THỰC TRẠNG TỔ CHỨC CÔNG TÁC KẾ TOÁN BÁN HÀNG VÀ XÁC ĐỊNH KẾT QUẢ KINH DOANH TẠI CÔNG TY XNK MỸ NGHỆ THĂNG LONG

THỰC TRẠNG TỔ CHỨC CÔNG TÁC KẾ TOÁN BÁN HÀNG VÀ XÁC ĐỊNH KẾT QUẢ KINH DOANH TẠI CÔNG TY XNK MỸ NGHỆ THĂNG LONG I/ ĐẶC ĐIỂM TÌNH HÌNH CHUNG CỦA CÔNG TY XNK MỸ NGHỆ THĂNG LONG 1. Quá trình hình thành và phát triển của công ty 1.1 Sự ra đời của công ty Công ty XNK Mỹ Nghệ Thăng Long là một đơn vị kinh tế trực thuộc Bộ Thương Mại . Ngày 26/06/1989 công ty ra đời với tên gọi "xí nghiệp XNK thủ công mỹ nghệ và dịch vụ "do tổng công ty XNK thủ công mỹ nghệ (ARTEXPORT) quyết định sát nhập hai xí nghiệp thành viên "Xí nghiệp gia công sản xuất hàng xuất khẩu" với "Xí nghiệp mỹ nghệ Hà Nội" . Theo quyết định 859/KTĐN-TCCB ngày 30/12/1989 đã đưa "Xí nghiệp XNK thủ công mỹ nghệ và dịch vụ" lên trực thuộc bộ thương mại và đổi tên thành "xí nghiệp XNK Mỹ Nghệ Thăng Long". Theo quyết định số 481/TM-TCCB xí nghiệp đổi tên thành "Công ty XNK Mỹ Nghệ Thăng Long "viết tắt là (ARTEX thăng long).Trụ sở công ty nằm tại 164 Tôn Đức Thắng- Hà Nội , công ty có một chi nhánh tại 142 Phan Đăng Lưu-Phường 3- Quận Phú Nhuận - TP Hồ Chí Minh 1.2 Qúa trình phát triển của công ty. Công ty XNK Mỹ Nghệ Thăng Long là một đơn vị kinh tế độc lập với chức năng chủ yếu là kinh doanh hàng hoá XNK .Những năm đầu mới thành lập hoạt động XNK chủ yếu của công ty là làm uỷ thác qua tổng công ty XNK thủ công mỹ nghệ , thực hiện nghị định thủ xuất hàng hoá đi các nước . Các mặt hàng chính gồm có : Xuất khẩu hàng thêu ren, may mặc thủ công mỹ nghệ và các mặt hàng do liên doanh liên kết mà có , đồng thời nhập khẩu máy móc , thiết bị , nvl, vật liệu xây dựng và hàng tiêu dùng phục vụ cho sản xuất kinh doanh của công ty. Khi mới thành lập công ty là một đơn vị vừa sản xuất , vừa kinh doanh , công ty có nhiều xưởng sản xuất với các chuyên môn sản xuất hàng thêu ren , giầy dép , mạ bạc , dệt thảm len, bao bì đóng gói và may mặc Nhưng năm 1989-1990 hoạt động kinh doanh của công ty gặp nhiều thuận lợi và thu được nhiều lợi nhuận Năm 1991-30/06/1997 hoạt động kinh doanh của công ty gặp nhiều khó khăn và công ty lâm vào tình trạng làm ăn thua lỗ kéo dài .Tình trạng này do một mặt công ty xuất hàng sang nước bạn để đỏi hàng nhưng bị lừa không giao hàng (tiêu biểu là hợp đồng đổi hàng lescocommeicecuar Bungari năm 1991). Mặt khác do tỷ giá tiền thay đổi , đồng đô la có lúc bị mất giá nghiêm trọng , làm cho công ty thiệt hại hàng tỷ đồng . Trong khi đó công tác quản lý của công ty yếu kém dẫn tới tình trạng sử dụng chi phí một cách lãng phí . Ví dụ : Năm1996 tổng chi phí là 7.2tỷ VNĐ vậy mà lãi chỉ có 5 tỷ VNĐ kinh doanh tuỳ tiện , giả tạo hồ sơ mua bán Về sản xuất từ năm 1991 hoạt động sản xuất không có hiệu quả .Năm 1993 công ty cho giải thể các xưởng sản xuất , xưởng may chuyển sang liên doanh với công ty Maruchi- Hồng Kông , thành lập công ty ARKSEEN. Tính đến thời điểm đó thiệt hại về đầu tư cho sản xuất khoảng 1tỷ , thiệt hại do xoá công nợ cho các xưởng khoảng 500 triệu đồng . Tính đến 30/06/1997 số lỗ của công ty là 22.800.507.240 Trước tình hình đó ngày 16/06/1997 đại diện liên bộ thương mại , tài chính , kế hoạch đầu tư , ngân hàng đầu tư phát triển Hà Nội đã họp và đưa ra những giải pháp để khôi phục công ty . Từ ngày 01/07/1997 trrở lại đây , công ty đã ngăn chặn được tình trạnh kinh doanh thua lỗ kéo dài và bước đầu ổn định kinh doanh xnk trả nợ ngân hàng , khách hàng , BHXH ,thuế nợ nhà nước .Tình hình và kết quả hoạt động sản xuất kinh doanh của công ty trong những năm 1997-1999 như sau.: Bảng số 1 Chỉ tiêu ĐVT 1996 1997 1998 1999 ướctính 2000 1Tổng hợp ngạch xk. 2. tổng hợp ngạch nk 3. tổng doanh thu 4 .lợi nhuận thực hiện 5 .nộp nsnn USD USD Triệu VNĐ - - 3.438.679 9.359.234 94.821 -2.634 19.284 2.916.444 5.078.234 55.426 -2634 8.804 1.801.591 5.776.626 60.416 -26 10.970 2.872.049 2.776.507 56.123 28 13.163 3.500.000 3.900.000 521.652 150 4.330 II/ CHỨC NĂNG VÀ NGHIỆP VỤ CỦA CÔNG TY 1. Chức năng Công ty trực tiếp xuất khẩu các mặt hàng thủ công mỹ nghệ , các sản phẩm do liên doanh liên kết tạo ra và các mặt hàng khác theo quy định hiện hành của bộ thương mại và nhà nước . - Các mặt hàng nhập khẩu của công ty : vật tư máy móc thiết bị , phương tiện vận tải , hoá chất và hàng tiêu dùng phục vụ cho sản xuất và kinh doanh theo quy định hiện hành của bộ thương mại và nhà nước - Công ty được uỷ thác và nhận uỷ thác nhập khẩu các mặt hàng nhà nước cho phép . Công ty được phép làm các dịch vụ thương mại, nhập khẩu , tái xuất chuyển khẩu qúa cảnh theo quy định hiện hành của nhà nước . - Công ty làm đại lý , mở cửa hàng bán buôn bán lẻ các mặt hàng sản xuất trong và ngoài nước 2. nghiệp vụ Trực tiếp kinh doanh XNK tổng hợp , được chủ động trong giao dịch , đàm phán ký kết và thực hiện các hợp đồng mua bán ngoại thương ,hợp đồng kinh tế và các văn bản về hợp tác liên doanh liên kết và ký kết với khách hàng trong và ngoài nước , thuộc nội dung hoạt động của công ty. - Kinh doanh thương mại trong các loại hình dịch vụ thương mại - Liên doanh liên kết trong nước để sản xuất hàng hoá phục vụ cho nhu cầu , có nhiệm vụ trực tiếp kinh doanh XNK , mua bán trong và ngoài nước , tiến tới tổ chức bộ máy công ty. III/ tổ chức bộ máy quản lý của công ty 1. Mô hình bộ máy quản lý Công ty thành lập cơ cấu bộ máy quản lý theo kiểu trực tiếp tại trụ sở chính ở Hà Nội với 3 phòng ban chức năng , 6 phòng kinh doanh được thể hiện qua sơ đồ sau Bộ phận quản lý Bộ phận kinh doanh GI M Á ĐỐC Chi nhán h TP. HCM phòn g tc kế phòng tổng hợp P.tổ chứ c h nà 2. Nguyên tắc hoạt động Các phòng ban và đơn vị phụ thuộc vào công ty đều chịu sự chỉ đạo trực tiếp của ban giám đốc công ty và đảm bảo một số nguyên tắc sau - Giám đốc công ty là người chịu trách nhiệm trực tiếp trước nhà nước và Bộ thương mại về toàn bộ hoạtđộng của công ty. - Các phòng kinh doanh và chi nhánh của công ty được quyền chủ động sản xuất kinh doanh trên cơ sở các phương án , được phòng tài chính -kế hoạch và GĐ duyệt , đồng thời phải đảm bảo trang trải các chi phí và có lãi - Công tác hạch toán kế toán trong công ty áp dụng hình thức kế toán vừa tập trung vừa phân tán II Phòn g nghi ệp Phòn g nhập khẩu VI V IV - Các trưởng phòng chi nhánh là người chịu trách nhiệm trước GĐ về toàn bộ hoạt động của phòng và chi nhánh , trực tiếp chịu trách nhiệm trước nhà nước về việc chấp hành pháp luật 3. Cơ ccấu tổ chức bộ máy quản lý Bộ mấy quản lý của công ty bao gồm :Bộ phận quản lý và kinh doanh a. Bộ phận quản lý * Phòng tổ chức hành chính :10 người đảm bảo chức năng kế hoạch tổng hợp hành chính , pháp chế , tổ chức bộ máy quản lý kinh doanh , xử lý và cung cấp thông tinchung về mọi mặt hoạt động của công ty theo định kỳ và đột xuất của GĐ - Lên lịch công tác chung cho toàn bộ công ty, thực hiện việc đào tạo quy hoạch đội ngũ cán bộ công nhân viên - Tiếp nhận vào sổ , chuyển đúng đối tượng , các loại công văn giấy tờ , thư từ đi đến và giữ bí mật tài liệu của công ty. - Giúp các đơn vị tổ chức sắp xếp và quản lý lao động của công ty * Phòng tài chính - kế hoạch gồm 6 người - Tham mưucho GĐ xét duyệt các phương án kinh doanh và kiểm tra quá trình , thực hiện phương án đó - Hướng dẫn giúp đỡ các phòng ban, mở sổ sách theo dõi hoạt động kinh doanh , đồng thời theo dõi và hạch toán tổng hợp về các nghiệp vụ phát sinh trong công ty - Lập kế hoạch tài chính hàng năm , kiểm tra việc chấp hành chế độ tầi chính của công ty - Thực hiện các công viẹc liên quan đến nghiệp vụ kế toán như thanh lý tài sản , đối chiếu công nợ . - Mở sổ sách theo dõi từng phòng ban và kiểm tra tính chính xác của số liệu , xác nhận các văn bản thanh lý và báo cáo quyết định xác định lãi , lỗ hàng năm của công ty - Tiến hành phân tích hoạt động kinh tế, làm quyết toán theo yêu cầu của bộ chủ quản , lập báo cáo theo định kỳ gửi lên cấp trên * Phòng tổng hợp: 2 người thực hiện một số chức năng chủ yếu xin hạn ngạch xnk cho công ty, theo dõi điện thoại ,fax . b. Bộ phận kinh doanh * Phòng nghiệp vụ I: gồm 6 người Thực hiện chức năng chủ yếu là xuất khẩu các mặt hàng thêu ren. Để thực hiện chức năng này phòng đã tự tìm kiếm khách hàngtrong và ngoài nước, tìm hiểu thông tin thị trường ,giá cả lập các phương án kinh doanhcủa mình cho cấp trên * Phòng nghiệp vụ IV:6 người Chức năng giống phòng nghiệp vụ I, chủ yếu xuất khẩu mặt hàng thêu ren * Phòng nghiệp vụ V: 5 người Được phép xuất khẩu tất cả các loại mặt hàng mà công ty được phép kinh doanh. Vì vậy phòng luôn phải năng động tìm kiếm bạn hàng , thu mua các mặt hàng có thể xuất khẩu được , tiến hành kinh doanh sao có hiệu quả nhất. Lập phương án kinh doanh trình phòng tài chính -kế hoạch và giám đốc ,lập báo cáo theo quy định của công ty *Phòng nghiệp vụ VI: 7 người Chức năng chủ yếu giống phòng nghiệp vụ I và IV ,kinh doanh xuất khẩu các mặt hàng thêu ren *Phòng nhập khẩu :15người Chức năng chủ yếu là nhập các mặt hàng mà công ty được phép nhận như máy móc ,thiết bị ,nguyên vật liệu ,vật liệu xây dựng và hàng tiêu dùng , . Đối với các phòng kinh doanh ,trên cơ sở các mặt hàng được phép trực tiếp kinh doanh ,các chỉ tiêu kim ngạch xuất nhập khẩu được phân bổ thì các phòng phải tự tiếp cận ,trực tiếp tìm khách hàng ,tìm mặt hàng kinh doanh để xây dựng các phương án kinh doanh sẽ được duyệt .Đồng thời được giám đốc uỷ quyền ký kết các hợp đồng kinh tế,chịu trách nhiệm thực hiện hợp đồng từ đầu tới cuối .Mỗi phòng được phép chi tiêu số vốn do phòng tài chính- kế hoạch cung cấp trong phạm vi phản ánh để duyệt phải đảm bảo có lãi khi thực hiện hợp đồng và phải chịu trách nhiệm bảo toàn và phát triển số vốn được giao IV/Tổ chức công tác kế toán 1.Tổ chức bộ máy kế toán * Sơ đồ bộ máy kế toán Bộ máy kế toán của công ty nằm trong phòng tài chính-kế hoạch :gồm 6người (1)Kế toán trưởng kiêm trưởng phòng tài chính-kế hoạch ,hai phó phòng,2 nhân viên,và1thủ kho kiêm thủ quỹ .Mỗi người trong phòng đều được bố chí đảm nhiệm một phần công việc khác nhau của kế toán .Được minh hoạ theo sơ đồ sau Sơ đồ 2 TOáN V - Kế toán trưởng (trưởng phòng tài chính- kinh doanh) chịu trách nhiệm quản lý và chỉ đạo chung hoạt động của phòng và các cá nhân viên kế toán. Ngoài ra kế toán trưởng còn tham gia xét duyệt phản ánh kinh doanh của các phòng , phân tích , tính toán kết quả hoạt động kinh doanh của công ty hàng tháng , hàng quy định hiện hành để nộp cho ban lãnh đạo công ty và bộ chủ quản . KẾ TO N TRÁ ƯỎNG TRƯỞNG PHÒNG TCKH C C BÁ Ộ PHẬN KT TẠI CÔNG TY PHÒNG KẾ TO NÁ CHI NH NH TP.HCMÁ KẾTO NÁ TIỀN LƯƠNG KẾTO NÁ THANH TO NÁ KẾTO NÁ CÔNGNỢ P.PHÒNG TC-KH THỦ KHO KIÊM THỦ QUỸ KẾTO NÁ T.HỢP P.PHÒNG TC-KH - Kế toán công nợ (phó phòng tài chính- kinh doanh )có nhiệm vụ chủ yếu theo dõi các khoản công nợ phát sinh trong quá trình kinh doanh , giải quyết các vụ việc còn tồn đọng trước đây để tìm ra những chỗ sai của công việc kế toán những năm trước. - Kế toán tổng hợp (phó phòng tài chính- kinh doanh)đảm nhận khá nhiều công việc kế toán , theo dõi hầu hết các nghiệp vụ phát sinh, trực tiếp ghi vào các sổ liên quan , cuối kỳ tổng hợp số liệu để giúp kế toán trưởng lập báo cáo tài chính -Kế toán thanh toán do một nhân viên trong phòng đảm nhiệm , có nhiệm vụ theo dõi quá trình thanh toán các hoạt động kinh doanh của các phòng , mở l/c theo yêu cầu của từng phòng khi có hợp đồng mua bán.Đồng thời theo dõi tiền gửi , tiền vay của công ty , chiu trách nhiệm rút tiền khách hàng trả từ ngân hàng về các phòng kinh doanh . - Kế toán tiền lương đảm nhiệm cả công tytheo dõi quá trình nhập xuất hàng hoá trong công ty , tính lương cho cán bộ công nhân viên và phụ trách các phần hành công việc của máy vi tính như soạn thảo các văn bản , lưu trữ tài liệu , số liệu kế toán trên máy , quản lý theo dõi tiến độ thực hiện các hợp đồng xuất - nhập khẩu. - Thủ quỹ kiêm thủ kho có nhiệm vụ thu , chi tiền mặt cho các đối tượng sử dụng theo phiếu thu, phiếu chi đã được người có thẩm quyền ký duyệt , trông gửi bảo quản hàng hoá, nguyên vật liệu ở kho , xuất và nhập kho hàng khi có phiếu xuất , phiếu nhập kho . - Phòng tài chính - kinh doanh của công ty chịu trách nhiệm hạch toán toàn bộ các nghiệp vụ kinh tế phát sinh trực tiếp tại công ty và tổng hợp toàn bộ số liệu liên quan tới các hoạt động trong công ty - hiện nay chi nhánh của công ty tại thành phố Hồ Chí Minh đã thực hiện hạch toán độc lập .Vì vậy ở chi nhánh đó cũng đã có một phòng kế toán riêng , chịu trách nhiệm toàn bộ về hộat động của mình , đén cuối kỳ kinh doanh kế toán chi nhánh có trách nhiệm lập báo cáo quyết toán gửi về công ty [...]... BẢNG TỔNG HỢP BẢNG CÂN ĐỐI SỐ PHÁT SINH BÁO CÁO ghi hàng ngày TÀI CHÍNH CHI TIẾT ghi cuối tháng ,định kỳ quan hệ đối chiếu B/ TÌNH HÌNH THỰC TẾ CÔNG TÁC KẾ TOÁN BÁN HÀNG VÀ XÁC ĐỊNH KẾT QUẢ KINH DOANH Ở CÔNG TY XNK MỸ NGHỆ THĂNG LONG I/ Kế toán bán hàng và xác định kết quả bán hàng 1 Đặc điểm kế toán bán hàng và tình hình quản lý bán hàng ở công ty xnk mỹ nghệ thăng long a Đặc điểm hàng hoá ccủa công ty. .. toán doanh thu bán hàng Doanh thu bán hàng của công ty là tổng giá trị thực hiện do hoạt động tiêu thụ hàng hoá cho khách hàng như giao hàng cho các bên đặt hàng , xuất bán hàng trong và ngoài nước Doanh thu bán hàng xuất khẩu của công ty được xác định căn cứ vào số lượng (lô hàng) và đơn giá gia công mà các hãng đặt hàng và công ty đã thoả thuận , ký kết hợp đồng để xác định doanh thu bán hàng theo tiền... (1)Gía bán gia công thực tế của hàng xuất khẩu (2)Gía thanh toán vơéi khách hàng (3)Số tiền khách hàng đã thanh toán (4) Cuối tháng kết chuyển doanh thu thuần TK1122 (5) (5 )kết chuyển doanh thu bán hàng nội bộ (6a,b,c)Cuối tháng kết chuyển giá vốn , chi phí bán hàng và chi phí quản lý doanh nghiệp (7 )Kết chuyển doanh thu nội bộ 4/ Kế toán doanh thu bán hàng và các khoản giảm trừ doanh thu a Kế toán doanh. .. nhận hàng ,khách hàng phải thanh toán tiền công gia công đầy đủ theo hoá đơn Nhưng trường hợp này xảy ra chủ yếu với hàng nội địa 2/ Quản lý bán hàng và thủ tục bán hàng tị công ty xuất nhập khâủ mỹ nghệ Thăng Long việc gia công hàng xuất khẩu của công ty luôn phải giữ chữ tín với khách hàng ,mặt khác để đẩy nhanh được tiến độ hàng hoá bán ra nhằm đạt được kết quả cao nhất trong kinh doanh ,công tác bán. ..Như vậy công ty xnk mỹ nghệ thăng long đã áp dụng hình thức kế toán vừa tập chung vừa phân tán Hình thức này phù hợp với đặc điểm kinh doanh của công ty vì chi nhánh của công ty nằm tại thành phố Hồ Chí Minh Chi nhánh phụ thuộc công ty nhưng lại nằm xa công ty, còn các phòng kinh doanh lại được tổ chức trong phạm vi công ty áp đụng hình thức kế toán này , bảo đảm công tác kế toán đầy đủ , kịp... 3/ Tổ chức các tài khoản kế toán để tiêu thụ hàng Để phù hợp với đặc điểm và quy cácbán hàng , kế toans tiêu thụ hàng hoá của công ty dùng các tài khoản *Tài khoản 511- "doanh thu bán hàng ": Dung để phản ánh doanh thu bán hàng của doanh nghiệp * tài khoản 632-"Gía vốn hàng bán "Để phản ánh giá thực t bán hàng hoá trong kỳ *Tài khoản 641-"Chi phí bán hàng" :Dùng để tập hợp kết cguyển chi phí bán hàng. .. vốn hàng xuất khẩu - Gía vốn hàng bán nội địa Về thực chất , giá vốn hàng bán của công ty xnk mỹ nghệ thăng long chính là trị giá vốn của hàng xuất khẩu và hàng nội địa xuất bán cho các cửa hàng Nói một cách khác giá vốn bán hàng trong tháng thực chất là trị giá vốn của hàng xuất kho trong tháng Do vậy cuối tháng kế toán bán hàng tổng hợp trị giá vốn của hàng xuất khẩu trên :" Sổ chi tiết hàng hoá "và. .. hãng đặt hàng đến kiểm tra , giám sát về mặt chất lượng sản phẩm , hàng hoá nên không xảy ra trường hợp " Hàng bán bị trả lại " Như vậy , ở công ty xnk mỹ nghệ thăng long không phát sinh các khoản thuế gtgt đầu ra và các khoản gỉam trừ với gia công hàng xuất khẩu nên doanh thu hàng gia công xuất khẩu của công ty chính là doanh thu thuần 5./ Kế toán giá vốn hàng bán Gía vốn hàng bán của công ty được... ccủa công ty xnk mỹ nghệ thăng long Hàng hoá của công ty xnk mỹ nghệ thăng long bao gồm nhiều loại như hàng thêu , xe máy , hoa chất , vòng bi , hàng dệt kim Vì là một công ty xuất -nhập khẩu cho nên hàng hoá của công ty rất đa dạng Công ty gia công hàng xuất khẩu theo các đơn đặt hàng của các hãng nước ngoài và cả các hãng trong nước Mặt khác trong các đơn đặt hàng lại có nhiều loại hàng , chính... khoán gọn hàng theo từng công đoạn như vậy giúp cho công ty sớm hoàn thành hàng hoá và giao hang hoá theo đúng thời gian quy định Trong bài viết này tôi chỉ xin đề cập chủ yếu đến việc tổ chức công tác kế toán bán hàng và tiêu thụ hàng thêu xuất khẩu ở công ty xnk mỹ nghệ thăng long Vì các mặt hàng xuất khẩu đa dạng nhiều chủng loại , nhiều mặt hàng , vì thế toi chỉ xin đề cập đến một số loại hàng để . HÌNH THỰC TẾ CÔNG TÁC KẾ TOÁN BÁN HÀNG VÀ XÁC ĐỊNH KẾT QUẢ KINH DOANH Ở CÔNG TY XNK MỸ NGHỆ THĂNG LONG I/ Kế toán bán hàng và xác định kết quả bán hàng. THỰC TRẠNG TỔ CHỨC CÔNG TÁC KẾ TOÁN BÁN HÀNG VÀ XÁC ĐỊNH KẾT QUẢ KINH DOANH TẠI CÔNG TY XNK MỸ NGHỆ THĂNG LONG I/ ĐẶC ĐIỂM TÌNH HÌNH CHUNG CỦA CÔNG TY