Với chức năng này chúng ta có thể theo dõi được những người tham gia Notebook đã sửa chữa những gì, khi chọn vào Find by Author thì bên phải sẽ hiện một panel Search Results liệt kê các [r]
(1)ỨNG DỤNG ONENOTE
TRONG QUẢN LÍ HỒ SƠ ĐIỆN TỬ
I GIỚI THIỆU VỀ ONENOTE Tại OneNote?
Trong Microsoft Office vốn thông dụng nay, hẳn quen thuộc với chương trình như: Word, Excel, Power Point, Outlook… có sản phẩm vốn tồn Microsoft Office từ lâu đời mà thường ý sử dụng chí khơng biết đến tồn nó, OneNote
OneNote xuất từ năm 2002 xuất Microsoft Office kể từ Office 2003 Cho đến Microsoft Office 2016 OneNote 2016 có cải tiến vượt bậc với chức mạnh mẽ, đặc biệt hết OneNote “lên mây” không cịn bị ràng buộc máy tính truyền thống mà sử dụng nhiều thiết bị di động thông minh dần phổ biến Từ tên hình dung ý nghĩa đời OneNote gì? Với OneNote có nơi để làm hầu hết tất thứ như: ghi nhanh, soạn thảo văn bản, lưu trữ, làm việc nhóm…
OneNote công cụ tuyệt vời cho giáo viên
Tổ chức + Hiệu = Tiết kiệm THỜI GIAN
(2)Cá biệt hóa tài liệu giảng dạy
Giáo viên dễ dàng tuỳ chỉnh notebook OneNote với ghi cá nhân (personal notes), liên kết (links), thông tin để tham khảo sau OneNote công cụ tuyệt vời để sử dụng cho đối tượng khác vị trí địa lý khả tương tác (Collaboration) cho phép hoạt động lớp động
Dễ dàng sử dụng
OneNote sử dụng notebook thơng thường Sự khác biệt cần có nó, khơng hết khơng gian sử dụng, chia sẻ thông tin không tập tin quan trọng Thêm vào đó, với nhiều tính có sẵn OneNote giúp tổ chức, hợp tác, giao tiếp linh hoạt với ứng dụng Microsoft Office quen thuộc
OneNote giúp gì? Một ứng dụng cho tất người
OneNote idea processor, notebook, tổ chức thơng tin - chí số người gọi "Tiện ích cộng thêm cho não chúng ta" Nhiều người nhận OneNote thiếu sau họ bắt đầu sử dụng nó, hy vọng bạn thế!
OneNote giúp đỡ bạn cần phải:
Đảm bảo không thông tin mà nghĩ quan trọng
(3)Thu thập tham chiếu ghi từ họp giảng
Thu thập nghiên cứu từ trang Web nguồn khác thích cho người khác
Theo dõi bạn cần phải làm khơng bỏ lỡ điều
Làm việc chặt chẽ với người khác dự án chia sẻ ghi tập tin
OneNote bổ sung cho hoạt động Microsoft ® Office Outlook ®, Word, chương trình khác Microsoft Office thơng qua số tính
năng tích hợp
Nắm bắt ý tưởng thu thập thơng tin
Bạn nhanh chóng nắm bắt ghi họp, ghi brainstorming, ý tưởng suy nghĩ, âm từ thảo luận, video từ vấn, diagrams, phần khác thông tin cách sử dụng bàn phím, bút khả ghi âm OneNote
Bạn thu thập clippings từ trang Web, e-mail, thành phần khác cho dự án, khách hàng, lớp học, files, hình ảnh, mục đích khác cách sử dụng tiện ích thuận lợi tích hợp với trình duyệt Web chương trình Office
Giữ cho thứ tổ chức
(4)notebook chia thành phần (sections) với trang (pages), bạn có
Ln chuẩn bị
Tất thông tin tầm tay giữ cho bạn luôn chuẩn bị: cho họp tiếp theo, để viết tài liệu e-mail, để làm cơng việc, để nói chuyện với khách hàng, để chuyến đi, kiện khác Bạn đánh dấu mục notebook bạn quan trọng để làm sau nhanh chóng thu thập tóm tắt thông tin bạn đánh dấu cách OneNote hồn tồn tùy biến để bạn thích ứng với để phù hợp với phong cách làm việc bạn
Một đội ngũ tuyệt vời
Bạn làm việc với tồn nhóm bạn - notebook chia sẻ, tất người chỉnh sửa lúc kết nối mạng xem chỉnh sửa không kết nối vào mạng OneNote liên tục kết hợp thay đổi cập nhật notebook Một notebook chia sẻ cách tuyệt vời để xem thông tin thu thập, file ghi có sẵn nguồn, danh sách cơng việc cịn lại cho nhóm để làm việc tiếp
II ỨNG DỤNG ONENOTE TRONG VIỆC LƯU TRỮ HỒ SƠ QUẢN LÝ: 1 Một số OneNote:
1.1 Tạo tài khoản Microsoft:
(5)hệ thống Microsoft) Để đăng ký tài khoản Microsoft thực bước sau:
Vào địa chỉ: https://signup.live.com từ trình duyệt Chúng ta thấy ô để điền thông tin
Lần lượt điền thông tin: tên, username (phải chưa sử dụng, bạn chọn đuôi @outlook.com @hotmail.com), nhập password bạn (lưu ý: mật tối thiểu ký tự phân biệt hoa, thường)
Tiếp theo chọn Country “Vietnam”, Zipcode: nhập mã vùng nơi cư ngụ, Birthdate (nhập xác), Gender (nhập xác)
Ở mục “Help us protect your info”, chọn mã vùng điền số điện thoại để chứng thực
(6)Tips: trường hợp có sẵn địa mail Gmail, Yahoo… chúng ta điền nguyên địa vào để sử dụng Ví dụ có tài khoản mail info@123doc.org đăng ký bước 2, điền đầy đủ địa chỉ lại mà không cần phải chọn tên miền Microsoft.
1.2 Cài đặt OneNote:
OneNote sản phẩm đến cài lên nhiều tảng hệ điều hành khác OneNote có mặt tảng thông dụng Windows, MAC OSX, iOS, Android, Windows Phone… chí sử dụng OneNote web
Công cụ OneNote 2016 cài đặt máy Desktop.
(7)Quá trình cài đặt Microsoft Office 2016 Office 365 có tùy chọn OneNote lúc cài đặt Cịn khơng có dễ dàng download từ trang http://www.onenote.com/Download
Lưu ý: phiên Microsoft Office sử dụng 64-bit bạn chọn vào “Other download options” để download cài đặt
Có khuyến cáo cho NÊN sử dụng Microsoft Office quyền để có đầy đủ tất tính năng.
OneNote sử dụng thiết bị di động (Ipad, Iphone, Laptop) và đồng với máy tính
1.3 Tạo Notebooks, Sections, Pages:
(8)nhiều Section hay gọi Chương, Section có Page (trang) trang mà ghi
- Tạo Notebook (sổ tay) :
Chúng ta dễ dàng tạo Notebook qua vài bước sau: Đầu tiên mở OneNote 2016, vào tab File, chọn New
Giao diện tạo Notebook mới
- Chọn nơi lưu trữ Notebook mà bạn muốn :
(9)Trong trường hợp OneDrive lưu trữ đâu không khai thác hết tính tương tác OneNote
- Đặt tên cho Notebook :
Nếu chọn “Computer” Notebook bạn lưu trữ vào nơi máy tính bạn định, cịn mặc định lưu trữ vào OneDrive
Nhấn vào nút “Create Notebook” để tiến hành tạo Notebook OneNote hỏi bạn có muốn chia sẻ Notebook vừa tạo, có bạn chọn “Invite People” ngược lại chọn “Not now”, cơng việc làm sau
Sau OneNote mở Notebook vừa tạo cho - Tạo Section (ngăn) :
Sau tạo Notebook tiếp tục tạo Section (ngăn) cho phù hợp nhu cầu ghi
Mở Notebook vừa tạo Notebook có sẵn
Sẽ có nhiều cách để tạo Section, làm theo hướng dẫn hình thức bên dưới:
Đơn giản nhấn vào dấu “+” bên tiêu đề Section Tên Section tạo mặc định hiển thị dạng: “New Section #”, với # số thứ tự Section Chúng ta sửa tên theo ý muốn
Hoặc click chuột phải để xổ menu chọn “New Section” kết tương tự
- Tạo Page (trang) :
(10)Mỗi Section được tạo có Page (trang) tạo nhu cầu ghi khác nhau, cần nhiều trang, để tạo trang mới, ta tiến hành bước sau:
Mở Notebook cần sử dụng, mở Section mà cần thêm Page
Click vào “Add Page” khu vực chứa page bên phải hình, page tạo với tên mặc định “Untitled Page”
Đánh tên tiêu đề trang phần giấy trắng bên trái tên tiêu đề xuất thay cho tên “Untitled Page”
1.4 Save OneNote:
Khi soạn thảo văn Word tính tốn Excel chương trình nào ln phải làm động tác quen thuộc vào File\Save dùng tổ hợp Ctrl+S để save văn hay bảng tính… Nhưng với OneNote tạm qn khái niệm này, OneNote khơng có menu để làm công việc save mà OneNote tự động save thứ cho
OneNote gọi khái niệm Sync (đồng bộ) hiệu lực tất phiên OneNote hệ điều hành đề cập phần trước Quá trình
(11)sync diễn theo thời gian thực, thay đổi OneNote sync
Lưu ý: Notebook phải lưu trữ OneNote trình Sync diễn ra.
1.5 Cách đưa tệp vào trang OneNote:
Vào Insert/File Attachment để chọn file đính kèm Đặc biệt chúng mở file cách double-click, chỉnh sửa trực tiếp file lưu lại, thay đổi file lưu lại chứa note
Chúng ta biết OneNote có chức File Attachment file đính kèm định dạng thông dụng Word, Excel, PowerPoint… đính kèm vào hiển thị trực tiếp note để dễ dàng thích, viết tay… vào cách dễ dàng
(12)File Attachment File Printout 2 Ứng dụng OneNote việc lưu trữ hồ sơ quản lý
Hồ sơ quản lí lưu trữ OneNote thành nhiều ngăn, ngăn tương ứng với section Nhà quản lí đặt tên cho ngăn (section) sau:
- Kế hoạch, - Quyết định, - Báo cáo,
(13)- Hồ sơ Kiểm tra nội bộ,
- Hồ sơ Bồi dưỡng thường xuyên, - Hồ sơ kiểm định chất lượng giáo dục, - Hồ sơ dạy thêm học thêm
- Hồ sơ Ban Đại diện Cha Mẹ Học sinh, - Hồ sơ thi đua
- Kế hoạch tháng
- Hình ảnh hoạt động trường…
Giao diện sổ tay quản lý năm học với nhiều ngăn (section)
(14)Nhiều tài liệu loại xếp vào ngăn OneNote
(15)có thể chỉnh sửa hay xem) gửi đường link qua email cho người cần gửi Những Notebook chia sẻ gọi Shared Notebook người nhận đường link có thể:
- Nhiều người chỉnh sửa lúc - Các thay đổi đồng tự động
- Notebook thị offline cho người 3 Một số chức hỗ trợ khác OneNote:
3.1 Thêm mật bảo mật cho khu vực (section) định tài liệu: OneNote cho phép chúng để mật bảo vệ Section Khi gán mật cho Notebook thơng tin phần mã hóa
Đặt mật hữu ích trường hợp:
Chúng ta lưu trữ Section OneNote số PIN, tên đăng nhập, password tài khoản hay muốn Với password đặt cho thơng tin ln an toàn
Đặt password cho các Section chứa thông tin nhạy cảm mà không muốn thấy duyệt qua note
Để đặt password cho section tiến hành sau:
Nhấn phải chuột vào Section cần đặt password, chọn Password Protect this Section
(16)Lúc Section bị khóa lại hộp thoại yêu cầu nhập password để mở
Lưu ý: sử dụng password phức tạp khuyến cáo để ln bảo vệ an tồn nhất.
3.2 Rule Lines
(17)có lề đỏ cho đường line dễ dàng đổi màu theo ý thích
Có nhiều kiểu Rule Lines để lựa chọn
3.3 Ghi văn lúc ghi âm thâu video buổi họp: Giả sử, ngồi họp buổi thuyết trình mà cần ghi lại nội dung cho chân thật nhất, đầy đủ chắn nghĩ đến giải pháp ghi âm ghi hình lại khơng có thiết bị chuyên dụng? OneNote cứu cánh lúc với điều kiện máy tính bạn có tích hợp đầy đủ micro webcam
Audio note giúp tập trung vào đoạn hội thoại ghi nhiều, đồng thời tiết kiệm dung lượng so với Video
Video note hữu hiệu trường hợp ghi hình lại buổi thuyết trình hay buổi học, bù lại tốn dung lượng lưu trữ
(18)Tab RECORDING trình ghi bắt đầu
File xuất vị trí note hành có ghi ngày tháng bắt đầu ghi lại để dễ theo dõi Khi cần xem hay coi lại file ghi double-click vào file
Chú ý: để tôn quyền riêng tư, trước ghi lại âm hay hình ảnh, chúng ta xin phép.
3.4 Chức vẽ viết tay OneNote Với chương trình soạn thảo khác khả hỗ trợ viết tay hạn chế, thời điểm số lượng máy tính có hình cảm ứng ngày nhiều OneNote trang bị khả viết tay tốt Với chức này, viết cần lên hình dùng cơng cụ vẽ hình có sẵn OneNote
Để sử dụng tính hấp dẫn này, vào tab Draw OneNote
(19)Hình vẽ theo mẫu (bên trái) tự vẽ (bên phải) công cụ Draw trong OneNote
3.5 Chức Tags: Chức đánh dấu Tag chức thú vị OneNote, Tag giúp đánh dấu điểm thông tin quan trọng, đánh dấu công việc cần làm… để thuận lợi cho xếp cơng việc tìm kiếm dễ dàng Để sử dụng chức Tag, tiến hành sau:
- Đặt trỏ soạn thảo trước dòng cần đặt tag
- Vào tag Home, khu vực menu chức Tag, xổ menu Tag xuống, chọn Tag có sẵn mà OneNote cung cấp để sử dụng nhớ phím tắt thao tác nhanh
(20)Ngồi Tag có sẵn, tự tạo các Tag cho riêng
- Click tab Home, xổ menu Tags xuống sau chọn Customize My Tags
- Trong panel Customize My Tags, chọn Tag cần thay đổi click Modify
- Trong hộp thoại Modify Tag, có thể: - Gõ tên cho Tag
- Đổi biểu tượng, màu font chữ, màu highlight - Click OK để lưu lại thay đổi
Để xem lại tất Tag đánh dấu, vào Home/Find Tags, Tag đánh dấu liệt kê
3.6 Tạo Shared Notebook
Để tạo Shared Notebook qua bước đơn giản sau:
Chúng ta tiến hành tạo Notebook bình thường cách vào File/New
Chọn nơi lưu trữ OneDrive, đặt tên cho Notebook sau chọn Create Notebook
Sẽ có thơng báo hỏi có muốn mời người bạn vào để chia sẻ Notebook hay không Chúng ta chọn Yes
(21)Chia sẻ Notebook cho bạn bè.
Nếu Notebook tạo từ trước cần vào File/Share thực lại bước bên để chia sẻ
Một điều thú vị OneNote có chức ghi nhận lại thay đổi tất người nên hồn tồn biết Notebook bị thay đổi
3.7 Giám sát thay đổi Notebook:
Như đề cập tất thay đổi Notebook lưu lại, phần tìm hiểu rõ Chức giám sát nằm tất Tab HISTORY
(22)3.8 Recent Edits
Chức giúp cho ta thấy tất thay đổi theo mốc thời gian gần xem lại tất thay đổi tất khoảng thời gian dòng “All Pages Sorted by Date…”
Hình Chức Recent Edits
3.9 Find by Author
(23)Search Result cho phép tìm kiếm thay đổi người dùng 3.10 Page Versions:
Đây tính thú vị OneNote, xem lại thay đổi Pages theo mốc thời gian Section Notebook
Mở chức Page Versions
Chúng ta xóa hết phiên mà chức lưu trữ vơ hiệu hóa tính theo dõi thay đổi cách chọn dòng “Disable History for This Notebook” để đảm bảo tính riêng tư chẳng hạn
(24) https://signup.live.com ang http://www.onenote.com/Download.