22. Quản trị hành chính văn phòng

Hoạt động quản trị hành chính văn phòng bao gồm hoạch định và tổ chức, điều hành và kiểm tra công việc hành chính văn phòng và các nghiệp vụ hành chính trong các [r]

BỘ CÔNG THƯƠNG

TRƯỜNG ĐẠI HỌC KINH TẾ KỸ THUẬT CÔNG NGHIỆP KHOA QUẢN TRỊ KINH DOANH

- -

TÀI LIỆU HỌC TẬP

QUẢN TRỊ HÀNH CHÍNH VĂN PHỊNG

(Tài liệu lưu hành nội bộ)

Đối tượng: SV trình độ Đại học Ngành đào tạo: Quản trị kinh doanh

i MỤC LỤC

MỤC LỤC i

DANH MỤC TỪ VIẾT TẮT v

LỜI GIỚI THIỆU

CHƯƠNG 1: NHẬP MƠN QUẢN TRỊ HÀNH CHÍNH VĂN PHỊNG

1.1 Khái niệm hành văn phòng 3

1.1.1 Văn phòng

1.1.1.1 Khái niệm, nhiệm vụ văn phòng

1.1.1.2 Các yếu tố cấu thành văn phòng

1.1.1.3 Tổ chức khơng gian văn phịng

1.1.2 Hành văn phịng

1.1.2.1 Khái niệm hành chính, hành văn phịng

1.1.2.2 Vai trị hành văn phịng

1.1.2.3 Chức hành văn phịng 10

1.2 Quản trị hành văn phòng 11

1.2.1 Khái niệm quản trị hành văn phịng 11

1.2.2 Vai trị quản trị hành văn phịng 11

1.2.3 Chức quản trị hành văn phịng 11

1.2.3.1 Hoạch định cơng việc hành văn phịng 11

1.2.3.2 Tổ chức cơng việc hành văn phịng 12

1.2.3.3 Lãnh đạo cơng việc hành văn phịng: 12

1.2.3.4 Kiểm sốt cơng việc hành văn phịng 12

CÂU HỎI HƯỚNG DẪN ÔN TẬP, THẢO LUẬN 12

BÀI TẬP ỨNG DỤNG 14

CHƯƠNG 2: HOẠCH ĐỊNH VÀ TỔ CHỨC CƠNG VIỆC HÀNH CHÍNH VĂN PHỊNG 15

2.1 Hoạch định cơng việc hành văn phịng 15

2.1.1 Khái niệm đặc điểm hoạch định hành văn phịng 15

2.1.2 Quy trình xây dựng kế hoạch hành văn phịng 16

2.1.3 Các cơng cụ xây dựng kế hoạch hành văn phịng 18

2.2 Tổ chức cơng việc hành văn phịng 21

2.2.1 Khái niệm tổ chức công việc hành văn phịng 21

2.2.2 Các ngun tắc tổ chức cơng việc hành văn phịng 21

ii

2.2.4 Cơ cấu cấu tổ chức nhân văn phòng 23

CÂU HỎI HƯỚNG DẪN ÔN TẬP, THẢO LUẬN 26

BÀI TẬP ỨNG DỤNG 28

CHƯƠNG 3: ĐIỀU HÀNH VÀ KIỂM TRA CÔNG VIỆC HÀNH CHÍNH VĂN PHỊNG 29

3.1.Điều hành cơng việc hành văn phịng 29

3.1.1 Khái niệm, vai trị điều hành cơng việc hành văn phịng 29

3.1.2 Phương thức điều hành cơng việc hành văn phịng 29

3.2 Kiểm tra cơng việc hành văn phịng 31

3.2.1 Khái niệm, vai trị kiểm tra cơng việc hành văn phịng 31

3.2.2 Những ngun tắc kiểm tra hành doanh nghiệp 32

3.2.3 Các phương pháp kiểm tra công việc hành văn phịng 32

3.2.4 Quy trình kiểm tra hoạt động hành văn phịng 32

3.2.5 Các cơng cụ kiểm tra hành văn phịng 33

CÂU HỎI HƯỚNG DẪN ƠN TẬP, THẢO LUẬN 34

BÀI TẬP ỨNG DỤNG 36

CHƯƠNG 4: KỸ THUẬT SOẠN THẢO VĂN BẢN HÀNH CHÍNH 37

4.1 Những khái niệm văn 37

4.1.1 Khái niệm, vai trò chức văn 37

4.1.1.1 Khái niệm văn 37

4.1.1.2 Vai trò văn 37

4.1.1.3 Chức văn 37

4.1.2 Phân loại văn 38

4.2 Thể thức văn 45

4.2.1 Khái niệm 45

4.2.2 Các thành phần thể thức văn 45

4.3 Kỹ thuật soạn thảo văn 53

4.3.1 Nguyên tắc soạn thảo văn 53

4.3.2 Quy trình soạn thảo văn 54

4.3.3 Kỹ thuật soạn thảo số văn thông dụng 55

4.3.3.1 Kỹ thuật công văn 55

4.3.3.2 Kỹ thuật soạn thảo thông báo 60

4.3.3.3 Kỹ thuật soạn thảo tờ trình 62

iii

4.3.3.5 Kỹ thuật soạn thảo định 69

4.3.3.6 Kỹ thuật soạn thảo hợp đồng 75

CÂU HỎI HƯỚNG DẪN ÔN TẬP, THẢO LUẬN 82

BÀI TẬP ỨNG DỤNG 84

CHƯƠNG 5: TỔ CHỨC CÔNG TÁC VĂN THƯ 87

5.1 Tổng quan công tác văn thư 87

5.1.1 Khái niệm 87

5.1.2 Vai trị cơng tác văn thư 87

5.1.3 Những yêu cầu công tác văn thư 88

5.1.4 Nhiệm vụ văn thư 88

5.2 Qui trình giải cơng tác văn thư 89

5.2.1 Giải văn đến 89

5.2.2 Giải văn 94

5.3 Quản lý sử dụng dấu 99

5.3.1 Khái niệm hệ thống dấu Việt Nam 99

5.3.2 Quản lý sử dụng dấu 101

CÂU HỎI HƯỚNG DẪN ÔN TẬP, THẢO LUẬN 102

BÀI TẬP ỨNG DỤNG 104

CHƯƠNG 6: TỔ CHỨC HỘI HỌP, CÔNG TÁC 106

6.1 Tổ chức hội họp 106

6.1.1 Khái niệm 106

6.1.2 Vai trò tổ chức hội họp 106

6.1.3 Phân loại hội họp 107

6.1.4 Quy trình tổ chức hội họp 109

6.1.4.1 Cách xếp chỗ ngồi họp 109

6.1.4.2 Tổ chức họp nội bình thường khơng theo nghi thức 109

6.1.4.3 Tổ chức họp trang trọng theo nghi thức 110

6.2 Tổ chức chuyến công tác 114

6.2.1 Khái niệm, phân loại chuyến công tác 114

6.2.2 Các công việc tổ chức chuyến công tác 115

6.2.2.1 Hoạch định tổ chức chuyến công tác 115

6.2.2.2 Trách nhiệm thư kí thời gian thủ trưởng vắng mặt 118

CÂU HỎI HƯỚNG DẪN ÔN TẬP, THẢO LUẬN 119

iv

CHƯƠNG 7: CÔNG TÁC LƯU TRỮ VÀ HỦY BỎ TÀI LIỆU LƯU TRỮ 123

7.1 Công tác lưu trữ 123

7.1.1 Khái niệm, vai trị cơng tác lưu trữ 123

7.1.2 Nguyên tắc lưu trữ 124

7.1.3 Các nghiệp vụ lưu trữ 125

7.2 Qui trình hủy bỏ tài liệu lưu trữ 129

7.2.1 Giá trị tài liệu 129

7.2.2 Tiêu chuẩn đánh giá tài liệu 131

7.2.3 Qui trình hủy bỏ tài liệu lưu trữ 133

CÂU HỎI HƯỚNG DẪN ÔN TẬP, THẢO LUẬN 134

BÀI TẬP ỨNG DỤNG 136

CHƯƠNG 8: TỔ CHỨC CÔNG TÁC LỄ TÂN 137

8.1 Tổng quan công tác lễ tân 137

8.1.1 Khái niệm 137

8.1 Phân loại 137

8.1.3 Vai trị cơng tác lễ tân 137

8.1.4 Các nguyên tắc hoạt động lễ tân 138

8.2 Công tác đón tiếp khách 139

8.2.1 Đón tiếp khách quan 139

8.2.1.1 Phân loại khách 139

8.2.1.2 Tổ chức đón tiếp khách quan 139

8.2.2 Tiếp khách qua điện thoại 142

8.2.2.1 Đặc điểm, mục đích giao tiếp qua điện thoại 142

8.2.2.2 Nghệ thuật giao tiếp qua điện thoại 143

CÂU HỎI HƯỚNG DẪN ÔN TẬP, THẢO LUẬN 149

v DANH MỤC TỪ VIẾT TẮT

STT Chữ viết tắt Nguyên nghĩa

1 BB Biên

2 BC Báo cáo

3 CĐ Công điện

4 CN Giấy chứng nhận

5 CQ Cơ quan

6 CT Chỉ thị

7 CTr Chương trình

8 ĐA Đề án

9 ĐĐ Giấy đường

10 GM Giấy mời

11 GS, PGS.TS Giáo sư, Phó giáo sư Tiến sĩ

12 GT Giấy giới thiệu

13 HĐ Hợp đồng

14 HP Hiến pháp

15 KH Kế hoạch

16 KT Ký thay

17 L Lệnh

18 Lt Luật

19 Lưu VT Lưu văn thư

20 NĐ Nghị định

21 NP Giấy nghỉ phép

vi

23 PA Phương án

24 PG Phiếu gửi

25 PL Pháp lệnh

26 Q Quyền

27 QĐ Quyết định

28 TB Thông báo

29 TC Thông cáo

30 TM Thay mặt

31 TNHH Trách nhiệm hữu hạn

32 TT Thông tư

33 TTLT Thông tư liên tịch

34 TTr Tờ trình

35 TUQ Thừa ủy quyền

1 LỜI GIỚI THIỆU

Cơng tác văn phịng có tất quan, đơn vị từ trung ương đến địa phương Dù quan quản lý nhà nước, doanh nghiệp nhà nước, doanh nghiệp tư nhân hay công ty đa quốc gia khơng thể thiếu phận văn phịng, phận đóng vai trị quan trọng hoạt động quan doanh nghiệp Công việc phải quản lý, thực thống Hoạt động quản lý, đạo cơng tác Văn phịng quan hoạt động quản trị hành Văn phịng Hoạt động quản trị hành văn phòng bao gồm hoạch định tổ chức, điều hành kiểm tra cơng việc hành văn phịng nghiệp vụ hành văn phịng doanh nghiệp, bao gồm: công tác văn thư, công tác lưu trữ, hủy bỏ tài liệu, tổ chức họp, hội nghị, công tác lễ tân soạn thảo văn hành

Quản trị hành văn phòng hiệu giúp doanh nghiệp giảm thiểu thời gian lãng phí chuyển tải thơng tin phục vụ hoạt động doanh nghiệp, tăng khả sử dụng nguồn lực, tiết kiệm chi phí Nếu ví tổ chức, doanh nghiệp cỗ máy hoạt động quản trị hành văn phịng chất bơi trơn giúp cho cỗ máy vận hành trơn tru hiệu

Để vận hành hoạt động quản trị hành Văn phòng cách linh hoạt, hiệu mềm dẻo địi hỏi nhà quản trị cần có tiêu chuẩn cần thiết nhà quản trị chuyên nghiệp có tri thức, có khả truyền đạt, tổ chức, xếp, sử dụng nguồn lực hiệu

Nắm bắt tầm quan trọng quản trị hành văn phịng tổ chức, đặc biệt sinh viên ngành quản trị kinh doanh nói riêng sau tốt nghiệp công việc họ thường gắn với công tác văn phòng nên việc trang bị kiến thức quản trị văn phịng cần thiết Vì lẽ đó, tập thể giảng viên Khoa Quản trị kinh doanh biên soạn tài liệu học tập Quản trị hành văn phòng. Tài liệu học tập biên soạn dựa sở tham khảo tài liệu nước nước với đóng góp đồng nghiệp với mong muốn giúp sinh viên, nhà quản trị nắm kiến thức quản lý hành văn phòng vận dụng vào hoạt động thực tiễn kinh doanh

Tài liệu học tập biên soạn theo chương trình đào tạo quy định cách trình bày Trường Đại học Kinh tế Kỹ thuật Công nghiệp Tài liệu gồm chương với tham gia biên soạn nội dung thành viên:

ThS Lê Thị Huyền, ThS Nguyễn Thị Thu biên soạn chương 1, chương ThS Nguyễn Thị Thu biên soạn chương

ThS Lê Thị Ánh, ThS Trần Thị Hằng biên soạn chương ThS Trần Thùy Linh biên soạn chương 5, chương

ThS Nguyễn Văn Hải biên soạn chương

2 Do thời gian trình độ có hạn nên tài liệu học tập khó tránh khỏi thiếu sót định Chúng tơi mong nhận góp ý bạn đọc để tài liệu học tập tái hoàn thiện lần sau

3 CHƯƠNG

NHẬP MƠN QUẢN TRỊ HÀNH CHÍNH VĂN PHỊNG Mục đích chương:

Sau học xong chương này, người học cần nắm được:

- Khái niệm văn phòng, nhiệm vụ cụ thể mà phận văn phòng đảm nhiệm - Khái niệm hành văn phịng, vai trị, chức cơng tác hành văn phịng

- Khái niệm quản trị hành văn phịng, vai trị, chức cơng tác hành văn phịng

1.1 Khái niệm hành văn phòng

1.1.1 Văn phòng

1.1.1.1 Khái niệm, nhiệm vụ văn phòng * Khái niệm

Có nhiều cách hiểu khác văn phòng:

Văn phòng hiểu theo nghĩa chung nơi hoạt động mang tính chất giấy tờ (bàn giấy)

Văn phòng phận phụ trách cơng tác cơng văn giấy tờ hành quan đơn vị Quan niệm đồng văn phòng với phận văn thư quan, đơn vị

Văn phòng trụ sở làm việc quan, đơn vị, địa điểm mà hàng ngày cán bộ, cơng chức đến để thực thi cơng việc (Ví dụ: Văn phịng UBND cấp, văn phòng Bộ, )

Văn phòng máy giúp việc cho thủ trưởng quan công tác lãnh đạo, quản lý điều hành thực chức năng, nhiệm vụ quan, đơn vị

Các quan niệm phản ánh khía cạnh riêng rẽ văn phịng Để có khái niệm đầy đủ văn phịng cần xem xét tồn diện hoạt động diễn phận quan, đơn vị Ở đầu vào văn phịng cần thu thập, xử lý, cung cấp thơng tin từ bên nội giúp cho lãnh đạo quan có định đắn Đầu gồm hoạt động phân phối, truyền tải, thu xử lý thông tin phản hồi giúp cho công tác quản lý điều hành quan đạt kết cao Mặt khác hoạt động quan đơn vị cần có phương tiện vật chất kĩ thuật cần thiết Văn phòng vừa đơn vị nghiên cứu đề xuất ý kiến với thủ trưởng quan, vừa đơn vị trực tiếp thực công việc sau có ý kiến phê duyệt thủ trưởng như: tổ chức mua sắm, quản lý sử dụng tài sản, trang thiết bị kĩ thuật, kinh phí hoạt động nhằm nâng cao hiệu sử dụng yếu tố

4

cung cấp, truyền đạt thông tin trợ giúp cho hoạt động quản lý, nơi chăm lo dịch vụ hậu cần, đảm bảo điều kiện vật chất văn phòng cho hoạt động quan, đơn vị”

* Nhiệm vụ văn phòng

Tùy theo đặc điểm lĩnh vực hoạt động, quy mô quan đơn vị mà văn phòng giao nhiệm vụ khác Các nhiệm vụ thường gồm:

- Xây dựng chương trình kế hoạch tổ chức thực chương trình kế hoạch cơng tác. Nhiệm vụ quan trọng hàng đầu văn phòng xây dựng chương trình kế hoạch cơng tác hàng tháng, quý, tuần thường xuyên theo dõi đôn đốc việc thực chương trình kế hoạch cơng tác Đồng thời văn phòng phải trực tiếp xây dựng chương trình kế hoạch, lịch cơng tác lãnh đạo, giúp lãnh đạo thực Mỗi quan, đơn vị có nhiều chương trình kế hoạch phận khác xây dựng Vì vậy, văn phịng nơi tổng hợp chương trình kế hoạch cơng tác để tạo thành hệ thống hồn chỉnh ăn khớp nhằm đạt mục tiêu chung quan

- Thu thập, xử lý, cung cấp, quản lý thông tin Hoạt động quan đơn vị cần phải có thơng tin Thơng tin để lãnh đạo đưa định khác Thông tin bao gồm nhiều loại từ nhiều nguồn khác Người lãnh đạo tự thu thập xử lý tất thông tin mà cần phải có phận trợ giúp, văn phịng Văn phịng “cửa sổ”, “bộ lọc” thơng tin tất thơng tin đến hay thu thập, xử lý chuyển phát hay lưu trữ văn phòng Đây hoạt động quan trọng ảnh hưởng trực tiếp đến chất lượng quản lý quan, đơn vị Vì văn phịng phải tn thủ quy định văn thư, lưu trữ thu thập, xử lý, chuyển phát, bảo quản, lưu trữ thông tin

- Truyền đạt định quản lý lãnh đạo, theo dõi việc triển khai thực hiện định lãnh đạo, tổng hợp tình hình hoạt động đơn vị để báo cáo lãnh đạo, đề xuất biện pháp phục vụ cho việc đạo điều hành lãnh đạo

- Thực công tác văn thư, lưu trữ hồ sơ tài liệu theo quy định hành.

Theo dõi đôn đốc việc giải văn phận

- Tư vấn văn cho thủ trưởng, trợ giúp thủ trưởng kĩ thuật soạn thảo văn để đảm bảo văn có nội dung đầy đủ, thẩm quyền, quy định Nhà nước

- Tổ chức công tác đón tiếp khách, đối nội, đối ngoại quan, giữ vai trò cầu nối liên hệ quan với quan cấp trên, ngang cấp hay cấp

- Chủ trì phối hợp với đơn vị khác chuẩn bị tổ chức họp, làm việc lãnh đạo quan, thực việc ghi biên họp

- Phối hợp với đơn vị tổ chức chuyến công tác lãnh đạo, bảo đảm cho chuyến đạt kết cao

5 hoạch nhu cầu, dự trù kinh phí, tổ chức mua sắm, trang bị, quản lý sử dụng sở vật chất để nâng cao hiệu văn phịng

Tùy theo điều kiện cụ thể đặc điểm, tính chất hoạt động quan đơn vị mà văn phịng thêm, bớt số nhiệm vụ cho phù hợp

1.1.1.2 Các yếu tố cấu thành văn phòng

- Con người: hoạt động văn phòng trực tiếp gián tiếp liên quan đến yếu tố người Sự hiểu biết tinh thần người định lớn đến hiệu văn phòng

- Hệ thống trang thiết bị: yếu tố thiếu văn phịng bao gồm: máy móc văn phịng, trang bị kĩ thuật, yếu tố vật chất Với phát triển mạnh mẽ khoa học kỹ thuật, hệ thống trang thiết bị văn phòng ngày đại giúp cho văn phòng thực hoạt động xử lý thông tin, lưu trữ truyền thông tin phạm vi quan, địa phương, ngành, nước quốc gia với cách nhanh chóng, thuận lợi, xác

- Hệ thống nguyên tắc thủ tục: quy định chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn, trách nhiệm phận, cá nhân Những nguyên tắc thủ tục để phận, cá nhân thực thi cơng việc có văn phịng

- Hệ thống nghiệp vụ hành văn phịng: Các nghiệp vụ hành văn phịng xây dựng đầy đủ, hồn chỉnh có hỗ trợ trang thiết bị đại giúp cho công việc hành văn phịng vận hành trơi chảy, thơng suốt theo quy tắc, quy trình thống nhất, hợp lý Các nghiệp vụ hành văn phịng có vai trò kết nối thiết bị kỹ thuật với người làm văn phòng, làm cho cấu trúc văn phòng trở nên hài hòa

Hiệu hoạt động hành văn phịng phụ thuộc vào chất lượng mối quan hệ yếu tố

1.1.1.3 Tổ chức khơng gian văn phịng a Sử dụng xếp mặt văn phòng

 Yêu cầu thiết kế xếp mặt văn phịng

Bố trí phận văn phòng nội dung quan trọng cơng tác tổ chức văn phịng có ảnh hưởng trực tiếp đến hiệu cơng tác văn phịng Vì địi hỏi bố trí phận văn phịng phải mang tính khoa học Tùy theo nội dung, tính chất cơng việc hồn cảnh cụ thể quan, đơn vị mà cách bố trí phận văn phịng khác song phải quán triệt đầy đủ yêu cầu sau đây:

-Tận dụng tối ưu mặt bằng, tiết kiệm sử dụng động diện tích văn phịng -Giảm thiểu thời gian công sức cho việc di chuyển phận người lao động nói chung nhân viên văn phịng nói riêng

-Tạo mơi trường làm việc khoa học cho nhân viên văn phòng nhằm nâng cao suất lao động bảo vệ sức khỏe

6 -Bảo đảm yêu cầu kĩ thuật, tuân thủ quy định bảo mật, phịng cháy chữa cháy, an tồn lao động theo quy định

 Các phương pháp bố trí văn phịng

- Văn phịng bố trí đóng (Văn phịng chia nhỏ): cách bố trí truyền thống theo kiểu tách bạch phòng, phận với tường xây ngăn cách, có cửa vào, đóng kín, khóa cần thiết Bố trí theo kiểu có ưu điểm bảo đảm độc lập phận, không gây ồn ào, trật tự, đáp ứng u cầu bí mật thơng tin cần thiết Tuy nhiên lại vấp phải nhược điểm tốn diện tích sử dụng mặt bằng, thiếu động, chi phí lắp đặt lớn, tốn thời gian di chuyển phận văn phòng Mặt khác, người phụ trách khó kiểm sốt hoạt động nhân viên

- Văn phịng bố trí mở: thực tế kiểu bố trí văn phịng chia nhỏ thu hẹp thay vào kiểu văn phịng bố trí mở Tồn văn phịng khoảng không gian rộng lớn ngăn thành ô, khoang vật liệu, dụng cụ thích hợp Bố trí kiểu văn phịng có nhiều ưu điểm như: tận dụng diện tích mặt tối đa khơng có tường ngăn, diện tích điều chỉnh theo số lượng người nhằm tạo điều kiện làm việc thuận lợi nhất, động khơng có tường ngăn nên dễ bố trí lại cần thiết, vừa nhanh vừa giảm phí tổn Do bố trí nhóm nhân viên phụ trách cơng việc có liên quan với sát cạnh nên giảm thiểu thời gian, công sức cho việc di chuyển, nâng cao hiệu cơng việc Mặt khác, bố trí theo kiểu này, nhân viên có điều kiện gần gũi hơn, người phụ trách quán xuyến theo dõi nhân viên Tuy nhiên, bố trí theo kiểu mở có nhược điểm gây ồn ảnh hưởng đến xung quanh, giảm tập trung cơng việc, khó đảm bảo bí mật thơng tin cần thiết

- Văn phịng bố trí hỗn hợp: để tận dụng ưu điểm hạn chế nhược điểm hai cách bố trí trên, người ta áp dụng cách bố trí hỗn hợp: có phận văn phịng bố trí đóng, có phận bố trí mở

b Các điều kiện vật lý văn phòng

Trong 24 số dành cho việc nghỉ ngơi ăn uống, làm việc 8h/ngày sống nơi làm việc Nhưng nhân viên có đủ khoan khối hứng thú cơng việc họ cảm thấy thời gian rút ngắn lại Khi nhân viên hứng thú công việc, suất lao động cao Do đó, hoạt động hành cần tạo điều kiện lao động để tăng suất, hào hứng an toàn, giữ gìn khả cơng tác lâu dài Trong kĩ thuật tổ chức nơi làm việc ngày người ta trọng đến tạo hoàn cảnh thuận tiện cho nhân viên làm việc nhận thấy hoàn cảnh ảnh hưởng vào suất nhiều Hoàn cảnh làm việc ảnh hưởng tới người hai phương diện tâm lý sinh lý

7 - Ảnh hưởng sinh lý: bị nóng nực, ồn ào, chói mắt… làm người khó chịu không muốn làm việc Trái lại với bầu không khí mát mẻ dễ chịu… người ta cảm thấy hăng hái thoải mái cơng việc làm Do bố trí nơi làm việc cần tạo khung cảnh thuận tiện, thoải mái

Các điều kiện vật lý văn phịng bao gồm: Khơng khí, âm thanh, ánh sáng, màu sắc

 Khơng khí

- Khơng khí phịng làm việc quan trọng Tiêu chuẩn khối lượng khơng khí cần thiết cho người phòng ấn định bốn làm việc phải có 7m3 khơng khí

- Nhiệt độ ảnh hưởng đến sức khoẻ người Ở nhiệt độ thấp phần lớn lượng thể bị tiêu phí khơng phải làm việc mà để chống lạnh khả tập trung ý nhân viên bị giảm nhanh Sự hạ thấp nhiệt độ ngoại cảnh làm cho hoạt động chế trao đổi nhiệt điều hoà nhiệt thể tăng lên, hao tốn lượng thể tăng lên, điều giảm suất lao động Khi làm việc nhiệt độ cao, thể lại thêm lượng để giữ cho nhiệt độ thể bình thường Điều lại làm cho hơ hấp tăng nhanh, tăng tiết mồ hôi, giảm hàm lượng muối thể Kết nhân viên cảm thấy uể oải hậu động tác thực chậm suất lao động giảm xuống Do tuỳ thuộc vào nhiệt độ mà sử dụng thiết bị bảo hộ khác hệ thơng thơng gió, quần áo đặc biêt, máy điều hồn khơng khí, màu sắc tương ứng tường

 Âm

Tiếng động không ảnh hưởng đến cơng việc mà cịn ảnh hưởng đến thần kinh người Khung cảnh ồn làm cho người bị lãng trí Nếu tiếng động liên tục lớn gây nên tình trạng rối loạn thần kinh Vì nhà quản trị hành văn phịng phải tìm cách để giảm tiếng động Một tiêu chuẩn ấn định để đo cường độ tiếng động decibel (d) Sau vài số tính decibel tính từ cường độ thấp đến cao nhất:

0d: khơng có tiếng động 10d: tiếng động thở 20d: tiếng nói thầm

30d: tiếng động thường nơi yên tĩnh

40d: thư viện, tiếng xì xào nói chuyện lại 50d: tiếng động nhà theo tiêu chuẩn bình thường 60d: tiếng phố xá đơng người

70d: tiếng động phịng đánh máy 80d: tiếng xưởng máy

90d: tiếng xe lửa chạy

8 120d: tiếng động máy bay

Từ 0d -10d cường độ thích hợp để nghỉ ngơi, từ 40d nghỉ ngơi được, từ 50d - 80d khung cảnh ồn ào, từ 90d trở lên nguy hiểm cho sức khoẻ, 130d tiếng động nguy hiểm làm rách màng nhĩ Trong văn phòng tiếng động thường xảy nguyên nhân: Nhân viên nói chuyện với nhau, cánh cửa khép lại gây tiếng động, tiếng chng điện thoại, nhân viên nói điện thoại, nhân viên đứng lên ngồi xuống đụng ghế gây tiếng động, người lại phòng … Tùy theo nguyên nhân gây ồn mà có biện pháp khắc phục hạn chế giảm tiếng ồn Ví dụ:

-Nhắc nhở quy định nhân viên nói nhỏ

-Dùng nẹp cao su cửa để đóng lại cửa khơng bị kêu

-Đặt điện thoại gần người trực điện thoại reo nhấc máy -Lót chân ghế cao su

-Sắp xếp người mà công việc cần giao dịch với ngồi gần bố trí phịng kín, hạn chế di chuyển phịng

 Màu sắc

- Màu sắc tạo tổng thể hình dáng bên ngồi văn phịng để lại ấn tượng hài lịng hay khó chịu cho người đến quan Mặt khác màu sắc ảnh hưởng đến cảm xúc, làm chán nản hay kích thích, làm cho hoạt động tinh thần phấn chấn hay trì trệ

- Màu sắc chia thành hai lại chính: màu nóng màu lạnh Các màu nóng hồng, đỏ, da cam, vàng … thúc đẩy hoạt động, hỗ trợ nâng cao suất lao động lập tức, khoảng thời gian ngắn Các màu lạnh gồm xanh nước biển, xanh da trời… tạo nên mát mẻ, giúp cho việc tập trung tinh thần, giữ vững ổn định suất

- Màu sắc khơng thích hợp gây cảm giác khơng gian nóng lạnh Đối với phịng có cửa sổ hướng Bắc màu nóng thích hợp Đối với phịng có chiều ánh sáng mặt trời dụng màu lạnh thích hợp

- Trong việc chọn độ đậm nhạt màu sắc cần tính đến đặc tính loại ánh sáng (ánh sáng tự nhiên, ánh sáng nhân tạo) Bởi ánh sáng tự nhiên hay ánh sáng bóng đèn làm cho độ đậm nhạt lại màu sắc khác

 Ánh sáng

Việc chiếu sáng thích hợp ảnh hưởng đến suất lao động phân chia ánh sáng làm hai loại

- Ánh sáng tự nhiên: phịng cần thiết kế cửa sổ thích hợp để đón nhận ánh sáng tự nhiên

9 Khi sử dụng đèn chiếu sáng cần ý: Nếu ánh sáng chói gần làm rối loạn thị giác, gây mệt mỏi Và việc mắc đèn, người ta nhận thấy, trần nhà tường bẩn làm giảm 50% suất đèn, tường phịng nên sơn màu sáng hệ số phản chiếu ánh sáng tăng

Tóm lại, khung cảnh văn phịng với bầu khơng khí mát mẻ, khơng nóng, khơng lạnh, n tĩnh, màu sắc hài hồ hấp dẫn, lơi cuốn, có đầy đủ ánh sáng cho loại công việc tạo hứng thú thoải mái cho nhân viên làm việc với suất cao

1.1.2 Hành văn phịng

1.1.2.1 Khái niệm hành chính, hành văn phịng

Hành chính: hoạt động hành xuất gắn liền với đời Nhà nước Khái niệm hành hiểu theo nghĩa:

Theo nghĩa rộng: hành gắn liền với tính quyền lực Nhà nước Do đó: “Hành cơng việc quan quyền lực Nhà nước sử dụng quyền lực Nhà nước quản lý điều hành xã hội”

Theo nghĩa hẹp: hành gắn liền với nghĩa vụ phục vụ hỗ trợ Do hiểu: “Hành hoạt động điều hành công việc tổ chức nhằm đảm bảo trình hoạt động thơng suốt hiệu máy quản lý”

Như vậy, hiểu: “Hành hoạt động chấp hành điều hành quản lý hệ thống theo quy ước định trước nhằm đạt mục tiêu hệ thống”

Từ khái niệm ta thấy hành gắn liền với tính quyền lực, mang nghĩa vụ phục vụ, hỗ trợ

Hành văn phịng văn phịng diễn hoạt động kiểm sốt kinh doanh, nghĩa nơi soạn thảo sử dụng tổ chức hồ sơ, công văn giấy tờ nhằm mục đích thơng tin đạt hiệu cao

Cơng việc hành diện khắp nơi quan xí nghiệp, từ phịng hành đến phòng nhân sự, tài vụ, kinh doanh Tất khối gián tiếp, từ cấp quản trị cao nhân viên cấp phải làm công việc hành văn phịng xếp, phân loại hồ sơ, thơng tin liên lạc, tính tốn ghi chép lại loại hồ sơ, công văn, giấy tờ Mỗi người tuỳ theo chức nhiệm vụ phải xử lý công văn giấy tờ

1.1.2.2 Vai trị hành văn phịng

Vai trị hành văn phịng doanh nghiệp thể sau:

10 Hành văn phòng dịch vụ hỗ trợ tất phận hoạt động có hiệu

1.1.2.3 Chức hành văn phịng

Xuất phát từ quan niệm văn phịng cơng tác văn phịng, thấy hành văn phịng có chức sau đây:

a. Chức tham mưu tổng hợp

Tham mưu hoạt động cần thiết cho công tác quản lý Người quản lý phải quán xuyến đối tượng đơn vị kết nối hoạt động họ cách nhịp nhàng ăn khớp Muốn đòi hỏi nhà quản lý phải tinh thơng nhiều lĩnh vực phải có mặt lúc, nơi, phải định xác kịp thời vấn đề Điều vượt khả thực nhà quản lý Do địi hỏi phải có lực lượng trợ giúp nhà quản lý trước hết công tác tham mưu tổng hợp

Tham mưu hoạt động trợ giúp nhằm góp phần tìm kiếm định tối ưu Để có định tối ưu người lãnh đạo cần vào ý kiến tham mưu cấp quản lý, người trợ giúp Những ý kiến tổng hợp, phân tích chọn lọc để đưa kết luận chung nhằm cung cấp cho lãnh đạo thông tin, phương án Cơng việc sàng lọc, phân tích, tổng hợp, lưu giữ khai thác sử dụng thông tin thu thập thuộc công tác tổng hợp hoạt động văn phòng

Như vậy, văn phòng vừa nơi thực công tác tham mưu, vừa nơi thu thập tiếp nhận, tổng hợp thông tin, tổng hợp ý kiến phận khác cung cấp cho lãnh đạo Đây hai cơng việc có liên quan mật thiết với nhau, nhằm mục đích trợ giúp cho công tác điều hành quản lý quan đạt hiệu cao

b. Chức trợ giúp điều hành:

Văn phòng phận trực tiếp giúp việc cho ban lãnh đạo công tác quản lý điều hành quan đơn vị Chức thể thông qua hoạt động như: xây dựng triển khai chương trình kế hoạch công tác, tổ chức tiếp khách, tổ chức hội họp, tổ chức chuyến công tác lãnh đạo, công tác văn thư

c. Chức hậu cần

Hoạt động quan đơn vị thiếu điều kiện vật chất nhà cửa, phương tiện, thiết bị, dụng cụ Quy mô đặc điểm phương tiện vật chất nêu phụ thuộc vào đặc điểm quy mô hoạt động quan, đơn vị Văn phòng phận xây dựng kế hoạch, tổ chức mua sắm, cung cấp quản lý sử dụng trang thiết bị phương tiện, vật chất nhằm đạt hiệu cao

11 1.2 Quản trị hành văn phòng

1.2.1 Khái niệm quản trị hành văn phịng

Quản trị hành văn phòng lĩnh vực quản trị quan, đơn vị Ta có khái niệm Quản trị hành văn phịng sau:

Quản trị hành văn phòng việc hoạch định, tổ chức, phối hợp, tiêu chuẩn hóa kiểm sốt hoạt động xử lý thơng tin

1.2.2 Vai trị quản trị hành văn phịng

Văn phịng phận thiếu quan, đơn vị Quản trị văn phòng lĩnh vực quản trị vừa có nội dung hoạt động độc lập vừa có quan hệ mật thiết với lĩnh vực quản trị khác quan, văn phịng làm việc có nề nếp, kỷ cương, khoa học cơng việc quan chạy đều, quản lý hành thơng suốt có hiệu Như vậy, tổ chức khoa học cơng tác văn phịng có lợi ích sau:

-Tạo tiền đề phát triển cho quan đơn vị

-Giảm thời gian lãng phí ách tắc tiếp nhận, xử lý, chuyển tải thông tin phục vụ hoạt động đơn vị

-Tăng khả sử dụng nguồn lực quan, đơn vị -Nâng cao suất lao động quan đơn vị

-Tiết kiệm chi phí

Tóm lại, hoạt động văn phòng đa dạng, phong phú phức tạp Chất lượng làm việc văn phòng ảnh hưởng đến hiệu hoạt động phận khác toàn thể quan Do đó, quản trị hành văn phịng góp phần quan trọng để quan, đơn vị thực lĩnh vực quản trị khác cách có hiệu nhằm đạt mục tiêu đề

1.2.3 Chức quản trị hành văn phịng 1.2.3.1 Hoạch định cơng việc hành văn phòng

Hoạch định chức giữ vai trò mở đường cho hoạt động quản trị văn phòng Hoạch định triển khai đồng có tâm, trọng điểm cơng tác văn phòng thời gian định Hoạch định tăng tính chủ động cơng tác văn phịng nói riêng quan nói chung

Nội dung hoạch định quản trị hành văn phịng xây dựng chương trình kế hoạch cơng tác thường kì quan thân VP

-Hoạch định họp quan lãnh đạo quan -Hoạch định chuyến công tác lãnh đạo quan

-Hoạch định sở vật chất, phương tiện làm việc quan -Hoạch định kinh phí bảo đảm cho hoạt động quan

12

1.2.3.2 Tổ chức cơng việc hành văn phịng

-Thiết lập máy văn phòng phù hợp với chức năng, nhiệm vụ giao

-Tổ chức thực nhiệm vụ văn phòng để đạt hiệu quả, nhằm phối hợp hỗ trợ cho hoạt động phận khác quan đơn vị

- Phân cơng bố trí cơng việc cụ thể cho phận người vào nhu cầu cơng việc, trình độ chun mơn lực người

- Tuyển chọn phát triển nguồn nhân lực

- Tuyển chọn phát triển nguồn nhân lực văn phòng

1.2.3.3 Lãnh đạo cơng việc hành văn phịng:

Lãnh đạo hoạt động tác động, thúc đẩy, hướng dẫn đạo người khác để đạt mục tiêu đề Chánh văn phòng lãnh đạo đội ngũ lao động văn phòng thực nhiệm vụ văn phòng Để thực vai trò này, chánh văn phịng phải có tiêu chuẩn phương pháp làm việc hiệu

1.2.3.4 Kiểm sốt cơng việc hành văn phịng

-Kiểm tra hành chính: kiểm tra việc đề mục tiêu, chương trình kế hoạch, quy chế làm việc, quy trình cơng tác

-Kiểm tra công việc: kiểm tra nghiệp vụ chun mơn văn phịng có thực theo tiêu chuẩn, thủ tục, kế hoạch đề hay không

-Kiểm tra nhân sự: xem xét việc thực quy chế làm việc đánh giá lực cán nhân viên văn phòng

CÂU HỎI HƯỚNG DẪN ÔN TẬP, THẢO LUẬN Bài 1: Trả lời câu hỏi sau

Câu 1: Khái niệm văn phịng, hành văn phịng, quản trị hành văn phịng?

Câu 2: Trình bày cơng việc hành văn phịng? Các chức hành văn phịng?

Bài 2: Lựa chọn phương án trả lời Câu Theo nghĩa rộng, văn phòng là:

A Là máy quản lý quan, tổ chức B Là trụ sở làm việc quan, tổ chức

C Là máy điều hành tổng hợp quan, tổ chức D Nơi làm việc nhân viên

13 D Hoạch định, tổ chức, phối hợp, kiểm soát hoạt động xử lý thông tin

Câu Đâu chức quản trị hành văn phịng? A Tham mưu, tổng hợp

B Tổ chức thực công việc văn phòng C Đại diện

D Hậu cần

Câu Theo nghĩa hẹp, văn phòng là: A Bộ máy điều hành quan, tổ chức C Trụ sở làm việc quan, tổ chức C Bộ máy quản lý quan, tổ chức D Phòng làm việc nhân viên

Câu Dưới góc độ quản trị, Văn phòng máy quan, tổ chức A Điều hành tổng hợp

B Chuyên môn C Quản lý D Quản trị

Câu Vấn đề sau không thuộc chức Văn phòng: A Tham mưu, tổng hợp

B Hậu cần C Đại diện D Phân phối

Câu Đầu mối giao tiếp, cổng tiếp nhận cung cấp thơng tin thức quan tổ chức thể chức văn phòng?

A Tham mưu, tổng hợp B.Đại diện

C.Giúp việc điều hành D Hậu cần

Câu Tổ chức theo dõi, đôn đốc phận, đơn vị thực kế hoạch chung là: A Nhiệm vụ bắt buộc văn phịng

B Cơng việc tùy chọn văn phịng C Cơng việc tùy chọn văn phịng D Phụ thuộc vào quy mơ văn phịng

Câu Quản lý việc sử dụng sở vật chất, phương tiện, trang thiết bị làm việc quan, tổ chức nhiệm vụ phận văn phòng?

14 B Bộ phận lễ tân

C Bộ phận quản trị D Bộ phận văn thư

Câu 10 Trong văn phòng, phận hành có nhiệm vụ gì?

A Thực công tác văn thư, đánh máy, lễ tân, khánh tiết, tổng đài điện thoại, thường trực khách vào quan

B Cung cấp kịp thời đầy đủ phương tiện điều kiện vật chất cho hoạt động tổ chức

C Tổ chức công tác bảo vệ trật tự, trị an cho hoạt động tổ chức D Sưu tầm tài liệu có liên quan đến hoạt động tổ chức

BÀI TẬP ỨNG DỤNG

Một Cơng ty có trụ sở Hà Nội cần thuê địa điểm thành phố Hồ Chí Minh làm văn phịng làm việc cơng ty thời gian tới Giả sử bạn Trưởng phịng Hành hãy:

1 Hãy trình bày với Giám đốc yếu tố liên quan đến định lựa chọn văn phòng

15 CHƯƠNG

HOẠCH ĐỊNH VÀ TỔ CHỨC CÔNG VIỆC HÀNH CHÍNH VĂN PHỊNG Mục đích chương:

Sau học xong chương này, người học cần nắm được:

- Khái niệm đặc điểm cơng tác hoạch định hành văn phịng

- Quy trình xây dựng cơng cụ xây dựng kế hoạch hành văn phịng

- Tổ chức cơng việc hành văn phịng 2.1 Hoạch định cơng việc hành văn phịng

2.1.1 Khái niệm đặc điểm hoạch định hành văn phịng

Hoạch định q trình xác định mục tiêu, chọn lựa giải pháp, cơng cụ, hình thành kế hoạch chương trình hành động để thực có hiệu mục tiêu để Hoạch định chức trình quản trị ảnh hưởng đến chức khác

Hoạch định có đặc trưng bản:

-Hoạch định gắn liền với dự báo phải chấp nhận độ sai lệch định -Hoạch định hướng tới tương lai sở đánh giá khứ -Tùy theo độ dài mục tiêu mà có hoạch định dài hạn hay hoạch định ngắn hạn

Hoạch định cơng việc hành văn phịng q trình xác định mục tiêu nhiệm vụ xây dựng kế hoạch hành nhằm bảo đảm cho hệ thống hành doanh nghiệp thực chức nhiệm vụ

Kế hoạch hành kết q trình hoạch định hành chính, sở để phối hợp hoạt động máy quản lí doanh nghiệp

 Đặc điểm kế hoạch hành chính:

- Kế hoạch hành thường rơi vào tầm ngắn hạn (tuần, tháng, quý)

- Kế hoạch hành chi tiết cụ thể (đến người, đến địa điểm, thời gian cơng việc)

- Kế hoạch hành xuất phát từ nhà quản trị cấp  Tác dụng hoạch định hành

- Giảm tối đa trùng lặp công việc đơn vị, phận cá nhân nhà quản trị

- Chủ động đối phó với tình thay đổi hoạt động, tăng độ linh hoạt máy

16

2.1.2 Quy trình xây dựng kế hoạch hành văn phịng

Về phương pháp chung, cơng tác hoạch định hành văn phịng tiến hành theo trình tự:

- (1) Xác định mục đích, yêu cầu

Khi phải thực công việc, điều mà phải quan tâm tìm hiểu lý do, yêu cầu việc hoạch định Cần xác định rõ cần đạt điều Việc xác định mục tiêu, yêu cầu giúp hướng công việc vào trọng tâm đánh giá hiệu qủa cuối Có thể xác định mục tiêu cách trả lời câh hỏi sau:

+ Tại phải làm công việc này? (thông thường có u cầu phát sinh, muốn thay đổi cải tiến có)

+ Nó có ý nghĩa với tổ chức, phận chúng ta? + Hậu không thực chúng?

Mục tiêu phải đảm bảo yêu cầu nguyên tắc SMART, cụ thể là:

+ Specific (cụ thể, dễ hiểu): tiêu phải cụ thể định hướng cho hoạt động tương lai

+ Measurable (đo lường được): tiêu cần có tiêu chuẩn cụ thể rõ ràng để đo lường, chẳng hạn không nên đặt yêu cầu “phải trả lời thư khách hàng có thể” mà quy định nhân viên trả lời thư ngày nhận

+ Achievable (vừa sức): Chỉ tiêu phải có tính thách thức để cố gắng, phải khả thi, đừng đặt tiêu đạt

+ Realistics (thực tế): Đây tiêu chí đo lường cân khả thực so với nguồn lực doanh nghiệp (thời gian, nhân sự, tiền bạc…)

+ Timebound (có thời hạn): cơng việc phải có thời hạn hồn thành, khơng bị trì hỗn Sắp xếp thời gian hợp lý giúp đạt mục tiêu vừa có điều kiện chuẩn bị cho mục tiêu

Mục tiêu phụ thuộc vào cơng việc doanh nghiệp nhân viên Mục tiêu doanh nghiệp, nhóm hay cá nhân Mục tiêu ngắn hạn dài hạn Để lập kế hoạch tốt phải có mục tiêu rõ ràng, phải biết muốn đạt điều khách hàng Khách hàng trung tâm hoạt động, gồm khách hang bên khách hàng nội công ty

- (2) Xác định nội dung công việc (What)

Cần xác định rõ nội dung cơng việc Muốn vậy, cần phải phân tích trạng thực tế diễn ra: tình trạng (phải thực từ đầu hay có chút kinh nghiệm; hay thực hiệu quả…) Trên sở đề kế hoạch hành động với công việc cụ thể:

17 + Các bước cần phải tiến hành gì, theo trình tự nào?

- (3) Xác định người thực công việc (Who) liên quan đến vấn đề: Ai làm việc đó? Ai kiểm tra? Ai hỗ trợ? Ai chịu trách nhiệm?

- (4) Xác định thời gian thực (When) liên quan đến vấn đề: xác định tiến độ thời gian, phân bổ nguồn lực phân tích chi phí lợi ích

Để xác định thời hạn phải làm công việc, cần xác định rõ mức độ khẩn cấp mức độ quan trọng công việc Nhìn chung xếp loại cơng việc sau: (1) công việc quan trọng khẩn cấp >> (2) công việc không quan trọng khẩn cấp>> (3) công việc quan trọng không khẩn cấp >> (4) công việc không quan trọng không khẩn cấp

- (5) Xác định địa điểm thực công việc (Where) liên quan đến vấn đề: cơng việc thực đâu, giao hành điểm nào, kiểm tra phận nào, công đoạn

- (6) Xác định phương pháp thực công việc (How): tài liệu hướng dẫn gì? Cách thức thực công việc nào? Tiêu chuẩn gì? Nếu có máy móc cách thức vận hành nào?

- (7) Xác định phương pháp kiểm sốt: theo dõi, kiểm sốt có kế hoạch điều chỉnh dự phịng: cơng việc có đặc tính gì, làm để đo lường đặc tính đó, cần đặt chuẩn mực rõ ràng xác để kiểm sốt chất lượng cơng việc

- (8) Xác định phương pháp kiểm tra: có bước công việc cần phải kiểm tra (chỉ tiến hành kiểm tra điểm trọng yếu thường tuân theo nguyên tắc Pareto 20/80: điểm kiểm tra chiếm 20% số lượng chiếm đến 80% khối lượng sai sót), tần suất kiểm tra nào, kiểm tra

- (9) Xác định nguồn lực (5M: Man, Money, Material, Machine, Method): yêu cầu để đảm bảo cho kế hoạch khả thi

+ Man (Con người): Xác định công việc cần người nào? Doanh nghiệp có người chưa? Lập kế hoạch sử dụng bổ sung nguồn lực

+ Money (Tài chính): Cần tiền để thực kế hoạch? Khả tài doanh nghiệp có đủ thực kế hoạch? Trường hợp không đủ doanh nghiệp có kế hoạch huy động vốn từ nguồn nào?

+ Meterial (Vật liệu): Cần yếu tố đầu vào gì? Hiện doanh nghiệp có yếu tố nào, yếu tố cần phải bổ sung, số lượng?

+ Machine (Thiết bị): Để thực kế hoạch cần trang thiết bị gì? Trang thiết bị có doanh nghiệp có đủ đáp ứng cho kế hoạch? Kế hoạch bổ sung nào?

18 Sơ đồ 2.1 Quy trình xây dựng kế hoạch hành văn phịng

2.1.3 Các cơng cụ xây dựng kế hoạch hành văn phịng

Để có kết hoạch định tốt cần phải có cơng cụ để hoạch định Căn vào công cụ hoạch định lập tiến thời gian, phân công trách nhiệm Thông thường kế hoạch bao gồm yếu tố sau: cơng việc, thời hạn, người đơn vị chịu trách nhiệm, yếu tố khác (mức độ ưu tiên, thời gian bắt đầu, thời gian kết thúc, tổng thời gian hoành thành)

a. Lịch làm việc ngày

-Bảng danh sách công việc phải làm ngày -Lịch thời gian biểu ngày

Xác định mục tiêu, yêu cầu

Xác định nội dung công việc

Xác định người thực công việc

Xác định thời gian thực

Xác định địa điểm thực

Xác định phương pháp thực

Xác định phương pháp kiểm tra

Xác định phương pháp kiểm tra

19

b. Lịch làm việc tuần

-Bảng danh sách công việc phải làm tuần -Bảng kế hoạch hoạt động tuần

c. Chương trình cơng tác hàng tháng, hàng quý, nửa năm

Sổ tay nhật kí, lịch để bàn, lịch treo tường  Lịch làm việc ngày

Công việc phải thực Hôm

DATE KẾT QUẢ

1 Họp giao ban 8h-8h15 x

2 Gặp khách hàng x

3 Gọi điện cho anh Long

4 Đến công ty X bàn hợp

đồng 5

6

Bảng 2.1 Danh sách việc phải làm hôm

Bảng 2.2 Danh sách công việc phải làm hôm

2 10

Việc phải thực

hôm Cuộc hẹn

: : : :

20 Tên Thứ Ngày

Thời gian

Hoạt động

Quan trọng (1=ít to 3=nhiều)

Ngắt quãng (gọi điện, nhận điện, tiếp

khách )

Ai Ghi

chú 8h

9h 10h 11h 12h 13h 14h 15h

Bảng 2.3 Lịch thời gian biểu hàng ngày  Lịch làm việc tuần

Ưu tiên Nhiệm vụ Phải thực Thích làm

1 2 6 7

Bảng 2.4 Danh sách công việc phải làm tuần Ưu tiên Kế hoạch hoạt động tuần

này

Ngày hết hạn 1

2 3 4 5

21 2.2 Tổ chức cơng việc hành văn phịng

2.2.1 Khái niệm tổ chức cơng việc hành văn phịng

Tổ chức trình nghiên cứu thiết lập cấu hợp lí mối quan hệ thành viên tổ chức, thông qua cho phép thực mục tiêu tổ chức Sự thiếu vắng tổ chức động hợp lý gây hậu đáng tiếc:

- Mối quan hệ cá nhân hoạt động bên sở không tốt đẹp, dẫn đến tranh chấp quyền hành

- Các cá nhân làm việc rời rạc, làm việc cho riêng khơng phải làm việc thành viên tập thể

- Một vài người phải làm việc sức số khác lại nhàn rỗi - Phí tổn tăng cao, lợi nhuận giảm sút, dịch vụ khách hàng nghèo nàn thấy rõ - Tinh thần nhân viên suy sụp, tài không sử dụng đắn

2.2.2 Các nguyên tắc tổ chức công việc hành văn phịng

- Ngun tắc 1: Ngun tắc mục tiêu: Tuân thủ chức mục tiêu hoạt động nhóm có tiêu, xác định mối tương quan phạm vi cấu tổ chức

 Mục tiêu hành chính: phục vụ cách tiết kiệm có hiệu Hành văn phịng có chức tạo điều kiện thuận lợi cho phận khác

 Mục tiêu nhóm phục vụ phải đặt mục tiêu nhóm hoạt động  Chức nhiệm vụ phải quy định rõ trước cá nhân bổ nhiệm vào chức vụ

- Nguyên tắc 2: Nguyên tắc liên quan đến cá nhân: nên cá nhân tham gia thảo luận vấn đề quản trị liên quan đến công việc cá nhân Cần phải xem xét cá nhân cá biệt cá nhân với để phân việc cách cách phù hợp Nhân viên làm việc tốt họ có ý thức phải làm cơng việc đó, phải tn theo số sách, số quy định

- Nguyên tắc 3: Cân quyền hạn trách nhiệm

 Quyền hạn phải phân chia thị cách phù hợp

 Quyền hạn phải giao cụ thể rõ ràng người giao quyền phải hiểu rõ

 Quyền hạn phải ngang với trách nhiệm

 Trách nhiệm phải quy định rõ trước phân công công việc Khi phân công công việc phải ý đến chun mơn hóa Các chức có liên quan tương tự cần ghép lại nhóm

- Nguyên tắc 4:Ủy quyền

22

- Nguyên tắc 5: Thông tin phản hồi

 Mỗi nhân viên báo cáo cho cấp

 Hình thức khoảng cách vi phạm vi báo cáo phải quy định rõ ràng  Hình thức báo cáo loại nên thống tốt

- Nguyên tắc 6: Tầm hạn kiểm soát: số nhân viên trực thuộc báo cáo trực tiếp cho cấp phải hạn chế lại

- Nguyên tắc 7: Điều hành tổ chức

 Sơ đồ tổ chức kim nam hướng dẫn dẫn điều hành tổ chức  Tổ chức phải linh hoạt, phải uyển chuyển

2.2.3 Các phương thức tổ chức công việc hành a Tổ chức cơng việc hành tập trung theo địa bàn

Tồn cơng việc hành tập trung địa điểm định phận chuyên môn đảm nhận (phịng hành chính) Phương thức sử dụng cho doanh nghiệp lớn, địi hỏi tính chun mơn cao

- Ưu điểm: Để kiểm sốt chặt chẽ cơng việc , ngun tắc quy trình hành  Xử lý, cung cấp thơng tin nhanh

 Sử dụng hiệu trang thiết bị chi phí

- Nhược điểm: q tải cơng việc, chun mơn hóa, cơng việc thiếu quan tâm đến tầm quan trọng cơng việc trì trệ chuyển giao cơng việc Tạo tính quyền lực gia tăng phận hành doanh nghiệp

b. Tổ chức cơng việc hành phân tán

Tồn cơng việc hành bị phân tán cho chức tự thực theo mức độ phát sinh cơng việc hành Được sử dụng cho doanh nghiệp hoạt động phân tán hay bất lợi địa bàn hoạt động Những doanh nghiệp tổ chức “phi cấu”

- Ưu điểm:

 Tạo tính linh hoạt thích ứng

 Giảm bớt áp lực công việc, công việc chủ động cho công việc - Nhược điểm:

 Khó kiểm sốt cơng việc, cơng việc hành văn phịng trùng lặp dễ vi phạm nguyên tắc thủ tục hành

 Lãng phí đầu tư sử dụng trang thiết bị c Tổ chức công việc hành kết hợp

23 - Ưu điểm: thu hút nhiều chuyên viên vào cơng tác quản lí Các chun viên tham mưu cố vấn cho nhà quản trị hành văn phịng hoạt động hành văn phịng, cơng việc hành văn phịng phận chuyên môn

- Nhược điểm: léo áp dụng vi phạm chế độ thủ trưởng (lấn quyền nhà quản trị chuyên môn)

2.2.4 Cơ cấu cấu tổ chức nhân văn phịng

Trong bối cảnh cơng việc HCVP, nhìn chung chia làm ba loại cấp bậc HCVP: cấp bậc nhân viên, cấp bậc thư ký cấp bậc quản trị

Việc phân loại chức vụ, chức danh người làm công việc HCVP tùy thuộc vào yếu tố sau đây:

- Tính phức tạp cơng việc

- Mức trách nhiệm cơng việc - Mức độ giám sát theo yêu cầu

- Mức độ giao yêu cầu

- Mức độ trách nhiệm công việc người khác

Bảng sau cho ta thấy bối cảnh chức vụ hành văn phịng cách tổng qt

Chức vụ

Nhân viên Thư ký Cấp quản trị

Yêu cầu

Có nghiệp vụ chun mơn, có kinh nghiệm nghề mức tối thiểu

Có nghiệp vụ chun mơn cao/trình độ học vấn có kinh nghiệm nghề

Có kỹ quản trị cộng với kinh nghiệm, trình độ học vấn chun ngành cơng việc hành văn phòng

Chức vụ

- Nhân viên tiếp tân nhân viên hành (nhân viên thư tín nhân viên lưu trữ hồ sơ) -Tốc ký viên

- Nhân viên đánh máy - Nhân viên điều hành xử lý thông tin

- Thư ký chuyên ngành luật, y khoa

- Thư ký tổng quát (thư ký cho cấp quản đốc, giám đốc tổng giám đốc…)

- Chuyên viên xử lý thơng tin: Thư ký hành thư ký văn phịng

- Trợ lý hành chính, trưởng phịng/ giám đốc hành

- Trưởng phịng thơng tin

- Trưởng phòng hồ sơ - Trưởng phòng xử lý thông tin

24 Vice President of Operation

(Phó tổng giám đốc điều hành) Office Automation Manager (Giám đốc hệ thống tự động hoá HCVP)

Office Manager (Trưởng phòng hành chánh)

Executive Secretary

(Thư ký cho cấp quản trị cao trung)

Junior Secretary (Thư ký cấp thấp)

Receptionist (Thư ký)

Office Cler (Nhân viên văn phòng)

Sơ đồ 2.2 Nấc thang chức vụ hành văn phòng

a Cấp bậc nhân viên văn phòng

Đây cấp bậc thấp nhất, đòi hỏi phải có nghiệp vụ hành văn phịng khơng cần nhiều kinh nghiệm công tác Họ nhân viên đánh máy, nhân viên lưu trữ hồ sơ, nhân viên tiếp tân nhân viên hành văn phịng tổng quát Họ thực công việc thường lệ ngày làm định theo thủ tục đề Họ nhân viên xử lý thông tin mức thấp nhân viên ghi tốc ký họ cấp giao cho nhiệm vụ thu thập thông tin từ nguồn khác Họ người làm việc phịng ban chun mơn

b Cấp bậc thư ký

Thư ký người giúp việc cho cấp quản trị phận chuyên môn khác Muốn trở thành thư ký, họ phải thực nhiệm vụ đòi hỏi phải có đầu óc phân tích tình huống, biết phán đốn, có kiến thức chun mơn có đầu óc sáng tạo Bởi trách nhiệm thư ký phức tạp nhân viên hành văn phịng, họ phải có thêm nhiều kinh nghiệm

25 Trách nhiệm thư ký

1 Trách nhiệm tổng quát

- Giúp chọn lựa trang thiết bị hành văn phịng - Duy trì lịch hẹn lên lịch họp

- Tiếp khách

- Tổ chức, phân phối trả lời văn thư đến - Hoàn thành nhiệm vụ cấp yêu cầu

- Soạn thảo lịch trình chuyến cơng tác phối hợp yêu cầu chuyến cấp quản trị

- Nhân tài liệu 2 Trách nhiệm quản trị hồ sơ

- Lên lịch thời gian thực dự án

- Tổ chức trì hệ thống lưu trữ hồ sơ 3 Trách nhiệm điện thoại

- Trả lời chuyển tiếp cú điện thoại đến - Sắp xếp điện thoại gọi - Đề xuất thiết bị thủ tục

4 Trách nhiệm đánh máy chép lại

- Soạn thảo thư từ, thông báo nội bảng tường trình - Cách xén sửa chữa thảo

- Ghi chép lại thông tin từ bạn ghi tốc ký từ máy

- Đánh máy thơng báo nội bộ, bảng tường trình tài liệu khác từ viết tay thảo khác

Bảng 2.7 Danh sách trách nhiệm thư ký c Cấp bậc quản trị

 Nhà quản trị hành văn phịng

Nhà quản trị hành văn phịng người điều khiển, giám sát cơng việc người khác, người định tổ chức thực định, người thực chức quản trị văn phòng

 Tiêu chuẩn nhà quản trị hành văn phịng

Nhà quản trị hành văn phịng cần có tiêu chuẩn sau:

Là nhà trí thức đào tạo có trình độ tổng quát đào tạo chuyên hoạt động quản trị hành văn phịng

-Có khả gánh vác cơng việc hành văn phịng

26 -Có quan điểm khoa học để tiếp nhận yếu tố phương pháp làm việc mở

-Có tính gần gũi, biết hịa mình, hòa đồng với ý tưởng vấn đề nhân viên

-Có óc khơi hài, giúp làm việc làm dịu nhiều tình khó khăn -Phong cách lịch

-Kiểm sốt cảm xúc -Có óc sáng kiến -Tự tin

-Có óc phán đoán

-Có khả nói để thuyết phục cấp trên, đồng nghiệp cấp

CÂU HỎI HƯỚNG DẪN ÔN TẬP, THẢO LUẬN Bài 1: Trả lời câu hỏi sau

Câu Hoạch định gì? Hoạch định hành văn phịng gì?

Câu Sắp xếp thời gian hồn tất cơng việc sau cho giám đốc ngày:

- Mua vé máy bay cho giám đốc công tác Sài Gịn ngày hơm sau

- Điện chia buồn với Tổng giám đốc Thành Đạt nghe tin vợ ông vừa qua đời - Mua quà cho giám đốc vào Sài Gịn tặng đối tác

- Ra thơng báo nhắc đơn vị trực thuộc chuẩn bị báo cáo kết sơ kết quý 2/2018

- Soạn thảo thư địi nợ khách hàng trình giám đốc ký trước công tác

Câu Giả sử bạn làm việc doanh nghiệp, vẽ sơ đồ cấu doanh nghiệp bạn làm việc?

Bài 2: Lựa chọn phương án trả lời

Câu Câu sau ưu điểm hình thức tổ chức cơng việc hành văn phịng tập trung đầu mối?

A Chun mơn hóa cơng việc

B Quan tâm đến tầm quan trọng loại công việc

C Dễ điều hành công việc, huy động nhân sự, kiểm tra, điều động, phân bổ trang thiết bị, phương tiện làm việc

D Bảo mật công việc

Câu Khi cơng việc hành văn phịng tổ chức hình thức tập trung theo chức thì:

27 B Hoạt động văn phòng đặt điều hành giám đốc

C Hoạt động văn phòng đặt kiểm soát quan tổ chức cấp D Hoạt động văn phòng đặt lãnh đạo nhà quản trị

Câu Cơ cấu tổ chức văn phòng là:

A Tổ chức bảo vệ trật tự, an ninh quan doanh nghiệp B Một phòng làm việc cụ thể cho lãnh đạo

C Tổng hợp phận khác văn phịng bố trí để đảm nhận nhiệm vụ cơng tác văn phịng

D Hoạch định, tổ chức, phối hợp, tiêu chuẩn hóa Câu Kết q trình hoạch định hành là:

A Bản mô tả công việc

B Kế hoạch hành chính, chương trình cơng tác C Các giải pháp chiến lược

D Kết nghiên cứu thị trường

Câu Vấn đề sau không phản ánh tầm quan trọng công tác hoạch định?

A Giảm tối thiểu hao phí lao động, thời gian, tiền bạc B Tránh cho công việc khỏi bị trùng lắp

C Làm tăng hoạt động thời gian lao động vào việc hoạch định D Giúp cho người làm việc thấy rõ mục tiêu, định hướng cụ thể

Câu Khi cơng việc hành văn phịng tổ chức hình thức tập trung theo chức thì:

A Hoạt động hành văn phịng đặt phận chuyên môn quyền phối hợp, tiêu chuẩn hóa giám sát nhà quản trị hành văn phịng

B Hoạt động văn phòng đặt điều hành giám đốc

C Hoạt động văn phòng đặt kiểm soát quan tổ chức cấp D Hoạt động văn phòng đặt lãnh đạo nhà quản trị

Câu Vấn đề sau không phản ánh tầm quan trọng công tác hoạch định?

A Giảm tối thiểu hao phí lao động, thời gian, tiền bạc B Tránh cho công việc khỏi bị trùng lắp

C Làm tăng hoạt động thời gian lao động vào việc hoạch định D Giúp cho người làm việc thấy rõ mục tiêu, định hướng cụ thể

28 B Thường kế hoạch dài hạn

C Chi tiết cụ thể đến người, địa điểm, thời gian, công việc D Xuất phát từ nhà quản trị cấp

Câu Đặc điểm sau đặc điểm kế hoạch hành chính? A Thường rơi vào tầm ngắn hạn

B Chi tiết cụ thể đến người, địa điểm, thời gian, công việc C Là kế hoạch chung chung phương hướng hành động

D Xuất phát từ nhà quản trị cấp

Câu 10 Đặc điểm sau đặc điểm kế hoạch hành chính? A Thường rơi vào tầm ngắn hạn

B Chi tiết cụ thể đến người, địa điểm, thời gian, công việc C Xuất phát từ nhà quản trị cấp

D Xuất phát từ nhà quản trị cấp cao

BÀI TẬP ỨNG DỤNG

Bài 1: Giả sử Công ty chuẩn bị đại hội cổ đông thường niên Bạn nhân viên văn phòng giao nhiệm vụ đội hậu cần Hãy mô tả nhiệm vụ cụ thể đội hậu cần làm thời gian tới?

Bài 2: Nếu bạn đề bạt làm Chánh văn phòng doanh nghiệp thành phố Hồ Chí Minh, bạn hình dung văn phịng có nhân nào, vẽ sơ đồ cấu tổ chức đó?

Bài 3: Trong buổi thảo luận việc thuê mặt sơ đồ bố trí văn phịng để mở rộng kinh doanh Thành phố Hồ Chí Minh cơng ty, có hai ý kiến trái chiều Giám đốc Phó Giám đốc sau:

- Giám đốc cho thuê mặt Bình Dương cách Thành phố Hồ Chí Minh 30 km Phó Giám đốc có quan điểm nên th trung tâm Thành phố Hồ Chí Minh có nhiều thuận tiện

29 CHƯƠNG

ĐIỀU HÀNH VÀ KIỂM TRA CÔNG VIỆC HÀNH CHÍNH VĂN PHỊNG Mục đích chương:

Sau học xong chương này, người học cần nắm được:

- Khái niệm, vai trò điều hành cơng việc hành văn phịng, phương pháp điều hành cơng việc hành văn phịng

- Các phương pháp kiểm tra cơng việc hành văn phịng, ngun tắc kiểm tra hành doanh nghiệp, quy trình kiểm tra hoạt động hành văn phịng, cơng cụ kiểm tra hành doanh nghiệp

3.1.Điều hành cơng việc hành văn phòng

3.1.1 Khái niệm, vai trò điều hành cơng việc hành văn phịng a Khái niệm điều hành cơng việc hành văn phịng

Điều hành quản trị kinh doanh trình khởi động trì hoạt động doanh nghiệp theo kế hoạch đề ra, thực chất chức điều hành tác động lên người, phát huy yếu tố người

Chỉ huy q trình động viên, đơn đốc thúc đẩy nhân viên thực có hiệu mục tiêu cơng việc giao Q trình huy ln gắn liền với cơng việc, khả năng, lợi ích, tình cảm

Từ quan niệm điều hành huy nói trên, ta nhận định: điều hành cơng việc hành văn phịng việc áp dụng phương pháp, cách thức huy, trì kỉ luật nhằm bảo đảm thực mục tiêu nhiệm vụ hệ thống hành doanh nghiệp

Điều hành cơng việc hành địi hỏi phải trì khơng khí làm việc tích cực có trách nhiệm

b Vai trị điều hành cơng việc hành văn phịng

-Tạo điều kiện để phận văn phòng liên kết lại với

-Điều hành liên quan đến việc giao việc, lệnh, động viên khen thưởng tích cực hóa thái độ nhân viên, giúp tăng suất lao động nâng cao hiệu lao động

-Thơng qua chức điều hành đánh giá hiệu làm việc người lao động cách khách quan

3.1.2 Phương thức điều hành cơng việc hành văn phịng a Điều hành hệ thống "nguyên tắc thủ tục"

30 -Thủ tục trình tự khơng gian thời gian giải nhóm cơng việc định, mang tính ổn định bắt buộc

-Quy trình luồng cơng việc thiết kế theo tính đặc thù cơng việc đó, nhằm nâng cao hiệu hoạt động

+ Ưu điểm:

Tạo tính nề nếp trật tự Tạo khả tự vận hành

Thay đổi hoạt động nhanh chóng + Nhược điểm:

Khả giải cố Dễ rơi vào tình trạng quan liêu, trì trệ

Vậy, điều hành hệ thống nguyên tắc thủ tục trình thiết lập nguyên tắc quy trình phù hợp nhằm giải công việc Khi giải công việc liên quan cần tuân thủ nguyên tắc thủ tục ban hành Đây phương thức đặc trưng hành

b Điều hành hệ thống văn

Là trình truyền đạt mệnh lệnh, giải cơng việc thơng qua văn viết thức cụ thể Đây phương thức mang tính đặc trưng hành

- Ưu điểm: Phạm vi rộng, có sở pháp lý, giải cố tốt - Nhược điểm: Tâm lý chờ đợi văn bản, vấn đề giấy tờ gia tăng

c Điều hành thông qua ủy quyền phân quyền

Dựa vào cấu tổ chức máy để phân quyền phân trách nhiệm giải công việc Đây phương thức tạo độ linh hoạt cao cho hệ thống

Khi phân quyền cần ý: Mức độ phân quyền; Trách nhiệm; Kiểm soát phân quyền

- Ưu điểm: Có độ linh hoạt cao cho hệ thống

- Nhược điểm: Dễ gây tình trạng khơng kiểm sốt trách nhiệm mức độ phân quyền

d Điều hành thơng qua nhóm "hoạt động" (nhóm đặc nhiệm)

Là phương thức tạo nhóm hoạt động giải vụ việc định, công việc kết thúc nhóm tự giải tán Xu hướng điều hành thơng qua nhóm hoạt động ngày sử dụng

- Ưu điểm:

+ Mục tiêu rõ ràng

+ Trách nhiệm độ tự quản cao + Khai thác tiềm nhân viên

31 3.2 Kiểm tra công việc hành văn phịng

3.2.1 Khái niệm, vai trị kiểm tra cơng việc hành văn phịng a Khái niệm kiểm tra cơng việc hành văn phịng

Kiểm tra cơng việc HCVP đánh giá nguyên tắc thủ tục, đo lường kết thực nhằm phát sai sót nguyên nhân sai sót, tiến hành biện pháp điều chỉnh thích hợp

Kiểm tra HCVP thực lĩnh vực (2 mức độ): kiểm tra hành kiểm tra hoạt động (kiểm tra tác nghiệp hay tác vụ) Nhà quản trị phải quan tâm đến mức độ này:

- Kiểm tra hành chính: kiểm tra qua công văn giấy tờ Nhà quản trị phải tạo thuận lợi cho việc kiểm tra hành tồn quan

- Kiểm tra hoạt động hay tác vụ kiểm tra nghiệp vụ chuyên môn xếp hồ sơ, lưu trữ, thông tin liên lạc hoạt động hành khác quan xem có tiêu chuẩn, thủ tục không

Mục tiêu kiểm tra đảm bảo xem việc thực hoạt động có theo kế hoạch định sẵn, phối hợp hoạt động để công việc ăn khớp, giảm thiểu trở ngại, lãng phí qua hành động thiếu hiệu hay khơng Kiểm tra xem hoạt động có đáp ứng với mục tiêu tiêu chuẩn đề hay khơng

Để kiểm tra có hiệu nhà quản trị phải:

- Có hiểu biết đầy đủ cần phải kiểm tra - Có kênh truyền thơng rõ ràng xác

- Có quyền thiết lập, trì duyệt xét lại phương tiện kiểm tra cần thiết - Phải có mục tiêu tiêu chuẩn để đối phó

- Phải có phương tiện đo lường so với tiêu chuẩn - Phải có phương tiện trì tiêu chuẩn

b Vai trị kiểm tra cơng việc hành văn phịng

- Kiểm tra có nhiệm vụ tìm khuyết điểm sai lầm để sửa chữa ngăn ngừa vi phạm

- Kiểm tra nhu cầu để hoàn thiện định quản trị Kiểm tra thẩm định sai đường lối kế hoạch, chương trình

- Kiểm tra hành văn phịng xem xét quy trình, ngun tắc thủ tục cịn đắn khơng, có khoa học khơng, từ tạo điều kiện để q trình hồn thiện đổi cụ thể cải tiến nguyên tắc thủ tục cho phù hợp với điều kiện

- Kiểm tra đảm bảo cho việc thực hiện, kế hoạch với hiệu cao

32 - Kiểm tra giúp doanh nghiệp theo sát đối phó với thay đổi môi trường

3.2.2 Những nguyên tắc kiểm tra hành doanh nghiệp

- Nhà quản trị phải có hiểu biết đầy đủ cần phải kiểm tra - Phải có kênh truyền thơng rõ ràng xác

- Phải có quyền thiết lập, trì duyệt xét lại phương tiện kiểm tra cần thiết

- Phải có mục tiêu tiêu chuẩn để đối phó

- Kiểm tra phải kế hoạch hoạt động tổ chức cấp bậc đối tượng bị kiểm tra

- Công việc kiểm tra phải thiết kế theo yêu cầu nhà quản trị - Việc kiểm tra phải thực khâu trọng yếu

- Kiểm tra phải khách quan

- Việc kiểm tra cần phải tiết kiệm đảm bảo hiệu kinh tế - Việc kiểm tra phải đưa đến hành động

3.2.3 Các phương pháp kiểm tra cơng việc hành văn phịng a Kiểm tra theo quy trình cơng việc

- Là trình kiểm tra thiết kế theo bước công việc, theo nguyên tắc phát điều chỉnh sai sót nảy sinh hoạt động Phương pháp kiểm tra thích ứng với phương thức điều hành hệ thống nguyên tắc thủ tục

- Nội dung:

 Nắm vững quy trình công việc

 Thiết kế tiêu chuẩn cho bước công việc

 Gắn liền với hệ thống nguyên tắc thủ tục ban hành

 Mỗi phận cá nhân có trách nhiệm tự kiểm tra theo tiêu chuẩn trước chuyển công việc sang phận khác

b Kiểm tra theo kết phản hồi (Kiểm tra kết công việc)

- Là trình kiểm tra dựa vào kết để so sánh đánh giá với mục tiêu đề để tìm sai lệch nguyên nhân đề biện pháp khắc phục

- Phương pháp kiểm tra mang tính thụ động có độ trễ, thường gắn liền với phương pháp điều hành văn

- Nội dung:

 Xác định nội dung đối tượng kiểm tra, xây dựng tiêu chuẩn đánh giá  Đo lường kết thực tế, so sánh với tiêu chuẩn định trước

 Tìm nguyên nhân biện pháp khắc phục

3.2.4 Quy trình kiểm tra hoạt động hành văn phịng

33 Sơ đồ 3.1 Quy trình kiểm tra cơng việc hành doanh nghiệp

3.2.5 Các cơng cụ kiểm tra hành văn phòng a Kiểm tra ngân sách

Ngân sách cơng cụ tốt cho kiểm tra Nó tác động thực đến cấu, trang thiết bị, nhân viên tổ chức, tác động số lượng chất lượng Kiểm tra ngân sách bao hàm việc phân tích, tỉ lệ phần trăm Nó công cụ thường dùng cho tồn quan tổ chức mà cịn cho phận chuyên môn

Ngân sách biểu thị phân bố nguồn lực theo dự định Ngân sách thiết lập nên phương hướng phương tiện để thực sau trở thành tiêu chuẩn để đo lường thực thực tế

b Kiểm tra biểu mẫu

Biểu mẫu công cụ kiểm tra bắt buộc Một biểu mẫu thiết kế đảm bảo tính hợp lí số liệu hay cơng việc Do việc thiết kế ấn hành biểu mẫu cần kiểm tra cẩn thận

Xác định phạm vi kiểm tra

Thiết lập tiêu chuẩn

Đo lường kết đạt

So sánh kết với tiêu chuẩn

Không đạt Đạt vượt

tiêu chuẩn

Sửa sai Công nhận kết

34

c Kiểm tra máy móc

Bởi máy móc hoạt động sát với thiết kế công suất, nên cần phải xây dựng thủ tục máy móc Máy móc xác định tốc độ sản xuất hình thức

sản phẩm chất lượng sản phẩm Do cơng cụ để kiểm tra

d Kiểm tra sách

Chính sách nguyên tắc để hành động Chính sách kế hoạch kiểm tra tổ chức Chính sách trực tiếp gián tiếp tác động đến cá nhân, hành động, sách hướng dẫn họ cơng việc Do nhà quản trị phải xem phần có theo sách quan hay không

e Kiểm tra qua hồ sơ, văn

Hồ sơ văn thư chứng tình (các văn thư hành thường phản ánh tình dạng văn nét tay hay chụp lại) Hồ sơ ấn dịnh quyền hạn, lối hướng tới kết quả, chúng phần khơng thể tách rời khỏi chương trình, kế hoạch kiểm tra

CÂU HỎI HƯỚNG DẪN ÔN TẬP, THẢO LUẬN Bài 1: Trả lời câu hỏi sau

Câu Điều hành cơng việc hành văn phịng gì? Phương pháp điều hành cơng việc hành văn phịng?

Câu Kiểm tra cơng việc hành văn phịng gì? Vai trị cơng tác kiểm tra cơng việc hành văn phịng

Câu Trình bày quy trình kiểm tra cơng tác hành văn phịng? Câu Các phương pháp kiểm tra hành văn phịng? Câu Các cơng cụ kiểm tra hành văn phịng? Bài 2: Lựa chọn phương án trả lời

Câu Uỷ quyền quản trị A Trao hết quyền hạn cho cấp B Trao cho cấp số quyền hạn C Không trao quyền cho cấp D Không cần kiểm sốt cấp

Câu Mục đích kiểm tra hoạt động tổ chức kinh doanh là?

A Đảm bảo cho kế hoạch thực với hiệu cao B Đảm bảo thực thi quyền lực người lãnh đạo

35 D Giúp cho doanh nghiệp theo sát đối phó với thay đổi môi trường Câu Trong bước tiến trình quản trị, kiểm tra bước

A Đầu tiên B Thứ hai C Thứ ba D Cuối

Câu Một yếu tố tạo nên cần thiết kiểm tra

A Những kế hoạch tốt khơng thực ý muốn B Cấp thường hay tự ý làm việc

C Cấp muốn bắt lỗi để chế ngự cấp D Để thiết lập kỷ luật tổ chức

Câu Một mục đích kiểm tra

A Giám sát nhân viên doanh nghiệp chặt chẽ B Xác định xác, kịp thời sai sót xảy C Để thực quyền uy nhà quản trị

D Làm thay đổi hoạt động doanh nghiệp Câu Một nhữngvai trò điều hành là:

A Tránh việc trùng lắp giẫm chân nhau, giúp phân công người vào việc

B Thúc đẩy trình hoạt động tổ chức

C Giúp người thực thấy rõ mục tiêu, hướng

D Chủ động đối phó với tình thay đổi hoạt động, tăng độ linh hoạt máy

Câu Một vai trò điều hành là:

A Tránh việc trùng lắp giẫm chân nhau, giúp phân công người vào việc

B Giúp người thực thấy rõ mục tiêu, hướng

C Phối hợp hoạt động phận giải mâu thuẫn phát sinh hoạt động

D Chủ động đối phó với tình thay đổi hoạt động, tăng độ linh hoạt máy

Câu Một nhữngvai trò điều hành là:

A Tránh việc trùng lắp giẫm chân nhau, giúp phân công người vào việc

36 C Tạo tiền đề cho trình hồn thiện đổi

D Phối hợp hoạt động phận giải mâu thuẫn phát sinh hoạt động

Câu Thực chất điều hành là: A Tác động lên máy móc, thiết bị B Tác động lên người

C Tác động lên đối tượng lao động D Tác động lên vật nuôi, trồng

Câu 10 Phần lớn công việc quản lý quen thuộc điều hành: A Bằng hệ thống văn

B Bằng hệ thống nguyên tắc, thủ tục C Thông qua ủy quyền phân quyền D Thơng qua nhóm hoạt động

BÀI TẬP ỨNG DỤNG

Công ty Thành Công doanh nghiệp hoạt động lĩnh vực phân phối sản phẩm máy lọc nước gia đình Trong thời gian gần Cơng ty nhận nhiều lời phàn nàn chế độ chăm sóc, bảo dưỡng, sửa chữa máy lọc khách hàng Đặc thù sản phẩm sau bán cho khách hàng chế độ sửa chữa, bảo dưỡng định kỳ phải song hành Khách hàng phàn nàn thời gian, quy trình thơng báo Hiện khách hàng có nhu cầu bảo dưỡng hay sửa chữa sản phẩm phải liên lạc trực tiếp phận trực tổng đài văn phòng (bộ phận nhận thơng tin khơng tư vấn cho khách hàng), sau phận đưa yêu cầu đến phận kỹ thuật, phận kỹ thuật cử người gọi điện đến cho khách hàng để tư vấn cử nhân viên đến sửa chữa, bảo dưỡng máy lọc Cả quy trình khoảng 2-3 ngày, thời gian chờ đợi làm cho khách hàng cảm thấy phiền phức

37 CHƯƠNG

KỸ THUẬT SOẠN THẢO VĂN BẢN HÀNH CHÍNH

Mục đích chương:

Sau học xong chương này, người học cần đạt được: - Nắm khái niệm phân loại văn

- Hiểu rõ thể thức văn kỹ thuật trình bày nội dung thể thức văn - Nắm kỹ thuật soạn thảo văn số văn thông dụng thông báo, hợp đồng, công văn

4.1 Những khái niệm văn

4.1.1 Khái niệm, vai trò chức văn 4.1.1.1 Khái niệm văn

Theo nghĩa rộng: “Văn vật mang tin ghi kí hiệu hay ngơn ngữ

trên phương tiện (tranh ảnh, vẽ, sách báo, câu đối, băng ghi âm, ghi hình…) nhằm mục đích ghi nhận truyền đạt thông tin từ chủ thể sang chủ thể khác”. Văn sử dụng phổ biến nghiên cứu ngôn ngữ học, văn học…

Theo nghĩa hẹp: “Văn tài liệu thành văn hình thành trình

hoạt động quan Nhà nước, tổ chức xã hội tổ chức kinh tế nhằm ghi nhận mục đích, quy định hành vi, hoạt động chủ thể tham gia vào quan hệ khác nhau (Được lưu giữ lại ngôn ngữ viết)” Văn sử dụng rộng rãi

hoạt động quan, tổ chức

4.1.1.2 Vai trò văn

- Thu thập thông tin, đảm bảo thông tin xác cho hoạt động quan quản lý nhà nước

- Phương tiện truyền đạt định quản lý

- Phương tiện kiểm tra, theo dõi hoạt động máy lãnh đạo quản lý - Phương tiện điều chỉnh quan hệ xã hội

- Thước đo phát triển xã hội

4.1.1.3 Chức văn

Văn quản lý nhà nước có năm chức chính, chức pháp lý quản lý đặc trưng nhất

- Chức pháp lý

38

+ Đây pháp lý thể ràng buộc trách nhiệm chủ thể tham gia quan hệ xã hội tiến hành thực nghĩa vụ theo quy định pháp luật

- Chức quản lý

+ Tất bước quy trình quản lý từ ra định đến tổ chức thực hiện, kiểm tra giám sát cần đến văn

+ Chức quản lý văn thể chỗ Hợp thức hoá hoạt động quan sở ban hành văn cách kịp thời nhằm chấn chỉnh tổ chức thực nhiệm vụ sau có đầy đủ thơng tin tình hình thực tế

- Chức thông tin

+ Chức thông tin văn thể qua nội dung sau: thu thập thông tin, ghi lại truyền đạt thông tin cần thiết, kiểm tra & đánh giá độ xác thơng tin hoạt động quản lý, điều hành giao dịch quan

+ Đây chức tổng quát quan trọng nhất văn nói chung Ngày nay, có nhiều phương tiện đại giúp cho việc truyền đạt thơng tin cách nhanh chóng phải có văn kèm theo để làm chứng gốc chữ ký người có thẩm quyền, dấu quan…

- Chức văn hoá

+ Văn sản phẩm sáng tạo người nên thể đặc trưng nếp sống văn hoá địa phương ghi chép lại nét văn hoá ấy qua giai đoạn lịch sử khác

+ Văn nhằm mục đích truyền đạt thơng tin thuyết phục người chấp hành quy tắc xử chung xã hội nên mang tính văn hoá rõ nét

- Chức xã hội

Văn đời thể nhu cầu bách xã hội để giải quyết vấn đề thời điểm phạm vi cụ thể

- Ngồi cịn có chức giao tiếp, chức thống kê… 4.1.2 Phân loại văn

Sự đời loại văn nói chung bị chi phối nhiều nhân tố q trình giao tiếp mục đích giao tiếp, nhân vật giao tiếp, cách thức giao tiếp, phương tiện giao tiếp Sự phân loại văn dựa vào nhiều tiêu thức khác nhau, tài liệu tác giả xin phân loại văn thành nhóm văn lớn văn phân theo tính chất quyền lực Nhà nước (gọi chung văn quản lý hành Nhà nước) văn khơng mang tính quyền lực nhà nước Trong tài liệu này, tác giả xin sâu tìm hiểu loại văn quản lý hành Nhà Nước

39 khơng mang tính quyền lực Nhà nước tức ban hành chúng chủ thể không nhân danh Nhà Nước

Văn quản lý hành Nhà nước hiểu văn chứa đựng định thông tin quản lý quan nhà nước ban hành theo thẩm quyền , trình tự, thủ tục, hình thức định nhằm điều chỉnh mối quan hệ quản lý Nhà nước quan Nhà nước với quan nhà nước với tổ chức cơng dân Văn quản lý hành Nhà nước thể ý chí, mệnh lệnh, mang tính quyến lực Nhà nước, phương tiện để điều chỉnh quan hệ xã hội thuộc phạm vi Nhà nước, đồng thời thể kết hoạt động quản lý quan, tổ chức Văn quản lý Nhà nước khác biệt so với văn thông thường quy trình soạn thảo, thể thức văn bản, hiệu lực pháp lý quy định quan Nhà nước có thẩm quyền

Phân loại văn quản lý hành Nhà nước

Việc phân loại giúp cho người soạn thảo lựa chọn loại văn phù hợp với mục đích sử dụng loại có nội dung, hình thức chức khác Văn quản lý hành Nhà nước bao gồm:

- Hệ thống văn quy phạm pháp luật - Văn quản lý hành

- Văn chun mơn kỹ thuật

1 Hệ thống văn quy phạm pháp luật

Văn quy phạm pháp luật quy định điều Luật Ban hành văn quy phạm pháp luật số: 80/2015/QH13 sửa đổi bổ sung năm 2015

"Văn quy phạm pháp luật văn quy định nguyên tắc, thẩm quyền, hình thức, trình tự, thủ tục xây dựng, ban hành văn quy phạm pháp luật; trách nhiệm các quan nhà nước, tổ chức, cá nhân việc xây dựng văn quy phạm pháp luật."

Văn quy phạm pháp luật gồm: Văn luật văn luật

a Văn luật: Do Quốc hội thông qua ban hành, bao gồm: Hiến pháp, Luật (bộ luật)

- Hiến pháp (HP)

+ Là Luật Nhà nước quy định điều trị, kinh tế, văn hố xã hội, đối nội, đối ngoại, quyền nghĩa vụ công dân nguyên tắc tổ chức hoạt động máy NN từ trung ương đến địa phương

+ Là văn có hiệu lực pháp lý cao + Thẩm quyền: Quốc hội ban hành

40 + Là văn quan trọng có hiệu lực pháp lý cao sau Hiến pháp để cụ thể hoá nguyên tắc ghi Hiến pháp, cụ thể hoá số vấn đề Hiến pháp giao Luật phải phù hợp với Hiến pháp

+ Luật Quốc hội ban hành Nó có tính cố định nên khơng thể sửa đổi, bổ sung (Luật doanh nghiệp, dân sự, hình sự, lao động…)

b Văn luật: Lànhững văn quy phạm pháp luật quan nhà nước ban hành theo trình tự, thủ tục hình thức luật định Văn luật có hiệu lực pháp lý thấp văn luật không trái với hiến pháp, với luật

- Pháp lệnh (PL)

+ Là hình thức văn Luật, UBTVQH ban hành vào Hiến pháp, Luật, Nghị Quốc hội nhiệm vụ quyền hạn Quốc hội giao Pháp lệnh văn có giá trị pháp lý cao sau Luật (sau thời gian thực trình Quốc hội nâng lên thành Luật)

+ Pháp lệnh sửa đổi, bổ sung q trình thực Nó Uỷ ban thường vụ Quốc hội ban hành

- Lệnh (L)

+ Là hình thức văn dùng để công bố Hiến pháp, Luật, Pháp lệnh nhằm thực nhiệm vụ, quyền hạn chủ tịch nước Hiến pháp quy định

+ Lệnh Chủ tịch nước ban hành

- Nghị (NQ)

+ Là văn dùng để định chủ trương, sách Chính phủ thơng qua dự án, kế hoạch ngân sách Nhà nước, phê duyệt điều ước quốc tế thuộc thẩm quyền Chính phủ; cụ thể hố chương trình hoạt động Quốc hội, Hội đồng nhân dân Uỷ ban nhân dân; thông qua ý kiến kết luận kỳ họp quan quản lý Nhà nước

+ Nghị Quốc hội, Chính phủ Hội đồng nhân dân cấp ban hành - Nghị liên tịch thủ trưởng Bộ, quan ngang bộ, tổ chức trị - xã hội cấp trung ương ban hành

- Nghị định (NĐ)

+ Là văn quy định chi tiết thi hành Luật, Nghị Quốc hội, Pháp lệnh Nghị Uỷ ban thường vụ Quốc hội, Lệnh Quyết định Chủ tịch nước; quy định nhiệm vụ, quyền hạn, tổ chức máy quan Nhà nước cấp TW; quy định vấn đề cấp thiết chưa xây dựng thành Luật Pháp lệnh

+ Nghị định Chính phủ ban hành

41

- Quyết định (QĐ)

+ Là văn dùng để quy định hay định chế độ sách phạm vi quan có thẩm quyền, điều chỉnh công việc tổ chức nhân thuộc thẩm quyền Chủ tịch nước, Thủ tướng CP, Bộ trưởng thủ trưởng quan ngang bộ, UBND cấp

+ Quyết định Chủ tịch nước, Thủ tướng CP, Bộ trưởng thủ trưởng quan ngang bộ, UBND cấp ban hành

- Chỉ thị (CT)

+ Là văn dùng để truyền đạt chủ trương, quy định biện pháp đạo, đôn đốc, phối hợp kiểm tra hoạt động phận quan có thẩm quyền phụ trách (Chỉ thị cơng tác phịng, chống lụt bão)

+ Chỉ thị không đề sách quy định + Chỉ thị Thủ tướng, Bộ trưởng, UBND cấp ban hành

- Thông tư (TT)

+ Là văn dùng để hướng dẫn thực hiện, giải thích đề biện pháp thi hành quy định văn quy phạm pháp luật có giá trị cao Luật, Pháp lệnh, Nghị quyết, Nghị định, Quyết định thị Thủ tướng Chính phủ

+ Thông tư Bộ trưởng thủ trưởng quan ngang ban hành

- Thông tư liên tịch(TTLT)

2 Văn quản lý hành chính: Là văn để điều hành thực thi văn quy phạm pháp luật; để giải cơng việc cụ thể; phản ánh tình hình giao dịnh, trao đổi, ghi chép cơng việc quan, đơn vị Theo Nghị định số 110/2004/NĐ-CP ngày tháng năm 2004 Chính Phủ cơng tác văn thư văn hành chia làm loại văn hành cá biệt văn hành thơng thường

a Văn hành cá biệt (hay cịn gọi văn bản):

Áp dụng quy phạm pháp luật chứa đựng quy tắc xử riêng quan tổ chức Nhà nước ban hành theo chức năng, quyền hạn để giải vụ việc cụ thể đối tượng cụ thể Văn có đặc điểm sau

- Do quan có thẩm quyền áp dụng pháp luật ban hành đảm bảo thực hiện, cưỡng chế

- Đưa quy tắc xử riêng biệt lần cá nhân, tổ chức cụ thể trường hợp xác định

- Hợp pháp, dựa quy phạm pháp luật cụ thể phù hợp với thực tế - Mang tính chất bổ sung mà thiếu nhiều quy phạm pháp luật thực

42 Văn hành cá biệt gồm định cá biệt, thị cá biệt, nghị cá biệt ví dụ:

- Quyết định nâng lương, khen thưởng, kỷ luật, bổ nhiệm, miễn nhiệm, nghỉ hưu, điều động cán bộ, công chức;

- Quyết định phê duyệt dự án, Chỉ thị phát động phong trào thi đua, biểu dương người tốt việc tốt văn cá biệt khác

b Văn bành thơng thường

Là loại văn mang tính thơng tin, điều hành nhằm thực thi văn pháp luật giải công việc cụ thể phản ánh tình hình giao dịch quan, Nhà nước hay đơn vị kinh tế dụng hoạt động thường ngày

Văn hành thơng thường có tên loại - Báo cáo (BC)

Là loại văn dùng để trình bày kết đạt hoạt động quan, tổ chức, giúp cho việc đánh giá tình hình thực tế việc quản lý, lãnh đạo đề xuất chủ trương, biện pháp thích hợp

Báo cáo định kỳ, bất thường, chuyên đề, hội nghị… (Báo cáo tình hình thực nhiệm vụ tháng đầu năm)

- Biên (BB)

Là loại văn ghi lại ý kiến kết luận họp hội nghị ghi chép việc, hoạt động diễn thời gian định Người làm biên phải ghi chép chỗ việc diễn với đầy đủ chi tiết mà khơng quyền bình luận, thêm bớt, phải tơn trọng thực

BB họp lớp, xử lý vi phạm quy chế thi, lý hợp đồng…

- Tờ trình (TTr)

Là văn cấp trình lên cấp để đề xuất với cấp phê chuẩn chủ trương, chế độ, đề án tổ chức, số tiêu chuẩn, định mức sửa đổi, bổ sung sách

Trường đại học Kinh tế - Kỹ thuật Công nghiệp đề nghị Bộ Cơng thương cấp bổ sung kinh phí xây dựng cho trường

- Thông cáo (TC)

Là hình thức văn quan Nhà nước cao dùng để công bố với nhân dân định kiện quan trọng đối nội, đối ngoại

Ví dụ: Thơng cáo Uỷ ban Thường vụ Quốc hội công bố với nhân dân chuẩn bị kỳ họp Quốc hội diễn biến hàng ngày kỳ họp Quốc hội

- Thông báo (TB)

43 quan, tổ chức cấp ngang cấp tình hình hoạt động, định vấn đề khác để biết để thực Thơng báo có giá trị thơng tin

Thơng báo chuyển địa điểm, Tuyển sinh, Nghỉ lễ…

- Chương trình (CTr)

Là hình thức văn dùng để trình bày tồn dự kiến hoạt động theo trình tự định thời gian định để đạt mục tiêu, nhiệm vụ đề

Ví dụ: Chương trình cơng tác năm, q, tháng quan

- Kế hoạch cơng tác (KH)

Là hình thức văn trình bày có hệ thống, dự kiến việc tổ chức thực nhiệm vụ công tác công việc quan thời gian định

- Đề án (ĐA)

Là hình thức văn dùng để trình bày cách hệ thống ý kiến việc cần làm, nêu để thảo luận, thơng qua, xin xét duyệt

Ví dụ: Đề án xếp lại tổ chức, biên chế; đề án tổ chức ngành

- Phương án (PA)

Là hình thức văn dùng để trình bày dự kiến cách thức, trình tự tiến hành cơng việc điều kiện hồn cảnh

Ví dụ: Phương án sơ tán bảo vệ người tài sản xảy bão lụt

- Công điện (CĐ)

Là hình thức văn dùng để thông tin truyền đạt mệnh lệnh quan, tổ chức người có thẩm quyền trường hợp cần kíp

- Hợp đồng (HĐ)

Là hình thức văn dùng để ghi lại kết thoả thuận quan với quan với cá nhân việc đó; quy định cụ thể quyền lợi nghĩa vụ bên ký kết hợp đồng phải thực biện pháp xử lý không thực hợp đồng Hợp đồng phải đại diện bên tham gia ký

Ví dụ: Hợp đồng mua bán điện, vận chuyển hàng hóa, thuê nhà…

- Giấy chứng nhận (CN)

Là hình thức văn dùng để cấp cho cá nhân quan để xác nhận việc có thực

Ví dụ: Chứng nhận thời gian cơng tác, chứng nhận hồn thành nghĩa vụ quân

- Giấy giới thiệu (GT)

Là hình thức văn dùng để cấp cho cán bộ, viên chức liên hệ giao dịch công tác để thực nhiệm vụ giao, giải công việc cần thiết thân cán bộ, viên chức

44 Là hình thức văn dùng để cấp cho cán bộ, viên chức nghỉ phép xa nơi cơng tác dùng để thay giấy đường làm để toán tiền đường thời gian nghỉ phép

- Giấy đường (ĐĐ)

Là hình thức văn cấp cho cán bộ, viên chức cử công tác dùng để tính tiền phụ cấp thời gian cử cơng tác Giấy đường khơng có tác dụng liên hệ công tác

- Giấy mời (GM)

Là hình thức văn dùng để mời đại diện quan cá nhân tham dự cơng việc

Ví dụ: Mời họp, mời tham gia đề tài nghiên cứu khoa học v.v

- Phiếu gửi (PG)

Là hình thức văn kèm theo văn gửi Người nhận văn có nhiệm vụ ký xác nhận vào phiếu gửi gửi trả lại cho quan gửi Phiếu gửi có tác dụng làm chứng để gửi văn

Văn hành thơng thường khơng có tên loại Cơng văn

Là loại văn hành thơng thường khơng có tên loại, mang tính chất trao đổi thơng tin loại thư từ bình thường, loại trao đổi mang tính chất quan cơng quyền để giải công việc chung quan, tổ chức Nhà nước thành lập

Thẩm quyền ban hành văn hành chính: tất quan, tổ chức nhà nước có thẩm quyền ban hành loại văn hành

3 Văn chuyên môn kỹ thuật

- Văn chuyên môn: Là loại văn quan Nhà nước quản lý lĩnh vực định Nhà nước ủy quyền ban hành, dùng để quản lý lĩnh vực điều hành máy Nhà nước ví dụ hóa đơn tài Bộ tìa chính; Bằng, chứng tốt nghiệp Bộ Giáo dục – đào tạo; Bệnh án Bộ Y tế…

- Văn kỹ thuật: Loại văn mang tính đặc thù mặt thể thức kỹ thuật trình bày Ngồi thành phần áp dụng cho loại văn quản lý nhà nước, thể thức văn chuyên ngành thường có thành phần đặc thù cho loại Kỹ thuật trình bày Các quan, tổ chức khác có nhu cầu sử dụng loại văn phải tuân thủ theo quy định quan ban hành văn không thay đổi thể thức, kỹ thuật trình bày chúng Ví dụ: Trong ngành Xây dựng, Khoa học công nghệ, quan Khoa học kỹ thuật, Đồ án, Bản vẽ, Thiết kế thi cơng, Bản quy trình cơng nghệ

45 hành riêng quan nhà nước theo quy định pháp luật

Sự đời loại văn nói chung bị chi phối nhiều nhân tố trình giao tiếp, phân loại văn dựa vào nhiều tiêu thức khác nhau, tài liệu tác giả xin tập trung tìm hiểu sâu văn hành thơng thường 4.2 Thể thức văn

4.2.1 Khái niệm

Theo Thông tư số 01/2011/TT-BNV ngày 19/01/2011 Bộ Nội vụ hướng dẫn thể thức kỹ thuật trình bày văn hành chính, thể thức văn là: “Thể thức văn bản tập hợp thành phần áp dụng loại văn thành phần bổ sung trường hợp cụ thể số loại văn định”.

Như vậy, thể thức văn toàn yếu tố cấu thành cách thể yếu tố cấu thành văn quan có thẩm quyền quy định nhằm đảm bảo cho văn có giá trị pháp lý hiệu lực thi hành thực tế

4.2.2 Các thành phần thể thức văn

Thể thức văn quy phạm pháp luật văn hành bao gồm thành phần sau:

(1) Quốc hiệu tiêu ngữ;

(2) Tên quan, tổ chức ban hành văn (3) Số ký hiệu văn

(4) Địa danh ngày, tháng, năm ban hành văn (5) Tên loại văn trích yếu ban hành văn (6) Nội dung văn

(7) Chức vụ, họ tên chữ ký người có thẩm quyền (8) Dấu quan, tổ chức

(9) Nơi nhận

(10) Dấu mức độ mật, độ khẩn (nếu có) (11) Dấu thu hồi dẫn phạm vi lưu hành (12) Chỉ dẫn dự thảo

46 SƠ ĐỒ BỐ TRÍ CÁC THÀNH PHẦN THỂ THỨC VĂN BẢN

(Trên trang giấy khổ A4: 210 mm x 297 mm)

(Theo Thông tư số 01/2011/TT-BNV ngày 19 tháng 01 năm 2011 Bộ Nội vụ)

Sơ đồ 4.1: Sơ đồ bố trí thành phần thể thức văn 20-25 mm

30-35 mm

15

-20 mm

2 3 5b 10a 10b

1 4 5a

9a 1

2

11

6

14

7a

7b 7c 8 9b

1 3

20-25 mm

47

1.Quốc hiệu

 Khái niệm: Là tên nước chế độ trị quốc gia Quốc hiệu thành

phần tiêu biểu nhắc nhở người xem việc tơn trọng thể quốc gia, trung thành với chế độ trị tổ quốc quyền lợi nghĩa vụ thiêng liêng cơng dân

 Kỹ thuật trình bày: Quốc hiệu gồm dịng chữ

CỘNG HỒ XÃ HỘI CHỦ NGHĨA VIỆT NAM Độc lập - Tự - Hạnh phúc

Quốc hiệu trình bày số 1; chiếm khoảng 1/2 trang giấy theo chiều ngang, phía trên, bên phải

+ Dòng trên: chữ in hoa, cỡ chữ 12 đến 13, kiểu chữ đứng đậm

+ Dòng dưới: Dòng thứ hai: “Độc lập - Tự - Hạnh phúc” trình bày chữ in thường, cỡ chữ từ 13 đến 14 (nếu dòng thứ cỡ chữ 12, dịng thứ hai cỡ chữ 13; dịng thứ cỡ chữ 13, dịng thứ hai cỡ chữ 14), kiểu chữ đứng, đậm; đặt canh dòng thứ nhất; chữ đầu cụm từ viết hoa, cụm từ có gạch nối, có cách chữ; phía có đường kẻ ngang, nét liền, có độ dài độ dài dịng chữ (sử dụng lệnh Draw, không dùng lệnh Underline)

2 Tên quan, tổ chức ban hành văn

 Khái niệm: Tên quan, tổ chức ban hành văn bao gồm tên quan, tổ chức chủ quản trực tiếp (nếu có) tên quan, tổ chức ban hành văn

 Kỹ thuật trình bày

Tên quan, tổ chức ban hành văn trình bày ô số 2; chiếm khoảng 1/2 trang giấy theo chiều ngang, phía trên, bên trái

Phía có đường kẻ nét liền với độ dài 1/3 đến 1/2 độ dài dòng chữ + Đối với quan trực thuộc quan khác quan chuyên mơn địa phương, phịng ban, sở, trường học, bệnh viện…

TỔNG CÔNG TY ĐIỆN LỰC MIỀN BẮC CÔNG TY ĐIỆN LỰC NAM ĐỊNH

Dòng trên: Tên quan chủ quản cấp trực tiếp trình bày chữ in hoa, cỡ chữ từ 12 đến 13, kiểu chữ đứng

Dòng dưới: Tên quan chủ quản trực tiếp ban hành văn trình bày chữ in hoa, cỡ chữ 12 đến 13, kiểu chữ đứng đậm Cho phép viết nhiều dòng

+ Đối với quan nhà nước như Quốc hội, UBTVQH, Chủ tịch nước, hội đồng nhân dân cấp quan đầu ngành, Bộ…ta ghi tên quan ban hành văn Kiểu chữ đứng đậm

48

3 Số, ký hiệu văn

 Khái niệm:

- Số văn bản: thứ tự văn ban hành, bắt đầu số 01 tính từ ngày đầu năm đến số cuối vào ngày cuối năm

- Ký hiệu văn bản: chữ viết tắt tên loại văn tên đơn vị làm văn hợp thành

 Kỹ thuật trình bày: Quốc hiệu gồn dịng chữ

- Số, ký hiệu văn trình bày ô số 3, đặt canh tên quan, tổ chức ban hành văn

- Từ “Số” trình bày chữ in thường, ký hiệu chữ in hoa, cỡ chữ 13, kiểu chữ đứng; sau từ “Số” có dấu hai chấm; số, năm ban hành ký hiệu văn có dấu gạch chéo (/); nhóm chữ viết tắt ký hiệu văn có dấu gạch nối khơng cách chữ (-)

- Số nhỏ 10 phải thêm số trước  Đối với VB quy phạm pháp luật

Số:…/Năm ban hành/Tên viết tắt loại văn bản-Tên viết tắt CQ ban hành - Nghị số 02 năm 1998 Chính phủ: Số: 02/1998/NQ-CP

- Quyết định số 42 năm 1998 Thủ tướng CP: Số: 42/1998/QĐ-TTg  Đối với VB cá biệt VB hành có tên loại

Số:…/Tên viết tắt loại văn bản-Tên viết tắt CQ ban hành - Quyết định số 15 Uỷ ban nhân dân tỉnh….: Số: 15/QĐ-UBND - Thông báo số 06 Ngân hàng công thương VN: Số: 06/TB-NHCT  Đối với VB hành khơng có tên loại

Số:…/Tên viết tắt CQ ban hành-Tên viết tắt đơn vị soạn thảo - Công văn số 234 Sở cơng nghiệp tỉnh … Văn phịng soạn thảo

Số: 234/SCN-VP

- Công văn số 105 Bộ tài Vụ tổ chức cán soạn thảo Số: 105/BTC-TCCB

4 Địa danh ngày, tháng, năm ban hành văn

 Khái niệm:

- Địa danh ghi văn tên gọi thức đơn vị hành (tên riêng tỉnh, thành phố trực thuộc Trung ương; huyện, quận, thị xã, thành phố thuộc tỉnh; xã, phường, thị trấn) nơi quan, tổ chức đóng trụ sở; đơn vị hành đặt tên theo tên người, chữ số kiện lịch sử phải ghi tên gọi đầy đủ đơn vị hành

49  Kỹ thuật trình bày:

- Địa danh ngày, tháng, năm ban hành văn trình bày dòng với số, ký hiệu văn bản, số 4, đặt canh phía Quốc hiệu Giữa địa danh ngày tháng năm ban hành văn phải có dấu phẩy

- Địa danhtrình bày chữ in thường, kiểu chữ nghiêng, cỡ chữ 13 đến 14 Các chữ đầu Địa danh viết hoa

+ Văn cấp tỉnh, thành phố ban hành ghi tên tỉnh

Hà Nội, ngày…tháng…năm…

+ Văn cấp huyện, xã ban hành ghi tên huyện, xã

Phủ Lý, ngày…tháng…năm…

- Ngày tháng: Những số ngày nhỏ 10 tháng nhỏ phải ghi thêm số trước

5 Tên loại trích yếu nội dung văn (được trình bày ô 5a)

 Khái niệm:

- Tên loại văn tên gọi văn

- Trích yếu nội dung văn bản câu ngắn gọn thể tổng quát xác nội dung chủ yếu văn

 Kỹ thuật trình bày

- Tên loại văn nội dung trích yếu văn trình bày 5a

- Tên loại văn bản đặt canh chữ in hoa, cỡ chữ 14 đến 15, kiểu chữ đứng đậm

QUYẾT ĐỊNH

+ Riêng cơng văn ko có tên loại nên thay dịng Kính gửi:………

Chú ý:

Nếu gửi văn cho cá nhân, tổ chức ghi nơi nhận dịng Kính gửi

Nếu gửi cho nhiều cá nhân, tổ chức nơi nhận trình bày dịng phía dấu : dịng Kính gửi Sau nơi nhận dấu chấm phẩy, sau nơi nhận cuối dấu phẩy

- Trích yếu văn bản:

+ Đặt canh phía tên loại văn chữ in thường, cỡ chữ 14, kiểu chữ đứng đậm

+ Dưới trích yếu có đường kẻ nét liền, độ dài từ ½ đến 1/3 độ dài dịng chữ THÔNG BÁO

50 + Riêng cơng văn, trích yếu ghi sau chữ viết tắt V/v, đặt canh số kí hiệu, viết chữa in thường, kiểu chữ đứng, cỡ chữ 12 đến 13

6 Nội dung văn

 Khái niệm: Nội dung văn thành phần chủ yếu văn bản, đó, quy phạm pháp luật (đối với văn quy phạm pháp luật), quy định đặt ra; vấn đề, việc trình bày

Nội dung văn phải bảo đảm yêu cầu sau: - Phù hợp với hình thức văn sử dụng;

- Phù hợp với đường lối, chủ trương, sách Đảng; phù hợp với quy định pháp luật;

-Các quy phạm pháp luật, quy định hay vấn đề, việc phải trình bày ngắn gọn, rõ ràng, xác;

- Sử dụng ngôn ngữ viết, cách diễn đạt đơn giản, dễ hiểu;

-Dùng từ ngữ phổ thông; không dùng từ ngữ địa phương từ ngữ nước ngồi khơng thực cần thiết Đối với thuật ngữ chuyên môn cần xác định rõ nội dung phải giải thích văn bản;

- Không viết tắt từ, cụm từ không thông dụng Đối với từ, cụm từ sử dụng nhiều lần văn viết tắt chữ viết tắt lần đầu từ, cụm từ phải đặt ngoặc đơn sau từ, cụm từ đó;

- Việc viết hoa thực theo quy tắc tả tiếng Việt;

- Khi viện dẫn lần đầu văn có liên quan, phải ghi đầy đủ tên loại, trích yếu nội dung văn bản; số, ký hiệu văn bản; ngày, tháng, năm ban hành văn tên quan, tổ chức ban hành văn (trừ trường hợp luật pháp lệnh); lần viện dẫn tiếp theo, ghi tên loại số, ký hiệu văn \

 Bố cục văn bản:

Tuỳ theo thể loại nội dung, văn có phần pháp lý để ban hành, phần mở đầu bố cục theo phần, chương, mục, điều, khoản, điểm phân chia thành phần, mục từ lớn đến nhỏ theo trình tự định

Văn hành bố cục sau:

- Quyết định (cá biệt): Theo điều, khoản, điểm; quy chế (quy định) ban hành kèm theo định: theo chương, mục, điều, khoản, điểm;

- Chỉ thị (cá biệt): theo khoản, điểm;

- Các hình thức văn hành khác: Theo phần, mục, khoản, điểm

 Kỹ thuật trình bày

51 - Phần nội dung văn trình bày chữ in thường (được dàn hai lề), kiểu chữ đứng; cỡ chữ từ 13 đến 14 (phần lời văn văn phải dùng cỡ chữ);

- Khi xuống dòng, chữ đầu dòng phải phải lùi vào từ 1cm đến 1,27cm (1 default tab); khoảng cách đoạn văn (paragraph) đặt tối thiểu 6pt; khoảng cách dòng hay cách dòng (line spacing) chọn tối thiểu từ cách dòng đơn (single line spacing) từ 15pt (exactly line spacing) trở lên; khoảng cách tối đa dòng 1,5 dòng (1,5 lines)

- Đối với văn có phần pháp lý để ban hành sau phải xuống dịng, cuối dịng có dấu “chấm phẩy”, riêng cuối kết thúc dấu “phẩy”

- Nếu nội dung có số lượng điều khoản lớn chia thành:

+ Phần: điều chỉnh phạm vi rộng quan hệ xã hội

+ Chương: điều chỉnh 1quan hệ xã hội phần, đánh số thứ tự La mã

+ Mục: Điều chỉnh nhóm quan hệ xã hội chương, đánh số thứ tự A, B, C

+ Điều: đề cập đến quan hệ xã hội, đánh số thứ tự 1, 2, 3…

7 Chức vụ, họ tên chữ ký người có thẩm quyền

7a Quyền hạn, chức vụ người ký (chữ in hoa, kiểu chữ đứng đậm)

 Khái niệm: Là thành phần cần thiết nhằm đảm bảo giá trị pháp lý, hiệu lực thi hành văn Người ký văn thường thủ trưởng quan - người có thẩm quyền cao nhất, chịu trách nhiệm vấn đề nêu nội dung văn

 Kỹ thuật trình bày: Quyền hạn, chức vụ người ký trình bày ô số 7a CHỦ TỊCH – GIÁM ĐỐC

- Trong trường hợp thủ trưởng uỷ quyền cho cấp ký văn tuân thủ nguyên tắc sau:

+ Ký thay (KT): người kí văn cấp phó trực tiếp

KT.CHỦ TỊCH PHÓ CHỦ TỊCH

+ Thay mặt (TM): Người đại diện quan thay mặt tập thể ký vào văn TM ĐOÀN ĐẠI BIỂU QUỐC HỘI

+ Thừa uỷ quyền (TUQ): Nếu thủ trưởng đơn vị cơng tác lâu ngày phải viết văn tạm uỷ quyền cho người cấp phó cho cán phụ trách cấp ký văn vấn đề theo pháp luật Thủ trưởng quan phải ký

TUQ GIÁM ĐỐC

52 + Quyền (Q): Nếu thủ trưởng đơn vị vắng lâu ngày hay chuyển sang đảm nhiệm cơng tác khác mà chưa có định bổ nhiệm người thay cấp định cử cấp phó tạm thời đảm nhiệm cơng việc người cấp phó ký vào văn phải ghi kí hiệu Q trước tên chức vụ

Q GIÁM ĐỐC

+ Thừa lệnh (TL): Người ký văn cán cấp (Chánh văn phòng, Trưởng phòng …)

TL GIÁM ĐỐC

TRƯỞNG PHÒNG TỔ CHỨC CÁN BỘ

7b Họ tên người ký

- Họ tên người ký văn trình bày ô số 7b

- Ghi chữ in thường, cỡ chữ 13 – 14, đứng đậm Đặt canh so với quyền hạn, chức vụ người ký

+ Đối với văn hành trước họ tên người ký không ghi học hàm + Đối với văn giao dịch, đơn vị nghiệp trước họ tên người ký ghi học hàm (GS, PGS.TS)

- Khoảng cách từ yếu tố chức vụ người ký đến họ tên đầy đủ 30 mm

7c Chữ ký

- Chữ ký người có thẩm quyền trình bày số 7c

- Phải ký thẩm quyền kiểm tra kĩ nội dung trước ký sống

8 Dấu quan, tổ chức: Dấu quan dấu kim loại vật liệu khác, khắc tên quan, tổ chức, doanh nghiệp, dùng để xác nhận tư cách pháp nhân Con dấu thành phần biểu tính hợp pháp tính chân thực văn

Kỹ thuật trình bày

- Phải hợp pháp, dấu quan, tổ chức trình bày số 8; dấu giáp lai đóng vào khoảng mép phải văn phụ lục văn bản, trùm lên phần tờ giấy; dấu đóng tối đa 05 trang văn

- Đóng dấu ngắn, bao trùm lên 1/3 bên trái chữa ký (ký trước, dấu sau)

9 Nơi nhận

 Khái niệm: Nơi nhận tên quan, cá nhân có trách nhiệm thi hành giải cơng việc trình bày phần nội dung văn

 Kỹ thuật trình bày: Ghi ngang hàng với Quyền hạn, chức vụ người ký, chữ nghiêng đậm, cỡ chữ 12, kết thúc dấu :

- Nơi nhận bao gồm đơn vị, cá nhân nhận văn bản:

53 + Để quan phối hợp thực

+ Để phận có trách nhiệm theo dõi lưu văn bản. - Trình bày số 9a 9b:

+ Ơ 9a: áp dụng cơng văn hành Sau từ Kính gửi: chữ in thường, cỡ chữ 13 -14, kiểu chữ đứng

+ Ô 9b áp dụng chung loại văn khác Trình bày dòng riêng, kiểu chữ đứng, cỡ chữ 11, đầu dịng có dấu gạch ngang, cuối dịng có dấu ; Riêng dịng cuối ghi Lưu VT, chữ viết tắt tên đơn vị soạn thảo văn số lượng lưu (chỉ trường hợp cần thiết) đặt ngoặc đơn, cuối dấu chấm

Ví dụ: - Như trên;

- Cá nhân, tổ chức liên quan; - Lưu VT

10.Dấu mức độ mật - khẩn

 Khái niệm:

- Dấu mức độ “mật”: Là dấu hiệu phạm vi phổ biến nội dung văn Dấu độ mật đóng vào số 10a

Có dấu hiệu mức độ “mật”:

+ Mật: đóng vào văn phổ biến đến người, đơn vị có trách nhiệm giải hay có liên quan đến việc thi hành văn

+ Tối mật: Đóng vào văn phổ biến đến số người hay đơn vị trực tiếp giải

+ Tuyệt mật: Đóng vào văn phổ biến riêng cho cá nhân trực tiếp giải công việc

- Dấu mức độ khẩn: Là dấu hiệu yêu cầu chuyển nhanh chóng văn đến nơi nhận Dấu độ khẩn đóng vào số 10b

+ Khẩn: tài liệu có nội dung cần chuyển nhanh đường bưu điện đến nơi nhận

+ Thượng khẩn: cần chuyển gấp phương tiện đến nơi nhận + Hoả tốc: cần chuyển đến nơi nhận bất chấp trở ngại 4.3 Kỹ thuật soạn thảo văn

4.3.1 Nguyên tắc soạn thảo văn

Có nguyên tắc soạn thảo văn

1 Nội dung văn phải hợp hiến, hợp pháp

54 pháp Luật pháp hành Văn quan nhà nước cấp ban hành phải phù hợp không trái với quy định văn quan nhà nước cấp

Các văn quy phạm pháp luật trái với Hiến pháp, trái với văn luật văn quan nhà nước cấp phải quan nhà nước có thẩm quyền bãi bỏ, đình việc thi hành

2 Văn phải soạn thảo thể thức

Văn phải đảm bảo thể thức nhà nước quy định, văn thức, văn khơng có giá trị pháp lý

Cũng phải lưu ý đến thể thức trình bày loại văn định loại văn cụ thể có hình thức mẫu quy định

3 Văn phải soạn thảo thẩm quyền quy định

Đối với văn quy phạm pháp luật, thẩm quyền soạn thảo ban hành quan quản lý nhà nước phân định rõ nhằm tránh việc chồng chéo hay bỏ sót lĩnh vực cần quản lý chức

Đối với văn hành thơng thường, quan, doanh nghiệp ban hành để phục vụ cho cơng việc quản lý, điều hành, giao dịch,…Cần lưu ý văn vượt thẩm quyền không chức quan pháp luật quy định

4 Văn phải đảm bảo tính khả thi

Nếu văn pháp luật phải phù hợp với nội dung vấn đề mà lĩnh vực văn điều chỉnh Một văn đề cập đến vấn đề có liên quan với nhau, vấn đề khác phải soạn thảo trình bày văn khác

5 Văn phải trình bày phong cách ngơn ngữ hành cơngvụ

Văn phong phong cách diễn đạt sử dụng để trình bày ý tưởng người viết hoàn cảnh cụ thể Khi soạn thảo văn phải đặc biệt ý đến văn phong trình bày văn Câu văn phải biết ngữ pháp tiếng Việt Câu văn văn viết rõ ràng, ngắn gọn, dễ hiểu Trong văn không viết theo lối văn tả cảnh dông dài dùng hình ảnh ẩn dụ, nói tăng nói giảm, nói bóng, nói gió làm người đọc hiểu sai nội dung văn

4.3.2 Quy trình soạn thảo văn

 Khái niệm

Quy trình soạn thảo văn trình tự bước cần thiết xếp có khoa học nhằm đạt yêu cầu thời gian chất lượng văn

55 Các bước soạn thảo ban hành văn

Xác định mục đích văn ban hành nhằm giải vấn đề gì? Với mục đích nội dung văn cần trình bày gì?

Xác định mức độ cần thiết phải phổ biến, mức độ pháp lý yêu cầu thời gian văn bản;

Xác định loại văn cần sử dụng để có mẫu trình bày riêng; Thu thập xử lý thông tin cho văn bản;

Xây dựng văn cách lựa chọn xếp thông tin để đưa vào phần cấu trúc mẫu văn cho phù hợp Sau đó, sửa chữa hồn thiện văn bản;

Hoàn thành thủ tục hành cho văn cách kiểm tra lại nội dung, thể thức, lỗi diễn đạt trình văn cho trưởng phịng ký nháy Sau đó, trình thủ trưởng ký thức;

Áp dụng biện pháp kỹ thuật để nhân bản;

Ban hành theo thẩm quyền quy định cách đóng dấu lên chữ ký, đăng kí vào sổ văn đi, ghi số ngày tháng năm ban hành chuyển đến tổ chức, cá nhân liên quan thực

4.3.3 Kỹ thuật soạn thảo số văn thông dụng 4.3.3.1 Kỹ thuật công văn

a. Khái niệm

Cơng văn hình thức văn hành dùng phổ biến quan, tổ chức, doanh nghiệp Đây phương tiện giao tiếp thức quan nhà nước với cấp trên, cấp với công dân

b.Phân loại công văn

Tuỳ theo yêu cầu công việc mà quan tổ chức phải sửdụng hình thức cơng văn chủ yếu như:

- Công văn phúc đáp: dùng để trả lời vấn đề quan, đơn vị khác thư riêng, đơn khiếu nại cá nhân yêu cầu

- Công văn đề nghị: dùng để kiến nghị quan cấp trên, đơn vị, tổ chức, cá nhân giải vấn đề cụ thể

- Công văn đôn đốc, chấn chỉnh, nhắc nhở: nhằm thông báo tình hình thực nhiệm vụ chấn chỉnh đôn đốc đơn vị, cá nhân thực tốt mục tiêu nhiệm vụ trongthời gian tới, đề biện pháp cần áp dụng

56 - Cơng văn giải thích: nhằm giải thích vân đề, việc, yêu cầu chủ trương biện pháp tổ chức thực hiện,các chủ thể có trách nhiệm qn triệt thi hành

c. Bố cục công văn bao gồm ba phần: phần mở đầu, phần nội dung, phần kết

PHẦN NỘI DUNG Ô SỐ GHI

CHÚ

MỞ ĐẦU

Quốc hiệu, Cơ quan chủ quản quan ban hành văn bản, Số ký hiệu văn bản; Ngày, tháng địa điểm soạn thảo văn

1, 2, 3, 4

Trích yếu nội dung công văn 5b

Cơ quan (hoặc cá nhân) nhận 9a

NỘI DUNG Nội dung cơng văn 6

PHẦN KẾT

Quyền hạn, chức vụ, họ tên, chữ ký người có thẩm quyền ban hành

7a, 7b, 7c

Dấu quan 8

Nơi nhận lưu 9b

Ký hiệu người đánh máy số BH 13 Bảng 4.1 Bố cục công văn

57 Sơ đồ 4.2: Bố trí thành phần thể thức công văn (trên giấy A4)

e Cách thức soạn thảo nội dung công văn

Tuỳ theo loại công văn mà nội dung, từ ngữ, văn phong khác Song kết cấu nội dung công văn thường bao gồm phần:

- Phần đặt vấn đề: Phần cần nêu rõ lý viết cơng văn, giới thiệu tổng quát nội dung, làm rõ mục đích, yêu cầu vấn đề nêu

Ví dụ: Năm học kết thúc Trường xin hướng dẫn để khoa, phòng làm tổng kết theo nội dung sau

58 loại công văn mà lựa chọn cách viết Văn phong phải phù hợp với thể loại cơng văn, có lập luận chặt chẽ cho quan điểm đưa theo nguyên tắc:

+ Cơng văn đề nghị phải nêu lý xác đáng, lời văn chặt chẽ, cầu thị + Công văn từ chối cần phải sử dụng từ ngữ lịch sự, có động viên an ủi + Cơng văn đơn đốc phải dùng lời lẽ nghiêm khắc, nêu lý kích thích nhiệt tình, nêu khả xảy hậu công việc không hồn thành kịp thời

+ Cơng văn tiếp thu ý kiến phê bình dù sai phải mềm dẻo, khiêm tốn, cần minh phải có dẫn chứng kiện thật khách quan có đề nghị xác minh kiểm tra…

- Phần kết thúc vấn đề: Phần chủ yếu nhấn mạnh chủ đề,xác định trách nhiệm thực yêu cầu (nếu có) Nếu cơng văn đề nghị cần viết thêm lời cảm ơn chân thành đề tỏ rõ lịch

f Một số mẫu công văn

Mẫu công văn mời họp

TÊN CQ CẤP TRÊN CỘNG HOÀ XÃ HỘI CHỦ NGHĨA VIỆT NAM TÊN CQ BAN HÀNH VB Độc lập - Tự - Hạnh phúc

Số:…/…-… Địa danh, ngày…tháng…năm… V/v ………

Kính gửi: ………

Thừa lệnh……… ….kính mời ơng/bà……… tham dự họp ……… ……… Thời gian: Từ…giờ…ngày… tháng… năm…

Địa điểm:……… Yêu cầu đến họp thành phần mời

Nếu không tham dự đề nghị ông/bà báo trước… giờ, ngày… tháng….năm theo địa chỉ:………

Xin chân thành cảm ơn

Nơi nhận: QUYỀN HẠN, CHỨC VỤ NGƯỜI KÝ

- ………; (Chữ ký, dấu) - ………… ;

- Lưu VT Nguyễn Văn A

59 TÊN CQ CẤP TRÊN CỘNG HOÀ XÃ HỘI CHỦ NGHĨA VIỆT NAM TÊN CQ BAN HÀNH VB Độc lập - Tự - Hạnh phúc

Số:…/…-… Địa danh, ngày…tháng…năm… V/v ………

Kính gửi: ………

Thời gian qua, (nêu thực trạng vấn đề, đưa chứng nhằm mang tính thuyết phục cao) Hiện nay, tình hình làm ảnh hưởng tiêu cực đến hoạt động (tên

quan đề nghị).

Để giải vấn đề nêu tạo điều kiện thuận lợi hoạt động, (tên quan đề nghị) dự kiến (kế hoạch định thực hiện) đề nghị (tên quan đề nghị);

(Nêu nội dung cụ thể đề nghị).

Vậy, (tên quan đề nghị) kính đề nghị (tên quan đề nghị) xem xét quan tâm giải quyết, giúp đỡ

Trân trọng cảm ơn./

Nơi nhận: QUYỀN HẠN, CHỨC VỤ NGƯỜI KÝ

- ………; (Chữ ký, dấu) - ………… ;

- Lưu VT Nguyễn Văn A

Mẫu công văn trả lời phúc đáp

TÊN CQ CẤP TRÊN CỘNG HOÀ XÃ HỘI CHỦ NGHĨA VIỆT NAM TÊN CQ BAN HÀNH VB Độc lập - Tự - Hạnh phúc

Số:…/…-… Địa danh, ngày…tháng…năm… V/v ………

Kính gửi: ………

Trả lời (hoặc phúc đáp) cơng văn số…ngày….của…về vấn đề….(cơ quan phúc đáp) có ý kiến sau:

……… ……… ……… Trên ý kiến trả lời thức (cơ quan phúc đáp) công văn số….của quý quan Nếu có vấn đề chưa rõ đề nghị q quan vui lịng báo cho chúng tơi rõ văn bản, chứng tơi có biện pháp giải kịp thời

Xin chân thành cảm ơn

Nơi nhận: QUYỀN HẠN, CHỨC VỤ NGƯỜI KÝ

60 - ………… ;

- Lưu VT Nguyễn Văn A

4.3.3.2 Kỹ thuật soạn thảo thông báo a.Khái niệm

Thông báo loại văn để thông tin hoạt động quan nhà nước, tổ chức hội để truyền đạt nội dung mệnh lệnh, kết hoạt động, văn pháp quy quan trọng,

b.Phân loại thông báo

- Thông báo truyền đạt chủ trương, sách, định, thị - Thơng báo kết hội nghị, họp

- Thông báo nhiệm vụ giao

- Thông báo thông tin hoạt động quản lý

c. Bố cục thông báo

PHẦN NỘI DUNG Ô SỐ GHI

CHÚ

MỞ ĐẦU

Quốc hiệu, Cơ quan chủ quản quan ban hành văn bản, Số ký hiệu văn bản; Ngày, tháng địa điểm soạn thảo văn

1, 2, 3,

Tên loại trích yếu nội dung thơng báo 5a NỘI

DUNG Nội dung thông báo 6

PHẦN KẾT

Quyền hạn, chức vụ, họ tên, chữ ký người có thẩm quyền ban hành

7a, 7b, 7c

Dấu quan 8

Nơi nhận lưu 9b

Ký hiệu người đánh máy số BH 13 Bảng 4.2 Bố cục thông báo

61 Sơ đồ 4.3: Bố trí thành phần thể thức thông báo (trên giấy A4)

e Cách thức soạn thảo nội dung thông báo

- Phần đặt vấn đề: Thông báo không cần viện dẫn lý mà giới thiệu trực tiếp nội dung cần thông báo thông báo không cần ghi rõ tên quan, cá nhân tiếp nhận văn phần đầu Công văn

- Phần giải vấn đề:

62 + Nhắc lại tên văn cần truyền đạt

+ Tóm tắt nội dung chủ trương sách + Yêu cầụ quán triệt, triển khai, thực

- Thông báo kết hội nghị, họp + Nêu ngày họp, thành phần dự, chủ trì + Tóm tắt nội dung họp

+ Tóm tắt nghị qụyết, định hội nghị - Thông báo nhiệm vụ giao:

+ Ghi ngắn gọn, đầy đủ nhiệm vụ giao + Nêu yêu cầu thực nhiệm vụ

+ Các biện pháp cần áp dụng để triển khai thực - Thông báo thông tin hoạt động quản lý

+ Ghi rõ nội dung hoạt động quản lý + Lý tiến hành

+ Thời gian tiến hành hoạt động

- Phần kết thúc vấn đề: Nhắc lại nội dung chính, ý trọng tâm cần nhấn mạnh, lưu ý người đọc Trong thông báo cần viết ngắn gọn, đầy đủ thông tin, lời văn rõ ràng, dễ hiểu, không bắt buộc phải lập luận hay biểu lộ tình cảm cơng văn Nếu thơng báo dài chia thành mục, phần có tiêu đề để người đọc dễ nắm bắt vấn đề

f Mẫu thông báo Mẫu trình bày:

TÊN CQ CẤP TRÊN CỘNG HOÀ XÃ HỘI CHỦ NGHĨA VIỆT NAM TÊN CQ BAN HÀNH VB Độc lập - Tự - Hạnh phúc

Số:…/TB-… Địa danh, ngày…tháng…năm…

THÔNG BÁO

Về việc ………

Nơi nhận: QUYỀN HẠN, CHỨC VỤ NGƯỜI KÝ

- ……; (Chữ ký, dấu) - Lưu VT

Nguyễn Văn A

4.3.3.3 Kỹ thuật soạn thảo tờ trình a. Khái niệm

63 chủ trương hoạt động, phương án công tác mà thân quan khơng thể định

Ngồi ra, tờ trình cịn đề xuất việc huỷ bỏ, sửa đổi số điều khoản liên quan đến chủ trương, sách luật lệ, quy định hay xin phê chuẩn vấn đề thông thường quản lý, điều hành quan

b. Các yêu cầu soạn thảo tờ trình

- Phân tích thực tế làm bật nhu cầu cần thiết vấn đề cần trình duyệt

- Nêu vấn đề xin phê chuẩn cách rõ ràng cụ thể - Các kiến nghị phải hợp lý

- Phân tích khả trình bày khái quát phương án nhằm phát triển mạnh, khắc phục khó khăn đơn vị

c. Bố cục tờ trình

PHẦN NỘI DUNG Ô SỐ GHI

CHÚ

MỞ ĐẦU

Quốc hiệu, Cơ quan chủ quản quan ban hành văn bản, Số ký hiệu văn bản; Ngày, tháng địa điểm soạn thảo văn

1, 2, 3, 4 Tên loại ttrích yếu nội dung tờ trình 5a

Nơi nhận 9a

NỘI

DUNG Nội dung tờ trình 6

PHẦN KẾT

Quyền hạn, chức vụ, họ tên, chữ ký người có thẩm quyền ban hành

7a, 7b, 7c

Dấu quan 8

Nơi nhận lưu 9b

Ký hiệu người đánh máy số BH 13 Bảng 4.3 Bố cục tờ trình

64 Sơ đồ 4.4: Bố trí thành phần thể thức tờ trình (trên giấy A4)

e Cách thức soạn thảo nội dung tờ trình

- Phần đặt vấn đề: Nêu rõ lý đưa nội dung trình duyệt: phân tích thực trạng, nhận định tình hình

- Phần giải vấn đề: Nêu tóm tắt nội dung đề nghị mới, có phương án Cần phân tích chứng minh phương án khả thi

- Phần kết thúc vấn đề: Phân tích ý nghĩa tác dụng đề nghị Những kiến nghị đề xuất cấp xem xét, chấp thuận Nội dung đề xuất phải bảo đảm tính khả thi, luận chứng phải chặt chẽ, lời văn phải lịch sự, nhã nhặn

65 TÊN CQ CẤP TRÊN CỘNG HOÀ XÃ HỘI CHỦ NGHĨA VIỆT NAM

TÊN CQ BAN HÀNH VB Độc lập - Tự - Hạnh phúc

Số:…/TTr-… Địa danh, ngày…tháng…năm…

TỜ TRÌNH

Về việc ………

……… ……… Trân trọng kính trình./

Nơi nhận: QUYỀN HẠN, CHỨC VỤ NGƯỜI KÝ - ……; (Chữ ký, dấu)

- Lưu VT Nguyễn Văn A

4.3.3.4 Kỹ thuật soạn thảo báo cáo

 Khái niệm

Báo cáo văn phản ánh lĩnh vực hoạt động cụ thể quan tổ chức, doanh nghiệp theo chức nhiệm vụ giao hay đánh giá kết hoạt động phong trào, chiến dịch công tác, mô tả đầy đủ trung thực việc vừa xảy Từ đúc kết thành học công tác quản lý, nêu lên đề nghị bổ sung cho chủ trương sách kế hoạch hay kiến nghị với cấp giải pháp phù hợp với tình hình thực tế

Những yêu cầu báo cáo

- Trung thực xác Phải phản ánh trung thực việc tượng cách khách quan, trung thực với chất Do đó, người viết phải có khả phân biệt tượng chất; phân biệt cục tạm thời với toàn thể lâu dài, phải nghiên cứu quan hệ phức tạp vấn đề để đánh giá việc cách xác

- Đầy đủ cụ thể: Khơng có nghĩa liệt kê việc, tượng mà nêu lên tượng, số liệu mang tính điển hình

- Kịp thời: Mọi báo cáo nhằm mục đích cung cấp tư liệu cần thiết cho cấp ngành có thẩm quyền nắm vững tình hình, kịp thời đề chủ trương sách điều chỉnh quan hệ xã hội, tạo hoạt động bình thường làm sở cho việc ổn định phát triển xã hội

Phân loại báo cáo

Có nhiều để phân loại báo cáo:

- Căn vào thời gian kỳ hạn báo cáo ta có:

+ Báo cáo định kỳ: loại báo cáo lập theo chu kỳ đặn

+ Báo cáo bất thường: báo cáo lập tình bất thường xảy

66 + Báo cáo theo mẫu định sẵn: loại báo cáo văn thống kê, hay báo cáo định kỳ nhằm theo dõi tượng việc hoạt động quản lý sản xuất kinh doanh Mẫu báo cáo người soạn thảo hay quan đơn vị nhận báo cáo quy định Người lập mẫu người thực báo cáo lưu ý vấn đề sau:

+ Báo cáo không theo mẫu định sẵn: báo cáo mô tả việc tượng Loại báo cáo có nội dung phong phú đa dạng nên khơng thể có mẫu thống

- Căn vào nội dung báo cáo:

+ Báo cáo công tác: bao gồm báo cáo sơ kết báo cáo tổng kết

Báo cáo sơ kết: báo cáo cơng việc cịn tiếp diễn nhằm rút học kinh nghiệm để bổ sung cho công việc tới

Báo cáo tổng kết: Là loại báo cáo cơng việc hồn thành

+ Báo cáo chung: Là báo cáo đề cập khái quát đến mặt vấn đề liên quan chi phối toàn hoạt động đơn vị suốt thời gian hay chiến dịch công tác cụ thể

+ Báo cáo chuyên đề: Khác với báo cáo chung, báo cáo chuyên đề sâu vào vấn đề đó, chí phần vấn đề thường có tác dụng chi phối đến nhiều vấn đề khác

+ Báo cáo thực tế: Là báo cáo mơ tả tình hình thực tế để minh hoạ hay chứng minh cho nhận định, kết luận hay làm sở cho giải pháp vấn đề cụ thể Ngồi báo cáo thực tế tường trình kết quả, thu nhận sau chuyến công tác xâm nhập thực tế

 Bố cục báo cáo

PHẦN NỘI DUNG Ô SỐ GHI CHÚ

MỞ ĐẦU

Quốc hiệu, Cơ quan chủ quản quan ban hành văn bản, Số ký hiệu văn bản; Ngày, tháng địa điểm soạn thảo văn

1, 2, 3, 4 Tên loại trích yếu nội dung báo cáo 5a

NỘI DUNG Nội dung báo cáo 6

PHẦN KẾT

Quyền hạn, chức vụ, họ tên, chữ ký người có thẩm quyền ban hành

7a, 7b, 7c

Dấu quan 8

Nơi nhận lưu 9b

Ký hiệu người đánh máy số ban hành 13 Bảng 4.3 Bố cục báo cáo

67 Sơ đồ 4.4 Bố trí thành phần thể thức báo cáo (trên giấy A4)

f Cách thức soạn thảo nội dung báo cáo

Để viết báo cáo phải tuân theo quy trình soạn thảo nêu trên, nội dung phải xác định mục đích, yêu cầu báo cáo: thường kỳ hay bất thường, báo cáo sơ kết, tổng kết hay chuyên đề để có cách viết cho phù hợp vế bố cục nội dung Ngoài phần tiêu đề, tên quan, tên báo cáo, phần nội dung báo cáo thường gồm:

- Phần đặt vấn đề: Có thể nêu nhiệm vụ chức cơquan đơn vị Đồng thời nêu điều kiện, hồn cảnh có ảnh hưởng lớn đến việc thực nhiệm vụ

68 việc làm chưa làm được, đánh giá ưu khuyếtđiểm tìm nguyên nhân khách quan, chủ quan kết tồn

- Phần kết thúc vấn đề: Nêu phương hướng, nhiệm vụ để tiếp tục giải quyết, biện pháp tổ chức thực hiện, kiến nghị với cấp vấn đề có liên quan

g Mẫu báo cáo

Mẫu báo cáo lên đơn vị cấp

TÊN CQ CẤP TRÊN CỘNG HOÀ XÃ HỘI CHỦ NGHĨA VIỆT NAM

TÊN CQ BAN HÀNH VB Độc lập - Tự - Hạnh phúc Số:…

Địa danh, ngày…tháng…năm…

BÁO CÁO Về việc:……… Kính gửi:……… - Đặc điểm tình hình chính, lý báo cáo

- Nêu nội dung báo cáo

- Nêu thuận lợi, khó khăn - Nêu kiến nghị, đề xuất Trân trọng báo cáo

Nơi nhận: TRƯỞNG ĐƠN VỊ BÁO CÁO

- ……; (Chữ ký, dấu) - Lưu VT Nguyễn Văn A

Báo cáo tổng kết công tác năm quan, đơn vị

TÊN CQ CẤP TRÊN CỘNG HOÀ XÃ HỘI CHỦ NGHĨA VIỆT NAM

TÊN CQ BAN HÀNH VB Độc lập - Tự - Hạnh phúc Số:…

Địa danh, ngày…tháng…năm…

BÁO CÁO

Về việc tổng kết công tác năm…

69 - Nêu nhiệm vụ, kế hoạch đề phải thực năm sở nhiệm vụ, chức quan, đơn vị

- Nêu khó khăn, thuận lợi việc tổ chức thực nhiệm vụ năm II Nội dung

- Kiểm điểm công việc làm - Nêu nhiệm vụ chưa thực

- Đánh kết công việc làm được, chưa làm được, học kinh nghiệm, nêu điển hình tiên tiến

III Phương hướng, nhiệm vụ năm sau - Xác định rõ mục tiêu cần đạt

- Những nhiệm vụ cụ thể để đạt mục tiêu đề - Các biện pháp cần áp dụng để thực nhiệm vụ IV Kiến nghị lên cấp

Nhằm tạo điều kiện hỗ trợ cho việc thực phương hướng, nhiệm vụ năm sau như:

- Đề nghị tổ chức, nhân - Đề nghị chế, sách - Đề nghị sở vật chất… V Kết luận

Nơi nhận: GIÁM ĐỐC - ……; (Chữ ký, dấu) - ……;

- Lưu VT Nguyễn Văn A

4.3.3.5 Kỹ thuật soạn thảo định a. Khái niệm

Quyết định loại hình văn dung để quy định hay định chế độ, sách (quyết định quy phạm pháp luật) áp dụng chế độ sách lần cho đối tượng cụ thể (quyết định hành cá biệt)

b Phân loại định

- Quyết định quy phạm pháp luật: định ban hành quy định chủ trương, thể lệ, nhiệm vụ, quyền hạn tổ chức máy

70 + Quyết định ban hành chế độ sách quan, đơn vị ban hành chế độ công tác, nội quy hoạt động,…

+ Quyết định công tác tổ chức nhân sự, lao động tiền lương bao gồm định tiếp nhận, tăng lương, kỷ luật, cho việc, bổ nhiệm, điều động cán bộ, nhân viên…

+ Quyết định vệc thực quy định quản lý sản xuất, kinh doanh, quản lý tài sản lý, kiểm kê, cấp phát vật tư tài sản

Thẩm quyền ban hành định

- Đối với định quy phạm pháp luật, thẩm quyền đượcquy định cụ thể Luật ban hành văn quy phạm pháp luật năm 1996

- Đối với định áp dụng quy phạm pháp luật, thẩm quyền ban hành tư cách pháp nhân quan, doanh nghiệp

c Bố cục định

PHẦN NỘI DUNG Ô SỐ GHI

CHÚ

MỞ ĐẦU

Quốc hiệu, Cơ quan chủ quản quan ban hành văn bản, Số ký hiệu văn bản; Ngày, tháng địa điểm soạn thảo văn

1, 2, 3, 4 Tên loại trích yếu nội dung định 5a NỘI

DUNG Nội dung định 6

PHẦN KẾT

Quyền hạn, chức vụ, họ tên, chữ ký người có thẩm quyền ban hành

7a, 7b, 7c

Dấu quan 8

Nơi nhận lưu 9b

71

d Sơ đồ bố trí thành phần thể thức định giấy A4

Sơ đồ 4.6 Bố trí thành phần thể thức định (trên giấy A4)

e Cách thức soạn thảo nội dung định

Nội dung định bao gồm hai phần: phần ban hành định phần nội dung điều chỉnh

Phần ban hành định

- Căn pháp lý: dung để ban hành định bao gồm thẩm quyền

cứ áp dụng

+ Căn thẩm quyền: cần phải đưa vào định số nguyên tắc dùng để chứng minh quyền chủ thể pháp nhân ban hành văn nhằm điều chỉnh mối quan hệ phạm vi chức quyền hạn

+ Căn áp dụng: phần nêu sở pháp lý sử dụng nội dung điều chỉnh

72 Phần nội dung điều chỉnh

Soạn thành điều khoản khác thể mệnh lệnh yêu cầu quan, doanh nghiệp Số lượng điều phụ thuộc vào nội dung đối tượng điều chỉnh Tuy nhiên, mối định phải có điều: điều trình bày nội dung điều chỉnh, điều nêu điều khoản thi hành

- Quyết định thành lập quan có điều:

Điều Nêu hành vi điều chỉnh, đối tượng điều chỉnh, mức độ điều chỉnh Điều Nêu vấn đề kèm theo thực điều chỉnh (quy định chức năng, nhiệm vụ quan thành lập)

Điều Điều khoản thi hành (tên đơn vị chịu trách nhiệm thi hành định) Điều Thời điểm định có hiệu lực./

- Quyết định bổ nhiệm, điều động, việc có điều:

Điều Nêu hành vi điều chỉnh (tiếp nhận điều động), đối tượng điều chỉnh (ơng, bà…), mức độ điều chình (đến nhận công tác tại…) thời gian điều chỉnh (kể từ ngày nào)

Điều Nêu vấn đề kèm theo thực điều chỉnh (quy định quyền lợi (lương, phụ cấp)

Điều Điều khoản thi hành (tên đơn vị, cá nhân chịu trách nhiệm thi hành định)

- Quyết định tăng lương, ban hành sách, cấp vật tư có điều:

Điều Nêu hành vi điều chỉnh (tăng lương), đối tượng điều chỉnh (ông, bà…), mức độ điều chình (từ …đến …) thời gian điều chỉnh (kể từ ngày nào)

Điều Điều khoản thi hành (tên đơn vị, cá nhân chịu trách nhiệm thi hành định)

f Một số mẫu định

Mẫu 1:

TÊN CQ CẤP TRÊN CỘNG HOÀ XÃ HỘI CHỦ NGHĨA VIỆT NAM

TÊN CQ BAN HÀNH VB Độc lập - Tự - Hạnh phúc

Số:…/QĐ-… Địa danh, ngày…tháng…năm…

QUYẾT ĐỊNH

Về việc tiếp nhận điều động cán nhân viên THẨM QUYỀN BAN HÀNH

73 Căn Quyết định Số:…/QĐ- ngày…tháng…năm…của việc tiếp nhận điều động cán nhân viên công tác quan;

Xét yêu cầu công tác khả cán nhân viên; Theo đề nghị ông Trưởng phòng Tổ chức cán bộ,

QUYẾT ĐỊNH:

Điều Tiếp nhận điều động ông (bà)… đến nhận cơng tác Phịng… thuộc quan… kể từ ngày…tháng…năm…(hành vi điều chỉnh, đối tượng điều chỉnh, mức độ điều chỉnh thời gian điều chỉnh)

Điều Ông (bà)… hưởng lương khoản phụ cấp… kể từ ngày… tháng… năm…(nguyên tắc giải quyền lợi…)

Điều Các ơng (bà) Trưởng phịng Tổ chức cán bộ, Trưởng phịng kế tốn Tài vụ ông (bà)… chịu trách nhiệm thi hành định này./ (tên đơn vị, cá nhân chịu trách nhiệm thi hành)

Nơi nhận: QUYỀN HẠN, CHỨC VỤ NGƯỜI KÝ

- ……; (Chữ ký, dấu) - Lưu VT

Nguyễn Văn A Mẫu 2:

TÊN CQ CẤP TRÊN CỘNG HOÀ XÃ HỘI CHỦ NGHĨA VIỆTNAM

TÊN CQ BAN HÀNH VB Độc lập - Tự - Hạnh phúc

Số:…/QĐ-… Địa danh, ngày…tháng…năm…

QUYẾT ĐỊNH

Về việc cho cán nhân viên việc THẨM QUYỀN BAN HÀNH

Căn Quyết định Số:…/QĐ- ngày…tháng…năm…của việc thành lập quan; Căn Quyết định Số:…/QĐ- ngày…tháng…năm…của việc quy định phân công, phân cấp quản lý cán bộ;

Xét đơn xin nghỉ việc ông (bà), cán nhân viên; Xét q trình tham gia cơng tác từ ngày… tháng… năm…; Theo đề nghị ông Trưởng phòng Tổ chức cán bộ,

QUYẾT ĐỊNH:

74 Điều Ông (bà)… hưởng trợ cấp việc là… tháng lương khoản phụ cấp khác (nếu có) theo chế độ hành

Điều Các ông (bà) Trưởng phịng Tổ chức cán bộ, Trưởng phịng kế tốn Tài vụ, Trưởng đơn vị (bộ phận nơi cán nhân viên công tác) ông (bà)… chịu trách nhiệm thi hành định này./

Nơi nhận: QUYỀN HẠN, CHỨC VỤ NGƯỜI KÝ

- ……; (Chữ ký, dấu) - Lưu VT

Nguyễn Văn A Mẫu 3:

TÊN CQ CẤP TRÊN CỘNG HOÀ XÃ HỘI CHỦ NGHĨA VIỆTNAM

TÊN CQ BAN HÀNH VB Độc lập - Tự - Hạnh phúc

Số:…/QĐ-… Địa danh, ngày…tháng…năm…

QUYẾT ĐỊNH

Về việc xử lý kỷ luật cán nhân viên THẨM QUYỀN BAN HÀNH

Căn Quyết định Số:…/QĐ- ngày…tháng…năm…của việc thành lập quan; Căn Quyết định Số:…/QĐ- ngày…tháng…năm…của việc xử lý kỷ luật trách nhiệm vật chất người lao động;

Xét tính chất mức độ vi phạm ơng (bà)… việc…; Theo đề nghị ơng Trưởng phịng tổ chức - cán bộ,

QUYẾT ĐỊNH:

Điều Thi hành kỷ luật ông (bà)… giữ chức vụ… Phịng… thuộc quan… hình thức…

Điều Quyết định có hiệu lực kể từ ngày ký Các ơng (bà) Trưởng phịng Tổ chức cán bộ, Trưởng phịng ban có liên quan ông (bà)… chịu trách nhiệm thi hành định này./

Nơi nhận: QUYỀN HẠN, CHỨC VỤ NGƯỜI KÝ

- ……; (Chữ ký, dấu)

75  Mẫu 4:

TÊN CQ CẤP TRÊN CỘNG HOÀ XÃ HỘI CHỦ NGHĨA VIỆTNAM

TÊN CQ BAN HÀNH VB Độc lập - Tự - Hạnh phúc

Số:…/QĐ-… Địa danh, ngày…tháng…năm…

QUYẾT ĐỊNH

Về việc nâng bậc lương cho cán nhân viên THẨM QUYỀN BAN HÀNH

Căn Quyết định Số:…/QĐ- ngày…tháng…năm…của việc thành lập quan; Căn Luật Lao động …ngày…tháng…năm…;

Căn Biên Số:…/BB- ngày… tháng… năm…của…; Theo đề nghị ơng Trưởng phịng tổ chức - cán bộ,

QUYẾT ĐỊNH:

Điều Nay tăng lương cho ông (bà)… giữ chức vụ … phòng ban … từ… lên…, kể từ ngày … tháng… năm…

Điều Các ông (bà) Trưởng phòng Tổ chức cán bộ, Trưởng phòng Kế tốn Tài vụ ơng (bà)… chịu trách nhiệm thi hành định này./

Nơi nhận: QUYỀN HẠN, CHỨC VỤ NGƯỜI KÝ

- ……; (Chữ ký, dấu) - Lưu VT

Nguyễn Văn A

4.3.3.6 Kỹ thuật soạn thảo hợp đồng a. Khái niệm

Hợp đồng thoả thuận cá nhân, tổ chức lời nói, hành vi, văn bản,… Trong đó, hai bên xác lập quan hệ pháp lý quyền nghĩa vụ nhằm thoả mãn nhu cầu lợi ích

b. Phân loại hợp đồng

- Hợp đồng dân sự: hợp đồng đáp ứng nhu cầu sinh hoạt, tiêu dùng cá nhân hay tập thể cá nhân

76 dụng tiến khoa học kỹ thuật thỏa thuận khác có mục đích kinh doanh với quy định rõ ràng quyền nghĩa vụ bên để xây dựng thực kế hoạch

- Hợp đồng thương mại là hình thức pháp lý hành vi thương mại, thỏa thuận hai hay nhiều bên (ít bên phải thương nhân chủ thể có tư cách thương nhân) nhằm xác lập, thay đổi, chấm dứt quyền nghĩa vụ các bên việc thực hoạt động thương mại

Căn Hợp đồng dân Hợp đồng kinh tế Hợp đồng thương mại

Chủ thể

- Cá nhân có lực, đủ hành vi dân

- Pháp nhân - Hộ gia đình - Tổ hợp tác

- Pháp nhân

- Cá nhân có đăng ký kinh doanh (trong có bên pháp nhân)

- Thương nhân

- Người khác (trong có bên thương nhân)

Mục đích

Tiêu dùng Kinh doanh (cả hai bên hướng tới kinh doanh)

- Kinh doanh

- Tiêu dùng (chỉ cần bên hướng tới kinh doanh)

Hình thức

- Lời nói - Văn - Hành vi cụ thể

Văn - Lời nói

- Văn - Hành vi cụ thể Bảng 4.5 Phân biệt loại hợp đồng

c. Điều kiện hợp đồng

Đề văn cơng nhận hợp đồng cần phải có đủ bốn điều kiện sau đây:

- Sự ưng thuận: sở hợp đồng đồng ý, lịng cách tự nguyện, khơng ai, quan, doanh nghiệp quyền ép buộc đối tác khác phải ký kết hợp đồng với

- Người ký kết hợp đồng phải có đủ lực pháp lý - Đối tượng: cam kết điều gì, việc phải bàn giao

77

d. Bố cục hợp đồng

PHẦN NỘI DUNG Ô SỐ GHI CHÚ

MỞ ĐẦU Quốc hiệu, Tên loại trích yếu nội dung văn

bản, Số ký hiệu văn 1, 2, 3,

NỘI DUNG

Căn ký kết 4

Ngày, tháng địa điểm soạn thảo văn 5

Các bên tham gia ký kết 6

Nội dung thỏa thuận hợp đồng 7 PHẦN

KẾT

Số nhân hợp đồng 8

Chữ ký đại diện hai bên, dấu 9 Bảng 4.6 Bố cục hợp đồng

e. Sơ đồ bố trí thành phần thể thức báo cáo giấy A4

78

f Cách thức soạn thảo hợp đồng

Một hợp đồng thường có ba phần:

- Phần cứ: gồm pháp lý thực tế

+ Căn pháp lý: Nêu văn quy phạm pháp luật làm sở pháp lý cho hợp đồng

+ Căn thực tế: Trao đổi chủ thể để thiết lập giao kết có tính chứng pháp lý

- Phần xác lập chủ thể giao kết:

+ Nêu bên giao kết, phân định vị trí giao kết

+ Nêu thông tin liên quan đến chủ thể giao kết (địa chỉ, chức vụ, tài khoản, mã số thuế…)

- Phần nội dung thỏa thuận giao kết: thực thông qua điều khoản + Điều khoản chủ yếu: Bắt buộc phải ghi vào hợp đồng nguyên tắc, nội dung thoả thuận bên (thời gian, đối tượng, số lượng, chất lượng, chủng loại, giá cả, thời hạn phương thức toán)

+ Điều khoản tùy nghi: Hai bên tự thỏa thuận (Cách thức thực hợp đồng, yêu cầu sản phẩm, quy cách, điều kiện toán; Các điều khoản bồi hồn thiệt hại hợp đồng khơng thực hiện;…)

+ Điều khoản thông thường: Do pháp luật quy định (Phương thức nghiệm thu, đánh giá kết quả, giải tranh chấp; Các ràng buộc pháp lý cần thiết theo luật lệ hành; Các giá trị ngôn ngữ hợp đồng (nếu hợp đồng ký với nước ngoài); Thời hạn có hiệu lực hợp đồng;…)

g Mẫu hợp đồng

CỘNG HÒA XÃ HỘI CHỦ NGHĨA VIỆT NAM Độc lập - Tự - Hạnh phúc

HỢP ĐỒNG MUA BÁN HÀNG HOÁ Số:…./HĐMB

Căn Luật Thương mại năm 2005 nước Cộng hòa xã hội chủ nghĩa Việt Nam;

Căn vào nhu cầu khả hai bên, Hôm nay, ngày… tháng… năm…

Tại địa điểm:………… Chúng gồm:

BÊN BÁN (Gọi bên A):

79 - Địa chỉ:……….……… - Điện thoại:……… Tel:……… Fax……… - Tài khoản số: ……… ……… Mở ngân hàng: ……….……… - Mã số thuế:……… - Đại diện Ông (bà): ……… , Chức vụ:……… (Giấy uỷ quyền số:…do… chức vụ……ký ngày…tháng….năm…… )

BÊN MUA (Gọi bên B):

- Tên doanh nghiệp: ……… ……… - Địa chỉ:……… ……… - Điện thoại:……… Telex……… Fax……… ……… - Tài khoản số: ……… Mở ngân hàng: ……… ………… - Mã số thuế:……… ……… - Đại diện Ông (bà): ……… , Chức vụ:………… ……… (Giấy uỷ quyền số:…do… chức vụ……ký ngày…tháng….năm…… )

Hai bên thống thoả thuận nội dung hợp đồng sau: Điều Nội dung công việc giao dịch

Bên A bán cho bên B số hàng hoá sau đây:

STT Tên

hàng

Đơn vị

tính Số lượng

Đơn giá

Thành tiền

Ghi

Tổng giá trị: ……… (bằng chữ) Điều 2: Chất lượng quy cách hàng hoá

1.Chất lượng hàng … theo quy định …

2 ……… Điều 3: Bao bì ký mã hiệu

1 Bao bì làm bằng: …

2 Quy cách bao bì … cỡ … kích thước ……… Cách đóng gói : ……… Trọng lượng bì: ……… Trọng lượng tịnh: ……… Điều 4: Phương thức giao nhận

80 STT Tên

hàng

Đơn vị

tính Số lượng Đơn giá

Thành tiền

Ghi

2 Phương tiện vận chuyển chi phí vận chuyển bên … chịu Chi phí bốc xếp (mỗi bên chịu đầu ghi rõ bên chịu) Quy định trách nhiệm giao nhận hàng hố

Nếu bên mua khơng đến nhận hàng phải chịu chi phí lưu kho bãi … đồng/ngày Nếu phương tiện vận chuyển bên mua đến mà bên bán khơng có hàng giao bên bán phải chịu chi phí thực tế việc điều động phương tiện bồi thường thiết hại có

5 Khi nhận hàng, bên mua có trách nhiệm nhận phẩm chất, quy cách hàng hoá chỗ Nếu phát hàng thiếu không tiêu chuẩn chất lượng vv… lập biên chỗ, yêu cầu bên bán xác nhận Hàng khỏi kho (nếu giao hàng kho bên bán), bên bán không chịu trách nhiệm (trừ loại hàng có quy định thời hạn bảo hành)

Trường hợp giao nhận hàng theo nguyên đai, nguyên kiện, bên mua sau chở kho phát có vi phạm phải lập biên có chứng kiến xác nhận quan kiểm tra trung gian (VINACONTROL) phải gửi biên cho bên bán hạn 10 ngày, tính từ lập biên Sau 15 ngày bên bán nhận biên mà khơng có ý kiến coi chịu trách nhiệm bồi dưỡng lô hàng

Mỗi lơ hàng, giao nhận phải có xác nhận chất lượng phiếu biên kiểm nghiệm Các bên quy định hợp đồng thủ tục giấy tờ đến nhận hàng, khơng quy định hợp đồng nhận hàng, người nhận phải có đủ giấy tờ sau:

- Giấy uỷ quyền hợp pháp bên mua; - Hợp đồng mua bán hàng hoá;

- Giấy chứng minh nhân dân người uỷ quyền nhận hàng; - Hoá đơn bán hàng hoá đơn kiêm phiếu xuất kho bên bán Điều 5: Bảo hành hướng dẫn sử dụng hàng hoá

1 Bên bán có trách nhiệm bảm hành chất lượng giá trị sử dụng loại hàng … cho bên mua thời gian … tháng

2 Bên bán phải cung cấp đủ đơn vị hàng hoá giấy hướng dẫn sử dụng (nếu cần)

Điều 6: Phương thức toán

Bên A tốn cho Bên B hình thức … thời gian …

81 Điều 7: Điều khoản quyền sở hữu rủi ro

1 Quyền sở hữu hàng hoá thuộc người bán đến tận người mua toán trị giá hợp đồng (cùng với khoản tiền khác theo hợp đồng này) cách đầy đủ Trong trường hợp người bán, phân phát quyền sở hữu từ người bán, hai bên thoả thuận người mua phải cầm giữ lại thu nhập từ việc bán hàng tài khoản riêng ngân hàng thực nghiêm ngặt người uỷ thác người bán

2 Rủi ro hàng hoá cho người mua sau chúng khơng cịn thuộc quyền sở hữu người bán, hay sau chúng chuyển giao cho đại lý vận chuyển người mua cách khác để thảo thuận

Điều 8: Thế chấp, cầm cố tài sản bảo lãnh

Để bảo đảm việc toán người mua người bán hợp đồng này, người mua thực theo yêu cầu người bán biện pháp bảo đảm (theo hình thức bắt buộc đính kèm hợp đồng này) hàng hoá Người mua phải đảm bảo tất quy định cần thiết luật pháp, quy định nhà nước thủ tục khác thực đầy đủ; tất nghĩa vụ cần thiết thuế toán biện pháp cầm cố; hợp đồng áp dụng biện pháp bảo đảm đăng kí đầy đủ tại…

Điều 9: Trách nhiệm vật chất việc thực hợp đồng

Hai bên cam kết thực nghiêm túc điều khoản thoả thuận trên, không đơn phương thay đổi huỷ bỏ hợp đồng bên không thực đúng, đầy đủ đơn phương đình thực hợp đồng khơng có lý đáng (sẽ bị phạt theo quy định pháp luật hành ) bị phạt sau:

- Phạt vi phạm chất lượng, số lượng, thời gian, địa điểm, toán, bảo hành vv… (mức phạt cụ thể hai bên thoả thuận dựa khung phạt pháp luật quy định)

Điều 10: Thủ tục giải tranh chấp hợp đồng

1 Hai bên chủ động thông báo cho tiến độ thực hợp đồng Nếu có vấn đề bất lợi phát sinh bên phải kịp thời thông báo cho biết tích cực bàn bạc giải (cần lập biên ghi toàn nội dung)

2 Trường hợp bên khơng tự giải u cầu Tồán (ghi rõ Toà án nào) giải

3 Các chi phí kiểm tra, xác minh vàán phí Tồ án bên có lỗi chịu Điều 11: Các thoả thuận khác

Các điều khoản khác không ghi bên thực theo quy định hành văn pháp luật hợp đồng kinh tế

Điều 12: Hiệu lực hợp đồng

82 Hai bên tổ chức họp lập biên lý hợp đồng sau hết hiệu lực khơng q 10 ngày Bên có trách nhiệm tổ chức chuẩn bị thời gian địa điểm họp lý

Hợp đồng lập thành … bản, có giá trị nhau, bên giữ …

ĐẠI DIỆN BÊN A ĐẠI DIỆN BÊN B Chức vụ Chức vụ

(Ký tên,đóng dấu) (Ký tên,đóng dấu)

CÂU HỎI HƯỚNG DẪN ÔN TẬP, THẢO LUẬN Bài 1: Trả lời câu hỏi sau

Câu 1: So sánh văn quản lý hành Nhà nước văn khơng mang tính quyền lực Nhà nước?

Câu 2: Phân loại văn quản lý hành Nhà Nước?

Câu 3: Phân biệt văn quy phạm pháp luật, văn quản lý hành chính, văn cá biệt?

Câu 4: Vẽ lại sơ đồ bố trí thành phần thể thức văn bản ghi thành phần đó? Câu Cơng văn gì? Trình bày cách thức soạn thảo nội dung công văn?

Câu Anh/chị trình bày biểu mẫu báo cáo lên đơn vị cấp trên?

Câu Trong trường hợp tổ chức, đơn vị ban hành định hành cá biệt?

Câu Trình bày cách thức soạn thảo nội dung định?

Câu Hợp đồng kinh tế gì? Hãy phân biệt hợp đồng kinh tế với hợp đồng dân sự?

Bài 2: Lựa chọn phương án trả lời Câu 1: Quy định đánh số văn nào?

A Bắt đầu từ số 01 tính từ ngày tháng đến cuối tháng năm B Bắt đầu từ số 01 tính từ ngày tháng đến tháng cuối quý năm

C Được đánh số tùy ý

D Bắt đầu số 01 tính từ ngày đầu năm đến số cuối vào ngày cuối năm Câu 2: Đâu yêu cầu trình trình bày nội dung văn bản?

A Phù hợp với hình thức văn sử dụng;

83 D Có thể dùng từ ngữ địa phương

Câu 3: Lựa chọn phương án sai Trong trình soạn thảo văn hành chính, nội dung văn phải đảm bảo yêu cầu sau:

A Phù hợp với hình thức văn sử dụng

B Sử dụng ngôn ngữ viết, cách diễn đạt đơn giản, dễ hiểu;

C Không dùng từ ngữ địa phương từ ngữ nước ngồi khơng thực cần thiết

D Có thể viết tắt từ, cụm từ khơng thơng dụng Câu Quốc hiệu gồm dịng chữ

A.1 dòng chữ B.2 dòng chữ C.3 dòng chữ D.4 dòng chữ

Câu Văn Quy phạm pháp luật khơng có đặc điểm nào? A Do quan Nhà nước có thẩm quyền ban hành

B Được Nhà nước đảm bảo thực biện pháp cưỡng chế C Chứa đựng quy tắc xử chung mang tính bắt buộc

D Đa dạng nội dung, hình thức, chủ thể ban hành cách soạn thảo

Câu Trong loại văn đây, đâu loại văn khơng có tên loại?

A Cơng văn B Hợp đồng C Quyết định D Thông báo

Câu Trong văn đây, văn cần ghi rõ quan, cá nhân tiếp nhận văn phần đầu?

A Công văn, báo cáo B Báo cáo, thơng báo C Tờ trình, cơng văn D Tờ trình, thơng báo

Câu Loại văn dùng để đánh giá kết hoạt động phong trào, chiến dịch công tác, mô tả đầy đủ trung thực việc vừa xảy ra?

84 D Báo cáo

Câu Loại hình văn dùng để ban hành quy định chủ trương, thể lệ, nhiệm vụ, quyền hạn tổ chức máy là:

A Tờ trình B Hợp đồng

C Quyết định hành cá biệt D Quyết định quy phạm pháp luật

Câu 10 Hợp đồng dân hợp đồng ký kết nhằm mục đích: A Tiêu dùng

B Kinh doanh

C Tiêu dùng kinh doanh D Khơng nhằm mục đích

BÀI TẬP ỨNG DỤNG

Bài 1: Hãy điền phần số kí hiệu vào chỗ trống cho biết văn thuộc loại văn văn quản lý hành Nhà nước?

Đề Đáp án

Quyết định số 43 ngày 15 tháng năm 2007 Bộ Giáo dục Đào tạo việc ban hành Quy chế đào tạo đại học CĐ quy theo hệ thống tín

Quyết định số 681 ngày 15 tháng 10 năm 2010 Trường ĐH Kinh tế - Kỹ thuật Công nghiệp việc ban hành Quy chế đào tạo đại học hệ quy theo hệ thống tín

Thơng báo số 05 ngày 15 tháng 09 năm 2013 ngân hàng công thương việc tăng lãi suất tiền gửi khách hàng

85 Công văn số 03 Ủy ban nhân dân tỉnh Nghệ

An ngày 15 tháng năm 2012 việc lập danh mục thủ tục hành mẫu đơn, mẫu khai hành văn phịng soạn thảo

Tờ trình số 213 ngày 25 tháng năm 2012 Chi cục thuế Tân Bình gửi Cục thuế TP HCM việc xin kinh phí lắp đặt hệ thống phịng cháy chữa cháy

Công văn số 05 ngày 15 tháng năm 2000 Sở Tài Hà Nội việc cử cán học nâng cao trình độ

Hợp đồng mua bán gạch số 1040 ngày 28 tháng năm 2010 Công ty Cổ phần xây dựng Trung Hậu với Cơng ty Cổ phần gạch ngói Nam Định

Quyết định số 2076 Bộ Tài nguyên Môi trường việc ban hành Quy chế phân công phối hợp thực quyền, trách nhiệm, nghĩa vụ chủ sở hữu nhà nước doanh nghiệp có vốn Nhà nước Bộ Tài nguyên Môi trường quản lý

Bài 2: Phát lỗi sai sửa cho

Đề Đáp án

BỘ TÀI CHÍNH Số: 7/CV-BTC TRƯỜNG ĐẠI HỌC

ĐIỀU DƯỠNG Số: 5/2013/QĐ-ĐHĐD

86 KT.HIỆU TRƯỞNG

TRƯỞNG PHÒNG TỔ CHỨC Trần hữu mai

Nơi nhận:

- Như điều 3; - Lưu VT

Số:…/ -…

V/v tăng cường cơng tác đảm bảo an tồn trụ sở quan, đơn vị

TỜ TRÌNH

Về việc xin kinh phí xây dựng nhà văn hóa

Bài 3: Tháng năm 2019, anh Nguyễn Văn An có mảnh đất rộng 100m2 Anh có nhu cầu xây nhà mảnh đất Anh An có thuê chủ thầu xây dựng ông Phạm Văn Ngọc để thi cơng cơng trình u cầu anh An quy hoạch thiết kế thi công nhà anh sau: Thi cơng nhà khép kín tầng lệch, có gara để tơ, nhà vệ sinh, cầu thang, phòng bếp, phòng khách; kết cấu nhà khung chịu lực, móng bê tong cốt thép

87 CHƯƠNG

TỔ CHỨC CÔNG TÁC VĂN THƯ Mục đích chương

Sau học xong chương này, người học cần nắm được: - Nội dung, quy trình giải cơng tác văn thư

- Nội dung quản lý dấu 5.1 Tổng quan công tác văn thư

Công tác văn thư công việc thiếu hoạt động văn phịng Người làm cơng tác địi hỏi phải có chun mơn nghiệp vụ, phải nắm bắt xác yêu cầu công tác văn thư nhà nước quan tổ chức Ở chương này, giúp có nhìn tổng quan công việc phải làm công tác văn thư theo quy định hành nhà nước

5.1.1 Khái niệm

Theo quy định Nghị định 110/2004/NĐ-CP, ngày 8/4/2004 phủ cơng tác văn thư cơng tác văn thư bao gồm công việc soạn thảo, ban hành văn bản, quản lý văn tài liệu khác hình thành trình hoạt động quan tổ chức, quản lý sử dụng dấu công tác văn thư

Công tác văn thư áp dụng quan Nhà nước, tổ chức trị, tổ chức trị - xã hội, tổ chức xã hội, tổ chức xã hội nghề nghiệp, tổ chức kinh tế, đơn vị vũ trang nhân dân tổ chức khác

5.1.2 Vai trị cơng tác văn thư

Hiệu hoạt động văn thư ảnh hưởng trực tiếp đến hiệu hoạt động quản lý tổ chức

Công tác văn thư đảm bảo cung cấp kịp thời, đầy đủ thông tin cần thiết phục vụ nhiệm vụ quản lý, điều hành

Công tác văn thư vừa có chức đảm bảo thơng tin cho hoạt động tổ chức vừa có chức truyền đạt, phổ biến thông tin văn

Cơng tác văn thư thực tốt góp phần giải công việc tổ chức cách nhanh chóng, xác, suất chất lượng, sách, chế độ, giữ gìn bí mật quốc gia, hạn chế quan liêu giấy tờ

Công tác văn thư đảm bảo giữ lại đầy đủ chứng hoạt động tổ chức Nội dung tài liệu hình thành nhận trình giải cơng việc phản ánh xác, chân thực hoạt động tổ chức

88

5.1.3 Những yêu cầu công tác văn thư

Nhanh chóng: xây dựng văn bản, giải văn đến nhanh, kịp thời góp phần vào giải nhanh chóng cơng việc quan

Chính xác: xác nội dung, nội dung văn ban hành không trái với văn quy phạm pháp luật văn quan cấp (tức đảm bảo tính pháp lý tuyệt đối) dẫn chứng nêu phải xác, số liệu đầy đủ, luận rõ ràng

Chính xác hình thức: văn phải soạn thảo thể thức hình thức văn theo quy định pháp luật (chính xác quy trình kĩ thuật), quy trình nghiệp vụ cơng tác văn thư thực quy định pháp luật

Bí mật: bảo mật phận văn thư chuyên trách bí mật nội dung văn đến, giải văn hay từ công đoạn ban hành văn việc lưu văn

Hiện đại: đại hóa khâu công tác văn thư việc ứng dụng cơng nghệ thơng tin sử dụng máy móc thiết bị văn phòng đại

5.1.4 Nhiệm vụ văn thư

Tất công văn giấy tờ phải xử lý sơ quản lý thống theo quy định hành Nhà nước, ngành, địa phương đơn vị

Điều Điều lệ công tác công văn giấy tờ công tác lưu trữ ban hành kèm theo Nghị định Chính phủ số 142 - CP ngày 28/9/1963 quy định cơng việc công tác văn thư là:

a)Nhận vào sổ công văn

b)Xem xét phân phối công văn đến, theo dõi giải công văn c)Nghiên cứu công văn khởi thảo công văn

d)Sửa chữa dự thảo duyệt thảo

e)Đánh máy công văn, xem lại đánh máy, ký công văn f) Vào sổ gửi công văn

g)Làm sổ ghi chép tài liệu h)Làm loại biên

i) Lập hồ sơ nộp lưu hồ sơ, lưu trữ tài liệu

Một doanh nghiệp vào hoạt động phải triển khai việc quản lý hồ sơ tài liệu với giai đoạn làm tốt công văn đi, công văn đến Nhất thiết không để ùn đống tài liệu lại, mát tài liệu, gây cản trở công việc, kẻ xấu dễ lợi dụng

Tất công văn, tài liệu đến doanh nghiệp phương tiện khác nhau, phải qua văn thư đăng ký vào sổ để quản lý thống

89 Các sổ ghi chép đăng ký công văn đi, công văn đến sổ cái, phải trưởng phòng hành doanh nghiệp quản lý chặt chẽ, bao gồm từ mẫu cột đăng ký, đánh số trang, đóng dấu giáp lai, ghi chép cập nhật, khoá sổ theo định kỳ Các sổ ghi chép khoá sổ phải lưu giữ theo thời gian quy định

Công văn đến, công văn phải xử lý khẩn trương, nhanh chóng ngày, xác giữ bí mật, bảo đảm hoạt động, điều hành thông suốt doanh nghiệp 5.2 Qui trình giải cơng tác văn thư

5.2.1 Giải văn đến a Khái niệm văn đến

Tất loại văn bản, bao gồm văn quy phạm pháp luật, văn hành văn chuyên ngành (kể Fax, văn chuyển qua mạng văn mật) đơn, thư gửi đến quan, tổ chức gọi chung văn đến

b Nguyên tắc quản lý văn đến

- Các văn đến phải tập trung phận văn thư quan, tổ chức - Văn đến phải tổ chức, giải kịp thời, xác thống Văn

bản đến thuộc ngày phải đăng kí, phát hành chuyển giao ngày, chậm ngày làm việc

- Văn đến có dấu mức độ mật phải người có trách nhiệm bóc xử lý

- Văn mức độ khẩn phải đăng kí, trình chuyển giao sau nhận

c Quy trình giải văn đến Bước 1: Tiếp nhận, đăng kí văn đến

 Tiếp nhận văn đến

Khi tiếp nhận văn chuyển đến từ nguồn, cán văn thư quan tổ chức người giao nhiệm vụ tiếp nhận văn đến trường hợp văn chuyển đến làm vào ngày nghỉ, phải kiểm tra sơ số lượng tình trạng bì, nơi nhận, dấu niêm phong (nếu có) văn mật đến, phải kiểm tra, đối chiếu với nơi gửi trước nhận kí nhận

Nếu phát thiếu bì, tình trạng bì khơng cịn ngun vẹn văn chuyển đến muộn thời gian ghi bì (đối với bì văn có đóng dấu“hỏa tốc”hẹn giờ), phải báo cáo cho người giao trách nhiệm giúp người đứng đầu quan, tổ chức quản lý công tác văn thư, trường hợp cần thiết phải lập biên với người đưa văn

90 phát có sai sót phải kịp thời thơng báo cho nơi gửi báo cáo người giao trách nhiệm xem xét giải

 ii) Phân loại sơ bộ, bóc bì văn đến: sau tiếp nhận bì văn đến phân loại sơ xử lý sau

Loại khơng bóc bì bao gồm bì văn gửi cho tổ chức Đảng, đoàn thể quan, tổ chức bì văn gửi đích danh người nhận, chuyển tiếp cho nơi nhận Đối với bì văn gửi đích danh người nhận văn liên quan đến công việc chung quan tổ chức nhân viên nhận văn có trách nhiệm chuyển cho văn thư để đăng kí

Loại cán văn thư bóc bì: bao gồm tất loại bì cịn lại, trừ bì văn có đóng dấu chữ kí hiệu cáo độ mật (bì văn mật)

Đối với văn mật, việc bóc bì thực theo quy định bảo vệ bí mật Nhà nước quy định cụ thể quan, tổ chức

Khi bóc bì văn cần lưu ý:

- Những bì có đóng dấu khẩn cần bóc trước để giải kịp thời

- Không gây hư hại văn bì, khơng làm số, kí hiệu văn bản, địa quan gửi dấu bưu điện, cần sốt lại bì, tránh để sót văn

- Đối chiếu số, kí hiệu ghi ngồi bì với số, kí hiệu văn bì, trường hợp phát có sai sót, cần thơng báo cho nơi gửi biết để giải

- Nếu văn đến có kèm theo phiếu gửi phải đối chiếu văn bì với phiếu gửi gửi trả lại cho nơi gửi văn

- Đối với đơn, thư khiếu nại, tố cáo văn cần kiểm tra, xác minh điểm văn mà ngày nhận cách xa ngày tháng văn vần giữ lại bì đính kèm với văn để làm chứng

 Đóng dấu“Đến”, ghi số ngày đến

Văn đến quan tổ chức phải đăng kí tập trung văn thư, trừ loại văn đăng kí riêng theo quy định pháp luật quy định cụ thể quan, tổ chức hoác đơn, chứng từ kế toán

Tất văn đến thuộc diện đăng kí văn thư phải đóng dấu “Đến”, ghi số đến ngày đến (kể đến trường hợp cần thiết) Đối với văn Fax vần chụp lại trước đóng dấu “Đến” Đối với văn đến chuyển phát qua mạng, trường hợp cần thiết in làm thủ tục đóng dấu “Đến”

Đối với văn đến khơng thuộc diện đăng kí văn thư khơng phải đóng dấu “Đến” mà chuyển cho đơn vị cá nhân có trách nhiệm theo dõi, giải

91 Dấu “Đến”

 Đăng kí văn đến

Văn đến đăng kí vào sổ đăng kí văn sở liệu văn đến máy vi tính

 Đăng kí văn đến sổ thực sau:

- Lập sổ đăng kí văn đến: tùy theo số lượng văn đến hàng năm, quan tổ chức quy định cụ thể việc lập loại sổ đăng kí cho phù hợp

Đối với quan, tổ chức tiếp nhận 2000 văn đến năm cần lập loại sổ sau:

 Sổ đăng kí văn đến (dùng để đăng kí tất loại văn bản, trừ văn mật)

 Sổ đăng kí văn mật đến

Đối với quan tổ chức tiếp nhận từ 2000 đến 5000 văn đến năm, nên lập loại sổ sau:

 Sổ đăng kí văn đến Bộ, ngành, quan Trung ương  Sổ đăng kí văn đến quan tổ chức khác

 Sổ đăng kí văn mật đến

Đối với quan tổ chức tiếp nhận 5000 văn đến năm vần lập sổ đăng kí chi tiết hơn, theo dõi số nhóm quan giao dịch định sổ đăng kí văn mật đến

Những quan, tổ chức hàng năm tiếp nhận nhiều thư khiếu nại, tố cáo lập sổ đăng kí đơn, thư riêng, trường hợp số lượng đơn, thư khơng nhiều nên sử dụng sổ đăng kí văn đến để đăng kí Đối với quan tổ chức hàng năm tiếp nhận, giải số lượng lớn u cầu dịch vụ hành cơng yêu cầu, đề nghị khác quan tổ chức cơng dân cần lập thêm sổ đăng kí yêu cầu dịch vụ theo quy định pháp luật

- Đăng kí văn đến

 Đăng kí văn máy vi tính sử dụng chương trình quản lý văn Việc đăng kí (cập nhật) văn đến vào sở liệu văn đến thực theo hướng dẫn sử dụng chương trình phần mềm quản lý văn quan tổ chức cung cấp chương trình phần mềm

TÊN CƠ QUAN, TỔ CHỨC ĐẾN Số:

92  Khi đăng kí văn cần bảo đảm rõ ràng, xác khơng viết bút chì, bút mực đỏ, khơng viết tắt từ cụm từ không thông dụng

Bước 2: Trình chuyển giao văn đến

 Trình văn đến

Sau đăng kí, văn đến phải kịp thời trình cho người đứng đầu quan, tổ chức người người đứng đầu quan, tổ chức giao trách nhiệm xem xét cho ý kiến phân phối, đạo giải

Người có thẩm quyền, vào nội dung văn đến, quy chế làm việc quan, tổ chức, chức nhiệm vụ kế hoạch công tác giao cho đơn vị cá nhân, cho ý kiến phân phối văn bản, ý kiến đạo giải (nếu có) thời hạn giải văn (trong trường hợp cần thiết)

Đối với văn đến liên quan đến nhiều đơn vị nhiều cá nhân cần xác định rõ đơn vị cá nhân chủ trì, đơn vị cá nhân tham gia thời hạn giải đơn vị, cá nhân (nếu cần)

Ý kiến phân phối văn ghi vào mục “chuyển” dấu “Đến” Ý kiến đạo giải (nếu có) thời hạn giải văn đến (nếu có) cần ghi vào phiếu riêng

Sau có ý kiến phân phối, ý kiến đạo giải (nếu có) người có thẩm quyền, văn đến chuyển trở lại văn thư để đăng kí bổ sung vào số đăng kí văn đến, sổ đăng kí đơn, thư (trong trường hợp đơn thư vào sổ đăng kí riêng) vào trường hợp tương ứng sở liệu văn đến

 Chuyển giao văn đến

Văn đến chuyển giao cho đơn vị cá nhân giải vào ý kiến người có thẩm quyền Việc chuyển giao văn đến cần bảo đảm yêu cầu sau

- Nhanh chóng: văn cần chuyển cho đơn vị cá nhân có trách nhiệm giải ngày, chậm ngày làm việc

- Đúng đối tượng: văn phải chuyển cho người nhận

- Chặt chẽ: chuyển giao văn bản, phải tiến hành kiểm tra, đối chiếu người nhận văn phải kí nhận, văn đến có đóng dấu “thượng khẩn” “hỏa tốc” (kể “hỏa tốc” hẹn giờ) cần ghi rõ thời gian chuyển

Cán văn thư đơn vị người thủ trưởng đơn vị giao trách nhiệm, sau tiếp nhận văn đến, phải vào sổ đăng kí đơn vị, trình thủ trưởng đơn vị xem xét cho ý kiến phân phối, ý kiến đạo giải (nếu có) Căn vào ý kiến thủ trưởng đơn vị, văn đến chuyển cho cá nhân trực dõi, giải

93 tháng, năm đăng kí Fax, văn chuyển qua mạng) chuyển cho đơn vị cá nhân nhận Fax văn chuyển qua mạng

Tùy theo số lượng văn đến hàng năm, quan, tổ chức định việc lập sổ chuyển giao văn đến theo hướng đẫn sau:

- Đối với quan, tổ chức tiếp nhận 2000 văn đến năm nên sử dụng sổ đăng kí văn đến để chuyển giao văn

- Những quan, tổ chức tiếp nhận 2000 văn đến năm cần lập sổ chuyển giao văn đến

Bước 3: Giải theo dõi, đôn đốc việc giải văn đến

 Giải văn đến

Khi nhận văn đến, đơn vị, cá nhân có trách nhiệm giải kịp thời theo thời hạn pháp luật quy định theo quy định cụ thể quan, tổ chức văn đến có đóng dấu độ khẩn, phải giải khẩn trương, không chậm trễ

Khi trình người đứng đầu quan, tổ chức cho ý kiến đạo giải quyết, đơn vị, cá nhân cần đính kèm phiếu giải văn đến có ý kiến đề xuất đơn vị, cá nhân Đối với văn đến có liên quan đến đơn vị cá nhân khác, đơn vị cá nhân chủ trì giải cần gửi văn văn (kèm theo phiếu giải văn đến có ý kiến đạo giải người có thẩm quyền) để lấy ý kiến đơn vị, cá nhân Khi trình người đầu quan tổ chức xem xét, định, đơn vị cá nhân chủ trì phải trình kèm văn tham gia ý kiến đơn vị, cá nhân có liên quan

 Theo dõi, đơn đốc việc giải văn đến

Tất văn đến có ấn định thời gian giải theo quy định pháp luật quy định quan, tổ chức phải theo dõi, đôn đốc thời hạn giải

Trách nhiệm theo dõi, đôn đốc việc giải văn đến

- Người giao trách nhiệm có nhiệm vụ theo dõi, đôn đốc đơn vị, cá nhân giải văn đến theo thời hạn quy định

- Căn quy định cụ thể quan, tổ chức, cán văn thư có nhiệm vụ tổng hợp số liệu văn đến, bao gồm tổng số văn đến, văn đến giải quyết, văn đến đến hạn chưa giải để báo cáo cho người giao trách nhiệm Trường hợp quan, tổ chức chưa ứng dụng máy vi tính để theo dõi việc giải văn đến cán văn thư cần lập sổ để theo dõi việc giải văn đến

94

5.2.2 Giải văn a Khái niệm văn

Tất loại văn bản, bao gồm văn quy phạm pháp luật văn hành văn chuyên ngành (kể văn văn bản, văn lưu chuyển nội văn mật) quan, tổ chức phát hành gọi chung văn

b Nguyên tắc quản lý văn

Tất văn phải kiểm tra nội dung thể thức trước gửi Văn khẩn cần hoàn thành thủ tục phát hành chuyển phát sau văn ký

c Quy trình giải văn

Bước 1: Kiểm tra thể thức, hình thức kỹ thuật trình bày ghi số ngày, tháng của văn

 Kiểm tra thể thức, hình thức, kĩ thuật trình bày văn bản

Trước thực công việc để phát hành văn bản, cán văn thư cần kiểm tra lại thể thức, hình thức kĩ thuật trình bày văn bản, phát có sai sót, phải kịp thời báo cáo người giao trách nhiệm xem xét giải

 Ghi số ngày, tháng văn

- Ghi số văn bản: Tất văn quan tổ chức, trừ trường hợp pháp luật có quy định khác, đánh số theo hệ thống số chung quan, tổ chức văn thư thống quản lý Việc đánh số văn quy phạm pháp luật văn hành thực theo quy định pháp luật quan, tổ chức ban hành, cụ thể sau:

 Đối với quan tổ chức ban hành 500 văn năm đánh số đăng kí chung cho tất loại văn hành

 Những quan tổ chức ban hành từ 500 – 2000 văn năm, lựa chọn phương pháp đánh số đăng kí hỗn hợp, vừa theo loại văn hành (áp dụng số loại văn định (cá biệt), thị (cá biệt), giấy giới thiệu, giấy đường ), vừa theo nhóm văn định (nhóm văn có ghi tên loại chương trình, kế hoạch, báo cáo nhóm công văn)

 Đối với quan tổ chức ban hành 2000 văn năm nên đánh số đăng kí riêng theo loại văn hành Văn mật đánh số đăng kí riêng

- Ghi ngày, tháng văn

Bước 2: Đóng dấu quan dấu mức độ khẩn, mật

 Đóng dấu quan: việc đóng dấu lên chữ kí lên phụ lục kèm theo văn thực sau :

95 - Khi đóng dấu lên chữ kí dấu đóng phải trùm lên khoảng 1/3 chữ kí phía bên trái

- Việc đóng dấu lên phụ lục kèm theo văn người kí văn định dấu đóng lên trang đầu trùm lên phần tên quan, tổ chức tên phụ lục

- Việc đóng dấu giáp lai, đóng dấu văn bản, tài liệu chuyên ngành thực theo quy định Bộ trưởng, Thủ trưởng quan quản lý ngành Việc đóng dấu giáp lai văn bản, tài liệu chuyên ngành phụ lục kèm theo đóng vào khoảng mép phải văn phụ lục văn bản, trùm lên phần tờ giấy

 Đóng dấu độ khẩn, mật

Việc đóng dấu độ khẩn “Hỏa tốc” (kể “Hỏa tốc hẹn giờ”), “Thượng khẩn”, “Khẩn” văn thực sau :

- Tùy theo mức độ cần chuyển phát nhanh, văn xác định độ khẩn theo ba mức sau : hỏa tốc, thượng khẩn khẩn

- Khi soạn thảo văn có tính chất khẩn, đơn vị cá nhân soạn thảo văn đề xuất mức độ khẩn trình người kí văn định

Căn vào danh mục bí mật Nhà nước cấp có thẩm quyền định, người đứng đầu người ủy quyền quan, tổ chức, địa phương phải có văn quy định cụ thể :

 Loại tài liệu, vật mang bí mật Nhà nước thuộc độ Tuyệt mật  Loại tài liệu, vật mang bí mật Nhà nước thuộc độ Tối mật  Loại tài liệu, vật mang bí mật Nhà nước thuộc độ Mật

Căn quy định trên, soạn thảo tài liệu có nội dung bí mật Nhà nước, người soạn thảo tài liệu phải đề xuất độ mật tài liệu, người duyệt kí tài liệu có trách nhiệm định việc đóng dấu độ mật (Tuyệt mật, Tối mật, Mật) phạm vi lưu hành tài liệu mang bí mật Nhà nước

Mẫu dấu độ mật (Tuyệt mật, Tối mật, Mật) dấu thu hồi văn có nội dung bí mật Nhà nước thực theo quy định Pháp luật bảo vệ bí mật Nhà nước

Bước : Đăng kí văn

Văn đăng kí vào sổ đăng kí văn sở liệu văn máy vi tính

 Đăng kí văn sổ

96 nhiều phần để đăng kí loại văn tùy theo phương pháp đánh số đăng kí văn mà quan, tổ chức áp dụng, cụ thể sau:

 Đối với quan tổ chức ban hành 500 văn năm nên lập hai loại sổ sau : sổ đăng kí văn (loại thường) sổ đăng kí văn mật

 Những quan tổ chức ban hành từ 500 đến 2000 văn năm lập loại sổ sau : sổ đăng kí văn quy phạm pháp luật (nếu có) định (cá biệt), thị (cá biệt) (loại thường); sổ đăng kí văn hành có ghi tên loại khác cơng văn (loại thường); sổ đăng kí văn mật

 Đối với quan tổ chức ban hành 2000 văn năm cần lập loại sổ sau: sổ đăng kí văn quy phạm pháp luật (nếu có) định (cá biệt), thị (cá biệt) (loại thường); sổ đăng kí văn hành có ghi tên loại khác (loại thường); sổ đăng kí văn mật

 Đăng kí văn máy vi tính sử dụng chương trình quản lý văn

Việc đăng kí (cập nhật) văn vảo sở liệu văn thực theo hướng dẫn sử dụng chương trình phần mềm quản lý văn quan, tổ chức cung cấp chương trình, phần mềm

Bước 4: Làm thủ tục chuyển phát theo dõi việc chuyển phát văn

 Làm thủ tục phát hành văn

- Lựa chọn bì văn bản: tùy theo số lượng, độ dày khổ giấy văn mà lựa chọn loại bì kích thước bì cho phù hợp Bì văn cần có kích thước lớn kích thước văn vào bì (ở dạng để nguyên khổ giấy gấp lại) để vào bì cách dễ dàng

Bì văn cần làm loại giấy dai, bền, khó thấm nước, khơng nhìn thấu qua có định lượng từ 80gr/m2 trở lên

- Trình bày bì viết bì

Hình dạng kích thước: bì văn in sẵn, hình chữ nhật Kích thước tối thiểu loại bì thơng dụng cụ thể sau :

 Loại bì 307mm x 220mm: dùng cho văn trình bày giấy khổ A4 vào bì dạng để nguyên khổ giấy

 Loại bì 220mm x 158mm: dùng cho văn trình bày giấy khổ A4 vào bì dạng gấp làm phần

 Loại bì 220mm x 109mm: dùng cho văn trình bày giấy khổ A4 vào bì dạng gấp làm phần

97 

Bảng 5.5 Mẫu trình bày bì văn Trong đó:

(1) Tên quan, tổ chức gửi văn (2) Địa quan, tổ chức (nếu cần) (3) Số điện thoại, Fax (nếu cần)

(4) Địa E – mail, website quan, tổ chức (nếu có) (5) Ghi số, kí hiệu văn phong bì

(6) Ghi tên quan, tổ chức đơn vị cá nhân nhận văn (7) Địa quan, tổ chức đơn vị cá nhân nhận văn (8) Biểu tượng quan, tổ chức (nếu có)

- Vào bì dán bì: tùy theo số lượng độ dày văn mà lựa chọn cách gấp văn để vào bì Khi gấp văn cần lưu ý để mặt giấy có chữ vào Khi vào bì cần tránh làm nhàu văn Khi dán bì cần lưu ý khơng để hồ dán dính vào văn bản, hồ phải dính mép bì phải dán kín khơng bị nhăn Hồ dùng để dán bì phải có độ kết dính cao, khó bóc

- Đóng dấu khẩn, dấu chữ kí hiệu độ mật dấu khác lên bì Trên bì văn khẩn phải đóng dấu độ khẩn dấu độ khẩn đóng văn bì Việc đóng dấu “chỉ người có tên bóc bì” dấu chữ kí hiệu độ mật bì văn mật thực theo quy định khoản Thông tư số 12/2002/TT – BCA (A11)

 Chuyển phát văn

- Chuyển giao trực tiếp cho đơn vị, cá nhân nội quan tổ chức tùy theo số lượng văn chuyển giao trực tiếp cho đơn vị, cá nhân nội quan, tổ chức cách tổ chức chuyển giao (được thực văn thư cán

TÊN CƠ QUAN, TỔ CHỨC (1)

ĐC : Số xx Phố Tràng Tiền Quận Hoàn Kiếm Hà Nội (2) ĐT : (+84 4) xxx xxxx Fax: (+84 4) xxx xxxx (3)

E mail : Website : (4)

Số : (5)

Kính gửi:

(6)

98 văn thư trực tiếp chuyển đến đơn vị, cá nhân), quan, tổ chức định lập sổ riêng sử dụng sổ đăng kí văn để chuyển giao văn theo hướng dẫn

 Những quan, tổ chức có số lượng văn chuyển giao nội nhiều việc chuyển giao văn thực tập trung văn thư cần lập sổ chuyển giao riêng

 Đối với quan, tổ chức có số lượng văn chuyển giao việc chuyển giao văn cán văn thư trực tiếp thực nên sử dụng số đăng kí văn để chuyển giao văn bản, cần bổ sung cột “kí nhận” vào sau cột (nơi nhận văn bản)

 Khi chuyển giao văn cho đơn vị, cá nhân nội bộ, người nhận văn phải kí nhận vào sổ

- Chuyển giao trực tiếp cho quan, tổ chức khác : tất văn cán văn thư giao liên quan, tổ chức chuyển trực tiếp cho quan, tổ chức khác phải đăng kí vào sổ Khi chuyển giao văn phải yêu cầu người nhận kí vào sổ

- Chuyển phát văn qua bưu điện: tất văn chuyển phát qua hệ thống bưu điện phải đăng kí vào sổ Khi giao bì văn bản, phải yêu cầu nhân viên bưu điện kiểm tra, ký nhận đóng dấu vào sổ (nếu có)

- Chuyển phát văn máy fax, qua mạng: trường hợp cần chuyển phát nhanh văn chuyển cho nơi nhận máy fax chuyển qua mạng sau phải gửi văn có giá trị lưu giữ

- Chuyển phát văn mật: việc chuyển phát văn mật thực theo quy định Điều 10 Điều 16 Nghị định số 33/2002/NĐ – CP quy định khoản Thông tư số 12/2002/TT - BCA

 Theo dõi việc chuyển phát văn

Cán văn thư có trách nhiệm theo dõi việc chuyển phát văn cụ thể sau

- Lập phiếu gửi để theo dõi việc chuyển phát văn bẻn theo yêu cầu người kí văn Việc xác định văn cần lập phiếu gửi đơn vị cá nhân soạn thảo văn đề xuất, trình người kí văn định

- Đối với văn có đóng dấu “Tài liệu thu hồi”, phải theo dõi, thu hồi thời hạn, nhận lại phải kiểm tra, đối chiếu để đảm bảo văn không bị thiếu thất lạc

99 - Trường hợp phát văn bị thất lạc, phải kịp thời báo cáo người giao trách nhiệm xem xét, giải

Bước 5: Lưu văn

Bản lưu văn thư có chữ kí trực tiếp người có thẩm quyền

Bản lưu văn văn thư xếp theo thứ tự đăng kí Những văn đánh số đăng kí chung xếp chung, đánh số đăng kí riêng theo loại văn theo nhóm văn xếp riêng, theo số thứ tự văn

Các quan, tổ chức cần trang bị đầy đủ phương tiện cần thiết để bảo vệ, bảo quản an toàn văn văn thư

Cán văn thư có trách nhiệm lập sổ theo dõi phục vụ kịp thời yêu cầu sử dụng lưu văn thư theo quy định pháp luật quy định cụ thể quan, tổ chức

Việc lưu giữ, bảo vệ, bảo quản sử dụng lưu văn có đóng dấu độ mật thực theo qui định pháp luật bảo vệ bí mật Nhà nước

5.3 Quản lý sử dụng dấu

5.3.1 Khái niệm hệ thống dấu Việt Nam a Khái niệm

Theo Nghị định số 99/2016/NĐ - CP ngày 01/07/2016, quy định quản lý sử dụng dấu: “Con dấu phương tiện đặc biệt quan nhà nước có thẩm quyền đăng ký, quản lý, sử dụng để đóng văn bản, giấy tờ quan, tổ chức, chức danh nhà nước.”

Theo điều 1, Nghị định số 58/2001/NĐ_CP, ngày 28/8/2001 CP quy định quản lý sử dụng dấu: dấu thể vị trí pháp lý khẳng định giá trị pháp lý văn bản, giấy tờ quan, tổ chức

b. Hệ thống dấu Việt Nam

Theo Nghị định số 99/2016/NĐ - CP ngày 01/07/2016, dấu bao gồm: dấu có hình Quốc huy, dấu có hình biểu tượng, dấu khơng có hình biểu tượng, sử dụng dạng dấu ướt, dấu nổi, dấu thu nhỏ, dấu xi

- Con dấu có hình Quốc huy dấu bề mặt có hình Quốc huy nước Cộng hòa xã hội chủ nghĩa Việt Nam

- Con dấu có hình biểu tượng dấu bề mặt có hình ảnh tượng trưng quan, tổ chức pháp luật cơng nhận quy định điều ước quốc tế mà Việt Nam thành viên

100 - Dấu ướt dấu bề mặt có nội dung thơng tin, hình thức, kích thước theo quy định, sử dụng dấu dùng chất liệu mực để đóng lên văn bản, giấy tờ in nội dung thông tin bề mặt dấu

- Dấu dấu bề mặt có nội dung thơng tin giống dấu ướt, sử dụng đóng lên văn bản, giấy tờ in nội dung thông tin bề mặt dấu

- Dấu thu nhỏ loại dấu ướt dấu có kích thước nhỏ

- Dấu xi dấu bề mặt có nội dung thơng tin giống dấu ướt, sử dụng dấu dùng chất liệu xi để đóng niêm phong in nội dung thông tin bề mặt dấu

Theo quy định khoản Điều 44 Luật Doanh nghiệp 2014, doanh nghiệp có quyền định hình thức, số lượng nội dung dấu Nội dung dấu phải thể thông tin: tên doanh nghiệp, mã số doanh nghiệp

Mẫu dấu doanh nghiệp thể hình thức cụ thể (hình trịn, hình đa giác hình dạng khác) Mỗi doanh nghiệp có mẫu dấu thống nội dung, hình thức kích thước

c Con dấu sử dụng trường hợp đặc biệt

 Con dấu độ mật

- Con dấu “Mật”

Hình chữ nhật, kích thước 20mm × 8mm, có đường viền xung quanh, bên chữ “MẬT” in hoa, nét đậm, cách đường viền 2mm

- Con dấu “Tối mật”

Hình chữ nhật, kích thước 30mm × 8mm, có đường viền xung quanh, bên chữ “TỐI MẬT” in hoa, nét đậm, cách đường viền 2mm

- Con dấu “Tuyệt mật”

Hình chữ nhật, kích thước 40mm × 8mm, có đường viền xung quanh, bên chữ “TUYỆT MẬT” in hoa, nét đậm, cách đường viền 2mm

- Con dấu thu hồi tài liệu bí mật Nhà nước

Hình chữ nhật, kích thước 80mm × 15mm, có đường viền xung quanh, bên có hai hàng chữ, hàng hàng chữ in hoa nét đậm “TÀI LIỆU THU HỒI”, hàng chữ “Thời hạn” in thường đầu hàng dấu chấm hết, chữ hàng cách đường viền 2mm

Dấu thu hồi tài liệu mang bí mật Nhà nước sử dụng trường hợp tài liệu mật phát thời gian định, người sử dụng sử dụng thời hạn nộp lại cho nơi phát tài liệu Khi đóng dấu “Tào liệu thu hồi” vào tài liệu phát ra, dòng thời hạn phải ghi rõ thời gian thu hồi tài liệu trước ngày, cụ thể

MẬT

TỐI MẬT

TUYỆT MẬT

TÀI LIỆU THU HỒI

101 - Con dấu “Chỉ người có tên bóc bì”

Hình chữ nhật, kích thước 100mm × 10mm, có đường viền xung quanh, bên hàng chữ “Chỉ người có tên bóc bì” in thường, nét đậm, cách đường viền 2mm

Dấu “Chỉ người có tên bóc bì” sử dụng trường hợp chuyển tài liệu, vật mang bí mật Nhà nước độ tuyệt mật mà người nhận bóc bì để bảo đảm bí mật tài liệu, ngồi bì ghi rõ tên người nhận, phận chuyển tài liệu phải chuyển tận tay người có tên bì

 Con dấu độ khẩn

- 30mm × 8mm “KHẨN”

- 40mm × 8mm “THƯỢNG KHẨN”

- 20mm × 8mm “HỎA TỐC” “HỎA TỐC HẸN GIỜ”

Chữ in hoa, Times New Roman, cỡ chữ 13/14, kiểu chữ đứng, in đậm đặt cân đối khung hình chữ nhật viền đứng

Dấu đóng vào số 10b Mực đóng màu đỏ tươi

d Nguyên tắc đóng dấu

- Chỉ đóng lên văn bản, giấy tờ có chữ kí cấp có thẩm quyền (khơng đóng dấu lên giấy trắng, giấy khống chỉ/ văn bản, giấy tờ chưa hồn chỉnh nội dung)

- Đóng rõ ràng, ngắn lên từ 1/3 đến 1/4 chữ kí phía bên trái Đóng dấu ngược, mờ phải hủy văn làm lại văn khác

- Chỉ người giao giữ dấu phép trực tiếp đóng dấu vào văn (thường cán biên chế thức phép giữ sử dụng dấu)

- Dấu quan đóng vào văn quan xây dựng ban hành - Đối với quan Nhà nước, khơng đóng dấu vào ngồi hành Trường hợp đặc biệt thủ tướng quan cho phép

5.3.2 Quản lý sử dụng dấu a Quản lý sử dụng dấu

Việc quản lý sử dụng dấu quan trọng Nghị định số 99/2016/NĐ - CP ngày 01/07/2016 quy định chung sau:

Con dấu sử dụng quan, đơn vị kinh tế, tổ chức xã hội, đơn vị vũ trang số chức danh khẳng định giá trị pháp lý văn bản, thủ tục quan hệ giao dịch quan, tổ chức công dân phải quản lý thống theo quy định Nghị định

102 Quy định quản lý sử dụng dấu việc quản lý sử dụng dấu doanh nghiệp hoạt động theo luật doanh nghiệp luật đầu Điều 44 Luật Doanh nghiệp 2014 có qui định: việc quản lý, sử dụng lưu giữ dấu thực theo qui định Điều lệ công ty

b Bảo quản dấu

- Dấu phải bảo quản trụ sở quan quản lý chặt chẽ

- Dấu phải bảo quản tủ sắt có khóa chắn làm việc

- Dấu người chịu trách nhiệm giữ Nếu vắng phải bàn giao cho người khác theo yêu cầu lãnh đạo quan

- Không sử dụng vật cứng để cọ, rửa dấu

- Dấu bị mòn, méo hư hỏng phải xin phép khắc dấu nộp lại dấu cũ

- Nếu để dấu, đóng dấu khơng quy định, sử dụng dấu để hoạt động phi pháp bị xử lý hành truy tố trước pháp luật

- Khi bị dầu phải báo cho quan công an gần nhất, đồng thời báo cho quan cấp giấy phép khắc dấu để phối hợp truy tìm, thơng báo hủy bỏ dấu bị

CÂU HỎI HƯỚNG DẪN ÔN TẬP, THẢO LUẬN Bài 1: Trả lời câu hỏi sau

Câu Trình bày khái niệm, vai trị cơng tác văn thư? Câu Trình bày u cầu cơng tác văn thư? Câu Trình bày nhiệm vụ văn thư quan?

Câu Trình bày quy trình giải cơng tác văn thư văn đến? Câu Trình bày quy trình giải cơng tác văn thư văn đi? Câu Trình bày khái niệm dấu?

Câu Trình bày nội dung quy định quản lý dấu doanh nghiệp Bài 2: Lựa chọn phương án trả lời

Câu 1: Nhiệm vụ phận văn thư: A Quản lý,điều hành công tác tiếp nhận

B Xử lý bảo quản văn quan, tổ chức C Chuyển giao văn quan, tổ chức

D Quản lý, điều hành công tác tiếp nhận, xử lý bảo quản văn quan tổ chức, chuyển giao văn quan tổ chức

Câu 2: Đâu nguyên tắc quản lý văn đến:

103 B Văn đến thuộc ngày phải đăng ký phát hành, chuyển giao ngày, chậm 02 ngày làm việc

C Văn đến có dấu mức độ mật phải chuyển trực tiếp cho lãnh đạo D Ban văn thư có quyền bóc xử lý văn đến có dấu mức độ mật Câu 3: Đối với văn chuyển qua máy fax qua mạng, cán văn thư cần:

A Chuyển tiếp cho lãnh đạo

B Chuyển tiếp cho người có trách nhiệm

C Kiểm tra văn số lượng trang văn

D Không tiếp nhận văn chuyển qua máy fax qua mạng

Câu 4: Đối với đơn thư khiếu nại, tố cáo, văn cần kiểm tra, xác minh điểm đó, văn mà ngày nhận cách q xa ngày tháng văn thì:

A Giữ lại bì lưu sổ

B Giữ lại bì đính kèm với văn C Lưu sổ

D Báo cáo với lãnh đạo

Câu 5: Đâu dấu quy định hệ thống dấu Việt Nam?

A Dấu B Dấu giáp lai C Dấu chìm

D Dấu mức độ khẩn

Câu Đâu yêu cầu công tác văn thư: A Nhanh chóng

B Chính xác C Hiện đại D Cẩn thận

Câu Văn đến có dấu mức độ mật phải:

A Chỉ có người có trách nhiệm bóc xử lý

B Đăng ký, trình chuyển giao sau nhận cho lãnh đạo C Xử lý loại văn thường

D Khơng có đáp án

104 A Không tiếp nhận văn làm việc

B Kiểm tra sơ số lượng, tình trạng bì, nơi nhận, dấu niêm phong (nếu có) C Ghi vào sổ tiếp nhận văn

D Khơng có đáp án

Câu Đối với văn chuyển qua máy fax qua mạng, cán văn thư cần:

A Chuyển tiếp cho lãnh đạo

B Chuyển tiếp cho người có trách nhiệm

C Kiểm tra văn số lượng trang văn

D Không tiếp nhận văn chuyển qua máy fax qua mạng Câu 10 Cán văn thư bóc bì văn nào:

A Tất loại văn

B Tất loại văn trừ văn có đóng dấu độ mật C Tất loại văn trừ văn có đóng dấu độ khẩn D B C

BÀI TẬP ỨNG DỤNG Bài 1:

Sáng nay, Công ty X nhận

1 Thông báo số 12/TB-KCN đề ngày…/…/… Ban quản lý khu công nghiệp việc cắt điện tồn khu cơng nghiệp vào ngày… /…./….để bảo dưỡng đường dây điện khu vực

2 Văn số 108/TB-SCT đề ngày…/…/…của Sở công thương Thành phố Hà Nội gửi cho Công ty thông báo việc bà Nguyễn Thị A, Phó bí thư trường trực Đảng ủy Sở công thương Thành phố Hà Nội giữ chức Giám đốc Sở theo định số 588/QĐ-UBND ngày…/…/…

Giả định bạn nhân viên văn thư công ty,

1 Điền đầy đủ thông tin vào dấu ĐẾN đóng văn Thiết kế “Sổ văn đến” đăng kí nội dung vào sổ

Biết trước ngày nhận văn trên, số thứ tự văn đến cuối ngày ghi sổ 20

Bài 2:

Công ty X Sở Kế hoạch – Đầu tư tỉnh A cấp Giấy chứng nhận Đăng kí kinh doanh số 123456789 vào ngày…/…/… Sáng nay, sau họp Ban lãnh đạo, Giám đốc Công ty kết luận số yêu cầu cần thực sau:

105 Thông báo nội phòng ban việc phát hành cổ phiếu đợt năm 20xx Anh chị hãy:

1 Thiết kế “Sổ đăng ký văn đi” đăng kí nội dung vào sổ Biết hết ngày trước đó, số thứ tự văn sổ số 20)

106 CHƯƠNG

TỔ CHỨC HỘI HỌP, CÔNG TÁC Mục đích chương

Sau học xong chương này, người học cần nắm được: - Các khái niệm: hội họp, chuyến cơng tác

- Vai trị tổ chức hội họp tổ chức - Phân loại hội họp theo tiêu thức khác

- Các bước quy trình tổ chức hội họp từ thiết lập quy trình tổ chức hội họp cho tổ chức riêng biệt

- Các công việc cần thực tổ chức chuyến công tác 6.1 Tổ chức hội họp

6.1.1 Khái niệm

Hội họp việc tập trung nhiều người khoảng thời gian định, nhiều địa điểm định đặt chủ trì người nhiều người (chủ tịch đồn) để thơng qua việc bàn luận tìm giải pháp, phương thức tối ưu nhằm giải hay nhiều vấn đề thuộc phạm vi hoạt động, chức ngành quan tổ chức, trao đổi truyền đạt thông tin mệnh lệnh cần thiết dể điều hành hoạt động tổ chức

6.1.2 Vai trò tổ chức hội họp

Tổ chức hội họp hoạt động thiếu quan, tổ chức Đây hình thức để thu thập, truyền đạt thơng tin, với hình thức thu thập, truyền đạt thông tin khác đảm bảo cho thông tin lưu chuyển thông suốt

Hội họp nơi để phát huy quyền làm chủ người để người bày tỏ quan điểm, bàn bạc đóng góp ý kiến giúp cho lãnh đạo có định đắn Qua hội họp, số định ban hành, số tư tưởng quan điểm thừa nhận Hội họp nơi bàn bạc triển khai thực định, tháo gỡ khó khăn, vướng mắc, phát hiện, phổ biến ưu điểm, lệch lạc quản lý, thực nhiệm vụ, từ có biện pháp phát huy ưu điểm, khắc phục nhược điểm, thúc đẩy việc phát triển

Hội họp nơi để học tập, rút kinh nghiệm, nâng cao trình độ chun mơn, nghiệp vụ

- Hội họp môi trường tốt để tuyên truyền, giáo dục, phổ biến chủ trương,chính sách, pháp luật Nhà nước

107 tốt để lấy tư tưởng nhiều cá nhân lúc thảo luận nhóm Các họp hay hội nghị hội cho thành viên thảo luận vấn đề chung tham dự vào tiến trình làm định

Cuộc họp phương tiện nhà quản trị nhằm thực chức quản trị

6.1.3 Phân loại hội họp

a Căn vào tính chất mục đích hội họp

- Hội họp để phát triển: thông qua hội họp để phố biến cho người chủ trương, sách, đường lối, chương trình kế hoạch hành động nhằm nâng cao trình độ nhận thức tạo tiền đề cho việc thực chủ trương, đường lối sách

- Hội họp để trao đổi thông tin: Quản trị viên cấp cấp tham dự để trao đối tin tức, tình hình hoạt động phận, đơn vị tổ chức

- Hội họp mở rộng dân chủ: tạo điều kiện cho người phát biểu ý kiến chủ trương, sách mới, cách thức tiến hành nhằm giúp lãnh đạo có thơng tin cao hành động thống trước triển khai

- Hội họp bàn bạc giải vấn đề:

+ Tập thể thảo luận vấn đề cụ thể để đến trí định tập thể (ví dụ xem xét kỷ luật lên lương cán bộ, bàn bạc thảo luận cách tháo gỡ khó khăn vướng mắc cản trở cơng tác nhằm tìm giải pháp)

+ Tập thể thảo luận vấn đề cụ thể không định mà thủ trưởng vào để đưa định

b Căn vào khâu trình quản lý

- Hội họp bàn bạc định: họp nhằm đưa giải pháp tốt nhất, hợp lý cho vấn đề cần giải tổ chức

- Hội họp phổ biến triển khai: định ban hành cần phổ biến, tổ chức thực Loại hội họp nhằm phổ biến, quán triệt tư tưởng, quan điểm, chủ trương, sách, giải pháp trình bày định đến đối tượng ( tùy phạm vi nội dung định) Mặt khác qua họp để bàn bạc, xây dựng chương trình, kế hoạch, biện pháp thực định

- Hội họp kiểm tra đơn đốc: q trình triển khai định xảy tình huống: đơn vị triển khai thực tốt, có nhiều sáng kiến, biện pháp sáng tạo, thực tốt định, ngược lại có đơn vị thực chưa tốt định hiểu chưa tinh thần, nội dung chưa tích cực sáng tạo tổ chức thực

Hội họp kiểm tra đôn đốc thường tổ chức sở có theo dõi kiểm tra việc thực định cán bộ, phận có thẩm quyền Vì vậy, tổ chức hội họp thường bao gồm nội dung sau:

108 Trao đổi kinh nghiệm hay cách làm tốt, điển hình tiên tiến

Chấn chỉnh, uốn nắn lệch lạc để đảm bảo cho định thực tốt - Hội họp sơ kết, tổng kết: định, chương trình kế hoạch có mục tiêu, tiêu rõ ràng thời gian cụ thể Vì vậy, cần tổ chức hội họp sơ kết để đánh giá việc thực định, trao đổi kinh nghiệm hay uốn nắn lệch lạc để tiếp tục thực định tốt giai đoạn sau

Kết thúc thời gian thực định, chương trình, kế hoạch cần tổ chức hội họp tổng kết để đánh giá kết quả, biểu dương khen thưởng đơn vị, cá nhân có thành tích cao, rút học kinh nghiệm, lý thành công hay thất bại làm sở cho việc định

c Căn vào hình thức tổ chức

- Hội họp khơng thức: u cầu bí mật lý tế nhị bên gặp nhau, bàn bạc không muốn nhiều người biết, hội họp tổ chức khơng thức cơng bố Cũng có tổ chức muốn họp nội để bàn riêng số vấn đề gọi hội họp kín

- Hội họp thức, công khai: hội họp đơn vị, người có trách nhiệm đứng tổ chức Hội họp tổ chức cách công khai theo chương trình, kế hoạch, thành phần

d Căn vào phương pháp tổ chức

- Phương pháp truyền thống: mời đại biểu họp phòng họp hội trường

- Hội họp theo phương pháp sử dụng điện thoại, máy vi tính : họp trực tuyến dạng âm âm hình ảnh giúp kết nối nhanh đến thành viên họp họ khơng thể có mặt để tham dự họp Ví dụ : Họp trực tuyến qua Skype

- Hội họp theo phương pháp sử dụng cáp quang cầu truyền hình hội nghị từ xa (video conference) Hội nghị từ xa họp mà thành viên địa điểm mình, khơng phải xa Theo dõi thuyết trình qua phương tiện nghe nhìn phịng họp

Nhìn chung hội họp theo phương pháp sử dụng điện thoại, máy vi tính hội họp theo phương pháp sử dụng cáp quang xuất phát từ tảng cơng nghệ số, có ưu điểm nhược điểm sau:

109

6.1.4 Quy trình tổ chức hội họp

6.1.4.1 Cách xếp chỗ ngồi họp

Cơ cấu loại bàn Thuận tiện Không thuận tiện

Bàn hình trịn  Tạo khơng khí thân mật, nhiệt tình người

 Chiếm diện tích phòng họp  Thích hợp cho buổi họp nhóm thảo luận riêng, khơng tạo cảm giác phân cấp bậc thành viên họp

 Khó chọn vị trí người chủ tọa

 Khơng thể chứa nhiều bàn hình trịn họp

Bàn hình chữ nhật  Tốt cho họp mang tính thảo luận

 Giới hạn số người kích thước loại bàn này, chiếm diện tích lớn phịng họp, dễ gây cảm giác chật chội Bàn hình chữ nhật hội tụ  Tạo vị trí người chủ tọa so với

các thành viên tham dự

 Cho phép ngồi nhiều người bàn chữ nhật

 Tạo khoảng cách chủ tọa số người tham dự

Bàn ghép kiểu hình chữ nhật

 Cân trạng thái thành viên

 Dễ thấy người

 Giới hạn số lượng người với loại bàn

Bảng 6.1 Cách xếp chỗ ngồi họp

6.1.4.2 Tổ chức họp nội bình thường khơng theo nghi thức

Các họp nội bình thường không nghi thức họp nhân viên, họp ủy ban, họp thông báo, họp giải vấn đề,…Hầu hết họp cấp quản trị quan, doanh nghiệp triệu tập

110 Thông thường, họp tổ chức văn phòng cấp quản trị phòng họp chung quan, doanh nghiệp Thư ký phải đăng kí trước chuẩn bị phịng họp gọn gàng,

- Thông báo cho người tham dự

+ Mời người tham dự thông qua lịch công tác, điện thoại, thông báo trực tiếp, giấy mời, Fax Email

+ Thông báo cho thành viên biết lịch trình họp yêu cầu họ mang theo tài liệu liên quan, hướng dẫn thảo luận, cung cấp thông tin để họ chuẩn bị

- Chuẩn bị tài liệu: Đôi họp cần nhiều loại tài liệu khác thư ký cần chuẩn bị loại tài liệu liên quan đến họp: tài liệu phát chỗ, tài liệu liên quan đến nội dung họp

- Chuẩn bị dụng cụ nghe nhìn

Dụng cụ nghe nhìn cụ thể là: máy chiếu, overhad projector, video, bảng viết, sơ đồ, bảng biểu…

- Chuẩn bị nước giải khát

Phục vụ nước trà, nước suối họp ngắn gọn Đối với họp kéo dài, thư kí phải linh hoạt theo đạo cấp trên, giải lao phục vụ nước giải khát, để bàn sẵn cho người tham dự họp

- Ghi biên

Thông thường, họp không theo nghi thức, biên cần ghi ý tóm tắt nội dung họp

- Theo dõi việc thực định họp

Sau họp, thường cấp quản trị yêu cầu thư ký soạn thảo tóm tắt trích từ biên bản, đơi cịn gửi cho thành viên tham dự Thư kí lưu giữ lại chính, theo dõi việc thực định họp

6.1.4.3 Tổ chức họp trang trọng theo nghi thức

Cuộc họp trang trọng theo nghi thức thường là:

- Các họp trang trọng có quy mơ lớn, có người tổ chức tham dự - Các họp có tính chất quan trọng thành viên có ý kiến khác - Tập thể cần đưa định có tính chất pháp lý mà tất thành viên phải ràng buộc tuân theo

Tổ chức họp trang trọng theo nghi thức chia làm ba giai đoạn: - Giai đoạn chuẩn bị

- Giai đoạn tiến hành - Giai đoạn kết thúc

111

Trách nhiệm lãnh đạo:

- Xác định mục tiêu họp (Trả lời câu hỏi Tại sao?)

Mục tiêu họp xác định dựa nguyên tắc sau: + Hội họp thảo luận vấn đề gi?

+ Những yếu tố giúp hội họp thành cơng + Những khó khăn xảy ra?

+ Có thể có phương án giải nào?

+ Nếu gặp khó khăn cần giải phần vấn đề?

- Xác định nội dung cần phải giải quyết: Những vấn đề cần giải bao gồm nội dung gì?

- Xác định thành phần tham dự: Các thành phần tham gia họp bao gồm đoàn chủ tịch đoàn thư ký

- Xác định ngày, tháng, thời gian tiến hành họp

+ Ấn định thời gian cụ thể: ngày, giờ, độ dài thời gian họp Thông thường, họp trang trọng theo nghi thức ấn định trước vài tháng năm nhằm đảm bảo họp tổ chức trung tâm thương mại phòng họp khách sạn theo lịch trình

- Xác định địa điểm họp

Ngoài cần phải xem xét vấn đề cần phải giải khác : chương trình nghị sự, người ghi biên bản, kiểm tra phịng họp trang thiết bị…

Trách nhiệm thư ký ban tổ chức

(1) Hiểu rõ mục đích, nội dung, chủ đề hội họp từ tham mưu cho lãnh đạo thành phần tham dự hội họp

(2) Tham mưu giúp lãnh đạo lựa chọn thời gian tiến hành họp

Sau lựa chọn ngày, thư kí phải rà sốt lại xem có trùng với họp khác vào ngày nghỉ hay không

Ghi thời điểm tổ chức họp vào lịch cơng tác

(3) Xây dựng chương trình cụ thể cho nội dung họp

(4) Phân công người, phận chịu trách nhiệm trực tiếp phần việc (trang trí phịng họp, chuẩn bị sở vật chất, trang thiết bị phục vụ máy ghi âm, điện thoại…

(5) Chuẩn bị văn kiện, tài liệu

Chuẩn bị bìa hồ sơ để đựng hồ sơ giao dịch, tường trình, hợp đồng, công văn, giấy mời, danh sách tài liệu khác liên quan đến họp

112 (6) Soạn thảo lịch trình cho kế hoạch: Lịch trình kế hoạch công cụ giúp hoạch định phối hợp họp Nó danh sách kiểm tra điều phải làm

Địa điểm Thông báo họp Số thành viên Lịch trình nghị Tài liệu Trang thiết bị Chỗ ăn ,

cho khách Di chuyển Triển lãm Giao tiếp

1

Bảng 6.1 Bản lịch trình cho kế hoạch (7) Soạn thảo chương trình nghị

Chương trình nghị trình tự vấn đề đem trình bày, thảo luận, bàn bạc họp

Thơng thường chương trình nghị công ty kinh doanh theo thứ tự sau đây:

- Thông báo giới thiệu thành viên quan khách - Đọc phê chuẩn biên họp trước - Các báo cáo tường trình

- Thảo luận tình hình kinh doanh qua - Thảo luận tình hình kinh doanh tới - Kết thúc hoãn lại

Có thể gửi lịch trình nghị thức thư phân phối lịch trình nghị tài liệu khác bắt đầu họp

(8) Đặt phịng họp

Tùy thuộc vào tính chất quy mơ mà họp tổ chức doanh nghiệp thuê

- Đối với họp tổ chức doanh nghiệp: Phối hợp với phịng hành để chuẩn bị địa điểm cho họp

- Đối với họp tổ chức địa điểm thuê ngoài: Nên đặt phịng trước khoảng 01 tháng để đảm bảo khơng xảy tình trạng hết phịng Mặt khác, điều giúp cho họp có chuẩn bị kỹ lưỡng chu đáo từ ban tổ chức Sau chọn phịng phải gửi thư xác nhận để tránh có trục trặc khơng đáng có xảy

(9) Sắp xếp dịch vụ ăn uống

Nếu họp tổ chức nhà hàng, khách sạn trung tâm thương mại, phải đặt chuẩn bị trước thứ sau đây:

113 - Thời gian phục vụ

- Thực đơn

- Sắp xếp bàn ghế

- Màu sắc trang trí (nếu cầu)

(10) Thơng báo thư mời mời/thông báo cho thành viên tham dự

Thư mời mời phải đảm bảo thông tin: Ai triệu tập họp, mục đích để làm gì, tổ chức nào, tổ chức đâu Thư mời phải gửi kèm chương trình nghị sự, sơ đồ nơi diễn họp tài liệu có liên quan để người tham dự chuẩn bị trước cho tham luận

Vài ngày trước họp diễn ra, cần gửi thư gọi điện thoại cho khách mời để xác nhận kiểm tra lại việc tham dự họp

(11) Sắp xếp phân phối tài liệu

Sắp xếp tài liệu cần thiết cách đóng ghim hay ghim tờ rơi theo thứ tự chương trình Tất tài liệu đựng bìa hồ sơ cặp hồ sơ bao gồm:

- Phiếu đề tên người tham dự họp - Giấy, bút

- Chương trình nghị

- Các tường trình, báo cáo đặc biệt - Danh sách thành viên tham dự - Phiếu ăn

(12) Chuẩn bị dụng cụ nghe nhìn - Máy chiếu, chiếu

- Thiết bị âm - Bảng viếc

- Thiết bị dịch

b Giai đoạn tiến hành

(1) Đón tiếp đại biểu

(2) Phân phát văn kiện, tài liệu

(3) Quyết định chủ tịch đồn thư kí đồn (4) Khai mạc họp

- Tiến hành nghi thức nhà nước (nếu cần) - Giới thiệu chủ đề họp

- Giới thiệu thành phần - Diễn văn ngắn chủ tọa

114 - Tiến hành thảo luận vấn đề cần giải Việc phát biểu tham luận cần tiến hành ngắn gọn, có chuẩn bị trước, thời gian phát biểu tối đa từ 10 đến 15 phút

(5) Ghi biên

Có nhiều phương pháp ghi biên : ghi bình thường, ghi tốc ký, ghi máy ghi âm

Thơng thường thư kí cần ghi nguyên văn vấn đề : đề nghị hay kiến nghị, điều khoản bổ sung, định ủy ban giải pháp

(6) Kết luận hội họp

- Thông qua nghị - Diễn văn tổng kết chủ tọa - Bế mạc

c Giai đoạn sau họp

- Hoàn thiện văn

 Đối với công ty Việt Nam biên thường ghi chỗ

 Đối với cơng ty nước ngồi biên biên soạn lại có thư kí ghi tốc ký, ghi máy ghi âm ghi chép chưa đầy đủ

 Sau thư kí biên soạn lại biên thủ trưởng trực tiếp duyệt lại biên  Thư kí phải đánh máy lại biên tờ giấy trắng, không in sẵn tiêu đề  Gửi biên cho thành viên tham dự giữ lại để lưu

- Tặng quà, chiêu đãi tiễn khách - Thanh tốn chi phí - Tổ chức thực nghị - Rút kinh nghiệm

6.2 Tổ chức chuyến công tác

6.2.1 Khái niệm, phân loại chuyến công tác

Chuyến công tác buổi tiếp xúc không diễn doanh nghiệp, mà đòi hỏi nhà quản trị phải di chuyển ngồi chuyến cơng tác với chương trình nghị thời gian làm việc lên kế hoạch tỉ mỉ

Phân loại chuyến công tác:

- Căn vào tần suất chuyến công tác + Các chuyến công tác thường kì + Các chuyến cơng tác đột xuất - Căn vào địa điểm chuyến công tác

115 + Các chuyến cơng tác nước ngồi

6.2.2 Các cơng việc tổ chức chuyến công tác 6.2.2.1 Hoạch định tổ chức chuyến công tác

Khi thủ trưởng công tác phận văn phòng phải biết hoạch định, xếp chuyến công tác gồm hoạt động sau:

- Xây dựng chương trình cho chuyến công tác - Chuẩn bị giất tờ, tài liệu

- Chuẩn bị phương tiện lại cho đoàn

- Liên hệ với nơi đoàn đến để chuẩn bị điều kiện ăn nghỉ làm việc cho đồn - Chuẩn bị kinh phí

- Lên kế hoạch đảm nhận trách nhiệm nhà

- Kiểm tra chuyến đi lần cuối trước khởi hành

a Xây đựng chương trình cho chuyến công tác:

Thời điểm Giờ Nơi đến Nội dung Ghi

Thứ 10/2

6:00 Xe quan đưa 12:00 Khách sạn Hải Yến

Số Đường Nghỉ ngơi

Đã đăng kí giữ phịng

14:00 Công ty Hoa Hạ Số Đường

Liên hệ công tác

Thứ 11/2

8:00

Văn phịng đại diện cơng ty PASCO

Số Đường 14:00 Đi Đà Lạt

19:00 Đà Lạt Khách sạn Tùng Lâm

Số Đường Nghỉ ngơi

Đã đăng kí phịng

Thứ 12/2

8:00

Tổng công ty Thương Mại Đà Lạt

Số Đường

Liên hệ công tác

14:00 Sở thương mại Đà Lạt Số Đường

Liên hệ công tác Thứ

13/2

6:00 Về thành phố HCM 11:00 Đến thành phố HCM

116 Trên biểu mẫu lịch trình cơng tác Để có biểu mẫu này, cần:

- Xác định mục đích chuyến - Nội dung chuyến

- Số lượng người tham gia - Các địa điểm đến

- Ngày, tháng bắt đầu kết thúc - Phương tiện lại

- Các gặp gỡ, trao đổi, tọa đàm - Chuẩn bị lịch trình cơng tác có ba loại:

+ Lịch trình xếp di chuyển + Lịch trình xếp hẹn

+ Lịch trình xếp di chuyển hẹn

b Chuẩn bị giấy tờ, tài liệu

i) Các giấy từ cần thiết cho chuyến công tác bao gồm: -Quyết định cử công tác

-Giấy giới thiệu -Giấy đường

-Giấy phép xuất cảnh, hộ chiếu,mua bảo hiểm (nếu cơng tác nước ngồi) -Chứng minh nhân dân

-Các giấy tờ khác chức danh khoa học

ii) Các tài liệu cần thiết cho chuyến công tác bao gồm: - Tài liệu nghiên cứu, tham khảo, nội dung công tác

Tùy theo mục đích chuyến mà nội dung cơng tác cần chuẩn bị khác

Ví dụ: Nếu kí kết hợp đồng kinh tế phải có hợp đồng đơn vị chức năng, chuyên viên giúp lãnh đạo chuẩn bị Nếu dự hội họp khoa học phải nghiên cứu yêu cầu hội họp để soạn thảo phát biểu…

- Nội dung công tác cần có phối hợp, trợ giúp thư kí, phận chức năng, chuyên gia giúp lãnh đạo chuẩn bị, soạn thảo Để chuẩn bị nội dung cho chuyến công tác, lãnh đạo cần phải có tư liệu tham khảo như: văn quy phạm pháp luật thuộc lĩnh vực chuyên môn, tài liệu hướng dẫn nghiệp vụ, tài liệu tham khảo có liên quan Thư kí cần tổng hợp tài liệu theo danh mục nghiên cứu, sưu tầm, tra cứu tài liệu, có trường hợp cần đọc trước để đánh dấu chỗ quan trọng, có liên quan, chí phải giúp lãnh đạo lựa chọn tài liệu nghiên cứu, tham khảo mang theo chuyến để sử dụng cần thiết

117 - Tùy theo địa điểm thời gian công tác lựa chọn phương tiện giao thông cho phù hợp tiết kiệm

- Thư kí phải nắm đầy đủ xác thơng tin, phương tiện giao thơng nơi đồn đến cơng tác như:

+ Chế độ tiêu chuẩn thành viên đồn Có thể thực theo văn quy định Bộ Tài quan, tổ chức

+ Bảng đi, đến loại phương tiện + Giá vé

+ Độ dài quãng đường

d Liên hệ với nơi đoàn đến để chuẩn bị điều kiện ăn, nghỉ, làm việc

Thư kí phải điện thoại đến nơi đồn đến cơng tác để thơng báo nội dung, hẹn ngày, làm việc đăng kí nơi ăn, nơi

Đối với đợt công tác nước ngoài:

- Cần báo cáo văn cho quan có thẩm quyền nước xét duyệt đàm phán với nước đến gửi công văn cho nước

- Các tài liệu hướng dẫn nghiệp vụ, sách tham khảo có liên quan

- Các liệu liên quan nên chép đĩa CD-ROM, thẻ nhớ mang theo máy vi tính xách tay (notebook)

Nếu nên mang theo điện thoại di động có khả kết nối mạng với máy tính xách tay để gửi Fax, Email, truy cập internet, chat, hội thảo với phận cần liên hệ nhận xử lí thơng tin từ doanh nghiệp chuyển đến

e Chuẩn bị kinh phí

Dựa vào kế hoạch cơng tác đồn, thư kí lập dự trù kinh phí Trong dự trù cần có khoản chi phí sau đây:

- Tiền vé máy bay, tàu hỏa, ô tô - Tiền ăn, nghỉ

- Tiền lệ phí giải thủ tục hành

- Tiền đóng góp cho hội thảo hội họp (nếu tổ chức yêu cầu)

- Một số chi phí khác : thuốc men, mở tiệc chiêu đãi, kinh phí dự phịng

f Lên kế hoạch đảm nhận trách nhiệm nhà

- Thông báo thời gian thủ trưởng vắng mặt

- Thủ trưởng phải ủy thác quyền hạn trách nhiệm cho người nhà

118

6.2.2.2 Trách nhiệm thư kí thời gian thủ trưởng vắng mặt

Về nguyên tắc, thời gian lãnh đạo cơng tác phận văn phịng tiến hành cơng việc để đảm bảo cho công việc quan diễn bình thường Trong trường hợp thư kí khơng cơng tác với thủ trưởng thư kí đảm nhận giải công việc sau:

a Trách nhiệm thư kí trước thủ trưởng cơng tác

- Thư kí thực cơng việc hoạch định xếp chuyến

- Dự buổi họp bàn giao thủ trưởng cho người ủy nhiệm (thường cấp phó) Nắm vững nội dung công việc thủ trưởng giao lại cho cấp phó

- Ghi lại cơng việc thủ trưởng ủy quyền cho thư kí giải mức độ thẩm quyền giải

b Trách nhiệm thư kí thủ trưởng cơng tác

- Giúp phó thủ trưởng thực nhiệm vụ thủ trưởng phân công - Làm việc với người ủy thác xem công việc thực chưa

- Đối với cơng tác thư tín, phân loại thư tín theo tầm quan trọng như: Hồ sơ khẩn, hồ sơ việc cần làm, hồ sơ để thơng báo Sau chuyển văn cho cá nhân ủy quyền xử lý thư ký người giải Cơng cụ để theo dõi công việc phải làm thư tín sổ tóm tắt thư tín sổ nhật kí hoạt động cần lưu ý

SẮP XẾP YÊU CẦU PHÁT SINH TRONG THỜI GIAN VẮNG MẶT

Ngày, tháng Nguồn/ mô tả

Hoạt động thực / Người

giải

Hoạt động cần thực /

Ngày hết hạn Ghi : mô tả cụ

thể thư tín, điện thoại, tường trình thăm viếng

119 CÁC HOẠT ĐỘNG HÀNH CHÍNH CẦN LƯU Ý

Ngày, tháng Mơ tả

Bảng 6.3 Mẫu nhật kí hoạt động hành cần lưu ý

c. Trách nhiệm thư kí thủ trưởng trở

Sau chuyến công tác, chuyến cơng tác dài ngày, phận văn phịng phải tiến hành số công việc chủ yếu sau

- Báo cáo tóm tắt diễn biến đơn vị, tổ chức - Trình bày cơng văn, sách báo, thư từ cho thủ trưởng - Báo cáo sổ tóm tắt thư tín, sổ nhật kí hoạt động hành - Nhận giấy tờ, chứng từ chi phí cơng tác để làm thủ tục tốn

- Soạn thảo thư cảm ơn người tiếp xúc gặp gỡ chuyến - Lưu trữ tài liệu hồ sơ chuyến

CÂU HỎI HƯỚNG DẪN ÔN TẬP, THẢO LUẬN Bài 1: Trả lời câu hỏi sau

Câu Trình bày khái niệm vai trị hội họp? Câu Trình bày tiêu thức phân loại họp?

Câu Trình bày cách cách xếp chỗ ngồi họp, nêu ưu nhược điểm cách xếp

Câu Trình bày bước tổ chức họp nội bình thường khơng theo nghi thức?

Câu Trình bày bước tổ chức họp theo nghi thức? Câu Trình bày khái niệm cách phân loại chuyến cơng tác? Câu Trình bày bước hoạch định tổ chức chuyến công tác Bài 2: Lựa chọn phương án trả lời

Câu 1: Trong doanh nghiệp, mục đích hội họp là?

A Giúp thành viên doanh nghiệp gặp gỡ giao lưu với B Tạo thống để lấy ý kiến chung vấn đề doanh nghiệp C Là nơi mà cá nhân trình bày quan điểm riêng vấn đề doanh nghiệp

D Là phương pháp tốt để lấy tư tưởng nhiều người lúc, hội cho thành viên thảo luận vấn đề chung, tham gia trình định

120 A.Hội họp bàn định

B.Hội họp mà định ban hành cần phổ biến, tổ chức thực hiện, quán triệt tư tưởng, quan điểm, chủ trương, sách, giải pháp trình bày định đến đối tượng

C.Dựa sở có theo dõi kiểm tra việc thực định cán bộ, phận có thẩm quyền

D.Không đáp án

Câu 3: Trong cách xếp chỗ ngồi họp, bàn hình trịn có đặc điểm khơng thuận tiện :

A.Giới hạn số người kích thước loại bàn B.Tạo khoảng cách chủ tọa số người tham dự

C Chỗ ngồi đối diện gây cảm giác căng thẳng cho người tham dự D.Khó chọn vị trí cho người chủ tọa

Câu 4: Trong họp nội thông thường, không nghi thức Người chịu trách nhiệm thông báo thời gian, địa điểm, nội dung họp… :

A Thư ký B Văn thư C Kế toán

D Nhân viên tạp vụ

Câu 5: Công việc tiến hành họp có nghi thức A Giới thiệu khách mời tham dự

B Giới thiệu đoàn chủ tịch C Chào cờ

D Tuyên bố lý tiến hành hội họp

Câu Trong cách xếp chỗ ngồi họp, loại bàn hình chữ nhật hội tụ có điểm thuận tiện là:

A Thân mật, nhiệt tình người B Tạo vị trí người chủ tọa

C.Cân trạng thái thành viên D Khuyến khích thảo luận

Câu Trong cách xếp chỗ ngồi họp, loại bàn hình chữ nhật hội tụ có điểm thuận tiện là:

A Thân mật, nhiệt tình người

B Cho phép ngồi nhiều người bàn chữ nhật C.Cân trạng thái thành viên

121 Câu Khi có họp nội thông thường, thư ký không cần thiết làm cơng việc

A Đăng ký phịng họp

B Chuẩn bị dụng cụ nghe nhìn

C Thơng báo cho người biết lịch trình họp tài liệu cần chuẩn bị D Chuẩn bị sẵn tài liệu cho người

Câu 9: Trong họp nội thông thường, việc ghi biên A Cần thiết phải ghi lại văn

B Không cần thiết

C Chuẩn bị thiết bị thu âm nên không cần ghi lại

D Tùy vào tính chất họp mà có cần ghi lại hay không

Câu 10: Công việc tiến hành họp có nghi thức A Giới thiệu khách mời tham dự

B Giới thiệu đoàn chủ tịch C Chào cờ

D Tuyên bố lý tiến hành hội nghị

BÀI TẬP ỨNG DỤNG Bài 1:

Công ty TNHH Phúc An có trụ sở Hà Nội, chuyên kinh doanh loại hàng tiêu dùng Giám đốc Công ty cần cơng tác TP Hồ Chí Minh từ ngày 15/06/2019 đến 18/06/2019 để gặp đối tác quan trọng ký kết hợp đồng mua bán hàng hóa Chuyến gồm : Giám đốc, Trưởng phòng kinh doanh Trợ lý Giám đốc Với tư cách Trợ lý Giám đốc, Anh (Chị) viết kế hoạch để chuẩn bị cho chuyến cơng tác này? (Anh (Chị) đưa giả định phù hợp.)

Bài 2:

Giả sử bạn Thư ký phòng kinh doanh Công ty X, vào thứ tuần bạn nhận thông tin công tác tuần sau gồm:

1 Sáng thứ 2: Phòng kinh doanh tổ chức họp giao ban toàn thể nhân viên phịng kinh doanh, sau trưởng phịng kinh doanh có hợp quan trọng với ban giám đốc lúc 10h

2 Sáng thứ 3: Nhóm bán hàng B phòng kinh doanh triển khai kế hoạch bán hàng cho tháng X/20xx

3 Sáng thứ 4: Trưởng phòng, phó phịng trưởng giám sát bán hàng họp bàn kế hoạch tổ chức hội họp tri ân khách hàng hàng năm

4 Sáng thứ 5: Trưởng phòng gặp đối tác quan trọng

122 Yêu cầu: Anh (chị) xếp kế hoạch công tác tuần viết kế hoạch chuẩn bị cho họp diễn Anh (chị) đưa giả định phù hợp Bài 3:

Công ty sản xuất thức ăn chăn ni Khải Hồn Ơng Hồn làm Tổng giám đốc có kế hoạch xem xét điều chỉnh lại sách đãi ngộ chế độ lương thưởng hàng năm cho nhân viên Cơng ty nhằm mục đích giữ chân nhân viên giỏi, thu hút thêm nhân tài, tối ưu hóa việc quản lý nhân giai đoạn công ty mở rộng sản xuất kinh doanh sang thị trường nước ngồi Ơng Hồn giao cho Giám đốc nhân chịu trách nhiệm việc triển khai kế hoạch Hơn tháng qua, Giám đốc nhân tiến hành thăm dò ý kiến nhân viên công ty, tham khảo công ty lĩnh vực sách chế độ lương thưởng, đồng thời rà sốt lại điểm cịn bất hợp lý hệ thống lương thưởng Công ty

Trên sở phân tích số liệu thơng tin có được, Giám đốc Nhân dưa đề xuất táo bạo cách tính lương thưởng Ơng Hồn nhận thấy đề xuất vài hạn chế mang lại nhiều lợi ích cho Cơng ty lẽ phương thức tính sử dụng hiệu quỹ lương đồng thời gián tiếp tạo gắn bó nhân viên với Cơng ty Theo đề xuất này, có thay đổi lớn thu nhập hàng năm nhiều người lâu vốn hưởng lợi từ nhược điểm cách tính lương thưởng Ơng Hồn hình dung phản ứng họ

Trước hồn thành thực thi đề xuất, ơng Hồn định triệu tập họp với Giám đốc chức năng( trưởng phịng) Cơng ty để thăm dò phản ứng đồng thời tham khảo ý kiến họ Cuộc họp ấn định vào thứ sáu tuần sau, đề tài nhạy cảm nên đích thân ơng Hồn Giám đốc nhân bắt tay vào chuẩn bị họp

Câu hỏi:

1 Theo bạn nên làm chủ tọa họp này? Vì sao?

123 CHƯƠNG

CÔNG TÁC LƯU TRỮ VÀ HỦY BỎ TÀI LIỆU LƯU TRỮ Mục đích chương:

Sau học xong chương này, người học cần nắm được: - Khái niệm, vai trò công tác lưu trữ

- Các nguyên tắc lưu trữ tài liệu - Các nghiệp vụ lưu trữ

- Qui trình hủy bỏ tài liệu lữu trữ 7.1 Công tác lưu trữ

7.1.1 Khái niệm, vai trị cơng tác lưu trữ a Các khái niệm

Lưu trữ việc lựa chọn, giữ lại tổ chức khoa học văn bản, tư liệu có giá trị hình thành q trình hoạt động quan, cá nhân để làm chứng tra cứu thông tin khứ cần thiết

Tài liệu vật mang tin hình thành trình hoạt động quan, tổ chức, cá nhân

Hồ sơ tập tài liệu có liên quan với vấn đề, việc, đối tượng cụ thể có đặc điểm chung, hình thành q trình theo dõi, giải công việc thuộc phạm vi chức năng, nhiệm vụ quan, tổ chức

Hồ sơ tài liệu lưu trữ hình thành trình cơng tác quan gồm cơng văn, tài liệu, văn kiện thuộc khoa học kỹ thuật, phim ảnh, ảnh, dây ghi âm,

Những công văn, tài liệu sau giải xếp thành hồ sơ đem nộp vào phận lưu trữ, phòng lưu trữ quan để tra cứu sử dụng cần thiết gọi hồ sơ, tài liệu lưu trữ

Tài liệu lưu trữ: Là vật mang tin dạng giấy, vải, vỏ cây, da thú dạng hình ảnh, âm thanh…được hình thành trình hoạt động quan, cá nhân tiêu biểu, có ý nghĩa trị, kinh tế, văn hố, khoa học lịch sử ý nghĩa khác bảo quản kho lưu trữ nhằm phục vụ cho mục đích định

Tài liệu lưu trữ chứa đựng thông tin khứ, phản ánh kiện lịch sử, tượng tự nhiên xã hội, phản ánh trình lao động sáng tạo nhân dân qua thời kỳ lịch sử

124

b Vai trị cơng tác lưu trữ

Vai trị cơng tác lưu trữ thể qua khía cạnh sau:

- Làm tốt cơng tác lưu trữ góp phần thúc đẩy cơng tác văn thư hành văn phịng đạt hiệu quả: tất hoạt động đạo, điều hành công việc hành lĩnh vực hàng ngày, hàng gắn liền với văn bản, điều có nghĩa gắn liền với việc tổ chức sử dụng văn nói riêng, với cơng tác lưu trữ nói chung Trong trình xây dựng kế hoạch, thiết phải có nghiên cứu thực trạng vấn đề giai đoạn trước để đúc rút kinh nghiệm, tìm nguyên nhân làm cho công việc thành công hay không thành cơng, từ đưa kế hoạch, nhiệm vụ sát với thực tế Như hệ thống văn quản lý vừa phương tiện vừa sản phẩm hoạt động quản lý

- Tài liệu lưu trữ cung cấp thơng tin có giá trị pháp lý xác cho hoạt động quản lý Cơng việc quan xí nghiệp tiến hành nhanh hay chậm, thiết thực hay quan liêu cơng văn giấy tờ có làm tốt hay khơng, việc giữ gìn hồ sơ tài liệu có khoa học hay không

- Nhờ hồ sơ tài liệu lưu trữ nhà quản trị tiến hành kiểm tra tiến độ, phù hợp, đắn trình giải cơng việc, từ kiểm tra đánh giá hoạt động tồn tổ chức Nó có vai trò quan trọng việc xem xét hành vi hành q trình thực nhiệm vụ quản lý quan, sở để giải tranh chấp, mâu thuẫn

- Tài liệu lưu trữ làm sở thông tin phục vụ cho việc hoạch định định cấp công ty

- Tài liệu lưu trữ làm chứng liệu cho định hoạt động thực - Tài liệu lưu trữ góp phần tối ưu hiệu suất hoạt động văn phòng (bằng số liệu cập nhật, báo cáo diễn biến nhất,…)

- Công tác lưu trữ giúp doanh nghiệp chia sẻ thơng tin nội với mối quan hệ liên kết, đối tác,…

- Tài liệu lưu trữ làm nguồn tham khảo cho chương trình nghiên cứu, phát triển, sử dụng tài liệu lưu trữ để quản lý khoa học, tránh nghiên cứu đường vòng hay nghiên cứu lại

7.1.2 Nguyên tắc lưu trữ

Ở nước ta công tác lưu trữ quản lý theo nguyên tắc tập trung thống Nguyên tắc thể nội dung cụ thể sau:

Tài liệu lưu trữ quốc gia thuộc quyền quản lý nhà nước Cộng hòa xã hội chủ nghĩa Việt Nam Nhà nước ban hành văn quản lý thống tài liệu Nhà nước đầu tư kinh phí xây dựng kho tàng, mua sắm trang thiết bị để tập trung quản lý thống tài liệu lưu trữ

125 Các khâu nghiệp vụ công tác lưu trữ phân loại, thu thập bổ sung, xác định giá trị, thống kê, bảo quản, tổ chức nghiên cứu sử dụng phải thực thống quan phạm vi nước

7.1.3 Các nghiệp vụ lưu trữ

a Thu thập bổ sung tài liệu lưu trữ:

- Thu thập tài liệu trình thực biện pháp có liên quan tới việc xác định nguồn thành phần tài liệu thuộc diện nộp lưu vào phông lưu trữ quan Phông Lưu trữ quốc gia Việt Nam, lựa chọn chuyển giao tài liệu vào kho lưu trữ theo quyền hạn phạm vi Nhà nước quy định

- Bổ sung tài liệu trình thực biện pháp liên quan đến việc xác định tài liệu cần bổ sung hàng năm tài liệu cịn thiếu để tiến hành tìm kiếm bổ sung nhằm hồn thiện phơng lưu trữ quan Phông Lưu trữ Quốc gia Việt Nam theo quy định hành Nhà nước

Nội dung thu thập bổ sung tài liệu lưu trữ: - Xác định nguồn cung cấp tài liệu lưu trữ

- Xác định tài liệu có giá trị quan trọng cần bổ sung vào lưu trữ - Thực thủ tục giao nộp tài liệu

b Phân loại tài liệu lưu trữ

Khái niệm: Phân loại tài liệu lưu trữ vào đặc trưng phổ biến tài liệu để phân chia chúng khối, nhóm, đơn vị chi tiết lớn, nhỏ khác nhằm mục đích quản lý sử dụng có hiệu tài liệu

Mục đích: mục đích:

- Phân loại để tổ chức khoa học tài liệu Phông lưu trữ Chúng ta biết tài liệu lưu trữ phơng lưu trữ có số lượng lớn (từ hàng chục đến hàng trăm, hàng nghìn mét giá tài liệu) Mặt khác, tài liệu thuộc Phông Lưu trữ Quốc gia Việt Nam lại hình thành phạm vi rộng lớn Vì vậy, khơng tiến hành phân loại khơng thể tổ chức khoa học khối tài liệu quốc gia tài liệu quan Nhờ phân loại tài liệu, xác định mạng lưới trung tâm, kho lưu trữ để bảo quản tài liệu phạm vi toàn quốc, đồng thời nhờ phân loại, tài liệu phông lưu trữ quan tổ chức thành khối, nhóm cách khoa học, tạo điều kiện cho việc tổ chức, xếp tài liệu thực tế

126 Phương án phân loại

Khi xây dựng phương án phân loại tài liệu cho phông lưu trữ quan cần phải lựa chọn kiểu phương án phân loại thích hợp với đặc trưng phơng lưu trữ lịch sử đơn vị hình thành phông Phương án phân loại tài liệu phải bảo đảm phản ánh xác lịch sử hoạt động đơn vị hình thành phơng, tạo điều kiện thuận lợi cho công tác bảo quản khai thác, sử dụng độc giả

Thông thường để phân loại tài liệu phông lưu trữ quan người ta áp dụng phương án sau:

- Phương áp cấu tổ chức - thời gian: toàn tài liệu phơng phân chia thành nhóm theo cấu tổ chức quan, đơn vị hình thành phơng, sau tài liệu nhóm phân chia bước hai theo đặc trưng thời gian Đơn vị thời gian tính theo năm hoạt động theo thời kỳ phù hợp với lịch sử đơn vị hình thành phơng lịch sử phơng Phương án thường áp dụng để phân loại tài liệu phơng lưu trữ mà đơn vị hình thành phơng có cấu tổ chức ổn định, thay đổi

- Phương án thời gian - cấu tổ chức: trước hết tài liệu phông phân chia thành nhóm theo đặc trưng thời gian, sau tài liệu nhóm lại phân chia bước theo cấu tổ chức quan, đơn vị hình thành phơng Phương án thường áp dụng để phân loại tài liệu phông lưu trữ có cấu tổ chức đơn vị hình thành phơng khơng ổn định, có nhiều thay đổi, nhiên, thay đổi theo dõi Đây phương án phân loại tài liệu tương đối đơn giản, dễ xây dựng phù hợp với tình hình tổ chức hoạt động quan nhà nước Việt Nam

- Phương án mặt hoạt động - thời gian: tài liệu phông trước hết phân chia thành nhóm theo mặt hoạt động quan (về nhân sự, hoạt động sản xuất kinh doanh, kỹ thuật, tài kế tốn), đơn vị hình thành phơng, sau tài liệu nhóm lại tiếp tục phân chia bước hai theo đặc trưng thời gian Phương án phân loại thường áp dụng để phân loại tài liệu đơn vị hình thành phơng có cấu tổ chức hay thay đổi, khó theo dõi đơn vị hình thành phông ngừng hoạt động

- Phương án thời gian - mặt hoạt động: toàn tài liệu phơng trước hết phân chia thành nhóm theo đặc trưng thời gian, sau tài liệu phân chia bước theo mặt hoạt động quan, đơn vị hình thành phơng Phương án thường áp dụng để phân loại tài liệu đơn vị hình thành phơng có cấu tổ chức hay thay đổi, hoạt động thực tế

127 + Tài liệu tối cần thiết: tài liệu cần thiết cho tồn tổ chức Đó tài liệu khơng thể thay bao gồm: hợp đồng, quyền, công thức, dấu, nhãn hiệu đăng ký

+ Tài liệu quan trọng: tài liệu thay lại tốn kém: hồ sơ thuế, tài khoản phải trả, phải thu, hóa đơn, sổ lương

+ Tài liệu thường sử dụng: tây tái bản: đơn hàng, thỏa thuận kinh doanh, danh sách nhân viên, danh sách nhà cung cấp…

+ Hồ sơ không cần thiết: loại hồ sơ nên hủy bỏ sau kết thúc công việc, sau lưu trữ vài ngày, vài tuần, vài tháng: thông báo nội bộ, thông báo họp, lịch công tác

- Căn vào chất liệu tài liệu chia thành loại: + Tài liệu văn viết giấy

+ Tài liệu vẽ thiết kế, chế tạo

+ Tài liệu phim ảnh, băng từ, điã compac

Mỗi loại phải có kho lưu trữ bảo quản phù hợp để tránh hư hỏng, mát - Căn vào nội dung, tác giả tài liệu chia thành loại:

+ Tài liệu quan hành Nhà nước + Tài liệu quan tổ chức Đảng, đoàn thể + Tài liệu đối tác

Sau phân loại, xếp tạo danh mục hồ sơ chi tiết Danh mục hồ sơ liệt kê cách có hệ thống hồ sơ đơn vị Nhờ vào danh mục xếp, quản lý tra cứu hồ sơ nhanh chóng

c Thống kê kiểm tra lưu trữ

Thống kê tài liệu lưu trữ  Khái niệm thống kê lưu trữ

Thống kê lưu trữ áp dụng phương pháp cơng cụ chun mơn để xác định rõ ràng, xác số lượng, chất lượng, thành phần, nội dung, tình hình tài liệu hệ thống trang thiết bị bảo quản tài liệu kho lưu trữ

 Nội dung thống kê lưu trữ

- Thống kê số lượng, chất lượng, thành phần, nội dung tài liệu lưu trữ ( tài liệu lưu trữ hành chính, tài liệu chuyên môn, tài liệu văn học nghệ thuật)

- Thống kê hệ thống công cụ tra cứu khoa học quan trực tiếp quản lý tài liệu lưu trữ quan quản lý lưu trữ.Các công cụ tra cứu tài liệu cần thống kê là: thẻ tra tìm tài liệu, mục lục hồ sơ, sổ sách thống kê, công cụ tra cứu máy vi tính băng, đĩa từ

128 - Thống kê cán lưu trữ quan quản lý ngành lưu trữ

- Thống kê tình hình sử dụng tài liệu: đơn vị thống kê lượt người Kiểm tra tài liệu lưu trữ

Công tác kiểm tra tiến hành nhằm mục đích:

- Nắm bắt thực tế tài liệu phông lưu trữ, đối chiếu với số liệu ghi sổ sách thống kê; phát tài liệu bị hư hỏng mặt vật lý: bị mờ không đọc được, bị ẩm mốc…

- Phát sai sót cơng tác quản lý, đánh giá, thống kê…để có biện pháp khắc phục kịp thời

 Chế độ kiểm tra

- Kiểm tra định kỳ theo thời kỳ 3năm hay năm tiến hành lần - Kiểm tra đột xuất trường hợp: Tài liệu bị thiên tai, địch họa tàn phá;Tình nghi việc tài liệu bị đánh cắp, kho, tủ bị đục khoét hay bị bẻ khóa; Phát tài liệu bị hư hỏng điều kiện bảo quản không tốt; Sau lần di chuyển tài liệu người phụ trách tài liệu thay đổi Hoặc nguyên nhân mà tài liệu bị mát, xáo trộn nhiều

d Chỉnh lí tài liệu lưu trữ

 Khái niệm

Chỉnh lý tài liệu trình tổ chức lại tài liệu theo phương án phân loại, có yêu cầu sửa chữa, phục hồi, lập hồ sơ, đơn vị bảo quản, xác định giá trị tài liệu, làm công cụ tra tìm, nhằm tạo điều kiện tối ưu cho công tác quản lý phục vụ khai thác, sử dụng tài liệu

Chỉnh lí tài liệu lưu trữ kết hợp chặt chẽ hợp lí khâu nghiệp vụ công tác lưu trữ phân loại , bổ sung, xác định giá trị tài liệu lưu trữ để tổ chức khoa học phông lưu trữ nhằm bảo quản sử dụng chúng toàn diện hiệu

 Nội dung cơng tác chỉnh lí tài liệu lưu trữ

Kiểm tra hồ sơ lập hoàn thiện hồ sơ chưa đạt yêu cầu lưu trữ

Chọn xây dựng phương án phân loại, hệ thống hóa hồ sơ theo phương án, phương pháp phân loại Đồng thời dự kiến nhân lực thời gian thực

e Bảo quản tài liệu lưu trữ

 Khái niệm

Là toàn cơng việc thực nhằm bảo đảm giữ gìn nguyên vẹn, lâu bền an toàn cho tài liệu lưu trữ

 Nội dung công tác bảo quản tài liệu

129 liệu dụng cụ chống cháy, thiết bị chống ẩm mốc, trùng, hệ thống thơng gió, hệ thống bảo vệ )

- Áp dụng biện pháp khoa học, kinh nghiệm hạn chế đến mức tối đa q trình lão hóa tự nhiên, kéo dài tuổi thọ tài liệu

- Đối với tài liệu bị hư hỏng có nguy hư hỏng áp dụng biện pháp phục chế sửa chữa

- Đối với tài liệu quý khó có khả phục hồi phải bảo hiểm (bản bảo hiểm tài liệu lưu trữ từ tài liệu lưu trữ theo phương pháp, tiêu chuẩn định nhằm lưu giữ dự phịng có rủi ro xảy tài liệu lưu trữ.)

 Yêu cầu sở vật chất phục vụ công tác lưu trữ

- Địa điểm, thiết kế, kiến trúc nhà kho thơng thống

- Có bìa cặp, tủ, giá để tài liệu dụng cụ chống cháy, thiết bị chống ẩm mốc, côn trùng, hệ thống thơng gió, hệ thống bảo vệ …

f Tổ chức sử dụng tài liệu lưu trữ:

 Khái niệm

Tổ chức sử dụng tài liệu lưu trữ phòng, kho lưu trữ tồn cơng tác nhằm đảm bảo cung cấp cho quan nhà nước xã hội thông tin cần thiết phục vụ cho mục đích trị, kinh tế, khoa học, tuyên truyền giáo dục, văn hóa, quân sự, ngoại giao quyền lợi khác đáng cơng dân

 Hình thức tổ chức sử dụng tài liệu lưu trữ

- Tổ chức sử dụng tài liệu phòng đọc - Triển lãm tài liệu lưu trữ

- Cấp phát chứng nhận lưu trữ, lục trích lục tài liệu lưu trữ - Viết đăng báo, phát thanh, truyền hình

- Cơng bố tài liệu lưu trữ

7.2 Qui trình hủy bỏ tài liệu lưu trữ

7.2.1 Giá trị tài liệu

130 nguồn thông tin đáng tin cậy hỗ trợ đắc lực cho cơng tác bảo vệ an ninh trị, trật tự an tồn xã hội phục vụ cơng tác phịng, chống điều tra, truy tìm tội phạm Việc nghiên cứu hồ sơ nhiều vụ án giúp quan chức tìm quy luật hoạt động băng nhóm tội phạm để có biện pháp ngăn chặn điều tra xử lý

Như nói lĩnh vực trị tài liệu lưu trữ có vai trị to lớn, thực vô giá, đo, đếm tiền bạc

Trong lĩnh vực kinh tế, thông tin tài liệu lưu trữ thường xuyên khai thác sử dụng để phục vụ cho việc xây dựng đề án, kế hoạch phát triển kinh tế phù hợp với điều kiện địa phương, vùng; phục vụ việc quy hoạch phát triển vùng kinh tế trọng điểm vùng kinh tế Biển - Hải đảo tây Sông Hậu, tứ giác Long Xuyên hay vùng U Minh Thượng… Để có kế hoạch đề án quy hoạch phù hợp khả thi, quan quản lý không khai thác thông tin có tài liệu lưu trữ số liệu thống kê tình hình kinh tế, xã hội địa phương, số liệu dân số điều kiện thổ nhưỡng vùng…

Các thông tin tài liệu lưu trữ khai thác để phục vụ việc tìm kiếm khai thác tài nguyên, khoáng sản Việc khái thác sử dụng thông tin tài liệu lưu trữ giúp cho Nhà nước tiết kiệm nhiều thời gian, công sức tiền Ngoài quan, tổ chức kinh tế (gọi chung doanh nghiệp), tài liệu lưu trữ cịn kho tàng thơng tin cơng nghệ, kinh nghiệm, bí sản xuất, kinh doanh Hiện bối cảnh đất nước hội nhập kinh tế quốc tế bước vào kinh tế thị trường, việc khai thác tài liệu lưu trữ giúp doanh nghiệp tham khảo áp dụng nhiều công nghệ đại, nhiều kinh nghiệm quản lý để đẩy mạnh phát triển sản xuất, kinh doanh

Trong lĩnh vực văn hóa – xã hội, thơng tin tài liệu lưu trữ khai thác sử dụng để phục vụ cho việc nghiên cưú văn hóa dân tộc, văn hóa vùng, miền Những nghiên cứu văn hóa dựa sở thơng tin từ tài liệu lưu trữ góp phần giới thiệu nét văn hóa truyền thống văn hóa Việt Nam với bạn bè giới Tài liệu lưu trữ nhà biên kịch, đạo diễn phim, sân khấu khai thác sử dụng để xác định bối cảnh xã hội, thiết kế trang phục, đạo cụ cho phim, kịch thời kỳ lịch sử khác nhau…

Tài liệu lưu trữ cịn có giá trị đặc biệt lĩnh vực quản lý xã hội, cung cấp thơng tin cho việc nghiên cứu định hướng sách tơn giáo, dân tộc Ngồi tài liệu lưu trữ cịn cung cấp thông tin đáng tin cậy để Đảng, Nhà nước giải chế độ sách cho người có cơng, đối tượng xã hội, tài liệu lưu trữ có liên quan đến: hồ sơ liệt sỹ, thương binh, hồ sơ cán B…

131 dân số, chương trình kết đào tạo Đặc biệt lĩnh vực giáo dục truyền thống, giá trị tài liệu lưu trữ phát huy tích cực

Đối với nghiệp y tế, biết khai thác sử dụng hồ sơ bệnh án bệnh viện, nghiên cứu diễn biến biểu nhiều loại bệnh khác để đề biện pháp phòng ngừa, điều trị, loại dịch bệnh phức tạp

Trong lĩnh vực khoa học công nghệ, tài liệu lưu trữ có giá trị đặc biệt, tính kế thừa nghiên cứu khoa học yêu cầu bắt buộc Hầu hết đề tài nghiên cứu khoa học lĩnh vực cụ thể, phải tìm hiểu tình hình kết nghiên cứu có liên quan người trước Vì đề tài nghiên cứu khoa học tự nhiên xã hội, sau ứng dụng vào thực tiễn lưu trữ lại trở thành tài liệu tham khảo cho đề tài nghiên cứu

Đối với hoạt động quản lý, tài liệu lưu trữ nguồn thông tin thiếu Hàng ngày, hàng cán lãnh đạo, cán quản lý quan, tổ chức phải thường xuyên khai thác sử dụng thông tin tài liệu lưu trữ để hoạch định chương trình, kế hoạch ban hành định quản lý cho phù hợp Bên cạnh đó, tài liệu lưu trữ chứng, giúp quan, tổ chức việc tra, kiểm tra xử lý vi phạm trình hoạt động

Dưới góc độ xã hội, tài liệu lưu trữ cịn nguồn thơng tin q giá phục vụ cho nhu cầu đáng nhân dân Thực tế chứng minh rằng, hầu hết tất người lần cần khai thác, sử dụng tài liệu lưu trữ để xác nhận thông tin liên quan đến thân như: xác minh lý lịch, thời gian cơng tác, trình độ học vấn, hình thức khen thưởng, kỷ luật; dùng tài liệu lưu trữ để chứng minh nhân thân để giải vấn đề sở hữu thừa kế tài sản…

7.2.2 Tiêu chuẩn đánh giá tài liệu

- Khái niệm: Xác định giá trị tài liệu (đánh giá tài liệu) việc dựa nguyên tắc, phương pháp tiêu chuẩn định để nghiên cứu quy định thời gian bảo quản cho loại tài liệu hình thành trình hoạt động quan

- Tiêu chuẩn đánh giá tài liệu

+ Tiêu chuẩn ý nghĩa nội dung tài liệu

Đây tiêu chuẩn có tầm quan trọng hàng đầu công tác xác định giá trị tài liệu lưu trữ định thời hạn bảo quản dài hay ngắn hủy tài liệu mà không cần đưa vào lưu trữ

132 Những tài liệu coi có giá trị tài liệu có nội dung chứa đựng thông tin chủ trương, sách Đảng Nhà nước, q trình tổ chức thực chủ trương, sách kết đạt Tiếp đó, tài liệu có giá trị lớn tài liệu có nội dung phản ánh trình lao động, sản xuất chiến đấu bảo vệ tổ quốc, tài liệu liên quan đến kiện quan trọng lịch sử dân tộc lịch sử Đảng,

Khi xác định giá trị nội dụng tài liệu cần xuất phát từ mục tiêu sử dụng tài liệu mối liên quan tài liệu với tài liệu khác có phịng lưu trữ, đồng thời phải xem xét ý nghĩa thực tiễn chúng

+ Tiêu chuẩn tác giả tài liệu

Tác giả tài liệu quan hay cá nhân lập tài liệu Tài liệu quan bao gồm nhiều tác giả khác nhau, tài liệu có vị trí, ý nghĩa riêng Tuy nhiên, tài liệu mà tác giả quan sản sinh có giá trị cao, sau đến tài liệu tác giả khác gửi tới Những tài liệu nhận từ bên xác định giá trị theo thứ tự tài liệu quan cấp gửi xuống, tài liệu cấp gửi lên tài liệu quan ngang cấp gửi tới

Đối với tài liệu thuộc phòng lưu trữ cá nhân tiêu chuẩn tác giả tiêu chuẩn quan trọng áp dụng phổ biến Tài liệu cá nhân tiêu biểu dù nội dung đơn giản giữ lại bảo quản vĩnh viễn

+ Tiêu chuẩn thời gian địa điểm tài liệu

Kinh nghiệm thực tiễn công tác lưu trữ cho thấy, nhiều trường hợp thời gian địa điểm hình thành tài liệu có vị trí quan trọng tạo nên ý nghĩa lưu trữ tài liệu Thời gian xét đến hai phương diện là: thời gian sản sinh tài liệu thời gian mà nội dung tài liệu đề cập tới

Trong mối quan hệ với việc cụ thể, giá trị tài liệu phụ thuộc vào thời điểm xây dựng việc nói tới Giá trị tài liệu đời bối cảnh lịch sử đặc biệt đánh giá cao Bởi lựa chọn tài liệu để lưu trữ cần đặc biệt quan tâm đến tài liệu sản sinh thời kỳ lịch sử trọng đại dân tộc

Các tài liệu liên quan đến địa điểm xảy kiện quan trọng có quan hệ lớn đến đời sống trị, kinh tế, văn hóa, xã hội đất nước có giá trị riêng, giá trị tự thân tài liệu

+ Tiêu chuẩn lặp lại thông tin tài liệu

Tài liệu hình thành trình hoạt động quan, cá nhân có nhiều loại mang thơng tin lặp lại hay hình thành sở sử dụng thông tin từ tài liệu khác Sự lặp lại thơng tin tài liệu do:

133 Khi in văn cấp để phổ biến cho đơn vị, cán quyền, yếu tố chủ quan tạo nên trình độ tổ chức, quản lý cơng tác văn phịng, cơng tác quản lý công văn, giấy tờ chưa chặt chẽ, khoa học,

Do có hai loại tài liệu có thơng tin lặp lại sau: Những tài liệu kết việc in, trích lục tài liệu khác

Những tài liệu kết tổng hợp thông tin từ văn có để lập nên văn u cầu cơng tác thực tế địi hỏi

+ Tiêu chuẩn hiệu lực pháp lý tài liệu

Giá trị tài liệu phụ thuộc lớn vào hiệu lực pháp lý tài liệu Hiệu lực pháp lý tài liệu thể hai mặt: nội dung thể thức Thiếu hai mặt tài liệu bị giảm giá trị nhiều, chí khơng cịn giá trị để lưu trữ Không lựa chọn, bảo quản văn không đầy đủ thể thức mặt pháp lý trừ trường hợp có yêu cầu đặc biệt

Nội dung thơng tin có tài liệu, cịn hình thức biểu bên tài liệu, song lại có ý nghĩa định đến giá trị nội dung Trong thực tế nhiều tài liệu có quy định hiệu lực pháp lý nội dung tài liệu Thể thức văn quản lý nhà nước biểu hình thức hiệu lực pháp lý tài liệu

+ Tiêu chuẩn tình trạng vật lý tài liệu

Những tài liệu có giá trị lớn nội dung, bị hư hỏng mặt vật lý cần phục chế chụp lại Nếu tài liệu bị hư hỏng nặng, khơng cịn khả phục chế, nội dung tài liệu khơng cịn đọc được, xem được, hiểu loại bỏ để tiêu hủy

7.2.3 Qui trình hủy bỏ tài liệu lưu trữ a Lập hồ sơ hủy tài liệu

- Lập danh mục tài liệu hủy

Danh mục tài liệu hết giá trị lập hai trường hợp sau:

+ Thứ nhất, trình chỉnh lý: Tài liệu hết giá trị loại lập thành tập, tóm tắt tiêu đề, xếp theo phương án phân loại thống kê thành danh mục tài liệu hết giá trị

+ Thứ hai, xem xét loại khỏi phông hồ sơ, tài liệu hết thời hạn bảo quản: Những hồ sơ hết thời hạn bảo quản thống kê theo phương án phân loại thành danh mục tài liệu hết giá trị

- Bản thuyết minh lý hủy

Bản thuyết minh phải nêu nội dung:

134 + Tóm tắt thành phần nội dung chủ yếu tài liệu hết giá trị

- Tờ trình xin hủy tài liệu

b Hồn thiện trình hồ sơ hủy tài liệu

Hồ sơ đề nghị hủy tài liệu bao gồm: - Văn đề nghị hủy tài liệu - Danh mục tài liệu hết giá trị

- Tờ trình thuyết minh tài liệu hết giá trị

- Quyết định thành lập Hội đồng xác định giá trị tài liệu

c Lập hội đồng xác định giá trị tài liệu

Hội đồng cần tiến hành hoạt động: - Phân tích giá trị tài liệu

- Kiểm tra trực tiếp tài liệu

d Quyết định hủy tài liệu

- Lập bảng thống kê tài liệu hủy

- Lập biên giao nhận phận lưu trữ phận hủy tài liệu - Tiến hành tiêu hủy tài liệu

-Lập biên hủy

CÂU HỎI HƯỚNG DẪN ÔN TẬP, THẢO LUẬN Bài 1: Trả lời câu hỏi sau

Câu Trình bày khái niệm tài liệu lưu trữ vai trị cơng tác lưu trữ doanh nghiệp?

Câu Trình bày nghiệp vụ lưu trữ cần thực hiện?

Câu Nêu trình tự qui trình hủy bỏ hồ sơ tài liệu doanh nghiệp? Bài 2: Lựa chọn phương án trả lời

Câu Đâu để phân loại tài liệu lưu trữ A.Nội dung, tác giả tài liệu

B.Kỹ thuật chế tác tài liệu C.Thời gian hình thành tài liệu

D.Nội dung, tác giả tài liệu kỹ thuật chế tác tài liệu

135 C Làm sở cho việc quản lý nhà nước cơng tác lưu trữ bảo vệ bí mật quốc gia

D Hủy bỏ hồ sơ, tài liệu

Câu Công tác sử dụng tài liệu nhằm mục đích:

A Nhằm biến thơng tin q khứ thành tri thức văn hoá, khoa học, kỹ thuật người phục vụ sản xuất, kinh doanh, phục vụ công tác quản lý lãnh đạo

B Nhằm bảo quản an toàn, kéo dài tuổi thọ tài liệu lưu trữ phục vụ cho việc khai thác, sử dụng trước mắt lâu dài

C Nắm số lượng, trạng thái thực tế tài liệu tình hình bảo quản để phát sai sót, có biện pháp khắc phục sai sót, ngăn chặn không để xảy hậu đáng tiếc

D Hủy bỏ tài liệu

Câu Lựa chọn phương án sai Trong công tác sử dụng tài liệu, phịng đọc phải có loại sổ sách cần thiết

A Đơn xin nghiên cứu tài liệu dự trữ B Phiếu yêu cầu sử dụng tài liệu lưu trữ

C Sổ giao nhận tài liệu hàng ngày với người đọc D Bảng thống kê tài liệu

Câu Thu thập, bổ sung tài liệu lưu trữ việc

A Sưu tầm, làm phong phú thêm tài liệu cho kho lưu trữ quan, lưu trữ nhà nước Trung ương địa phương theo nguyên tắc phương pháp thống

B Kết hợp chặt chẽ khâu nghiệp vụ công tác lưu trữ phân loại, xác định giá trị, lập hồ sơ để tổ chức lưu trữ tài liệu khoa học, an tồn sử dụng có hiệu

C Tạo điều kiện khai thác có hiệu tài liệu lưu trữ D Xác định giá trị tài liệu

Câu Đâu tiêu chuẩn xác định giá trị tài liệu A Tiêu chuẩn thời gian địa điểm tài liệu

B Tiêu chuẩn người sử dụng tài liệu C Tiêu chuẩn tình trạng vật lý tài liệu D Tiêu chuẩn hiệu lực pháp lý tài liệu

Câu Văn không cần sử dụng bước lập hồ sơ hủy tài liệu A Danh mục lưu trữ tài liệu

136 Câu Khi lập hồ sơ hủy tài liệu cần phải có loại văn

A Danh mục lưu trữ tài liệu B Danh mục nơi lưu trữ tài liệu C Bản thuyết minh lý hủy tài liệu D Bản thuyết minh lý lưu trữ tài liệu Câu Khi hủy hồ sơ tài liệu cần lập hội đồng

A Hội đồng lưu trữ hồ sơ

B Hội đồng xác định giá trị tài liệu C Hội đồng cung ứng tài liệu D.Hội đồng chuyển tiếp tài liệu

Câu 10 Khi hủy tài liệu cần có loại văn sau đây? A Biên giao nhận lễ tân trưởng phịng hành B Biên giao nhận thư ký giám đốc

C Biên giao nhận phận lưu trữ phận hủy tài liệu D Biên giao nhận khách hàng lễ tân

BÀI TẬP ỨNG DỤNG Cơng ty An Việt có quy ước mã hồ sơ sau:

1.FIN 200 (Hồ sơ liên quan đến tài chính) 2.CON 300 (Hồ sơ hợp đồng)

3.HR 400 (Hồ sơ nhân sự)

4.MAR 500 (Hồ sơ quảng cáo tiếp thị) 5.PJT 100 (Các dự án trọng điểm)

Hãy cho biết bạn lưu loại giấy tờ sau vào hồ sơ nào, ghi mã số nào?

a Báo cáo toán quý 2/2016

b.Phụ lục bổ sung hợp đồng mua thiết bị

c Thông tin đối thủ cạnh tranh tham gia thầu cơng trình X d.Báo cáo trình duyệt ngân sách tháng cuối năm

e Tập hợp bảng đánh giá thành tích cá nân sau tổng kết dự án Z10

f Mẫu thiết kế báo cáo chương trình sản phẩm dán điểm bán lẻ g.Kế hoạch bổ sung chuyên viên kỹ thuật cộng tác viên bán hang

h.Biên nghiệm thu hợp đồng tư vấn thiết kế phần mềm quản lý i Danh sách đơn vị nhận tài trợ công ty

137 CHƯƠNG

TỔ CHỨC CÔNG TÁC LỄ TÂN Mục đích chương:

Sau học xong chương này, người học cần nắm được: - Khái niệm, phân loại, vai trị cơng tác lễ tân

- Các nguyên tắc cần thiết hoạt động lễ tân

- Phân loại khách tổ chức đón tiếp khách quan - Cách giao tiếp với khách qua điện thoại

8.1 Tổng quan công tác lễ tân

8.1.1 Khái niệm

Lễ tân tổng hợp hoạt động diễn trình tiếp xúc, trao đổi, làm việc đối tác, tổ chức cá nhân nội nước nước

Lễ tân hoạt động diễn lĩnh vực đời sống xã hội quốc gia trị, kinh tế, quốc phịng, văn hóa xã hội

8.1 Phân loại

Người ta phân biệt lễ tân ngoại giao, lễ tân nội nước lễ tân kinh doanh

- Lễ tân ngoại giao phận lễ tân nhà nước, hoạt động đối ngoại quốc gia thực sở tôn trọng tập quán quốc gia qui định, thông lệ quốc tế Ngày lễ tân ngoại giao tập trung vào vấn đề: thủ tục thiết lập quan hệ ngoại giao bổ nhiệm đại sứ, đặc quyền ưu đãi miễn trừ ngoại giao, thứ ngoại giao,…Đây cơng việc cần thiết để tạo điều kiện cho hoạt động ngoại giao tiến hành thuận lợi

- Lễ tân nội đất nước tổng hợp hoạt động diễn trình tiếp xúc, trao đổi tổ chức, cá nhân nội quốc gia Những hoat động thực sở qui định pháp luật, tập quán, phong tục vùng, địa phương

- Lễ tân kinh doanh hoạt động diễn trình tiếp xúc trao đổi tổ chức, đơn vị kinh doanh nước Những hoạt động thực tảng pháp lý quốc gia, tập quán thỏa mãn bên

8.1.3 Vai trị cơng tác lễ tân

138 Bên cạnh đó, tổ chức tốt cơng tác lễ tân tạo ấn tượng tốt đẹp, gây cảm tình với khách Đây sở quan trọng để tạo nên bầu khơng khí thuận lợi quan hệ cơng tác, đặc biệt kinh doanh Những lời nói, cử hành động đẹp cơng tác đón tiếp khách ban đầu làm vui lòng khách hàng, kéo khách hàng đến với quan – điều quan trọng sống doanh nghiệp

Lễ tân nội dung chủ yếu hoạt động đối ngoại công cụ quan trọng cần thiết thiếu hoạt động đối ngoại Công tác lễ tân tốt hay xấu ảnh hưởng trực tiếp tới hiệu hoạt động đối ngoại, chí ảnh hưởng tới quan hệ quốc gia Hoạt động lễ tân, lễ tân ngoại giao vừa cơng cụ trị hoạt động đối ngoại nhà nước, vừa phương tiện thực cụ thể hóa nguyên tắc luật pháp quốc tế quốc gia Thông qua hoạt động lễ tân, quyền tự bình đẳng quốc gia, đối tác bảo đảm không phân biệt kẻ mạnh hay yếu, nước lớn hay nước nhỏ,…

Trong thực tiễn ngoại giao tổ chức điều hành công việc quan, nhiều việc giải tốt, nhiều khó khăn vượt qua cách vận dụng tốt thể thức lễ tân Thông qua thủ tục lễ tân cơng nhận người ta giải khó khăn tưởng khơng thể vượt qua để tiến hành công việc cách thuận lợi

8.1.4 Các nguyên tắc hoạt động lễ tân

Hoạt động lễ tân quan, đơn vị vừa mang tính chất lễ tân ngoại giao (nếu khách nước ngồi), vừa mang tính chất lễ tân nội đất nước lễ tân kinh doanh doanh nghiệp Việc thực công tác lễ tân đơn vị cần tuân thủ nguyên tắc sau:

-Tuân thủ quy định, tập quán, thông lệ quốc tế

-Tôn trọng tập tục, tập quán quốc gia, địa phương -Thực ngun tắc bình đẳng, có lợi

-Lịch sự, nghiêm túc, tạo điều kiện cho khách

-Ngày, tiếp khách quan, đơn vị phải ghi rõ ràng, xác -Khách từ nơi xa đến ăn nghỉ quan, qui định theo chế độ cụ thể -Việc bố trí ăn, ở, phục vụ khách họ lại quan phải thực cách chu đáo

-Việc tiếp khách giám đốc, phó giám đốc, đơn vị phải phân công rõ ràng

139 8.2 Cơng tác đón tiếp khách

8.2.1 Đón tiếp khách quan 8.2.1.1 Phân loại khách

Khách đến văn phòng quan có hai loại chính: khách ngồi quan khách nội quan

- Khách quan, bao gồm: khách hàng, khách đến liên hệ công tác, khách tham quan,…

- Khách nội bộ, bao gồm: cán bộ, nhân viên đơn vị quan đến liên hệ công tác lên gặp thủ trưởng việc riêng, thủ trưởng đơn vị trực thuộc,…

Thư ký phải phân biệt loại khách để ứng xử thích hợp

Đối với khách nội quan tiếp xúc giải nhiều cách khác Có quan thủ trưởng tiếp cán nhân viên lúc họ đến Cách bất tiện cho thủ trưởng quan họ bị gián đoạn công việc, tập trung vào công việc quan trọng

Ở số quan khác qui định thủ trưởng giành số thời gian định tuần để tiếp cán nhân viên Ngồi thời gian khách khơng vào văn phịng (trừ trường hợp đặc biệt) Song nhìn chung cách thức tốt tiếp khách nội nên phân thành loại khách có ứng xử riêng sau:

+ Đối với cán thân cận, gặp thủ trưởng lúc

+ Đối với cán nhân viên muốn gặp thủ trưởng: phải đăng ký qua thư ký để thư ký xếp, bố trí

+ Đối với người lao động cần tổ chức tiếp xúc vào thời gian định, cụ thể vào ngày tuần tháng

Tuy nhiên trường hợp cần phải ý đến trường hợp ngoại lệ, nhiều trường hợp quan trọng khẩn cấp đợi đến ngày giờ, đến hẹn giải

Đối với khách ngồi quan cơng việc đón tiếp khách trình bày chi tiết mục sau

8.2.1.2 Tổ chức đón tiếp khách quan

140 Địa điểm dùng để tiếp đón khách quan gọi khu vực lễ tân Khu vực lễ tân điểm tiếp xúc khách quan, nơi tạo ấn tượng đầu tiên- thường sâu đậm cho khách Ngày quan thường quan tâm đến vấn đề trang bị vật dụng cần thiết cho cơng tác tiếp khách Có thể kể trang thiết bị chủ yếu sau:

- Bàn ghế khách, để khách ngồi đợi - Sổ đăng ký khách đến liên hệ công tác - Điện thoại

- Tủ đựng đồ uống - Sơ đồ quan

- Danh bạ điện thoại nội quan - Máy tính (nếu cần thiết)

- Hoa, chậu cảnh, tranh,…

Khu vực lễ tân phải bố trí nơi vào quan để khách vào dễ thấy, dễ tìm

Nhân viên lễ tân phải ln ln tổ chức khu vực lễ tân sẽ, ngăn nắp, thường xuyên vệ sinh trang thiết bị chuẩn bị sẵn đồ dùng cần thiết để tiếp khách

Cùng với trang bị khu vực lễ tân vấn đề trang bị nhân viên lễ tân Nhiều quan trang bị đồng phục đeo phù hiệu Diện mạo bề nhân viên lễ tân phản ánh hình ảnh doanh nghiệp mức độ dịch vụ mà doanh nghiệp cung cấp nên nhân viên lễ tân cần ăn mặc sẽ, gọn gàng, lịch để tạo ấn tượng tốt khách hàng

Sau làm thủ tục cần thiết chào hỏi, ghi tên,…nhân viên thường trực phải thông báo cho thư ký biết khách ngồi chờ yêu cầu họ hướng dẫn họ đến văn phòng Nhiều trường hợp đặc biệt thư ký hay trực tiếp thủ trưởng phải tận nơi để đưa khách vào

a Trình tự tiếp khách bình thường

Tiếp khách bình thường trường hợp tiếp khách đến liên hệ công tác thông thường công ty Đối với trường hợp phận có hẹn trước với khách phận có trách nhiệm thông tin cho nhân viên lễ tân biết trước để tiếp khách chu đáo Nội dung thông tin bao gồm: tên khách, đơn vị công tác, người cần gặp, hẹn Nhân viên lễ tân ghi nhận thông tin vào sổ thông tin đồng thời thông báo cho bảo vệ biết

Khi khách đến công ty liên hệ cơng tác nhân viên bảo vệ có trách nhiệm hướng dẫn khách gặp phận lễ tân Sau nghe yêu cầu từ khách, nhân viên lễ tân xử lý sau:

141 Sau nhân viên lễ tân hướng dẫn khách ngồi đợi khu vực phòng chờ, mời nước liên hệ với người cần gặp

- Khách không hẹn trước: sau mời khách ngồi nhân viên lễ tân phải liên hệ với phận liên quan để gặp khách Nếu khách đại diện quan Nhà nước liên hệ Trưởng phịng Hành để Trưởng phòng xử lý Đối với trường hợp gặp Giám đốc liên hệ thư ký xử lý Nếu người cần gặp liên hệ từ chối gặp nhân viên trả lời khách khơng liên hệ xin thông tin khách để liên hệ sau

Hình 8.1 Mẫu phiếu hẹn

b Trình tự tiếp khách quan trọng

Đề xuất yêu cầu: Yêu cầu tiếp khách quan trọng phận đề xuất Giám đốc định Khi phát sinh yêu cầu tiếp khách đặc biệt người yêu cầu phải ghi phiếu yêu cầu tiếp khách trình lãnh đạo phê duyệt Sau lãnh đạo duyệt, người đề nghị chuyển qua Phịng Hành lập kế hoạch tổ chức đón tiếp khách

Lập kế hoạch: Phịng Hành lập kế hoạch tiếp khách, chuyển cho người đề nghị tiếp khách trao đổi thống nhất, sau chuyển cho Giám đốc phê duyệt Kế hoạch tiếp khách phải chuyển cho thư ký giám đốc, cho người tiếp khách Phòng Hành lưu để tổ chức thực

Chuẩn bị: Về nguyên tắc, toàn khâu chuẩn bị theo kế hoạch Phịng Hành tổ chức thực Tuy nhiên số công việc đặc thù liên quan đến phận chun mơn phối hợp với phận để tổ chức thực Trưởng Phịng Hành chịu trách nhiệm kiểm sốt tiến độ công việc thực theo kế hoạch đề

Đón tiếp: Trước so với đón tiếp, Trưởng Phịng Hành kiểm tra trực tiếp cơng việc cần chuẩn bị đón tiếp Trong q trình đón tiếp Trưởng phịng Hành phải cử nhân viên túc trực để kiểm sốt cơng việc thực công việc phát sinh

MẪU PHIẾU HẸN

142

Quyết toán chi phí: Phịng Hành chịu trách nhiệm lập thủ tục toán, bao gồm việc lấy hoá đơn giá trị gia tăng Cơng ty cần có mức khốn quy định tối đa cho chí phí chiêu đãi, tiếp khách

c Tổ chức tiếp đón khách nước ngồi

Việc tiếp đón khách nước ngồi cần quan tâm doanh nghiệp nhiều Đương nhiên vai trò tiếp khách văn phòng thư ký cần chuẩn bị kỹ Việc tiếp khách nước lên lịch trước, có khách cịn nước ngồi liên hệ hẹn gặp Để chuẩn bị cho tiếp khách diễn tốt đẹp, cần phải chuẩn bị việc sau:

- Lên lịch buổi làm việc cho phù hợp: Hai bên liên lạc qua điện thoại, email, fax để xác định giấc buổi làm việc Cần chuẩn bị chu đáo nội dung Đơn vị cần huy động phịng, ban có liên quan đến nội dung vấn đề, chuẩn bị theo kế hoạch Nếu khách khách mời đơn vị kế hoạch bao gồm nhiều hoạt động nhiệm vụ thư ký đa dạng như:

+ Xác minh thơng tin tồn đồn, bao gồm số lượng thành viên đồn cơng tác; tên, chức vụ người

+ Chuẩn bị thành phần nhân có liên quan để làm việc đón tiếp + Liên hệ quan chức cần thiết

+ Chọn nơi ăn nghỉ, xe đưa đón

+ Chọn nơi tiếp kiến, nơi làm việc, nơi chiêu đãi, nơi tham quan + Tìm hiểu tập quán khách

+ Tổ chức đón khách, tặng hoa…

- Triển khai chuẩn xác: Các khách nước đặc biệt coi trọng giấc theo lịch quy định Phải xác, có trở ngại phải báo Nếu máy bay bị trễ, phải thay đổi lịch cho kịp thời thông báo cho phận liên quan Vào buổi đón khách, nhiểu quan đơn vị đủ bề khơng phải trang trí thêm Tuy nhiều đơn vị nên bố trí thêm cảnh hành lang, hoa phòng họp…

- Vai trò ghi lập biên Thư ký giám đốc: Đây công việc quan

trọng, thư ký phải tập trung vào việc ghi tốc ký nhờ người khác sử dụng máy ghi âm Không ỷ lại vào máy ghi âm mà thiết phải dịch tốc ký, kịp lập xong ghi nhớ hay biên họp nhanh tốt

8.2.2 Tiếp khách qua điện thoại

8.2.2.1 Đặc điểm, mục đích giao tiếp qua điện thoại

 Đặc điểm

143 Cơng việc điện đàm có kết hay khơng phần lớn người gọi có hiểu nhân viên văn phịng nói hay khơng?

Điện thoại phương tiện kỹ thuật dùng thường xuyên để liên lạc hữu ích hai quan, đơn vị hai cá nhân

Điện thoại xem công cụ giao tiếp hàng đầu mức độ tiện lợi (thơng dụng, nhanh chóng, dễ sử dụng, phản hồi ngay)

Cuộc điện đàm biểu cá tính người điện đàm Phong cách giao tiếp qua điện thoại phản ảnh nhân cách người giao tiếp

Mục đích

Trong quan, doanh nghiệp điện thoại dùng để thông tin, liên lạc trường hợp sau:

- Thông báo khẩn tin tức quan trọng - Xin ý kiến cấp

- Trả lời yêu cầu khách hàng, đối tác - Đăng ký hẹn ngày, tiếp xúc, làm việc - Mời họp đột xuất,…

Mỗi lần giao tiếp điện thoại lần tạo hội quan hệ làm việc tốt cho doanh nghiệp, giao tiếp qua điện thoại mang lại lợi ích sau:

- Hỗ trợ cho việc gặp mặt trực tiếp

- Chuyển thơng điệp cách nhanh chóng - Tiết kiệm thời gian chi phí

- Gây ấn tượng tốt đẹp

- Tạo hài lịng tình cảm gắn bó

8.2.2.2 Nghệ thuật giao tiếp qua điện thoại a Nghệ thuật ứng xử nghe điện thoại

Khi nghe điện thoại phải rèn luyện kỹ nghe Hãy cố gắng đừng cắt ngang lời nói người đối thoại mà chăm nghe Nếu nghe khơng rõ, xin lỗi yêu cầu người nói nói chậm lại Nếu nghe khơng hiểu, u cầu nhắc lại Nếu gặp tên người nước ngoài, yêu cầu người nói đánh vần chậm lại để ghi cho

144 Hãy diễn đạt lại điểm chủ yếu nghe cách ngắn gọn hỏi người đối thoại có khơng để tránh hiểu lầm sau

Không nên ý đến đặc điểm thói quen người đối thoại lúc nói Cần chắt lọc thơng tin để bổ sung kiến thức kinh nghiệm cho thân

Cần có phản ứng bình tĩnh bât kỳ lời phát biểu người đối thoại Người biết nghe người biết kiềm chế cảm xúc, chi tiết vụn vặt làm ảnh hưởng để ln tìm giải pháp

Khơng yếu tố bên ngồi thu hút ý tiếng ồn đường phố, tiếng chuông điện thoại, tiếng người qua lại,… Chọn tư vị trí ngồi tập trung lắng nghe Hãy làm cho suy nghĩ thích ứng với tốc độ nói chuyện Tốc độ suy nghĩ nhanh tốc độ nói từ - lần Nếu khơng tập trung mà lơ đãng, thụ động hiệu tiếp thu thông tin giảm sút đáng kể

 Nguyên tắc nghe điện thoại - Trả lời

+ Nghệ thuật tốt để trả lời điện thoại sau nghe hết tiếng chuông reo lần đầu nên nhắc ống nghe lên trả lời cho người gọi

+ Ngay nhắc ống nghe, nên với tay lấy tờ giấy bút để ghi lời dặn thấy cần thiết

-Tự xưng danh

Một điện đàm xem bắt đầu người gọi biết gọi số Vậy, cầ phải tự xưng danh, giới thiệu tên văn phòng quan

Trường hợp nhận điện thoại từ bên gọi tới, cần giới thiệu đầy đủ nghi thức Ví dụ:

+ Cơng ty ABC kính chào q khách + Dạ, công ty ZQ xin nghe

Trường hợp nhận điện thoại nội khơng phải ý nhiều đến nghi thức mà cần giời thiệu ngắn gọn

Ví dụ: + Văn phịng giám đốc xin nghe + Phòng tiếp tân nghe -Ghi số điện thoại tên khách hàng

Thường khách hàng gọi điện thoại tới doanh nghiệp tự xưng danh; có người khơng thích xưng tên khơng cho biết lý họ gọi đến Là thư ký doanh nghiệp, cần phải biết gọi lý họ gọi đến Hãy cố gắng khai thác thông tin nơi khách hàng

145

+ Trường hợp giám đốc bận

Thư ký phải có nhiệm vụ trả lời tất điện thoại cho giám đốc Trường hợp giám đốc bận, thư ký phải cắt nghĩa thật khéo léo cho người gọi tới giám đốc không trả lời được, đề nghị số giải pháp sau:

Thưa ông, giám đốc bận họp, giúp ơng khơng? Hoặc

Thưa ông, giám đốc bận họp, ông có muốn nói chuyện với ơng phó giám đốc khơng? + Trường hợp cho người gọi biết tin tức: Khi giám đốc vắng mặt, thư ký cung cấp cho người gọi điện thoại biết số tin tức cần thiết phải thận trọng, phạm vi cho phép Không cho người biết nhiều chi tiết quan

Nên nói Khơng nên nói

- Ơng giám đốc khơng có Tơi thưa lại với ơng giám đốc gọi lại cho ơng khơng

-Ơng giám đốc mắc bận Hà nội ký hợp đồng

- Lúc ơng giám đốc khơng có mặt văn phịng Ơng có điều cần dặn lại khơng?

-Ơng giám đốc có họp để bàn vấn đề tăng lương cho nhân viên

- Ông giám đốc khơng có Tơi báo lại với ông giám đốc gọi lại ông không?

-Ông giám đốc vừa phố có việc riêng

Bảng 8.1 Những điều nên nói khơng nên nói

+ Trường hợp để lại lời nhắn: Thư ký phải luôn để sẵn phiếu ghi lời nhắn cạnh máy điện thoại để ghi lời dặn người gọi Thư ký phải ghi đầy đủ, xác, chỗ chưa rõ phải hỏi lại để ghi cho Các nội dung quan trọng, thư ký phải đọc lại cho người nghe để xác nhận

CUỘC GỌI

Ngày………Giờ……… Đến………

KHI BẠN ĐI KHỎI

Ông/bà……… Bộ phận……… Điện thoại……… Khẩn Làm ơn gọi

Gọi để gặp bạn Sẽ gọi lại

Muốn gặp bạn Đáp lại gọi Lời nhắn……… Người trực điện thoại………

146 + Trường hợp chuyển đường dây: khi phải chuyển đường dây, thư ký phải giải thích rõ lý để người gọi biết phải chắn chuyển đến người Chỉ chuyển đường dây trường hợp sau:

Người gọi nhầm số phụ quan

Người gọi muốn hỏi việc có liên quan tới phận quan

+ Trường hợp mời đồng nghiệp đến nghe điện thoại, thư ký phải lịch yêu cầu khách đợi đặt điện thoại xuống trạng thái chờ đề gọi người cần gặp

Tránh biểu quan hệ cá nhân lạnh lùng với đồng nghiệp giọng nói khơ khan, coi thường người gọi đến, thường người không quen biết

- Kết thúc điện đàm

Người nghe có cảm tình tốt thư ký biết cách chấm dứt điện đàm cách lịch thân mật Khơng tệ chấm dứt điện đàm cách vội vã, đột ngột cúp máy mà khơng báo trước, khoogn có lời chào lịch thiệp Khi người gọi muốn chấm dứt điện đàm, nên cám ơn ơng ta gọi đến trước nói “chào ơng”

Sau chào, thư ký để ống nghe xuống cách nhẹ nhàng Nếu thư ký người nhận điện thoại, phải chờ người gọi đặt ống nghe trước để tỏ quan tâm đến nói chuyện

Những tình thường gặp điện đàm

- Người gọi không cho biết tên lý gọi đến, trong trường hợp cần phải khéo, lịch sự, nhẹ nhàng để u cầu người gọi nói tên

Ví dụ: Xin ơng/bà vui lịng cho biết q danh? Xin ơng/bà cho ơng Nguyễn Hồng biết tên?

Nếu thủ trưởng không đồng ý trả lời điện thoại người gọi khơng xưng tên, cịn cách từ chối khéo léo hỏi xem người gọi có cần nhắn khơng Thư ký thủ trưởng nên bàn thống với trước cách trả lời cho ổn

- Giám đốc không muốn gặp người gọi khăng khăng đòi gặp: Thư ký nên khéo léo tình này, trả lời giám đốc bận khơng có mặt quan thư ký nên đề nghị người gọi lại sau, hỏi họ có muốn nhắn cho giám đốc hay không?

- Vấn đề nằm quyền hạn thư ký trả lời người gọi khơng hài lịng địi gặp cấp trên

- Hai máy văn phòng đổ chng, đàm thoại máy máy đổ chuông

147 Rồi quay sang máy thứ hai: tơi nói với máy khác, ơng chờ máy gọi lại, thư ký phải ghi rõ số điện thoại khách ước chừng thời gian gọi lại

Nếu máy thứ hai từ bên gọi đến, thư ký phải dành ưu tiên cho máy xin lỗi máy thứ

+ Người gọi có thái độ hách dịch bất nhã, hiện xã hội văn minh có phát triển trước, ta bắt gặp mẫu người hách dịch gọi điện thoại Lúc địi hỏi thư ký phải bình tĩnh, nhỏ nhẹ dịu dàng gọi đạt kết tốt

b Nghệ thuật ứng xử gọi điện thoại

Khi gọi điện thoại ngoài, thư ký hoàn toàn chủ động thời gian nội dung gọi

Nếu khơng có việc gấp khơng nên điện thoại vào đầu làm việc hết làm việc Không nên gọi điện thoại ăn nghỉ trưa Không điện thoại muốn sớm đến nhà riêng Khi có việc khẩn cấp buộc phải gọi vào phải nói lời xin lỗi trước vào nội dung

Nếu gọi ngước ngồi, phải tính kỹ múi chênh lệch để tránh làm phiền người đối thoại tiết kiệm thời gian nói chuyện để giảm cước phí Sau số nguyên tắc gọi điện thoại:

Chuẩn bị trước nội dung

Trước gọi điện thoại phải chuẩn bị trước nội dung cần nói Sắp đặt điều nói, ghi vắn tắt ý số liệu cần thơng báo giấy (nếu cần)

Tìm số điện thoại ghi giấy

Trước gọi điện thoại cho ai, kiểm tra cẩn thận số máy Bấm số điện thoại cẩn thận

Sau quay số, chờ cho người gọi kịp trả lời Nếu gọi nhầm số phải xin lỗi nhẹ nhàng cúp máy

Tự xưng danh

Sau đầy dây bên nhấc máy nhớ xưng danh đề nghị nói chuyện với người cần gặp

Trình bày rõ ràng mục đích gọi

Trình bày ngắn gọn, xúc tích nội dung gọi Đề cập vào vấn đề Khơng nói thừa, khơng nói dài dịng

Khi kết thúc gọi

Không đột ngột cúp máy mà phải có tín hiệu báo trước Ví dụ: Tơi xin phép cúp máy

148 Sau cảm ơn cúp máy

c Những điều thư ký cần ghi nhớ sử dụng điện thoại

- Không dùng điện thoại vào việc riêng

- Không trao đổi thông tin cần bảo mật qua điện thoại

- Khi chưa chọn số chưa rõ ý định nói chưa nhấc ống nghe - Khi cầm máy nghe phải có thói quen cầm theo bút phiếu nhắn tin

- Phải biết từ chối điện đàm thoại mà giám đốc không muốn có - Ln có thái độ hữu nghị, sẵn sàng mang lại lợi ích cho người nói chuyện I PHẢI TRAU ĐỒI GIỌNG NÓI THẾ

NÀO

IV VIỆC CẦN LÀM KHI NHẬN ĐIỆN THOẠI

1 Trình bày nhanh nhẹn Nói dễ hiểu

3 Nói tự nhiên Nói rõ ràng Phản ứng vui vẻ

1 Trả lời Tự xưng danh Đối đáp lịch

4 Ghi điều liên hệ

5 Kiểm điểm chi tiết quan trọng Giữ lời hứa

II HÃY NHỚ - LỊCH SỰ LÀ ĐIỀU ĐÁNG KỂ

V KHI TRẢ LỜI THAY NGƯỜI KHÁC

1 Vui vẻ chào người đối thoại Sẵn sàng giúp đỡ việc Chắm nghe

4 Gọi tên người đối thoại

5 Xin lỗi chẫm trễ lỗi lầm

1 Trả lời nhẹ nhàng Tự xưng danh

3 Cho biết nên làm người gọi vắng mặt

4 Sẵn sàng giúp đỡ hay chuyển đường dây

5 Ghi số điện thoại tên người đối thoại

6 Ghi lời dặn cho

III SẮP XẾP KHI GỌI ĐIỆN THOẠI VI PHẢN ỨNG KHI GẶP NHỮNG SỰ PHÀN NÀN

1 Xếp đặt điều phải nói

2 Tìm số điện thoại – Ghi nhanh giấy Quay số cẩn thận

4 Tự xưng danh

5 Trình bày rõ mục đích Vui vẻ chấm dứt điện đàm

7 Lắng nghe – Hãy để người gọi nói Tỏ ý quan tâm thơng cảm Tránh đổ thừa

149 CÂU HỎI HƯỚNG DẪN ÔN TẬP, THẢO LUẬN

Bài 1: Trả lời câu hỏi sau

Câu Hãy trình bày nguyên tắc gọi nhận điện thoại? Câu Hãy trình bày cách chấm dứt điện đàm cho tế nhị?

Câu Hãy phân lợi khách đến văn phòng cách ứng xử hợp lý loại khách?

Câu Nêu khái niệm cách phân loại lễ tân? Bài 2: Lựa chọn phương án trả lời

Câu Chọn câu trả lời Lễ tân là:

A Lễ tân tổng hợp hoạt động diễn trình tiếp xúc, trao đổi, làm việc tổ chức

B Lễ tân tổng hợp hoạt động diễn trình tiếp xúc, trao đổi, làm việc tổ chức với cá nhân

C Lễ tân hoạt động diễn lĩnh vực đời sống xã hội

D Lễ tân tổng hợp hoạt động diễn trình tiếp xúc, trao đổi, làm việc đối tác, tổ chức, cá nhân nội nước hay nước

Câu Khi thực điện thoại nước ngồi:

A Phải tính múi phù hợp để tránh làm phiền người đối thoại

B Phải gọi vào ban đêm theo Việt Nam để tiết kiệm cước điện thoại

C Phải gọi vào ban ngày theo Việt Nam để tránh làm phiền người đối thoại D Phải gọi vào ban đêm theo nước để tiết kiệm cước điện thoại cho người đối thoại

Câu Cách ứng xử tốt nghe điện thoại: A Ngắt ngang cảm thấy không muốn nghe B Chú ý đến thói quen người đối thoại

C Chú ý đến việc xung quanh

D Kiềm chế cảm xúc phản ứng bình tĩnh với lời nói người đối thoại

Câu Khi có khách hàng đến than phiền cách làm việc chất lượng hàng hóa doanh nghiệp, nhân viên lễ tân cần:

150 Câu Khi tiếp khách không nên:

A Bình tĩnh B Kiên nhẫn C Tự cao

D Ân cần, chu đáo

Câu Khu vực lễ tân nên bố trí vị trí phù hợp nhất? A Nơi vào quan

B Đằng sau tịa nhà quan

C Nơi tầng cao tịa nhà quan D Cạnh nhà kho quan

Câu Diện mạo bề nhân viên lễ tân:

A Khơng ảnh hưởng tới hình ảnh doanh nghiệp B.Được tự thể theo tính cách

C Phản ánh hình ảnh doanh nghiệp D.Thể xu hướng thời trang

Câu Đâu việc lễ tân nên làm thực gọi:

A.Lễ tân nên ghi vào sổ tay số điện thoại mà thường xuyên phải trao đổi

B Không cần ghi lại số điện thoại khách có khả nhớ số điện thoại mà thường xuyên phải trao đổi

C Không cần phải nhớ số điện thoại khách ln có danh thiếp khách để lại

D Không phải xếp số điện thoại khách ln tra danh bạ

Câu Đâu việc cần làm lễ tận nhận điện thoại A Trả lời

B Chờ vài phút sau khách nói xong trả lời C Để khách nói hết câu chuyện

D Hít thở sâu trước trả lời

Câu 10 Đâu việc lễ tân nên làm trả lời điện thoại thay người khác

A Sẵn sàng giúp đỡ chuyển đường dây B Nói ln người vắng lúc khác gọi lại C Ghi lại lời dặn khách cho

151 BÀI TẬP ỨNG DỤNG

Sáng thứ đầu tuần, Lan – Nhân viên lễ tân nhận công văn Khẩn Tổng Cơng Ty dầu khí cho Tổng giám đốc Lan gọi cho anh Hải - trợ lý Tổng giám đốc để báo chuyển công văn khẩn đến cho Tổng giám đốc Nhưng anh Hải nói Tổng giám đốc làm việc không muốn cho làm phiền Lan chuyển cho Hải anh chuyển cho Tổng giám đốc

Khi Lan mang tài liệu lên phòng trợ lý Tổng giám đốc để giao cho Hải Hải mải nói chuyển điện thoại anh vừa nói chuyện điện thoại vừa nhận cơng văn mà Lan giao cho

2 ngày sau, Tổng giám đốc gọi điện thoại cho Lan lên gặp hỏi cơng văn Khẩn mà Tổng cơng ty dầu khí gửi ngày trước nói “Cơ làm ăn kiểu gì? Cơ tơi hợp đồng vơ lớn đó” Lúc đó, Lan nhớ nói chuyển cho trợ lý Tổng giám đốc

Khi gọi lên Hải lại nói ngày trước không nhận tập tài liệu mà Lan gửi

TÀI LIỆU THAM KHẢO

1 Đồng Thị Thanh Phương (2005), Quản trị hành văn phịng, NXB Thống kê Nguyễn Hữu Thân (2004), Quản trị Hành chánh Văn phòng, NXB Thống kê Nguyễn Thành Độ, Nguyễn Ngọc Điệp, Trần Phương Hiền (2013), Giáo trình

quản trị văn phịng, NXB Kinh tế quốc dân

4 Nguyễn Thị Ngọc An (2009), Giáo trình quản trị hành văn phịng, NXB Thống kê

5 Một số văn pháp luật:

- Luật Ban hành văn quy phạm pháp luật số: 80/2015/QH13 sửa đổi bổ sung năm 2015

- Nghị định số 110/2004/NĐ-CP ngày tháng năm 2004 Chính Phủ cơng tác văn thư

- Nghị định số 99/2016/NĐ – CP ngày 1/7/2016 Chính phủ quản lý sử dụng dấu

Luật Doanh nghiệp 2014,