MỘT SỐ KIẾN NGHỊ NHẰM HOÀN THIỆN CÔNG TÁC KẾ TOÁN NGUYÊN VẬT LIỆU TẠI CÔNG TY CỔ PHẦN GIẦY THĂNG LONG

MỘT SỐ KIẾN NGHỊ NHẰM HOÀN THIỆN CÔNG TÁC KẾ TOÁN NGUYÊN VẬT LIỆU TẠI CÔNG TY CỔ PHẦN GIẦY THĂNG LONG 3.1 Nhận xét về công tác kế toán nói chung và công tác kế toán nguyên vật liệu Từ khi thành lập cho đến nay, gần 20 năm phấn đấu và trưởng thành, Công ty đã hoàn thiện và phát triển liên tục cả về quy mô và trình độ quản lý. Sản phẩm của Công ty tạo ra ngày càng đáp ứng nhu cầu của người tiêu dùng trong và ngoài nước đặc biệt là cho hoạt động xuất khẩu. Trong điều kiện nền kinh tế chuyển đổi từ cơ chế kế hoạch hoá tập trung quan liêu bao cấp sang cơ chế thị trường dưới sự quản lý vĩ mô của nhà nước thì sự cạnh tranh giữa các doanh nghiệp ngày càng diễn ra gay gắt. Trước tình hình đó công ty đã không ngừng đầu tư trang thiết bị, dây chuyền công nghệ nghiên cứu ứng dụng khoa học kỹ thuật vào sản xuất và nâng cao chất lượng và hạ giá thành sản phẩm. Đến nay công ty đã đạt tiêu chuẩn cao đội ngũ cán bộ có trình độ giàu kinh nghiệm trong nghề. Các sản phẩm do công ty tạo ra ngày càng phong phú về mẫu mã chủng loại không ngừng chiếm lĩnh thị trường đáp ứng nhu cầu của khách hàng cả về giá cả và chất lượng. Tại Công ty cổ phần giầy Thăng Long chi phí chiếm tỷ trọng rất lớn trong giá thành sản phẩm. Vì vậy việc tổ chức tốt công tác kế toán nói chung đặc biệt là công tác kế toán vật liệu có ý nghĩa quan trọng trong việc tiết kiệm chi phí sản xuất hạ giá thành sản phẩm của công ty. Qua thời gian thực tập tại Công ty em nhận thấy công tác quản lý và hạch toán NVL tại công ty có một số ưu, nhược điểm sau: 3.1.1 Về ưu điểm * Về chính sách áp dụng tại Công ty: Công ty đưa quyết định mới của Bộ Tài Chính áp dụng vào thực tế. Mặt khác các nhân viên kế toán được phân công, phân nhiệm rõ ràng nên sự chuyên môn hoá rất cao, đảm bảo các phần hành kế toán được tiến hành nhanh nhẹn, độ chính xác cao và đảm bảo khả năng cung cấp thông tin trung thực, hợp lý, kịp thời. * Về hình thức sổ kế toán áp dụng: Hiện nay Công ty đang vận dụng hình thức sổ theo hình thức Nhật ký chứng từ. Giữa các phần hành có quan hệ đối chiếu lẫn nhau lại kết hợp chặt chẽ giữa hạch toán hoạt động sản xuất kinh doanh rất phức tạp nhưng số liệu trên sổ kế toán rất chính xác. Hơn nữa công tác kế toán lại được đảm đương bởi hệ thống nhân viên kế toán giàu kinh nghiệm, có tinh thần trách nhiệm và trình độ chuyên môn nghiệp vụ cao nên các công việc liên quan đến thông tin kế toán đều được tiến hành một cách nhanh chóng, chính xác, kịp thời. * Về công tác thu mua, bảo quản, dự trữ, quản lý và sử dụng nguyên vật liệu Đối với khâu thu mua mặc dù yêu cầu về nguyên vật liệu cho quá trình sản xuất có kết cấu phức tạp, nhiều chủng loại, đa dạng về quy cách phẩm cấp song luôn được công ty đáp ứng kịp thời phục vụ đảm bảo cho quá trình sản xuất diễn ra thường xuyên, liên tục. Làm được điều này phần lớn là do công ty đã có kế hoạch thu mua vật tư hợp lý trên cơ sở tính toán các định mức tiêu hao và nghiên cứu kỹ các hợp đồng kinh tế, năng động trong việc tìm nguồn cung cấp cùng với đó là sự phối hợp nhịp nhàng giữa phòng cung ứng vật tư, bộ phận sản xuất và phòng kỹ thuật để xác định chính xác nhu cầu nguyên vật liệu để có kế hoạch thu mua hợp lý, làm phát triển chất lượng của công tác thu mua cũng như tăng hiệu quả của công tác quản lý thu mua. Vật liệu trước khi đưa vào sản xuất thì dù ít hay nhiều đều chịu tác động của các yếu tố thuộc môi trường tự nhiên làm cho chúng bị hao hụt về khối lượng, giảm sút về mặt chất lượng. Tuy nhiên mức độ nhiều hay ít là phụ thuộc lớn vào công tác bảo quản, cất trữ của mỗi doanh nghiệp. Vấn đề này được công ty đặc biệt quan tâm, chú trọng. Để phục vụ công tác bảo quản nguyên vật liệu thì công ty đã trang bị hệ thống kho tàng, bến bãi khoa học, hợp lý, tổ chức phân loại nguyên vật liệu và điều kiện bảo quản phù hợp với đặc tính của từng loại nguyên vật liệu do vậy nguyên vật liệu luôn được bảo quản trong điều kiện tốt nhất có thể, đảm bảo số lượng và chất lượng khi đưa vào sản xuất. Mặt khác công ty lại có đội ngũ cán bộ kỹ thuật và thủ kho giàu kinh nghiệm và tinh thần trách nhiệm với công việc nên hiệu quả công tác bảo quản càng cao, tạo điều kiện giảm bớt các chi phí cho doanh nghiệp ít bị hư hỏng, thiếu hụt. Đây là một điều đáng khen và cần được phát huy với các doanh nghiệp đặc biệt là đối với các doanh nghiệp có nhiều chủng loại nguyên vật liệu dễ bị hư hỏng, hao hụt. Với khâu sử dụng: Thực tế việc sử dụng nguyên vật liệu tại công ty được quản lý rất chặt chẽ. Hàng năm công ty đều có kế hoạch sử dụng nguyên vật liệu phòng sản xuất, phòng kỹ thuật, phòng kế hoạch vật tư của công ty đã xây dựng định mức vật tư cho từng loại sản phẩm. Ở các phòng sản xuất công ty đều có đội ngũ cán bộ thống kê theo dõi sự biến động của vật tư và lập các báo cáo sản xuất. Khâu xuất kho nguyên vật liệu được quản lý rất chặt chẽ đảm bảo nguyên vật liệu xuất dùng đúng mục đích, đúng đối tượng, nâng cao hiệu quản quản lý với khâu sử dụng nguyên vật liệu. * Về công tác hạch toán nguyên vật liệu : Kế toán vật tư phản ánh đầy đủ, kịp thời các nghiệp vụ kinh tế phát sinh liên quan đến nguyên vật liệu, phù hợp với đặc trưng của ngành da giầy và theo đúng quy định của chế độ kế toán. Việc hạch toán nguyên vật liệu từ hạch toán chi tiết đến hạch toán tổng hợp đều được tiến hành rất đều đặn đúng định kỳ. Mặt khác do công ty hạch toán tổng hợp nguyên vật liệu theo phương pháp KKTX nên đảm bảo cung cấp thông tin chính xác về nguyên vật liệu tại bất kỳ thời điểm nào. Kế toán chi tiết nguyên vật liệu cung cấp số liệu kịp thời cho kế toán tổng hợp ngay cả khi có sự biến động của công ty diễn ra thường xuyên, liên tục. 3.1.2 Những vấn đề còn tồn tại Thứ nhất: Công ty chưa có hệ thống mã hoá khoa học cho từng loại, từng thứ nguyên vật liệu do vậy sẽ gây khó khăn đối với công tác quản lý nguyên vật liệu. Các loại nguyên vật liệu chỉ mới được mã hoá bằng chữ cái theo ký hiệu viết tắt của chúng vì vậy thiếu thống nhất rất khó để một người nhận biết đâu là nguyên vật liệu chính, đâu là nguyên vật liệu phụ do vậy công tác quản lý nguyên vật liệu chưa đạt hiệu quả tối ưu, khối lượng công việc nhiều. Các loại nguyên vật liệu chưa được phân định rõ ràng, tuy có phân loại nguyên vật liệu theo nguyên vật liệu chính, nguyên vật liệu phụ, phụ tùng thay thế nhưng trên thực tế vẫn chưa làm triệt để với việc phân loại này. Đây là vấn đề mà ban lãnh đạo công ty cần lưu tâm xem xét để có được một hệ thống các loại nguyên vật liệu được mã hoá khoa học hợp lý hơn tạo điều kiện thuận lợi cho công tác quản lý, bảo quản, sử dụng. Thứ hai: Hạch toán nguyên vật liệu của công ty còn nhiều vấn đề còn tồn tại bởi chủng loại nguyên vật liệu nhiều, chất lượng của mỗi loại lại khác nhau, việc xuất dùng cũng như nhập kho diễn ra thường xuyên liên tục lại tiến hành hạch toán thủ công chưa sử dụng phần mềm kế toán máy nên khối lượng công việc của kế toán vật tư là khá lớn. Điều đó phần nào hạn chế việc kiểm tra theo dõi của kế toán, việc tính toán chi phí có thể dẫn đến sai sót nhầm lẫn và không đảm bảo việc cung cấp thông tin chính xác, kịp thời cho công tác quản lý nguyên vật liệu nói riêng và công tác quản lý doanh nghiệp nói chung. Thứ ba: nguyên vật liệu của công ty bao gồm nhiều thứ, nhiều loại mỗi loại lại có đặc điểm và yêu cầu quản lý khác nhau. nguyên vật liệu chính rất nhiều mà lại được theo dõi bình thường giống các loại nguyên vật liệu khác bởi cùng một kế toán vật tư. Do vậy cùng một lúc kế toán vật tư vừa phải theo dõi nguyên vật liệu chính, nguyên vật liệu phụ, công cụ dụng cụ, phụ tùng thay thế do vậy khối lượng công việc lớn phần nào gây áp lực ảnh hưởng đến chất lượng hạch toán kế toán. Thứ tư: Do giá trị nguyên vật liệu đánh giá lại cuối kỳ có sự sụt giảm mà công ty không tiến hành trích dự phòng giảm giá HTK nên khi có những biến động về giá cả nguyên vật liệu cũng như những tác động về giá cả nguyên vật liệu thì công ty không có nguồn tài chính để bù đắp những tổn thất có thể xảy ra trong năm kế hoạch. Điều này có thể dẫn đến tình trạng không bảo tồn vốn kinh doanh của công ty, gây bất ổn đối với hoạt động sản xuất kinh doanh. Thứ năm: Hiện nay để hạch toán chi tiết vật tư Công ty áp dụng phương pháp ghi thẻ song song là chưa phù hợp vì bên cạnh ưu điểm thì phương pháp này cũng có nhược điểm lớn đó là việc ghi chép giữa Thủ kho và phòng Kế toán còn trùng lắp về chỉ tiêu số lượng, khối lượng công việc ghi chép quá lớn mà tình hình xuất nhập chủng loại vật tư là rất nhiều và thường xuyên. Không có điều kiện kiểm tra thường xuyên giữa thủ kho và kế toán do đó hạn chế chức năng kiểm tra của kế toán. Thứ sáu: Khi cán bộ thu mua chịu trách nhiệm thanh toán trực tiếp với người bán đã làm giảm đi sự giám sát của kế toán trong việc quản lý giá mua và tình hình thanh toán công nợ với khách hàng. Hiện nay, do sự phát triển của nền kinh tế thị trường nên các đơn vị bán hàng thường có trích thưởng cho người mua hàng với số lượng lớn nhưng trên thực tế ở Nhà máy chưa quản lý được khoản này. 3.2 Một số kiến nghị nhằm hoàn thiện kế toán nghiệp vụ nguyên vật liệu tại Công ty cổ phần giầy Thăng Long Thứ nhất: Do việc chưa áp dụng phần mềm kế toán vào công tác kế toán nói riêng và công tác quản lý nói chung nên khối lượng công việc của phòng kế toán là rất lớn, đặc biệt là với doanh nghiệp sản xuất có nhiều chủng loại NVL như bản thân công ty nên phần nào giảm chất lượng của công tác kế toán và các thông tin kế toán. Do vậy công ty nên có kế hoạch đưa phần mềm vào sử dụng, điều này trước tiên sẽ giảm bớt khối lượng cho phòng kế toán nói chung và đặc biệt giảm bớt khối lượng cho kế toán vật tư nói riêng. Mặt khác khi áp dụng phần mềm vào công tác kế toán sẽ giúp kế toán viên dễ dàng theo dõi, tìm kiếm thông tin kế toán mà không mất nhiều thời gian. Điều đó dẫn đến làm tăng chất lượng của công tác kế toán do giảm khối lượng ghi chép, giảm sai sót nhầm lẫn tạo điều kiện nâng cao hiệu quả công tác hạch toán kế toán. Để làm được điều này công ty cần thực hiện một số công việc sau: - Tìm kiếm nhà cung cấp phần mềm có uy tín trên thị trường - Lựa chọn loại phần mềm phù hợp với đặc điểm của công ty. Hiện nay thông thường các doanh nghiệp thường áp dụng các loại phần mềm vào công tác kế toán như phần mềm Fast kế toán, phần mềm ESOF… Tuy nhiên không phải phần mềm nào ở các doanh nghiệp cũng giống nhau mà tuỳ vào đặc điểm của mỗi doanh nghiệp khác nhau thì chương trình phần mềm áp dụng khác nhau sao cho phù hợp nhất với tình hình thực tế của doanh nghiệp mình. - Sau khi lựa chọn phần mềm kế toán thì công việc tiếp theo là công ty phải khai báo danh mục khách hàng, danh mục vật liệu sản phẩm, hàng hoá và tổ chức mã hoá các đối tượng khách hàng và nguyên vật liệu. Cụ thể để phục vụ nhu cầu quản lý chặt chẽ đối với các loại NVL, tránh tình trạng nhầm lẫn, thiếu sót tạo điều kiện cho việc quản lý bằng phần mềm sau này. Việc xây dựng hệ thống mã cho nguyên vật liệu vừa giúp công tác quản lý hiệu quả lại vừa giảm bớt khối lượng ghi chép, theo dõi của thủ kho, kế toán vật tư. Tuy nhiên để làm được điều này công ty cần thực hiện theo những nguyên tắc sau: + Mã hoá vật tư theo cách phân loại ban đầu, xây dựng hệ thống mã phân cấp, mã gồm nhiều trường trong đó trường tận cùng bên trái mang đặc trưng chủ yếu nhất của loại nguyên vật liệu ấy. Đối với NVL chính ta quy ước là: 00 Đối với nhóm vật liệu phụ ta quy ước là: 01 Đối với nhóm nhiên liệu ta quy ước là: 02 Đối với nhóm vật liệu thiết bị xây dựng cơ bản quy ước là: 04 Đối với nhóm phế liệu ta quy ước là: 05 + Khi cần thiết ta kéo dài mã về bên phải. Ví dụ nguyên vật liệu chính có khoảng 10 loại thì tên mỗi loại ta thêm 3 chữ số mã hoá về bên phải đằng sau mã của nhóm cho đến hết 10 loại, sau đó lại thêm 2 chữ số đằng sau số vừa mã hoá tên của nguyên vật liệu chính để chỉ phẩm cấp (loại 1, loại 2 hay loại 3). Như vậy ta sẽ có một hệ thống mã thống nhất cho tất cả các loại vật sử dụng trong công ty, thuận tiện cho công tác quản lý, sử dụng và bảo quản. Ví dụ: Trích bảng mã nguyên vật liệu dự kiến BẢNG MÃ VẬT TƯ Mã vật tư Tên, nhãn hiệu, quy cách Đơn vị tính TK Đơn giá hạch toán 00- 001- 01 Bạt 3 M 2 1521 00- 002- 02 Bạt 7 M 2 1521 01- 001- 01 Parafin Kg 1522 02- 001- 01 Xăng A92 Lít 1523 Thứ hai: Thực tế tình hình nhập, xuất nguyên vật liệu tại công ty diễn ra thường xuyên liên tục trong khi nguyên vật liệu không được phân loại chính, phụ rõ ràng; điều đó có thể gây khó khăn cho công tác quản lý. Vì vậy công ty nên tổ chức phân loại nguyên vật liệu tạo điều kiện theo dõi tình hình thực tế nhập, xuất, tồn của từng thứ nguyên vật liệu. Để làm được điều này kế toán vật tư cùng đội ngũ cán bộ công nhân viên quản lý kho cần xây dựng kế hoạch phân loại vật tư theo mức độ sử dụng chúng vào quá trình sản xuất và theo tính chất đặc thù của ngành mà phân chúng thành nguyên vật liệu chính và nguyên vật liệu phụ cho phù hợp. Như đã biết chủ yếu các loại bạt và cao su, chỉ may là các nguyên liệu không thể thiếu trong quá trình sản xuất giầy vì thế có thể phân vào nguyên vật liệu chính để thuận tiện cho công tác quản lý và việc lập kế hoạch thu mua đáp ứng kịp thời nhu cầu sản xuất. Còn đối với các loại vật liệu chỉ có tính chất đóng góp vào việc tăng chất lượng sản phẩm thì có thể xếp chúng vào loại vật liệu phụ. Đồng thời với việc phân loại nguyên vật liệu thành các loại chính, phụ thì công ty nên có kế hoạch tổ chức bảo quản nguyên vật liệu bằng cách phân ô chia vùng để áp dụng các biện pháp bảo quản thích hợp đối với các loại nguyên vật liệu nhằm tăng chất lượng công tác quản lý vật tư trong doanh nghiệp. Thứ 3: Do giá trị nguyên vật liệu đánh giá lại cuối kỳ có sự sụt giảm do vậy công ty nên tiến hành trích lập dự phòng giảm giá hàng tồn kho. Đây sẽ là nguồn tài chính bù đắp cho những tổn thất có thể xảy khi sự thay đổi giá cả nguyên vật liệu có những biến động theo chiều hướng không có lợi cho công ty. Đảm bảo cung cấp kịp thời đầy đủ nguyên vật liệu cho hoạt động sản xuất kinh doanh diễn ra thường xuyên liên tục. Các khoản dự phòng giảm giá có vai trò quan trọng đối với doanh nghiệp sản xuất và nó đợc thể hiện ở một số mặt khác như: nhờ có khoản dự phòng giảm giá bảng cân đối kế toán của doanh nghiệp phản ánh chính xác hơn giá trị thực của tài sản. Dự phòng giảm giá được ghi nhận như một khoản chi phí làm giảm lợi nhuận phát sinh để tính toán chính xác hơn ra số lợi nhuận thực tế. Việc trích lập dự phòng thực hiện như sau: Thời điểm lập dự phòng giảm giá đợc tiến hành vào cuối niên độ kế toán, trước khi lập báo cáo tài chính. Trên cơ sở các bằng chứng về sự giảm giá của từng đối tợng, từng chủng loại nguyên vật liệu cụ thể, từ đó kế toán xác định rõ số dự phòng giảm giá cần lập cho niên độ kế toán với điều kiện không vượt quá số lợi nhuận thực tế phát sinh của công ty. Việc lập dự phòng giảm giá tiến hành riêng cho từng chủng loại vật tư, hàng hoá bị giảm giá và tổng hợp vào bảng kê chi tiết khoản dự phòng giảm giá hàng tồn kho của doanh nghiệp. Công thức xác định: Mức dự phòng cần lập năm tới cho hàng tồn kho = Lượng vật tư tồn kho cuối niên độ x Mức giảm giá của hàng tồn kho Thứ tư: Nâng cao trách nhiệm và vai trò của kế toán trong công tác thanh toán với người bán, từ đó quản lý chặt chẽ giá mua vật tư, quản lý các khoản chiết khấu mua hàng mà Công ty được hưởng. Làm tốt khâu này sẽ tiết kiệm được chi phí vật tư trong giá thành, nâng cao hiệu quả sản xuất kinh doanh của Công ty đồng thời giải quyết được việc vận dụng đúng đắn tài khoản, sổ sách kế toán trong công tác thanh toán với người bán. KẾT LUẬN Ngày nay khi nền kinh tế thế giới ngày càng hội nhập sự cạnh tranh ngày càng gay gắt và khốc liệt giữa các doanh nghiệp. Do vậy việc hạ giá thành và nâng cao chất lượng sản phẩm, luôn được các doanh nghiệp đưa lên hàng đầu. Để làm được điều đó các doanh nghiệp luôn chú trọng và quan tâm đến công tác kế toán của đơn vị mình. Bởi kế toán có vai trò đặc biệt quan trọng trong quản lý các hoạt động kinh tế và trong việc cung cấp thông tin về tài sản, nguồn vốn và tình hình hoạt động sản xuất kinh doanh và kết quả hoạt động của doanh nghiệp. Công tác hạch toán kế toán nói chung và công tác kế toán nguyên vật liệu nói riêng ngày càng giữ vai trò quan trọng trong công tác hoạch định và quản lý ở các doanh nghiệp nhất là các doanh nghiệp sản xuất việc tính chính xác, tính đầy đủ các yếu tố đầu vào là cơ sở để xác định đúng tình hình hoạt động sản xuất kinh doanh của doanh nghiệp, nó cung cấp thông tin đầy đủ và kịp thời tình hình biến động về nguồn vốn, về tài sản cho ban lãnh đạo doanh nghiệp đưa ra được những quyết định và biện pháp nhằm sử dụng hợp lý,tiết kiệm chi phí hạ giá thành sản phẩm là điều kiện để tăng lợi nhuận, tăng quy mô phát triển sản xuất mang lại hiệu quả kinh tế, tăng tích luỹ, nâng cao được sức mạnh cạnh tranh và vị thế của doanh nghiệp mình trên thị trường. Sau một thời gian thực tập tại Công ty Cổ phần giầy Thăng Long, được sự giúp đỡ của ban Lãnh đạo Công ty, các anh chị phòng Tổ chức - Hành chính; Phòng Tài chính - Kế toán cũng như sự giúp đỡ tận tình của các thầy cô giáo. Đặc biệt là sự hướng dẫn của cô giáo Thạc sĩ Nguyễn Thị Thu Liên, cùng với sự nỗ lực của bản thân em đã hoàn thành chuyên đề thực tập tốt nghiệp này. Do thời gian có hạn, việc tiến hành thu thập tài liệu và phân tích chưa đầy đủ, đồng thời do khả năng còn nhiều hạn chế cho nên không tránh khỏi thiếu sót. Em kính mong các thầy cô giáo thông cảm và giúp đỡ em hoàn thiện những thiếu sót trong chuyên đề thực tập tốt nghiệp này giúp em hoàn thiện kiến thức của mình. Một lần nữa em xin chân thành cảm ơn ban lãnh đạo Công ty và cô giáo Thạc sĩ Nguyễn Thị Thu Liên đã giúp em hoàn thành chuyên đề tốt nghiệp này. . MỘT SỐ KIẾN NGHỊ NHẰM HOÀN THIỆN CÔNG TÁC KẾ TOÁN NGUYÊN VẬT LIỆU TẠI CÔNG TY CỔ PHẦN GIẦY THĂNG LONG 3.1 Nhận xét về công tác kế toán nói chung và công. với số lượng lớn nhưng trên thực tế ở Nhà máy chưa quản lý được khoản này. 3.2 Một số kiến nghị nhằm hoàn thiện kế toán nghiệp vụ nguyên vật liệu tại Công