THỰC TRẠNG KẾ TOÁN HÀNG HOÁ VÀ TIÊU THỤ HÀNG HOÁ TẠI CÔNG TY TNHH TM

Luận văn tốt nghiệp Viện ĐH Mở Hà Nội THỰC TRẠNG KẾ TOÁN HÀNG HOÁ VÀ TIÊU THỤ HÀNG HOÁ TẠI CÔNG TY TNHH TM & DL TRUNG DŨNG 2.1. Tổng quan về Công ty Trung Dũng 2.1.1. Quá trình hình thành và phát triển Công ty TNHH Thương mại và Du lịch Trung Dũng ra đời theo quyết định số 0102001059/CPTP ngày 31/08/2000 do Sở Kế hoạch và Đầu tư Thành phố Hà Nội cấp. Công ty chính thức đi vào hoạt động ngay sau khi có đầy đủ tư cách pháp nhân theo luật định. Từ năm 2000 đến năm 2003 với mặt hàng kinh doanh chính là sắt thép xây dựng, chủ yếu là hoạt động bán lẻ cho các cửa hàng trong nội thành Hà Nội. Trong giai đoạn này Công ty cũng đã gặp một số khó khăn về nguồn vốn và thị trường tiêu thụ nhưng với các chính sách hợp lý của lãnh đạo Công ty, cùng sự nỗ lực của tập thể cán bộ công nhân viên nên Công ty đã dần từng bước phát triển, không ngừng mở rộng về quy mô, nâng cao chất lượng phục vụ khách hàng. Với mục tiêu xây dựng một địa chỉ tin cậy cho khách hàng, Ban Giám Đốc Công ty đã quyết định mở thêm hoạt động vận tải nhằm mang lại thêm lợi nhuận cho Công ty đồng thời khẳng định vai trò của mình trong mạng lưới bán lẻ trên thị trường sản phẩm. Cho đến năm 2004, Bên cạnh việc không ngừng mở rộng thị trường tiêu thụ sắt thép xây dựng, nguồn thu nhập chính của Công ty. Giám đốc nhận thấy để phát triển hơn nữa trong nền kinh tế thị trường, Công ty cần mạnh dạn hoạt động thêm vào lĩnh vực du lịch, đưa đón khách đi thăm quan các địa điểm du lịch trong nước. Tuy nhiên, hoạt động vận tải hàng hoá và kinh doanh du lịch là hoạt động bán chuyên nghiệp, do vậy sau một thời gian hoạt động kết quả mang lại chưa cao trong khi đó ngành sắt thép xây dựng đang ngày càng phát triển Bởi lẽ đó đến hết năm 2005, Công ty đã chuyển sang thuê vận tải bên ngoài và bỏ hoạt động kinh doanh du lịch, tập trung nhân lực chuyên sâu vào lĩnh vực kinh doanh sắt thép nhằm đưa Công ty bước sang một tầm cao mới trong ngành này. Đoàn Thị Thu Huyền Lớp K13 - KT1 1 Luận văn tốt nghiệp Viện ĐH Mở Hà Nội Sau 5 năm hoạt động với sự dìu dắt của Giám Đốc cùng quyết tâm làm việc hết mình của toàn thể nhân viên, Công ty đã từng bước khẳng định được uy tín trong lĩnh vực kinh doanh sắt thép đồng thời tạo niềm tin với Công ty gang thép Thái Nguyên, nguồn cung ứng chính của Công ty trở thành Đại lý Phía Bắc đưa công ty bước sang một tầm cao mới. Công ty đã chuyển sang bán buôn sắt thép xây dựng ngay tại Thái Nguyên cho các cửa hàng, đại lý nhỏ tại miền Bắc, bỏ hoạt động bán lẻ nhằm mang lại hiệu quả cao hơn trong kinh doanh. Từ năm 2006 đến nay, Công ty đã tham gia vào một lĩnh vực mới: nhập khẩu phôi thép và phế liệu kim loại từ các nước trên thế giới như Lào, Trung Quốc, Úc, Mỹ…Giám Đốc đã sang tận nơi các nước mà mình hợp tác để xem xét, đánh giá chất lượng hàng hoá cũng như cơ sở vật chất của họ đồng thời tạo cho họ thấy được thiện chí của Công ty trong việc làm này nhằm mang lại kết quả tốt đẹp nhất cho hai bên. Sau khi nhập khẩu hàng hoá từ các nước, Công ty sẽ bán phôi thép và phế liệu kim loại cho Công ty Gang thép Thái Nguyên nhằm lấy thành phẩm thép để cung cấp hàng hoá cho khu vực phía Bắc. Có thể nói, hoạt động nhập khẩu đã mang lại thu nhập cao cho Công ty, điều đó tạo thêm động lực cho toàn cán bộ công nhân viên phải phát huy hơn nữa đưa Công ty TM & DL Trung Dũng ngày một phát triển mạnh mẽ và khẳng định vị thế của mình trên thị trường trong và ngoài nước. 2.1.2. Chức năng và nhiệm vụ của Công ty Công ty Trung Dũng có chức năng chính là kinh doanh sắt thép xây dựng. Nhiệm vụ của Công ty TNHH TM và DL Trung Dũng: - Xây dựng và thực hiện kế hoạch kinh doanh theo đúng ngành nghề được ghi trong giấy chứng nhận kinh doanh. - Xây dựng phương án kinh doanh, phát triển kế hoạch và mục tiêu chiến lược của công ty. Đoàn Thị Thu Huyền Lớp K13 - KT1 2 Luận văn tốt nghiệp Viện ĐH Mở Hà Nội - Tổ chức nghiên cứu thị trường nhằm tìm ra phương thức bán hàng hợp lý nhất có thể đem lại nhiều lợi nhuận cho Công ty, mở rộng thị trường tiêu thụ đồng thời tạo uy tín, lòng tin với khách hàng và đối tác. - Thực hiện chăm lo và không ngừng cải thiện điều kiện làm việc, đời sống vật chất tinh thần, bồi dưỡng nâng cao trình độ chuyên môn nghiệp vụ cho người lao động. 2.1.3. Tổ chức bộ máy quản lý tại Công ty  Cơ cấu tổ chức bộ máy quản lý của Công ty Công ty TNHH TM & DL Trung Dũng là đơn vị hạch toán kinh tế độc lập. Bộ máy quản lý được tổ chức gọn nhẹ, linh hoạt, được phân cấp theo kiểu quan hệ trực tuyến - chức năng. Cơ cấu quản lý của Công ty bao gồm: - Ban Giám đốc: + Giám đốc Công ty + Phó Giám đốc - Các phòng chức năng: + Phòng Tổ chức hành chính + Phòng Kinh doanh + Phòng Kế toán + Phòng Bảo vệ MÔ HÌNH CƠ CẤU QUẢN LÝ CỦA CÔNG TY ĐƯỢC THỂ HIỆN QUA SƠ ĐỒ SAU: Đoàn Thị Thu Huyền Lớp K13 - KT1 3 Ban Giám Đốc Phòng TCHC Phòng Kinh Doanh Phòng Bảo VệPhòng Kế Toán Luận văn tốt nghiệp Viện ĐH Mở Hà Nội SƠ ĐỒ 12  Chức năng, nhiệm vụ của các bộ phận - Ban Giám đốc: Trực tiếp lãnh đạo, điều hành toàn bộ mọi hoạt động của Công ty. Ký các hợp đồng, các văn bản liên quan đến các hợp đồng. Ký duyệt các chứng từ ban đầu phát sinh về tiền, hàng… - Phòng tổ chức hành chính: Có chức năng giúp Giám đốc trong việc quản lý nhân sự, hành chính, thực hiện các chế độ, chính sách của Nhà nước và Công ty. - Phòng kinh doanh: Có chức năng tổ chức kinh doanh Công ty từ việc tìm kiếm nguồn hàng, lập các kế hoạch và xây dựng các chiến lược kinh doanh nhằm phát triển thị trường của Công ty trên thị trường. - Phòng kế toán: Có nhiệm vụ hướng dẫn, kiểm tra kiểm soát, thực hiện công tác tài chính, kế toán, thống kê…trong toàn Công ty. Hạch toán mọi hoạt động của Công ty theo chế độ hiện hành, theo yêu cầu của Ban giám đốc và quy chế tổ chức của Công ty. Lập báo cáo hoạt động của Công ty theo biểu mẫu quy định vào cuối tháng, quý, năm để trình Ban giám đốc và các ngành chức năng. - Phòng bảo vệ: Điều tra, bảo vệ tài sản, thiết bị của Công ty, đồng thời giữ nguyên kỷ luật lao động. Đoàn Thị Thu Huyền Lớp K13 - KT1 4 Luận văn tốt nghiệp Viện ĐH Mở Hà Nội 2.2. Tổ chức công tác kế toán của Công ty Trung Dũng 2.2.1. Tổ chức bộ máy kế toán  Đặc điểm bộ máy kế toán Do công ty có quy mô vừa và nhỏ, địa bàn hoạt động không mang tính dàn trải trên một phạm vi rộng với nhiều đơn vị trực thuộc mà mức độ phân cấp quản lý kinh tế, tài chính nội bộ Công ty không khác nhau nhiều nên Công ty đã lựa chọn tổ chức công tác kế toán tập trung.  Sơ đồ tổ chức bộ máy kế toán cuả Công ty Trung Dũng SƠ ĐỒ 13  Nhiệm vụ của từng bộ phận trong bộ máy kế toán - Kế toán trưởng: là người phụ trách, điều hành toàn phòng, là người tổ chức chỉ đạo bộ máy kế toán trong toàn Công ty, thông tin kế toán và hạch toán kinh tế ở đơn vị, tổ chức kiểm tra tài chính kế toán. Bên cạnh đó, kế toán trưởng còn trực tiếp tham mưu cho Giám đốc về các họat động tài chính, nghiên cứu các chế độ, chính sách của Nhà nước và cụ thể là của Công ty. - Kế toán hàng hoá và bán hàng: phản ánh kịp thời khối lượng hàng bán, tình hình biến động và dự trữ hàng hoá, doanh thu bán hàng và các khoản điều chỉnh doanh thu. Lập báo cáo nội bộ về tình hình thực hiện kế hoạch chi phí Đoàn Thị Thu Huyền Lớp K13 - KT1 Kế toán trưởng Thủ khoThủ quỹ Kế toán tổng hợp Kế toán ngân hàng Kế toán hàng hoá và bán hàng 5 Luận văn tốt nghiệp Viện ĐH Mở Hà Nội quản lý kinh doanh, về kết quả kinh doanh của từng nhóm hàng, từng mặt hàng tiêu thụ chủ yếu. - Kế toán ngân hàng: phụ trách giao dịch với ngân hàng, theo dõi thực hiện các khoản thanh toán với khách hàng, người bán với Công ty thông qua ngân hàng.Thực hiện các công việc liên quan đến hoạt động kế toán về ngân hàng. - Kế toán tổng hợp: lập các chứng từ ban đầu, các chứng từ ghi sổ chi tiết. Cập nhật chứng từ vào các sổ chi tiết theo quy định. Theo dõi, kiểm kê kho, cửa hàng và ký sổ chi tiết hàng hoá, sổ quỹ cuối mỗi tháng. - Thủ quỹ: chịu trách nhiệm quản lý và nhập xuất quỹ tiền mặt có nhiệm vụ thu chi tiền mặt khi có sự chỉ đạo cuả cấp trên. - Thủ kho: phụ trách quản lý hàng hóa, công cụ dụng cụ, thực hiện các nghiệp vụ nhập xuất hàng hoá, công cụ dụng cụ trên cơ sở các chứng từ hợp lệ đã được kế toán trưởng, giám đốc ký duyệt. Định kỳ tiến hành đối chiêú số liệu với kế toán đảm bảo khớp đúng. 2.2.2. Tổ chức công tác kế toán tại Công ty Hình thức sổ kế toán mà Công ty TNHH thương mại và du lịch Trung Dũng hiện đang áp dụng là hình thức Chứng từ ghi sổ. Ngoài các Chứng từ ghi sổ, các bảng kê, Công ty còn sử dụng một hệ thống các sổ kế toán chi tiết để theo dõi sát sao tình hình hoạt động của Công ty. Với sự trợ giúp của chương trình phần mềm kế toán, hệ thống sổ sách kế toán của Công ty đã thu thập, phân loại và cung cấp cho nhà quản lý rất nhiều thông tin quản trị hữu ích. Quá trình ghi sổ với sự trợ giúp của máy vi tính được thể hiện qua sơ đồ dưới đây: Đoàn Thị Thu Huyền Lớp K13 - KT1 6 Bảng tổng hợp chứng từ kế toán cùng loại CHỨNG TỪ GHI SỔ Sổ thẻ, kế toán chi tiết Sổ Cái Bảng cân đối số phát sinh BÁO CÁO TÀI CHÍNH Bảng tổng hợp chi tiết Sổ quỹ Chứng từ gốc Luận văn tốt nghiệp Viện ĐH Mở Hà Nội Ghi chú: Ghi hàng ngày Ghi cuối tháng Đối chiếu, kiểm tra Đồng thời, Công ty Trung Dũng cũng áp dụng hình thức kế toán trên máy vi tính, sử dụng chương trình kế toán FAST. Như vậy công việc kế toán được thực hiện hoàn toàn trên máy vi tính theo chương trình kế toán FAST có sẵn. Sơ đồ trình tự ghi sổ kế toán theo hình thức kế toán trên Đoàn Thị Thu Huyền Lớp K13 - KT1 7 Luận văn tốt nghiệp Viện ĐH Mở Hà Nội máy vi tính Ghi chú: Nhập số liệu hàng ngày In sổ, báo cáo cuối tháng, cuối năm Đối chiếu, kiểm tra * Chế độ kế toán áp dụng tại Công ty - Niên độ kế toán bắt đầu từ ngày 01/01 và kết thúc vào ngày 31/12. - Đơn vị tiền tệ sử dụng là đồng Việt Nam. - Hình thức ghi sổ áp dụng: Chứng từ ghi sổ. - Phương pháp hạch toán hàng tồn kho theo phương pháp kê khai thường xuyên - Phương pháp kế toán chi tiết hàng tồn kho theo phương pháp thẻ song song. - Phương pháp tính trị giá hàng xuất kho theo phương pháp bình quân gia quyến. - Doanh nghiệp nộp thuế GTGT tính theo phương pháp khấu trừ. 2.3. Thực hiện kế toán hàng hoá và tiêu thụ hàng hoá tại Công ty Trung Dũng 2.3.1. Đặc điểm hàng hoá và tiêu thụ hàng hoá tại Công ty Đoàn Thị Thu Huyền Lớp K13 - KT1 PHẦN MỀM KẾ TOÁNCHỨNG TỪ KẾ TOÁN SỔ KẾ TOÁN - Sổ tổng hợp - Sổ chi tiết BẢNG TỔNG HỢP CHỨNG TỪ KẾ TOÁN CÙNG LOẠI - Báo cáo tài chính - Báo cáo kế toán quản trị 8 Luận văn tốt nghiệp Viện ĐH Mở Hà Nội Hàng hoá kinh doanh tại Công ty là các loại sắt thép xây dựng như thép D1LY, thép D6, thép D8 Gai VPS…Nguồn cung ứng chính là Công ty gang thép Thái Nguyên, số lượng hàng hoá mỗi lần nhập thường lớn và nhiều chủng loại khác nhau. Thị trường tiêu thụ hàng hoá không những ở Hà Nội mà còn phân bố rộng rãi ở các tỉnh miền Bắc: Bắc Ninh, Thanh Hoá, Nam Định, Hoà Bình, Hải Dương, Thái Nguyên…. 2.3.2. Phương pháp xác định giá hàng hoá 2.3.2.1. Phương pháp xác định giá nhập kho hàng hoá Tính giá hàng mua là việc xác định giá trị ghi sổ của hàng hoá mua vào. Theo quy định hàng hoá mua vào được phản ánh trên giá thực tế hay còn gọi là giá gốc và các chi phí liên quan đến quá trình mua hàng như chi phí vận tải, bốc xếp,… Nhằm đảm bảo theo nguyên tắc giá chung tính theo giá thanh toán và căn cứ vào hoá đơn giá trị gia tăng, giá mua được xác định như sau: Gía thực tế của hàng hoá nhập kho = Giá mua ghi trên hoá đơn + Chi phí thu mua Ví dụ 1: Ngày 6/07/2007, mua thép D12 6.100 Kg nhập kho giá đã có thuế 66.579.975đ, thuế súât GTGT 5%.Công ty đã thanh toán bằng tiền gửi ngân hàng Chi phí vận chuyển bốc dỡ thuê ngoài là 536.800đ bao gồm cả thuế GTGT 5% đã trả bằng tiền mặt. Như vậy giá trị thực tế của số hàng là: 63.409.500 + 536.800 = 63.946.300đ 1a. Nợ TK 1561-Thép D12 : 63.409.500 Nợ TK 133 (1331): 3.170.475 Có TK 112: 66.579.975 1b. Nợ TK 1562: 488.000 Đoàn Thị Thu Huyền Lớp K13 - KT1 9 Luận văn tốt nghiệp Viện ĐH Mở Hà Nội Nợ TK 133 (1331): 48.800 Có TK 111: 536.800 BIỂU SỐ 01: HOÁ ĐƠN GIÁ TRỊ GIA TĂNG Đoàn Thị Thu Huyền Lớp K13 - KT1 10 [...]... khách hàng lẻ tại các cửa hàng cuả Công ty Số hàng bán được nhân viên cửa hàng lập hoá đơn giá trị gia tăng và cập nhật vào máy tính Số liệu về hàng tiêu thụ sẽ được truyền về Công ty qua mạng máy tính kết nối internet Định kỳ cửa hàng gửi các hoá đơn GTGT đã lập lên văn phòng Công ty để kế toán tiêu thụ hàng hoá theo dõi công nợ, thuế…  Chứng từ và tài khoản sử dụng - Quá trình bán hàng công ty có... phận kế toán (kế toán hàng hoá và tiêu thụ hàng hoá) Kế toán căn cứ vào các chứng từ liên quan, ghi đơn giá và ghi sổ sách kế toán sau đó kế toán bảo quản và lưu trữ nhập kho Ví dụ 2: Ngày 10/07/2007 hoá đơn GTGT số 57049 của Công ty gang thép Thái Nguyên: Thép D12 3.230 Kg đơn giá chưa bao gồm thuế 10.395 đồng/Kg, Thép D16 22.030 Kg, đơn giá 10.395 đồng/Kg, thuế suất 5%, chưa thanh toán cho Công ty. .. thức này, khách hàng sẽ đến thoả thuận để mua hàng, phòng kinh doanh căn cứ vào yêu cầu mua hàng của khách hàng, viết hoá đơn giá trị gia tăng và lập phiếu xuất kho Khách hàng sẽ tự cử người đến kho hàng hoá cuả Công ty để nhận hàng  Bán buôn hàng hoá qua kho theo hình thức chuyển hàng: theo hình thức này, phòng kinh doanh căn cứ vào đơn đặt hàng hoặc hợp đồng đã ký kết với khách hàng, lập phiếu xuất... chở hàng đến kho cuả khách hàng - Bán buôn hàng hoá vận chuyển thẳng: Phương thức này được Công ty áp dụng chủ yếu dưới hình thức giao hàng trực tiếp Căn cứ vào hợp đồng đã ký kết giữa Công ty và khách hàng khi nhận hàng do Công ty gang thép Thái Nguyên cấp tại nhà máy thì nhân viên của Công ty sẽ tiến hành thông báo cho khách Đoàn Thị Thu Huyền Lớp K13 - KT1 Luận văn tốt nghiệp 29 Viện ĐH Mở Hà Nội hàng. .. 2.3.3 Kế toán hàng hoá  Kế toán chi tiết quá trình mua hàng Đoàn Thị Thu Huyền Lớp K13 - KT1 Luận văn tốt nghiệp 14 Viện ĐH Mở Hà Nội * Phương thức mua hàng tại Công ty Trung Dũng Mua hàng là giai đoạn đầu tiên của quá trình kinh doanh thương mại của công ty và nó quyết định có ảnh hưởng tới tất cả các khâu sau này cũng như ảnh hưởng đến uy tín và địa vị của công ty trên thị trường Do vậy công ty phải... phương thức mua hàng Hiện nay công ty chỉ thực hiện nghiệp vụ mua hàng theo phương thức mua hàng trực tiếp.Căn cứ vào hợp đồng kinh tế đã ký kết, doanh nghiệp cử cán bộ nghiệp vụ mang giấy ủy nhiệm nhận hàng đến Công ty gang thép Thái Nguyên nhận hàng theo quy định trong hợp đồng hay để mua hàng trực tiếp tại nhà máy của Công ty gang thép Thái Nguyên và chịu trách nhiệm vận chuyển hàng hoá về doanh nghiệp.Theo... tháng Công thức tính: Giá thực tế BQ = Giá thực tế HH tồn đầu kỳ + Giá thực tế HH nhập trong kỳ cả kỳ dự trữ Trị giá vốn Số lượng HH tồn đầu kỳ + Số lượng HH nhập trong kỳ = Số lượng hàng hoá thực tế xuất kho x xuất kho giá thực tế bình quân cả kỳ dự trữ Việc theo dõi tình hình xuất kho hàng ngày chỉ sử dụng chỉ tiêu giá trị hiện vật, cuối tháng kế toán căn cứ vào số lượng và giá trị của hàng hoá tồn... cung cấp, kế toán mở và theo dõi trên tài khoản 331- Phải trả người bán Căn cứ vào biên bản kiểm nhận hàng và hoá đơn giá trị gia tăng cùng các phiếu chi (nếu thanh toán cho người bán bằng tiền mặt), giấy uỷ nhiệm chi (nếu thanh toán cho người bán bằng tiền gửi ngân hàng) , kế toán tập hợp số liệu và mở sổ chi tiết cho tài khoản 331 Đồng thời kế toán tiến hành lên chứng từ ghi sổ, căn cứ vào chứng từ... Bán buôn hàng hoá có thể được thực hiện qua hệ thống kho của Công ty họăc vận chuyển thẳng (không qua kho Công ty) - Bán buôn qua kho: Theo phương thức này, Công ty và khách hàng sẽ tiến hành ký kết hợp đồng mua bán hàng hoá, đồng thời căn cứ việc thoả thuận hình thức vận chuyển và bên chịu chi phí vận chuyển giữa hai bên, bán buôn qua kho được chia thành:  Bán buôn qua kho theo hình thức giao hàng trực... Người giao hàng Thủ kho (Ký, họ tên) Đoàn Thị Thu Huyền (Ký, họ tên) Kế toán trưởng (Ký, họ tên) Giám đốc (Ký, họ tên) Lớp K13 - KT1 Luận văn tốt nghiệp Viện ĐH Mở Hà Nội 20 - Cuối ngày hoặc định kỳ 5-10 ngày bộ chứng từ mua hàng được chuyển lên phòng kế toán Tại đây kế toán sẽ căn cứ vào hoá đơn GTGT, phiếu nhập kho để tiến hành lập sổ chi tiết hàng hóa và chứng từ ghi sổ Sổ chi tiết hàng hoá được mở . khấu trừ. 2.3. Thực hiện kế toán hàng hoá và tiêu thụ hàng hoá tại Công ty Trung Dũng 2.3.1. Đặc điểm hàng hoá và tiêu thụ hàng hoá tại Công ty Đoàn Thị Thu. bộ phận kế toán (kế toán hàng hoá và tiêu thụ hàng hoá) . Kế toán căn cứ vào các chứng từ liên quan, ghi đơn giá và ghi sổ sách kế toán sau đó kế toán bảo