Do các chỉ tiêu KPIs có thể không có tính liên tục theo thời gian (tùy theo mục tiêu cùa doanh nghiệp trong từng giai đoạn) nên cần có một hệ thống thu thập, lưu trữ các dữ liệu vận hàn[r]
(1)eLib.vn: Thư viện trực tuyến miễn phí Thiết Kế Và Triển Khai Áp Dụng Hệ Thống KPI
1 7 bước thiết kế triển khai hệ thống số KPI
1.1 Chuẩn hóa cấu tổ chức
Chuẩn hóa cấu tổ chức thực thông qua bước sau:
Thiết kế chuỗi giá trị hoạt động doanh nghiệp
Thiết kế cấu tổ chức công ty
Xây dựng ma trận phân bổ chức công ty
Thiết lập ma trận phân bổ chức phận
Xây dựng mơ tả cơng việc vị trí (JD)
1.2 Thiết kế đồ chiến lược
Thống văn chiến lược định hướng chiến lược doanh nghiệp
Thiết kế đồ chiến lược chất việc xác định mục tiêu chiến lược thuộc viễn cảnh tài chính, khách hàng, quy trình nội học hỏi phát triển
Bản đồ chiến lược đồng thời xác định mối quan hệ nhân mục tiêu, thể mục tiêu dạng đồ chiến lược Các mục tiêu chiến lược mã hóa đánh số Các mũi tên thể mối quan hệ mục tiêu
Trong thực tế, số doanh nghiệp, kể doanh nghiệp lớn, xác định rõ định hướng chiến lược cách rõ ràng Điều gây trở ngại cho việc thiết kế hệ thống tiêu KPI
Việc thiết kế đồ chiến lược cần tham gia lãnh đạo cao HĐQT, Ban Giám đốc
(2)eLib.vn: Thư viện trực tuyến miễn phí 1.3 Xây dựng hệ thống tiêu KPI cấp công ty
Từ đồ chiến lược, doanh nghiệp cần cụ thể hóa mục tiêu chiến lược thành tiêu KPI cấp công ty Các tiêu cần đảm bảo tính SMART, nghĩa cụ thể, đo đếm được, đạt được, phù hợp có mốc thời gian cụ thể
Thông thường, để lập hệ thống mục tiêu cấp cơng ty, cần có tham gia Ban lãnh đạo trưởng phận
1.4 Xây dựng hệ thống tiêu KPIs cấp phận
Sau xây dựng hệ thống tiêu KPI cấp công ty, doanh nghiệp cần phân bổ tiêu xuống phận Việc phân bổ tiêu xuống phận phải đảm bảo phù hợp với chức phận
Đây lý triển khai hệ thống tiêu KPI, cần tiến hành chuẩn hóa chức phận trước, để đảm bảo việc phân bổ KPI phù hợp
KPI phân bổ xuống phận túy chia tiêu kiểu số học (ví dụ doanh thu cơng ty phân bổ xuống cho đơn vị kinh doanh, tổng doanh thu mục tiêu đơn vị kinh doanh) phân bổ theo nguyên tắc phù hợp với chức năng, tác động đến mục tiêu cơng ty tác động đủ lớn
1.5 Xây dựng hệ thống tiêu KPIs cá nhân
Khi có hệ thống tiêu phận, tiếp tục phân bổ xuống cho vị trí chức danh Thường KPI phân bổ cho vị trí chủ chốt, có ảnh hưởng đến kết chung cơng ty
Tuy nhiên, doanh nghiệp muốn đánh giá kết vị trí khác, hạng mục cơng việc khác vị trí mà có tác động đến mục tiêu chiến lược
Khi đó, doanh nghiệp cần xây thêm KRI – tiêu kết Thường cá nhân làm vị trí sử dụng chung hệ thống tiêu KPI, số kế hoạch khác nhau, tùy vào địa bàn, mảng kinh doanh hay sản phẩm…
Trong toàn khâu xây dựng hệ thống tiêu KPI cấp công ty, phận hay cá nhân, cần đặt tên tiêu, cơng thức tính tốn, trọng số tiêu số kế hoạch
1.6 Xây dựng ban hành quy chế đánh giá thực KPIs
Để KPI vào sống doanh nghiệp, thường cần xây dựng ban hành quy chế đánh giá thực KPI
(3)eLib.vn: Thư viện trực tuyến miễn phí
Sau xây dựng, quy chế đánh giá phải ban hành tiêu KPI Từ đây, doanh nghiệp tiến hành cập nhật liệu, theo dõi tiêu báo cáo
1.7 Theo dõi, đánh giá, báo cáo điều chỉnh
Định kỳ, đầu mối doanh nghiệp chịu trách nhiệm nhập số liệu thực lên hệ thống, tùy theo kỳ đánh giá tiêu Trên sở liệu thực hiện, tiến hành tính tốn mức độ hồn thành tiêu
Trường hợp doanh nghiệp sử dụng phần mềm, nhập liệu thẳng vào phần mềm, import file excel theo mẫu định sẵn phần mềm lấy liệu tự động thơng qua tích hợp
Phần mềm KPI tự tính tốn tiêu theo công thức định sẵn làm báo cáo/dashboard tự động
Định kỳ, doanh nghiệp họp để rà sốt tình hình thực tiêu KPI có biện pháp can thiệp, hỗ trợ cần thiết
2 7 vấn đề triển khai hệ thống số KPIs
Không phải doanh nghiệp triển khai thành công KPI KPI công cụ quản lý đòi hỏi số điều kiện để triển khai thành cơng Dưới nguyên nhân thất bại triển khai hệ thống tiêu KPI, nhằm giúp doanh nghiệp tránh vết xe đổ doanh nghiệp trước
2.1 Lãnh đạo cấp cao không tham gia xây dựng KPI
Ở số doanh nghiệp, lãnh đạo cấp cao khơng tham gia q trình xây dựng KPI Đây sai lầm đáng tiếc KPI trước tiên cơng cụ triển khai chiến lược hay ý chí lãnh đạo Lãnh đạo cấp cao không tham gia khiến doanh nghiệp buộc phải thiết kế KPI theo hướng đưa từ lên
2.2 Thiết kế sai phương pháp
Thiết kế KPI không chiến lược định hướng chiến lược không rõ ràng, khơng có cấu tổ chức chuẩn chỉnh sai lầm lớn khâu thiết kế KPI Không có trên, KPI trở nên lãng phí khơng thể thực thi Ngun nhân thứ lý dẫn đến nguyên nhân thứ
2.3 Quá tham lam thiết kế
(4)eLib.vn: Thư viện trực tuyến miễn phí
Quá nhiều tiêu khiến cho trình theo dõi, đo đếm trở nên phức tạp gây lãng phí nguồn lực nỗ lực bỏ để thu thập cập nhật liệu lớn so với lợi ích mà nhiều tiêu mang lại
Tuy nhiên, sai lầm sửa chữa doanh nghiệp bắt đầu nhận phức tạp đuối sức việc theo dõi giám sát Hơn nữa, việc sử dụng phần mềm KPI có tảng BI giúp doanh nghiệp theo dõi tiêu vận hành mà không cần đưa vào KPI
2.4 Thiếu liệu khứ
Khi đặt số kế hoạch, điều kiện quan trọng phải có liệu khứ để tham khảo Trong đó, nhiều tiêu lại khơng có sẵn liệu q khứ Điều có nghĩa thiếu để đặt số kế hoạch, khiến cho số nhiều không thực tế (quá cao thấp)
Trong nhiều trường hợp, người ta phải đặt số giả định, đến có số liệu thực tế sử dụng làm đặt số kế hoạch cho kỳ sau Đó lý triển khai KPI thường 2-3 năm chạy tốt
2.5 Khơng có hệ thống theo dõi phù hợp
Khơng có hệ thống theo dõi phù hợp vấn đề đặt thiết kế KPI, đến KPI vào triển khai, vấn đề lộ hết trở ngại
Việc sử dụng hệ thống theo dõi thủ công, người nhập liệu vào từ nhiều công đoạn báo cáo excel, khiến cho nỗ lực theo dõi KPI trở nên tốn mệt mỏi Nếu sử dụng cách thủ cơng, doanh nghiệp khó để triển khai KPI dài hạn Nếu tâm theo đuổi KPI, doanh nghiệp nên cân nhắc sử dụng phần mềm KPI
2.6 Không gắn với đãi ngộ
KPI, góc độ nhân sự, hệ thống đánh giá kết Nếu không gắn với đãi ngộ (thưởng, phạt…), nhân viên nhanh chóng nhận việc đạt hay khơng đạt KPI khơng có ảnh hưởng tới họ Do đó, động lực theo đuổi KPI
2.7 Truyền thông không đầy đủ
Truyền thông không đầy đủ nguyên nhân thất bại việc triển khai nhiều công cụ quản lý, không KPIs Thiếu truyền thông khiến nhân viên thấy khối lượng công việc tăng lên, công theo dõi, báo cáo lại khơng nhìn thấy lợi ích cơng cụ
Do đó, truyền thơng phải thực xun suốt tồn q trình thiết kế áp dụng KPIs
(5)eLib.vn: Thư viện trực tuyến miễn phí 3 Triển khai phần mềm KPIs
3.1 Tại cần triển khai phần mềm KPIs
Để thực công cụ điều hành, hệ thống tiêu KPIs cần cập nhật liệu thường xun, khơng nói thời gian thực Chỉ đó, KPI thực trở thành công cụ “sống”
Với yêu cầu này, vận hành hệ thống tiêu KPI dựa phương thức thu thập, cập nhật liệu truyền thống, khó đảm bảo tính thường xun, xác liệu Đó lý triển khai phần mềm KPI lại yếu tố quan trọng đảm bảo thành công dự án KPI
Bản đồ chiến lược phần mềm OOC digiiKPI 3.2 Vai trò KPI dasboard với điều hành doanh nghiệp
KPI Dashboard báo cáo tổng hợp tiêu KPI quan trọng theo thời gian thực trình bày dạng đồ họa, trực quan sinh động, với mục tiêu cung cấp phim “CT-scan” tình hình thực mục tiêu quan trọng doanh nghiệp KPI Dashboard giúp KPI thực trở thành cánh tay phải CEO vào sống doanh nghiệp
3.3 Dữ liệu đầu vào cho phần mềm KPI
Để phần mềm KPI vận hành tốt tạo hệ thống tiêu KPIs sống, cần cập nhật liệu cách thường xun Có cách cập nhật liệu thơng thường:
(6)eLib.vn: Thư viện trực tuyến miễn phí Import liệu từ file excel export từ phần mềm khác, tạo
và cập nhật thủ công Cách hiệu cách thứ nhất, tồn vấn đề dễ trùng lặp, thiếu xác (do khó kiểm sốt) khơng đảm bảo tính cập nhật
Tích hợp với phần mềm khác để đổ thẳng liệu sang, qua bước duyệt để đảm bảo tính xác liệu (ví dụ kỳ nhập liệu…) Về lâu dài, doanh nghiệp triển khai phần mềm quản lý chức khác Kế toán, Bán hàng, Sản xuất… nhập liệu tích hợp tất yếu
3.4 Vấn đề tích hợp triển khai phần mềm KPI
Một vấn đề khó khăn triển khai KPIs dài hạn cập nhật liệu Do KPI hệ thống quản lý chức doanh nghiệp nên tự thân khơng có liệu, mà sử dụng lại liệu từ hệ thống phần mềm quản lý chức khác
Trường hợp doanh nghiệp chưa có phần mềm quản lý chức năng, phải nhập liệu tay import từ excel Như thời gian mà không đảm bảo tính cập nhật liệu
Nếu doanh nghiệp có phần mềm quản lý khác, phương án tích hợp phương án tối ưu để liệu vận hành mảng chức tự động cập nhật báo cáo hệ thống số KPI thông qua BI
3.5 Phần mềm KPI nên triển khai BI
Do tiêu KPIs khơng có tính liên tục theo thời gian (tùy theo mục tiêu cùa doanh nghiệp giai đoạn) nên cần có hệ thống thu thập, lưu trữ liệu vận hành doanh nghiệp để ln sẵn sàng cho việc tính tốn tiêu KPI Đó Phần mềm BI
Ngoài việc thu thập lưu trữ liệu vận hành, BI cho phép tính tốn tiêu quản lý doanh nghiệp thông dụng doanh thu, lợi nhuận, lợi nhuận gộp, ROA hay ROE…, từ đảm bảo sẵn sàng cung cấp cho phần mềm KPI cần thiết
4 Quy trình triển khai KPI phần mềm
4.1 Thiết kế hệ thống tiêu Thiết kế đồ chiến lược
Việc thiết kế đồ chiến lược phần mềm thực tương tự cách thiết kế đồ chiến lược thông thường Xác định mục tiêu khía cạnh, kết nối mục tiêu
(7)eLib.vn: Thư viện trực tuyến miễn phí
Trên phần mềm digiiKPI, bạn thiết kế thêm đồ mục tiêu năm Bản đồ mục tiêu năm thiết kế tương tự đồ chiến lược Bạn “clone” đồ chiến lược xuống chỉnh sửa mục tiêu phù hợp với năm hành
Với đồ mục tiêu năm, bạn đặt trọng số cho mục tiêu, đồng thời xác định số KPI cấp công ty gắn với mục tiêu
Thiết kế hệ thống tiêu KPI cấp công ty
Phần mềm cho phép bạn thiết kế tiêu KPI công ty tương tự làm Excel Tuy nhiên, với phần cơng thức tính, bạn cần thiết lập cơng thức cách sử dụng tính phần mềm Cơng thức giúp tự động tính tốn kết thực tiêu có số liệu thực
Phân bổ tiêu công ty xuống phận
Bạn phân bổ tiêu cơng ty xuống cho phận Một số tiêu bạn phân bổ trực tiếp số kế hoạch, ví dụ Doanh thu – trường hợp tiêu công ty phân bổ nguyên vẹn xuống phận Tuy nhiên, với hầu hết tiêu, bạn phân bổ theo logic “trách nhiệm”, nghĩa phận có trách nhiệm liên quan đến việc hồn thành tiêu công ty, phân bổ “trách nhiệm” Khi đến phận, trưởng phận xác định tiêu tương ứng
Thiết kế hệ thống tiêu KPI phận
Trên sở tiêu phân bổ từ công ty xuống, bạn thiết kế hệ thống tiêu phận Phần mềm cho phép bạn thiết kế số KPI phận tương tự làm Excel Tuy nhiên, với phần cơng thức tính, bạn cần thiết lập cơng thức cách sử dụng tính phần mềm Cơng thức giúp tự động tính tốn kết thực tiêu có số liệu thực
Thiết kế hệ thống tiêu KPI chức danh/cá nhân
Trên sở tiêu phân bổ từ phận xuống, bạn thiết kế hệ thống tiêu chức danh/cá nhân Phần mềm cho phép bạn thiết kế tiêu KPI chức danh/cá nhân tương tự làm Excel Tuy nhiên, với phần cơng thức tính, bạn cần thiết lập cơng thức cách sử dụng tính phần mềm Cơng thức giúp tự động tính tốn kết thực tiêu có số liệu thực
4.2 Duyệt ban hành hệ thống số KPI
Sau hoàn tất việc thiết kế hệ thống tiêu, duyệt hệ thống tiêu cấp Điều tương đương với việc ký ban hành hệ thống tiêu thực tế Hệ thống tiêu duyệt thay đổi trừ tài khoản có thẩm quyền “hủy duyệt”
4.3 Cập nhật, theo dõi kết thực số KPI
(8)eLib.vn: Thư viện trực tuyến miễn phí
Các tài khoản quản lý mảng duyệt liệu nhập mảng chức
Hệ thống tự động tính tốn kết thực tiêu dựa liệu nhập vào Điều đảm bảo tính khách quan tương đối đánh giá kết
4.4 Báo cáo kết
Báo cáo tình hình thực tiêu KPI cấp
Phần mềm tự động tính toán kết thực tiêu KPI cấp cung cấp báo cáo tình hình thực tiêu KPI, mức độ hoàn thành KPI cá nhân, phận xếp hạng KPI
KPI dashboard – báo cáo cho điều hành quản lý
www.eLib.vn