Tiểu luận quản lý hồ sơ BHXH

DANH MỤC VIẾT TẮT Từ viết tắt BHXH BHYT BHTN NSDLĐ NLĐ CNTT Nghĩa từ Bảo hiểm xã hội Bảo hiểm y tế Bảo hiểm thất nghiệp Người sử dụng lao động Người lao động Công nghệ thông tin MỤC LỤC LỜI MỞ ĐẦU CHƯƠNG I: LÝ LUẬN CHUNG VỀ CÔNG TÁC BẢO QUẢN, LƯU TRỮ HỒ SƠ HƯỞNG BẢO HIỂM XÃ HỘI 1.1 Khái quát chung hồ sơ hưởng bảo hiểm xã hội 1.1.1 Khái niệm hồ sơ hưởng BHXH 1.1.2 Tính đặc thù hồ sơ hưởng 1.1.3 Yêu cầu hồ sơ hưởng BHXH .7 1.1.3.1 Yêu cầu biểu mẫu hồ sơ hưởng chế độ BHXH 1.1.3.2.Số hồ sơ hưởng chế độ BHXH 1.1.3.3.Vai trò hồ sơ hưởng tổ chức thực BHXH .7 1.2 Nội dung công tác lưu trữ, bảo quản hồ sơ hưởng BHXH 1.2.1 Nội dung công tác lưu trữ hồ sơ hưởng BHXH 1.2.1.1.Thời hạn, thành phần hồ sơ, tài liệu thủ tục nộp hồ sơ hưởng vào quan lưu trữ 1.2.1.2.Trách nhiệm quan lưu trữ hồ sơ 11 1.2.1.3 Quy trình lưu trữ hồ sơ hưởng chế độ BHXH .11 1.2.2 Bảo quản tài liệu lưu trữ 12 1.2.2.1.Yêu cầu kho lưu trữ tài liệu 12 1.2.2.2 Tổ chức xếp tài liệu lưu trữ kho 12 1.3 Các nhân tố ảnh hưởng đến công tác lưu trữ, bảo quản hồ sơ BHXH 13 CHƯƠNG II: THỰC TRẠNG CÔNG TÁC BẢO QUẢN, LƯU TRỮ HỒ SƠ HƯỞNG BẢO HIỂM XÃ HỘI TẠI BẢO HIỂM XÃ HỘI TỈNH HÀ TĨNH GIAI ĐOẠN 2015-2019 2.1 Sơ lược bảo hiểm xã hội Tỉnh Hà Tĩnh .14 2.1.1 Giới thiệu sơ lược Tỉnh Hà Tĩnh 14 2.1.2 Giới thiệu quan BHXH Tỉnh Hà Tĩnh 14 2.2 Thực trạng công tác lưu trữ, bảo quản hồ sơ hưởng BHXH quan BHXH Tỉnh Hà Tĩnh giai đoạn 2015 – 2019 .16 2.2.1 Thực trạng công tác lưu trữ hồ sơ hưởng BHXH 16 2.2.2 Tình hình cơng tác bảo quản hồ sơ hưởng BHXH 19 2.3 Những mặt đạt được, hạn chế nguyên nhân 22 2.3.1 Những mặt đạt 22 2.3.2 Những mặt hạn chế nguyên nhân .23 CHƯƠNG III: MỘT SỐ GIẢI PHÁP VÀ KHUYỄN NGHỊ NHĂM HỒN THIỆN, NÂNG CAO CHẤT LƯỢNG CƠNG TÁC BẢO QUẢN, LƯU TRỮ HỒ SƠ HƯỞNG TẠI CƠ QUAN BẢO HIỂM XÃ HỘI TỈNH HÀ TĨNH 3.1 Mục tiêu, định hướng công tác lưu trữ, bảo quản hồ sơ hưởng BHXH quan BHXH tỉnh Hà Tĩnh .24 3.2 Một số giải pháp .24 KẾT LUẬN 26 LỜI MỞ ĐẦU Nước ta xây dựng thực sách cho người lao động 40 năm đạt kết to lớn việc làm ổn định đời sống cho hàng chục triệu người lao động gia đình họ trường hợp ốm đau, thai sản, tai nạn lao động- bệnh nghề nghiệp, hưu trí tử tuất Để thực chế độ BHXH, hồ sơ hưởng sở pháp lý quan trọng, hồ sơ hưởng BHXH gắn liền với đối tượng hưởng BHXH, có đối tượng hưởng phải có hồ sơ Hồ sơ hưởng phản ánh đầy đủ trình tham gia mức thụ hưởng đối tượng hưởng Hồ sơ hưởng cá nhân tồn từ bắt đầu hưởng chế độ BHXH kết thúc quan hệ BHXH Hồ sơ hưởng BHXH lưu đồng thời từ trung ương đến địa phương Hồ sơ hưởng BHXH quan trọng khơng BHXH Tỉnh Hà Tĩnh nói riêng mà BHXH Việt Nam BHXH cấp nói chung phải trọng vào việc quản lý lưu trữ bảo quản hồ sơ hưởng Công tác lưu trữ, bảo quản có vai trị quan trọng quan BHXH, với chức đơn vị có nhiệm vụ thu, chi trả, giải chế độ BHXH, BHYT, BHTN cho nhân dân người lao động nên việc quản lý, lưu giữ hồ sơ hưởng đối tượng quan trọng BHXH thực nếp từ nhiều năm qua Tại BHXH Tỉnh Hà Tĩnh, công tác lưu trữ quan tâm triển khai có hiệu với việc thực nhiệm vụ trị đơn vị Tuy nhiên, số lượng hồ sơ ngày lớn, yêu cầu công việc ngày cao cơng tác lưu trữ cịn nhiều hạn chế như: việc quản lý hồ sơ giấy để khai thác thông tin giải chế độ BHXH cho người tham gia nhiều thời gian Bên cạnh đó, nhiều hồ sơ lưu trữ thời gian dài đến 60-70 năm dẫn đến bị hư hỏng theo thời gian Xuất phát từ vai trò hồ sơ hưởng BHXH yêu cầu công tác lưu trữ bảo quản hồ sơ hưởng BHXH tỉnh, em xin chọn đề tài: “Thực trạng công tác lưu trữ, bảo quản hồ sơ hưởng BHXH quan BHXH Tỉnh Hà Tĩnh giai đoạn 2015- 2019”, thông qua để thấy mặt hạn chế đạt nhằm đưa số giải pháp, khuyến nghị để hồn thiện nâng cao cơng tác lưu trữ bảo quản hồ sơ BHXH Tỉnh Hà Tĩnh Ngoài mục lục, lời mở đầu, từ viết tắt, kết luận danh mục tài liệu tham khảo, tiểu luận gồm chương: Chương 1: Lý luận chung công tác bảo quản, lưu trữ hồ sơ hưởng bảo hiểm xã hội Chương 2: Thực trạng công tác bảo quản, lưu trữ hồ sơ hưởng bảo hiểm xã hội bảo hiểm xã hội tỉnh Hà Tĩnh giai đoạn 2015-2019 Chương 3: Một số giải pháp khuyến nghị nhằm hồn thiện, nâng cao chất lượng cơng tác bảo quản, lưu trữ hồ sơ hưởng quan bảo hiểm xã hội tỉnh Hà Tĩnh Do kiến thức tài liệu tham khảo hạn chế nên tiểu luận cịn nhiều thiết sót, mong nhận góp ý, bảo giáo để viết hoàn thiện Cuối cùng, em xin gửi lời cảm ơn tới cô giáo Trịnh Khánh Chi- giảng viên khoa Bảo hiểm, Đại học Lao động Xã hội tận tình giảng dạy, hướng dẫn, bảo chúng em q trình học tập hồn thiện tiểu luận Em xin chân thành cảm ơn! CHƯƠNG I: LÝ LUẬN CHUNG VỀ CÔNG TÁC BẢO QUẢN, LƯU TRỮ HỒ SƠ HƯỞNG BẢO HIỂM XÃ HỘI 1.1 Khái quát chung hồ sơ hưởng bảo hiểm xã hội 1.1.1 Khái niệm hồ sơ hưởng BHXH Hồ sơ hưởng BHXH tổng hợp trình mức độ tham gia bảo hiểm xã hội NLĐ, đóng góp NSDLĐ sở tài liệu gốc lý lịch, hợp đồng lao động hợp đồng làm việc, sổ BHXH… để quan chức nănglàm lập xác định quyền lợi, chế độ BHXH NLĐ *Phân loại theo thời gian hưởng hồ sơ chia thành loại hồ sơ: - Hồ sơ hưởng chế độ thường xuyên (hàng tháng): hồ sơ đối tượng hàng tháng lĩnh lương hưu trợ cấp BHXH Mức lương hưu trợ cấp hàng tháng NLĐ pháp luật quy định theo mức độ tham gia BHXH người Hồ sơ hưởng chế độ BHXH thường xuyên có loại như: hưu trí, sức lao động, tai nạn lao động, tử tuất, trợ cấp cán xã, phường - Hồ sơ hưởng chế độ lần: hồ sơ đối tượng lĩnh trợ cấp lần, mức trợ cấp pháp luật quy định gồm hồ sơ hưởng chế độ ngắn hạn như: ốm đau, thai sản, trợ cấp dưỡng sức phục hồi sức khoẻ *Phân loại theo chế độ: - Hồ sơ hưởng chế độ ốm đau - Hồ sơ hưởng chế độ thai sản - Hồ sơ hưởng chế độ nạn lao động- bện nghề nghiệp - Hồ sơ hưởng chế độ hưu trí - Hồ sơ hưởng chế độ tử tuất 1.1.2 Tính đặc thù hồ sơ hưởng - Hồ sơ lập theo trình tự, thủ tục đủ pháp lý theo quy định cụ thể loại chế độ BHXH - Hồ sơ hưởng hình thành có phát sinh đối tượng hưởng - Hồ sơ hưởng quan có thẩm quyền xác lập sở pháp lý để thực chế độ BHXH 1.1.3 Yêu cầu hồ sơ hưởng BHXH 1.1.3.1 Yêu cầu biểu mẫu hồ sơ hưởng chế độ BHXH: - Mẫu biểu hồ sơ hưởng chế độ theo điều định 636/QĐBHXH việc ban hàn quy định hồ sơ quy trình giải hưởng chế độ BHXH: + Các mẫu hồ sơ hưởng BHXH mẫu, biểu hồ sơ theo danh mục đính kèm văn từ số 01A-HSB đến số 25D-HSB BHXH Việt Nam ban hành quản lý thống + BHXH tỉnh, BHXH Bộ Quốc phòng, BHXH Công an nhân dân; BHXH huyện; người lao động; thân nhân người lao động; người sử dụng lao động; cá nhân, tổ chức có liên quan quyền địa phương mẫu, biểu quy định văn để thực + Mẫu đơn, mẫu tờ khai, mẫu văn quan BHXH cấp miễn phí người lao động, người sử dụng lao động in, chụp, đánh máy, viết tay theo nội dung mẫu quy định + Mẫu giấy viện, giấy chứng nhận nghỉ việc hưởng BHXH giấy tờ khác sở khám bệnh, chữa bệnh cấp nêu văn thực theo quy định hành Bộ Y tế có quy định 1.1.3.2.Số hồ sơ hưởng chế độ BHXH Số hồ sơ hưởng chế độ hưu trí, BHXH lần, chế độ TNLĐBNN, chế độ tử tuất số sổ BHXH số sổ hưu trí, trợ cấp BHXH hàng tháng (nếu không thuộc diện phải cấp sổ BHXH theo quy định) 1.1.3.3.Vai trò hồ sơ hưởng tổ chức thực BHXH Trước hết hồ sơ hưởng sở pháp lý để thực chế độ BHXH Chẳng hạn muốn tính trợ cấm ốm đau, người cán BHXH phải biết mức tiền lương tiền cơng đóng BHXH tháng liền kề, thời gian đóng bảo hiểm, điều kiện làm việc đối tượng trước nghỉ ốm; muốn giải chế độ hưu trí, cán BHXH phải tính mức tiền lương tiền cơng đóng BHXH năm cuối trước nghỉ hưu, thời gian (số năm) đóng BHXH, điều kiện làm việc đối tượng Những nội dung mà cán BHXH cần phản ánh hồ sơ hưởng chế độ mà đối tượng muốn hưởng Hồ sơ hưởng BHXH sở pháp lý để giải tranh chấp BHXH (khiếu nại, tố cáo) Khi có xảy tranh chấp, ví dụ đối tượng hưởng sách BHXH khiếu nại quan BHXH tốn khơng đúng, không đủ chế độ cho họ; đối tượng hưởng chế độ tố cáo cán quan BHXH giải không chế độ cho họ…Để giải vụ việc tra BHXH quan thực thi pháp luật có thẩm quyền trước hết phải htu thập hồ sơ( hồ sơ gốc), tài liệu có liên quan, đối chiếu với văn quy phạm pháp luật hành, từ đưa kết luận giải vấn đề Ngoài ra, hồ sơ hưởng BHXH sở quan trọng để điều chỉnh trợ cấp BHXH, lương hưu cho đối tượng hưởng BHXH thời kỳ Cùng với việc đổi sách kinh tế, thời gian vừa qua Đảng Nhà Nước có nhiều lần sửa đổi, bổ sung chế độ sách phù hợp với phát triển kinh tế Không thể khơng nhắc đến vai trị hồ sơ hưởng BHXH sở giải số sách xã hội khác như: sách người có cơng sách nhà đất cho cán công nhân viên chức nghỉ việc hưởng chế độ BHXH Đồng thời, thông số từ hồ sơ hưởng BHXH giúp cho việc nghiên cứu, bổ sung, sửa đổi hoạch định sách BHXH phù hợp với phát triển BHXH tương lai 1.2 Nội dung công tác lưu trữ, bảo quản hồ sơ hưởng BHXH 1.2.1 Nội dung công tác lưu trữ hồ sơ hưởng BHXH 1.2.1.1.Thời hạn, thành phần hồ sơ, tài liệu thủ tục nộp hồ sơ hưởng vào quan lưu trữ Thời hạn nộp lưu hồ sơ, tài liệu vào Lưu trữ quan quy định sau: a Trong thời hạn 01 năm, kể từ ngày công việc kết thúc, trừ trường hợpquy định Điểm b Điểm c Khoản Điều b Đối với hồ sơ, tài liệu xây dựng thời hạn 03 tháng, kể từ ngày cơng trình duyệt toán c Đối với hồ sơ hưởng chế độ BHXH: - Tại BHXH Việt Nam: Hàng tháng, Trung tâm Lưu trữ tiếp nhận đưa vào lưu trữ 01 hồ sơ hưởng lương hưu, trợ cấp BHXH hàng tháng từ BHXH tỉnh, BHXH Bộ Quốc phòng, BHXH Cơng an nhân dân, BHXH Ban Cơ yếu Chính phủ chuyển đến giải tháng trước Danh sách giải loại chế độ Danh sách điều chỉnh, hủy, tạm dừng, hưởng tiếp chế độ BHXH theo biểu mẫu quy định BHXH Việt Nam đồng thời kèm sở liệu “Quản lý đối tượng hưởng BHXH hàng tháng” - Tại BHXH tỉnh: Chậm ngày làm việc cuối tháng, Phòng Chế độ BHXH chuyển cho Phòng Tiếp nhận - Quản lý hồ sơ 02 hồ sơ hưởng BHXH hàng tháng kèm theo Danh sách giải hưởng chế độ BHXH loại chế độ hàng tháng Danh sách giải điều chỉnh, hủy, tạm dừng, hưởng tiếp chế độ BHXH theo biểu mẫu BHXH Việt Nam quy định để quản lý, lưu trữ - Trước ngày 10 hàng tháng Phòng Tiếp nhận - Quản lý hồ sơ chuyển hồ sơ Danh sách theo quy định Tiết Điểm c Khoản Điều sở liệu hàng tháng theo địa đường truyền - Trước ngày 10 tháng 01 năm sau, Phịng Chế độ BHXH chuyển tồn hồ sơ hưởng chế độ bảo hiểm thất nghiệp giải năm trước cho Phòng Tiếp nhận - Quản lý hồ sơ thực quản lý lưu trữ - Trường hợp đơn vị, cá nhân có nhu cầu giữ lại hồ sơ, tài liệu đến hạn nộp lưu quy định Điểm a, b Khoản Điều để phục vụ cơng việc phải Tổng Giám đốc BHXH Việt Nam, Giám đốc BHXH tỉnh, Giám đốc BHXH huyện đồng ý phải lập Danh mục hồ sơ, tài liệu giữ lại gửi cho Lưu trữ quan Thời hạn giữ lại hồ sơ, tài liệu đơn vị, cá nhân không 02 năm, kể từ ngày đến hạn nộp lưu *Thành phần hồ sơ: - Tài liệu nộp lưu vào Lưu trữ quan gồm tồn hồ sơ, tài liệu hình thành hoạt động quan xác định thời hạn bảo quản từ 05 năm trở lên, trừ loại hồ sơ, tài liệu sau: + Các hồ sơ nguyên tắc dùng làm để theo dõi, giải công việc thuộc trách nhiệm cá nhân, cá nhân giữ tự loại hủy văn hết hiệu lực thi hành + Hồ sơ công việc chưa giải xong + Hồ sơ phối hợp giải công việc (trường hợp trùng với hồ sơ đơn vị chủ trì) + Các văn bản, tài liệu gửi để biết, để tham khảo - Đối với hồ sơ hưởng chế độ BHXH, thành phần hồ sơ giao nộp vào Lưu trữ quan Trung ương địa phương sau: + Trung tâm Lưu trữ BHXH Việt Nam tiếp nhận, quản lý lưu trữ hồ sơ hưởng chế độ BHXH hàng tháng gồm: • Hồ sơ hưởng lương hưu hàng tháng; • Hồ sơ hưởng chế độ tai nạn lao động hàng tháng; • Hồ sơ hưởng chế độ bệnh nghề nghiệp hàng tháng; • Hồ sơ hưởng chế độ tử tuất hàng tháng; • Hồ sơ hưởng chế độ sức lao động hàng tháng; • Hồ sơ hưởng chế độ trợ cấp cán xã, phường + Phòng Tiếp nhận - Quản lý hồ sơ BHXH tỉnh tiếp nhận, quản lý lưu trữ hồ sơ hưởng chế độ BHXH gồm: • Hồ sơ hưởng lương hưu hàng tháng; • Hồ sơ hưởng chế độ tai nạn lao động hàng tháng, lần; • Hồ sơ hưởng chế độ bệnh nghề nghiệp hàng tháng, lần; • Hồ sơ hưởng chế độ tử tuất hàng tháng, lần; • Hồ sơ hưởng chế độ sức lao động; • Hồ sơ hưởng chế độ trợ cấp cán xã, phường; • Hồ sơ hưởng chế độ bảo hiểm thất nghiệp; • Hồ sơ hưởng chế độ BHXH khác theo quy định + Lưu trữ BHXH huyện tiếp nhận, quản lý lưu trữ hồ sơ hưởng 10 - 0,6 mét Lối hàng giá từ 0,7 - 0,8 mét, lối hai đầu giá từ 1,2 - 1,4 mét - Lập sơ đồ giá bảo quản tài liệu kho, sơ đồ cần thể rõ vị trí bảo quản tài liệu đơn vị kho 1.3 Các nhân tố ảnh hưởng đến công tác lưu trữ, bảo quản hồ sơ BHXH: * Nhân tố khách quan: - Nóng ẩm làm gia tăng tác động Acid, làm tăng nấm mốc Ẩm làm mềm độ dính Làm yếu sợi giấy Nhiệt độ cao làm cho giấy giòn - Ánh sáng nguyên nhân tượng quang phân (photolysis) giấy bị yếu đi, mực màu bị mờ, làm vàng loại giấy sản xuất từ bột gỗ Các tia cực tím (U.V) ánh sáng nguyên nhân phá hoại nhiều - Dao động độ ẩm nhiệt độ ảnh hưởng tới loại tài liệu có độ hút ẩm cao nguyên nhân khiến sách bị biến dạng - Côn trùng loại gặm nhấm ăn giấy, băng dính, da, giấy da hầu hết đồ lưu trữ khác - Bụi sản sinh từ khơng khí, bào tử mốc, bụi có chứa loại vật liệu dùng lưu trữ dễ bị gỉ - Điều kiện kho sách tài liệu bị nhồi nhét chặt, đặc biệt lưu trữ đồ Các vật liệu bao gói có tính Acid lưu huỳnh - Các rủi ro khác hỏa hoạn, nước, sập giá tài liệu * Nhân tố chủ quan: - Trình độ cán lưu trữ BHXH có tác động trực tiếp đến phương pháp, cách thức tổ chức khoa học tài liệu, hồ sơ kho lưu trữ quan Cán có trình độ chun mơn nghiệp vụ cao tìm phương pháp phân loại xếp tài liệu, hồ sơ quan cách khoa học, hợp lí, dễ tra tìm Ngược lại, trình độ cán chuyên môn thấp ảnh hưởng không tốt đến cách phân loại xếp tài liệu quan ảnh hưởng đến hiệu công tác khai thác sử dụng tài liệu - Con người làm bẩn tài liệu lưu trữ trình cầm, tác động đến tình trạng vật lý, dùng bút viết mực, buộc, dính, ghim tài liệu lưu trữ 13 CHƯƠNG II: THỰC TRẠNG CÔNG TÁC BẢO QUẢN, LƯU TRỮ HỒ SƠ HƯỞNG BẢO HIỂM XÃ HỘI TẠI BẢO HIỂM XÃ HỘI TỈNH HÀ TĨNH GIAI ĐOẠN 2015-2019 2.1 Sơ lược bảo hiểm xã hội Tỉnh Hà Tĩnh 2.1.1 Giới thiệu sơ lược Tỉnh Hà Tĩnh Hà Tĩnh tỉnh dải đất miền Trung, nằm vùng du lịch Bắc Trung bộ, phía bắc giáp Nghệ An, phía nam giáp Quảng Bình, phía tây giáp Lào, phía đơng giáp biển Đơng với bờ biển dài 137 km,với diện tích 6.055,6 km² Dân số Hà Tĩnh tính đến năm 2019 1.288.866 người Hà Tĩnh tỉnh có dân số chủ yếu người Việt (Kinh) chiếm tới 99% dân số, dân tộc Thái, Mường, Chứt, Lào có vài trăm vài chục thường sống xen ghép số xã thuộc huyện Hương Khê, Hương Sơn, Vũ Quang 2.1.2 Giới thiệu quan BHXH Tỉnh Hà Tĩnh a Vị trí chức BHXH Tỉnh Hà Tĩnh BHXH Tỉnh Hà Tĩnh quan trực thuộc BHXH VIệt Nam đặt tỉnh Hà Tĩnh, có chức giúp Tổng Giám đốc BHXH Việt Nam tổ chức thực chế độ, sách BHXH, BHYT; tổ chức thu, chi chế độ BHTN; quản lý sử dụng quỹ: BHXH, BHTN,BHYT BHXH tỉnh Hà Tĩnh chịu quản lý trực tiếp, toàn diện Tổng Giám đốc chịu quản lý hành nhà nước địa bàn tỉnh Ủy nhân dân tỉnh b.Nhiệm vụ quyền hạn BHXH Tỉnh Hà Tĩnh - Xây dựng, trình Tổng Giám đốc kế hoạch ngắn hạn dài hạn phát triển bảo hiểm xã hội, bảo hiểm thất nghiệp, bảo hiểm y tế địa bàn 14 chương trình công tác hàng năm; tổ chức thực kế hoạch, chương trình sau phê duyệt - Tổ chức thực công tác thông tin, tuyên truyền, phổ biến chế độ, sách, pháp luật bảo hiểm xã hội, bảo hiểm thất nghiệp, bảo hiểm y tế - Tổ chức thực nhiệm vụ theo quy định, cụ thể: + Cấp sổ bảo hiểm xã hội, thẻ bảo hiểm y tế cho người tham gia bảo hiểm xã hội, bảo hiểm y tế + Khai thác, đăng ký, quản lý đối tượng tham gia hưởng bảo hiểm xã hội, bảo hiểm thất nghiệp, bảo hiểm y tế Thu khoản đóng bảo hiểm xã hội, bảo hiểm thất nghiệp, bảo hiểm y tế tổ chức cá nhân tham gia + Ký hợp đồng với tổ chức làm đại lý thu bảo hiểm xã hội, bảo hiểm y tế đại lý chi chế độ bảo hiểm xã hội, bảo hiểm thất nghiệp theo quy định + Chi trả chế độ bảo hiểm xã hội, bảo hiểm thất nghiệp, bảo hiểm y tế; từ chối chi trả chế độ bảo hiểm xã hội, bảo hiểm thất nghiệp, bảo hiểm y tế không quy định - Tổ chức thực chương trình, kế hoạch cải cách hành theo đạo, hướng dẫn Bảo hiểm xã hội Việt Nam Thực công tác cải cách thủ tục hành chính, cơng tác pháp chế cơng tác kiểm sốt thủ tục hành Tổ chức triển khai hệ thống quản lý chất lượng theo Tiêu chuẩn quốc gia TCVN ISO 9001:2008 thực nhiệm vụ - Quản lý, lưu trữ hồ sơ tài liệu hành chính, nghiệp vụ hồ sơ đối tượng tham gia, hưởng chế độ bảo hiểm xã hội, bảo hiểm thất nghiệp, bảo hiểm y tế 15 - Tổ chức thực giao dịch điện tử lĩnh vực bảo hiểm xã hội, bảo hiểm thất nghiệp, bảo hiểm y tế theo quy định - Tổ chức nghiên cứu, ứng dụng khoa học; ứng dụng công nghệ thông tin quản lý, điều hành Bảo hiểm xã hội tỉnh Thực chế độ thông tin, thống kê, báo cáo, thi đua - khen thưởng theo quy định - Cung cấp đầy đủ kịp thời thơng tin việc đóng, quyền hưởng chế độ, thủ tục thực sách bảo hiểm xã hội, bảo hiểm thất nghiệp, bảo hiểm y tế người lao động, người sử dụng lao động tổ chức cơng đồn u cầu; cung cấp đầy đủ kịp thời tài liệu, thông tin liên quan theo yêu cầu quan nhà nước có thẩm quyền 2.2 Thực trạng cơng tác lưu trữ, bảo quản hồ sơ hưởng BHXH quan BHXH Tỉnh Hà Tĩnh giai đoạn 2015 – 2019 2.2.1 Thực trạng công tác lưu trữ hồ sơ hưởng BHXH - Cơng tác lưu trữ có vai trị quan trọng quan Bảo hiểm xã hội, với chức đơn vị có nhiệm vụ thu, chi trả, giải chế độ BHXH, bảo hiểm y tế, bảo hiểm thất nghiệp cho nhân dân người lao động nên việc quản lý, lưu giữ hồ sơ đối tượng cần thiết Tại BHXH tỉnh Hà Tĩnh, công tác lưu trữ quan tâm triển khai có hiệu với việc thực nhiệm vụ trị đơn vị - Trước đây, cơng tác lưu trữ triển khai thực đơn vị, nhiên so với yêu cầu thực tế chưa đem lại hiệu cao Trong giai đoạn từ năm 2015 đến nay, số lượng công việc đơn vị ngày nhiều, hồ sơ đối tượng tăng cao, đòi hỏi công tác lưu trữ cần quan tâm, trọng trước - Vì vậy, từ đầu năm 2015, BHXH tỉnh Hà Tĩnh phối hợp với Chi cục Văn thư - Lưu trữ tỉnh tiến hành tổng hợp tất loại hồ sơ để thực xếp lưu trữ theo quy định chế độ bảo quản 16 Tại thời điểm này, điều kiện sở vật chất, nguồn kinh phí đơn vị hạn hẹp BHXH tỉnh cố gắng đầu tư sở hạ tầng công sức nhằm đạt kết tốt công tác lưu trữ - Hiện nay, công tác lưu trữ BHXH tỉnh tiếp tục triển khai đến tất đơn vị trực thuộc đặc biệt BHXH cấp huyện Theo đó, đạo, hướng dẫn đơn vị thực nghiêm túc quy định công tác lưu trữ, bảo quản hồ sơ hưởng BHXH Hàng tháng, kịp thời chuyển liệu gửi hồ sơ Trung tâm Lưu trữ BHXH Việt Nam thời gian quy định, hồ sơ kiểm tra xác, đầy đủ Bảng 2.1 Số lượng hồ sơ hưởng chế độ Hưu trí, Tai nạn lao động – Bệnh nghề nghiệp, Tử tuất, BHXH lần đưa vào lưu trữ BHXH Tỉnh Hà Tĩnh giai đoạn 2015 – 2019: (Đơn vị: Hồ sơ) Hồ sơ 2015 2016 2017 2018 2019 Hưu trí 19275 21674 22837 23972 25161 Tnlđ-Bnn 586 642 692 733 791 Tử tuất 1574 1621 1735 1898 2078 BHXH lần 34824 34903 34968 35008 35055 (Nguồn: Văn phòng BHXH Tỉnh Hà Tĩnh) - Theo bảng số liệu trên, số lượng hồ sơ đưa vào lưu trữ ngày tăng cao, cụ thể: + Số lượng hồ sơ hưởng chế độ Hưu trí ngày tăng cao, năm 2015 lượng hồ sơ lưu trữ 19275 (hồ sơ), đến năm 2019 lượng hồ sơ lưu trữ lên đến 25161 (hồ sơ) tăng lên 6189 (hồ sơ) 17 + Số lượng hồ sơ Tnlđ-Bnn tăng không nhiều, năm 2015 lượng hồ sơ lữu trữ 586 (hồ sơ), đến năm 2019 lượng hồ sơ lưu trữ 791 (hồ sơ) tăng 205 (hồ sơ) + Số lượng hồ sơ Tử tuất tăng dần qua năm, năm 2015 lượng hồ sơ lữu trữ 1574 (hồ sơ), đến năm 2016 1621 (hồ sơ), tăng 47 (hồ sơ), năm 2017 tăng 114 ( hồ sơ) so với năm 2016, năm 2018 tăng 163 (hồ sơ) so với năm 2017, đến năm 2019 số lượng hồ sơ 2078 (hồ sơ) tăng 180 (hồ sơ) so với năm 2018 1898 (hồ sơ) + Số lượng hồ sơ BHXH lần tăng nhẹ qua năm, năm 2015 lượng hồ sơ lữu trữ 34824 (hồ sơ), đến năm 2019 lượng hồ sơ lưu trữ 35055 (hồ sơ) tăng 231 (hồ sơ) Bảng 2.2 Số lượng hồ sơ hưởng chế độ ốm đau, thai sản, dưỡng sức phục hồi sức khỏe đưa vào lưu trữ BHXH tỉnh Hà Tĩnh giai đoạn 2015 – 2019: (Đơn vị: Hồ sơ) Hồ sơ 2015 2016 2017 2018 2019 Ốm đau 74215 76286 79104 83364 85015 Thai sản 20472 23379 25182 29102 33279 Dưỡng sức phục hồi sức khỏe 3796 4068 4491 4835 5193 (Nguồn: Văn phòng BHXH Tỉnh Hà Tĩnh) - Theo bảng số liệu trên, số lượng hồ sơ đưa vào lưu trữ ngày tăng cao, cụ thể: 18 + Số lượng hồ sơ hưởng chế độ Ốm đau ngày tăng cao, năm 2015 lượng hồ sơ lưu trữ 74215 (hồ sơ), đến năm 2019 lượng hồ sơ lưu trữ lên đến 85015 (hồ sơ) tăng lên 10800 (hồ sơ) + Số lượng hồ sơ Thai sản tăng cao qua năm, năm 2015 lượng hồ sơ lữu trữ 20472 (hồ sơ), đến năm 2019 lượng hồ sơ lưu trữ 33279 (hồ sơ) tăng 12807 (hồ sơ) + Số lượng hồ sơ Dưỡng sức phục hồi sức khỏe tăng dần, năm 2015 lượng hồ sơ lữu trữ 3796 (hồ sơ), đến năm 2019 lượng hồ sơ lưu trữ 5193 (hồ sơ) tăng 1397 (hồ sơ) Nhìn chung số lượng hồ sơ hưởng chế độ BHXH đưa vào lưu trữ quan BHXH tỉnh Hà Tĩnh tăng qua năm Vậy nên, số lượng cơng việc đơn vị ngày nhiều địi hỏi công tác lưu trữ cần quan tâm, trọng trước 2.2.2 Tình hình cơng tác bảo quản hồ sơ hưởng BHXH - Kho trang bị hầu hết trang thiết bị, phương tiện bảo quản tài liệu nhiên biện pháp phòng, chống cháy nổ đơn giản chưa đạt hiệu cao, đồng thời nhân viên chưa trang bị kiến thưc phòng cháy, chữa cháy - Các thiết bị chuyên dùng để bảo quản hồ sơ, tài liệu như: giá, hộp, tủ, bìa hồ sơ thiếu so với số liệu cần lưu trữ bảo quản; đảm bảo môi trường lưu trữ thích hợp để bảo quản an tồn loại tài liệu lưu trữ Giá, hộp, bìa bảo quản hồ sơ, tài liệu thực hầu hết đạt tiêu chuẩn, cịn tồn số chưa đạt Đang bước đại hóa cơng tác lưu trữ để nâng cao hiệu quản lý, bảo vệ an toàn phục vụ việc khai thác sử dụng tài liệu lưu trữ - Hồ sơ người tham gia BHXH lưu trữ dạng hồ sơ giấy dẫn đến nhiều hạn chế việc quản lý hồ sơ giấy cịn thủ cơng, việc 19 bảo quản hồ sơ giấy gặp nhiều khó khăn - Việc bảo quản trọng việc dọn dẹp( thường xuyên lau dọn kệ, tủ đựng đồ, quét dọn để tránh cho loại côn trùng gặm nhấm ), xếp hồ sơ theo quy định, gọn gàng để thuận lợi cho việc tìm kiếm hồ sơ - Những hồ sơ hưởng có thời hạn 50 năm bị hư hỏng nặng không trọng, đồng thời biện pháp bảo quản kịp thời để khắc phục Nhân viên lưu trữ bảo quản hồ sơ chưa hiểu biết hết chuyên môn lưu trữ hồ sơ, tài liệu * Mặt khác có số lượng hồ sơ bị thất lạc, hồ sơ hủy hồ sơ đến hạn hủy cụ thể sau: Bảng 2.3 Số lượng hồ sơ, tài liệu bị thất lạc qua năm: (Đơn vị: Hồ sơ) Năm 2015 2016 2017 2018 2019 Hồ sơ thất lạc Ghi 0 (Nguồn: Văn phòng BHXH Tỉnh Hà Tĩnh) - Nguyên nhân chủ yếu dẫn đến việc bị thất lạc hồ sơ rủi ro (thiên tai, thời tiết, hỏa hoạn ) không may xảy - Phương án giải quyết: lưu trữ điện tử, giúp cho việc khai thác, cung cấp thông tin cho BHXH tỉnh, BHXH Công an nhân dân, BHXH Bộ Quốc phịng nhanh chóng, hiệu tiết kiệm thời gian Bảng 2.4 Số lượng hồ sơ, tài liệu hủy qua năm: (Đơn vị: Hồ sơ) 20 Năm 2015 2016 2017 2018 2019 Số hô sơ hủy Ghi 210 190 199 230 250 (Nguồn: Văn phòng BHXH Tỉnh Hà Tĩnh) Nguyên nhân: - Người lao động chuyển nơi khác sống làm việc, không muốn sử dụng sổ BHXH cũ - Tham gia BHXH thời gian ngắn đơn vị cũ không muốn trình tham gia BHXH bị phức tạp - Đã nhận hưởng BHXH lần, sổ cũ khơng cịn giá trị hưởng lợi ích lợi ích nhỏ, muốn hủy sổ làm sổ nơi làm việc - Do q trình chuyển cơng tác phức tạp nhiều người có tới sổ bảo hiểm xã hội - Sổ bảo hiểm xã hội cũ bị sai thông tin không muốn làm thủ tục điều chỉnh thông tin - Người lao đông cần làm thủ tục hủy sổ BHXH Bảng 2.5 Số lượng hồ sơ, tài liệu đến hạn hủy qua năm: Năm 2015 2016 2017 2018 2019 Hồ sơ đến hạn hủy Ghi 50 55 69 67 109 (Nguồn: Văn phòng BHXH Tỉnh Hà Tĩnh) 21 Thời hạn bảo quản hồ sơ, tài liệu hình thành hoạt động hệ thống BHXH Việt Nam quy định gồm hai mức sau: - Bảo quản vĩnh viễn: Những hồ sơ, tài liệu thuộc mức bảo quản Lưu trữ quan, sau lựa chọn nộp lưu vào Lưu trữ lịch sử đến hạn theo quy định pháp luật lưu trữ - Bảo quản có thời hạn: Những hồ sơ, tài liệu bảo quản có thời hạn hết thời hạn bảo quản thống kê trình Hội đồng xác định giá trị tài liệu quan xem xét để định tiếp tục giữ lại bảo quản hay loại tiêu hủy Việc tiêu hủy tài liệu hết giá trị phải thực theo quy định Nhà nước Bảo hiểm xã hội Việt Nam 2.3 Những mặt đạt được, hạn chế nguyên nhân 2.3.1 Những mặt đạt - BHXH tỉnh tiếp tục tăng cường ứng dụng công nghệ thông tin vào công tác quản lý, khai thác hồ sơ, sử dụng phần mềm “Quản lý hồ sơ hưởng BHXH hàng tháng” theo hướng dẫn BHXH Việt Nam Hàng tháng, kịp thời chuyển liệu gửi hồ sơ Trung tâm Lưu trữ BHXH Việt Nam thời gian quy định, hồ sơ kiểm tra xác, đầy đủ - Hiện nay, cơng tác lưu trữ BHXH tỉnh tiếp tục triển khai đến tất đơn vị trực thuộc, đặc biệt BHXH cấp huyện Theo đó, đạo, hướng dẫn đơn vị thực nghiêm túc quy định công tác lưu trữ, bảo quản hồ sơ hưởng BHXH - Hàng năm, theo chức nhiệm vụ giao, văn phòng BHXH tỉnh Hà Tĩnh phối hợp với phịng nghiệp vụ, phận có liên quan để tham mưu kịp thời cho Giám đốc ban hành danh mục tài liệu, hồ sơ đưa vào lưu trữ, đồng thời có kế hoạch hướng dẫn, kiểm tra, đôn đốc đơn vị, phận thực theo hướng dẫn cấp 22 - Cơng tác bảo quản ngày nâng cao, phịng lưu trữ hồ sơ trang bị hầu hết thiết bị cần thiết cho việc bảo quan hồ sơ Cách xếp hồ sơ theo quy định, ngăn nắp khoa học đáp ứng mục tiêu phục vụ khai thác, sử dụng lâu dài 2.3.2 Những mặt hạn chế nguyên nhân - Công tác quản lý, đạo: Mặc dù lãnh đạo quan, tổ chức có nhận thức vai trị, tầm quan trọng công tác lưu trữ, bảo quản Tuy nhiên, chưa quan tâm, đạo sát tổ chức thực nhiệm vụ công tác lưu trữ, bảo quản việc ban hành văn quản lý, hướng dẫn nghiệp vụ tổ chức thực chưa kịp thời, cụ thể - Kho bảo quản tài liệu chưa bố trí hợp lý, cịn bị phân tán; việc chỉnh lý, phân loại, xác định thời hạn bảo quản tài liệu chưa thực tốt; số loại tài liệu hết giá trị chưa đưa xem xét để tổ chức tiêu huỷ; cán làm công tác lưu trữ cịn thiếu yếu chun mơn, nghiệp vụ; công tác quản lý, khai thác giá trị tài liệu lưu trữ chưa phát huy đầy đủ để phục vụ có hiệu hoạt động thực tiễn nghiên cứu lịch sử; số BHXH tỉnh chưa thực đầy đủ chế độ, sách cán làm công tác lưu trữ theo quy định - Việc soạn thảo, ban hành văn số văn chưa thực theo quy định pháp luật hướng dẫn quan chuyên môn; công tác nộp lưu hồ sơ, tài liệu vào Lưu trữ lịch sử tỉnh chưa thực cịn gặp nhiều khó khăn; diện tích kho trang thiết bị kho Lưu trữ quan chưa đủ điều kiện để thu thập tài liệu phịng chun mơn kho - Đa số quan lưu trữ chưa thực việc thu thập hồ sơ giải xong từ phịng, ban chun mơn hàng năm theo quy định 23 CHƯƠNG III: MỘT SỐ GIẢI PHÁP NHẰM HỒN THIỆN, NÂNG CAO CHẤT LƯỢNG CƠNG TÁC BẢO QUẢN, LƯU TRỮ HỒ SƠ HƯỞNG TẠI CƠ QUAN BẢO HIỂM XÃ HỘI TỈNH HÀ TĨNH 3.1 Mục tiêu, định hướng công tác lưu trữ, bảo quản hồ sơ hưởng BHXH quan BHXH tỉnh Hà Tĩnh Thời gian tới, BHXH tỉnh Hà Tĩnh tiếp tục triển khai ứng dụng công nghệ thông tin vào công tác lưu trữ, phấn đấu đến năm 2025 thực 100% số hóa hồ sơ, tài liệu lưu trữ có thời hạn bảo quản từ 20 năm trở lên Bảo đảm hạ tầng kỹ thuật hệ thống để tạo lập, chuyển giao, thu thập, phân phối, sử dụng, bảo quản, lưu trữ loại hủy (khi hết giá trị) tài liệu điện tử hình thành trình hoạt động nghiệp vụ Đẩy mạnh đầu tư sở vật chất tăng cường ứng dụng công nghệ thông tin việc lưu trữ, quản lý hồ sơ Kết nối đồng thông tin phục vụ công tác tra cứu, thu thập, chỉnh lý, lưu trữ, khai thác liệu; trọng đầu tư cơng tác phịng cháy chữa cháy; bồi dưỡng, tập huấn nghiệp vụ cho đội ngũ cơng chức viên chức làm cơng tác lưu trữ Ngồi ra, cần lựa chọn hồ sơ, tài liệu thực có giá trị có thời hạn bảo quản vĩnh viễn nộp lưu trữ lịch sử Xây dựng phương án xử lý hồ sơ, tài liệu hành nghiệp vụ tồn đọng từ năm 2015 trở trước… Bên cạnh đó, cần thường xuyên tổ chức, đào tạo, tập huấn cho cán làm công tác lưu trữ nâng cao trình độ nghiệp vụ, chun mơn 3.2 Một số giải pháp Để công tác lưu trữ, bảo quản Ngành Bảo hiểm nói chung, quan BHXH Trung ương địa phương nói riêng bước vào nề nếp, phát triển, đáp ứng yêu cầu phát triển ngày lớn 24 mạnh, sớm khắc phục tồn tại, hạn chế nêu trên, nhằm tăng cường phát huy giá trị tài liệu lưu trữ cần tập trung thực số giải pháp sau: - Cần đẩy mạnh tuyên truyền, phổ biến quy định pháp luật hành văn hướng dẫn nghiệp vụ lưu trữ để nâng cao nhận thức công tác cán bộ, công chức, viên chức ngành Bảo hiểm - Cán lưu trữ cần đào tạo, bồi dưỡng nắm chuyên môn, nghiệp vụ lưu trữ BHXH cần quan tâm thực đầy đủ chế độ, sách cán lưu trữ theo quy định Tăng cường tập huấn thông qua lớp bồi dưỡng tin học, ứng dụng công nghệ thông tin Ngược lại, cán làm cơng tác lưu trữ cần tích cực học hỏi, nâng cao trình dộ chun mơn thực tốt công việc giao - Từng bước bố trí kho lưu trữ theo quy chuẩn Trang thiết bị, phương tiện bảo quản, quản lý hồ sơ, tài liệu kho lưu trữ gồm có: Giá kệ, tủ, hộp; trang thiết bị vận chuyển tài liệu; thiết bị phịng cháy chữa cháy; hệ thống điều hịa khơng khí; hệ thống camera quan sát - Đẩy mạnh ứng dụng công nghệ thông tin công tác lưu trữ Cần tăng cường biện pháp lưu trữ phương tiện đại, dần bước hạn chế việc lưu trữ chất liệu giấy, nhằm giảm bớt cồng kềnh kho lưu trữ Ứng dụng công nghệ thông tin công tác lưu trữ tạo sở liệu hệ thống quản lý chặt chẽ tài liệu, phục vụ việc tra cứu thơng tin cách nhanh chóng hiệu - Rà sốt, thống kê tình trạng tài liệu, tài liệu có nguy hư hỏng cần có biện pháp xử lý Tùy theo loại hình tài liệu lưu trữ khác mà áp dụng biện pháp kỹ thuật khác 25 KẾT LUẬN Cùng với phát triển ngày lớn mạnh, số lượng người lao động tham gia BHXH ngày tăng số lượng hồ sơ hưởng, hồ sơ tham gia, tài liệu nghiệp vụ BHXH ngày có số lượng lớn quan BHXH Tỉnh Hà Tĩnh nói chung Vì vậy, cần tăng cường biện pháp lưu trữ phương tiện đại, dần bước hạn chế việc lưu trữ chất liệu giấy, nhằm giảm bớt cồng kềnh kho lưu trữ hồ sơ Ứng dụng CNTT công tác lưu trữ tạo sở liệu hệ thống quản lý chặt chẽ tài liệu, phục vụ việc tra cứu thông tin nhanh hiệu nằm nâng cao lực quản lý , đáp ứng nhu cầu khai thác sử dụng tài liệu lưu trữ Tổ chức tốt công tác bảo quản, lưu trữ hồ sơ hưởng BHXH quan BHXH Tỉnh Hà Tĩnh nhằm đảm bảo nguồn tư liệu quan trọng, phản ánh chân thực trình tham gia hưởng chế độ NLĐ Hồ sơ hưởng BHXH lưu trữ đầy đủ trở thành phương tiện theo dõi, kiểm tra, giải nhanh chóng chế độ hưởng cho NLĐ giúp họ gia đình nhanh chóng ổn định sống Ngồi ra, tổ chức tốt công tác lưu trữ tài liệu hành chính, nghiệp vụ đảm bảo nguồn tài liệu quan trọng, phản ánh chân thực trình hình thành phát triển ngành Bảo hiểm, phục vụ cung cấp kịp thời thơng tin, góp phần đảm bảo hoạt động ngành Bảo hiểm thông suốt Hồ sơ tài liệu hành chính, nghiệp vụ lưu trữ đầy đủ trở thành phương tiện theo dõi, kiểm tra cơng việc cách có hệ thống, qua đúc rút kinh nghiệm góp phần thực tốt mục tiêu quản lý Và mục tiêu nển cải cách hành nhà nước ta 26 TÀI LIỆU THAM KHẢO Cổng thông tin điện tử BHXH Tỉnh Hà Tĩnh Luật BHXH số 58/2014/QH13 ban hành ngày 20 tháng 11 năm 2014 Quốc hội ban hành Quyết định 636/QĐ-BHXH việc ban hành Quy định hồ sơ quy trình giải chế độ hưởng BHXH Quyết định 1139/QĐ-BHXH năm 2013 ban hành công tác lưu trữ hệ thống BHXH Việt Nam 27 ... nhận - Quản lý hồ sơ BHXH tỉnh tiếp nhận, quản lý lưu trữ hồ sơ hưởng chế độ BHXH gồm: • Hồ sơ hưởng lương hưu hàng tháng; • Hồ sơ hưởng chế độ tai nạn lao động hàng tháng, lần; • Hồ sơ hưởng... sơ lưu trữ 791 (hồ sơ) tăng 205 (hồ sơ) + Số lượng hồ sơ Tử tuất tăng dần qua năm, năm 2015 lượng hồ sơ lữu trữ 1574 (hồ sơ) , đến năm 2016 1621 (hồ sơ) , tăng 47 (hồ sơ) , năm 2017 tăng 114 ( hồ. .. hồ sơ lưu trữ 33279 (hồ sơ) tăng 12807 (hồ sơ) + Số lượng hồ sơ Dưỡng sức phục hồi sức khỏe tăng dần, năm 2015 lượng hồ sơ lữu trữ 3796 (hồ sơ) , đến năm 2019 lượng hồ sơ lưu trữ 5193 (hồ sơ)