KẾ TOÁN NGUYÊN VẬT LIỆU TẠI CÔNG TY SX &DVXK NGUYỄN HOÀNG – NHÀ MÁY MAY NHƯ QUỲNH

1 KẾ TOÁN NGUYÊN VẬT LIỆU TẠI CÔNG TY SX &DVXK NGUYỄN HOÀNG – NHÀ MÁY MAY NHƯ QUỲNH II.1. Đặc điểm quản lý nguyên vật liệu tại công ty Công ty SX &DVXK Nguyễn Hoàng chuyên sản xuất và gia công hàng may mặc có chất lượng cao, sản phẩm của Công ty đa dạng với nhiều chủng loại khác nhau. Do đó, nguyên vật liệu dùng để sản xuất phải rất lớn để đảm bảo cho sản xuất liên tục. Phần lớn nguyên vật liệu của Công ty là do khách hàng mang đến thuê gia công (80%) và Công ty mua vào. Với đặc điểm sản xuất như vậy, đòi hỏi công tác quản lý nguyên vật liệu phải được tiến hành một cách chặt chẽ và khoa học thì mới có hiệu quả. Công ty có rất nhiều đơn đặt hàng, với nhiều loại nguyên vật liệu, vả lại chúng thường xuyên biến động (do tính chất của ngành nghề kinh doanh); Công ty đã xây dựng một hệ thống kho bãi tương đối rộng rãi để quản lý, sắp xếp. Nguyên vật liệu của mỗi đơn đặt hàng đưa về được xếp theo từng loại, đồng thời thủ kho phải ghi chép kịp thời mọi biến động nhập – xuất – tồn của các loại nguyên vật liệu đó. Thủ kho và kế toán vật tư có liên hệ thường xuyên và chặt chẽ với nhau, ở kho của Công ty cũng đã trang bị máy tính để thuận tiện cho việc quản lý ghi chép những biến động về nguyên vật liệu của thủ kho. Để thuận tiện cho việc theo dõi, quản lý và sử dụng nguyên vật liệu, Công ty đã lập sổ danh điểm. Cụ thể mẫu sổ như sau: SỔ DANH ĐIỂM VẬT TƯ 1 2 Kí hiệu Tên, nhãn hiệu, quy cách vật liệu Đơn vị tính Đơn vị hạch toán Nhóm vật liệu Sổ danh điểm 152.1.1 …. 1V100%NL 1VTAFF 1VCFN … Vải chính các loại Vải 100%Nylon Vải Taffecta Vải Cofina Việt Thắng … Mét Mét Mét Mét … … … … … … 152.2.1 … 152.2.2 21C40/2 21CEPIC … 22KR13 22K3NYL … 23CKICO 23C24L … Chỉ các loại Chỉ 40/2 5000m/c Chỉ Epic 80/4000 m/c …. Khoá các loại Khoá cá sấu R13 Plasric Khoá thường răng số 3 Nylon Các loại cúc Cúc nhựa khắc KICO Cúc nhựa 24L 55 …. Cuộn Cuộn Cuộn … Mét Mét Mét … PC PC PC … … … … … … … … … … … … … II.2. Phân loại nguyên vật liệu Nguyên vật liệu của Nhà máy may Như Quỳnh có nhiều chủng loại, có vị trí, vai trò, tính năng khác nhau. Để phục vụ cho công tác quản lý nguyên vật liệu một cách khoa học, chính xác, đầy đủ, kịp thời cũng như do xuất phát từ đặc thù sản xuất kinh doanh đa dạng sản phẩm, nhà máy đã tiến hành phân loại nguyên vật liệu như sau: 2 3 *Xét theo nguồn hình thành: -Nguyên vật liệu mua ngoài của một số khách hàng như: Công ty Dệt Việt Thắng, Công ty TNHN Liên Hải, Công ty Dệt 8-3, Công ty CP may Lê Trực… -Nguyên vật liệu do khách hàng mang đến (thuê gia công): Mascot, Newton,… *Xét theo vai trò trong sản xuất -Nguyên vật liệu chính: chủ yếu là các loại vải: vải cofina Việt Thắng, vải mỏng Choong Nam, vải Taffecta 190T,… -Vật liệu phụ: các loại cúc, khoá, chỉ, chun, mex,… -Nhiên liệu: xăng, dầu, than,… -Phụ tùng: bàn đạp, thoi, suốt,… -Văn phòng phẩm -Bao bì: túi nilon, hộp catton,… -Phế liệu: vải thừa, vải vụn,… II.3. Đánh giá nguyên vật liệu ở Công ty Đánh giá nguyên vật liệu là việc xác định giá trị của chúng trên cơ sở các chứng từ liên quan để ghi chép vào sổ sách kế toán một cách hợp lý. II.3.1. Đánh giá nguyên vật liệu nhập kho Như đã trình bày, nguyên vật liệu nhập kho tại công ty bao gồm nguyên vật liệu mua ngoài và do khách hàng mang đến. Ngoài ra còn có trường hợp phế liệu thu hồi và nguyên vật liệu xuất sử dụng không hết đem nhập kho. Giá trị của chúng được tính như sau: *Đối với nguyên vật liệu nhập kho do mua ngoài: Do công ty tính thuế GTGT theo phương pháp khấu trừ nên trị giá thực tế vật liệu mua ngoài nhập kho là trị giá mua theo hoá đơn không bao gồm thuế GTGT cộng với các loại chi phí trực tiếp liên quan đến quá trình mua nguyên vật liệu mà theo thoả thuận công ty phải chịu. 3 4 Tr? giỏ th?c t? NVL nh?p kho = Giỏ mua ghi trờn hoỏ don GTGT + Chi phớ thu mua - Cỏc kho?n gi?m tr? Trong dú: +Giỏ mua là giỏ khụng cú thu? GTGT +Chi phớ thu mua bao g?m cỏc kho?n chi phớ v?n chuy?n, b?c d?, chi phớ luu kho, luu bói,… +Cỏc kho?n gi?m tr?: là cỏc kho?n gi?m giỏ, chi?t kh?u thanh toỏn,… Vớ d?: Ngày 12/01/2007, Cụng ty mua 5.141, 1 một v?i màu Cofina A140 c?a Cụng ty D?t Vi?t Th?ng. Can c? vào hoỏ don GTGT s? 001787 và phi?u nh?p kho s? N14/1, don giỏ chua thu? c?a lụ hàng là 22.000 d /m, thu? GTGT 10%, chi phớ v?n chuy?n s? hàng này v? kho là 450.000d. Cụng ty dó thanh toỏn b?ng ti?n m?t. Nhu v?y, giỏ th?c t? c?a 5.141, 1 một v?i nh?p kho là 5.141,1 x 22.000 + 450.000 = 113.554.200 d Nhìn chung, việc xác đinh trị giá nhập kho vật liệu tại Công ty khá đơn giản. Toàn bộ giá mua và chi phí liên quan trực tiếp đến quá trình mua vật liệu đều được tính vào trị giá nhập kho. Tuy nhiên, đối với một số nguyên vật liệu không lớn, thường là vật liệu phụ do công ty tự vận chuyển, bảo quản thì giá thực tế vật liệu nhập kho vẫn chỉ bao gồm giá ghi trên hoá đơn chưa có thuế GTGT đầu vào, còn mọi chi phí liên quan đến quá trình vận chuyển, bảo quản vật liệu, công ty không tính thẳng vào trị giá vật liệu nhập kho mà hạch toán thẳng vào chi phí dịch vụ mua ngoài (TK6277). *Đối với nguyên vật liệu xuất sử dụng không hết nhập lại kho: Khi định mức về số lượng nguyên vật liệu mà Công ty giao lớn hơn định mức mà các phân xưởng thực hiện thì trị giá thực tế được xác định theo giá ước tính. 4 5 Đến cuối tháng, khi tính được giá nguyên vật liệu xuất kho theo giá bình quân cả kỳ dự trữ thì kế toán tiến hành tính giá thực tế, đồng thời điều chỉnh giá ước tính theo giá thực tế. *Đối với phế liệu thu hồi: Công ty xác định giá trị thực tế của nguyên vật liệu thu hồi theo giá ước tính. II.3.2. Đánh giá nguyên vật liệu xuất kho Trong một kỳ kế toán, khối lượng nguyên vật liệu xuất kho không lớn nhưng lại chia làm nhiều lần khác nhau. Vì vậy, để giảm nhẹ khối lượng công việc tính toán và tăng cường công tác kiểm tra của kế toán trong khâu thu mua, bảo quản cũng như để thuận tiện cho việc hạch toán, Công ty đã sử dụng tỷ giá thực tế bình quân gia quyền để tính giá cho tất cả các loại nguyên vật liệu xuất kho. Giá đơn vị bình quân cả kỳ dự trữ thường được xác định vào cuối tháng. Hàng ngày, khi xuất kho nguyên vật liệu phục vụ cho sản xuất, kế toán không phản ánh giá trị của chúng. Đến cuối tháng, kế toán căn cứ vào số lượng và trị giá nguyên vật liệu tồn đầu tháng và nhập trong tháng để tính ra đơn giá bình quân theo công thức: Đơn giá mua NVL thực tế bình quân = Trị giá thực tế NVL tồn đầu kỳ + Trị giá thực tế NVL nhập trong kỳ Số lượng NVL tồn đầu kỳ + Số lượng NVL nhập trong kỳ Sau đó, trị giá thực tế của NVL xuất kho được tính: Trị giá vốn thực tế NVL xuất kho = Số lượng NVL xuất kho x Đơn giá mua bình quân 5 6 Ví dụ: Đối với loại vải bò LL7108§ /103 mà Công ty hiện có đầu tháng 3/2007 là 2.180 m, trị giá 65.400.000đ. Trong tháng, Công ty đã mua thêm 2.123, 5 m với đơn giá là 30.455đ/m. Do đó, đơn giá bình quân của loại vải bò LL7108 /103 tháng 3/2007 là: 65.400.000 + (2.123,5 x 30.455) = 30.225 (đ/m) 2.180 + 2.123,5 Trong tháng, Công ty đã xuất 4.303 m vải loại này cho sản xuất. Như vậy, trị giá thực tế vải bò xuất tháng 3/2007 là: 4.303 x 30.225 = 130.058.175 đ Tương tự như vậy, kế toán sẽ tính được trị giá xuất kho của toàn bộ nguyên vật liệu xuất dùng trong tháng theo công thức như trên. II.4. Kế toán chi tiết nguyên vật liệu tại Công ty Nguyễn Hoàng Hạch toán chi tiết nguyên vật liệu ở nhà máy là công việc kết hợp giữa thủ kho và phòng kế toán nhằm mục đích theo dõi chặt chẽ tình hình hiện có và sự biến động của nguyên vật liệu. II.4.1. Chứng từ kế toán sử dụng Mọi trường hợp tăng, giảm nguyên vật liệu tại Công ty đều phải được xác định bằng một hệ thống đầy đủ các thủ tục, chứng từ. Chính những chứng từ kế toán này sẽ làm cơ sở để ghi vào sổ kế toán. Các chứng từ được sử dụng trong kế toán chi tiết vật liệu bao gồm: +Phiếu đề nghị mua vật tư +Hoá đơn GTGT +Biên bản kiểm nghiệm nhập kho +Phiếu nhập kho, phiếu xuất kho 6 7 +Sổ chi tiết nguyên vật liệu (chính, phụ) +Thẻ kho +Định mức nguyên vật liệu II.4.2. Thủ tục nhập – xuất kho nguyên vật liệu *Thủ tục nhập kho nguyên vật liệu Căn cứ vào kế hoạch sản xuất kinh doanh và định mức tiêu hao do phòng Kế hoạch vật tư đưa ra, phòng XNK sẽ tính ra được nhu cầu sử dụng nguyên vật liệu để sản xuất ra khối lượng sản phẩm dự tính trong kỳ tới. Tiếp đó, phòng XNK tìm ra phương án giá và lập “Phiếu yêu cầu”. Với sự đồng ý của Giám đốc hoặc Phó Giám đốc, phòng kế hoạch vật tư sẽ đi mua hoặc ký hợp đồng mua bán nguyên vật liệu theo thời hạn nhất định đáp ứng kịp thời cho nhu cầu sản xuất, tránh tình trạng bị gián đoạn hay ngừng trệ. Khi có hoá đơn GTGT, phòng kế hoạch vật tư kiểm tra và lập phiếu nhập kho thành 3 liên (Một liên giao cho thủ kho giữ để ghi vào thẻ kho, một liên giao cho cán bộ cung ứng giữ, một liên giao cho kế toán giữ cùng hoá đơn GTGT để làm căn cứ ghi vào sổ kế toán). Nguyên vật liệu khi về đến Công ty sẽ được đưa về bộ phận KCS để kiểm tra chất lượng và lập “Biên bản kiểm nghiệm nhập kho”. Sau đó, chúng được đưa về kho để làm thủ tục nhập kho. Tại kho, thủ kho tiến hành nhập nguyên vật liệu và viết phiếu nhập kho theo số lượng thực nhập. Đồng thời, căn cứ vào phiếu nhập kho để ghi vào thẻ kho và chuyển lên cho phòng kế toán. Trường hợp kiểm nhận thừa, thiếu, không đúng phẩm chất, quy cách ghi trên chứng từ thì thủ kho phải báo cho phòng kế toán hoặc phòng XNK, đồng thời cùng người giao hàng lập biên bản để kế toán có chứng từ làm căn cứ ghi sổ. Ví dụ: Ngày 12/01/2007 căn cứ vào nhu cầu sản xuất sản phẩm áo sơ mi trẻ em mã 15130, phòng XNK đã viết đơn đề nghị mua vật tư để phục vụ cho sản xuất. Đến 7 8 ngày 14/01/2007, thủ tục nhập kho được tiến hành căn cứ vào các chứng từ như: Hoá đơn GTGT, biên bản kiểm nghiệm nhập kho, phiếu nhập kho HOÁ ĐƠN GTGT Liên 2: Giao khách hàng Ngày 12 tháng 01 năm 2007 A86/2007 Ký hiệu: AA/2005-T-VT Số HĐ: 001787 8 9 STT Tên hàng hoá, dịch vụ Đơn vị tínhSố lượng Đơn giá Thành tiền A B C 1 2 3=1x2 1 Vải Cofina màu A140 Mét 5,141.10 22,000 113,104,200 5,141.10 113,104,200 Thuế suất GTGT 10% 11,310,420 124,414,620 Hình thức thanh toán: CK sau 10 ngày MS: 0100412416 Số tiền viết bằng chữ: Một trăm hai mươi bốn triệu bốn trăm mười bốn nghìn sáu trăm hai mươi đồng chẵn./. Người mua Thủ kho Cửa hàng trưởng KT trưởng Vân Anh Lê Anh Thơ Vũ Thanh Hà Đặng Tuấn Ngọc Tổng cộng tiền thanh toán Cộng tiền hàng Tiền thuế GTGT Đơn vị bán: Công ty Dệt Việt Thắng Đ/chỉ: P.Linh Trung- Q.Thủ Đức- TP.HCM Số TK: Đơn vị: Công ty SX&DVXK Nguyễn Hoàng Số TK: . Đ/chỉ: 45- Quang Trung- Hoàn Kiếm- Hà Nội ĐT: (84-8)-8969337-8960543 MS:0301445210-001 Họ và tên người mua hàng: Hoàng Vân Anh &DVXK Nguyn Hong BM 09 03 Nh mỏy May Nh Qunh BIấN BN KIM NGHIM NHP KHO 15/05/2004 Ngy 14 thỏng 01 nm 2007 Vit Thng nhp hng Mó hng: ASM. 15130 Khỏch hng: KICO S hp ng: Nhúm kim nhn hng gm: 1- ụng (b): Trn Th Hoa Nhõn viờn phũng K hoch 2- ụng (b): Nguyn Th Ngõn Nhõn viờn phũng KCS 9 10 STT Tên, chủng loại Mã VT Đơn vị tính Số lượng nhập Số lượng thực nhập Thừa (+) Thiếu (-) 1 Vải Cofina màu A140 1VCF N Mét 5.141,10 5.141,10 Chúng tôi xác nhận số lượng trên là hoàn toàn chính xác Nhân viên P. Kế hoạch Nhân viên P. KCS Phụ kho Thủ kho Trần Thị Hoa Nguyễn Thị Ngân Đặng Thị Nhâm Nghiêm Tùng Nhà máy May Như Quỳnh Ban hành ngày 30/09/02 PHIẾU NHẬP KHO Mẫu số: 01 – VT Ngày 14 tháng 01 năm 2007 Số N14 /1 Nợ TK: 1521, 1331 Có TK: 331 Họ tên người giao hàng: Hoàng Vân Anh Theo HĐ số 001787 ngày 12/01/2007 của Cty Dệt Việt Thắng Nhập tại kho: Kho Công ty TT Tên nhãn hiệu, quy cách vật tư Mã VT ĐVT Số lượng Đơn giá Thành tiền Yêu cầu Thực nhập A B C D 1 2 3 4=3x2 1 Vải Cofina màu A140 1VCFN Mét 5.141,1 5.141,1 22.000 113.104.200 Cộng 113,104,200 Nhập ngày 14 tháng 01 năm 2007 Kế toán trưởng Người lập biểu Người giao hàng Thủ kho Tôn Nữ B. Hiên Quỳnh Anh HoàngVân Anh Nghiêm Tùng 10 [...]... 22 II.5 Kế toán tổng hợp nguyên vật liệu tại Công ty Nguyễn Hoàng Bên cạnh công tác kế toán chi tiết thì công tác kế toán tổng hợp nguyên vật liệu ở Công ty cũng hết sức phức tạp Nó không những đòi hỏi cán bộ vật tư nắm vững các nghiệp vụ phần hành kế toán của mình mà còn yêu cầu phải nắm vững được những nguyên lý kế toán vật tư trong mối quan hệ với các phần hành kế toán liên quan như: kế toán vốn... 2007 Kế toán trưởng Người nhận Tôn Nữ B Hiên Thủ kho Đào Thị Huyền Nghiêm Tùng Người lập biểu Quỳnh Anh II.4.3 Kế toán chi tiết nguyên vật liệu tại Công ty Như đã trình bày, Công ty SX &DVXK Nguyễn Hoàng hạch toán chi tiết nguyên vật liệu theo phương pháp ghi thẻ song song Cụ thể: 13 14 Quy trình hạch toán chi tiết NVL tại Công ty Thẻ kho Chứng từ nhập Chứng từ xuất kho kho Sổ chi tiết nguyên vật liệu. .. 3381 – Trị giá NVL thừa Có TK 711 – Trị giá NVL thừa Công ty SX và DVXK Nguyễn Hoàng Nhà máy may Như Quỳnh BIÊN BẢN KIỂM KÊ KH Tại thời điểm 0 giờ ngày 01/01/ Hôm nay ngày 01/01/2007 tại kho nhà máy – Văn Lâm – Hưng Yên, ban kiểm kê bao gồm: 01: Bà Hoàng Kim Chi– Phó Giám đốc 03: Ông Hà Huy Bài – Trưởng phòng vật tư thiết bị 02: Bà Băng Hiên – Kế toán trưởng 04: Ông Hoàng Nghiêm Tùng – Thủ kho I/ Số liệu: ... toán liên quan như: kế toán vốn bằng tiền, kế toán thanh toán với người bán, II.5.1 Tài khoản kế toán sử dụng Do Công ty hạch toán nguyên vật liệu theo phương pháp kê khai thường xuyên và tính thuế GTGT theo phương pháp khấu trừ nên tài khoản kế toán sử dụng bao gồm: -Tài khoản 152- Nguyên liệu, vật liệu TK này có hai tài khoản cấp 2: + TK152.1 – Nguyên vật liệu chính: vải 100% cotton polin Newtex,... dữ liệu vào máy theo dõi nội dung của “Phiếu nhập mua hàng” và thực hiện các bút toán: + Nếu nguyên vật liệu mua về nhập kho (thường là nguyên vật liệu phục vụ cho sản xuất): Nợ TK 152 – Trị giá mua ghi trên hoá đơn Nợ TK 1331 – Thuế GTGT (nếu có) Có TK 111 – Tổng giá thanh toán + Nếu nguyên vật liệu mua về xuất dùng ngay (thường là nguyên vật liệu phục vụ cho quản lý hoặc sản xuất): Nợ TK 642, 627 –. .. nguyên vật liệu tương ứng với thẻ kho của thủ kho -Đối với nguyên vật liệu nhận gia công chế biến, kế toán ghi sổ chi tiết theo số lượng (nhập, xuất, tồn) -Đối với nguyên vật liệu mua ngoài: +Khi nhập kho: kế toán ghi sổ chi tiết theo số lượng và giá trị +Khi xuất kho: kế toán chỉ ghi sổ theo số lượng xuất, tồn Cuối tháng, sau khi tính ra đơn giá xuất thì kế toán mới phản ánh vào cột tổng trị giá nguyên. .. 164.069.200 – 111.649.536 = 83.439.664 đ Sau khi hoàn thành đầy đủ số liệu trên sổ chi tiết, kế toán sẽ lập “ Bảng tổng hợp Nhập – Xuất – Tồn” tháng 01/2007 của tất cả các loại nguyên vật liệu có trong kho Công ty để đối chiếu với sổ cái các tài khoản có liên quan Mỗi loại nguyên vật liệu được ghi trên một dòng Căn cứ vào số liệu dòng “tổng cộng” trên Sổ chi tiết từng loại vật liệu, kế toán sẽ nhập... hợp tăng nguyên vật liệu 23 24 Như đã trình bày, nguyên vật liệu ở Công ty hầu hết là do mua ngoài và nhận gia công Ngoài ra còn có trường hợp nguyên vật liệu thừa sử dụng không hết nhập về kho và phế liệu thu hồi nhập kho Quá trình vận chuyển nguyên vật liệu là do nhà cung cấp hoặc khách hàng mang đến tận kho của Công ty nên không xảy ra trường hợp vật liệu và hoá đơn không về cùng một tháng Định kỳ,... phiếu xuất kho số X16 /01 như sau: 12 13 Công ty SX &DVXK Nguyễn Hoàng Nhà máy May Như Quỳnh BM 09 – 05 Ban hành ngày 30/09/02 Mẫu số: 02 – VT Số X16 /01 Nợ TK: 621 Có TK:1521 PHIẾU XUẤT KHO Ngày 16 tháng 01 năm 2007 Họ tên người nhận hàng: Đào Thị Huyền Bộ phận: Sản xuất Lý do xuất kho: SX sản phẩm Xuất tại kho: Kho Công ty Tên, nhãn hiệu, TT Mã VT quy cách vật tư A 1 B Vải Cofina màu A140 ( # hồng)... năm 2007 32 33 II.6 Công tác kiểm kê nguyên vật liệu tại Công ty Kiểm kê vật tư là một biện pháp nhằm bổ sung và kiểm tra hiện trạng của vật tư mà các phương pháp kế toán chưa phản ánh được để ngăn chặn hiện tượng tham ô, lãng phí và có biện pháp quản lý vật tư Tại Công ty, công tác kiểm kê được tiến hành mỗi năm một lần vào cuối năm nhằm kiểm tra, giám sát vật tư hàng hoá trong kho Tại kho, thủ kho và . 1 KẾ TOÁN NGUYÊN VẬT LIỆU TẠI CÔNG TY SX &DVXK NGUYỄN HOÀNG – NHÀ MÁY MAY NHƯ QUỲNH II.1. Đặc điểm quản lý nguyên vật liệu tại công ty Công ty SX. tiết nguyên vật liệu tại Công ty Nguyễn Hoàng Hạch toán chi tiết nguyên vật liệu ở nhà máy là công việc kết hợp giữa thủ kho và phòng kế toán nhằm mục đích