Một số Phương pháp luận nghiên cứu hệ thống thông tin

Một số Phơng pháp luận nghiên cứu hệ thống thông tin. I. Thông tin và hệ thống thông tin. 1. Thông tin. 1.1. Tầm quan trọng của thông tin ở đầu thế kỷ 21. Có hai nét đặc trng cơ bản nổi bật của thời kỳ đầu thế kỷ 21: sự biến đổi trên phạm vi toàn cầu với tốc độ cao và sức mạnh mới trỗi dậy của các cơ quan thông tin. Thay đổi mau chóng trong quan hệ quốc tế, toàn cầu hoá kinh doanh, vẽ lại biên giới chính trị, tạo ra những tổ hợp thơng mại đồ sộ là các động lực thúc đẩy sự biến đổi toàn cầu. Một số cơ quan dựa trên thông tin thu đợc lợi nhuận rất cao và đang trỗi dậy mạnh mẽ. Hãng phần mềm Microsoft và Bill Gate, sự thống lĩnh thị trờng vi xử lý của hãng Intel, . cho thấy rằng thông tin đã trở thành nền tảng cho sự lớn mạnh của cơ quan. Ba giai đoạn phân biệt của quá trình khai hoá văn minh nhân loại đã đợc xác định và gần đây một giai đoạn thứ t nữa đang đợc đề cập đến sau ba giai đoạn: nông nghiệp, cách mạng công nghiệp, xã hội thông tin, mà xã hội này tri thức sẽ là điệp từ quan trọng đợc nhắc tới thờng xuyên. Còn trong giai đoạn xã hội thông tin hiện nay, tầm quan trọng của thông tin ngày càng tăng lên đối với nền văn minh của nhân loại, những từ hay đợc nhắc đến là dữ liệu và thông tin, các cơ quan đều là những tổ chức bảo quản, xử lý và truyền tin. 1.2. Thông tin là gì ? Dữ liệu và thông tin là hai khái niệm khác nhau nhng thờng đợc dùng lẫn lộn. Đối với một ngời, một bộ phận của cơ quan hay một hệ thống nào đó, dữ liệu là số liệu hay tài liệu cho trớc. Thông tin là dữ liệu đã đợc xử lý thành dạng dễ hiểu, tiện dùng, có ý nghĩa và có giá trị đối với ngời nhận tin trong việc ra quyết định . Dữ liệu đợc ví nh nguyên liệu thô của thông tin. Thông tin do ngời này bộ phận này phát ra có thể đợc ngời khác bộ phận khác coi nh dữ liệu để xử lý thành thông tin phục vụ cho những mục đích khác. Đó là tại sao hai từ dữ liệu và thông tin có thể dùng thay thế cho nhau. Ta hiểu cách khác, thông tin là sự phản ánh và biến phản ánh thành tri thức mới về đối tợng đợc phản ánh trong tri thức của chủ thể nhận phản ánh. Đối tợng đợc phản ánh Chủ thể nhận phản ánh Tri thức hóa Phản ánh 1.3. Tính chất của thông tin. Thông tin luôn thay đổi. Hai khái niệm tiện dùng để mô tả tính chất thông tin là độ cứng và độ phong phú của thông tin. 1.3.1. Độ cứng của thông tin. Độ cứng của thông tin: là thớc đo khách quan của tính chính xác và mức độ tin cậy của một mẩu tin. Thông tin về thị trờng nh giá cổ phiếu, giá vàng, là cứng nhất vì chúng vì chúng đo lờng một cách cực kỳ chính xác, các công bố về tài chính đã kiểm toán cũng khá cứng. Mặc dù các nhà quản lý muốn dùng thông tin cứng nhng nhiều tr- ờng hợp không có mà dùng, vì vậy phải tìm kiếm nó từ nhiều nguồn khác nhau rồi luận giải để khẳng định lại. 1.3.2. Độ phong phú. Độ phong phú của thông tin: là thớc đo cho tính đa dạng của thông tin. Thông tin phong phú nhất khi trao đổi mặt đối mặt, tài liệu toàn con số là dạng thông tin nghèo nàn nhất. Độ phong phú của thông tin phụ thuộc vào thông tin liên lạc. 2. Quản lý tổ chức dới góc độ thông tin. 2.1. Hệ thống quản lý. Ngời ta thờng coi bộ nhớ của cơ quan giống nh bộ nhớ của con ngời. Bộ nhớ ngoài Bộ nhớ trong Thông tin vào Thông tin ra Trao đổi Trong cơ quan thờng có hai hệ thống phụ thuộc nhau đó là HT quản lý và HT bị quản lý. Trong hệ thống quản lý tiết kiệm mối quan hệ của chúng đợc mô phỏng nh hình I.1: Hình I.1: Sơ đồ luồng thông tin trong hệ thống quản lý tiết kiệm Bàn huy động vốn Phòng kế toán Thông tin vào Thông tin ra Quyết định Thông tin trong Mọi chức năng của hệ thống quản lý đều sử dụng thông tin và đa ra các thông tin. Nh vậy nếu không có thông tin sẽ không có quản lý đích thực.Tầm quan trọng của thông tin đợc diễn đạt trong biểu thức: Lao động quản lý = Lao động thông tin + Lao động ra quyết định. Để giảm chi phí lao động quản lý thì nên tự động hoá trong lao động thông tin. Từ sơ đồ trên, ngời ta thấy rằng: Lao động quản lý = Lao động thông tin + Lao động ra quyết định (Làm việc có quy trình) ( Làm việc phi quy trình) chiếm 90% chiếm 10% Để giảm chi phí lao động quản lý thì tổ chức nên tự động hoá trong lao động thông tin, còn lao động ra quyết định là làm việc phi quy trình không chiếm phần quan trọng. 2.2. Thông tin quản lý. 2.2.1. Khái niệm Thông tin quản lý là những thông tin có ít nhất một nhà quản lý dùng hoặc có ý định dùng vào việc ra quyết định quản lý. ý nghĩa của thông tin quản lý : + Những nhà quản lý khác nhau thì cần sử dụng những tập hợp thông tin quản lý khác nhau. + Trong những khoảng thời gian khác nhau thì tập hợp thông tin quản lý có khác nhau tức thông tin quản lý có tính biến động. 2.2.2. Tính chất của thông tin quản lý theo loại quyết định. Có 3 cấp quyết định: - Quyết định chiến lợc (strategic): Trả lời câu hỏi Làm gì ?, Mục đích ? để xác định mục tiêu, xây dựng nguồn lực của hệ thống. - Quyết định chiến thuật (tactic): Trả lời câu hỏi Cho ai ?, ở đâu ?, Khi nào ?, cụ thể hoá mục tiêu trên thành nhiệm vụ và khai thác tối đa và tối u nguồn lực. - Quyết định tác nghiệp (Operational): Trả lời câu hỏi Làm nh thế nào?. Các đặc trng thông tin quản lý cho mỗi cấp quyết định: Quyết định Tính chất thông tin Tác nghiệp Chiến thuật Chiến lợc Tần suất -Thông tin đều đặn -Phần lớn là th- ờng kỳ -Thông tin có tính đột xuất hoặc trong một khoảng thời gian dài mới có quyết định Khả năng dự kiến - Có thể dự kiến trớc thông tin -Có thể có một số nét mới đặc biệt của thông tin Thông tin không có trong dự kiến để ra quyết định mới. Thời điểm - Thông tin quá khứ -Thông tin quá khứ và hiện tại -Chủ yếu là thông tin dự đoán tơng lai Nguồn thông tin -100% thông tin trong -Phần lớn là thông tin trong (70%) -Phần lớn là thông tin ngoài (70%) Tính cấu trúc -Tính cấu trúc rất cao -Một số thông tin có tính phi cấu trúc -Phần lớn thông tin có tính phi cấu trúc Độ chính xác -Thông tin rất chính xác -Thông tin có tính tơng đối, có ý kiến chủ quan -Thông tin có tính chủ quan là phần lớn Mức chi tiết -Rất chi tiết -Thông tin mang tính tổng hợp Thông tin mang tính khái quát so sánh 2.2.3. Tiêu chuẩn chất lợng của thông tin quản lý. Có các tiêu chuẩn để đánh giá nh sau: - Độ tin cậy: thông tin phải chính xác, xác thực. - Thông tin phải đầy đủ: theo nghĩa đối với nhà quản lý. - Thích hợp: tuỳ yêu cầu nhà quản lý. - Dễ hiểu: thông tin không quá dài quá ngắn. - Kịp thời: thông tin phải sốt dẻo. - Giá trị: thông tin phải định đợc ra giá trị nhất định. - Bảo mật: thông tin phải mang tính bảo mật cao. 2.2.4. Các nguồn thông tin từ ngoài với hệ thống thông tin quản lý tiết kiệm. Nhà nớc và cấp trên L nh đạoã Hệ thống qltk Ngân hàng TW Các tổ chức huy động vốn khác Các tổ chức kinh doanh tiền tệ Các hình thức kinh doanh mới mở của các tổ chức khác: tiết kiệm bu điện, cổ phần. Khách hàng Thông tin trong HìnhI.2: Các nguồn thông tin ngoài của hệ thống thông tin quản lý tiết kiệm Ngân hàng TM . Các đầu mối thông tin ngoài là những tổng thể lớn, rất biến động, đồng thời đầu mối thông tin ngoài không có trách nhiệm phải cung cấp thông tin cho hệ thống quản lý tiết kiệm cho nên nó phải lựa chọn phơng pháp thích hợp để thu thập thông tin ngoài. 3. Các giai đoạn ứng dụng tin học trong một tổ chức. Một tổ chức muốn hoạt động có hiệu quả phải thu thập và xử lý thông tin một cách có hiệu quả. Muốn vậy, cần ứng dụng tin học và trong quá trình xử lý này, những giai đoạn phát triển của xử lý thông tin: - Giai đoạn khởi đầu: Đây là giai đoạn đa máy tính và hoạt động trong tổ chức, chủ yếu gắn liền ứng dụng tin học và kế toán và tài chính. Giai đoạn này các cán bộ chuyên môn, cán bộ xử lý dữ liệu mới bắt đầu học cách để làm việc với nhau. - Giai đoạn lan rộng: Các máy tính chuyển sang một trạng thái thao tác đợc, các cán bộ chuyên môn nghiệp vụ đã có hứng thú hơn với với việc sử dụng công nghệ thông tin mới, tuy nhiên họ đánh giá ứng dụng của máy tính là cha chính xác (quá đề cao máy tính). - Giai đoạn phát triển xử lý thông tin có kiểm soát: Giai đoạn này hình thành loại nhân viên mới IEMgr (Information Enable Manager) để cố vấn và xử lý các thông tin trong hệ thống, tuy nhiên phải đợc nâng cao hơn trình độ quản lý thông tin. - Giai đoạn tích hợp ứng dụng: Giai đoạn này kết hợp quản lý thông tin và xử lý thông tin và một chủ thể (lúc này con ngời có đủ khả năng vừa quản lý vừa xử lý thông tin). - Giai đoạn tự quản cơ sở dữ liệu: Giai đoạn mà các tổ chức nhận ra rằng mọi ngời trong tổ chức tiếp cận thông tin và sử dụng thông tin một cách dễ dàng, do đó quản lý thông tin cần phải có tổ chức và thống nhất. Giai đoạn này phần cứng bắt đầu phát triển loại hình mạng. - Giai đoạn hoàn chỉnh: Giai đoạn này xử lý dữ liệu đan kết và hoà nhập vào hệ thống quản lý hình thành những nhân viên quản lý cấp cao chuyên về xử lý thông tin: những nhân viên này sẽ đóng góp những kiến thức chính cho việc khai thác và xử lý thông tin giúp cho việc cạnh tranh thuận lợi hơn. 4. Thông tin và công tác quản lý. Các nhà quản lý đóng vai trò chủ chốt trong việc tạo ra những sự biến chuyển trong cơ quan. Vì vậy: - Những ngời thiết kế hệ thống cần tìm hiểu các nhà quản lý sử dụng thông tin nh thế nào ?. - Nhu cầu thông tin của những nhà quản lý thay đổi theo hoàn cảnh ra sao? - Nhu cầu thông tin của những nhà quản lý thay đổi theo trách nhiệm của họ ra sao ?. Sự thoả mãn về thông tin của họ nh thế nào ? Thành quả hiện nay Thành quả muốn có Thông tin về sự chuyển biến, thông tin là phơng tiện để chuyển biến Thông tin khoảng cách Nói một cách khác, thông tin mà ngời quản lý (hay tổ chức) tìm kiếm rơi vào ba phạm trù: thông tin về khoảng cách tới mục tiêu, thông tin để đặt mục tiêu và thông tin về sự chuyển biến. 5. Hệ thống thông tin (HTTT) 5.1. Khái niệm. HTTT là tập hợp các yếu tố có liên quan với nhau cùng làm nhiệm vụ thu thập lu trữ và xử lý dữ liệu, phân phát thông tin để hỗ trợ cho việc ra quyết định, phân tích tình hình, lập kế hoạch đờng lối và kiểm soát các hoạt động trong tổ chức. 5.2. Các yếu tố cấu thành HTTT HTTT có thể hoàn toàn thủ công hay dựa trên máy tính. Ngoài máy tính điện tử, HTTT còn có con ngời, các phơng tiện thông tin liên lạc, các quy trình xử lý, các quy tắc, thủ tục, phơng pháp mô hình toán học, . để xử lý dữ liệu, quản lý, sử dụng thông tin. Sau đây là mô hình các yếu tố cấu thành hệ thống thông tin quản lý tiết kiệm: Các chứng từ tiết kiệm Thu thập thông tin Xử lý thông tin Phân phát thông tin Các báo cáo, sao kê về tình hình huy động tiết kiệm Lu trữ thông tin Hình 1. 2: Các yếu tố cấu thành hệ thống thông tin Nếu không có HTTT thì một tổ chức chắc chắn sẽ không tồn tại đợc: Nó xử lý thông tin và thành thông tin ra gắn liền với mục tiêu nào đó mà thực tế không có tổ chức nào đứng vững đợc lại chẳng hề có thông tin ra nghĩa là không có HTTT, do vậy HTTT giữ một vị trí quan trọng hay nói cách khác là tổ chức không thể độc lập hoàn toàn với HTTT 5.3. Phân loại HTTT trong một tổ chức. Theo mô hình chính thức - phi chính thức: + HTTT chính thức: là những HTTT tồn tại theo quy định pháp lý hoặc tồn tại theo thông lệ. + HTTT phi chính thức: là những hệ thống ghi chép, đánh giá năng lực cán bộ của (một) vài ngời cán bộ. Theo tính chất phục vụ của thông tin đầu ra: + HTTT xử lý giao dịch. + HTTT quản lý. + HTTT trợ giúp ra quyết định. + Hệ chuyên gia. + HTTT tạo lợi thế cạnh tranh. Theo bộ phận chức năng nghiệp vụ: + HTTT tài chính. + HTTT Marketing. + HTTT quản trị nguồn nhân lực. + HTTT quản lý sản xuất. + HTTT văn phòng. 5.4. Mô hình biểu diễn HTTT. - Mô hình logic: biểu diễn t tởng nhà quản lý là HTTT ấy làm gì?. Nghĩa là trả lời câu hỏi (làm gì?), (mục đích?) - Mô hình vật lý ngoài: Trả lời câu hỏi HTTT cho ai?, cung cấp thông tin ở đâu?, khi nào ? - Mô hình vật lý trong: trả lời câu hỏi HTTT xử lý nh thế nào?, mô hình này đợc hình thành với kỹ thuật làm ra phức tạp. II. hệ thống thông tin quản lý 1. Các quan hệ của thông tin quản lý. 1.1. Thông tin quản lý với các bộ phận trong tổ chức. Giai đoạn ngày nay là thời đại quản lý, thông tin sử dụng phần lớn trong thời đại là thông tin quản lý. Hệ thống thông tin quản lý ( HTTTQL ) đảm bảo xử lý các thông tin quản lý với hiệu quả cao nhất trong cơ quan. Hình 1.3: Mối quan hệ của thông tin trong hệ thống thông tin quản lý tiết kiệm. Lãnh đạo Phòng kế toán Bàn huy động vốn Thông tin vào Thông tin ra Thông tin đã xử lý Thông tin ra quyết định Thông tin thu thập Đầu vào Đầu ra Sơ đồ các mối quan hệ của thông tin quản lý trong hệ thống thông tin quản lý tiết kiệm: - Lãnh đạo: là nơi ban hành quyết định - Hệ thống tác nghiệp: là nơi thực hiện các hoạt động chính của toàn bộ hệ thống. - Hệ thống thông tin quản lý: Bộ phận liên kết giữa lãnh đạo và hệ thống tác nghiệp. Công việc cụ thể của nó là thu thập, xử lý, lu trữ, truyền tin trong toàn bộ hệ thống. 1.2. Sự phát triển của thông tin quản lý. - Quy mô phát triển của lãnh đạo và HTTTQL thì hầu nh không thay đổi so với quy mô phát triển của hệ thống tác nghiệp. Lãnh đạo và HTTTQL liên tục phát triển về chất nên cần sự phát triển của khoa học kỹ thuật do đó nhu cầu về thông tin quản lý ngày càng cần thiết. - Để tạo ra những thông tin quyết định đóng góp vào nó có hai phần: lao động lãnh đạo và lao động thông tin phục vụ cho việc ra quyết định, lao động lãnh đạo là nghệ thuật phi quy trình chiếm 10%, lao động quyết định chiếm 90% và đại bộ phận là lao động có quy trình. - Tỷ lệ lao động sống của HTTT với lao động sống của hệ thống tác nghiệp ngày một cao. 2. Đặc điểm của hệ thống thông tin quản lý. HTTTQL đợc tổ chức theo lối phân cấp từ trên xuống dới. Thông tin đợc tổng hợp đa từ dới lên và quyết định đợc đa từ trên xuống, thông qua hệ thống thông tin phục vụ. 2.1. Luồng thông tin vào. Luồng thông tin vào này bao gồm cả thông tin định hớng của hệ thống cấp trên và thông tin trao đoỏi với môi trờng ngoài. Mỗi bộ phận có lợng thông tin lớn và đa dạng cần phải xử lý. Các thông tin cần phải xử lý có thể chia ra làm 3 loại: - Các thông tin luân chuyển : Loại thông tin chi tiết về các hoạt động hàng ngày của hệ thống. Khối lợng của thông tin này lớn nên đòi hỏi phải có sự xử lý nhanh và kịp thời. - Các thông tin tổng hợp định kỳ : Là thông tin tổng hợp về hoạt động của cấp dới báo cáo lên cấp trên. những thông tin thu thập này là thông tin đợc ghi chép trực tiếp từ các bộ phận trong hệ thống thừa hành. - Các thông tin dùng để tra cứu : Là các thông tin dùng chung trong hệ thống, tồn tại trong một thời gian dài trong hệ thống và ít thay đổi, đợc dùng để tra cứu trong việc xử lý các thông tin luân chuyển và các thông tin tổng hợp. [...]... cho lãnh đạo khi ra những quyết định quản lý - Thông tin ra quyết định : là các thông tin do hệ thống lãnh đạo ban hành, đợc chuyển qua hệ thống thông tin quản lý để nhân bản, cụ thể hoá thành nhiệm vụ chuyển xuống cho hệ thống thừa hành 3 Giá trị của hệ thống thông tin quản lý 3.1 Giá trị của một thông tin quản lý Tự thân thông tin không có giá trị, thông tin chỉ có giá trị khi đợc các nhà quản lý sử... hiệu quả nào đó Giá trị của một thông tin quản lý bằng chênh lệch giữ kết quả thực hiện tốt phơng án của quyết định nhờ sử dụng thông tin đó với trung bình kết qủa thực hiện của các phơng án 3.2 Giá trị của một hệ thống thông tin quản lý - Hầu hết các hệ thống thông tin đều đợc gọi là hệ thống thông tin quản lý bởi vì nó phục vụ cho công tác quản lý - Giá trị của hệ thống thông tin quản lý là sự biểu hiện...2.2 Luồng thông tin ra Thông tin ra đợc tổng hợp từ các thông tin đầu vào và phụ thuộc vào từng yêu cầu quản lý cụ thể Đầu ra của HTTTQL thờng là các thông tin kết quả và các thông tin này mang tính chất định kỳ theo thoừi gian Các thông tin cần phải xử lý có thể chia làm 2 loại: - Thông tin đã xử lý: nhằm cô đọng, tổng hợp, chọn lọc, làm phong phú thêm cho thông tin Cung cấp cho lãnh... của tổng những thiệt hại rủi ro tránh đợc và của tổng những tận dụng cơ hội nhờ có hệ thống thông tin quản lý 4 Mô hình hệ thống thông tin quản lý Để tổ chức tốt các thông tin phục vụ quản lý, cần xây dựng các Modul dữ liệu, bao gồm: Các Modul cập nhật, xử lý thông tin tổng hợp và thông tin lân chuyển : Do lợng thông tin này lớn, đòi hỏi tốc độ xử lý nhanh và chính xác nên khi xây dựng cần phải quan... đầu lớn, hệ thống không có tính mềm dẻovà sự kế thừa Mặt khác, khi thay đổi hoàn toàn hệ thống cũ sẽ vấp phải thói quen của những ngời làm việc trong hệ thống, đây là một yếu tố tơng đối khó vợt qua Phơng pháp tin học hoá từng phần: Tin học hoá từng chức năng theo một trình tự nhất định theo yêu cầu của từng bộ phận trong một tổ chức Việc thiết kế các phân hệ quản lý của hệ thống đợc thực hiện một cách... vững thông tin quan trọng từ thông tin cần cập nhật - Tự động nạp những giá trị đã biết và các giá trị lặp lại Kiểm tra xác định nhanh các sai sót khi nhập liệu và thông báo cho ngời sử dụng biết Các Modul cập nhật thông tin tra cứu : - Các thông tin tra cứu đợc dùng chung trong hệ thống trong một thời gian dài Nó đợc cập nhật không thờng xuyên, do đó việc tổ chức các Modul này cần đảm bảo để dễ tra cứu. .. HTTT 3 Các phơng pháp tin học hoá Có 2 phơng pháp cơ bản để ứng dụng tin học trong công tác quản lý : Phơng pháp tin học hoá toàn bộ: Tin học hoá tất cả các chức năng quản lý và thiết lập một cấu trúc hoàn toàn tự độnghoá thay đổi cho cấu trúc cũ Ưu điểm : Các chức năng quản lý đợc tin học hoá một cánh triệt để nhất, đảm bảo tính nhất quán trong toàn bộ hệ thống Nhợc điểm : Phơng pháp này thực hiện... - Các Modul này đợc thiết kế dựa trên hệ thống các mẫu biểu, báo cáo theo quy định của hệ thống III Phân tích, thiết kế hệ thống thông tin quản lý Việc phân tích thiết kế bao gồm 5 bớc sau đây: 1 - Nghiên cứu thực tế Phỏng vấn: + Chuẩn bị phỏng vấn: Ngời phỏng vấn phải lập danh sách những ngời đợc phỏng vấn và trật tự phỏng vấn Nhóm phỏng vấn thờng gồm hai ngời: một là ngời trực tiếp phỏng vấn, hai... phân hệ khác Ưu điểm : Thực hiện đơn giản, đầu t ban đầu không lớn, phân hệ có tính mềm dẻo vì sự phát triển của phân hệ này không ảnh hởng đến các phân hệ khác, dễ đ- ợc những ngời làm việc trong hệ thống chấp nhận hơn so với việc tin học hoá toàn bộ Dễ thích ứng với tình trạng vốn ít Nhợc điểm : Tính nhất quán không cao trong toàn hệ thống, do vậy không tránh khỏi việc d thừa và trùng lặp thông tin. .. ngôn ngữ mô hình dữ liệu, Ngân hàng dữ liệu là một tập hợp các cơ sở dữ liệu có liên quan với nhau 1.4 Quản lý dữ liệu Một hệ thống thờng quản lý dữ liệu tác nghiệp tập trung trên một cơ sở dữ liệu hợp nhất Việc quản lý phải đảm bảo đợc vấn đề : - Giảm lợng d thừa thông tin khi lu trữ Có thể dùng chung một cơ sở dữ liệu cho nhiều bộ phận trong cùng một hệ thống và sử dụng với nhiều mục đích khác nhau . Một số Phơng pháp luận nghiên cứu hệ thống thông tin. I. Thông tin và hệ thống thông tin. 1. Thông tin. 1.1. Tầm quan trọng của thông tin ở đầu. quan hệ của thông tin trong hệ thống thông tin quản lý tiết kiệm. Lãnh đạo Phòng kế toán Bàn huy động vốn Thông tin vào Thông tin ra Thông tin đã xử lý Thông