KẾ TOÁN TIỀN LƯƠNG VÀ BẢO HIỂM XÃ HỘI

KẾ TOÁN TIỀN LƯƠNG VÀ BẢO HIỂM XÃ HỘI. I. Khái niệm, đặc điểm, nhiệm vụ kế toán tiền lương và BHXH: 1. Khái niệm, đặc điểm. Quá trình sản xuất là quá trình kết hợp các yếu tố cơ bản lao động, đối tượng lao động và tư liệu lao động.Việc kết hợp ba yếu tố trên tạo ra sản phẩm phụ vụ cho xã hội. Vậy tiền lương là biểu hiện bằng tiền mà doanh nghiệp phải trả cho người lao động căn cứ vào thời gian, khối lượng và chất lượng công việc của họ. Về bản chất tiền lương là biểu hiện bằng tiền để bù đắp cho sức lao động là đòn bẩy kích thích tinh thần cho người lao động. Nói cách khác, tiền lương là khoản thu nhập chủ yếu của công nhân viên chức, ngoài ra công nhân viên chức còn được hưởng trợ cấp BHXH trong thời gian nghỉ việc khi bị ốm đau, tai nạn, thai sản . và các khoản thưởng thi đua tăng năng suất lao động. Tiền lương là một phạm trù kinh tế gắn bó với lao động tiền tệ và xản xuất hàng hoá. Trong điều kiện tồn tại nền sản xuất hàng hoá và tiền tệ, tiền lương là một yếu tố chi phí sản xuất kinh doanh cấu thành nên giá thành của sản phẩm, dịch vụ. Tiền lương là một đòn bẩy kinh tế quan trọng để nâng cao hiệu quả sản xuất kinh doanh, tăng năng xuất lao động, có tác dụng động viên khuyến khích công nhân viên chức phấn khởi tích cực lao động nâng cao hiệu quả công tác. 2. Nhiệm vụ kế toán tiền lương và BHXH: Ghi chép phản ánh tổng hợp chính xác đầy đủ và kịp thời về số lượng và chất lượng, kết quả lao động. Tính toán các khoản tiền lương tiền thưởng, các khoản trợ cấp phải trả cho người lao động. Kiểm tra việc sử dụng lao động và việc chấp hành chính sánh chế độ lao động tiền lương, trợ cấp BHXH và việc sử dụng quỹ tiền lương quỹ BHXH. Thanh toán và phân bổ các khoản chi phí tiền lương, BHXH chi phí SXKD theo từng đối tượng hướng dẫn và kiểm tra các bộ phận trong doanh nghiệp, thể hiện đúng chế độ ghi chép ban đầu về lao động tiền lương và BHXH, mở sổ, thẻ kế toán và hạch toán lao động tiền lương và BHXH. II. Phương pháp theo dõi thời gian và kết quả để tính tiền lương. 1. Phương pháp theo dõi: Doanh nghiệp dùng phương pháp thủ công đó là: Bảng chấm công, bảng thanh toán tiền lương sản phẩm của từng phân xưởng do phòng tổ chức xác nhận chuyển sang. 2. Các hình thức tiền lương: Hiện nay, công ty áp dụng 2 hình thức trả lương: Lương theo thời gian và lương theo sản phẩm. Lương trả theo thời gian: Theo hình thức này, tiền lương trả cho người lao động được tính theo thời gian làm việc, cấp bậc theo tiêu chuẩn của nhà nước. Hình thức này được doanh nghiệp áp dụng chủ yếu cho các phòng ban và các bộ phận phụ trợ khác. Lương thời gian bao gồm: lương tháng, lương ngày, lương giờ. - Ưu điểm của phương pháp tính lương theo thời gian: dễ làm. - Nhược điểm: không công bằng, không động viên mọi người tăng năng suất lao động. Hình thức trả lương theo sản phẩm: là hình thức trả lương căn cứ vào số lượng sản phẩm, chất lượng sản phẩm họ làm ra và đơn giá cho một đơn vị sản phẩm. Hình thức này được áp dụng trực tiếp cho người sản xuất. - Ưu điểm: Đảm bảo công bằng khuyến khích tăng năng xuất chất lượng sản phẩm. -Nhược điểm: Phức tạp, tốn nhiều thời gian để tính tiền lương. 3. Quỹ tiền lương, BHXH, BHYT và KFCĐ. *Quỹ tiền lương: Là toàn bộ số tiền lương tính theo số công nhân viên của doanh nghiệp trực tiếp quản lý và chi trả. Thành phần quỹ lương gồm: phụ cấp, lương sản phẩm . *Quỹ bảo hiểm xã hội: Ngoài tiền lương, CNVC còn được hưởng các khoản trợ cấp thuộc quỹ phúc lợi xã hội trong đó có trợ cấp BHXH, BHYT. Quỹ BHXH là tổng số tiền phải trả cho người lao động trong thời gian ốm đau, thai sản, tai nạn lao động, hưu trí, tử tuất . Nội dung của các khoản chi trợ cấp BHXH: trợ cấp công nhân viên ốm đau, trợ cấp bệnh nghề nghiệp, trợ cấp thai sản, trợ cấp hưu trí, trợ cấp tử tuất, chi phí công tác quản lý BHXH. Quỹ này do cơ quan BHXH quản lý. * Quỹ BHYT: Là tổng số tiền để thanh toán tiền khám chữa bệnh, viện phí, thuốc thang . * KFCĐ: Là số tiền công ty trích dùng cho hoạt động công đoàn. Theo quy định BHXH (15%), BHYT (2%), KFCĐ (2%) được tính vào chi phí xản suất kinh doanh của doanh nghiệp, còn BHXH (5%), BHYT (1%) trừ vào thu nhập của người lao động. III. Phương pháp tính lương, tài khoản sử dụngvà phương pháp hạch toán: 1. Phương pháp tính lương: 1.1. Hình thức trả lương theo thời gian: Hiện nay, công ty áp dụng hình thức trả lương theo thời gian cho cán bộ văn phòng. Căn cứ vào thời gian thực tế của người lao động (theo ngày) và chức vụ của cán bộ công nhân viên văn phòng với mức lương quy định: [ (Bậc lương + Hệ số trách nhiệm)× Hệ số lương ] Lương tháng = -------------------------------------------------------- × Sốngày công 26 Tiền lương tháng Lương ngày = ---------------------- 26 Lương ngày Lương giờ = --------------- 8 1.2. Hình thức trả lương theo sản phẩm: Nhưng do tính chất công việc nên ở một số bộ phận phải thuê một số lượng lớn công nhân ở bên ngoài. Trên cơ sở số lao động hợp lý của các phân xưởng công ty giao khoán quỹ lương cho từng bộ phận, từng phân xưởng theo quy tắc hoàn thành nhiệm vụ được giao. Quỹ lương thực tế phụ thuộc vào mức độ hoàn thành công việc được giao của từng phân xưởng. Đó là hình thức tính lương theo sản phẩm. Cách tính lương khác được xác định như sau: Phòng kế hoạch nêu lên đơn giá tiền lương cho từng loại sản phẩm, cuối tháng kế toán căn cứ vào số sản phẩm nhập kho. Sau đó ghi từng loại sản phẩm và lắp đơn giá công sản xuất vào phiếu nhập kho bao gồm (công vẽ, công đổ .) còn những người ăn lương theo thời gian như quản lý, phun sơn .được hưởng lương thời gian. Đơn giá SP/một công = SP × Đơn giá khoán sản phẩm Số ngày công toàn phân xưởng 2. Tài khoản hạch toán và phương pháp hạch toán: Để hạch toán tiền lương và các khoản trích theo lương, kế toán sử dụng cácTK sau: 2.1. Hạch toán tiền lương: 2.1.1. Tài khoản sử dụng: TK 334 “Phải trả công nhân viên”: Dùng để phản ánh các khoản thanh toán với công nhân của doanh nghiệp về tiền lương, tiền công, phụ cấp, BHXH, tiền thưởng và các khoản thuộc về thu nhập của họ. 2.1.2. Kết cấu, nội dung tài khoản: Bên nợ: - Các khoản tiền lương, phụ cấp lưu động tiền công, tiền thưởng, BHXH và các khoản đã ứng đã trả cho công nhân viên và lao động thuê ngoài. - Kết chuyển tiền lương CNVC chưa lĩnh. Bên có: - Các khoản tiền lương, tiền công phải trả cho CNVC và lao động thuê ngoài. Dư bên có: Các khoản tiền lương, tiền công còn phải trả cho cán bộ công nhân viên chức và lao động thuê ngoài. Dư bên nợ (nếu có): Số trả thừa cho công nhân viên chức. 2.1.3. Phương pháp hạch toán: Hạch toán tiền lương được thể hiện qua sơ đồ sau: TK334 TK141 Tạm ứng TK338,138 Các khoản khấu trừ vào lương TK111 Thanh toán lương cho công nhân viên TK622 CNTT sản xuất 667 Nhân viên phân xưởng 642 Nhân viên quản lý 2.2. Hạch toán các khoản phải trích theo lương: 2.2.1. Tài khoản sử dụng: Để hạch toán các khoản phải trích theo lương kế toán sử dụng TK338 “phải trả và phải nộp khác” Dùng để phản ánh các khoản phải trả phải nộp cho cơ quan pháp luật, cho các tổ chức, các đoàn thể xã hội, cho cấp trên về KFCĐ, BHXH và BHYT, doanh nghiệp thu nhận trước của khách hàng, các khoản thu hộ giữ hộ . 2.2.2. Kết cấu và nội dung tài khoản: Bên nợ: - Các khoản đã chi về KFCĐ - Kết chuyển giá trị TS thừa vào TK liên quan theo quyết định ghi trong biên bản xử lý . - Các khoản đã nộp cho nhà nước - Các khoản đã trả, đã nộp khác. Bên có: - Giá trị tài sản thừa chờ giải quyết(chưa rõ nguyên nhân) - Giá trị tài sản thừa phải trả cho cá nhân đơn vị (Xác định được rõ nguyên nhân) - Trích KFCĐ, BHXH, HYT theo tỉ lệ quy định. - Các khoản thanh toán với CNV về tiền điện nước tập thể. - Các khoản phải trả khác. Tiền lương tiền thưởn g BHX H và các thành khoản Dư có: Số còn phải trả phải nộp. Dư nợ (nếu có): Số trả thừa vượt chi được thanh toán 2.2.3. Phương pháp hoạch toán: Sơ đồ hạch toán thanh toán BHXH, BHYT, KFCĐ Nợ TK 338 Có TK334 Số BHXH phải trả trực tiếp cho dkgdsjfgsdgdgdgdgdCNVC TK111,112 Nộp KFCĐ, BHXH, BHYT cho dfddd cơ quan quản lý Chi tiêu KFCĐ tại cơ sở TK642,TK622 Trích BHXH, BHYT,KFCĐ Theo tỷ lệ quy định vào CFKD(19%) TK334 Trích BHXH,BHYT,KFCĐ theo Tỷ lệ quy định trừ vào lương TK111,112 Số BHXH, KFCĐ chi vượt được cấp 3. Cách hạch toán sổ sách về tiền lương tại công ty: ở phòng kế toán, sau khi đã có bảng chấm công, bảng thanh toán lương sản phẩm của từng phân xưởng, phòng ban do phòng tổ chức xác nhận chuyển sang, kế toán tiền lương tiến hành tách lương cho công nhân, cho lao động hợp đồng, trong đó kế toán phân chia lương: lương chính (lương cấp bậc), lương phụ (tất cả các khoản ngoài lươngcấp bậc) .của công nhân và các khoản khác; đông thời trích KFCĐ, BHXH, BHYT theo tỷ lệ qui định. Sau khi thực hiện các công tính lương cho người lao động dựa trên các chứng từ về lao động, kế toán tiền lương lập các bảng thanh toán lương (lương tháng) cho từng tổ sản xuất, phân xưởng và được kế toán trưởng ký duyệt trước khi phát lương. Tiền lương của cán bộ công nhân toàn công ty được thanh toán làm 2 kỳ trong một tháng: kỳ I tạm ứng lương; kỳ II nhận phần lương còn lại sau khi đã trừ vào lương các khoản khấu trừ vào lương các khoản được khấu trừ. Khi thanh toán lương và BHXH căn cứ vào chứng từ như: phiếu chi, các bảng thanh toán lương, phiếu báo nghỉ ốm . kế toán tiến hành trả lương và ghi vào các sổ kế toán có liên quan. Đối với công nhân nghỉ phép, vì công ty không được thực hiện trích trước thanh toán tiền lương cho họ nên kế toán không mở TK 335 để theo dõi mà tính ngay trên bảng thanh toán tiền lương. Để hạch toán đúng chi phí tiền lương, BHXH, BHYT vào từng đối tượng chịu chi phí thì tiền lương sử dụng cho đối tượng hạch toán nào sẽ căn cứ vào chứng từ tiền lương kế toán ghi vào đối tượng đó. Để phân bổ tiền lương, BHXH, BHYT vào từng đối tượng chịu chi phí, kế toán căn cứ vào các bảng thanh toán tiền lương để lập bảng phân bổ tiền lương BHXH, BHYT. Căn cứ vào bảng phân bổ lương kế toán lên chứng từ ghi sổ. Căn cứ vào tỷ lệ trích BHXH, BHYT, KFCĐ và tống số tiền lương phải trả theo từng đối tượng sử dụng tính ra số tiền phải trích BHXH, BHYT, KFCĐ để ghi vào các dòng phù hợp cột ghi có TK338. Do số lao động có thời gian làm việc tại doanh nghiệp một năm trở lên không nhiều mà chủ yếu là lao động ký hợp đồng ngắn hạn. Vì thế kế toán công ty không trích KFCĐ vào TK627, còn cán bộ công nhân viên thuộc biên chế của công ty thì kế toán trích BHXH, BHYT vào TK622, riêng kinh phí công đoàn được trích vào TK642. Biểu 14 CỘNG HOÀ XÃ HỘI CHỦ NGHĨA VIỆT NAM ĐỘC LẬP - TỰ DO - HẠNH PHÚC DANH SÁCH LAO ĐỘNG TIỀN LƯƠNG TRÍCH NỘP BHXH QUÍ 3 NĂM 2000 STT Họ và tên Số sổ BHXH Ngày tháng năm sinh Số CMND Chức danh nghề nghiệp tiền lương phụ cấp trích nộp BHXH tháng 1 Σ số tiền nộp BHXH 1 tháng Ghi chú mã danh sách Phụ cấp trích nộp BHXH Nam Nữ Σ số Trong đó KV đắt đỏ 1 2 3 4 5 6 7 8 9 10 11 12 1 Phạm T. Kim Thuý 0197027398 Kế Toán 2 Phạm Thanh Tuyết 0198058737 Phó Phòng KHSX 3 Đỗ Chí Trường 0198058741 13.5.60 Phó Giám Đốc 4 Nguyễn Văn Chiến 0198058738 1.12.49 Nhân viên 5 Nguyễn T.Thu Thuỷ 0198058753 55.5.75 Phó Phòng TCKT 6 Nguyễn Thanh Thuý 0198058754 28.7.73 Thuỷ Quỹ 7 Lê T. Hải Vân 31.10.75 Kế Toán 2,02 72,720 38 8 Nguyễn Văn Hùng 8.5.60 NV Bảo Vệ 1,62 58,320 43 9 10 11 12 . . . . 31 Đặng Duy Hưng 0918040151 12.9.58 Kỹ sư 2,84 104,.240 Biểu 15 Đơn vị: Công ty Mỹ nghệ XK & TTNT. Bộ phận: TCLĐ - TCKT STT HỌ TÊN Cấp lương hoặc cấp bậc chức vụ NGÀY TRONG THÁNG Quy ra số công Số công hưởng lương sp Số công hưởng lương thời gian Số công nghỉ ngừng việc hưởng % lương Số công hưởng BHXH Ký hiệu chấm công Số công nghỉ ngừng việc hưởng 100% lương A B C 1 2 3 4 5 6 7 . 30 31 32 33 35 36 37 34 1 Phạm Trinh Kiên × L CN × H × x × × 26 + 1 2 Nguyễn Văn Chiến × L CN × × × x × × 28 + 3 Vũ Thị Thảo × L CN × × Cô x × × 07 19 4 Đỗ Chí Trường × L CN × × × x × × 24 02 5 Phạm Kim Thuý × L CN × × P x × × 26 6 Nguyễn Thu Thuỷ × L CN × × × x × × 26 7 Nguyễn Thanh Thuý × L CN × × × x × × 26 + 8 Lê Hải Vân × L CN × × × x × × 26 K 9 Lê Thuỷ Thi x L CN x x x x . x x 13 Σ Cộng Người chấm công Phụ Trách bộ phận Người Duyệt (Ký, Họ tên) (Ký, Họ tên) (Ký, Họ tên) BẢNG CHẤM CÔNG Mẫu số 01. LĐTL Ban hành theo quyết định 1141- TC/KD KT Ngày 1/11/95 của BTC Biểu 16 Kính gửi: Giám đốc công ty, phòng TCKT Tên tôi là: Nguyễn Đăng Việt Địa chỉ : Đề nghị cho tạm ứng số tiền 2.000.000 đồng viết bằng chữ: Hai triệu đồng chẵn. Lý do tạm ứng: Mua hàng mẫu đi triển lãm Thời hạn thanh toán: . Biểu 17 CỘNG HOÀ XÃ HỘI CHỦ NGHĨA VIỆT NAM ĐỘC LẬP -TỰ DO -HẠNH PHÚC GIẤY ĐỀ NGHỊ TẠM ỨNG Ngày 08/08/2000 Mẫu số 03-TT Ban hành theo QĐ số 186TC/CĐKT Ngày 14/03/1995 của Bộ TC Phụ trách bộ phận Thủ trưởng đơn vị Kế toán trưởng Người đề nghị tạm ứng [...]... 2.803.500 Thanh toán lương kỳ II tháng 7 năm 2000: Hai triệu tám tram lẻ ba ngàn năm trăm đồng Kế toán thanh toán Kế toán trưởng Thủ trưởng đơn vị Biểu 22 BẢNG THANH TOÁN LƯƠNG THÁNG 7 NĂM 2000 - Tổng hợp Đơn vị: Đồng Lương SP S T T Họ tên Bậc Lg Lương thời gian hưởng 100% lương Số SP A B C Số tiền Số công 1 2 3 Nghỉ việc (Lương phép) Số tiền Số công phép 4 5 1 Văn phòng + TCKT 4.405.500 2 Bảo vệ Phụ cấp... 23.220.10 0 174.000 11.650.00 0 189.200 228.200 1.9 10 Biểu 21 BẢNG THANH TOÁN LƯƠNG THÁNG 7 NĂM 2000 - Phòng tài chính kế toán Đơn vị: Đồng Lương SP A Họ tên B Nghỉ việc (Lương Phụ cấp thuộc quĩ Phụ phép) lương, trách nhiệm cấp # Số SP STT Lương thời gian hưởng 100% lương Số tiền Số công Số tiền Số công phép Số tiền Số công Số tiền 1 2 3 4 5 6 7 8 Bậc Lg C 1 Phạm Trinh Kiên 4,32 26 864.000 2 Nguyễn... SKT Số: 19 Đơn vị: Đồng Trích yếu Số hiệu TK Số tiền Biểu 23 Bộ: Giao thông vận tải Đơn vị: Cty Mỹ nghệ XK & TTNT SỔ CÁI TÀI KHOẢN 334 QUÍ 3 NĂM 2000 Đơn vị: Đồng Chứng từ SH NT 2 4 4 16 18 Diễn Giải Chi tiền mặt tháng 7 trả lương Chi tiền mặt tháng 8 trả lương Chi tiền mặt Tháng 9 trả lương Tính lương phải trả cán bộ CNV quý 3 năm 2000 Khấu trừ lương và các khoản vệ sinh BHXH 5% BHYT 1% ủng hộ bão... hoá đơn Biểu 20 BẢNG THANH TOÁN LƯƠNG THÁNG 7 NĂM 2000 - Phân xưởng đồ chơi Đơn vị: Đồng Họ tên S T T Bậc Lg Lương SP Lương thời gian hưởng 100% lương Nghỉ việc Phụ cấp #, trách nhiệm Nghỉ việc Số SP A B 1 Tổ gia công 2 Tổ mẫu 3 Tổ vẽ 4 Tổ đổ hàng 6 Tổ phun Số công Số tiền Số công phép Số tiền Số công **** 1 2 3 4 5 6 7 8 Tổng cộng TƯ kỳ I Bdung + thêm giờ Tổ đóng gói 5 C Số tiền Tổng số Thuế TN phải... 304.500 313.700 12.008.900 Tổng số Số tiền 6 Phụ cấp # xăng xe Thuế TN phải nộp N/S 50.000 313.700 858.200 Thanh toán lương kỳ II tháng 7 năm 2000 : Bảy triệu bốn trăm tám tư ngàn đồng 1.025.500 13.942.600 54.000 5.900.000 398.200 Biểu 23 BẢNG TỔNG HỢP LƯƠNG QUÍ 3 NĂM 2000 STT I Diễn giải Văn phòng công ty: Tháng 7 Tháng 8 Tháng 9 Lương chuyên gia: Tháng 7 Tháng 8 Tháng 9 Lương cán bộ giám sát công trình:... 12.650.000 2.600.000 9.050.000 1.000.000 94.028.700 Tổng quỹ lương cơ bản trích nộp các khoản theo lương là: 37.629.000đ - Tổng số BHXH phải nộp quí 3 năm 2000 (tỷ lệ trích BHXH là 20%): 37.629.000 x 20% = 7.525.800 (đồng) + Số tiền BHXH thu qua lương là (tỷ lệ trích 5%): 37.629.000 x 5% = 1.769.100 (đồng) + Số tiền BHXH phải trích (15%) vào chi phí kinh doanh của công ty là: 37.629.000 - 1.769.100... phòng công ty : 525.540 (đồng) - BHYT phải trích (3%) là: Theo hợp đồng kinh tế số 4817/HĐKT: Số tiền BHYT 6 tháng cuối năm 2000 phải nộp : 6.276.500 (đồng) Vậy số tiền BHYT phải nộp quí 3 năm 2000 là: 6.276.500 : 2 = 3.138.250 (đồng) + Số tiền BHYT thu qua lương là: 977.500 (đồng) + Số tiền BHYT trích vào chi phí kinh doanh là: 3.138.250 - 977.500 = 2.160.750 (đồng) Trong đó: Phân xưởng đồ chơi (SX...PHIẾU THANH TOÁN TRỢ CẤP BHXH (Nghỉ ốm, trông con ốm, thực hiện kế hoạch hoá) Họ và tên: PHẠM VĂN TUẤN Tuổi: 29 Nghề nghiệp,chức vụ: Nhân viên phòng XNK Đơn vị công tác: Công ty mỹ nghệ xuất khẩu và trang trí nội thất Thời gian đóng BHXH: 6 năm Tiền lương đóng BHXH của tháng trước khi nghỉ: 349.200 đồng Số ngày được nghỉ: 05 Trợ cấp:... 1.194.800 (đồng) (Tổ gia công): 154.800 (đồng) Văn phòng quản lý: 811.150 (đồng) Dựa vào bảng tổng hợp lương và cách phân bổ trên lên chứng từ ghi sổ: Chứng từ 14 Đơn vị: Cty mỹ nghệ XK & TTNT CHỨNG TỪ GHI SỔ Ngày 30/9/2000 Mẫu số 01 SKT Số: 16 Kèm theo bảng tổng hợp lương quý 3/2000 Đơn vị: Đồng Trích yếu Số hiệu TK Số tiền Nợ Có Chứng từ 15 Đơn vị: Cty mỹ nghệ XK & TTNT Đơn vị: Cty mỹ nghệ XK & TTNT... (Lương phép) Số tiền Số công phép 4 5 1 Văn phòng + TCKT 4.405.500 2 Bảo vệ Phụ cấp thuộc quĩ lương, trách nhiệm Số tiền Số công 7 8 2.250.000 3 Phòng xuất nhập khẩu 4 Phòng kế hoạch SX 5 Bán hàng Cộng 469.800 TƯ kỳ I Các khoản phải khấu trừ Kỳ II được lĩnh Số tiền Ký nhậ n BHXH (5 %) BHYT (1 %) Cộ ng Số tiền Ký nh ận 9 10 11 12 13 14 15 16 17 18 548.000 5.423.300 18.000 2.350.000 209.600 42.200 2.803.500 . KẾ TOÁN TIỀN LƯƠNG VÀ BẢO HIỂM XÃ HỘI. I. Khái niệm, đặc điểm, nhiệm vụ kế toán tiền lương và BHXH: 1. Khái niệm, đặc điểm động tiền lương và BHXH, mở sổ, thẻ kế toán và hạch toán lao động tiền lương và BHXH. II. Phương pháp theo dõi thời gian và kết quả để tính tiền lương.