MỘT VÀI KINH NGHIỆM BƯỚC ĐẦU XÂY DỰNG THƯ VIỆN ĐIỆN TỬ TẠI HỌC VIỆN KỸ THUẬT QUÂN SỰ Đinh Minh Chiến19 I HỮ G YẾU TỐ THÚC ĐẨY XÂY DỰ G THƯ VIỆ (TVĐT) TẠI HỌC VIỆ KTQS ĐIỆ TỬ 1.1 Sự phát triển mạnh mẽ công nghệ thông tin truyền thông: Cũng quan thông tin - thư viện khác, thư viện ( TV) Học viện Kỹ thuật quân sự( HV KTQS ) chịu tác động lớn CNTT truyền thông tất lĩnh vực giảng dạy, học tập, NCKH… Khơng thế, HVKTQS nơi đào tạo kỹ sư CNTT viễn thơng, có đội ngũ cán bộ, chun gia CNTT, viễn thơng đơng đảo có uy tín nước Học viện ln coi trọng xác định Thư viện giảng đường thứ hai, người thầy thứ hai góp phần quan trọng việc nâng cao chất lượng đào tạo, NCKH Học viện 1.2 Mục tiêu đổi nội dung, chương trình đào tạo, bước hướng tới đào tạo theo học chế tín Học viện lần khẳng định vị trí, vai trò Thư viện, đặc biệt vai trò thư viện điện tử phát triển nhiệm vụ đào tạo, NCKH Học viện 1.3 HVKTQS có đội ngũ cán KHKT giàu tiềm năng, gồm gần 800 giảng viên ( 80% có trình độ SĐH; 230 tiến sĩ, TSKH; 79 GS, PGS; 28 NGND, NGUT ; hàng chục nghìn học viên, sinh viên loại, hầu hết có trình độ ĐH trở lên, nhu cầu cập nhật thông tin, tài liệu, đặc biệt thụng tin mạng ngày tăng, đòi hỏi thư viện phải nhanh chóng đổi phương thức, hình thức hoạt động đấp ứng yêu cầu nhiệm vụ 1.4 Các tài liệu in truyền thống ngày đắt đỏ, kho tµi liệu thư viện ngày phát triển diện tích thư viện không bổ sung 1.5 Học viện tăng cường liên kết đào tạo với trường Đại học ngồi nước, u cầu liên thơng, trao đổi, chia sẻ nguồn lực thông tin với thư viện đại học trở nên cấp thiết đòi hỏi thư viện phải xây dựng thư viện điện tử đáp ứng 19 ThS Phòng Thơng tin KHQS- HVKTQS II KẾT QUẢ BƯỚC ĐẦU XÂY DỰ G TVĐT TẠI HVKTQS 2.1 hận thức - Các cấp lãnh đạo Học viện khẳng định đầu tư phát triển thư viện theo hướng đại nhiệm vụ quan trọng tiến trình đổi phương pháp dạy học, nâng cao chất lượng đào tạo, nghiên cứu khoa học Học viện - Xây dựng TVĐT trình khó khăn tốn Vỡ vậy, để thực cú hiệu quả, cần nghiên cứu kỹ đặc trưng TVĐT; xu xây dựng TVĐT nước giới; đúc kết kinh nghiệm xây dựng TVĐT TV trước; phân tích thực trạng sở hạ tầng, nhu cầu thông tin người dùng tin khả đảm bảo ngân sách, nhân lực TV, từ xây dựng kế hoạch, bước phù hợp với khả năng, điều kiện cụ thể thư viện - Xác định mục tiêu trước mắt, mục tiờu lõu dài, lộ trình xây dựng TVĐT nhằm đảm bảo tính khả thi tính kế thừa Trong tính kế thừa vơ quan trọng Đó cú nhiều học cho thấy, không cân nhắc kỹ lưỡng bước phù hợp, đảm bảo tính kế thừa trình xây dựng TVĐT (đầu tư phần cứng, phần mềm, xây dựng CSDL) gây nên lãng phí lớn vật chất, thời gian, nhân lực đơn vị 2.2 Chu n bị sở hạ tầng, trang thiết bị C TT Đối với thư viện có dự án lớn có đầu tư nước ngồi việc lập kế hoạch xây dựng TVĐT thuận lợi mang tính tổng thể Đối với thư viện nhỏ, kinh phí ít, khơng tập trung thư viện HVKTQS việc xây dựng kế hoạch, bước tiến trình xây dựng TVĐT quan trọng Theo kinh nghiệm thư viện tiên tiến, để xây dựng TVĐT theo nghĩa, tối thiểu thư viện phải có : Mạng Intranet kết nối với Internet, Hệ thống Máy chủ, hệ thống máy trạm, thiết bị công nghệ hỗ trợ ( mã vạch, thẻ từ…), phầm mềm … Căn vào tình hình điều kiện cụ thể đơn vị, năm 1998 với nguồn kinh phí hạn hẹp, TV HVKTQS đầu tư số trang, thiết bị tối thiểu gồm 01 máy chủ IBM, 03 máy tính trạm; phần mềm quản trị thư viện LIBOL 3.0 số phần mềm hỗ trợ khác Mục đích trước mắt TV tập trung xây dựng CSDL thư mục điện tử máy tính lẻ, sau kết nối mạng nội để bạn đọc tra cứu thơng tin thư mục máy tính Kết là, khoảng thời gian khơng dài, thay phải tra tìm tài liệu thủ công qua tủ thư mục gỗ truyền thống, Bạn đọc tra cứu thơng tin thư mục hầu hết tài liệu tham khảo có thư viện qua CSDL thư mục điện tử Trong trình xây dựng CSDL, tranh thủ nguồn hỗ trợ khác nhau, TV bổ sung, tăng cường trang thiết bị CNTT Hiện nay, với đầu tư HV thông qua dự án Cục nhà trường/BTTM, TTTT KHCN-MT/BQP, TV trang bị 12 máy chủ IBM thiết bị ngoại vi; 125 máy tính đầu cuối ; thiết bị mã vạch; Camera; cổng từ…Ngồi số máy trạm kết nối tòa nhà thư viện, có hàng trăm máy tính kết nối đến khoa, môn, sở học viên, sinh viên, qua đó, Bạn đọc tra cứu, tìm tin thư mục, đọc tài liệu trực tiếp mạng (đối với tài liệu số hóa ) 2.3 Mua sắm phần mềm Đánh giá, lựa chọn phần mềm xây dựng TVĐT công việc vơ khó khăn TV nào, đặc biệt bối cảnh chưa có chuNn thống nghiệp vụ thông tin thư viện nói chung xây dựng TVĐT nói riêng Trong đó, TV HVKTQS số TV sớm bắt tay vào thực xây dựng TVĐT( từ năm 1996) nên điều kiện học hỏi, tham khảo TV khác không nhiều Tuy nhiên, tư vấn chuyên gia CN TT, hợp tác chặt chẽ công ty phần mềm, sau cân nhắc, thử nghiệm, TV lựa chọn phần mềm quản trị thư viện Libol 3.0 Công ty tin học Tinh vân (Hiện nâng cấp 6.0 ), bổ sung thêm modul tiện ích; mua thêm phần mềm hệ thống phần mềm nhận dạng tiếng việt Qua thời gian sử dụng, phần mềm Libol đáp ứng yêu cầu quản trị TVĐT TV HVKTQS 2.4 Tập trung xây dựng CSDL - Tiếp tục xây dựng CSDL thư mục: Do đặc thù mét TV đại học, vốn tài liệu TV lớn, nhu cầu tra cứu thư mục cho mục đích mượn tài liệu ngày tăng hệ thống mục lục thủ công đáp ứng Để giúp Bạn đọc tra tìm tài liệu nhanh chóng, xác, TV tiếp tục cập nhật CSDL thư mục tài liệu KHKT bổ sung, xử lý hồi cố, chỉnh sửa, tài liệu cũ Đến nay, CSDL thư mục TV lên tới gần 55.000 biểu ghi Với CSDL này, bạn đọc dễ dàng tra tìm tài liệu máy tính với điểm truy cập khác nhau: tên sách, tên tác giả, số phân loại, từ khóa, nhà xb, năm xb… - Xây dựng CSDL toàn văn: Số hóa tài liệu, xây dựng CSDL tồn văn mục tiêu chủ yếu TV tiến trình xây dựng TVĐT Một bước quan trọng xây dựng kho giáo trình, giảng, tài liệu điện tử phục vụ mục tiêu đổi phương pháp dạy học, nâng cao chất lượng đào tạo, N CKH Học viện Để thực mục tiêu đó, ngồi việc tự số hóa tài liệu q hiếm, bản, tài liệu đặc thù Họcv iện, tài liệu có tần suất sử dụng cao, TV kết hợp với phòng đào tạo, khoa, mơn thu nhận đĩa CD giáo trình, giảng Học viện biên soạn, đĩa CD LA, LV bảo vệ HV cán bộ, giáo viên học viện bảo vệ sở đào tạo khác… sau tiến hành bước xử lý kỹ thuật ( biên mục, bookmark, tạo đường liên kết…) chuyển tải lên mạng Đối với tài liệu cần thiết khác tự số hóa, TV sưu tập, bổ sung nhiều đường khác nhau: mua CSDL đĩa CD-ROM, mua quyền truy cập tải mạng…Một biện pháp có hiệu Học viện có chế bắt buộc cán bộ, giáo viên, N CS học tập, nghiên cứu nước mang tài liệu dạng điện tử bổ sung cho TV Hiện nay, TV xây dựng CSDL toàn văn vũ khí với hàng nghỡn chủng loại; CSDL tồn văn Tạp chí KH&KT( HV xuất bản); CSDL tồn văn Bản tin điện tử TV biên tập, xuất bản; CSDL bạn đọc Đặc biệt, với 05 máy quét phần mềm nhận dạng, thư viện tập trung số hóa, xử lý kỹ thuật, đưa lên mạng hàng trăm đầu sách điện tử với hàng vạn trang tài liệu phục vụ nhu cầu giảng dạy, học tập, N CKH HV Việc tra cứu tìm tin, tham khảo tài liệu trực tuyến trở thành hình thức phục vụ quan trọng TV 2.5 Xây dựng trang WEB Học viện KTQS Song song với việc xây dựng, phát triển CSDL, bổ sung trang thiết bị CN TT, Học viện xây dựng trang WEB HVKTQS với nhiều modul tiện ích: ngồi việc giới thiệu Học viện, trang tin tức hoạt động chung toàn HV, thông tin tải từ Internet, nội dung tin điện tử Phòng TTKH- CN - MT, thư điện tử, forum…, trang Web tích hợp với phần mềm quản trị Thư viện điện tử Libol 6.0 giúp người dùng tin truy cập, khai thác thông tin dễ dàng, thuận tiện 2.6 Ứng dụng công nghệ mã vạch, thẻ từ Có thể nói ứng dụng CN MV, thẻ từ ứng dụng có hiệu thiết thùc q trình đại hóa TV ( cho điến thời điểm này), đặc biệt TV đại học, nơi mà lưu lượng tài liệu luân chuyển hàng năm lớn ( TV HVKTQS phục vụ trung bình từ 200.000 đến 250.000 lượt/ tài liệu luân chuyển/một năm học) Việc ứng dụng CN MV, thẻ từ giảm nhiều công sức cho nhân viên TV mà giúp cho việc quản lý tài liệu, quản lý bạn đọc nhanh chóng, xác Trong năm qua, TV đầu tư nhiều thời gian, cơng sức mã vạch hóa hàng vạn GT-TL Với máy tính nối mạng, máy in đọc mã vạch, hệ thống thẻ từ, cổng từ, camera… việc phục vụ mượn trả tài liệu, quản lý bạn đọc, quản lý tài liệu TV HVKTQS thực hồn tồn cơng nghệ mã vạch, thẻ từ Điều khơng đem lại hiệu phục vụ cao mà mang đến cho TV diện mạo mới, sắc thái 2.7 hững tồn tại, hạn chế - N guồn tài liệu điện tử Việc xây dựng sở liệu tồn văn nguồn thông tin nội sinh ( LATS, LVTHS , ) HV hạn chế thiếu trang thiết bị nhân lực - Chưa có nguồn kinh phí thường xun để nâng cấp, sửa chữa, bảo trì trang thiết bị CN TT - Chất lượng CSDL hạn chế: CSDL thư mục chủ yếu hạn chế từ khóa, phân loại, tóm tắt chưa thật xác, thống nhất), CSDLsách điện tử mờ, khó đọc (do chất lượng quét, xử lý ảnh); việc hướng dẫn khai thác sử dụng mạng chưa thường xuyên… - Việc cung cấp tài nguyên thông tin cho đối tượng Học viện gặp khó khăn số máy tính trạm nối đến đầu mối khoa số hệ học viên - Các phần mềm hệ thống thiếu quyền, hệ số an toàn thấp Hệ thống thư điện tử chủ yếu dùng mạng nội - Cán đảm nhiệm việc thiết lập, vận hành, trì phát triển hệ thống thông tin thiếu số lượng trình độ hạn chế, chưa đủ sức thực nhiệm vụ đặt - Cán nghiệp vụ thư viện nhìn chung yếu ngoại ngữ, tin học Thiếu cán làm nhiệm vụ phát triển tài nguyên thông tin III ĐN H HƯỚ G, MỤC TIÊU XÂY DỰ G TVĐT CỦA TV HVKTQS 3.1 Mục tiêu - Xây dựng sở hạ tầng CN TT đại, có khả truy cập, khai thác phân phối thông tin hệ thống Thực kết nối với sở Học viện T.P Hồ Chí Minh khu vực Vĩnh yên.Tăng cường khả chia sẻ tài nguyên thông tin với Trung tâm Thơng tin- Thư viện ngồi qn đội khn khổ cho phép Đa dạng hố loại hình dịch vụ cung cấp thơng tin -Tăng cường số hố giáo trình Học viện tài liệu q Đảm bảo 100% giáo trình số hố xử lý thành sách điện tử, tạo điều kiện cho giáo viên, học viên, N CS dễ dàng sử dụng giáo trình điện tử mạng cho mục đích học tập N CKH Tăng cường khả cung cấp thông tin, tài liệu điện tử từ nguồn khác nhằm khắc phục thiếu hụt tài liệu tham khảo, tải kho tài liệu (Mua CSDL mạng, tải thơng tin điện tử miễn phí mạng, đĩa CD-ROM, phục vụ học tập, giảng dạy, N CKH) - Mở rộng triển khai thêm phòng đọc tự chọn, phòng đọc đa phương tiện, phòng học nhóm, Phòng huấn luyện sử dụng mạng - N âng cao lực quản lý trình độ chuyên môn đội ngũ cán TT-TV - N âng cao lực khai thác nguồn tài nguyên thông tin cho đối tượng dùng tin Học viện ( đào tạo, hướng dẫn người dùng tin) Hỗ trợ đắc lực cho mục tiêu đổi phương pháp Dạy Học, đặc biệt đào tạo từ xa nhằm nâng cao chất lượng đào tạo N CKH Học viện Kết luận Xây dựng TVĐT xu tất yếu TV Tuy nhiên, vấn đề xây dựng TVĐT gặp nhiều khó khăn lý luận thực tiễn Trong trình bước xây dựng TVĐT TV HVKTQS, đúc kết số kinh nghiệm sau : 1.Xây dựng TVĐT q trình lâu dài, khó khăn tốn Muốn xây dựng thành công TVĐT, TV phải trải qua “thời kỳ độ”, nghĩa lúc phải thực nhiệm vụ : Duy trì phục vụ tốt thư viện truyền thống bước xây dựng TVĐT Đây giai đoạn khó khăn, nhiệm vụ tăng gấp đôi nhân lực không tăng, chí có nơi bị giảm (N hiều lãnh đạo cho rằng: xây dựng TVĐT phải giảm nhân lực) Tuy nhiên thực tế cho thấy để có TVĐT cán TV phải ‘cõng’ thêm nhiều việc, nhiều nhiệm vụ phát sinh: Xây dựng CSDL, số hóa tài liệu, dán mã vạch…).Vì vậy, thư viện cần có tâm cao khả thuyết trình để có quan tâm ủng hộ từ cấp lãnh đạo Mỗi TV có đặc thù, khó khăn, thuận lợi riêng, cần đưa chiến lược, kế hoạch, bước phù hợp Cần lưu ý tuân thủ nghiêm ngặt chuNn nghiệp vụ: mô tả tài liệu, biên mục, định từ khóa, từ chuNn để liên thơng liên kết, trao đổi có điều kiện Một phần quan trọng TVĐT CSDL điện tử (trong có CSDL thư mục) Các thư viện nhỏ kinh phí chưa cho phép, trang bị máy chủ, số máy tính trạm phần mềm quản trị thư viện, qua xây dựng CSDL thư mục SACH thư viện Khi có điều kiện bước bổ sung thêm trang thiết bị khác: tăng cường máy chủ, máy trạm, máy quét, thiệt bị nối mạng LAN Khi tự số hóa tài liệu, khâu lựa chọn tài liệu quan trọng, cần tuyển chọn kỹ lưỡng tài liệu đặc thù thư viện, tránh số hố trùng tài liệu có thị trường có thư viện khác ưu tiên số hóa tài liệu nội sinh 5.Bằng việc làm cụ thể kết bước đầu, cần chứng minh cho người quản lý đơn vị thấy hiệu thiết thực TVĐT đem lại Từ đó, thuyết trình xin đầu tư dự án TVĐT từ quan, đơn vị TÀI KIỆU THAM KHẢO 1.N guyến Tiến Đức Xây dựng thư viện điện tử vấn đề số hố Việt nam.Thơng tin tư liệu số 2/2005 2.Các tài liệu xây dựng TVĐT, thư viện số đại hoá thư viện mạng Internet ... điện tử (trong có CSDL thư mục) Các thư viện nhỏ kinh phí chưa cho phép, trang bị máy chủ, số máy tính trạm phần mềm quản trị thư viện, qua xây dựng CSDL thư mục SACH thư viện Khi có điều kiện bước. .. Đối với thư viện có dự án lớn có đầu tư nước ngồi việc lập kế hoạch xây dựng TVĐT thuận lợi mang tính tổng thể Đối với thư viện nhỏ, kinh phí ít, khơng tập trung thư viện HVKTQS việc xây dựng kế... năm xb… - Xây dựng CSDL toàn văn: Số hóa tài liệu, xây dựng CSDL tồn văn mục tiêu chủ yếu TV tiến trình xây dựng TVĐT Một bước quan trọng xây dựng kho giáo trình, giảng, tài liệu điện tử phục vụ