Trong cửa sổ Protect Document bạn sẽ thấy 3 lựa chọn Track changes (chống mọi thay đổi với Track changes, người khác vẫn có thể đọc và sửa văn bản của bạn nhưng mọi thay đổi đó sẽ đượ[r]
(1)106 thủ thuật với Microsoft Office - Phần - 19/7/2005 17h:11
Microsoft cố gắng nhằm hoàn thiện bổ sung thêm nhiều tính mới tiện dụng cho phần mềm Microsoft Office Nhưng phần lớn “sức mạnh tiềm ẩn” MS Office - lựa chọn ẩn, tính chưa được biết đến hay shortcuts - gần đến hay không sử dụng.
Thông qua viết mong muốn giới thiệu đến bạn thủ thuật đơn giản hiệu cho Word, Excel, Outlook, PowerPoint Có thể nói thủ thuật giúp bạn sử dụng hiệu phần mềm văn phòng này, khai thác khả tiềm tàng tuỳ biến theo phong cách riêng
Tuy nhiên chúng tơi xin ý bạn hầu hết thủ thuật sau vận hành tốt phiên Microsoft Office XP 2003
Thủ thuật chung
Phóng to hay thu nhỏ
Nếu bạn sở hữu mouse (con chuột máy tính) có cuộn (scroll button) bạn hồn tồn phóng to hay thu nhỏ văn cửa sổ MS Office nhanh chóng cách giữ phím Ctrl xoay cuộn – xoay lên phía trước phóng to phía sau thu nhỏ lại
Định dạng nhanh chóng
Một “viên ngọc ẩn” MS Office Format Painter – có hình dáng chổi sơn cơng cụ chuẩn (Standard toolbar) Nếu chưa có bạn vào Tool | Commands, tìm đến mục Format kéo biểu tượng công cụ thả vào công cụ chuẩn Khi bạn nhắp chuột vào biểu tượng chổi sơn, công cụ copy lại định dạng văn nơi trỏ chuột xuất Nếu bạn lựa chọn đoạn (paragraph) hay ô (cell) nhắp chuột vào biểu tượng cơng cụ định dạng đoạn hay chép lại Sau bạn cần kéo chuột lựa chọn đoạn văn bạn muốn “dán” định dạng giống đoạn nguồn xong
(2)Thêm nhiều lựa chọn hơn
Nếu bạn giữ nguyên phím Shift sau chọn File ứng dụng Word cửa sổ soạn e-mail Outlook, bạn thấy thay đổi menu File Với Word Outlook bạn thấy có thêm lựa chọn Save All Close All Excel bạn thấy có Close All
Xuống dịng khơng tạo mục
Trong đoạn có mục bạn muốn xuống dịng mà khơng muốn dịng có mục bạn cần ấn tổ hợp phím Shift-Enter Lần tới bạn ấn Enter để xuống dòng tiếp tục theo danh sách mục
Riêng Excel để xuống dịng bạn ấn Alt-Enter
Các Smart Tags
Smart Tags - bắt đầu xuất phiên Microsoft Office XP – biểu tượng ứng dụng cơng nghệ XML nên xuất liệu phù hợp với tính Smart Tags Để kích hoạt Smart Tags bạn vào Tools | AutoCorrect Options chuyển sang mục Smart Tags lựa chọn loại tags mà bạn muốn kích hoạt
Lấy ví dụ Paste Options Smart Tags:
Paste options: Sau bạn dán (paste) liệu ứng dụng Office bạn chọn Smart Tag (xuất bên cạnh đoạn liệu vừa dán có hình giống clipboard) với lựa chọn định dạng phong phú - Match Destination Formatting (chuyển định dạng liệu vừa dán giống với định dạng văn bản) Keep Source Formatting (giữ nguyên định dạng đoạn liệu vừa dán)
106 thủ thuật với Microsoft Office - Phần - 20/7/2005 15h:45
Microsoft Word
Truy cập nhanh đến văn thường sử dụng
(3)Điểm bất lợi cách số lượng tệp tin lưu danh sách tương đối hạn chế, cho dù người sử dụng vào Tools | Options | General để chỉnh thông số “Recent used file list” lên số lớn
Nhưng MS Word lại có tính ẩn khác hữu dụng việc nhanh chóng tìm đến văn thường sử dụng Bạn sử dụng cách sau
Bạn vào View | Toolbars | Customize bạn nhắp chuột phải vào đâu cơng cụ toolbars chọn Customize Khi cửa sổ Customize mở bạn chuyển sang tab Commands
Trong cửa sổ Customize | Commands, bên mục Categories bạn kéo xuống chọn Built-in Menus danh sách bên tay phải
(commands) chọn Work Nhắp giữ nguyên chuột trái kéo Works thả vào công cụ thuận tiện với bạn Vậy bạn tạo cơng cụ riêng cho với tên Work Để đổi tên menu bạn mở cửa
sổ Customize nhắp chuột phải vào tên menu Work, ô Name bạn gõ tên vào
Bây bạn sử dụng menu để lưu tên đường dẫn đến tệp tin văn bạn thường sử dụng cách sau Bạn mở văn thường sử dụng sau chọn Work | Add to work menu Thế tên văn có sẵn sàng cho bạn truy cập đến lúc
Để gỡ bỏ tên văn danh sách menu Work bạn ấn giữ Ctrl-Alt-Minus (phím Minus phím dấu trừ (-) cạnh phím số 0) Lúc trỏ biến thành dấu trừ, bạn click vào menu Work tìm đến tên văn cần bỏ nhắp chuột trái lần vào
Mở văn sử dụng lần cuối cùng
Để yêu cầu MS Word lần khởi động mở tệp tin văn mà bạn sử dụng lần cuối trước tắt Word bạn thử dùng cách sau
(4)phải vào tệp tin chọn Send to | Desktop (create shortcut)
Hoặc bạn nhắp chuột phải lên desktop chọn New | Shortcut tìm đến tệp tin Winword.exe theo đường dẫn
Sau bạn desktop nhắp chuột phải vào shortcut vừa tạo chọn Properties Trong cửa sổ Properties bạn chuyển đến mục Target gõ vào “/mFile1” vào cuối đường dẫn trường này, click OK
Sử dụng lệnh Paste Special
Khi bạn copy văn web từ tệp tin Word khác dán trực tiếp vào Word ứng dụng giữ nguyên định dạng gốc - từ font chữ, màu sắc, bảng biểu… gây phiền phức nhiều việc chỉnh sửa lại văn Để tránh điều bạn sử dụng lệnh Paste Special Cách sử dụng sau: Sau copy văn từ nguồn, bạn chuyển vào Word chọn Edit | Paste Special Trong cửa sổ Paste Special bạn chọn Unformatted Text Unformatted Unicode Text
Sắp xếp lại đoạn nhanh chóng
Bạn muốn xếp lại vị trí đoạn văn mình? Để tránh thời gian kéo thả hay copy-paste bạn sử dụng cách sau
Lựa chọn đoạn văn mà bạn muốn thay đổi vị trí lên xuống, ấn giữ phím Shift-Alt dùng phím mũi tên lên xuống để điều chỉnh lại vị trí đoạn văn
Xố thông tin cá nhân
(5)106 thủ thuật với Microsoft Office - Phần - 22/7/2005 8h:15
Microsoft Word Vẽ đường thẳng
Bạn hoàn tồn dễ dàng kẻ đường thẳng ngang văn cách đơn giản sau
- Bạn gõ liên tiếp dấu gạch ngang (-) ấn Enter bạn có đường kẻ đơn - Bạn gõ liên tiếp dấu gạch (_) ấn Enter bạn có đường kẻ đậm - Bạn gõ liên tiếp dấu (=) ấn Enter bạn có đường kẻ đơi Máy tính có sẵn Word
Bạn có biết bạn hồn tồn bổ sung thêm máy tính vào Word khơng? Đúng hồn tồn giúp bạn thêm phần thuận lợi công việc nhiều
Trong MS Word vào View | Toolbars | Customize bạn nhắp chuột phải lên cơng cụ (toolbar) chọn Customize Trong cửa sổ
Customize - bạn có hội làm quen với cửa sổ phần trước viết - bạn chọn Tools bên khung Categories bên tay trái chọn biểu tượng Tool Calculate khung Commands bên tay phải Bạn nhắp giữ chuột trái lên biểu tượng Tools Calculate kéo thả lên cơng cụ mà bạn thích
Bây bạn dàng thực phép tính Word cách gõ vào phép tính lựa chọn tồn phép tính, nhắp chuột vào Tools Calculate ấn Ctrl-V để dán kết vào
Tuần hoá Smart Tags Spelling, Track changes
(6)các phiên Word Tuy nhiên nhiều lúc người sử dụng thấy khó chịu tag ngày, số điện thoại, copy-paste… liên tục Nếu bạn không ưa Smart Tags vào Tools | AutoCorrect Options chuyển sang mục Smart Tags cửa sổ AutoCorrect Options bỏ dấu kiểm loại Smart Tag bạn khơng muốn
Cịn tính Word có dịng kẻ màu đỏ loằng ngoằng gây khó chịu nhiều Track changes Tính thực có hiệu bạn để người khác sửa văn bạn Những thay đổi Track changes ghi nhận liệt kê văn Để bỏ bạn vào View bỏ đánh dấu trước Markup xong
Status Bar có cho bạn?
Bạn để ý đến trạng thái (Status bar) Word chưa? Nó có nhiều điều thú vị Nhưng Word bạn chưa có Status bar bạn vào Tools | Options chuyển sang mục View Trong mục bạn để ý đến phần Show đánh dấu kiểm vào Status bar xong
Thanh trạng thái tên gọi cho bạn thấy thơng tin văn bạn, thứ tự trang thời bạn, phần, dòng, toạ độ trỏ chuột … Nhắp đúp chuột lên Số thứ tự trang bạn gọi menu Go to
Bên cạnh đó, trạng thấy bạn cịn thấy có REC – TRK – EXT – OVR Nhắp đúp chuột lên mục bạn bật tính lên Nhắp đúp chuột lên REC bạn bật tính ghi macro – hay gọi thao tác tự động, TRK giúp bạn theo dõi ghi nhận thay đổi mà bạn sửa lên văn gốc, EXT cho phép bạn lựa chọn văn mà cần dùng phím mũi tên lên xuống sang phải sang trái OVR bật tính ghi đè – tức kí tự bạn gõ vào thay cho kí tự liền kề thay xuất bên cạnh
Tuỳ biến AutoText
(7)106 thủ thuật với Microsoft Office - Phần - 25/7/2005 16h:57
(Bài cập nhật cách ) Microsoft Word
Track changes - So sánh văn bản
Bạn có văn giống hệt bạn muốn so sánh xem chúng giống khác điểm nào? Thay phải ngồi so sánh dịng một, thủ thuật sau giúp bạn thực cơng việc cách nhanh chóng
Nếu bạn biết sử dụng tính Track changes Word thật tiện dụng Tính giúp bạn theo dõi ghi lại rõ ràng thay đổi văn bạn Để bật tính Track changes bạn vào Tool | Track Changes sử dụng phím tắt Ctrl-Shift-E
Cịn bạn khơng bật Track changes từ trước làm để tìm thay đổi khác biệt văn Vẫn có cách, Trach changes giúp bạn giải việc
Trong Word 2000, bạn vào Tools | Track changes | Compare documents Khi hộp thoại bật bạn lựa chọn văn bạn cần đem so sánh với văn thời bạn Word giúp bạn bổ sung thay đổi vào văn bạn
Trong Word XP 2003 có khác chút, bạn vào Tools | Compare and Merge Documents Trong hộp thoại bật bạn đánh dấu vào Legal blackline (ngay cạnh trường File name) để kích hoạt tính so sánh văn bản; không Word giúp bạn hợp văn Q trình cịn lại giống với Word 2000 Split – So sánh nhiều phần văn bản
Văn bạn dài hàng chục hàng trăm trang mà bạn lại muốn so sánh nhiều phần văn với - chẳng hạn phần mở đầu với phần kết luận? Split giúp bạn giải khó khăn
Bạn vào Windows | Split Ngay trỏ biến thành đường kẻ ngang cho phép bạn định khoảng cách chia đơi hình Word Hãy đặt cho thật dễ nhìn nhắp chuột trái lần Word bị chia làm cửa sổ riêng biệt bạn duyệt văn dễ dàng Để bỏ tính bạn lại vào
(8)Bảo vệ văn bạn
Có nhiều cách để bảo vệ văn bạn – ngăn chặn người khác mở văn bạn ngăn chặn người khác sửa đổi văn bạn
Có cách sau để bảo vệ văn bạn
Bạn vào Tools | Options chuyển sang mục Security - Bạn nhập mật vào mục Password to open để đặt mật ngăn chặn người khác mở văn bạn Nhập mật vào mục Password to modify để ngăn chặn người khác sửa đổi văn bạn
Bạn vào Tools | Protect Document để có thêm tính bảo mật văn Trong cửa sổ Protect Document bạn thấy lựa chọn Track changes (chống thay đổi với Track changes, người khác đọc sửa văn bạn thay đổi ghi lại menu Tools | Track Changes bị vơ hiệu hố), Comment (chỉ cho phép người khác đọc văn bạn bổ sung thêm nhận xét gọi ý – comment – vào không thay đổi văn bản) Form (ngăn chặn thay đổi văn cho phép thay đổi phần văn không bảo vệ form trường)
Đặt đường dẫn mặc định để lưu mở văn bản
Thông thường Word chọn thư mục My Documents thư mục mặc định để lưu mở văn người sử dụng Tuy nhiên, Word cho phép người sử dụng thay đổi mặc định
Bạn vào Tools | Options chuyển sang mục File locations Trong cửa sổ bạn nhắp chuột vào mục cần thay đổi Ví dụ thay đổi đường dẫn mở lưu văn mặc định bạn nhắp chuột vào mục Documents sau nhắp chuột vào Modify chỏ đến thư mục riêng bạn Nhắp ok xong
Đặt font chữ mặc định
(9)Gán phím tắt cho biểu tượng Microsoft Word để thao tác nhanh - 25/7/2005 8h:52
(Bài cập nhật cách 10 )
Khi soạn thảo văn với Microsoft Word, nhiều bạn phải cần thêm vào văn biểu tượng (symbol) ký tự đặc biệt (special
character) để trang trí thêm cho văn Với ký tự đặc biệt gán sẵn phím tắt bạn dùng phím tắt để chèn ký tự đặc biệt vào văn bản.
Còn với biểu tượng chưa gán sẵn phím tắt Do đó, bạn tạo phím tắt cho biểu tượng mà bạn thường sử dụng để nhanh chóng chèn biểu tượng cần thiết vào văn
Cách tạo tổ hợp phím tắt cho biểu tượng sau:
- Trong cửa sổ làm việc Microsoft Word, bạn bấm vào menu “Insert” chọn “Symbol ”
- Hộp thoại “Symbol” mở ra, tab “Symbols”, bạn bấm chọn biểu tượng cần thiết để gán phím tắt
- Bạn bấm vào nút “Shortcut Key ” để mở hộp thoại “Customize Keyboard” - Trong hộp thoại “Customize Keyboard”, bạn bấm chọn vào ô “Press new
shortcut key” Sau đó, bạn bấm tổ hợp phím mà bạn muốn dùng làm phím tắt cho biểu tượng
- Tiếp theo, bạn bấm nút “Assign” Bấm nút “Close”
- Với cách làm tương tự, bạn gán phím tắt cho biểu tượng khác Sau này, bạn khơng muốn sử dụng phím tắt cho biểu tượng bạn làm sau:
- Trong cửa sổ làm việc Microsoft Word, bạn bấm chọn vào menu “Insert” > “Symbol ” để mở cửa sổ “Symbol”
- Tiếp theo, bạn bấm chọn biểu tượng mà bạn muốn loại bỏ phím tắt tab “Symbols”
(10)- Trong hộp thoại “Customize Keyboard”, bạn bấm chọn tổ hợp phím tắt “Current keys” Sau cùng, bạn bấm nút “Remove” Tổ hợp phím tắt mà bạn chọn cho biểu tượng khơng cịn tác dụng
- Bạn làm tương tự để xố phím tắt cho biểu tượng khác DSL Speed v2.10