Một số vấn đề về công tác tổ chức quản lý và hoạt động của các thư viện thuộc Viện Hàn lâm Khoa học xã hội Việt Nam

Thực trạng và giải pháp đôi mói mô hình tô chức quàn lý và phương thức hoạt động thư viện Việt Nam tư liệu - thư viện và chưa thực hiện được vai trò kết nối các nguồn lực[r]

Thực ữạng giải pháp đôi mỏ hình tó chức qn lý pìĩươiĩg thức hoạt động thư viện Việt Nam

MỘT SÓ VÁN ĐÈ VẺ CÔNG TÁC TỐ CHỨC QUẢN LÝ VÀ HOẠT ĐỘ NG CỦA CÁC THƯ VIỆN THUỘC VIỆN HÀN LÂM

KHOA HỌC XÃ HỘI VIỆT NAM

PGS TS Lê Thị Lan

Viện trưởng Viện Thông tin Khoa học X ã hội

ThS Nguyễn Thị Minh Trung

Trưởng phòng Nghiệp vụ Thư viện, Viện Thông tin Khoa học xã hội

Viện Hàn lâm Khoa học xã hội Việt Nam (Viện Hàn lâm KHXHVN) quan thuộc Chính phủ, có chức nghiên cứu vấn đề lý luận thực tiễn khoa học xã hội; cung cấp luận khoa học cho Đảng Nhà nước việc hoạch định đường lối, chiến lược, quy hoạch, kế hoạch, sách phát ừiển nhanh bền vững đất nước theo định hướng xã hội chủ nghĩa; thực tư vấn sách phát triển; đào tạo sau đại học khoa học xã hội; tham gia phát triển tiềm lực khoa học xã hội nước Để thực chức năng, nhiệm vụ quyền hạn mình, Viện Hàn lâm KHXHVN có ban chức giúp việc cho Chủ tịch Viện; 31 quan nghiên cứu thuộc khối: khoa học xã hội, khoa học nhân văn, quốc tế, vùng, nghiên cứu khác đơn vị nghiệp trực thuộc

Hệ thốns; thư viện Viện Hàn lâm KHXHVN eồm 01 thư viện tổng hợp 33 thư viện chuyên ngành 34 viện nghiên cứu đơn vị trực thuộc Thư viện K hoa học xã hội (KHXH) thư viện tổng hợp đa ngành Viện Thông tin KHXH quản lý quan đứng đầu hệ thống thư viện Viện Hàn lâm KHXHVN Vì mặt tổ chức quản lý, Thư viện KHXH có máy riêng với đầy đủ phòng chức phục vụ hoạt động thư viện Đó phòng: Nghiệp vụ thư viện, Bổ sung - Trao đổi, Phân loại - Biên mục, Bào quản, Công tác bạn đọc, Báo - Tạp chí Xây dựng Cơ sở liệu - Thư mục Trong đó, thư viện viện nghiên cứu đơn vị trực thuộc tơ chức hình thức phịns trung tâm chức năns phục vụ hoạt độns đơn vị Các

Thực ừạng %iải phcip đói mơ hình tố chức qn ỉý phirmg thức hoạt động thư viện Việt Nam phòng, truns tâm thực hoạt độne thư viện, từ khâu bổ suns - trao đôi tới phục vụ bạn đọc

Vào đầu năm 2015, đồng ý Lãnh đạo V iện Hàn lâm KHXHVN Viện Thônơ tin KHXH tổ chức khảo sát hoạt độnơ hệ thốns thư viện thuộc Viện Hàn lâm KHXH lĩnh vực n suồn tài nguyên tri thức, ứns dụng công nahệ thông tin trons hoạt độnơ thư viện nauồn nhân lực phục vụ hoạt động thôns tin - thư viện5 Báo cáo khảo sát cung cấp thôns tin hoạt độns thư viện trực thuộc, đưa kiến nghị đề xuất cải tiến hoạt độna thư viện hệ thống theo hướng đại hoá, đáp ÚĨ12 ngày tốt nhu câu người dùng tin nhà nehiên cứu, phù họp với xu chung thư viện tronơ nước quốc tế Phiếu điều tra trạng sử dụng để thu thập liệu phục vụ khảo sát; việc đánh giá kết hợp từ dừ liệu thu phiếu điều tra với thông tin thu từ khảo sát trước Sau tháng triển khai, thu nhận thông tin từ 31/34 thư viện Sau đâv m ột sổ đánh giá hoạt động thư viện thuộc Viện Hàn lâm KHXHVN dựa kết thu từ khảo sát nêu

1 Kết kháo sát

1.1 Nguồn tài nguyên tri thức - Tư liệu truyền thống:

Hiện tại, tổng số tư liệu có Thư viện trona Viện Hàn lâm KHXH 1.773.041 đơn vị tài liệu với nhiều ngôn ngữ khác nhau: Việt, N sa, Anh Pháp, Trung Quốc, N hật Bản v.v Thư viện KHXH đơn vị có số lượng tư liệu nhiều với triệu đơn vị (chiếm tỷ lệ 65, 5%) đơn vị có loại hình tư liệu phong phú nhất: sách, báo - tạp chí, sẳc phong, tranh ảnh đĩa hát, đồ, microfilm, Tiếp sau thư viện Viện KHXH vùng Nam Bộ, Viện Văn học, Viện Nghiên cứu Gia đình Giới với số lượng tư liệu truyền thốns 137.754, 73.999 31.101 đơn vị tài liệu Các thư viện lại sở hữu lượng tư liệu từ gần 3.000 tới 30.000 đơn vị tài liệu

Hàng năm hệ thống Thư viện Viện Hàn lâm KHXH bổ sung theo kinh phí

3 V iệc khảo sát đo m ột đơn v ị tư vấn đ ộ c lập thực h iện aiám sát cù a V iệ n T h ô n g tin K H X H

Th.cc ừạng va giải pháp đơi mơ hình tơ chírc quản lý vàphưong thức hoạt động tỉnc viện Việt Nam khoảng 15.676 đơn vị tài liệu (chiếm khoảng 0, 88% đơn vị tài liệu có), có 5/31 thư viện có lượng bổ sung tư liệu nhiều 1.000 đơn vị tư liệu/năm Đó Trung tâm Thơng tin - Tư liệu thuộc Học viện KHXH (6.500 đơn vị tư liệu), Thư viện KHXH (4.000 - 5.000), Thư viện Viện Tâm lý (2.000), Thư viện Viện Kinh tế Viện KHXH vùng Trung (1.760) Các thư viện cịn lại có lượng bổ sung tu liệu hàng năm ỏi, chì từ vài chục tới vài trăm đơn vị (Xem thêm Phụ lục 1: Nguồn tư liệu Thư viện thuộc Viện Hàn lâm KHXHVN)

- Cơ sở liệu thư mục:

Theo kết khảo sát, có 31 /31 thư viện xây dựng sở liệu thư mục để quản lý khai thác nguồn tư liệu đơn vị quản lý Tổng số biểu ghi toàn hệ thống thư viện Viện Hàn lâm KHXHVN là: 956.975 biểu ghi, nhiều Thư viện KHXH với khoảng 600.000 biểu ghi (tương đương 62,69%), Thư viện Viện Nghiên cứu Án Độ Tây Nam Á với 450 biểu ghi (tương đương 0, 047%) 13/31 thư viện có số lượng biểu ghi thư mục từ 10.000 đến 30.000; 8/31 thư viện từ 30.000 đến 50.000; 8/31 thư viện cịn lại có số lượng từ 2.000 tới 10.000 biểu ghi

- Nguồn tài liệu điện tử:

Thực trợng giải pháp đơi mcd mơ hình tố chức quàn lý phương thức hoạt động thu viện Việt Nam thân săc, văn hoá, địa bạ làng xã; Kho tư liệu địa chí địa danli

1.2 ứ n g dụng công nghệ thông tin hoạt động thông tin - thư viện Vê hạ tầng công nghệ thông tin (CNTT) phục vụ hoạt động thông tin - thư viện, 100% thư viện có máy tính để bàn, máy in; 16/31 thư viện có máy scan tài liệu tờ rời, thư viện có máy scan tài liệu đóng tập; thư viện có máy photocopy tài liệu, v ề hạ tầns m ans, có 30/31 thư viện kết nối m ans LAN, thư viện cịn lại trona q trình xây dựng hạ tầng tòa nhà thư viện Cả 31/31 đơn vị có đườns truyền Internet với tốc độ truy cập từ - 30Mbps; riêng Học viện KHXH có đường truvền với tốc độ 2x30Mbps

Theo số liệu thống kê, 100% thư viện Viện Nghiên cứu đơn vị trực thuộc Viện Hàn lâm KHXHVN ứng dụnc phần mềm để phục vụ côns tác tin học hố thư viện, phần mềm ứng dụng phổ biến WINISIS - Phần mềm M ã nguồn mở tổ chức UNESCO (28 thư viện, chiếm 90,32%) Thư Ị viện KHXH sử dụng phần mềm quản lý thư viện M illennium (Công ty I Innovative Interfaces, Mỹ), Viện Nghiên cứu Trung Quốc phần mềm Ilib (Công ty CMC, Việt Nam ) Viện KHXH vùng Nam Bộ phần mềm Libol 5.5 (Công ty Tinh Vân, Việt Nam ) Phần mềm W INISIS sừ dụng với chức nănơ chủ yếu: Biên mục (quản lý CSDL thư mục), OPAC Các phần mềm thương mại (sử dụng đơn vị) vận hành với 05 m odule nghiệp vụ là: OPAC, Bổ sung, Biên mục, Quản lv Ấn phẩm nhiều kỳ, Lưu thơng; trona có Thư viện KHXH Thư viện Viện KHXH vùng Nam Bộ ứ ns dụng module Quản lý tài ngun sơ Ngồi hai thư viện trên, Thư viện Viện N shiên cứu Hán Nôm cũna sử dụng phần mềm m ã nguồn mở Greenstone để quản lý nguồn tài nsuyên số 9/31 thư viện trons hệ thốns có website riêng (chiếm tỷ ỉệ 29,03%)

1.3 ứ n g dụng chuẩn nghiệp vụ

- Khung phân loại tài liệu: sổ liệu thống kê cho thấy, số lượng Thư viện không sử dụng khung phân loại tài liệu lớn (chiếm 58.84%)

BBK DDC khung phân loại sử dụng nhiều chiếm tỷ lệ 25,81% 9,68%

Thực trạng giải pháp đối mơ hình tổ chức quản lý vờ phương thức hoạt động the viện Việt Nam

Báng 1: Các K phân loại tài liệu áp dụng hệ thống Thư viện Viện Hàu lâm Khoa học xã hội Việt Nam

- Khổ mẫu biên mục tài liệu: 24/31 thư viện (tương đương 77,42%) sử dụng

quy tắc biên mục M ARC 21; đơn vị sử dụng quy tấc biên mục ISBD (Thư viện Ị Viện Văn hoá; Viện N ghiên cứu Con người; Viện N hà nước Pháp luật), thư

ị viện sử dụng quy tắc AACR2 biên mục tài liệu (Viện Thông tin KHXH, Viện KHXH vùng Nam Bộ)

■ M arc2 ■ Dufclincore

M ETS * B ièn mục khác '* K hòna: ảp đ u n s

Bàng 2: Các khổ mẫu biên mục tài liệu áp dụng hệ thống Thư viện Viện Hàn lảm Khoa học xã hội Việt Nam

- Định chủ đề, từ khoá cho tài liệu: hầu hết thư viện sử dụng từ điển khác trình định chủ đề, từ khoá cho tài liệu (26/31 thư viện, tương đương 83,87%); đó, từ điển chuyên ngành thư viện sử dụng, thư viện sử dụng từ điển tác già, thư viện sử dụng từ khoá KHXH nhân văn Chỉ có thư viện áp dụns việc định từ khoá tự cho tài liệu

Thực trạng giải pháp đôi mơ hình tơ chức quản lý phương thức hoạt động thư viện Việt Nam 1.4 N guồn n h ân lực

Theo số liệu khảo sát, tons số cán làm công tác thư viện trons 3! thư viện thành viên Viện Hàn lâm KHXHVN 144 người Ngồi Thư viện KHXH có số lượng cán đôna với 40 thành viên công tác phòns chức riêng biệt, thư viện khác có số lượng tị cán trở xuốns Cụ thể, có đon vị có sơ lượne cán thư viện từ - naười; 21 thư viện có số lượng cán thư viện từ - người; thư viện có cán Thư viện Viện Khảo cổ học Viện Khoa học xã hội vùng Tây Nơuyên

Đa phân cán cơnơ tác thư viện có trình độ đại học/trên đại học chuyên ngành thông tin - thư viện (khoảnơ 83%) 10% cán có trình độ đại học/trên đại học ngành ngôn n sừ (tiếng nước ngồi) K hoảng 7% cịn lại cán có trình độ đại học/cao đẳng CNTT

2 M ột số nhận xét, đánh giá - Vê nguồn tài nguyên tri thức:

Thực trạng giải phcip đổi mói mơ hình tổ chức quản lý phương thức hoạt động thư viện Việt Nam Tài nguyên thư viện thuộc Viện Hàn lâm KHXHVN chủ yếu dạng in ấn (sách, báo, tạp chí, tài liệu chuyên khảo, tài liệu nội sinh v v ), tài liệu dạng số hố khơng có phần mềm/ thiết bị số hố thiếu kình phí thực số hố Thư viện KHXH Viện TTKHXH quản lý đơn vị tiên phong việc số hoá phổ biến tài liệu số Tuy nhiên, dừng lại bước đầu số hoá m ột số kho tài liệu quý (hiện số hoá khoảne 700.000 trang tài liệu - đáp ứng khoảng 5% nhu cầu số hố tồn Viện Hàn lâm KHXHVN)

- Vê ứng dụng công nghệ thông tin hoạt động thông tin - thư viện: Hệ thổna CSDL với gần triệu biểu ghi thư mục giúp người dùng tin tra cứu thông tin tài liệu Tuy nhiên, với 90,32% thư viện trực thuộc Viện Hàn lâm KHXHVN sử dụng phần mềm quản lý thư viện W INISIS để tin học hoá hoạt động thư viện, quản lý khai thác CSDL thư m ục, người sử dụng tra cứu thơng tin trực tiếp thư viện Từ năm 2005, sáng kiến tích hợp CSDL thư mục đơn vị thành viên Viện Hàn lâm KHXHVN cho phép Viện TTKHXH cung cấp thông tin thư mục khoảng 100.000 biểu ghi tài liệu bổ sung toàn hệ thống thư viện trực thuộc từ năm 2001 tới phần mềm CDS - ISIS, qua thư mục thông báo sách toàn Viện Hàn lâm KHXHVN xuất tháng/kỳ, từ năm 2014 đến qua trang www.opac.issi.vass.gov.vn Thư viện KHXH ứng dụng phần mềm quản trị thư viện tích hợp Millennium Như vậy, ưr việc biết thơng tin thư mục tài liệu đến trực tiếp thư viện, người sử dụng tra cứu thơng tin thư mục tài liệu từ xa

Ngoại trừ Thư viện Viện Nghiên cứu Hán N ôm sử dụng phần mềm Greenstone, thư viện lại chưa trang bị phân mêm quản lý tài nguyên số hoàn chỉnh để xử lý, quản lý khai thác sưu tập số Đây hạn chế cho việc tiếp cận nguồn thông tin dạng số nhà nghiên cứu giới dùng tin nói chung

Thực trọng giải pháp đôi mơ hình tơ chức qn lý phương thức hoạt động thư viện Việt Nam sát khôns sử dụn2 khung phân loại để quản lý tài liệu; 12.9% đơn vị khônơ sử dụng chuấn biên m ục trons trình xây dim s CSDL thư mục đơn vị Thực tế cho thấy, tro n s CSDL chune toàn Viện Hàn lâm KHXHVN mà Thư viện KHXH đanơ quản lý phồ biến, khác biệt chủ đề, từ khoá, cách thức biên mục hiên thị rõ, chí tên tài liệu

- về nguồn nhân lực: số lượne cán quản lý làm côns tác thư viện cịn

ít, chưa có điêu kiện tham gia khố tập huấn chun mơn nghiệp vụ để nâng cao kinh nghiệm, trình độ khơng done Đặc biệt, cán đào tạo hiêu biêt vê CNTT cịn q ít, khơna đủ khả đáp ứng cơng việc có u câu áp dụng CNTT đại hoạt động thông tin - thư viện Thêm vào đó, văn quy chế, sách quản lý hoạt độnơ thông tin - thư viện đơn vị cịn ít, chưa đầy đủ Đơn vị chủ quản Viện Hàn lâm KHXHVN chưa xây dựng hành lang pháp lý cho việc kết nối, chia sẻ tài nguyên thông tin đơn vị Viện Hàn lâm KHXHVN

-Thực trạng giải pháp đơi mói mơ hình tơ chức qn lý phương thức hoạt động thư viện Việt Nam tư liệu - thư viện chưa thực vai trị kết nối nguồn lực thơng tin ngồi nước Sự lạc hậu thơng tin thời đại bùng nổ thơng tin tồn cầu nay, đặc biệt TTKHXH gây nên nhiều cản trở q trình cơng nghiệp hố, đại hố đất nước

3 Một số kiến nghị

Nhàm cải thiện hoạt động hệ thống thư viện Viện Hàn lâm KHXHVN theo hướng tập trung, chuẩn hoá, đại hoá, tăng cường kết nối chia sẻ nguồn tin phù hợp với xu chung hoạt động thông tin - thư viện, đáp ứng nhu cầu ngày cao người dùng tin xã hội nói chung, cần có kê hoạch hành động cụ thể tất bên có liên quan

v ề mặt tổ chức quản lý, Viện Hàn lâm KHXHVN cần có vãn quy định cụ thể sách tổ chức, quản lý phổ biến thơng tin thống tồn Viện Hàn lâm KHXH V N để Viện trực thuộc có kế hoạch tổ chức hoạt động thông tin - thư viện cụ thể, đáp ứng yêu cầu đề Viện Hàn lâm KHXHVN cần xây dựng đề án đại hố hoạt động thơng tin - thư viện, áp dụng toàn hệ thống thư viện để nâng cao lực hoạt động thư viện lĩnh vực quản lý khai thác thông tin, nghiệp vụ, CNTT, nguồn nhân lực, cách có quy mơ, đồng Các đề án cần mang tính dài hạn với nhiều giai đoạn, có lộ trình thực cụ thể v ề phía mình, sở yêu cầu Viện Hàn lâm KHXHVN, đơn vị trực thuộc cần chủ động xây dựng kế hoạch hành động; đưa đề xuất cụ thể, phù hợp với tình hình đơn vị để Viện Hàn lâm KHXHVN xem xét, phê duyệt

Tkực trạng giải pháp đôi mô hình tố chức quản lý phưong thức hoạt động thư viện Việt Nam thư viện lại hoạt độna với tính chất vệ tinh Trên tồn hệ thống thiết phải trang bị cách đồng quán đại số thiết bị thiết yếu phần m ềm tiêu chuẩn cho hoạt động thư viện điện tử, thư viện số nơân hàng CSDL KHXH Bên cạnh đó, việc nânơ cao lực đội ngũ cán đảm bảo khả quản trị vận hành thư viện điện tử, thư viện số đại, đáp ứ ns tiêu chuân nehiệp vụ quốc tế cần đặc biệt trọns Khi hoàn thiện, đơn vị cùns chia sẻ hệ thống thông tin thư mục tài liệu tài nguyên số, đồng thời giữ nsuyên sách phục vụ

Phụ lục 1: Nguồn tư liệu thư viện thuộc Viện Hàn lâm KHXHVN

ST T T ên đơn vị T i liệu

hiện có

Tài liệu bơ sung hàng

năm

Biêu ghi C SD L th

m uc

1 Viện Địa lý nhân văn 10.560 20 15.452

2 Viện Nơhiên cứu An Độ Tây Nam A 2.315 820 450

3 Viện Nghiên círu Đơng Nam A 24.230 20 30.000

4 Viên Xã hôi hoc 12.054 134 34.478

5 Viên Dân tôc hoc 26.335 700 22.280

6 V iện Nghiên cứu Châu Mỳ 8.930 65 16.000

7 V iện Nghiên cứu Đông Bấc Á 7.335 Khônơ xác

đinh 24.460

8 Viện Nghiên cứu Trims Quôc 8.540 31 8.000

9 V iện Thông tin Khoa học xã hội 1.161.3 84

4.000 -

5.000 600.000

10 V iên Kinh tê Viêt Nam 20.520 1760 58.000

11 Viện Nghiên cứu Con người 7.717 213 15.271

12 Viện N gôn ngữ học 20.770 390 15.000

13 Viện Tâm lý học 28.200 2.000 28.200

14 Viện Nghiên cứu Châu Phi Trung Đông 3.050 120 3.050

15 Trung tâm Nghiên cứu Kinh thành 8.930 Khône xác

đinh 8.930

16 Viên Triêt hoc 20.250 30 30.000

17 Viện N hà nước Pháp luật 16.021 Không xác

đinh 13.000

18 Viện Nghiên cứu Văn hoá 12.721 317 12.700

19 Viện N shiên cứu Tôn 2Ĩáo 6.762 120 6.762

20 Viện Gia đình Giới 31.101 700 9.101

21 Viện Từ điên học Bách khoa thư Việt

N am 6.636 50 5.841

22 Viên Sử hoc 16.319 269 16.300

23 V iên Khảo cô hoc 13.859 90 22.336

Thực trạng giải pháp đơi mơ hình tổ chức quản lý vờ plncong thức hoạt động thư viện ĩ' lệt Nam

STT Tên đơn vị Tài liệu

hiện có

T ài liệu bô sung hàng

năm

Biêu ghi C SD L thu

muc

24 Viên Văn hoc 73.999 220 45.000

25 Viện Kinh tê Chính trị thê giới 26.492 49 32.800

26 Viện Nghiên cứu Châu Au 10.265 105 17.950

27 Viện Nghiên cứu Hán Nôm 15.911 800 45.000

28 Hoc viên Khoa hoc xã hôi 15.800 6.500 6.528

29 Viện Khoa học xã hội vùng Trunơ Bộ 15.363 1.760 13.000

30 Viện Khoa học xã hội vùng Tây Nguyên 2.918 118 2.800

31 Viện Khoa học xã hội vùng Nam Bộ 137.754 269 38.566

Phụ lục 2: Tình hình nhân Thư viện Viện Hàn lâm KHXHVN

STT T ên n vị Sô lượng

cán bô

Tỷ trọ n g trê n toàn hệ thống

1 Viện Địa lý nhân văn 2,08%

2 Viện Nghiên cứu An Đ ộ Tây Nam A 1,39%

3 Viện Nghiên cứu Đông Nam A 4,17%

4 Viên Xã hôi hoc 3,47%

5 Viên Dân tôc hoc 2,08%

6 Viện Nghiên cứu Châu Mỹ 1,39%

7 Viện Nghiên cứu Đông Băc A 2,08%

8 Viện Nghiên cứu Trung Quôc 2,78%

9 Viện Thông tin Khoa học xã hội 40 27,78%

10 Viên Kinh tê V iệt Nam 1,39%

11 Viện Nghiên cứu Con người 9A 1,39%

12 Viện Ngôn ngữ học 4 2,78%

13 Viên Tâm lý hoc 1,39%

14 Viện Nghiên cứu Châu Phi Trung Đông 2,08%

15 Trung tâm Nghiên cứu Kinh Thành 1,39%

16 Viên Triêt hoc 3,47%

17 Viện Nhà nước Pháp luật 2,78%

18 Viện N shiên cứu Văn hoá 2,08%

19 Viện Nghiên cứu Tôn giáo 2,08%

20 Viên Gia đình Giới 2,08%

21 Viên Từ điên hoc Bách khoa thư Viêt Nam 2,08%

22 Viên Sử hoc 3,47%

23 Viên Khảo cô hoc 0,69%

24 Viên Văn hoc 4.17%

25 Viên Kinh tê Chính trị thê eiới 2,78%

26 Viện N shiên cứu Châu Au 2,78%

Thực trạng giải pháp đơi mơ hìrth tơ chức qiiản lý phưong thức hoạt động thư viện Việt Nam

27 Viện Nghiên cứu Hán Nôm 2,78%

28 Hoc viên Khoa hoc xã hôi 3.47%

29 Viện K hoa học xã hội vùnơ Trunơ Bộ 2,08%

30 Viện Khoa học xã hội vùng Tây Nguyên 0,69%

31 Viện K hoa học xã hội vùng Nam Bộ 4,86%

www.opac.issi.vass.gov.vn