao, giúp giám đốc phối hợp hoạt động với Đảng uỷ, cơng đồn, đồn niên Tổ chức soạn thảo văn tài liệu hướng dẫn, chuyên môn nghiệp vụ nghành Làm công tác đối nội, đối ngoại quan hệ khách mời, dự họp hội nghị công ty, tổ chức khai thác thông tin phục vụ cho đạo điều hành sản xuất kinh doanh công ty Thống quản lý khai thác sử dụng mạng lưới thông tin, công tác văn thư lưu trữ, đánh máy tính, tổ xe, ký văn bản, giấy tờ mời họp, giấy giới thiệu, giấy đường cho CBCNV công ty  Cán văn thư lưu trữ: Có trách nhiệm xây dựng kế hoạch để triển khai công việc giao Tiếp nhận giấy tờ quan hữu quan đơn vị trực thuộc gửi đến để vào sổ cơng văn đến trình duyệt lãnh đạo chuyển cơng văn đến phịng có trách nhiệm giải Vào sổ quản lý tốt công văn Tiếp nhận công văn hồ sơ lưu trữ tồn cơng ty, bảo quản tốt cơng văn giấy tờ Quản lý sử dụng tốt dấu công ty loại giấy tờ khống chỉ, giấy giới thiệu, giấy đường, thông báo họp cho cơng ty, mua sắm phân phối văn phịng phẩm cho cơng ty Chịu trách nhiệm đón khách phịng khách trước đưa họ làm việc với lãnh đạo cơng ty, phục vụ nước uống cho phịng ban họp Quản lý tài sản trang bị phòng làm việc lãnh đạo phịng họp, phịng khách Hàng ngày có nhiệm vụ đưa báo chí đến phịng làm việc lãnh đạo, ngồi cịn phải thường xun đánh máy, photocopy tài liệu cho phòng nghiệp vụ, thực nghiêm chỉnh quy chế bảo quản sử dụng máy vi tính, máy photocopy trang bị cơng ty  Lái xe: Có nhiệm vụ bảo quản sửa chữa xe đảm bảo cho ôtô vận hành liên tục cho chuyến công tác lãnh đạo CBCNV Mua sắm xăng dầu, quản lý sử dụng xăng dầu phụ tùng thay báo cáo hoạt động, toán xăng dầu hàng tháng  Nhân viên bảo vệ: Thực nhiệm vụ bảo vệ quan 24/24 ngày Quản lý người cư trú lại công ty làm việc, khai báo tạm trú, tạm vắng với quan công an Ngăn ngừa nghiêm cấm tình trạng đánh bạc, rượu chè cơng ty Đảm bảo cơng tác phịng cháy, chữa cháy công ty, tham gia tập huấn phịng cháy, chữa cháy cơng an thành phố  Nhân viên tạp vụ: Làm nhiệm vụ dọn vệ sinh quan có nhiệm vụ mua dụng cụ phục vụ cho cơng tác xà phịng, chổi…  Nhân viên nhà ăn: Làm nhiệm vụ phục vụ bữa ăn trưa CBCNV công ty phục vụ đầy đủ nước uống cho phòng ban Tình hình hoạt động văn phịng cơng ty Từ thực tiễn cho thấy văn phịng Cơng ty Thương mại sản xuất vật tư thiết bị GTVT hoạt động theo chức năng, nhiệm vụ quy định Văn phịng cơng ty toàn yếu tố vật chất phi vật chất phù hợp với hoạt động thông tin nhằm thực mục tiêu cơng ty Văn phịng nơi giúp ban giám đốc công ty đưa định để ứng xử với tình xảy Đồng thời, văn phịng nơi kiểm tra, giám sát hoạt động đôn đốc đơn vị công ty thực định giám đốc Để tạo cho cơng ty có điều kiện ổn định vị trí, mục tiêu, cấu trúc… hoạt động hậu cần tham mưu văn phịng cơng ty tương đối khoa học việc lựa chọn yếu tố cấu thành nên thực thể cơng ty Vì văn phịng đầu mối công ty để tạo diều kiện, tiền đề phát triển cho cơng ty hoạt động văn phịng hướng tới việc bố trí địa điểm, xác định mục tiêu thu xử lý thông tin tạo điều kiện cho việc thu xử lý thông tin, cho giao lưu hợp tác cơng ty mơi trường bên ngồi  Tóm lại, xu phát triển tổ chức văn phịng trở thành yếu tố trung tâm thiếu quan đơn vị III Nhận xét đánh giá chung hoạt động văn phịng cơng ty Qua học tập lý thuyết chức nhiệm vụ văn phòng nghiên cứu hoạt động văn phịng Cơng ty Thương mại sản xuất vật tư thiết bị GTVT, em nhận thấy văn phịng nói chung, văn phịng Cơng ty Thương mại sản xuất vật tư thiết bị GTVT thực chức sau:  Chức tổng hợp  Chức tham mưu  Chức hậu cần Một văn phòng muốn hoạt động tốt phải thực đầy đủ chức nói Cả chức quan trọng Nhưng đồng thời phải thực với cấp độ khối lượng đạt nhịp nhàng hiệu cao Trong chức tổng hợp quan trọng nhất, chức nhiệm vụ riêng phịng cịn có nhiệm vụ kiểm tra giám sát hoạt động Các hoạt động khơng bị bó hẹp phạm vi phịng mà ln có mối quan hệ chặt chẽ với tạo thành hệ thống dây chuyền mắt xích Trang thiết bị văn phòng tương đối đủ nên ứng dụng tiến Khoa học Công nghệ vào cơng tác văn phịng, đặc biệt cơng tác văn thư lưu trữ Cơng ty ngày hồn thiện máy hoạt động cấu tổ chức phịng ban, điều thể phân chia nhiệm vụ, trách nhiệm , quyền hạn phịng ban, thêm vào có đội ngũ cán nhân viên có trình độ cao tương đối nhiều mặt mạnh công ty Đối với chức hậu cần văn phịng cơng ty thực tốt từ việc đón, tiếp khách, đối nội, đối ngoại đến việc tổ chức hội nghị, họp, ký kết, hội thảo việc chuẩn bị điều kiện cho lãnh đạo cơng tác Ngồi văn phòng chuẩn bị đầy đủ sở vật chất, trang thiết bị cho phòng ban làm việc Bên cạn cịn tồn nhược điểm như:  Cơng tác văn phịng chưa thực rõ ràng, cán nhân viên chưa đượcđào tạo kỹ lưỡng, người kiêm nhiệm đến cơng việc, chức văn phòng cán văn thư lưu trữ phải làm thêm nhiệm vụ lễ tân  Văn phòng chưa thực chức tham mưu tốt, hiệu Văn phòng làm nhiệm vụ tổng hợp ý kiến phòng sản xuất kinh doanh chịu trách nhiệm C LỜI KẾT Nhìn chung, văn phịng khơng đơn giản nơi làm việc cán bộ, công nhân viên doanh nghiệp mà văn phịng cịn nơi thể mặt giá trị thương hiệu văn hóa đặc sắc doanh nghiệp Khi làm việc với đối tác, khách hàng điều gây ấn tượng cho họ sâu sắc chắn văn phịng cơng ty, giúp cơng ty thể phong cách cá tính Nhận định tầm quan trọng văn phòng coi bước đầu cho thành công trình phát triển doanh nghiệp