ky nang soan thao van ban

HƯỚNG DẪN Một số kỹ năng trong công tác soạn thảo văn bản và trình bày văn bản thường dùng trong hệ thống Đoàn. I. KHÁI QUÁT CHUNG: 1. Khái niệm: - Văn bản nói chung là phương tiện ghi tin và truyền đạt thông tin bằng một ngôn ngữ hay ký hiệu nhất định. Tuỳ theo từng lĩnh vực hoạt đọng quản lý cụ thể đối với các mặt đời sống xã hội mà văn bản có những nội dung, hình thức khác nhau. - Văn bản của Đoàn là loại hình tài liệu được thể hiện bằng ngôn ngữ viết để ghi lại hoạt động của các tổ chức Đoàn,. do cấp bộ Đoàn, các tổ chức cơ quan có thẩm quyền của Đoàn ban hành theo quy định của điều lệ Đoàn và của Ban Bí thư Trung ương Đoàn. - Hệ thống văn bản của Đoàn gồm toàn bộ các văn bản được sử dụng trong hoạt động của tổ chức Đoàn. - Trong quá trình văn bản các cấp bộ Đoàn, các cơ quan lãnh đạo ban hành văn bản phải phù hợp với chức năng, nhiệm vụ và quyền hạn của mình. - Việc sửa đổi, bổ sung, thay thế hoặc bãi bỏ các văn bản chỉ được chính cơ quan ban hành nó ra quyết định bằng văn bản. - Thể loại văn bản là tên gọi của từng loại văn bản phù hợp với tính chất, nội dung và mục đích ban hành văn bản. 2. Yêu cầu khi soạn thảo văn bản: a. Xác định rõ nội dung vấn đề cần văn bản hoá. Nội dung ở đây gồm hai mặt: Một là, nội dung văn bản được chuẩn bị ban hành phải thiết thực, đáp ứng được tối đa yêu cầu thực tế đòi hỏi công tác Đoàn và phong trào thanh thiếu nhi và pháp luật hiện hành; Hai là, nội dung phải có sự lựa chọn cần thiết trong quá trình văn bản hoá để văn bản được soạn thảo có chức năng phù hợp. trong thực tế đã có không ít văn bản sai sót do không nắm rõ yêu cầu này. b. Khi soạn thảo văn bản phải cụ thể, các thông tin được sử dụng đưa vào văn bản phải được xử lý và đảm bảo chính xác. Không nên viết văn bản với thông tin chung chung và lặp từ các văn bản khác. Những văn bản được viết với các thông tin không chính xác hoặc thiếu cụ thể chính là một trong những biểu hiện của tính quan liêu trong quản lý và sẽ không có ý nghĩa thiết thực trong hoạt động. c. Phải đảm bảo văn bản ban hành đúng thể thức. thể thức là toàn bộ các thành phần cấu tạo nên văn bản, bao gồm: Tiêu đề (Quốc hiệu); tên cơ quan, đơn vị ban hành văn bản; địa điểm, ngày, tháng, năm ban hành văn bản; số, ký hiệu; tên loại văn bản, trích yếu nội dung; nội dung văn bản; chữ ký, thể thức đề ký, thẩm quyền và dấu của cơ quan ban hành văn bản; nơi nhận văn bản. Nếu một văn bản có thể thức không đúng thì giá trị pháp lý và nhiều mặt giá trị khác của văn bản sẽ bị ảnh hưởng. d. Việc soạn thảo văn bản phải sử dụng các thật ngữ và văn phong thích hợp. Thực tế cho thấy, nếu thuật ngữ và văn phong không được lựa chọn thích hợp cho từng loại văn bản khi soạn thảo thì việc truyền đạt thông tin qua văn bản sẽ thiếu chính xác, ảnh hưởng đến nội dung của văn bản. e. Văn bản ban hành phải phù hợp với mục đích sử dụng. Ví dụ: không thể dùng chỉ thị thay cho thông báo và ngược lại. Yêu cầu này đòi hỏi phải có sự phân biệt rõ ràng các loại văn bản trước khi lựa chọn chúng để văn bản hoá quyết định quản lý. 3. Quy trình soạn thảo văn bản: Quy trình soạn thảo văn bản là các bước đi cần thiết và việc bố trí chúng sao cho hợp lý trong quá trình soạn thảo một văn bản. Việc soạn thảo văn bản cần theo quy trình khoa học, bao gồm các giai đoạn: chuẩn bị; soạn đề cương; viết bản thảo, xét duyệt và ký văn bản, ban hành và tổ chức thực hiện văn bản. a. Giai đoạn chuẩn bị: - Định hình khái quát về nội dung văn bản, xác định những nội dung chủ yếu của vấn đề định viết, làm cơ sở cho việc thu thập tài liệu, thông tin cần thiết để viết văn bản hoặc bổ sung, chỉnh lý, chọn lọc các tài liệu thông tin đã có. - Xác định mục đích, yêu cầu của việc ban hành văn bản, xác định rõ văn bản ban hành để làm gì ? nhằm giải quyết việc gì ? giới hạn giải quyết đến đâu ? từ các vấn đề đó người viết mới có cơ sở để cân nhắc cách viết, giới hạn khuôn khổ văn bản, chọn cách trình bày hợp lý, đồng thời kiểm tra việc chuẩn bị thông tin, tư liệu đã đủ chưa ? - Xác định đối tượng tác động của văn bản, tức là văn bản viết cho ai đọc, ai thực hiện và sẽ gửi đến cơ quan cấp trên, cấp tương đương hay cấp dưới trực thuộc,… trên cơ sở đó lựa chọn cách trình bày, ngôn ngữ,. văn phạm, thể thức cho phù hợp và lựa chọn thời điểm ban hành văn bản cho hiệu quả nhất. b. Giai đoạn soạn đề cương: - Căn cứ vào các yếu tố như: phạm vi điều chỉnh của văn bản, thể thức của văn bản, thẩm quyền ban hành văn bản và phương thức quản lý theo chế độ tập thể hay chế độ thủ trưởng để xây dựng đề cương cho phù hợp. - Đề cương là những ý tưởng, những quy định, những mệnh lệnh cơ bản phải có trong văn bản được thể hiện, làm đề cương kỹ sẽ tiết kiệm được thời gian viết thành bản thảo sau này, tránh cho bản thảo phải xoá đi, xoá lại nhiều lần. Cấn tranh thủ xin ý kiến góp ý của những người có kinh nghiệm đối với đề cương trước khi viết bản thảo. c. Giai đoạn viết thành văn bản: - Việc viết bản thảo chính là làm cho những ý chính trong đề cương được thể hiện thành các đoạn văn, câu văn có mối liên kết lôgic với nhau chặc chẽ. Quá trình viết bản thảo nên tiến hành liên tục để giữ cho khỏi đứt mạch ý, dòng suy nghĩ của người viết không bị gián đoạn và đảm bảo cho lời văn thống nhất từ đầu đến cuối. Nếu văn bản có nội dung dài, khó viết một mạch toàn bộ thì nên viết một mạch những phần, những chương trong văn bản một cách dứt điểm. - Sau khi viết xong cần kiểm tra, xem xét lại càng nhiều lần càng tránh cho văn bản khỏi những sai sót, khiếm khuyết, đảm bảo thật hoàn chỉnh trước khi trình duyệt ký. d. Giai đoạn xét duyệt và ký văn bản: - Người có trách nhiệm soạn thảo văn bản tức là làm chức năng tham mưu quan trọng cho thủ trưởng duyệt và ký văn bản được đầy đủ, chính xác. Vì vậy, người trực tiếp soạn thảo văn bản cần trực tiếp rà soát lại việc in ấn, đánh máy trước khi trình thủ trưởng ký. - Thủ trưởng có trách nhiệm xem xét, duyệt và ký văn bản, là người phải chịu trách nhiệm pháp lý lớn nhất về nội dung văn bản mình ký. Sau khi ký văn bản phải tiến hành đóng dấu vào văn bản theo quy định. e. Giai đoạn ban hành và tổ chức thực hiện văn bản: - Việc ban hành văn bản phải được tiến hành trước thời hạn có hiệu lực của văn bản một thời gian phù hợp để có thể tổ chức tuyên truyền, phổ biến, hướng dẫn cho các chủ thể cách thức thực hiện những quy định và mệnh lệnh trong văn bản. - Phải chọn thời gian và hoàn cảnh nhất định để ban hành văn bản cho phù hợp với tâm lý đối tượng thi hành, động viên, tổ chức cho đoàn viên thanh thiếu nhi tự giác chấp hành. I. KỸ NĂNG SOẠN THẢO - TRÌNH BÀY MỘT SỐ VĂN BẢN CỦA ĐOÀN: 1. Công văn: - Công văn là văn bản dùng để truyền đạt, trao đổi các công việc cụ thể trong quá trình thực hiện chức năng, nhiệm vụ của cơ quan, tổ chức Đoàn. - Công văn bao gồm: Công văn mời họp; công văn chất vấn, yêu cầu, kiến nghị, đề nghị; công văn trả lời; công văn hướng dẫn, giải thích; công văn đôn đốc; công văn chỉ đạo; công văn báo cáo;… - Yêu cầu khi soạn thảo công văn: + Ngắn gọn, xúc tích, rõ ràng, mỗi công văn chỉ đề cập đến một vấn đề cụ thể, thuận lợi cho việc nghiên cứu, giải quyết. + Có tính thuyết phục làm cho người đọc tin vào những điều đã viết. + Trình bày đúng quy định của pháp luật hiện hành về quy phạm văn bản. + Công văn không nên dùng lời lẽ có tình cảm cá nhân hoặc trao đổi những công việc mang tính cá nhân trong công văn. - Phạm vi sử dụng của công văn: + Thông báo một vấn đề, một chủ trương trong hoạt động của cơ quan, tổ chức Đoàn đã được ban hành trong một văn bản trước. + Hướng dẫn thực hiện một văn bản của cấp trên. + Thông báo một hoạt động diễn ra trong tương lai. + Hỏi ý kiến về một vấn đề trong hoạt động của cơ quan, tổ chức Đoàn. + Trình bày một kế hoạch mới; xác nhận một vấn đề liên quan đến hoạt động của cơ quan, tổ chức Đoàn; thăm hỏi, cảm ơn, trả lời,… - Kết cấu và cách trình bày một công văn thường gồm 3 phần: Phần đặt vấn đề, phần giải quyết vấn đề và phần kết thúc. ĐOÀN TNCS HỒ CHÍ MINH TP ĐÀ NẴNG BCH ĐOÀN TRƯỜNG CĐ ĐÔNG DU *** Đà nẵng, ngày tháng10 năm 2010 Số: /ĐTN “V/v……….” Kính gửi: ……………………………… … (Nội dung công văn) TM. BAN THƯỜNG VỤ ĐOÀN TRƯỜNG Nơi nhận: BÍ THƯ - Như trên; - …… - Lưu VT Nguyễn Văn B 2. Báo cáo: Báo cáo là văn bản dùng để tường trình về tình hình hoạt động của một cấp bộ Đoàn, tổ chức, cơ quan lãnh đạo Đoàn hoặc về một đề án, một vấn đề, một sự việc nhất định. - Báo cáo bao gồm: Báo cáo thường kỳ, báo cáo bất thường, báo cáo đột xuất, báo cáo sơ kết, báo cáo tổng kết, báo cáo chuyên đề. - Yêu cầu khi soạn thảo báo cáo: Phải trung thực, chính xác, đầy đủ. - Nội dung, kết cấu một báo cáo nói chung gồm 3 phần: + Phần mở đầu: Nêu những điểm chính về chủ trương công tác, về nhiệm vụ được giao, hoàn cảnh thực hiện (những khó khăn, thuận lợi có ảnh hưởng, chi phối kết quả thực hiện nhiệm vụ được giao) + Phần nội dung: Kiểm điểm những việc đã làm được, chưa làm được, đánh giá kết quả, nguyên nhân, bài học kinh nghiệm. + Phần kết luận: Nêu rõ mục tiêu, nhiệm vụ, biện pháp thực hiện, đề nghị, kiến nghị. ĐOÀN TNCS HỒ CHÍ MINH TP ĐÀ NẴNG BCH ĐOÀN TRƯỜNG CĐ ĐÔNG DU *** Đà nẵng, ngày tháng 10 năm 2010 Số: BC/ĐTN BÁO CÁO V/v………………………. (Nội dung báo cáo) TM. BAN THƯỜNG VỤ ĐOÀN TRƯỜNG Nơi nhận: BÍ THƯ - Như trên; - …… - Lưu VP; Nguyễn Văn A 3. Thông báo: Thông báo là văn bản dùng để thông tin một vấn đề, một sự kiện cụ thể để các cơ quan, cá nhân có liên quan biết hoặc thực hiện. - Nội dung chính của thông báo: Tuỳ theo từng loại thông báo mà xác định nội dung cho phù hợp: + Đối với thông báo truyền đạt một chủ trương, chính sách, một quyết định, chỉ thị nội dung bao gồm: Nhắc lại tên văn bản cần truyền đạt; tóm tắt nội dung cơ bản của văn bản, chủ trương, chính sách; yêu cầu quán triệt, triển khai, thực hiện. + Đối với thông báo về kết quả các hội nghị, cuộc họp, nội dung gồm: nêu rõ ngày, giờ họp, thành phần tham dự, người chủ trì; tóm tắt nội dung của hội nghị, cuộc họp; tóm tắt các quyết định của hội nghị, cuộc họp; nêu các nghị quyết của hội nghị, cuộc họp (nếu có). + Đối với thông báo về nhiệm vụ được giao, nội dung gồm: Nêu rõ, đầy đủ, ngắn gọn nhiệm vụ được giao; nêu những yêu cầu khi thực hiện nhiệm vụ; nêu các biện pháp cần được áp dụng khi triển khai thực hiện nhiệm vụ. + Đối với thông báo về thông tin trong hoạt động quản lý, nội dung gồm: ghi rõ nội dung hoạt động quản lý; lý do phải tiến hành các hoạt động quản lý; thời gian tiến hành (bắt đầu, kết thúc). - Kết cấu của thông báo: Kết cấu của một thông báo nói chung gồm hai phần: + Phần mở đầu: không cần trình bày lý do như các văn bản khác mà giới thiệu trực tiếp nội dung những vấn đề cần thông báo. + Phần kết thúc: nhắc lại nội dung chính, ý chính, trọng tâm cần nhấn mạnh, lưu ý người đọc. + Nếu thông báo dài, có nhiều vấn đề, cần được chia thành các mục, các phần có tiêu đề để người đọc dễ nắm bắt vấn đề và chấp hành đầy đủ. ĐOÀN TNCS HỒ CHÍ MINH TP ĐÀ NẴNG BCH ĐOÀN TRƯỜNG CĐ ĐÔNG DU *** Đà nẵng, ngày tháng 10 năm 2010 Số: TB/ĐTN THÔNG BÁO V/v………………………. (Nội dung thông báo) TM. BAN THƯỜNG VỤ ĐOÀN TRƯỜNG Nơi nhận: BÍ THƯ - Như trên; - …… - Lưu VP; Nguyễn Văn A 4. Tờ trình: Tờ trình là văn bản dùng để thuyết trình tổng quát về một đề án, một vấn đề, một dự thảo văn bản để cấp trên xem xét, quyết định. - Yêu cầu khi soạn thảo tờ trình: + Phân tích những căn cứ đề xuất một vấn đề nào đó. + Phân tích những mặt tích cực, mặt hạn chế của vấn đề đang đề xuất. + Đề xuất những biện pháp cụ thể để thực hiện nội dung đề xuất đó. - Kết cấu, nội dung của một tờ trình: + Phần mở đầu: nhận định tình hình (phân tích thực trạng) làm cơ sở cho việc đề xuất. + Phần nội dung: tóm tắt nội dung vấn đề đang đề xuất, phân tích những tác động có thể xảy ra khi đề xuất được quyết định, áp dung; những khó khăn, thuận lợi khi triển khai thực hiện; những biện pháp thực hiện hiệu quả. + Phần kết luận: Phân tích ý nghĩa, tác dụng của nội dung đề xuất trong thực tiến; kiến nghị, đề nghị cấp trên xem xét, chấp thuận phê duyệt đề xuất để triển khai thực hiện. ĐOÀN TNCS HỒ CHÍ MINH TP ĐÀ NẴNG BCH ĐOÀN TRƯỜNG CĐ ĐÔNG DU *** Đà nẵng, ngày tháng 10 năm 2010 Số: TT/ĐTN TỜ TRÌNH V/v………………………. (Nội dung tờ trình) TM. BAN THƯỜNG VỤ ĐOÀN TRƯỜNG Nơi nhận: BÍ THƯ - Như trên; - …… - Lưu VP; Nguyễn Văn A 5. Kế hoạch: Kế hoạch là văn bản dùng để xác định mục đích, yêu cầu, chỉ tiêu của nhiệm vụ cần hoàn thành trong khoảng thời gian nhất định và các biện pháp về tổ chức, nhân sự, cơ sở vật chất cần thiết để thực hiện nhiệm vụ đó. - Yêu cầu khi soạn thảo kế hoạch: + Kế hoạch công tác phải phù hợp với khả năng, đặc điểm tình hình của địa phương, đơn vị. + Lập luận chặc chẽ, dẫn chứng chính xác để thuyết phục người duyệt. + Nội dung công việc phải cụ thể, nêu rõ khó khăn, thuận lợi để có những biện pháp cụ thể tổ chức thực hiện có hiệu quả. - Kết cấu nội dung kế hoạch: + Phần mở đầu: nhận định khái quát đặc điểm, tình hình địa phương, đơn vị làm cơ sở cho việc xây dựng kế hoạch. + Phần nội dung: nêu rõ mục đích, yêu cầu, nhiệm vụ (đối tượng, thời gian, địa điểm, điều kiện đảm bảo,…) và biện pháp tổ chức thực hiện. + Phần kết luận: nêu rõ ý nghĩa, tầm quan trọng, những khó khăn, thuận lợi và kết quả đạt được khi triển khai thực hiện kế hoạch. ĐOÀN TNCS HỒ CHÍ MINH TP ĐÀ NẴNG BCH ĐOÀN TRƯỜNG CĐ ĐÔNG DU *** Đà nẵng, ngày tháng10 năm 2010 Số: KH/ĐTN KẾ HOẠCH V/v………………………. (Nội dung kế hoạch) TM. BAN THƯỜNG VỤ ĐOÀN TRƯỜNG Nơi nhận: BÍ THƯ - Như trên; - …… - Lưu VP; Nguyễn Văn A 6. Quyết định: Quyết định là văn bản dùng để ban hành hoặc bãi bỏ các quy chế, quy định, quyết định cụ thể về chủ trương, chính sách, tổ chức bộ máy, nhân sự thuộc phạm vi, quyền hạn của cơ quan tổ chức Đoàn. - Quyết định bao gồm: quyết định thông qua một chủ trương, biện pháp công tác; quyết định quy định những vấn đề cụ thể; quyết định phê chuẩn ban hành các văn bản theo thẩm quyền; quyết định thành lập các cơ quan, tổ chức xã hội, tổ chức kinh tế; quyết định nhân sự, tiếp nhận, điều động, bổ nhiệm, thuyên chuyển, khen thưởng, kỷ luật,…. - Yêu cầu khi soạn thảo quyết định: Phải đảm bảo tính pháp lý, tính khoa học, tính hiệu quả, tính khả thi. - Kết cấu nội dung quyết định: thường có 2 phần. + Phần thứ nhất: bao gồm các căn cứ ra quyết định (căn cứ pháp lý và cơ sở thực tiễn ban hành quyết định). + Phần thứ hai: nội dung quyết định thường viết dưới dạng các điều. Ví dụ về quyết định nhân sự: Điều 1: Điều động ai? Đang làm gì? Ở đơn vị nào? sẽ làm gì ở đơn vị nào? hoặc công nhận ai? bộ phận nào? chức vụ gì? Điều 2: Quyền lợi, nghĩa vụ cụ thể. Điều 3: Trách nhiệm, thời gian thi hành. BAN CHẤP HÀNH TP ĐÀ NẴNG ĐOÀN TNCS HỒ CHÍ MINH BCH ĐOÀN TRƯỜNG CĐ ĐÔNG DU *** Đà Nẵng, ngày tháng 10 năm 2010 Số: QĐ/TĐ QUYẾT ĐỊNH V/v………………………. BAN CHẤP HÀNH ĐOÀN TRƯỜNG CAO ĐẲNG ĐÔNG DU ĐÀ NẴNG - Căn cứ (1) ……………………………………………. - Căn cứ (2) ……………………… để ………………. - Theo đề nghị …………………………………………. QUYẾT ĐỊNH Điều 1: …………………………………………….…………………………………. Điều 2: …………………………………………….…………………………………. Điều 3: …………………………………………….…………………………………. TM. BAN CHẤP HÀNH ĐOÀN TRƯỜNG Nơi nhận: BÍ THƯ - Như trên; - …… - Lưu VP; Nguyễn Văn A MẪU 3 Các quy định trình bày văn bản (tất cả dùng font Times New Roman) TT Thành phần thể thức Cỡ chữ Kiểu Ví dụ trình bày thực tế 1. Tiêu đề: ĐOÀN TNCS HỒ CHÍ MINH 14 In hoa, đứng ĐOÀN TNCS HỒ CHÍ MINH TP ĐÀ NẴNG 2. Tên cơ quan ban hành văn bản a. Tên cơ quan ban hành văn bản, cơ quan sao văn bản 14 In hoa, Đứng, đậm BAN CHẤP HÀNH ĐOÀN TRƯỜNG CĐ ĐÔNG DU b. Tên cơ quan cấp trên 13-14 In hoa, Đứng 3. Số ký hiệu văn bản, bản sao 14 Đứng Số: 34 KH/ĐTN 4. Địa điểm, ngày, tháng, năm ban hành văn bản, bản sao. 14 Thường, nghiêng Đà nẵng, ngày1 6 tháng 10 năm 2010 5. Tên loại văn bản và trích yếu nội dung a. Tên loại văn bản 15-16 In hoa, đậm KẾ HOẠCH b. Trích yếu nội dung văn bản 14 Thường, đứng, đậm Tình nguyện hè 2010 c. Trích yếu nội dung công văn 14 Nghiêng Báo cáo kết quả công tác dân vận 6. Phần nội dung văn bản 14 đứng Thực hiện… 7. Chữ ký, thể thức đề ký và dấu cơ quan ban hành văn bản, sao văn bản a. Thể thức đề ký 14 In hoa, đứng, đậm TM. BAN THƯỜNG VỤ ĐOÀN TRƯỜNG b. Chức vụ người ký 14 In hoa BÍ THƯ c. Họ tên ký 14 Thường, đứng, đậm Nguyễn Văn A 8. Nơi nhận văn bản sao Nơi nhận 12 Đứng, đậm Nơi nhận: Nơi nhận cụ thể 11 Đứng 21 đơn vị trực thuộc; …………… Như trên; Lưu VT; 9. Chỉ mức độ mật 14 Đứng, đậm Mật 10. Chỉ mức độ khẩn 14 Đứng, đậm KHẨN 11. Chỉ dẫn về dự thảo VB 13-14 Đứng, đậm DỰ THẢO 12. Địa chỉ cơ quan tổ chức; địa chỉ Email, Website; số điện thoại, số Fax 11-12 đứng Số 365, Phan Châu Trinh, Hải Châu, TP Đà Nẵng ĐT: 0511.3837888 Email: vpdoantndongdu@gmail.com 13. Ký hiệu người đánh máy, mã số văn bản, số lượng bản phát hành. 8 nghiêng C:/tuyết/kế hoạch dân vận . MINH TP ĐÀ NẴNG 2. Tên cơ quan ban hành văn bản a. Tên cơ quan ban hành văn bản, cơ quan sao văn bản 14 In hoa, Đứng, đậm BAN CHẤP HÀNH ĐOÀN TRƯỜNG CĐ ĐÔNG. cơ quan ban hành nó ra quyết định bằng văn bản. - Thể loại văn bản là tên gọi của từng loại văn bản phù hợp với tính chất, nội dung và mục đích ban hành