Luận Văn Ứng dụng công nghệ thông tin tại Trung tâm Thông tin – Thư viện Đại học Giao thông Vận tải

Mục đích và nhiệm vụ nghiên cứu - Mục đích nghiên cứu: Trên cơ sở tìm hiểu, khảo sát thực tế tại Trung tâm Thông tin – thư viện Đại học Giao thông vận tải, khóa luận phân tích thực trạn

ĐẠI HỌC QUỐC GIA HÀ NỘI TRƯỜNG ĐẠI HỌC KHOA HỌC XÃ HỘI VÀ NHÂN VĂN

KHOA THÔNG TIN - THƯ VIỆN

-*** -

Nguyễn Thị Tuyết Mai

ỨNG DỤNG CÔNG NGHỆ THÔNG TIN TẠI TRUNG TÂM THÔNG TIN - THƯ VIỆN ĐẠI HỌC GIAO THÔNG VẬN TẢI

ĐẠI HỌC QUỐC GIA HÀ NỘI TRƯỜNG ĐẠI HỌC KHOA HỌC XÃ HỘI VÀ NHÂN VĂN

KHOA THÔNG TIN - THƯ VIỆN

-*** -

Nguyễn Thị Tuyết Mai

ỨNG DỤNG CÔNG NGHỆ THÔNG TIN TẠI TRUNG TÂM THÔNG TIN - THƯ VIỆN ĐẠI HỌC GIAO THÔNG VẬN TẢI

[#][#] 020 Chỉ số sách theo chuẩn quốc tế:

$a Số ISBN: $c Giá tiền:

$d: Số bản:

[ ][#] 041$a Ngôn ngữ tài liệu:

[ ][ ] 044$a Mã nước xuất bản:

[#][#] 082 Phân loại:

$a Chỉ số phân loại: $b Số thứ tự, cutter:

[ ][#] 100 Tiêu đề mô tả chính – tác giả cá nhân:

$a TG cá nhân: $e Vai trò:

$c Danh hiệu, chức tước, từ khóa đi kèm với tên:

[ ][#] 110 Tiêu đề mô tả chính – tác giả tập thể:

$a Đơn vị chủ quản: $b Đơn vị trực thuộc: [ ][#] 111 Tiêu đề mô tả chính – tên hội nghị:

$a Tên hội nghị:

$c Địa điểm hội nghị:

$d Thời gian hội nghị:

$n Lần hội nghị:

[ ][ ] 242$a Nhan đề dịch (do cơ quan biên mục dịch):

[ ][ ] 245 Nhan đề và thông tin trách nhiệm:

$a Nhan đề chính;

$b Thông tin khác về nhan đề (phụ đề, nhan đề song song):

$c Thông tin trách nhiệm:

[ ][ ] 246$a Nhan đề bổ sung, nhan đề ngoài bìa:

[#][#] 250$a Lần xuất bản:

[#][#] 260 Thông tin xuất bản:

$a Nơi XB: $b Tên NXB: $c Năm XB:

[#][#] 300 Mô tả vật lý:

$a Số trang: $b Minh họa:

$c Khổ cỡ: $e Tài liệu kèm theo: [ ][ ] 490 Tùng thư:

$a Nhan đề tùng thư:

[#][#] 500$a Phụ chú:

[#][#] 504$a Phụ chú thư mục:

[ ][#] 505$a Phụ chú phần tập:

[ ][ ] 600 Tên người là chủ đề (tiêu đề mô tả bổ sung):

$a Tên người:

[ ][ ] 610 Tên cơ quan là chủ đề (tiêu đề mô tả bổ sung):

$a Tên cơ quan chủ quản:

$b Tên đơn vị trực thuộc:

[ ][ ] 650 Đề mục chủ đề/Từ khóa kiểm soát

$a Nguồn của thuật ngữ/Chủ đề:

[ ][ ] 651 Từ khóa địa danh:

$a Tên địa danh:

[#][#] 653$a Từ khóa tự do: $a $a

$a $a $a

$a $a $a

[#][#] 691$a Chủ đề:

[ ][ ] 700 Tiêu đề mô tả bổ sung – tác giả cá nhân:

$a Tên: $e Trách nhiệm:

$a Tên: $e Trách nhiệm:

$a Tên: $e Trách nhiệm:

[ ][#] 710 Tiêu đề mô tả bổ sung – tác giả tập thể:

$a Tên: $e Trách nhiệm:

[#][#] 852 Nơi lưu giữ:

$a Nơi lưu giữ:

$b Kho:

$j Số ĐKCB:

[ ][ ] 910 Thông tin nội bộ:

$b Người nhập tin: $d Ngày nhập tin:

PHẦN MỞ ĐẦU

1 Lý do chọn đề tài

Ngày nay, khoa học công nghệ (KHCN) và công nghệ thông tin (CNTT) phát triển mạnh mẽ đã làm thay đổi mọi mặt trên các lĩnh vực của đời sống Đặc biệt là trong lĩnh vực thông tin - thư viện Trong thời đại của xã hội thông tin và nền kinh tế tri thức, thời đại của thông tin điện tử và công nghệ số, hoạt động thông tin - thư viện đều dựa trên nền tảng của công nghệ hiện đại, đặc biệt là công nghệ thông tin và truyền thông

Những thành tựu đạt được đã chứng minh tầm quan trọng không nhỏ của việc ứng dụng công nghệ thông tin trong hoạt động thông tin – thư viện Vì vậy, việc ứng dụng CNTT, xây dựng hệ thống thông tin - thư viện tự động hóa đã trở thành yêu cầu mang tính khách quan, là xu thế phát triển tất yếu của tất cả các cơ quan thông tin thư viện hiện nay

Với việc ứng dụng các thành tựu công nghệ hiện đại đã mang lại nhiều tiện ích, công tác thông tin thư viện được tự động hóa, giảm được tối đa công sức và thời gian lao động cho cán bộ thư viện, thỏa mãn được các nhu cầu của người dùng tin một cách nhanh chóng, chính xác, kịp thời

Trung tâm Thông tin – Thư viện Đại học Giao thông Vận tải (gọi tắt là Trung tâm) là một thư viện lớn hàng đầu cả nước được ứng dụng CNTT hiện đại từ rất sớm như Hệ quản trị thư viện tích hợp iLib, công nghệ Barcode, công nghệ RFID là các công nghệ hàng đầu nhằm tin học hóa, tự động hóa hoạt động thông tin – thư viện

Qua quá trình ứng dụng Hệ quản trị thư viện tích hợp iLib và các công nghệ mới cho thấy, trong họat động thông tin – thư viện của Trung tâm đã đạt được những thành tựu đáng kể, song còn tồn tại những khó khăn và hạn chế nhất định Vì vậy, em đã

mạnh dạn lựa chọn nghiên cứu đề tài “Ứng dụng công nghệ thông tin tại Trung tâm Thông tin – Thƣ viện Đại học Giao thông Vận tải – Thực trạng và giải pháp”, hi

vọng đề tài nghiên cứu từ việc tìm hiểu thực trạng sẽ đưa ra được những giải pháp hữu ích, mang tính khả thi và có những tác động tích cực nhằm khắc phục được hạn chế,

nâng cao và phát huy được tối đa hiệu quả ứng dụng công nghệ thông tin tại Trung tâm

2 Mục đích và nhiệm vụ nghiên cứu

- Mục đích nghiên cứu: Trên cơ sở tìm hiểu, khảo sát thực tế tại Trung tâm Thông tin – thư viện Đại học Giao thông vận tải, khóa luận phân tích thực trạng và đưa

ra nhận xét, đánh giá ứng dụng Hệ quản trị thư viện tích hợp iLib và các công nghệ mới tại Trung tâm, từ đó đề xuất những giải pháp nhằm nâng cao hiệu quả của việc ứng dụng CNTT trong hoạt động thông tin – thư viện

- Nhiệm vụ nghiên cứu: Đề tài nghiên cứu thực hiện những nhiệm vụ sau:

+ Tìm hiểu về phần mềm iLib, công nghệ Barcode và công nghệ RFID của TT TT-TV ĐH GTVT

+ Nghiên cứu thực trạng ứng dụng Hệ quản trị thư viện tích hợp iLib và các công nghệ mới tại Trung tâm

+ Đánh giá ưu, nhược điểm và đưa ra những giải pháp khả thi nhằm nâng cao hiệu quả của việc ứng dụng CNTT tại Trung tâm trong thời gian tới

3 Đối tượng và phạm vi nghiên cứu

Trung tâm Thông tin – thư viện trường Đại học Giao thông Vận tải đã và đang ứng dụng nhiều phần mềm cũng như các công nghệ mới trong hoạt động thông tin – thư viện, tuy nhiên do hạn chế về thời gian, trình độ, sức khỏe nên em chỉ tập trung nghiên cứu 3 phần mềm và công nghệ quan trọng hiện đang được ứng dụng tại Trung tâm là Hệ quản trị thư viện tích hợp iLib, công nghệ Barcode và công nghệ RFID

- Đối tượng nghiên cứu: Hệ quản trị thư viện tích hợp iLib, công nghệ Barcode, công nghệ RFID

- Phạm vi nghiên cứu: tại Trung tâm Thông tin – thư viện trường Đại học Giao thông Vận tải

4 Phương pháp nghiên cứu

Các phương pháp được sử dụng trong quá trình thực hiện đề tài:

6 Bố cục của khóa luận

Ngoài phần mở đầu, kết luận, danh mục tài liệu tham khảo, danh mục các từ viết tắt và phụ lục, khóa luận gồm 3 chương chính như sau:

Chương 1: Khái quát về Trung tâm Thông tin – Thư viện Đại học Giao thông Vận tải trước công cuộc đổi mới giáo dục và đào tạo

Chương 2: Thực trạng ứng dụng công nghệ thông tin tại Trung tâm Thông tin – Thư viện Đại học Giao thông Vận tải

Chương 3: Nhận xét, đánh giá và đề xuất giải pháp nâng cao hiệu quả ứng dụng công nghệ thông tin tại Trung tâm Thông tin – Thư viện Đại học Giao thông Vận tải

NỘI DUNG

CHƯƠNG 1 KHÁI QUÁT VỀ TRUNG TÂM THÔNG TIN – THƯ VIỆN ĐẠI HỌC GIAO THÔNG VẬN TẢI TRƯỚC CÔNG CUỘC ĐỔI MỚI GIÁO

DỤC VÀ ĐÀO TẠO

1.1 Lịch sử hình thành và phát triển của Trung tâm

Trung tâm Thông tin – thư viện Đại học Giao thông Vận tải đã có lịch sử khá lâu dài cùng với sự ra đời và phát triển của Trường Đại học Giao thông Vận tải Hà Nội

Ban đầu, Thư viện là một bộ phận trực thuộc Phòng giáo vụ (năm 1962)

Từ năm 1965 – 1973, Thư viện đã nhiều lần cùng Nhà trường phải đi sơ tán, sau

đó trở về Hà Nội tiếp tục sự nghiệp giáo dục và đào tạo, phục vụ công tác dạy và học của các cán bộ, giáo viên, sinh viên trong Nhà trường

Đến năm 1975, nhóm nghiệp vụ Thư viện được hình thành

Năm 1980, Thư viện tách thành hai bộ phận khác nhau: Tổ giáo trình gồm 5 người trực thuộc Phòng giáo vụ và Tổ thư viện gồm 7 người trực thuộc Ban nghiên cứu khoa học

Năm 1984, Thư viện chính thức thành lập như một đơn vị độc lập trực thuộc Ban giám hiệu

Ngày 21/02/2002, Thư viện Trường Đại học Giao thông vận tải Hà Nội đổi tên thành Trung tâm thông tin – Thư viện Đại học Giao thông vận tải theo Quyết định số 753QĐ-BGD&ĐT-TCCB của Bộ Giáo dục và Đào tạo Cơ cấu tổ chức gồm 01 Giám đốc, 02 Phó Giám đốc, kết hợp với phòng quản trị mạng có 25 cán bộ

Thư viện đã được quan tâm đầu tư với các dự án mức A, B của Ngân hàng Thế giới, xây dựng và trang bị được hệ thống cơ sở vật chất – kỹ thuật khá hiện đại Năm

2004, Thư viện được đầu tư với dự án giáo dục mức C Trung tâm Thông tin – Thư viện được bố trí tại Nhà A8 với diện tích gần 4000m2 Đến nay, Thư viện đã có đầy đủ các tính năng theo tiêu chuẩn của một thư viện hiện đại, trở thành một trong những thư viện đại học lớn, hiện đại hàng đầu cả nước

1.2 Chức năng, nhiệm vụ của Trung tâm

1.2.1 Chức năng

TT TT-TV ĐH GTVT nằm trong hệ thống cơ cấu tổ chức của trường ĐH GTVTHN, là trung tâm thông tin thư viện chuyên ngành Vì vậy, Trung tâm vừa mang chức năng chung của một trung tâm thông tin – thư viện, vừa có chức năng riêng phục

vụ cho chuyên ngành giao thông vận tải của Nhà trường

- Giữ gìn, bảo quản giáo trình, tài liệu tham khảo, thông tin khoa học phục vụ cho công tác đào tạo, nghiên cứu khoa học của nhà trường

- Thu thập, tàng trữ, tổ chức khai thác và sử dụng vốn tài liệu, cung cấp nguồn thông tin tài liệu chuyên ngành lĩnh vực giao thông vận tải phục vụ nhu cầu học tập, nghiên cứu, đào tạo…của các cán bộ, học viên, sinh viên trong toàn trường

- Bổ sung, khai thác, xử lý tài liệu, xây dựng hệ thống tra cứu tin thích hợp, thiết lập mạng lưới truy nhập thông tin hiện đại, giới thiệu tài liệu mới, tổ chức phục vụ người đọc đạt hiệu quả cao

1.2.2 Nhiệm vụ

- Là một đơn vị trực thuộc Ban giám hiệu, Trung tâm TT – TV có nhiệm vụ tổ chức, phát triển các dịch vụ thông tin tư liệu phục vụ công tác giảng dạy, nghiên cứu, học tập cho cán bộ, giảng viên và sinh viên trong trường ĐH GTVT Ngoài ra, Trung tâm TT – TV là một thành viên của Hiệp hội thư viện các trường đại học phía Bắc và hoạt động theo quy chế của Hiệp hội

- Phục vụ hiệu quả nguồn thông tin khoa học kỹ thuật, tài liệu chuyên ngành lĩnh vực giao thông vận tải đáp ứng nhu cầu của người dùng tin

- Hỗ trợ kiến thức cho người dùng tin đáp ứng chất lượng giáo dục và đào tạo

- Tăng cường quan hệ hợp tác, trao đổi, chia sẻ nguồn lực thông tin với các cơ quan, tổ chức, trung tâm thông tin – thư viện trong nước và quốc tế

1.3 Cơ cấu tổ chức và đội ngũ cán bộ của Trung tâm

Các phòng đọc có nhiệm vụ tổ chức phục vụ người dùng tin đọc tại chỗ các tài liệu chuyên ngành giao thông vận tải

Cơ cấu tổ chức của Trung tâm thể hiện qua sơ đồ sau:

Phòng mượn Giáo trình/Sách tham khảo

Nhà sách Phòng

Hội thảo

Phòng đọc Điện tử

Phòng Máy chủ

Phòng Phó GĐ

Phòng Nghiệp vụ/Làm thẻ

Phòng

GĐ Phòng

Phó GĐ

Phòng đọc Sách tiếng Việt

Hình 1.1 Sơ đồ cơ cấu tổ chức của các phòng ban tại Trung tâm

+ Tầng 1: Nhà sách

Nhà sách Giao thông vận tải cung cấp cho bạn đọc có nhu cầu mua các loại sách giáo trình, sách tham khảo, các sách chuyên ngành, chuyên sâu về lĩnh vực giao thông vận tải,…Chủ yếu là sách của NXB Giao thông vận tải, NXB Xây dựng, NXB Khoa học và Kỹ thuật,…

+ Tầng 4: Phòng mượn, Phòng nghiệp vụ/Làm thẻ thư viện

Phòng mượn: Là nơi tổ chức dịch vụ mượn sách, bao gồm cả giáo trình, bài giảng, sách tham khảo bằng các ngôn ngữ khác nhau

Hình thức phục vụ: Kho kín

Phòng nghiệp vụ/Làm thẻ thư viện: Là nơi thu thập, bổ sung, xử lý tài liệu Nhận đăng ký làm thẻ thư viện, in và trả thẻ thư viện theo đúng kế hoạch Trung tâm đặt ra + Tầng 5: Phòng đọc sách tiếng Việt

Đây là nơi bạn đọc có thể tìm đọc các loại giáo trình, bài giảng, sách tham khảo bằng tiếng Việt

Hình thức phục vụ: Kho mở

+ Tầng 6: Phòng đọc sách ngoại văn, luận văn, luận án, nghiên cứu khoa học/Báo-Tạp chí

Sách ngoại văn: Bạn đọc có thể tìm đọc các loại sách tham khảo bằng tiếng Anh,

tiếng Pháp, tiếng Nga về mọi lĩnh vực chuyên môn Tại đây tài liệu được xếp theo môn loại và trong từng môn loại chúng lại được xếp theo trật tự ngôn ngữ: tiếng Anh, tiếng Nga, tiếng Đức, tiếng Pháp, tiếng Trung và trật tự ABC

Luận văn, luận án, nghiên cứu khoa học: Bạn đọc có thể tìm đọc các luận văn

thạc sỹ, luận án tiến sỹ bảo vệ tại trường trong những năm gần đây, các nghiên cứu khoa học cấp Nhà nước, cấp Bộ, cấp trường do các cán bộ, giảng viên nhà trường thực hiện Bạn đọc còn có thể tìm đọc các nghiên cứu khoa học sinh viên đạt giải cấp Bộ trong thời gian qua

Báo – Tạp chí: Với gần 200 đầu báo và tạp chí bằng tiếng Việt và tiếng nước

ngoài, từ báo Trung ương đến báo ngành, thỏa mãn nhu cầu bạn đọc trong mọi lĩnh vực chuyên môn, thể thao, văn hóa, giải trí…Tại đây, bạn đọc có thể tiếp cận với những tạp chí chuyên ngành của các NXB nổi tiếng nhất bằng các ngôn ngữ Anh, Đức, Nga, Pháp, Trung

Cách sắp xếp Báo – Tạp chí:

Báo ngày được sắp xếp theo trật tự ABC của tên báo

Tạp chí tiếng Việt được chia thành hai nhóm chính: Giải trí và chuyên ngành Tạp chí giải trí được sắp xếp theo trật tự ABC của tên tạp chí, tạp chí chuyên ngành được sắp xếp theo lĩnh vực chuyên ngành và trong từng chuyên ngành lại được sắp xếp theo trật tự ABC

Tạp chí chuyên ngành bằng tiếng nước ngoài được sắp xếp theo trật tự ngôn ngữ: tiếng Nga, tiếng Anh, tiếng Pháp, tiếng Đức, tiếng Trung và trong từng ngôn ngữ, các tạp chí lại được sắp xếp theo lĩnh vực chuyên ngành và trật tự ABC

Hình thức phục vụ: Kho mở

Phòng đọc điện tử: Với hệ thống máy tính hiện đại kết nối mạng Internet cho phép bạn đọc tiếp cận và sử dụng một loại hình dịch vụ mới trong thư viện: đọc tài liệu điện tử Bạn đọc không chỉ đọc các tài liệu toàn văn từ CSDL mà TT TT – TV đã xây dựng mà còn có thể tiếp cận và khai thác các nguồn thông tin quý giá khác trên mạng Internet

Phòng hội thảo: Với hệ thống âm thanh, máy chiếu, bảng Copy plus Electronic,…hiện đại, đây là nơi lý tưởng để tổ chức các cuộc hội thảo chuyên ngành trong nước và quốc tế

+ Đại học: 15 cán bộ (79%)

Phân theo độ tuổi:

+ Từ 25 – 40 tuổi: 14 người (73%) + Từ 40 – 50 tuổi: 05 người (27%)

- Hệ thống máy chủ:

Thư viện hiện có 17 máy chủ tập trung tại tầng 6, quản lý mọi dữ liệu tại Thư viện Ví dụ: Máy chủ quản lý CSDL nói chung (ILIB, DLIB), máy chủ quản lý việc sử dụng E-mail, cổng thông tin điện tử,…

+ Máy trạm tra cứu thông tin và đọc tài liệu điện tử: có 60 máy tại Phòng đọc điện tử tầng 7

- Hệ thống camera: Thư viện hiện có 30 camera có khả năng lưu giữ hình ảnh, được lắp đặt ở tất cả các phòng từ tầng 4 đến tầng 7 nhằm kiểm soát, quản lý bạn đọc

- Hệ thống máy quét thẻ tự động: có 05 máy, bố trí ở các phòng phục vụ và phòng nghiệp vụ

- Hệ thống cổng từ: Các phòng đọc từ tầng 5 đến tầng 7 đều được lắp đặt hệ thống cổng an ninh kép RFID (Radio Frequency Identification) để kiểm soát chống mất cắp tài liệu

- Hệ thống máy điều hòa: Tất cả các phòng tại Thư viện đều được trang bị hệ thống điều hòa nhiệt độ với 13 tủ điều hòa nhiệt độ 50.000 PTU và 20 máy điều hòa treo tường 18.000 PTU

- Hệ thống máy in mạng, máy photo: Thư viện được trang bị đầy đủ hệ thống máy in mạng, máy photo đảm bảo đáp ứng tốt nhất nhu cầu của người dùng tin

- Chỗ ngồi cho bạn đọc: 606 chỗ, trong đó:

Phòng mượn tầng 4: 88 chỗ Phòng đọc tầng 5: 280 chỗ Phòng đọc tầng 6: 150 chỗ Phòng đọc điện tử tầng 7: 88 chỗ

Hệ quản trị thư viện tích hợp ILIB gồm các modul:

Modul Bổ sung Modul Biên mục Modul Lưu thông

Modul Báo, tạp chí

Modul Quản lý kho

1.5 Nguồn lực thông tin

1.5.1 Vốn tài liệu

TT TT – TV có nguồn tài liệu phong phú với trên 100.000 bản tài liệu truyền thống in trên giấy bao gồm giáo trình, bài giảng, sách tham khảo, tạp chí, luận văn, luận án, nghiên cứu khoa học bằng tiếng Việt và các ngôn ngữ Anh, Nga, Pháp, Đức, Trung…

Ngoài ra, là một thư viện điện tử hiện đại, TT TT – TV còn cung cấp tư liệu cho bạn đọc qua đĩa CD – ROM, qua các trang tài liệu điện tử miễn phí, qua các nguồn tài liệu điện tử mua theo nhu cầu của NDT, hoặc CSDL điện tử do Trung tâm tự xây dựng

- Tài liệu truyền thống, bao gồm:

5 Luận văn, luận án 2.300

Bảng 1.1 Thống kê số lượng sách năm 2011

Báo - tạp chí: gần 200 tên

2 Tạp chí giải trí tiếng Việt 25

3 Tạp chí chuyên ngành tiếng Việt 15

Bảng 1.2 Thống kê số lượng Báo – tạp chí năm 2011

- Tài liệu điện tử, gồm có:

CSDL thư mục, tổng số hơn 18.962 biểu ghi, trong đó:

+ CSDL sách: 14.971 biểu ghi

+ CSDL báo, tạp chí đóng quyển: 1.106 biểu ghi

+ CSDL luận án, luận văn, đề tài nghiên cứu khoa học: gần 2.000 biểu ghi

+ CSDL sách lưu chiểu: 732 biểu ghi

CSDL toàn văn, gồm: 52 tên giáo trình và 150 tên Luận án, luận văn, đề tài

nghiên cứu

CSDL trực tuyến: Ngoài một số CSDL trực tuyến do Trung tâm tự xây dựng,

Trung tâm còn thực hiện mua, trao đổi các tài nguyên thông tin trực tuyến phong phú như: CSDL Tiêu chuẩn Giao thông vận tải; CSDL Tiêu chuẩn Giao thông vận tải của Viện tiêu chuẩn Anh (BSI); Tạp chí điện tử của Viện điện - điện tử - kỹ thuật Mỹ,…; một số sách điện tử và các nguồn tin CSDL Offline, các nguồn tin từ Internet…

+ Hệ thống đĩa CD-Rom gồm: trên 2.200 đĩa CD-ROM

1.5.2 Các dịch vụ thông tin – thƣ viện

Trung tâm Thông tin – thư viện Đại học Giao thông Vận tải cung cấp cho bạn đọc các loại hình dịch vụ sau:

- Dịch vụ cho mượn tài liệu về nhà :

Cung cấp cho bạn đọc quyền sử dụng giáo trình, sách tham khảo có tại Thư viện trong một khoảng thời gian nhất định theo quy định của Trung tâm

Kho sách giáo trình được bố trí tại tầng 4 của Thư viện, được tổ chức theo hình thức kho đóng Số lượng giáo trình trong kho chiếm số lượng lớn (khoảng 1/3 tổng số vốn tài liệu của thư viện), bao gồm các loại giáo trình, sách tham khảo của các tác giả trong và ngoài nước, được in tại NXB Giao thông vận tải hoặc các NXB khác

Bạn đọc có thẻ thư viện được sử dụng dịch vụ mượn tài liệu về nhà theo đúng quy định của Trung tâm

Số lượng sách tối đa bạn đọc được mượn như sau: Cán bộ, giảng viên, công nhân viên có thể mượn tối đa 3 cuốn đối với sách tham khảo và không quá 7 cuốn đối với sách giáo trình Bạn đọc là sinh viên được mượn tối đa 2 cuốn đối với sách tham khảo

và sách giáo trình được mượn theo thời khóa biểu do Phòng đào tạo ban hành

Thời gian mượn sách đối với cả cán bộ, giảng viên và sinh viên theo quy định như sau: Thời hạn trả sách giáo trình được ấn định là trong vòng 10 ngày sau khi thi môn cuối cùng của học kỳ theo lịch thi do Phòng đào tạo ban hành Sách tham khảo được trả sau 15 ngày kể từ ngày làm thủ tục mượn

Bạn đọc khi mượn sách giáo trình phải nộp tiền khấu hao sách bằng 25% giá bìa cho một học kỳ (trừ bạn đọc là cán bộ, giảng viên, công nhân viên)

Quy trình sử dụng dịch vụ mượn tài liệu rất dễ dàng: Bạn đọc tra cứu tìm tài liệu cần thiết, viết phiếu yêu cầu, sau đó cán bộ thư viện sẽ lấy sách, quét thẻ mượn qua phần mềm iLib để biết thông tin về bạn đọc và tiến hành các thủ tục mượn

- Dịch vụ đọc tài liệu tại chỗ:

Với 4 phòng đọc mở bao gồm phòng đọc sách tiếng Việt, phòng đọc sách ngoại văn, phòng đọc báo – tạp chí, phòng đọc điện tử, bố trí tại tầng 5, tầng 6, tầng 7 đảm bảo đáp ứng tốt nhất nhu cầu của bạn đọc

Tổ chức theo hình thức kho mở, tài liệu được xếp giá theo chỉ số phân loại DDC Bạn đọc có thể tra cứu tìm tài liệu cần thiết qua hệ thống tra cứu mục lục trực tuyến OPAC, tìm ra chỉ số phân loại, chỉ số Cutter của tài liệu để xác định vị trí của tài liệu trên giá Bạn đọc được phép tự lựa chọn lấy tài liệu trên giá xuống sử dụng, mỗi lần chỉ lấy tối đa 02 tài liệu, khi sử dụng xong trả tài liệu vào đúng vị trí cũ trên giá

- Dịch vụ tham khảo: cung cấp thông tin theo nhu cầu học tập và nghiên cứu tại Trung tâm và trợ giúp bạn đọc sử dụng tốt nhất tài liệu và thông tin từ nhiều nguồn khác nhau

- Dịch vụ cung cấp thông tin chọn lọc: cung cấp thông tin theo chủ đề được chọn lọc từ sách, báo - tạp chí, đĩa từ, CD-ROM, thông tin trực tuyến theo nhu cầu của độc giả

- Dịch vụ Internet: Trung tâm hiện có hai phòng Internet được bố trí tại Ký túc

xá Láng và khu vực Cầu Giấy, mở cửa từ thứ Hai đến thứ Bảy hàng tuần, cho phép bạn đọc truy cập vào mạng Internet theo nhu cầu và theo quy định của Trung tâm

- Dịch vụ tra cứu thông tin trực tuyến qua OPAC: Tra cứu mục lục trực tuyến giúp bạn đọc thông qua hệ thống mạng máy tính có thể tìm được thông tin về các tài liệu có trong CSDL của thư viện

OPAC cho phép bạn đọc tìm tin theo nhiều tiêu chí, ở nhiều chế độ khác nhau như: tìm kiếm cơ bản, tìm kiếm nâng cao và tìm theo biểu thức, hỗ trợ các toán tử tìm kiếm (AND, OR, NOT,…)

Qua OPAC, bạn đọc có thể:

+ Tra cứu tìm tin

+ Đăng ký mượn tài liệu qua mạng

+ Xem thông tin người dùng, xin gia hạn tài liệu

+ Liên kết với các thư viện theo tiêu chuẩn Z39.50

+ Được thông báo sách mới

+ Liên kết với các trang Web để tìm tin trên Internet

+ Trợ giúp sử dụng

+ Gửi thư góp ý cho thư viện

- Dịch vụ sao chép, in ấn tài liệu: Đáp ứng nhu cầu in ấn, sao chép tài liệu từ các nguồn khác nhau như tài liệu in hay tài liệu điện tử theo nhu cầu của bạn đọc và theo quy định của Trung tâm

Bạn đọc tra cứu tài liệu truy cập vào địa chỉ http://opac.utc.edu.vn/opac

- Dịch vụ thông báo sách mới: Thư viện thường xuyên cập nhật danh sách các tài liệu mới nhập trên mục lục trực tuyến OPAC

- Dịch vụ hướng dẫn NDT: Hướng dẫn tổng quát về Trung tâm và cách tiếp cận,

sử dụng các nguồn lực thông tin trên giấy, Internet, cách thức sử dụng OPAC và cổng thông tin điện tử,…

- Các dịch vụ khác: Ngoài các dịch vụ cung cấp thông tin, Trung tâm còn có nhiều dịch vụ khác như tổ chức, hỗ trợ hội nghị, hội thảo, các lớp chuyên đề,…

Bạn đọc có thể đến sử dụng tất cả các dịch vụ trong thời gian làm việc và phục

vụ của Trung tâm: Từ thứ 2 đến thứ 6 hàng tuần, trừ các ngày Quốc lễ hoặc các đợt sinh hoạt chung theo lịch của nhà trường

Thời gian làm việc trong ngày:

Mùa Hè: Sáng: 7h30 – 11h30

Chiều: 13h30 – 16h30 Mùa Đông: Sáng: 8h – 11h30

Chiều: 13h30 – 16h30

1.6 Người dùng tin và nhu cầu tin

- Đối tượng phục vụ của Trung tâm là toàn thể cán bộ, giảng viên, công nhân viên, cán bộ nghiên cứu khoa học và sinh viên thuộc hệ chính quy hiện đang công tác

và học tập tại trường ĐH GTVT đều được làm thẻ thư viện và sử dụng các dịch vụ của Trung tâm Sinh viên thuộc hệ tại chức, chuyên tu, bằng II, cao học, nghiên cứu sinh được làm thẻ và sử dụng các dịch vụ tại phòng đọc

Có thể phân chia thành các nhóm đối tượng người dùng tin như:

+ Nhóm NDT là cán bộ lãnh đạo quản lý (là Ban Giám hiệu, trưởng khoa, trưởng bộ môn,…)

Đây là nhóm NDT chiếm số lượng ít nhất, chỉ chiếm khoảng 5% trong tổng số lượng NDT mà Thư viện phục vụ nhưng lại là nhóm NDT đặc biệt quan trọng, đóng vai trò quan trọng trong sự phát triển của Nhà trường Họ là những người vừa tham gia giảng dạy, vừa làm công tác quản lý, trực tiếp đưa ra các quyết định, đề ra các mục tiêu

và định hướng phát triển của trường

Do tính chất và đặc thù công việc vừa làm công tác quản lý, vừa tham gia giảng dạy nên họ là những người có chuyên môn cao, hình thức phục vụ thông tin cho họ chủ yếu dưới dạng các tổng quan, tổng luận, các thông tin, bản tin chọn lọc, đồng thời họ cũng là người cung cấp những thông tin có giá trị, có thể khai thác nhằm phát triển nguồn lực thông tin phù hợp với lĩnh vực đào tạo của trường

+ Nhóm NDT là giảng viên và cán bộ nghiên cứu

Đây là nhóm người có trình độ chuyên môn và khả năng sử dụng ngoại ngữ cao

Họ là những người trực tiếp tham gia vào quá trình đào tạo của trường, vừa là chủ thể thông tin, vừa là người dùng tin thường xuyên của thư viện Do tham gia giảng dạy và nghiên cứu nên họ thường xuyên phải cập nhật kiến thức mới, công nghệ mới và chuyên sâu liên quan trực tiếp đến lĩnh vực mà họ giảng dạy, nghiên cứu Vì vậy, các thông tin phục vụ cho nhóm NDT này là các thông tin chuyên sâu, có tính cập nhật về khoa học công nghệ thuộc các lĩnh vực đào tạo của trường Đó thường là các thông tin

có chọn lọc về khoa học và công nghệ, danh mục tài liệu chuyên ngành mới hoặc sắp xuất bản, thông tin tài liệu chuyên ngành, chuyên sâu về các lĩnh vực,…

+ Nhóm NDT là học viên cao học

Họ là những người đã tốt nghiệp đại học, đang nghiên cứu chuyên sâu về một lĩnh vực cụ thể Do đó, nguồn thông tin phục vụ cho nhóm NDT này chủ yếu là các tài liệu mang tính chất chuyên ngành sâu phù hợp với chương trình học hoặc đề tài mà họ nghiên cứu như các sách, báo, tạp chí chuyên ngành, các CSDL và tài liệu điện tử,…

+ Nhóm NDT là sinh viên

Đây là đối tượng NDT chủ yếu, đông đảo nhất của thư viện Nhu cầu tin của họ rất phong phú, đa dạng nhưng chủ yếu là nhu cầu về các nguồn tài liệu như sách giáo trình, sách tham khảo, sách tra cứu,…tại các phòng đọc sách tiếng Việt, sách ngoại văn của thư viện

- Nhu cầu tin của bạn đọc tại Thư viện rất phong phú, đa dạng và chủ yếu có xu hướng chuyên sâu theo ngành đào tạo

Người dùng tin có trình độ học vấn cao và tương đối đồng đều

1.7 Vai trò của công nghệ thông tin trong hoạt động thông tin - thư viện của Trung tâm và đối với sự nghiệp giáo dục của Nhà trường

Trung tâm Thông tin – thư viện Đại học Giao thông Vận tải bắt đầu triển khai ứng dụng công nghệ thông tin trong các hoạt động của Trung tâm từ khá sớm (năm

2002) Quá trình ứng dụng công nghệ thông tin đã khẳng định được những vai trò quan trọng không chỉ trong hoạt động thông tin – thư viện của Trung tâm nói riêng mà còn

có nhiều đóng góp không nhỏ đối với sự nghiệp phát triển giáo dục của trường Đại học Giao thông Vận tải nói chung

Việc ứng dụng công nghệ thông tin đã góp phần tự động hóa các hoạt động trong thư viện, tiết kiệm được thời gian, sức lao động của cán bộ thư viện, cung cấp cho người dùng tin những sản phầm và dịch vụ thông tin tiện ích, hiện đại, đáp ứng được nhanh chóng, hiệu quả và kịp thời, thỏa mãn một cách tối đa nhu cầu của người dùng tin

Công nghệ thông tin cũng đã và đang trở thành một công cụ quan trọng, thiết thực, là động lực mạnh mẽ thúc đẩy sự nghiệp đổi mới giáo dục của Nhà trường

Công nghệ thông tin đã mở ra triển vọng to lớn trong việc đổi mới các phương pháp, hình thức dạy và học của giáo viên và sinh viên trong Nhà trường Các hình thức dạy học như dạy học đồng loạt, dạy theo nhóm, dạy cá nhân cũng có những đổi mới trong môi trường công nghệ thông tin và truyền thông Chẳng hạn, cá nhân làm việc tự lực với máy tính, với Internet, dạy học theo hình thức lớp học phân tán qua mang, dạy học qua cầu truyền hình

Với việc ứng dụng CNTT trong hoạt động giáo dục, hình thức đào tạo từ xa cũng ngày càng phát triển mạnh mẽ trở thành phương thức giáo dục mới đem lại hiệu quả kinh tế, xã hội to lớn và được coi như một hình thức kinh doanh mang lại lợi nhuận

cao Hình thức đào tạo này cũng đem lại rất nhiều lợi ích cho người học, nó cho phép

sinh viên học hoàn toàn từ xa qua mạng Internet với thời gian, địa điểm học tự sắp xếp sao cho phù hợp nhất với điều kiện của mình mà không cần đến nơi đào tạo

Ứng dụng công nghệ thông tin trong dạy học đã góp phần nâng cao một bước cơ bản chất lượng học tập cho sinh viên, tạo ra một môi trường giáo dục mang tính tương tác cao chứ không đơn thuần chỉ là “thầy đọc, trò chép” như kiểu truyền thống, sinh viên được khuyến khích và tạo điều kiện để chủ động tìm kiếm tri thức, sắp xếp hợp lý quá trình tự học tập, tự rèn luyện của bản thân mình

Công nghệ thông tin đã làm thay đổi phương thức đào tạo, đem lại một công cụ, một phương pháp giảng dạy và học tập mới mẻ và hiện đại, nhiều tính năng Nó giúp phổ biến những kiến thức mới nhất, nhanh nhất đến từng người học

Những thí nghiệm, tài liệu được cung cấp bằng nhiều kênh: kênh hình, kênh chữ, âm thanh sống động làm cho học sinh dễ thấy, dễ tiếp thu và bằng suy luận có lý, học sinh có thể có những dự đoán về các tính chất, những quy luật mới Đây là một công dụng lớn của công nghệ thông tin và truyền thông trong quá trình đổi mới phương pháp dạy học

Nhờ có công nghệ thông tin mà việc thiết kế giáo án và giảng dạy trên máy tính trở nên sinh động hơn, tiết kiệm được nhiều thời gian hơn so với cách dạy theo phương pháp truyền thống, chỉ cần “bấm chuột”, vài giây sau trên màn hình hiện ra ngay nội dung của bài giảng với những hình ảnh, âm thanh sống động thu hút được sự chú ý và tạo hứng thú nơi học sinh Thông qua giáo án điện tử, giáo viên cũng có nhiều thời gian đặt các câu hỏi gợi mở tạo điều kiện cho học sinh hoạt động nhiều hơn trong giờ học Những khả năng mới mẻ và ưu việt này của công nghệ thông tin và truyền thông đã nhanh chóng làm thay đổi cách sống, cách làm việc, cách học tập, cách tư duy và quan trọng hơn cả là cách ra quyết định của con người

Việc ứng dụng công nghệ thông tin và truyền thông góp phần làm cho việc phổ biến tri thức thuận tiện và nhanh chóng Thực tế công nghệ thông tin đã và đang giúp cho đội ngũ giảng viên, sinh viên ngày càng nâng cao và cập nhật kiến thức chuyên môn trong hoạt động học tập, nghiên cứu của mình

Những ngân hàng dữ liệu khổng lồ và đa dạng được kết nối với nhau và với người sử dụng qua những mạng máy tính có thể được khai thác để tạo nên những điều kiện cực kì thuận lợi và nhiều khi không thể thiếu để học tập một cách tự giác, tích cực

và sáng tạo

Với những vai trò vô cùng quan trọng như trên, việc ứng dụng CNTT, xây dựng

hệ thống thông tin - thư viện tự động hóa đã thực sự trở thành yêu cầu mang tính khách

quan, là xu thế phát triển tất yếu của tất cả các cơ quan thông tin - thư viện hiện nay

CHƯƠNG 2 THỰC TRẠNG ỨNG DỤNG CÔNG NGHỆ THÔNG TIN TẠI TRUNG TÂM

THÔNG TIN – THƯ VIỆN ĐẠI HỌC GIAO THÔNG VẬN TẢI

2.1 Thực trạng ứng dụng Hệ quản trị thư viện tích hợp iLib

2.1.1 Giới thiệu về Hệ quản trị thư viện tích hợp iLib

iLib là Hệ quản trị thư viện điện tử tích hợp dành cho các Trung tâm Thư viện

lớn tại Việt Nam do Công ty CMC nghiên cứu và phát triển Đây là giải pháp dành cho

các cơ quan Thông tin thư viện lớn nhằm tin học hóa toàn bộ hoạt động nghiệp vụ thư

viện Bằng việc đáp ứng tất cả các tiêu chuẩn ngành, iLib không chỉ giúp tự động hóa

tối đa các hoạt động thư viện mà còn tạo tính liên thông với các cơ quan thông tin thư

viện bên ngoài

Phần mềm gồm các công cụ mạnh, linh hoạt giúp cán bộ thư viện xử lý nhanh

và giải quyết các yêu cầu đặc thù về nghiệp vụ thư viện

Hình 2.1 Giao diện chính của iLib

 Các tính năng nổi bật của iLib

- Khả năng lưu trữ lớn lên tới hàng triệu biểu ghi

- Công cụ tìm kiếm mạnh, linh hoạt

- Khả năng tùy biến cao, nhiều tiện ích, thân thiện với người dùng

- Chia sẻ thông tin với các thư viện khác

- Hỗ trợ xuất/nhập dữ liệu với tiêu chuẩn quốc tế

- Đa hệ điều hành, đa môi trường

- Hỗ trợ đa ngôn ngữ

- Tích hợp Barcode – Mã vạch, Thiết bị từ, Sóng radio – RFID

 Cấu trúc của iLib, gồm các Modul chính sau:

- Dịch vụ công cộng trực tuyến OPAC

- Bổ sung và trao đổi (Acquisitions)

- Biên mục (Cataloging)

- Quản lý lưu thông tài liệu (Circulation control)

- Quản lý kho (Inventory control)

- Quản lý xuất bản phẩm nhiều kỳ (Serial control)…

 Quá trình phát triển của iLib theo thời gian

Từ khi ra đời iLib đã từng bước phát triển với nhiều phiên bản khác nhau

- Trước năm 2004, iLib 3.0 đáp ứng cơ bản về tự động hóa công tác thư viện

- Tháng 8 năm 2004, iLib 3.5 hỗ trợ biên mục sách bộ/tập, nhan đề cũ/mới, phiên bản và nguyên bản

- Cuối năm 2004, iLib 3.6 cải thiện tốc độ và tiện ích chương trình Có thêm phần tùy biến Worksheet nhập tin hỗ trợ các đơn vị tự xây dựng và quản lý bộ sưu tập tài liệu

- Năm 2005, iLib 4.0 ngoài việc kế thừa các tính năng của các phiên bản trước, còn cập nhật thêm một số tính năng và nghiệp vụ mới: Chuẩn biên mục MARC21

Holding data cho Báo/tạp chí; Chuẩn biên mục liên kết (linking file) cho tài liệu quan hệ: sách bộ/tập, nhan đề cũ/mới; Hỗ trợ xuất báo cáo ra Word, Excel,…và nhiều tính năng, tiện ích khác, tốc độ và độ ổn định cao

- Năm 2006, iLib 4.2 Modul sản phẩm thông tin chuyên nghiệp

2.1.2 Ứng dụng iLib tại Trung tâm Thông tin – Thƣ viện Đại học Giao thông Vận tải

2.1.2.1 Công tác bổ sung

 Chức năng Modul bổ sung

Modul bổ sung là một công cụ hữu hiệu giúp quản lý các nguồn tài liệu đầu vào của cơ quan thông tin – thư viện, từ công tác bổ sung mới, bổ sung hồi cố, nhận lưu chiểu đến hoạt động trao đổi tài liệu như đặt mua, kế toán quỹ và trao đổ tài liệu giữa các cơ quan; theo dõi quy trình bổ sung từ lúc đặt mua đến khi được xếp lên giá

Hình 2.2 Modul Bổ sung

Modul Bổ sung thực hiện các chức năng:

- Đặt và theo dõi nhận tài liệu

- Quản lý quỹ bổ sung và nhà cung cấp

- Kiểm soát báo trùng

- Phân bổ tài liệu

- Báo cáo thống kê

- Tích hợp mã vạch và kiểm soát số ĐKCB

 Thực trạng ứng dụng Modul Bổ sung

Vốn tài liệu của TT TT-TV ĐH GTVT có số lượng lớn, khá phong phú, đa dạng

về loại hình và được bổ sung thường xuyên khi có điều kiện về kinh phí

Nhà trường không định mức bổ sung hàng năm cho Thư viện Tài liệu thường được bổ sung thuộc các diện: sách giáo trình, sách tham khảo, báo – tạp chí nội/ngoại, luận văn, luận án, NCKH,…và từ 3 nguồn chủ yếu là: nguồn mua, nguồn nộp lưu chiểu, nguồn tài trợ và tặng biếu

+ Nguồn mua: chiếm hầu hết kinh phí, chủ yếu là tài liệu tiếng Việt, mua từ các NXB lớn như: Giao thông vận tải, Giáo dục, Khoa học kỹ thuật,… Tài liệu tiếng nước ngoài chỉ mua với số lượng rất ít (do hạn chế kinh phí) và chủ yếu là tài liệu bằng tiếng Anh

+ Nguồn lưu chiểu: bao gồm các loại sách giáo trình, sách tham khảo…do Nhà trường xuất bản, luận án, luận văn, NCKH được bảo vệ tại trường

+ Nguồn tài trợ, biếu tặng: toàn bộ sách ngoại văn của Thư viện được nhận từ các nguồn tài trợ chính như Quỹ Châu Á, Tổ chức Pháp ngữ Aufel, Hội đồng Anh, ĐH Đường sắt Matxcơva, ĐH Cầu đường Paris,…và do các cán bộ, giáo viên đi công tác, học tập ở nước ngoài mang về biếu tặng

 Quy trình thực hiện bổ sung

Việc ứng dụng CNTT vào quy trình bổ sung mang lại rất nhiều lợi ích, công việc bổ sung được tiến hành một cách nhanh chóng, dễ dàng, giảm được chi phí, thời gian, công sức cho cán bộ thư viện

Tuy nhiên, do nhiều nguyên nhân khác nhau TT TT-TV GTVT vẫn chưa triển khai hết các tính năng của modul Bổ sung, chưa ứng dụng CNTT trong thủ tục mua

bán, đặt và thanh toán điện tử Bổ sung vẫn chủ yếu theo phương pháp truyền thống, mới chỉ áp dụng một số tính năng sau:

* Đơn đặt

- Các cán bộ bổ sung sẽ lên danh sách những ấn phẩm định mua, sử dụng chức năng đơn đặt và thực hiện các thao tác trên phần mềm để tạo yêu cầu bổ sung ấn phẩm (gồm có ấn phẩm định kỳ và ấn phẩm nhiều kỳ), duyệt yêu cầu và in danh sách các yêu

cầu bổ sung

- Trong quá trình tạo đơn đặt, phần mềm iLib còn cung cấp một khả năng rất quan trọng là tra trùng dữ liệu, giúp cán bộ bổ sung kiểm tra được ấn phẩm định đặt mua trước đó đã có trong thư viện hay chưa, tránh việc bổ sung thừa các tài liệu đã có

* Đơn nhận

- Tương tự như với đơn đặt, cán bộ thư viện sử dụng chức năng đơn nhận để tạo đơn nhận, nhập thông tin cho các ấn phẩm để được bổ sung về Chọn chức năng Thêm sách tập hoặc Thêm sách lẻ, sau đó chon mẫu nhập một số thông tin cho sách được bổ sung vào các trường trong MARC21 như: nhan đề tài liệu, tác giả, thông tin xuất bản,

số trang, khổ cỡ, nơi lưu trữ,…

Sau đó, cán bộ thư viện tiến hành ĐKCB cho từng tài liệu Số ĐKCB cho mỗi cuốn sách có ký hiệu riêng theo nơi sẽ lưu trữ tài liệu đó Ví dụ:

Phòng mượn: KH là Mv

Phòng đọc sách ngoại văn: KH là Dn, luận văn: Lv, luận án: La, nghiên cứu khoa học: NCKH

Phòng đọc điện tử: KH là Dt

* Thiết lập các tham số bổ sung

Cán bộ bổ sung sẽ tự tạo tham số bổ sung, bao gồm các tham số về nguồn bổ sung, nhà cung cấp, danh mục loại tiền Từ đó, có thể dễ dàng kiểm tra được xuất xứ của tài liệu là mua, tài trợ, tặng biếu, hay nguồn lưu chiểu, các nhà cung cấp tài liệu thường xuyên cho thư viện, loại tiền thanh toán bằng tiền Việt hay bằng USD

* Tra cứu – báo cáo công tác bổ sung

Tra cứu các báo cáo liên quan trong quá trình bổ sung, từ đó tạo ra các báo cáo phục vụ cho công tác bổ sung như: báo cáo bổ sung tài liệu, báo cáo phân bổ kho, đơn đặt, đơn nhận,…nhanh chóng và dễ dàng

2.1.2.2 Công tác biên mục

Biên mục là một trong các modul chính, vô cùng quan trọng của phần mềm iLib

Phân hệ này cung cấp các qui tắc biên mục nhất quán, các tiêu chuẩn biên mục,

mô tả theo các tiêu chuẩn quốc tế; hỗ trợ tối đa các công cụ cho cán bộ biên mục như phân loại, định từ khóa,…

Hình 2.3 Modul biên mục

 Các chức năng chính của modul Biên mục

- Biên mục theo MARC21: Cho phép tạo mới, sửa, sao chép, xóa các biểu ghi hiện có, tùy biến thêm bớt các trường mô tả theo đúng khổ mẫu MARC21

- Hỗ trợ công tác biên mục theo tiêu chuẩn và qui tắc mô tả khác như: ISBD, AACR2, TCVN

- Khả năng quản lý và mô tả nhiều loại tài liệu: sách, báo – tạp chí, luận văn, luận án, bản đồ, tài liệu nghe nhìn,…

- Trao đổi, xuất nhập dữ liệu dựa trên khổ mẫu MARC21 và tiêu chuẩn ISO2709

- Biên mục sao chép qua Z39.50 của các thư viện khác

- Kiểm soát tính nhất quán trong quá trình xác lập các điểm truy cập như tác giả, chủ đề

 Công tác biên mục tại Trung tâm

* Tạo worksheet nhập tin

Trung tâm đã phối hợp với Công ty CMC xây dựng các worksheet nhập tin dựa trên MARC21 sao cho phù hợp với đặc điểm riêng của kho tài liệu của mình

Ví dụ: Worksheet nhập tin đối với loại tài liệu sách lẻ, bao gồm các trường thông tin chính sau:

001 Mã số biểu ghi

005 Ngày hiệu đính lần cuối

008 Các yếu tố dữ liệu có độ dài cố định

020 Chỉ số sách theo chuẩn quốc tế

041$a Ngôn ngữ tài liệu

044$a Mã nước xuất bản

082 Phân loại

100 Tiêu đề mô tả chính – tác giả cá nhân

110 Tiêu đề mô tả chính – tác giả tập thể

111 Tiêu đề mô tả chính – tên hội nghị

242$a Nhan đề dịch (do cơ quan biên mục dịch)

245 Nhan đề và thông tin trách nhiệm

246$a Nhan đề bổ sung, nhan đề ngoài bìa

600 Tên người là chủ đề (Tiêu đề mô tả bổ sung)

610 Tên cơ quan là chủ đề (Tiêu đề mô tả bổ sung)

650 Đề mục chủ đề/Từ khóa kiểm soát

651 Từ khóa địa danh

653$a Từ khóa tự do

691$a Chủ đề

700 Tiêu đề mô tả bổ sung – Tác giả cá nhân

710 Tiêu đề mô tả bổ sung – Tác giả tập thể

852 Nơi lưu giữ

856 Địa chỉ điện tử và truy cập

886 Trường thông tin về Marc nước ngoài

910 Thông tin nội bộ

* Các hình thức biên mục tại Trung tâm

- Biên mục gốc (còn gọi là biên mục tại chỗ): là quá trình tạo biểu ghi thư mục

trên cơ sở mô tả trực tiếp tài liệu có trong thư viện bằng các Format nhập dữ liệu có sẵn

đã được quy định trong phần mềm mà thư viện sử dụng

Quy trình cơ bản của biên mục gốc, bao gồm:

+ Xử lý tiền máy: cán bộ biên mục tiến hành mô tả các yếu tố thư mục của tài liệu vào khổ mẫu nhập tin (worksheet) đối với từng loại tài liệu cụ thể, kiểm soát tính thống nhất Quy tắc mô tả được Trung tâm áp dụng là tiêu chuẩn quốc tế về mô tả thư mục ISBD và AACR2

+ Sau xử lý tiền máy là nhập các chỉ thị trường, mã trường con và các dữ liệu thư mục vào máy tính theo đúng quy trình

+ Hiệu đính biểu ghi trên máy: kiểm tra lại tất cả các thông tin dữ liệu đã nhập, chỉnh sửa, xóa các thông tin nhầm lẫn, sai hoặc không cần thiết

+ Đưa dữ liệu lên máy chủ để tra cứu, có thể in kết quả dạng phiếu hoặc thư mục khi cần

- Biên mục sao chép

Biên mục sao chép là việc sao chép các biểu ghi thư mục của các thư viện khác chuẩn trao đổi dữ liệu thư mục Z39.50, qua hệ thống mạng hoặc các vật mang tin khác như đĩa từ, đĩa CD mà không cần phải biên mục lại từ đầu, chỉ bổ sung thêm các yếu tố đặc thù của thư viện mình để tạo biểu ghi mới cho phù hợp

Hiện nay, do nhiều nguyên nhân khác nhau, Thư viện chưa tham gia vào hệ thống các thư viện có hợp tác về biên mục Hình thức biên mục sao chép có được sử dụng nhưng rất hạn chế, chỉ mang tính chất tham khảo

Trong quá trình biên mục đối với các tài liệu tiếng Việt, cán bộ thư viện thường tham khảo tới các biểu ghi từ Thư viện Quốc gia Việt Nam, Trung tâm thông tin – Thư viện Đại học Quốc gia Hà Nội và Tp HCM Đối với các tài liệu tiếng nước ngoài thường tham khảo từ Thư viện Quốc hội Mỹ, Thư viện Quốc gia Pháp, Thư viện Bảo tàng Anh,…

- Phân loại tài liệu:

Hiện nay TT TT-TV ĐHGTVT đang sử dụng bảng phân loại DDC 14 (bản rút gọn) để phân loại tài liệu Các ký hiệu phân loại chính là căn cứ để tổ chức mục lục

phân loại, sắp xếp tài liệu theo nội dung trong hệ thống kho mở của Thư viện

- Định từ khóa:

Hiện nay, trong quá trình xử lý thông tin Trung tâm đang sử dụng phương pháp định từ khóa tự do Việc dùng bộ từ khóa không có kiểm soát dễ dẫn tới tình trạng không nhất quán khi xử lý cùng một đối tượng thông tin, bị bỏ sót tin, nhiễu tin…

- Kiểm soát tính thống nhất trong quá trình biên mục tài liệu

Kiểm soát tính thống nhất trong quá trình biên mục tài liệu là quá trình đảm bảo

sự nhất quán khi tạo lập một điểm truy nhập dựa theo các quy tắc mô tả, các khung đề mục chủ đề hay bộ từ khóa có kiểm soát, từ điển từ chuẩn

Bên cạnh việc thống nhất áp dụng các quy tắc mô tả theo tiêu chuẩn quốc tế, Thư viện đã ban hành các quy định nghiệp vụ cụ thể (như các quy định về cách lập tiêu

đề mô tả cho tác giả cá nhân, quy định về cách viết tắt…) khi mô tả tài liệu

Ví dụ: Quy định về cách viết tắt trong trường 260 Thông tin xuất bản:

+ Viết tắt nơi xuất bản là tên thủ đô và các thành phố lớn: Hà Nội = H., Thành phố Hồ Chí Minh = Tp HCM.,…

+ Viết tắt tên NXB có 4 từ trở lên: Giao thông vận tải = GTVT., Khoa học kỹ thuật = KHKT., Chính trị Quốc gia = CTQG…

+ Không viết tắt đối với tên các NXB có 2 – 3 từ: Xây dựng, Thống kê, Giáo

- Tính đến tháng 12/2011, Thư viện ĐHGTVT đã tiến hành biên mục được tổng

số khoảng hơn 18.962 biểu ghi thư mục, trong đó:

+ CSDL sách: 14.971 biểu ghi

+ CSDL báo, tạp chí đóng quyển: 1.106 biểu ghi

+ CSDL luận án, luận văn, đề tài nghiên cứu khoa học: gần 2.000 biểu ghi

+ CSDL sách lưu chiểu: 732 biểu ghi

2.1.2.3 Công tác lưu thông và quản lý bạn đọc

Lưu thông cũng là một trong những phân hệ quan trọng của phần mềm iLib Cho phép quản lý nghiệp vụ về mượn/trả tài liệu và quản lý thông tin về bạn đọc của Thư viện

Hình 2.4 Modul Lưu thông và Quản lý bạn đọc

 Các tính năng cơ bản của Modul lưu thông

- Quản lý việc mượn trả tài liệu

- Quản lý bạn đọc

- Tra cứu mượn/trả

Nhờ hỗ trợ của công nghệ mã vạch và kết quả xử lý thông tin tự động hóa đã cho phép tự động hóa quá trình lưu thông tài liệu Các thủ tục, thao tác trong quá trình lưu thông tài liệu như: việc ghi mượn, ghi trả, xác định tình trạng tài liệu trước khi cho mượn, theo dõi quá trình mượn/trả…

Ngoài ra, phần mềm iLib còn hỗ trợ quản lý các công việc khác có liên quan đến quá trình lưu thông và quản lý tài liệu như: theo dõi tài liệu quá hạn, gia hạn tài liệu, thống

kê bạn đọc, gửi thông báo thu hồi tài liệu, khóa thẻ bạn đọc,…

- Quản lý bạn đọc

Bạn đọc đến Thư viện đều được làm thẻ thư viện, mức phí 50.000Đ/thẻ Các thao tác làm thẻ bạn đọc đều được thực hiện trên máy tính Mỗi bạn đọc cần cung cấp một ảnh chụp, được scan lên máy tính và xử lý bằng phần mềm Photo Canvas V1.10 Các thông tin cần thiết cho một thẻ bạn đọc được nhập vào máy tính nhờ phần mềm tích hợp iLib

Phần mềm iLib còn hỗ trợ tối đa cho cán bộ thư viện trong công tác quản lý bạn đọc

Quản lý thông tin cá nhân bạn đọc, bao gồm: Số thẻ, Họ tên, Ngày sinh, giới tính, địa chỉ, đơn vị công tác, khoa, lớp, trường, ngày cấp thẻ, ngày hết hạn,…

- Tra cứu mƣợn/trả

Khi mượn/trả tài liệu, thông tin về người mượn trả sẽ được hiển thị trên màn hình máy tính Trong giao diện tra cứu bạn đọc, cán bộ thư viện có thể tìm kiếm theo nhiều tiêu chí khác nhau như: số thẻ, họ tên bạn đọc,…nắm rõ được tình trạng mượn/ trả tài liệu của bạn đọc, từ đó có thể in thẻ đọc, gia hạn thẻ, rút thẻ, cập nhật bạn đọc mới hoặc xóa thẻ bạn đọc đã có

- Báo cáo thống kê mƣợn trả

Với phần mềm iLib, công tác thống kê về lượt bạn đọc, danh sách bạn đọc đang mượn sách, danh sách mượn quá hạn đều được thống kê một cách tự động và có thể in kết quả một cách thuận tiện, nhanh chóng, chính xác

Hình 2.5 Giao diện tra cứu OPAC

Modul tra cứu OPAC cho phép khả năng truy cập mục lục trực tuyến thông qua giao diện truy nhập công cộng NDT có thể tìm kiếm theo nhiều tiêu chí, chế độ khác nhau, hỗ trợ tìm kiếm theo các toán tử Ngoài ra, bạn đọc có thể tra cứu liên thư viện thông qua giao thức Z39.50

Modul OPAC còn có chức năng cho phép đăng ký mượn tài liệu qua mạng và xem thông tin người dùng, xem tình trạng mượn/trả tài liệu, xin gia hạn qua mạng và bảo mật, thông báo sách mới, trợ giúp NDT, góp ý cho thư viện

 Thực tế ứng dụng modul OPAC tại Trung tâm

Hiện nay, TT TT-TV ĐHGTVT đã xây dựng được rất nhiều CSDL, gồm : sách

lẻ, sách tập, sách tiếng Việt, sách tiếng Anh, tiếng Pháp, tiếng Nga, báo – tạp chí đóng quyển, luận văn, luận án, NCKH…

Bạn đọc có thể tra cứu trực tuyến từ xa thông qua mạng Internet, truy cập vào địa chỉ http://opac.utc.edu.vn/opac/

* Tra cứu tìm tin

OPAC cung cấp các mức tra cứu tìm kiếm thông tin sau:

- Tra cứu cơ bản

- Tra cứu biểu thức

- Tra cứu nâng cao

+ Toán tử NOT: Kết quả của việc sử dụng toán tử này là sự loại bỏ những tài liệu có chứa điều kiện cần loại trừ mặc dù tài liệu đó vẫn thỏa mãn tài liệu muốn tìm kiếm

+ Toán tử OR: Có thể mở rộng phạm vi tìm kiếm hơn, có nghĩa là một tài liệu được tìm thấy nếu nó thỏa mãn một trong các điều kiện tìm kiếm đã nêu

- Tra cứu cơ bản

Là cách tìm kiếm đơn giản, trực quan giúp bạn đọc có thể truy xuất nhanh đến một tài liệu hay đơn vị thông tin mình cần NDT chỉ cần nhập các tiêu chí tìm kiếm vào các trường dữ liệu do chương trình đã mặc định sẵn

Bạn đọc muốn tìm kiếm tài liệu, vào menu [Tra cứu] trong màn hình chính của

OPAC; Chọn loại tài liệu cần tra cứu, nếu bạn đọc không chọn loại tài liệu thì chương trình sẽ mặc định sử dụng màn hình tra cứu chung dành cho tất cả các loại tài liệu có trong CSDL; Nhập tiêu chí tìm kiếm: Tên sách (hay còn gọi Nhan đề chính), Tác giả, Năm xuất bản,…vào trường tương ứng (bạn đọc không cần phải nhập đầy đủ các trường dữ liệu)

Ví dụ 1: Tìm tất cả các tài liệu thỏa mãn điều kiện : Tên sách có chứa thuật ngữ

“cầu bê tông cốt thép” và có năm xuất bản là 2008

Hình 2.6 Kết quả tìm kiếm ví dụ 1

- Tra cứu biểu thức

Đây là chức năng thiết kế dành cho người dùng nâng cao, bằng những lệnh tìm kiếm do Oracle cung cấp người dùng có thể nhập vào câu lệnh tìm kiếm theo ý muốn của mình

Hình 2.7 Màn hình tra cứu biểu thức