Chương 1: Một số lí luận chung về quản lý hồ sơ hưởng BHXHChương 2: Thực trạng quản lý hồ sơ hưởng BHXH tại tỉnh Hòa BìnhChương 3 : Một số giải pháp và khuyến nghị nhằm nâng cao hiệu quả của công tác quản lý hồ sơ hưởng BHXH
Trang 1LỜI MỞ ĐẦU
Trong hệ thống an sinh xã hội thì Bảo Hiểm Xã Hội (BHXH) đóng vai trò chủđạo và quan trọng nhất BHXH là sự bảo đảm thay thế hoặc bù đắp một phần thunhập của người lao động khi họ bị giảm hoặc mất thu nhập do ốm đau , thai sản ,tai nạn lao động , bệnh nghề nghiệp , thất nghiệp hết tuổi lao động hoặc chết , trên
cơ sở mức đóng góp vào Quỹ BHXH BHXH góp phần tạo ra cơ chế chia sẻ rủi
ro , nâng cao tính cộng đồng xã hội , củng cố truyền thống đoàn kết , gắn bó giữacác thành viên trong xã hội , ngoài ra BHXH còn có vai trò to lớn đối với sự pháttriển kinh tế của mỗi quốc gia v.v
BHXH Việt Nam với chức năng là đơn vị có nhiệm vụ thu, chi trả, giải quyếtcác chế độ BHXH, BHYT, BH thất nghiệp cho nhân dân và NLĐ nên việc quản lý,lưu giữ hồ sơ của đối tượng rất quan trọng và Ngành đã thực hiện nề nếp từ nhiềunăm qua Tuy nhiên, khi số lượng hồ sơ ngày càng lớn, thì công tác lưu trữ đã bộc
lộ một số hạn chế như: Với hồ sơ giấy, việc khai thác thông tin giải quyết chế độBHXH cho người tham gia mất rất nhiều thời gian Bên cạnh đó, nhiều loại hồ sơphải lưu trữ thời gian dài đến 70 năm, hoặc vĩnh viễn, nhưng hồ sơ giấy khó bảoquản, dễ bị bị hư hỏng…Trước đây, công tác lưu trữ đã được triển khai thực hiệntại đơn vị, tuy nhiên so với yêu cầu thực tế chưa đem lại hiệu quả cao Trong giaiđoạn từ năm 2010 đến nay, số lượng công việc của đơn vị ngày càng nhiều, hồ sơđối tượng tăng cao, đòi hỏi công tác lưu trữ cần được quan tâm, chú trọng hơntrước
Với vai trò là một sinh viên khoa Bảo hiểm , trường Đại học Lao động Xã hội ,với những kiến thức đã được thầy cô giáo truyền tải , em cũng muốn nghiên cứu vàtìm hiểu về vấn đề cũng rất cần thiết trong công tác quản lí BHXH hiện nay , vấn
đề quản lí hồ sơ BHXH Do đó em đã chọn đề tài :” Thực trạng quản lý hồ sơhưởng BHXH tại cơ quan BHXH tỉnh Hòa Bình “ Bài tiểu luận gồm 3 chương :Chương 1: Một số lí luận chung về quản lý hồ sơ hưởng BHXH
Chương 2: Thực trạng quản lý hồ sơ hưởng BHXH tại tỉnh Hòa Bình
Chương 3 : Một số giải pháp và khuyến nghị nhằm nâng cao hiệu quả của công tácquản lý hồ sơ hưởng BHXH
Trang 2Để hoàn thành bài tiểu luận này , bên cạnh những kiến thức đã được học , emcòn nhận được sự hướng dẫn , chỉ bảo tận tình của cô Bùi Thu Hà cũng như cácthầy cô giáo khác trong khoa Bảo Hiểm Qua bài tiểu luận này , em muốn gửi lờicảm ơn chân thành đến cô Bùi Thu Hà cũng như toàn bộ các thầy cô giáo trongkhoa bảo hiểm
Thực chất bài tiểu luận này là sự trau dồi kiến thức cho bản thân em Do kiếnthức còn nhiều hạn chế , tài liệu tham khảo chưa phong phú cũng như thời gian làmbài chưa nhiều nên bài viết của em không tránh khỏi những sai sót Em rất mongthầy cô giáo nhận xét góp ý để bài làm của em được hoàn thiện hơn
Em xin chân thành cảm ơn !
Trang 3CHƯƠNG I : MỘT SỐ LÝ LUẬN CHUNG VỀ QUẢN LÝ HỒ SƠ HƯỞNG BHXH
1.1.Khái quát về hồ sơ hưởng
1.1.1 Khái niệm về hồ sơ hưởng.
Hồ sơ hưởng BHXH là tổng hợp quá trình và mức độ tham gia BHXH của ngườilao động, sự đóng góp của người sử dụng lao động trên cơ sở tài liệu gốc như lýlịch, hợp đồng lao động, hợp đồng làm việc, sổ BHXH… để cơ quan chức nănglàm căn cứ lập và xác định các quyền lợi, chế độ BHXH đối với người lao động
1.1.2 Tính đặc thù của hồ sơ hưởng
Hồ sơ hưởng BHXH là tổng hợp quá trình và mức độ tham gia BHXH của NLĐ
, sự đóng góp của NSDLĐ , trên cơ sở tài liệu gốc như lý lịch , hợp đồng lao độnghoặc hợp đồng làm việc , sổ BHXH để cơ quan chức năng làm căn cứ lập và xácđịnh các quyền lợi , chế độ BHXH đối với NLĐ Ngoài những đặc tính chung của
hồ sơ tài liệu lưu trữ , hồ sơ hưởng BHXH có những đặc thù riêng như sau :
Hồ sơ hưởng BHXH hình thành khi có phát sinh đối tượng hưởng BHXH
Hồ sơ hưởng BHXH khi được cơ quan có thẩm quyền xác lập thì đó là cơ sởpháp lý để thực hiện chế độ BHXH
Hồ sơ hưởng các chế độ thường xuyên ( hàng tháng ) là hồ sơ của đối tượnghàng tháng được lĩnh lương hưu hoặc trợ cấp BHXH Mức lương hưu hoặc trợ cấphàng tháng của NLĐ được pháp luật quy định theo mức độ tham gia BHXH củangười đó Hồ sơ hưởng BHXH thường xuyên có các loại sau : hưu trí , mất sức laođộng TNLĐ , tử tuất , trợ cấp cho cán bộ xã , phường
Hồ sơ hưởng các chế độ một lần là hồ sơ của đối tượng chỉ được lĩnh trợ cấpmột lần , mức trợ cấp do pháp luật quy định gồm hồ sơ hưởng các chế độ ngắnhạn : ốm đau , thai sản , trợ cấp dưỡng sức , phục hồi sức khỏe
Trang 4Đảm bảo cho mọi đối tượng tham gia BHXH phải có hồ sơ,với những hồ sơchưa hoàn thành phải có bổ sung và chỉnh sửa đầy đủ ,hợp lệ
Việc quản lí và lưu trữ hồ cần đảm bảo tính thống nhất trong toàn ngành
Hồ sơ phải được lưu trữ một cách khoa học và thực hiện ứng dụng công nghệthông tin trong quản lí ,lưu trữ hồ sơ góp phần quản lí ngày một tốt hơn các mặthoạt động của ngành
Đảm bảo được độ bên cho hồ sơ trong suốt thời gian hồ sơ còn có hiệu lực ,thựchiện kịp thời việc hủy bỏ hồ sơ đối với những hồ sơ hết hiệu lực
1.1.4 Vai trò của hồ sơ hưởng BHXH.
Nước ta đã xây dựng và thực hiện chính sách BHXH cho NLĐ trên 40 năm nay
và đã đạt được những kết quả to lớn trong việc làm ổn định đời sống cho hàng chụctriệu NLĐ và gia đình họ trong các trường hợp ốm đau , thai sản , TNLĐ , mất sứclao động , hưu trí và tử tuất Với kết quả đó , chính sách BHXH đã góp phần tíchcực động viên các bộ công nhân viên chức Nhà nước , lực lượng vũ trang và NLĐtham gia chiến đấu , lao động sản xuất trong sự nghiệp bảo vệ Tổ quốc và phát triểnkinh tế - xã hội
Để thực hiện đúng các chế độ BHXH thì hồ sơ hưởng BHXH có vai trò hết sứcquan trọng Vai trò đó dduwwocj thể hiện qua các nội dung sau :
Hồ sơ hưởng BHXH là cơ sở pháp lý để thực hiện các chế độ BHXH Chẳnghạn muốn tính được trợ cấp ốm đau người cán bộ BHXH phải biết được mức tiềnlương hoặc tiền công đóng BHXH của tháng liền kề , thời gian đóng BHXH , điềukiện làm việc của đối tượng trước khi nghỉ ốm , hoặc muốn giải quyết được chế độhưu trí , cán bộ BHXH phải tìm được mức tiền lương hoặc tiền công tháng đóngBHXH của những năm cuối trước khi nghỉ hưu , thời gian (số năm) đóng BHXHcủa đối tượng , điều kiện làm việc của đối tượng Những nội dung mà cán bộ
Trang 5BHXH cần đã được phản ánh trong hồ sơ hưởng chế độ ốm đau và hồ sơ hưởngchế độ hưu trí
Hồ sơ hưởng BHXH là cơ sở pháp lý để giải quyết tranh chấp về BHXH ( khiếunại , tố cáo ) Khi có xảy ra tranh chấp về BHXH , ví dụ như các đối tượng hưởngchính sách BHXH khiếu nại về việc cơ quan BHXH thanh toán không đúng chế độcho họ hoặc người dân tố cáo cán bộ của cơ quan BHXH giải quyết cho một sốtrường hợp hưởng chế độ hưu trí không đúng chế độ Để giải quyết được nhữngviệc nói trên thì thanh tra của BHXH hoặc cơ quan thực thi pháp luật có thẩmquyền trước hết phải thu thập hồ sơ (hồ sơ gốc) , Tài liệu có liên quan , đối chiếuvới các văn bản quy phạm pháp luật hiện hành, từ đó mới đưa ra được các kết luận ,giải quyết vấn đề
Hồ sơ hưởng BHXH còn là cơ sở quan trọng để điều chỉnh trợ cấp BHXH ,lương hưu cho các đối tượng đang hưởng BHXH giữa các thời kỳ Cùng với việcđổi mới về kinh tế , trong thời gian qua Đảng và Nhà nước đã có nhiều lần sửa đổi ,
bổ sung chế độ chính sách BHXH cho phù hợp với tình hình kinh tế của đất nước Chẳng hạn , ngày 18/09/1985 Hội đồng Bộ trưởng đã ban hành nghị định số236/HĐBT về chế độ lương hưu và các chế độ trợ cấp Thương binh – Xã hội ,trong đó có nội dung tính lại lương hưu hàng tháng đối với người đã nghỉ hưutrước ngày 01/09/1985 ; hoặc ngày 26/01/1995 đã ban hành Nghị định số 12/CP ,kèm theo Điều lệ BHXH đối với công chức , công nhân viên chức Nhà nước vàNLĐ theo loại hình BHXH bắt buộc và Nghị định số 45/CP ngày 15/07/1995 , thựchiện BHXH đối với sỹ quan , quân nhân chuyên nghiệp , hạ sỹ quan , binh sỹ quânđội nhân dân và công an nhân dân Để đảm bảo mối quan hệ về mức hưởng củangười về hưu giữa các thời kỳ , Chính phủ đã phải tăng lương hưu cho các đốitượng nghỉ hưu trước 01/01/1995 Muốn điều chỉnh được lương hưu cho những
Trang 6người về trước 01/09/1985 hoặc trước ngày 01/01/1995 chúng ta phải căn cứ vào
hồ sơ
Ngoài ra hồ hơ hưởng BHXH còn là cơ sở để giải quyết một số chính sách xãhội khác như : chính sách người có công , chính sách nhà đất cho cán bộ công nhânviên đã nghỉ việc hưởng chế độ BHXH Đồng thời các thông số từ hồ sơ hưởngBHXH còn giúp cho việc nghiên cứu bổ sung , sửa đổi và hoạch định chính sáchBHXH phù hợp với hiện tại và phát triển BHXH trong tương lai
1.2Khái quát về quản lí hồ sơ hưởng
1.2.1Khái niệm quản lí hồ sơ hưởng.
Quản lý hồ sơ hưởng BHXH bao gồm việc sắp xếp, thiết kế và xem xét lại các vănbản, hồ sơ trong cơ quan BHXH Nó liên quan đến việc phối hợp các nhiệm vụ,quản lý, bảo quản, tiêu hủy trong sự hoạt động của cơ quan Xử lý công việc nhanhgọn, có hiệu quả
1.2.2.Yêu cầu của quản lí hồ sơ hưởng BHXH.
Thuận lợi trong việc tra cứu hồ sơ
Phù hợp với các quy trình hiện hành của pháp luật
Phản ánh đúng chức năng , nhiệm vụ của các cơ quan đơn vị, tổ chức hìnhthành hồ sơ
Văn bản, giấy tờ được thu thập vào hồ sơ phải có sự liên quan chặt chẽ vớinhau và phản ánh được trình tự giải quyết công việc hoặc trình tự diễn biến củaquá trình
Văn bản, tài liệu được thu thập vào hồ sơ phải có giá trị tài sản tương đối đồngđều
Văn bản hồ sơ phải đảm bảo đúng thể thức văn bản
Trang 71.2.3.Vai trò của quản lí hồ sơ hưởng BHXH.
Việc quản lý hồ sơ hưởng BHXH đóng vai trò quan trọng trong việc :
Giúp cơ quan quản lý chủ động trong tổ chức lập và quản lý hồ sơ tài
liệu tùy theo mục đích sử dụng và giá trị sử dụng để phân loại hồ sơ và
quản lý theo quy định của pháp luật
Giúp lựa chọn tài liệu có giá trị để lưu trữ và phục vụ xử lý công việc,
nghiệp vụ nhanh gọn hiệu quả
Quản lý hồ sơ chặt chẽ góp phần giữ gìn bí mật của cơ quan
Giúp các cán bộ trong quá trình giải quyết nghiệp vụ có đầy đủ hồ sơ
làm căn cứ khoa học để giải quyết công việc, tạo thuận lợi cho việc lưu
trữ nhằm thực hiện tốt công tác nghiên cứu
1.2.4.Nội dung quản lí hồ sơ hưởng
Hồ sơ hưởng BHXH và thời hạn giải quyết hưởng các chế độ BHXH phải đảmbảo đúng quy định của Luật BHXH 2014
Giám đốc BHXH tỉnh căn cứ tình hình thực tế tại địa phương quy định cụ thểthời hạn giải quyết, chi trả các chế độ BHXH của các bộ phận nghiệp vụ có liênquan nhưng không vượt quá thời hạn quy định trong Luật BHXH 2014
Việc tiếp nhận hồ sơ, trả kết quả giải quyết thủ tục hưởng BHXH, quy trình luânchuyển hồ sơ, lưu trữ hồ sơ hưởng BHXH thực hiện theo quy định hiện hành vềtiếp nhận hồ sơ và trả kết quả giải quyết thủ tục hành chính về BHXH, BHYT,BHTN và lưu trữ hồ sơ BHXH
Mẫu, biểu hồ sơ hưởng các chế độ BHXH.
Trang 8Các mẫu hồ sơ hưởng BHXH và các mẫu, biểu hồ sơ theo danh mục đínhkèm văn bản này từ số 01A-HSB đến số 25D-HSB do BHXH Việt Nam banhành và quản lý thống nhất.
BHXH tỉnh, BHXH Bộ Quốc phòng, BHXH Công an nhân dân; BHXHhuyện; người lao động; thân nhân người lao động; người sử dụng lao động;các cá nhân, tổ chức có liên quan và chính quyền địa phương căn cứ cácmẫu, biểu quy định tại văn bản này để thực hiện
Mẫu đơn, mẫu tờ khai, mẫu văn bản được cơ quan BHXH cấp miễn phíhoặc do người lao động, người sử dụng lao động in, chụp, đánh máy, viết taytheo nội dung mẫu quy định
Mẫu giấy ra viện, giấy chứng nhận nghỉ việc hưởng BHXH và các giấy tờkhác do cơ sở khám bệnh, chữa bệnh cấp nêu trong văn bản này thực hiệntheo quy định hiện hành cho đến khi Bộ Y tế có quy định mới
o Quy định về số hồ sơ hưởng các chế độ BHXH và sổ BHXH
Số hồ sơ hưởng chế độ hưu trí, BHXH một lần, chế độ TNLĐ, BNN, chế
độ tử tuất là số sổ BHXH hoặc số sổ hưu trí, trợ cấp BHXH hàng tháng (nếukhông thuộc diện phải cấp sổ BHXH theo quy định)
Sổ BHXH (bao gồm tờ bìa và các trang tờ rời) sau khi đã giải quyếthưởng chế độ hưu trí, tử tuất, BHXH một lần được lưu trữ tại cơ quanBHXH theo quy định
o Trách nhiệm lập và sao lại hồ sơ hưởng BHXH
Tổ Thực hiện chính sách BHXH, Phòng Chế độ BHXH có trách nhiệmlập đủ số lượng bản chính theo quy định tại văn bản này đối với thành phần
hồ sơ thuộc trách nhiệm lập của Tổ hoặc Phòng
Sau khi tiếp nhận hồ sơ đã được giải quyết hưởng chế độ BHXH, PhòngTiếp nhận và Trả kết quả TTHC có trách nhiệm sao lại đủ số lượng theo quy
Trang 9định tại văn bản này đối với thành phần hồ sơ đề nghị giải quyết hưởngBHXH do người sử dụng lao động, người lao động và thân nhân người laođộng cung cấp để đủ bộ hồ sơ đưa vào lưu trữ hoặc đủ bộ hồ sơ tử tuất đểgiới thiệu đến địa phương nơi thân nhân cư trú; lãnh đạo BHXH tỉnh có tráchnhiệm xác nhận bản sao lại hồ sơ theo quy định.
Trường hợp thành phần hồ sơ do cá nhân hoặc tổ chức nộp là bản sao(không được chứng thực) thì viên chức tiếp nhận hồ sơ phải đối chiếu vớibản chính, đồng thời xác nhận trên trang nhất của bản sao “đã đối chiếu vớibản chính”, ký, ghi rõ họ tên và ngày, tháng, năm xác nhận sau đó trả lại bảnchính cho người nộp
o Trách nhiệm bồi hoàn, bồi thường trong giải quyết hưởng chế độ BHXH
Giám đốc BHXH tỉnh quy định cụ thể trách nhiệm bồi hoàn trong trườnghợp không thu hồi được số tiền giải quyết, chi trả không đúng quy định
Đối với trường hợp giải quyết sai chế độ BHXH thuộc thẩm quyền của cơquan BHXH dẫn đến chi trả không đúng đối tượng hoặc nhiều hơn mức quyđịnh thì số tiền chi trả sai phải được thu hồi đầy đủ; trường hợp không thuhồi được số tiền đã chi trả, thì cá nhân công chức, viên chức có liên quan đểxảy ra sai sót trong quá trình thu, cấp sổ BHXH, tiếp nhận, giải quyết và chitrả chế độ BHXH thuộc cơ quan BHXH có trách nhiệm bồi hoàn đầy đủ sốtiền không thu hồi được theo quy định của pháp luật
Giám đốc BHXH tỉnh quy định cụ thể trách nhiệm bồi thường do giảiquyết hưởng chế độ BHXH chậm
Trường hợp giải quyết hưởng chế độ BHXH chậm so với thời hạn quyđịnh thuộc trách nhiệm của cơ quan BHXH, gây thiệt hại đến quyền, lợi íchhợp pháp của người hưởng thì cá nhân công chức, viên chức có liên quan
Trang 10đến việc giải quyết chậm chế độ BHXH thuộc cơ quan BHXH có tráchnhiệm bồi thường cho người hưởng theo quy định của pháp luật.
Cơ quan, tổ chức, cá nhân có liên quan vi phạm trong việc giải quyếthưởng các chế độ BHXH thì xử lý theo quy định của pháp luật
Chương II:THỰC TRẠNG QUẢN LÝ HỒ SƠ HƯỞNG TẠI BHXH TỈNHHÒA BÌNH
2.1 Lịch sử phát triển và ra đời của tỉnh Hòa Bình và cơ quan BHXH
tỉnh Hòa Bình.
2.1.1.Một vài nét về tỉnh Hòa Bình.
Hòa Bình là tỉnh miền núi, tiếp giáp với phía Tây đồng bằng sông Hồng,
Hòa Bình có địa hình núi trung bình, chia cắt phức tạp, độ dốc lớn và theo
hướng Tây Bắc - Đông Nam,
Một vùng đất đa dân tộc, là giá trị nhân văn đa dạng, phong phú của
cộng đồng cư dân , với tiềm năng phát triển về du lịch rất tốt
Tỉnh Hòa Bình có bề dày lịch sử với nền văn hóa Hòa Bình nổi tiếng,
được nhân loại biết đến Hòa Bình ở vị trí có ý nghĩa chiến lược của Bắc
Bộ; là cửa ngõ vào Thủ đô Hà Nội, lên vùng Tây Bắc; là bản lề giữa đồng
bằng Bắc Bộ, khu IV cũ với Tây Bắc, Việt Bắc; có nhiều tiềm năng, lợi thế
trong phát triển KT-XH
Trang 11Đến nay, Hoà Bình có diện tích tự nhiên 4.596 km2, dân số trên 83 vạnngười, có 10 huyện và 1 thành phố (huyện Lương Sơn, Kỳ Sơn, Đà Bắc,Kim Bôi, Tân Lạc, Lạc Sơn, Mai Châu, Lạc Thuỷ, Yên Thuỷ, Cao Phong
và thành phố Hoà Bình) Tỉnh lỵ của Hoà Bình là thành phố Hoà Bình.Theo thống kê, trên địa bàn tỉnh có 7 dân tộc chủ yếu cùng chung sống lâuđời, đông nhất là dân tộc Mường chiếm 63,3%; dân tộc Kinh chiếm27,73%; tiếp đến là các dân tộc Thái, Tày, Dao, Mông, Hoa và các dân tộckhác Hòa Bình là tỉnh miền núi, ở phía Tây Bắc của Tổ quốc có địa hìnhnúi cao, chia cắt phức tạp, độ dốc lớn và theo hướng tây bắc - đông nam,phân chia thành 2 vùng: vùng núi cao nằm về phía tây bắc và vùng núi thấpnằm ở phía đông nam Tỉnh ta có khí hậu nhiệt đới gió mùa, mùa đông lạnh,
ít mưa; mùa hè nóng, mưa nhiều Hệ thống sông ngòi trên địa bàn tỉnh phân
bố tương đối đồng đêù với các sông lớn như : Sông Đà, sông Bôi, sôngBưởi, sông Bùi
Tỉnh Hòa Bình được thành lập ngày 22/6/1886 theo nghị định của Kinhlược Bắc Kỳ với tên gọi là tỉnh Mường, tách phần đất có người Mường cưtrú từ các tỉnh Hưng Hóa, Sơn Tây, Hà Nội và Ninh Bình Tỉnh Mường có 4phủ: Vàng An, Lương Sơn, Lạc Sơn, Chợ Bờ; tỉnh lỵ đặt tại Chợ Bờ (thuộcchâu Đà Bắc) nên cũng còn gọi là tỉnh Chợ Bờ Đến tháng 11/1886 chuyển
về xã Phương Lâm Tháng 4/1888 được đổi tên thành tỉnh Phương Lâm docông sứ Pháp cai trị Ban đầu tỉnh gồm cả Mộc Châu, Yên Châu và PhùYên Châu cùng với vùng có dân tộc Mường thuộc hai châu Thanh Sơn vàYên Lập (tháng 10/1888 cắt 2 châu này về tỉnh Hưng Hóa)
Ngày 5/9/1896, tỉnh lỵ tỉnh Mường chính thức được chuyển về đóng tại
xã Hòa Bình, phía bờ trái sông Đà, đối diện với Phương Lâm Từ đó, tỉnh