Tiểu luận quản lý hồ sơ bảo hiểm xã hội

Chương 1: Một số lí luận chung về quản lý hồ sơ hưởng BHXHChương 2: Thực trạng quản lý hồ sơ hưởng BHXH tại tỉnh Hòa BìnhChương 3 : Một số giải pháp và khuyến nghị nhằm nâng cao hiệu quả của công tác quản lý hồ sơ hưởng BHXH

LỜI MỞ ĐẦU Trong hệ thống an sinh xã hội Bảo Hiểm Xã Hội (BHXH) đóng vai trò chủ đạo quan trọng BHXH bảo đảm thay bù đắp phần thu nhập người lao động họ bị giảm thu nhập ốm đau , thai sản , tai nạn lao động , bệnh nghề nghiệp , thất nghiệp hết tuổi lao động chết , sở mức đóng góp vào Quỹ BHXH BHXH góp phần tạo chế chia sẻ rủi ro , nâng cao tính cộng đồng xã hội , củng cố truyền thống đoàn kết , gắn bó thành viên xã hội , BHXH có vai trò to lớn phát triển kinh tế quốc gia v.v BHXH Việt Nam với chức đơn vị có nhiệm vụ thu, chi trả, giải chế độ BHXH, BHYT, BH thất nghiệp cho nhân dân NLĐ nên việc quản lý, lưu giữ hồ sơ đối tượng quan trọng Ngành thực nề nếp từ nhiều năm qua Tuy nhiên, số lượng hồ sơ ngày lớn, công tác lưu trữ bộc lộ số hạn chế như: Với hồ sơ giấy, việc khai thác thông tin giải chế độ BHXH cho người tham gia nhiều thời gian Bên cạnh đó, nhiều loại hồ sơ phải lưu trữ thời gian dài đến 70 năm, vĩnh viễn, hồ sơ giấy khó bảo quản, dễ bị bị hư hỏng…Trước đây, công tác lưu trữ triển khai thực đơn vị, nhiên so với yêu cầu thực tế chưa đem lại hiệu cao Trong giai đoạn từ năm 2010 đến nay, số lượng công việc đơn vị ngày nhiều, hồ sơ đối tượng tăng cao, đòi hỏi công tác lưu trữ cần quan tâm, trọng trước Với vai trò sinh viên khoa Bảo hiểm , trường Đại học Lao động Xã hội , với kiến thức thầy cô giáo truyền tải , em muốn nghiên cứu tìm hiểu vấn đề cần thiết công tác quản lí BHXH , vấn đề quản lí hồ sơ BHXH Do em chọn đề tài :” Thực trạng quản lý hồ sơ hưởng BHXH quan BHXH tỉnh Hòa Bình “ Bài tiểu luận gồm chương : Chương 1: Một số lí luận chung quản lý hồ sơ hưởng BHXH Chương 2: Thực trạng quản lý hồ sơ hưởng BHXH tỉnh Hòa Bình Chương : Một số giải pháp khuyến nghị nhằm nâng cao hiệu công tác quản lý hồ sơ hưởng BHXH Để hoàn thành tiểu luận , bên cạnh kiến thức học , em nhận hướng dẫn , bảo tận tình cô Bùi Thu Hà thầy cô giáo khác khoa Bảo Hiểm Qua tiểu luận , em muốn gửi lời cảm ơn chân thành đến cô Bùi Thu Hà toàn thầy cô giáo khoa bảo hiểm Thực chất tiểu luận trau dồi kiến thức cho thân em Do kiến thức nhiều hạn chế , tài liệu tham khảo chưa phong phú thời gian làm chưa nhiều nên viết em không tránh khỏi sai sót Em mong thầy cô giáo nhận xét góp ý để làm em hoàn thiện Em xin chân thành cảm ơn ! CHƯƠNG I : MỘT SỐ LÝ LUẬN CHUNG VỀ QUẢN LÝ HỒ SƠ HƯỞNG BHXH 1.1.Khái quát hồ sơ hưởng 1.1.1 Khái niệm hồ sơ hưởng Hồ sơ hưởng BHXH tổng hợp trình mức độ tham gia BHXH người lao động, đóng góp người sử dụng lao động sở tài liệu gốc lý lịch, hợp đồng lao động, hợp đồng làm việc, sổ BHXH… để quan chức làm lập xác định quyền lợi, chế độ BHXH người lao động 1.1.2 Tính đặc thù hồ sơ hưởng Hồ sơ hưởng BHXH tổng hợp trình mức độ tham gia BHXH NLĐ , đóng góp NSDLĐ , sở tài liệu gốc lý lịch , hợp đồng lao động hợp đồng làm việc , sổ BHXH để quan chức làm lập xác định quyền lợi , chế độ BHXH NLĐ Ngoài đặc tính chung hồ sơ tài liệu lưu trữ , hồ sơ hưởng BHXH có đặc thù riêng sau : Hồ sơ hưởng BHXH hình thành có phát sinh đối tượng hưởng BHXH Hồ sơ hưởng BHXH quan có thẩm quyền xác lập sở pháp lý để thực chế độ BHXH Hồ sơ hưởng chế độ thường xuyên ( hàng tháng ) hồ sơ đối tượng hàng tháng lĩnh lương hưu trợ cấp BHXH Mức lương hưu trợ cấp hàng tháng NLĐ pháp luật quy định theo mức độ tham gia BHXH người Hồ sơ hưởng BHXH thường xuyên có loại sau : hưu trí , sức lao động TNLĐ , tử tuất , trợ cấp cho cán xã , phường Hồ sơ hưởng chế độ lần hồ sơ đối tượng lĩnh trợ cấp lần , mức trợ cấp pháp luật quy định gồm hồ sơ hưởng chế độ ngắn hạn : ốm đau , thai sản , trợ cấp dưỡng sức , phục hồi sức khỏe 1.1.3 Yêu cầu hồ sơ hưởng Đảm bảo cho đối tượng tham gia BHXH phải có hồ sơ,với hồ sơ chưa hoàn thành phải có bổ sung chỉnh sửa đầy đủ ,hợp lệ Việc quản lí lưu trữ hồ cần đảm bảo tính thống toàn ngành Hồ sơ phải lưu trữ cách khoa học thực ứng dụng công nghệ thông tin quản lí ,lưu trữ hồ sơ góp phần quản lí ngày tốt mặt hoạt động ngành Đảm bảo độ bên cho hồ sơ suốt thời gian hồ sơ có hiệu lực ,thực kịp thời việc hủy bỏ hồ sơ hồ sơ hết hiệu lực 1.1.4 Vai trò hồ sơ hưởng BHXH Nước ta xây dựng thực sách BHXH cho NLĐ 40 năm đạt kết to lớn việc làm ổn định đời sống cho hàng chục triệu NLĐ gia đình họ trường hợp ốm đau , thai sản , TNLĐ , sức lao động , hưu trí tử tuất Với kết , sách BHXH góp phần tích cực động viên công nhân viên chức Nhà nước , lực lượng vũ trang NLĐ tham gia chiến đấu , lao động sản xuất nghiệp bảo vệ Tổ quốc phát triển kinh tế - xã hội Để thực chế độ BHXH hồ sơ hưởng BHXH có vai trò quan trọng Vai trò dduwwocj thể qua nội dung sau : Hồ sơ hưởng BHXH sở pháp lý để thực chế độ BHXH Chẳng hạn muốn tính trợ cấp ốm đau người cán BHXH phải biết mức tiền lương tiền công đóng BHXH tháng liền kề , thời gian đóng BHXH , điều kiện làm việc đối tượng trước nghỉ ốm , muốn giải chế độ hưu trí , cán BHXH phải tìm mức tiền lương tiền công tháng đóng BHXH năm cuối trước nghỉ hưu , thời gian (số năm) đóng BHXH đối tượng , điều kiện làm việc đối tượng Những nội dung mà cán BHXH cần phản ánh hồ sơ hưởng chế độ ốm đau hồ sơ hưởng chế độ hưu trí Hồ sơ hưởng BHXH sở pháp lý để giải tranh chấp BHXH ( khiếu nại , tố cáo ) Khi có xảy tranh chấp BHXH , ví dụ đối tượng hưởng sách BHXH khiếu nại việc quan BHXH toán không chế độ cho họ người dân tố cáo cán quan BHXH giải cho số trường hợp hưởng chế độ hưu trí không chế độ Để giải việc nói tra BHXH quan thực thi pháp luật có thẩm quyền trước hết phải thu thập hồ sơ (hồ sơ gốc) , Tài liệu có liên quan , đối chiếu với văn quy phạm pháp luật hành, từ đưa kết luận , giải vấn đề Hồ sơ hưởng BHXH sở quan trọng để điều chỉnh trợ cấp BHXH , lương hưu cho đối tượng hưởng BHXH thời kỳ Cùng với việc đổi kinh tế , thời gian qua Đảng Nhà nước có nhiều lần sửa đổi , bổ sung chế độ sách BHXH cho phù hợp với tình hình kinh tế đất nước Chẳng hạn , ngày 18/09/1985 Hội đồng Bộ trưởng ban hành nghị định số 236/HĐBT chế độ lương hưu chế độ trợ cấp Thương binh – Xã hội , có nội dung tính lại lương hưu hàng tháng người nghỉ hưu trước ngày 01/09/1985 ; ngày 26/01/1995 ban hành Nghị định số 12/CP , kèm theo Điều lệ BHXH công chức , công nhân viên chức Nhà nước NLĐ theo loại hình BHXH bắt buộc Nghị định số 45/CP ngày 15/07/1995 , thực BHXH sỹ quan , quân nhân chuyên nghiệp , hạ sỹ quan , binh sỹ quân đội nhân dân công an nhân dân Để đảm bảo mối quan hệ mức hưởng người hưu thời kỳ , Chính phủ phải tăng lương hưu cho đối tượng nghỉ hưu trước 01/01/1995 Muốn điều chỉnh lương hưu cho người trước 01/09/1985 trước ngày 01/01/1995 phải vào hồ sơ Ngoài hồ hơ hưởng BHXH sở để giải số sách xã hội khác : sách người có công , sách nhà đất cho cán công nhân viên nghỉ việc hưởng chế độ BHXH Đồng thời thông số từ hồ sơ hưởng BHXH giúp cho việc nghiên cứu bổ sung , sửa đổi hoạch định sách BHXH phù hợp với phát triển BHXH tương lai 1.2Khái quát quản lí hồ sơ hưởng 1.2.1Khái niệm quản lí hồ sơ hưởng Quản lý hồ sơ hưởng BHXH bao gồm việc xếp, thiết kế xem xét lại văn bản, hồ sơ quan BHXH Nó liên quan đến việc phối hợp nhiệm vụ, quản lý, bảo quản, tiêu hủy hoạt động quan Xử lý công việc nhanh gọn, có hiệu 1.2.2.Yêu cầu quản lí hồ sơ hưởng BHXH Thuận lợi việc tra cứu hồ sơ Phù hợp với quy trình hành pháp luật Phản ánh chức , nhiệm vụ quan đơn vị, tổ chức hình thành hồ sơ Văn bản, giấy tờ thu thập vào hồ sơ phải có liên quan chặt chẽ với phản ánh trình tự giải công việc trình tự diễn biến trình Văn bản, tài liệu thu thập vào hồ sơ phải có giá trị tài sản tương đối đồng Văn hồ sơ phải đảm bảo thể thức văn 1.2.3.Vai trò quản lí hồ sơ hưởng BHXH Việc quản lý hồ sơ hưởng BHXH đóng vai trò quan trọng việc : Giúp quan quản lý chủ động tổ chức lập quản lý hồ sơ tài liệu tùy theo mục đích sử dụng giá trị sử dụng để phân loại hồ sơ quản lý theo quy định pháp luật Giúp lựa chọn tài liệu có giá trị để lưu trữ phục vụ xử lý công việc, nghiệp vụ nhanh gọn hiệu Quản lý hồ sơ chặt chẽ góp phần giữ gìn bí mật quan Giúp cán trình giải nghiệp vụ có đầy đủ hồ sơ làm khoa học để giải công việc, tạo thuận lợi cho việc lưu trữ nhằm thực tốt công tác nghiên cứu 1.2.4.Nội dung quản lí hồ sơ hưởng Hồ sơ hưởng BHXH thời hạn giải hưởng chế độ BHXH phải đảm bảo quy định Luật BHXH 2014 Giám đốc BHXH tỉnh tình hình thực tế địa phương quy định cụ thể thời hạn giải quyết, chi trả chế độ BHXH phận nghiệp vụ có liên quan không vượt thời hạn quy định Luật BHXH 2014 Việc tiếp nhận hồ sơ, trả kết giải thủ tục hưởng BHXH, quy trình luân chuyển hồ sơ, lưu trữ hồ sơ hưởng BHXH thực theo quy định hành tiếp nhận hồ sơ trả kết giải thủ tục hành BHXH, BHYT, BHTN lưu trữ hồ sơ BHXH Mẫu, biểu hồ sơ hưởng chế độ BHXH Các mẫu hồ sơ hưởng BHXH mẫu, biểu hồ sơ theo danh mục đính kèm văn từ số 01A-HSB đến số 25D-HSB BHXH Việt Nam ban hành quản lý thống BHXH tỉnh, BHXH Bộ Quốc phòng, BHXH Công an nhân dân; BHXH huyện; người lao động; thân nhân người lao động; người sử dụng lao động; cá nhân, tổ chức có liên quan quyền địa phương mẫu, biểu quy định văn để thực Mẫu đơn, mẫu tờ khai, mẫu văn quan BHXH cấp miễn phí người lao động, người sử dụng lao động in, chụp, đánh máy, viết tay theo nội dung mẫu quy định Mẫu giấy viện, giấy chứng nhận nghỉ việc hưởng BHXH giấy tờ khác sở khám bệnh, chữa bệnh cấp nêu văn thực theo quy định hành Bộ Y tế có quy định o Quy định số hồ sơ hưởng chế độ BHXH và sổ BHXH Số hồ sơ hưởng chế độ hưu trí, BHXH lần, chế độ TNLĐ, BNN, chế độ tử tuất số sổ BHXH số sổ hưu trí, trợ cấp BHXH hàng tháng (nếu không thuộc diện phải cấp sổ BHXH theo quy định) Sổ BHXH (bao gồm tờ bìa trang tờ rời) sau giải hưởng chế độ hưu trí, tử tuất, BHXH lần lưu trữ quan BHXH theo quy định o Trách nhiệm lập lại hồ sơ hưởng BHXH Tổ Thực sách BHXH, Phòng Chế độ BHXH có trách nhiệm lập đủ số lượng theo quy định văn thành phần hồ sơ thuộc trách nhiệm lập Tổ Phòng Sau tiếp nhận hồ sơ giải hưởng chế độ BHXH, Phòng Tiếp nhận Trả kết TTHC có trách nhiệm lại đủ số lượng theo quy định văn thành phần hồ sơ đề nghị giải hưởng BHXH người sử dụng lao động, người lao động thân nhân người lao động cung cấp để đủ hồ sơ đưa vào lưu trữ đủ hồ sơ tử tuất để giới thiệu đến địa phương nơi thân nhân cư trú; lãnh đạo BHXH tỉnh có trách nhiệm xác nhận lại hồ sơ theo quy định Trường hợp thành phần hồ sơ cá nhân tổ chức nộp (không chứng thực) viên chức tiếp nhận hồ sơ phải đối chiếu với chính, đồng thời xác nhận trang “đã đối chiếu với chính”, ký, ghi rõ họ tên ngày, tháng, năm xác nhận sau trả lại cho người nộp o Trách nhiệm bồi hoàn, bồi thường giải hưởng chế độ BHXH Giám đốc BHXH tỉnh quy định cụ thể trách nhiệm bồi hoàn trường hợp không thu hồi số tiền giải quyết, chi trả không quy định Đối với trường hợp giải sai chế độ BHXH thuộc thẩm quyền quan BHXH dẫn đến chi trả không đối tượng nhiều mức quy định số tiền chi trả sai phải thu hồi đầy đủ; trường hợp không thu hồi số tiền chi trả, cá nhân công chức, viên chức có liên quan để xảy sai sót trình thu, cấp sổ BHXH, tiếp nhận, giải chi trả chế độ BHXH thuộc quan BHXH có trách nhiệm bồi hoàn đầy đủ số tiền không thu hồi theo quy định của pháp luật Giám đốc BHXH tỉnh quy định cụ thể trách nhiệm bồi thường giải hưởng chế độ BHXH chậm Trường hợp giải hưởng chế độ BHXH chậm so với thời hạn quy định thuộc trách nhiệm quan BHXH, gây thiệt hại đến quyền, lợi ích hợp pháp người hưởng cá nhân công chức, viên chức có liên quan đến việc giải chậm chế độ BHXH thuộc quan BHXH có trách nhiệm bồi thường cho người hưởng theo quy định pháp luật Cơ quan, tổ chức, cá nhân có liên quan vi phạm việc giải hưởng chế độ BHXH xử lý theo quy định pháp luật Chương II:THỰC TRẠNG QUẢN LÝ HỒ SƠ HƯỞNG TẠI BHXH TỈNH HÒA BÌNH 2.1 Lịch sử phát triển đời tỉnh Hòa Bình quan BHXH tỉnh Hòa Bình 2.1.1.Một vài nét tỉnh Hòa Bình Hòa Bình tỉnh miền núi, tiếp giáp với phía Tây đồng sông Hồng, Hòa Bình có địa hình núi trung bình, chia cắt phức tạp, độ dốc lớn theo hướng Tây Bắc - Đông Nam, Một vùng đất đa dân tộc, giá trị nhân văn đa dạng, phong phú cộng đồng cư dân , với tiềm phát triển du lịch tốt Tỉnh Hòa Bình có bề dày lịch sử với văn hóa Hòa Bình tiếng, nhân loại biết đến Hòa Bình vị trí có ý nghĩa chiến lược Bắc Bộ; cửa ngõ vào Thủ đô Hà Nội, lên vùng Tây Bắc; lề đồng Bắc Bộ, khu IV cũ với Tây Bắc, Việt Bắc; có nhiều tiềm năng, lợi phát triển KT-XH Đến nay, Hoà Bình có diện tích tự nhiên 4.596 km2, dân số 83 vạn người, có 10 huyện thành phố (huyện Lương Sơn, Kỳ Sơn, Đà Bắc, Kim Bôi, Tân Lạc, Lạc Sơn, Mai Châu, Lạc Thuỷ, Yên Thuỷ, Cao Phong thành phố Hoà Bình) Tỉnh lỵ Hoà Bình thành phố Hoà Bình Theo thống kê, địa bàn tỉnh có dân tộc chủ yếu chung sống lâu đời, đông dân tộc Mường chiếm 63,3%; dân tộc Kinh chiếm 27,73%; tiếp đến dân tộc Thái, Tày, Dao, Mông, Hoa dân tộc khác Hòa Bình tỉnh miền núi, phía Tây Bắc Tổ quốc có địa hình 10 núi cao, chia cắt phức tạp, độ dốc lớn theo hướng tây bắc - đông nam, phân chia thành vùng: vùng núi cao nằm phía tây bắc vùng núi thấp nằm phía đông nam Tỉnh ta có khí hậu nhiệt đới gió mùa, mùa đông lạnh, mưa; mùa hè nóng, mưa nhiều Hệ thống sông ngòi địa bàn tỉnh phân bố tương đối đồng đêù với sông lớn : Sông Đà, sông Bôi, sông Bưởi, sông Bùi Tỉnh Hòa Bình thành lập ngày 22/6/1886 theo nghị định Kinh lược Bắc Kỳ với tên gọi tỉnh Mường, tách phần đất có người Mường cư trú từ tỉnh Hưng Hóa, Sơn Tây, Hà Nội Ninh Bình Tỉnh Mường có phủ: Vàng An, Lương Sơn, Lạc Sơn, Chợ Bờ; tỉnh lỵ đặt Chợ Bờ (thuộc châu Đà Bắc) nên gọi tỉnh Chợ Bờ Đến tháng 11/1886 chuyển xã Phương Lâm Tháng 4/1888 đổi tên thành tỉnh Phương Lâm công sứ Pháp cai trị Ban đầu tỉnh gồm Mộc Châu, Yên Châu Phù Yên Châu với vùng có dân tộc Mường thuộc hai châu Thanh Sơn Yên Lập (tháng 10/1888 cắt châu tỉnh Hưng Hóa) Ngày 5/9/1896, tỉnh lỵ tỉnh Mường thức chuyển đóng xã Hòa Bình, phía bờ trái sông Đà, đối diện với Phương Lâm Từ đó, tỉnh Mường gọi tỉnh Hòa Bình với châu: Lương Sơn, Kỳ Sơn, Lạc Sơn Mai Đà Huyện Lạc Thủy lúc thuộc châu Lạc Sơn, đến năm 1908 chuyển tỉnh Hà Nam Từ đó, địa gới hành ổn định Đến tháng 5/1953, huyện Lạc Thủy số xã thuộc Nho Quan, Ninh Bình chuyển tỉnh Hòa Bình Từ năm 1950, châu đổi thành huyện đơn vị hành huyện tỉnh Hòa Bình có thay đổi: ngày 21/9/1956, huyện Mai Đà chia thành huyện: Đà Bắc phía bắc sông Đà Mai Châu phía nam 11 sông Đà Ngày 15/10/1957, huyện Lạc Sơn chia thành huyện: Lạc Sơn Tân Lạc Ngày 17/4/1959, huyện Lương Sơn chia thành huyện: Lương Sơn Kim Bôi Ngày 17/8/1964, huyện Lạc Thủy chia thành huyện: Lạc Thủy Yên Thủy Ngày 27/12/1975, kỳ họp thứ 2, Quốc hội khóa V nghị hợp tỉnh Hòa Bình với tỉnh Hà Tây thành tỉnh Hà Sơn Bình Theo Nghị Quốc hội khóa VIII kỳ họp thứ 9, ngày 12/8/1991, tỉnh Hà Sơn Bình tách thành tỉnh Hòa Bình Hà Tây Khi đó, tỉnh Hòa Bình có diện tích 4.697 km với dân số 670.000 người gồm 10 đơn vị hành chính: thị xã Hòa Bình huyện: Đà Bắc, Mai Châu, Lương Sơn, Kỳ Sơn, Lạc Sơn, Lạc Thủy, Kim Bôi, Tân Lạc, Yên Thủy Tháng 12/2001, huyện Kỳ Sơn chia thành huyện: Kỳ Sơn Cao Phong Ngày 27/10/2006, thị xã Hòa Bình trở thành đô thị loại III với tên gọi thành phố Hòa Bình Từ ngày 14/7/2009, xã Đông Xuân, Tiến Xuân, Yên Bình Yên Trung nằm phía bắc huyện Lương Sơn tách sát nhập vào thành phố Hà Nội Tới thời điểm này, tỉnh Hòa Bình có 11 huyện, thành phố, với 210 xã, phường, thị trấn 2.1.2 Giới thiệu chung BHXH Tỉnh Hòa Bình BHXH tỉnh Hòa Bình đời với trình thành lập tỉnh Thành lập BHXH tỉnh Hòa Bình với chức nhiệm vụ là: Xây dựng chương trình lập kế hoạch,tổ chức thực sách BHXH,quản lí thuchi BHXH kịp thời,giám định chi khám chữa bệnh bệnh viện kịp thời quy định 12 Bảo hiểm xã hội tỉnh Hòa Bình quan trực thuộc Bảo hiểm xã hội Việt Nam đặt tỉnh nằm hệ thống tổ chức Bảo hiểm xã hội Việt Nam, có chức giúp Tổng giám đốc tổ chức thực sách, chế độ bảo hiểm xã hội, bảo hiểm y tế quản lý Quỹ bảo hiểm xã hội, bảo hiểm y tế (gọi chung bảo hiểm xã hội) địa bàn tỉnh Hòa Bình Bảo hiểm xã hội tỉnh Hòa Bình chịu quản lý trực tiếp toàn diện Tổng giám đốc Bảo hiểm xã hội Việt Nam, chịu quản lý hành địa bàn lãnh thổ Uỷ ban nhân dân tỉnh Hòa Bình Bảo hiểm xã hội tỉnh Hòa Bình có tư cách pháp nhân, có trụ sở đặt tỉnh lỵ, có dấu, tài khoản riêng Ngay từ thành lập tổ chức máy sở vật chất ngành khó khăn thiếu thốn Trình độ trị trình độ chuyên môn nhiệm vụ sách BHXH không đồng đều,nơi làm việc chật trội,trang bị thiếu thốn,công việc nên áp lực công việc lớn có lúc căng thẳng BHXH tỉnh Hòa Bình vượt qua khó khăn vất vả,đoàn kết thống nhất,nhận thức muốn thực sách BHXH phải làm thật tốt sách BHXH cho người làm việc quan đơn vị đủ điều kiện hưởng BHXH Chính làm tốt công tác mặt đảm bảo quyền lợi cho NLĐ mặt khác tạo lập niềm nin cho người đối tượng tham gia BHXH làm chuyển biến nhận thức cho NLĐ đã,sắp tham gia Được quan tâm lãnh đạo trực tiếp từ tổng giám đốc Bảo hiểm Xã hội Việt Nam , Ủy ban nhân dân tỉnh Hòa Bình BHXH tỉnh Hòa Bình nhanh chóng vào công tác tổ chức thực hiệu quả.Trình độ chuyên môn cán nâng lên hiệu rõ rệt so với ngày đầu Công tác tổ chức cán bộ,đào tạo bồi dưỡng yếu tố định việc tổ chức thực thắng lợi nhiệm vụ mà cấp giao cho 2.2 Thực trạng quản lí hồ sơ BHXH Trong năm từ hoạt động BHXH tỉnh Hòa Bình không ngừng đưa phương hướng,nhiệm vụ,biện pháp tuân theo trình tự cụ thể để có 13 thể quản lí hồ sơ cách tốt Số người tham gia hưởng BHXH ngày tăng với vai trò công tác quản lí hồ sơ ngày quan trọng Hiện công tác lưu trữ vào nề nếp, việc khai thác, sử dụng tài liệu phục vụ công tác chuyên môn tập trung đầu mối thống Bộ phận lưu trữ Phòng Tiếp nhận quản lý hồ sơ Khai thác sử dụng tài liệu thực theo Quy định 1525/QĐ-BHXH ngày 25/12/2009 Tổng giám đốc Bảo hiểm xã hội Việt Nam việc ban hành quy định quản lý, lưu trữ, khai thác hồ sơ hưởng bảo hiểm xã hội; Quy định 1433/QĐ-BHXH ngày 08/10/2010 Tổng giám đốc Bảo hiểm xã hội Việt Nam công tác lưu trữ hệ thống Bảo hiểm xã hội Việt Nam Bảo hiểm xã hội tỉnh ban hành quy định khai thác hồ sơ, nội quy thực công tác quản lý lưu trữ hồ sơ v.v., đồng thời thực nghiêm túc công văn số 955/BHXH-VTTLT ngày 17/3/2010 Bảo hiểm xã hội Việt Nam việc tăng cường bảo vệ phát huy giá trị tài liệu lưu trữ; công văn số 45/TTLT-HSTN việc giao nộp tài liệu lưu trữ vào trung tâm lưu trữ tỉnh Trung tâm lưu trữ Bảo hiểm xã hội Việt Nam, thông thường phận lưu trữ thực công tác quản lý tài liệu lưu trữ hồ sơ nghiệp vụ thu bảo hiểm xã hội hồ sơ chế độ bảo hiểm xã hội phòng nghiệp vụ thuộc Bảo hiểm xã hội tỉnh hồ sơ thu bảo hiểm xã hội Bảo hiểm xã hội huyện, thị xã, thành phố, làm thủ tục lục hồ sơ cho tổ chức, cá nhân Công tác kiểm tra, tổ chức tập huấn, hướng dẫn nghiệp vụ quan tâm, qua đợt tập huấn, kiểm tra Trung tâm lưu trữ tỉnh, Trung tâm lưu trữ Bảo hiểm xã hội Việt Nam, cán làm công tác lưu trữ nắm bắt tốt nhiệm vụ nâng cao chất lượng, hiệu 14 Công tác lưu trữ hồ sơ thường xuyên đánh giá lồng ghép với hội nghị sơ, tổng kết ngành, thực chế độ báo cáo thống kê hàng năm theo quy định Từ thành lập tới nay,công tác quản lí phận quản lí hồ sơ không ngừng phát huy mạnh BHXH tỉnh Hòa Bình lưu trữ hồ sơ ngắn hạn : ốm đau,thai sản,dưỡng sức BHXH lần Bảng 1: Số lượng hồ sơ hưởng BHXH qua năm Đơn vị: Hồ sơ 201 Hồ sơ 567 2012 2013 2014 2015 Ôm đau Thai sản Dưỡng sức BHXH lần 560 150 120 650 6020 590 130 150 6890 650 160 170 7150 720 180 160 7490 810 160 190 Tổng 6890 8210 8210 8650 Qua năm số lượng hồ sơ cần lưu trữ ngày tăng Lượng hồ sơ ngắn hạn năm 2015 8650 hồ sơ tăng 2150 hồ sơ so với năm 2011 6500 hồ sơ Điều chứng tỏ số lượng người hưởng BHXH ngày nhiều Đặc biệt,số lượng người hưởng chế độ ốm đau cao cụ thể: • • • • Năm 2015 số hồ sơ hưởng: Chế độ ốm đau 7490 hồ sơ Chế độ thai sản 810 hồ sơ Dưỡng sức 160 hồ sơ BHXH lần 190 hồ sơ Qua cho thấy,mức sống người dân nơi thấp,số lượng người bị ốm qua năm cao 15 BHXH tỉnh bố trí 01 cán làm công tác tổng hợp, kiêm công tác lưu trữ hồ sơ Cán làm công tác lưu trữ nhân tố quan trọng lưu trữ hồ sơ, có trình độ phương pháp tổ chức hồ sơ khoa học, nhiệm vụ tiếp nhận phân loại đưa vào lưu trữ theo quy định Bảo hiểm xã hội Việt Nam Bảng 2:Số lượng hồ sơ hưởng chế độ hưu trí,tử tuất qua năm Đơn vị: Hồ sơ Hồ sơ 2011 Hưu trí 200 Tử tuất 100 2012 230 90 2013 280 120 2014 270 150 2015 310 180 Bảo hiểm xã hội tỉnh Hòa Bình có kho chuyên dụng để lưu trữ quản lý hồ sơ; giá, hộp, tủ đựng tài liệu, thực theo tiêu chuẩn kích cỡ quy định có nhãn mác, hồ sơ xếp giá có phương tiện tra cứu bước đại hoá tiến hành nhập tài liệu lưu trữ theo chương trình phần mềm máy tính, hồ sơ hưởng lần loại khác vào phần mềm quản lý riêng Tại văn phòng BHXH tỉnh bố trí kho lưu trữ, với tổng diện tích 89m2, BHXH 02 huyện, thị bố trí phòng riêng để lưu trữ tài liệu; trang bị đầy đủ phương tiện, thiết bị bảo quản tài liệu lưu trữ Đặc biệt BHXH tỉnh cài đặt triển khai phần mềm "Quản lý đối tượng hưởng BHXH tháng" BHXH tỉnh BHXH 10 huyện theo tinh thần Quyết định số 778/QĐ -BHXH Tổng Giám đốc BHXH Việt Nam; Hàng tháng BHXH tỉnh chuyển liệu gửi hồ sơ Trung tâm Lưu trữ BHXH Việt Nam thời gian quy định, hồ sơ kiểm tra xác, thành phần, hồ sơ điều chỉnh bổ sung kịp thời; BHXH tỉnh trọng đến công tác nhân lực, bố trí 13 cán có 04 cán chuyên trách làm việc phòng TN&QLHS cán kiêm nhiệm công tác lưu trữ BHXH cấp huyện; 16 Việc quản lý, lưu trữ hồ sơ quan thông qua việc xây dựng Danh mục hồ sơ thể đầy đủ khung, đề mục, tiêu đề hồ sơ theo quy định Quyết định 1139/QĐ-BHXH BHXH Việt Nam; Công tác khai thác sử dụng hồ sơ, tài liệu đảm bảo kịp thời, quy trình, quy định;… Từ năm 2011 đến nay, BHXH tỉnh khai thác, sử dụng 5.577 hồ sơ theo yêu cầu tổ chức, cá nhân; lựa chọn hồ sơ để giao nộp tài liệu vào lưu trữ lịch sử Mặt khác,vẫn lượng nhỏ số lượng hồ sơ hưởng chế độ ốm đau sai sót,cần chỉnh sửa cụ thể sau: Bảng 3: Số lượng hồ sơ hưởng cần điều chỉnh qua năm Đơn vị: Hồ sơ Hồ sơ Ốm đau TNLĐ-BNN Hưu trí BHXH lần Dưỡng sức –phục hồi 2010 0 0 2011 10 0 2012 0 0 2013 10 0 2014 30 0 sức khỏe Tử tuất 0 0 0 0 0 Từ bảng ta thấy,số lượng hồ sơ ốm đau sai sót năm 2011( 10 hồ sơ) ,năm 2013( 10 hồ sơ),năm 2014 (30 hồ sơ) Nguyên nhân chủ yếu dẫn tới sai sót số lượng người hưởng chế độ ốm đau ngày nhiều.Do ,không thể tránh khỏi sai sót Những sai sót quan BHXH tỉnh Hòa Bình kịp thời chỉnh sửa 2.4 Đánh giá công tác quản lí hồ sơ hưởng 17 Hiện công tác lưu trữ vào nề nếp, việc khai thác, sử dụng tài liệu phục vụ công tác chuyên môn tập trung đầu mối thống phận lưu trữ Mặt khác ,công tác lưu trữ hồ sơ gặp số hạn chế: Tại BHXH tỉnh Hòa Bình kho bảo quản tài liệu chưa bố trí hợp lý, diện tích kho nhỏ hẹp, phân tán, chưa trang bị đầy đủ trang thiết bị để bảo vệ, bảo quản an toàn tài liệu; việc chỉnh lý, phân loại, xác định thời hạn bảo quản tài liệu chưa thực tốt; số loại tài liệu hết giá trị chưa đưa xem xét để tổ chức tiêu huỷ; cán làm công tác lưu trữ thiếu yếu chuyên môn, nghiệp vụ; công tác quản lý, khai thác giá trị tài liệu lưu trữ chưa phát huy đầy đủ để phục vụ có hiệu hoạt động thực tiễn nghiên cứu lịch sử; BHXH tỉnh chưa thực đầy đủ chế độ, sách cán làm công tác lưu trữ theo quy định CHƯƠNG III: MỘT SỐ GIẢI PHÁP VÀ KHUYẾN NGHỊ NHẰM NÂNG CAO HIỆU QUẢ CỦA CÔNG TÁC QUẢN LÝ HỒ SƠ HƯỞNG BHXH 3.1 Định hướng phát triển quan BHXH tỉnh Hòa Bình công tác quản lí hồ sơ hưởng Trước đây, công tác lưu trữ quản lý hồ sơ triển khai thực đơn vị, nhiên so với yêu cầu thực tế chưa đem lại hiệu cao Trong giai đoạn nay, số lượng công việc đơn vị ngày nhiều, hồ sơ đối tượng tăng cao, đòi hỏi công tác lưu trữ cần quan tâm, trọng trước , điều đòi hỏi BHXH phải có định hướng phát triển để đáp ứng nhu cầu Dự kiến Công tác quản lý hồ sơ hưởng phát triển theo hướng sau : Hoàn thiện nâng cao sở vật chất với đầy đủ giá , kệ , tủ đựng hồ sơ thiết bị đại ; tăng cường ứng dụng công nghệ thông tin vào công tác quản 18 lý , khai thác hồ sơ Thường xuyên tổ chức khóa huấn luyện đào tạo nghiệp vụ cho đội ngũ cán nhân viên nghành để đảm bảo đội ngũ cán công chức , viên chức phải người nắm chuyên môn nghiệp vụ 3.2 Các giải pháp nhằm nâng cao hiệu công tác quản lý hồ sơ hưởng Để công tác quản lý hồ sơ Ngành nói chung, quan BHXH tỉnh Hòa Bình nói riêng , bước vào nề nếp, phát triển, đáp ứng yêu cầu phát triển ngày lớn mạnh Ngành, sớm khắc phục tồn tại, hạn chế nêu , nhằm phát huy giá trị tài liệu lưu trữ góp phần phục vụ cho công tác quản lý phục vụ đối tượng đảm bảo ổn định tình hình trị ,xã hội địa phương cần tập trung thực số giải pháp sau: Thứ nhất, cần đẩy mạnh tuyên truyền, phổ biến quy định pháp luật hành văn hướng dẫn nghiệp vụ quản lý hồ sơ để nâng cao nhận thức công tác cán bộ, công chức, viên chức Ngành Thứ hai, cán quản lý cần đào tạo, bồi dưỡng nắm chuyên môn, nghiệp vụ lưu trữ BHXH cấp cần quan tâm thực đầy đủ chế độ, sách cán quản lý hồ sơ theo quy định, nhằm kịp thời động viên, khích lệ cán quản lý hồ sơ Ngược lại, cán làm công tác quản lý hồ sơ cần tích cực tự học hỏi nâng cao trình độ chuyên môn, nghiệp vụ; rèn luyện đạo đức nghề nghiệp để có trách nhiệm cao thực nhiệm vụ, có tinh thần phục vụ tốt, tâm huyết với công việc giao Thứ ba, cần hoàn thiện hệ thống văn hướng dẫn, đạo công tác quản lý hồ sơ Trước mắt, tập trung vào văn như: Quy định công tác lưu trữ quan; văn hướng dẫn lập hồ sơ hành; văn quy định thành phần hồ sơ, tài liệu thuộc diện nộp lưu vào lưu trữ quan; bảng thời hạn bảo quản tài liệu quan 19 Thứ tư,Công tác lưu trữ hồ sơ thường xuyên đánh giá lồng ghép với hội nghị sơ, tổng kết ngành, thực chế độ báo cáo thống kê hàng năm gửi Trung tâm lưu trữ BHXH Việt Nam theo quy định Thứ năm, Trang bị đầy đủ phương tiện thiết yếu để vệ, bảo quản an toàn tài liệu như: phương tiện báo cháy, chữa cháy; phương tiện bảo vệ, máy điều hoà, máy hút bụi, giá, hộp, cặp đựng tài liệu; bìa hồ sơ Thứ sáu, tăng cường công tác kiểm tra, hướng dẫn nghiệp vụ lưu trữ Ngành; tổng hợp vướng mắc trình thực đề xuất biện pháp kịp thời trình cấp có thẩm quyền giải quyết; Thứ bảy, đẩy mạnh ứng dụng công nghệ thông tin công tác lưu trữ Cùng với phát triển ngày lớn mạnh Ngành BHXH, tài liệu lưu trữ hành chính, nghiệp vụ Ngành ngày có số lượng lớn Vì vậy, cần tăng cường biện pháp lưu trữ phương tiện đại, dần bước hạn chế việc lưu trữ chất liệu giấy, nhằm giảm bớt cồng kềnh kho lưu trữ Ngành Ứng dụng CNTT công tác lưu trữ tạo sở liệu hệ thống quản lý chặt chẽ tài liệu, phục vụ việc tra cứu thông tin nhanh hiệu nhằm nâng cao lực quản lý, đáp ứng nhu cầu khai thác sử dụng tài liệu lưu trữ, góp phần xây dựng hành đại, thúc đẩy nghiệp thực BHXH người lao động, BHYT toàn dân Ngành Tổ chức tốt công tác lưu trữ tài liệu hành chính, nghiệp vụ Ngành nhằm đảm bảo nguồn sử liệu quan trọng, phản ánh chân thực trình hình thành phát triển Ngành, phục vụ cung cấp kịp thời thông tin, góp phần đảm bảo cho hoạt động Ngành thông suốt Hồ sơ, tài liệu hành chính, nghiệp vụ Ngành lưu giữ đầy đủ trở thành phương tiện theo dõi, kiểm tra công việc cách có hệ thống, qua đó, kiểm tra, đúc rút kinh nghiệp góp phần thực tốt mục tiêu quản lý: suất, chất lượng, hiệu mục tiêu, yêu cầu cải cách hành nhà nước nước ta 3.3 Khuyến nghị 20 Tăng cường kiểm tra, rà soát lại tất kho lưu trữ hồ sơ BHXH tỉnh để kịp thời điều chỉnh, bổ sung hoàn thiện hơn; thường xuyên cập nhật, ứng dụng hiệu phần mềm quản lý BHXH Việt Nam cung cấp; tự xây dựng số chương trình, phần mềm nhỏ nhằm phục vụ tốt công tác quản lý, khai thác bảo quản hồ sơ lưu trữ góp phần nâng cao hiệu công tác quản lý hồ sơ hưởng KẾT LUẬN BHXH sách lớn Đảng Nhà nước ta , phát huy vai trò lớn NLĐ , góp phần ổn định đời sống hàng triệu NLĐ gia đình họ gặp phải trường hợp ốm đau bệnh tật , khó khăn sống Ngày sách BHXH ngày mở rộng , đối tượng tham gia ngày nhiều nên việc lưu trữ hồ sơ hưởng BHXH quan trọng Thực tốt công tác quản lý hồ sơ hưởng BHXH giúp phục vụ cho công tác quản lý phục vụ đối tượng, đảm bảo ổn định tình hình trị, xã hội địa phương Kể từ thành lập quan BHXH tỉnh Hòa bình có nhiều cố gắng , nỗ lực ,đặc biệt công tác quản lý lưu trữ hồ sơ BHXH nhiên mặt hạn chế cần có biện pháp khắc phục đề cập để công tác quản lý lưu trữ hồ sơ BHXH hoàn thiện 21 Sinh thời, Chủ tịch Hồ Chí Minh khẳng định: “Tài liệu lưu trữ có giá trị đặc biệt phương diện kiến thiết quốc gia"; Đảng ta rõ: “Tài liệu lưu trữ tài sản quý báu, có tác dụng lớn việc nghiên cứu tình hình, tổng kết kinh nghiệm, định hướng chương trình kế hoạch công tác phương châm sách mặt trị, kinh tế, văn hóa, khoa học kỹ thuật Do đó, việc lưu trữ công văn, tài liệu công tác quan trọng” Có thể nói rằng, “tài liệu lưu trữ quốc gia di sản dân tộc, có giá trị đặc biệt nghiệp xây dựng bảo vệ Tổ quốc Việt Nam xã hội chủ nghĩa” (pháp lệnh Lưu trữ quốc gia số 34/2001/PL-UBTVQH10 ngày 04/4/2001), tài liệu lưu trữ Ngành BHXH di sản Ngành BHXH, có giá trị quan trọng nghiệp xây dựng phát triển Ngành Chính vậy, cần tăng cường phát huy giá trị tài liệu lưu trữ Ngành BHXH 22 ... Bảo hiểm xã hội Việt Nam, thông thường phận lưu trữ thực công tác quản lý tài liệu lưu trữ hồ sơ nghiệp vụ thu bảo hiểm xã hội hồ sơ chế độ bảo hiểm xã hội phòng nghiệp vụ thuộc Bảo hiểm xã hội. .. chức Bảo hiểm xã hội Việt Nam, có chức giúp Tổng giám đốc tổ chức thực sách, chế độ bảo hiểm xã hội, bảo hiểm y tế quản lý Quỹ bảo hiểm xã hội, bảo hiểm y tế (gọi chung bảo hiểm xã hội) địa bàn... Bình Bảo hiểm xã hội tỉnh Hòa Bình chịu quản lý trực tiếp toàn diện Tổng giám đốc Bảo hiểm xã hội Việt Nam, chịu quản lý hành địa bàn lãnh thổ Uỷ ban nhân dân tỉnh Hòa Bình Bảo hiểm xã hội tỉnh