Kỹ năng phỏng vấn

Kỹ năng phỏng vấn

Chương trình Đào tạoCác Kỹ Năng Phỏng VấnTài liệu này được Phái đoàn của Uỷ ban Châu Âu tại Việt Nam tài trợ thông qua Dự án Quỹ Phát triển doanh nghiệp vừa và nhỏ (SMEDF)Bản quyền thuộc về SMEDFNhóm soạn thảo:Kim Whitaker, Trưởng nhómHà Nguyên, Chuyên gia tư vấnNguyễn Thị Minh Hương, Chuyên gia tư vấnDịch Anh - Việt:Trung tâm đào tạo Ngân Hàng (BTC)1Liên Minh Châu Âu Cộng hòa XHCN Việt NamDỰ ÁN QUỸ PHÁT TRIỂN DOANH NGHIỆP VỪA VÀ NHỎ (SMEDF) SMEDF -Interviewing Skills WorkshopHội thảo Kỹ năng phỏng vấn(SMEDF)Tóm lợc nội dung hội thảo (dành cho Giảng viên)Bản dự thảo số 1 - Tháng 8 năm 200603/11/2012 2 SMEDF -Interviewing Skills WorkshopGiới thiệuHội thảo này đợc triển khai để đáp ứng nhu cầu của các cán bộ tại bốn ngân hàng thơng mại của Việt nam làm việc trong khuôn khổ Chơng trình Hỗ trợ của Quỹ Phát triển Doanh nghiệp Vừa và Nhỏ (SMEDF) đối với Dự án Cho vay của các Tổ chức Tín dụng đợc tài trợ bởi Hội đồng Châu Âu. Mục đích của hội thảo nhằm nâng cao kỹ năng phỏng vấn cho các cán bộ có trách nhiệm thu nhập thông tin để thực hiện cho vay trung và dài hạn cho các doanh nghiệp vừa và nhỏ. Vì hội thảo đợc thiết kế cho các cán bộ làm việc cho các ngân hàng khác nhau nên nội dung sẽ tập trung vào việc cung cấp cho học viên những hiểu biết cơ bản về những nguyên tắc cần thiết để thực hiện cuộc phỏng vấn có hiệu quả. Hội thảo sẽ không đi vào chi tiết của quy trình lập đơn xin vay của từng ngân hàng. Thành phần tham dựHội thảo đợc thiết kế dành cho tất cả cán bộ nhân viên tham gia tích cực vào việc thu thập thông tin để hỗ trợ các doanh nghiệp vừa và nhỏ vay trung và dài hạn. Các thành viên tham gia do các ngân hàng tự chọn dựa trên tài liệu tóm tắt do Quỹ hỗ trợ doanh nghiệp vừa và nhỏ cung cấp. Số lợng học viênHội thảo sẽ sử dụng phơng pháp đào tạo thông qua sự tham gia tích cực của học viên, do đó, để cho thật hiệu quả, số lợng học viên tối đa cho mỗi hội thảo không đợc vợt quá 24 ngời. Liên quan đến công tác chuẩn bị, số lợng học viên tối u nên là bội số của 3. Điều này là yêu cầu vì trong một hoạt động quan trọng nhất của hội thảo là tham gia vai diễn phỏng vấn, các học viên sẽ đợc chia làm 3 nhóm làm việc. Phơng pháp và tài liệu giảng dạyPhơng pháp giảng dạy chủ yếu là cung cấp cho học viên cơ hội tự học tích cực thông qua các phơng pháp nh thảo luận, đóng vai, làm bài tập theo nhóm và phân tích các nghiên cứu tình huống thực tế. Vận dụng phơng pháp giảng dạy có sự tham gia tích cực của học viên liên quan mật thiết đến địa điểm đợc lựa chọn cho hội thảo (xem chi tiết dới đây). Tài liệu trợ học sẽ là một tập tài liệu đơn giản bao gồm các bản phát tay và các văn bản cơ bản liên quan. Giảng viên sẽ sử dụng các trang chiếu PowerPoint, bản sao của các trang chiếu đó sẽ đợc phát cho học viên vào thời điểm thích hợp.Tài liệu giảng dạy gốc đợc biên soạn bằng tiếng Anh và đợc dịch sang tiếng Việt. Địa điểm Hội thảo Hội thảo đợc dự định tổ chức tại một số địa điểm tại Việt nam bao gồm Hà nội, Đà nẵng và Thành phố Hồ Chí Minh. Để có thể chuẩn bị cho số lợng tối đa học viên dự định và tiến hành đợc tất cả các hoạt động của học viên, việc lựa chọn một địa điểm tổ chức phù hợp là rất cần thiết. Một địa điểm tổ chức lý tởng là một phòng học lớn (trung bình một chiều 20 mét x một chiều15 mét) có thể đủ chỗ cho 24 học viên ngồi thoải mái trong một bán kính phù hợp cho các hoạt động chung và có thêm một khoảng rộng để kê thêm 5 chiếc bàn, mỗi bàn khoảng 5 03/11/2012 3 SMEDF -Interviewing Skills Workshophọc viên cho các hoạt động theo nhóm. Cũng có thể có giải pháp thay thế bằng một phòng học chính nhỏ hơn nhng có thêm những phòng nghỉ đủ chỗ cho hoạt động nhóm và các bài tập đóng vai phỏng vấn. Điều tối quan trọng là phải có đủ chỗ cho 8 cuộc phỏng vấn thử tiến hành cùng một lúc. Nếu không thể có 8 căn phòng riêng biệt để thực hành các cuộc phỏng vấn thử thì quan trọng là phải có đủ khoảng không gian cần thiết giữa các địa điểm phỏng vấn. Một ví dụ bố trí Phòng học03/11/2012Bàn cho hoạt động nhómMàn hìnhGiá giấy BảngBàn kê thêm cho vai diễnBàn kê thêm cho vai diễn4 SMEDF -Interviewing Skills WorkshopĐề cơng chơng trình hội thảoTên Hội thảo Kỹ năng phỏng vấn (IS)Nhóm học viên mục tiêuCác cán bộ, nhân viên tham gia tích cực vào việc thu thập thông tin để hỗ trợ vay vốn trung và dài hạn của các doanh nghiệp vừa và nhỏDuration1 ngày (7,5 giờ học hay 7 x 1 giờ học + 1 x 0,5 giờ học) Mục tiêu của Hội thảoĐến cuối Hội thảo các học viên sẽ có thể:o Phân biệt đợc các loại câu hỏi chính và có thể vận dụng một cách phù hợp khi phỏng vấn các khách hàng vay tiềm năng.o Nhận thấy tầm quan trọng của ngôn ngữ cơ thể trong giao tiếp hiệu quả, biết cách điều chỉnh ngôn ngữ cơ thể và giải mã đợc ngôn ngữ cơ thể của đối tợng phỏng vấn để có giao tiếp tốt nhất với những khách hàng vay tiềm năng.o Nhận thấy tầm quan trọng của kỹ năng lắng nghe trong giao tiếp hàng ngày và nhận biết những rào cản có thể làm giảm hiệu quả của kỹ năng lắng nghe trong hoàn cảnh phỏng vấn.o Giải thích đợc khái niệm chủ động lắng nghe và sử dụng những kỹ năng chủ động lắng nghe trong quá trình phỏng vấn. o Chỉ ra đợc những đặc điểm cụ thể của một cuộc phỏng vấn đánh giá cho vay và những bớc chính trong việc chuẩn bị và tiến hành phỏng vấn. o Lên kế hoạch và thực hiện một cuộc phỏng vấn đánh giá cho vay có hiệu quả và ngắn gọn thông qua thực hành đóng vai Đánh giá Qua việc Hỏi và Đáp thờng xuyên trong Hội thảo.Qua theo dõi việc thực hiện các bài tập và các hoạt động trong quá trình Hội thảo.Sự đánh giá của học viên sau khi quay lại công việc của mình tại công sở.Những chủ đề chínho Kỹ năng đặt câu hỏio Các loại câu hỏi Câu hỏi đóng và câu hỏi mở Các loại câu hỏi nên tránh - câu hỏi gộp và câu hỏi định hớng Các câu hỏi thăm dò Các câu hỏi đánh giá độ chính xác Câu hỏi dẫn dắt Câu hỏi giả định Câu hỏi thử thách Sử dụng sự yên lặngo Sự quan trọng của từ ngữ, trợ ngữ và ngôn ngữ cơ thể.o Các loại ngôn ngữ cơ thể Dáng điệu và cử chỉ Tiếp xúc mắt T thế Sự gần gũi03/11/2012 5 SMEDF -Interviewing Skills Workshop Hình thức bên ngoài Diễn tả cảm xúco Giải mã ngôn ngữ cơ thểo Tầm quan trọng của kỹ năng lắng ngheo Các cản trở khi lắng ngheo Lắng nghe tích cựco Đặc điểm của một cuộc phỏng vấn đánh giá cho vay thành công.o Chuẩn bị cho một cuộc phỏng vấn đánh giá cho vayo Tiến hành một cuộc phỏng vấn đánh giá cho vayo Những hoạt động đánh giá sau phỏng vấno Xây dựng và sử dụng bảng danh mục kiểm tra trong phỏng vấn (check lists)03/11/2012 6 SMEDF -Interviewing Skills WorkshopChơng trình làm việc - Hội thảo Kỹ năng Phỏng vấn Tiết học:Thởi gian Nội dung tiết họcTiết học 17.30 8.30 Giới thiệu các thành viên tham gia,Giới thiệu chung về Hội thảoChơng trình làm việc,Tài liệu, phơng pháp giảng dạy và công tác hành chính Tiết học 28.30 9.30 Kỹ năng đặt câu hỏiCác loại câu hỏi9.30 9.45Nghỉ giải laoTiết học 39.45 10.45Ngôn ngữ cơ thểTiết học 410.45 11.45Kỹ năng lắng ngheCác rào cản khi lắng ngheKỹ năng chủ động lắng nghe11.45 13.15Nghỉ ăn traTiết học 513.15 14.15Đặc điểm của một cuộc phỏng vấn đánh giá cho vayChuẩn bị cho một cuộc phỏng vấn đánh giá cho vayTiết học614.15 15.15Thực hành phỏng vấn thử - đóng vai 15.15 15.30Nghỉ giải laoTiết học715.30 16.30Thực hành phỏng vấn thử - đóng vai (tiếp tục)Những nhận xét chung trong quá trình thực hành phỏng vấnSử dụng danh mục kiểm traTiết học 816.30 17.00Đánh giá Hội thảoKết thúc Hội thảoPhát chứng chỉ03/11/2012 7 SMEDF -Interviewing Skills WorkshopTiết 1Tên Hội thảoKỹ năng Phỏng vấnTên tiết họcGiới thiệu về Hội thảoNhững mục tiêu của tiết họcCuối tiết học, học viên sẽ: Thực hành một cuộc phỏng vấn đơn giản với đồng nghiệp Ghi lại và sắp đặt các thông tin cơ bản có đợc trong cuộc phỏng vấn ngắn Nắm bắt đợc các mục tiêu chung của Hội thảo Nắm bắt đợc chơng trình trong ngày và những kết quả mong đợi từ chơng trình đó. Đồng ý với các quy định áp dụng cho Hội thảo (đúng giờ, cách sử dụng điện thoại di động .)Những chủ đề chính Giới thiệu học viên Mục tiêu của Hội thảo Thời gian biểu và công tác chuẩn bị cho Hội thảo Phơng pháp giảng dạy Các quy địnhTime1 giờĐại cơng tiết họcThời gian Nội dung Phơng pháp0 10 Các phỏng vấn làm quen Xem hoạt động 110 40 Giới thiệu học viên, giảng viênXem hoạt động 140 50 Mục tiêu của Hội thảo và chơng trình hội thảoGiảng viên dùng trang chiếu PowerPoint và tài liệu phát rời50 55 Những quy định của Hội thảoThảo luận toàn thể. Giảng viên có thể dùng trang chiếu PowerPoint slide để định hớng cho thảo luận55 60 Dộn dắt đến Tiết học 2Tài liệuPhơng tiện nghe nhìnTrang chiếu Power point slides cho Mục tiêu của Hội thảoNhững tài liệu khácTài liệu phát rời về Chơng trình Hội thảoChú ýQuan trọng là phải kiểm soát đợc thời gian cho phần Phỏng vấn làm quen và cho phần giới thiệu học viên, giảng viên để Tiết học này không bị quá giờ.03/11/2012 8 SMEDF -Interviewing Skills WorkshopTiết học 2Tên Hội thảoKỹ năng Phỏng vấnTên Tiết họcKỹ năng đặt câu hỏiMục tiêu của Tiết họcCuối Tiết học, học viên sẽ: Phân biệt đợc các loại câu hỏi chính và vận dụng một cách phù hợp khi phỏng vấn các khách hàng vay tiềm năng Các chủ đề chính Các câu hỏi đóng và câu hỏi mở Các loại câu hỏi nên tránh - câu hỏi gộp và các câu hỏi định hớng Các câu hỏi thăm dò Các câu hỏi chính xác Các câu hỏi dẫn dắt Các câu hỏi giả định Các câu hỏi thử thách Sử dụng sự yên lặngThời gian1 giờĐại cơng Tiết họcThời gian Nội dung Phơng pháp0 5 Giới thiệu về kỹ năng đặt câu hỏi Giảng viên thuyết trình sử dụng Powerpoint slices5 15 Thảo luận những ví dụ về việc đặt câu hỏi và những loại câu hỏi khác nhau Học viên suy nghĩ về những câu hỏi ví dụ đợc nêu trong phần Phỏng vấn làm quen. Giảng viên viết những ví dụ đó lên bảng giấy . Phân biệt câu hỏi đóng và câu hỏi mở.15 35 Các loại câu hỏi:- định nghĩa- ví dụ- sử dụng lúc nàoGiảng viên thuyết trình với trang chiếu PowerPoint và sử dụng các ví dụ của học viên35 55 Học viên thực hành đặt các loại câu hỏiXem hoạt động 255 60 Dộn dắt đến Tiết học 3Tài liệuPhát rời: Kỹ thuật đặt câu hỏiPhơng tiện nghe nhìnMáy chiếu, bảng và bútNhững vật dụng cần thiết khácGiấy bìa các mầu, bút dạChú ý03/11/2012 9 SMEDF -Interviewing Skills WorkshopTiết học 3Tên Hội thảoKỹ năng Phỏng vấnTên Tiết họcNgôn ngữ cơ thểMục tiêu của Tiết họcCuối Tiết học này học viên sẽ: có thể hiểu đợc tầm quan trọng của từ ngữ, các trợ ngữ và ngôn ngữ cơ thể trong giao tiếp bằng ngôn ngữ. có thể đa ra các ví dụ của các hành vi trợ ngữ điển hình và ý nghĩa của chúng. có thể liệt kê 6 loại ngôn ngữ cơ thể chính nhận thức rằng ngôn ngữ cơ thể có thể hỗ trợ giao tiếp nhận thức đợc ngôn ngữ cơ thể cũng có thể gây trở ngại cho giao tiếp có thể diễn giải cảm xúc từ ngôn ngữ cơ thể Những chủ đề chínho sự quan trọng của từ ngữ, trợ ngữ và ngôn ngữ cơ thểo các loại ngôn ngữ cơ thể dáng vẻ và cử chỉ tiếp xúc bằng mắt T thế khoảng cách gần gũi hình thức bên ngoài diễn tả cảm xúco diễn giải ngôn ngữ cơ thểThời gian1 giờĐại cơng Tiết họcThời gian Nội dung Phơng pháp0 5 Giới thiệu về ngôn ngữ cơ thểGiảng viên biểu diễn các ngôn ngữ cơ thể ở các thái cực và hỏi sự phản ứng của học viên 5 15 Tầm quan trọng của từ ngữ, trợ ngữ và diễn tả cảm xúc trong giao tiếp.Thảo luận về tầm quan trọng của từ ngữ, cách mà các từ ngữ đợc sử dụng và ngôn ngữ cơ thể trong giao tiếp. Dùng trang chiếu PowerPoint.15 40 Giải mã các biểu hiện cảm xúcXem Hoạt động 3, phần A (Làm việc từng đôi)40 55 Tầm quan trọng của tiếp xúc bằng mắt, chỗ ngồi và khoảng cách tiếp xúcXem Hoạt động 3, phần B (Làm việc từng đôi).Thảo luận toàn thể học viên xem họ cảm thấy nh thế nào 55 60 Tóm tắt lại tầm quan trọng của ngôn ngữ cơ thể và liên hệ với phần kỹ năng lắng nghePhát cho học viên các tài liệu phát rời của ngôn ngữ cơ thể03/11/2012 10 [...]... 03/11/2012 Kỹ năngPhỏng vấn Thực hành phỏng vấn thử - đóng vai Cuối Tiết học, học viên sẽ: Có thể lên kế hoạch và tiến hành một cuộc phỏng vấn đánh giá cho vay ngắn trong tình huống thực hành đóng vai o Chuẩn bị cho cuộc phỏng vấn đơn xin vay o Tiến hành phỏng vấn đơn xin vay o đánh giá và ra các nhận xét về vai diễn phỏng vấn của đồng nghiệp 1 giờ Hoạt động Chuẩn bị thực hành cuộc phỏng vấn số 1 Thực... quá trình phỏng vấn i Bắt đầu ii Phần chính iii Kết thúc c Điều cần làm sau phỏng vấn Tiết học 6 và 7 Hoạt động 6 Phần A: Thực hành việc chuẩn bị phỏng vấn Vai ngời phỏng vấn 1 Học viên có 10 phút để chuẩn bị cho một cuộc phỏng vấn đánh giá cho vay sẽ kéo dài trong 10 phút 2 Đọc toàn bộ Mẫu đơn xin vay mà học viên đợc phát 3 Chuẩn bị Kế hoạch phỏng vấn cho một cuộc phỏng vấn Vai ngời đợc phỏng vấn 03/11/2012... ngời phỏng vấn, một trong những kỹ năng then chốt cần phát triển đó là kỹ năng chủ động lắng nghe Rất tiếc là phần lớn những ngời phỏng vấn đều nghĩ rằng kỹ năng quan trọng nhất là đặt câu hỏi chứ không phải lắng nghe các câu trả lời Xu hớng tự nhiên của chúng ta là luôn luôn nói quá nhiều trong lúc phỏng vấn và làm cho ngời đợc phỏng vấn quá tải bởi các câu hỏi đóng và phức tạp Kết quả là ngời đợc phỏng. .. một cuộc phỏng vấn Kỹ năng lắng nghe Các rào cản khi lắng nghe Kỹ năng chủ động lắng nghe Nghỉ ăn tra 11.45 13.15 Tiết học 13.15 14.15 5 Đặc điểm của một cuộc phỏng vấn đánh giá cho vay Tiết học 14.15 15.15 6 15.15 15.30 Thực hành phỏng vấn thử - đóng vai Tiết học 15.30 16.30 7 Thực hành phỏng vấn thử - đóng vai (tiếp tục) Tiết học 16.30 17.00 8 03/11/2012 Chuẩn bị cho một cuộc phỏng vấn đánh... vấn và điều cần làm trong mỗi giai đoạn Hiểu cách sử dụng danh mục kiểm tra trong phỏng vấn đánh giá vốn vay Tầm quan trọng của các cuộc phỏng vấn đánh giá cho vay Thái độ của khách hàng đối với việc phỏng vấn đánh giá Chuẩn bị cho phỏng vấn Bắt đầu phỏng vấn Tiến hành phỏng vấn Các công việc cần làm sau phỏng vấn Sử dụng danh mục kiểm tra để tự đánh giá 1 giờ Các chủ đề chính Thời gian Đại... tất cả các vấn đề mà học viên cần quan sát trong quá trình phỏng vấn 3 Nếu học viên còn cha rõ về danh mục kiểm tra thì hãy hỏi giảng viên Tiết học 6 &7 Hoạt động 7 Phần B Nhận xét cho phần thực hành phỏng vấn Khi phỏng vấn xong học viên sẽ có 10 phút để thảo luận trong nhóm về cuộc phỏng vấn đã diễn ra nh thế nào: Cho phép ngời phỏng vấn phát biểu về cảm tởng của họ khi tiến hành phỏng vấn - những... ý 03/11/2012 o o o o Chuẩn bị cho một cuộc phỏng vấn đánh giá đơn xin vay Vận dụng (tiến hành phỏng vấn đánh giá cho vay) Lên kế hoạch cho các công việc sắp tới Các công việc cần làm sau phỏng vấn 1 giờ Hoạt động Thực hành cuộc phỏng vấn thứ 3 Thay đổi vai diễn Những nhận xét chung về phần thực hành phỏng vấn: những u điểm và nhợc điểm chung của ngời phỏng vấn Lên kế hoạch hành động: Phơng pháp Xem... việc làm thế nào để tiếp tục nâng cao kỹ năng phỏng vấn và dùng danh mục kiểm tra phỏng vấn Bảng Danh mục kiểm tra khi phỏng vấn: học viên tự đánh giá dựa trên bảng danh mục kiểm tra Bảng và bút 17 SMEDF -Interviewing Skills Workshop Tiết học 8 Tên Hội thảo Tên Tiết học Mục tiêu Tiết học Những chủ đề chính Thời gian Đại cơng Tiết học Thời gian 0 10 Kỹ năng Phỏng vấn Kết thúc Hội thảo Đến cuối Tiết học,... thảo Kỹ năng Phỏng vấn Tên Tiết học Phỏng vấn đánh giá cho vay Mục tiêu của Tiết học Cuối Tiết học, học viên sẽ: Nhận biết đợc các đặc điểm của một cán bộ phỏng vấn đánh giá cho vay có hiệu quả với t cách là ngân hàng và với t cách là khách hàng Liệt kê đợc các nhiệm vụ chính cần phải làm khi chuẩn bị và tiến hành một cuộc phỏng vấn đánh giá cho vay Nắm đợc ba giai đoạn chính trong một cuộc phỏng vấn. .. luận về các thể loại phỏng vấn Đặc điểm của một cuộc phỏng vấn đánh giá cho vay tốt trên quan điểm của ngân hàng và của khách hàng Tiến hành phỏng vấn đánh giá cho vay Phơng pháp Hỏi và đáp với học viên về các thể loại phỏng vấn khác nhau Học viên suy nghĩ dới hớng dẫn của Giảng viên Hoạt động 5 - Xây dựng danh mục kiểm tra những gì cần làm trớc, lúc đầu, cuối và sau một cuộc phỏng vấn 50- 60 Giải thích . việc phỏng vấn đánh giá Chuẩn bị cho phỏng vấn Bắt đầu phỏng vấn Tiến hành phỏng vấn Các công việc cần làm sau phỏng vấn Sử dụng danh mục kiểm tra để tự. thế nào để tiếp tục nâng cao kỹ năng phỏng vấn và dùng danh mục kiểm tra phỏng vấn. 50 60 Bảng Danh mục kiểm tra khi phỏng vấn: học viên tự đánh giá dựa